Cuaderno de Actividades Aplicaciones

Computacionales IC3_2
APLICACIONES CLAVES – EXCEL
 CONTENIDOS
Microsoft Excel

Objetivos de la lección:
 Entender la Terminología Básica
• Gestionar Libros de Trabajo
o Crear un nuevo libro de trabajo, en blanco
o Crear un nuevo libro de trabajo desde una
plantilla
o Ingresar información en la hoja de trabajo
o Desplazarse por la hoja de trabajo
o Guardar libros de trabajo
o Abrir libros de trabajo
o Cerrar libros de trabajo

• Gestionar el Contenido
o Seleccionar celdas
o Usar Deshacer o Repetir
o Cambiar el ancho de las columnas
o Ajustar el alto de una fila
o Insertar o eliminar filas, columnas o celdas
o Gestionar Hojas de Cálculo

• Crear Fórmulas Simples

o Usar funciones habituales incorporadas
o Usar direcciones absolutas y relativas
o Dar formato a número y dígitos decimales
o Cambiar la alineación de las celdas
o Cambiar fuentes y tamaños
o Aplicar bordes a las celdas
 o Aplicar colores y patrones
o Usar estilos de celda

• Usar el Corrector de Ortografía

o Clasificar o Filtrar Datos
o Clasificar datos
o Filtrar información
o Personalizar la impresión
o Imprimir la hoja de cálculo

• Resumen de la lección
UNIDAD 3: Microsoft Excel

Objetivos de la lección:
En esta lección usted conocerá las habilidades básicas para trabajar con una aplicación de hoja de
cálculo. Aprenderá a introducir y dar formato a texto y formulas, navegar y gestionar hojas de cálculo,
filtrar y ordenar datos, crear o modificar tablas y establecer opciones de impresión. Cuando haya
completado esta lección, usted estará familiarizado con

• Añadir o cambiar números o etiquetas

• Introducir formulas simples
• Gestionar hojas de cálculo
• Dar formato
• Ordenar o filtrar datos
• Crear y manipular gráficos
• Personalizar las configuraciones de una página
Entender la Terminología Básica
Una hoja de cálculo de Excel es similar a una gran hoja de papel dividida en filas y columnas. Las filas
están numeradas del 1 al 1.048.576; a las columnas se les asignan letras o combinaciones de letras
de la A a la Z, luego de AA a ZZ, y después desde AAA hasta AZZ, y así sucesivamente hasta llegar a
XFD.

Libro de trabajo
Es un único archivo de Excel, mismo que contiene una o más hojas de cálculo (Hoja1, Hoja2,
Hoja3).

Hoja de trabajo
Es un único informe o ficha dentro de un libro. De manera predeterminada cada nuevo libro
incluye tres hojas de cálculo.

Celda
Es la intersección de una fila y una columna. Puede contener un único valor (texto o número), o
fórmula.
Dirección de la celda
Es la nominación, designada por el número de una fila y la letra de una columna, que recibe una
intersección, como A1 en la figura anterior.

Celda activa
Es la celda visualizada con un borde grueso, como la celda A1, en la figura anterior.

Como se mencionó anteriormente, las hojas de cálculo se utilizan cada vez que se necesita
un informe o documento que registra información numérica. Los informes más comunes
incluyen presupuestos, informes de análisis de flujo de caja, informes de gastos e ingresos,
informes financieros, análisis de inventario o documentos para seguimiento de datos como
uno que contenga, por ejemplo, el tiempo de vacaciones del personal o calificaciones de los
estudiantes.

Organice información en una hoja de trabajo de tal manera que sea clara para usted y para
cualquier otra persona que pueda utilizar o analizar el contenido. Incluya etiquetas y
descripciones de los informes para que el público entienda lo que está viendo. Debido a que
hay un gran número de filas y columnas disponibles, usted puede estructurar su informe
para mostrar bloques de datos individuales. Por ejemplo, es posible que desee crear un
informe de inventario para rastrear la disponibilidad de productos que cambia cada mes,
pero también es posible desee visualizar un período de dos años a la vez. Para ello, puede
configurar las columnas de manera que muestren los niveles para cada uno de los 24 meses
con cada fila representando un objeto individual del inventario. También puede ocultar
todos los meses, excepto los últimos seis meses del año anterior, o utilizar un comando de
filtro para mostrar información sobre artículos específicos del inventario.

Puede utilizar elementos de diseño para enfatizar áreas de datos tales como etiquetas,
aumentos en las ventas o gastos, márgenes de ganancia en grados altos o bajos, etc. Sin
embargo, use a discreción los elementos de diseño para asegurar que el informe no se
vuelva difícil de leer. Demasiado color o sombreado puede hacer difícil la lectura si se usa
una impresora a blanco y negro.
Gestionar Libros de Trabajo
Conforme empiece a utilizar libros de trabajo y hojas de trabajo individuales para generar
informes, verá necesario mantener una gestión básica de archivos con el fin de que los
pueda utilizar nuevamente. Por ejemplo, necesitará guardar un archivo, abrir un archivo,
crear un nuevo archivo a partir de una plantilla, cerrar un archivo o abrir otro.

Crear un nuevo libro de trabajo, en blanco

Al iniciar Excel se muestra, automáticamente, un nuevo libro en blanco llamado Libro1. Cada
vez que cree un nuevo libro de trabajo durante una misma sesión, Excel lo numerará
secuencialmente como Libro2, Libro3, y así sucesivamente. Cuando salga de Excel para
iniciarlo más tarde, la numeración comenzará nuevamente en 1.

Para crear un nuevo libro en blanco, utilice uno de los métodos siguientes

• Haga clic en la ficha Archivo, luego en Nuevo y finalmente en el área de las plantillas
disponibles. Haga clic en Libro en blanco y luego en Crear.
• Presione. +

Crear un nuevo libro de trabajo desde una plantilla

Puede crear un libro de trabajo utilizando una plantilla u hoja de trabajo prediseñada,
proporcionada por Microsoft. Esta opción tiene un aspecto coherente para tipos específicos
de informes. El número de plantillas en su pantalla pueden variar, dependiendo de lo que se
ha instalado con anterioridad y de lo que está disponible en los sitios Web, en línea.

Para crear un nuevo libro de trabajo usando una plantilla, haga clic en la ficha Archivo y luego
en Nuevo.
A continuación, puede hacer clic en la categoría del tipo de libro que desea y, a continuación,
seleccione la plantilla que desea utilizar. Haga clic en Crear para que Excel cree un nuevo
libro basado en la plantilla seleccionada.

Ingresar información en la hoja de trabajo

Puede insertar tres tipos de datos en las celdas de la hoja de trabajo:

Etiquetas

Entradas de texto que aparecen en las celdas exactamente como usted las introduce. De manera
predeterminada se alinean a la izquierda.

Valores

Valores numéricos. De manera predeterminada se alinean a la derecha.

Fórmulas

Están compuestas por referencias de celdas, operadores aritméticos y funciones (comandos de

cálculo) que operan sobre los datos.

Ingresar este tipo de datos en un libro único con varias hojas de cálculo le permite organizar
los datos en una estructura tridimensional. Por ejemplo, al abrir un archivo, la hoja de
trabajo principal puede resumir los gastos de todos los departamentos de una compañía
durante un año, pero cada entrada individual puede mostrar un total de valores que surgen
a partir de hojas pertenecientes a cada departamento. Excel proporciona la flexibilidad para
introducir datos en diferentes hojas de cálculo que contengan enlaces a otras hojas de
cálculo en el mismo o en otros libros.

Introducir texto o etiquetas

Para introducir información, haga clic en una celda para seleccionarla y luego digite la
información. Utilice la tecla o la tecla para corregir errores de los datos. Cuando termine
de digitar, presione la tecla para moverse hacia la siguiente celda de abajo, o presione la
tecla para moverse a la siguiente celda de la derecha. También puede hacer clic en otra
celda o presionar las flechas del teclado para aceptar la información introducida en la celda.

La mejor manera de comenzar cualquier hoja de cálculo es ingresar las etiquetas para
identificar los valores que va a integrar. Las etiquetas ayudan a delimitar las relaciones que
se representarán matemáticamente. Por ejemplo, el informe se muestra a continuación,
incluye etiquetas que indican cada uno de los cuatro intervalos trimestrales. Cada fila debajo
de las etiquetas de la columna, muestra los ingresos para un trimestre dado en la región
señalada. Usted puede ver cómo las cifras de ingresos fluctúan para la Región1 siguiendo
desde Q1 hasta la columna Total.

Al introducir información considere lo siguiente:

 • Puede introducir o editar los datos directamente en la celda activa o utilizar la barra de
fórmulas para entradas de datos extensas.
• Las etiquetas pueden ser de hasta 32.767 caracteres.
• Si una etiqueta es más larga que el ancho de la celda, se mostrará sobrepasando el borde
de la columna, siempre y cuando las células adyacentes están vacías. Los datos de celdas
contiguas se cortarán en el borde de la columna. La etiqueta larga de texto puede no ser
visible, sin embargo estará completamente contenida en la celda donde fue ingresada.
• Usted puede cambiar fácilmente la apariencia y la alineación de las etiquetas en
cualquier celda.
• La longitud máxima del contenido de una fórmula es de 8.192 caracteres.

Ingresar números y fechas

Los números son valores constantes como los dólares y los porcentajes. De manera
predeterminada estos se alinean a la derecha de una celda. Si usted escribe caracteres que
no sean numéricos, Excel tratará a toda la entrada como una etiqueta. Excel muestra valores
sin formato, lo que le permite a usted configurarlos.

Se puede introducir fechas en forma numérica como 26-02-05 o como texto (mes, día, año).
Al introducir fechas tenga en cuenta lo siguiente:

• El formato predeterminado para las fechas es mes-día-año, pero se puede cambiar esto
usando la configuración de Región e Idioma en el Panel de control.
• El valor de la fecha no tiene que ser el día, mes y año completos; puede ser solo el día y
el mes (con formato dd-mm)) o el mes y el año (con formato mmm-aaaa)

Al introducir una fecha, Excel hace todo lo posible para interpretar lo que usted escribe, al igual
que con estos valores aceptables para fechas:

Septiembre 13, 2012 (incluir la coma y un espacio)

Sept 13, 12

13-Sep-12

09/13/12 (mes, día, secuencia de año)

9-13-12
 Sept 2012

Sept 13
Si Excel no puede interpretar el valor de la fecha, aparecerá como una etiqueta de texto y
podría, potencialmente, causarle problemas en la hoja de trabajo si desea utilizar dicho valor
en fórmulas o cálculos.

Desplazarse por la hoja de trabajo

Puede desplazarse por las celdas de una hoja de cálculo utilizando uno de los siguientes
métodos:

Guardar libros de trabajo

Para utilizar nuevamente un archivo debe guardar el libro de trabajo. Se recomienda tener el
hábito de guardar el trabajo con frecuencia durante una sesión, especialmente si el libro es
grande, o si usted está usando un proceso que no ha intentado anteriormente.

Para guardar los cambios realizados en un archivo existente, utilice uno de los siguientes
métodos:

• Haga clic en la ficha Archivo y luego en Guardar; o

• en la barra de herramientas de acceso directo, haga clic en (Guardar); o

• presione + .

La primera vez que guarde un archivo siempre se verá el cuadro de diálogo Guardar como
para que pueda dar un nombre distinto al nuevo libro y para que seleccione la ubicación
donde se guardará, ya sea en el disco duro, en una unidad de red o en medios portátiles. De
forma predeterminada, Excel selecciona la carpeta Mis documentos como la ubicación para
guardar el archivo. Puede elegir esta ubicación o desplazarse a otra utilizando el campo
Guardar como. También puede crear nuevas carpetas durante el proceso de guardado.
Para guardar los cambios realizados en un archivo existente y darle al mismo un nuevo
nombre o un nuevo formato de archivo, haga clic en la ficha Archivo y luego en Guardar
como.

El tipo de archivo asignado de forma predeterminada a un archivo de Excel es .xlsx, aun

cuando puede guardarlo en diferentes formatos de archivo, utilizando el campo Tipo en el
cuadro de diálogo.

