Informe Final Auditoria SG-SST

MUNICIPIO DE PAIPA NIT. 891.801.
240 – 1
Modelo Integrado de Planeación y
Código: GOA – F - 16
Gestión- MIPG
Formato Versión: 01
Fecha Versión:02/06/2017
Informe Final Auditoria
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Fecha de Presentación Junio 25 de 2021
Dependencia /
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO. SG-SST
Proceso Auditado
Tipo de Auditoría Auditoria de Seguimiento y Evaluación

Objetivo Obtener evidencias que al evaluarse de manera objetiva permitan determinar
la conformidad del SG-SST de la administración Central de acuerdo con los
requisitos establecidos.
Alcance La auditoría Interna se realizó según lo establecido en la legislación vigente

en la materia, el procedimiento, instructivos y demás documentos asociados,
establecidos al interior de la entidad en el periodo comprendido entre Enero a
Junio de 2021.
1. RESUMEN DE LA AUDITORIA
La Auditoria se realizó en las siguientes fases:
Fase de Ejecución Del 08 al 15 de Junio de 2021
NATURALEZA: La Dirección de Talento Humano es una unidad administrativa del nivel Central
con carácter ejecutor, adscrita a la Secretaria General y de Gobierno. Es misión de la Dirección
administrar el recurso humano vinculado a la administración municipal de Paipa, cumpliendo con
los principios de permanencia en el empleo público, asegurando el desarrollo del modelo de
competencias laborales, el trabajo en equipo y la profesionalización del servicio.
El día 08 de Junio de 2021 a las 10:00 am se realiza la apertura al proceso de auditoría interna,
posteriormente el 21 de Junio de 2021 se hace entrega del Informe preliminar de Auditoria,
dando un espacio de dos (2) días para la presentación de controversias al informe, no
habiéndose presentado observación alguna se procede a entregar el informe final.
DESARROLLO DE LA AUDITORIA
A continuación se describen los aspectos auditados y el estado evidenciado.
Es importante resaltar el alto grado de respeto y colaboración dentro del cual se desarrolló la presente
Auditoria, la dinámica continúa de reflexión y autocontrol que facilita la construcción y la mejora.
En la entidad el SG- SST es liderado por la Dirección de Talento humano, dependencia adscrita a la
Secretaria General y de Gobierno.
Para la presente vigencia se suscribió el siguiente contrato:
Contrato de Prestación de Servicios No. 142/2021: Objeto: Prestar servicios profesionales a la
Secretaria General y de Gobierno en la elaboración del diagnóstico, implementación y evaluación del
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo en la dirección de talento humano del Municipio
de Paipa. Contratista: SHARON DAIANNE SIERRA CASTAÑEDA. Profesional con Especialización en
seguridad y salud en el trabajo, presenta copia de Resolución No. 0205 del 08/02/2019 “por medio de
la cual se otorga una licencia en prestación de servicios de Salud Ocupacional, Seguridad y Salud en
el Trabajo”. Por parte de la Secretaria de Salud de Boyacá.
Carrera 22 N° 25-14
Teléfono: 57 (8) 7 850 131/ 135 * Fax 57 (8) 7 851 998/ 321
www.paipa-boyaca.gov.co
E-mail: contactenos@paipa-boyaca.gov.co - alcaldia@paipa-boyaca.gov.co
código postal: 15516
MUNICIPIO DE PAIPA NIT. 891.801.240 – 1
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Teniendo como punto de referencia la normatividad relativa al SG-SST tales como el Decreto
1072/2015, del Ministerio del Trabajo “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario
del Sector Trabajo” , Resolución No. 777 del 02 de Junio de 2021, nuevo protocolo general de
bioseguridad que deroga la resolución 666/2020 y otros protocolos.
Estándares Mínimos de Cumplimiento del SG-SST
Conformación COPASST
Se tiene conformado y está operando mediante la resolución No. 411 del 07/09/2020 por el cual se
conforma el comité paritario de seguridad y salud en el trabajo COPASST de la administración del
Municipio de Paipa. esta vigencia se ha realizado reunión una vez por mes
Presidente Zandra granados, secretaria Mónica pardo.
Se realizó capacitación del comité con apoyo de la ARL positiva. Se cuenta con las respectivas
Actas del Comité
Comité de Convivencia Laboral
Conformado mediante Resolución No.412/2020, por un periodo de 2 años. Como resultado del
proceso de convocatoria se eligieron los siguientes funcionarios:
1. Mario Antonio Mateus
2. Luz Aida Corchuelo Medina
3. Luis Fernando Pinzón
4. Bertha Lucia Gutiérrez
Como representantes delegados por el Empleador, es decir por el Alcalde Municipal quedaron:
Efraín González Díaz y Sonia Milena Niño.
Se realizó socialización a todos los funcionarios de la entidad para mejorar la comprensión respecto
de las funciones del comité, funcionamiento e importancia.
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Programa de Capacitación Promoción y Prevención – PYP
Se realizó puesto a puesto verificación y análisis de puestos trabajo y ergonomía en el mes de

