Capítulo 07 Administración de Contratos

Manual de Contratación
de PDVSA y sus Filiales

CAPITULO 07 – ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ................................................................................................................2
2. INICIO DE LA OBRA, SERVICIO O SUMINISTRO .................................................2
3. ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO .....................................................................3
4. INSPECCIÓN DE LA OBRA, SERVICIO O SUMINISTRO......................................6
5. PAGO POR VALUACION DE LA OBRA, SERVICIO O SUMINISTRO ..................7
6. MODIFICACIONES Y AJUSTES AL CONTRATO ..................................................9
7. CONTRATOS CON BASE EN VALOR AJUSTADO.............................................22
7.1 Definición ..............................................................................................................22
7.2 Aplicación..............................................................................................................22
7.3 Aspectos a Considerar .........................................................................................23
7.4 Otras Modalidades de Ajustes de Precios ...........................................................26
8. POLÍTICA DE PAGO ..............................................................................................26
9. EQUILIBRIO ECONOMICO DEL CONTRATO ......................................................28
10. MANEJO DE RECLAMOS Y SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS .......................29
11. CIERRE ADMINISTRATIVO DEL CONTRATO Y EVALUACION DE ACTUACION
DE LA CONTRATISTA ...........................................................................................30
11.1 Cierre Administrativo del Contrato........................................................................30
11.2 Evaluación de Actuación o Desempeño de la Contratista ...................................32
Preparado Por: Revisado por: Nombre / Firma Autorizada Fecha
Dirección Interna de Finanzas Eudomario Carruyo Emisión Original Aprobación
Consultaría Jurídica Armando Giraud

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Dirección Ejecutiva de Finanzas Nicolás Veracierta
Gerencia Corporativa de Empresas de
Equipo Silvestre Molero Sello
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Gerencia Corporativa de Contratación Pausides Martínez
Gerencia de Normas y Procedimientos Juan J. Aray

Aprobado por:
Comité Ejecutivo de PDVSA Reunión Nº 2007-10 Página 1 de 34

1. OBJETIVO
Establecer las normas que las Gerencias Contratantes de Petróleos de Venezuela,

S.A., y sus Filiales deben seguir para la administración del contrato de obra,
servicio comercial o profesional, o convenio de compra, desde el momento de su
firma hasta su cierre administrativo en el Sistema SAP; incluyendo la recepción de
la obra, bienes o servicios, la evaluación de actuación o desempeño de la
Contratista y la firma del documento de finiquito correspondiente.
2. INICIO DE LA OBRA, SERVICIO O SUMINISTRO

2.1 La Contratista, una vez firmado el contrato de obra o servicio comercial o
profesional, debe iniciar las actividades dentro del plazo señalado en el mismo,
previa suscripción del Acta de Inicio entre las partes, en la que se indique la fecha
en la que efectivamente comenzaron los trabajos, para lo cual debe crearse el
Pedido referenciado al Contrato Marco correspondiente del sistema SAP. Cuando
se trate de convenios de suministro u Orden de Compra de Materiales o Equipos,
debe crearse el Pedido en módulo correspondiente del sistema SAP.
2.2 La Gerencia Contratante no debe permitir que la Contratista inicie las actividades
objeto de contratación, movilizar equipos, ubicarse en el sitio donde será
ejecutada la obra, entregados los bienes o prestados los servicios, ni incurrir en
cualquier gasto que PDVSA y sus Filiales no podría reembolsarle, debido a que
aún no existe vínculo legal para formalizar el compromiso o garantizar la
responsabilidad de pago, dado que no se ha firmado el contrato correspondiente.
2.3 Sólo por vía de excepción, la Gerencia Contratante podrá, en razón de existir
circunstancias especiales, debidamente justificadas y de fácil comprobación,
ordenar por escrito a la Contratista el inicio de los trabajos antes de la firma del
Contrato, hasta por un monto del treinta por ciento (30%) del mismo y/o un plazo
no mayor a sesenta (60) días, a través de la emisión de una Carta de Autorización
de Inicio de Trabajos Preliminares o “Carta de Intención”, para lo cual se requiere
la previa recomendación de la Comisión de Licitaciones correspondiente y la
aprobación del Nivel de Delegación de Autoridad Financiera correspondiente.
2.4 Para proceder al pago de la obra o servicio autorizado mediante una Carta de
Autorización de Inicio de Trabajos Preliminares o “Carta de Intención”, se debe
crear un Contrato Marco correspondiente en el módulo MM del Sistema SAP y
luego referenciarle un Pedido, hasta por el monto autorizado en la mencionada

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Carta de Intención. Cuando se trate de convenios de suministro u Orden de

Compra de Materiales o Equipos no se permitirá la entrega de bienes, sin la
previa creación del Pedido de Material en el módulo de SAP correspondiente.
2.5 En caso de establecerse en las condiciones de contratación, el otorgamiento de

anticipo previsto de conformidad con la legislación vigente y la Normativa Interna
de Petróleos de Venezuela y sus Filiales, éste sólo podrá otorgarse previa firma
del respectivo contrato y la constitución de la Fianza de Anticipo que corresponda,
según el monto otorgado, por parte de la Contratista y la aceptación conforme por
parte del Ente Contratante.
3. ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
3.1 La administración del contrato estará a cargo de la Gerencia Contratante, quien

tendrá la responsabilidad plena por el control y seguimiento de la ejecución de la
obra, prestación de los servicios comerciales o profesionales o entrega de los
bienes objeto de dicho contrato; así como de la recepción, cierre administrativo y
firma del documento de finiquito, salvaguardando los intereses de Petróleos de
Venezuela y sus Filiales.
3.2 Cuando se trate de convenios de suministro u Orden de Compra de Materiales o

Equipos el responsable por el seguimiento a la entrega según los términos y
condiciones contractuales, es la filial Bariven o la gerencia que corresponda.
3.3 El Administrador del Contrato o el Ingeniero Inspector tendrá, entre otras, las
siguientes atribuciones y responsabilidades:
3.3.1 Autorizar el inicio de la obra o prestación del servicio, mediante acta que
suscribirá conjuntamente con el representante autorizado de la Contratista.
3.3.2 Coordinar y velar por el cumplimiento del programa o cronograma de ejecución

del trabajo.
3.3.3 Inspeccionar el progreso o avance de la ejecución de la obra o prestación del

servicio objeto del contrato, de acuerdo a lo establecido en el cronograma de
ejecución acordado previamente entre las Partes.
3.3.4 Preparar informes de valuación o Actas de Inspección con la frecuencia que sea
necesaria, sobre el estado de ejecución de la obra o prestación del servicio,
validando si éste se realiza conforme con las especificaciones, términos y

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condiciones del contrato. En caso de detectar desviaciones, debe solicitar por

escrito, a la Contratista realizar los correctivos necesarios.
3.3.5 Rechazar, objetar y exigir la rectificación de cualquier material, trabajo

defectuoso o servicio que no esté acorde con las especificaciones, términos y
condiciones del contrato, sin que éstos impliquen costos adicionales para el
Ente Contratante.
3.3.6 Someter al nivel de delegación de autoridad financiera que corresponda, para

su decisión final, cualquier discrepancia que surja con la Contratista, durante la
ejecución de la obra o prestación del servicio, relacionados con las
especificaciones, planos o dibujos de los mismos.
3.3.7 Revisar y conformar los informes de valuación, Actas de Inspección con la

frecuencia que sea necesaria; así como las Actas consolidadas, según el
programa de corte establecido en el contrato, correspondiente a la ejecución de
la obra o prestación del servicio contratado, las cuales servirán de base para la
elaboración de la Hoja de Entrada de Servicio (HES) en el sistema SAP, la cual
deberá ser sometida a la aprobación del nivel de delegación de autoridad
correspondiente de la Gerencia Contratante.
3.3.8 A los fines de autorizar el pago por la porción de la obra ejecutada o del servicio
suministrado, según lo contractualmente estipulado, contado a partir de la fecha
de recepción física de ésta, a satisfacción de la Gerencia Contratante, es
requisito indispensable la elaboración y aprobación de la Hoja de Entrada de
Servicio (HES) en SAP, debidamente soportada con el informe de valuación o
Acta de Inspección, conformada y firmada por el ingeniero inspector, supervisor
de la obra o servicio y su contraparte de la Contratista.
3.3.9 Suspender parcial o totalmente los trabajos, por circunstancias que afecten la
normal ejecución de la obra o prestación del servicio. La Gerencia Contratante
justificará la acción antes señalada, especificando su impacto, previa solicitud
de asesoría a las funciones Asesoras.
3.3.10 Evaluar la actuación o desempeño de la Contratista durante la ejecución de la

obra o prestación del servicio, de acuerdo con lo establecido en este mismo
capítulo e informar a la Comisión de Licitaciones correspondiente, el resultado
de dicha evaluación final, una vez que ésta haya sido notificada a la
Contratista.