Abrir libros de trabajo

Para trabajar con un libro de trabajo existente primero debe abrirlo. Usted puede tener más
de un libro abierto en Excel al mismo tiempo.

Para abrir un archivo utilice uno de los siguientes métodos:

• Haga clic en la ficha Archivo y luego en Abrir. Seleccione el archivo que desee y haga
clic en Abrir; o

• Presione + ;o
• haga clic en la ficha Archivo y luego en Reciente para mostrar los archivos que ha
utilizado recientemente. Luego haga clic en el nombre del archivo para abrirlo. Puede
cambiar el número de archivos que se muestran en la lista mediante la opción
ubicada en la parte inferior de la lista de archivos, o por medio de Opciones.

Cuando intenta abrir un archivo de Excel que se guardó desde un archivo adjunto de correo
electrónico, aparecerá un cuadro de advertencia, como se muestra a continuación:

Esto se conoce como Vista protegida, y de esta manera Microsoft Office reconoce que un
archivo fue enviado a través de Internet. La advertencia es un recordatorio de que el archivo
debe ser escaneado antes de empezar a trabajar con él. Una vez que usted sepa que el
archivo es seguro, haga clic en Habilitar contenido y realice los cambios. También es posible
que desee guardar el archivo con un nombre diferente para que pueda mantener intacto el
original para futuras referencias.
Cerrar libros de trabajo
Cuando ya no desee trabajar más con un libro, guarde los cambios y luego ciérrelo para
protegerlo de cambios accidentales o para liberar recursos del sistema para otros archivos.
Al cerrar un libro, Excel muestra los otros libros abiertos o una pantalla en blanco si no
existen otros en uso.

Para cerrar un libro de trabajo utilice uno de los siguientes métodos:

• Haga clic en la ficha Archivo y luego en Cerrar.

• Presione + o + ,
• haga clic en el botón Cerrar de la aplicación.

EJERCICIOS

En este ejercicio creará nuevos libros de trabajo e introducirá datos en uno de ellos. También
guardará algunos de los archivos nuevos para su uso futuro.

1. Inicie Microsoft Excel de ser necesario.

Excel se abre con un nuevo libro de trabajo en blanco que contiene tres hojas de cálculo en
blanco.

2. Presione + para crear rápidamente otro libro de trabajo en blanco.

Este nuevo libro deberá mostrar Libro2 en la barra de título (el número puede variar
dependiendo del número de veces que se ha pulsado la tecla de acceso directo). Observe
que la celda activa es la A1, que debe estar resaltada con un borde más oscuro a su
alrededor; tanto la columna A y la fila 1 cambian de color para mostrar que esa es la celda
que está actualmente activa. Al mover el cursor o hacer clic en diferentes celdas, el número
del título de la columna y la fila cambiará de color para confirmar la celda actualmente
activa.

3. En la celda A1 del Libro2 digite: <su nombre> - Presupuesto Personal, y presione la tecla
.

El cursor debe estar ahora en la celda A2 (Usted aún está en la columna A, pero en la fila 2).
4. Presione para mover el cursor a la celda B2. Digite: Abril y presione para ir a la
celda C2.

5. Digite: Mayo y presione para moverse a la celda D2. Digite: Junio y presione

Esta vez el cursor debe estar en la celda A3.

6. Digite: Salario y presione . Continúe ingresando la información como se muestra a

continuación:

7. En la barra de accesos directos haga clic en Guardar.

8. Navegue hacia la carpeta Lección 9 -Excel de los archivos de datos de estudiantes y luego,
en el campo Nombre de archivo digite: Presupuesto Personal – Estudiante como nombre de
archivo y haga clic en Guardar.

9. Haga clic en la celda B1 y digite la fecha de hoy usando el formato: dd, mmm, aaa, por
ejemplo, 11, mayo, 2013 y presione .

¿Cómo se visualiza la fecha en su hoja de cálculo? Recuerde que el formato que se especifica
para introducir la fecha puede no ser el que corresponde a su región. También notará que
el texto del título ha sido dividido por la fecha. Este es un ejemplo de por qué usted debe
observar dónde se está introduciendo la información y cómo, esta, afecta a diversas áreas
del informe. En este caso puede optar por eliminar la fecha e incluirla en el pie de página al
imprimir el informe de manera que se visualice el título completo.

10. Guarde el libro de trabajo nuevamente.

Ahora creará un libro de trabajo utilizando una platilla.

11. Haga clic en la ficha Archivo y luego en Nuevo.

12. En la sección de plantillas de Office.com haga clic en la categoría Presupuestos y luego en

Presupuestos domésticos.
13. Haga clic en la hoja de trabajo Presupuesto Personal y luego en Descargar.

Note como Excel crea una nueva copia de este archivo con un nombre similar para recordarle
la plantilla que utilizó, es decir, Presupuesto Personal 1. Si desea utilizar esta plantilla puede
hacer clic en cada campo para introducir la información apropiada. Para efectos de este
ejercicio, usted solamente guarde la información.

14. Presione + para guardar este archivo. Presione la tecla para ir al final del nombre
de archivo. Presione la tecla para borrar el número 1 y digite: desde una plantilla –
Estudiante al final del archivo. Presione .

15. Presione + para crear un nuevo libro en blanco.

Ahora tiene al menos tres libros abiertos (el número dependerá de la cantidad de veces que
ha creado un libro en blanco o un nuevo documento a partir de una plantilla).

16. Señale el icono de Excel en la barra de tareas de Windows y usted debe tener al menos tres
vistas previas de ventanas mostrándose.

17. Haga clic en el archivo Presupuesto Personal - Estudiante.

Ahora este archivo es el libro de trabajo activo en su pantalla.

18. Señale el icono de Excel y haga clic en el libro en blanco creado en el paso 15.

19. Cierre este libro de trabajo presionando + .

20. Haga clic en la ficha Archivo y luego en Cerrar para el siguiente libro de trabajo.

21. Presione + para cerrar la última ventana (o las veces que sean necesarias para cerrar
todos los libros de trabajo activos en su pantalla).

Ahora intente abrir un archivo.

22. Haga clic en Archivo y luego en Reciente, de ser necesario.

Debe haber por lo menos dos archivos en la lista de archivos recientes.

23. Haga clic en Presupuesto Personal – Estudiante en la lista.

24. Presione + para mostrar la ventana Abrir y luego vaya a la ubicación de los archivos
de datos del Estudiante.

25. Haga clic en Presupuesto Personal desde plantilla – Estudiante.

26. Haga clic en Archivo y luego en Abrir.

27. Si es necesario navegue hasta la carpeta Lección 9 – Excel y haga clic en Precios de Tours
para abrir este archivo.

28. Haga clic en Archivo y luego en Abrir.

29. En la ubicación de los archivos de datos del Estudiante haga clic en Eco Cruceros para abrir
este archivo.

Observe que la barra de advertencias de la parte superior del archivo le informa que fue
probablemente guardado de un archivo adjunto en un correo electrónico.

30. Presione + si es necesario, para cerrar todos los archivos.

Gestionar el Contenido
La forma más fácil de cambiar el contenido de las celdas consiste en escribir nuevo contenido
en las mismas. Presione para que Excel sustituya la información existente por una nueva
entrada. Para corregir los errores a medida que escribe, presione o
antes de presionar o pasar a otra celda.

Si desea agregar, eliminar o cambiar parte del contenido de la celda, puede activar el modo
de edición de Excel presionando e o haciendo doble clic en la celda. Excel mostrará el
punto de inserción y usted tendrá que proceder de una de las siguientes maneras:

• Seleccione el texto en la celda y escriba el texto de reemplazo. Pulse para salir

del modo de edición; o
• use la tecla para remover los caracteres no deseados del contenido de la celda,
Seleccionar celdas
Antes de realizar una acción, debe indicar qué rango o parte de la hoja de trabajo se afectará
con esa acción. Un rango puede contener una sola celda, varias celdas, o toda la hoja. Las
celdas seleccionadas permanecen resaltadas hasta que haga clic en una celda o presione
una de las flechas del teclado. El rango seleccionado aparece en un color diferente a las
celdas. La celda activa en el rango seleccionado aparece en color normal. Puede resaltar
celdas individuales o un rango cualquiera de celdas de la siguiente manera:

Celda única

Haga clic en la celda.

Ampliar la selección

Haga clic en la primera celda y arrastre hasta el final del rango deseado, o haga clic en la primera
celda, mantenga pulsada la tecla y luego haga clic en la última celda del rango.

Toda la fila

Haga clic en el encabezado de la fila cuando se vea el signo .

Toda la columna

Haga clic en el encabezado de la columna cuando se vea el signo .

Toda la hoja de trabajo

Haga clic en el botón Seleccionar todo

Celdas no adyacentes, columnas o filas

Haga clic en la celda, columna o fila y mantenga pulsada la tecla . Luego haga clic para
seleccionar la siguiente celda, columna o fila.

Varias filas

Haga clic en el primer número de fila y arrastre para completar el número de filas a seleccionar.

Varias columnas

Haga clic en la primera letra de la columna y arrastre para completar el número de columnas
a seleccionar.
Usar Deshacer o Repetir
Excel incluye la función Deshacer que permite deshacer los comandos ejecutados en la hoja de
trabajo.

Excel puede deshacer hasta un máximo de 100 comandos usados recientemente, este
“historial de acciones anuladas” se muestra al hacer clic en la flecha hacia abajo ubicada
junto al botón Deshacer. El comando Deshacer se puede activar solamente en el orden
inverso de los cambios realizados en la hoja de trabajo, no se puede revertir los cambios en
una secuencia de su elección. Deshacer, no funciona para algunos comandos como guardar
el archivo.

Si tiene que revertir una acción de deshacer puede rehacerla o repetirla. La función
Repetición solo está disponible si se deshace uno o más comandos. Excel también mantiene
un historial de las últimas 100 acciones para la función de repetición. Para visualizar el
historial del comando Rehacer haga clic en la flecha hacia abajo ubicada junto al botón
Rehacer. Al igual que el comando Deshacer, este comando se debe aplicar en el orden
inverso de las acciones que fueron deshechas.
Copiar y mover datos
Excel le permite copiar o mover contenido de una celda desde una parte diferente de la
misma hoja, desde otra hoja de cálculo en el mismo libro o desde una hoja de cálculo en un
libro diferente.

Cortar

Elimina el contenido de una celda o un rango de celdas para ubicarlo en el Portapapeles de

Office.

Copiar

Copia el contenido de una celda o un rango de celdas en el Portapapeles de Office.

Pegar

Pega uno o todos los contenidos del Portapapeles de Office, en una o más ubicaciones de una
celda.

Además de utilizar el comando Copiar o Cortar de la cinta de opciones, Excel ofrece algunas
herramientas que pueden ser utilizadas para copiar o mover el contenido de celdas:

• Señale con el ratón en el borde de la celda cuyo contenido desea mover y luego arrastre
el contenido de la celda a su nueva ubicación.
• Señale con el ratón en el borde de la celda cuyo contenido desea copiar; pulse y
luego arrastre el contenido de la celda a su nueva ubicación.

Antes de poder activar el comando cortar o copiar, debe seleccionar un rango y, cuando lo
haga, un recuadro (rectángulo punteado que se mueve) aparecerá alrededor de la selección
identificando lo que desea cortar o copiar. Para quitar el recuadro utilice uno de los
siguientes métodos:

• Presione .
• Escriba la primera letra, número o símbolo de una nueva entrada.
• Presione para pegar el elemento cortado o copiado en una ubicación.

Note que cuando presiona o utiliza el comando Cortar se elimina la información, pero el
formato aplicado a esos datos aún se mantiene en la ubicación original. Debe utilizar el
comando Borrar para desplegar las opciones para suprimir un formato. Este comando se
encuentra en la ficha Inicio, en el grupo Edición.
Usar el Portapapeles de Office
Se puede cortar o copiar más de un rango de celdas y mantener hasta 24 rangos de celdas en
el Portapapeles de Office, al mismo tiempo. Se puede pegar uno o todos estos artículos en
cualquier secuencia.