marzo con el apoyo de la ARL POSITIVA de igual manera realización de pausas activas:
Se cuenta con evidencias documentadas mediante listados de asistencia.
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- Capacitación en comunicación asertiva, el 25 de Marzo de 2021 para todos los funcionarios

de la entidad, de forma presencial.
- Por parte de la responsable del SG-SSt se adelantó la elaboración de los estudios previos
para la realización de exámenes medico ocupacionales a los servidores de la alcaldía de
Paipa, está en proceso para su contratación.
- En el mes de Febrero se realizó tamizaje de prevención del riesgo cardiovascular con apoyo
de la NUEVA EPS, actividad en la cual se contó con la participación de 70 funcionarios.
- Realización de pruebas COVID para todos los afiliados de la EPS Famisanar.
- Están pendientes por desarrollar las demás actividades planteadas en el plan de acción.
Capacitación, inducción y Reinducción en SG-SST y actividades PyP

Los días 06 y 08 de Abril de 2021 se realizó jornada de inducción y reinducción con la participación
de un total de 157 funcionarios capacitados. De forma virtual se tiene un grupo de líderes por
dependencia para apoyar el sistema a través de este medio se remite información de manera
permanente y se organiza la entrega semanal de los elementos de protección personal.
Se realizó la respectiva evaluación al proceso de capacitación, la cual se encuentra documentada.

Política del SG-SST firmada, fechada, y comunicada al COPASST/Vigía
Política firmada por el representante legal y comunicada al COPASST y funcionarios en general,
también se tiene publicada en la página web de la entidad.
Los Objetivos están claramente definidos, son medibles y cuantificables, con metas alcanzables, se
cuenta con información documentada.
Plan de trabajo
Se presenta el plan de acción para la presente vigencia, el cual identifica objetivos, metas,
responsabilidades, recursos, cronograma de actividades y está debidamente formalizado. De igual
manera se encuentra divulgado a través de la página web institucional www.paipa-boyaca.gov.co
Archivo Documental del SG-SST

Se procede a realizar la verificación del archivo documental correspondiente al Sistema el cual está
conformado por las siguientes carpetas documentales:
1. Política de Seguridad y salud en el trabajo
2. Reglamento de higiene y Seguridad Industrial
3. Planificación del SG- SST
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3. plan anual para gestión del riesgo

4. Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias
5. COPASST
6. Programa de Inducción
7. Auditoria y revisión de la alta dirección
8. Plan de Mejoramiento
9. mediciones Ambientales
10. Exámenes médico ocupacionales
Matriz legal
La entidad cuenta con la respectiva matriz legal que da sustento al SG-SST
Actividades de Promoción y Prevención en salud
Al respecto la entidad ha desarrollado actividades dirigidas a la prevención de enfermedades y
alimentación saludable.
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Estilo de vida y entornos saludables Desarrollo de campañas de Prevención del consumo de

