Abrir el programa de hojas de cálculo de

Microsoft
Lo primero que vamos a ver, como es lógico, es cómo poner en marcha el programa como tal.
Así, debemos saber que el mismo forma parte de la suite ofimática de Microsoft, Office. Os
decimos esto porque generalmente se instalará junto a otros programas muy conocidos de la
misma como Word, PowerPoint, etc. Así, para arrancar el programa, una de las formas que
tenemos es desde el menú Inicio de Windows.
Por tanto, llegado el caso no tendremos más que hacer clic en el correspondiente icono del
programa que se situará en este apartado para que se ponga en marcha. Eso sí, debemos
tener en cuenta que Office se trata de una solución ofimática de pago, al contrario de otras
gratuitas como LibreOffice, por ejemplo. Por tanto, podremos pagar una licencia por disponer
de la suite Office 2019 completa, o suscribirnos al servicio de Office 365. Eso ya dependerá de
cada uno, pero sigamos adelante.

Y es que en un principio si algo caracteriza a esta potente suite ofimática que nos presenta el
gigante del software, es que, al contrario de otras competidoras similares, esta propuesta es de
pago. Cierto es que Office se podría considerar como el referente del sector y cuenta con
algunos de los programas más utilizados en todo el globo. Además de Word o PowerPoint,
sobradamente conocidos por la mayoría, aquí nos encontramos con la aplicación de hojas de
cálculo, Excel, en la que nos vamos a centrar en estas mismas líneas. Eso sí, debemos tener
en consideración que no podemos utilizar esta potente solución software de manera
independiente ya que forma parte de la suite comentada de Microsoft. Por lo tanto, tendremos
que pagar bien por la suscripción, bien por la licencia completa.

Partiendo de la base de que nos encontramos ante uno de los máximos en referentes en el
sector software de la ofimática, rara vez vamos a tener problemas de compatibilidad con
ficheros a la hora de abrir documentos de este tipo. Microsoft ya se encarga de añadir
compatibilidades necesarias para poder trabajar con multitud de formatos de archivo desde la
misma Excel.

Abrir y guardar archivos XLSX

Como suele ser habitual en la mayoría de los programas Windows con los que trabajamos a
diario, este de hojas de cálculo dispone de su propio formato propietario. Esto nos permitirá
asociar directamente nuestros archivos personales creados aquí, con la aplicación. Llegados a
este punto decir que versiones más antiguas de Excel durante años utilizaron el popular XLS,
pero este ha evolucionado hasta el actual XLSX.
Por tanto, cuando nos encontremos con archivos de este tipo ya sabemos a qué se
corresponden. Es más, aunque este programa tiene soporte para muchos otros formatos, es
recomendable guardar nuestros proyectos en el mencionado XLSX. A esto hay que sumarle la
enorme compatibilidad de estos con otros programas de hojas de cálculo de la competencia
hoy en día.

Para ello no tenemos más que elegir el tipo Libro de Excel al guardar un nuevo documento
creado. Lo cierto es que, al guardar un proyecto en el programa de hojas de cálculo de
Microsoft, nos encontramos con una amplia variedad de formatos de fichero compatibles. Por
regla general utilizamos el XLSX o el XLS, más antiguo, que son los que se utilizan por defecto
en esta aplicación.

Pero de manera adicional podemos utilizar otros muchos formatos compatibles aquí como por
ejemplo el popular PDF. Gracias a esta función por ejemplo podemos emitir facturas o
presupuestos difícilmente editables en lugar de enviar directamente el archivo con el formato
nativo de Excel.

