Correspondencia Material Apoyo

MODULO DE CORRESPONDENCIA
Bogotá. Colombia
www.predesalud.edu.co
2019
Firma Firma Firma

Elaboró: Isabel Cristina Cubillos V Revisó: Sandra Mendoza G Aprobó: Joselin Ardila G
Coordinadora del Programa Vicerrectora Rector
Fecha: 07/01/19 Fecha: 14/01/19 Fecha: 16/01/19

MATERIAL DE APOYO CORRESPONDENCIA
Versión: 0,3
Página: 2 de 37 Código: GP–MAADU-02
UNIDAD I
REDACCION DOCUMENTAL
INTRODUCCIÓN
Uno de los principales problemas que se presenta en la actualidad moderna es que una
persona que va a redactar un documento, no tiene la competencia para hacerlo,
generalmente por la influencia de las herramientas tecnológicas y perdida de interés en
las instituciones educativas, Al llegar a una entrevista de trabajo o un empleo, se
detecta esta carencia y usted, en su labor, debe tener los conocimientos para poder
redactar una carta, un memorando, enviar un correo electrónico empresarial, con la
redacción Y ORTOGRAFÍA correctas, para lo cual se diseñó este módulo de formación.
No son muchos los que conocen bien las reglas de la ortografía, la gramática y la
sintaxis, no sólo porque la gente lee muy poco hoy en día, sino también porque nos
hemos acostumbrado a hacer las cosas de manera rápida, vertiginosa y sin prestar
atención al detalle, y mucho menos a la redacción. No siempre debemos confiarnos en
la información que nos da un software de ortografía, por que en muchas ocasiones o no
aplica o hay varias opciones: no aparece subrayada como error, pero sí lo es en nuestro
texto.
REDACCION DE TEXTOS
Es una actividad frecuente en el ámbito escolar, que adquiere la forma de un resumen,

una síntesis, una sinopsis, un guion de ideas, un esquema, un cuadro sinóptico, o un
mapa conceptual que son diferentes formas de reducir los textos.
Con el propósito de demostrar que se ha comprendido una lectura, para ello se registra
información derivada de la investigación realizada, el análisis y la síntesis del material,
lo que representa una forma de adquirir determinados conocimientos (Zacaula F, Rojas,
"Lectura y redacción de textos", Santillana, 1998).
El conocimiento adquirido de la manera descrita nos permite aplicarlo a situaciones

similares, aunque es factible dividirlo en partes, para lograr lo que ya se mencionó:
desmenuzarlo para analizarlo, lograr su reconstrucción desde nuestro punto de vista, o
sea la síntesis, y finalmente opinar sobre él, pudiendo agregarle el punto de vista de
otros autores. Esto permite redactar una serie de documentos para presentarlos a
manera de: exposición, conferencia, ensayo, artículo, examen, reseña o reporte de
lectura.
La información recopilada o investigación surge del trabajo de otras personas o se

desprende de las ideas del investigador, sustentadas con información proveniente de
otros autores, por esta razón se debe contar con una buena metodología para analizar
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los escritos, pero principalmente se requiere de cierta habilidad para lograr una buena
lectura y comprensión de los textos.
RESUMEN
El resumen es un texto que se construye a partir de otro, consiste en compactar la

información, una vez realizada la lectura, para extraer los contenidos esenciales. Es
decir que, el escrito conserva tanto las ideas como el sentido de la información
presentada por el autor, ya sea una argumentación en forma de ensayo, una narración,
una descripción, etc.
El nuevo texto no debe emplear necesariamente las mismas palabras del autor, pero si
se deben mantener las ideas. En el resumen se busca también expresarlo con palabras
más coloquiales o de uso frecuente, traduciendo de alguna manera los tecnicismos a
palabras más fácil de entender, teniendo cuidado de ser objetivo al generar la síntesis,
ser coherente con las ideas del autor, buscando ser claro y comprensible en la
redacción.
Para lograr una clara interpretación del texto se pueden realizar las siguientes
acciones:
• Cancelar o suprimir, consiste en suprimir palabras y expresiones referentes a
detalles marginales, o poco trascendentes, tal es el caso de información accesoria o
explicaciones circunstanciales, que no son necesarias para comprender el fondo del
texto. En general, se recomienda eliminar las especificaciones y redundancias,
como es el caso de paráfrasis, ejemplificaciones, comentarios, detalles o
descripciones en textos narrativos, etc.
• Seleccionar, consiste en elegir partes esenciales del texto, lo que conlleva a
eliminar aquellas que no lo sean.
• Generalizar, permite sustituir una serie de palabras, tecnicismos o neologismos, por
otras que tengan el mismo sentido o significado, pero que sean más comprensibles,
sencillas o generalizadoras. La idea es conjuntar un grupo de proposiciones y
reemplazarlas por una que las englobe, llamada macro proposición,
• Construir, en esta etapa, los conocimientos previos sobre el tema, nos permite
extraer información desglosada por el autor, agregando nuestros propios
conocimientos, experiencias o vivencias, para enriquecer lo afirmado por el autor. El
propósito es sustituir partes del texto original, como resultado de los puntos
anteriores, modificando al mismo tiempo la forma, el orden, las palabras y los
enunciados, pero sin que se pierda la coherencia de la idea original.
Se considera que el mejor procedimiento para desarrollar un buen resumen es el

siguiente, considerando el resultado que queremos obtener.
a) En un esquema narrativo:
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1. Segmentar o dividir el texto en partes o párrafos, que generalmente coinciden con

signos de puntuación.
2. Contestar a las preguntas relacionadas con: ¿Quién hizo el documento?; ¿Cómo lo

hizo o lo estructuró?; ¿Qué hizo?; ¿Cuándo lo hizo?; ¿Para qué lo hizo?; ¿Dónde lo
hizo?
b) En el caso de un texto descriptivo:

1. ¿Qué es?; ¿En qué consiste?; ¿Qué características tiene?; ¿Cómo está
estructurado?; ¿De dónde proviene?; ¿Qué características tienen sus partes?
SINTESIS
Suele confundirse el resumen con la síntesis, incluso en ocasiones es propuesta como

una forma resumida del resumen. Pero la síntesis es un documento conclusivo o una
parte del texto leído. Es resultado de un análisis de la obra, por lo que se puede decir
que es la reunión de los elementos separados para su análisis, para después
retomarlas y clasificarlas, con base en dicho análisis, para construir un nuevo texto,
cuya característica es la brevedad.
Para poder sintetizar un escrito se requiere de una gran capacidad de análisis, para
lograr distinguir entre lo esencial y lo superfluo o intranscendente. Por ejemplo (De la
Vega, Óp. cit. pp. 39-40):
El antiguo tratamiento sobre los cuadro bronco-neumónicos no podía modificar en forma

significativa el curso de la enfermedad ni evitaba las complicaciones de toda índole que
era casi el corolario obligado; el tratamiento que se está llevando a cabo en la
actualidad y que se basa en los medicamentos conocidos como antibióticos y sulfas, es
posible que pueda detener el desarrollo del padecimiento descrito, debido a que
previene y trata las complicaciones cuya incidencia ha quedado reducida al mínimo. Por
lo que como se puede observar, la diferencia entre ambos tratamientos mencionados,
es tan grande que no cabe la comparación.
El texto anterior se puede sintetizar, sin que pierda su sentido, de la manera siguiente:
Antibióticos y sulfas curan bronconeumonías y evitan complicaciones, mientras que el
antiguo tratamiento no.
TIPOS DE REDACCION DE TEXTOS
Al momento de escribir existen una gran diversidad de estilos, formas, y lenguajes.

