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PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO
MEJORAMIENTO DE RESULTADOS
BY: SJCC
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DEPARTAMENTO DE RECEPCION
INTRODUCCION
Su jefe inmediato es el Gerente del Hotel y entre sus obligaciones se encuentran las siguientes:
1. Conoce todo el hotel, incluyendo la localización de los cuartos y sus precios.
2. Conoce el manejo de los diferentes programas y reportes de cómputo de recepción.
3. Conoce el reglamento interior de trabajo.
4. Conoce a todos los ejecutivos del hotel, así como a todo el personal.
5. Conoce todos los servicios del hotel para proponerlos a los huéspedes.
6. Conoce los lugares turísticos de la ciudad y sus alrededores.
7. Conoce el llenado de formas de reservaciones y recepción.
8. Conoce el manejo del conmutador y su fraseología.
9. Conoce el manejo de la correspondencia.
10. Conoce todos los suministros que tiene un cuarto.
11. Recibe los pendientes del día por bitácora y le da seguimientos.
12. Hace conteos periódicos de las habitaciones del hotel.
13. Asigna cuartos según reservaciones.
14. Distribuye la correspondencia.
15. Controla llaves de cuartos y llave maestra
16. Llena requisiciones de almacén para suministros de recepción.
17. Verifica reportes de ama de llaves.
18. Registra a los huéspedes a su entrada.
19. Realiza cambios de cuarto.
20. Da salida a los cuartos a la salida del cliente
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FRASEOLOGIA:
El propósito de esta guía es establecer una política y un procedimiento para recibir rápida,
correcta y eficientemente, a cada cliente que llegue a hospedarse a nuestro hotel.
POLITICA:
Es política de la empresa que toda persona que trabaje en el hotel “NACIONAL” y que tenga
contacto directo con nuestros clientes, deberá atender a estos con rapidez, eficiencia y cortesía.
Todos los empleados del departamento de Recepción son responsables de llevar a cabo esta
política y de ponerla en práctica.
PROCEDIMIENTO:
Cuando un cliente llega al hotel, el recepcionista dará la bienvenida al cliente y se informara si
aquel tiene una reservación, y de su nombre.
1. Cada cliente será recibido con un saludo que incluye los siguientes pasos.
a) Hora del día, Ejemplo: Buenos días Sr.; Buenas tardes Sr.; Buenas noches
Sr.
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2. Si el cliente acaba de llegar al hotel, su respuesta generalmente será una de las siguientes:
a) “Yo tengo una reservación: Mi nombre es...” o simplemente Mi nombre es...
En este caso el recepcionista contestara, Gracias, Sr. López Sea usted bienvenido a
este su hotel, y procederá a checar su reservación y registro.
b) (Yo quiero una habitación), (yo quiero registrarme), en este caso el
recepcionista saludara al cliente y preguntara ¿puedo checar su reservación por
su nombre?, esto hará que el cliente de su nombre si tiene una reservación o una
explicación si no la tiene. Esta técnica tiene como propósito hacer que el cliente
se sienta bien tratado sin ninguna diferencia por tener o no reservación.
Una vez que se haya identificado el cliente (con o sin reservación) se procederá a entregarle la
tarjeta de registro para que llene el cliente o para que verifique que los datos y la información
contenida en la tarjeta de registro son correctos.
Durante el registro del cliente y una vez que el recepcionista en turno ya lo tiene plenamente
identificado por su nombre y apellido, deberá aprovechar el momento para hacerle algún
comentario amable Ejemplo: (Sr. López... como estuvo su vuelo o su viaje), espero que bien! Y
procederá a darle la información de los servicios del hotel, ejemplo: el horario del restaurante, el
servicio de la agencia de viajes, etc.
Una vez que el cliente se haya registrado y haya cubierto su estancia en efectivo y/o tarjeta de
crédito, se procederá a asignar el numero de habitación y procederá a entregar la llave de la
habitación diciendo lo siguiente: Sr. López bienvenido... su habitación es la No 124. . . Que
tenga una feliz estancia.
Dentro del material que se utiliza en la recepción esta el libro de pendientes, en el cual, como su nombre
los dice se anotan los pendientes que quedan de un turno a otro y lo deben de firmar tanto la persona que
entrega como la que recibe, anotando la hora del cambio de turno.
Algunos de los muchos puntos que se pueden anotar en el son:
a. Paquetes por recoger.
b. Correspondencia por entregar.
c. Llegadas de atenciones especiales.
d. Mensajes.
e. Eventos por realizarse.
