Manual Ficha UTPL ALUMNI V1 6

DIRECCIÓN GENERAL DE TECNOLOGÍAS Y TRANSFORMACIÓN DIGITAL
Ficha UTPL ALUMNI

Manual de usuario
Versión 1.8
CÓDIGO FECHA DE ACTUALIZACIÓN VERSIÓN PÁGINAS
FICHA_UTPL_ALUMNI_1_8 31/01/2023 1.8 26
NIVEL DE ACCESO: Público, enfocado en estudiante a titularse y UTPL Alumni
FICHA UTPL ALUMNI

Manual de usuario
Dirigido a estudiantes a titularse y UTPL Alumni
Dirección General de TI y Transformación Digital
Manual de usuario dirigido a estudiantes a titularse y graduados UTPL
Versión 1.8
ÍNDICE
1 ACCEDER A UTPL ALUMNI 5
2 INGRESO A LA FICHA 7
2.1 Datos personales 11
2.2 Correos electrónicos 12
2.3 Número telefónico de contacto 13
2.4 Personas de referencia o de contacto y familiares 13
2.5 Formación académica 16
2.6 Información laboral 19
2.7 Paso final (sólo para estudiantes a titularse) 22
3 PREGUNTAS FRENCUENTES 23
3.1 Generales 23
4 OLVIDÓ SU CONTRASEÑA O CREDENCIALES INSTITUCIONALES 24
5 SOPORTE O DUDAS 25
Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 3

Manual actualizado al 31 de enero del 2023
Versión 1.8
TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 Acceder a UTPL Alumni ...................................................................................................................................................... 5

Ilustración 2 Parte de UTPL Alumni ........................................................................................................................................................ 6
Ilustración 3 Ingreso a la ficha Alumni ..................................................................................................................................................... 7
Ilustración 4 Política de datos.................................................................................................................................................................. 8
Ilustración 5 Editar la ficha alumni ........................................................................................................................................................... 9
Ilustración 6 Secciones de la ficha Alumni .............................................................................................................................................. 9
Ilustración 7 Formulario de datos personales........................................................................................................................................ 11
Ilustración 8 Sección de correos electrónicos ....................................................................................................................................... 12
Ilustración 9 Ejemplo de llenado del formulario de correo electrónico .................................................................................................. 12
Ilustración 10 Sección de números de contacto .................................................................................................................................... 13
Ilustración 11 Ejemplo de llenado del formulario de número de contacto ............................................................................................. 13
Ilustración 12 Sección de personas de referencia o contacto y familiares ........................................................................................... 14
Ilustración 13 Ejemplo llenado de formulario de personas de referencia o de contacto y familiares .................................................... 15
Ilustración 14 Sección formación académica ....................................................................................................................................... 16
Ilustración 15 Ejemplo llenado de formulario de formación académica (bachillerato)........................................................................... 17
Ilustración 16 Ejemplo llenado de formulario de formación académica (universitario y tecnológico) .................................................... 18
Ilustración 17 Sección información laboral ............................................................................................................................................ 19
Ilustración 18 Ejemplo de llenado de formulario de información laboral ............................................................................................... 21
Ilustración 19 Ir a la página para recuperar credenciales de acceso .................................................................................................... 24
Ilustración 20 Página para recuperar credenciales de acceso institucionales ...................................................................................... 24

Versión 1.8
1 ACCEDER A UTPL Alumni
Puede ingresar al sistema haga clic aquí
Recuperar su
clave/
Cambiar su clave
Ir al manual de
usuario
Puede utilizar el
chatbot para
realizar preguntas
Ilustración 1 Acceder a UTPL Alumni frecuentes
El sistema presentará la página de autenticación, por favor ingresar el nombre de usuario y la contraseña del correo institucional
UTPL, luego presionar el botón INGRESAR. Por favor considerar que el nombre de usuario no debe contener el símbolo @ o espacios
(observe la Ilustración 1)

Versión 1.8
Dentro del sistema se le listarán las opciones a las que usted podrá acceder, observe la Ilustración 2
Opción para cerrar sesión
Ilustración 2 Parte de UTPL Alumni
Opciones a las que tiene Opciones a las que tiene

acceso (menú de acceso (página inicial)
navegación rápida)

