Jej Gco Ep PRC 011 Proc Estudio de Propuestas

JEJ-GCO-EP-PRC-011
PROCEDIMIENTO
ESTUDIO DE PROPUESTAS
z
JEJ-GCO-EP-PRC-011
PROCEDIMIENTO
Documento impreso, sin timbre de copia controlada, SOLO COPIA INFORMATIVA

JEJ-GCO-EP-PRC-011
PROCEDIMIENTO
Revisión Fecha Modificación
Cambio de código (anterior SGI-JEJ-PR-011)

Los cambios en relación a la versión anterior
incluyeron:
Item 5.6. Se agrega actividad en Planificación del
0 29-05-2020
Estudio de la Propuesta
Item 5.13. Se actualiza descripción de Entrega de la
Propuesta.
Item 5.1. Se agrega item Aclaraciones a las Ofertas.
Se modificó GCD A GCO según actualización de
gerencia.
1 09-11-2021 Se modifica la definición de EDP.
Se agregan Diagramas de Flujo JEJ-GCO-EP-DFP-013
Precalificaciones” y JEJ-GCO-EP-DFP 12 Licitación”.
Responsable Cargo Firma
Jefe de Estudio de
Elaborado por: Ignacio Fuentes O.
Propuestas.
Revisado por: Jaime Jünemann B. Gerente Comercial
Aprobado por: Ma. Cecilia Jünemann L. Gerente General

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PROCEDIMIENTO
CONTENIDO
1. OBJETIVO .................................................................................................................................. 1
2. ALCANCE .................................................................................................................................. 1
3. REFERENCIAS .......................................................................................................................... 1
4. DEFINICIONES .......................................................................................................................... 1
5. DESCRIPCIÓN ........................................................................................................................... 2
5.1. RETIRO O RECEPCIÓN DE ANTECEDENTES ......................................................................... 2
5.2. DESIGNACIÓN DE ENCARGADO DE LA PROPUESTA............................................................ 3
5.3. ANÁLISIS DEL ENCARGO ......................................................................................................... 3
5.4. PRECALIFICACIÓN .................................................................................................................... 4
5.5. RESOLUCIÓN DE PRECALIFICACIÓN...................................................................................... 4
5.6. PLANIFICACIÓN DEL ESTUDIO DE LA PROPUESTA .............................................................. 4
5.7. RECOPILACIÓN DE ANTECEDENTES ...................................................................................... 5
5.8. ASISTENCIA A VISITA A TERRENO Y/O REUNIÓN EXPLICATIVA .......................................... 6
5.9. PREPARACIÓN Y ENVÍO DE CONSULTAS .............................................................................. 6
5.10. PREPARACIÓN OFERTA TÉCNICA .......................................................................................... 6
5.11. PREPARACIÓN OFERTA ECONÓMICA .................................................................................... 6
5.12. REVISIÓN, APROBACIÓN Y ENTREGA DE PROPUESTAS ..................................................... 7
5.13. ENTREGA DE LA PROPUESTA ................................................................................................. 7
5.14. CARTA EXCUSA ........................................................................................................................ 8
5.15. ACLARACIONES A LAS OFERTAS ........................................................................................... 8
5.16. RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN ........................................................................................... 8
5.17. ADJUDICACIÓN DEL SERVICIO A J.E.J. .................................................................................. 9
5.18. KICK OFF ................................................................................................................................... 9
6. REGISTROS ............................................................................................................................. 10
7. ANEXOS ................................................................................................................................... 10
Anexo N°1: Diagrama de Flujo “JEJ-GCO-EP-DFP-013 Precalificaciones”. ............................... 11
Anexo N°2: Diagrama de Flujo “JEJ-GCO-EP-DFP-012 Licitación”. ............................................ 12

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PROCEDIMIENTO
1. OBJETIVO
Establecer las responsabilidades, criterios de actuación y metodologías necesarias que se deben
considerar para el estudio de propuestas.
2. ALCANCE
El presente procedimiento es aplicado a la preparación de ofertas técnicas y económicas de estudio
de propuestas en que J.E.J participe como proponente ya sea en licitaciones públicas, privadas o
asignaciones directas.
3. REFERENCIAS
• JEJ-GAF-CG-MAT-001Matriz de Alcance de Facultades.
• JEJ-GCO-EP-PRC-020 Procedimiento para Administración de Documentos de Propuestas y
Contratos.
• JEJ-GAF-CG-MAT-001 Matriz de Alcance de Facultades.
4. DEFINICIONES
Adjudicación: Aceptación oficial de una determinada oferta, que el Mandante comunica al proponente
mediante una carta u otro medio de comunicación.
Asignación Directa: Invitación a cotizar un encargo a una sola empresa, entre varias disponibles, sin
concurso, es decir, sin mediar un proceso de licitación.
Cliente / Mandante: Se refiere indistintamente a cualquier persona natural o jurídica para quién se
realiza el encargo.
Declaración Desierta: Decisión del Cliente, generalmente declarada por escrito, de no adjudicar
alguna licitación o asignación directa o única.
Encargo: Requerimiento de un servicio de ingeniería, construcción o servicio general que realiza el