Cada tipo de redacción, simplemente, debe ir acorde lo que el escritor desea expresar.
Actualmente, existen cinco grandes tipos de redacción para escoger y redactar lo que
se desea comunicar. Ellos son la redacción académica, literaria, periodística,
administrativa y técnica.
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1. Redacción Académica:
La redacción académica es aquella cuyos textos se caracterizan por describir una
información en forma sistemática y lógica. Es propia del ambiente científico y
universitario.
Ejemplos frecuentes de redacciones académicas son las monografías, las tesis, entre
otros.
Es decir, pueden escribirse trabajos académicos que caigan bajo el ámbito de la

sociología, la psicología, trabajos que investiguen algún fenómeno o producto
tecnológico, etc.
En este tipo de redacción es muy importante el uso de determinadas reglas de

escritura. Un ejemplo sería cuando deseamos escribir una monografía sobre un tema
específico.
En primer lugar, nos toca investigar sobre dicho tema y al momento de redactar
debemos tener un cuenta la clásica estructura de introducción, desarrollo del contenido,
la bibliografía utilizada para la elaboración del trabajo y finalmente, la conclusión.
Todo ello con el objetivo de que la monografía refleje un trabajo de investigación con la
información desarrollada en forma ordenada y coherente.
2. La Redacción Literaria:
La redacción literaria es la que tiene por finalidad la expresión artística a través del
lenguaje escrito. Una obra literaria, como por ejemplo, un poema, puede expresar un sin
número de sentimientos, emociones o ideas del escritor.
Ejemplos de textos literarios lo encontramos en ciertos tipos de ensayos, en los

cuentos, en las novelas, poemas, etc.
También pertenecen a la redacción literaria los como las memorias, la autobiografía,

entre otros. La redacción literaria se caracteriza por dar el escritor una completa libertad
al momento de escribir. Dependerá del autor de una determinada obra literaria qué es lo
que desea transmitir. Habrá ocasiones en que dicho escritor desee simplemente
manifestar su pensamiento acerca de un tema determinado.
En ese caso, lo más probable es que quiera expresar sus ideas a través de
un ensayo ya que se trata de un género literario muy utilizado por los escritores para
expresar sus ideas de una forma libre y personal.
3. La Redacción Periodística:
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La redacción periodística, (llamado también género periodístico) es la utilizada en los

medios de comunicación escritos.
Los textos periodísticos se caracterizan fundamentalmente por relatar noticias o

sucesos actuales o bien por manifestar una opinión de tales hechos. Ejemplos comunes
de este tipo de redacción lo encontramos en las crónicas periodísticas, en los artículos
puramente informativos de un periódico, en los artículos de opinión de un columnista,
etc.
Cabe desacatar que los textos periodísticos han cobrado hoy una gran importancia y
difusión gracias a internet. Esto ha posibilitado, entre otras cosas, el enriquecimiento de
la redacción junto a su masiva difusión a través de las redes.
Gracias a las herramientas informáticas, el periodista hoy día tiene la posibilidad, por
dar un ejemplo, de introducir enlaces útiles en su artículo.
4. Redacción Formal o Administrativa:

La redacción formal o administrativa es aquella empleada en los documentos, notas de
diversa índole, currículos, y otros escritos de uso frecuente en los lugares de trabajo y
otros ámbitos similares.
Los escritos administrativos suelen poseer un formato de redacción determinado debido

a su carácter formal. En ellos el redactor debe abstenerse de expresarse en un lenguaje
personal.
El otro aspecto importante es la estructura. Si deseamos redactar, por ejemplo, un

memorando, es importante conocer la forma y la ubicación correcta de los datos del
destinatario, el saludo correspondiente, el lenguaje a utilizar en el documento, el tema
del cual se hablará, etc.
Ejemplos comunes de redacción administrativa son: el memorando, las circulares, una

nota de agradecimiento, notas de renuncia, una carta de invitación, etc.
5. Redacción Técnica:
La redacción técnica hace referencia a los escritos propios de una determinada ciencia
o disciplina.
Los textos de este tipo de redacción se caracterizan por poseer un lenguaje y una
estructura de redacción exclusiva del ámbito científico al cual pertenecen. En la mayoría
de los casos, es difícil que una persona que no tiene un mínimo de experiencia o
conocimiento alguno de la ciencia o ámbito a que pertenece el documento redacto con
el lenguaje técnico, pueda llegar a comprender en forma íntegra lo escrito en dicho
documento.
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Por ejemplo, un escrito jurídico redactado por un juez o por un abogado estará
redactado en un lenguaje relacionado al ámbito del derecho.
Es por ello que los textos redacción en este lenguaje técnico solo pueden ser
comprendidos cabalmente por aquellas personas que tienen un conocimiento acerca de
dichas disciplinas o ciencias .Otros ejemplos de redacción técnica son: los informes de
balances contables de una empresa, memorias administrativas, entre otros.
PASOS NECESARIOS PARA REDACTAR:

Selección del tema
Búsqueda de información
Elaboración de un bosquejo
Redacción de un borrador
Revisiones
Redacción definitiva
1.- Selección del tema.

Puede tratarse de un tema que te hayan pedido desarrollar... Si no es así, elige redactar
sobre algún asunto de tu interés.
2.- Búsqueda de información.

Para informar sobre un hecho, la técnica de las ocho preguntas es muy efectiva: Hazte
las siguientes preguntas y contéstalas:
¿Qué?
¿Quién?
¿Dónde?
¿Cuándo?
¿Por qué?
¿Cómo?
¿Cuál?
¿Cuántos?
La técnica de los siete imperativos es muy útil para todo tipo de escritos:
Descríbelo: ¿cómo lo ves, sientes, hueles, tocas o saboreas?

Compáralo: ¿a quién se parece o de qué se diferencia?
Relaciónalo: ¿con qué se relaciona?
Analízalo: ¿cuántas partes tiene?, ¿cuáles?, ¿cómo funcionan?
Aplícalo: ¿cómo se utiliza?, ¿para qué sirve?
Arguméntalo: ¿qué se puede decir a favor o en contra?
Conclúyelo: ¿qué conclusiones sacas
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Para temas en general, la técnica hazte todas las preguntas que se te ocurran es muy
efectiva. Por medio de un buen número de preguntas, generas un cuestionario para
buscar luego las respuestas. Por ejemplo: (Del Río, 1993:5):
¿Qué es?
¿Cómo es?
¿Para qué sirve?
¿Cómo se administra?
¿Cuánto mide?
¿Qué le hace falta?
¿Es seguro?
¿Otros usos?
¿Dónde está?
¿Instalaciones?
¿Quién lo mandó construir?
¿Cuándo se construyó?
¿Cómo es en relación con otros?
¿Cuánto se gasta en su mantenimiento?
¿Por qué es importante tenerlo?
La técnica elige dos o tres términos clave es útil para cualquier clase y tamaño de
escritos. Por ejemplo:
Luis trabaja como guía turista: su trabajo es estimulante, pero agotador.

Palabras clave: estimulante y agotador.
Estimulante:
Viaja mucho
Cuenta con 10 años de experiencia
Conoce muchos lugares
Trata con mucha gente importante
Adquiere mucho acervo
Domina varios idiomas
Gana mucho dinero
No tiene horario fijo
Agotador:
No tiene tiempo libre
Trabaja toda la semana
Tiene que estar alegre y sociable todo el tiempo
No cuenta con tiempo para formar una familia
Debe estar disponible las 24 horas del día cuando está guiando a un grupo
Redacción:
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Luis es un excelente guía turista con diez años de experiencia. Conoce los cinco
continentes por lo que su acervo es muy amplio y culto. No hay lugar del planeta que no
haya visitado cuando menos una vez. Ha tenido que aprender varias lenguas y, por
consecuencia, es un conversador muy ameno por lo que todo tipo de personas de alto nivel
intelectual y cultural buscan su compañía.
Por otro lado, no le queda tiempo para cultivar una vida privada... También se siente
agotado, ya que casi no descansa y siempre tiene que estar disponible y presentable y,
además, debe mantener una perenne actitud positiva y lucir una eterna sonrisa.
La técnica lluvia de ideas dura pocos segundos o minutos, durante los cuales, el autor
se dedica solo a reunir información para el texto. Se sumerge en la piscina de su
memoria y de su conocimiento para buscar todo lo que le sea útil para la ocasión.
Consejos para la lluvia de ideas:
Apúntalo todo, incluso lo que parezca obvio, absurdo o ridículo. ¡No prescindas de
nada! Cuantas más ideas tengas, más rico será el texto. Es posible que más adelante
puedas aprovechar una idea aparentemente pobre o loca. No valores las ideas ahora.
Después podrás recortar lo que no te guste. Concentra toda tu energía en el proceso
creativo de buscar ideas.
Apunta palabras sueltas y frases para recordar la idea. No pierdas tiempo escribiendo
oraciones completas y detalladas. Tienes que apuntar con rapidez para poder seguir el
pensamiento. Ahora el papel es solo la prolongación de tu mente. No te preocupes por
la gramática, la caligrafía o la presentación en este momento.
Nadie más que tú leerá este papel.
Juega con el espacio del papel. Traza flechas, círculos, líneas, dibujos. (Cassany, 1999:
63). Cuando no se te ocurran más ideas, relee lo que has escrito o utiliza una de las
siguientes técnicas para buscar más.
La técnica de escritura libre o automática consiste en ponerse a escribir de manera

rápida y constante apuntando todo lo que venga a la mente en ese momento sobre el
tema que escribimos, o sobre otros aspectos relacionados con él. Hay que concentrarse
en el contenido y no en la forma, valorar la cantidad de texto más que la calidad; y,
sobre todo, no detenerse en ningún momento. Se recomienda empezar por sesiones de
diez minutos, que pueden llegar hasta veinte o treinta, con la experiencia.
Es muy útil para generar ideas y superar bloqueos. El texto resultante tiene muchas
deficiencias que se corregirán al desarrollar la redacción y reescribir la versión final. La
técnica frases empezadas: es bastante más concreta que la de lluvia de ideas. Sirve
para orientar la redacción.
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Lo más importante es...

