UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

MODALIDAD A DISTANCIA

SEMESTRE: 2023 – 2024

UNIDAD DIDÁCTICA
AUDITORÍA AMBIENTAL Y DE CALIDAD

Nivel: 9-CA

Quito – Ecuador
Índice

1.1 Generalidades de la Auditoría Ambiental ............................................................................... 4

1.1.1 Conceptos y definiciones ................................................................................................. 4
1.1.2 Objetivos de una auditoría ambiental.............................................................................. 5
1.1.3 Tipos de auditorías ambientales ...................................................................................... 5
1.1.4 Ventajas de las auditorías ambientales............................................................................ 7
1.1.5 Alcance de las auditorías ambientales ............................................................................. 7
1.1.6 ¿Por qué se realizan las auditorías? ................................................................................. 7
1.1.7 La auditoría ambiental y la evaluación de impacto ambiental ........................................ 8
1.1.8 Protagonistas de la auditoría ........................................................................................... 8
1.2 Etapas de la auditoría ambiental, seguimiento, control y el equipo auditor.......................... 9
1.2.1 Pre-Auditoría o fase de preparación ................................................................................ 9
1.2.2 Auditoría in situ o fase de ejecución .............................................................................. 11
1.2.3 Post-Auditoría o fase de elaboración y presentación de conclusiones ......................... 15
1.2.4 Seguimiento y control de la auditoría ambiental ........................................................... 19
1.2.5 El equipo auditor ............................................................................................................ 21
1.3 Las auditorías del Sistema de Gestión Ambiental ................................................................. 23
1.3.1 Generalidades de la auditoría en el SGA ........................................................................ 23
1.3.2 La Auditoría Ambiental como herramienta imprescindible en los SGA ......................... 24
1.3.3 ¿Cómo se auditan los Requisitos de la Norma ISO 14001 ............................................. 26
1.4 Lista de Verificación para auditar la Norma ISO 14001:2015 ............................................... 29
1.4.1 Los Hallazgos y las No Conformidades en las auditorías del SGA .................................. 32
1.4.2 La Auditoría y la Certificación del SGA de la Empresa ................................................... 37
2.1 Auditorías Ambientales en el Ecuador .................................................................................. 38
2.1.1 Introducción y Legislación Ambiental ............................................................................ 39
2.1.2 Auditoría Ambiental de Cumplimiento .......................................................................... 40
2.1.3 Auditorías de Conjunción ............................................................................................... 40
2.1.4 Términos de Referencia ................................................................................................. 40
2.1.5 Los Hallazgos y las No Conformidades ........................................................................... 41
2.1.6 Elaboración y presentación de la auditoría.................................................................... 44
2.1.7 Plan de Acción ................................................................................................................ 45
2.1.8 Revisión de las Auditorías Ambientales ......................................................................... 46
2.1.9 Matriz Lógica para auditar un Plan de Manejo Ambiental ............................................ 47
2.1.10 Pago de Tasas por servicios de auditoría ..................................................................... 47
 2.1.11 Directrices generales para la realización de una auditoría ambiental ......................... 48
2.2 La Norma ISO 19011:2018 para Auditoría de Sistemas de Gestión ...................................... 49
2.2.1 Los Auditores Ambientales con Certificación IRCA ........................................................ 51
2.2.2 Modelo de cuestionario para planificar una auditoría ambiental ................................. 52
3.1 Marco normativo de la Auditoría y Sistema de Gestión de la Calidad.................................. 56
3.1.1 Definición de Auditoría de SGC - ISO 19011................................................................... 56
3.1.2 Tipos de auditoría enfocada a SGC................................................................................. 57
3.1.3 La calidad según - ISO 9000 ............................................................................................ 59
3.1.4 Implantación de un SGC ................................................................................................. 59
3.1.5 Manuales de calidad y de procedimientos - ISO 9001 ................................................... 64
3.1.6 Planificación estratégica de la calidad ........................................................................... 65
3.1.7 La calidad total - ISO 9004 .............................................................................................. 67
3.1.8 Control de la calidad total .............................................................................................. 70
4.1 Auditoría de sistemas de gestión de la calidad ..................................................................... 72
4.1.1 Valoración de los sistemas de calidad............................................................................ 72
4.1.2 Competencia y responsabilidades de un auditor de SGC .............................................. 72
4.2 Proceso de la auditoría – diagnóstico y planificación ........................................................... 73
4.2.1 Diagnostico general de la empresa ................................................................................ 73
4.2.2 Planificación especifica .................................................................................................. 76
4.3 Proceso de la auditoría – ejecución ...................................................................................... 81
4.3.1 Pruebas y técnicas .......................................................................................................... 81
4.3.2 Determinación de hallazgos ........................................................................................... 83
4.4 Proceso de la auditoría – comunicación y seguimiento ........................................................ 84
4.4.1 Informe de auditoría ...................................................................................................... 84
4.4.2 Plan de acción de recomendaciones .............................................................................. 86
 AUDITORÍA AMBIENTAL

Introducción a la Auditoría Ambiental. La Auditoría Ambiental en el contexto de la Gestión

Ambiental y su marco normativo e institucional ambiental e indicadores ambientales

Resultado de aprendizaje: Conoce los aspectos básicos de la Auditoría Ambiental y su

interrelación con las normativas y parámetros técnicos, considerando el impacto en la ecología
y las comunidades

1.1 Generalidades de la Auditoría Ambiental

1.1.1 Conceptos y definiciones

La Auditoría Ambiental es un proceso de evaluación sistemática, documentada, periódica y

objetiva de la eficacia de la organización del sistema de gestión y de los procedimientos
destinados a la protección del medio ambiente, que tiene por objeto facilitar el control
ambiental y la adecuación de las políticas ambientales de la empresa. (Bustos, 2022)

La Gestión Ambiental se puede entender como el conjunto de actividades coordinadas para

dirigir y controlar una organización en lo relativo al medio ambiente. Para ello se utiliza un
Sistema de Gestión Ambiental (SGA), es decir, una herramienta que capacita a una
organización a alcanzar el nivel de comportamiento ambiental que ella misma se propone.
(Bureau, et al. 2012)

El desarrollo sostenible se puede definir como "el desarrollo que satisface las necesidades de
la presente generación sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para
satisfacer sus propias necesidades".

En el momento actual, sólo perdurarán en el tiempo aquellas industrias que acaten los
requisitos de mayor calidad ambiental.

Una empresa puede optar por limitarse a cumplir las imposiciones legales o dar al medio
ambiente una importancia similar a otros factores o áreas que la forman, e integrar la variable
ambiental en todos los mecanismos de decisión empresarial.

Las auditorías Ambientales son auditorías realizadas sobre el cumplimiento de normas de

gestión medioambiental.
1.1.2 Objetivos de una auditoría ambiental

La auditoría ambiental debe proporcionar a la dirección de la organización la información

suficiente para controlar, planificar y revisar las actividades que puedan ocasionar efectos
sobre el medio ambiente. Del mismo modo, permite evaluar la adecuación de la política
ambiental a la empresa. Por ello las auditorías ambientales deben tener siempre presente:

 Estudiar los documentos del sistema para determinar si se ajustan a las normas de
referencia correspondiente.
 Establecer el nivel de cumplimiento de los procedimientos que forman parte del
Sistema de Gestión Ambiental.
 Verificar que todos los departamentos y niveles de la organización siguen los
procedimientos e instrucciones técnicas establecidas.
 Determinar el grado de conformidad del sistema de gestión del auditado, o parte de él,
con los criterios de auditoría.
 Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los
requisitos legales y lograr que se cumplan los objetivos especificados.
 Proponer las acciones correctivas y de mejora necesarias para alcanzar el
cumplimiento de los procedimientos y objetivos.
 Prevenir la repetición de problemas.
 Identificar las áreas de mejora potencial del SGA.

1.1.3 Tipos de auditorías ambientales

a) Según su alcance

 Auditoría Integrada. - Su objeto es toda la instalación, considerando todos los

sectores y aspectos variables de ésta. Se trata de una auditoría general, es
decir, de un análisis global de la situación ambiental de una empresa en
funcionamiento.

 Auditoría Sectorial. - Se realiza por sectores o aspectos concretos de la

instalación. Son casos puntuales. Se trata de un diagnóstico parcial sobre un
único aspecto de la actividad de la empresa.

b) Según la procedencia del equipo auditor

 Auditoría Externa. - La auditoría es ejecutada por una empresa especializada.

Las razones pueden ser numerosas: Porque la propia empresa no posee los
medios adecuados, porque requiere un diagnóstico objetivo, porque desea
contrastar los resultados de su propia auditoría interna, etc.

 Auditoría Interna. - La auditoría es ejecutada por la propia empresa como

instrumento de control, verificación y mejora de su situación ambiental.

c) Según el entorno ambiental auditado

  Auditoria Exterior. - Su objeto es el estudio de los impactos que la actividad
auditada provoca en el entorno de la instalación.

 Auditoría Interior. - Su objeto es el estudio del espacio interior donde se

desarrolla la actividad, es decir, el medio ambiente laboral.

 Auditoría Mixta. - Es un diagnóstico ambiental completo, al estudiar tanto el

entorno interior como el exterior.

d) Según su periodicidad

 Auditoría Permanente. - Si la gestión y los procesos de la actividad están

siendo evaluados de forma continua en el tiempo. Suelen ser muy sectoriales.

 Auditoría Cíclica o Periódica. - Auditorías desarrolladas a intervalos

determinados de tiempo. Son revisiones periódicas de la situación ambiental
de la actividad o de los sistemas de gestión ambiental de la empresa.

 Auditoría Discontinua. - Auditorías efectuadas de manera intermitente, sin

presentar una cadencia determinada.

 Auditoría Única. - La auditoría se realiza una sola vez, con un objetivo muy
preciso.

e) Según sus objetivos

 Auditoría de Conformidad. - Es el punto de partida de toda auditoría con un

objetivo puramente defensivo por parte de la empresa: Para comprobar que
funciona cumpliendo con toda la normativa vigente en materia de Medio
Ambiente. En este tipo de auditoría el aspecto jurídico es el más importante.

 Auditoria de siniestros o accidentes. - Esta auditoría se realiza como

consecuencia de un accidente, y paralelamente al proceso judicial, penal o
civil. Su objetivo es puntual: Buscar las causas del accidente, determinar
responsabilidades y establecer las medidas correctoras para evitar accidentes
similares

 Auditoría de Riesgos. - Desarrolladas para conocer y limitar los riesgos

ambientales y, como consecuencia, los posibles riesgos jurídicos y económicos
de la empresa.

 Auditoría de Fusión, de Absorción o de Adquisición. - En el caso de una

empresa que absorbe a otra susceptible de generar contaminación, la
auditoría requerida por la primera empresa tiene como objetivo conocer los
riesgos que puede correr tras la operación correspondiente.

 Auditoría de Producto. - Su objetivo es puntual, y es comprobar los efectos

sobre el medio ambiente de dicho producto (ecobalance).
  Auditoría de Gestión Generalizada. - Su objetivo es conocer el impacto general
que causa una empresa sobre el medio ambiente.

 Auditoría de Evaluación del Sistema de Gestión Ambiental. - Estas auditorías

son periódicas, realizándose para conocer la eficacia del sistema interno de
gestión ambiental en la instalación, para evaluar el grado de cumplimiento de
los objetivos ambientales marcados tras la auditoría anterior, para emitir las
recomendaciones y medidas correctoras precisas a la vista de los resultados
obtenidos y, si lo desea la empresa, para informar al público sobre su
comportamiento ambiental.

1.1.4 Ventajas de las auditorías ambientales

 Permite la obtención de seguros especiales que cubren riesgos ambientales.

 Permite la obtención de licencias.
 Permite la obtención de subvenciones o ayudas.
 Permite la obtención de contratos públicos.
 Ampliar el conocimiento de directivos y empleados sobre la situación y la política
ambiental de la empresa, facilitando además el intercambio entre los distintos
sectores de producción.
 Mejorar el rendimiento y la utilización de los recursos, aumentando el ahorro de la
empresa.
 Disponer de una información ambiental que se utilizará en diversas ocasiones: para
introducir cambios o modificaciones en la empresa, para la toma de decisiones o
nuevas iniciativas, para realizar evaluaciones de impacto ambiental, para casos de
emergencia, etc.

1.1.5 Alcance de las auditorías ambientales

La empresa debe definir de forma clara y explícita el alcance general de cada auditoría coma
donde se detallen:

 los temas que abarca.

 las actividades objeto de la auditoría.
 Los criterios medioambientales por considerar.
 Período de tiempo cubierto por la auditoría.

1.1.6 ¿Por qué se realizan las auditorías?

A continuación, se detallan algunas razones por las cuáles se ejecutan las auditorías:

a) Aumento de la sensibilidad pública

b) Endurecimiento de la reglamentación ambiental.

c) Necesidad de evitar sanciones.

1.1.7 La auditoría ambiental y la evaluación de impacto ambiental

No hay que confundir estos dos términos, en algunos aspectos similares, pero con marcadas
diferencias en otros, principalmente a nivel de su contenido.

El objeto de ambos estudios es el mismo: su finalidad es conocer el impacto sobre el medio

ambiente de una empresa o proyecto empresarial, pero la evaluación de impacto ambiental se
limita a determinadas etapas de la vida de una empresa, como son su localización o
instalación, ya que es necesaria para la obtención de una serie de autorizaciones
administrativas, y por tanto previa al funcionamiento de una empresa.

Por lo tanto, una auditoría ambiental es distinta de una evaluación de impacto ambiental:

• Auditoría Ambiental: evalúa el comportamiento en el medio ambiente de las instalaciones

existentes.

• Evaluación de Impacto Ambiental: lo que hace es evaluar efectos potenciales de una nueva
instalación.

Son dos instrumentos o dos herramientas diferentes que pueden ser utilizadas por una misma
empresa, en forma voluntaria, autorreguladora y flexible, pero que sin embargo su fin común
es “conocer el impacto ambiental generado por una determinada actividad empresarial”.

Las auditorías ambientales proporcionan a la Dirección de la empresa evidencias objetivas

basadas en hechos. Esto permite a la Dirección tomar decisiones basándose en hechos y no en
hipótesis.

1.1.8 Protagonistas de la auditoría

Cliente. - Es la persona u organización que solicita una auditoría, y puede ser un comprador
actual o potencial, que quiera evaluar el comportamiento ambiental de un suministrador; una
organización que quiera establecer auditorías como parte de una evaluación continuada, o la
Administración, cuando el organismo oficial requiere de auditorías de ciertos productos o
servicios especiales.

Auditor. - Es la persona calificada para realizar auditorías ambientales. Para cada auditoría, el
auditor debe estar autorizado para esa auditoría en particular. Entre los auditores cabe
distinguir el Líder del equipo auditor y los auditores con competencia necesaria para realizar la
auditoría bajo la dirección del líder del equipo. Además, pueden sumarse a los auditores otros
colaboradores, tales como auditores en prácticas, traductores e intérpretes y observadores.

Auditado. - Es la organización o entidad sobre la cual se realiza la auditoría. Puede tratarse de

una organización completa, determinados centros de fabricación o delegaciones comerciales,
todo el Sistema de Gestión Ambiental o sólo algunas áreas, departamentos o funciones de la
empresa. La figura del cliente y del auditado coincide en la misma organización o persona,
cuando ésta encarga a un tercero, una entidad de certificación, por ejemplo, la realización de
una auditoría de su propio Sistema de Gestión Ambiental, a fin de obtener un certificado.
1.2 Etapas de la auditoría ambiental, seguimiento, control y el equipo auditor

1.2.1 Pre-Auditoría o fase de preparación

En la preparación figurara la familiarización con las actividades del centro y con el sistema de
gestión del medio ambiente allí establecido coma y el estudio de los resultados y conclusiones
de auditorías anteriores.

Para realizarla, es indispensable, además, la colaboración de la empresa, facilitando la

información que los auditores soliciten, bien sea a través de conversaciones o entrevistas
(información oral) o bien proporcionando los documentos necesarios o rellenando
cuestionarios (información escrita). El auditor reunirá así la información destinada a realizar un
diagnóstico previo, concretándose de este modo los objetivos de la auditoría.

Los aspectos básicos que deben tenerse en cuenta, en la fase de preparación de la auditoría, o
Pre-auditoría son:

 Establecer contacto con la empresa auditar.

 Fijar el objetivo de la auditoría, así como su ámbito de actuación.
 Fijar los recursos necesarios, tanto humanos como técnicos.
 Elegir un líder en el equipo auditor, así como establecer las normas y un protocolo a
seguir.
 Establecer la metodología y la planificación adecuada.
 Establecer las actividades en base a un orden cronológico.
 Diseñar el sistema de muestreo, incluyendo visitas a la planta y entrevistas con el
personal.
 Llevar a cabo el proceso de obtención y tratamiento de la información.
 Revisar el proceso productivo de cada uno de los artículos fabricados por la empresa,
incluyendo un análisis del producto final.

 Revisión de la documentación

Para comenzar a familiarizarse con las áreas y procesos de la empresa a auditar, o del SGA del
auditado, es necesario revisar la documentación básica. En este sentido, el auditor deberá
revisar de manera general su contenido con el fin de:

 Comprobar que la documentación está completa.

 Verificar que los requisitos de la Norma fueron bien interpretados y aplicados.
  Evaluar que las medidas correctivas y preventivas de un Plan de Manejo Ambiental
hayan sido cumplimentadas.

Entre la documentación a revisar tenemos:

 Manual del Sistema de Gestión Ambiental.

 Procedimientos de las áreas que se van a auditar.
 Instrucciones técnicas y registros pertinentes.
 Información sobre el estado tecnológico del proceso.
 Informe de auditorías previas.
 Documentación de los departamentos a auditar.
 Organigrama de los niveles, cargos y personas de la empresa.
 Diagramas de flujo, folletos de la empresa, etc.
 Plan de Manejo Ambiental que haya sido implementado.
 Otros planes implantados: seguridad, formación, etc.
 Certificados legales, licencias y permisos ambientales, Etc.

 Elaboración del Plan de Auditoría

El líder del equipo auditor deberá preparar un Plan de Auditoría que proporcione la
programación y las características básicas de la misma. Éste, deberá ser conocido previamente
por los auditores, el cliente de la auditoría y los auditados, debiendo ser revisado y aprobado
por el cliente de la auditoría y presentado al auditado antes de que comiencen las auditorías.

El plan de auditoría se subdivide en tres etapas:

1. Elaboración, que es en la que se planean los trabajos a realizar en campo para el propósito
de la auditoria.

2. Comentarios, en los que se aclaran dudas sobre los trabajos asignados a los auditores.

3. Solución a comentarios, que llevan el cumplimiento adecuado del trabajo asignado por el
coordinador de la auditoria. El nivel de detalle del plan puede diferir en función del tipo de
auditorías, bien sea: inicial, o posterior, interna o externa.

 Selección de los miembros y asignación de funciones del equipo auditor

El líder del equipo auditor, en consulta con el equipo auditor, deberá asignar, a cada miembro,
las responsabilidades, funciones, lugares, áreas y actividades a auditar. Para ello deberá tener
en cuenta lo siguiente:

 La independencia, competencia y cualidades de los auditores.

 El uso eficaz de los recursos.
 Las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores, auditores en formación
y expertos técnicos.

En cualquier caso, la asignación de tareas debe diseñarse de manera flexible para permitir
cambios que puedan llegar a ser necesarios a medida que se van desarrollando las actividades
de auditoría.

Funciones y responsabilidades de un equipo auditor

  Relaciones con la dirección de la empresa.
 Coordinación del equipo auditor.
 Realización del programa de actuaciones.
 Aprobación del informe final.
 Recopilación de la legislación vigente.
 Antecedentes de incumplimiento y denuncias
 Gestión de permisos de vertido
 División del proceso principal en unitarios.
 Balance energético y de materias primas.
 Detección de posibles fugas y pérdidas.
 Elaboración de planes de minimización.
 Gestión e inventario de residuos.
 Información de accidentes ocurridos.
 Evaluación de posibles riesgos ambientales.
 Elaboración de planes de emergencias.
 Relación de costos y beneficios ambientales.
 Gestión de ayudas y subvenciones públicas.
 Reducción de impuestos, bonificaciones, etc.

La constitución y el diseño del equipo de auditores, dirigido por un jefe de equipo, así como la
planificación de la auditoría y el reparto de funciones y responsabilidades, revisten una
importancia radical, ya que de ello depende el rendimiento de la auditoría y su éxito final.

Por ello, los auditores han de ser profesionales competentes, con experiencia, objetivos,
honestos, con calificación y una sólida formación, con amplios conocimientos de la normativa
ambiental, de los procesos de producción y de las técnicas de minimización y corrección de
impactos.

 Preparación de los documentos de trabajo

Los miembros del equipo auditor deberán revisar la información oportuna a las tareas
asignadas y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios para el desarrollo de la
auditoría.

El formato y cantidad de los documentos, depende de los requisitos de procedimiento de la

empresa y de la preferencia del auditor.

Normalmente incluirán:

 Cuestionarios.
 Lista de verificación.
 Formato de registros de hallazgos.
 Solicitudes de Acciones Correctivas y Preventivas.
 Otros documentos

1.2.2 Auditoría in situ o fase de ejecución

Las actividades incluidas dentro de la auditoría son las siguientes: conversación con el
personal, inspección de las condiciones de funcionamiento y de las instalaciones, examen de
registros, procedimientos escritos y otros documentos. Y, para ello, se ejecutará:

 Objetivos de la auditoría

El primer objetivo es la verificación de la situación técnica y ambiental de la empresa, a partir

de la información recopilada, de documentos, de entrevistas, de cuestionarios, de controles
técnicos, de la normativa y de la reglamentación existente.

El segundo objetivo es el análisis y la discusión crítica de los resultados en función de los

objetivos planteados en un principio, para completar así las informaciones recopiladas.

 Metodología de la auditoría

Fase 1.- Estudio de la información recopilada

Para conocer el control interno y el funcionamiento de la empresa, se analizará

profundamente toda la información obtenida (documentos, entrevistas y conversaciones,
cuestionarios, normativas, controles técnicos, visitas e inspecciones, antiguos planes de
gestión ambiental, etc.).

Los resultados de los análisis deben soportarse en una sólida base constituida por pruebas
irrefutables, tanto si se trata de aspectos positivos de la empresa como si son aspectos
negativos, deficiencias, incumplimientos de la normativa, etc.

Fase 2.- Puntos fuertes y puntos débiles de la empresa

Esta fase tiene como finalidad verificar si la empresa cumple la normativa y la reglamentación
existente. Por eso, el auditor debe ser riguroso, evaluando objetivamente, sector por sector,
los riesgos, fallos y deficiencias detectadas.

Para ello los criterios de evaluación pueden ser variados, aunque se aconseja los siguientes:

 Formación y experiencia del personal.

 Definición clara y precisa del reparto de tareas y responsabilidades.
 División de las funciones para minimizar los conflictos de poder.
 Sistema de autorización eficaz.
 Existencia de control interno.
 Existencia de documentos determinando las gestiones a seguir.

El trabajo del auditor deberá seguir dos criterios: El riesgo que corre la empresa y la eficiencia
del control interno.

Fase 3.- Recopilación de pruebas

El informe final de la auditoría se apoya en las pruebas obtenidas, material indispensable que
determina la situación legal de la empresa. Las deficiencias e incumplimientos de la normativa
o códigos de buena conducta detectados por el auditor han de fundamentarse rigurosamente
sobre estas pruebas.
La obtención de las pruebas se realiza por diferentes métodos: Cuestionarios, test, entrevistas,
reuniones periódicas, observaciones, visitas técnicas, inspecciones, análisis de los datos
disponibles, análisis de vertidos, de emisiones, de residuos, etc.

