Sistema de Gestión Integrado

PROCEDIMIENTO GESTION DE
INCIDENTES Y RETIRADA DE
PRODUCTOS
Fecha de vigencia: Código N°:
Edición N°: 00 Página N°:1 de 9
20-04-2021 PR-PROD-005

Aplicable a: ÁREA DE PRODUCCIÓN

1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene por objetivo describir la metodología utilizada por FLEXOGRAFIA DIGITAL
GUERRA Y GUERRA LTDA., en la gestión de incidentes y retirada de productos para garantizar en todo
momento un producto legal, seguro y cuya ingesta no constituya un riesgo para la salud de la población;
dando con esto cumplimiento a los elementos de un sistema de inocuidad alimentaria bajo estándar
HACCP.

2. ALCANCE

Este procedimiento tiene un alcance a todos los productos que afecten la calidad, legalidad e inocuidad de
nuestros clientes y de los centros de distribución de estos. Se entenderá como punto de inicio del proceso
de recall que son productos que pueden estar afectando categóricamente por el proceso de packaging al
producto final, solo para los casos de contacto primario. Debe ser atendido por todo personal crítico
declarado en las responsabilidades de FLEXOGRAFIA DIGITAL GUERRA Y GUERRA LTDA.

3. RESPONSABILIDADES

 Gerente General
 Gerente de Administración y Finanzas
 Jefe de producción
 Personal de Planta
 Externos

Propiedad de Flexográfica y digital Guerra y Guerra Ltda.

Solo se considera COPIA CONTROLADA, el ejemplar que se encuentra disponible en el espacio de DROPBOX. Por lo tanto las copias impresas de
este documento y las copias digitales que no están siendo visualizadas en la plataforma de Dropbox son COPIAS NO CONTROLADAS.
 Sistema de Gestión Integrado
PROCEDIMIENTO GESTION DE
INCIDENTES Y RETIRADA DE
PRODUCTOS
Fecha de vigencia: Código N°:
Edición N°: 00 Página N°:2 de 9
20-04-2021 PR-PROD-005

Aplicable a: ÁREA DE PRODUCCIÓN

4. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA

 Requisitos normativos Norma IFS PAC SECURE versión 1 u otra norma GFSI
 Reglamento Sanitario, Legislación Chilena

5. TERMINOLOGÍA

 Comité Recall: Integrado por Gerente General, Gerente de Administración y

Finanzas, Jefe de producción y Abogado (de ser requerido).

6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

 N/A

Propiedad de Flexográfica y digital Guerra y Guerra Ltda.

Solo se considera COPIA CONTROLADA, el ejemplar que se encuentra disponible en el espacio de DROPBOX. Por lo tanto las copias impresas de
este documento y las copias digitales que no están siendo visualizadas en la plataforma de Dropbox son COPIAS NO CONTROLADAS.
 Sistema de Gestión Integrado
PROCEDIMIENTO GESTION DE
INCIDENTES Y RETIRADA DE
PRODUCTOS
Fecha de vigencia: Código N°:
Edición N°: 00 Página N°:3 de 9
20-04-2021 PR-PROD-005

Aplicable a: ÁREA DE PRODUCCIÓN

7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

7.1 Flujograma

< Entrada
Flujograma Nº Descripción
> Salida
1 El Gerente General cita a Comité Recall. Salida =Decisión retiro de
Inicio
El Comité Recall tiene la responsabilidad de mercado de productos
decidir el retiro de mercado de los productos.

G. GENERAL cita a Comité 1

Recall Si se decide retiro, se trazan los lotes de Entrada = Códigos O/C
2 producción que son sospechosos, de acuerdo
con la fecha de producción y N°OT
Se identifican Lotes que se
3 Comité identifica nivel de Recall de acuerdo
sospechan defectuosos
2 con el riesgo al que está expuesto el Salida =Nivel de Recall
consumidor.

Si el riesgo es de Calidad Gerente General

3 Se establece Nivel de Recall avisará telefónicamente y por vía escrita a
4 cliente, acordará las fechas de retiro y Salida =Comunicación tipo
reemplazo y pedirá la recuperación del de riesgo
producto.

