El pequeño y mediano estudio profesional. Organización. Estructura.

Recursos
humanos, físicos, informativos, informáticos

ÍNDICE
1. Introducción
2. Organización
3. Estructura
4. Recursos a utilizar
a. Humanos
b. Físicos
c. Informativos
d. Informáticos
5. Bibliografía
INTRODUCCIÓN

En un contexto dinámico y cambiante, se necesitan estudios contables capaces de adaptarse a las

necesidades específicas de cada cliente y mercado, siendo flexibles y contando con profesionales
altamente capacitados y en constante actualización para lograr esa ventaja que los distinga en el
servicio a ofrecer a sus clientes.

Estos últimos buscan que sus problemas sean resueltos en el menor tiempo posible, evitando
complicaciones, motivo por el cual la estrategia es foco del trabajo, dado que muchas veces
necesitan prevenir o mejorar situaciones en tiempos acotados. Hoy se corre detrás de presiones
tributarias, presentaciones de DDJJ, pago de obligaciones,etc, transformándose éstas en nuevas
exigencias que desvían las tareas habituales de los profesionales.

Sin embargo, es imposible ignorar el impacto que han tenido el avance y los desarrollos
constantes de la tecnología, en la industria de la contabilidad y el papel cambiante que en
consecuencia, resulta del contador. Éste recupera sus rasgos analiticos aportando valor agregado
a la empresa y creatividad en las soluciones a problemas presentados, para dejar de lado ese
profesional que ejecuta tareas repetitivas en la oficina de su cliente.

Las exigencias de estos tiempos, donde muchas tareas están automatizadas, la información está
digitalizada, las comunicaciones en línea y los cruces de datos se realizan directamente por medio
de organismos fiscales, hacen que resulte imperiosa la necesidad de contar con procedimientos
que garanticen la prolijidad, confiabilidad y oportunidad de la información contable, así como
también con controles que permitan detectar fallas y errores a tiempo en pos de evitar intimaciones
o inspecciones.

El servicio a brindar debe ser de alta calidad. El contador debe enfocarse además, en el manejo de
herramientas informáticas que aporten y faciliten su trabajo, como así también optar por un
software contable que brinde mayor productividad y garantice información de elevada calidad,
requisito indispensable para la toma de decisiones de clientes. La complejización de las
actividades y las tendencias de los mercados, inciden también en la formación y el servicio a
ofrecer, haciendo que sea necesario cubrir un amplio espectro de especialidades, incursionando
en nuevas áreas según requerimientos de los clientes.

ORGANIZACIÓN:
Previo planteo de la idea de negocios que se pretende alcanzar, resulta necesario focalizar en
ciertos puntos. La planificación sienta las bases de movimientos seguros, si bien no garantizan el
éxito, disminuyen los riesgos, por ende serán fundamentales a la hora de planificar un trabajo.

Al hablar de clientes a captar debemos tener en claro las opciones y particularidades que cada una
de ellas conllevo. Podemos enfocarnos en personas físicas, personas jurídicas o ambas.

En cuanto a las personas físicas, implicaría brindar servicios a aquellos inscriptos en el régimen
simplificado (monotributistas) como a aquellos inscriptos en el régimen general. Es importante
conocer los alcances de cada uno para un correcto asesoramiento y gestión.

Relativo a las personas jurídicas, el foco podría hacerse en pequeñas y medianas empresas,
resultando fundamental conocer los beneficios a los que estas últimas pueden obtener de parte del
Estado como parte de planes de motivación y promoción.

Otro punto importante es la elección de aquellos servicios que serán ofrecidos por los
profesionales del estudio contable, ya sea mediante el asesoramiento o la ejecución de tareas
tales como:

● IMPOSITIVOS - Liquidaciones mensuales y anuales. Altas y Bajas.

● ASESORÍA TÉCNICA Atención de Inspecciones. Asesoría Laboral e Impositiva.
● CONTABLES Confección de Balances y realización de Auditorías.
● ÁREAS ESPECIALIZADAS Atención de Sociedades. Atención de Monotributistas y
Autónomos
● OUTSOURCING: tercerización de los servicios de contabilidad, garantizando un completo
respaldo profesional. A esto se puede agregar además de la conservación y adecuada
custodia de dicha información.
● LABORALES Liquidación de Sueldos. Altas, Bajas, libros y cumplimiento de formalidades.

Habiendo identificado dichos focos, el paso siguiente consiste en recabar información completa y
variada sobre el entorno como por ejemplo: necesidades de la sociedad, economía, actividades,
proveedores y posibles competidores, con la finalidad de poder desarrollar una ventaja
competitiva, que se convierta en un rasgo distintivo donde los clientes elijan esta opción por sobre
el resto y crear así, una imagen diferenciadora.

Al momento de considerar el punto físico de la ubicación y el espacio disponible, es probable que

entre en juego, si es que existe, alguna estrategia delineada con relación al público que se busca
atraer, por ejemplo si buscamos apuntar a fábricas, es probable que tomemos como punto
estratégico una zona cercana o de fácil acceso a la zona industrial, ubicación de varios de los
potenciales clientes.