Fase 4.- Evaluación de las pruebas obtenidas

Las pruebas que se han recopilado se analizan detalladamente para detectar todos los fallos y
deficiencias del funcionamiento de la empresa, y los riesgos que podría correr ésta si no
soluciona dichos problemas, completando así los objetivos propuestos al inicio de la auditoría.

Fase 5.- Informe previo

Con esta información recopilada y analizada, se redactará un pre informe dirigido al personal
de la empresa, a sus técnicos y fundamentalmente a sus directivos, para que conozcan todas
las deficiencias detectadas en el funcionamiento interno y, como consecuencia, los riesgos
ambientales, jurídicos y económicos que corre la empresa.

Se puede completar esta fase con una reunión entre el equipo auditor y los directivos y
técnicos para discutir los resultados, para plantear y responder interrogantes y para formular
dudas o realizar críticas. Para ello se necesita comprensión, diálogo y buena comunicación
entre ambas partes.

De esta manera se completará la auditoría propiamente dicha, siendo el siguiente paso la

elaboración del informe final, para ir presentando los resultados y proponiendo las medidas
correctoras adecuadas.

 Técnicas utilizadas en la auditoría

Son muchas las técnicas que se van a utilizar para llevar a buen término la auditoría; se
elegirán unas u otras básicamente en función del tipo de auditoría. A continuación, esbozamos
a grandes rasgos las técnicas y cualidades de éstas, sabiendo que la última decisión en cuanto
a su elección corresponde al auditor, que decidirá basándose en toda la información recogida
durante la etapa de la auditoría previa.

La comunicación y el diálogo son técnicas a utilizar por el auditor para conseguir la

cooperación adecuada por parte de directivos, técnicos y trabajadores, y para obtener con
facilidad la información que permita conocer la situación ambiental de la empresa. Esta
comunicación está basada en una serie de cualidades humanas que debe tener el auditor;
deber ser educado y amable, debe saber escuchar y dialogar y, por supuesto, debe conocer la
metodología de la auditoría y las características técnicas generales de la empresa a auditar.

Para conseguir más información acerca del funcionamiento de la empresa, se pueden hacer
controles técnicos, que serán más rigurosos cuantos mayores sean los riesgos o deficiencias de
la empresa. Estos controles son variados, y existen muchos métodos para llevarlo a cabo:

 Cuestionarios, test, encuestas y entrevistas.

 Observación por parte del auditor.
 Inspecciones y visitas técnicas.
 Análisis de muestras (de emisiones, de vertidos o de residuos sólidos).
 Test de verificación, etc.
Además de los controles técnicos y de la obtención de información, gracias a una buena
comunicación entre todos, también es importante para el desarrollo de la auditoría que el
trabajo del equipo auditor esté perfectamente estructurado. Por ello, cada auditor debe tener
sus propias notas de trabajo, documento que sin tener un formato específico deberá detallar
todas las observaciones y pruebas numeradas, fechadas y firmadas.

De esta manera, todas las conclusiones de la auditoría tendrán un buen soporte gracias al
carácter detallado de este documento, que además podrá utilizarse, una vez realizada durante
el seguimiento, e incluso como base de datos.

 Proceso para realizar la auditoría “in situ”

El proceso para realizar la auditoría “in situ” conviene estructurarlo en etapas para asegurar la
realización de todas las actividades necesarias de la auditoría. Estas etapas pueden variar de
forma considerable de una empresa a otra, y en función del organismo certificador, en el caso
de auditorías externas. En general, una buena distribución es la que se muestra a
continuación:

REUNIÓN DE COMUNICACIÓN EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA REUNIÓN

APERTURA DURANTE LA DE CIERRE
AUDITORÍA
 Recopilación y Verificación de la
información
 Búsqueda de evidencias
 Evaluación y generación de Hallazgos
 Preparación de las conclusiones

Una vez concluida la reunión de apertura, y en compañía de un representante del auditado, el

auditor deberá visitar todas y cada una de las áreas funcionales establecidas en el plan de
auditoría.

El examen y visita de un área de trabajo, significa realizar las siguientes actuaciones:

• Entrevistas con el personal del área a auditar.

• Inspecciones de las instalaciones, equipos, materiales, productos y servicios.

• Observación de los procesos, operaciones y actividades.

• Consulta de la documentación.

La investigación se efectuará teniendo en cuenta los requisitos correspondientes al área en

curso. Para ello, el auditor se podrá ayudar de la Lista de Verificación o Protocolos que
previamente ha realizado.

El proceso por seguir es el siguiente:

 RECOPILACIÓN Y PREPARACIÓN DE
EVALUACIÓN Y
VERIFICACIÓN DE BÚSQUEDA DE LAS
GENERACIÓN DE
LA EVIDENCIAS CONCLUSIONES
HALLAZGOS
INFORMACIÓN DE LA AUDITORÍA

Una vez que el auditor ha llegado a la conclusión objetiva de que existe un incumplimiento con
respecto a lo establecido en el Plan de Manejo Ambiental, en el Sistema o Norma de
referencia, deberá documentarlo y elaborar una Nota de No conformidad o Desviación.

La justificación de los hallazgos se ha de redactar de manera clara, transparente y concisa, de

forma que sirvan para informar de los incumplimientos a la organización y determinar los
pasos a seguir para corregir la no conformidad y establecer, en posteriores auditorías, si las no
conformidades han sido solucionadas.

Una vez auditadas todas las áreas, y antes de la reunión de cierre, el equipo auditor deberá
realizar una puesta en común de la información obtenida con el fin de:

 Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información recopilada durante la

auditoría.
 Acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta la falta de certidumbre
propia del proceso de auditoría.
 Preparar recomendaciones, en caso de que así estuviera especificado en la auditoría.
 Comentar el seguimiento de la auditoría, si se ha definido en el plan de auditoría.

De forma general el procedimiento de auditoría debería incluir los siguientes pasos:

 comprensión de los sistemas de gestión.

 evaluación de los puntos fuertes y débiles de los sistemas de gestión.
 recogida de los datos pertinentes.
 Evaluación de los resultados de la auditoría.
 Preparación de las conclusiones de la auditoría.
 Comunicación de los resultados y las conclusiones de la auditoría.

1.2.3 Post-Auditoría o fase de elaboración y presentación de conclusiones

Es la fase de elaboración del informe final o informe del auditor, presentando los resultados y
las conclusiones obtenidas junto con las recomendaciones, observaciones y medidas
correctoras adecuadas. Se debe llamar la atención especialmente sobre las deficiencias, las
infracciones y los riesgos detectados, insistiendo sobre la urgente necesidad de soluciones,
tanto técnicas como jurídicas.

Los objetivos del informe de auditoría son los siguientes:

 exponer el alcance de la auditoría.

 Proporcionar a la dirección información sobre, el grado de cumplimiento de la política
ambiental, los avances encontrados en su comportamiento ambiental y la eficacia y
fiabilidad de las medidas de control de impacto ambiental demostrando la necesidad
de adoptar medidas correctoras cuando proceda.
  El Borrador

Es muy importante que, según se vaya realizando el estudio, los resultados obtenidos y los
aspectos relevantes detectados queden reflejados puntualmente en un borrador de trabajo.
Este hecho radica en que los datos y conclusiones anotados van a ser la herramienta
fundamental de que va a disponer el auditor a la hora de redactar el informe que debe
entregar a la empresa. Por esto, es conveniente, a la hora de hacer el borrador de trabajo,
tener en cuenta la estructura de éste para facilitar la labor posterior. En este sentido, el
borrador debe reunir unas condiciones tales que lo conviertan en un precioso aliado.

 Informe Provisional

Con todo el material debidamente organizado, se procede a confeccionar un Informe

Provisional que aborde todos los puntos que el auditor considere necesarios. Con este primer
informe tendrán lugar una serie de entrevistas con los responsables de la empresa auditada.
En estos encuentros, el auditor expondrá a los auditados las conclusiones, con objeto de que
haya un acuerdo entre ellos sobre los resultados finales y las medidas propuestas para
subsanar las irregularidades detectadas en cada sector.

 Informe Final

Una vez hayan introducido los auditados las modificaciones requeridas y hayan proporcionado
nuevos datos aportados con los encuentros, el auditor estará en condiciones de elaborar el
informe final, que presentará oficialmente a la empresa. Es muy importante que, según se
haya realizado el estudio, los resultados obtenidos y los aspectos relevantes queden reflejados
puntualmente en un informe provisional, para proceder a confeccionar el informe final.

Se debe poner especial cuidado al elaborar el informe final, ya que es el material respecto al
cual el trabajo realizado por el auditor va a ser valorado por parte de la empresa. Como ya se
ha indicado repetidas veces, resulta de gran interés organizar el informe sectorialmente,
detallando en cada apartado de la manera clara posible, las conclusiones a las que se ha
llegado.

La forma de presentar los resultados finales y el contenido del informe final variarán mucho en
función de los objetivos iniciales de la auditoría y de los resultados finales obtenidos.

En la elaboración del informe final se deben tomar en cuenta:

a) Presentación de los Resultados

Los resultados deben darse a conocer de forma clara y directa en un informe detallado,
asegurándose el equipo auditor que han cubierto todos los objetivos de la auditoría, y que las
técnicas y métodos empleados han sido correctos en cada caso.

El informe verificará la calidad, seriedad y fundamentos de las observaciones, mediciones y

estimaciones, y por tanto se incluirán los resultados y las conclusiones correspondientes.

Además de los resultados, el informe final incluye las llamadas de atención que señalan
situaciones que requieren atención urgente, como deficiencias claras, violaciones de la
normativa, negligencias, etc.
Por último, el informe se completará con las conclusiones del equipo auditor y las sugerencias
de cambios a corto o largo plazo, para mejorar la situación ambiental o jurídica de la empresa.

El informe inicialmente puede ser oral, permitiendo una primera toma de contacto del equipo
auditor con los directivos, y a su vez de los directivos con los resultados de la auditoría. En esta
primera reunión deben abundar el diálogo y la comprensión mutua (en especial si la auditoría
es externa). Todos deben colaborar, y en especial el personal y los directivos de la empresa,
que tienen que tomar conciencia de las deficiencias del sistema y de la necesidad de
soluciones urgentes.

b) Contenido del informe

La estructura y el contenido del informe auditor no están sujetos a ningún tipo de normativa,
aunque dependen, por supuesto, de los objetivos de la auditoría.

El informe es un instrumento claro, exacto, conciso, detallado y riguroso de descripción de los

resultados, insuficiencias, deficiencias y riesgos de la organización y del sistema, sólidamente
argumentado y fundamentado en las pruebas obtenidas por el auditor. Asimismo, contendrá la
proposición de las soluciones de mejora de la situación, que han de incluir medidas correctoras
a corto y a largo plazo.

Por tanto, el contenido del informe debe ser una exposición de los resultados materiales de la
auditoría en relación con la legislación vigente, así como de las pruebas obtenidas. Estos
resultados serán analizados por sectores (agua, aire, suelo, ruido, residuos, etc.), revelando las
deficiencias o inconformidades del sistema respecto a la normativa ambiental vigente:
desviaciones en los procesos, técnicas, operaciones, etc.

c) Resumen y Conclusiones

El objetivo principal de la auditoría consiste en conocer la situación ambiental de una empresa,

y, como consecuencia, en reflejar las medidas correctoras, recomendaciones y soluciones
jurídicas para mejorar dicha situación.

Las medidas correctoras y las soluciones jurídicas se pueden formular sin más, o bien se puede
organizar un plan de seguimiento formalizado que asegure el cumplimiento de todas estas
actuaciones, y la eficacia de estas.

Por ello es necesario que la auditoría incluya una etapa de conclusiones, que deberá reflejarse
también por escrito en el informe final, con comentarios generales sobre aspectos importantes
basados en las observaciones realizadas, con el objeto de sugerir cambios a largo o a corto
plazo en los procesos productivos, de ahí que las medidas a tomar son las siguientes:

1) Medidas a corto plazo, por orden de prioridad

 Impacto sobre la salud pública y la seguridad de los trabajadores.

 Impacto sobre el medio ambiente.
 Impacto sobre la prioridad.
 Incumplimiento administrativo.

2) Medidas a largo plazo y posibles usos de la auditoría

 Mejorar el conocimiento de los procesos, así como de las posibles fuentes de

contaminación.
 Mejorar la calidad de los productos elaborados.
  Mejorar la situación del personal, aplicando un plan de seguridad e higiene.
 Aumentar la productividad de la planta.
 Aumentar los beneficios económicos.
 Informar a los directivos y a la administración.

 Revisión del Informe por el Centro

El Auditor jefe presentará ante la Dirección del Centro el informe para su discusión y en su
caso las modificaciones que de ella se deriven.

Se deberán acordar los plazos de ejecución para abordar las acciones correctivas necesarias, y
nombrar a la persona responsable de la puesta en práctica de dichas acciones.

 Presentación definitiva del informe

Presentación del informe y comunicaciones a las partes interesadas. En ocasiones, el informe

se suele presentar en la reunión de cierre. En otras, sin embargo, se deja un tiempo de
reflexión y preparación al auditor, tras el cual se produce la entrega y exposición del informe.

Conviene dejar claro que la exposición de los resultados no deberá consistir en la mera lectura
del informe, sino en su entrega, su presentación oral y su desarrollo de manera estructurada.

 Aprobación y distribución del Informe de auditoría

El informe de la auditoría deberá emitirse en el periodo de tiempo acordado. En caso de que

no fuera posible, se deberán comunicar las razones del retraso al cliente de la auditoría, y
acodar una nueva fecha de emisión.

Dicho informe deberá estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los procedimientos
del programa de auditoría y ser distribuido a los receptores designados por el cliente de la
auditoría. En ese sentido, el informe de la auditoría es propiedad del cliente de la auditoría y,
por tanto, los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe deberán
respetar y mantener la debida confidencialidad sobre el informe.

 Interés de la información para la empresa

Evidentemente, la empresa auditada debe tener gran interés en conocer el contenido del
informe de auditoría, que debe ser analizado por todo el personal de la empresa, desde los
directivos que tendrán que tomar importantes decisiones hasta los trabajadores de la planta
que tienen derecho a conocer su situación (higiene, seguridad, riesgos, etc.) y la de su empresa
pasando por técnicos y científicos.

La auditoría supone, para todos los sectores de la empresa o sociedad auditada, una serie de
ventajas:

 Permite reducir los impactos ambientales.

 Facilita la obtención de trámites, seguros, licencias, permisos, contratos, subvenciones,
etc. pues asegura una relativa transparencia de la empresa.
 Mejora el conocimiento de los procesos.
 Aumenta la calidad de los productos elaborados.
 Mejora las relaciones Administración-Empresa.
 Se dispone de una base de datos para utilizarla cuando se necesite.
 Mejoras de salud, higiene y seguridad de los trabajadores.
  Aumento del beneficio económico.
 Mejora la comunicación dentro de la empresa.
 Mejora las relaciones entre los diferentes sectores de la empresa.

1.2.4 Seguimiento y control de la auditoría ambiental

El resultado final de una auditoría debe incluir el diseño de un plan de seguimiento que
determine las medidas que es necesario aplicar para corregir las irregularidades detectadas en
la empresa auditada, para lo cual se recomienda la siguiente guía de seguimiento, para que los
resultados sean eficaces:

 Propuestas de seguimiento y periodicidad

Una vez definidas las medidas a adoptar, se establecerá un programa de actuación que indique
el procedimiento y los mecanismos necesarios para la aplicación de estas medidas correctoras.
Asimismo, se debe establecer algún tipo de método de control que garantice la puesta en
práctica de las medidas propuestas por la auditoría.

La realización de una auditoría para una empresa no tiene validez si no se establece un

programa para su repetición de manera periódica y sistemática, procurando que no haya un
distanciamiento muy grande en el tiempo entre una y otra, para garantizar de este modo una
continuación en la evaluación de los resultados obtenidos en la aplicación de medidas
correctoras específicas.

Además, en las sucesivas auditorías, se podrán detectar problemas ambientales surgidos por
modificaciones en las actividades desarrolladas por la empresa, teniéndose que hacer
entonces un estudio de la naturaleza del problema y de las dimensiones del impacto ambiental
producido, aportando las medidas de corrección necesarias. También se garantiza con estas
revisiones periódicas el acuerdo existente en todo momento entre las actividades de
protección llevadas a cabo por la empresa y su programa de política ambiental.

 Acciones Correctoras

El informe auditor puede disponer de una serie de consejos, de recomendaciones y de

medidas correctoras, aunque no es obligación del auditor, ni objeto de la auditoría, la
elaboración de un plan de medidas correctoras y de seguimiento.

Por ello, normalmente, el informe auditor incluirá un resumen de las directrices que se juzguen
más importantes para reducir eficazmente las deficiencias detectadas, que podrán servir de
base para el desarrollo posterior de un verdadero programa de medidas correctoras.

Sin embargo, también podemos encontrar informes de auditores más completos en este
sentido, que incluyen como parte de su misión un efectivo programa de medidas correctoras
para minimizar impactos, reducir riesgos y eliminar cualquier fallo o deficiencia detectados en
el sistema. En este caso, el alcance de la auditoría, definido al comienzo de esta, es mucho más
amplio, siendo los objetivos del equipo auditor los siguientes: analizar la situación ambiental
de la empresa, detectar los posibles riesgos e insuficiencias, y elaborar un plan de actuaciones
y de medidas correctoras, asegurando, mediante un control y seguimiento, el cumplimiento de
estas.
El equipo deberá verificar y controlar regularmente la ejecución de todas las medidas y el
cumplimiento de todos los objetivos en cada sector de la compañía.

 Soluciones Jurídicas

Además de las medidas correctoras y de las actuaciones a largo o a corto plazo para disminuir
impactos y prevenir riesgos, el informe del auditor puede incluir también las soluciones y
recomendaciones jurídicas precisas necesarias para formalizar la situación legal de una
empresa. Dichas recomendaciones jurídicas serán diferentes en función de tipo de auditoría,
del alcance y de los objetivos definidos, y, por supuesto, de la situación legal de la empresa en
relación con el Medio Ambiente.

 Control

Una de las tareas básicas que debe cubrir la auditoría ambiental es la de control, asegurando
que las empresas cumplan los aspectos reflejados en los códigos de conducta establecidos, y
que desarrollen unas líneas de acción acordes con el programa de política ambiental adoptado.

En este sentido, uno de los primeros pasos debe consistir en la revisión de los principios que
conforman la política y la filosofía ambiental de la empresa, y en el modo en que estos
principios han sido definidos por los distintos sectores, así como en la revisión de los
mecanismos establecidos para asegurar el cumplimiento de aquellos, responsabilizando de
ellos a los representantes de los distintos departamentos.

Los objetivos de control a cubrir en el Departamento de Gestión Ambiental, que bien puede
ser uno de los sectores de mayor relevancia para el buen funcionamiento de la empresa serán
básicamente los siguientes:

 Realizar revisiones del esquema organizativo de la empresa atendiendo a los aspectos

que repercuten sobre el medio ambiente.
 Garantizar un plan adecuado referido a la realización de auditorías ambientales, tanto
internas como externas.
 Asegurar una correcta distribución en lo que a responsabilidades se refiere, dentro del
departamento dedicado a aspectos ambientales, estableciendo las limitaciones
oportunas dentro de su campo de actuación.
 A la hora de determinar responsabilidades, también se debe estudiar hasta qué nivel
llega la formación técnica del personal del departamento en lo que se refiere a
cuestiones del medio ambiente.
 Se debe hacer una revisión de los programas que establecen los controles de calidad
aplicados, con el objeto de mejorar los resultados que se obtengan.
 Inspeccionar el grado de eficiencia de los controles de calidad a que son sometidos los
productos en cada una de las fases de su procedimiento.
 Asegurar la existencia de mecanismos adecuados para el proceso de fabricación.
 Que el personal de la planta tenga la formación necesaria para solventar posibles
problemas que puedan aparecer.
 Asegurar el cumplimiento de la normativa ambiental establecida.
 Poner en marcha técnicas adecuadas para reciclar los productos manejados, y para
reutilizar los residuos producidos derivados de la fabricación.
 Potenciar la investigación en busca de obtener productos más limpios desde un punto
de vista ambiental.
  Analizar el organigrama de control del departamento comercial, tales como ventas,
devoluciones, etc. para establecer la eficacia de este.
 Revisar los mecanismos que sigue la compañía para relacionarse con el mercado y con
su red comercial.
 Verificar que los programas de adquisiciones contemplen el aprovisionamiento de
materias primas que no presenten riesgos para los ecosistemas, teniendo siempre en
cuenta la normativa vigente respectiva.
 Incluir temas de seguimiento referidos a los recursos humanos.
 Estudiar el programa de función y concienciación del personal y de los recursos
humanos, en lo referente a problemas ambientales y a las modificaciones introducidas
para minimizarlos.
 Inspección sobre los criterios a tener en cuenta a la hora de controlar al personal del
Departamento de Medio Ambiente.
 Examinar los requisitos establecidos en la política de contratación de servicios
externos necesarios para la buena marcha de una empresa, como puede ser la
actuación de auditorías, de consultorías o de equipos de ingeniería especializados.
También indicamos que no sólo es importante examinar la naturaleza de estos
programas, sino que se debe verificar que la empresa solicite los servicios de estas
compañías cada vez que las circunstancias así lo requieran.

1.2.5 El equipo auditor

La confección y el diseño del equipo de auditores revisten una importancia radical, ya que de
éste depende que se consiga un máximo rendimiento en las actividades desarrolladas por la
auditoría. El papel fundamental del equipo de auditores será la planificación de la auditoría y la
distribución de funciones al resto del personal.

El campo de actuación del auditor ambiental es particularmente extenso, y las funciones que
debe desempeñar en cada empresa, varían. De ahí que sólo se puedan hacer referencias
generales en este aspecto.

Independientemente de que se precisen o no sus funciones específicas, el auditor debe reunir

unos requisitos básicos que comprenden una formación sólida y una metodología de trabajo
sustentada por la experiencia práctica.

La formación del auditor comprende varios aspectos en los que su dominio debe estar
consolidado en:

 Conocimientos generales del funcionamiento de una Consultoría.

 Adquisición de conocimientos técnicos y especializados.
 Experiencia práctica y objetiva.
 Trabajo en equipo con otros técnicos y profesionales.
 Formación constante y desarrollo de nuevas tecnologías.
 Actualización y reciclaje de los conocimientos adquiridos.

Cronograma de trabajo de una auditoría

Actividad S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12 S13 S14 S15

Primer contacto:
definición de objetivos
Recopilación de
información de la
Empresa
Organización del
equipo y asignación de
funciones
Elaboración de
matrices
Concertación de visitas
Inspección in situ
Definición y evaluación
de puntos críticos
Informe previo
Contraste con la
empresa
Informe final

Responsabilidades de los Auditores

La gran responsabilidad del equipo auditor es realizar una auditoría eficaz, objetiva y completa,
para lo cual los auditores asumirán responsabilidades específicas frente al ordenante o cliente,
frente a terceros y a todas aquellas responsabilidades que atañen a la auditoría.

Responsabilidad del auditor frente al ordenante o cliente de la auditoría

La responsabilidad del auditor frente al cliente de la auditoría, cuando éste es la propia

empresa a auditar, no es otra que realizar correcta y eficazmente su misión. Desde el
momento en que la auditoría es incompleta o inexacta, el auditor incumple sus obligaciones y
deberes hacia el cliente de la auditoría, y debe asumir su culpa y responsabilidad frente a las
posibles consecuencias derivadas de su mala o equivocada gestión ambiental.

Responsabilidad del auditor frente a terceros

Una mala gestión por parte del auditor no sólo perjudica a la empresa o sociedad auditada,
sino también a otras sociedades, grupos, organismos o personas que englobamos como
terceros, evidentemente al margen de los daños y perjuicios causados sobre el medio
ambiente. Esto ocurre cuando el cliente que encarga la auditoría, es decir el ordenante, no
coincide con el auditado. Si la auditoría es incorrecta, puede que el único perjudicado no sea la
sociedad o empresa auditada, sino también el cliente, sociedad o persona que encargó la
auditoría. También se presenta cuando el auditor es responsable de los daños y perjuicios
cometidos sobre terceros como consecuencia de las actividades de la empresa tras una mala
gestión ambiental.