Llegados a este punto diremos que en la mayoría de los casos nos vamos a encontrar con
formatos XLSX que son los más actuales y nativos de este programa de hojas de cálculo. Están
más optimizados para trabajar con los tipos de funcionamiento actuales y además nos
permitirán ahorrar espacio en disco. Los XLS que utilizábamos en este programa, en versiones
anteriores, hace unos años ya han quedado un tanto desactualizados.
Cómo recuperar un archivo que no se pudo
guardar
Cuando trabajamos con muchos documentos de manera simultánea, cabe la posibilidad de que
no los tratemos todos como es debido. Por tanto, se puede presentar el problema de que no
hayamos guardado alguno, y el programa se cierre de manera inesperada. Por tanto, nos
encontramos ante el inconveniente de que se pierda el archivo que se guardó. Pero tranquilos,
llegados a este punto disponemos de una solución que seguro que nos vendrá muy bien. Esto
nos servirá para poder recuperarlo en pocos pasos.

Por tanto, la forma para recuperar un archivo no guardado en Excel de la manera más
sencilla es situarnos en el menú Archivo / Información / Administrar documentos. Este es un
botón de gran tamaño que encontramos en una nueva ventana. Por tanto, al pinchar en el
mismo, nos encontramos con una opción llamada Recuperar libros no guardados en Excel.
Como su propio nombre nos deja entrever, esto nos permitirá recuperar entre
los documentos que en su momento no guardamos de entre los que nos presentará la función.
A continuación, ya podremos guardarlo de manera convencional.

Como os podréis imaginar esta función nos será de mucha utilidad para evitar posibles
disgustos que no se te vemos en el caso de que hayamos perdido o no hayamos guardado
algún documento u hoja de cálculo en Excel. También se puede dar el caso de que el programa
se haya cerrado de manera inesperada por algún fallo externo y no tengamos guardado el
documento en el que estábamos trabajando como tal. En esos instantes seguro que muchos
agradecerán la posibilidad de echar mano de esta característica que nos ofrece Microsoft en el
programa.

Proteger un archivo con contraseña

Cuando trabajamos con este programa, en multitud de ocasiones llevamos a cabo hojas de
cálculo profesionales o sensibles en cuanto a los datos que contienen. Esto quiere decir que
bajo ningún concepto queremos que otras personas puedan tener acceso a estos contenidos
almacenados en las hojas. Igualmente se puede ver al caso de que tengamos la intención de
compartir por internet o enviar a otros usuarios este mismo documento creado en Excel. Sea
cual sea nuestro caso, en la mayoría de las ocasiones es más que preferible que protejamos
estas hojas de cálculo con una contraseña.

Pues bien, llegados a este.es interesante saber que el propio programa incluido en Office
integra su propia funcionalidad de protección para así salvaguardar nuestra privacidad. Con
esto lo que os queremos decir es que Excel nos permite guardar un documento personal con
acceso restringido para que solamente pueda ver su contenido aquellos a los que nosotros
proporcionamos la clave. Quizá en un principio esto puede parecer una tarea un tanto
complicada, pero nada más lejos de la realidad.

Es por todo ello por lo que a continuación os vamos a mostrar la manera más sencilla de
proteger un proyecto personal en esta aplicación. Lo primero que hacemos es trabajar en el
archivo como con cualquier otro, rellenando las celdas con los números fórmulas, textos, etc.
El cambio más importante que vamos a llevar a cabo en este caso se producirá a la hora de
guardar el documento. Igualmente nos situamos en la opción de menú Archivo / Guardar como.
Asignamos un nombre al fichero como tal, pero debajo del cuadro donde escribimos este dato,
nos encontramos con un enlace llamado Más opciones, donde pinchamos.

En la nueva ventana que aparece nos encontramos con una lista desplegable llamada
Herramientas, por lo que no tenemos más que pinchar sobre la misma. Aquí nos encontramos
con varias opciones adicionales donde tenemos que elegir la de Opciones generales. Será
entonces cuando en pantalla aparecerá un pequeño recuadro donde ya podremos especificar y
confirmar la contraseña que deseamos aplicar a este documento.

