LA FUNCION DE LA ORGANIZACIÓN

1. Definición de Organización

Antes de conocer la definición formal de Organización es necesario conocer la opinión de

diversos autores acerca de esta definición.

La definición clásica de Cherter I. Bernard citado (Comportamiento de las organizaciones,

1973, p. 534), “La organización es un sistema de actividades o fuerzas conscientemente
coordinadas de dos o más personas”.

Chiavenato (2000) define a la organización como la coordinación de diferentes

actividades de contribuyentes individuales, con la finalidad de efectuar intercambios
planteados con el ambiente. La creación de una estructura, la cual determine las
jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y
sus funciones dentro del grupo social.

2. Importancia, Características y Principios

2.1. Importancia.-

La organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto

obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones
físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta
cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura
de organización. Otra forma de decirlo es que una organización debe ser eficiente y
eficaz.

2.2. Características.-

Existen organizaciones altas y bajas. Las grandes organizaciones tienen un gran número
de niveles intermedios que coordinan e integran las labores delas personas a través
de la interacción directa. Las empresas pequeñas las actividades las realizan
interactuando directamente con las personas.

Anonimato: Le da importancia al trabajo u operación que se realice, sin tomar

en cuenta quién lo ejecuta.

Rutina Estandarizada: Son procesos y canales de comunicación que existe en un

ambiente despersonalizado o impersonal, las grandes organizaciones tienden
a formar sub-colectividades o grupo sin formales, manteniendo una acción personalizada
dentro de ellas.

Estructura especializada no oficial: Configuran una organización informal cuyo poder,

en algunos casos, son más eficaces que las estructuras formales.

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Tendencia a la especialización y a la proliferación de funciones: Pretende distanciar
la autoridad formal profesional o técnicas, las cuales necesitan un modelo extra formal
de interdependencia Autoridad-Capacidad para mantener el orden.

Tamaño.- Va depender del número de participantes y dependencias.

2.3. Principios.-

División del trabajo: Es el principio de la especialización necesario para la eficiencia en

la utilización de las personas. Consiste en la designación de tareas específicas a cada
una de las partes de la organización.
Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la posición ocupada
por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la
persona.
Unidad de Mando: Una persona debe recibir órdenes de sólo un único superior. Es el
principio de la autoridad única.
Unidad de Dirección: Principio según el cual cada grupo de actividades que tienen un
mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan.
Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica de la
organización.
Jerarquía o Cadena Escala: Debe hacer una línea de autoridad, del escalón mas alto al
escalón más bajo de la organización. Toda orden pasa por todos los escalones
intermedios hasta llegar al punto donde daba ser ejecutadas: es la cadena escalar o
principio escalar.

3. Criterios de Departamentalización

La operación de dividir una empresa o entidad en diferentes departamentos o

agrupaciones de trabajadores y actividades, que actúan con mayor o menor grado de
autonomía, recibe el nombre de departamentalización. Esta división es una consecuencia
lógica del crecimiento de las organizaciones, ya que cada mando sólo puede dirigir a un
número limitado de empleados (ángulo de dirección). Al crear diversos departamentos, un
jefe superior controla a cierto número de jefes intermedios, y cada uno de éstos, a otros
de rango inferior; así se origina una estructura jerárquica que llega hasta el nivel operativo
básico y son la siguiente:

3.1. Departamentalización por funciones. Mediante esta forma de división, la

empresa se descompone en departamentos que realizan una función
específica (como finanzas, producción, comercial, administración, recursos
humanos, etc.). Esta organización interesa en los supuestos donde prima la
especialización (como sucede en departamentos centrales, empresas fabriles,
etc.); por el contrario, en la creación de redes comerciales suelen prevalecer
otros criterios, como la proximidad de la clientela.

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 3.2. Departamentalización geográfica. Este modo de estructurar la empresa es
muy común en entidades que prestan servicios en distintas áreas geográficas y
que, por tanto, tienen numerosos puntos de venta y de atención al cliente. Se
trata por lo general de compañías comerciales y de servicios, como por
ejemplo bancos, grandes almacenes, empresas de mensajería con diferentes
centros de recogida y entrega, etc.
3.3. Departamentalización por clientes. La empresa se puede organizar para
atender de forma especializada a diversos grupos de clientes con especificidad
propia y a los que conviene prestar servicios diferenciados. Este tipo de
departamentalización se puede encontrar, por ejemplo, en determinadas
entidades de crédito que, junto con su red de oficinas multiservicio, crean
oficinas para empresas, oficinas para gestión de grandes patrimonios (banca
privada o personal), oficinas institucionales (para atender a entidades
públicas), oficinas para jóvenes, etc.

Con frecuencia, la creación de departamentos en las empresas responde a varios criterios

simultáneos. Por ejemplo, en el caso anterior de la banca, además de la
departamentalización por clientes, se produce otra geográfica y, al mismo tiempo, los
departamentos centrales se especializan de acuerdo a un criterio funcional.