Responsabilidad penal

Es una situación que no ocurre frecuentemente. Se puede presentar si el auditor oculta una
situación ilegal y delictiva de la empresa con objeto de obtener una licencia, permiso,
autorización administrativa o algún tipo de seguro, para conseguir poner en marcha
determinada actividad o proceso de producción, para realizar una construcción o cualquier
obra de ingeniería, etc.
Responsabilidad civil

El contratante (cliente) no podrá alegar y achacar responsabilidad civil al auditor para atenuar
o exonerar las que le corresponderían a él mismo por daños a terceros. Sin embargo, puede
ocurrir que los perjuicios sean debidos a errores, faltas o mala fe tanto del cliente como del
auditor, en cuyo caso se podrán pedir responsabilidades al auditor, y su cliente podrá entablar
demandas o querellas contra éste y solicitar además acciones subrogativas.

Responsabilidad administrativa

La responsabilidad del auditor respecto de la correspondiente a la empresa frente a la

Administración nunca exonerará o atenuará la responsabilidad del auditado, aunque la
responsabilidad contractual del auditor sí existe en toda su extensión.

1.3 Las auditorías del Sistema de Gestión Ambiental

1.3.1 Generalidades de la auditoría en el SGA

Un sistema de gestión ambiental “es parte del sistema general de gestión que incluye la
estructura organizativa, la planificación de las actividades, las responsabilidades, las prácticas,
los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implantar, llevar a efecto,
revisar y mantener al día la política medioambiental”. (Rodríguez, 2013, p. 13)

 Ventajas de un sistema de gestión ambiental:

 Cumplimiento de la legislación
 servicios financieros y de seguros.

Costos de un sistema de gestión ambiental:

 Recursos económicos para la implantación del sistema de gestión ambiental.

 Costos para la gestión de residuos, depuración de emisiones atmosféricas y vertidos,
etc.
 Auditoría del sistema.
 Costos asociados a la certificación del sistema de gestión ambiental por una entidad
acreditada.
Hablar de la auditoría del Sistema de Gestión Ambiental, corresponde a una actividad realizada
dentro de una organización para evaluar sistemáticamente la generación de residuos
contaminantes e impactos negativos al medio ambiente, consecuencia de la actividad que
desarrolla.

Para ello necesita fijar políticas y objetivos, desarrollar un plan, implementarlo, efectuar la
verificación e introducir en su caso las medidas correctivas para que después sea sujeto a
revisión por parte de la dirección de la organización y de esa manera lograr "el mejoramiento
continuo".

Las consecuencias de aplicar un Sistema de Gestión Ambiental son:

 Estar en condiciones de cumplir con los requisitos legales.

 Permite que directivos y empleados conozcan los objetivos y planes para que de esa
manera puedan cumplirlos.
 Protege la salud y seguridad en el ambiente de trabajo y en el área de influencia en
donde se desarrolla la actividad.
 Coloca a las organizaciones en condiciones competitivas.
 Permite reducir costos operativos, de producción y tratamiento.
 Como consecuencia de todo se logra un incremento de las utilidades.

Un Sistema de Gestión Ambiental puede estar certificado por normas específicas o no. La
norma ambiental que en nuestro país regula la certificación de una Sistema de Gestión
Ambiental es la Norma ISO 14001, específicamente esta norma no es de carácter obligatorio
pero su implementación tiende a transformarse en condición para competir en todos los
mercados.

La finalidad de la norma es proporcionar los elementos de un Sistema de Gestión Ambiental

efectivo para minimizar y tener bajo control el impacto ambiental de las actividades, servicios
y productos de las organizaciones (compañía, corporación, firma, empresa o institución),
siendo su objetivo final apoyar la protección ambiental y la prevención de la contaminación en
equilibrio con las necesidades socioeconómicas.

Como toda norma o sistema que se implementa en una empresa, en especial si es un proceso,
requiere de controles internos y externos de cumplimiento. La existencia de esos mecanismos
permite tanto a quien los aplica como a quien certifica o regula, verificar si los resultados
esperados se están cumpliendo o no.

1.3.2 La Auditoría Ambiental como herramienta imprescindible en los SGA

La Auditoría ambiental es un instrumento de gestión que evalúa el funcionamiento de

instalaciones existentes con el fin de conocer el grado de Cumplimiento de la Legislación
Ambiental vigente y medir la efectividad y el grado de cumplimiento de las medidas de
mitigación y control incluidas en el plan de gestión ambiental.

Permite: Identificar, evaluar, corregir y controlar los riesgos y deterioros ambientales.

Desde el punto de vista normativo, existe la Norma ISO 19011 en cuyo contenido se describen
los principios generales para la realización de Auditorías de Sistemas de Gestión Ambiental y
los criterios para la calificación de Auditores.
Por lo tanto, la auditoría ambiental se ha convertido en una herramienta de gestión que
garantiza el correcto funcionamiento de las políticas ambientales, proporcionando ventajas,
tanto para la propia empresa como para el medio natural que la rodea.

Cabe señalar que la actividad de Auditoría de Gestión Ambiental es interdisciplinaria ya que

abarca todos los aspectos de un proceso en una organización, ya sea se estén brindando
servicios, comercializando o produciendo bienes.

Esto resulta así porque la aplicación de la Auditoría de Gestión Ambiental requiere de

habilidades, conocimiento y práctica (entre otros requisitos):

 Formación en auditoría.
 Conocimientos de legislación.
 Experiencia en la práctica para auditar.
 Capacidades especiales para analizar un proceso, producto o efluente.
 Conocimientos técnicos para analizar y determinar grado de contaminación.
 Conocimientos para determinar el impacto social, socioeconómico, cultural.
 Conocimientos para precisar daños al medio ambiente, al hábitat, al paisaje, a la salud,
a los alimentos, a los cultivos, al agua, al aire, al suelo.

Esto nos lleva a que todas las profesiones participan y la única diferencia está en quien lidera el
equipo y ello está dado por la capacitación específica adquirida.

Los profesionales deben formar un equipo de trabajo que permita el estudio del impacto
ambiental, que la empresa provoca, con objeto de que su organización y funcionamiento se
ajusten a la normativa ambiental vigente.

Siguiendo la Norma ISO 19011 podemos diferenciar cuatro etapas principales en el Desarrollo
de la Auditoría:

1. Iniciación de la Auditoría- Alcance –Análisis preliminar de los documentos.

2. Preparación de la Auditoría-Plan de Auditoría-Objetivo y alcance- criterio-

identificación de sectores.

3. Realización de la Auditoría: Reunión inicial-recolección de evidencia- hallazgos de

auditoría-reunión de cierre.

4. Informe de Auditoría y Retención de Documentos-contenido-distribución del

informe.

Esto debería reforzarse con la aplicación de un procedimiento sistemático aplicable en toda

auditoría y que consta de las siguientes etapas:

1. Obtención del conocimiento.

2. Registro del conocimiento.

3. Confirmación del conocimiento.

4. Planificación de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de

auditoría a aplicar.

5. Diagnóstico o búsqueda de fallas.

6. Discusión previa con el equipo.

 7. Informe Preliminar.

8. Informe final.

9. Seguimiento

1.3.3 ¿Cómo se auditan los Requisitos de la Norma ISO 14001

La Norma ISO 14001: 2015, en el requisito 9.2 hace referencia a la realización de la Auditoría
interna del Sistema de Gestión Ambiental.

Según la norma, la organización debe llevar a cabo, a intervalos planificados, auditorías

internas para determinar si el Sistema de Gestión Ambiental:

 Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta norma
internacional y con los requisitos de gestión ambiental establecidos por la
organización.
 Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

La Norma ISO 19011 proporciona orientación para el establecimiento de un programa de

auditoría interna, la ejecución de las auditorías ambientales y la evaluación de la competencia
del personal de la auditoría.

Las auditorías se realizan de acuerdo a un Programa de Auditoría previamente elaborado, y en

las áreas de la organización que tienen prioridad a la hora de auditarse. Dicho programa se
debe planificar tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos, así como
los resultados de las auditorías previas. En él se definirán criterios, alcance, frecuencia y
metodología empleada en el proceso de auditoría.

Una auditoría ambiental se realiza sobre el Sistema de Gestión Ambiental y sobre los procesos
de la organización, de un modo programado, para garantizar que son conformes con la norma,
que han sido implantados en la organización y respetados por la misma.

La Norma ISO 14001 contiene solamente aquellos requisitos que pueden ser auditados
objetivamente y no incluye requisitos específicos para otros sistemas de gestión, tales como
los relativos a gestión de la calidad, gestión de seguridad y salud ocupacional, gestión
financiera o gestión de riesgos, aunque sus elementos pueden alinearse o integrarse con los de
otros sistemas de gestión.

Los requisitos auditables en la Norma ISO 14001: 2015 son:

4 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

4.1 Conocimiento de la organización y su contexto

4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

4.3 Determinación del alcance del Sistema de Gestión Ambiental

4.4 Sistema de Gestión Ambiental

5 LIDERAZGO

5.1 Liderazgo y compromiso

5.2 Política ambiental

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

6 PLANIFICACIÓN

6.1 Acciones para tratar riesgos asociados con amenazas y oportunidades

6.1.1 Generalidades

6.1.2 Aspectos ambientales

6.1.3 Obligaciones de cumplimiento

6.1.4 Riesgo asociado con amenazas y oportunidades

6.1.5 Planificación de acciones

6.2 Objetivos ambientales y planificación para lograrlos

6.2.1 Objetivos ambientales

6.2.2 Planificación de acciones para cumplir los objetivos ambientales

7 SOPORTE

7.1 Recursos

7.2 Competencia

7.3 Toma de conciencia

7.4 Comunicación

7.4.1 Generalidades

7.4.2 Comunicación interna

7.4.3 Comunicación externa

7.5 Información documentada

7.5.1 Generalidades

7.5.2 Creación y actualización

7.5.3 Control de la información documentada

8 OPERACIÓN

8.1 Planificación y control operacional

8.2 Preparación y respuesta ante emergencias

9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÓ

9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación

9.1.1 Generalidades

9.1.2 Evaluación del cumplimiento

9.2 Auditoría interna

9.3 Revisión de la dirección

10 MEJORA

10.1 No conformidades y acciones correctivas

10.2 Mejora continua

Para auditar el sistema, es necesario adaptar los puntos y exigencias de la Norma ISO 14001 a
la empresa, traduciendo cada uno de sus requisitos a la realidad de la organización, pero sin
perder nunca de vista el objetivo global, la protección del medio ambiente, optimización y
mejorando los procesos y no centrándose únicamente en el cumplimiento de las
especificaciones de la Norma.

Se pretende que la implantación de un Sistema de Gestión Ambiental redunde en la mejora del

desempeño ambiental.

Ejemplo de auditoría del requisito 5.2 de la Norma ISO 14001:2015 y las fallas más
frecuentes detectadas en una auditoría interna del SGA.

Qué dice la norma en el requisito 5.2 Política Ambiental

La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política ambiental que, dentro
del alcance definido de su Sistema de Gestión Ambiental:

a) sea adecuada a: 1) el propósito de la organización; 2) el contexto de la organización,

incluida la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos
y servicios;

b) proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos

ambientales;

c) proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos

ambientales; incluya compromisos para la protección del medio ambiente, incluida la
prevención de la contaminación y otros específicos del contexto de la organización;

d) incluya un compromiso de conformidad con las obligaciones de cumplimiento;

e) incluya un compromiso de mejora continua del sistema de gestión ambiental para

mejorar el desempeño ambiental.

La política ambiental debe:

 mantenerse como información documentada;

 comunicarse dentro de la organización, inclusive a las personas que trabajan bajo el
control de la organización;
 estar disponible para las partes interesadas.

A través de la Política ambiental, según se establece en el punto 5.2 de la Norma, la

organización establece el grado de su compromiso con la protección y cuidado del medio
ambiente, determina los caminos y las acciones a adoptar a este respecto.
La política ambiental constituye la base para implementar y mantener un SGA. La Política
ambiental debe ser definida por la alta dirección de la organización, quien también debe
asegurarse de que, dentro del alcance del definido, cumpla una serie de requisitos
establecidos por la Norma.

Deberá ser lo suficientemente clara para poder ser entendida por las partes interesadas, tanto
internas como externas, y deberá examinarse y revisarse de forma periódica, para reflejar los
cambios en las condiciones y en la información. Su área de aplicación deberá ser claramente
identificable.

Los interrogantes al auditar la Política ambiental son:

 ¿Es la política conforme a los requisitos de la norma?

 ¿Cómo está estructurada la política?
 ¿Han incluido compromiso de responsabilidad ambiental?
 ¿Cuáles son los principios básicos?
 ¿Hay alguna relación importante con las partes interesadas mencionadas?
 ¿La política se ajusta a las actividades, productos y servicios de la empresa?
 ¿Cómo evaluaría la política desde el punto de vista del empleado?
 ¿Ha tenido difusión la política y por qué medios?
 ¿La política ha sido revisada o cambiada últimamente. ¿Las razones?

Fallos más comunes detectados al auditar la Política Ambiental

Desde el punto de vista del auditor, pueden encontrarse distintos fallos en cuanto a la Política
ambiental.

 No incluye todos los compromisos que solicita la Norma.

 Indica objetivos que el sistema no desarrolla.
 No se considera un documento del sistema.
 No incluye un compromiso de mejora continua.
 No está disponible o no se comunica de manera eficaz.

Al detectar el fallo, el auditor debe levantar una No Conformidad.

En resumen, se realiza la Auditoría del Sistema de Gestión Ambiental según la Norma ISO
14001: 2015, revisando requisito por requisito y definiendo los fallos más habituales
incluyendo:

 El formato PDCA.
 Lectura e interpretación de cada requisito.
 Considerado los aspectos claves.
 Debatiendo sobre posibles puntos de auditoría.

La alta Dirección debe contratar una empresa CERTIFICADORA para certificar el sistema.

1.4 Lista de Verificación para auditar la Norma ISO 14001:2015

Toda organización que decida implementar un Sistema de Gestión Ambiental certificado bajo
los requisitos de la Norma ISO 14001:2015, necesitará pasar previamente por una Auditoría
Interna bajo este estándar.

La planificación de esta primera auditoría interna a realizar al SGA de una organización supone
todo un gran reto a llevar a cabo. Esto es debido a que se requiere conocer en profundidad los
requisitos de la Norma ISO 14001:2015, así como de todos los procesos internos desarrollados
en el seno de la organización.

Además, debemos tener en consideración la necesidad de emitir el oportuno informe una vez
realizada la misma, que sea preciso y que recoja los detalles considerados durante la
realización de la Auditoría Interna en ISO 14001:2015.

Igualmente, las organizaciones pueden obtener la certificación de su Sistema de Gestión

Ambiental a través de un proceso de auditoría de medio ambiente, llevada a cabo por una
entidad de certificación acreditada.

LISTA DE VERIFICACIÓN NORMA ISO 14001:2015

Este documento es una guía para darle una indicación de su preparación para la auditoría
según la norma ISO 14001: 2015. Puede ser útil usar esto como una indicación de qué tan
cerca el cumplimiento es y para dar confianza a los auditores para su aplicación. Por favor,
tenga en cuenta que esto no garantiza que va a ser recomendado para la certificación de la
norma y que también tendrá que obtener una copia de la norma publicada.

Nombre de la empresa: Auditores:

Ubicación: Fecha de auditoría:
Actividad: Fecha reporte (revisión):

ISO Requerimiento de la norma Cumplimiento Evidencias /

14001 observaciones
Si No
4 Contexto de la organización
4.1 Conocimiento de la organización y de su
contexto
¿Las cuestiones internas y externas de la
organización incluyen condiciones ambientales
 que puedan afectar a la organización?
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas
de las partes interesadas
¿La organización ha determinado
adecuadamente el interés de las partes
interesadas y sus requisitos pertinentes para su
SGA?
4.3 Determinación del alcance del Sistema de
Gestión Ambiental
¿La organización ha determinado los límites y
la aplicabilidad de su SGA?
4.4 Sistema de Gestión Ambiental
¿Tiene La organización implementada un SGA,
incluyendo todos los procesos necesarios, de
conformidad con los requisitos de la norma ISO
14001?
5 Liderazgo
5.1 Liderazgo y compromiso
¿La alta dirección demuestra liderazgo y
compromiso con respecto al Sistema de
Gestión Ambiental?
5.2 Política Ambiental
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la
organización
6 Planificación
6.1 Acciones para tratar riesgos asociados con
amenazas y oportunidades
6.1.1 General
¿Qué proceso se ha desarrollado para
identificar riesgos y oportunidades?
6.1.2 Aspectos ambientales significativos
6.1.3 Obligaciones de cumplimiento
6.1.4 Riesgo asociado con amenazas y oportunidades
6.1.5 Planificación de acciones
6.2 Objetivos ambientales y planificación para
lograrlos
6.2.1 Objetivos ambientales
6.2.2 Planificación de acciones para cumplir los
objetivos ambientales
7 Soporte
7.1 Recursos
¿Ha determinado la organización y
proporcionado los recursos necesarios para el
establecimiento, implementación,
mantenimiento y la mejora continua del SGA?
7.2 Competencia
7.3 Toma de conciencia
7.4 Comunicación
7.4.1 General
7.4.2 Comunicación Interna
7.4.3 Comunicación Externa
7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada
8 Operación
8.1 Planificación y control operacional
¿La organización, planifica, aplica y controla
todos los procesos?
¿Se establecen los criterios para los procesos?
8.2 Preparación y respuesta ante emergencias
9 Evaluación del desempeño
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
9.1.1 Generalidades
¿La organización realiza monitoreo, medición,
análisis y evaluación de su desempeño
ambiental?
9.1.2 Evaluación del cumplimiento
9.2 Auditoría interna
9.3 Revisión de la dirección
10 Mejora
10.1 No conformidades y acciones correctivas
¿La revisión de la no conformidad?
¿La determinación de las causas de la no
conformidad?
10.2 Mejora continua

1.4.1 Los Hallazgos y las No Conformidades en las auditorías del SGA

Definición de hallazgo

Son debilidades o deficiencias de control interno detectadas por el auditor en el desarrollo de

la auditoría, las cuales deben ser comunicados a los funcionarios de la entidad o área,
auditada, ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa
el desarrollo normal de las operaciones.

Los hallazgos permiten identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la

gestión de recursos en la organización, programa o proyectos bajo examen que merecen ser
comunicados en el informe, ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar
en forma negativa su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar información de
acuerdo con las aseveraciones.

Los hallazgos pueden ser: Observaciones, Conformidades y No Conformidades, mismas que

son determinadas por los mecanismos de control y seguimiento establecidos en la normativa
ambiental.

Observación No conformidad menor No conformidad mayor

Declaración realizada Desviaciones de los criterios Impiden demostrar
durante una auditoría de la auditoría con poca conformidad con las
interna sustentada con influencia en la efectividad disposiciones del sistema de
evidencia objetiva del sistema gestión de gestión de la calidad, afecta
calidad o con poca influencia su actividad e impide que el
en las actividades que producto cumpla con los
inciden en la calidad del requisitos especificados
producto

 Observación: Se entiende como observación a un aspecto de un requisito que podría

mejorarse y que no se quiere que se haga de manera inmediata.
 Conformidades: Cumplen con los requisitos
 No Conformidades: Incumplimiento con los requisitos especificados.

Identificación de hallazgos

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de

auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad.

Los hallazgos de auditoría pueden conducir a la identificación de oportunidades de mejora o

registro de buenas prácticas. Si los criterios de auditoria se seleccionan de entre los requisitos,
el hallazgo de la auditoría se denomina cumplimiento o no cumplimiento.

Características más relevantes de un hallazgo

Las principales características de un hallazgo son:

1. Importante o significativo.

2. Basado y sustentado en hechos.

3. Con evidencias documentadas.

4. Objetivo y completo

5. Convincente y fiable

6. Asegure la recolección del mayor número de evidencias.

Instructivo para la elaboración de una hoja de hallazgos/evidencias

Paso 1: Definir el proceso a evaluar, fecha y responsable.

Paso 2: Se registra lo que se encontró durante la realización de la auditoría y de una forma

detallada se dice el dónde y quién encontró dicho hallazgo o evidencia.

Paso 3: Diseñar el formato sencillo y fácil de trabajar.

NOTA: Las evidencias o hallazgos que se generen durante la auditoría, no se identifican como
no conformidades, es información analizada por el equipo auditor durante la reunión de cierre
y la generación del informe de auditoría
 HOJA DE HALLAZGO
Auditoría: Empresa:
( ) Interna
( ) Certificación Unidad administrativa:
( ) Seguimiento
Fecha:
( ) Renovación
Norma de aplicación:
Requisitos de incumplimiento:

Deficiencias encontradas:

Categorización: No conformidad ( ) Desviación ( ) Observación ( )

Firma del auditor: Firma del auditado

Las acciones a tomar según el hallazgo detectado se definen a continuación:

 Observación -> Acción de Mejora

 No conformidad menor potencial -> Acción Preventiva
 No conformidad menor real -> Acción Correctiva
 No conformidad mayor -> Corrección y acción correctiva inmediata

¿Qué es una No Conformidad?

Una no conformidad es el incumplimiento de un requisito.

Si no hay evidencia – no hay no conformidad.

Si hay evidencia – esta debe ser documentada como una no conformidad en vez de ser
suavizada con otra clasificación (por ejemplo, "observaciones", "oportunidades de mejora",
recomendaciones", etc.).

Es importante documentar una no conformidad, que es el escribir una declaración.

El enunciado de la no conformidad debería:

 Ser auto explicable y relacionado con el punto del sistema.

 No ser ambiguo con una correcta lingüística y tan concisa como sea posible.
 El enunciado de la no conformidad no debe ser una repetición de la evidencia de la
auditoría o usado en lugar de la evidencia de auditoría.

Una no conformidad bien documentada tendrá tres partes:

1. La evidencia de la auditoría,

2. El requisito y

3. El enunciado de la no conformidad.
Si todas estas tres partes de la no conformidad están bien documentadas, el auditado o,
cualquier otra persona con conocimientos suficientes podrá ser capaz de leer y entender la no
conformidad. Esto servirá también como un registro útil para futuras referencias.

Clases de no conformidades

Las no conformidades pueden clasificarse según el incumplimiento:

No conformidad menor (NC-). - Esta calificación implica una falta leve frente al Plan de Manejo
Ambiental y/o Leyes Aplicables, dentro de los siguientes criterios:

 Fácil corrección o remediación.

 Rápida corrección o remediación.
 Bajo costo de corrección o remediación.
 Evento de Magnitud Pequeña, Extensión puntual, Poco Riesgo e Impactos menores,
sean directos y/o indirectos.

No conformidad mayor (NC+). - Esta calificación implica una falta grave frente al Plan de
Manejo Ambiental y/o Leyes Aplicables. Una calificación de NC+ puede ser aplicada también
cuando se produzcan repeticiones periódicas de no conformidades menores según los
siguientes criterios:

 Corrección o remediación de carácter difícil.

 Corrección o remediación que requiere mayor tiempo y recursos, humanos y
económicos.
 El evento es de magnitud moderada a grande
 Los accidentes potenciales pueden ser graves o fatales.
 Evidente despreocupación, falta de recursos o negligencia en la corrección de un
problema menor.

Redacción de no conformidades

El formato para redactar las no conformidades no tiene reglas fijas, pero sí, en la redacción de
la misma, se debe dejar claro lo siguiente:

 El problema (reportar lo que está mal).

 El área (donde está lo que está mal).
 El requisito que incumple (referir concretamente el criterio de auditoría aplicable).