Tengo que evitar que...
Es necesario que no olvide que...
No estoy de acuerdo con...
Me gustaría...
Opino...
La razón más importante es...
Quiero...
La técnica de mapas y redes: Los mapas (de ideas, mentales, o denominados también
árboles o ideogramas) son una forma visual de representar nuestro pensamiento.
Consiste en dibujar en un papel las asociaciones mentales de las palabras e ideas que
se nos ocurren en la mente. (Cassany: 1999, 58).
COMO REDACTAR UNA CARTA
La forma de comunicación tradicional más importante de una empresa ha sido siempre

la Redacción de una Carta. Una carta mal redactada, confusa, con errores e incluso con
faltas de ortografía enviada desde su empresa, puede ocasionarle un grave deterioro de
su imagen institucional.
A continuación se dan a conocer los pasos precisos para la elaboración de cartas

comerciales, circulares, memorandos, y actas documentos de uso frecuente en las
empresas, es importante la aplicación de normas que lleva consigo la disminución de
tiempos y costos lo cual constituye una excelente respuesta a las necesidades y los
objetivos de la empresa moderna, contribuyendo de esta forma al mejoramiento
institucional de la calidad.
Cartas Comerciales Condiciones Generales
En la redacción de las cartas es imperativa la corrección, brevedad, es decir no se debe

derrochar las palabras ya que el objetivo es informar al destinatario sobre un tema con
exactitud y claridad.
Márgenes
Superior 3 y 4 cm
Inferior 2 y 3 cm
Lateral Izquierdo 3 y 4 cm
Lateral Derecho 2 y 3 cm.
Nota: estos márgenes los tomaremos a partir de los bordes de la hoja.
Partes de la Carta
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Fecha: el nombre de la ciudad de origen y la fecha de envió debemos colocarlos de dos

a tres renglones del número referencia y en forma completa.
Medellín, 2 de Mayo de 2013
Nota: el primer día de cada mes debemos escribirlo en ordinal y en letras: primero
Datos del Destinatario: a partir de la ciudad y fecha dejaremos de cuatro a seis

renglones, según la extensión de la carta. Estos datos podemos ubicarlos hasta en
ocho líneas.
Señor
LUIS GALLARDO ALVAREZ
Jefe de Mercadeo
Café Mundial
Calle 65 A 183-17, piso 2
Edificio El Galeón
Cali, Valle
Notas:
- Las líneas del destinatario nunca deberán pasar de la mitad del escrito.
- Debemos escribirlas a renglón seguido y se componen de las siguientes líneas:
Tratamiento de Cortesía o Título Académico
Señor
Señora
Doctor
Licenciado
Ingeniero
Abogada
Economista
Nota debemos escribirla con mayúscula inicial y únicamente.
Nombre del destinatario. Debemos ubicarlo en la segunda línea, en mayúscula

sostenida o solo en mayúscula inicial, de preferencia con los dos apellidos. No se
utilizara negrilla.
Señor
LUIS GALLARDO ÁLVAREZ
Señor
Luis Gallardo Álvarez
Nota: al responder una comunicación, la dirigiremos tal como el firmante utilizó su

nombre.
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Cargo Debemos colocarlo sólo con mayúscula inicial.
Gerente General
Los nombres de los cargos demasiado extensos podemos repartirlos en dos líneas,
tratando de guardar forma con los datos restantes. No efectuaremos separación
silábica.
Ingeniero
LUIS GALLARDO ALVAREZ
Jefe de Mercadeo de
Operaciones Nacionales
Empresa Debemos ponerla en la siguiente línea con la denominación mas ampliamente

conocida, es decir, nombre completo, sigla o acrónimo.
Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social podemos
expresarlas en mayúscula sostenida.
OEA (Organización de Estados Americanos)
ICA (Instituto Colombiano Agropecuario)
Las que se conforman de varias letras extractadas del nombre completo pueden
expresarse en mayúscula sostenida, o con sólo mayúscula inicial.
- ICONTEC o Icontec (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y
Certificación)
- ECOPETROL o Ecopetrol (Empresa Colombiana de Petróleos)
Dirección. Debemos poner en la carta exactamente la que se indique en el sobre.

Empleamos opcionalmente la abreviatura No. o la reemplazamos por dos espacios.
Además, no debemos abreviar las palabras calle, carrera, avenida…
Señor
LUIS GALLARDO ÁLVAREZ
Jefe de Mercadeo
Café Mundial
Carrera 65 135-85
Nota: “Como señala el ejemplo, los primeros dígitos “de la placa de puerta (135)
corresponden a la calle; los siguientes, en este caso (85), se refieren a la distancia en
metros de la esquina de la puerta”. Se deben separar con guión (-)
Nombre de la ciudad. Debemos identificar la ciudad por su nombre, aun tratándose de

correspondencia local.
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Bogotá, 27 de Febrero de 2013

Doctora
ALBA LUCIA LÓPEZ
Directora de Mercadeo
Café Mundial
Calle 57 43-19
Bogotá D.C.
Asunto:
Es opcional, pero un elemento muy importante, porque es la síntesis de la carta.
Debemos expresarla máximo en cuanto a palabras, con mayúscula inicial y sin
subrayar.
SALUDO:
a) Debemos ubicarlo a tres reglones de los datos del destinatario, cuando no hay
línea de asunto, y a dos cuando lo hay.
Se podrá elegir cualquiera de las siguientes opciones:
Estimado señor Castañeda:

Apreciado ingeniero Castañeda:
Señora Ministra:
Cordial saludo, señor Rojas:
b) De cuatro a seis renglones de los datos del destinatario, o de tres a cuatro de la

línea de asunto (si la hay), se dará inicio al texto directamente, de preferencia,
con una frase que incluya saludo.
Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía, e informarle……

Con agrado lo saludo, señor Suárez, y le comunico………
Respetuosamente lo saludamos, señor Ministro, a la vez que…
Con nuestro cordial saludo adjuntamos……..
Texto. Se deberá tener en cuenta lo siguiente:

a) Dirigimos los datos del destinatario en forma personalizada; a un funcionario
específico. Cuando se desconoce el nombre del funcionario, se dirige a la jefatura
responsable.
• Debemos tratar, en lo posible un solo tema por carta.
• Debemos omitir temas personales
• Debemos utilizar un tratamiento de usted.
• De preferencia debemos expresarnos en la primera persona del plural (nosotros);
representa a un grupo empresarial, así lo firme sólo una persona.
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Despedida. Expresión de cortesía que debemos escribir a dos líneas del texto.
Presenta dos alternativas.
a) Despedidas breves seguidas de coma (,):

Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
b) Despedidas con frase de cortesía terminada en punto (.):

Agradecemos su gentil colaboración.
Esperamos su respuesta y nos despedimos atentamente.
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción
Para nosotros es un gusto servirle.
La primera despedida sirve para dar agradecimientos; la segunda, para dejar claro que
se espera una respuesta, La tercera, para solicitar rapidez en un trámite y la cuarta,
para ofrecer servicios.
Nota: Utilicemos solamente un de las dos alternativas por carta.
Datos del remitente. El nombre debemos situarlo de cuatro a seis renglones de la

despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario se escribirá en Mayúscula
sostenida o sólo con mayúscula inicial.
El cargo debemos escribirlo en la línea siguiente, solamente con mayúscula inicial, sin
centrar. La firma se escribirá sobre el nombre mecanografiado.
JAVIERO LOPEZ GOMEZ

