JEJ-GAF-LG-PRC-070

PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE
VEHÍCULOS Y CARGA DE
COMBUSTIBLE

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PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE VEHÍCULOS Y
CARGA DE COMBUSTIBLE

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VEHÍCULOS Y CARGA DE
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Revisión Fecha Modificación

0 14-12-2022 Documento Original

Responsable Cargo Firma

Elaborado por: Roberto Machuca Jefe de Flota

Revisado por: Fabián Sepúlveda C. Jefe SST

Gerente de Administración
Revisado por: Geraldine Breton P.
y Finanzas

Aprobado por: Ma. Cecilia Jünemann L. Gerente General

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CONTENIDO

1. OBJETIVO .................................................................................................................................. 1
2. ALCANCE .................................................................................................................................. 1
3. REFERENCIAS .......................................................................................................................... 1
4. DEFINICIONES .......................................................................................................................... 1
5. DESCRIPCIÓN ........................................................................................................................... 2
5.1. RESPONSABILIDADES .............................................................................................................. 2
5.1.1. Administrador del Contrato J.E.J.: es responsable de los siguientes puntos: .............................. 2
5.1.2. Conductor Vehículo: .................................................................................................................... 3
5.1.3. Encargado de Flota ..................................................................................................................... 4
1.1.1 Jefe de Flota .............................................................................................................................. 4
5.2. SOLICITUD DE VEHÍCULOS ...................................................................................................... 5
5.3. ENTREGA DEL VEHÍCULO ........................................................................................................ 5
5.4. CARGA Y CONTROL DE COMBUSTIBLE ................................................................................. 6
5.4.1. Para Carga de Combustible con Tarjeta Combustible: ................................................................ 6
5.4.2. Para Carga de Combustible con Chip en Faena: ........................................................................ 6
5.4.3. Para el Control del Consumo: ..................................................................................................... 7
5.4.4. Entrega de Tarjeta y Chip............................................................................................................ 8
5.5. CONTROLES ADMINISTRATIVOS ............................................................................................ 8
6. REGISTROS ............................................................................................................................... 9
7. ANEXOS ..................................................................................................................................... 9

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1. OBJETIVO
El presente documento tiene por objetivo regular, normar y estandarizar el proceso de solicitud de
vehículos y de carga de combustible en vehículos y equipos, conducidos por personal de J.E.J.

2. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todo vehículo de propiedad o bien arrendado por la empresa para la
utilización por parte de sus profesionales para un proyecto, contrato, servicio o cualquier actividad que
se requiera por la empresa.

3. REFERENCIAS
• JEJ-GRI-SS-RGL-002 Reglamento Interno de Conducción
• Ley de Tránsito de Chile, N° 18.290 y sus regulaciones complementarias.
• Registro de Plan de Mantenimiento de Vehículos JEJ-GAF-LG-REG-186.
• Solicitud Mantenimiento o Reparación de vehículo JEJ-GAF-LG-REG-049.
• Bitácora de Verificación de Camionetas JEJ-GAF-LG-LVE-018.

4. DEFINICIONES
Administrador de Contrato (AC): Profesional de J.E.J. que representa a la empresa en las relaciones
contractuales con el cliente y que es responsable de asignar y asegurar los recursos necesarios para
el normal funcionamiento del contrato.

ART: Análisis de riesgo de la tarea.

Normas: Se debe entender todas las Normas, Códigos y Ordenanzas Chilenas aplicables. En los
casos en que dichas Normas o Códigos no cubran un aspecto determinado, se debe aplicar la
respectiva Norma o Manual de Diseño Norteamericano.

Bitácora: Documento físico que se utiliza para registrar kilometraje recorrido, usuario del vehículo,
área de trabajo, fecha de salida, lugar de estacionamiento y retorno de la camioneta.

Usuario: Conductor de la camioneta.

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Incidente: Se consideran para el presente instructivo los siguientes casos: Choque, falla mecánica,
colisión, atropello, hurto u otro, en el que pudo haber ocurrido lesión física o material o víctima mortal.

Implementos: Se consideran todos aquellos accesorios que son adicionales a aquellos con que la
camioneta viene por defecto.