4. Sistemas de Organización

Según Idalberto Chiavenato, la organización formal comprende estructura organizacional,

directrices, normas y reglamentos de la organización, rutinas y procedimientos, en fin,
todos los aspectos que expresan cómo la organización pretende que sean las relaciones
entre los órganos, cargos y ocupantes, con la finalidad de que sus objetivos sean
alcanzados y su equilibrio interno sea mantenido. Este tipo de organizaciones (formales),
pueden a su vez, tener uno o más de los siguientes tipos de organización:

4.1. Organización Lineal: Constituye la forma estructural más simple y antigua, pues
tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización
eclesiástica de los tiempos medievales. El nombre organización lineal significa que
existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior y
subordinados. De ahí su formato piramidal. Cada gerente recibe y transmite todo lo que
pasa en su área de competencia, pues las líneas de comunicación son estrictamente
establecidas. Es una forma de organización típica de pequeñas empresas o de etapas
iniciales de las organizaciones.

4.2. Organización Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica el

principio funcional o principio de la especialización de las funciones. Muchas
organizaciones de la antigüedad utilizaban el principio funcional para la diferenciación de
actividades o funciones. El principio funcional separa, distingue y especializa: Es el
germen del staff.

4.3. Organización Línea-Staff: El tipo de organización línea-staff es el resultado de la

combinación de los tipos de organización lineal y funcional, buscando incrementar las

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ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas. En la organización
línea-staff, existen características del tipo lineal y del tipo funcional, reunidas para
proporcionar un tipo organizacional más complejo y completo [1]. En la organización línea-
staff coexisten órganos de línea (órganos de ejecución) y de asesoría (órganos de apoyo
y de consultoría) manteniendo relaciones entre sí. Los órganos de línea se caracterizan
por la autoridad lineal y por el principio escalar, mientras los órganos de staff prestan
asesoría y servicios especializados.

4.4. Comités: Reciben una variedad de denominaciones: comités, juntas, consejos,

grupos de trabajo, etc. No existe uniformidad de criterios al respecto de su naturaleza y
contenido. Algunos comités desempeñan funciones administrativas, otros, funciones
técnicas; otros estudian problemas y otros sólo dan recomendaciones. La autoridad que
se da a los comités es tan variada que reina bastante confusión sobre su naturaleza.

5. La Organización Formal e Informal

5.1. Organización Formal.-

Es la organización basada en una división de trabajo racional, en la diferenciación e

integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que
manejan el proceso decisorio.

Es la organización planeada; la que está en papel. Es generalmente aprobada por la

dirección y comunicada a través de manuales de organización, de descripción de cargos,
de organigramas, de reglas y de procedimientos, etc.

La organización formal es la determinación de los estándares de interrelación entre los

órganos o cargos por las normas, directrices y reglamentos de la organización para lograr
los objetivos.

Características.-

 Consta de escalas jerárquicas o niveles funcionales establecidos en el

organigrama,
 Es racional
 Es una de las principales características de la teoría clásica
 Según Taylor (defensor d este tipo de organización), la organización debe basarse
en la división de trabajo y por consiguiente en la especialización del trabajador,
pretendiendo una organización funcional súper especializada.
 Distribución de la autoridad y de la responsabilidad.

5.2. Organización Informal

Es la organización que aparece espontánea y naturalmente entre las personas que

ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen
entre sí como ocupantes de cargos. Se forma a partir de las relaciones de amistad o de
antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama,
o en cualquier otro documento formal.

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 La organización informal se constituye de interrelaciones y relaciones sociales situadas
en ciertas posiciones de la organización formal. Surge a partir de las relaciones e
interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos. La
organización informal comprende todos aquellos aspectos que no han sido planeados,
pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto para
funciones innovadoras no previstas por la organización formal.

6. Amplitud o Tramo de Control.-

En esta parte de la organización debe de haber un límite en cuanto al número de

subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus
funciones de manera eficiente y eficaz. LyndallUrwick dice que un gerente no debe ejercer
autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no esté
sobrecargado y pueda, en determinado momento, atender funciones de mayor importancia. De
la Coordinación Siempre deberán mantenerse en equilibrio las unidades de una
organización. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones

7. Centralización, Descentralización y Desconcentración Administrativa;

Autarquía, Autonomía y Federalismo
7.1. Centralización, Descentralización y Desconcentración Administrativa.-

CENTRALIZACIÓN.- Considera donde reside la autoridad de la toma de decisiones.

Los problemas fluyen hacia arriba donde los ejecutivos escogen la acción aprobada.
DESCENTRALIZACIÓN.- Las decisiones se delegan a niveles más bajos de la
organización.
DESCONCENTRACION.- La autoridad es delegada y responsabilidad es comparada.
Se sujeta a diversos tipos de control que operan dentro de la administración central,
pero se puede manejar con relativa libertad, para ejecutar cierto tipo de actividades ya
que se cuenta con una amplia discrecionalidad para tomar decisiones.