Jefe Departamento de Odontología
Javier López Gómez
Jefe Departamento de Odontología
Anexo o anexos. Al final de la carta, a dos renglones de la última línea escrita,

anotamos la palabra anexo o anexos y ponemos dos puntos. Dejamos dos espacios y a
continuación la cantidad y el número de hojas
Anexos: tres (15 hojas).
Copia. A dos renglones del cargo del remitente o de los anexos (si los hay), se escribirá
la palabra Copia, seguida de dos puntos. A dos espacios, relacionaremos los
destinatarios así: tratamiento, nombre, cargo y empresa. Utilizaremos interlineación
sencilla.
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Versión: 0,3
Copia: Señor Eduardo Saavedra, Gerente Nacional AMS

Doctora Nancy Rojas, Gerente Comercial
Identificación del transcriptor. A dos renglones de la última línea escrita anotamos el

nombre (sólo mayúscula Inicial) e inicial del apellido de la transcriptora
Nota; recomendamos utilizar una fuente más pequeña.
Indicaciones Complementarias
Uso de las Mayúsculas: debemos escribir con mayúsculas inicial los nombres propios
de las personas, lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias.
Números: los años se escriben sin punto (1971), dentro de un texto debemos escribir
los números del uno al diez en letras y del once en adelante en cifras (Hemos enviado a
impresión dos plegables con un total de 12 hojas cada uno).
Los números telefónicos debemos separarlos únicamente con espacios; los números de
cedula con punto;
Teléfono 533 70 00
C/c 32.397.330
Abreviaturas
En las cartas comerciales es incorrecto el uso de abreviaturas. Debemos colocar las
palabras completas.
Doctor, Usted, señor, señora, factura, etc.
Nota: Cuando la abreviatura forme parte del nombre de una empresa, esta debemos
escribirla según aparezca en la razón social.
Cía. Colombiana de Modas S.A. Rojas Hermanos Ltda.
MEMORANDO
El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia

información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna
indicación, recomendación, instrucción o disposición.
Denominación del Documento: de dos a tres líneas escribimos la palabra

MEMORANDO, con mayúscula sostenida y centrada.
Fecha: en forma completa debemos escribirla, de igual forma que en la carta, así:
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Versión: 0,3
Medellín, 16 de Marzo de 2013.
ENCABEZAMIENTO
Consta de datos del destinatario (PARA), del remitente (DE) y del asunto por tratar
(ASUNTO). Después de los dos puntos, debemos escribir con mayúscula inicial.
Es necesario que tengamos en cuenta lo siguiente:
PARA: Ubicaremos esta palabra a tres renglones de la fecha contra el margen

izquierdo y frente a la cual anotaremos los datos del destinatario. Debemos escribirla en
mayúscula y seguida de dos puntos.
DE: a dos renglones del vocablo (PARA) digitamos el vocablo DE, contra el margen
izquierdo y frente a la cual se anotará los datos del remitente. Debemos escribirlo en
mayúscula y seguido de dos puntos.
ASUNTO: lo ubicamos a dos renglones del vocablo DE, contra el margen izquierdo y
frente a la cual se anotará el resumen de la comunicación sin exceder de cuatro
palabras. Será una oración o frase que exprese la idea principal. Debemos escribirla en
mayúscula y seguida de dos puntos.
MODELO DE MEMORANDO
-Destinatario Organizado así tratamiento, nombre y cargo.
-Remitente Nombre y cargo, separados por coma.
PARA: Doctora Alicia García P, Secretaria general

DE: Guillermo Castro B, Director Seccional
ASUNTO: Círculos de Calidad.
En este caso omitiremos al final del texto el nombre digitado del remitente y sólo
aparecerá su firma.
Nota: no trazaremos alguna línea para delimitar la firma.
CIRCULARES
La circular es una comunicación interna o externa, que permite ágilmente y en breve

tiempo dar a conocer productos, servicios u otras informaciones o actividades de la
entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de
interés común.
Se aconseja crear el formato en el archivo del computador para solo cambiar la

información que varía según el tema por tratar.
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Versión: 0,3
MODELO DE CIRCULAR
CIRCULAR
Bucaramanga 12 de julio de 2013
PARA TODO EL PERSONAL
Asunto: Inscripciones capacitación interna
Con agrado informamos al personal que del 2 al 17 de octubre se recibirán las

inscripciones para la capacitación interna de los programas del segundo semestre de
2013, cuyos temas se describen en el anexo.
La señora Ángela Noriega Narváez estará a cargo de las inscripciones en la División de

Recursos Humanos, únicamente en la mañana y una vez conformados los listados,
serán publicados en todas las carteleras de la empresa.
La capacitación es la base del desarrollo y esperamos contar con su entusiasmo para

recibirla.
TERESA URDANETA BAENA

Directora Administrativa
Anexo: uno (dos hojas)
UNIDAD II
REGLAS ORTOGRAFICAS
Uso de la B, V y W
Se escribe B antes de L y R (BLA y BRA) Ejemplos: doble, brazo, abrigo, broma, bruja,
amable, broche, brillante, descubrir. Llevan B los verbos terminados en BIR, menos
hervir, servir y vivir. Ejemplos: escribir, subir, prohibir, recibir, descubrir y suscribir.
Se escriben con B los tiempos de los verbos BEBER, DEBER, CABER, SABER Y
HABER. Ejemplos: bebimos, deberás, cabía, sabremos, había, ha habido. Llevan B las
terminaciones -ABA, -ABAS, -ÁBAMOS, -ABAIS, -ABAN de los verbos de la primera
conjugación. Ejemplos: cantaba, jugabas, amaban, saltabas.
Se escribe B cuando va seguida de consonante o está al final de palabra. Ejemplos:

obsequio, club, objeto, obstáculo, obtener, Job Excepto ovni. Llevan B las palabras que
empiezan por las sílabas BU-, BUR- y BUS-. Ejemplos: bueno, Burgos, buscar, burla,
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Versión: 0,3
buque, bulla, burgalés y buñuelo. Se escribe con B el pretérito imperfecto de indicativo

del verbo IR: iba, ibas, íbamos, ibais e iban.
Se escriben con V las formas de los verbos acabados en -OLVER. Ejemplos: absolver,
disolver, y volver. Se escriben con V las formas de los verbos que en infinitivo no tienen
B ni V. Ejemplos: de ir, voy, vamos; de estar, estuve; de andar, anduve.
Se escriben con V los adjetivos terminados en -AVO, -AVA, -EVO, -EVA, -EVE, -IVO,
IVA. Ejemplos: esclavo, octava, longevo, nueva, decisivo, activa. Llevan V las palabras
que empiezan por VICE-, VIZ- o VI- ("en lugar de"). Ejemplos: vicealmirante, vizconde,
virrey y vicepresidente.
Uso de la C, Z, QU y K
Se escribe C en las sílabas CA, CO, CU, como casa, Paco y cuaderno. Con las vocales
E, I, se escribe QUE, QUI, como queso, quitar, quemar. Se escribe C en las sílabas CE,
CI, como ceja, ciervo, cielo. Con las letras A, O, U, se escribe Z, como Zaragoza,
zoquete y zumo.
Se escribe Z al final de las palabras cuyo plurales CES, como andaluz, andaluces;
perdiz, perdices; luz, luces; lombriz, lombrices; disfraz, disfraces. Se escribe -CC-
cuando en alguna palabra de la familia léxica aparezca el grupo -CT-.
Ejemplos: adicción (adicto), reducción (reducto).
Uso de la G, J, GU y GÜ
El sonido G suave con A, O, U, se escribe GA, GO, GU y con E, I, se escribe GUE, GUI.
Ejemplos: goma, galleta, guapa, Miguel, guitarra, gorro, guerra.
El sonido J fuerte, con A, O, U se escribe JA, JO, JU y con E, I se puede escribir G o J.
Ejemplos: caja, rojo, Juan, gemelo, gitano, jefe y jirafa.
Cuando la G y la U han de tener sonido independiente ante E, I es forzoso que la U