Mandante a J.E.J.
EDP: Encargado de Propuesta, el cual puede ser el Jefe de Estudios de Propuestas o el Ingeniero de
Estudios de Propuestas que éste defina.
REVISIÓN 1 Página 1 de 12

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GCO: Gerencia Comercial.
Licitación: Concurso de personas naturales o jurídicas que postulan a ejecutar una obra material,
trabajo o servicio, mediante la presentación de una oferta de acuerdo a las condiciones establecidas
en los correspondientes documentos o antecedentes de licitación.
Licitación Privada: Concurso de personas naturales o jurídicas, seleccionadas desde un registro de

contratistas o bases de datos, que son convocadas mediante una carta de invitación.
Licitación Pública: Concurso abierto a todas las personas naturales o jurídicas interesadas, que son
convocadas mediante publicación en un medio de prensa de circulación nacional y/o extranjero, o
publicación en un medio accesible a través de Internet.
MAF: Matriz de Alcance de Facultades.
Oferente / Proponente: Persona natural o jurídica que, en una licitación o asignación directa, presenta
una oferta para ejecutar una obra material, trabajo o servicio. También se designa a las personas
naturales o jurídicas que participan en el proceso de licitación, aunque no presenten oferta.
Oferta: Corresponde a la oferta técnica y/o económica que el Proponente entrega al Mandante, en el
marco de un proceso de licitación o de una asignación directa.
Precalificación: Corresponde al proceso en que el Mandante establece que proponentes cumplen

con los requisitos técnicos, financieros y de seguridad necesarios para participar en una determinada
licitación.
Propuesta: Léase la definición de Oferta. Algunos Clientes usan el término “propuesta” para referirse
a una “licitación”.
5. DESCRIPCIÓN
5.1. RETIRO O RECEPCIÓN DE ANTECEDENTES

Los antecedentes necesarios para participar en la licitación y estudiar una propuesta, según sea
una licitación pública, privada o asignación directa pueden obtenerse por distintas vías:
• Licitación Pública: Pueden ser retirados desde el lugar físico y/o descargados desde el sitio
web señalado en el aviso de licitación, por la persona de la organización de J.E.J. que designe
la Gerencia General o la GCO.
Revisión 1 Página 2 de 12

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• Licitación Privada: Además de las vías indicadas para licitación pública, los antecedentes
pueden ser enviados por el Cliente (archivo físico o electrónico) o retirados, desde el lugar
indicado en la invitación que envía el Cliente, por la persona de la organización de J.E.J. que
designe la Gerencia General o la GCO.
• Asignación Directa: Los antecedentes pueden ser enviados por el Cliente (archivo físico o
electrónico) o retirados, desde el lugar indicado en la invitación que envía el Cliente, por la
persona de la organización de J.E.J. que designe la Gerencia General o la Gerencia
Comercial.
5.2. DESIGNACIÓN DE ENCARGADO DE LA PROPUESTA

La GCO debe designar un Encargado de la Propuesta, quién debe gestionar las actividades que
se indican en los puntos siguientes. En caso que no lo designase, asume el GCO las funciones
de Encargado de la Propuesta.
5.3. ANÁLISIS DEL ENCARGO

• La GCO o el EDP elabora un análisis que permite determinar la conveniencia de presentar
oferta o precalificación a una oferta según sea el caso. Este análisis puede incluir un estudio
sobre:
o Tipo de Cliente.
o El alcance del servicio solicitado.
o Costos y plazos involucrados.
o Carga de trabajo existente.
o Riesgos asociados.
o Requerimiento y disponibilidad de recursos profesionales para la realización del servicio.
• La decisión de participar o desistir de presentar oferta la toma la Gerencia General, de acuerdo
con la magnitud y riesgos del servicio. Esta decisión se puede tomar al inicio o en cualquier
momento del proceso.
• Si se decide no continuar participando, la GCO, o quien éste designe, envía una carta excusa
al Cliente, de acuerdo a lo indicado en el punto 5.14 de este procedimiento.