Versión 1.8
2 INGRESO A LA FICHA
Usted puede ingresar a la ficha Alumni, desde la página inicial o desde el menú de navegación rápida, observe los recuadros de color
naranja de la Ilustración 3
1.- Clic sobre la funcionalidad “Ficha alumni”
Ilustración 3 Ingreso a la ficha Alumni
2.- Para continuar debe aceptar los términos y condiciones, observe la Ilustración 4

Versión 1.8
Ilustración 4 Política de datos

Versión 1.8
3.- Haga clic en el icono en la columna EDITAR, que está junto a su identificación y nombres completos. Observe la Ilustración
5
Ilustración 5 Editar la ficha alumni
4.- Llenar la información de las 6 secciones Datos personales, Correos electrónicos, Número de contacto, Personas de
referencia o contacto y familiares, Formación académica fuera de UTPL e Información laboral.
Ilustración 6 Secciones de la ficha Alumni

Versión 1.8
En cada sección debe:
Llenar todos los campos, en especial los obligatorios
•Es obligatorio que ingrese al menos un correo electrónico, y que sea definido
como activo y principal
• Aquí usted puede desactivar correos que haya registrado anteriormente pero
que ya no utiliza.
• Si el correo personal que usted utiliza ya está ingresado como activo y
principal no debe realizar ningún cambio y puede continuar con la siguiente
sección.
• Es obligatorio que ingrese al menos un número de contacto, y que sea
definido como activo y principal
• Aquí usted puede desactivar números telefónicos que haya registrado
anteriormente pero que ya no utiliza
• Si el número que usted utiliza ya está ingresado como activo y principal no
debe realizar ningún cambio y puede continuar con la siguiente sección.
• Una persona de contacto obligatorio (que no sea familiar)
• Un familiar de contacto obligatorio
• Es importante ingresar si tiene a personas con discapacidad dentro de su
núcleo familiar.
• Es obligatorio que ingrese los datos de su bachillerato
• Es obligatorio que ingrese los datos de su título de tercer nivel si usted va a
titularse en algún programa de posgrado o cuarto nivel. También puede
ingresar información de otros estudios universitarios en otras instituciones
educativas
• Es obligatorio que ingrese al menos un registro de información laboral
Un registro al menos, principalmente de su situación actual. Esta información es
utilizada para temas de bolsa de empleo que tiene la Universidad.
• Recuerde en cada sección ir almacenando los datos ingresados, a continuación se indica la forma de llenar los
formulario solicitados.

Versión 1.8
2.1 Datos personales
En esta sección se recolectan datos personales por favor recuerde ingresar la información correctamente, los nombres y número de
identificación deben ser tal como se presenta en su cédula de ciudadanía o en su pasaporte.
Nota general: De existir alguna novedad con sus nombres, apellidos y número de identificación puede comunicarse con la secretaria
de su carrera/programa
Ilustración 7 Formulario de datos personales
❖ ¿Qué debo hacer si la información que presentan como IDENTIFICACIÓN, APELLIDOS Y NOMBRES no corresponden
a mi persona?
• No debe realizar ningún cambio en los datos
• Notificar a datos@utpl.edu.ec, con copia al correo del cual recibió el usuario y clave de acceso, indicando
como:
o ASUNTO DEL CORREO: FICHA SIEC: Usuarios no corresponden
o CUERPO DEL CORREO:
▪ Enviar el nombre de usuario con el que ingresó al sistema
▪ Enviar su número de identificación
▪ Enviar su correo institucional (UTPL)
Si en los listados no existiera tipo de relación/grupo étnico/ País, provincia o cantón de nacimiento/ título obtenido de su contacto de
referencia por favor solicitarlo al correo datos@utpl.edu.ec , asunto del correo FICHA SIEC: agregar tipo de datos.