lleve diéresis. Ejemplos: antigüedad, desagüe, vergüenza y cigüeña.
Se escriben con J las palabras que terminan en -AJE, -EJE. Ejemplos: coraje, garaje,
hereje y equipaje.
Se escriben con G las palabras que tienen ese sonido de G suave ante una
consonante. Ejemplos: grito, gladiador, globo, gracioso, gnomo y maligno. Se escriben
con G los verbos terminados en -IGERAR, -GER y -GIR, como aligerar, coger y fingir.
Excepciones: tejer y crujir.
18
Versión: 0,3
Llevan G las palabras que empiezan por GEO- (tierra). Ejemplos: geografía, geometría
y geología. Se escriben con G las palabras que terminan en -GÉLICO, -GENARIO, -
GÉNEO, -GÉNICO, -GENIO, -GÉNITO,-GESIMAL, -GÉSIMO y -GÉTICO: angélico e
ingenio.
Llevan J las formas de los verbos que no tienen G ni J en el infinitivo. Ejemplos: de

decir, dije, dijeron; de traer, trajimos, trajeron.
Uso de la H
Se escriben con H todos los tiempos del verbo HACER y no llevan H las formas del
verbo ECHAR. Ejemplos: hago, echaban, hacemos y echamos. Se escriben con H los
tiempos del verbo HABER. Se escribe HA y HE si van seguidos de Participio Pasivo: ha
salido, he contado, a jugar, a ver.
Llevan H las que empiezan por HIA-, HIE-, HUE- y HUI-. Ejemplos: hiato, hiena, huele,
huidizo, hierba, hierro, hueco, huevo. Excepción: iatrogénico. Llevan H los compuestos
y derivados de palabras que tengan esa letra, como honra, deshonra. Menos oquedad,
orfandad, osamenta, óvalo, oscense y oler.
Uso de Y, LL
Se escribe Y al final de palabra si va precedida de una vocal, como jersey, Paraguay.

Excepciones: saharaui y bonsái. Llevan LL las palabras terminadas en -ILLA e -ILLO.
Ejemplos: mesilla, cigarrillo, costilla, amarillo, colmillo y parrilla.
Se escriben con Y los plurales de los nombres que terminan en Y en singular. Ejemplos:
rey, reyes; ley, leyes; buey, bueyes. Se escribe con Y la conjunción copulativa Y.
Ejemplos: tú y yo. Esa conjunción es E si la segunda palabra empieza por I: tú e Inés.
Excepciones: cinc y hierro.
Llevan Y las formas de los verbos que no tienen Y en su infinitivo. Ejemplos: de caer,
cayeron; de leer, leyendo; de poseer, poseyeron.
Uso de la M y N
Se escribe M antes de B y P. Ejemplos: tambor, cumpleaños. Pero se escribe N antes

de V. Ejemplos: envío, invitar y convivir. Llevan M al final de palabra algunos
extranjerismos y latinismos. Ejemplos: zum, álbum, currículum y auditórium.
Se escribe M delante de N, como alumno, amnistía. Pero se escribirá N cuando la

palabra está formada con los prefijos CON, EN e IN: connatural, innoble.
Uso de la R y RR
19
Versión: 0,3
El sonido R múltiple se escribe RR, como perro y turrón. El sonido simple se representa
con R, como cara, pared, amarillo y arcilla. Se escriben con R las palabras con sonido
simple después de B, C, D, F, G, K, P y T. Ejemplos: brazo, cromo, dromedario, frase,
gramo, prado y travieso.
Se escriben con R las palabras con sonido múltiple al principio de palabra. Ejemplos:
ratón, regalo, rico, rosa y rubio. Se escribe R con sonido múltiple cuando va después de
L, M, N y S. Ejemplos: alrededor, rumrum, honra, israelita, Enrique y Conrado.
Uso de la S y X
Se escriben con X las palabras que empiezan por la sílaba EX- seguida del grupo -PR-.
Ejemplos: expresar, exprimir, exprés, expresamente y expreso. Llevan X las que
empiezan por la sílaba EX- seguida del grupo -PL-. Ejemplos: explanada, explicar,
exploración. Pero esplendor y espliego.
Se escriben con X las palabras que empiezan por los prefijos EX- (fuera, más allá) y
EXTRA- (fuera de). Ejemplos: excarcelar, extramuros y excursión. Llevan X las palabras
que empiezan por XENO- (extranjero), XERO- (seco, árido) y XILO- (madera).
Ejemplos: xenofobia, xerografía y xilófono.
Uso de los Acentos
Las palabras AGUDAS llevan tilde o acento cuando terminan en VOCAL, N o S: aquí. Si
termina en S precedida de otra consonante no lleva: robots, tictacs.
Las palabras GRAVES O LLANAS llevan tilde cuando NO terminan en VOCAL, N ni S:

ángel, árbol. Si acaba en S precedida de consonante sí lleva: bíceps, cómics.
Las ESDRÚJULAS se acentúan siempre. Ejemplos: plátano, ángeles, lámpara, teléfono,

Málaga, décimo, águila, cántaro, sábana.
Hay diptongo cuando se juntan dos vocales cerradas I, U, entre sí o con otras abiertas
A, O, E. Si lleva tilde será en la abierta: acarició, después.
Llevarán acento las vocales I, U, cuando están en hiato, sin formar diptongo, como
caloría, avemaría, baúl, Andalucía, brío, María, día, caímos.
Las palabras SOBRESDRÚJULAS se acentúan siempre. Ejemplos: gánatela,

llévatelo, dígamelo, cómetelo, llévesemela.
Las palabras que tienen una sílaba (monosílabas) no llevan tilde. Ejemplos: pie, sol,
gran, gris, fue, dio, bien, mal.
20
Versión: 0,3
En las oraciones interrogativas y exclamativas llevan tilde: qué, cuál, adónde, cómo,
cuán, cuándo, cuánto, dónde y quién. Ejemplo: ¿Qué quieres?
Uso de las Mayúsculas
Se escribirá con letra inicial mayúscula todo nombre propio: Carlos, Platero, Madrid,
Ramos, Luna. Los nombres comunes llevan minúscula: niño, perro. Lleva letra inicial
mayúscula la primera palabra de un escrito y después de punto. Ejemplos: El ciclista
corre. Tú cantas. Santiago baila.
En las palabras que empiezan por LL y CH, sólo se escribirá con mayúscula la letra
inicial. Ejemplos: Chillada, Llorente, Chile. Llevan mayúscula los nombres de
divinidades, festividades religiosas y atributos divinos: Dios, Navidad, Todopoderoso,
Cristo, Inmaculada.
Usamos minúscula para escribir los días de la semana, los meses y las estaciones del
año. Ejemplos: lunes, marzo, primavera e invierno. Se escriben con mayúscula los
nombres de dignidad y organismos. Ejemplos: Rey, Papa, Presidente, Ministro,
Biblioteca Nacional, Tribunal Supremo.
Se escriben con mayúscula los números romanos. Ejemplos: Juan Pablo II, siglo XVI,
Juan Carlos I, tomo III, Felipe II.
Interrogación y Exclamación
Los signos de interrogación (¿?) se escriben al principio (¿) y al final (?) de las
preguntas: ¿Qué hora es? ¿Vas a ir de excursión?
Los signos de exclamación (¡!) se escriben al principio (¡) y al final de la frase (!): ¡Eso
es una injusticia! ¡Qué alegría verte! ¡Ay de mí! Después de los signos que indican
cierre de interrogación o exclamación (?!) no se escribe nunca punto. ¿Dónde has
comprado ese vestido?
Guión y raya
Se emplea guión (-) para separar las sílabas de una palabra, especialmente cuando
ésta no cabe en un renglón. Ejemplos: in-sec-tos, or-to-gra-fía.
Las palabras que contengan la H precedida de consonante se dividirán de manera que

la H comience en el renglón siguiente. Ejemplo: in-hu-ma-no.
Se emplea raya o guión largo en diálogos, como en este ejemplo: -¿Cómo te llamas? -
Andrés Pereda. -De dónde eres? -De Castilla.
21
Versión: 0,3
Punto
El punto y seguido separa enunciados que integran un párrafo. Se continúa escribiendo

en la misma línea: Dieron un paseo. La mañana era espléndida.
El punto y aparte separa dos párrafos distintos. La primera línea del nuevo párrafo debe
tener un margen mayor, es decir, ha de quedar sangrada. El punto y final es el que
cierra un texto. El punto se utiliza también después de las abreviaturas. Ejemplos: Sra.,
Excmo., a.C.
Coma
Se emplea coma (,) para separar dos o más palabras de una enumeración. Ejemplo:
Acudió toda la familia: abuelos, padres, hijos, cuñados, etc.
Se usa coma para separar las oraciones de un enunciado. Ejemplo: Antes de irte, corre
las cortinas, cierra las ventanas, apaga la luz y cierra.
Las comas separan estas expresiones: esto es, es decir, o sea, en fin, por último, por
consiguiente, sin embargo, no obstante, además, en tal caso, por lo tanto, en cambio,
en primer lugar, etc.
Se escribe coma para aislar el vocativo: Julio, ven acá. Si el vocativo va en medio del
enunciado se escribe entre dos comas: Estoy alegre, Isabel, por el regalo.
Se usa coma para aislar una oración explicativa que se intercala en una frase. Ejemplo:
Ella es, entre mis amigas, la más querida.
Hay coma cuando se invierte el orden regular de las partes de un enunciado. Ejemplo:
Dinero, ya no le queda.
Puntos Suspensivos
Se usan puntos suspensivos (...) al final de enumeraciones incompletas. Ejemplo:

