PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIONES DE

PRODUCTOS A PROVEEDORES.

RESPONSABLE REVISIÓN RESPONSABLE APROBACIÓN

Fecha:

ÍNDICE:
1. Objetivo. Alcance
2. Tipología de devoluciones
3. Descripción del procedimiento
4. Comunicación

1. OBJETIVOS. ALCANCE
• Definir un mecanismo de actuación, conocido, válido y único, para realizar las
devoluciones del producto a proveedor.
Se deberá minimizar el número de las devoluciones realizadas ya que no aportan
valor alguno a la cadena de suministro y transporte, suponiendo un coste
innecesario.
• El procedimiento aplica a todas las devoluciones que se generen por no inocuidad
del producto.

2. TIPOLOGÍA DE DEVOLUCIONES

La logística inversa es el conjunto de procesos, gestión y control de la recogida de

producto desde el cliente hasta el proveedor, centro logístico o gestor de residuos.

Se puede realizar la siguiente clasificación de las devoluciones:

• Entrega de más producto del solicitado
• Entrega de producto no solicitado
• Alerta del encargado de bodega
• Producto con infestación
• Producto fuera de los estándares de calidad solicitado
• Producto deteriorado (sacos rotos o mojados) en el transporte
• Producto caducado
 • Condiciones incorrectas de conservación/ almacenaje
• No se ajusta a sus necesidades
• Referencia errónea
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 Consideraciones generales

Una devolución tiene que ser validada por el jefe o encargado de

bodega por otro personal designado expresamente.
El tiempo para la devolución debe ser inmediata de no cumplir con
los estándares de calidad o infestación
Desde la parte administrativa se realizará la parte operativa del
proceso según proceda:

1) Recogida de la mercancía.
2) Transporte del producto hacia la bodega
3) Confirmación de la entrada del producto a la parte informática y
operativa
4) Almacenamiento,
5) Entrega a proveedor.

3.2 Devolución ordinaria de productos al proveedor.

Cuando producto esté preparado se enviará, desde correo
electrónico al proveedor. En el correo se indicará la siguiente
información:

1) Numero de guía, factura u orden de compra de entrada (si se

trata de una incidencia de recepción)
2) Numero de guía de devolución

3) Cantidad a devolver
4) Motivo de la devolución
5) Cualquier observación relevante para identificar el producto

• Se realizará al proveedor el aviso de la devolución mediante la COMUNICACIÓN

aparece en el apartado 4 de este Procedimiento, con copia al área operativa

• El proveedor, desde el día en que recibe la comunicación, dispondrá de un

plazo máximo de______ días naturales para realizar la recogida, a su cargo, si
el producto fue recibido y quedo en consignación.

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 • El proveedor deberá comunicar al área de compra venta, con un día de
antelación, que pasará a retirar el producto. Deberá aportar, como mínimo, la
información que se envió al correo:

a)Número de orden de compra (si se trata de una incidencia de

recepción)
b) Numero de guía, factura u orden de compra de entrada (si se
trata de una incidencia de recepción)
c)Productos a devolver
d)Cantidad a devolver
e)Motivo de la devolución
f)Cualquier observación relevante para identificar la mercancía

NOTA: Si no aporta ninguna información de la indicada anteriormente, se

entregará todo el producto que dicho proveedor tenga pendiente de retirar en
devoluciones.

• Una vez retirado el producto, por parte del proveedor, la parte operativa lo
pondrá en conocimiento del área administrativa

3.3 Supuesto de falta de atención por parte del proveedor

Como medida de contingencia y, para evitar que se acumule producto fuera de los
estándares en la bodega, se seguirá el siguiente procedimiento:

• La parte operativa informara de todo lo que tienen pendiente de cada

proveedor con más de____ días naturales de antigüedad, desde que se haya
producido un aviso de devolución no atendido.
• El área administrativa enviará un aviso final a los proveedores para que en un
plazo de_____ días naturales para que recojan este producto, con copia a la a
la parte operativa, mediante una segunda COMUNICACIÓN
• En el caso de que este último aviso sea también desatendido, el área
administrativa en un plazo de________ días tomara la disposición que tenga
que hacer con el producto, que entre otras acciones pueden ser:
• Ordenar su tratamiento como residuo

• Devolver a portes debidos los productos al proveedor.

• Facturar el almacenaje al proveedor.

• Cualquier otra acción que conlleve que el producto a devolver deje de estar
almacenada en la bodega Logística.

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 4.-COMUNICACIÓN

Desde el área administrativa se enviará un primer correo al proveedor con copia a

la bodega informando de que debe realizar la retirada del material.

El modelo será el siguiente:

Estimados señores:

Por parte de la compañía pretende la devolución a su empresa cantidad______

quintales de _____________, por el siguiente motivo: ________. El código de la
devolución/orden de compra es______________
Dicho producto se encuentra a su disposición en la bodega km 8.5 vía a Salitre
“ARROZGARABI”, para que procedan a recogerlo a su cargo, en el plazo máximo
de___ días naturales desde que reciban esta comunicación.
En el momento de la recogida, y para facilitar la misma, deberán justificar en la
plataforma los siguientes datos:
1) Numero de guía, factura u orden de compra de entrada (si se trata de una
incidencia de recepción)
2) Numero de guía de devolución
3) Cantidad a devolver
4) Motivo de la devolución
5) Cualquier observación relevante para identificar el producto

En cualquier caso, deberán comunicar a la propia Compañía ARROZGARABI la

fecha de la recogida con un mínimo de____ día de antelación, a la dirección de
correo: arrozgarabi@hotmail.com, o, alternativamente, al siguiente teléfono:
____________

Para cualquier aclaración, sírvanse dirigirse a la cuenta de correo

arrozgarabi@hotmail.com
.

Atentamente,

Ing. Oscar Garabi

Gerente General

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Comunicación 2: Desde el área administrativa se enviará un segundo correo al
proveedor con copia a la bodega, reclamándole la retirada del producto cuando
éste no hubo atendido el primer aviso, como medida de contingencia.