Active los comandos para cortar, copiar y pegar mediante la ficha Inicio, en el grupo
Portapapeles, o con los métodos abreviados del teclado. Visualice el Portapapeles de Office
en cualquier momento haciendo clic en el iniciador del cuadro de diálogo Portapapeles en
el grupo Portapapeles de la ficha Inicio.
EJERCICIOS

En este ejercicio copiará y pegará las entradas en las celdas de una hoja de cálculo con el fin de
completar una lista descriptiva de películas.

1. Haga clic en Archivo y luego en Abrir. Vaya a la ubicación de los archivos de datos del
Estudiante, si es necesario, y seleccione el archivo Lista de Inventario Personal de Películas
para abrirlo.

2. Haga clic en Archivo y luego en Guardar como. Digite: Lista de Inventario Personal de Películas
- Estudiante al final del nombre del archivo y haga clic en Guardar.

3. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón que active el cuadro de
diálogo Portapapeles.

4. Haga clic en la celda B8 donde está la palabra Drama. Luego, en la ficha Inicio, en el grupo
Portapapeles, haga clic en Copiar.
Observe cómo el Portapapeles de Office ahora muestra una entrada para el contenido de
esta celda. También debe notar el recuadro alrededor de la celda B8, recordándole que esa
es la fuente original de donde copió contenido.

5. Haga clic en la celda B4 y luego en la entrada del Portapapeles.

Usted acaba de copiar y pegar con éxito una entrada de una celda a otra (el recuadro ya no
aparece en torno a la fuente original). También se dará cuenta de que el botón Opciones de
pegado aparece ahora cerca de la esquina inferior derecha de la celda B4 (donde ha pegado
el contenido). Puede hacer clic en este botón para mostrar las acciones que se pueden
aplicar al texto pegado. Si hace clic en esta opción aparecerán dos botones similares a lo
siguiente:

Estos botones le permiten mantener el formato de origen o hacen que coincida con el formato
de destino. También puede desactivar el botón con la tecla .

6. Haga clic en la celda B5 y, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.

Ahora debe tener dos entradas en el Portapapeles de Office y los recuadros alrededor de la
celda B5. A medida que agrega elementos al Portapapeles se amplía el número de artículos
que se pueden pegar en la hoja de trabajo. Utilice el Portapapeles adaptar mejor su estilo
de trabajo. En este ejercicio copiará los tipos de género en el Portapapeles y luego los pegará
en la hoja de trabajo, según corresponda.

7. Haga clic en la celda B3 y luego presione + para copiar este tipo de género.

8. Repita el paso 6 o 7 para copiar el contenido en las celdas B7, B21, B32 y B34.

El Portapapeles de Office debería ser similar al siguiente:

9. Haga clic en la celda C6 y luego en Comedia, en el Portapapeles de Office.

La palabra Comedia se pegará en la celda C6.

Supongamos que usted nota que se ha copiado el contenido en la celda incorrecta. Puede
optar por hacer clic en Deshacer para invertir la acción pegar o mover, o puede mover el
contenido a la celda correcta. En este caso, vamos a mover el contenido de la celda,
arrastrándola a una nueva ubicación.

10. Señale el borde oscuro alrededor de la celda C6 y cuando el puntero del ratón aparezca

como , haga clic y arrastre hasta la celda B6.

Los contenidos de la celda Comedia ahora están en la ubicación correcta.

11. Haga clic en la categoría apropiada desde el Portapapeles para seguir añadiendo el género
al resto de los títulos de la lista.

Consejo: No es relevante que usted sepa cuál es el género de una película, ya que el
propósito de este ejercicio es centrarse en el uso de la función de copiar y pegar.

12. Si el tiempo lo permite, utilice la opción de copiar y pegar del Portapapeles, con el tipo de
medio.

13. Haga clic en el botón Borrar todo para eliminar todas las entradas en el Portapapeles y
luego, para cerrar el panel de tareas del Portapapeles, haga clic en el botón Cerrar. Luego
guarde y cierre el libro de trabajo.

Cambiar el ancho de las columnas

Puede ajustar el ancho de las columnas para mostrar más caracteres. Cuando los datos en
una celda son más largos que el ancho de la columna estándar, Excel muestra la etiqueta
desbordando la entrada hacia la próxima celda, si esta está vacía. Si introduce valores que
exceden el ancho de la columna y hay información en las celdas contiguas, la entrada finaliza
en el límite de su columna. Excel almacena los datos, pero muestra el número en formato
científico. Si la información es un texto o una fecha, aparecerá con símbolos #, como se
muestra a continuación:
Una vez que se cambia suficientemente el ancho de la celda, Excel muestra el valor total usando
el formato asignado de celda.

Los anchos de columna se pueden establecer entre cero y 255 caracteres. Cuando se cambia
un ancho de columna, el contenido almacenado en las celdas no cambia, solamente el
número de caracteres mostrados.

Para cambiar el ancho de una columna, utilice uno de los siguientes métodos:

• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Ancho de columna.

• Coloque el puntero del ratón en la línea del borde derecho del encabezado de columna,
para ajustarlo. Cuando vea image (cruz gruesa de doble cabeza horizontal), haga clic y
arrástrela hasta tener el ancho deseado de la columna.
Para revisar el ancho de una columna, haga clic en el borde derecho del encabezado de la
columna. El ancho se mostrará en una punta, por encima del puntero del ratón.

Ajustar el alto de una fila

Cuando tenga que ajustar la altura de una fila para que sea más pequeña o más grande que
otras en la hoja de cálculo, utilice uno de los siguientes métodos:

• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Alto de fila.

• Coloque el puntero del ratón en el borde inferior de la cabecera de la fila que desea
ajustar. Cuando se cambia a image (cruz gruesa de dos puntas verticales) haga clic y
arrástrela a la altura requerida.
Insertar o eliminar filas, columnas o celdas
Inserte nuevas filas, columnas o celdas cuando necesite agregar información o partes separadas
a la hoja de trabajo. Elimine filas, columnas o celdas de datos que no necesite.

Insertar filas, columnas o celdas

Se puede insertar una nueva fila encima de otra, o una nueva columna a la izquierda de la
columna actual. Se puede insertar una o más filas o columnas al mismo tiempo.

También puede insertar celdas en áreas específicas de la hoja de cálculo. Tenga cuidado al
activar esta opción, ya que puede alterar la estructura de la hoja de cálculo.

Tenga cuidado al usar estos comandos ya que afectan a toda la hoja y pueden afectar áreas
de la hoja de cálculo que no se ven en la pantalla. Por ejemplo, si desea insertar una fila,
pero solo tiene seleccionada una celda de la fila, haga clic en la flecha del comando Insertar
para insertar la fila; no haga clic en el mismo comando Insertar ya que Excel insertará una
celda en la posición actual del cursor, solo para esa columna.
Para insertar una columna a la izquierda de la columna seleccionada, utilice uno de los siguientes
métodos:

• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de Insertar y luego en Insertar
columnas de hoja; o
• presione + desde el teclado numérico; seleccione Insertar toda una columna
y haga clic en Aceptar; o
• haga clic derecho en la columna seleccionada y luego en Insertar.

Para insertar una fila encima de otra fila seleccionada, utilice uno de los siguientes métodos:

• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de Insertar y luego en Insertar
filas de hoja; o
 • presione + desde el teclado numérico; seleccione Insertar toda la fila y haga clic
en Aceptar; o
• haga clic derecho en la fila seleccionada y luego en Insertar.

Para insertar una o más celdas en la ubicación actual, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga
clic en la flecha de Insertar y luego en Insertar celdas.

Nota: Si selecciona toda la fila utilizando el encabezado o la columna completa utilizando

su título de columna, puede hacer clic en la misma opción Insertar. Excel reconoce
automáticamente lo que se quiere insertar en base a la selección de toda la fila o columna.

Eliminar filas, columnas o celdas

Puede eliminar una o varias filas o columnas, o cambiar las celdas en lugar de eliminarlas.
Borrar el contenido de una celda no afecta la estructura de la hoja de trabajo. Eliminar una
celda afecta a la estructura de la hoja de trabajo.

Tenga cuidado al eliminar filas o columnas enteras. Asegúrese de no borrar accidentalmente

datos valiosos que no se muestran en la pantalla.

Para eliminar la columna seleccionada utilice uno de los siguientes métodos:

 • En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de Eliminar y después en
Eliminar columnas de hoja; o
• presione + desde el teclado numérico; seleccione Toda la columna y haga clic
en Aceptar; o
• haga clic derecho y luego haga clic en Eliminar.

Para eliminar la fila seleccionada, utilice uno de los siguientes métodos:

• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de Eliminar y luego en Eliminar
fila de hoja; o
• presione + desde el teclado numérico; seleccione Toda la fila y haga clic en
Aceptar; o
• haga clic derecho en la fila seleccionada y luego haga clic en Eliminar.

Nota: Si selecciona toda la fila utilizando el encabezado de la misma, o la columna completa

utilizando su título, puede simplemente hacer clic en Eliminar. Excel reconoce
automáticamente qué se quiere eliminar basándose en la selección de toda la fila o columna.
Para eliminar una o más celdas de una ubicación, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic
en la flecha de Eliminar y luego haga clic en Eliminar celdas.

EJERCICIOS

En este ejercicio cambiará el ancho de columna y el alto de fila en la hoja de trabajo. También
insertará una fila.

1. Abra el archivo Lista de empleados TEC y guárdelo como Lista de empleados TEC-
Estudiante.
2. Haga clic en la columna A para seleccionar toda la columna. Luego, en la ficha Inicio, en el
grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Ancho de columna.

3. Digite: 12 para el nuevo ancho de columna y haga clic en Aceptar.

4. Haga clic en la columna B para seleccionar toda la columna. Luego, en la ficha Inicio, en el
grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Ancho de columna. Digite: 15 como el nuevo
ancho y pulse .

5. Sitúe el cursor en la línea vertical entre las líneas de las columnas C y D hasta que aparezca
y luego arrástrelo hacia la derecha para cambiar el ancho de columna (elegiremos 36
para el ancho de columna).

A medida que arrastre notará una información en pantalla, encima del símbolo que indica el
ancho de la columna actual.

6. Utilice el método del paso 4 o del paso 5, para modificar el ancho de columna para las
columnas restantes. Elija el ancho que considere más adecuado para cada columna.

Consejo: Para las dos columnas de números de teléfono, seleccione las columnas antes de
ajustar el ancho de columna. Una vez elegido el ancho requerido, ambas columnas se
ajustarán al mismo tiempo.

7. Haga clic en el encabezado de la fila 1 para seleccionar toda la fila.

8. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar.

Sobre los títulos de las columnas aparece una nueva fila en blanco.

9. Digite: Tolano – Lista completa de Empleados como el título del informe y luego presione
 .

10. Guarde el libro de trabajo.

Gestionar Hojas de Cálculo

Un libro es un conjunto de hojas de cálculo. Mientras que cada hoja de cálculo puede ser
tratada como un elemento individual, la información de las hojas de cálculo dentro de un
libro suele estar relacionada entre sí.

Las hojas de cálculo se pueden renombrar, añadir, eliminar, copiar y mover dentro de un
libro. Utilice los botones de desplazamiento de la ficha para mostrar más fichas de hojas,
según lo requiera.

Asignarle nombre a las hojas de cálculo

Los nombres Hoja1, Hoja2, Hoja3 y así sucesivamente, ayudan a identificar las diferentes
hojas durante su creación pero no describen su contenido, lo que puede hacer que sea difícil
para usted encontrar lo que busca. Cambiar el nombre de las pestañas por unos más
descriptivos hace que la localización de datos sea más fácil. Los nombres de las fichas de la
hoja de cálculo pueden tener hasta 31 caracteres de longitud.

Para cambiar el nombre de la ficha de una hoja de cálculo, utilice uno de los siguientes métodos:
• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego cambie el nombre de
la hoja; o
• haga doble clic en la ficha de la hoja y escriba el nuevo nombre.