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3.3.11 Someter a la aprobación del nivel de delegación de autoridad financiera

correspondiente, las modificaciones que puedan ocurrir al contrato, de
conformidad con lo establecido en este mismo capitulo, y someter a la
consideración de la Comisión de Licitaciones correspondiente, en caso de ser
procedente.
3.3.12 Elaborar el cierre administrativo del contrato, así como someterlo ante la
respectiva Comisión de Licitaciones.
3.4 La Gerencia Contratante podrá delegar, cuando las condiciones así lo determinen
y previa aprobación del nivel de delegación correspondiente, determinadas
facultades de la administración del contrato; así como: la supervisión, inspección
y/o revisión de la ejecución de la obra, prestación del servicio o suministro de
bienes objeto del contrato.
3.5 Toda contratación de obra o servicios debe ser registrada en el sistema SAP, a
través de un Contrato Marco, luego de obtener la recomendación de la Comisión
de Licitaciones correspondiente y emitida el Acta de Decisión de Gerencia,
aprobada por el nivel de delegación de autoridad administrativa y financiera que
corresponda.
3.6 La contratación por monto menor, aunque no requiere ser sometida a la

consideración de ninguna Comisión de Licitaciones, será sometida al Grupo
Interno de Contratación o Grupo “Ad-Hoc” que corresponda a la Gerencia
Contratante, en caso de ser procedente, antes de ser registrada en el sistema
SAP a través de un Pedido con referencia a una Solicitud de Pedido o a la
Petición de Oferta, según sea el caso.
3.7 Se considera como contratación por monto menor, aquella que cumpla con las
siguientes condiciones:
3.7.1 Plazo de ejecución de la obra o prestación de servicio menor o igual a cuarenta

y cinco (45) días calendarios.
3.7.2 El monto de la contratación, en el caso de adquisición de bienes o prestación de

servicios, hasta mil cien unidades tributarias (1.100 U.T.) y en el caso de
construcción de obra, hasta once mil quinientos unidades tributarias (11.500
U.T.).

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4. INSPECCIÓN DE LA OBRA, SERVICIO O SUMINISTRO
4.1 La inspección comprende la revisión, análisis y verificación, en cualquier

momento, de la porción correspondiente a la mano de obra, materiales y equipos
destinados o utilizados durante la ejecución de los trabajos contratados; así como
aquellos equipos que forman parte de la obra o el servicio.
4.2 La verificación consiste, sin limitarse a ello, en que la ejecución de la obra,

prestación del servicio o suministro de bienes, se realice de acuerdo con las
especificaciones técnicas, normas, planos y demás términos y condiciones
establecidos en el contrato.
4.3 Se dará especial atención a la vigilancia de las normas, términos y condiciones en

materia laboral, seguridad industrial, conservación del ambiente e higiene
ocupacional, durante la ejecución de la obra o prestación del servicio, para lo cual
la Gerencia Contratante, deberá solicitar apoyo de las Funciones Asesoras
(Relaciones Laborales – RRHH y SI-AHO, entre otros) de la respectiva área
operacional, Unidad de Negocio o Filial.
4.4 La inspección se efectuará aplicando los mecanismos de seguimiento y control

establecidos, de acuerdo con la naturaleza, magnitud y complejidad de la obra,
bienes o servicios, determinando las acciones preventivas y correctivas a que
haya lugar, mediante emisión de informe de progreso, valuación, actas de
inspección con la frecuencia que sea necesaria, utilizando como referencia el
Modelo de Control de Gestión Operacional de EyP, donde se refleje el avance
real de la ejecución de la obra, suministro del bien o la prestación del servicio, de
conformidad con las normas que sobre esta materia sean aplicables y se
encuentren vigentes en PDVSA y sus Filiales y/o según lo establecido en los
términos y condiciones del contrato.
4.5 La inspección podrá ser efectuada directamente por la Gerencia Contratante, por
un representante de cualquier otra organización autorizada para tal fin, o por
algún tercero contratado por la Gerencia Contratante a tal efecto.
4.6 En toda inspección se debe preparar un informe de avance, valuación o Acta de

Inspección, donde se deje constancia de los resultados obtenidos, de las
recomendaciones o acciones tomadas, el cual debe estar firmado por el inspector,
representante autorizado del Ente Contratante y el representante de LA
CONTRATISTA.

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4.7 Los informes de progreso, valuación, actas de inspección correspondientes, son

requisito previo e indispensable para la elaboración y aprobación de la “Hoja de
Entrada de Servicio/Materiales” (HES/HEM o Albarán), con el objeto de gestionar
y autorizar el pago de la porción de obra ejecutada, los bienes recibidos o los
servicios prestados, a satisfacción del Ente Contratante.
5. PAGO POR VALUACION DE LA OBRA, SERVICIO O SUMINISTRO
5.1 El avance de la ejecución de la obra o prestación del servicio se registra en los

informes o actas de inspección, las cuales deben ser preparadas con la
frecuencia que se considere necesaria por parte del Inspector de de la obra o
servicio en representación del Ente Contratante, debidamente conformada por la
Contratista, quien las someterá para la aprobación y firma de la Gerencia
Contratante, según los términos y condiciones establecidas en el contrato.
Cuando se trate de procura de materiales o equipos, la recepción del suministro la
efectuará el Receptor de Materiales de la filial Bariven o la gerencia
correspondiente, verificando el cumplimiento de las especificaciones del material
o equipo requerido, dando su aceptación en la nota de entrega del bien, en señal
de conformidad.
5.2 Los pagos de la porción de obra ejecutada o servicios prestados, se efectuarán

de acuerdo con las condiciones establecidas en el contrato, mediante la creación
y aprobación de la “Hoja de Entrada de Servicio” (HES) en SAP, soportada por los
informes de avance, valuación o Actas de Inspección consolidadas, en la que
conste que dicha porción de obra o servicio asociada a la HES, fue ejecutada de
conformidad con todas las especificaciones técnicas, normas, términos y
condiciones, para que pueda ser procedente el pago correspondiente.
5.3 Cuando se trate de procura de materiales o equipos, los pagos se efectuarán de

acuerdo con las condiciones estipulados en el Pedido o Convenio de Suministro,
mediante la creación y aprobación de la hoja de entrada de materiales (HEM o
Albarán), soportada por las notas de entrega de la procura, en la que conste que
el material o equipo fue recibido a satisfacción por el receptor de materiales y su
pago es procedente.
5.4 Solamente se efectuarán pagos parciales o final sobre trabajos realmente

ejecutados o bienes entregados a satisfacción del Ente Contratante, para lo cual
se requiere la autorización por parte del o los nivel(es) de delegación de autoridad
administrativa y financiera que corresponda(n). También se podrán efectuar

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pagos de acuerdo con el cronograma de ejecución y pagos de la obra o

prestación de servicio, si así se ha establecido en el contrato.
5.5 En el caso de que al menos una de las partidas incluidas en el informe de avance,
valuación o Acta de Inspección sea objetada, se podrá efectuar el pago por el
monto de las partidas no objetadas, dentro de los plazos establecidos
contractualmente, dejando constancia en los documentos pertinentes y Acta de
Inspección de las objeciones determinadas.
5.6 La Gerencia de Finanzas será la responsable de efectuar las retenciones y

compensaciones, tanto las establecidas en el contrato como aquellas que aun
cuando no sean especificadas sean procedentes de conformidad con la
legislación aplicable vigente.
5.7 Todos los pagos por contratos para ejecución de obra, suministro de bienes o
prestación de servicios, realizados en el país deben efectuarse en bolívares, con
excepción de aquellos casos en que contractualmente se establezca pagos en
divisas o resulte inconveniente el pago en moneda nacional. Dicha excepción
deberá ser validada por el Comité de Divisas (CODI) y aprobada por el nivel de
delegación de autoridad financiera (NAAF) que corresponda.
5.8 En todo contrato se establecerá un plazo de garantía, parcial o total, el cual

comenzará a partir de la fecha en que se suscriba el “Acta de Aceptación
Provisional” de la obra, servicio o procura. Si se tratare de un contrato de
suministro de bienes muebles se exigirá la garantía de buen funcionamiento
establecida en el artículo 1.526 del Código Civil y se determinará el lapso de
vigencia de dicha garantía en el Pedido o el respectivo Convenio de Suministro.
5.9 Una vez cumplido el período de garantía y ejecutados a satisfacción del Ente
Contratante, los requerimientos planteados a la Contratista en ese lapso, se
levantará el “Acta de Aceptación Definitiva” y se procederá a realizar los pagos
pendientes que hubiere para la fecha y la liberación de las retenciones y fianzas,
exceptuando las fianzas laborales, las cuales permanecerán en vigencia por
catorce (14) meses adicionales, de igual forma la garantía de buen
funcionamiento permanecerá vigente de acuerdo con las estipulaciones previstas
en el contrato.
5.10 Para la adecuada administración de un contrato de obra o servicio, se

estableció el Modelo de Control de Gestión Operacional, que constituye una
mejor práctica homologada a nivel de áreas operacionales de Exploración y

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Producción (EyP) y es de aplicación obligatoria, según lo aprobado por el

