PROJECT CHARTER

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Usuario Final

1. Informacin General

Aprobado por

Sponsor

Fecha

Motivo

10-112015

Constitucin primera de
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Nmero / Nombre del Proyecto

Casamiento de M y A

Tipo de Proyecto
Organizacin de Eventos

Departamento auspiciante

???
Justificacin del proyecto
La Srta M y el Seor A, Han decidido de mutuo Acuerdo formalizar su unin ,
mediante un contrato civil legal y una ceremonia religiosa . Adems desean brindar
un evento para celebrar su unin y agasajar a todos sus invitados al termino de
ambas acciones (la civil y religiosa).

Antecedentes
Hace 3 aos que M y A Conviven. Ambos comparten creencias religiosas .
Conviven en una casa alquilada donde ya poseen todos los electrodomsticos y
muebles necesarios. No tienen necesidades de equipamiento para la vivienda que
comparten.

Beneficios Esperados
Pasar un grato momento con todos los invitados y que los mismos se sientan a
gusto. Que los Clientes Principales (Los Novios) , Puedan disfrutar del proceso de
organizacin y celebracin de su boda.
Conservar recuerdos de todo el proceso y el evento

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2. Equipo de Proyecto
PM Asignado

Andrs Fernndez
Nivel de autoridad del PM

Director y coordinador General

Comit de direccin
Rol
Director de
Catering
Decoradora
Jefe de
Fotografos
Director del
Proyecto
Maestro de
ceremonia

Director de
Recursos
Humanos

Nombre
juan
Ana
Martin
Andres
James

Alejandra

Area
catering

Telef

E-mail

Telef

E-mail

Ambientacion
Documentacion
de eventos
Direccion
General
Animacion de
eventos

RRHH

Equipo de proyecto
Rol
Disc jokey

Nombre
Emiliano

Fotografo 1

Martin

Fotografo 2

Jorge

Camara 1

Mario

Maestro de
Ceremonia
Decoradora

James
Ana

Area
Animacion de
Eventos
Documentacion
de Eventos
Documentacion
de eventos
Documentacion
de Eventos
Animacion de
Eventos
Ambientacion

Florista

Hernan

Ambientacion

Iluminacion

Pablo

Ambientacion

Director de
Catering
Chef

Juan

Catering

Juan Pablo

Catering

Auxiliar de
Catering
Secretaria
General

Ernesto

Catering

Micaela

Direccion
General

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Contador

Pablo C.

Director de
Recursos
Humanos

Alejandra

Direccion
General
RRHH

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3. Servicio / Descripcin
Alcance de alto nivel
Realizar Invitacin Formal de los Invitados
Realizar una celebracin con servicio de Lunch para 50 personas, con los invitados mas ntimos
Documentar Todo el proceso desde el casamiento por Civil hasta la Fiesta luego de Ceremonia
Religiosa
Realizar una Celebracin con servicio de Catering para 200 Personas post ceremonia religiosa
Realizar la Animacin de la Fiesta post ceremonia Religiosa.
Seleccionar los Salones y Lugares adecuados para las celebraciones , acordes al presupuesto y las
costumbres de los invitados y la pareja de Novios. Considerando tambin la Zona geogrfica del
templo Religioso
Organizar la Luna de Miel de los Recien Casados, la cual deber ser subvencionada con las
transferencias monetarias de los invitados, a titulo de regalo de Bodas.
Ambientacion festiva del Templo Religioso Elegido por los Novios.
alcance es la definicin de los puntos que entran y no entran en el proyecto y que es acordado por
todas las partes, refirindose a todos los requerimientos a satisfacer en el proyecto

Objetivos
Lograr una satisfaccin total por parte de los Novios y sus invitados , de los servicios prestados en
todo momento, a fin de lograr su recomendacin y contratacin para futuros eventos.
Interpretar los gustos y expectativas de los clientes finales , con el fin entregarles servicios acordes a
sus expectativas y fondos econmicos.
Hacer un manejo eficiente del presupuesto inicial establecido y no excederse del mismo.
Ingresar las necesidades y expectativas a cumplir con la realizacin del proyecto

Criterios de Aceptacin

La Celebracion del Civil debe cumplir con la fecha y horario previstas e incluir
todos los tems acordados en las especificaciones de la misma
La celebracin post Ceremonia Religiosa debe cumplir con la fecha y hora
previstas e incluir todos los items acordados en las especificaciones de la misma.
La contratacin del servicio de viajes, para la luna de miel, debe contemplar los
requisitos de los novios y subvencionarse pura y exclusivamente con los aportes
economicos de los invitados al regalo de bodas.

