Datos y formatos de celdas

Tipos y errores de datos

Un archivo de Excel puede tener un número ilimitado de hojas de trabajo, y cada hoja de
trabajo está compuesta por más de 17 mil millones de celdas. Una celda puede tener
cualquiera de estos tres tipos básicos de datos.

● Un valor numérico: representan una cantidad, ejemplo: total de ventas, número

de empleados, pesos atómicos, resultados de exámenes, etc. Los valores
también pueden ser fechas (13 Jul, 2020) u horas (como 3:34 a.m.).
● Texto: puede servir como fuentes de datos, como en una lista de empleados,
etiquetas para los valores, encabezados de columnas, o instrucciones acerca
de la hoja de cálculo. Es usado usualmente para clarificar que significan los
valores en una hoja de trabajo o de dónde vienen los números. Si escribes
números y letras en una celda, ejemplo: 12 empleados, será tratado como
texto.
● Fórmula: son las que hacen a una hoja de cálculo una hoja de cálculo. Excel
deja que puedas introducir fórmulas flexibles que usan valores (o incluso texto)
para calcular un resultado. Cuando introduces una fórmula en una celda, el
resultado aparece en esta. Si modificas los datos incluidos en las operaciones,
la fórmula se recalcula y muestra el nuevo resultado.

Una hoja de trabajo también puede contener gráficos, diagramas, imágenes, botones y
otros objetos. Estos no están contenidos en las celdas, se encuentran en la capa de
dibujo invisible encima de cada área de trabajo.

Introduciendo texto y números en tus hojas de trabajo

Para introducir un valor numérico en una celda, mueve el puntero, escribe y luego pulsa
enter o una de las teclas de navegación con flechas. Podrás observarlo también en la
barra de fórmulas.

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Puede incluir puntos decimales y símbolos de moneda al ingresar valores, junto con
signos más, menos y comas (para separar los miles). Si precede un valor con un signo
menos o lo encierra entre paréntesis, Excel lo considera un número negativo.

Introducir texto: activa la celda, escribe y luego presiona Enter o una tecla de navegación.
Una celda puede contener un máximo de unos 32.000 caracteres, más que suficiente
para almacenar un módulo completo de este curso. A pesar de esto, descubrirás que no
es posible mostrar esta cantidad de texto. La siguiente figura muestra la barra de fórmula
expandida para todo el contenido de una celda.

¿Qué pasa cuando introduces un texto que es más largo que el ancho actual de su
columna? Si las celdas inmediatamente a la derecha están en blanco, se verá el texto en
su totalidad, con el contenido sobre las celdas adyacentes; en el caso contrario mostrará
la mayor parte que sea posible. (El texto completo está contenido en la celda;
simplemente no se observa).

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Si necesitas mostrar una larga cadena de texto en una celda adyacente a una celda no
vacía, tienes unas cuantas opciones:

● Editar el escrito para hacerlo más corto

● Aumentar el ancho de la columna (arrastrar el borde en el despliegue de la letra
de la columna)
● Usar una fuente más pequeña
● Envolver el texto dentro de la celda de manera que ocupe más de una línea. Elija
Inicio >Alineación > Ajustar texto; de esta forma ajustará su largo.

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Introduciendo fechas y horas
Excel trata fechas y horas como tipos especiales de valores numéricos, con formatos
específicos. Si trabajas con alguno de estos, necesitas entender cómo funciona el
sistema.

● Introduciendo fechas. Excel maneja un sistema de números seriales,

iniciando en 1 de enero de 1900 como valor más antiguo. Este tiene el número
serial 1, el 2 de enero de 1900 sería el 2 y así progresivamente. Este método
hace que sea sencillo manejar fechas en fórmulas, por ejemplo, puedes
usarlas para calcular el número de días entre dos fechas.
La mayoría de las veces, no tienes que preocuparte por el sistema de números
de series de fechas de Excel. Simplemente puedes introducir una fecha en un
formato común, y el programa se encarga de los detalles. Por ejemplo, si
necesitas introducir el 1 de junio de 2016, puedes hacerlo escribiéndolo
completo o utilizando cualquiera de los diferentes formatos para ello (Ejemplo:
01/06/2016); en este caso interpreta su entrada y almacena el valor 42522,
que es el número de serie correspondiente.
Para comprobar esto solo hace falta cambiar el formato del número de serie
de la siguiente forma:
Paso 1. Introduce una fecha en una celda cualquiera de Excel

Paso 2. En el menú desplegable de la sección Formato en la pestaña Inicio

selecciona General.

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 Paso 3. Ahora se muestra el número de serie de la fecha que introducimos.

Después de introducir un valor o texto en una celda, puedes modificarlo de varias

maneras: Borrar, reemplazar o editar el contenido.

Borrando los contenidos de la celda

Para borrar los contenidos de una celda, haz clic en ella y presiona la tecla retroceso.

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Para borrar más de una celda, selecciónalas y luego presiona la tecla Retroceso o Supr.
De esta forma se borrará lo escrito, pero no el formato (negritas, cursivas o un formato
de número diferente) que hayas aplicado.