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5.4. PRECALIFICACIÓN
En caso que se decida participar y se requiera aprobar un proceso de precalificación, el encargado
de la propuesta debe:
• Crea directorio de archivo para la propuesta, de acuerdo al procedimiento JEJ-GCO-EP-PRC-
020 “Procedimiento para Administración de Documentos de Propuestas y Contratos”.
• Analizar los antecedentes requeridos para precalificar.
• Recopilar los antecedentes y preparar la documentación necesaria para participar en proceso
de precalificación.
• Informar a la Gerencia General y/o Comercial en caso que existan antecedentes que pueden
limitar la aprobación de la precalificación, objeto tomar las medidas correctivas necesarias.
• Una vez preparada la documentación, se debe remitir los antecedentes debidamente visados
por la Gerencia Comercial y/o General al mandante mediante correo electrónico y/o a través
de las plataformas dispuestas para ello.
• Para la realización de este proceso, se tiene como apoyo el JEJ-GCO-EP-DFP-013 Diagrama
de Flujo – Precalificaciones.
5.5. RESOLUCIÓN DE PRECALIFICACIÓN

El cliente entrega los resultados del proceso de precalificación, dependiendo del resultado se
debe:
• En caso de no precalificar, se debe registrar la no precalificación en el registro
correspondiente, indicando el motivo. Se informa al GCO y/o General de manera de verificar
la evaluación obtenida. De la evaluación, y en caso de determinar que esta no corresponde
se puede contactar al Cliente objeto pueda reevaluar los resultados.
• En caso de precalificar, se comienza con el estudio de la propuesta.
5.6. PLANIFICACIÓN DEL ESTUDIO DE LA PROPUESTA

Aprobada la precalificación en caso que fuere necesario, o definida la participación a una
propuesta en caso que no contemple proceso de precalificación el Encargado de la Propuesta
realiza las siguientes actividades:
• Crea directorio de archivo para la propuesta, de acuerdo al procedimiento JEJ-GCO-EP-PRC-
020 “Procedimiento para Administración de Documentos de Propuestas y Contratos”. para los

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casos en que el proceso no requería precalificación.

• Dependiendo de la envergadura y la complejidad del estudio, la GCO o quién este designe
elabora un programa de actividades a realizar, de modo de cumplir con el calendario de
presentación de la propuesta (programación del estudio).
• Análisis de las bases de licitación (en cuanto a la forma de presentación de ofertas,
documentos solicitados como antecedentes, certificados, formularios a completar, boletas de
garantía, etc.).
• Toda licitación considera 4 hitos:
o 1. Consolidación consultas: Se agenda con 24 horas previas a la entrega de consultas
(todos los involucrados).
o 2. Consolidación de entregables para la licitación: Se agenda con 3 días hábiles previos
a la entrega de la oferta (todos los involucrados).
o 3. Entrega: Se agenda la entrega 3 horas antes del cierre de la oferta (área comercial).
o 4. Para la realización de este proceso, se tiene como apoyo el JEJ-GCO-EP-DFP-012
Diagrama de Flujo - Proceso de Licitación.
5.7. RECOPILACIÓN DE ANTECEDENTES

El Encargado de Propuesta gestiona, ante las personas de la organización de J.E.J. que
corresponda, la obtención de los siguientes antecedentes, cuando así sean solicitados en las
bases de licitación:
• Garantías y/o Seguros: Con el Gerente de Administración y Finanzas.
• Certificado de índice de frecuencia e índice de gravedad: Con la Gerencia de Riesgos.
• Antecedentes Legales: Con el Asesor Legal.
• Antecedentes Financieros: Con el Gerente de Administración y Finanzas.
• Curricular de Profesionales: Con la Gerencia de Personas.
• Antecedentes Técnicos, tales como experiencia, metodología entre otros: Los prepara la
Gerencia Comercial y/o los Gerentes de Operaciones y/o Dirección Ejecutiva y/o Gerencia
Técnica.