(controles tabaquismo, alcoholismo, drogas y bebidas embriagantes apoyados por ARL
fármaco dependencia y otros) Positiva.
Eliminación adecuada de residuos Las auxiliares de servicios generales colaboran con la
sólidos, líquidos, gaseosos clasificación y separación de los residuos generados
dentro de la entidad
Registro y Análisis estadístico de A la fecha se tienen reportados 3 casos de accidentes y
Incidentes, Accidentes de trabajo y fueron leves.
Enfermedad Laboral - Dos personas se cortaron con bisturí cortando
una hoja
- Un operario de maquinaria amarilla con golpe
en la cabeza, tenía casco, se cortó un dedo. Se
realiza la investigación del caso. Se tiene
registrado en el aplicativo de reporte de positiva
FURAT.
Reporte de los accidentes de trabajo y Se ha realizado reporte de los 3 accidentes ante la ARL
enfermedad laboral a la ARL, EPS y
Dirección Territorial del Ministerio de
Trabajo
Investigación de Accidentes, Incidentes y Se solicitó a la ARL un informe de los accidentes,
Enfermedad Laboral incidentes y enfermedades laborales que estén en
proceso o abiertos de vigencias pasadas. Reportando
que no existe ningún tipo de caso abierto o sin
investigación.
Medición de los Accidentes de trabajo y Actualmente No se tienen funcionarios con
Enfermedad Laboral enfermedades laborales.
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Metodología para la identificación, Establecida mediante el programa causa- problema.

evaluación y valoración de peligros
Identificación de peligros con todos los Se realizó investigación con apoyo de la ARL y se realizó
niveles de la empresa inspección de riesgo eléctrico, riesgo locativo y
elementos de emergencia.
Se implementan medidas de prevención y Se pretende implementar la alarma de emergencia, y la
control / peligros señalización al interior de la Administración central.
Mantenimiento periódico de instalaciones, Revisión de puestos de trabajo y espacios físicos de
equipos, maquinas, herramientas trabajo.
Una vez identificada una necesidad de mantenimiento
se realiza la solicitud ante la Secretaria de
Infraestructura.
Brigada de Prevención
Está conformada por un total de 30 funcionarios de lo cual se cuenta con evidencia documentada.
La entidad cuenta con Plan de prevención y preparación ante emergencias.
También se realizó la conformación del Comité de Seguridad Vial, cuyo objetivo es el de diseñar,
definir, programar y gestionar todos los aspectos necesarios para la puesta en marcha del Plan
Estratégico de Seguridad Vial.
Se realizó entrega de elementos distintivos a los miembros de la brigada de prevención.

Durante el desarrollo del proceso de auditoria se realiza visitas de verificación en sitio con el propósito
de verificar el uso por parte de los funcionarios de los elementos de Protección personal y el estado
de elementos como extintores, camillas, señalización y demás.
Recepción Administración Central Secretaria de Tránsito y Transporte
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Centro de Convivencia Sisben
Edificio Auditorio- Cultura y juventud Ventanilla única

Uso de los elementos de Protección personal suministrados por la entidad:
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Se evidencia el uso de los implementos suministrados por la dirección de Talento Humano al interior
de la entidad en cada una de sus sedes. Como elemento de control a resaltar se lleva un estricto
control mensual de los elementos suministrados.
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Entrada Edificio Alcaldía Cuarto piso Edificio Alcaldía
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Centro de convivencia
Botiquines Institucionales
Extintor Auditorio Extintor Tercer piso Edificio central
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Como se puede evidenciar varios extintores se encuentran sin ubicar con el soporte adecuado y la
mayoría con fecha de vencimiento ya expirada, es necesario realizar acciones para corregir este
aspecto, de igual manera por parte de la funcionaria coordinadora del sistema se manifiesta que el
proceso contractual para la adquisición de insumos para dotación de botiquines, recarga de extintores,
señalización entre otros está en proceso.
Se evidencia que se corrigió el posible riesgo eléctrico que se presentaba en el área de cafetería del
edificio central.
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Se dispone de Jabón de manera permanente en los baños de la entidad para el lavado de manos. Las
áreas de cafetería se mantienen aseadas adecuadamente.
En las instalaciones del Centro de Convivencia se cuenta con baños para personas en condición de
discapacidad, o adultos mayores, aspecto muy favorable si se tiene en cuenta que en esta sede se
atienden la mayoría de los programas sociales dirigidos a todo tipo de población y que como entidad
debemos garantizar los espacios adecuados para la atención al ciudadano. Sin embargo este baño
en este momento está siendo utilizado para guardar todos los elementos e insumos requeridos para
las labores de aseo general, por tanto se recomienda analizar esta situación y en lo posible habilitar
otro espacio físico dentro de las instalaciones para tal fin.
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Durante el desarrollo de la Auditoria se solicitó información a: COPASST, COMITÉ DE