En el ámbito de las normas ISO y específicamente de auditorías, una no conformidad es el

hallazgo de evidencias de que un proceso no cumple con los requisitos exigidos por el
estándar, o no se realiza de acuerdo a lo planificado.

Durante la auditoría se compara lo planificado con lo que sucede en la práctica para verificar
que no se está produciendo ninguna desviación respecto a lo esperado o situación de riesgo,
cuando esto sucede, nos encontramos ante una no conformidad.

Es en este momento en el que se debe redactar una no conformidad dentro del informe de
auditoría. Pero para ello, es preciso seguir algunas pautas. Veamos cuáles son:

 Describir el problema con detalle: para que el auditado pueda investigar por qué se
está presentando la no conformidad y la forma en que se detectó el problema.
 Mencionar el requisito: Es necesario asegurar que la persona que abordará el
problema comprenda cuál es el requisito de ISO 14001 que se está incumpliendo.
  Incluir evidencia de la auditoría: Es necesario incluir la o las evidencias de auditoría que
comprueban la existencia de la no conformidad. La evidencia es, para el auditado el
punto de partida de la investigación que lo llevará a describir la causa raíz del
problema.

¿Qué no debemos mencionar a la hora de redactar una no conformidad?

 Adjudicar culpas o responsabilidades

 Determinar soluciones.

INFORME DE NO CONFORMIDAD - DESVIACIÓN

Empresa:
Unidad administrativa:
( ) No conformidad Fecha:
( ) Desviación Norma de referencia:
Descripción:

Apartado norma Fecha y firma auditor Firma de la empresa

Acción correctiva (participa la empresa)

Análisis de causa:

Descripción de la acción:

Aprobada por: Responsable de ejecución Plazo de ejecución

Seguimiento y comprobación de la eficacia

(Adjunta las evidencias de la implantación de la acción)

Valoración del auditor: ( ) Aceptable ( ) no aceptable

Evidencias aportadas:

( ) Cerrada Firma del auditor

( ) Pendiente de evidenciar

Revisión y cierre de no conformidades

Antes de decidir cerrar una no conformidad, se debe revisar que la organización realizó la
corrección / análisis de la causa, y los resultados se lograron a través de la acción correctiva, se
necesita asegurar que existe evidencia objetiva (incluyendo documentación de soporte) para
demostrar que la acción correctiva propuesta ha sido totalmente implementada y es eficaz en
prevenir la recurrencia de la no conformidad. Una vez que la situación es satisfactoria, debería
ser cerrada la no conformidad.

Los auditores de sistemas de gestión son responsables de revisar la respuesta a las no

conformidades y verificar la eficacia de las acciones tomadas.

Debe haber tres partes en la respuesta de la organización a una no conformidad:

 Corrección, analisis de la causa, y acción correctiva

 Analisis de la causa, corrección, y acción correctiva

Se debe esperar tanto la corrección como la acción correctiva cuando se detecta una no
conformidad.

Al revisar la respuesta de una organización a una no conformidad, el auditor debe confirmar

que la documentación y la evidencia objetiva para las tres partes – corrección, causa y acción
correctiva - se proporcionan por la organización, y son apropiadas, antes de aceptar la
respuesta.

Los elementos importantes por verificar en el proceso de revisión incluyen:

 declaraciones de acciones; ¿son claras y concisas?

 descripciones de acciones; ¿son completas y referencian con precisión documentos,
procedimientos específicos, etc. según sea apropiado?
 el uso de la forma del pasado (fue, estuvo, ha sido), como un indicador de que las
acciones tomadas han sido completadas.
 la fecha de terminación de las acciones correctivas; fechas pasadas deben encontrarse
como indicador de que las acciones han sido tomadas (las fechas que indican acción
futura no son una buena práctica).
 evidencia que soporte el hecho de que la acción correctiva ha sido total y eficazmente
implementada y que la acción correctiva ha sido desempeñada en la forma en que
estaba descrita.

1.4.2 La Auditoría y la Certificación del SGA de la Empresa

Una vez implementado el Sistema de Gestión Ambiental, el siguiente paso es que la propia
organización se asegure, y pueda asegurar de cara al exterior, que dicho sistema funciona
eficazmente en el marco de una política ambiental prefijada. La auditoría y la certificación
ambiental surgen, de este modo, como herramientas vitales para cubrir estas necesidades. La

Certificación Ambiental es la manera de asegurar, ante posibles clientes, y en general, las

buenas prácticas ambientales de la misma. Se trata de un certificado expedido por un
organismo reconocido oficialmente, en el que se identifica la conformidad del Sistema de
Gestión Ambiental de una empresa respecto a la normativa en la que se basó dicho sistema.

¿Qué es un certificado SGA? Un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) correctamente

implementado puede servir como herramienta para asegurar el cumplimiento de los requisitos
legales aplicables según el sector competente a cada organización.

Para realizar una certificación, se requiere ser un profesional formado en el área ambiental,
con experiencia en la realización de las auditorías. No se trata de una obligación legal sino de
una certificación internacional y por este motivo existen requisitos de profesionalidad.
La actividad de certificación se ha desarrollado enormemente en los últimos años siendo un
instrumento imprescindible para elevar el nivel de calidad de los productos, los servicios, la
seguridad y la protección del medio ambiente.

Es decir, la certificación, tras las auditorías de comprobación, identifica la conformidad de un

producto o de un sistema con los requisitos contenidos en una Norma. La certificación del
sistema es de carácter voluntario y la realiza una entidad privada que debe estar acreditada.

Certificación es una actividad consistente en la emisión de marcas y certificados. Por tanto, la

certificación tiene el valor de un aval que permite confirmar una ventaja diferencial de un
producto, proceso o servicio.

En este contexto, la certificación del SGA por parte de un organismo independiente acreditado
contribuye a las siguientes ventajas:

 Permite demostrar a terceros: El cumplimiento de la legislación y los reglamentos en

materia ambiental. El compromiso con el medio ambiente. El enfoque innovador y
vanguardista de la empresa.
 Potencia: El acceso de nuevos clientes y socios empresariales. La mejora en la gestión
de riesgos medioambientales presentes y futuros. La reducción de costos de los
seguros de responsabilidad civil.
 Obtención de subvenciones.
 Herramienta de mejora continua y de reporte director a la dirección.

Fases y metodologías de una auditoría ambiental para diferentes tipos de organizaciones

públicas, privadas y mixtas y aplicación práctica.

Diferencia y aplica las diferentes fases y metodologías de una auditoría ambiental en

organizaciones de diverso tipo.

2.1 Auditorías Ambientales en el Ecuador

Las Auditorías Ambientales en el Ecuador determinan el estado actual del área donde se
ejecuta un proyecto, obra o actividad y donde se evalúa el cumplimiento a la normativa
ambiental aplicable y/o al sistema de gestión, en base a los términos de referencia definidos
previamente.

Entre los principales objetivos de las auditorías ambientales se especifican los siguientes:
a) Verificar el cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental, obligaciones de la Licencia
Ambiental, planes acción de anterior auditoría ambiental, de ser el caso, así como de la
legislación ambiental vigente;

b) Determinar si las actividades auditadas cumplen con los requisitos operacionales

ambientales vigentes, incluyendo una evaluación de la tecnología aplicada; y,

c) Determinar los riesgos, impactos y daños ambientales que las actividades auditadas
representan o han generado en el medio ambiente, la comunidad local y el personal
involucrado en la operación.

2.1.1 Introducción y Legislación Ambiental

Según el Art. 492 del Reglamento al Código Orgánico Ambiental, se define a la Auditoría
Ambiental como: “Es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencia y evaluar objetivamente el grado de cumplimiento de los requisitos legales
ambientales, planes de manejo y requisitos que sustentan la autorización administrativa de un
proyecto, obra o actividad, u otro instrumento legal o contractual que se determine como
criterio de referencia. Las auditorías, según el alcance de las mismas, considerarán también
procedimientos técnicos para determinar los riesgos, impactos y/o daños que puedan haberse
generado al ambiente en el período auditado”.

Las auditorías ambientales serán elaboradas por un consultor calificado y en base a los
respectivos términos de referencia correspondientes al tipo de auditoría.

La Autoridad Ambiental Nacional emitirá la norma técnica en la que se definirán los criterios y
lineamientos para la elaboración de las auditorías ambientales.

Las demás auditorías aplicables a obras, proyectos o actividades de sectores estratégicos se

definirán a través de la normativa sectorial correspondiente.

La Constitución de la República del Ecuador declaró de interés público la preservación del

ambiente, la conservación de los ecosistemas, la biodiversidad y la integridad del patrimonio
genético del país, la prevención del daño ambiental y la recuperación de los espacios naturales
ambiental y la participación activa y permanente en la planificación, ejecución y control de
toda actividad que genere impactos ambientales.

El Código Orgánico del Ambiente (Registro Oficial Suplemento 983 de 12-abr.-2017), en el

Capítulo III referente a las Auditorías Ambientales, en los artículos del 204 al 207, indica lo
siguiente:

CAPITULO III AUDITORIAS AMBIENTALES

Art. 204.- Objetivos de la auditoría ambiental. Los objetivos de las auditorías serán:

1. Determinar y verificar si las actividades cumplen con el plan de manejo ambiental,

autorizaciones administrativas, legislación y normativa ambiental vigente; y,

2. Determinar si existen nuevos riesgos, impactos o daños ambientales que las actividades
auditadas hayan generado.
Art. 205.- Periodicidad de las auditorías ambientales. El operador deberá presentar auditorías
ambientales cuando la Autoridad Ambiental Competente lo considere necesario de
conformidad con la norma expedida para el efecto.

La Autoridad Ambiental Competente realizará inspecciones aleatorias para verificar los

resultados de las auditorías ambientales.

En función de la revisión de la auditoría o de los resultados de la inspección ejecutada, se

podrá disponer la realización de una nueva verificación de cumplimiento del regulado en el
plan de manejo ambiental, autorizaciones administrativas y normativa ambiental vigente.

Art. 206.- De los consultores. Las auditorías ambientales no podrán ser realizadas por el mismo
consultor que elaboró los estudios ambientales o la auditoría inmediata anterior, según sea el
caso.

Las auditorías ambientales se elaborarán en base a verificaciones realizadas en el sitio.

Ningún servidor público que tenga relación de dependencia con la Autoridad Ambiental
Competente podrá realizar o formar parte del equipo consultor que elabore cualquier
auditoría ambiental; y garantiza a las personas la sostenibilidad y el buen vivir; el derecho a
una vida digna que asegure entre otros: salud, agua potable, saneamiento

2.1.2 Auditoría Ambiental de Cumplimiento

El operador presentará una auditoría ambiental de cumplimiento con la finalidad de evaluar la

incidencia de los impactos ambientales de sus proyectos, obras o actividades y verificar el
cumplimiento del plan de manejo ambiental, plan de monitoreo, obligaciones derivadas de las
autorizaciones administrativas ambientales, normativa ambiental vigente y planes de acción,
de ser el caso.

La auditoría ambiental de cumplimiento se realizará una vez transcurrido un año (l) desde el
otorgamiento de la licencia ambiental y posteriormente cada tres (3) años, sin perjuicio de que
según el desempeño ambiental del operador la Autoridad Ambiental Competente pueda
reducir el tiempo entre auditorías.

Los operadores deberán cancelar los valores por servicios administrativos y presentar las
respectivas facturas junto a la auditoría ambiental de cumplimiento. (Art. 493 del Reglamento
al COA).

2.1.3 Auditorías de Conjunción

La Autoridad Ambiental Competente de oficio o a petición de parte podrá autorizar la

unificación de los periodos consecutivos de las auditorías que devengan del seguimiento a una
misma licencia ambiental, sin perjuicio de las sanciones civiles, administrativas o penales a las
que hubiere lugar. Esto puede realizarse de manera excepcional, con el debido informe técnico
y jurídico de respaldo. (Art. 494 del Reglamento al COA).

2.1.4 Términos de Referencia

El Sujeto de Control, previamente a la realización de las auditorías ambientales deberá
presentar los correspondientes términos de referencia para la aprobación de la Autoridad
Ambiental Competente, siguiendo los formatos establecidos por la autoridad ambiental de
existirlos.

En los términos de referencia se determinará y focalizará el alcance de la auditoría ambiental,

según sea el caso.

Para el caso de Auditorías Ambientales de Cumplimiento, el Sujeto de Control remitirá los

términos de referencia a la Autoridad Ambiental Competente, en un término perentorio de
tres (3) meses, previo a cumplirse el período auditado, para la revisión y aprobación
correspondiente.

En caso de que existan observaciones a los términos de referencia, estas deberán ser
notificadas al promotor, quien deberá acogerlas en el término máximo de diez (10) días
contados a partir de la fecha de notificación.

En caso de que las observaciones no sean absueltas, la Autoridad Ambiental Competente, lo

notificará y otorgará un término máximo de diez (10) días para que el Sujeto de Control
absuelva las observaciones, sin perjuicio del inicio del procedimiento administrativo de ser el
caso.

Guía para formular Términos de Referencia de una Auditoría Ambiental son los siguientes:

1. Datos Generales de la empresa

2. Objetivos de la Auditoría Ambiental: Generales y Específicos

3. Alcance de la Auditoría Ambiental

4. Marco Legal Ambiental: Leyes, acuerdos, estándares, permisos, concesiones, etc.

5. Descripción general del proyecto

6. Medidas propuestas en el Plan de Manejo Ambiental a auditar

7. Presentación de una Matriz Lógica 8. Metodología de la auditoría

9. Cronograma de las fases de la auditoría: Pre-auditoría, auditoría in situ y Pos-auditoría

10. Formato de los protocolos a ser aplicados

11. Conclusiones y Recomendaciones

12. Anexos

2.1.5 Los Hallazgos y las No Conformidades

Art. 498 del Reglamento al CODA.- Hallazgos. - Los hallazgos pueden ser Conformidades, No
Conformidades y Observaciones, mismas que son determinadas por los mecanismos de control
y seguimiento establecidos en el Código Orgánico Ambiental, este Reglamento y demás
normativa ambiental.
Las no conformidades y observaciones determinadas deberán ser subsanadas por el operador,
mediante el respectivo plan de acción; sin perjuicio de las acciones legales a las que hubiere
lugar.

Art. 499 del Reglamento al CODA. - Conformidades. - Se establecerán conformidades cuando la

Autoridad Ambiental Competente determine, mediante los mecanismos de control y
seguimiento, que las actividades del operador cumplan con lo establecido en el plan de
manejo ambiental, las obligaciones derivadas de las autorizaciones administrativas y la
normativa ambiental vigente.

Art. 500 del Reglamento al CODA. - No conformidades menores. - Se consideran no

conformidades menores las siguientes:

a) Incumplimiento a los límites permisibles o a los criterios de calidad por parámetro y fuente
muestreada;

b) Retraso o no presentación de los documentos administrativos de control y seguimiento

ambiental en los términos establecidos;

c) Incumplimiento de las obligaciones técnicas descritas en los estudios ambientales, plan de

manejo ambiental u otras requeridas por la Autoridad Ambiental Competente;

d) Incumplimiento de las medidas de producción más limpia expedidas por la Autoridad

Ambiental Nacional;

e) Incumplimiento de las medidas para el manejo adecuado de productos o elementos

considerados peligrosos, conforme la norma técnica correspondiente;

f) Uso, comercialización, tenencia o importación de productos prohibidos o restringidos de

acuerdo a la norma técnica correspondiente;

g) Gestión de residuos, desechos o sustancias químicas, en cualquiera de sus fases, sin la

autorización correspondiente o sin cumplir las condiciones administrativas y técnicas
establecidas en la normativa ambiental aplicable;

h) Incumplimiento parcial de las medidas de remediación, restauración o reparación

aprobadas por la Autoridad Ambiental Competente;

i) Incumplimiento parcial de la ejecución del plan emergente o plan de acción aprobado;

j) Incumplimiento de obligaciones establecidas en las autorizaciones administrativas y

normativa ambiental, que permiten el seguimiento, monitoreo y control, requeridas por la
Autoridad Ambiental Competente;

k) Incumplimiento de las observaciones y solicitudes de información realizadas por la

Autoridad Ambiental Competente en los términos señalados en el presente Reglamento; y,

l) Otras que determine la Autoridad Ambiental Nacional.

Art. 501 del Reglamento al CODA. - No conformidades mayores. - Se consideran no

conformidades mayores, cuando se determine:

a) Reiteración de una no conformidad menor que se haya determinado por los mecanismos de
control y seguimiento establecidos en este Reglamento;
b) Incumplimiento consecutivo y reiterativo a los límites permisibles por parámetro y fuente
muestreada;

c) Alteración de las condiciones ambientales naturales que requieren remediación a largo

plazo, producidas por incumplimientos técnicos establecidos en la normativa ambiental
aplicable;

d) Incumplimiento total de las medidas de reparación, remediación y restauración aprobadas

por la Autoridad Ambiental Competente;

e) Incumplimiento total de la ejecución del plan emergente o plan de acción aprobado;

f) Abandono de infraestructura, equipamiento o cierre de actividades sin contar con la

aprobación de la Autoridad Ambiental Competente;

g) Incumplimiento en la ejecución de las actividades contenidas en los planes de contingencia;

h) Realización de actividades no contempladas o distintas a las autorizadas por la Autoridad
Ambiental Competente;

i) Movimiento transfronterizo de residuos y desechos sin autorización administrativa;

j) Disposición final o temporal de escombros, residuos o desechos en lugares no autorizados;

k) Determinación de responsabilidad por daño ambiental mediante resolución en firme; y,

l) Otros que determine la Autoridad Ambiental Nacional.

Art. 502 del Reglamento al CODA. - Hallazgos no contemplados. - Aquellos hallazgos que no se
enmarquen dentro de lo descrito en los artículos precedentes, será calificado como una no
conformidad mayor o como una no conformidad menor por la Autoridad Ambiental
Competente, con base en los siguientes criterios:

a) Magnitud del evento;

b) Alteración de la flora y fauna o recursos naturales;

c) Tipo de ecosistema alterado;

d) Tiempo y costos requeridos para la remediación;

e) Negligencia frente a un incidente o emergencia ambiental; y,

f) Otros que determine la Autoridad Ambiental Nacional.

Art. 503 del Reglamento al CODA. - Observaciones. - La Autoridad Ambiental Competente

podrá emitir observaciones respecto de una incorrecta aplicación de procedimientos que
puedan afectar la gestión ambiental.

Art. 504 del Reglamento a CODA. - Reiteración. - Se considerará como reiteración cuando se
cometa una misma No Conformidad, por más de una ocasión, durante un período evaluado

Formato para el Reporte de los Hallazgos en Auditoría

Este formato es sugerido. De requerirse se podrá hacer cambios en base a las características
del proyecto u otros que indique la Autoridad Ambiental.
No. Actividad Calificación Descripción Evidencia de Comentarios
planteada C NC+ nc- del hallazgo cumplimiento adicionales

C = Conformidad

NC+ = No Conformidad Mayor

nc- = no conformidad menor

N/A = No Aplic

2.1.6 Elaboración y presentación de la auditoría

Con la aprobación de los términos de referencia, el proponente del proyecto está autorizado a
realizar la Auditoría Ambiental de Cumplimiento.

Una vez elaborada la Auditoría Ambiental de Cumplimiento, ésta será presentada al Ministerio
del Ambiente, Agua y Tecnología Ecológica para su revisión, emisión de criterio y aprobación
del Plan de Acción o Plan de Manejo Ambiental.

Emitido el pronunciamiento favorable a la Auditoría Ambiental de Cumplimiento, el

proponente del proyecto deberá cancelar las tasas por revisión de la Auditoría Ambiental, por
monitoreo y seguimiento y mantener vigentes la garantía de fiel cumplimiento del Plan de
Manejo Ambiental y la Póliza de responsabilidad civil.

Recuerde que, en la elaboración y presentación de Auditorías Ambientales, éstas se realizan en

base al tipo de auditoría, y pueden ser:

• De cumplimiento

A cargo del regulado.

Un año después de aprobado el estudio de impacto ambiental.

Basado en Plan de Manejo Ambiental y normas técnicas.

Incluye actualización de Plan de Manejo Ambiental.

Mínimo cada dos años después de la primera Auditoría Ambiental.

Requisito para permiso de descarga, emisión y vertido.

• De control

Verifica resultados de Auditoría Ambiental.

Consistencia de la Auditoría Ambiental con el Plan de Manejo Ambiental.

• Inicial de cumplimiento
 Si no cuenta un regulado con estudio de impacto ambiental en operación ya existente.
Estos son los estudios de impacto ambiental Ex Post.

2.1.7 Plan de Acción

Es el conjunto de acciones correctivas o aspectos diseñados con el fin de subsanar las No

Conformidades y Aspectos por Mejorar presentados durante los procesos de Auditoría Interna.

Por diferentes razones, después de su trabajo, el auditor recomienda a la empresa diseñar un

Plan de Acción completo para solucionar una No Conformidad detectada en la auditoría. ¿Qué
significa esto realmente?

Este documento provee directrices sobre la forma en que debe plantearse un plan de acción
que se proyecte como la solución a la causa de una no conformidad y no solo la corrección a la
misma.

Hay a menudo confusión acerca de las diferencias entre los términos: corrección, acción
correctiva y acción preventiva.

"La corrección" es una acción para eliminar una no conformidad detectada, por ejemplo, la
corrección pudiera ser un reproceso o reclasificación, el reemplazo del producto no conforme
con un producto conforme o reemplazar un procedimiento obsoleto con la versión vigente,
etc.

La definición de "acción correctiva" es la "acción para eliminar la causa de la no conformidad

detectada". La acción correctiva no puede ser tomada sin primero hacer una determinación de
la causa de la no conformidad. La “acción preventiva” es la acción tomada para eliminar la
causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

La acción preventiva por la naturaleza de su definición no es aplicable a una no conformidad ya

detectada, es decir a un problema que ya se nos haya presentado. Por concepto implica
prevenir un problema POTENCIAL.

Antes de decidir el acuerdo para cerrar una no conformidad, el auditor líder (o auditor cuando
actúa solo) debería revisar lo que la organización hizo con respecto a la corrección / análisis de
causa y los resultados logrados a través de la acción correctiva.

El auditor líder necesita asegurar que existe evidencia objetiva (incluyendo documentación de
soporte) para demostrar que la acción correctiva descrita ha sido completamente
implementada y es eficaz en prevenir que la no conformidad vuelva a ocurrir. Solamente
cuando la situación sea satisfactoria debería cerrarse la no conformidad.

Art. 505 del Reglamento al CODA. - Plan de acción. - Cuando se detecten, a través de los
mecanismos de control y seguimiento, incumplimientos al plan de manejo ambiental o a la
normativa ambiental aplicable, el operador deberá presentar un plan de acción, en el término
máximo de quince (15) días, contados a partir de la fecha de notificación, por parte de la
Autoridad Ambiental Competente, que permita corregir los incumplimientos identificados.

El plan de acción deberá ser aprobado por la Autoridad Ambiental Competente, misma que
realizará el control y seguimiento, de acuerdo al cronograma respectivo y los demás
mecanismos de control establecidos en la ley y este Reglamento.
La Autoridad Ambiental Competente tendrá un término máximo de (30) días para aprobar,
observar o rechazar el plan de acción presentado.

Art. 506 del Reglamento al CODA. Contenido de los planes de acción. - Los planes de acción
deben contener, al menos:

a) Hallazgos;

b) Medidas correctivas;

c) Cronograma que indique las fechas de inicio y finalización de las medidas correctivas a
implementarse, incluyendo responsables y costos;

d) Indicadores y medios de verificación; y,

e) Instrumentos de avance o cumplimiento del plan.

