SESIN

Introduccin a Microsoft Office Excel 2010 y uso de Formatos de Celdas.

CAPACIDADES EN ESTA SESIN

El participante al final de esta sesin: Conoce el entorno y los fundamentos bsicos del manejo de la hoja de clculo. Ingresa correctamente y diferencia los tipos de datos. Aplica los formatos de celda respectivos.

TEMAS A DESARROLLAR EN ESTA SESIN

Definicin de Microsoft office Excel 2010. Iniciando una sesin en Microsoft office Excel 2010. Entorno y elementos de la ventana principal. Ingreso de datos. Opciones para guardar el libro. Seleccin de celdas y rangos de celdas. Edicin y control de la hoja de clculo. Formatos de Celdas. Formatos Personalizados. Comentarios en la hoja de clculo. Eliminar formatos. Autoevaluacin.

http://www.ucv.edu.pe/cis/ cisvirtual@ucv.edu.pe

Estimado alumno: En esta oportunidad aprenderemos a conocer el entorno y los fundamentos de manejo de la hoja de clculo, a ingresar correctamente los diferentes tipos de datos, as como a aplicar los diversos formatos de celdas, que nos permitan mejorar la presentacin de los datos y resultados obtenidos al imprimir la informacin.

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Importante: Los detalles de los temas tratados en esta sesin se encuentran en la carpeta lecturas. Asimismo los archivos a usar en toda esta sesin debes descargarlos desde el campus virtual hacia la Unidad D: de tu PC.

DEFINICIN DE MICROSOFT EXCEL

Excel es un programa para analizar, compartir y administrar informacin para la toma de decisiones, el cual consiste en una hoja de clculo, utilizada para realizar frmulas matemticas y clculos aritmticos, o bases de datos. Es un componente de la Suite Office que genera archivos llamados Libros compuestos por objetos de clculo llamados Hojas.

INICIANDO UNA SESIN EN MICROSOFT EXCEL 2010

Recuerda que para poder iniciar el programa debes seguir los siguientes pasos: a) Clic en Iniciar. b) Seleccionar Programas. c) Elegir Microsoft Office. d) Finalmente clic en Microsoft Excel 2010.

ENTORNO DE TRABAJO DE MICROSOFT EXCEL

El programa despus de haberse ejecutado, muestra en pantalla los siguientes elementos los cuales se mencionan a continuacin:

Barra de acceso rpido. Cinta de opciones. Barra de frmulas. Celda activa. Hojas. Barra de estado.
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Barra acceso rpido

Cinta de opciones

Barra de frmulas Celda activa

Barra de Estado Hojas

Considerando la figura anterior es importante que conozcamos brevemente la utilidad de los elementos descritos. 1. Barra de Acceso Rpido: Contiene las operaciones bsicas que se pueden realizar en el programa.
Nuevo (Ctrl + U) Guardar (Ctrl + G)

Abrir (Ctrl + A)

Vista Previa de Impresin

Impresin rpida

2. Cinta de Opciones La Cinta de Opciones, est organizado en Fichas, las cuales contiene a Grupos y estos a los diferentes comandos o herramientas a usar en cualquier aplicacin.
Algunas fichas slo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen slo se muestra cuando se selecciona una imagen.

Ficha Inicio Comando

Grupo

A continuacin definimos cada componente:

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Ficha: Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas bsicas que se hacen en Excel. Grupo: Cada ficha tiene grupos que contienen comandos a usar. Comando: Son las rdenes que puede usar el programa para ejecutar una accin. 3. Barra de Frmulas La barra de frmulas es el espacio en el que aparecen las expresiones que introducimos en cada una de las celdas de Excel. Facilita la creacin y modificacin de frmulas, al tiempo que proporciona informacin acerca de las funciones y sus argumentos.
Cuadro de nombres Cancelar Insertar Funcin

Introducir

Barra de Frmulas

4. Libro de Excel Libro: Es el archivo del programa, por defecto se abre como Libro1. Etiquetas de hojas: Cada libro nuevo tiene tres hojas por defecto (Hoja1, Hoja2 y Hoja3). Para ver una hoja de clculo, tiene que hacer clic en la etiqueta correspondiente. La siguiente figura nos ilustra grficamente lo mencionado:
Nombre del libro

Hojas del libro

Al iniciar Excel el primer libro de trabajo que se visualiza se denomina Libro1. Si abrimos un nuevo libro durante la misma sesin, Excel lo llama Libro2. Podemos tener varios libros abiertos a su vez y guardarlos posteriormente con un nombre diferente.