Insertar o eliminar hojas de cálculo

Excel incluye automáticamente tres hojas de cálculo en un libro nuevo, pero se pueden añadir
más. Para insertar una nueva hoja de cálculo utilice uno de los siguientes métodos:
 • En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y luego en Insertar hoja.
• En el área de etiquetas de las hojas, haga clic en (Insertar hoja de cálculo) para
agregar automáticamente una hoja de cálculo al final de las fichas de las hojas existentes.

• Presione +
• Haga clic derecho en la ficha en donde quiere ubicar la nueva hoja de cálculo; haga clic
en Insertar, Hoja de cálculo y luego haga clic en Aceptar.

Utilice los botones de desplazamiento de las ficha para mostrar más fichas de hojas de cálculo,
o ajuste la longitud de la barra de desplazamiento horizontal.

Eliminar las hojas de trabajo que ya no necesita puede ayudar a mantener el libro fácil de
usar, pero considere guardar el libro antes de eliminar una hoja de trabajo, en caso de tener
que volver a la versión anterior del archivo. Tenga en cuenta que el comando Deshacer no
restaurará una hoja de cálculo suprimida. Además revise cada hoja de cálculo por posibles
errores, en caso de que la hoja de trabajo eliminada contenga fórmulas que afecten a los
valores de las demás hojas de trabajo.

Para eliminar una hoja de cálculo, seleccione la hoja y luego use uno de los siguientes métodos:

• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha hacia abajo de Eliminar y
después en Eliminar hoja.
• Haga clic derecho en la ficha de la hoja de cálculo y luego haga clic en Eliminar.
EJERCICIOS

En este ejercicio editará un libro de trabajo y organizará las hojas de cálculo de manera que
pueda identificar rápidamente el contenido de cada una de ellas.

1. Asegúrese de que el archivo Lista de empleados TEC – Estudiante está activo en la pantalla.

2. Haga doble clic en la ficha Hoja1 ubicada en la parte inferior de la hoja de trabajo.

3. Digite: solo TEC como el nombre de la ficha y presione .

4. Haga clic en la ficha Hoja2.

Esta ficha contiene la lista para el grupo Tolano Adventures.

5. Haga doble clic en la ficha Hoja2 y digite: Solo TA, como el nuevo nombre. Presione
.

6. Haga clic derecho en la ficha Solo TA y haga clic en la ficha Color. Haga clic en la paleta, en
un color de su elección.

Una vez que se selecciona un color, este aparecerá como una línea en la parte inferior de la
ficha.

7. Haga clic en la ficha Solo TEC para activar esta hoja de cálculo.

8. Haga clic derecho en la ficha Solo TEC; haga clic en Color y luego escoja otro color.

9. Haga clic en Hoja3.

Ahora usted podrá ver el color aplicado a ambas pestañas. Usar color para ayudar a
identificar el contenido de la hoja de cálculo puede ser beneficioso si el libro contiene varias
hojas de trabajo, o si desea clasificar el contenido de las hojas de trabajo. Por ejemplo, la
información sobres ventas debería estar siempre con color rojo, mientras que HR con color
amarillo; las listas de precios serán de color verde, mientras que el costo de los bienes podría
ser de color azul.

10. Guarde y cierre la hoja de cálculo.

Crear Fórmulas Simples
Una fórmula es un cálculo que utiliza números (u otros datos) de una celda o de otras celdas,
como:

• Realizar un cálculo automático de sumas horizontales y verticales.

• Activar "qué pasaría si" para realizar un análisis por medio de un cálculo basado en uno
o más valores variables de una entrada, como el beneficio estimado para un negocio, el
próximo año
• Utilizar una o más funciones de Excel para realizar cálculos tediosos y complejos, como
los pagos mensuales de una hipoteca.

Las fórmulas se pueden vincular de una hoja a otra, por lo que al cambiar los valores o
cantidades en la hoja de cálculo activa, las celdas que dependen de otra hoja de trabajo se
actualizarán automáticamente. Puede utilizar una sola celda como punto de referencia, o
puede crear fórmulas complejas con muchas celdas de referencia, así como las funciones
incorporadas.

Para empezar una fórmula en cualquier celda, debe escribir un signo igual (=). Puede
introducir una dirección de celda en una fórmula, escribiéndola directamente en la celda o
haciendo clic en la celda que quiere incluir. La celda en la que se introduce una fórmula
mostrará el resultado de la misma; la fórmula misma será visible en la barra de fórmulas.

Algunas fórmulas son largas y pueden incluir muchos cálculos. Si necesita cambiar una
fórmula, puede usar la tecla para editar la fórmula en la celda, en lugar de volver a
ingresar la fórmula completa desde cero.

Las celdas que contienen fórmulas se pueden copiar a otras celdas. Si estas fórmulas
contienen referencias de celda, Excel ajustará automáticamente las mismas al pegar las
fórmulas en una nueva ubicación.

Excel calcula fórmulas en un "orden natural": en primer lugar, exponentes; luego

multiplicaciones y divisiones y luego sumas y restas. Este orden puede ser alterado mediante
la inserción de paréntesis alrededor de las partes de la fórmula; Excel calculará las porciones
entre paréntesis antes de calcular los demás elementos de la fórmula.

Los siguientes símbolos se utilizan en Excel para representar operadores matemáticos estándar:
* Multiplicación + Suma / División - Resta Cuando Excel detecta un error o inconsistencia

en una fórmula, mostrará una sugerencia para corregirlo. El tipo de mensaje de error depende

del tipo de error, como se indica en

los siguientes ejemplos:

Excel muestra en la esquina superior izquierda de una celda para que le avise cuando una
fórmula se diferencia de las fórmulas utilizadas en las celdas circundantes que siguen un
patrón particular.

Excel puede ayudarle a analizar los datos de la hoja de cálculo utilizando fórmulas para
identificar tendencias o patrones. Por ejemplo, cuando hace un seguimiento de las cifras de
ventas durante un período de tiempo, un patrón ascendente o descendente emerge; o en
un presupuesto, usted puede notar que los gastos de oficina se están incrementando.
Cuando Excel le muestra estas tendencias, puede analizar cuándo, por qué y cómo se
produjeron los cambios, y tomar medidas, si es necesario.

Cuando se utilizan datos para análisis o comparaciones, se puede visualizar la información en

un gráfico para mostrar dónde existen tendencias o patrones.
EJERCICIOS

En este ejercicio ingresará un par de fórmulas sencillas utilizando operadores matemáticos.

1. Abra el archivo AM Presupuesto Personal y guárdelo como AM Presupuesto Personal -

Estudiante.

2. Haga clic en la celda B5. Digite: =B3+B4 y presione .

Ha introducido con éxito una fórmula simple en la celda B5, en la que se añade el contenido de
la celda B3 al contenido de la celda B4.

3. Haga clic, una vez más, en la celda B5 y luego, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles,
haga clic en Copiar.

4. Seleccione las celdas C5 a D5 y en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.

Ha copiado la fórmula de la celda B5 a las otras dos columnas que contienen datos similares.

Ahora pruebe introduciendo una fórmula para determinar la cantidad que Andrew puede
ahorrar por cada mes, en este trimestre. Para los efectos de este ejercicio, hemos
ingresándolos gastos totales de cada mes en el informe.

5. Haga clic en la celda B14, digite: =B5-B12 y presione .

6. Haga clic nuevamente en la celda B14 y luego + presione para empezar el

proceso de copia.

7. Seleccione las celdas C14 y D14. Presione + para pegar la fórmula en estas celdas.
8. Guarde y cierre el informe Presupuesto Personal.

Usar funciones habituales incorporadas

Excel ofrece más de 300 funciones incorporadas para operaciones matemáticas y de datos.
Estas funciones aceptan números, valores y referencias de celdas como argumentos entre
paréntesis, siguiendo este formato:

=FUNCIÓN(número, valores o referencias de celdas)

Algunas de las funciones más comunes que puede utilizar incluyen:

=SUMA

Calcula la suma de los valores en el rango de celdas especificadas.

=PROMEDIO

Calcula el promedio de los valores en las celdas especificadas (suma los rangos y divide el total
por el número de entradas).

=MIN

Muestra el valor mínimo en el rango de celdas especificadas.

=MAX
Muestra el valor máximo en el rango de celdas especificadas.

=CONTAR

Cuenta el número de valores dentro del rango especificado.

Los rangos de celdas en una función se indicarán de la siguiente manera: <dirección

de la primera celda>:<dirección de la última celda>

Ejemplos:

A10:B15, C5:C25

Se puede especificar el rango escribiendo la referencia de la celda directamente o utilizando

el método de "apuntar a", en el que se utiliza el ratón para hacer clic y arrastrar, con el fin
de seleccionar el rango de celdas. Este último método permite identificar visualmente el
rango de celdas, lo que reduce la probabilidad de que pueda ingresar referencias incorrectas
de celdas.

Para calcular totales se puede utilizar en la ficha Inicio, en el grupo Edición. Excel
selecciona el rango de celdas inmediatamente por encima o a la izquierda de la celda actual.

Asegúrese de comprobar que se ha seleccionado el rango correcto de celdas para la función.

Si hay incluso solo una celda en blanco, el rango no podrá incluir todas las celdas.

Utilice la flecha junto a la herramienta Autosuma para mostrar otras funciones comunes
integradas, o utilice Más funciones para elegir una función diferente.
Usar direcciones absolutas y relativas
La mayoría de las fórmulas introducidas en una hoja de Excel se refieren a direcciones de
celdas que son relativas. Si copia una fórmula con una dirección de celda relativa y la pega
en otra celda, Excel ajustará automáticamente las referencias de celda en la celda pegada
para reflejar la nueva ubicación. Por ejemplo, suponga que tiene una fórmula que suma tres
filas juntas dentro de una columna; se puede copiar esta fórmula en otra columna para
añadir las mismas tres filas en la nueva columna. Las direcciones de las celdas utilizadas en
la fórmula son relativas a la columna en la que se coloca la fórmula.

Por otro lado, una dirección de celda absoluta se refiere a una ubicación exacta o fija en la hoja
de cálculo.

Para cambiar una dirección de celda relativa a una absoluta (establecida) en una fórmula o
función:

Introduzca un signo de dólar antes del número de fila y/o letra de la columna; o
presione una vez que haya ingresado la dirección de la celda.

La tecla ofrece varias opciones para referencias absolutas: pulsar por primera vez en
una dirección de celda hace que la referencia de la columna y de la fila sea absoluta;
presionando de nuevo la tecla se obtiene como resultado que únicamente la referencia de
la fila sea absoluta; presionar la tecla una tercera vez da como resultado que solo la
referencia de la columna sea absoluta y presionarla una cuarta vez elimina las referencias
absolutas en la columna y la fila.

Las direcciones de celulares pueden incluir una combinación de referencias relativas y

absolutas. El signo de dólar ($) denota una referencia absoluta. La dirección de la celda B6
es una referencia de dirección de la celda totalmente relativa. Por otra parte, la dirección de
la celda $B6 es una referencia combinada (o mezclada). En la dirección de la celda $B6, la
referencia de columna es absoluta, es decir, la dirección de la celda siempre se referirá a la
columna B; la referencia de fila es relativa y se ajustará en función de la ubicación

La dirección de la celda B$6 es también una referencia mixta. En la dirección de la celda B$6,
la referencia de fila es absoluta, es decir, la dirección de la celda se referirá siempre a la fila
6; la referencia de columna es relativa y se ajustará dependiendo de la ubicación.

La dirección de la celda $B$6 es una dirección de celda absoluta; las referencias de la

columna y de la fila son absolutas. Cualquier fórmula que utiliza esta dirección de celda
siempre se referirá a la celda B6, sin importar donde se encuentre la fórmula en la hoja de
trabajo.

EJERCICIOS

En este ejercicio introducirá fórmulas en una hoja de cálculo para mostrar totales para los
precios fijados en los viajes para el próximo año.

1. Abra el archivo Precios de Tours y guárdelo como Precios de Tours- Estudiante.

2. Cambie el ancho de las columnas C a la G por 11.

3. Haga clic en la celda G5. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Autosuma.
Excel identifica ahora las celdas que usted desea sumar o totalizar. Si son correctas, solo es
necesario aceptar el rango de celdas sugerido. Si necesita cambiar el rango de celdas, haga
clic para seleccionar las celdas que desea incluir en la fórmula

4. Presione para aceptar la fórmula en esta celda y mueva el cursor a la siguiente

celda de abajo.