Comité de Operaciones de EyP, en Resolución No. 2005-016 del 31-10-2005,
así como aprobación por parte del Comité Ejecutivo de PDVSA GAS, S.A. en su
reunión, de fecha 20 de Junio de 2006. Para visualizar la secuencia gráfica del
Modelo de Control de Gestión Operacional, referirse al anexo de este capítulo
del Manual de Contratación.
6. MODIFICACIONES Y AJUSTES AL CONTRATO
6.1 Las causas que podrían dar origen a modificaciones en un contrato pueden ser,
entre otras, las siguientes: incremento o reducción en la cantidad de la obra o
servicio originalmente contratado, variación en los montos previamente
establecidos (suma global, tarifas, precios unitarios), que surjan nuevas partidas o
renglones a los contemplados en la obra o servicio especificado en el contrato
original, o que se modifique la fecha de entrega del bien, obra o servicio objeto de
la contratación.
6.2 Igualmente, las variaciones en los costos de los materiales, equipos o servicios en
el mercado nacional o internacional debidamente justificados que, por motivos
imprevistos, no hayan sido considerados en la estructura de costos original del
contrato o que sean consecuencia de medidas cambiarias, arancelarias u otras
medidas legislativas o gubernamentales tomadas por el Ejecutivo Nacional; así
como también, los incrementos en los costos del componente de labor del
contrato, causados por la entrada en vigencia de decretos, leyes o celebración de
una nueva Convención Colectiva Petrolera aplicable, o cambios en la política
salarial contractualmente acordada con las empresas de consultoría, podrían
implicar modificaciones al monto original del contrato, conforme a lo previsto en
los numerales del 6.3.1 al 6.3.5 de este capítulo.
6.3 En tal sentido, la Gerencia Contratante debe acatar las presentes normas durante
la administración del contrato, cuando ocurra una o más de las circunstancias que
se especifican a continuación:
• Modificación de las cantidades de obra, bienes o servicios

contratados.
• Cambio en el alcance del contrato.
• Variaciones en el monto del contrato.

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• Modificación del plazo de ejecución del trabajo o entrega de los bienes

objeto de la contratación.
• Discrepancia entre las partes, formalizada a través de la presentación

de un reclamo.
No obstante lo señalado, es necesario que la Gerencia Contratante realice su

mejor esfuerzo para gestionar o elaborar especificaciones técnicas lo más
completas y precisas posibles, que impidan o minimicen eventuales
modificaciones en el alcance, el monto y/o la duración del contrato.
6.3.1 Cambios en la Cantidad de Obra o Servicio Contratado, o Bienes a

Adquirir
a. A los efectos de esta norma, para contratos bajo la modalidad de Precios

Unitarios, Costos Reembolsables más Utilidad (Ganancia, Estipendio o
Excedente), o contratos a Suma Global si fuere factible; se entiende
como Cambios en la Cantidad de Obra o Servicio Contratado, o cantidad
de Bienes Muebles a adquirir, las modificaciones al contrato que
impliquen aumentos o disminuciones en las partidas o posiciones
incluidas en el documento original, o simplemente cambio en la cantidad
global de la obra o servicio originalmente contratadas.
b. Los aumentos o disminuciones en las partidas ya contempladas en el

documento original, que sean necesarios para la continuación,
mejoramiento o completación de la obra, bienes o servicios, siempre que
no representen un cambio en la naturaleza original de la contratación.
c. Para calcular el porcentaje de esta modificación respecto al contrato

original, ésta deberá ser realizada sobre las mismas bases. Para este
propósito, el monto de la modificación en cantidad se calculará con base
en los precios unitarios y demás elementos de costos originalmente
convenidos en el contrato, excluido el efecto de la inflación y otros ajustes
que se hubieren aplicado a la fecha, y se expresará en términos de
porcentaje con respecto al monto total original del contrato.
d. Cuando el resultado de la suma algebraica (sólo aumentos y/o

disminuciones), arriba referidas, en su valor neto y acumulado no exceda
del 10% del monto total original del contrato, la Gerencia Contratante,
previo acuerdo con la Contratista y sin necesidad de someter la

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modificación a la consideración de la Comisión de Licitaciones

correspondiente, debe elaborar un documento (addendum) en el cual
indicará las modificaciones acordadas; además de incorporar y actualizar
las nuevas cantidades y montos del Contrato Marco (o Pedido, según
corresponda) en el sistema SAP.
e. Para los efectos de aprobación del nivel de delegación de autoridad

NAAF las modificaciones deben sumarse acumulativamente al monto
original del contrato, según el respectivo concepto de delegación, de
conformidad con lo establecido en el Manual de Delegaciones
Financieras Corporativas.
f. Cuando el resultado de la suma algebraica (sólo aumentos y/o

disminuciones), arriba referidas, en valor neto y acumulado exceda del
10% del monto total original del contrato, la Gerencia Contratante debe
someter la modificación a la consideración de la Comisión de Licitaciones
correspondiente, antes de proceder a realizar el aumento o disminución
en la cantidad de la obra, bien o servicio contratado, lo siguiente:
• Razones que justifiquen el aumento o disminución en la

cantidad de obra, bienes o servicios y las modificaciones en el
plazo de ejecución a que éstas dieran lugar, de ser el caso.
• Detalle por partida o posición de las cantidades adicionales o

disminuidas, así como el monto estimado de la modificación
total neta, cuyo cálculo se efectuará utilizando los precios
unitarios o tarifas establecidos en el contrato original, si los
hubiere.
g. La Comisión de Licitaciones, vistas las justificaciones presentadas por la

Gerencia Contratante, determinará si el aumento en la cantidad de la
obra, bienes o servicio debe ser ejecutado bajo el mismo contrato o si es
más conveniente a los intereses de la Gerencia Contratante y/o Filial
iniciar un nuevo procedimiento de contratación con la misma Contratista o
una diferente.
h. La Gerencia Contratante, con la recomendación de la Comisión de

Licitaciones y antes de ejecutar los cambios en la cantidad de obra,
bienes o servicios, debe obtener la aprobación por parte del Nivel de

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delegación de Autoridad Administrativa y Financiera (NAAF) que

corresponda.
i. Antes de la aprobación del NAAF correspondiente, y una vez obtenida la

opinión de la Comisión de Licitaciones correspondiente, la Gerencia
Contratante debe elaborar un documento (addendum), en el cual indicará
las modificaciones acordadas; además de actualizar las cantidades en las
partidas o posiciones que correspondan y sus montos en el Contrato
Marco y/o Pedido cargado en el sistema SAP.
j. Para efectos de aprobación del nivel de delegación de autoridad

administrativa y financiera (NAAF), las modificaciones deben sumarse
acumulativamente al monto original del contrato, según el respectivo
concepto de delegación, de conformidad con lo establecido en el Manual
de Delegaciones Financieras Corporativas.
k. La Gerencia Contratante, con el apoyo de las Funciones Asesoras, debe

solicitar al Contratista el ajuste y actualización de las fianzas y garantías
correspondientes, de ser procedente, alineado con el nuevo monto del
contrato, incluidas las modificaciones en cantidad de obra, bienes y
servicios contratado.
6.3.2 Cambios en el Alcance
a. Toda modificación al contrato de obra, bienes o servicios, como

consecuencia de modificaciones que impliquen cambio en la naturaleza
de la obra, bienes o servicios que impliquen nuevas partidas o posiciones
no contempladas en el contrato original, será considerada como un
cambio en el alcance del contrato.
b. La Gerencia Contratante, independientemente del monto estimado del

cambio en el alcance, debe decidir si solicita el apoyo de la Comisión de
Licitaciones correspondiente para recibir y abrir la oferta en acto privado.
En cuyo caso, la oferta podrá ser depositada en el buzón de la Comisión
de Licitaciones destinado al efecto, con antelación a la fecha de la
entrega fijada.
c. En caso de no decidir utilizar a la Comisión de Licitaciones

correspondiente para recibir, abrir y analizar la oferta por concepto del
cambio en el alcance, la Gerencia Contratante podrá entregar a la

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contratista las especificaciones y planos de la obra, servicios o bienes a

adquirir objeto del cambio en el alcance, para que éste elabore su mejor
oferta. Igualmente, la Gerencia Contratante preparará o hará que se
prepare el estimado de costos correspondiente.
d. La Gerencia Contratante analizará la oferta conjuntamente con el

estimado de costos interno, de ser necesario y procedente, podrá aclarar
y acordar con la Contratista las condiciones definitivas.
e. Una vez concluido el análisis, y antes de proceder a la ejecución de los

cambios en el alcance, debe presentar a la Comisión de Licitaciones
correspondiente, lo siguiente:
• Razones que justifiquen el cambio en el alcance y consiguiente

modificación en el plazo de ejecución de la obra, bienes o servicios
objeto del contrato original, en caso de ser aplicable.
• Especificaciones técnicas de las nuevas partidas, posiciones,

trabajos o actividades incluidas en el cambio en el alcance.
• Factibilidad técnico-económica del cambio en el alcance.
• Estimado de costo interno o resultados del análisis de la Oferta del

Contratista, según corresponda
• Disponibilidad presupuestaria
f. La Comisión de Licitaciones correspondiente, vistas las justificaciones

presentadas por la Gerencia Contratante, verificará si la modificación
propuesta califica o no como un cambio en el alcance y decidirá la
conveniencia de ejecutar los trabajos con el mismo contratista mediante
una modificación del Contrato existente, previa aprobación del Nivel de
delegación de Autoridad Administrativa y Financiera (NAAF) que
corresponda.
g. La Comisión de Licitaciones correspondiente, podrá decidir en lugar de lo

especificado en el literal anterior, recomendar iniciar un nuevo
procedimiento de contratación, con la misma u otras contratistas.

