Anexo No.

1- ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

ASPECTOS QUE SIEMPRE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA ELABORAR LOS

*** TÉRMINOS TÉCNICOS.
Est
e El presente documento contiene las condiciones mínimas que deben contener los términos técnicos.
doc
um NOTA ACLARATORIA-
ent
o Las notas aclaratorias y los aspectos que se encuentran en color azul, son explicativos y deben revisarse
est para ajustarse de acuerdo a la NECESIDAD DEL AREA y luego eliminar lo que no aplique. Por favor
á tener en cuenta que:
cla
sifi 1. Este documento es el que contiene las condiciones técnicas exigidas al contratista, y las
cad circunstancias de tiempo, modo y lugar en las cuales se ejecutará.
o
2. Las Especificaciones Técnicas deben redactarse como obligaciones y responsabilidades a cargo del
co
Contratista y no del personal que éste destine para la ejecución del Contrato.
mo
US 3. Se pueden definir perfiles del personal que se destinará a la ejecución del contrato, sin embargo, las
O obligaciones y responsabilidades siempre estarán a cargo del Contratista.
INT
ER 4. Debe establecerse como obligación del Contratista la designación de un representante encargado del
NO control sobre la ejecución del contrato.
por
TEL
EF 1.- Objeto.
ÓN
ICA Descripción clara y precisa de lo que requiere el área gestora:
.
*** i) Bienes (compraventa o suministro de Bienes, indicando en forma expresa los Bienes que se
Thi requieran).
s ii) Servicios (indicar de manera detallada los servicios que se requieren. No se puede indicar que se
doc contrata puestos de trabajo o personal).
um iii) Licencias (otorgamiento del licenciamiento de uso a perpetuidad ó por el término de (_____)
meses o años desde ________ (ajustar según corresponda) sobre el software
ent
[_______________],
is
iv) Obra Civil: A manera de ejemplo: Realización de las obras___________(en adelante las Obras),
cla suministro de los bienes __________________ (en adelante los Bienes) y suministro de los
ssi servicios de _________ (en adelante los Servicios)
fie v) Venta
d vi) Otros (requerimientos diferentes a los mencionados).
as
INT Nota: El área debe indicar si la necesidad es por una sola vez o si se requiere de manera recurrente.
ER
NA 2.- Definiciones. (en caso de requerirse definir los términos técnicos que se utilizarán en todo el
L documento)
US
E 3.- Plazo de Ejecución. (Se debe señalar la fecha en que se considera iniciará la ejecución del objeto de
by Contratación (fecha: día, mes y año) inicio y fin).
TEL
EF Fundación Telefónica Colombia Transversal 60 N° 114 A-55 Bogotá D.C. Tel (571)7050000
ÓN
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.
 Los Servicios, Bienes, otorgamiento de Licencias a contratar se ejecutarán desde el XX de XX de
XXX y hasta el XX de XX de XX.

Sin perjuicio de lo anterior, el plazo de ejecución será el que finalmente indique FUNDACIÓN
TELEFÓNICA en la respectiva Carta de Adjudicación que emita FUNDACIÓN TELEFÓNICA en caso de
*** ser adjudicado total o parcialmente el presente proceso de invitación a ofrecer.
Est
e 4.- Obligaciones del CONTRATISTA.
doc
um 4.1. OBLIGACIONES EN RELACION CON LOS BIENES
ent 4.2. OBLIGACIONES EN RELACION CON SERVICIOS
o 4.3. OBLIGACIONES EN RELACION CON LICENCIAS
est 4.4. OBLIGACIONES EN RELACION CON OBRA CIVIL
á 4.5. OBLIGACIONES EN RELACION CON VENTA
cla 4.6. OBLIGACIONES EN RELACION CON OTROS (XXX)
sifi
cad
o Se debe desagregar las acciones que está obligado el eventual CONTRATISTA a efectuar para alcanzar el
objeto de la contratación.
co
mo
5.- Obligaciones de FUNDACIÓN TELEFÓNICA. (si aplica en caso de no aplicar por favor eliminar).
US
O Especifique si FUNDACIÓN TELEFÓNICA debe suministrar materiales e insumos o realizar actividades
INT necesarias para la ejecución del objeto de la contratación.