Auditores Auditoría No. Fecha Última

PLAN DE ACCIONES DE AUDITORÍA actualización

Correcciones y Seguimiento / resultados

Descripción de
Cód. Causas acciones Fecha Responsables
no conformidad Fecha Estado
correctivas
1
2
3

2.1.8 Revisión de las Auditorías Ambientales

Una vez analizada la documentación e información remitida por el operador, la Autoridad

Ambiental Competente, deberá aprobar, observar o rechazar la auditoría ambiental en un
plazo máximo de tres (3) meses.

El operador dispondrá de un término de treinta (30) días, a partir de la fecha de notificación,

los cuales podrán ser prorrogados por un término de quince (15) días por causas justificables y
por una única vez para absolver las observaciones realizadas por la Autoridad Ambiental
Competente.

La Autoridad Ambiental Competente dispondrá de un término máximo de treinta (30) días

para pronunciarse sobre las respuestas presentadas por el operador.

En caso de que las observaciones, debidamente motivadas de forma técnica y legal, no sean
absueltas por el operador, de forma reiterativa, la Autoridad Ambiental Competente aplicará
nuevamente el cobro de tasas administrativas por pronunciamiento de auditorías ambientales.
(Art. 495 del Reglamento al COA).

Art. 207 del COA. - Revisión de la auditoría ambiental. La Autoridad Ambiental Competente,
luego de la presentación por parte del operador de la auditoría ambiental, deberá emitir un
informe para aprobar, observar o rechazar la auditoría ambiental y las modificaciones al plan
de manejo ambiental, según sea el caso. El operador se obliga al cumplimiento de lo aprobado
en la auditoría ambiental.
Las normas secundarias establecerán el procedimiento y plazo para la revisión y aprobación de
la auditoría ambiental. El incumplimiento de dicho plazo, por parte de la Autoridad Ambiental
Competente, conferirá a favor del operador la aprobación inmediata.

2.1.9 Matriz Lógica para auditar un Plan de Manejo Ambiental

Para auditar un Plan de Manejo Ambiental contenido en un Estudio de Impacto Ambiental o en

una Auditoría Ambiental de Cumplimiento realizada y aprobada anteriormente, la metodología
utilizada para verificar el grado de cumplimiento del PMA y la Normativa Ambiental, consiste
en llenar una MATRIZ LÓGICA donde se describe por columna lo siguiente:

1. La medida ambiental planteada por el PMA que consta en el Estudio de Impacto Ambiental
o la Auditoría Ambiental de Cumplimiento.

2. Nombre del responsable de ejecución de la medida.

3. La evidencia objetiva o hallazgo identificado durante el desarrollo de la auditoría y el criterio

del auditor respecto al avance del cumplimiento.

4. El grado de cumplimiento de la medida, expresado en porcentaje. Se sustenta en el número

de actividades o acciones cumplidas en cada medida.

5. Calificación de la Conformidad (C) o No Conformidad (NC+) o (NC-) del grado de

cumplimiento o incumplimiento de la medida.

6. Comentario y Observaciones: Estas se consideran para la elaboración del nuevo Plan de

Manejo o Plan de Acción
Medida Responsable de Evidencia / % de Calificación NC Comentario /
ambiental ejecución hallazgo cumplimiento (+/-) recomendación

2.1.10 Pago de Tasas por servicios de auditoría

Una vez emitido el pronunciamiento favorable a la Auditoría Ambiental de Cumplimiento, el

proponente del proyecto deberá cancelar las tasas por monitoreo y seguimiento y mantener
vigentes las garantías de fiel cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental y la póliza de
responsabilidad civil.

En lo posterior se presentará informes de AAC y PMA al menos cada 2 años, contados a partir
de la aprobación de la primera AAI, en la que se pagarán las tasas correspondientes.

En el LIBRO IX del Texto Unificado de la Legislación Secundaria del Ministerio del Ambiente, se
exponen las Tasas y Tarifas por los servicios que presta el Ministerio del Ambiente y otros
valores que recauda este Ministerio.

Mediante Acuerdo Ministerial Nro. 083-B del 8 de junio de 2015, el Ministerio del Ambiente
reformó las Tasas por servicios administrativos de regularización, control y seguimiento,
quedando derogados los siguientes Acuerdos Ministeriales: 068 del 4 de junio de 2010; 052 del
6 de abril de 2011; 067 del 16 de julio de 2013; 391 del 9 de diciembre de 2014, y el 051 del 10
de marzo de 2015.

SERVICIO

Pronunciamientos respecto a Auditorías Ambientales, Examen Especial Ambiental Planes de

Manejo Ambiental (para casos en que no esté incluido en AA)

COSTO USD

10% costo de Auditoría y PMA Mínimo US$ 200,00

La falta de pago de las tasas y demás valores establecidos en el presente Acuerdo Ministerial o
en otros instrumentos jurídicos vigentes, impedirá la prestación del servicio, la autorización de
ingreso o la obtención de los permisos y licencias de aprovechamiento respectivo.

Únicamente el comprobante de depósito, el recibo de pago o la especie valorada adquirida,

dará lugar a la prestación del servicio o emisión de patentes y licencias.

2.1.11 Directrices generales para la realización de una auditoría ambiental

Las siguientes directrices son una guía que le servirán al auditor para la realización y
presentación de auditorías ambientales en el Ministerio del Ambiente, las mismas que están
orientadas sobre los pasos de los lineamientos y procedimientos a seguir en el Manual de
Usuarios del Instructivo para el Subsistema de Evaluación de Impactos Ambientales.

Estas directrices son de orientación para que el auditor elabore otras similares conveniente
según el establecimiento y las áreas a auditar.

1. Carátula de presentación en la que conste:

 Tipo de estudio (AA Inicial o de Cumplimiento).

 Razón social de la empresa.
 Ubicación de la empresa.
 Consultor responsable: nombre completo, título.
 Fecha de elaboración de la auditoría

2. Ficha Técnica en donde se identifique al promotor, firma Consultora e integrantes del

equipo.

3. Índice en la que conste todos los contenidos de la AA referidos en los TdR. (Planificación del
programa de auditoría, auditoría in situ y el informe de auditoría).

4. Resumen Ejecutivo: Es una breve descripción del contenido y datos más importantes de la
Auditoría. Su objetivo es facilitar al lector la comprensión de los aspectos más resaltantes de la
auditoría, el cumplimiento de la normativa y del Plan de Manejo Ambiental adoptado y las
nuevas medidas sugeridas para la prevención, control y mitigación de estos.

5. Presentación de la Auditoría

 Antecedentes
 Objetivos: General y Específicos.
 Alcance de la auditoría.
  Descripción de la Metodología (fases de la AA: Pre-Auditoría, Auditoría in situ y Pos-
Auditoría).

6. Marco Legal: Estarán identificadas las leyes, reglamentos, estándares locales, nacionales e
internacionales, permisos y concesiones, especificaciones internas de manejo, etc. y cualquier
otra normativa ambiental vigente en que esté inmersa la auditoría.

7. Descripción general de la actividad productiva a ser auditada: describir los procesos

unitarios, entrada y salida de materiales, balance de materiales y de las medidas ambientales
aplicadas.

8. Revisión general del tipo de instalaciones, equipos y resumen del actual proceso productivo:
Se audita todas las instalaciones y todos los procesos productivos de la empresa, utilizando
una metodología adecuada, protocolos, muestreos, hallazgos, no conformidades,
comparaciones respectivas de resultados, etc.

9. Revisión del cumplimiento de normas ambientales y del Plan de Manejo Ambiental si lo

hubiere: Se audita toda la documentación legal exigible y aplicación de normas. En caso de
existir un Plan de Manejo Ambiental se audita que se haya dado cumplimiento a las medidas
adoptadas. (Utilizar Matriz Lógica).

10. Síntesis de la No Conformidades encontradas: Se presentarán los Hallazgos de la Auditoría

en las Solicitudes de Acciones Correctivas y Preventivas (SACP´s). Mediante estas solicitudes se
realiza una síntesis de las No Conformidades encontradas indicando su causa, las acciones
correctivas y el seguimiento.

11. Plan de Manejo Ambiental: Estará diseñado en función de las no conformidades

identificadas. Pueden incluirse en el PMA otros sub-planes como:

 Plan de Prevención y Reducción de la contaminación.

 Plan de Manejo de Desechos Sólidos no domésticos.
 Plan de contingencias.
 Plan de Monitoreo Ambiental.
 Plan de seguimiento.
 Plan de comunicación, capacitación y educación.
 Plan de relaciones comunitarias. Etc.

12. Conclusiones y recomendaciones: En el Informe Final se establecen las conclusiones y

recomendaciones adoptadas y el Seguimiento.

13. Anexos: Reportes técnicos, planos, fotografías, glosario y significado de abreviaturas y otra
información que apoye la AA:

14. Referencias Bibliográficas

15. Personal que realizó la auditoría: El Auditor responsable debe estar registrado y calificado
en el Ministerio del Ambiente.

2.2 La Norma ISO 19011:2018 para Auditoría de Sistemas de Gestión

Este documento proporciona orientación sobre la gestión de un programa de auditoría, sobre
la planificación y la realización de auditorías de sistemas de gestión, así como sobre la
competencia y la evaluación de un auditor y un equipo auditor.

La nueva versión de la guía ISO 19011:2018 fue publicada en julio del 2018 y a continuación
presentamos un resumen de los principales cambios con respecto a la versión anterior del
2011:

Cambios ISO 19011:2011 vs ISO 19011:2018

 Integración del pensamiento basado en riesgos a los principios de auditoría.

 Ampliación sobre la gestión de un programa de auditoría, incluido el riesgo del
programa de auditoría.
 Ampliación sobre la realización de una auditoría, en particular el apartado sobre
planificación de la auditoría.
 Ampliación de los requisitos genéricos de competencia para los auditores.
 Ajuste de la terminología para reflejar el proceso y no el objeto (“cosa”).
 Eliminación del anexo que contiene los requisitos de competencia para auditar un
sistema de gestión especifico debido a la cantidad de estándares que aplica esta
norma.
 Ampliación del Anexo A para proporcionar orientación sobre los conceptos de
auditoría (nuevos), como el contexto de la organización, liderazgo y compromiso,
auditorías virtuales, cumplimiento y cadena de suministro.
 Ampliación y reforzamiento de términos y definiciones.
 Cambios en el ciclo PHVA, en relación al flujo del proceso para la gestión de un
programa de auditoría y la ejecución de la auditoría.

¿Dónde se aplica la Norma ISO 19011?

La ISO 19011 se puede aplicar tanto a auditores, organizaciones que implementan sistemas de
gestión como aquellas que necesitan realizar auditorías por relaciones contractuales o
reglamentarias, o como autodeclaración, y para organizaciones de formación de auditores o
certificación de personas.

Esta norma debe adaptarse al tipo y tamaño de la organización, al igual que si se trata de una
auditoría individual o a gran escala, interna o externa, ya que lo que proporciona son las
directrices a seguir para realizar la auditoría.

La última versión de esta norma es la ISO 19011:2018, que aspira a lograr que los procesos de
auditoría sean más eficaces a la hora de detectar desviaciones o deficiencias en los sistemas de
gestión. Esta actualización permite a las empresas optimizar la integración de sus sistemas de
gestión, ahorrando costes y esfuerzos.

¿Qué debemos considerar a la hora de trabajar con ISO 19011:2018?

 Lo primero es comprar la norma para conocer todos sus requisitos.

 Debemos formar al personal que vaya a trabajar con la norma.
 Tener actualizado el equipo de auditoría.
 Encontrar los cambios dentro de nuestro sistema de gestión.
 Realizar una auditoría interna para asegurarse de que los cambios se realizaron
correctamente identificando si hay algo que no se cumple con respecto a la nueva
versión de la norma.
 Actualizar los documentos y registros que hagan falta del sistema de gestión.

ISO 19011:2018 adopta el enfoque de auditoría combinado cuando dos o más sistemas de
gestión de diferentes disciplinas son auditados juntos. Cuando estos sistemas están integrados
en un único sistema de gestión, los principios y procesos de auditoría son los mismos que para
una auditoría combinado (a veces conocida como una auditoría integrado).

En este momento es importante que revisemos la estructura y contenido de la norma ISO

19011:2018

2.2.1 Los Auditores Ambientales con Certificación IRCA

El Registro Internacional de Auditores Certificados (The International Register of Certificated

Auditors, IRCA) es el primero y más grande organismo internacional de certificación de
auditores de sistemas de gestión.

El IRCA fue establecido en 1984 como parte de una iniciativa del gobierno del Reino Unido, la
que tuvo como objetivo hacer los negocios y la industria más competitivos a través de la
implementación de principios y prácticas relacionadas con la calidad.

IRCA es una división del Chartered Quality Institute (CQI), el organismo autorizado del Reino
Unido para profesionales de la gestión de la calidad.

El Chartered Quality (CQI) es un organismo profesional global que promueve la práctica de la

gestión de la calidad en todos los sectores.

Establecido en 1919 como el Instituto de Garantía de Calidad, obtuvo un Royal Charter en 2006
y se convirtió en el CQI poco después en enero de 2007. El CQI es la única organización en el
mundo que puede otorgar el estatuto de profesionales de calidad: una marca de excelencia sin
igual.

Con miembros en todo el mundo, CQI tiene una posición única para definir y liderar la
profesión de calidad, estableciendo los estándares para su capacidad y alcance a través del
Marco de Competencias CQI. Abarcan a toda la comunidad de calidad, incluidos los
profesionales de gestión de calidad (miembros de CQI) y los auditores de sistemas de gestión,
a través de nuestra división especializada IRCA (el Registro Internacional de Auditores
Certificados)

Tanto el CQI como el IRCA están ubicados en el Reino Unido (Inglaterra) en el centro de la
ciudad de Londres y ofrecen programas de certificación que reconocen la competencia de
auditores que auditan sistemas de gestión de la calidad, ambiental, seguridad y salud
ocupacional, seguridad en la información, seguridad en alimentos, seguridad marítima,
desarrollo de software.

2.2.2 Modelo de cuestionario para planificar una auditoría ambiental

1. IDENTIFICACIÓN Y ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

 Nombre, domicilio, ubicación, dirección, teléfono, fax, etc.

 Nº de RUC (Registro Único de Contribuyente)
 Nombre del Director General.
 Nº de personal directivo, administrativo y técnico.
 Actividad de la empresa.
 Responsable ambiental.
 Personas que se incorporan a la auditoría por parte de la empresa.
 Breve descripción de los antecedentes de la empresa.
 Tendencia actual de la producción.

2. RAZONES PARA REALIZAR LA AUDITORÍA AMBIENTAL

 Incumplimiento normativo de la legislación vigente.

 Evitar una denuncia o sanciones.
 Quejas por parte de los trabajadores.
 Detectar problemas ambientales.
 Conseguir un lugar de trabajo más seguro en términos ambiental.

3. CONOCIMIENTO DE LOS RIESGOS

 Obligación a realizar una auditoría por no cumplir las normas.

 Utilizar la auditoría para dar una buena imagen de la empresa.
 Pago de tasas o impuestos previstos por la Administración Pública.

4. RESPONSABILIDAD LEGAL

 Persona o departamento responsable del cumplimiento de cada una de las

legislaciones sobre: medio ambiente en general, medio atmosférico, acuático,
terrestre y medio biótico.

5. IDENTIFICACIÓN DE LOS OBJETIVOS

 Identificar posibles áreas problemáticas.

 Implantar una política ambiental.
 Prevenir y controlar el medio ambiente.
 Aplicar la auditoría en el SGA, sectorial o de un lugar específico.

6. DECISIÓN DE REALIZAR LA AUDITORÍA

 ¿Por qué?: Definir objetivos y expectativas claras.

 ¿Dónde?: En la planta o instalaciones de la empresa.
 ¿Quién?: Será realizada por personal de la empresa o por consultora.
 ¿Cuándo?: Establecer fecha(s) y alcance.

7. MIEMBROS DEL EQUIPO

  Equipo líder (auditores)
 Ingenieros de procesos de la empresa.
 Técnicos en seguridad e higiene.
 Equipo legal (abogados y expertos en leyes y reglamentos actuales)

8. TRABAJO PREVISTO

 Definir el papel que tiene cada miembro del equipo.

 Recopilar suficiente información sobre: planos de la instalación, informes de seguridad
y salud de los trabajadores, infracciones anteriores, programas de inspección interna,
programas de formación e información, descripción de los trabajos, permisos, etc.

9. IDENTIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA

Para cada actividad reunir la siguiente información:

a. Titular.
b. Dirección actual.
c. Dirección o teléfono de contacto.
d. Fecha de adquisición (equipo o maquinaria)
e. Actividades y operaciones principales.
f. Productos químicos relacionados con las operaciones.
g. Historial de residuos peligrosos, si los hubiese.
h. Localización de las actividades en la planta o en el terreno.
i. Uso de los recintos existentes: fabricación, empaquetado, producción,
almacenaje, mantenimiento, servicios generales, administración, etc.
j. Tipo de maquinarias o equipos en las distintas actividades.
k. Historial sobre la eliminación de residuos.
l. Revisar los siguientes archivos y determinar si están actualizados o paralizados:

− Permisos y documentación acreditativa.

− Relación de los muestreos.

− Inventarios sobre las emisiones atmosféricas.

− Técnicas analíticas.

− Informes de mantenimiento.

− Informes periódicos archivados en las agencias reguladoras estatales y otros

documentos que estén en su posesión.

− Informes sobre cualquier actividad que exceda límites permitidos

− Plan de emergencia.

− Procedimientos de notificación.

− Informes disponibles sobre almacenaje y etiquetado.

− Clasificación de los residuos (no peligrosos, peligrosos, etc....)

Además, para identificar cualquiera de los puntos anteriores, se debe realizar

un control de todos los productos químicos y actividades que están permitidos,
historiales de cumplimiento e historiales de inspección. Si es posible deben
 obtenerse copias de todos los informes de inspección, permisos y
autorizaciones.

m. Proveerse de algún mapa topográfico que represente los principales y actuales usos
o condiciones del suelo.

10. IDENTIFICACIÓN DE RESIDUOS

 Si se generan residuos sólidos, líquidos o tóxicos cumplimentar la información sobre:

tipo de residuos, cantidad, qué proceso lo produce, almacenaje y eliminación.

11. FORMACIÓN DE LOS EMPLEADOS

 Informes de cumplimiento de programas de formación y capacitación del personal en

temas ambientales.
 Valoración de los programas de formación.

12. DERECHOS DE LOS TRABAJADORES

 Inspeccionar la existencia de productos químicos peligrosos.

 Desarrollo de algún documento o instructivo sobre la seguridad de los materiales y
equipos que se manejan.
 Almacenamiento de recipientes para basura debidamente etiquetados.
 Averiguar de la persona encargada de la defensa de los trabajadores.

13. CONTROL DE SUSTANCIAS TÓXICAS

 Manipulación de productos químicos no permitidos por la legislación.

 La empresa usa algún producto químico penalizado por la Ley.
 ¿Quién guarda los informes requeridos por la legislación?

14. CONTAMINACIÓN DEL AIRE

 La actividad tiene permiso de emisión de gases a la atmósfera.

 El mantenimiento del equipo de control de emisiones es correcto.
 Se aplican otras normas.

15. AGUAS RESIDUALES

 La actividad tiene un sistema de eliminación de vertidos contaminantes.

 La actividad vierte algún producto químico en las aguas residuales que no haya sido
incluido en el sistema autorizado.
 El mantenimiento del equipo de control de contaminación es adecuada.
 Hay alguna variación en los vertidos que no haya sido justificada por los cambios de
producción.

16. DECISIONES

 El consejo de dirección participa en la auditoría y otras decisiones. • ¿Quiénes

proponen las medidas correctoras en la empresa?
 El departamento de medio ambiente indica las soluciones para resolver los problemas
identificados.
 AUDITORÍA DE CALIDAD

Introducción a la Auditoría de calidad en el contexto de la Gestión de la calidad y su marco

normativo e institucional

Resultado de aprendizaje: Conoce los aspectos básicos de la Auditoría de calidad y su

interrelación con las normativas y parámetros técnicos.

3.1 Marco normativo de la Auditoría y Sistema de Gestión de la Calidad

3.1.1 Definición de Auditoría de SGC - ISO 19011

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y

evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios
de auditoría. (ISO 19011, 2018)

Es un examen sistemático e independiente para determinar si las actividades de calidad y

resultados relacionados cumplen con los arreglos planeados, si estos arreglos son implantados
efectivamente y son adecuados para alcanzar los objetivos.

Es verificar si lo ejecutado cumple con lo planificado, tiene un énfasis en la verificación, en la

selección de la evidencia objetiva, en el examen crítico de lo encontrado y en la
documentación que sustente lo encontrado.

Una organización orientada a la calidad promueva una cultura que da como resultado
comportamientos, actitudes, actividades y procesos para proporcionar valor mediante el
cumplimiento de las necesidades y expectativas de los clientes y otras partes interesadas. La
calidad de los productos y servicios de una organización está determinada por la capacidad
para satisfacer a los clientes, y por el impacto previsto y el no previsto sobre las partes
interesadas.

Un SGC comprende actividades mediante las que la organización identifica sus objetivos y
determina los procesos y recursos requeridos para lograr los resultados deseados. El SGC
gestiona los procesos que interactúan y los recursos que se requieren para proporcionar valor
y lograr los resultados para las partes interesadas pertinentes. EL SGC posibilita a la alta
dirección optimizar el uso de los recursos considerando las consecuencias de sus decisiones a
largo y corto plazo. Un SGC proporciona los medios para identificar las acciones para abordar
las consecuencias previstas y no previstas en la provisión de productos y servicios.

El planeamiento estratégico de la calidad según Rico (2001) debe partir de un pensamiento

estratégico donde definamos exactamente la misión, visión, valores y política de la calidad.
Cuando tenemos esto debemos pensar en el planeamiento de la cartera, es decir, de
mercados, segmentos, nichos, productos y servicios. Cuando hemos superado esta barrera hay
que establecer el planeamiento estratégico de la mejora de la calidad mediante las siete voces
de la calidad. Finalmente, se debe establecer el planeamiento operativo de la mejora
definiendo claramente él: qué, quién, cómo, donde y cuando.

Rico, además, señala que para mejorar la calidad es necesario utilizar una metodología que
facilite percibir, identificar y definir qué aspectos deben mejorarse. El sugiere que se siga la
metodología de las siete voces. Cuatro de las voces se refieren al ambiente externo (clientes,
comunidad, proveedores y mejores prácticas empresariales) y tres al interno (personal,
accionistas y procesos). Estas voces deben escucharse en forma sistemática dado que es
necesario que se incorporen los cambios. Las voces no deben ser atendidas en forma
individual. La mejora de la calidad implica poner atención en forma integral y sistemática a
todas las voces, traducir en conceptos de diseño y mejora e incorporarlos al sistema de
producción del bien o servicio particular.

3.1.2 Tipos de auditoría enfocada a SGC

Por el objeto:

Auditoría de producto. - Considerando el producto terminado y la documentación pertinente.

La auditoría de producto se efectúa antes de que este sea aceptado por el comprador, en esta
inspección se miden los atributos físicos del producto. Concluyendo que la auditoría de
producto no examina la situación de la gestión, sino la situación del producto; para garantizar
mayores niveles de calidad cabe aclarar que la auditoría de producto también debe ser
independiente y objetiva, hecho que genera una supervisión aplicada por un técnico ajeno a la
línea de fabricación.

Auditoría de servicios. - Obedece a los mismos principios que la auditoría de producto.

Auditoría de procesos. - Examen de procesos, tanto industriales como de servicios, dentro de

sus objetivos más relevantes está el determinar si el proceso objeto de la auditoría se ajusta al
nivel de calidad requerido. Su aplicación consiste en examinar todos los factores del proceso y
los elementos del sistema de calidad, evaluándolos en relación con la norma de calidad
aplicable para satisfacernos que estos funcionen en forma eficiente y eficaz. El método
empleado para ejecutar las auditorías de procesos se basa en la evaluación mediante una lista
de verificación. Este método incluye como todas las prácticas de evaluación, establecer los
niveles de cumplimiento de los controles, esto nos permite obtener un nivel de confianza
razonable de que los procesos funcionan en forma eficiente y eficaz, en caso de no-
conformidades con estos controles se aplica la acción correctiva inmediata. Los atributos por
satisfacerse como parte de su aplicación son la condición y el criterio.