Documentos: Se considera documentos, aquellos necesarios para el cumplimiento de la ley de

tránsito y adicionalmente con los reglamentos establecidos en las faenas donde circula la camioneta,
entre ellos es obligatorio poseer al momento de conducir lo siguiente:
• Licencia de conducir vigente y otorgada por una autoridad competente.
• Documentos personales que acrediten Identidad.
• Documentos Vigentes del Vehículo (Padrón, Permiso de Circulación, Seguro Obligatorio, Revisión
Técnica, Revisión de Gases).
• Habilitación de camioneta o permiso interno para conducir (en caso de que aplique).

Encargado de Flota: Persona encargada de la administración, mantención y logística de los vehículos

por J.E.J.

Vehículos Livianos o de Carga Menor (Camionetas, Automóviles, Furgones, Jeeps): Vehículos

de carga y pasajeros hasta 3.5 toneladas de peso total cargado, o de capacidad máxima de 12
personas incluido el conductor.

5. DESCRIPCIÓN
El proceso de solicitud de vehículos y la carga de combustible a vehículos y equipo estará regulado
por este procedimiento de trabajo, los requisitos a las personas, organización, equipos o instalaciones
y gestión de riesgos estarán regulados dentro del Reglamento Interno de Conducción JEJ-GRI-SS-
RGL-002.

5.1. RESPONSABILIDADES

5.1.1. Administrador del Contrato J.E.J.: es responsable de los siguientes puntos:

• Generar el requerimiento del vehículo a la Gerencia de Administración y Finanzas.
• Verificar que este procedimiento sea conocido por el personal que debe ejecutar la
actividad.

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• Del correcto uso de todos los vehículos asignados a su proyecto, contrato o servicio.
• Gestionar los pases de ingreso de los vehículos a las instalaciones del Cliente
(acreditar).
• Asignar los vehículos a los usuarios, según corresponda.
• Coordina los lugares de estacionamiento para los vehículos cuando no se encuentren
en uso.
• Comunicar al Encargado de Flota y Gerente Operacional correspondiente de
cualquier situación anómala que detecte o novedades informadas por los usuarios.
• Debe conocer, aplicar y controlar el mínimo estándar del Cliente para vehículos.
• Debe aplicar sanciones y medidas administrativas ante el incumplimiento del
presente documento.
• La administración de las camionetas que se requieran para el oportuno cumplimiento
de los servicios. Todas y cada una de las camionetas deben contar con todo el
equipamiento de seguridad que para el contrato correspondiente se exija,
adicionalmente a lo establecido en la legislación vigente.

5.1.2. Conductor Vehículo:

Es responsable de conocer y cumplir la normativa interna señalada en el presente
procedimiento, conocer Plan de Tránsito, restricciones en áreas de trabajo, respetar
límites de velocidad, señalética, restricciones de carga, etc.
• Portar licencia de conducir municipal, licencia interna otorgada por el Cliente o
licencia de la empresa, todas vigentes (en caso de no contar con la licencia interna
de un Cliente es obligatorio portar la licencia interna J.E.J., pero ello no le faculta para
conducir en instalaciones del Cliente).
• Estar instruido, capacitado y autorizado para operar el equipo asignado (certificado
por Marca y Modelo, esto aplica a camiones, camión pluma, minibuses, camión 3/4
u otro similar).
• Es de su entera responsabilidad realizar Check List diario al vehículo, el cual debe
ser revisado por el Supervisor, conocer y evaluar condición climática para generar
las condiciones seguras en su desplazamiento.
• Es responsable por las acciones de los pasajeros.

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• Debe conocer, aplicar y controlar el mínimo estándar del Cliente para vehículos.
• Realizar test fatiga y somnolencia.
• Somnolencia diaria y uso de dispositivo.

5.1.3. Encargado de Flota

• Responsable de coordinar entrega de la camioneta y que esta tenga todos sus
documentos y certificados al día para su certificación en faena.
• Responsable de la implementación del kit minero según sea la necesidad del contrato
o mandante antes de su entrega a faena.
• Responsable del registro de las mantenciones y reparaciones de la flota.
• Responsable de la recarga diaria de tarjeta cupón electrónico Copec de la flota.
• Responsable de dar soporte de los requerimientos del mandante en conjunto con el
administrador de contrato respectivo.
• Responsable de coordinar reparaciones y/o cambios de camionetas con el
administrador del contrato si así lo requiere por reparaciones mayores.
• Responsable de generar ordenes de compras relacionadas a la flota.