Versión 1.8
2.2 Correos electrónicos
En esta sección se debe ingresar o actualizar los correos en donde usted puede recibir información y notificaciones desde la UTPL.
En esta sección se presenta el correo institucional que ha sido asignado a usted, así como todos los correos personales que usted
ha registrado en los diferentes sistemas académicos de la UTPL, así como en la ficha socioeconómica semestral. Mínimo un correo
personal activo, si el correo personal que usted utiliza ya está ingresado como activo y principal no debe realizar ningún cambio y
puede continuar con la siguiente sección.
• Para ingresar en esta sección, presione el icono CORREOS ELECTRÓNICOS en el menú, observe el recuadro de color
verde de la Ilustración 8
• Para agregar un nuevo CORREO PERSONAL presione el botón rojo AGREGAR observe el recuadro de color rojo de la
Ilustración 8
• Para editar el estado de un CORREO PERSONAL hacer clic en el icono de la columna EDITAR, observe el recuadro azul
de la Ilustración 8.
• No se permite eliminar correos, sólo inactivarlos cuando ya no son utilizados. Para inactivar un correo por favor utilizar el
campo “uso del correo” de activo a inactivo.
Ilustración 8 Sección de correos electrónicos
Ilustración 9 Ejemplo de llenado del formulario de correo electrónico

Versión 1.8
2.3 Número telefónico de contacto
En esta sección se debe ingresar o actualizar números telefónicos para contactarnos con usted y en donde usted puede recibir
información y notificaciones desde la UTPL. En esta sección se listan todos los números telefónicos que usted ha registrado en los
diferentes sistemas académicos de la UTPL, así como en la ficha socioeconómica semestral. Mínimo debe registrar un número de
celular activo, si el número que usted utiliza ya está ingresado como activo y principal no debe realizar ningún cambio y puede
continuar con la siguiente sección.
• Para ingresar en esta sección, presione el icono NÚMERO(S) DE CONTACTO en el menú, observe el recuadro de color
verde de la Ilustración 10
• Para agregar un nuevo número telefónico presione el botón rojo AGREGAR observe el recuadro de color rojo de la
Ilustración 10
• Para editar el estado de un número telefónico hacer clic en el icono de la columna EDITAR, observe el recuadro azul de la
Ilustración 10
• No se permite eliminar un número telefónico, sólo inactivarlos cuando ya no son utilizados. Para inactivarlo por favor utilizar
el campo “uso del número telefónico” de activo a inactivo.
Ilustración 10 Sección de números de contacto
Ilustración 11 Ejemplo de llenado del formulario de número de contacto
2.4 Personas de referencia o de contacto y familiares

En esta sección se recolecta información sobre personas de referencias y de contactos (familiares) de referencia del estudiante a
titularse o titulado.
• Para ingresar en esta sección, presione el icono PERSONAS DE REFERENCIA O CONTACTO (FAMILIARES) en el menú,
observe el recuadro de color verde de la Ilustración 12

Versión 1.8
• Para agregar un nuevo estudio presione el botón rojo AGREGAR observe el recuadro de color rojo de la Ilustración 12
• Para editar un registro hacer clic en el icono de la columna EDITAR, observe el recuadro azul de la Ilustración 12
Ilustración 12 Sección de personas de referencia o contacto y familiares
Si en los listados no existiera tipo de relación/grupo étnico/ País, provincia o cantón de nacimiento/ título obtenido de su contacto de
referencia por favor solicitarlo al correo datos@utpl.edu.ec , asunto del correo FICHA SIEC: agregar tipo de datos.

Versión 1.8
Ilustración 13 Ejemplo llenado de formulario de personas de referencia o de contacto y familiares