5. La hoja de clculo La hoja de clculo se divide en una trama de columnas y filas. Columnas: Se asigna una letra, mostrada en la cabecera de la columna. El rango de letras va desde A hasta XFD siendo un total de 16,384. Filas: Se asigna un nmero, mostrado en el encabezado de cada fila. El rango est comprendido desde 1 hasta 1048,576.

Pgina |-4-

Celdas: Es la interseccin de filas y columnas, es el espacio donde se insertan los datos.

Celda Filas

Columnas

6. Celda activa Es la nica que se puede desplazar por toda la hoja de clculo. Para ello haga un clic con el mouse o use las teclas de desplazamiento del teclado. Al hacerlo la celda se convierte en la celda activa y estaremos listos para ingresar el dato. Esta celda tiene elementos que es necesario reconocer, por que lo usaremos posteriormente.
Si ubicamos el puntero en el Borde podemos: Mover: Arrastrar el borde hacia otra posicin. Copiar: Pulsar Ctrl + y arrastrar a otra posicin. Si ubicamos el puntero en el rea podemos: Seleccionar: Arrastra sobre las reas deseadas. Si ubicamos el puntero en Relleno podemos: Rellenar y/o Copiar: dependiendo del valor contenido en la celda.

NOTA: Ahora que ya sabemos cmo iniciar el programa y reconocer su entorno de trabajo, debemos ingresar datos a las celdas de la hoja de clculo y as crear nuestra aplicacin.

INGRESO DE DATOS EN LA HOJA DE CLCULO

En una hoja de clculo se puede ingresar datos tipo: Textos, Nmeros (enteros, decimales, positivos, negativos, fraccin, porcentajes), fechas y frmulas. Este proceso lo explicaremos con el siguiente ejemplo: 1. Haga clic en la celda donde se ingresar el dato. Para nuestro caso A2 2. Escriba el dato (Alumnos Matriculados en Computacin) y pulse la tecla enter para ingresarlo a la celda. Debe haber quedado as:
Si deseas corregir errores podemos realizarlo desde la barra de frmulas o doble clic sobre la celda.

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3. En forma muy similar y usando las celdas respectivas ingresa los datos descritos a continuacin, y obtendremos el siguiente cuadro:

Le recomiendo que el ingreso de datos numricos enteros y/o decimales debe hacerse con el teclado numrico.

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Importante: FELICITACIONES! Ahora que ya ingresaste los datos a las celdas, debemos grabar nuestro ejemplo y aplicarle luego los formatos de celda para cambiar su apariencia; No es muy conveniente presentarlo as.

GUARDAR UN LIBRO
Ingresado los datos a la hoja de clculo, deber guardar el libro; ya que de lo contrario corremos el riesgo de perder la informacin creada hasta el momento. Para ello siga el siguiente proceso: 1. En la barra de acceso rpido (recuerdas lo vimos lneas arriba), haga un clic en el botn Guardar.