De todas formas, al inicio y para comenzar con el estudio contable cualquier espacio es
bienvenido, y según los recursos disponibles se podrá conseguir mayor comodidad.

Tal como mencionamos anteriormente es fundamental considerar y determinar la forma de

operación, es decir, determinar si el trabajo se desarrollará de manera individual o en equipo, si
se opta por esta última, se deberá considerar la necesidad de un espacio de trabajo cómodo para
cada uno, ya que se su labor requiere de mucha concentración, y por qué no, una sala de
recepción donde podrá alojarse la recepcionista y/o auxiliar.

Una vez determinado esto, se hará foco en la organización interna, es decir, la tarea dentro del
estudio, partiendo de la base de implementar procesos para estandarizar operaciones, planificar
cómo se procesarán dichos datos con la finalidad de optimizar tiempos, ya que este es el recurso
clave por excelencia, por lo tanto se deberá prever la forma de procesar la información mediante el
uso de recursos físicos/tecnológicos (ver apartado “Recursos”), la coordinación entre los pares y
criterios de delegación de tareas.

Siguiendo la línea de este último punto las tareas operativas y rutinarias podrán delegarse a los
ayudantes, ya que cuentan con conocimiento para poder hacerlo, estas tareas abarcan: atención
de los llamados por consultas, gestiones básicas, recepción de clientes, cadeteria en general.

A diferencia, las operaciones estratégicas, indelegables, quedarán en mano de los contadores

experimentados, conductores del estudio contable.

ESTRUCTURA

Consideramos que el aspecto societario no puede dejar de ser mencionado. El estudio puede
optar por distintas organizaciones: podrán formar una sociedad, o ser unipersonal, dependiendo de
la cantidad de socios. En cuanto a los tipos societarios, las más utilizadas actualmente son las
SAS, SA, y SRL. La Sociedad por acciones Simplificada, tiene la ventaja de que se puede
constituir en 24 hs y con menores requisitos legales, como la suscripción del capital, que es menor
que la SA y los costos de la constitución se consideran para la suscripción del capital; no es
obligatorio la presentación de balances ante la IGJ. Es una figura societaria que tiene como
objetivo principal propiciar la actividad emprendedora y de generación de capital.

Otras cuestiones a tener en cuenta es que dependiendo del tipo societario elegido, será necesario
contar con algunos requisitos, que son obligatorios para el funcionamiento de la empresa. Un caso
de estos, son los seguros a contratar :

Seguro de caución IGJ: La Inspección General de Justicia (I.G.J.) exige la constitución de una
garantía por el desempeño de sus funciones a Directores de S.A e integrantes de los órganos de
administración de SRL y Comandita por Acciones.

ART: Son para amparar a sus empleados en relación de dependencia ante los riesgos inherentes
a la actividad que desempeña.

Seguro de Vida Colectivo Obligatorio: Abarca la eventualidad de muerte del empleado en

relación de dependencia, por cualquier causa, ya sea laboral o extra laboral.

La estructura organizacional se conformará dependiendo del tamaño, las estrategias de negocio

planteadas. Siempre se priorizará la profesionalización de la estructura, siendo los responsables
del negocio el Dueño del Estudio, o Directores y Gerentes en caso de que sea sociedad, los
mandos medios serán Contadores Públicos recibidos y matriculados, y luego vendrán los
colaboradores de las diferente áreas, que serán Jóvenes profesionales, estudiantes de Ciencias
Económicas próximos a recibirse, y auxiliares contables. Claramente la descripción anterior
dependerá de cómo el negocio haya sido planteado. Desde el planeamiento estratégico se
desprenden las necesidades en base al armado de la estructura del del estudio. Uno de los
principios básicos de la organización dice que la estructura sigue a la estrategia, y aquí es donde
se puede verificar cuán cierta es la afirmación

Si bien existen estructuras diseñadas y probadas, como la Funcional, Matricial, divisional o lineal,
las mismas resultan bastantes rígidas para el tipo de enfoque necesario en los tiempos actuales,
Como venimos mencionando a lo largo del trabajo, en la actualidad la tendencia muestra
elecciones de estructuras que alientan y favorecen la comunicación, flexibilidad, y permanente
adaptabilidad a las necesidades de los clientes, priorizando el funcionamiento de los procesos
esenciales que hacen al objetivo del estudio. Un diseño de unidad orgánica hoy sería una opción
para considerar seriamente.

RECURSOS A UTILIZAR
En este apartado se busca abarcar todos aquellos factores que proveen al estudio contable de los
medios necesarios para realizar su actividad.

HUMANOS

El recurso más importante de toda organización son las personas, ya que son quienes se
encargan de controlar el resto de recursos para hacer funcionar el proceso.

En primera instancia, debe haber un contador responsable. Será el encargado y responsable de

firmar tanto balances como demás documentos donde su firma sea requerida. Es importante
mencionar que este profesional debe encontrarse matriculado para actuar como tal en cada una de
las jurisdicciones donde preste sus servicios.