Ahora va a insertar la fórmula para sumar los viajes restantes. Usted puede optar por
insertar la fórmula Autosuma en cada fila, o reconociendo que Excel utiliza direccionamiento
relativo con fórmulas, puede copiar esta fórmula a las celdas restantes.

5. Haga clic en la celda G5 nuevamente. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic
en Copiar.

6. Haga clic en la celda G6 y arrastre hasta la celda G15. En la ficha Inicio, en el grupo
Portapapeles, haga clic en Pegar.
Excel ahora ha copiado la fórmula en cada una de las celdas restantes

7. Haga clic en la celda G6 para ver cómo aparece la fórmula.

Usted notará que las referencias de celda para el rango de Autosuma se han ajustado para
reflejar el total de esta fila. Es decir, el rango es B6:F6 para la fila 6, pero sería B7:F7 para la
fila 7 y así sucesivamente.

8. Haga clic en las celdas restantes para ver cómo ajustar la fórmula para cada fila.

9. Guarde la hoja de cálculo.

Supongamos ahora que hay la posibilidad de que usted tenga que elevar los Precios de Tours en
un 15% para cubrir variaciones en los tipos de cambio.

10. Haga clic en la celda A20 y digite: Tipo de Cambio como la etiqueta. Luego presione En
la celda B20 digite: 1.15 como el rango.

11. Haga clic en la celda I5.

Hemos elegido deliberadamente esta columna debido a que no podemos confirmar que el
precio tendrá que ser elevado. En este punto, todo lo que usted quiere ver cuáles serán los
Precios de Tours si tuviera que elevarlos en un 15%, y lo mucho que esto impactaría el
potencial de ventas.

12. Digite: = y haga clic en la celda G5.

Ahora usted va a utilizar el método señalar y hacer clic para seleccionar las celdas de la
fórmula. Si se prefiere, se pueden introducir directamente las direcciones de las celdas, en
caso de que usted las recuerde conforme vaya introduciendo la fórmula.

13. Digite: * para establecer un operador de multiplicación y luego haga clic en la celda B20.
Presione para aceptar la fórmula.

14. Copie los resultados de esta celda hasta la celda I15.

Debe notar que las celdas restantes no tienen ningún resultado en ellas a partir de la copia
de la fórmula original. Recuerde que hemos utilizado la opción de direccionamiento relativo
para copiar la celda original y pegarla en las celdas observadas. Lo que tenemos que hacer
es establecer la celda correspondiente en la fórmula original para que sea estática o
absoluta, por lo que el nuevo rango se calculará correctamente en las células restantes.

15. Haga clic en la celda I5 y presione para activar el modo de edición.

16. Con el cursor al final de la dirección de la celda de referencia B20, pulse .

17. Presione para aceptar este cambio. Ha especificado que la celda B20 es una
dirección de celda absoluta. Ni la fila ni la columna se ajustarán mientras usted copiar y pega.

18. Ahora copie esta fórmula hasta la celda I15.

19. Guarde y cierre el libro de trabajo.

¿Qué significa dar formato?

Dar formato se refiere a realizar cambios en la apariencia de los datos, para llamar la
atención sobre ciertas partes de la hoja de cálculo, o para hacer que los datos sean más
fáciles de leer. El dar formato no afecta a los valores subyacentes.

Puede dar formato a una celda o rango de celdas en cualquier momento, ya sea antes o
después de introducir los datos. Una celda permanece con formato hasta que se borre el
formato o se re-formatee la celda. Al ingresar nuevos datos en la celda, Excel mostrará el
formato existente. Al copiar o rellenar una celda, se copia su formato junto con los
contenidos de la celda.

Puede aplicar formato mediante uno de los siguientes métodos:

• En la ficha Inicio, haga clic en el comando para aplicar el formato del grupo
correspondiente; o
• en la ficha Inicio, en el grupo adecuado, haga clic en Formato de celdas: iniciador del
cuadro de diálogo; o
• presione + ;o
• haga clic derecho y elija Formato de celdas; o
• presione la combinación de teclas adecuada para las características específicas de
formato, tales como + para Negrita; o
• haga clic en la opción de formato adecuado, en la barra de herramientas en miniatura,
si está activa.
Dar formato a número y dígitos decimales
Al introducir números, Excel los muestra exactamente de la manera en la que se ingresaron,
a excepción de los ceros finales. Además, un número mayor que el ancho de la celda se
mostrarán en formato de notación científica.

Excel proporciona un variado conjunto de formatos estándar con opciones personalizables.

Excel también ofrece una categoría especial de formato para formatos de uso común.

Para dar formato a celdas seleccionadas que contengan valores, utilice uno de los siguientes
métodos:

• En la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en el cuadro de diálogo que se despliega
de Formato de celdas: número, y elija la opción adecuada en la lista de categorías; o
 • para utilizar las opciones predeterminadas para los valores, en la ficha Inicio, en el grupo
Número, haga clic en la flecha de Formato de número y luego en el formato requerido;
o

• haga clic en uno de los botones de formato de números de uso común, en el grupo
Párrafo de la ficha Inicio.

Cambiar la alineación de las celdas

La alineación se refiere a la posición de los datos dentro de una celda. Puede alinear el
contenido de celdas horizontalmente (ancho de la columna) y verticalmente (alto de la fila).
Por defecto, los nuevos valores introducidos en una hoja de cálculo utilizarán la opción de
alineación general: números y fechas automáticamente alineados a la derecha, mientras que
las etiquetas de texto se alinearán automáticamente a la izquierda.
Utilice Combinar y Centrar para centrar una etiqueta de texto a lo largo de varias celdas.
También puede ajustar el texto en una celda o girarlo en un ángulo específico.

Para cambiar la alineación de las celdas seleccionadas, utilice uno de los siguientes métodos:

• En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en la opción de alineación requerida;

o

• en la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Formato de celdas: cuadro de

diálogo Alineación y seleccione la opción requerida en la ficha Alineación, como se
muestra:
Horizontal - General, Izquierda (sangría), Centrar, Derecha (sangría)

Cambia la alineación del contenido de cualquier celda hacia (por defecto) la izquierda, derecha
o centro.

Horizontal - Rellenar

Duplica el contenido de la celda para llenar completamente el ancho de la misma.

Horizontal - Justificar

Justifica el texto, tanto en el lado derecho de la celda como en el izquierdo. Excel ajusta
automáticamente el texto cuando se utiliza la justificación.

Horizontal – Centrar en la selección

Centra el título en varias columnas para los encabezados.

Horizontal – Distribuido (sangría)

Distribuye el contenido de la celda de manera uniforme entre el ancho de la celda que queda
después de la sangría.

Sangría

Aplica sangría a etiquetas desde la izquierda de la celda, por dos caracteres.

Vertical - Superior, Centrar, Inferior, Justificar o Distribuir

Alinea el contenido de la celda en la parte superior, en el medio (centro) o al final de la celda,

independientemente de la alineación horizontal. El uso del comando Justificar justificará el
contenido entre la parte superior e inferior de la celda combinada, mientras que usar
Distribuir distribuirá los contenidos de las celdas de manera uniforme, de arriba hacia abajo,
en la celda combinada.

Orientación

Gira los valores a cualquier ángulo de 90° hasta -90° hacia abajo, o permite visualizar la entrada
de manera vertical. Excel ajusta la altura de la celda de forma automática.

Ajustar texto

Adapta una etiqueta en la columna existente mediante la creación de líneas adicionales y la

ampliación del alto de la fila. Esta función también está disponible en la ficha Inicio, en el
grupo Alineación.

Reducir hasta ajustar

Ajusta automáticamente el tamaño del texto para ajustarlo al espacio disponible.

Combinar celdas

Elimina las líneas divisorias entre las celdas y las convierte en una "nueva" celda grande. Las
celdas se pueden fusionar horizontalmente, verticalmente o en ambos sentidos. Esta
función también está disponible en la ficha Inicio, en el grupo Alineación.

Dirección del texto

Muestra caracteres de derecha a izquierda al escribir texto en hebreo, árabe, etc. Elija Contexto
para que Excel determine la dirección del texto.
Cambiar fuentes y tamaños
Una fuente es un tipo de letra o estilo de texto. El cambio de fuentes altera el modo en el
que el texto y los números aparecen. En una hoja de trabajo, mantenga el número de fuentes
utilizadas en uno o dos, debido a que la visualización de demasiadas fuentes puede ser una
distracción.

Para dar formato a las celdas seleccionadas, utilice uno de los siguientes métodos:

En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el formato deseado; o

• en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo
Formato de celdas y elija la opción adecuada en la ficha Fuente; o
• Presione + + y elija la opción adecuada en la ficha Fuente:
Aplicar bordes a las celdas

Los bordes separan grupos de datos para mejorar la legibilidad, especialmente cuando la
hoja de cálculo contiene una gran cantidad de números. Esta característica le permite
dibujar líneas alrededor de uno o todos los bordes de una celda o rango de celdas. Usted
puede elegir opciones predeterminadas, grosor de la línea, opciones de color/estilo, y la
ubicación de los bordes.

Para aplicar un borde a una celda, utilice uno de los siguientes métodos:

• En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha de image (Bordes). Este
comando también contiene la opción Dibujar borde para añadir borde alrededor de
las celdas que usted seleccione. Esto es útil cuando se desea dibujar líneas o bordes
alrededor de varias celdas no adyacentes; o
• en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo
Formato de celdas; haga clic en la ficha Bordes y elija la opción que prefiera, como
se ve a continuación:
Línea

Elije un estilo de línea o el color del borde. Para diferentes líneas o colores del borde, se
selecciona el estilo o color y se hace clic en la zona del borde correspondiente.

Prestablecidos

Selecciona una opción pre-diseñada para los bordes de las celdas seleccionadas.

Borde

Añade o elimina las líneas en las celdas seleccionadas.

Aplicar colores y patrones
La opción Relleno define el color y el patrón de fondo de una celda. Los patrones y colores
llaman la atención sobre ciertas partes de su hoja de cálculo y pueden actuar como un divisor
visual de la información.
Los patrones y colores son características diferentes. Los patrones pueden hacer los datos
más difíciles de leer que el uso de un color sólido. Cuando sea posible, evite los colores
oscuros y los patrones densos que oscurezcan la información contenida en las celdas.

Para aplicar un color o patrón a una celda, utilice uno de los siguientes métodos:

• En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha de (Color de relleno);

o

• En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo
Formato de celdas y luego en la ficha Relleno.
Usar estilos de celda
Puede utilizar estilos en los libros de Excel como una característica de formato de gran
alcance. Al igual que en Microsoft Word, un estilo en Excel es simplemente un conjunto de
ajustes de formato específicos (tales como fuente, tamaño y color) para una celda. Cada vez
que se aplica un estilo a una celda, Excel, del mismo modo, le da formato. Si se cambia un
estilo Excel aplica los cambios a todas las celdas actualmente formateadas con ese estilo,
manteniendo un aspecto consistente en toda la hoja de trabajo, con el mínimo esfuerzo.

Excel le proporciona un conjunto de estilos predeterminados a los que se puede acceder

fácilmente desde el grupo Estilos de la ficha Inicio.
Estos estilos fueron creados basándose en atributos de formato comúnmente utilizados para
documentos en general, como presupuestos, flujos de efectivo, etc.

Tenga en cuenta las siguientes restricciones:

• Usted define los estilos de un libro. No puede almacenarlos en un archivo de plantilla.

• Si cambia un estilo, Excel aplica los cambios a todas las celdas que utilizan ese estilo en
cada hoja del libro.
• A diferencia de Word, usted no puede determinar qué estilo está usando una celda,
porque no se puede visualizar el nombre del estilo en la ficha Inicio.
• Los estilos se basan en el tema seleccionado. Si cambia el tema o el formato del tema, el
estilo también cambia.
EJERCICIOS

En este ejercicio, usted dará formato a diferentes partes de la hoja de cálculo para enfatizar
valores y texto.