ER
NO 6.- Lugar, modo y plazos de Entrega del Objeto de la Contratación.
por
TEL 6.1. Los Bienes y/o Servicios, Licencias, Obra Civil, Venta, Otros (requerimientos diferentes a los
EF mencionados) objeto de la Contratación serán entregados y/o suministrados en la ciudad de
ÓN [__________].
ICA
. En caso de que apliquen términos Incoterms se debe indicar la modalidad que aplica (los más utilizados para
*** la entrega de Bienes son: DDP, DAF, FOB).
Thi
s En caso de apliquen condiciones particulares para la entrega deberán incluirlas, por ejemplo instalaciones
doc indicadas por el Contratante, etc.
um
Para las licencias por favor indicar si las mismas deben ser instaladas por el Contratista o por Fundación
ent
Telefónica definir si el Contratista debe realizar o no pruebas y ajustes sobre las licencias, así mismo se deben
is
definir los plazos, términos y condiciones particulares que se deban tener en cuenta para estos efectos de la
cla instalación, la realización de pruebas y ajustes y la entrega final del mismo
ssi
fie 6.2. Plazo de suministro de los Servicios: Si los servicios se requieren de forma periódica y atendiendo
d solicitudes de FUNDACIÓN TELEFÓNICA se debe indicar el plazo que tendrá el Contratista para el
as suministro de los Servicios a partir de la solicitud de FUNDACIÓN TELEFÓNICA. A manera de
INT Ejemplo: El CONTRATISTA deberá suministrar los Servicios dentro de los _________ (__) días
ER siguientes al envío de la solicitud y/o requerimiento efectuado al CONTRATISTA por FUNDACIÓN
NA TELEFÓNICA.
L
US 6.3. Plazo para el uso de Licencias: (A manera de Ejemplo: El derecho al uso de la licencia del
E Software que se otorgará será a Perpetuidad/ por el término de (_____) meses o años desde
by ________. La entrega se efectuará en las instalaciones indicadas por el LICENCIATARIO
TEL Ajustar según corresponda).
EF Fundación Telefónica Colombia Transversal 60 N° 114 A-55 Bogotá D.C. Tel (571)7050000
ÓN
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.
 6.4. Plazo para la entrega de las Obras: (A manera de Ejemplo: El Proveedor deberá entregar las Obras
dentro de los _________ (__) días siguientes /al envío de la solicitud y/o requerimiento efectuado al
Proveedor por COLOMBIA. Ajustar según corresponda).
*** 7.- Evento de Pago y Proceso de Aceptación y/o Recepción de XXXX (Bienes y/o Servicios,
Est Licencias, Obra Civil, Venta, Otros -requerimientos diferentes a los mencionados).
e
doc Se deben indicar las actividades que serán objeto de validación (hitos de cumplimiento, cuotas periódicas,
um porcentajes de avance, mensualidad, etc.). para la aceptación de los Bienes y/o Servicios, Licencias, Obra
ent Civil, Venta, Otros (requerimientos diferentes a los mencionados) y el tipo de procedimiento que se utilizará
o para la misma y a cargo de quién se encontraría la validación (pruebas técnicas, chequeo detallado, muestreo,
est observaciones, etc.). Indicar los momentos y los documentos que se exigirán para realizar la liquidación del
á valor a pagar al eventual Contratista por la ejecución.
cla
sifi Así mismo, se debe indicar el proceso a seguir para la validación y cálculo de las variables que constituyen el
cad evento de pago, garantizando el debido proceso, el cual debe contener como mínimo las siguientes etapas:
o
co a. Establecer las fuentes de la información que será tenida en cuenta para efectos de la
mo validación.
b. Establecer el periodo sobre el cual se tomará la información a efectos de determinar la
US
medición de las variables que constituyen el evento de pago.
O
c. Informar al Contratista el resultado de la medición de las variables que constituyen el
INT evento de pago y el resultado de la liquidación de la remuneración pagar en el
ER correspondiente periodo a liquidar (indicar circunstancias de tiempo, modo y lugar)
NO d. Determinar el periodo de revisión y presentación de observaciones por parte del Contratista
por frente a la medición de las variables del modelo de pago y la remuneración a pagar.