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h. En caso de no llegar a un acuerdo con la Contratista, durante el proceso

de aclaratoria de su oferta, se debe iniciar un nuevo procedimiento de
contratación, previo sometimiento del caso a la Comisión de Licitaciones
correspondiente, cuando sea aplicable.
i. Para efectos de la aprobación del Nivel de delegación de Autoridad

Administrativo y Financiero (NAAF), la Gerencia Contratante debe
verificar el nivel correspondiente con respecto a la modificación del
contrato existente o al inicio de un nuevo procedimiento de contratación
para ejecutar los trabajos objeto del cambio en el alcance.
j. Se exceptúan de lo establecido en los literales e) y g) de este capítulo

aquellos cambios en el alcance asociados a contratos para la ejecución
de obras, suministro de bienes y prestación de servicios, que por sus
características deban ser ejecutados de inmediato.
k. En tales casos, la Gerencia Contratante, en un lapso no mayor de quince

(15) días calendarios, contado a partir de la fecha de inicio de los trabajos
relativos al cambio en el alcance, debe presentar a la Comisión de
Licitaciones correspondiente un informe suficientemente detallado con las
razones que justifiquen el cambio en el alcance y su ejecución en forma
inmediata, la modificación en el plazo de ejecución como consecuencia
de cambio, en caso de ser procedente, el estimado de costos interno, la
oferta de la Contratista y el análisis de ésta con respecto al estimado de
costos interno.
l. El porcentaje de variación que represente la modificación por concepto

del cambio en el alcance, será calculado al dividir el monto de éste
respecto al monto original del contrato, multiplicado por cien (100). En
caso de que el contrato haya sufrido modificaciones anteriores (aumentos
o disminuciones en cantidad, cambios en el alcance, ajustes en los
montos, entre otras) se debe hacer mención expresa a la modificación
acumulada, tanto en monto como porcentual con respecto al monto
originalmente contratado.
m. Una vez obtenida la opinión de la Comisión de Licitaciones

correspondiente, la Gerencia Contratante debe elaborar un documento
(addendum), en el cual indicará las modificaciones acordadas; además
de actualizar las cantidades en las partidas o posiciones que

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correspondan y sus montos en el Contrato Marco y/o Pedido cargado en

el sistema SAP.
n. Para efectos de aprobación del Nivel de delegación de Autoridad

Administrativa y Financiera (NAAF), las modificaciones deben sumarse
acumulativamente al monto original del contrato, según el respectivo
concepto de delegación, de conformidad con lo establecido en el Manual
de Delegaciones Financieras Corporativas.
o. La Gerencia Contratante, con el apoyo de las Funciones Asesoras, debe

solicitar al Contratista, las fianzas y garantías adicionales
correspondientes, alineado con el nuevo monto del contrato, incluidas las
modificaciones por concepto del cambio en el alcance de la obra, bienes
y servicios contratado.
6.3.3 Variaciones en los Montos, Tarifas o Precios Unitarios
a. Los contratos que presenten variaciones en su monto por razones

debidamente justificadas, serán manejados directamente por la Gerencia
Contratante, sin requerir la consideración de la Comisión de Licitaciones;
pero obteniendo las recomendaciones de la Gerencia de Finanzas de la
Filial, Unidad de Negocio o área operacional y otras Funciones Asesoras
que correspondan, de ser procedente; en los siguientes casos: la
promulgación o reforma de Leyes, Decretos y Resoluciones
gubernamentales; la firma de nuevas convenciones colectivas de trabajo;
entrada en vigencia de nuevas medidas cambiarias o arancelarias;
incremento en las tarifas de servicios profesionales por aplicación de
cambios en la política salarial contractualmente acordada de las
empresas de consultoría; ajustes de precios, a través de aplicación de
fórmulas o mecanismos de ajuste y modificaciones en el contrato que no
impliquen aumentos o disminuciones en la cantidad de obra, bienes o
servicios originalmente contratados.
b. La Gerencia Contratante, con base en los lineamientos previamente

establecidos o con el apoyo de las Funciones Asesoras que
correspondan, en caso de ser requerido, determinará los ajustes de
precios y remuneraciones estipuladas, y obtendrá la aprobación del Nivel
de Delegación de Autoridad Administrativa y Financiera (NAAF)

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correspondiente, siempre que estén debidamente substanciados y

cuantificados.
c. Los ajustes del contrato, mencionados en el aparte anterior, serán de

carácter retroactivo desde la fecha en que se hicieron efectivos los
desembolsos a que se refieren los mismos, por parte de la Contratista.
d. En el caso de contratos que incluyan mecanismo de ajuste de precio,

mediante la aplicación de fórmulas escalatorias, cuando las
modificaciones al monto del contrato sean producto de la revisión
periódica de los índices o valores referenciales, establecidos e incluidos
en el documento contractual, no requieren ser sometidas a la
consideración de la Comisión de Licitaciones correspondiente; pero
deben contar con la conformidad de la Gerencia de Finanzas de la Filial,
Unidad de Negocio o área operacional.
e. Una vez obtenida la opinión de la Gerencia de Finanzas correspondiente,

la Gerencia Contratante debe elaborar un documento (addendum), en el
cual indicará las modificaciones acordadas; además de actualizar los
montos en el Contrato Marco y/o Pedido cargado en el sistema SAP.
f. Para efectos de la aprobación del Nivel de delegación de Autoridad

Administrativa y Financiera (NAAF) correspondiente, las modificaciones
obtenidas no deben sumarse al monto original del contrato según el
respectivo concepto de delegación, de conformidad con lo establecido en
el Manual de Delegaciones Financieras Corporativas.
g. Las variaciones del monto del contrato a que se refiere este numeral
6.3.3 deben considerarse separadamente de las demás modificaciones al
contrato; tales como: cambios en la cantidad de la obra, bienes o
servicios y/o cambios en el alcance.
h. La Gerencia Contratante podrá realizar una previsión para cubrir las

variaciones del monto del contrato, por concepto de aplicación del
mecanismo de ajuste o fórmula escalatoria, establecida
contractualmente, durante el lapso de vigencia del contrato, con apoyo de
las Funciones Asesoras, de manera de reducir esfuerzo en la gestión de
modificaciones del monto, en la oportunidad que la Contratista solicite los
pagos por ajuste de precio.

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i. La Gerencia Contratante, con el apoyo de las Funciones Asesoras, debe

solicitar a la Contratista el ajuste y la actualización de las fianzas y
garantías correspondientes, de ser procedente.
6.3.4 Modificaciones en el Plazo de Ejecución
a. Prórroga del Contrato
• La prórroga es la extensión del plazo de ejecución del contrato, lo

cual no implica la existencia de un nuevo contrato, no obstante,
podría dar origen a la modificación del monto del mismo.
• Dependiendo de las características o complejidad de la obra,

servicio o bien a adquirir, el plazo de ejecución establecido en un
contrato puede ser prorrogado, entre otras causas, por lo siguiente:
Imputables a la Contratista
En cuyo caso debe establecerse en el contrato que ninguna
compensación será pagada a la Contratista por dicha prórroga.
Queda a discreción de la Filial la aplicación de la Cláusula Penal, si
la hubiere.
Imputables a la Filial
En este caso y dependiendo de lo contemplado en el contrato, debe
indicarse que la Filial podría reconocer a la Contratista los gastos
adicionales que lo afecten, como consecuencia directa de la
prórroga del plazo de ejecución de la obra, bienes o servicios objeto
del contrato.
• En cualquier caso, la Contratista debe enviar a la Gerencia
Contratante la solicitud o aceptación de la prórroga, antes de que
venza el plazo de ejecución acordado y establecido en el contrato,
indicando las razones que dan origen a la misma.
• La Gerencia Contratante, con el asesoramiento de las funciones de

Recursos Humanos - Relaciones Laborales, Consultoría Jurídica y
Finanzas, si fuese necesario, procederá a analizar los hechos

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aducidos y recomendar al nivel de delegación de autoridad

financiera que corresponda, conceder o negar la prórroga solicitada.
• Serán sometidos a la consideración de la Comisión de Licitaciones

competente, solo aquellos casos de prorrogas de contratos que
impliquen erogaciones adicionales.
• En el caso que la modificación al plazo de ejecución implique

erogaciones adicionales que no excedan acumulativamente el 10%
del monto original del contrato, la Gerencia Contratante con el apoyo
de las Funciones Asesoras, deberá determinar si la modificación
está relacionada con otro tipo de modificación y en consecuencia
deberá clasificarse, según lo previsto en numerales anteriores
(cambios en cantidad de obra, bien o servicio, cambios en el
alcance o variaciones de precios por razones debidamente
justificadas); de lo contrario, la erogación adicional se refiere a algún
tipo de reclamos y requiere la consideración previa de la Comisión
de Licitaciones correspondiente.
• Por el contrario, en caso que la modificación al plazo de ejecución

implique erogaciones adicionales que si excedan acumulativamente
el 10% del monto original del contrato, la Gerencia Contratante
deberá someter la modificación del contrato a la consideración
previa de la Comisión de Licitaciones correspondiente antes de
aprobar la prórroga.
• Para efectos de aprobación por parte del NAAF que corresponda de

las modificaciones por concepto de prórroga con erogaciones
adicionales, deben sumarse el monto de la modificación del monto
con el monto original del contrato, de acuerdo con el concepto de
delegación que corresponda y de conformidad con previsto en el
Manual de Delegación de Autoridad Financiera Corporativo.
• Los casos de prórroga en el plazo de ejecución, sin erogaciones

adicionales, no requiere la consideración de la Comisión de
Licitaciones correspondiente. Su aprobación será otorgada por el
Nivel de Delegación de Autoridad Administrativa y Financiera
correspondiente de la Gerencia Contratante.