Puedes hacer lo que te apetezca más: leer, ver la tele, oír música...
Cuando se quiere expresar duda, temor o vacilación. Ejemplo: Iré, no iré... Debo
decidirme pronto.
Cuando se reproduce una cita textual o un refrán, omitiendo una parte. Ejemplo:
Entonces pensé: "Más vale pájaro en mano..." y acepté el dinero.
Dos Puntos
Se usan dos puntos (:) para anunciar una enumeración. Ejemplo: Tres son las
provincias aragonesas: Huesca, Zaragoza y Teruel. Los dos puntos preceden a las citas
22
Versión: 0,3
textuales. La primera palabra posterior lleva mayúscula. Ejemplo: Ya lo dijo Descartes:

"Pienso, luego existo".
Se emplean los dos puntos en el saludo de las cartas y otros documentos. Ejemplo:
Querido amigo: Te escribo esta carta para comunicarte que...
Usamos dos puntos cuando se enuncia una proposición general y enseguida se explica.
Ejemplo: Dios es eterno: no tiene principio ni fin. Se usan dos puntos para señalar la
relación causa-efecto. Ejemplo: Se ha quedado sin trabajo: no podrá ir de vacaciones
este verano.
En textos jurídicos y administrativos. Ejemplos: El Secretario de esta entidad

CERTIFICA: Que D. José Álvarez ha seguido el Curso de...
Punto y coma
Se usa punto y coma (;) para dividir las diversas oraciones que ya llevan alguna coma:
La chaqueta es azul; los pantalones, grises; la camisa, blanca. Para separar
proposiciones yuxtapuestas, si ya se ha empleado coma: La muchacha gozosa, corría
hacia su casa; sus padres acababan de llegar.
Se suele colocar punto y coma antes de las conjunciones mas, pero, aunque, sin
embargo, por tanto, por consiguiente, en fin, etc. Se le avisó que cambiara; pero no
quiso.
Paréntesis
Se usan los paréntesis ( ) cuando se interrumpe el sentido del discurso con un inciso
aclaratorio. El abuelo Alberto (en su juventud fue un brillante cirujano) parecía una
estatua sentado en el sillón. Para intercalar algún dato o precisión como fechas o
lugares: El año de su nacimiento (1616) es el mismo en que murió Cervantes.
Se utiliza para evitar introducir una opción en el texto: En el documento se indicará el

(los) día (S) en que haya tenido lugar la baja.
UNIDAD III
GRAMATICA EN EL DESEMPEÑO LABORAL
La gramática es el estudio de las reglas y principios que regulan el uso de

las lenguas y la organización de las palabras dentro de una oración. También se
denomina así al conjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de un lenguaje
muy determinado; así, cada lengua tiene su propia gramática.
23
Versión: 0,3
La gramática española se divide en:
Fonología- estudia la fonética y la ortografía.
Morfología-estudia la estructura interna de las palabras para delimitar, definir su

clasificación en partes de la oración.
Sintaxis- estudia la relación de las palabras entre sí para formar oraciones simples y la
unión de éstas para formar palabras compuestas. El idioma o lengua, no nos serviría
para nada si no lo usáramos para comunicarnos. También, se le dan otros usos, por
ejemplo, para escribir Literatura. Ésta es un arte, pero el arte también es una forma de
expresión, de comunicación.
Para comunicarnos
Considerando lo anterior, podemos decir que el uso más habitual y más clásico de la
lengua es la comunicación.
Aprendizaje
En general, a medida que los seres humanos crecemos, poco a poco, vamos
aprendiendo a hablar. Conocemos el significado de los sonidos; luego, el de las
palabras; y cuando somos todavía muy niños, ya podemos hacernos entender: es decir,
sabemos usar el idioma.
Eso no significa que lo dominemos ni que lo usemos siempre de la manera adecuada.

Debido a ello, es importante recurrir a la gramática. Cuando somos emisores de un
mensaje lingüístico, hablando o escribiendo, ésta nos ayuda a hacerlo bien. Y, cuando
somos receptores de un mensaje lingüístico, o sea, cuando escuchamos o leemos, nos
permite entender correctamente lo que nos están transmitiendo.
Comunicando con palabras

Los seres humanos nos comunicamos. Ya sabemos que esta comunicación es parte
nuestra, tanto así que el mundo no funcionaría si las personas no nos transmitiéramos
continuamente lo que pensamos, queremos o sentimos.
Lenguaje
Es la capacidad de comunicar nuestros pensamientos, generalmente, oral o escrito,
pero cuando utilizamos ademanes, también nos comunicamos. El lenguaje se realiza
tres funciones importantes:
Apelativo (para llamar la atención de alguien)
Expresivo (para manifestar sentimientos)
Comunicativo (cuando va dirigido hacia alguien).
Lengua
24
Versión: 0,3
La lengua es el sistema de signos que sirve para establecer la comunicación. Este

sistema de signos está en la mente de los hablantes, pertenece a todos y es inmaterial.
La lengua es un sistema de sistemas: sistema fonológico, sistema morfológico, sistema
sintáctico y sistema semántico.
Habla
Es la realización concreta de la lengua; es el uso que cada hablante hace de la lengua.
Sin embargo, no podemos olvidar que los eventos sociales influyen en el acto de la
comunicación. Por ejemplo: no hablamos de la misma manera, con un amigo que con
un desconocido. Por esta razón es que el hablante puede hacer uso, según la situación
del habla.
Culta: propiedad, fluidez y corrección. Se asocia con intelectuales.
Vulgar: incorrecciones tanto en el vocabulario, como en la pronunciación y en la

sintaxis. Se asocia con personas de escasa preparación académica.
Coloquial: uso de diminutivos, aumentativos, vocabulario sencillo y expresivo que

utiliza refranes y modismos y tiene una pronunciación más relajada.
Norma lingüística
La norma es la que establece qué es aceptable en un idioma. Por ejemplo, en Puerto
Rico decimos /s/ /a/ /p/ /á/ /t/ /o/, en vez de /z/ /a/ /p/ /á/ /t/ /o/. Esta norma se llama el
seseo y establece que es aceptable que pronunciemos la /z/ como /s/. Todos los países
tienen una Academia de la Lengua que, en coordinación a la Real Academia Española,
fija la norma lingüística.
Un proceso
La comunicación es justamente eso: el proceso mediante el cual una persona, llamada
emisor, transmite a otra persona, llamada receptor, un mensaje, y este mensaje es
transmitido a través de un código, es decir, de un conjunto de signos.
Una definición
Cuando utilizamos el lenguaje para transmitir lo que deseamos, estamos entablando
una comunicación lingüística. Es decir, una comunicación basada en el idioma, sea el
que sea, y que puede ser, a su vez, en forma escrita u oral.
La comunicación lingüística -ya sea escrita u orales la que utilizamos con mayor
frecuencia. Por eso, la estudiaremos en forma más detallada en esta oportunidad. La
ciencia que nos ayudará a estudiar este tema es la gramática.
No es lo mismo decir: La pérdida de tu mujer (la sinvergüenza) que: la pérdida de tu
mujer (que perdió algo) la gramática ordena con sus reglas las expresiones.
Sustantivo:
25
Versión: 0,3
Un sustantivo es el nombre de una cosa (puede ser también abstracta). El sustantivo

