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Automatización de Procesos
Las estrategias de hand-off se
BPM
traducen en resultados
Documentación de Procesos
 January 15, 2018  José Pacheco
Gestión de Empresas
AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS
Mapeo de Procesos

Mejora de Procesos

Modelado de Procesos

Optimización de Procesos

Workflow

Todo el mundo ha pasado por un proceso de hand-off cientos, o tal vez miles de veces en su
vida.
MÁS CONTROL PARA SUS
PROCESOS

ELIMINE PAPELES Y EMAILS. CREE
FORMULARIOS, CONTROL PLAZOS Y
ALCANCE RESULTADOS SUPERIORES
¿Cuántas veces usted fue a un restaurante y le hizo un pedido al camarero? Pues bien, en
todas estas ocasiones, usted le pasó un poco de información, iniciando un proceso en que el
camarero tuvo que entender lo que usted dijo, escribirlo (o recordarlo, que es arriesgado…), y
después, él aun tuvo que transmitírselo al cocinero.
De hecho, este proceso tiene dos hand-offs: uno cuando el camarero anota el pedido y otro
cuando se lo pasa a la cocina.
Ahora responda: ¿cuántas veces el pedido vino equivocado o el camarero lo entregó en otra
mesa?
Y puede ser aún peor, cuando usted decide cambiar algún ingrediente del plato, pedirlo sin la
salsa de queso, porque usted no tolera la lactosa, o algo así.
¿Por qué se vuelve más complicado en ese caso? Porque usted salió del patrón. Como se
verá a continuación, una de las cuatro estrategias de hand-off, o cómo optimizarlo, es
exactamente la estandarización. ¡Compruébelo!
Estrategias de hand-off para optimizar los
procesos
En el cotidiano de muchas empresas, cuando se transmite información, ya sea por una acción
entre dos personas, dos sistemas, o de una persona a un sistema (y viceversa), es un proceso
de hand-off.
Por supuesto, en un restaurante, puede causar solamente una molestia para usted, el riesgo
de que despidan al camarero y si este proceso no se modela correctamente, y en poco
tiempo, se puede llegar al punto de cerrar el restaurante.
Pero imagínese cómo la gestión adecuada de los procesos de hand-off es crucial en un
banco, en un hospital, en un aeropuerto, o en otras actividades que involucran grandes
cantidades de dinero y vidas humanas.

Vea 4 estrategias de hand-off que pueden evitar ese problema en su empresa:

1- Normalización de la información
Hay un caso famoso en el que la falta de estandarización de las unidades de medida llevó a la
pérdida de una nave espacial de la NASA.

“ “La causa principal de la pérdida de la nave espacial fue la

traducción equivocada de las unidades inglesas en unidades
métricas en un segmento del software de la misión en la tierra,
relacionado con la navegación, como la NASA ha anunciado”
Según dice el informe oficial.

Eso mismo: Mientras que los ingenieros que diseñaron el sistema de propulsión utilizaban el
sistema métrico, los que construyeron la nave empleaban el sistema imperial inglés con
pulgadas y libras.

Pérdida: 125 millones de dólares.

Para volver al ejemplo más trivial de los restaurantes, es por eso que las redes de comida
rápida suelen utilizar combinaciones numeradas, para que el cliente no tenga que describir
todas las combinaciones que desea en su plato.
2 – Integración y automatización de los procesos
Una manera extremadamente eficiente para optimizar un proceso de hand-off es la
automatización de tareas.

De esta forma, la responsabilidad en una instancia de proceso es transferida con eficiencia

entre los diferentes equipos que actúan en el proceso.

3 – El poder de las checklists

Otra estrategia de hand-off ampliamente utilizada por su sencillez y eficacia es la lista de
verificación. No deja de ser una forma específica de normalización de la información, pero
tiene la ventaja de realizarse sin la interacción con los sistemas.

Cuando un mecánico de aviones está haciendo una revisión de un avión para el próximo viaje,
utiliza una lista de comprobación para asegurarse de que está haciendo todo lo que necesita.
Y si al final de su turno otro mecánico va a sustituirlo para continuar con la tarea, él sólo tiene
que pasar su lista de comprobación para el colega, sin mayores complicaciones.

4- La gestión visual
Finalmente, la última estrategia de hand-off que vamos a mencionar es el uso de señales
visuales fáciles de entender, como un semáforo, por ejemplo:

Rojo: ¡pare, están pasando coches!

La conocida práctica de Kanban para el registro visual de las solicitudes de trabajo es un

excelente ejemplo de esta estrategia de hand-off.

Las estrategias de hand-off también son ampliamente utilizadas en BPM para el modelado de
procesos.

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