1. Abra el archivo Balance Consolidado y guárdelo como Balance Consolidado - Estudiante.

2. Selecciones las celdas desde la A1 a la C1. En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic
en Combinar y centrar.

3. Repita el paso 2 en las celdas A2 hasta la C2, y en la A3 hasta la C3.

4. Seleccione las tres celdas y luego, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Negrita.

5. Haga clic en la flecha del tamaño de fuente y cámbielo a 14.

6. Haga clic en la celda B5 y arrastre hasta la celda C5. Presione y haga clic en las celdas A6,
A11, A13, A16, A18, A21 y A23.

7. Presione + para aplicar Negrita en todas estas celdas.

8. Seleccione las celdas B7 hasta la C10; presione y seleccione las celdas B14 hasta la
C15 además de las celdas B19 hasta la C20.

9. En la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en (Coma).

10. Haga clic en las celdas B11 hasta la C11 y presione ; haga clic en las celdas B16 hasta
la C16, B21 hasta la C21, y B23 hasta la C23.

11. En la ficha Inicio, en el grupo Número haga clic en .

Ha aplicado con éxito dos estilos de número diferentes en el informe, para reflejar los
diferentes tipos de datos, por ejemplo, elementos de lista en comparación con los valores
totales.

12. Seleccione las celdas B11 hasta la C11 y luego B23 hasta la C23. En la ficha Inicio, en el grupo
Número, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo.

13. Seleccione la ficha Fuente. Haga clic en la flecha correspondiente a la opción de Subrayado
y haga doble clic. En el campo de la derecha, cambie el color a un rojo oscuro. Haga clic en
Aceptar.
Sugerencia: También podría haber utilizado la opción Borde doble inferior de la opción
Bordes en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

14. Seleccione las celdas C5 hasta la C23. A continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Números,
haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo y luego en la ficha Relleno.

Usted aplicará un relleno muy ligero para enfatizar la comparación entre este año y el año
pasado.

15. En la primera fila debajo de la línea horizontal, haga clic en el primer cuadro de color de su
elección como color de relleno. Haga clic en Aceptar.

16. Haga clic en cualquier lugar fuera del área de celdas seleccionada para ver el relleno
Al elegir un color de fondo, procure no elegir uno que dificulte la lectura de los valores, o
uno que enfatice los elementos o áreas incorrectas de la hoja de cálculo. En ocasiones es
probable que necesite ajustar los colores.

Ahora aplique estilos de celda a la hoja de trabajo para ver cómo funcionan.

17. Seleccione las dos primeras celdas (los títulos de las filas 1 y 2). En la ficha Inicio, en el grupo
Estilos, haga clic en Estilos de celda y elija Título.

18. Mueva el cursor hasta el título Junio 30 en la fila 3. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga
clic en Estilos de celda y luego en Título 1.
Observe la manera en que se pueden utilizar estilos para aplicar formato rápidamente a
tipos específicos de información. También puede mezclarlos, como lo hicimos en este
ejercicio; Excel no lo restringe a utilizar únicamente los estilos, o a dar formato manual.

19. Guarde y cierre el libro de trabajo.

Usar el Corrector de Ortografía

Utilice la función de corrección ortográfica en las etiquetas de texto, debido a que Excel no
puede comprobar de forma automática la exactitud de los números, fechas y valores de
tiempo. Tenga en cuenta que el uso del corrector ortográfico no elimina la necesidad de
revisar su hoja de trabajo.

Para activar la función Ortografía, utilice uno de los siguientes métodos:

En la ficha Revisar, en el grupo Revisión, haga clic en Ortografía; o

Presione .
EJERCICIOS

En este ejercicio ejecutará el corrector ortográfico en un informe que se envió a Andrew de

parte de un amigo que encontró esta información muy interesante.

1. Abra el archivo Olimpiadas Internacionales Caseras y guárdelo como Olimpiadas

Internacionales Caseras - Estudiante.

2. Haga clic en la ficha Revisar y, en el grupo Revisión, haga clic en Ortografía.

Cuando la primera palabra aparezca en el cuadro de diálogo Ortografía, examínela con

cuidado antes de elegir el cambio automático a realizar. Este es un ejemplo de las
oportunidades en las que usted tendrá que examinar los datos para determinar si se trata
del nombre adecuado para un objeto o de una palabra mal escrita, lo que sería, en este
último caso, una falta de ortografía.

3. En la lista Sugerencias, seleccione la página y luego haga clic en Cambiar.

4. Continuar con la revisión ortográfica, cambiando palabras apropiadamente.

5. Cuando haya terminado haga clic en Aceptar.

6. Guarde y cierre el libro de trabajo.

Clasificar o Filtrar Datos

Clasificar datos
Excel proporciona una herramienta de clasificación que permite organizar los datos de una
hoja de cálculo en base a los valores de las columnas o filas seleccionadas. La clasificación
hace a los datos más legibles. Puede ordenar y re-ordenar datos las veces que sea necesario,
utilizando cada vez diferentes criterios de ordenación. Puede ordenar los datos por
columnas o filas o puede ordenar solo una columna. Excel tiene, para esto, dos botones
listos-para-usar:
 • En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z
u Ordenar de Z a l A; o
• en la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Ordenar y filtrar

Para activar el cuadro de diálogo Ordenar, para más de una opción de clasificación, en la ficha
Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar.

Agregar nivel, Eliminar nivel, Copiar nivel

Agrega, elimina o copia columnas o filas ordenadas. Tenga en cuenta que la clave de
clasificación más alta es el nivel más alto (primario), seguido por los demás niveles en orden
descendente. Subir/Bajar

Mueve el nivel de ordenación seleccionado, arriba o abajo, en la secuencia de clasificación.

Opciones

Ordena por columnas o filas, o de izquierda a derecha, y elije si los criterios de clasificación serán
en mayúscula y en minúscula.
Mis datos tienen encabezados

Indica a Excel que trate a la primera fila/columna como si fueran etiquetas. Esto afecta
únicamente a la visualización en pantalla sin influir en la impresión.
Columna

Identifica la columna que será utilizada en un nivel de clasificación.

Ordenar según

Elije los datos de la celda sobre los que desea ordenar, e incluye Valores, Color de celda, Color
de fuente e Ícono de celda.

Criterio de ordenación

Selecciona si desea que los datos sean clasificados en orden ascendente (de la A a la Z, de menor
a mayor) o en orden descendente (de la Z a la A, de mayor a menor).

Ordenar por

Selecciona la primera columna que Excel utilizará para ordenar la base de datos (nivel de
clasificación principal).

Luego por

Elije las próximas columnas a utilizar para ordenar. Cuando varias filas coinciden con la clave
de ordenación primaria, esta selección determina el orden de clasificación dentro del primer
grupo de columnas.

Usted puede elegir un máximo de 64 columnas o filas como niveles de clasificación, si el nivel
de clasificación principal incluye valores repetidos. Los datos de cada tipo de nivel de
ordenación, se clasifican en secuencia ascendente o descendente.

Si el rango de celdas que se está ordenando no contiene encabezados de columna o de fila,

desactive la opción Mis datos tienen encabezados. Utilice esta opción para evitar que los
datos del encabezado sean incluidos para realizar la clasificación; estos permanecerán en
sus lugares como encabezados.
EJERCICIOS

En este ejercicio, usted dará formato a diferentes partes de la hoja de cálculo para enfatizar los
valores y el texto.

1. Abra el archivo Inventario para Ordenar y guárdelo como Inventario para Ordenar -
Estudiante.

2. Haga clic en la celda A2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar.

3. Haga clic en la flecha del campo Ordenar por.

4. Seleccione Nombre como la columna que se utilizará para el ordenamiento y haga clic en
Aceptar.
Ahora vamos a configurar dos criterios de clasificación diferentes.

5. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar.

6. Haga clic en la flecha de Ordenar por y luego en Género.

7. Haga clic en Agregar nivel para ingresar otros criterios de ordenación.

8. Haga clic en la flecha correspondiente a Luego por y luego en Nombre. Haga clic en Aceptar.
La lista del inventario está ordenada por género y luego por título.

Añada un nivel más para ordenar el inventario por el tipo de archivo multimedia, luego por el
género, y finalmente por el título.

9. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar. A continuación,

establezca las opciones como se muestra en el siguiente gráfico:

10. Haga clic en Aceptar.

Sus resultados deben ser similares a los siguientes:

11. Guarde el documento.

Filtrar información

La búsqueda de información en una hoja grande o sin organizar, se puede simplificar

utilizando la función de clasificación, aunque, aun así, usted deberá revisar todos los
registros de la base de datos. Otra forma de localizar información rápidamente es utilizar un
filtro para ocultar los registros que no interesen El filtrado no cambia el contenido de la hoja
de cálculo o la secuencia de la información, solo aquello que se visualiza .

La forma más rápida y fácil de filtrar datos en Excel es utilizar la herramienta Autofiltro.
Cuando se activa esta herramienta, Excel coloca los iconos de Autofiltro en la parte derecha
de cada nombre de columna o campo. Utilice estos iconos para seleccionar las condiciones
para los registros que desea visualizar. Inicialmente se muestra toda la información.
El Autofiltro puede encontrar filas en las que una celda equivale a un valor específico o un
conjunto de valores. Otros criterios de selección le dan la flexibilidad para encontrar casi
cualquier cosa que necesite, incluidos los valores que no son iguales, los que son mayores,
los que son menores, los que son mayores o iguales a, menores o iguales a, y los que están
en medio. Ciertos tipos de campos tienen criterios de selección adicionales (que se
analizarán más adelante):

Números

Incluye los 10 primeros, por encima o por debajo de la media.

Datos

Incluye hoy, mañana, ayer, esta/siguiente/última semana, este/siguiente/último mes,

este/siguiente/último trimestre, este/siguiente/

Texto

Incluye comienza/termina con, contiene, no contiene.

Para activar el comando Filtro, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro.

Cuando se activa el comando de filtro, Excel coloca flechas en cada título de la columna que
se puede utilizar para filtrar la información en la hoja de cálculo. Utilice estas flechas para
filtrar la información y mostrar solo los datos que desea ver.

Para borrar un filtro, utilice uno de los siguientes métodos:

• En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar; o

• Para ver los datos filtrados, haga clic en el botón Autofiltro y luego en Borrar filtro.
EJERCICIOS

En este ejercicio, utilizará la función de filtro para limitar la búsqueda y mostrar solo los datos
que le interesa ver en la actualidad.

1. Asegúrese de que el archivo Inventario para Ordenar – Estudiante se encuentra activo en la

pantalla.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro.

Las flechas deben aparecer en la parte derecha de cada título de columna en el informe.

3. Haga clic en el botón Autofiltro de Género.

Observe que Excel le da la opción de ordenar los datos según sea necesario, además de
establecer las condiciones para encontrar un fragmento específico de datos utilizando los
filtros de texto:
En la mitad inferior del menú está una lista de los elementos que aparecen al menos una vez en
el informe. Puede configurar el filtro usando una de estas opciones.

4. Haga clic en Seleccionar todo para desactivar esta opción y luego en Animación.
Finalmente, haga clic en Aceptar.

Ahora únicamente podrá ver los títulos que se listan como Animación. Observe que el botón
del filtro cambia apareciendo como de . Este es un indicador visual de que un filtro se
ha aplicado en la hoja de cálculo.
5. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar.

Ahora podrá ver de nuevo la lista entera del inventario.

6. Haga clic en la flecha de Autofiltro para Tipo de archivo multimedia. Haga clic en Seleccionar
todo para desactivar esta opción. Haga clic en Blu-ray y luego en Aceptar.

7. Haga clic en la flecha de Autofiltro para Género y luego en Seleccionar todo para desactivar
esta opción. Haga clic en Acción y Drama; haga clic en Aceptar.
Observe que tiene dos columnas que se han filtrado.

8. Guarde y cierre la hoja de cálculo.

Trabajar con Diagramas de Flujo

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los datos, en una hoja de cálculo. Un
diagrama de flujo puede ser una manera más descriptiva de representar sus datos, ya que
se puede ilustrar con claridad las tendencias o patrones en los datos.