2. Tambien podemos acceder desde Archivo y luego Guardar, a continuacin nos muestra la siguiente ventana.

Ubicacin del archivo

Nombre del archivo

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3. A continuacion ingresas el nombre (Ejercicio1) y luego indicas donde deseas guardar el archivo (Disco Local D:) 4. Finalmente clic en el boton Guardar. NOTA: Toda modificacin realizada al archivo recientemente grabado, debe ser actualizada. Para ello deber volver hacer un clic en el mismo botn Guardar de la barra de acceso rpido. Esta orden ya no volver a mostrar la ventana de Guardar, puesto que el archivo ya tiene nombre.
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SELECCIN DE CELDAS EN UNA HOJA DE CLCULO

Antes de aplicar los formatos a las celdas debemos aprender a seleccionar las celdas que recibirn dichos formatos. Para ello tenemos diferentes casos: 1. Seleccionar una celda: Con el Mouse: Un clic en la celda deseada. Observa el ejemplo cuando se seleciona la celda A2. 2. Seleccionar Celdas Adyacentes: Con el Mouse: Arrastrar entre las reas de las celdas deseadas. Observa el siguiente ejemplo cuando seleccionamos desde la celda A4 hasta la celda F5.

3. Seleccionar Celdas Dispersas: Con el Mouse : Seleccionar el rango inicial (A6:A11) y manteniendo presionado la tecla CTRL, seleccione el siguiente rango (C6:C11 y luego E6:E11). Observa el ejemplo:

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!
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Importante: MUY BIEN!: Ahora que ya sabemos seleccionar celdas, podemos aplicar formatos a las celdas.

DESPLAZARSE DENTRO DE UNA HOJA DE CLCULO

Para que puedas desplazarte dentro de la hoja de clculo, podemos realizar algunas de estas formas que se mencionan a continuacin: a) Utilizando las barras de desplazamiento y el clic del mouse.

Nos desplazamos con las barras de desplazamiento dentro de la hoja, y hacemos clic en la celda P13.

b) Utilizando el cuadro de nombres.

Utilizando el cuadro de nombres digitamos la referencia de celda A2 y luego pulsamos enter.

c) Utilizando el teclado.

o Teclas de direccin: las utilizamos para moverse entre celdas, dentro de la hoja de clculo.

o Teclas de paginacin: las podemos utilizar para avanzar pantalla por pantalla.

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TIPOS DE DATOS
a) Texto: Cadena de caracteres (Palabras, ttulos, nombres,...). a continuacin se mencionan algunos ejemplos.

b) Valores: Dentro de este grupo podemos mencionar a los siguientes: Nmeros: dentro de los nmeros mencionamos a los siguientes tipos enteros, decimales, moneda, cientfica, fraccin, porcentaje. Fechas: dentro de este grupo mencionamos a la Fecha y hora. Como se muestra a continuacin en el ejemplo.

c) Frmulas:

Son expresiones que devuelven un resultado. Las frmulas se pueden aplicar sobre datos de cualquiera de los 3 tipos.

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EDICIN Y CONTROL DE HOJAS DE CLCULO

a) Cambiar el nombre de una hoja de clculo. o Haga clic con el botn secundario del mouse en la Hoja1. o Luego, haga clic en Cambiar nombre. Como se muestra a continuacin.

Escribe el nuevo nombre por ejemplo: Ejercicio y, a continuacin, presione ENTRAR. Observa el ejemplo.

b) Agregar color a las fichas de la hoja de clculo o Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha Ejercicio. o Luego elija Color de etiqueta y seleccione el color que desee. o Ahora la ficha tendr una banda del color seleccionado. Haga clic en la ficha Hoja2. Observe que la ficha Ejercicio estar ahora totalmente coloreada.

c) Insertar una hoja de clculo Para que puedas insertar una hoja de clculo lo puedes realizar de dos formas:

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En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opcin Insertar y, luego, en Insertar hoja. Podrs observar que se inserta una nueva hoja de clculo.

La otra opcin que tienes para insertar la hoja de clculo es desde las fichas.
Clic para insertar hoja

d) Eliminar una hoja de clculo Haga clic derecho en la ficha Hoja1 situada en la parte inferior de la hoja de clculo, luego hacer clic en Eliminar. Se eliminar la Hoja1.

Con el clic derecho sobre la etiqueta nos permite insertar, eliminar y cambiar nombre a la hoja de clculo.

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FORMATO DE CELDAS
Entendemos por formato de celdas como El conjunto de caractersticas que afectan la apariencia de la celda y su contenido.
Como vimos anteriormente, al ingresar datos a las celdas, generalmente deben cambiar su apariencia antes de imprimir toda la informacin, es por ello que usaremos los formatos de celdas para ese objetivo.