7.2. Autarquía.- O autosuficiencia es un término comúnmente usado en la

economía que indica la condición de las personas, lugares, mecanismos,
sociedades, sistemas industriales o naciones que luchan por su auto-
abastecimiento o que rechazan toda ayuda externa, se puede encontrar o
proponer en países con los suficientes recursos naturales como para no tener
que disponer de importaciones de ningún tipo.

7.3. Autonomía.- Mientras que el exceso de centralización es uno de los males de

la tecno-organización, la descentralización es una de las condiciones de éxito
de la nueva organización y se traduce por apoderar a los equipos de trabajo.
La autonomía de los equipos es el primer pilar de la organización fractal. Es la
autonomía que evita la rigidez y debe permitir la adaptabilidad de la empresa a
las situaciones hipercambiantes del entorno, facilitar reacciones rápidas, y
evitar que el crecimiento de la complejidad se traduzca en aumento de la
complicación.

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Cuando entramos en detalles, en lugar de autonomía, es más adecuado hablar de
autonomías, en plural. Distinguiré cinco niveles que tendrán cada uno un grado de libertad
diferente, de nada a mucho.

 Autonomía de representación.
 Autonomía teleonómica. La libertad para fijar objetivos.
 Autonomía estructural.
 Autonomía funcional.
 Autonomía operativa. Se trata de la libertad para determinar la manera de realizar
las tareas.

7.4. Federalismo.- Es una doctrina política que busca que una entidad política u
organización esté formada por distintos organismos (Estados, asociaciones,
agrupaciones, sindicatos) que se asocian delegando algunas libertades o
poderes propios a otro organismo superior, a quien pertenece la soberanía
(estado federal o federación) y que conservan una cierta autonomía, ya que
algunas competencias les pertenecen exclusivamente. En otras palabras, es
un sistema político en el cual las funciones del gobierno están repartidas entre
un poder central y un grupo de estados asociados.

8. Organigramas

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una

empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la
integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría. Por tanto, teniendo en
cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas,
entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc., y que todos aquellos
que participan en su diseño y elaboración deben conocer cuáles son los diferentes tipos
de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos.

POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA : Este grupo se divide en cuatro tipos de

organigramas:

8.1. Verticales: Presentan las unidades

ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la
parte superior, y desagregan los diferentes niveles
jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso
más generalizado en la administración, por lo cual,
los manuales de organización recomiendan su
empleo.

8.2. Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda

a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo.
Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de
columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades
se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

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8.3. Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza
combinaciones verticales y horizontales para ampliar
las posibilidades de graficación. Se recomienda
utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran
número de unidades en la base.

8.4. De Bloque: Son una variante de los

verticales y tienen la particularidad de integrar un
mayor número de unidades en espacios más
reducidos. Por su cobertura, permiten que
aparezcan unidades ubicadas en los últimos
niveles jerárquicos.

8.5. Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la

unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el
centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno
de los cuales representa un nivel distinto de autoridad,
que decrece desde el centro hacia los extremos, y el
último círculo, o sea el más extenso, indica el menor
nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual
jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las
relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que
unen las figuras.

9. Manuales Administrativos.-

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de
una organización.
Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas,
decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del
grado de especialización del manual, podemos mencionar los siguientes objetivos:
 Presentar una visión de conjunto de la organización (manual de organización).
 Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organización).
 Facilitar el reclutamiento de personal (manual de organización).
 Presentar una visión integral de cómo opera la organización (manual de procedimientos).
 Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento (manual de
procedimientos).
 Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual
de procedimientos).
 Precisar expresiones generales para llevar a cabo accione en cada unidad administrativa
(manual de políticas).
 Precisar expresiones generales para agilizar el proceso decisorio (manual de políticas).

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  Facilitar la descentralización, mediante lineamientos para los niveles intermedios en la
toma de decisiones (manual de políticas).
 Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica (manual por
función específica).
 Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su
incorporación al organismo (manuales administrativos).
 Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos
9.1. Clasificación.
Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos; por su contenido y por
su función específica:

Por su contenido Por función específica

 Manual de historia del organismo.  Manual de producción.

 - Manual de organización.  - Manual de compras.
 - Manual de políticas.  - Manual de ventas.
 - Manual de procedimientos.  - Manual de finanzas.
 - Manual de contenido múltiple (cuando trata  - Manual de contabilidad.
de dos contenidos, por ejemplo políticas y
procedimientos; historia y organización).  - Manual de crédito y cobranza.

 - Manual de adiestramiento o instructivo.  - Manual de personal.

 - Manual técnico.  - Manuales generales (los que se ocupan de

dos o más funciones operaciones.)

9.1.1Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el

organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le
da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo.
9.1.2Manual de Organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura
organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
9.1.3Manual de Políticas:
Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de
decisiones para el logro de los objetivos.
Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones
b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Nota. Se lo emplea en: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
9.1.4. Manual de Procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos
administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.
Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa
para orientar al personal de nuevo ingreso.