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• En todo caso, la ejecución del contrato durante el tiempo de la

prórroga que se acuerde, se regirá por los mismos términos y
condiciones establecidos en el contrato original. Para el manejo
administrativo de las modificaciones al plazo de ejecución de la
obra, bienes o servicios objeto de un contrato, con o sin erogación
adicional asociada, se debe elaborar y firmar el documento
respectivo (addemdun) entre las partes; además de incorporar la
información correspondiente en el sistema SAP, especificando la
nueva fecha acordada y estimada de terminación.
b. Renovación del Contrato
• La renovación da origen a un nuevo contrato, el cual puede ser de

idéntico contenido, condiciones y términos al del contrato anterior
vencido o con variaciones en las condiciones contractuales, siempre
y cuando, el contrato original vencido contemple una cláusula de
renovación. Para los efectos de administración, ejecución y pago de
la renovación del contrato, se debe tramitar a través de un nuevo
Contrato Marco en el sistema SAP, con las referencias a los
Pedidos que se les deben asociar, según sea el caso.
• En los contratos de servicios comerciales y profesionales, la

Gerencia Contratante, antes de acordar la renovación del contrato,
debe someter a la Comisión de Licitaciones correspondiente, las
razones que justifiquen la renovación, su adjudicación al mismo
contratista que ejecutó el servicio bajo el contrato a ser renovado y
las condiciones del nuevo contrato; y posteriormente debe obtener
la aprobación del Nivel de Delegación de Autoridad Financiera que
corresponda.
• La Comisión de Licitaciones correspondiente, con base en la

información recibida, podrá recomendar la renovación del contrato
existente o el inicio de un nuevo procedimiento de contratación.
• La Gerencia Contratante con el apoyo de las funciones asesoras,

debe solicitar al Contratista las fianzas y garantías correspondientes.
c. Adhesión a Contratos Existentes

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• Uso de un Contrato Por Organizaciones Distintas de una Misma

Filial
a. En caso de que esté vigente un contrato de servicios comerciales o

profesionales, el cual contenga la previsión de que a él podrían
adherirse otras organizaciones de una misma Filial, o que otra
organización de la misma Filial tenga la intención de utilizar dicho
contrato, la organización interesada podrá utilizarlo, siempre y
cuando, verifique previamente con el administrador del contrato, la
fecha de vigencia, el alcance del servicio, las condiciones económicas
y su disponibilidad de uso.
b. En caso de existir un contrato vigente sin disponibilidad de uso, pero

que sea factible solicitar una modificación, con la previa
recomendación de la Comisión de Licitaciones correspondiente, la
organización de la filial que desea utilizar el contrato, por razones
debidamente justificadas, solicitará la creación de un Pedido con
referencia al Contrato Marco en SAP, para su uso exclusivo conoció;
así como la creación de la cadena de aprobación en SAP que
corresponda a los niveles de delegación de autoridad
correspondiente, dentro de dicha organización.
• Uso de un Contrato Celebrado por Otra Filial
a. En el caso de que una Filial tenga la intención de utilizar un contrato

(servicios profesionales, servicio de asistencia técnica - SAT,
convenio de asistencia tecnológica o especializada - CAT / CAE,
convenios por tarifas, entre otros) celebrado por otra Filial con una
determinada Consultora, Institución o Ente, la Filial interesada podrá
utilizar dicho contrato, verificando previamente con el administrador
del mismo, la fecha de vigencia, las condiciones económicas y su
disponibilidad de uso; así como la aceptación por parte de la
Consultora.
b. Por otra parte, la Filial interesada debe verificar que el contrato

identificado contenga la previsión contractual, de poder ser objeto de
adhesión por parte de otras Filiales.

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c. Una vez cumplido con lo señalado anteriormente, la Filial interesada

someterá a la consideración de la Comisión de Licitaciones
correspondiente, el alcance, monto y tiempo de vigencia del nuevo
contrato; así como las razones que justifiquen la utilización de esta
figura, y posteriormente solicitará la aprobación del nivel de
delegación autoridad administrativa y financiera (NAAF)
correspondiente.
• Modificaciones del Contrato Objeto de Adhesión
a. Cuando el contrato objeto de Adhesión no disponga de previsión

suficiente para ejecutar el nuevo alcance, monto y duración, deberán
solicitarse las modificaciones al contrato, asociadas a la adhesión
como las señaladas en el presente capítulo de acuerdo con el tipo de
modificación, para ello debe ser sometida a la consideración de la
Comisión de Licitaciones correspondiente, por parte de la unidad
responsable de la administración del contrato, con el apoyo de la
organización interesada.
b. La administración del contrato, es responsabilidad de la organización

que suscribió el contrato original o de la organización encargada para
ello, la cual debe solicitar a la Contratista o Consultora las fianzas y
garantías correspondientes; así como realizar los cargos a las
cuentas contables o centro de costo de la organización interesada y
autorizada para utilizar el contrato.
c. Una vez obtenida la opinión de la Comisión de Licitaciones

correspondiente, la Gerencia Contratante debe elaborar un
documento (addendum), en el cual indicará las modificaciones
acordadas; además de actualizar el monto y duración en el Contrato
Marco y/o Pedidos cargado en el sistema SAP.
d. Sea cual sea el caso de Adhesión del Contrato, para efectos de

mantener una sana administración y evitar duplicidad de roles por las
distintas organizaciones involucradas (custodia y usuaria); así como
también independizar el control de la ejecución presupuestaria de
cada organización con respecto al contrato objeto de adhesión, la
organización usuaria (adhiriente) debe crear un nuevo Pedido con

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referencia al Contrato Marco en SAP o crear otro Contrato Marco con

todos los Pedidos asociados, según sea el caso.
e. Asimismo, la organización usuaria (adhiriente) deberá solicitar las

fianzas o garantías de ejecución que correspondan, según la porción
del contrato que le toque administrar.
7. CONTRATOS CON BASE EN VALOR AJUSTADO
En condiciones económicas caracterizadas por aumentos frecuentes en los costos

variables del contrato, o en los casos de contrataciones con duración superior a un
(1) año, es conveniente la utilización de mecanismos de ajuste que permitan
reducir o minimizar los elementos de incertidumbre o riesgos que la Contratista
pueda incorporar en su oferta.
Para distribuir equitativamente el riesgo entre la Filial y la Contratista por aumentos

desmesurados en los costos de los materiales, repuestos, equipos y otros insumos
suministrados por la Contratista para la ejecución de una obra, prestación de
servicios o adquisición de bienes muebles, es recomendable utilizar mecanismos
de ajustes, que permitan a la Contratista presentar una oferta razonable con base
en los últimos precios conocidos, donde el esquema de ajuste establecido en el
contrato, se sustente en precios referenciales de mercado o en índices publicados
por organismos especializados.
7.1 Definición
Es un esquema de ajuste de los costos del contrato de obra y servicio, del

convenio de suministro de materiales y equipos, y del contrato de asesoría o
consultoría, que permite modificar los costos inicialmente acordados por efecto
inflacionario y otras variables de tipo económico - financiero que lo puedan
afectar.
7.2 Aplicación
Esta metodología de reconocimiento de incrementos en los costos puede ser

aplicada a los tipos de contratos de obra, servicio o adquisición de bienes
muebles, de acuerdo con lo establecido en la guía administrativa relativa a los
“Mecanismos de Ajustes de Precios”.

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Para su aplicación debe estar previamente establecido en el contrato, la

estructura de costos por renglón, partida o posición; el esquema de ajuste que
será aplicado; la periodicidad de los ajustes y los precios referenciales de
mercado o índices seleccionados para los efectos del cálculo, indicando para
este último el organismo o revista especializada que lo genera o publica.
La aplicación de esta metodología será en escenarios de mediana o alta inflación

y en contratos para la ejecución de obras, servicios o adquisición de materiales o
equipos cuya duración sea superior a un (1) año.
En el caso de presentarse atrasos en el cronograma de ejecución del contrato,

consecuencia de interrupciones en la construcción de obra, prestación del
servicio o el suministro de bienes muebles, sólo se debe reconocer cualquier
ajuste, cuando las causas no sean imputables a la Contratista; en caso contrario,
se procederá según lo indicado en el numeral 7.3.8 del presente capítulo.
En los casos en que se requieran parámetros, criterios o rangos diferentes a los

establecidos en este capítulo, así como en los casos en los cuales deben
tomarse en cuenta los esquemas de nuevos negocios de Petróleos de Venezuela
y sus Filiales, se aplicará lo dispuesto en la guía administrativa relativa a los
“Mecanismos de Ajustes de Precios”.
7.3 Aspectos a Considerar
Al momento de iniciar un procedimiento de contratación donde se contemple el

uso de cualquier esquema de ajuste de precios, se deben considerar los
siguientes aspectos:
7.3.1 Se podrán aplicar mecanismos de ajuste en contratos de obras, servicios o

adquisición de bienes muebles con duración superior a un (1) año, siempre y
cuando se identifique en la estructura general, que existen elementos de costos
vulnerables a variaciones derivadas de efectos inflacionarios, que pueden
incidir significativamente en la ejecución normal de la actividad contratada.
También podrán aplicarse mecanismos de ajuste en contratos,

independientemente de la duración de los mismos, en condiciones económicas
caracterizadas por aumentos significativos y frecuentes en los costos.