Legalidad Si el riesgo es de Seguridad y/o Legalidad

Gerente General notifica telefónicamente y
por vía escrita a cliente y Gerente General Salida=Comunicación tipo
5 notifica a la autoridad competente, sobre el de riesgo
peligro que presenta el producto.
Seguridad Calidad
Gerente General en conjunto con Gerente de
Adm., y Finanzas definirá tiempo que tomará
5 4
6 proceso de recolectar y acciones a tomar con
Se comunica vía el producto recuperado, considerando los Salida=Tiempo recolecta
Se comunica vía telefónica y
telefónica y escrita a riesgos de las etapas postproducción. Salida= Acciones a tomar
escrita a clientes Recall y su
distribuidores y autoridad alcance
El resultado de la recolecta será registrado en
el formulario correspondiente. Será
7 responsabilidad del Jefe de Producción el Salida =Formulario
Se define tiempo de recall y manejo de este registro.
6 acciones a tomar

Realizar simulacros de Recall a lo menos una Salida=Resultados simulacro

7 Se registran resultados 8 vez al año

8 Realizar simulacros de
Recall

Fin

Propiedad de Flexográfica y digital Guerra y Guerra Ltda.

Solo se considera COPIA CONTROLADA, el ejemplar que se encuentra disponible en el espacio de DROPBOX. Por lo tanto las copias impresas de
este documento y las copias digitales que no están siendo visualizadas en la plataforma de Dropbox son COPIAS NO CONTROLADAS.
 Sistema de Gestión Integrado
PROCEDIMIENTO GESTION DE
INCIDENTES Y RETIRADA DE
PRODUCTOS
Fecha de vigencia: Código N°:
Edición N°: 00 Página N°:4 de 9
20-04-2021 PR-PROD-005

Aplicable a: ÁREA DE PRODUCCIÓN

El proceso de Recolecta o Recall consiste en el seguimiento de un producto que ya ha sido despachado y

que permite garantizar a los clientes que ante cualquier incidente de FLEXOGRAFIA DIGITAL GUERRA
Y GUERRA LTDA esta cuenta con un procedimiento de notificación que entra en vigor de forma de
entregarles productos legales y seguros.
La Recolecta se realiza cuando se tiene sospecha, o bien la seguridad, que un determinado lote de producto
final pueda representar un riesgo de tipo: Seguridad, Legalidad o Calidad en el consumidor.

7.2 Retirada de Productos

Es responsabilidad del Gerente General convocar al Comité de Recall, quienes decidirán el retiro del
mercado de una o más partidas de producto defectuosas.
El procedimiento de recolecta se ejecutará en los siguientes casos:
1. Se afecta a la salud y seguridad del consumidor
2. Deterioro irreversible de la imagen de la Empresa
3. Deterioro de relaciones comerciales

 Jefe de Producción tiene la responsabilidad y autoridad y debe identificar los lotes de producción que
se sospechen defectuosos, de acuerdo a la fecha de producción y N° OT.
 El recall se hará a través de la revisión de todos los registros existentes, los cuales deben indicar el
lote de producción y la fecha en la cual se distribuyó el producto. Para ello se basará en lo establecido
en el procedimiento de Identificación y Trazabilidad de Productos.
 En el caso que el reclamo se registre por vía informal, debe quedar claramente establecido el nombre
del comprador, su dirección, teléfono y e-mail de contacto, lo que se obtiene a través de los registros
de clientes vigentes disponibles en el área comercial.

Propiedad de Flexográfica y digital Guerra y Guerra Ltda.

Solo se considera COPIA CONTROLADA, el ejemplar que se encuentra disponible en el espacio de DROPBOX. Por lo tanto las copias impresas de
este documento y las copias digitales que no están siendo visualizadas en la plataforma de Dropbox son COPIAS NO CONTROLADAS.
 Sistema de Gestión Integrado
PROCEDIMIENTO GESTION DE
INCIDENTES Y RETIRADA DE
PRODUCTOS
Fecha de vigencia: Código N°:
Edición N°: 00 Página N°:5 de 9
20-04-2021 PR-PROD-005

Aplicable a: ÁREA DE PRODUCCIÓN

Si el riesgo al que está expuesto el cliente es de tipo Calidad, el Gerente General procederá de la siguiente
forma:
 Aviso telefónico y vía escrita a cliente.
 Acordar fecha de retiro y reemplazo del producto con el cliente.
 Pedir a cliente que recupere el producto ya entregado a los consumidores.