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Para aplicar un formato de celda debemos recordar los siguientes pasos: 1. Selecciona el rango de celdas. 2. En la cinta de opciones elija la ficha de Inicio y el grupo adecuado: Fuente, Alineacin, Nmero. Como se muestra a continuacin:

Para aplicar los formatos de celdas seguiremos trabajando con nuestro ejercicio anterior.

A. Aplicando Formatos de Fuente: (Grupo Fuente) Para el Titulo. o Seleccione el rango de celdas para nuestro ejemplo (A2) o Luego nos dirigimos al (Grupo Fuente) y seleccionamos las siguientes opciones: como tipo de fuente, tamao, subrayado y color. o El resultado se muestra a continuacin.

B. Aplicando Formatos de Bordes y Relleno: (Grupo Fuente) Para el encabezado del cuadro. o Seleccione el rango de celdas (A4:F5) o Luego en el Grupo Fuente seleccionamos bordes, color de relleno, negrita, y del grupo alineacin seleccionamos centrar. o El resultado se muestra a continuacin.

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C. Aplicando Combinar y Centrar (Grupo Alineacin) Para el encabezado del cuadro. o Seleccione el rango de celdas (A4:A5) o Luego en el grupo alineacin seleccionamos combinar y centrar. o A continuacin en las alineaciones seleccionar alinear al medio. o El resultado se muestra a continuacin. o o o Seleccione el rango de celdas (D4:F4) Luego en el grupo alineacin seleccionamos combinar y centrar. El resultado se muestra a continuacin.

Completa los formatos para los dems datos del cuadro consiguiendo lo siguiente:

D. Aplicando Formatos: Moneda: (Grupo Nmero) Para el caso de la columna Costo. o Selecciona el rango de celdas (C6:C11). o En el grupo nmero, selecciona formato de numero contabilidad y a continuacin escoge S/. Espaol (Per). o El resultado se muestra a continuacin.

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Aplicando Formatos Personalizado: (Grupo Nmero) Ahora aplica un formato personalizado que muestre el cero a la izquierda. o Selecciona el rango de celdas a formatear (A6:A11). o Elija la ficha de Inicio y en el grupo de Nmero, acceda al cuadro de dilogo para personalizar el formato.

En la ventana de Formato de celdas: o Selecciona la ficha de Nmero, la Categora: Personalizada. o En la zona de la derecha seleccionamos 0. o Escriba en Tipo: 000 (Para establecer el formato solicitado). o Haga clic en el botn Aceptar, para aplicar los formatos seleccionados. El resultado final del ejercicio se muestra a continuacin:

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FORMATOS PERSONALIZADOS
a) Formatos fecha y hora: Para escribir una fecha debes utilizar una barra diagonal o un guin para separarlos por ejemplo: 16/07/2010 o 16-julio-2010. Excel reconocer esto como una fecha. Si necesitas escribir una hora, escribe los nmeros, luego un espacio y "a" o "p": por ejemplo, 9:00 p, Excel lo reconoce como una hora y la escribe como 9: 00 p.m.

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Descripcin del Formato para las fechas SMBOLO d dd ddd dddd m mm mmm aa Ejemplos: SIGNIFICADO Da en uno o dos dgitos (1 21) Da en dos dgitos (01 21) Da de la semana con tres letras (lun - mar - mie - jue - vie - sab - dom) Da de la semana completo (lunes-martes-mircoles-jueves-viernes) Mes en uno o dos dgitos (2 12) Mes en dos dgitos (02 12) Mes con tres letras (ene-feb-mar-abr-may-jun-jul-ago-sep-oct-nov-dic) Ao con dos dgitos (08-09-10)

b) Formatos numricos: Excel alinea los nmeros al lado derecho de las celdas. Ejemplos:

Descripcin de Formatos personalizados para nmeros

SMBOLO 0 # ? SIGNIFICADO Marcador de dgito. Redondea el nmero hasta el nmero de dgitos indicado o rellena con ceros las posiciones que falten Marcador de dgito. Redondea el nmero indicado pero no rellena con ceros las posiciones que falten Marcador de dgito. Se usa como el cero pero permite que las comas decimales se

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alineen , (coma) . (punto) % Ee "Texto" \ _ (subrayado) * @ 12 Separador decimal Separador de miles Porcentaje. Se multiplica el nmero por cien y se aade el smbolo % Notacin cientfica para expresar el nmero en potencias de 10. Por ejemplo, el 3 nmero 4,3E+03 significa 4,3 x 10 , es decir, 4.300 Introduce una cadena de caracteres Introduce un carcter. No se necesita para + - / ( ) : Se salta el ancho de un carcter. Permite alinear perfectamente nmeros positivos y negativos formateados de distinta forma Repite el carcter siguiente hasta llenar a la columna Marcador de texto

COMENTARIOS EN LA HOJA DE CLCULO:

Una manera de incluir su documentacin en su hoja de trabajo, es mediante el uso de comentarios. Excel le permite insertar un comentario dentro de cualquier celda, para que acte como una nota escondida similar a un mensaje adherido. Por defecto, la celda que contiene un comentario muestra un pequeo tringulo rojo, en la parte superior derecha de la celda.

Para observar el contenido del comentario debe mover el ratn por encima de la celda para este caso B2. Cuando se mueve el ratn fuera de la celda, el comentario desaparece nuevamente. La secuencia de pasos para que puedas insertar comentarios es de dos formas: a) Mediante la Cinta de Opciones: o o o Selecciona la celda donde deseas insertar el comentario. Luego clic en la ficha Revisar de la cinta de opciones. En el grupo Comentario, selecciona la opcin Nuevo Comentario. Como se observa a continuacin.

Dentro de este grupo tenemos opciones como para modificar, eliminar, mostrar los comentarios de la hoja de clculo.

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b) Mediante el Mouse:
o o o Selecciona la celda donde deseas insertar el comentario. Clic derecho sobre la celda y seleccione Insertar Comentario. De igual forma para mostrar, modificar o eliminar el comentario lo puede realizar con el clic derecho.

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ELIMINAR UN FORMATO DE CELDA:

Despus de aplicar los formatos a las celdas, estos los podemos eliminar. Por ejemplo borraremos el formato de la celda A2. A continuacin se mencionan los siguientes pasos: 1. Seleccionemos la(s) celda(s) con el formato a borrar: A2 2. En la ficha de Inicio, selecciona el botn Borrar del grupo Modificar y elija Borrar formatos. 3. A continuacin se observa cmo se borran los formatos y permite ver el dato como se ingres al inicio.

IMPORTANTE: Hemos culminado la Sesin 01 y como se puede dar cuenta el acceso, manejo de las herramientas bsicas y uso de formatos de celdas, es muy sencillo. Sin embargo debemos reforzar nuestro aprendizaje desarrollando las prcticas de reforzamiento (que se encuentran en la carpeta Propuestos) y tambin los ejercicios del mdulo bsico (carpeta Recursos) para lo cual puedes ayudarte de las lecturas modulares (que se encuentran en la carpeta Lecturas); como viendo el video del Formato de celdas. Nos encontraremos nuevamente en la Sesin 02. Cudate! DOCENTE DEL CURSO

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AUTOEVALUCIN:
Ahora demuestra lo aprendido respondiendo V (Verdadero) o F (Falso). a) Un libro es el archivo del Excel. b) La barra de acceso rpido puede personalizarse. c) El grupo Portapapeles puede aplicar formatos de celda. Es un comando del grupo Fuente: a) b) c) d) Combinar y Centrar Orientacin Aumentar y Disminuir decimales Color de relleno ( ) ( ) ( )

Es un formato personalizado: a) Mostrar el nmero 5, como:05 b) Alineacin Izquierda un dato cualquiera c) Mostar el nmero 10, como 10%

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