Auditoría de sistemas. - Examen independiente del sistema de gestión de la calidad. Entre sus
principales objetivos está el comprobar la capacidad de cumplimiento del sistema, con
respecto a especificaciones establecidas en el mismo, así como detectar oportunidades de
mejora. Este tipo de auditoría evalúa el conjunto de sistema de calidad en la organización
auditada. La finalidad es la de verificar la eficacia del sistema, así como el grado de
cumplimiento de los requisitos especificados en el mismo.

Auditoría a proveedores. - Examen que se realiza a un proveedor con el objetivo de comprobar

su sistema de gestión de la calidad o su capacidad para cumplir los requisitos establecidos.

Por el origen del equipo auditor:

Auditoría interna o de primera parte. - la alta dirección debería asegurarse del establecimiento
de un proceso de auditoría interna eficaz y eficiente para evaluar las fortalezas y debilidades
del sistema de gestión de la calidad. El proceso de auditoría interna actúa como una
herramienta de gestión para la evaluación independiente de cualquier proceso o actividad
designado. El proceso de auditoría interna proporciona una herramienta independiente
aplicable para obtener evidencias objetivas de que se han cumplido los requisitos existentes,
dado que la auditoría interna evalúa la eficacia y la eficiencia de la organización. Es importante
que la dirección asegure la toma de acciones de mejora continua como respuesta a los
resultados de la auditoría interna. La planificación de auditorías internas debería ser flexible a
fin de permitir cambios en el énfasis basado en los hallazgos y en las evidencias objetivas
obtenidas durante la auditoría. En el desarrollo de la planificación de la auditoría interna
debería considerarse los elementos de entrada, pertinentes provenientes del área a auditarse,
así como de otras partes interesadas. Las auditorías internas son realizadas por miembros de la
organización auditada Ejemplo: De aspectos a considerarse en la estrategia de trabajo de las
auditorías internas:

 Recabar datos e información sobre el SGC o parte de él para comprobar la

conformidad o no-conformidad de los elementos del sistema con los requisitos
especificados.
 Determinar la correcta documentación e implantación del SGC.
 Verificar que todos los departamentos y niveles de la organización sigan los procesos y
procedimientos establecidos.
 Identificar desviaciones y no-conformidades.
 Verificar la resolución de las desviaciones, no conformidades y quejas de los clientes.
 Cumplir con lo previsto en la planificación de la calidad y mejora continua.
 Proporcionar información para la mejora continua.

Auditoría del cliente o segunda parte. - este tipo de auditorías se efectúa a instancias o por
encargo de un cliente para verificar el cumplimiento de las normas en el desempeño de la
empresa. En este caso la posición del auditor contratado está en el nivel jerárquico más bajo,
su poder es incuestionable y usualmente no llega a tener confrontación alguna con miembros
de la compañía. Del resultado de la auditoría se podría tener la concesión, continuación, o bien
la cancelación del contrato por parte del cliente o bien un documento de certificación que
constata la aprobación de los requerimientos de la norma ISO.

Auditoría para certificación o de tercera parte. - hoy en este tipo de auditoría el cliente y el
auditado son el mismo, la empresa usualmente contrata a un cuerpo de certificación para que
realice una auditoría de calidad en su empresa a fin de lograr la certificación o recertificación si
ya poseía una punto esta también es una auditoría externa similar a la descrita como de
segunda parte. Lo que está en juego en este tipo de auditoría es el ganar o no la certificación y
por tanto coma un mayor mercado potencial.
3.1.3 La calidad según - ISO 9000

Las Normas ISO 9000 toma su nombre de la institución “International Organization for the
Standardization” organismo mundial, líder de la Normalización, el cual hizo posible la
aprobación de los textos de las normas que conforman dicha serie. La serie 9000 se centra en
las normas sobre documentación, en particular, en el Manual de la Gestión de la Calidad, con
la finalidad de garantizar que existan Sistemas de Gestión de la Calidad apropiados. La
elaboración de estos manuales exige una metodología, conocimientos y criterios
organizacionales para recopilar las características del proceso de la empresa.

La administración de la calidad total es el enfoque administrativo de una organización centrada

en la calidad, en la participación de todos los miembros, y dirigida a lograr la satisfacción del
cliente a largo plazo y beneficiar a todos los miembros de la organización, así como a la
sociedad.

3.1.4 Implantación de un SGC

En vista de esta globalización y del conocimiento de que un Sistema de Gestión de la Calidad

en funcionamiento crea la base para la toma de decisiones “basadas en el conocimiento”, un
óptimo entendimiento entre las “partes interesadas” y sobre todo lograr un aumento del éxito
de la empresa a través de la disminución de los costos por fallas (costos ocultos) y las pérdidas
por roces; las empresas en pro del mejoramiento del desempeño de su organización deben dar
comienzo a l implantación del sistema de gestión de la calidad fundamentándose en los ocho
principios de la calidad:

 Principio 1: Enfoque al cliente.

 Principio 2: Liderazgo
 Principio 3: Participación del personal
 Principio 4: Enfoque basado en procesos
 Principio 5: Enfoque de sistema para la gestión
 Principio 6: Mejora continua
 Principio 7: Enfoque basado en hechos para la toma de decisión
 Principio 8: Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor

Para comenzar con la implantación de un SGC es necesario el análisis de los procesos de

trabajo; una herramienta útil para tal función es el mapa de los procesos.

También es necesario considerar el ciclo de Deming (Plan, Do, Check, Act), que se presenta a
continuación:
Para Rico (2001) el mapa de los procesos de una organización permite considerar la forma en
que cada proceso individual se vincula vertical y horizontalmente, sus relaciones y las
interacciones dentro de la organización, pero sobre todo también con las partes interesadas
fuera de la organización, formando así el proceso general de la empresa. Esta orientación hacia
los procesos exige la subdivisión en procesos individuales teniendo en cuenta las estrategias y
objetivos de la organización, la experiencia ha demostrado que es conveniente definir los
datos de entrada, parámetros de control y datos de salida. A pesar del ímpetu que la
reingeniería dio al enfoque de procesos, es hasta ahora con los principios propuestos en la
serie de normas ISO 9000:2015, que va quedando claro lo que un enfoque de procesos puede
lograr como “un camino poderoso para organizar y gestionar las actividades que crean valor en
la empresa”.

Las empresas están organizadas como áreas dentro de una jerarquía funcional. Las
operaciones son manejables verticalmente y la responsabilidad por los resultados obtenidos se
divide entre un sinnúmero de áreas. El cliente final no siempre ven todo lo que está
involucrado. En consecuencia, se da menos prioridad a los problemas que ocurren en los
límites de las interfaces que a las metas a corto plazo de las áreas. Esta acción conduce al
mejoramiento escaso o nulo ya que está enfocado en las funciones más que en el beneficio de
la organización.

El enfoque de procesos elimina las barreras entre diferentes áreas funcionales y unifica sus
enfoques hacia las metas principales de la organización, elimina la política tradicional de
trincheras. También permite la apropiada gestión de las interfaces entre los distintos procesos.
La organización tiene como propósito identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de
sus clientes, además de las otras partes interesadas como pueden ser sus empleados, sus
proveedores, propietarios, y la misma sociedad, lo que le permitirá lograr una ventaja
competitiva, pero para funcionar de manera eficaz y eficiente, tiene que identificar y gestionar
numerosas actividades relacionadas entre sí. Una actividad que utiliza recursos, y que se
gestiona con el fin de permitir la transformación de entradas (inputs) en salidas (outputs), se
puede considerar como un proceso. Frecuentemente la salida de un proceso constituye
directamente la entrada del siguiente proceso.
Básicamente existen tres tipos de procesos:

1. Estratégicos
2. Clave u operativos
3. Apoyo o soporte

La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e

interacciones entre estos procesos, así como su gestión se puede denominar como “enfoque
basado en procesos”. Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que
proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales dentro del propio sistema de
procesos, así como sobre su combinación e interacción. Un enfoque de este tipo, cuando se
utiliza en un sistema de gestión de la calidad, enfatiza la importancia de:

 La comprensión y el cumplimiento de los requisitos (del cliente)

 La necesidad de considerar los procesos en términos del valor que aportan
 La obtención de resultados del desempeño y eficacia de los procesos
 La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas

Es importante que la organización identifique los procesos necesarios para el sistema de

gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización, así como determinar la
secuencia e interacción de estos procesos, y los criterios y métodos necesarios para asegurar
que tanto la operación como el control de estos procesos son eficaces. En el siguiente gráfico
podrá visualizar el enfoque a procesos integrado con el ciclo de Deming:
Además, debe asegurar la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la
operación y el seguimiento de estos procesos, así como medir, realizar el seguimiento y
analizar estos procesos, para finalmente implantar las acciones necesarias que permitan
alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de esos procesos.

La gerencia debe analizar y optimizar la interacción de los procesos, incluyendo tanto los
procesos de realización como los procesos de apoyo. Para ello conviene asegurarse de que la
secuencia e interacción de los procesos se diseñan para lograr eficaz y eficientemente los
resultados deseados. Para desarrollar el enfoque a procesos, se recomienda los siguientes
pasos:

1. Recolectar, analizar y determinar los requerimientos de los clientes, y de otras partes

interesadas, así como asegurar el continuo entendimiento de sus requerimientos, necesidades
y expectativas. Además de determinar los requerimientos para la gestión de la calidad, es
importante considerar los requerimientos para la gestión ambiental, la gestión de la seguridad
y salud ocupacional, el riesgo del negocio, y la responsabilidad social dentro de la organización.

2. La alta dirección debe decidir en qué mercados se quiere enfocar y desarrollar las políticas al
respecto. Basándose en esas políticas establecer los objetivos para alcanzar los resultados
deseados (por ejemplo: en productos, desempeño ambiental, desempeño en seguridad y salud
ocupacional)

3. Determinar los procesos necesarios para alcanzar los resultados deseados (objetivos)

4. Desarrollar una cadena de procesos considerando lo siguiente:

i. El cliente de cada proceso

ii. Las entradas y resultados de cada proceso
iii. Cuales procesos interactúan, interfaces y cuáles son sus características
iv. Secuencia de los procesos que interactúan, eficacia y eficiencia de la secuencia
v. Para ayudar al desarrollo de la cadena de procesos, se pueden usar
herramientas tales como diagramas de bloque, matrices y diagramas de flujo

5. La alta gerencia debe definir el rol y responsabilidad del dueño de cada proceso para
asegurar la implementación y el mantenimiento del enfoque de proceso según lo planificado.
Para administrar las interacciones del proceso se recomienda establecer equipos de gestión
por procesos, que incluya representantes de cada uno de los procesos inter-actuantes.

6. Determinar aquellos procesos a documentar. Se pueden usar diferentes métodos tales

como representaciones gráficas, instrucciones escritas, listas, diagramas de flujo, medio visual
o formato electrónico

7. Determinar las actividades para alcanzar el propósito del proceso y definición de las
entradas y resultados requeridos de las actividades y su secuencia.

8. Determinar las medidas de control y desempeño del proceso para evaluar su eficacia y
eficiencia

9. Definir los recursos necesarios para la operación eficaz de cada proceso tales como recursos
humanos, infraestructura, ambiente de trabajo, información, recursos financieros, naturales,
etc.
Documentación del sistema

Una vez definida la estructura de los procesos se procede a documentar el sistema, elaborando
o mejorando los procedimientos e instrucciones; para ello se considera la estructura de
documentación del sistema de calidad. La norma ISO 9001:2015 requiere que la organización
mantenga cuatro tipos de documentos como mínimo, pudiera haber más dependiendo cada
empresa, sin embargo, mínimo se requiere los siguientes cuatro, los cuales por ningún motivo
deben de rebasar o sobrepasar los niveles mencionados a continuación:

Nivel 1. MANUAL DE CALIDAD. - Documento que gestiona todo el sistema de calidad de una
empresa

Nivel 2. PROCEDIMEINTOS. - Documentos que definen actividades a nivel departamental y

escritos por los supervisores, estas actividades son por lo regular descripciones de procesos
completos. Ejemplos: Procedimiento 1: Elaboración de plásticos transparentes, procedimiento
2: Elaboración de plásticos rugosos

Nivel 3. INSTRUCTIVOS DE TRABAJO. - Documentos que describen como los trabajos son
llevados a cabo y son regularmente escritos por los niveles operarios e instructores ya que son
ellos quienes están directamente o casi directamente realizando las actividades ahí
mencionadas, estas actividades describen por lo regular actividades específicas. Ejemplo:
Calibración de equipos de laboratorio para fórmulas físicas.

Nivel 4. REGISTROS. - Documentos en los cuales se anota o describe los resultados de las
actividades antes mencionadas, los cuales proporcionan evidencia de las actividades realizadas
y su aceptación o rechazo. Ejemplo: Resultados de las fórmulas de laboratorio Esta
información y sus niveles son las mínimas necesarias con las cuales debemos contar en la
empresa para buscar una certificación. En el siguiente grafico podrá visualizar la pirámide
documental de un SGC:

ISO 9001:2015 requiere de seis procedimientos documentados obligatorios, manual de

calidad, y los documentos, procedimientos, instructivos y registros que la organización por
propia decisión defina. Como lo representa la pirámide de documentación, la implantación del
sistema de gestión de la calidad se comienza por el tercer nivel, la recolección de los planes,
instructivos y registros que proporcionan detalles técnicos sobre cómo hacer el trabajo y se
registran los resultados, cuarto nivel, estos representan la base fundamental de la
documentación.
Posteriormente, se determina la información especificada sobre los procedimientos de cada
área de la gerencia: ¿quién?, ¿qué?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde? Y ¿por qué?; efectuar las
actividades de segundo nivel, esto con el fin de generar los manuales de procedimientos de
cada área. Los procedimientos documentados del SGC deben formar la documentación básica
utilizada para la planificación general y la gestión de las actividades que tienen impacto sobre
la calidad, también deben cubrir los elementos aplicables de la norma del SGC. Dichos
procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones del
personal que gerencia, efectúa y verifica el trabajo que afecta a la calidad, como se deben
efectuar las diferentes actividades, la documentación que se debe utilizar y los controles que
se deben aplicar.

3.1.5 Manuales de calidad y de procedimientos - ISO 9001

El manual de calidad (ISO 9001:2015) debe referirse a procedimientos documentados del

sistema de la calidad, destinados a planificar y gerenciar el conjunto de actividades que afectan
la calidad dentro de una organización. Este manual debe igualmente cubrir todos los
elementos aplicables de la norma del sistema de calidad requerida para una organización.
También deben ser agregados o referenciados al manual de calidad aquellos procedimientos
documentados relativos al sistema de la calidad que no son tratados en la norma seleccionada
para el sistema de la calidad pero que son necesarios para el control adecuado de las
actividades.

El manual de calidad es el documento que expresa los deseos de la organización para

implantar y mantener un sistema de calidad en todas las operaciones de la misma de forma tal
que se garantice la seguridad hacia el cliente de que el producto o servicio cumple con
requerimientos que han sido aprobados internacionalmente y que dan la confianza de que no
serán defraudadas las expectativas del usuario final e inter.

Los manuales de la calidad son elaborados y utilizados por una organización para:

 Comunicar la política de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la

organización
 Describir e implementar un sistema de la calidad eficaz
 Suministrar control adecuado de las prácticas y facilitar las actividades de
aseguramiento.
 Suministrar las bases documentales para las auditorías.
 Adiestrar al personal en los requisitos del sistema de la calidad
 Presentar el sistema de la calidad para propósitos externos: por ejemplo, demostrar la
conformidad con las normas ISO
 Demostrar que el sistema de la calidad cumple con los requisitos de la calidad exigidos
en situaciones contractuales

Un manual de procedimientos (ISO 9001:2015) es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa,
o de dos o más de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y
ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de
oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las
actividades dentro de la empresa. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la
información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas facilita
las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigencia, la conciencia en los
empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

El manual de procedimientos:

 Permite conocer el funcionamiento interno, por lo que respecta a descripción de

tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
 Auxilia en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal, ya
que describe en forma detallada las actividades de cada puesto.
 Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema
 Interviene en la consulta de todo el personal que desee emprender tareas de
simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc., para
establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente, para uniformar
y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
 Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores
 Facilita las labores de auditoría, del control interno y su evaluación
 Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo
deben hacerlo
 Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades
 Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos.

3.1.6 Planificación estratégica de la calidad

La Calidad Total es el estado más evolucionado dentro de las sucesivas transformaciones que
ha sufrido el término Calidad a lo largo del tiempo. En un primer momento se habla de Control
de Calidad, primera etapa en la gestión de la Calidad que se basa en técnicas de inspección
aplicadas a producción. Posteriormente nace el Aseguramiento de la Calidad, fase que
persigue garantizar un nivel continuo del producto o servicio proporcionado. Finalmente se
llega a lo que hoy en día se conoce como Calidad Total, un sistema de gestión empresarial
íntimamente relacionado con el concepto de Mejora Continua y que incluye las dos fases
anteriores.

Los principios fundamentales de este sistema de gestión son los siguientes:

 Consecución de la plena satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente

(interno y externo)
 Desarrollo de un proceso de mejora continua en todas las actividades y procesos
llevados a cabo en la empresa (implantar la mejora continua tiene un principio, pero
no un fin)
 Total, compromiso de la Dirección y un liderazgo activo de todo el equipo directivo
 Participación de todos los miembros de la organización y fomento del trabajo en
equipo hacia una Gestión de Calidad Total
 Involucramiento del proveedor en el Sistema de Calidad Total de la empresa, dado el
fundamental papel de éste en la consecución de la Calidad en la empresa
 Identificación y gestión de los procesos clave de la organización, superando las
barreras departamentales y estructurales que esconden dichos procesos
 Toma de decisiones de gestión basada en datos y hechos objetivos sobre gestión
basada en la intuición. Dominio del manejo de la información
La filosofía de la Calidad Total proporciona una concepción global que fomenta la Mejora
Continua en la organización y la participación de todos sus miembros, centrándose en la
satisfacción tanto del cliente interno como del externo. Se podría definir esta filosofía del
siguiente modo: Gestión (el cuerpo directivo está totalmente comprometido) de la Calidad (los
requerimientos del cliente son comprendidos y asumidos exactamente) Total (todo miembro
de la organización está involucrado, incluso el cliente y el proveedor, cuando esto sea posible).

La planificación estratégica de la calidad es el proceso por el cual una empresa define su razón
de ser en el mercado, su estado deseado en el futuro y desarrolla los objetivos y las acciones
concretas para llegar a alcanzar el estado deseado. Se refiere, en esencia, al proceso de
preparación necesario para alcanzar los objetivos de la calidad. Los objetivos perseguidos con
la Planificación Estratégica de la Calidad son:

 Proporcionar un enfoque sistemático

 Fijar objetivos de calidad
 Conseguir los objetivos de calidad
 Orientar a toda la organización
 Válida para cualquier periodo de tiempo

La planificación estratégica requiere una participación considerable del equipo directivo, ya

que son ellos quienes determinan los objetivos a incluir en el plan de negocio y quienes los
despliegan hacia niveles inferiores de la organización para, en primer lugar, identificar las
acciones necesarias para lograr los objetivos; en segundo lugar, asignar responsabilidades para
desarrollar dichas acciones.

Los beneficios derivados del proceso de planificación son:

i. Alinea áreas clave de negocio para conseguir aumentar: la lealtad de clientes, el valor
del accionista y la calidad y a su vez una disminución de los costes
ii. Fomenta la cooperación entre departamentos
iii. Proporciona la participación y el compromiso de los empleados
iv. Construye un sistema sensible, flexible y disciplinado

Los principales elementos dentro de la planificación estratégica de la calidad son:

i. La misión, cuya declaración clarifica el fin, propósito o razón de ser de una

organización y explica claramente en qué negocio se encuentra
ii. La visión, que describe el estado deseado por la empresa en el futuro y sirve de línea
de referencia para todas las actividades de la organización.
iii. Las estrategias clave, principales opciones o líneas de actuación para el futuro que la
empresa define para el logro de la visión.
iv. Planificación de todas las estrategias. Son muchos los beneficios del trabajo en equipo
en cualquier proceso de mejora de calidad. En el equipo, cada uno de los componentes
aporta distintas experiencias, habilidades, conocimientos y perspectivas sobre los
temas que abordan diariamente.

La gestión de riesgos, crisis y su integración con ISO 9001:2015 especifica los requisitos para un
sistema de gestión de la calidad que puede utilizarse para su aplicación interna por las
organizaciones, para certificación o con fines contractuales. Se centra en la eficacia de la
gestión de la calidad para dar cumplimiento a los requisitos del cliente. Esta norma
internacional no incluye requisitos específicos de otros sistemas de gestión, tales como
aquellos particulares para la gestión ambiental, gestión de la seguridad y salud ocupacional,
gestión financiera o gestión de riesgos. Sin embargo, esta norma internacional permite a una
organización integrar o alinear su propio sistema de gestión de la calidad con requisitos de
sistemas de gestión relacionados.

3.1.7 La calidad total - ISO 9004

Trabajo en equipo

Dentro de los cambios que se dan en las organizaciones, hay uno que permanece, y, con cada
nueva teoría o técnica administrativa que aparece, se refuerza cada vez más. Todas ellas lo
mencionan como un elemento vital para que las empresas se transformen. Lo vimos desde los
círculos de calidad en Calidad Total, equipos por Procesos en Reingeniería, al igual en el
“empowerment” y los Equipos de Alto Rendimiento, etc. La recomendación en todos ellos es la
movilización de los recursos humanos para obtener mejores resultados, mayor productividad,
mejor calidad, creatividad e innovación. Kaplan, refuerza, que las metas son: más utilidades,
crecimiento sostenido y competencia eficaz en una economía global y propone que las
empresas trabajen en la agenda de cambio que se necesita, empezando primordialmente por
el trabajo en equipo. Ya no se puede dar por sentado que un equipo será eficaz si se reúne a
un grupo de personas suficientemente talentosas para realizar una tarea común, aun cuando
la misión, la visión y los objetivos sean claros. Los gobiernos y la historia de los deportes están
llenos de fracasos de equipos que no pudieron funcionar con éxito a pesar de que hicieron los
esfuerzos para reunir el mayor número posible de “súper estrellas” para ganar. Tan solo
recordemos “los galácticos” del Real Madrid, equipo de futbol español del cual se esperaba
que ganara los tres campeonatos que disputaba, no ganó uno solo, y cambio de entrenador.

El famoso “Drean Tean” de basketball de USA, en las olimpiadas Atenas 2004 no ganó el
preciado oro como sus antecesores. No funciona la química: las estrellas no lograron canalizar
sus esfuerzos hacia el objetivo global, que era el triunfo del equipo. Esta problemática también
parece estar presente en los equipos de trabajo de las empresas. Michael Jordán (Ex jugador
de los Bull de Chicago) con su talento individual es indispensable para el éxito de cualquier
empresa.