Usted podrá crear un gráfico, para lo cual deberá seleccionar los datos de la hoja de cálculo,
y luego, utilizar los comandos de la ficha Herramientas de gráficos. Una vez que haya creado
el gráfico, lo puede guardar con el libro de trabajo. Puede crear un gráfico incrustado que se
visualice en la misma hoja de los datos, o puede crear gráficos en hojas individuales.

Cada grupo de datos en un diagrama de flujo es una serie. La línea horizontal del gráfico es
el eje X, y la línea vertical es el eje Y. Puede aplicar etiquetas para ambos ejes. Si la
información contiene varias series de datos, se puede añadir una leyenda para explicar el
significado de cada serie.

Para asegurarse de que se obtenga los mejores resultados al imprimir gráficos en una
impresora a blanco y negro, procure usar tonos de gris, monocromáticos, o las opciones en
blanco/negro para diferenciar los datos en su gráfico.

Para crear un gráfico, seleccione el rango o rangos de celda para el diagrama y, en la ficha
Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en el tipo de gráfico.
Una vez que está creada la tabla, debe reflejar con precisión patrones o tendencias en la
hoja de cálculo y mostrar esa información en un formato de imagen. Recuerde que el gráfico
se crea en base a las celdas que fueron seleccionadas antes de activar la función del gráfico.
Si los datos del gráfico no coinciden con su propio análisis de los mismos, tendrá que revisar
las series utilizadas en el gráfico (tanto los elementos que se graficaron como cualquier
intervalo de tiempo). También puede intentar cambiar el tipo de gráfico por uno que refleje
de mejor manera el tipo de datos que está intentando ilustrar. Por ejemplo, un gráfico de
líneas puede mostrar de mejor modo un aumento significativo en las ventas de productos
que un gráfico de barras; mientras que un gráfico circular puede hacer mejor el trabajo de
contrastar cifras de ventas de un producto durante un período determinado. Un gráfico
circular puede destacar el ingreso total de cada sucursal para el año, ya que compara los
valores en su conjunto. Un gráfico de columnas o barras puede mostrar la misma
información que una comparación o clasificación, en un formato de lado a lado.

Cuando un gráfico está en pantalla, puede seleccionar que se muestre la ficha Herramientas
de gráficos, que consta de tres pestañas con opciones adicionales para modificar o
personalizar el gráfico.
Seleccionar tipos de gráfico
Como se señaló anteriormente, el tipo de gráfico que seleccione dependerá de lo que usted
está tratando de mostrar. Los gráficos de líneas son mejores para las tendencias, los gráficos
de barras son mejores para el volumen, y los gráficos circulares son mejores para mostrar
las partes de un total.

Excel ofrece una variedad de tipos de gráficos y varios subtipos dentro de cada tipo principal:

Columna

Compara valores en el tiempo o categorías en una presentación vertical.

Línea

Compara las tendencias continuas.

Circular

Compara series que componen un todo.

Barra

Compara valores en el tiempo o categorías en una presentación horizontal.

Área

Compara un cambio continuo en volumen.

Dispersión

Determina patrones de datos.

Cotizaciones

Muestra datos como alto-bajo-cerca; requiere al menos tres conjuntos de datos.

Superficie

Muestra las tendencias en los valores con una presentación tridimensional y una superficie
continua. Anillo

Funciones de manera similar a un gráfico circular, pero para más de un conjunto de datos.
Burbuja

Compara tres valores que se muestran como un gráfico de dispersión, pero representados por
burbujas.
Radial

Determina patrones o tendencias con puntos unidos por líneas.

Cilindro

Funciona como gráficos de columnas y barras, pero usando una forma de cilindro.

Cono

Funciona como gráficos de columnas y barras, pero usando una forma de cono.

Pirámide

Funciona como gráficos de columnas y barras, pero usando una forma de pirámide

Puede crear cualquiera de estos gráficos en forma bidimensional o tridimensional. Esta

última puede parecer más interesante a la vista, pero puede resultar más difícil de
interpretar.

Para cambiar el tipo de gráfico, haga clic en el gráfico y utilice uno de los siguientes métodos:

• En Herramientas de gráficos, en la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en

Cambiar tipo de gráfico; o
• haga clic derecho en el área de trazado del gráfico y luego en Cambiar tipo de
gráfico.
Cambiar el diseño de un gráfico
Excel genera un gráfico usando componentes estándar predeterminados. Modifique el
diseño para crear el aspecto exacto que desea. Utilice los comandos de la ficha Herramientas
de gráficos para manipular objetos en el gráfico.

Los siguientes son componentes de diseño comúnmente modificados:

Título del gráfico

Añade un título al gráfico

Nombre de los ejes

Añade títulos a los ejes horizontal y vertical; se puede también personalizar los elementos de
la tabla, como las unidades utilizadas en el eje vertical.
Leyenda

Incluye una leyenda y una posición en relación con el gráfico.

Etiquetas de datos

Incluye etiquetas de datos en el gráfico.

Tablas de datos

Visualiza los datos del gráfico debajo del mismo.

Ejes

Incluye etiquetas en los ejes horizontal y vertical.

Líneas divisoras

Incluye las líneas de las celdas en el gráfico.

Excel ofrece una variedad de diseños predefinidos que se pueden aplicar a su gráfico. También
puede modificar el diseño con sus propios cambios de diseño.

De forma predeterminada, Excel colocará el gráfico en la misma hoja de cálculo de los datos
de origen. Puede mover este cuadro a una hoja destinada solo para el gráfico, de vuelta a la
hoja de cálculo original, o a una hoja de cálculo diferente.

EJERCICIOS

En este ejercicio, creará un gráfico simple y añadirá elementos al gráfico para que sea más eficaz
determinar si existe un patrón de preferencias en los cruceros.

1. Abra el archive Eco Cruceros y guárdelo como Eco Cruceros - Estudiante.

2. Haga clic en el botón Habilitar contenido para desactivar el mensaje.

3. Seleccione las celdas A1 hasta G7. Haga clic en la ficha Insertar; en el grupo Gráficos, haga clic
en Columna y luego en Columna en 2D.
Al igual que en el trabajo con imágenes, hay controladores que se pueden utilizar para
modificar el tamaño del gráfico, los cuales están representados por puntos en lugar de
círculos. Para mover el gráfico, sitúe el cursor en cualquier lugar de un área en blanco del
borde y cuando se vea puede arrastrar el gráfico a una ubicación diferente en la hoja de
cálculo.

4. Coloque el cursor del ratón en un área vacía del borde superior del gráfico y arrástrelo hasta
por debajo de la tabla de datos.

5. Coloque el cursor del ratón en la esquina inferior derecha del gráfico y arrastre para cambiar
su tamaño con el fin de que se ajuste dentro de la fila 27 y la columna J.
Observe cómo al cambiar el tamaño del gráfico, apareció más texto en la parte inferior de la
tabla, o el eje horizontal. Ahora las barras son demasiado delgadas para ver; es posible que
también desee cambiar los datos para que los cruceros aparezcan ahora, en el eje horizontal.

6. En Herramientas de gráfico, en la ficha Diseño, en el grupo Datos, haga clic en Cambiar entre
filas y columnas.
La forma de mostrar los datos en el gráfico dependerá de cuál sea su objetivo; en este caso,
el diseño actual representa los datos de una manera más efectiva, ya que así podemos ver
rápidamente con qué crucero parece que se están haciendo la mayoría de los negocios, así
como podemos ver durante qué período de tiempo. También puede modificar la escala del
eje horizontal, si prefiere la vista anterior. En este ejercicio vamos a mostrar los cruceros en
el eje horizontal.

7. En Herramientas de gráficos, haga clic en la ficha Diseño y, en el grupo Etiquetas, haga

clic en Título del gráfico. Luego haga clic en Encima del gráfico.

8. Digite: Registros de Junio y presione .

Vamos a cambiar el tipo de gráfico para dar al gráfico un mayor impacto.
9. En Herramientas de gráficos, haga clic en la ficha Diseño y, en el grupo Tipo, haga clic en
Cambiar tipo de gráfico.

10. Haga clic en el tipo de gráfico Columnas agrupado debajo del tipo de gráfico actual (segunda
fila, primera imagen). Haga clic en Aceptar.
El tipo de gráfico ha cambiado, pero también se ha inclinado ligeramente como parte del nuevo
diseño del gráfico para mostrar perspectiva.

11. Cambie el tamaño de la tabla aproximadamente 2"(5 cm) más grande, para que pueda ver
cómo esto afecta al gráfico.

12. Guarde y cierre la hoja de cálculo.

Preparar la Impresión
A medida que comienza a trabajar con hojas de cálculo grandes, es posible que los datos se
extiendan más allá de lo que se muestra en la pantalla; por eso Excel le proporciona la opción
de cambiar la forma en la que se muestra la hoja de cálculo. Por ejemplo, si va a realizar
evaluaciones sobre distintos escenarios, es posible que desee visualizar secciones distantes
de una gran hoja de cálculo o de un libro, al mismo tiempo en la pantalla; usted puede
experimentar dificultades para trabajar en una hoja de cálculo grande, porque usted no
podrá ver los encabezados de fila y columna al tratar de ingresar información. Al cambiar la
vista para mostrar los valores con los que desea trabajar en la hoja de cálculo, puede elegir
las opciones que necesita configurar antes de la impresión, por ejemplo, si necesita imprimir
todo el documento en un papel más grande, o seleccionar sólo una rango de celdas
específico para la impresión.
La ficha Vista ofrece una serie de herramientas para facilitar la visualización en pantalla:

Zoom

Cambia el porcentaje de ampliación para ver más cerca o más lejos la hoja de trabajo.

100%

Cambia nuevamente el zoom al 100%, de forma inmediata.

Seleccionar zoom

Elije el zoom en el bloque de celdas seleccionadas en la hoja de cálculo.

También puede utilizar las opciones de zoom de la parte inferior derecha de la barra de estado
para ajustar la vista.

Nueva ventana

Abre una nueva ventana que contiene una copia de la hoja de cálculo.

Organizar todo

Organiza todas las ventanas en la pantalla, en una de varios diseños: en baldosas, horizontal,
vertical o en cascada.

Bloquear paneles

Bloquea en el lugar, las filas arriba y las columnas a la izquierda de una celda seleccionada,
mientras usted se desplaza en la hoja de trabajo. Esta opción es útil para mantener los
encabezados visibles cuando se está trabajando con celdas situadas lejos de los
encabezados.

Dividir

Divide la hoja de cálculo en dos o cuatro paneles.

Ocultar

Oculta la ventana activa, lo que es útil cuando se trabaja con múltiples ventanas y se desea que
Excel muestre ventanas específicas.

Mostrar

Muestra un cuadro de diálogo con una lista de ventanas que actualmente están ocultas de
manera que usted pueda seleccionar ventanas individuales y volver a mostrarlas.

Ver en paralelo

Coloca dos libros de trabajo abiertos, uno al lado del otro, en la ventana de la aplicación
Excel. Usted puede colocar libros de trabajo en paralelo, con una orientación vertical u
horizontal.

Desplazamiento sincronizado

Permite desplazarse a través de las hojas de trabajo en cada panel, de forma simultánea.

Restablecer posición de la ventana

Reestablece las hojas de trabajo visualizadas, a un tamaño equivalente.

Ahorrar espacio de trabajo

Guarda el formato actual de las ventanas (llamado espacio de trabajo) de modo que se puede
utilizar más tarde.

Cambiar ventanas

Presentar una lista de los libros abiertos. Excel numera los libros de trabajo, simplemente haga
clic en el que usted desea ver.

A pesar de que se pueden tener abiertos varios libros de trabajo al mismo tiempo, solo uno
puede estar activo en un momento dado. Es decir, se puede trabajar en un solo libro a la
vez, y si es necesario actualizar dos de ellos al mismo tiempo, debe alternar entre libros para
llevar a cabo las tareas necesarias.

Para aumentar el tamaño del área de visualización, también puede minimizar temporalmente
la Cinta de opciones.
Personalizar la impresión
Mientras se prepara para imprimir una hoja de cálculo, Excel establecerá los saltos de página
para su impresión. Excel inserta saltos de página automáticos para determinar cuándo está
fuera del área de impresión para el alto y el ancho del informe. Para una vista previa de
dónde se encuentran estos espacios, haga clic en Archivo y luego en Imprimir.