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5.8. ASISTENCIA A VISITA A TERRENO Y/O REUNIÓN EXPLICATIVA

La GCO o quién éste designe, debe asistir a la visita de terreno y/o reunión explicativa, cuando el
Cliente la defina como obligatoria. En el caso que la visita sea opcional, el GCO determina si
alguien asiste o no.
5.9. PREPARACIÓN Y ENVÍO DE CONSULTAS

Disponiendo de la programación y los antecedentes del servicio, el Encargado de Propuestas es
responsable de preparar y enviar las consultas que surjan respecto a la revisión de los
antecedentes, de acuerdo con los plazos y formalidades definidas en el proceso de licitación.
El Encargado de Propuesta debe asegurar la recepción oportuna de las respuestas a las consultas
y guardar el documento en el directorio que corresponda ya sea en formato físico y/o electrónico.
El Encargado de la Propuesta debe realizar un análisis de las respuestas y en caso de

ambigüedad, confecciona una memoria escrita con los criterios considerados para preparar la
oferta.
Lo mismo aplica para aclaraciones adicionales que el Cliente emitiese.
5.10. PREPARACIÓN OFERTA TÉCNICA

Cuando el proceso contempla la presentación de una oferta técnica, la GCO es responsable de
asignar y/o preparar la documentación técnica necesaria para la entrega de la oferta y someterla
a revisión de la Gerencia General o del Directorio de J.E.J. cuando así se defina.
5.11. PREPARACIÓN OFERTA ECONÓMICA

El Encargado de Propuesta valoriza la oferta económica y prepara los documentos
correspondientes en consulta con el nivel facultado según el MAF.
Para ello debe utilizar los formularios que entregue el Cliente, si las bases así lo exigen, o en caso
contrario puede emitir formularios propios.

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5.12. REVISIÓN, APROBACIÓN Y ENTREGA DE PROPUESTAS

El Encargado de la Propuesta debe entregar al área correspondiente la oferta técnica, para su
revisión y aprobación, así mismo debe entregar la Oferta Económica al Gerente General, o a quien
él designe, para su revisión y aprobación.
El registro de la elaboración y revisión puede ser la portada de la oferta, si esta se realiza según
el formato de J.E.J., o algún otro documento, si la oferta se presenta según formato del Cliente.
Para la revisión y aprobación de una oferta se debe considerar el nivel facultativo de aprobaciones
que se muestra en la Tabla 1, según el JEJ-GAF-CG-MAT-001 Matriz de Alcance de Facultades.
Gerente Gerente de
Gerente Gerentes de Gerente
Directorio General Administración
General Operaciones Comercial
de J.E.J. +1 y Finanzas
(GG) (GOP) (GCO)
director (GAF)
de J.E.J.
1 2 3 4 5 6
MATERIAS DE
APROBACIÓN DE OFERTAS
MTN Oferta < $100.000.000
MTN Oferta > $100.000.000 y <

$2.000.000.000
MTN Oferta > $2.000.000.000
Tabla 1: Nivel facultativo de aprobaciones.
Una vez aprobada la oferta por quien corresponda, se debe emitir el documento en revisión 0.
La Gerencia General de J.E.J., dependiendo de la formalidad exigida por el Cliente, debe firmar
cada una de las hojas de la oferta.
5.13. ENTREGA DE LA PROPUESTA

El Encargado de la Propuesta, es el responsable de entregar la oferta en la dirección y dentro del
plazo definido por el Cliente, y registrar un comprobante de recepción de las ofertas de acuerdo
a los siguientes casos:

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• En el caso que la oferta sea entregada por email, se debe considerar obligatoriamente un
llamado al gestor de la licitación para asegurar la recepción conforme, donde se solicitará un
email de confirmación. El email se debe guardar en la carpeta correspondiente como respaldo
de la entrega.
• En el caso que la oferta sea entregada físicamente, se debe considerar obligatoriamente la
creación de dos copias de una carta de recepción de la oferta, firmada por el Gerente General
o GCO. Una copia se adjunta a la documentación entregada físicamente y la otra copia,
firmada y timbrada por el Cliente, se debe escanear y guardar en la carpeta correspondiente
como respaldo de la entrega.
• En caso que la oferta sea subida a portal del Cliente, se debe considerar obligatoriamente
tomar captura de pantalla con la carga exitosa de la oferta y guardar captura en carpeta
correspondiente como respaldo de la entrega.
5.14. CARTA EXCUSA

Cuando la Gerencia General haya definido que no se presentará una oferta, el Encargado de la
Propuesta debe enviar una carta excusa al Cliente, indicando los motivos de no presentación de
la oferta. Esta carta se envía en cuanto se toma la decisión de no participar.
5.15. ACLARACIONES A LAS OFERTAS

Toda aclaración solicitada por un Cliente a una oferta, se debe agendar para revisión con 24 horas
previas a la entrega. Adicionalmente se agendará con 2 horas de anticipación para revisión a los
siguientes cargos:
• Encargado de la licitación.
• Gerente Comercial.
• Gerente General.
• Otro que sea necesario.
5.16. RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN

• El Cliente resuelve a quién adjudica el servicio que se está cotizando o si acepta la oferta
solicitada a J.E.J. por la asignación directa, si es el caso.
• Si el Cliente resuelve no asignar o declarar desierta la licitación o la cotización directa,

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generalmente envía una carta informando su decisión y entonces se da por concluido el

proceso.
• Si el Cliente acepta la oferta de J.E.J. lo hará en forma escrita, cuando aplique, con lo que se
da por concluido el proceso, dando paso a la entrega del servicio ofertado (Gestión de
Procesos de Contratación).
5.17. ADJUDICACIÓN DEL SERVICIO A J.E.J.