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7.3.2 Al inicio del procedimiento de contratación, debe estar claramente definido que
se aplicarán esquemas de ajustes de precios, para el reconocimiento de los
efectos inflacionarios.
7.3.3 Los esquemas de ajustes de precios a aplicar y los precios referenciales de

mercado o los índices inflacionarios a utilizar, deberán indicarse en las
condiciones particulares del pliego de licitación o condiciones de la
contratación, permitiéndose a los participantes en el procedimiento hacer
observaciones, que pudieran o no ser aceptadas por la filial. Finalmente, el
esquema de ajuste de precios y los índices específicos a utilizar, serán
establecidos por la filial, y a ellos se sujetarán por igual, todos los contratistas
para la presentación de sus ofertas.
7.3.4 En los procedimientos de contratación que originen contratos con duración

superior a un (1) año, los Pliegos de Licitación o las Condiciones de
Participación deben expresar claramente que los precios ofertados
permanecerán fijos durante el primer año de vigencia del contrato, es decir; no
estarán sujetos a ningún reconocimiento de efectos inflacionarios; razón por la
cual deben ser presentados por el oferente en función al mejor estimado o
proyección de costos durante ese período.
7.3.5 Para la aplicación de cualquier esquema de ajuste de precios se utilizarán

valores de referencia reconocidos, tales como precios de mercado o en su
defecto, Índices de Precios publicados por el Banco Central de Venezuela
(BCV), o cualquier otro organismo Nacional o Internacional aprobados por
PDVSA y sus Filiales. Cuando no exista un índice de referencia específico o
particular para la actividad a ser contratada, puede utilizarse alguno
relacionado con el renglón de la obra, servicio o bien mueble a adquirir.
7.3.6 Los índices de precios específicos del Banco Central de Venezuela (BCV), a
utilizar serán los publicados por este organismo, a través de su página web en
Internet o en cualquier otro medio de difusión.
7.3.7 En cada período de ajuste se afectará sólo la porción de obra o servicio

ejecutado o bien mueble entregado en ese período, sin afectar las partes de
obra o servicio ejecutado o bien mueble entregado con anterioridad.
7.3.8 En caso de demora en el inicio de la obra, servicio o entrega del bien mueble
por causa imputable a la filial, se harán los reconocimientos con base en el
esquema de ajuste y los términos acordados en el contrato, mediante la

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aplicación de la Fórmula de Valor Ajustado, de conformidad con los aspectos

detallados en la Guía Administrativa sobre Mecanismos de Ajustes de Precios.
7.3.9 En caso de atrasos en el inicio y/o en la ejecución de la obra imputable al

Contratista, no se reconocerán incrementos de costos ocurridos durante el
lapso de la demora, calculándose el ajuste por este concepto como si la
porción ejecutada en ese período se hubiere realizado en el tiempo de duración
original o de acuerdo al programa de ejecución original.
7.3.10 Al momento de evaluar las ofertas presentadas, debe considerarse la

composición (peso porcentual) de los distintos elementos de la estructura de
costos, a efecto de determinar su desviación con respecto a los pesos (%)
asignados a cada uno de estos elementos y visualizar los impactos futuros
sobre los elementos de la oferta sujetos a revisión.
7.3.11 En el caso que la contratación contemple anticipo, los bienes y/o servicios
amparados por este concepto no deben incluirse dentro de los costos sujetos
a ajuste.
7.3.12 Los Costos Administrativos y Generales en la obra, servicio, o suministro de

bienes, podrán ser ajustados cuando la Contratista presente a satisfacción de
la Gerencia Contratante, la estructura de costo detallada de este elemento al
momento de presentar su oferta y se hará de acuerdo con los índices
definidos conforme a lo establecido en el numeral 7.3.4. del presente capítulo.
7.3.13 El objetivo básico de las fórmulas de Valor Ajustado es reconocer a la

Contratista los incrementos desproporcionados de costos incurridos por
efecto de la inflación, en razón de la ejecución de una obra, prestación de
servicios o suministro de bienes muebles a través de un contrato; por lo tanto,
no contempla el ajuste del monto de la utilidad, ganancia, excedente o
estipendio de la Contratista, pero podría incluir el reconocimiento del costo
financiero que debe incurrir la Contratista para cubrir el costo financiero
implícito o costo de oportunidad al ejecutar el contrato con sus propios
recursos, durante el tiempo transcurrido entre el momento en que realiza el
desembolso para ejecutar la actividad prevista en el contrato y la fecha en la
cual la Gerencia Contratante y/o Filial le reconozca y pague el monto para
compensar el efecto inflacionario.

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7.3.14 El componente externo de la oferta sólo podrá ser ajustado al aplicarle la tasa
cambiaria oficial vigente al momento del pago, salvo contadas excepciones,
previa justificación y validación por el Comité de Divisas (CODI).
7.3.15 Sólo en casos excepcionales, será posible establecer mecanismos de ajustes

de precio en el componente externo, mediante la incorporación de fórmulas
escalatorias o cualquier otro mecanismo factible, cuando existan razones
debidamente justificadas que aconsejen incluir dichos mecanismos. En todo
caso, la Gerencia Contratante deberá establecer las reglas o mecanismo de
ajustes en los Pliegos de Licitación o Condiciones de Contratación, según sea
el caso, con la previa recomendación de la Comisión de Licitaciones
correspondiente.
7.4 Otras Modalidades de Ajustes de Precios
Los contratos con duración de hasta un (1) año, deben formalizarse a precio
fijo, indicando en los pliegos de licitación o condiciones de contratación que no
habrá reconocimiento de ajuste de precios por efectos inflacionarios (no aplica
ningún esquema de ajuste de precios), y sólo se reconocerán los impactos
causados por disposiciones gubernamentales, tales como: modificación o
emisión de nuevas leyes o decretos, modificación de la paridad cambiaría, entre
otras; o la celebración de una nueva convención colectiva de trabajo petrolera.
8. POLÍTICA DE PAGO
8.1 La Gerencia Contratante o Filial debe aplicar la política corporativa de efectuar

pagos a proveedores y contratistas en un lapso no mayor de treinta (30) días
calendario.
8.2 En los casos de las Pequeñas y Medianas Industrias / Empresas (PyMI’s /

PyME’s), Cooperativas / EPS, Microempresas y otras formas asociativas para el
trabajo (Empresas Alternativas), los pagos se efectuarán según las condiciones
particulares establecidas en los respectivos contratos, con base en las políticas
de pago que establezca el Ejecutivo Nacional o PDVSA y sus Filiales, bajo
determinadas condiciones y en concordancia con las medidas temporales de
promoción y desarrollo económico y social, que se encuentren vigente.
8.3 Cuando se trate de pagos a contratistas de obras o servicios, el plazo de treinta

(30) días calendario, se cuenta a partir de la recepción física de la obra o servicio,

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a satisfacción del Ente Contratante, soportada en los informes de inspección o las

Actas de Inspección, debidamente aprobadas por el Inspector, la contratista y
personal autorizado de la Gerencia Contratante. Una vez que la contratista hace
entrega formal a la Gerencia de Finanzas de la factura, conjuntamente con la
Hoja de Entrada de Servicio (HES), aprobada por la Gerencia Contratante.
Finanzas procederá a incluir el pago en la propuesta siguiente, por lo tanto, sólo
para efectos del pago se colocará como fecha base de la factura en Finanzas, la
fecha de Fin del Trabajo, establecida en la HES aprobada.
8.4 Cuando se trate de efectuar pagos a proveedores de bienes muebles o

materiales, el plazo de treinta (30) días calendario, se cuenta a partir de la
recepción física del bien mueble o material, por parte del Receptor de Material de
Bariven, mediante nota de entrega conformada en señal de aceptación a
satisfacción de PDVSA. Una vez que el proveedor hace entrega formal a la
Gerencia de Finanzas de la factura del bien mueble o material, conjuntamente
con la Hoja de Entrada de Material (HEM o Albarán), debidamente aprobada por
la Gerencia Contratante, Finanzas procederá a incluir su pago en la propuesta
siguiente, por lo tanto, sólo para efectos del pago se colocará como fecha base de
la factura, la fecha de la aceptación de la Nota de Entrega del bien mueble o
material.
8.5 En el caso de que se presente alguna objeción por parte del Inspector de la obra
o servicio en representación del Ente Contratante, en una o varias partidas de la
obra o servicio, se entenderá, que la obligación del Ente Contratante es pagar a la
Contratista la porción no objetada de cada acta de inspección, en el plazo de
treinta (30) días continuos, de acuerdo con la política de pago indicada en el
numeral 8.1 del presente capítulo.
8.6 En el caso de que se presente alguna objeción por parte del Receptor del Material
o bien mueble, se procederá a recibir la porción de los materiales o bienes
muebles que cumplan con los estándares establecidos en el contrato y se
procederá a la devolución de aquellos que no cumplan con tal requerimiento,
dejando constancia en dicha Nota de Entrega la cantidad y condiciones de los
materiales o bienes muebles devueltos y recibidos conforme; en estos casos, se
entenderá que la obligación de la filial es pagar al proveedor la porción no
objetada de la Nota de Entrega, en el plazo de treinta (30) días continuos, de
acuerdo con la política de pago indicada en el punto 8.1.
8.7 En los casos de PyME´s y Cooperativas / EPS, los pagos se efectuarán según las
condiciones particulares establecidas en los respectivos contratos, con base en