Una vista previa del archivo aparece, la que le da un rápido vistazo de cómo se imprimirá el
documento. Puede ajustar los saltos de página utilizando la opción Saltos en la ficha Diseño
de página. La posición de la celda activa antes de seleccionar los saltos, controla dónde se
produce el salto de página.

Para eliminar un salto de página, seleccione la misma celda y, en la ficha Diseño de página,
en el grupo Configurar página, haga clic en Saltos y luego Quitar salto de página. Si desea
eliminar todos los saltos de página en la hoja de cálculo al mismo tiempo, utilice Restablecer
todos los saltos de página.

Excel ignora los saltos de página si utiliza Ajustar en la ficha Página del comando Configurar
página, en la vista previa de la pantalla o impresión.

Ver salto de página es una vista especial de la hoja de trabajo, en la que los números de
página se resaltan en la pantalla. Puede arrastrar los saltos de página a una nueva posición
y Excel hará los ajustes necesarios. Para utilizar saltos de página, en la ficha Vista, en el grupo
Vistas de libro, haga clic en Ver salto de página. Alternativamente, haga clic en (Ver salto
de página) de los botones de vista en el lado derecho de la barra de estado.

También puede cambiar los ajustes de la página utilizando diferentes opciones de configuración.
Para mostrar estas opciones, utilice uno de los siguientes métodos:

• En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en la opción a

cambiar; o

• En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en el iniciador

del cuadro de diálogo Configurar página para mostrar el cuadro de diálogo
Configuración de página, en el que se despliegan más opciones.
Configurar página

Las opciones de la ficha Página del cuadro de diálogo Configuración de página le permiten
cambiar las características de las páginas para su impresión.

Orientación

Las opciones de orientación de página son: vertical y horizontal. También se puede seleccionar
este comando en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página.

Escala

Esta opción permite ampliar o reducir el tamaño de la hoja de trabajo de manera

proporcional, o utilizar la función de escala automática para ajustar la hoja de cálculo a un
número determinado de páginas. También puede seleccionar este comando en el grupo
Ajustar área de impresión de la ficha Diseño de página.

Tamaño del papel

Esta opción permite especificar el tamaño del papel. Las opciones están limitadas por las
capacidades de su impresora; también debe recordar cargar el papel adecuado y seleccionar
correctamente la bandeja desde la que desea imprimir. También puede seleccionar este
comando en el grupo Configurar página en la ficha Diseño de página

Calidad de impresión

Esta opción determina la densidad de los caracteres de impresión. En general, cuanto mayor sea
la calidad de la impresión, más lentamente su impresora generará el documento.

Primer número de página

Puede utilizar esta opción para especificar el número de página inicial en la hoja de cálculo
impresa. Esto puede ser útil si se está insertando los documentos de Excel en otro
documento impreso y desea mantener la secuencia de numeración de páginas. Tenga en
cuenta que esto solo funciona en forma efectiva si se incluye un número de página en el
encabezado o pie de página.

Ficha Márgenes

Use la ficha Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página para establecer los márgenes
y colocar la impresión de la página que desee.
Márgenes

Las opciones Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho, establecen la cantidad de espacio en

blanco (en centímetros) de los bordes de la página, alrededor del área impresa de la hoja de
trabajo. El ajuste Encabezado establece la distancia entre el encabezado y el borde superior
de la página, mientras que ajuste Pie de página establece la distancia entre el pie de página
y el borde inferior de la página.

Centrado

Centra la hoja de trabajo en la página horizontalmente, verticalmente, o ambas a la vez.

Como alternativa, utilice uno de los siguientes métodos para cambiar los márgenes:

• En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Márgenes, o

• haga clic en la pestaña Archivo y luego en Imprimir. Haga clic en Mostrar Márgenes y
arrastre la línea del margen que desea ajustar.
Encabezado/Pie de página

Encabezado es el texto que está impreso en la parte superior de cada página de la hoja de
trabajo. Pie de página es el texto que está impreso en la parte inferior de cada página. No
hay texto específico predeterminado para el encabezado o pie de página
Excel proporciona varias opciones estándar de encabezados o pies de página, y usted puede
crear sus propias opciones.

Cuando accede a Personalizar encabezado o Personalizar pie de página, verá lo siguiente:

Cada encabezado o pie de página consta de tres secciones: izquierda, centro y derecha, que
representan las partes del encabezado o pie de página. Utilice los botones para insertar las
variables más utilizadas en el encabezado o pie de página.
Ficha: Hoja
La última de las fichas del cuadro de diálogo Configurar página es la ficha Hoja. Le permite
especificar cómo se imprimirá la hoja de trabajo.
Área de impresión

Selecciona el segmento de la hoja de cálculo que se desea imprimir, lo que es útil cuando se
desea imprimir solo partes de la hoja. Si se deja en blanco, una sección rectangular de la
hoja de trabajo que contiene todos los datos y el formato de celdas se imprimirá.

Imprimir títulos

Repite los títulos de columna o de fila en cada página impresa, lo que es útil cuando se tiene
varias filas y columnas de datos que abarcan más de una página. También puede seleccionar
este comando en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página.

Imprimir

Elije imprimir elementos específicos de la hoja de cálculo en el informe, tales como los
encabezados de las filas y columnas o las líneas divisorias. También puede seleccionar estos
comandos en el grupo Opciones de la hoja de la ficha Diseño de página.

Orden de las páginas

Cambia el orden en el cual están numeradas e impresas las páginas.

Si abre el cuadro de diálogo Configuración de página desde la pantalla de Vista preliminar

de la impresión, no podrá efectuar cambios en el Área de impresión ni en la sección Imprimir
títulos de la ficha Hoja.

Imprimir la hoja de cálculo

Para imprimir una hoja de cálculo, haga clic en la pestaña Archivo y luego en Imprimir.

Excel muestra las opciones de impresión y una vista previa de la hoja de cálculo con las opciones
de impresión aplicadas.
El número total de páginas en la impresión se despliega en la parte inferior izquierda de la
vista previa. Si el número de páginas excede o es menor a lo esperado, puede necesitar
realizar una revisión y/o cambiar la configuración de la página, antes de imprimir.

Un gráfico en la hoja de cálculo, se muestra en la vista preliminar o se imprime, dependiendo

de donde está colocado. Se puede mover el gráfico a una nueva hoja de cálculo, o insertar
un salto de página entre los datos y el gráfico. Si está utilizando una impresora
monocromática, el gráfico se imprimirá en distintos tonos de gris, y se imprimirá en color
únicamente si usted tiene una impresora de color.

Después de pre-visualizar la hoja de trabajo en la pantalla y asegurarse de que está lista para
imprimirse, puede seleccionar la opción Imprimir

De forma predeterminada, Excel imprime solo la hoja actualmente activa en el libro.

También se puede especificar la impresión de todas las hojas del libro, de un grupo
seleccionado de hojas de cálculo, o solo de un rango seleccionado de celdas.
EJERCICIOS

En este ejercicio abrirá una vista preliminar de una hoja de trabajo y aplicará las acciones
adecuadas para producir los mejores resultados al imprimir.

1. Abra el archivo Precios de Acciones y guárdelo como Precios de Acciones - Estudiante.

El archivo tiene los datos de las dos primeras columnas, pero el resto del archivo es un gráfico
que muestra la tendencia de la mercadería.

2. Para determinar cómo se imprimirá la hoja de cálculo, haga clic en Archivo y luego en
Imprimir.

Debido a que la tabla se corta en el lado derecho, es necesario cambiar la ubicación de los
saltos de página y modificar algunas de las opciones del diseño de página. Las
personalizaciones estarán determinadas por lo que se quiera destacar en el informe. En este
caso, queremos que la tabla se imprima en una sola página.

3. Haga clic en la ficha Diseño de página para salir de la opción de vista preliminar y haga clic
en la celda D1. En el grupo Configurar página, haga clic en Saltos y luego en Insertar salto de
página.
Ahora deberá aparecerle una línea vertical discontinua entre las columnas C y D para mostrar
que ahí es donde Excel se detendrá cuando se imprima la página 1.

4. En la esquina inferior derecha de la barra de estado, haga clic en el botón Ver salto de
página.

5. Haga clic en Aceptar.

La vista preliminar muestra que habrá un salto de página entre las columnas C y D, y también
en las columnas L y M. Como usted no desea que el gráfico se imprima en dos páginas, tendrá
que personalizar la configuración de la página.

6. En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Orientación y luego
en Horizontal.

7. En la Barra de estado, haga clic en los botones y hasta que quede conforme con el
tamaño de la visualización.
Usted debe notar que a pesar de que ha cambiado la orientación del informe, el gráfico es
muy grande para caber en una sola página. Usted puede reducir el tamaño del gráfico o
cambiar la escala del informe a imprimir.

8. Haga clic en Archivo y luego en Imprimir.

9. En la lista de Opciones de impresión, ubique el cuadro Sin escalado y luego haga clic en
Personalizar opciones de escala.

Aparece la ficha Página del cuadro de diálogo Configuración de página.

10. Haga clic en el botón de incremento para Ajustar a hasta que lea 75%. Haga clic en Aceptar.

11. En la parte inferior izquierda de la vista preliminar en la pantalla, haga clic en ( para ir a la
página 2.

Ahora intente cambiar los márgenes para ver si esto le permitirá aumentar la escala del gráfico.

12. Haga clic en la opción Márgenes y cámbiela a Estrecho.

13. Haga clic en la opción Escala personalizada y luego en Personalizar opciones de escala.
Cambie la escala a 85 y haga clic en Aceptar para ver el efecto que puede haber sobre la vista
previa del gráfico.

A pesar de que se aumentó el tamaño del gráfico en un 10% (y de hecho, es posible que
pueda hacerlo un poco más grande) el tamaño de margen más pequeño permitirá que la
tabla quepa en una página. Este es un ejemplo de cómo usted puede ajustar las opciones
para mejorar o cambiar elementos en el informe.

14. Intente cambiar la escala ligeramente para ver cómo se muestra en la vista preliminar.
15. Si es posible, intente imprimir el informe para ver cómo se muestra en una copia impresa.

Ahora vamos a añadir un pie de página al informe, para saber dónde encontrar el archivo, así
como para mostrar numeración de páginas.

16. Haga clic en Archivo para volver a la hoja de cálculo.

17. Haga clic en la ficha Diseño de página y, en el grupo Configurar página, haga clic en el
iniciador del cuadro de diálogo.

18. Haga clic en la ficha Encabezado y pie de página y luego en el botón Personalizar pie de
página.

19. En el cuadro de la izquierda, haga clic en el botón para insertar el archivo y la ruta de la
ubicación. Haga clic en el cuadro central y escriba su nombre. Seleccione su nombre y luego
haga clic en el botón .

20. Cambie el tamaño a 9 y luego elija un color. Haga clic en Aceptar.

21. Haga clic en el cuadro de la derecha y luego en el botón para insertar el número de
página. Haga clic en Aceptar dos veces.

22. Obtenga una vista preliminar del informe para ver si es necesario ajustar el tamaño de fuente
para el texto del pie de página. Si es así, realice el cambio correspondiente.

23. Si es posible, imprima el informe una vez más para incluir el pie de página en la impresión.

24. Haga clic en cualquier ficha de la cinta para volver a la hoja de cálculo. Guarde y cierre el
archivo.
Resumen de la lección
En esta lección adquirió las habilidades básicas para trabajar con una aplicación de hoja de
cálculo. Aprendió a introducir y darle formato a texto y fórmulas, a navegar y gestionar hojas
de cálculo, a filtrar y ordenar datos, a crear y modificar gráficos y opciones de impresión
establecidas. Ahora usted deberá estar familiarizado con:

• Añadir o cambiar números y etiquetas

• Ingresar formulas simples

• Gestionar hojas de cálculo

• Dar formato a información

• Ordenar y filtrar datos

• Crear y manipular gráficos

• Personalizar la configuración de la página

• Preguntas de repaso