TEL e. Determinar el periodo y la forma de evaluar por parte de Fundación Telefónica las
EF observaciones presentadas por el Contratista.
ÓN f. Indicar la forma y en el momento en que Fundación Telefónica resolverá las observaciones
ICA y realizará los ajustes a que haya lugar para determinar la remuneración a pagar al
. Contratista.
***
Thi
s 8.- Capacitación. (Si aplica).
doc
um Debe indicarse el tipo y condiciones de la capacitación en caso de que se requiera y si la misma tendrá un
ent costo adicional para FUNDACIÓN TELEFÓNICA o está incluida dentro del precio de la Oferta.
is
Tener en cuenta que FUNDACIÓN TELEFÓNICA no puede dar directamente la capacitación al personal
cla
dispuesto por el CONTRATISTA para la ejecución del contrato. La capacitación la debe dar directamente el
ssi
CONTRATISTA a su personal.
fie
d 9.- Garantía de XXXXX (bien y/o servicio, Licencias, Obra Civil, Venta, Otros (requerimientos
as diferentes a los mencionados). (En los casos en los que aplique se debe indicar el plazo en días,
INT meses o años, precisando a partir de cuándo inicia el período de garantía.).
ER
NA 9.1. Garantía de los Bienes (Garantía de Fabrica para los Bienes (La garantía de los Bienes tiene como
L objetivo la subsanación de defectos de fábrica, que no permitan el uso o funcionamiento normal del
US mismo. No tiene costo para Fundación Telefónica S.A. ESP):
E
by a. Plazo Garantía del Bien: (_____) meses o años desde ________.
TEL
EF Fundación Telefónica Colombia Transversal 60 N° 114 A-55 Bogotá D.C. Tel (571)7050000
ÓN
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.
 b. Condiciones de la Garantía: _________________

9.2. Garantía de los Servicios

*** a. Plazo Garantía del Servicio: (_____) meses o años desde ________.
Est
e b. Condiciones de la Garantía: __________________
doc
um NOTA ACLARATORIA: La garantía y los servicios de soporte son conceptos distintos.
ent
o i. La garantía de los Servicios tiene como objetivo subsanar fallas en la calidad e idoneidad de
est los mismos, teniendo en cuenta el fin para el cual fueron contratados. No tiene costo para
á Fundación Telefónica S.A. ESP.
cla ii. Servicios de soporte y mantenimiento. Corresponden a actividades adicionales asociadas a
sifi bienes de Fundación Telefónica S.A. ESP, con condiciones de ejecución definidas por
cad Fundación Telefónica S.A ESP. Si tiene costo para Fundación Telefónica S.A. ESP.
o
9.3. Garantía del Software (Si aplica en caso de que se estén contratando licencias: derecho de uso sobre
co
el software)
mo
US NOTA ACLARATORIA: La garantía del Software tiene como objetivo la subsanación de defectos
O del Software, que no permitan el uso o funcionamiento normal del mismo. No tiene costo para
INT Fundación Telefónica S.A. ESP
ER
NO a. Plazo Garantía del Software: (_____) meses o años desde ________. Ajustar según
por corresponda.
TEL
EF b. Condiciones de la Garantía: __________________
ÓN
ICA 9.4. Garantía de las Obras (Si aplica en caso de que se estén contratando la realización de obras)
.
*** a. Plazo Garantía de las Obras: (_____) meses o años desde ________. Ajustar según
Thi corresponda.
s
doc b. Condiciones de la Garantía: __________________
um
9.5. Suministro de repuestos (si aplica)
ent
is
a. Plazo para el suministro de repuestos: (_____) meses o años desde ________.
cla
ssi b. Condiciones del suministro de los repuestos: __________________
fie
d 10.- Acuerdos de Niveles de Servicio - ANS. (Si Aplica)
as
INT Se deben describir los indicadores o los acuerdos de niveles de servicio que serán aplicados al eventual
ER Contratista para evaluar la ejecución del contrato.
NA
L Así mismo se debe indicar el proceso a seguir para medición de estos indicadores, garantizando el debido
US proceso, el cual debe contener como mínimo las siguientes etapas:
E
by g. Establecer las fuentes de la información que será tenida en cuenta para efectos de la
TEL medición.