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las políticas de pago que establezca el Ejecutivo Nacional o PDVSA y sus Filiales
para determinados servicios, en concordancia con las medidas temporales de
promoción y desarrollo económico y social, que se encuentren vigente.
8.8 El Ente Contratante en concordancia con los lineamientos de PDVSA y sus

Filiales, realizará su mejor esfuerzo para asegurar el cumplimiento de dicha
política de pago a las Contratistas de obra, bienes o servicios que corresponda,
según las condiciones contractualmente acordadas.
8.9 En caso de que el contrato no especifique la forma y el plazo de pago, se

entenderá que la obligación del Ente Contratante es pagar a LA CONTRATISTA,
en moneda de curso legal, la porción no objetada de cada valuación, informe de
inspección de obra, servicio o nota de entrega de los bienes, de acuerdo con la
política de pago indicada en el numeral 8.1 del presente capítulo.
9. EQUILIBRIO ECONOMICO DEL CONTRATO
9.1 En caso de ser promulgados en Venezuela una o más leyes, reglamentos o

decretos que impliquen cambios en las regulaciones laborales; o nuevas leyes,
reglamentos o decretos tributarios que impliquen cambios en los impuestos, tasas
o contribuciones; o se establezca formalmente una devaluación monetaria; o se
implante un sistema de control de cambios que pueda afectar los pagos en
divisas a la Contratista; de tal manera que se genere una alteración en el
equilibrio económico del contrato que no pueda ser recogida a tiempo por los
mecanismos de ajuste de precios previstas en el contrato, o cuyo efecto no haya
sido tomado en cuenta en alguna cláusula o anexo del contrato, o que no haya
sido tomado en cuenta en el procedimiento convenido por las partes para el
reconocimiento de incrementos de costos del contrato; y siempre que la
Contratista lo solicite expresamente y que la ocurrencia de tales circunstancias o
la persistencia de sus consecuencias sobre la Contratista no dependan ni estén
en forma alguna bajo el control de la Contratista y ésta hasta entonces, no
hubiera dado lugar a retrasos en la ejecución de la obra o prestación del servicio
objeto del contrato; la Gerencia Contratante, en cuanto reciba la solicitud de la
Contratista, y en todo caso con la aprobación del Nivel de Delegación de
Autoridad Financiera correspondiente, podrá acordar que se haga una evaluación
de los efectos adversos de las circunstancias alegadas por la Contratista, con
sujeción a los siguientes lineamientos.

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9.2 En caso que la Contratista considere que, debido a las circunstancias externas
alegadas, ha sido afectado significativamente el equilibrio económico del contrato
en el sentido de que dichas circunstancias han colocado a la Contratista en
situación de liquidación, atraso o quiebra o, simplemente, de no poder continuar
dando ejecución normal a las obligaciones derivadas del contrato, la Contratista
deberá justificar y demostrar, a satisfacción de la Filial, tales circunstancias y
proponer una solución que ponga fin al desequilibrio económico invocado. A tal
efecto, la Filial analizará las razones y pruebas dadas por la Contratista, así como
el impacto de tales circunstancias sobre el contrato, antes de acordar solución
alguna.
9.3 La Contratista, cuando aspire que la Filial evalúe una situación de alteración del
equilibrio económico del contrato, deberá solicitarlo así, por escrito. Antes de los
treinta (30) días continuos siguientes contados a partir de la solicitud de la
Contratista, y en ningún caso después de transcurridos los treinta (30) días
continuos siguientes al acta de recepción provisional, la Contratista presentará los
recaudos necesarios para demostrar los hechos alegados y, de ser posible,
presentar a la Filial la propuesta de solución final.
10. MANEJO DE RECLAMOS Y SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
10.1 En cualquier caso de reclamos durante la vigencia de un contrato, la Contratista

deberá presentar formalmente el (los) reclamo(s), identificando plenamente de
qué se trata, con los detalles y soportes pertinentes dentro del plazo previsto en
el Contrato y sus anexos o, en defecto de previsión contractual, dentro de los
treinta (30) días calendarios contados a partir del momento en que se haya
conocido los hechos generadores del reclamo. En todo caso, la Gerencia
Contratante o Filial pondrá todo su empeño en que tales reclamos sean
resueltos lo más rápido posible.
10.2 La Filial debe establecer en cada área de operación, las instancias de

conciliación a las cuales podrá acudir LA CONTRATISTA, en caso de que sus
reclamos no fueren atendidos con la debida diligencia.
10.3 Sin que esta clasificación represente la totalidad de categorías de reclamos

posibles, a continuación se mencionan algunos de los más frecuentes:
a. Impacto en el componente Labor, reclamos debido a productividad o

cantidad de esfuerzo en horas-hombre originalmente establecida;

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b. Causas de índole financiera, por concepto de retenciones indebidas por fiel

cumplimiento, garantía laboral e impuestos, atraso en el pago de facturas
por ejecución de obra, adquisición de bienes y prestación de servicios,
demora en pago por concepto de ajuste de precios;
c. Aspectos operacionales y técnicos, debido a tiempo perdido por retraso en

la entrega de los materiales/equipos por parte del Ente Contratante; por
ordenes de cambios en el contrato; falta de coordinación para el
otorgamiento de permisos con atraso en el inicio de los trabajos y prórroga
en el plazo de ejecución de la obra y/o servicio, por decisión unilateral del
Ente Contratante.
10.4 En el caso que el reclamo resulte procedente, la Filial debe adoptar las
soluciones o correctivos pertinentes y efectuar los pagos a que hubiere lugar, si
fuere el caso.
10.5 El plazo de pago, ante falta de previsión contractual expresa, será de treinta
(30) días continuos contados a partir de la fecha en que la Contratista haya
formalizado el reclamo, con todos los recaudos necesarios para su análisis, o a
partir de la fecha en que surja la obligación, lo que ocurra más tarde. La filial no
será responsable por las demoras de la Contratista en suministrar la información
relevante para el análisis y decisión de cada caso.
10.6 En caso de que el reclamo no fuere procedente, y así lo decidiere la Filial, las
partes deben someterse a las previsiones de la Cláusula Solución de
Controversias incluida en el Contrato, y en su defecto a las disposiciones
legales que sean aplicables.
10.7 En todos los contratos deben incorporarse cláusulas y mecanismos que

permitan la solución oportuna de las controversias.
11. CIERRE ADMINISTRATIVO DEL CONTRATO Y EVALUACION DE

ACTUACION DE LA CONTRATISTA
11.1 Cierre Administrativo del Contrato
11.1.1 El cierre del Contrato en los términos técnicos, económicos y administrativos

tiene por objeto; pagar todas las obligaciones pendientes, liberar las garantías
de ejecución y realizar la evaluación final de actuación de la Contratista. El

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cierre del Contrato ocurre después de concluida, a satisfacción del Ente

Contratante, la ejecución de los trabajos contratados o por la suspensión del
Contrato, por circunstancias que afectan la normal ejecución de la obra,
suministro de bienes o prestación de servicios, bien sea por causas
imputables a la Contratista o a la Filial.
11.1.2 La Gerencia Contratante debe informar a la Comisión de Licitaciones

correspondiente, el cierre administrativo del contrato, siguiendo los pasos
indicados en la Ayuda en Línea del sistema SAP (HALS), a través de la
siguiente dirección electrónica: \\acosrq01\appl\corp\PDV-
Apps\Saplogon\Hals
11.1.3 El Administrador del Contrato de la Gerencia Contratante, una vez que informa
a la Comisión de Licitaciones correspondiente sobre el cierre del Contrato,
debe verificar los aspectos contemplados en los sistemas de Contratación y
Administración de Contratos (SICAC y SAP). Todas las posiciones del Pedido
en sistema SAP deben estar cerradas; es decir, que no tengan cantidades
pendientes por ejecutar, facturar o pagar, antes de proceder, a nivel de
posiciones en SAP a ejecutar la opción de borrado. Una vez efectuada esta
acción, el contrato estará impedido para generar nuevos pedidos.
11.1.4 El Administrador de Contratos procederá a validar, a través de los Informe de

Gestión disponibles, que el contrato refleje las mismas condiciones que en el
documento físico en papel.
11.1.5 La Gerencia Contratante, procede a comunicar a la Comisión de Licitaciones

correspondiente, el cierre administrativo del contrato presentando lo siguiente:
• Notificación escrita de la Contratista sobre la terminación o

culminación de la obra o el servicio.
• Acta de Terminación suscrita entre las Partes, en caso de ejecución

de obra o prestación de servicios.
• Constancia de devolución de materiales sobrantes, emitida por el

responsable operacional del Ente Contratante, en caso de ser
aplicable.
• Acta de Recepción, suscrita entre las Partes Involucradas del

proyecto u obra social, en caso de ser aplicable; así como la

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certificación de cumplimiento del resto de las condiciones del