1.1.1 Jefe de Flota

• Responsable de asignar las camionetas a los contratos.
• Responsable del requerimiento en conjunto con la gerencia de finanzas de la
necesidad de camionetas nuevas para los contratos.
• Responsable de informar y controlar los sistemas de:
o GPS Flota.
o Consumos de combustible de la flota.
o Kilometraje de la flota.
• Responsable de asignación y solicitud de camionetas arrendadas.
• Responsable de la reasignación de las camionetas de la flota.
• Responsable de la depreciación de la flota y sus futuras ventas.

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• Responsable de dar de baja camionetas de la flota por su uso y/o reparaciones

mayores, en conjunto con la Gerencia de Finanzas.
• Responsable de la administración y actualización de las aplicaciones internas de la
empresa para el control de la flota:
o Control Activos Fijos
o Check list de Vehículos

5.2. SOLICITUD DE VEHÍCULOS

• El Administrador de Contrato por parte de J.E.J., debe enviar un correo formalizando la
solicitud al Encargado de Flota con copia a la Gerente de Administración y finanzas y Jefe de
Flota indicando claramente los siguientes puntos:
o Tipo de vehículo
o Equipamiento requerido
o Ubicación
o Centro de Costo
o Fecha de entrega de vehículo
o Periodo o plazo utilización del vehículo
• La Gerencia de Administración y Finanzas verificará que lo solicitado este dentro de lo
considerado en la oferta o presupuesto interno y confirmará la disponibilidad de un vehículo
por el mismo medio.
• Esta solicitud debe ser realizada con a lo menos 30 días de anticipación a la fecha de
requerimiento de vehículo en faena.
• Una vez asignada la Camioneta el Encargado de flota enviara al Administrador de Contrato la
información del vehículo asignado junto con toda la documentación necesaria para la
acreditación respectiva.

5.3. ENTREGA DEL VEHÍCULO

Una vez confirmada la disponibilidad a través de correo electrónico, es responsabilidad del
Encargado de Flota entregar la camioneta al Administrador de Contrato con los siguientes
documentos y enseres:

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• Llaves.
• Equipamiento requerido.
• Documentos y Certificados del vehículo.
• Traba Volante.
• Tarjeta de combustible.
• Chip de combustible (se retira en faena).
• Para todos los vehículos el encargado de flota será responsable de la coordinación del
transporte del vehículo hacia las faenas en coordinación con el Administrador de Contrato.

5.4. CARGA Y CONTROL DE COMBUSTIBLE

5.4.1. Para Carga de Combustible con Tarjeta Combustible:

Cada vez que se cargue combustible con tarjeta de alguna compañía distribuidora, se
debe proporcionar la información del kilometraje verificando que los datos del ticket se
ajustan a lo informado al despachante de combustibles.

Solo se podrá utilizar esta tarjeta en estaciones de combustibles que sean atendidos para
la carga de combustible por algún trabajador de la empresa distribuidora, es decir, no se
podrán utilizar las estaciones con cargo automático (ZERVO).

Cada tarjeta de combustible tiene un tope diario de carga de $70.000 para camionetas y
$100.000 para minibuses.

5.4.2. Para Carga de Combustible con Chip en Faena:

Este dispositivo electrónico provisto por la empresa de combustible es único e individual
para cada una de las camionetas que pertenecen a los contratos presentes en faena y se
utilizará única y exclusivamente para carga de combustible en tótem de autoservicio
ubicados al interior de las estaciones de servicio de la faena minera. Cualquier carga con
dispositivo electrónico fuera de las dependencias de la faena minera será causa de
sanción de acuerdo al Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad (RIOHS).

Una vez que el Encargado de Flota informe al Administrador de Contrato la disponibilidad

del chip con asignación según N° interno del dispositivo asociado a placa patente de

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camioneta, el Administrador de Contrato deberá hacer el retiro de estos en la oficina o

dirección indicada para estos fines.