responde a la pregunta “¿qué es eso (él, ella)?”. Por ejemplo: “persona”, “idea”,
“nombre” y “cosa”. »
Plural
Plural significa, que se trata de varios. Por ejemplo, "hombres", "ideas", "bellas",
"buenas", "esas". »
Adjetivo:
El adjetivo describe al sustantivo. Un adjetivo responde a la pregunta “¿cómo/qué tal/de
que clase es eso (él, ella)?”. Por ejemplo: “bonito/a”, “bueno/a”, “largo/a” y “grande”. »
Verbo:
El verbo presenta una acción o un estado. Los verbos responden a las preguntas: ¿Qué
hacer? ¿Qué sucede? ¿Qué estás haciendo? Por ejemplo "cantar" "ser" "pararse"
"encontrarse". »
Adverbio:
Los adverbios describen un verbo, adjetivo, adverbio, o toda una frase. Ejemplos de
adverbios: "bien" "ayer" "solamente". »
Preposición:
Preposición es una palabrita, que muestra la función en la frase de la parte de la frase
que lo sigue. Por ejemplo: "sur" = sobre, "en" = en y "sub" = debajo. »
Pronombre:
Pronombres son las palabras: Yo, tú, ella, él, nosotros, ellos, etc.
Afijo, Prefijo, Sufijo.
Afijo se usa para combinar con otras palabras. Afijo que se mete después de la raíz, se
llama sufijo. Afijo que se usa antes de la raíz, se llama prefijo. »
Sujeto:
Sujeto es la palabra principal de la frase, gramáticamente independiente de las demás
parte de la frase. Generalmente (pero no siempre) el sujeto es lo que hace la acción en
la frase. Por ejemplo en la frase = "Te quiero", "mi" = "Yo" es el sujeto." »
Objeto:
Objeto es lo que está directamente afectado de la acción en la frase. Por ejemplo en la
frase "Te quiero", = "te" es el objeto." »
Ejemplos de las categorías gramaticales:
26
Versión: 0,3
Partes variables: Este tipo de palabras no se alteran con la variación; si cambian en

“Género”, “Tiempo” y “Número” no tienen alteración en su estructura esencial. Artículo;=
él, la, los, las, (lo), uno, una, unos, unas, al y del. Sustantivo o nombre niño = niños;
hombre = hombres. Pronombre = yo, tu, el, ellos, aquellos etc. Verbo = Pedro, Juan,
Árbol, teléfono, Adjetivo = Grande, Grueso, Sordo, Fuerte etc. Adverbio = aquí, allá,
temprano, tarde, ayer, etc.
Partes invariables Estas partes como se puede evidenciar, no varían en absoluto en

su escritura, ya sea en singular o en plural. Preposición = a, ante, contra, desde,
durante etc. Conjunción = y, ni, ó, e, pero, sino. Interjección = ¡alto!, ¡hay! ¡Aquí! Etc.
UNIDAD IV
ARCHIVO FISICO
CONCEPTO DE ARCHIVO:
La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres DEFINICIONES distintas de

acuerdo con el Diccionario de la R.A.L.E.:
ARCHIVO LOCAL en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que

significa la existencia de archivos no sólo oficiales, sino también semipúblicos,
comerciales o particulares); el conjunto de estos documentos y el mueble/s que los
contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).
ARCHIVO como aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar,

conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, para dichos conjuntos de
documentos para el cumplimiento de los fines anteriormente mencionados.
SERVICIO DE ARCHIVO: También se le da este nombre al servicio especializado

(Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar
documentos.
Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un
modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida
posible cuando sea necesario.
1. CLASES DE ARCHIVO:
Según el grado o frecuencia de utilización:
Archivos Activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad

o de consulta frecuente.
Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse
realizado sobre ellos el trabajo concreto.
27
Versión: 0,3
Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y
funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
Según el lugar de emplazamiento:
Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es
consultado por distintos departamentos.
Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la
entidad. Estos a su vez pueden ser:
Departamentales o por secciones: en el propio departamento por ser utilizado
constantemente por este.
Personales: de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a
la persona que trabaja con ellos.
Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí.
2. CONCEPTO DE DOCUMENTO
Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al

mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o
acredita algo". Este sería el Concepto general de documento.
La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión

en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o
en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte
informáticos.
Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado
o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar
algo.
Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos

válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas.
Cada Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan
atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de documentos
públicos o privados.
Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez

y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas.
El documento oficial reúne, en general, las mismas características que los demás
documentos aunque con algunas salvedades:
En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas con
la Administración Pública o de diferentes organismos públicos entre sí.
La mayoría de estas relaciones se realizarán a través de unos impresos ya
preestablecidos o normalizados;
28
Versión: 0,3
Ha de quedar constancia de la fecha de recepción del documento.

Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado
y cada vez con más frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, gráficos,
informáticos, nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el más
utilizado y el que con más frecuencia vamos a manejar.
El documento, al mismo tiempo que fuente de información, se reconoce legalmente

como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos
se encuentran regulados adecuadamente.
2.1 SOPORTE DOCUMENTAL

Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados.
Además de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
El término "conservación", en el ámbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a

todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el
fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible.
Existen dos corrientes diferentes sobre la disciplina de la Conservación. La anglosajona,

que a su vez se divide en otras dos disciplinas, la denominada Preservation, que
determina las medidas preventivas de permanencia y durabilidad de los documentos, y
la Conservation, que determina las medidas a tomar para la restauración de los
documentos deteriorados. Y la latina, en la que se contempla una
única disciplina llamada Conservación, de la que forman parte la Preservación y la
Restauración.
La primera, también denominada Conservación Preventiva, se ocupa de la prevención

del deterioro de los documentos y la segunda de la reparación y recuperación funcional
de los documentos deteriorados. Después de esta aclaración terminológica sobre los
conceptos conservación, preservación y restauración, nos vamos a centrar en el papel
que han desempeñado estas disciplinas en el campo de las Ciencias de la
Documentación.
FUNCIONES DEL ARCHIVO
La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la

Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los
cuales puede ser requerida su presentación.
Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta

conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los
asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra
rápidamente lo que se busca.
29
Versión: 0,3
Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite
relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve como medio de
consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo
sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la
realización de un acto o la forma de hacerlo.
EL ARCHIVO FISICO
Es decir, archivos son tanto los fondos documentales (los “conjuntos orgánicos de
documentos”) Como las instituciones donde se conservan dichos fondos (por ejemplo,
el Archivo General de la Nación).
Debe entenderse por “documento” todo soporte que contiene un texto que es el
resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de
sus objetivos y finalidades. Incluyen tanto los jurídicos como los administrativos,
distinguiéndose de otras acepciones documentales por su génesis, por cuanto se
estiman como tales los producidos o recibidos por una persona o institución durante el
curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines y conservados como
prueba e información. Los documentos de archivo se producen uno a uno y con el paso
del tiempo constituyen series. Este carácter seriado es el resultado de acciones
repetitivas determinadas por una o muchas funciones específicas.
Custodia y administración de archivos físicos inactivos y activos manteniendo la

confidencialidad y disponibilidad de la información.
EL EDIFICIO DEL ARCHIVO
La protección y preservación del patrimonio documental, bibliográfico y hemerográfico

implican, entre otros, dos grandes aspectos: su control físico y su control intelectual. Por
un lado, es menester procurar las condiciones básicas que permitan la conservación de
los soportes originales de la información; por otro, es preciso contar con instrumentos
de consulta que permitan recuperar en forma oportuna y eficaz dicha información.
En lo que hace a la conservación propiamente dicha, el combate de

los problemas habituales que se derivan de las condiciones climáticas, de la humedad,
de las plagas, del deterioro natural del papel, especialmente por su fabricación
con celulosa desde hace dos siglos, es una constante que, pese a sus avances, no ha
encontrado soluciones definitivas.
Por ende, una preocupación común a los archivos y bibliotecas, e incluso en museos,
es encontrar remedios prácticos y asequibles para asegurar la preservación de sus
acervos. De lo anterior se desprende la necesidad, en el nivel nacional, de procurar el
30
Versión: 0,3
establecimiento de políticas y normas sobre conservación en las instituciones públicas y

privadas dedicadas a la protección del patrimonio.
2.2 MOBILIARIO DE ARCHIVO
Mobiliario de archivo: Mobiliario de archivo metálico, Mobiliario de archivo modular,

