Capitulo 21

MANUAL DE SEGURIDAD BASC Emisión:23/04/07

Vigente desde:23/04/07
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INFORMACIÓN

DISCOSE P-10

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y ARCHIVO DE LA

DOCUMENTACIÓN

21.1 OBJETIVO

Establecer los procedimientos de índole operativo y organizativo necesarios

para garantizar la seguridad del sistema documentario, en el ámbito de las
actividades de procesamiento, trámite y archivo de la documentación
relacionada a la carga y personal.

21.2 ALCANCE

Los procesos de control documentario deben ser aplicados por el personal que
procesa, tramita y/o archive la documentación relacionada a la carga.

21.3 CLASIFICACIÓN DE SEGURIDAD

a. Toda documentación recibida o generada en empresa deberá ser clasificada

en cualquiera de las siguientes categorías; PERSONAL, RESERVADA y
ORDINARIA.
b. La documentación clasificada como PERSONAL es aquella que tiene como
destinatario a una persona específica y cuyo contenido es de utilidad
exclusivamente del destinatario. La documentación que se encuentre en esta
categoría no debe contener ninguna información referida a las labores
inherentes a la empresa, su contenido debe ser de índole privada, social o
amical.
c. La documentación clasificada como RESERVADA es aquella que contiene
información referida a labores de la empresa, correspondiente a datos del
personal y a la que contenga la información referida al seguimientote la carga,
(cantidad, tipo, peso, etc), lugar de embarque, día y hora de embarque, lugar de
destino, cliente final , etc.
d. La documentación clasificada como ORDINARIA es aquella que no se
encuentra comprendida en las clasificaciones anteriormente mencionadas.
e. La documentación generada clasificada como ORDINARIA podrá o no llevar el
sello que identifique la mencionada clasificación. La documentación clasificada
como PERSONAL o RESERVADA deberá llevar obligatoriamente el sello que
identifique la correspondiente clasificación de seguridad.
f. Ninguna información que se considere de clasificación RESERVADA o
PERSONAL será enviada a través de correo electrónico sin la autorización
expresa de la Gerencia General.
Elaborado Aprobado por: Fecha:23/04/07
por: GERENCIA GENERAL Edición: 01
ZYV
La reproducción y/o modificación total o parcial de este documento sin autorización de la Gerencia está prohibida
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21.4 DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

a. GERENCIA

1) La Gerencia custodia la correspondencia recibida.

2) Recibe y registra toda la documentación que ingrese a la Empresa.
3) Son sus funciones firmar y hacer firmar los correspondientes Cargos al
recibir o distribuir documentación respectivamente.
4) La Gerencia recepcionará toda la documentación que ingresa a la
empresa, de su clasificación, de su registro y de la distribución de la
correspondencia recibida.
5) Es su función registrar las firmas, sellos y llaves en la empresa, utilizando
los formatos modelos DISCOSE F-10, DISCOSE F-11, DISCOSE F-12.

c. ENCARGADO DE PERSONAL

1) Son sus funciones registrar la documentación del personal y actualizarla

en un plazo estipulado según el tiempo estimado en el control de registros
formulado en el formato modelo DISCOE F-13, quedando a su decisión la
disposición final del documento.

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por: GERENCIA GENERAL Edición: 01
ZYV
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