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RECEPCION
Registro de huéspedes
Consulta de reservaciones
Consulta de ocupación
Listado de llegadas y salidas reales pronosticadas
Manejo de grupos y de cuentas maestras
Clasificación de registros por grupo
Productividad de agencias
Segmentos del mercado
Origen geográfico
Registro federal de contribuyentes de los clientes
Consulta de rack por pantalla
Cambios de cuarto
Prerregistro según reservaciones
Búsqueda de huéspedes
Búsqueda de reservaciones
Conteo de huéspedes, salidas y huéspedes en extensión
Lista de huéspedes
Reporte de saldos mayores
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CAJA DE RECEPCION
Control de cuentas
Registro de movimientos (Cargos y Abonos)
Facturación (Check out)
Cortes de caja
Detalle de movimientos
Consulta de registro histórico
Estados de cuenta vigentes y anteriores
Control de historial de clientes por (RFC)
Consulta de saldo individual o global
Manejo de cuantas maestras
Relación de facturas
Manejo de impuesto sobre hospedaje
AUDITORIA NOCTURNA
Cargo automático de rentas
Cortes de caja por turno y global
Detalle de movimientos (cargos y abonos)por concepto
Consulta a bitácora de cambios
Relación de estado de cuenta vigente.
Relación de estados de cuenta de salidas
Relación de facturación
Cierre del día
Respaldo y depuración de la información.
LIBRETAS O BITACORAS
Las principales tipos de libretas que se utilizan son.
DEPOSITOS:
Son aquellas en las cuales el huésped garantiza su llegada mediante el pago de una
cantidad de dinero, que generalmente es el precio de la habitación que el desea: sin
embargo, si por alguna circunstancia el huésped no llega, se le abre una cuenta
aplicándole el depósito (a lo anterior se le llama NO SHOW). Las habitaciones que serán
pagadas por una agencia de viajes o (cupón de agencia), también entran en el grupo de
depósito, al igual que las reservaciones que están garantizadas por medio de una carta de
determinada empresa que se hace responsable por cuenta del huesp0ed.
LIMITE:
Son aquellas que no están garantizadas de ninguna manera, En el caso de estas
reservaciones, el hotel no tiene la obligación de guardarlas después de las 6:00 pm. En
caso de no llegar el cliente, se rentaran las habitaciones a otras personas.
Se entiende que en caso de tener baja ocupación no se cancelaran, solo se hará cuando se
tenga una alta ocupación. Es importante que el empleado que recibe estas reservaciones le
notifique esta regla al cliente para evitar problemas posteriores.
ESPECIALES:
Son aquellas en las cuales los huéspedes son personas importantes, cortesías, Ejecutivos
de la compañía hotelera, etc.
Estas reservaciones se deben guardar y solo deben cancelarse mediante la autorización
del gerente.
ASIGNACION DE HABITACIONES
Una buena asignación al cliente ahorrara tiempo y trabajo, ya que se evitaran cambios de
habitaciones y el cliente se sentirá mas satisfecho. Algunas de las normas recomendadas al
asignar habitaciones a huéspedes son las siguientes:
a) Preguntar al huésped el tipo de habitación que desea.
b) Tratar de asignar l habitación cerca del restaurante, para que el huésped valla a consumir
más frecuentemente.
c) Procurar ir llenando el hotel por aéreas, pisos o edificios, ya que si se asignan solo un
huésped a un piso el gasto de energía puede ser elevado
d) Tener cuidado al hacer una buena asignación en el caso de personas que presenten algún
impedimento físico.
e) Tratar de asignar las habitaciones de grupo en una misma área del hotel.
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DESCUENTOS
Es muy importante que los recepcionistas se encuentren bien informados sobre las políticas
de descuentos del hotel, así como de los procedimientos para aplicarlos. En la tarjeta de registro
y en el folio se debe indicar el porcentaje de descuento aplicado, el motivo y el nombre del
ejecutivo que lo autorizo.
Es conveniente que se solicite identificación al huésped y, en algunas ocasiones, también la
carta de presentación de la compañía.
DEPARTAMENTO
DE
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AMA DE LLAVES
INTRODUCCION AL DEPARTAMENTO
DE AMA DE LLAVES
Cuando alguien se pregunta cual de todos los departamentos del hotel es el más importante,
realmente es muy difícil contestar, pues todos contribuyen a la buena organización del mismo
con el fin de que ofrezca servicios de la mejor calidad posible. Sin embargo, existe el
departamento de Ama de llaves, el cual influye notablemente en la opinión que el cliente tiene
acerca del hotel.