EF Fundación Telefónica Colombia Transversal 60 N° 114 A-55 Bogotá D.C. Tel (571)7050000
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.
 h. Establecer el periodo sobre el cual se tomará la información a efectos de determinar los
indicadores.
i. Informar al Contratista el resultado de la medición de los indicadores y la consecuencia de
la misma (indicar circunstancias de tiempo, modo y lugar)
j. Determinar el periodo de revisión y presentación de observaciones por parte del Contratista.
*** k. Determinar el periodo y la forma de evaluar por parte de Fundación Telefónica las
Est observaciones presentadas por el Contratista.
e l. Indicar la forma y en el momento en que Fundación Telefónica resolverá las observaciones
doc y aplicará las consecuencias establecidas por no cumplimiento de los indicadores
um establecidos (si aplica consecuencia)
ent
o 11.- Penalizaciones. (Aplica en caso de que el área gestora considere necesario establecer eventos
est especiales de incumplimiento de las condiciones técnicas que den lugar a sanciones diferentes a las
á establecidas en la minuta del Contrato). Las penalizaciones son sanciones contractuales que pueden
cla ser de varios tipos: desde el llamado de atención, la cancelación de algún prerrogativa que tenga el
sifi Contratista o netamente monetaria (pago de una suma de dinero a este título).
cad
o Se deben discriminar los eventos de retardo o incumplimiento específicos que dan lugar a sanciones o multas
especiales. En cada caso se debe señalar el tipo de sanción o multa aplicable y la forma de medir el
co
incumplimiento
mo
US Se debe indicar el proceso a seguir para determinar las penalizaciones, garantizando el debido proceso, el cual
O debe contener como mínimo las siguientes etapas:
INT
ER a. Establecer las fuentes de la información que será tenida en cuenta para efectos de
NO determinar la penalización.
por b. Establecer el periodo sobre el cual se tomará la información a efectos de determinar la
TEL ocurrencia de los hechos que dan lugar a la penalización.
EF c. Informar al Contratista los hechos, y el resultado del análisis y soportes (pruebas) en que se
ÓN fundamenta la aplicación penalización.
ICA d. Determinar el periodo de revisión y presentación de observaciones por parte del Contratista,
. frente al incumplimiento y la imposición de la penalización.
*** e. Determinar el periodo y la forma de evaluar por parte de Fundación Telefónica las
Thi observaciones presentadas por el Contratista ante el incumplimiento y la imposición de la
s penalización.
doc f. Indicar la forma y en el momento en que Fundación Telefónica resolverá las observaciones
um y aplicará o no la penalización.
ent
is
12.- OTORGAMIENTO DE ESPACIOS EN CONCESIÓN.- (El área gestora deberá validar si
cla aplica o no y solicitar la autorización a la Gerencia de Servicios Administrativos, para su
ssi eliminación en caso de que no aplique. En la carpeta del Contrato se deberá dejar el soporte de
fie la autorización de la Gerencia de Servicios Administrativos).
d
as 12.1. El CONTRATANTE podrá entregar al OFERENTE ciertos espacios físicos en concesión, como puestos
INT de trabajo (“espacio concedido”) para el desarrollo del objeto del Contrato, en cuyo caso, el
ER OFERENTE se obliga a pagar al CONTRATANTE como contraprestación mensual la suma equivalente
NA a 0,9 SMMLV (“Contrato de Concesión”).
L
US 12.2. Para el desarrollo del Contrato de Concesión, el OFERENTE se compromete a:
E
by 12.2.1. Pagar la contraprestación por el uso del espacio concedido.
TEL
EF Fundación Telefónica Colombia Transversal 60 N° 114 A-55 Bogotá D.C. Tel (571)7050000
ÓN
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.
 12.2.2. Garantizar el buen uso y conservación permanente del espacio concedido. En desarrollo de
esto, el OFERENTE responderá por los daños o perjuicios causados sobre los bienes, por
hechos que sean atribuibles al OFERENTE. Por lo tanto, el OFERENTE será responsable de
todo deterioro que no provenga del uso legítimo de los espacios entregados en concesión,
aún si proviene de caso fortuito.