La barra de menú
Como viene siendo habitual en la mayoría de los programas de los que hacemos uso en estos
momentos en Windows, Excel cuenta con una serie de menús y submenús que se sitúan en la
parte superior de la interfaz principal. Estos nos darán acceso a la mayoría de las funciones
integradas del programa, como no podía ser de otro modo. Lo cierto es que aquí vamos a
disponer de una buena cantidad de funciones y características, por lo que veamos algunos de
los menús que más vamos a usar en un principio.

Opciones de menú más importantes

Empezaremos por el habitual llamado Archivo, desde el que guardamos los proyectos en los
que trabajamos, abrimos otros nuevos, los compartimos, imprimimos, etc. Estas son las tareas
más habituales en las aplicaciones en general. Luego nos encontramos con uno de los más
importantes menús, que es el de Insertar.

Y es que debemos tener muy en cuenta de que a pesar de que hasta ahora os hayamos
hablado de elementos tales como datos numéricos o textos, esta aplicación de hojas de cálculo
tiene soporte para trabajar con otros muchos tipos de elementos. Estos son los que podremos
integrar precisamente desde este apartado. Aquí nos referimos a objetos tales como
tablas, imágenes, mapas, gráficos, cuadros de texto, etc. Por tanto, todo ello nos abre un
enorme abanico de posibilidades a la hora de crear nuestros propios documentos desde aquí.

Por otro lado, nos encontramos con el menú llamado Fórmulas, que como os podréis imaginar
nos da acceso a las muchas fórmulas que nos presenta esta solución. Aquí las encontramos
para operaciones básicas, que repasaremos más adelante, hasta algunas muy complejas y
profesionales. Es por esto por lo que, como os decíamos anteriormente, la complejidad de este
programa despenderá de cuánto nos queramos adentrar en su uso. Además, otra opción que
aquí encontramos y que usaremos habitualmente es el menú Vista.

Hay que decir que este nos servirá en gran medida a la hora de personalizar el aspecto de
la hoja como tal. Con esto nos referimos a sus encabezados, saltos de página, ventanas,
organización de contenidos, etc.

Personalizar la barra de herramientas

Microsoft intenta facilitarnos el trabajo con este programa todo lo posible, como no podía ser de
otro modo. Es por ello por lo que pone un especial cuidado en la interfaz de usuario de
programa, ya que en realidad es el elemento que más vamos a usar para interactuar con
el software. Pues bien, en este instante os contaremos que, para una de las opciones de menú
repasadas anteriormente, el programa nos presenta una barra de herramientas.
Esta se compone de una serie de accesos directos en forma de botones que nos proponen una
serie de funciones relacionadas con el menú en el que nos encontramos. Además, se organizan
en pequeños grupos y dejan muy claro cuál es realmente su principal cometido para que lo
veamos de un solo vistazo. Pero es no es todo, sino que todo esto que os comentamos
relacionado con la disposición y uso de los menús y barras de herramientas de Excel, es algo
que podemos personalizar y ajustar a nuestro gusto. Para ello en primer lugar nos situamos en
el menú Archivo / Opciones.

Aparecerá una nueva ventana repleta de funciones todas ellas dedicadas a la personalización
de la aplicación en todos los sentidos. Pues bien, en el caso que nos ocupa, lo que nos interesa
es localizar en el panel de la izquierda el apartado llamado Personalizar cinta de opciones. Así,
ahora en el panel de la derecha veremos que aparece un largo listado con todas las funciones
del programa de manera independiente. Al mismo tiempo y junto a estas, vemos los diferentes
menús que antes vimos en la interfaz principal. Por tanto y con los botones de Agregar y Quitar,
podremos añadir las funciones que nos interesen a los diferentes menús.
Hay que tener en cuenta que, de igual modo, desde aquí también podremos indicar cuáles son
los menús que nos interesa que aparezcan o que deseamos ocultar. Así dispondremos de una
interfaz completamente personal que nos ayudará en gran medida a ser más productivos.