Versión 1.8
2.5 Formación académica
Esta sección es uno de las más importantes, en el cual se debe ingresar los estudios que culminó así como los estudios que está
cursando.
• Ingresar datos de bachillerato (obligatorio para estudiantes de carreras de tercer nivel o grado y opcional para los de
posgrados)
• Ingresar título de tercer nivel o de grado (obligatorio para estudiantes de posgrados)
Por lo tanto, debe registrar al menos un estudio o formación académica.
Cuál es el proceso:
• Para ingresar en esta sección, presione el icono FORMACIÓN ACADÉMICA FUERA DE UTPL en el menú, observe el
recuadro de color verde de la Ilustración 14.
• Para agregar un nuevo estudio presione el botón rojo AGREGAR ESTUDIO DE BACHILLERATO o AGREGAR ESTUDIOS
DE NIVEL UNIVERSITARIO Y TECNOLÓGICO, observe el recuadro de color rojo de la Ilustración 14.
• Para editar un registro hacer clic en el icono de la columna EDITAR, observe el recuadro azul de la Ilustración 14.
Ilustración 14 Sección formación académica
Consideraciones importantes, leer antes de llenar este formulario:
1.- Si usted es un estudiante a titularse en una carrera de pregrado/grado/tercer nivel debe ingresar de forma obligatoria la
información referente al título de bachiller que obtuvo. Ejemplo observe la Ilustración 15
2.- Si es estudiante a titularse en posgrado/cuarto nivel debe llenar de forma obligatoria el título de pregrado/grado/tercer nivel
presentado para el ingreso al posgrado. Estos datos se consideran como títulos previos para la obtención del nuevo título. Ejemplo
observe la Ilustración 16
3.- El NOMBRE DEL TÍTULO o ESPECIALIDAD DEL BACHILLERATO que va a ingresar debe ser completamente igual al que se
encuentra en el título físico.
4.- Si tiene más títulos obtenidos puede colocarlos pero es obligatorio ingresar un título dependiendo de lo mencionado
anteriormente.

Versión 1.8
5.- Si en los listados que se presentan no estuviera registrada la Universidad en el que usted terminó sus estudios, o la Especialidad
del Bachillerato o título obtenidos, por favor enviar un correo a datos@utpl.edu.ec, con el NOMBRE COMPLETO DE LA
INSTITUCIÓN o el NOMBRE COMPLETO DE LA ESPECIALIDAD DE BACHILLERATO o del TÍTULO que necesite, esto con la
finalidad de agregarlos a nuestras listas.
Para poder agregar una institución EDUCATIVA/ACADÉMICA por favor indicar:

• Tipo de Institución (FISCAL, FISCOMISIONAL, PARTICULAR, MUNICIPAL, etc.)
• Cantón donde se ubica
• Provincia donde se ubica
6.- Luego que la información es enviada a la SENESCYT no se permite realizar cambios en los registros de formación académica.
Por lo tanto antes de almacenarla asegúrese de que la información ingresada es correcta.
A continuación se presentan dos ejemplos de cómo llenar este formulario para estudios culminados o finalizados, recuerdo los campos
con (*) son obligatorios:
Si usted es estudiante a titularse en una carrera de pregrado/grado/tercer nivel debe ingresar de forma obligatoria la información
referente al título de bachiller que obtuvo. Observe la Ilustración 15
Ilustración 15 Ejemplo llenado de formulario de formación académica (bachillerato)
▪ Si es estudiante a titularse en posgrado/cuarto nivel debe llenar de forma obligatoria el título de pregrado/grado/tercer nivel,
el cual presentó como título previo o requisito para ingresar al posgrado. Estos datos se consideran como títulos previos para la
obtención del nuevo título. Observe la Ilustración 16

Versión 1.8
Ilustración 16 Ejemplo llenado de formulario de formación académica (universitario y tecnológico)

Versión 1.8
2.6 Información laboral
En esta sección se recolectan datos laborales de los estudiantes a titularse y titulados, recuerde que esta información debe ser
real/verídica.
• Para ingresar en esta sección, presione el icono información laboral en el menú, observe el recuadro de color verde de la
Ilustración 17
• Para agregar un nuevo estudio presione el botón rojo agregar información laboral, observe el recuadro de color rojo de
la Ilustración 17
• Para editar un registro hacer clic en el icono de la columna EDITAR, observe el recuadro azul de la Ilustración 17
Los campos que se solicitan en este formulario dependen del estado laboral.
Ilustración 17 Sección información laboral
Consideraciones importantes, leer antes de llenar este formulario:

Versión 1.8
❖ Si en los listados que se presentan no estuviera registrada la empresa o institución en la que usted labora o laboró,
por favor enviar un correo a utpl_alumni@utpl.edu.ec, con el NOMBRE COMPLETO DE LA INSTITUCIÓN que
necesite, esto con la finalidad de agregarla a nuestras listas.
Para agregar una institución educativa/empresa por favor enviar la siguiente información:
o Educativa
▪ Nombre completo:
▪ Siglas o Abreviaturas:
▪ Tipo de Institución (FISCAL, FISCOMISIONAL, PARTICULAR, MUNICIPAL, etc.):
▪ Cantón donde se ubica:
▪ Provincia donde se ubica:
▪ País donde se ubica:
o Empresa
▪ • Nombre completo:
▪ • Siglas o Abreviatura (De no tener enviar SIN SIGLAS):
▪ • Número de RUC (obligatorio para empresas Nacionales):
▪ • Gerente:
▪ • Dirección Principal (Matriz):
▪ • País de ubicación:
▪ • Provincia de ubicación:
▪ • Cantón de ubicación:
▪ • Parroquia de ubicación:
▪ • Sector económico (Público o Privado):
❖ ¿Qué empresa debo seleccionar si tengo mi propio emprendimiento y esta no tiene un nombre registrado en el SRI?
o Debe seleccionar la empresa denominada: EMPRESA PERSONAL - EMPRENDIMIENTO - NEGOCIO
PROPIO
❖ ¿Qué empresa debo seleccionar si trabajo en casa y no pertenezco a ninguna empresa?
o Debe seleccionar la empresa denominada: NO PERTENEZCO A NINGUNA EMPRESA - TRABAJO EN CASA
❖ ¿No encuentro la Actividad económica de la Empresa CIIU de mi empresa, que debo hacer? o ¿No encuentro la Ocupación
CIIU que corresponda a mi función dentro de la empresa, que debo hacer?
o En el tema de las actividades económicas y las ocupaciones del CIIU, por favor seleccionar la que más
englobe su profesión, puesto que este catálogo CIIU (Clasificación Internacional Industrial Uniforme es
otorgado por la Organización de las Naciones Unidas (ONU).
o Si tiene dudas sobre cual seleccionarla por favor enviar un correo a utpl_alumni@utpl.edu.ec para recibir
una mayor orientación.

Versión 1.8
Ilustración 18 Ejemplo de llenado de formulario de información laboral

Versión 1.8
2.7 Paso final (sólo para estudiantes a titularse)
Finalizado el ingreso o actualización de la información solicitada en cada opción, notificar a la secretaria por correo la
finalización del mismo (responder a la dirección del correo de la cual recibió la notificación) para que se pueda validar la
información ingresada y notificarle si existiera alguna inconsistencia. No debe enviar un correo de finalización a
datos@utpl.edu.ec. Recibirá una notificación sólo si la información ingresada esté incompleta o inconsistente.

Versión 1.8
3 PREGUNTAS FRENCUENTES
3.1 Generales
❖ ¿Cómo puedo eliminar los datos de algún formulario?
o Sólo se podrán eliminar los registros que no hayan sido declarados al SENESCYT. Para solicitar una eliminación
debe enviar su número de identificación, una captura de pantalla del registro a eliminar y una descripción del
registro que se desea quitar a datos@utpl.edu.ec, asunto FICHA SIEC: solicitud eliminar registro.
❖ ¿Qué tiempo debo esperar para recibir una respuesta sobre el soporte técnico del sistema SIEC?
• La respuesta a su petición o duda técnica sobre el sistema SIEC será en un rango de 24 a 48 horas laborables
luego de hacer su pedido a través del correo datos@utpl.edu.ec, e indicando como asunto FICHA SIEC.
❖ ¿Al finalizar de ingresar la información de los 4 formularios que debo hacer?
• Debe responder a la dirección del correo de la cual recibió la solicitud de este requerimiento, indicando que el
proceso de ingreso/actualización de datos en el sistema SIEC ha sido realizado completamente.
• Recibirá una notificación sólo si la información ingresada esté incompleta o inconsistente.