En este capitula se trataran los sistemas mas importantes para lograr que el departamento de ama
de llaves trabaje al mínimo costo pero prestando un excelente servicio al huésped
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En este hotel y debido a que no tenemos tanto personal trabajando en el departamento de Ama de
Llaves, el encargado, tiene a su cargo los siguientes empleados: Camaristas, mozos y empleado
de lavandería por el momento, entre sus principales funciones se encuentran las siguientes:
c) Selecciona y entrena al personal de nuevo ingreso en coordinación con la oficina
de personal
d) Participa en la capacitación y adiestramiento de su personal en coordinación con
el departamento de capacitación y adiestramiento del hotel.
e) Supervisa toda la operación realizada por el personal a su cargo de acuerdo con
las normas establecidas.
f) Programa días de descanso, vacaciones y permisos de su personal.
g) Elabora programas de limpieza como: limpieza exterior de ventanas, lavado de
pisos, limpieza de miliniaques y cristales, etc.
h) Elabora programas de limpieza profunda a habitaciones SALIDAS.
i) Supervisa los inventarios mensuales y requisita lo faltante.
j) Solicita al departamento de mantenimiento la ejecución de obras de
mantenimiento preventivo y correctivo en habitaciones y áreas de su
responsabilidad.
k) Es responsable de que se le de un buen uso al equipo usado en el departamento.
l) Supervisa los periodos de vida de los suministros usados en su departamento.
m) Es responsable de controlar todas las llaves usadas por las camaristas.
n) Periódicamente organiza juntas de trabajo entre el personal de su departamento.
o) Emite y envía los reportes que los sistemas del hotel requieren de su
departamento.
p) Tiene a su cargo el archivo del departamento.
q) Asigna tareas a sus empleados.
r) Periódicamente llena las formas de evaluación de sus empleados.
s) Supervisa, con el jefe de mantenimiento, las reparaciones hechas en las
habitaciones o áreas del hotel.
t) En base a la operación del hotel, elabora descripción de puestos de sus empleados.
u) Supervisa la limpieza en general de los cuartos asignados a VIPS.
PAPELERIA UTILIZADA
Las formas impresas que mas comúnmente se utilizan en el departamento de ama de llaves son:
Reporte de ama de llaves.
Reporte de camarista
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MATERIALES
Los materiales que utiliza el departamento de ama de llaves se puede clasificar de la siguiente
manera:
Equipo: aspiradoras, pulidoras, carritos para la camarista, camas extras, escaleras, etc.
Blancos: Toallas, sabanas, fundas, tapetes, servilletas, manteles, etc.
Utensilios de limpieza: escobas, trapeadores, cepillos, franelas, esponjas, fibras,
recogedores, botes para basura, guantes, etc.
Productos de limpieza: detergentes, desengrasantes, jabón liquido, limpia vidrios,
desinfectantes, desincrustantes, quita manchas, desmanchadores, sellador, etc.
Suministros para las habitaciones: limpia calzado, plumas, ganchos, papel sanitario,
tapete de hule, jabón, cortina de baño, bolsas de plástico, vasos, etc.
Papelería para las habitaciones: sobres, papel para escribir, libreta para apuntes, letrero de
“no molestar”, directorio de servicios, lista para lavandería, tarjetas postales, etc.
DESCRIPCION DEL PUESTO
SUPERVISORA DE AMA DE LLAVES
Recibe órdenes del ama de llaves y tiene a su cargo la supervisión del trabajo de un grupo de
camaristas. Entres sus obligaciones se encuentran las siguientes:
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LIMPIEZA DE CUARTOS
1) Tocar a la puerta antes de entrar.
2) Dejar la puerta abierta durante la limpieza de las habitaciones.
3) Dejar el aviso de camarista en servicio en la perilla exterior de la puerta de entrada para
informar de su presencia.
4) Apagar el aire acondicionado en caso de estar encendido, igualmente la radio la televisión o
las luces, esto se hace si el huésped no esta en la habitación.
5) Verificar que la habitación no tenga ningún daño o desperfecto, muebles quemados, cortinas
rotas, vidrios rotos, lámparas descolgadas etc.
6) Colgar la ropa del huésped en el closet, acomodar revistas y periódicos.
7) Destender la cama, empezando por quitar las fundas de las almohadas.
8) Destender las sabanas sobre la cama, para observar si hay algún objeto olvidado.
9) En caso de haber sabanas mojadas, se separan de las demás.
10) Sacar los blancos sucios al carrito, y regresar con la ropa limpia para dejarla sobre la cama.
11) Sacar los blancos del baño sucios al carrito y regresar con los blancos del baño limpios para
colocarlos arriba de la cama
12) Sacar la basura del cuarto y del baño al carrito, y regresar con los suministros de limpieza.
13) Despolvar la habitación.