Factores crticos de xito

Hacer una adecuada proyeccin y estimacin de gastos en todas las etapas del
proyecto para no superar el presupuesto
Cumplir las expectativas de los novios y calibrarlas de acuerdo al presupuesto y
restricciones internas y externas a fin de lograr un adecuado nivel de satisfaccin .
Entregar todos los Entregables En tiempo y forma.

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4. Principales interesados
Rol

Nombre

Area

Novia
Novio
Project
MAnager

Srta M
Sr A
Andres Fernandez

Padre Sr A
Madre Sr A
Padre Srta
M
Madre Srta
M

Alfonso
Rita
Miguel

Cliente final
Cliente final
Direccion
General del
Proyecto
Cliente final
Cliente final
Cliente final

Adriana

Cliente final

Telef

E-mail

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5. Entorno del Proyecto
Hitos principales

Contratacion del Salon y reserva de fecha

Degustacion de Catering
Cierre de propuesta de Catering
Ceremonia de Acto Civil
Celebracion del Civil
Ceremonia Religiosa
Celebracion post ceremonia Religiosa
Luna de Miel

Un hito es una tarea de duracin cero que simboliza el haber conseguido un logro importante en el
proyecto. Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar familiarizado con el
proyecto y constituyen un trabajo de duracin cero porque simbolizan un logro, un punto, un
momento en el proyecto

Presupuesto Inicial
$200.000 pesos ARG

Supuestos
La Inflacin es del $30 % Anual
La Boda se celebrar en Mayo
La ceremonia Religiosa ser en una Iglesia Catolica
El Casamiento por Civil Ser en la Ciudad de Vte Lopez, Barrio Munro.
El Casamiento Por Iglesia Ser en la Ciudad de Vte Lopez, Barrio Villa Adelina.
Todo el costo del evento se liquidar en 6 cuotas Fijas . Abonando la Ultima 10 dias Antes
de la celebracin post Ceremonia religiosa.

Restricciones
No Superar el Presupuesto Inicial de $200.000 a lo largo de todo el proyecto.
El Sitio donde se realice el servicio de Lunch post Civil, debe estar a no mas de 5 KM del
Registro Civil. Debe Tener capacidad para 50 personas
El Sitio donde se realice la Celebracion post ceremonia religiosa debe situarse a no mas
de 10 km de distancia del Templo religioso.
La Luna de Miel debe subvencionarse pura y exclusivamente con los aportes realizados
por los Invitados al regalo de bodas , hasta 10 dias antes del Civil. No pudiendo superar el
monto economico hasta entonces recaudado. Tendr una duracin mxima de 10 dias y
deber tener todos los gastos de Transporte, alojamiento y comidas pago. La fecha a
realizarse el inicio el viaje no podr superar los 5 dias posteriores a la celebracin post
ceremonioa religiosa. El destino geografico de la misma deber inlcuir una playa de Brasil
o el Caribe.
Identificar condiciones especiales a cumplir por el proyecto y que limitan las posibles decisiones del
Director

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Riesgos de alto nivel
Que la inflacin de precios en alguno de los elementos a ser contratados o comprados en
la etapa final del proyecto supere la estimacin inicial y se deba reemplazar por otro mas
economico o cancelar. En tal caso se valuar junto con los novios opciones de reemplazo
y se modificaran los requerimientos para adaptarse al presupuesto
Que alguno o ambos Novios sufra algn tipo de impedimento de fuerza mayor que no le
permita asistir a las celebraciones o ceremonias en las fechas y horarios acordados. En tal
caso se evaluar la contratacin de un seguro previo al inicio del proyecto o no.
Que alguno de los servicios contratados sufran cambios de ultimo momento por parte de
los prestadores del mismo. En tal caso los prestadores deben ofrecer garantas de
reemplazo de los servicios por algo equivalente o mejor.

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6. Firmas
Sponsor

PM

Usuario Final

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