CONVIVENCIA Y ARL POSITIVA, quienes manifestaron la siguiente información, adjuntando las
respectivas evidencias.
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Aspectos a verificar según Resolución No. 777/2021. De acuerdo como lo estipula la Resolución
777, numeral 6. Sector Laboral la entidad ha logrado:
 Vigilancia de la salud de los trabajadores en el contexto del Sistema de Gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo SG-SST. La entidad continúa con el seguimiento y reporte de síntomas
a través del aplicativo, a medida que se hace necesario se han implementado las medidas
necesarias para prevenir el contagio tales como la implementación de jornadas laborales con
el 50% de los trabajadores en cada turno de trabajo, dando espacio para el desarrollo del
trabajo en casa.
 Se han desarrollado las actualizaciones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo, identificando e implementando las acciones correspondientes para la prevención del
riesgo biológico por COVID-19 en el ambiente de trabajo.
 Establecer el canal de información entre el empleador, la EPS, la ARL y el trabajador para

que informe cualquier sospecha de síntoma o contacto estrecho con personas confirmadas
con COVID-19 y manejarlo de manera confidencial.
 Disponer de piezas comunicativas a los trabajadores, proveedores y clientes en la aplicación

de la etiqueta respiratoria, que incluye cubrirse la nariz al toser o estornudar con el antebrazo
o con un pañuelo de papel desechable y deshacerse de él inmediatamente tras usarlo.
Abstenerse de tocarse la boca, la nariz y los ojos.
 Implementar jornadas flexibles o turnos de entrada y salida a lo largo del día y otras estrategias
para evitar aglomeraciones de los trabajadores en el ingreso y salida, en los centros de
trabajo.
 Fomentar el uso de medios alternativos de transporte como la Bicicleta.
 El aislamiento de los empleados que sean sospechosos se hará desde el comienzo de

síntomas, o desde que sean identificados como contactos estrechos hasta tener una prueba
negativa, a menos que por criterio médico o de la autoridad sanitaria se considere necesario
prolongar el aislamiento.
Publicación Plan Anual de SG-SST en la página www.paipa-boyaca.gov.co sin embargo se

recomienda solicitar un espacio especial para la divulgación de toda la información relativa al
sistema, como herramienta que contribuye a la toma de conciencia, apropiación del sistema y
comunicación oficial del mismo.
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FORTALEZAS
1. La entidad tiene conformado el Comité COPASST y se encuentra activo, de igual manera

otros comités importantes como el de Convivencia Laboral y el de Seguridad Vial.
2. La entidad cuenta con plan de acción del SG-SST para la presente vigencia, el cual
identifica objetivos, metas, responsabilidades, recursos, cronograma de actividades y está
debidamente formalizado. De igual manera se encuentra divulgado a través de la página
web institucional www.paipa-boyaca.gov.co
3. Muy acertada la estrategia de conformar un grupo de líderes por dependencia para apoyar
el sistema y remitir la información de manera permanente.
4. Organización en la entrega semanal de los elementos de protección personal.
5. Como elemento de control a resaltar se lleva un estricto control mensual de los elementos
suministrados.
RECOMENDACIONES
 Por parte de la responsable del SG-SST se adelantó la elaboración de los estudios previos
para la realización de exámenes medico ocupacionales a los servidores de la alcaldía de
Paipa, está en proceso para su contratación, este es un componente muy importante se
recomienda su pronta realización.
 En las instalaciones del Centro de Convivencia se cuenta con baños para personas en
condición de discapacidad, o adultos mayores, aspecto muy favorable si se tiene en cuenta
que en esta sede se atienden la mayoría de los programas sociales dirigidos a todo tipo de
población y que como entidad debemos garantizar los espacios adecuados para la
atención al ciudadano. Sin embargo este baño en este momento está siendo utilizado para
guardar todos los elementos e insumos requeridos para las labores de aseo general, por
tanto se recomienda analizar esta situación y en lo posible habilitar otro espacio físico
dentro de las instalaciones para tal fin.
CONCLUSIONES
La Auditoria se desarrolló dentro de un ambiente de colaboración mutua, se contó con el suministro