Versión 1.8
4 OLVIDÓ SU CONTRASEÑA O CREDENCIALES INSTITUCIONALES

• Si olvidó sus credenciales de acceso debe dirigirse a la página de https://gidentidad.utpl.edu.ec/gidentidad
Ilustración 19 Ir a la página para recuperar credenciales de acceso
Luego ahí puede realizar cualquiera de las siguientes accesiones, para este caso puede realizar un reseteo de contraseña
Ilustración 20 Página para recuperar credenciales de acceso institucionales

Versión 1.8
5 SOPORTE O DUDAS
• Para soporte técnico puede escribir a nuestro correo: datos@utpl.edu.ec y asunto: FICHA ALUMNI:
o Si la aplicación presenta un error, realice una captura y envíela con una descripción detallada del error que se le
presente. Esto facilitará el soporte requerido.
o Si faltara alguna opción en las listas de valores que se le presentan en la aplicación por favor solicitarla al correo
antes mencionado. Puede solicitar la creación de Especialidades del Bachillerato; Universidades; Instituciones en
las que Labora; Títulos Universitarios que posea; Tipo de discapacidad; etc.
o Tiempo de respuesta: 24 a 48 horas laborables.
• Para obtener información sobre Alumni puede comunicarse a la Unidad de Alumni a través de utpl_alumni@utpl.edu.ec

Versión 1.8


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Ficha UTPL ALUMNI

NIVEL DE ACCESO: Público, enfocado en estudiante a titularse y UTPL Alumni

FICHA UTPL ALUMNI

1 ACCEDER A UTPL ALUMNI 5

2.1 Datos personales 11

2.2 Correos electrónicos 12

2.3 Número telefónico de contacto 13

2.4 Personas de referencia o de contacto y familiares 13

2.5 Formación académica 16

2.6 Información laboral 19

2.7 Paso final (sólo para estudiantes a titularse) 22

4 OLVIDÓ SU CONTRASEÑA O CREDENCIALES INSTITUCIONALES 24

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 3

Ilustración 1 Acceder a UTPL Alumni ...................................................................................................................................................... 5

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 4

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 5

Opción para cerrar sesión

Ilustración 2 Parte de UTPL Alumni

Opciones a las que tiene Opciones a las que tiene

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 6

Ilustración 3 Ingreso a la ficha Alumni

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 7

Ilustración 4 Política de datos

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 8

Ilustración 5 Editar la ficha alumni

Ilustración 6 Secciones de la ficha Alumni

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 9

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 10

Ilustración 7 Formulario de datos personales

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 11

Ilustración 8 Sección de correos electrónicos

Ilustración 9 Ejemplo de llenado del formulario de correo electrónico

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 12

Ilustración 10 Sección de números de contacto

Ilustración 11 Ejemplo de llenado del formulario de número de contacto

2.4 Personas de referencia o de contacto y familiares

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 13

Ilustración 12 Sección de personas de referencia o contacto y familiares

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 14

Ilustración 13 Ejemplo llenado de formulario de personas de referencia o de contacto y familiares

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 15

Ilustración 14 Sección formación académica

Consideraciones importantes, leer antes de llenar este formulario:

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 16

Para poder agregar una institución EDUCATIVA/ACADÉMICA por favor indicar:

Ilustración 15 Ejemplo llenado de formulario de formación académica (bachillerato)

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 17

Ilustración 16 Ejemplo llenado de formulario de formación académica (universitario y tecnológico)

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 18

Ilustración 17 Sección información laboral

Consideraciones importantes, leer antes de llenar este formulario:

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 19

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 20

Ilustración 18 Ejemplo de llenado de formulario de información laboral

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 21

2.7 Paso final (sólo para estudiantes a titularse)

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 22

Página oficial: https://utpl.edu.ec/ pág. 23

4 OLVIDÓ SU CONTRASEÑA O CREDENCIALES INSTITUCIONALES

Ilustración 19 Ir a la página para recuperar credenciales de acceso

Ilustración 20 Página para recuperar credenciales de acceso institucionales