En el caso de ser adjudicada la oferta, el área de estudio de propuestas procede a llenar el cuadro
que se muestra en la Tabla 2, el cual se envía por correo electrónico al Gerente de Administración
y Finanzas, Jefe de Contabilidad y Finanzas y Gerente Comercial para la creación del centro de
costo en el sistema contable y su carpeta respectiva.
SOLICITUD CREACIÓN CENTRO DE COSTO
Nombre del Contrato

Nombre Cliente (indique división)
Monto total Contrato
Plazo
Gerencia J.E.J.
Nº Personas
Fecha Inicio Estimada
Tabla 2: Tabla para solicitud de creación de Centro de Costo.
5.18. KICK OFF

Dependiendo de a que Gerencia de operaciones corresponde, se debe realizar una reunión con
el respectivo gerente para hacer el traspaso de toda la documentación de la licitación incluyendo
bases técnicas, bases administrativas, serie de preguntas y respuestas, oferta técnica y
económica.
En esta reunión se aclaran aspectos estratégicos del contrato y se explican los supuestos
empleados en la preparación de la oferta económica.
Cuando procede, también se entrega información de los contactos y documentación

administrativa inicial, tales como boleta de garantía e información para la generación del contrato.

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PROCEDIMIENTO
6. REGISTROS
• Registro de precalificación, cuando aplique.
• Aviso de licitación pública, cuando aplique.
• Invitación a licitación privada o asignación directa, cuando aplique.
• Antecedentes de licitación o asignación directa, cuando aplique.
• Programa de actividades.
• Respuesta a las consultas de Proponentes y aclaraciones del Cliente, cuando aplique.
• Memoria escrita con los criterios utilizados para preparar la oferta, cuando aplique.
• Acta de visita a terreno y/o reunión explicativa, cuando aplique.
• Oferta técnica en revisión 0 (en su última revisión).
• Oferta económica en revisión 0 (en su última revisión).
• Acta o comprobante de recepción de las ofertas por parte del Cliente.
• Carta excusa de no presentación de oferta, cuando aplique.
• Carta de declaración desierta de la propuesta o asignación directa, cuando aplique.
• Confirmación escrita aceptando la oferta de J.E.J. por parte del Cliente, cuando aplique.
7. ANEXOS
Anexo N°1: Diagrama de Flujo “JEJ-GCO-EP-DFP-013 Precalificaciones”.
Anexo N°2: Diagrama de Flujo “JEJ-GCO-EP-DFP-012 Licitación”.

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PROCEDIMIENTO
Anexo N°1: Diagrama de Flujo “JEJ-GCO-EP-DFP-013 Precalificaciones”.

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Anexo N°2: Diagrama de Flujo “JEJ-GCO-EP-DFP-012 Licitación”.

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5.7. RECOPILACIÓN DE ANTECEDENTES

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5.8. ASISTENCIA A VISITA A TERRENO Y/O REUNIÓN EXPLICATIVA

5.9. PREPARACIÓN Y ENVÍO DE CONSULTAS

El Encargado de la Propuesta debe realizar un análisis de las respuestas y en caso de

Lo mismo aplica para aclaraciones adicionales que el Cliente emitiese.

5.10. PREPARACIÓN OFERTA TÉCNICA

5.11. PREPARACIÓN OFERTA ECONÓMICA

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5.12. REVISIÓN, APROBACIÓN Y ENTREGA DE PROPUESTAS

MTN Oferta < $100.000.000

MTN Oferta > $100.000.000 y <

MTN Oferta > $2.000.000.000

Tabla 1: Nivel facultativo de aprobaciones.

5.13. ENTREGA DE LA PROPUESTA

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5.15. ACLARACIONES A LAS OFERTAS

5.16. RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN

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5.17. ADJUDICACIÓN DEL SERVICIO A J.E.J.

SOLICITUD CREACIÓN CENTRO DE COSTO

Nombre del Contrato

5.18. KICK OFF

Cuando procede, también se entrega información de los contactos y documentación

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