oportuno de la información, se resalta el alto grado de compromiso con la implementación del
sistema.
La entidad viene dando cumplimiento al plan de acción planteado para la presente vigencia, en
algunos casos el adecuado funcionamiento depende del apoyo de otras sectoriales y esto hace que
los procesos presenten demoras en su ejecución.
Al interior de la entidad se percibe un buen ambiente, los funcionarios manifiestan que han recibido
de manera oportuna los elementos de protección personal, los Comités están activos, hay mejores
niveles de participación en las diferentes actividades del sistema, la comunicación y niveles de toma
de conciencia son adecuados para el correcto funcionamiento.
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RELACIÓN DE HALLAZGOS
Se establecen las siguientes No conformidades y/o Hallazgos, Oportunidades de Mejora, que deben
ser trabajados con acciones concretas que permitan evitar que se genere el inclumplimiento de un
requisito, se deben subsanar mediante un Plan de Mejoramiento, el cual debe ser elaborado y puesto
en conocimiento de la Oficina de Control Interno para su correspondiente seguimiento.
H- 1: Durante los recorridos en sitio se pudo verificar que varios extintores se encuentran sin ubicar
con el soporte adecuado y la mayoría con fecha de vencimiento ya expirada, es necesario realizar
acciones para corregir este aspecto, por parte de la funcionaria coordinadora del sistema se
manifiesta que el proceso contractual para la adquisición de insumos para dotación de botiquines,
recarga de extintores, señalización entre otros está en proceso.
OM 1- La comunicación y divulgación de la información referente al SG-SST es adecuada, sin
embargo se recomienda solicitar colaboración con TICS y generar un link especial para el sistema
el cual permite evidenciar de forma directa toda la información relativa a la implementación del
sistema al interior de la entidad.
OPORTUNIDAD DE MEJORA
Estas constituyen actividades que permitirán mejorar el proceso evaluado, de tal manera que la
gestión se vea favorecida.
Las actividades de las acciones a seguir quedan a criterio de los responsables del proceso.
Con base en lo anterior se remite formato para que por tarde al 26 de Julio de 2021, se elabore el
respectivo Plan de Mejoramiento que será presentado a la Oficina de control interno para su
correspondiente seguimiento.
Cordialmente,
NURY STELLA OCHOA SANABRIA

Jefe de Control Interno de Gestión
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Tipo de Auditoría Auditoria de Seguimiento y Evaluación

Alcance La auditoría Interna se realizó según lo establecido en la legislación vigente

Programa de Capacitación Promoción y Prevención – PYP

Se realizó puesto a puesto verificación y análisis de puestos trabajo y ergonomía en el mes de

Se cuenta con evidencias documentadas mediante listados de asistencia.

- Capacitación en comunicación asertiva, el 25 de Marzo de 2021 para todos los funcionarios

Capacitación, inducción y Reinducción en SG-SST y actividades PyP

Se realizó la respectiva evaluación al proceso de capacitación, la cual se encuentra documentada.

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3. plan anual para gestión del riesgo

Estilo de vida y entornos saludables Desarrollo de campañas de Prevención del consumo de

Metodología para la identificación, Establecida mediante el programa causa- problema.

Se realizó entrega de elementos distintivos a los miembros de la brigada de prevención.

Recepción Administración Central Secretaria de Tránsito y Transporte

Centro de Convivencia Sisben

Edificio Auditorio- Cultura y juventud Ventanilla única

Entrada Edificio Alcaldía Cuarto piso Edificio Alcaldía

Extintor Auditorio Extintor Tercer piso Edificio central

Durante el desarrollo de la Auditoria se solicitó información a: COPASST, COMITÉ DE

 Se han desarrollado las actualizaciones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

 Establecer el canal de información entre el empleador, la EPS, la ARL y el trabajador para

 Disponer de piezas comunicativas a los trabajadores, proveedores y clientes en la aplicación

 Fomentar el uso de medios alternativos de transporte como la Bicicleta.

 El aislamiento de los empleados que sean sospechosos se hará desde el comienzo de

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