El Gerente General debe definir el tiempo que tomará el proceso de recolecta y que acción se tomará con
el producto recuperado, considerando los riesgos a los que está expuesto durante las etapas
postproducción, logística y otros (seguridad, legalidad y calidad del producto).
Si el riesgo al que está expuesto el cliente es de tipo Seguridad o afecta la legalidad, se seguirá el siguiente
procedimiento:
 El Gerente de Administración y Finanzas con ayuda de Jefe de Producción (además de la notificación
del Gerente General a Cliente) notificará a la autoridad competente, sobre el peligro que presenta el
consumo de este producto, o los procedimientos que debe seguir la población para eliminar al mínimo
el riesgo, para lo cual indicará:
 Lotes de producción, fecha de elaboración, causal del retiro y nómina de los clientes a los
cuales el producto fue distribuido.
 La empresa pondrá a disposición de las autoridades de salud toda la información que esta
solicite, además dispondrá de todo su recurso humano para apoyar a las autoridades en
el procedimiento de recolecta.

El resultado de la retirada de productos será registrado en los registros internos en la carpeta del SGI,
donde se indicará el total recolectado y los saldos de producto que queden en el mercado. El manejo de
este registro es de responsabilidad de Jefe de Producción.
Será responsabilidad de todas las gerencias involucradas en el proceso de elaboración y producción final
adoptar las medidas correctivas y preventivas pertinentes, a fin de evitar que cualquier producto pueda
representar un riesgo (Seguridad, Legalidad y/o Calidad) en el consumidor.

Propiedad de Flexográfica y digital Guerra y Guerra Ltda.

Solo se considera COPIA CONTROLADA, el ejemplar que se encuentra disponible en el espacio de DROPBOX. Por lo tanto las copias impresas de
este documento y las copias digitales que no están siendo visualizadas en la plataforma de Dropbox son COPIAS NO CONTROLADAS.
 Sistema de Gestión Integrado
PROCEDIMIENTO GESTION DE
INCIDENTES Y RETIRADA DE
PRODUCTOS
Fecha de vigencia: Código N°:
Edición N°: 00 Página N°:6 de 9
20-04-2021 PR-PROD-005

Aplicable a: ÁREA DE PRODUCCIÓN

7.3 Ejercicio Anual

A lo menos una vez al año, Jefe de Producción realizará un simulacro de Recall desde el origen al
producto y viceversa, considerando además balance de masa y el detalle de las mermas de cada
proceso.
Jefe de Producción activará este ejercicio enviando un mail a todos los dueños de procesos involucrados
y midiendo el tiempo de respuesta desde el inicio del ejercicio hasta el término.
Será el Jefe de Producción quien conserve la copia de todos los registros del ejercicio.
El resultado del proceso será registrado en Retiro de Producto Riesgoso y será considerada en la
Revisión Gerencial del año.

7.4 Procedimiento para situaciones de emergencia

Para situaciones de emergencia como interrupción de los servicios agua, electricidad, transporte,
disponibilidad de personal, incendios, inundaciones, desastres naturales y/o sabotaje, será el Gerente
General quien evalúe las implicancias que esta situación de emergencia pudiera provocar en el normal
desarrollo de la producción.
De ser necesario convocará a reunión al Gerente General de modo de poder se definir las medidas a
aplicar asignando los recursos necesarios, teniendo como objetivo cumplir oportunamente con los
requisitos de los clientes.

Propiedad de Flexográfica y digital Guerra y Guerra Ltda.