Las organizaciones, se están dando cuenta de que uno de sus principales activos tangibles, el
talento, no se está utilizando totalmente o se está desperdiciando. Lo que realmente las
empresas requieren es un equipo estrella, no un equipo de estrellas. Diversos escritores y
modernos “gurús” nos hablan sobre cuál es el cambio que se necesita. El factor esencial es una
participación completa de todos los miembros de la organización, sean estos de los niveles
superiores o de nivel operativo, de arriba hacia abajo y hacia todos los lados del organigrama.
Al leer a Robert Kaplan, Peter Drucker, Kenneth Blanchard, Tom Peters, Bill Gates, Michael
Hammer, Robert Blake, todos lo dicen y lo recomiendan. Si todos ellos lo dicen, habrá que
creerles. Son pocos los temas en que se puede ver tal unanimidad de criterio. Pero que sucede
en las empresas, en donde por lo general es uno de sus valores, sin embargo, una cosa es
saber lo que es importante y otra cosa es ponerlo en práctica. ¿Por qué si la mayoría de los
miembros de la organización quieren participar tan completa y productivamente como sea
posible que impide que esto suceda?, ¿Por qué ha sido tan difícil fortalecer la cantidad y la
calidad de la participación?, ¿Por qué tantos métodos han fracasado o han producido
resultados tan variados? No se ha logrado aumentar la participación por emulación de la
excelencia (como recomienda Peters), ni por asociación directa. La recomendación de
Blanchard de que el estímulo y la censura juiciosamente empleados durante una serie de
contactos de un minuto con un subalterno, pueden estimular la mejora del compromiso, no ha
sido totalmente exitosa.

Las técnicas para obtener participación del personal han corrido suerte parecida como son los
círculos de calidad, administración participativa, equipos del alto desempeño, cultura de
cliente interno, células auto dirigidas, etc. Enfoques que en su vida tuvieron mucha
popularidad, ya no la tienen. Dice Robert Blake, creador del Grid Gerencial: “La característica
común de todos ellos es que se valen de medios directos para lograr la participación mejorada
o bien la persuasión o la manipulación directa mediante recompensas y castigos, o la
“derogación” de la autoridad”.

Ninguna ha tratado de fortalecer la participación proporcionándoles a los miembros

habilidades de comportamiento eficaz, esenciales para participar en forma responsable;
ninguno les proporciona a los miembros de la organización mayor entendimiento acerca de las
barreras que se levantan dentro de las culturas de su equipo; ninguno les dice que es lo que
hay que hacer.

En la mayoría de las estrategias actuales, encaminadas en asegurar el trabajo en equipo, se

incluye el ejercicio del poder para imponer obediencia, el empleo de alguna recompensa para
moderar la resistencia y la negociación para llegar a una posición que no alcanza a ser la ideal.
Robert Blake recomienda lo siguiente: Para lograr poder y autoridad los equipos deben
autoevaluar la forma en que se dan las órdenes y en cómo se desarrollan las reuniones. Los
miembros deben analizar la estructura de su organización y la distribución de
responsabilidades dentro del equipo, lo cual viene dada por la forma en que se establece la
descripción del trabajo, principalmente en cuanto a las nuevas competencias que se requieren.
Es importante evaluar la forma en cómo se establecen reglas y políticas ya que de ello
depende en gran medida el concepto de calidad, y la forma en que se maneja el conflicto entre
los miembros del equipo.

Las metas se alcanzan dependiendo de la decisión de objetivos y la forma en que se acepta la

innovación de ahí que la forma de establecer esos objetivos, con el concepto de innovación es
fundamental para fortalecer el trabajo en equipo. Para obtener retroalimentación y crítica es
importante la forma en que se realiza la evaluación del desempeño, así como la misma
comunicación. Por otra parte, al evaluar el espíritu de equipo y el compromiso de lograr definir
cómo será la moral y cohesión del equipo. Para que un equipo cambie su comportamiento
debe cambiar sus actitudes, pero ante todo requiere:

 Comprensión de la necesidad de cambiar

 Una convicción de que es importante cambiar
 Una convicción de que los jefes quieren cambiar
 Una convicción de que recibirán ayuda para hacer el cambio
 Una convicción de que recibirán recompensa por cambiar
 Comprensión de lo que será la vida con el cambio
 Una imagen convincente de cómo serán las cosas
 Confianza en que tienen las capacidades necesarias para cambiar
 Una convicción de que la vida será significativamente mejor después del cambio

Filosofía del Just in Time (Justo a Tiempo)

Es una filosofía empresarial que se concentra en eliminar el despilfarro en todas las actividades
internas de la organización y en todas las actividades de intercambio externas. Esta definición
estable la idea clave del just in time “eliminación del despilfarro”, los cual exige eliminar todos
los insumos de recursos que no añaden valor al producto o servicio. El objetivo es
proporcionar satisfacción al cliente al tiempo que se minimiza el costo total. Esta es la esencia
del proceso just in time, que integra el compromiso total de calidad. Esta filosofía se ha de
filtrar desde la cúspide hacia abajo porque suele exigir un cambio completo en la cultura de la
empresa. Para poner en práctica con éxito un sistema justo a tiempo, la compañía necesita un
medio en que los empleados estén íntima y continuamente comprometidos a poner en
ejecución la estrategia del juego y los detalles del plan de juego.

Para señalar el camino, la alta administración debe comprender los fundamentos del proceso,
del control total de calidad y del involucramiento total de las personas. El aspecto más decisivo
del involucramiento total de las personas es permitir que todos los empleados trabajen a su
pleno potencial. Dando incentivos para soluciones innovadoras, la administración puede
ayudarles a los empleados a encontrar maneras creativas de hacer su trabajo. Las personas
realmente importantes en este proceso son los empleados de primera línea. La educación en
el justo a tiempo y el control total de calidad desarrolla las habilidades de estas personas y
fomenta su creatividad además de capacitar y educar a los empleados, la alta gerencia debe
reformar la cultura de la empresa. La meta es derribar los obstáculos que estorban la
comunicación y les impiden a los trabajadores cooperar y confiar entre sí y confiar en sus
clientes y proveedores.

Las 5 S de Kaizen

Kaizen es lo opuesto a la complacencia. Kaizen es un sistema enfocado en la mejora continua

de toda la empresa y sus componentes, de manera armónica y proactiva. El Kaizen surgió en el
Japón como resultados de sus imperiosas necesidades de superarse a sí misma de forma tal de
poder alcanzar a las potencias industriales de occidente y así ganar el sustento para una gran
población que vive en un país de escaso tamaño y recursos. Hoy el mundo en su conjunto tiene
la necesidad imperiosa de mejorar día a día la contaminación ambiental, el continuo
incremento de la población a nivel mundial y el agotamiento de los recursos tradicionales más
fácilmente explotables, hacen necesaria la búsqueda de soluciones, las cuales solo podrán ser
alcanzadas mediante la mejora continua en el uso de los recursos en un mundo acostumbrado
al derroche y el despilfarro.

El Kaizen no solo debe ser comprendido por lo empresarios y trabajadores, sino también por
los gobernantes, educadores, estudiantes y formadores de opinión. El estado no solo debe
mejorarse a sí mismo, sino que además debe fomentar y capacitar a sus ciudadanos para
lograr la mejora continua como única alternativa posible en un mundo en la cual no hay
alternativas. Esa gran capacidad de las empresas japonesas se debió a la utilización del sistema
Kaizen, el cual basado en una filosofía y haciendo uso de innumerables herramientas, métodos
e instrumentos administrativos tomaron por asalto no solo a las corporaciones americanas,
sino también a sus concepciones de management.

Seis sigma
Seis Sigma implica tanto un sistema estadístico como una filosofía de gestión. Seis sigma es
una forma más inteligente de dirigir un negocio o un departamento. Seis sigma pone primero
al cliente y usa datos para impulsar mejores resultados. Los esfuerzos de seis sigma se dirigen a
3 áreas principales:

 Mejorar la satisfacción del cliente.

 Reducir el tiempo del ciclo.
 Reducir los defectos.

Las mejoras en estas áreas representan importantes ahorros de costes, oportunidades para
retener a los clientes, capturar nuevos mercados y construirse una reputación de empresa de
excelencia. Podemos definir seis sigma:

 Una medida estadística del nivel de desempeño de un proceso o producto.

 Un objetivo de lograr casi la perfección mediante la mejora del desempeño.
 Un sistema de dirección para lograr un liderazgo duradero en el negocio y un
desempeño de primer nivel en un ámbito global.

La letra griega minúscula sigma se usa como símbolo de la desviación estándar, siendo ésta
una forma estadística de describir cuanta variación existe en un conjunto de datos. La medida
en sigma se desarrolló para ayudarnos a:

1. Enfocar las medidas en los clientes que pagan por los bienes y servicios. - muchas medidas
sólo se concentran en los costes, horas laborales y volúmenes de ventas, siendo éstas medidas
que no están relacionadas directamente con las necesidades de los clientes.

2. Proveer un modo consistente de medir y comparar procesos distintos. - el primer paso para
calcular el nivel sigma o comprender su significado es entender qué esperan sus clientes. En la
terminología de seis sigma los requerimientos y expectativas de los clientes se llaman CTQs
(Críticos para la Calidad).

Se usa la medida en sigma para observar que tan bien o mal operan los procesos y darles a
todos una manera común de expresar dicha medida.

3.1.8 Control de la calidad total

Se refiere al énfasis de calidad que enmarca la organización entera, desde el proveedor hasta
el consumidor. La administración de la calidad total enfatiza el compromiso administrativo de
llevar una dirección continua y extenderla a toda la empresa, hacia toda la excelencia en todos
los aspectos de los productos y servicios que son importantes para el cliente.

Mejoramiento continuo. - la administración del control de la calidad requiere de un proceso

constante, que será llamado mejoramiento continuo, donde la perfección nunca se logra pero
siempre se busca. En USA utilizan la expresión cero defectos y seis sigma para describir los
esfuerzos continuos de mejoramiento. Cualquiera que sea la palabra o frase utilizada, los
administradores son figuras claves en la construcción de una cultura de trabajo que apoya el
mejoramiento continuo. La calidad es una búsqueda sin fin.

Involucrar al empleado. - se ha detectado que el 85% de los problemas de calidad tienen que
ver con los materiales y los procesos y no con el desempeño del empleado por lo tanto la tarea
consiste en diseñar el equipo y los procesos que produzcan la calidad deseada. Esto se puede
lograr con un alto grado de compromiso de todos aquellos involucrados con el sistema en
forma diaria ya que lo entienden mejor. Las técnicas para construir la confianza de los
empleados incluyen:

 La construcción de redes de comunicación que incluyan a los empleados.

 Supervisiones abiertas y partidarias.
 Mudar la responsabilidad de administración y asesoría a los empleados de producción.
 Construir organizaciones con moral alta.
 Técnicas formales como la creación de equipos y círculos de calidad.

Círculos de calidad. - es un grupo formado entre 6 y 12 empleados voluntarios, que se reúnen

en forma regular para resolver problemas relacionados con el trabajo, reciben capacitación de
planeación en grupo, solución de problemas y control estadístico de la calidad.

Benchmarking (punto de referencia). - hacer benchmarking involucra la selección de un

estándar de desempeño demostrado para los procesos o actividades muy similares a los suyos.
La idea es apuntar hacia un objetivo y luego desarrollar un estándar o benchmarking contra el
cual comparar.

 Un modelo de referencia.
 Determinar el estándar de referencia.
 Hacer equipo.
 Identificar a los socios en benchmarking.
 Recolectar y analizar información sobre el estándar de referencia.
 Tomar acción para igualar el benchmarking.

Es una situación ideal, se encuentran una o más organizaciones con operaciones similares que
han demostrado ser líderes en las áreas que se desean estudiar. Los puntos de referencia
pueden y deben ser establecidos en una variedad de áreas, entonces comparece usted mismo
con ellos.

Conocimientos de las herramientas. - debido a que se desea confiar en los empleados para
instrumentar la administración del control de calidad total, y este es un esfuerzo continuo,
cada uno en la organización, debe ser entrenado en las técnicas de administración del control
total de la calidad. Las herramientas son:

 Despliegue de funciones de calidad.

 Técnicas de Taguchi.
 Graficas de Pareto.
 Diagramas de causas y efectos.
 Graficas de flujo.
 Control estadístico del proceso

Fases y metodologías de una auditoría de calidad para diferentes tipos de organizaciones

públicas, privadas y mixtas y aplicación práctica.

Resultado de aprendizaje: Diferencia y aplica las diferentes fases y metodologías de una

auditoría de calidad en organizaciones de diverso tipo
4.1 Auditoría de sistemas de gestión de la calidad

4.1.1 Valoración de los sistemas de calidad

Para valorar un sistema de gestión de la calidad, se necesita al menos 4 elementos:

Elemento documentación. - significa un análisis documental o lo que se denomina un “trabajo

de escritorio”, en donde analizamos la documentación en cuanto a contratos, procesos y
procedimientos para ver si el sistema de gestión de la calidad produce resultados “adecuados”,
esto es conforme con la norma o con el contrato.

Elemento implementación. - se debe establecer:

 La situación tal como formalmente está descrita y expuesta (la situación manifiesta).
 La situación tal como asume el auditado que es “la situación asumida”.
 La situación tal como la ha revelado una exploración y un análisis sistemático (la
situación existente).
 La situación tal como tendría que ser de acuerdo con los requerimientos estándar (la
situación de requisito o la situación requerida)

La situación ideal es, por supuesto, la situación en que las cuatro situaciones detalladas están
lo más próximas posibles unas a otras.

Elemento evaluación. - es una valoración de los resultados de las actividades de

documentación e implementación previas y el borrador de las conclusiones sobre la
efectividad del sistema.

Elemento certificación. - el certificado lo concede la compañía que lleva a cabo la valoración.

4.1.2 Competencia y responsabilidades de un auditor de SGC

Cada auditor juega un rol muy importante en la auditoría, así:

 El Auditor Jefe será el catalizador, el dirigente, el líder que estará pendiente de

cualquier detalle o presto a ayudar a sus compañeros en caso de necesidad
 Los demás auditores le deben obediencia y respeto al Auditor Jefe, jamás pueden
hacerle quedar mal, peor aún delante de un funcionario de la empresa. Ellos deben
cumplir su rol establecido en la planificación de la auditoría.

Los auditores deben ser cualificados tomando en cuenta:

  Educación académica
 Características personales
 Formación y capacitación
 Experiencia


4.2 Proceso de la auditoría – diagnóstico y planificación

4.2.1 Diagnostico general de la empresa

La primera fase se justifica, pues nos permite obtener un conocimiento integral (físico y
documental), de la empresa, considerando sus factores internos y externos. La condición que
satisface el cubrir en forma efectiva el objetivo de esta fase es tener un conocimiento claro de
la misión, objetivos, políticas, estrategias y la cultura organizacional tanto en su nivel
estratégico, táctico y operativo. Para el efecto, es necesario analizar su visión sistémica, es
decir sus factores internos y del entorno, así como su visión estratégica para el cumplimiento
de la misión. El auditor debe tener presente que la misión es la razón de ser de la empresa, de
ella se generan los objetivos estratégicos y operativos, que generan las principales variables
que nos permiten medir la gestión a través de la aplicación de indicadores, información
fundamental para la fase de ejecución de la auditoría de gestión, es necesario familiarizarse
con los principales procesos, con la información y documentación generada. Para conseguir
este propósito el auditor visita las instalaciones de la empresa, para observar, indagar y
familiarizarse con el desarrollo de las actividades y operaciones y visualizar el funcionamiento
en conjunto, revisa los archivos corriente y permanente de información de auditorías
anteriores; por lo que es importante aplicar desde esta fase varias técnicas de auditoría, como
las verbales, oculares, documentales, físicas y escritas.

En la evaluación de gestión se debe ver la organización como un conjunto de áreas y funciones

que tienen propósitos específicos, relacionados entre sí, de tal manera que uno afecta al otro a
través de los insumos que requieren o de los productos que se generan, estas funciones son:

 Sistema de planificación operacional

 Sistema de organización administrativa
 Sistema de administración de personal
 Sistema de administración de bienes y servicios
 Sistema de administración financiera
 Sistema de información
  Sistema de gerencia

Análisis de los factores internos y externos del entorno.

Este análisis permite caracterizar el entorno donde desarrolla sus actividades la organización y
parte del estudio de la información en dos ámbitos importantes: próximo y remoto.

Visión sistémica y estratégica

Con la información y elementos obtenidos de la visión sistémica y estratégica de la

organización, es factible obtener un conocimiento integral de la empresa desde un punto de
vista sistemático, que como explicamos anteriormente, nos permitirá entender el
funcionamiento de la organización desde la recepción de los insumos por parte de los
proveedores hasta la entrega del producto o servicio al usuario y su posterior impacto en la
comunidad. Elementos de la visión sistémica Los elementos que integran la visión sistémica de
referencia son los siguientes:

 Objetivos.- son los fines o propósitos generales que las organizaciones pretenden alcanzar

 Metas.- fines o propósitos específicos a alcanzar, en general, con llevan a la cuantificación de

los resultados esperados en un lapso determinado. Las metas deben estar siempre orientadas
a la materialización de la misión y de los objetivos de la organización

 Proveedores.- sujetos externos de la organización, que suministran los insumos requeridos

para la producción de bienes o servicios

 Insumos.- conjunto de recursos materiales e información, de los cuales debe disponer y

requerir la organización para iniciar su proceso productivo. Deben cumplir con las
especificaciones definidas por la organización para garantizar el adecuado funcionamiento de
los procesos y la calidad del producto final. Estos deben ser mensurables en forma cuantitativa
y cualitativa.

 Procesos.- serie de pasos, actividades o tareas con una secuencia lógica, para agregar valor a
los insumos a fin de transformarlos en el producto deseado, en la cantidad y calidad
requeridas, contando con infraestructura, personal y tecnología de la organización, es decir su
capacidad instalada

 Productos.- bienes o servicios que resultan de utilizar los insumos y de agregarle valor
mediante los procesos. Los productos deben cumplir las especificaciones y costos estipulados,
las metas trazadas en relación con los objetivos planteados, y satisfacer a los actores a los
cuales van dirigidos. En ocasiones los resultados de la unidad son productos parciales o
intermedios que inciden en los bienes o servicios finales que produce la organización. De
acuerdo con lo concepto de calidad y productividad, se puede definir la capacidad productiva
de la organizaciones como aquellas que tienen para transformar adecuadamente los recursos
(insumos), en los bienes o servicios (producto) que necesita el cliente o usuario.

 Efectos.- grado o nivel de repercusión, a corto plazo, originado por los productos en el
usuario inmediato.

 Impacto.- nivel de repercusión a mediano o largo plazo originado por los productos en el
entorno económico, social y ambiental.
 Usuarios / Clientes.- personas o sujetos a quienes va dirigido el producto final del proceso
realizado.

 Entorno.- ambiente o comunidad afectada por el producto generado por la organización. Con
estos elementos es factible identificar los procesos sustantivos (áreas relevantes), de una
organización o empresa, es decir, nos proporciona mucha información para enfocar la
auditoría y administrar los recursos del auditor de una forma eficiente.

Visión estratégica. La visión estratégica sirve de marco de referencia para el análisis de la

situación actual de la organización. Responde a las interrogantes ¿Dónde está la organización?
Y ¿para dónde se proyecta?

La planificación empresarial. - Es una herramienta importante de diagnóstico, análisis y toma

de decisiones colectivas, en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer en el
futuro las organizaciones, para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el
entorno y lograr el máximo de eficiencia y calidad de sus prestaciones. El análisis de la
planificación nos obliga a entender el proceso que esto implica y la forma como se determinan
las estrategias, políticas y objetivos empresariales.

Diseño y aplicación de los indicadores. Los indicadores nos permiten verificar el grado de
eficiencia, eficacia y calidad en la formulación y ejecución de los planes estratégicos y
operativos. A la vez, sirven de base para la determinación y cálculo de los recursos necesarios
para llevar a cabo los procesos productivos y administrativos. Antes de diseñar los indicadores,
es necesario que nos familiaricemos con algunos conceptos relacionados. Indicador: fuente de
medición de cualquier proceso u objetivo. Son claramente diferenciables entre eficiencia,
eficacia y calidad. Índice: relación entre lo ejecutado y lo planificado, considerando lo
ejecutado como el indicador y lo planificado como estándar u óptimo en la meta propuesta.
Estándar: es la planificación óptima de la meta que se pretende alcanzar o de los recursos
programados. Variable: representación cuantitativa o cualitativa de una característica, la cual
asumirá distintos valores que dependerán del momento de su observación, expresada con la
unidad de medida apropiada a la respectiva característica.

Eficiencia: uso inteligente de los recursos Es alcanzar los objetivos al menor costo posible con
relación a los coeficientes o estándares de producción de bienes y servicios (GASTAR – BIEN)
Se refiere a la relación entre los recursos consumidos (insumos) y la producción de bienes y
servicios Trabajar con eficiencia equivale a decir que la entidad debe desarrollar sus
actividades siempre bien y por lo tanto entre otros resultados debe lograr:

 Que las normas de consumo o gastos sean correctos y que la producción o servicios se
ajusten a las mismas
 Que los desperdicios que se originen en el proceso sean mínimos
 Que se aproveche al máximo la capacidad de la infraestructura instalada
 Que se cumplan los parámetros técnicos-productivos, en el proceso de producción o
servicio, que garanticen la calidad requerida
 Que todos los trabajadores conozcan las labores a realizar y que éstas sean las
necesarias y convenientes para la actividades a desarrollar

El trabajo del auditor será determinar el grado de eficiencia en la utilización de los recursos:
humanos, financieros, materiales y naturales, en el desempeño de las actividades propias de la
entidad, basado en consideraciones factibles, de acuerdo con la realidad objetiva del momento
en que se realizó la gestión.
Eficacia: meta programada Es el grado en que una actividad o programa alcanza los objetivos y
metas propuestos. Este aspecto tiene que ver con los resultados del proceso de trabajo,
respecto a la producción o servicio cumplido en la cantidad esperada. El auditor comprobará el
cumplimiento de la producción o servicio y efectuará comparaciones con el plan para
determinar los avances o atrasos en la ejecución de las actividades, situación que permitirá
identificar aciertos y desviaciones.

Calidad: satisfacción “que el bien o servicio cumpla con estándares de calidad, es decir se logre
alcanzar un nivel de satisfacción en los sectores que reciben el producto final y que en forma
continua supere las necesidades implícitas y explicitas de los clientes”. Para lo cual es
importante cumplir con los objetivos siguientes:

 Definir políticas y objetivos de calidad

 Establecer la estructura normativa, por la cual la entidad obtendrá calidad
 Establecer reglas para que las ideas (proyectos) se transformen en los productos
deseados
 Asegurar que los documentos lleguen a las personas adecuadas y en el momento
oportuno
 Definir normas para la implantación de acciones correctivas
 Establecer por escrito como evidenciar la calidad de los productos
 Asegurar la capacitación continua del personal
 Precisar normas para aplicaciones de técnicas estadísticas
 Asegurar el conocimiento oportuno de errores en los equipos de medición

4.2.2 Planificación especifica

La planificación, si bien es una etapa del proceso de auditoría, es un proceso en sí mismo, son
una serie de actos u operaciones que conducen a un fin específico. Este fin es determinar
cuáles serán los procedimientos de auditoría a emplear que permitan obtener la satisfacción
necesaria para emitir una opción. Una vez recopilada toda la información, deberá
comprobarse si los controles funcionan y logran sus objetivos, para lo cual deberán realizarse
pruebas consistentes en la revisión de determinadas operaciones, observando el
funcionamiento directo del sistema. Para cada área deberá comparase la realidad observada
con los requisitos mínimos de calidad que aseguren un adecuado control de ellas. Deberán
observarse las desviaciones, respecto a los principios de control, en particular y en la
organización en general y ponderarse la importancia relativa de esas desviaciones respecto de
la gestión total del ente.

Es fundamental que todo el relevamiento del control interno quede adecuadamente

documentado en los papeles de trabajo. Tanto en la elaboración de las entrevistas,
observaciones y recopilación de información deberá procurarse cubrir con el objetivo de
completar el cuestionario de evaluación global de la organización, ampliando o ajustando el
mismo de acuerdo con las características de la entidad. De esta manera se tendrá una visión
amplia de la organización, señalando los subsistemas que fallan en el control y
consiguientemente en la gestión.