Mobiliario de archivo modular Archivo Tec, Mobiliario de archivo Multiuso, Mobiliario de
archivo plano.
Carritos
Lámparas: Lámparas de pie, Lámparas de sobremesa.
Mesas: Mesas de centro, Mesas para impresora, Mesas de oficina, Mesas para
ordenador.
Postes
Protectores de suelo
Sillas: Sillas de conferencias, Sillas de contacto permanente, Sillas de dirección, Sillas
de espera, Sillas standard, Sillas sincronizadas.
Taburetes
Carretilla
Cestas de almacenamiento
2.3. CONDICIONES AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD
Ubicado en un lugar donde no exista ninguno de los peligros identificados en la norma

para los documentos a causa de la ubicación, el entorno, el fuego, el agua, los
almacenamientos inadecuados, los robos, el vandalismo, el terrorismo.
Rentable y con poco coste energético, valorado para toda su vida planificada (mínima
de 20 años) y, preferentemente, con espacio para ampliaciones más allá de la duración
planificada.
Que no dependa excesivamente de equipamientos y maquinaria de alta tecnología para

mantener un entorno estable y donde los equipos funcionen siempre correctamente.
Donde exista una estrategia global de protección contra incendios, preferentemente con
un sistema de extinción automático mediante rociadores de agua o un gas homologado
(en las tres bibliotecas nacionales –la británica, la escocesa y la galesa- se ha instalado
rociadores de agua por su efectividad, menor coste y mayor respeto ecológico).
Con la zona de almacenamiento tan definida y controlada que queden minimizados

todos los riesgos de incendios e inundaciones, especialmente los derivados de las salas
de máquinas de los sistemas de climatización. Donde cada tipo de material se
almacene en el entorno más apropiado (requisitos específicos para los materiales
fotográficos, sobre todo respecto a su aclimatación antes de una consulta).
31
Versión: 0,3
3. SISTEMA DE INFORMACIÓN
El Sistema formal es para recabar, integrar, comprar, analizar y difundir información

interna y externa de la empresa en forma oportuna, eficaz y eficiente.
Elementos de un sistema de información

Un sistema de información (SI) es un conjunto organizado de elementos, estos elementos son
de 4 tipos:
• Personas.
• Datos.
• Actividades o técnicas de trabajo.
• Recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación, aunque
no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente).
Todo ese conjunto de elementos interactúan entre si para procesar los datos y la información
(incluyendo procesos manuales y automáticos) y distribuirla de la manera más adecuada
posible en una determinada organización en función de sus objetivos. Normalmente el término
es usado de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, estos son
el campo de estudio de la tecnología de la información (IT), y aunque puedan formar parte de
un sistema de información (como recurso material), por sí solos no se pueden considerar como
sistemas de información, este concepto es más amplio que el de sistema de información
informático. No obstante un sistema de información puede estar basado en el uso
de computadoras, según la definición de Langefors [1] este tipo de sistemas son:
• Un medio implementado tecnológicamente para grabar, almacenar y distribuir expresiones
lingüísticas,
• Así como para extraer conclusiones a partir de dichas expresiones
32
Versión: 0,3
TALLER No 1
Del material de apoyo y otro consultado por usted, responda el siguiente taller y prepárelo para
socializarlo en plenaria.
1. Defina con sus palabras que es redacción.
2. Porque es importante desde nuestra función administrativa el saber redactar textos?
3. Enumere y explique brevemente las acciones que puedo realizar para lograr una adecuada
redacción.
4. Cuáles son los tipos de redacción de Textos y de un Ejemplo.
5. Enumere los pasos a tener en cuenta para redactar un texto.
6. Explique que es la lluvia de ideas y con un ejemplo aplique una de las técnicas.
7. Enumere las condiciones a tener en cuenta para redactar una carta.
8. Explique cada una de las indicaciones complementarias para escribir una carta.
9. Defina que es un Memorando y cuál es su uso. (Redacte uno para socialización)
10. Defina que es una circular. (Redacte una para socialización)
33
Versión: 0,3
TALLER No 2
1. Cuáles son las palabras Agudas. De cinco ejemplos.
2. Cuáles son las palabras Graves. De cinco ejemplos.
3. Cuáles son las palabras esdrújulas. De cinco ejemplos.
4. Cuáles son las palabras Sobreesdrújulas. De cinco ejemplos
5. Cuando se usan las mayúsculas. De dos ejemplos.
6. Como se usan los signos de interrogación y exclamación. De dos ejemplos de cada uno.
7. Para que se utiliza el guión y la raya. De dos ejemplos
8. Como se usa el punto y la coma. De dos ejemplos
9. Como se usan los puntos suspensivos y los dos puntos. De dos ejemplos
10. Cuando se usa el punto y coma. Como se usa el paréntesis. De dos ejemplos de cada uno.
34
Versión: 0,3
TALLER No 3
1. Defina que es la gramática.
2. Como se divide la gramática española.
3. Defina brevemente: aprendizaje, lenguaje, lengua, habla, y norma lingüística.
4. Que es el sustantivo. De tres ejemplos en una oración.
5. Que es un adjetivo. De cinco ejemplos en una oración.
6. Que es el verbo y explique los tiempos de conjugación con un ejemplo.
7. Que es el adverbio. De dos ejemplos en una oración.
8. Que es una preposición y enumérelas.
9. Que son los pronombres y de dos ejemplos.
10. Que es el sujeto y de cinco ejemplos en una oración.
35
Versión: 0,3
TALLER No 4
1. Defina que es un archivo.
2. Como se pueden clasificar los archivos.
3. Cuáles son las funciones del archivo.
4. Que es un archivo físico
5. Cuáles son las formas de archivo físico (dibuje tres).
6. Cuáles son los métodos de archivo.
7. Nombre tres condiciones ambientales y de seguridad para conservar un archivo.
8. Explique con sus palabras que es el sistema de información.
36
Versión: 0,3
GLOSARIO
Redacción
Correspondencia
Archivo
Gramática
Documento
Resumen
Síntesis
Aprendizaje
BIBLIOGRAFIA
http://www.monografias.com/trabajos/filoycienempi/filoycienempi.shtml.
http://www.ejemplode.com/12-clases_de_espanol/2157-
MONTAGUT Guillermo. Manual de Redacción.
LAROUSE. Estudiando la gramática moderna.
37

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MODULO DE CORRESPONDENCIA

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Fecha: 07/01/19 Fecha: 14/01/19 Fecha: 16/01/19

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Ejemplos comunes de redacción administrativa son: el memorando, las circulares, una

PASOS NECESARIOS PARA REDACTAR:

1.- Selección del tema.

2.- Búsqueda de información.

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Consejos para la lluvia de ideas:

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Nota: estos márgenes los tomaremos a partir de los bordes de la hoja.

Fecha: el nombre de la ciudad de origen y la fecha de envió debemos colocarlos de dos

Medellín, 2 de Mayo de 2013

Datos del Destinatario: a partir de la ciudad y fecha dejaremos de cuatro a seis

Tratamiento de Cortesía o Título Académico

Nota debemos escribirla con mayúscula inicial y únicamente.

Nombre del destinatario. Debemos ubicarlo en la segunda línea, en mayúscula

Nota: al responder una comunicación, la dirigiremos tal como el firmante utilizó su

Cargo Debemos colocarlo sólo con mayúscula inicial.

Empresa Debemos ponerla en la siguiente línea con la denominación mas ampliamente

Dirección. Debemos poner en la carta exactamente la que se indique en el sobre.

Nombre de la ciudad. Debemos identificar la ciudad por su nombre, aun tratándose de

Bogotá, 27 de Febrero de 2013

Se podrá elegir cualquiera de las siguientes opciones:

Estimado señor Castañeda:

Cordial saludo, señor Rojas:

b) De cuatro a seis renglones de los datos del destinatario, o de tres a cuatro de la

Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía, e informarle……

Texto. Se deberá tener en cuenta lo siguiente:

Presenta dos alternativas.

a) Despedidas breves seguidas de coma (,):

b) Despedidas con frase de cortesía terminada en punto (.):

Nota: Utilicemos solamente un de las dos alternativas por carta.

Datos del remitente. El nombre debemos situarlo de cuatro a seis renglones de la