Compromiso de Responsabilidad Social, asumido por la Contratista
de conformidad con lo establecido en el contrato, los pliegos de
licitación o las condiciones de participación, según sea el caso.
• Balance financiero y administrativo del contrato, especificando los

montos, modificaciones del contrato, pagos realizados y pendientes,
retenciones, entre otras.
• Modelo del Documento de Finiquito a ser sucritos entre las Partes,

en caso de obra o servicios.
• Evaluación de Actuación o Desempeño de la Contratista,

debidamente aprobada por la Gerencia Contratante, con copia de la
Minuta de Reunión sobre Notificación de dicha Evaluación a la
Contratista.
• Lecciones aprendidas, producto del procedimiento de contratación y

la administración del respectivo contrato.
11.2 Evaluación de Actuación o Desempeño de la Contratista
11.2.1 Es política de Petróleos de Venezuela y sus Filiales evaluar la actuación o

desempeño de la Contratista o Consultora, durante la ejecución de la obra,
prestación del servicio comercial o profesional, y adquisición de bienes
muebles, objeto del contrato. A tal efecto, se establecen los siguientes
factores, parámetros y criterios de evaluación, de manera de promover el
mejoramiento continuo, mediante la incorporación de indicadores que
permitan tener una visión integral de las capacidades y aptitudes de las
Contratistas o Consultoras disponibles en el mercado nacional. Estos
mecanismos de medición deben ser objetivos, de posible verificación y formar
parte de los Pliegos de Licitación o Condiciones de Contratación, según el
caso.
11.2.2 En contratos de larga duración (más de 6 meses), en adición a la evaluación

final de actuación o desempeño de la Contratista o Consultora, es
recomendable que la Gerencia Contratante, con apoyo de las Funciones
Asesoras, elabore evaluaciones parciales de actuación o desempeño, durante
la ejecución de la obra, suministro de bienes o prestación de servicios, objeto

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del Contrato, con el propósito de llevar mejor control y seguimiento de la

actuación de la Contratista o Consultora y tomar las acciones correctivas o
preventivas, a que dieran lugar, de ser aplicables.
11.2.3 En términos generales, los factores de referencia para preparar la evaluación

de actuación o desempeño de la Contratista o Consultora, durante la
ejecución de la obra, suministro de bienes o prestación de servicios deben
tomar en cuenta, entre otros: calidad de trabajo, eficiencia, cumplimiento de
las especificaciones; desviaciones al tiempo de entrega, organización, apoyo y
gestión, infraestructura, equipos y herramientas, seguridad industrial,
ambiente e higiene ocupacional; aspectos laborales y del compromiso de
responsabilidad social. La Gerencia Contratante podrá definir otros factores de
evaluación para medir la actuación de la Contratista o Consultora, de acuerdo
con la naturaleza y complejidad de la obra, bienes o servicios objeto del
Contrato.
11.2.4 Los parámetros de evaluación, criterios y ponderaciones a ser utilizados en

cada caso, deben ser tomados de las plantillas de evaluación, incluidas en la
Guía de Procedimientos de Administración del Registro Auxiliar de
Contratistas de PDVSA, en su capítulo sobre “Evaluación de Actuación del
Contratista”, e incorporados a los sistemas correspondientes.
11.2.5 La Gerencia Contratante es la responsable de preparar las evaluaciones

parciales o final de actuación o desempeño de la Contratista o Consultora,
durante o al finalizar la ejecución de la obra, adquisición del bien o prestación
del servicio. La evaluación final de actuación o desempeño de la Contratista
debe ser notificada dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la
terminación o entrega de la obra, bienes o servicios objeto del Contrato.
Asimismo, la Gerencia Contratante, debe informar a la Comisión de
Licitaciones correspondiente sobre el resultado de la evaluación de actuación
final o desempeño de la Contratista o Consultora y acciones recomendadas;
además de incorporar dicha evaluación en el Sistema de Contratación y
Administración de Contratos (SICAC), REPS y el RAC de PDVSA.
11.2.6 Las Organizaciones de Seguridad Industrial, Ambiente e Higiene Ocupacional

(SI-AHO) y Relaciones Laborales de Recursos Humanos, entre otras,
relacionadas con áreas de su competencia durante la ejecución y
administración del Contrato, deben asesorar a la Gerencia Contratante, en
caso de que les sea requerido, a fin de elaborar de manera oportuna y objetiva
la evaluación de actuación o desempeño de la Contratista.

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11.2.7 Cuando deban examinarse o evaluarse aspectos relacionados con la

responsabilidad de la Contratista o Consultora, de la Gerencia Contratante y/o
la Filial Contratante, a efectos de establecer incentivos o penalidades,
mediante cláusulas penales, procedencia de retenciones en casos dudosos,
accidentes o incidentes o, en general, aspectos que pudieran resultar
determinantes para prevenir o resolver potenciales litigios, en relación con la
ejecución y administración de un Contrato, la Gerencia Contratante debe
solicitar la participación y recomendaciones de la Consultoría Jurídica, entre
otras funciones asesoras.
11.2.8 Los resultados de la evaluación final de actuación o desempeño de la

Contratista o Consultara deben ser ingresados oportunamente en el Sistema
de Contratación y Administración de Contratos (SICAC), a objeto de llevar
control y seguimiento de la remisión de los mismos al Registro Nacional de
Contratistas (RNC).
11.2.9 La evaluación de actuación o desempeño de la Contratista o Consultora, como

recurso de mejoramiento continúo de la calidad, debe ser notificada por la
Gerencia Contratante a la Contratista o Consultora, a quien se le debe señalar
las circunstancias relevantes ocurridas durante la ejecución de la obra,
adquisición de bienes o prestación de servicios.
11.2.10 Los resultados de las evaluaciones finales de actuación o desempeño de las

Contratistas o Consultoras deberán ser remitidos al Registro Nacional de
Contratistas (RNC), según sea aplicable, dentro del lapso establecido en la
Ley de Licitaciones y sus Reglamentos, con el objeto de servir de insumo para
la selección de potenciales Contratistas que participarían en los futuros
procedimientos de licitación o contratación.
11.2.11 Cuando ocurran desviaciones respecto a lo establecido en la Ley de

Licitaciones, la Gerencia Contratante, es responsable por la sustanciación del
expediente para tramitar la suspensión de la Contratista ante el Servicio
Nacional de Contratación (SNC), previa aprobación de este trámite por parte
de los niveles de autoridad administrativa y financiera que corresponda. La
Contratista podrá ejercer los recursos administrativos señalados en la Ley
Orgánica de Procedimientos Administrativos (LOPA).

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Establecer las normas que las Gerencias Contratantes de Petróleos de Venezuela,

2. INICIO DE LA OBRA, SERVICIO O SUMINISTRO

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Carta de Intención. Cuando se trate de convenios de suministro u Orden de

2.5 En caso de establecerse en las condiciones de contratación, el otorgamiento de

3. ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO

3.1 La administración del contrato estará a cargo de la Gerencia Contratante, quien

3.2 Cuando se trate de convenios de suministro u Orden de Compra de Materiales o

3.3.2 Coordinar y velar por el cumplimiento del programa o cronograma de ejecución

3.3.3 Inspeccionar el progreso o avance de la ejecución de la obra o prestación del

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condiciones del contrato. En caso de detectar desviaciones, debe solicitar por

3.3.5 Rechazar, objetar y exigir la rectificación de cualquier material, trabajo

3.3.6 Someter al nivel de delegación de autoridad financiera que corresponda, para

3.3.7 Revisar y conformar los informes de valuación, Actas de Inspección con la

3.3.10 Evaluar la actuación o desempeño de la Contratista durante la ejecución de la

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3.3.11 Someter a la aprobación del nivel de delegación de autoridad financiera

3.6 La contratación por monto menor, aunque no requiere ser sometida a la

3.7.1 Plazo de ejecución de la obra o prestación de servicio menor o igual a cuarenta

3.7.2 El monto de la contratación, en el caso de adquisición de bienes o prestación de

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4. INSPECCIÓN DE LA OBRA, SERVICIO O SUMINISTRO

4.1 La inspección comprende la revisión, análisis y verificación, en cualquier

4.2 La verificación consiste, sin limitarse a ello, en que la ejecución de la obra,

4.3 Se dará especial atención a la vigilancia de las normas, términos y condiciones en

4.4 La inspección se efectuará aplicando los mecanismos de seguimiento y control

4.6 En toda inspección se debe preparar un informe de avance, valuación o Acta de

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4.7 Los informes de progreso, valuación, actas de inspección correspondientes, son

5. PAGO POR VALUACION DE LA OBRA, SERVICIO O SUMINISTRO

5.1 El avance de la ejecución de la obra o prestación del servicio se registra en los

5.2 Los pagos de la porción de obra ejecutada o servicios prestados, se efectuarán

5.3 Cuando se trate de procura de materiales o equipos, los pagos se efectuarán de

5.4 Solamente se efectuarán pagos parciales o final sobre trabajos realmente