Evaluación de control interno

El programa de planificación específica tiene como propósito fundamental asegurar que la
información obtenida en el análisis general y diagnóstico comparativo sea complementada con
procedimientos dirigidos a obtener una programación integral del enfoque del examen. Con el
conocimiento acumulado y actual del ente o área sujeta a análisis, el auditor estará en
capacidad de formular las estrategias a seguir y el camino para definirlas constituye la
evaluación de control interno. Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el
plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos establecidos por la entidad.
Dichos controles permiten a la dirección hacer frente a la rápida evaluación del control
entorno económico y competitivo, así como las exigencias y prioridades cambiantes de los
clientes y adaptar su estructura para asegurar el crecimiento futuro. Los controles internos
fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a
garantizar la factibilidad de las operaciones y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes.
Debido a que los controles internos son útiles para la consecución de objetivos importantes,
cada vez es mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas de control interno y de
informes sobre los mismos. El control interno es considerado cada vez más como una solución
a numerosos problemas potenciales. El control, se define como un proceso efectuado por el
Concejo de Administración, la Dirección y el resto de personal de la entidad, diseñado con el
objetivo de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de
objetivos dentro de las siguientes categorías:

 Eficacia y eficiencia de las operaciones

 Fiabilidad de la información
 Cumplimiento de leyes y normas que sean aplicables

La primera categoría se dirige a los objetivos institucionales básicos de la entidad, incluyendo

los de rendimiento, rentabilidad y la salvaguarda de los recursos. La segunda se relaciona con
la elaboración y publicación de informes gerenciales o de estados financieros fiables. La última
concierne al cumplimiento de leyes y normas a las que está sujeta la entidad. Es importante,
que como política de control exista normas y procedimientos para evaluación permanente,
con el fin de detectar, prevenir o corregir errores potenciales, para establecer el cómo. Un
buen relevamiento o recopilación de datos genera una adecuada estrategia de trabajo.

Procedimiento de evaluación de control interno

1) Determine los componentes o áreas de resultados, clave que va a ser motivo del análisis de
auditoría. En la fase de diagnóstico general de la empresa, ya obtuvimos conocimiento que nos
permite determinar las áreas relevantes o de impacto. Para el efecto se deben considerar los
siguientes criterios:

 Que tenga relación directa con la misión

 Que demande recursos significativos del presupuesto de la empresa

Para el efecto conviene señalar que son criterios tanto cualitativos, así como cuantitativos los
que nos definen las áreas relevantes o componentes de auditoría. De estas áreas definiremos
los procesos principales que serán sometidos a la evaluación de control interno.

2) A los procesos seleccionados para la evaluación de control interno, identifique aquellos

controles claves, es decir aquellos que si no se cumplen adecuadamente pueden generar
errores significativos y de impacto en la gestión empresarial.
3) Seleccione una muestra representativa de operaciones relacionadas con los componentes a
ser analizados y compruebe que se cumplan los controles claves de los procesos seleccionados.
4) A base de los resultados determine el riesgo de control relacionado con cada proceso de los
componentes definidos.

Evaluación del riesgo de auditoría

Es lo opuesto a seguridad, es decir, la posibilidad de errores e irregularidades que pueden

existir en un componente, una actividad, un proceso o que los estados financieros u otra
información administrativa, técnica y operativa puede estar distorsionada en forma
importante por la naturaleza misma de los procesos o porque los controles existentes no las
haya prevenido, detectado y corregido oportunamente. Es la posibilidad de que el auditor
emita información errada.

Riesgo de control. - El riesgo que auditor está dispuesto a asumir, para expresar una opinión
razonable sobre un proceso, una actividad, un componente que contiene errores importantes.
Es la posibilidad de que el control interno no detecte errores o irregularidades, no está bajo
control del auditor.

Riesgo inherente. - Es la naturaleza de la organización, depende de la complejidad, no está al

alcance del auditor.

Riesgo de detección. - Es la posibilidad de que los procedimientos del auditor no detecten

errores o irregularidades, está bajo el control del auditor.

Riesgo de auditoría. - Es el proceso por el cual, a partir del análisis de la existencia e intensidad
de los factores de riesgo, se mide el nivel presente en cada caso, este suele evaluarse en
cuatro grados posibles:

 No significativo o mínimo
 Bajo
 Medio o moderado
 Alto

Para disminuir la subjetividad de la evaluación, se puede considerar tres elementos, que

elementos, que combinados, constituyen herramientas útiles para la determinación del nivel
de riesgo, así:

 Significatividad del componente (área de resultado clave, saldos, procesos,

transacciones, sistemas, modelos, etc.)
 Importancia relativa de los factores de riesgo.
 Probabilidad de ocurrencia de errores o irregularidades, básicamente obtenida del
conocimiento de la entidad o área a examinar y de las experiencias anteriores.

La evaluación del riesgo de auditoría. - Va a estar directamente relacionada con la naturaleza,

oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría de gestión, representado de la
siguiente manera.

Efecto del riesgo de control. - Afecta a la calidad del procedimiento de auditoría a aplicar y en
cierta medida a su alcance. El riesgo de control depende de la forma en que se presenta el
sistema de control de la entidad o del área en que se examina. En términos generales, si los
controles vigentes son fuertes, el riesgo de que existan errores o irregularidades no detectados
por el sistema de control es mínimo y, en cambio, si los controles son débiles, el riesgo de
control será alto, pues los sistemas no estarán capacitados para detectar los errores o
irregularidades que pudieren suceder y la información procesada tampoco será confiable. La
combinación de los niveles de riesgo inherentes y de control, proporciona la cantidad y calidad
de los procedimientos de auditoría a aplicar.

 Si el nivel de riesgo es alto se requerirán mayor proporción de pruebas sustantivas y si

el riesgo de control es bajo, se requerirán principalmente pruebas de cumplimiento.
 Prepare un papel de trabajo que contenga los hallazgos sobre las desviaciones o
deficiencias del sistema de control interno existente, así como las posibles soluciones,
que en forma inmediata debe impartirse a las autoridades para que tomen acciones
correctivas.
 Efectúe una sesión de trabajo con las personas relacionadas con el área examinada y
comunique los resultados preliminares de la evaluación del sistema de control interno,
deje constancia de esta diligencia en un documento o acta que debe suscribirse en
forma conjunta con los funcionarios de la entidad y los auditores.
 Con los resultados obtenidos se puede preparar el reporte de la planificación
específica, considerando el tiempo estimado para la ejecución del trabajo, la
distribución de tareas y los procedimientos de auditoría que deben aplicarse.

El nivel de riesgo de control es un factor determinante en la definición de estrategias de

trabajo del auditor. En conclusión, la planificación específica constituye la delimitación de la
estrategia del trabajo del auditor. Evalúa los riesgos con la finalidad de definir el alcance de las
pruebas y procedimientos; y su enfoque se orienta hacia los procesos de las actividades
principales de la empresa.

Matriz de decisiones por componente

El proceso de planificación que se inició con la comprensión y análisis del clima y las
condiciones del entorno, permitirán al auditor dividir a las actividades en partes manejables y
estas a su vez, en componentes, a fin de desarrollar el enfoque de la auditoría, lo cual
involucra a determinar la naturaleza general y el alcance del trabajo, y su metodología es la
siguiente:  Identificación de componentes  Definir el proceso que corresponde a cada
componente y determinar sus controles claves.  Probar el nivel de cumplimiento de cada
control.  Escoger una muestra representativa de operaciones.  Evaluación de controles
claves.  Definir afirmaciones.  Aplicación del enfoque de auditoría a través de pruebas de
cumplimiento y sustantivas.  Asignar una ponderación para cada control clave, esta
ponderación representa el 100% sobre el cual se califica el cumplimiento del control, es decir
el tamaño de la muestra.  Se aplica la siguiente fórmula que nos permite obtener el nivel de
confianza:

NC = CT * 100 / PT

Matriz de decisiones por componentes

Componente Calificación del Afirmaciones Pruebas de Pruebas Enfoque de Auditoría
riesgo afectadas cumplimiento sustantivas
Recurso Inherente: Eficiencia Verificar lista Diagnósticos Objetivos:
Humano exceso de Efectividad de asistencia de determinar la
persona Eficacia del personal necesidades eficiencia en el
en función al cumplimiento de
De control: manual de las funciones
no existen competencias asignadas.
informes de
gestión de Procedimientos:
actividades Solicite los
informes de
gestión del recurso
humano

Determine si están
bien definidas las
competencias

Informe de la evaluación del sistema de control interno. - Señalar en forma resumida, las
principales deficiencias y desviaciones detectadas en la entidad como producto de esta fase.
Se debe preparar y emitir un documento que contenga todas las novedades relativas al control
interno, dirigido a los directivos de la empresa, expresada a través de comentarios,
conclusiones y sugerencias para acciones correctivas. Este documento será discutido en
reunión de trabajo con los niveles estratégicos y operativos, relacionados con los componentes
que requiere la asistencia técnica y transformación de los procesos evaluados y constituye uno
de los principales elementos de la comunicación de resultados.

Programas de trabajo. - El programa de auditoría es un enunciado lógico ordenado y

clasificado de los procedimientos de auditoría a ser utilizados, así como la extensión y
oportunidad de su aplicación. Es el documento, que sirve como guía de los procedimientos a
ser empleados durante el curso del examen y como registro permanente de la labor efectuada.
La actividad de la auditoría se ejecuta mediante la utilización de los programas, los cuales
constituyen esquemas detallados por adelantado del trabajo a efectuarse y contienen
objetivos y procedimientos que guían el desarrollo de este. Se incluyen los procedimientos que
serán necesarios para corregir los problemas detectados en la evaluación de control interno y
nos permitirán controlar el avance de actividades para el logro de los objetivos para cada área
o componente evaluado. Estos procedimientos deben estar asignados a auditores que
conforman el equipo de trabajo. Con la correspondiente referencia del papel de trabajo y de
quien lo ejecuta. A continuación, se expone el formato de este documento:

Programa de trabajo
Entidad abc
Al 31 de diciembre de 2022
Componente:
No. Procedimiento Elaborado Fecha de Ref. P/T Observaciones
por: inicio y fin
Objetivo:

Procedimiento:
4.3 Proceso de la auditoría – ejecución

4.3.1 Pruebas y técnicas

Las explicaciones sobre el funcionamiento de cada técnica, generalmente se refiere a la

auditoría financiera por ser más conocida y de fácil comprensión, sin embargo, pueden ser
aplicables en la auditoría de gestión de calidad. Las pruebas de auditoría pueden obtenerse
mediante la aplicación de técnicas, que pueden ser las siguientes:

Técnicas de verificación ocular

Comparación. Es la relación que existe entre dos o más aspectos para observar la similitud o
diferencia entre ellos. La forma de comparación más común constituye la que efectúa entre los
ingresos percibidos y los gastos efectuados, con las estimaciones incluidas en el presupuesto.
Los auditores normalmente comparan los gastos e ingresos efectuados por conceptos y los
años de los ejercicios económicos a analizar, para determinar los aumentos o disminuciones
significativos que merezcan una revisión detenida. Se compara entre dos o más empresas
similares, los precios pagados por bienes o suministros específicos, niveles de utilización de las
instalaciones, equipo y maquinaria, etc. El auditor, sí dispone de normas de calidad, estándares
de rendimiento, de productividad, etc; puede utilizar estos índices en sus comparaciones.

Observación. En auditoría, esta técnica es considerada la más general y su aplicación es de

utilidad en caso todas las fases de un examen. Por medio de ella, e auditor verifica ciertos
hechos y circunstancias, principalmente os relacionados con la forma de ejecución de las
operaciones, dándose cuenta, de manera abierta o discreta, como el personal las realiza.

Revisión selectiva. Es el examen ocular rápido con el fin de separar mentalmente, asuntos o
datos presentados por escrito, que no son típicos o normales. En la aplicación de esta técnica,
el auditor debe prestar atención a la identificación de operaciones fuera de lo común en la
materia sujeta a revisión, y ha áreas que, por su volumen u otras circunstancias, no están
comprendidas en la revisión o estudio más detenido o profundo.

Técnicas de verificación verbal

Indagación. A través de la entrevista, es posible obtener información. La respuesta a una
pregunta no representa un elemento de juicio en el que se puede confiar, pero las respuesta a
un conjunto de muchas preguntas que se relacionan entre sí, pueden suministrar un elemento
de juicio satisfactorio, si todas son razonables y consistentes. La indagación es de especial
utilidad en la auditoría, especialmente cuando se examina áreas específicas no documentadas.
Sin embargo, los resultados de la indagación por sí solos no constituyen evidencia suficiente y
competente.

Técnicas de verificación escrita

Análisis. Es determinar la composición o contenido del saldo y verificar las transacciones de las
cuentas a analizar durante un período determinado, clasificándolas de manera ordena, separar
en elementos o partes. El auditor podrá analizar un contrato separándolo en sus componentes
o cláusulas, clasificando el efecto de cada una. Al revisar y evaluar el sistema de control
interno, es necesario dividir un proceso en sus elementos componentes o etapas específicas,
para poder identificar los pasos de control, con cierta frecuencia, este tipo de análisis se lo
efectúa mediante flujogramas, los que facilitan su análisis.

Confirmación. La confirmación normalmente consisten en cerciorase de la autenticidad de la

información de los activos, pasivos, operaciones, etc.; que revela la empresa, mediante la
afirmación o negación escrita de una persona o institución independiente y que se encuentra
en condiciones de conocer y certificar la naturaleza de la operación consultada. Para que el
elemento de juicio obtenido mediante la aplicación de esta técnica tenga valor, es
indispensable que el auditor mantenga un control completo y directo sobre los procedimientos
para efectuar la confirmación.

Técnicas de verificación documental

Comprobación. Constituye la verificación de la evidencia que sustenta una transacción u

operación, para comprobar la legalidad, propiedad y conformidad de lo ejecutado. Con
bastante frecuencia, operaciones no estrictamente financieras, pueden ser comprobadas a
base de la documentación sustentatoria.

Computación. Esta técnica se refiere a calcular, contar o totalizar la información numérica, con
el propósito de verificar la exactitud matemática de un cálculo o de las operaciones
efectuadas, por lo tanto, se requerirán otras pruebas complementarias para determinar la
validez de las cifras incluidas en la información presentada.

Técnicas de verificación física

Inspección. La inspección consiste en la constatación o examen físico y ocular de los activos,

obras, documentos y valores, con el objeto de satisfacerse de su existencia, autenticidad y
derecho de propiedad. Es también aplicable esta técnica en la revisión de contratos para obras
públicas, así como la inspección de estas durante y después de su construcción.

Otras prácticas de auditoría

Generalmente se utilizan otras prácticas de auditoría que pueden ser confundidas con las
técnicas, las mismas que sirven en auditoría como elementos auxiliares importantes. El
examen y evaluación del sistema de control interno deben ser consideradas como prácticas
antes que como técnicas, aunque su ejecución implica la utilización de varias técnicas de
auditoría. La prueba selectiva consiste en la práctica de simplificar la labor total de medición o
verificación, tomando una muestra típica del total. Es el criterio profesional del auditor, el que
debe determinar la combinación más adecuada de tales instrumentos que le suministren la
evidencia necesaria y la suficiente certeza para fundamentar sus opiniones y conclusiones, de
tal manera que estas sean objetivas y profesionales.

4.3.2 Determinación de hallazgos

El hallazgo es una situación significativa y relevante, sustentada en hechos y evidencias

obtenidas en el examen. En la auditoría tienen el sentido de recopilación y síntesis de
información específica, sobre una operación, proyecto, actividad y los resultados obtenidos
deben ser de interés para los servidores de la entidad auditada.

Atributos del hallazgo. - Es importante para desarrollar un hallazgo de auditoría identificar

técnicamente sus atributos, para evidenciar en forma suficiente y competente los resultados
de la gestión considerando la condición, criterio, causa y efecto o impacto generado por una
situación actual considerada crítica y trascendente.

Condiciones. - es la situación actual encontrada por el auditor respecto a una operación o

actividad examinada.

 (¿qué está pasando?)

 Criterio que no se está logrando satisfactoriamente o que se alcanza parcialmente.

Criterio. - son parámetros de comparación o normas aplicables a una situación encontrada que
permiten la evaluación de la condición actual.

 ¿qué se supone debería estar pasando?

 Disposiciones por escrito
 Leyes
 Reglamentos
 Objetivos
 Políticas
 Normas o estándares de desempeño

Efecto. - es el resultado advero que se produce de la comparación entre la condición y el

criterio respectivo. Los aspectos deben exponerse en términos cuantitativos, persuadir a la
administración de que es necesario un cambio o acción correctiva para alcanzar el criterio o
meta.

 ¿Cuál es el resultado de lo que está pasando?

 Sanciones legales
 Inaplicabilidad de directrices
 Uso ineficiente de recursos
 Pérdidas de ingresos potenciales
 Inefectividad
 Gastos indebidos
 Riesgos sobre la protección de activos
 Pérdida de imagen institucional
Causa. - son las razones fundamentales para la cual se originó la desviación o el motivo por el
cual no se cumplió el criterio.

 ¿Por qué se produce la desviación?

 No existe causa ni efecto
 Desconocimiento del entorno y de la entidad
 Falta de capacitación y entrenamiento del personal
 Ausencia de comunicación de decisiones y políticas
 Desconocimiento de las normas
 Negligencia o descuido
 Deshonestidad
 Ausencia o ineficiencia del sistema de control interno
 Falta o inadecuada supervisión

4.4 Proceso de la auditoría – comunicación y seguimiento

4.4.1 Informe de auditoría

Estructura del informe:

Carátula

 Título de la auditoría
 Período examinado
 Código de identificación

Carta de presentación

 Índice
 Detalle de siglas y abreviaturas utilizadas
 Aspectos preliminares

Motivo de la auditoría

 Descripción de donde se generó la actuación, sobre la base del cumplimiento

Objeto de la auditoría

 Determinación de la finalidad o metas del examen

Alcance de la auditoría
  Ejercicio o período alcanzado, en el que se puede considerar todas las operaciones en
general, inclusive las financieras o limitarse a cualquier operación o actividad
específica.

Antecedentes de la entidad

 Información general de la unidad sujeta a examen, como: base legal, misión que
fundamenta su creación y funcionamiento, actividades principales, estructura
organizacional, información de tipo presupuestario, financiero y cualquier otra
adicional que se estime de interés, así como la descripción de los resultados de
actuaciones anteriores si los hubiera
 Métodos, procedimientos, técnicas, herramientas, parámetros, indicadores y
metodología que se utilizaron para obtener y analizar la información.

Limitaciones

 Aspectos que incidieron negativamente en el desarrollo de la actuación auditora

Comentarios y observaciones relevantes

 Descripción de hechos y detalles derivados del análisis y evaluación de la unidad

auditada con relación a los hallazgos de auditoría detectados. Es la parte más amplia
del informe y contienen las condiciones, criterios, efectos y causas, que en definitiva
son los resultados de la auditoría.

Conclusiones

 Deducción o diagnóstico que hace referencia a los hallazgos, expuestos en forma

resumida.

Recomendaciones

Constituyen el elemento más importante del informe de auditoría de gestión y están

orientadas a solucionar las causas que originaron los hechos deficientes. Estas se fundamentan
en las conclusiones y deben guardar lógica de acuerdo con la capacidad de la administración, a
fin de que se implante un plan de acciones correctivas inmediatas para mejorar la gestión. En
la ejecución y desarrollo de las recomendaciones es de importancia considerar lo siguiente:

 Condiciones que permitan ayudar a la administración a mejorar los procedimientos y

congruentemente a cumplir con los objetivos de la entidad o unidad bajo examen
 Determinar la viabilidad y costo-beneficio para la administración respecto a adoptar e
implantar las recomendaciones
 Efectos e impactos negativos y positivos que podrían surgir como consecuencia de la
adopción de las recomendaciones
 Incentivar a la unidad examinada para que mida su desempeño mediante encuestas a
fin de conocer si el bien o servicio prestado satisface las necesidades del cliente o
usuario.

Es importante señalar que la estructura del informe puede variar de acuerdo con el tipo de
empresa auditora e incluso a los requerimientos del cliente.

Anexos

 Informes que complementen el contenido de los hallazgos

  Opiniones pertinentes de la administración, relacionados con los resultados de
auditoría
 Informes especializados, cuando sean importantes cuando la información sea
relevante
 Informes resumidos de la gestión de la entidad, sobre las operaciones, administración
y resultados financieros, con relación al informe.

4.4.2 Plan de acción de recomendaciones

Las recomendaciones son sugerencias claras, sencillas, positivas y constructivas formuladas por
los auditores que permiten a las autoridades de la entidad auditada, mejorar las operaciones o
actividades, con la finalidad de conseguir una mayor eficiencia, efectividad y eficacia, en el
cumplimiento de sus metas y objetivos institucionales.

Las recomendaciones se presentarán luego de los comentarios y las conclusiones; se asignará a

cada recomendación un número correlativo en orden de presentación de los comentarios, en
determinados casos una recomendación puede agrupar a varios comentarios. El informe del
auditor contendrá recomendaciones objetivas, que permitan ser aplicadas tomando en
consideración la relación coste/beneficio de cada una de ellas.

Deben incluirse recomendaciones en los informes, únicamente cuando el auditor llegue a la

conclusión de que se necesita tomar acciones para lograr mejoras o corregir deficiencias y no
deberá recomendar medidas concretas, si no está completamente convencido de haber
reunido toda la información necesaria para respaldar tales correctivos.

El lenguaje utilizado en la exposición de las recomendaciones debe ser claro y no dar lugar a
interpretaciones. Las recomendaciones deben ser redactadas en oraciones afirmativas y
simples.

De acuerdo con su contenido las recomendaciones pueden ser:

De mantenimiento. - conservar de manera general la misma estructura orgánica, funcional,

sistemas, métodos, procedimiento y recursos humanos.

De eliminación. - suprimir total o parcialmente sistemas, registros, informes, procedimientos,

personal, áreas o unidades administrativas, operativas y técnicas De adición.- introducción de
un nuevo sistema, incremento del número de operaciones, de un procedimiento o de todo un
proceso.

De combinación. - intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo, combinar la

utilización de formas de uso generalizado con nuevas formas De fusión.- agrupación de áreas,
unidades administrativas, operativas, técnicas, personas bajo un mismo mando y unificación
de formas, registros e informes.

De modificación. - cambios en los procedimientos u operaciones, reubicación física de

personal, equipo, instalaciones, redistribución de cargas de trabajo, cambio de registros,
informes, programas, etc.

De simplificación. - reducción de pasos de un procedimiento, introducción de mejoras en los

métodos de trabajo.
De intercambio. - cambio, variación de las funciones, procedimientos, recursos, personal, flujo
de trabajo entre áreas u organizaciones del mismo grupo o sector. Con las recomendaciones se
busca implementar acciones correctivas, pero fundamentalmente que estas se constituyan en
acciones preventivas. Las recomendaciones se consideran eficaces cuando eliminan
definitivamente la causa de los problemas detectados.
Bibliografía:

Álvarez, H. (2007). Calidad y auditoría en salud.

Bureau, V., et al. (2012). Auditorías Ambientales. FC editorial.

Bustos, F. (2022). Manual de Gestión y Control Ambiental.

Correa H., et al. (2016). Auditoría de gestión de la calidad. Un Enfoque práctico.

ISO 9000. Sistema de gestión de la calidad, fundamentos y vocabulario.

ISO 9001. Sistemas de gestión de la calidad, requisitos.

ISO 9004. Gestión de la calidad, calidad de una organización, orientación para lograr el éxito
sostenido.

ISO 14001. Sistema de gestión ambiental, requisitos con orientación para su uso.

ISO 19011. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión.

Mercado, R. (2010). Implantación y auditoría de un programa de administración de la calidad

total e ISO 9000.

Rodríguez, J., et al. (2013). Auditoría Ambiental.