Las opciones para borrar directo desde la pestaña, son las siguientes:

● Borrar todo: contenido, formato y comentario de celda (si tiene uno)

● Borrar formatos: borra solo el formato y deja el valor, el texto o la fórmula
● Borrar contenido: solo elimina el contenido de la celda y deja el formato, tiene el
mismo efecto que presionar la tecla retroceso
● Borrar comentarios: si existe algún comentario adjunto en la celda se elimina
● Borrar hipervínculos: suprime los hipervínculos contenidos en las celdas
seleccionadas. El texto y el formato permanecen pero ya no funciona el enlace.
● Quitar hipervínculos: elimina los hipervínculos incluido el formato de la celda.

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Reemplazando los contenidos de la celda
Simplemente activa la celda y escribe tu nueva entrada, que reemplazará los contenidos
anteriores. Cualquier formato aplicado a la celda permanecerá en su lugar y se aplicará
al nuevo contenido.
También puede reemplazar el contenido de la celda arrastrando y soltando o pegando
datos desde el Portapapeles. En ambos casos, el formato será reemplazado con el de
los nuevos datos. Para evitar pegar el formato, selecciona Inicio ➪Portapapeles ➪Pegar
➪Valores (V) o Inicio ➪ Portapapeles ➪Pegar ➪ Fórmulas (F).

Editando los contenidos de una celda

Si la celda contiene solamente unos pocos caracteres, reemplazar sus contenidos
tecleando nuevos datos usualmente es la opción más sencilla. Sin embargo, si la celda
contiene mucho texto o una fórmula compleja y lo único que necesitas es una pequeña
modificación, probablemente necesites editarlo en lugar de volver a introducir la
información. Para ello, podrías:

● Hacer doble-clic en la celda para editar sus contenidos directamente

● Selecciona la celda y presiona F2 para editar los contenidos directamente en ella
● Elige lo que quieres editar y haz clic dentro de la barra de fórmula para editar el
escrito

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Cuando Excel entra en modo edición, la barra de Fórmula habilita dos íconos:

● Cancelar (la X), lo que anula la edición sin cambiar el contenido anterior de la
celda. Presionar Esc tiene el mismo efecto.
● Introducir (la marca de verificación), lo que completa la edición e ingresa el
contenido modificado en la celda. Presionar Enter tiene el mismo efecto.

En la siguiente imagen se puede observar ambos comandos:

Cuando comienza a editar una celda, el punto de inserción aparecerá como una barra
vertical, y podrás realizar las siguientes tareas:

● Agregar nuevos caracteres en la ubicación del punto de inserción. El cual se

puede mover
o Usando las teclas de navegación para moverse
o Al presionar Inicio para mover el punto de inserción al comienzo
o Al presionar Fin para mover el punto de inserción al final.
● Seleccionar varios caracteres. Presiona Shift (⇧ Shift) mientras usa las teclas de
navegación
● Seleccione caracteres mientras está editando una celda. Use el ratón. Solo haz
clic y arrastra el puntero del mouse.

Usado un formulario para introducir datos

Muchas personas usan Excel para manejar listas en las cuales la información está
dispuesta en filas, ya que ofrece una forma simple de introducir datos en este esquema.
Esto va a funcionar tanto para rangos normales de datos como para tablas. La siguiente
figura da un ejemplo.

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Desafortunadamente este comando no se encuentra por defecto en la cinta de opciones.
Para activarlo hay que seguir los siguientes pasos.

Paso 1. Haz clic derecho en la Barra de Herramientas de Acceso Rápido y selecciona

Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, y luego haz clic en más comandos.

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Paso 2. En la lista desplegable de comandos disponibles en selecciona Comandos que
no están en la cinta de opciones.

Paso 3. En la caja a la izquierda que contiene los comandos selecciona Formulario.

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Paso 4. Haz clic en el botón Agregar para añadir el botón a tu Barra de Herramientas de
Acceso Rápido.

Paso 5. Una vez hagas clic en Aceptar. El ícono aparecerá en tu barra de herramientas
de acceso rápido.

Usar el formulario es muy sencillo, para editar una entrada solo tienes que situarte
encima de la celda y hacer clic en el botón que acabamos de añadir.

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Cuando aparezca el cuadro de diálogo del formulario puedes buscar la celda que quieras
editar usando la barra de desplazamiento o moverse individualmente usando los botones
Buscar Siguiente y Buscar Anterior para editar los campos que necesites.

Para guardar la edición simplemente necesitas presionar Enter. El cuadro de diálogo no

se cerrará, sino que mostrará los datos de la siguiente celda. Nota como en la siguiente
imagen los datos y el indicador de la celda cambian.

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 Añadir una fila completa sigue un procedimiento parecido al de editar una celda.
Debes hacer clic en el botón de Formulario que acabamos de añadir en la Barra de
Herramientas de Acceso Rápido. Haga clic en Nuevo.

Luego de hacer clic en el botón los campos de texto aparecerán en blanco.

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Rellenamos los campos de texto, y tecleamos Enter. Los nuevos datos serán añadidos
al final.

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