Solo se considera COPIA CONTROLADA, el ejemplar que se encuentra disponible en el espacio de DROPBOX. Por lo tanto las copias impresas de
este documento y las copias digitales que no están siendo visualizadas en la plataforma de Dropbox son COPIAS NO CONTROLADAS.
 Sistema de Gestión Integrado
PROCEDIMIENTO GESTION DE
INCIDENTES Y RETIRADA DE
PRODUCTOS
Fecha de vigencia: Código N°:
Edición N°: 00 Página N°:7 de 9
20-04-2021 PR-PROD-005

Aplicable a: ÁREA DE PRODUCCIÓN

7.5 Responsabilidad y autoridades

Acciones a realizar GG GAF JC COMITÉ

Citar a Comité RECALL
Decidir retiro de mercado de producto (s) defectuosos X X X X
Definir nivel de Recolecta X
Definir tiempo y acciones a tomar para producto recuperado X
Notificación de peligros a los que está expuesto el consumidor X
Notificación de Riesgo a Distribuidores y Autoridad X
Documentar registros de Recall X
Realizar simulacros de Recall X X X X

7.6 Referencias

 Reglamento CE 178/2002 del Parlamento y el Consejo Europeo

 NORMA BRC 5°Edición, ítem 3.11 “Gestión de Incidentes y Retirada de Productos”
 Procedimiento de Identificación y Trazabilidad de Productos

Propiedad de Flexográfica y digital Guerra y Guerra Ltda.

Solo se considera COPIA CONTROLADA, el ejemplar que se encuentra disponible en el espacio de DROPBOX. Por lo tanto las copias impresas de
este documento y las copias digitales que no están siendo visualizadas en la plataforma de Dropbox son COPIAS NO CONTROLADAS.
 Sistema de Gestión Integrado
PROCEDIMIENTO GESTION DE
INCIDENTES Y RETIRADA DE
PRODUCTOS
Fecha de vigencia: Código N°:
Edición N°: 00 Página N°:8 de 9
20-04-2021 PR-PROD-005

Aplicable a: ÁREA DE PRODUCCIÓN

7.7 Registros

Tipo de registro Almacenamiento Tiempo Lugar Responsable

Retiro de Producto FLEXOGRAFIA DIGITAL Jefe de
Electrónico Permanente
Riesgoso GUERRA Y GUERRA LTDA- Producción

7.8 Revisión

Fecha Versión Nº VºBº Descripción - Motivo del Cambio de Edición

Propiedad de Flexográfica y digital Guerra y Guerra Ltda.

Solo se considera COPIA CONTROLADA, el ejemplar que se encuentra disponible en el espacio de DROPBOX. Por lo tanto las copias impresas de
este documento y las copias digitales que no están siendo visualizadas en la plataforma de Dropbox son COPIAS NO CONTROLADAS.
 Sistema de Gestión Integrado
PROCEDIMIENTO GESTION DE
INCIDENTES Y RETIRADA DE
PRODUCTOS
Fecha de vigencia: Código N°:
Edición N°: 00 Página N°:9 de 9
20-04-2021 PR-PROD-005

Aplicable a: ÁREA DE PRODUCCIÓN

7.9 Anexos

Comité Recall
Gerente General : IGNACIO PEREZ CARMONA
Teléfono Oficina : 32-2254772 / 32-2253503 /32-2232457
Celular Oficina : 56 9 98296892

Gerente de Adm. y Finanzas : JESSICA GUERRA RIQUELME

Teléfono Oficina : 32-2254772 / 32-2253503 /32-2232457
Celular Oficina : 56 9 98296892

Jefe de Producción : CRISTIAN DIAZ

Teléfono Oficina : 32-2254772 / 32-2253503 /32-2232457
Celular Oficina : 56 9 98296892

7.10 Autoridades Competentes

MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE
Dirección : Quillota 198, segundo piso. Viña del Mar
Teléfonos : 56 32 2517267

SAG
Dirección : Camino La Pólvora S/N
Teléfonos : 32 3141235 / 32 3141226
Correo electrónico: contacto.valparaiso@sag.gob.cl

MINSAL
Dirección : Av. Brasil 1434, Valparaíso
Teléfonos : 56 32 2576550

Propiedad de Flexográfica y digital Guerra y Guerra Ltda.

Solo se considera COPIA CONTROLADA, el ejemplar que se encuentra disponible en el espacio de DROPBOX. Por lo tanto las copias impresas de
este documento y las copias digitales que no están siendo visualizadas en la plataforma de Dropbox son COPIAS NO CONTROLADAS.