14) Arreglar las camas
15) Limpiar los muebles, televisión, cuadros y lámpara del cuarto.
16) Limpiar el closet y verificar el número de ganchos.
17) Limpiar puertas de entrada, de baño por dentro y por fuera, vidrios, espejos, ventanas y
teléfono.
18) Limpiar los muebles y rejillas del aire acondicionado.
19) Limpiar la alfombra o el piso, según el tipo de hotel.
20) Verificar el funcionamiento de focos y aparatos eléctricos.
21) Colocar papelería faltante dentro de la habitación (papel membretado, sobres, lista de
lavandería, menú de room Service.
22) Cuidar de no dejar huellas digitales en vasos o ceniceros.
23) Hacer una ultima revisión antes de salir de la habitación.
24) Esparcir desodorante en aerosol en la habitación.
25) Apagar las luces al salir.
26) Limpiar la puerta exterior principal y asegurarse de cerrarla perfectamente.
27) Anotar en su reporte el estado del cuarto (vació y limpio, ocupado, con 1 persona, etc.
Otras actividades
1) Diariamente revisa su carrito para surtirlo de lo necesario.
2) Envía la ropa sucia a la lavandería.
3) Nunca mezcla los blancos sucios secos con los mojados.
4) Reporta la introducción de animales a las habitaciones.
5) Bloquea y desbloquea los cuartos según procedimientos previamente establecidos.
6) Colabora en levantar los inventarios mensuales.
7) En algunos hoteles realiza labores como: Niñera. Encargada del guardarropa.
Limpieza de baños de damas en áreas publicas.
RECOMENDACIONES
Al presentarse a su trabajo debe:
A) haberse bañado
B) llevar el pelo recogido y la cofia bien puesta.
C) Tener limpio el uniforme y el gafete puesto.
D) Usar zapatos con suela de hule y medias. (de preferencia).
E) No hablar en voz alta en los pasillos.
F) No dejar el carro frente a la habitación después de haber terminado de arreglarla.
G) Cuidar al máximo la papelería, utensilios y suministros.
H) No dejar loza ni ropa sobre los muebles de los pasillos.
REVISION DE HABITACIONES
Antes de empezar a limpiar las habitaciones que les corresponden a las camaristas, se encargara
de revisar cada una de las habitaciones y de llevar un reporte como el siguiente:
HABITACION CLAVE SIGNIFICADO
101 O-2 Ocupada por 2 personas
102 O-1 Ocupada por 1 persona
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EL CARRITO DE LA CAMARISTA
Para aprovechar este equipo de una manera mas adecuada, se recomienda lo siguiente.
a) Antes de realizar la limpieza de las habitaciones. Se recomienda tener una lista de
suministros, productos y blancos que debe llevar la camarista (papel higiénico, plumas,
vasos, ceniceros, cerillos, etc.). esta lista debe revisarse antes de empezar la limpieza, ya
que es común que la camarista pierda mucho tiempo debido a la falta de materiales.
Al ir a comer. El carro debe guardarse en alguna estación de servicio o meterlo a una habitación
vacía y sucia (salida) no se debe rentar; por ningún motivo se debe dejar abandonado en el
pasillo, ya que son frecuentes los robos de materiales
b) Al terminar la limpieza de las habitaciones. El carrito debe quedar guardado y limpio, con
el fin de evitar robos.
Toda la ropa sucia se enviara a la ropería o lavandería de acuerdo con los procedimientos
del hotel.
PRIORIDADES EN LA LIMPIEZA
El tipo de habitación a la cual le debe dar prioridad la camarista dependerá de la ocupación que
tenga el hotel ese día.
NOTA IMPORTANTE:
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En la habitación.
1. Tender camas.
2. Barrer la habitación.
3. Limpiar vidrios y ventanas
4. Sacudir el cuarto.
5. Colocar los suministros.
6. Acomodar los muebles.
7. Cerrar las ventanas y cortinas
8. Rociar aromatizante.
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Proporcionar los suministros necesarios a los baños que limpia (papel, toallas, jabón,
etc.).
Transportar blancos a lavandería, ropería o áreas de habitaciones.
Llevar camas extras a las habitaciones o ropería.
Ejecutar labores de Office Boy en la oficina de ama de llaves.
En caso de bloqueo o desbloqueo de un cuarto, ayudar a la camarista.
Conocer y aplicar los diferentes artículos de limpieza (jabón en polvo, detergentes ácidos,
detergentes alcalinos, jabón neutro, desmanchadores, etc.).
Conocer y aplicar los diferentes productos para desinfectar.
Colabora en el levantamiento de inventarios.
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