En segundo lugar, todo el personal contratado deben ser contadores o próximos a recibirse,
también está la opción de contratar personas con el curso de auxiliar contable. Esta última es una
idea muy conveniente ya que dichas personas tienen los conocimientos necesarios para realizar
balances y liquidaciones de haberes, como también para agilizar las operaciones rutinarias, como
tareas de recepción o resolución de consultas. El punto destacado, es que no aspiran a sueldos
tan elevados, conformándose con el entrenamiento recibido, su objetivo inicial consiste en nutrir
sus conocimientos desde la experiencia.

La cantidad de personal es un tema importante a considerar, pero como mencionamos

anteriormente, está íntimamente ligado al planeamiento estratégico y por consecuencia a la
estructura que resulte más acorde a éste.

La modalidad de contratación también es un asunto a decidir. Existe la posibilidad de formar un

equipo íntegro de profesionales. Aquí deberemos dejar desde el comienzo sentadas las bases en
un contrato, estableciendo las formas de participación, aportes, distribución de ingresos,
determinar ámbito de actuación, consensuar objetivos, acuerdo de roles y demás aspectos
vinculados con las funciones y tareas.

Es importante tener conocimiento de algunas herramientas básicas de computación, como ser un

buen manejo de Ms excel, ya que él mismo podrá facilitar la tareas de búsquedas, filtros, cálculos
mediante fórmulas, entre otros, como también conocimiento de outlook, redes sociales e internet,
medios cada vez más utilizados para la comunicación y consultas. A su vez, destacamos la
importancia de estas herramientas ya que en la actualidad, los sistemas te obligan a la constitución
de un domicilio fiscal electrónico, motivo por el cual es imprescindible tener conocimientos de
dichas herramientas, para poder acceder a las notificaciones y resolverlas de manera oportuna,
evitando demoras o inconvenientes a los clientes.

Trabajar con un equipo interdisciplinario de profesionales, es otra gran ventaja, y que permite tener
cubierta todas las demandas del cliente, no necesitando recurrir a diversos lados para tratar temas
específicos. De esta manera se ofrece la posibilidad de contar con un profesional de cabecera. Por
ende destacamos la importancia de las capacitaciones de índole profesional, es imprescindible
mantenerse actualizado, vivimos en un mundo competitivo, donde las normativas cambian
continuamente.

Existen muchos cursos de actualizaciones que ofrecen los consejos profesionales, como también
diversos portales de asesoramiento contable como ser Errepar, Ignacio on line, Contadores en red.
etc., que permiten mantenerse al día de las nuevas disposiciones, con el pago de una membresía
o curso aparte.

Cabe destacar, para todos los integrantes la importancia de contar con habilidades blandas como
ser iniciativa, liderazgo, creatividad, perseverancia, entre otras, ya que estas serán las que
marquen la diferencia, lo tecnicismos se pueden adquirir fácilmente

FÍSICOS

Recursos materiales formados por todos aquellos bienes tangibles de los que dispone la
organización, como maquinaria, inmuebles, vehículos, material de oficina, equipos informáticos.

Para comenzar, debemos considerar que tanto dueños como empleados pasarán la mayor parte
del día sentados frente a una PC, con lo cual es indispensable pensar en escritorios y sillas
confortables. En relación a las computadoras, pensar en equipos que operen rápidamente y sean
compatibles con los software de gestión disponibles en el mercado.

INFORMATIVOS

Los recursos informativos, conocidos también como fuentes de información, son los medios que
permiten adquirir, ampliar o comunicar datos y conocimientos, con el fin de resolver una necesidad
informativa.
Tal como mencionamos párrafos arriba, hay portales que mediante el pago de una membresía
envían periódicamente las actualizaciones de la materia, para poder estar informados y asesorar
oportunamente al cliente, cubriendo en tiempo y forma sus requerimientos.

INFORMÁTICOS

Los estudios contables requieren herramientas capaces de adaptarse al mercado. La contabilidad

es, hoy, una profesión digitalizada. El uso de herramientas que permitan agilizar tareas y acceder
más rápidamente a la información como un software de contabilidad en la nube, constituyen
potentes elementos diferenciadores.

Será necesario contar con un software que permita llevar la contabilidad, que sea reconocido y que
brinde asesoramiento operativo en caso de posibles inconvenientes, que sea claro y fácil de
utilizar. Además, se deberá contratar una conexión a Internet y ponerla en red (posiblemente
inalámbrica), para que todos puedan chequear información de todo tipo y en todo momento, como
así también comunicarse de forma rápida y efectiva con los clientes.

Como punto de recomendación, se aconseja implementar a la red, un switch, este mecanismo

permitirá segmentar el acceso a diversos módulos quizá más complejos para evitar la
manipulación indebida, además de contar con antivirus reconocidos los que deberán ser
actualizados de manera automática.

Bibliografía Consultada:

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Recuperado el 30 Agosto de 2019, de https://www.afip.gob.ar/sas/

● Agjuanes, M. (2019). ESTUDIO CONTABLE - Monografias.com. Recuperado el 2

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