El Administrador de Contrato definirá responsable(es) del carguío de combustible en

faena y entregará oficialmente el Chip o dispositivo electrónico al o los profesionales
definidos para estos efectos, los cuales deberán hacerse cargo de su buen uso y su
custodia, lo que implica prohibición de su transferencia. Adicionalmente el Administrador
de Contrato deberá establecer los mecanismos para llevar el control del consumo del
combustible de su flota asignada.

Para el carguío de combustible utilizando Chip se deberá hacer uso de la Bitácora del
vehículo en el cual se debe registrar siempre: Nombre del conductor, día, kilometraje,
litros de combustible cargado. En caso tener un software o aplicación de carguío de
combustible en celular, lo descrito anteriormente no es aplicable.

En caso de extravío, deberá dar aviso de manera inmediata al Administrador de Contrato

y Encargado de Flota en forma verbal, telefónica o por medio electrónico para su
respectivo bloqueo oportuno en sistema de la compañía distribuidora (Encargado de
Flota). Adicionalmente dicha perdida se debe registrar en S+ y en la Bitácora del vehículo.

5.4.3. Para el Control del Consumo:

El Encargado de Flota es el responsable de la gestión para la obtención tanto de las
tarjetas como del chip de combustible con las empresas distribuidoras.

Adicionalmente el Encargado de Flota es el responsable del monitoreo del consumo de

combustible de los vehículos de la Compañía, a través de las plataformas
correspondiente.

Toda carga de combustible deberá realizarse a través de tarjeta o Chip. Si por alguna
eventualidad debiese cargarse directamente por otro medio, esto deberá ser aprobado
por el Administrador de Contrato. En el carguío de combustible, deberá solicitarse factura
o guía de despacho y en esta deberá anotarse el kilometraje, el número de placa patente
y posteriormente deberá ser rendido a través de Caja Chica.

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5.4.4. Entrega de Tarjeta y Chip

Al terminar el arriendo o asignación de un vehículo, en un determinado contrato el
Administrador de Contrato deberá hacer entrega de Chip o Tarjeta al Encargado de Flota,
debiendo quedar registro de ello.

5.5. CONTROLES ADMINISTRATIVOS

• El Administrador de Contrato debe mantener un listado para todos los conductores de
vehículos, el cual se irá actualizando a medida que se realice el ingreso o salida de un
equipo/vehículo, o cambio de un conductor. Dicho listado deberá ser enviado regularmente
cada vez que se realice una actualización al Encargado de Flota.
• El Administrador de Contrato deberá informar quincenalmente al encargado de flota el
kilometraje de todos los vehículos asignados bajo su responsabilidad (Contrato, proyecto o
servicio) junto con una breve descripción del estado del vehículo indicando si existe alguna
anomalía.
• El encargado de flota deberá mantener una matriz de control general de toda la flota de
vehículos de J.E.J. para los vehículos propios como arrendados, esta planilla deberá contener:
o Tipo de Vehículo
o Patente
o VIN
o Tipo de tracción
o Año
o Marca
o Modelo
o Estatus
o Relación contractual con J.E.J.
o Centro de costo asignado
o Ubicación
o Seguro
o Banco y cuotas en caso de Leasing
o Kilometraje

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• Se debe mantener carpetas digitales asociadas a cada vehículo, esta carpeta debe contener:
o Primera inscripción o Padrón
o Permiso de circulación vigente
o Certificado de Homologación o Revisión Técnica
o Soap
o Certificados de Equipamiento de Vehículos
o póliza seguro vehículo propio
• El encargo de flota deberá gestionar anualmente la renovación de los Permisos de Circulación
de todos los vehículos de propiedad de J.E.J y enviar a cada Administrador de contrato según
corresponda.
• El encargado de flota deberá mantener registro de todos los seguros de vehículo de la
compañía en el caso de Leasing y propios. Adicionalmente deberá gestionar la adquisición
y/o renovación de todos los seguros de los vehículos propios.
• El encargado de flota deberá informar y gestionar los siniestros con las compañías de seguro.
• El encargado de flota deberá llevar registro de las mantenciones y reparaciones de cada
vehículo.

6. REGISTROS
No Contiene.

7. ANEXOS
No Contiene.

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