***
Est 12.3. Cuando el OFERENTE haya de recibir el espacio concedido en ejecución del Contrato, el OFERENTE
e y el CONTRATANTE suscribirán el Acta de Entrega de Bienes dados en Concesión.
doc
um 12.4. La concesión respecto del espacio concedido referido en el Acta de Entrega de Bienes dados en
ent Concesión se perfeccionará, respecto de cada uno de tales espacios, en el momento en que éstos
o sean entregados. El término del Contrato de Concesión será el determinado en cada Acta el cual
est será máximo por el plazo de ejecución del Contrato.
á
cla 12.5. En consideración a que el Contrato de Concesión se perfeccionan en el marco de la relación
sifi comercial que existe ente el OFERENTE y el CONTRATANTE en virtud del Contrato, el Contrato de
cad Concesión se terminará cuando por cualquier causa se termine este Contrato.
o
12.6. Como contraprestación económica por la concesión de espacio, el OFERENTE pagará al
co
CONTRATANTE las sumas descritas en la presente Cláusula, para cada uno de los sitios asignados.
mo
El OFERENTE deberá realizar el pago dentro del plazo indicado en la factura emitida por el
US CONTRATANTE.
O
INT 12.7. En caso de no pago de la contraprestación en el plazo pactado, el OFERENTE autoriza expresa e
ER irrevocablemente al CONTRATANTE para descontar mensualmente el valor resultante a su cargo por
NO contraprestación por el uso del espacio concedido, del importe de su remuneración en ejecución del
por Contrato, o de cualquier suma que el CONTRATANTE adeude al OFERENTE, por cualquier concepto.
TEL Para este efecto el CONTRATANTE le informará sobre el monto total a ser descontado.
EF
ÓN 12.8. El OFERENTE sólo podrá emplear los bienes entregados en concesión para la ejecución de las
ICA actividades a que se refiere el Contrato. En el caso de incumplimiento de esta obligación, el
. CONTRATANTE podrá exigir al OFERENTE la reparación de todo daño o perjuicio y la restitución
*** inmediata de los espacios entregados en concesión.
Thi
s 12.9. El OFERENTE está obligado a restituir los espacios dados en concesión en un término que no
doc excederá de tres (3) días después de la terminación del Contrato de Concesión por cualquier causa.
um De la restitución se dejará evidencia escrita, en acta suscrita por las Partes contratantes, que incluirá
constancia de la calidad y condición de los espacios restituidos.
ent
is
cla 13.- Coordinación del eventual Contratista
ssi
fie El Contratista debe designar un coordinador de la ejecución del contrato quien será el encargado de
d interactuar con FUNDACIÓN TELEFÓNICA en todo lo relacionado con la ejecución del Contrato.
as
INT 14.- Demás aspectos.
ER
NA 14.1. Se deben indicar todos los aspectos adicionales que el área gestora considere necesarios, de acuerdo
L con el Objeto de la Contratación.
US
E 14.2. Cuando se trate de contrataciones para dar cumplimiento a contratos con clientes, el área gestora
by debe contemplar la totalidad de los aspectos requeridos para dar cumplimiento a las obligaciones
TEL adquiridas con el cliente. En particular debe tener en cuenta:
EF Fundación Telefónica Colombia Transversal 60 N° 114 A-55 Bogotá D.C. Tel (571)7050000
ÓN
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.
 14.2.1. Incluir dentro de las especificaciones técnicas las mismas condiciones que el cliente exige a
FUNDACIÓN TELEFÓNICA.

14.2.2. Replicar, en caso de ser posible, al Contratista las sanciones que puede imponer el cliente a
*** FUNDACIÓN TELEFÓNICA en caso de incumplimiento de las obligaciones a cargo del
Est Contratista.
e
doc 14.2.3. Incluir como Anexo de las Especificaciones Técnicas, en caso de ser necesario, las
um condiciones técnicas exigidas a FUNDACIÓN TELEFÓNICA por parte del cliente.
ent
o
est 15.- Efectos de la terminación del contrato. -
á
cla Cuando se termine el Contrato por cualquier causa, el Proveedor deberá adelantar, entre otras, las siguientes
sifi actividades:
cad
o 15.1. Efectuar la entrega de la información suministrada por FUNDACIÓN TELEFÓNICA en ejecución del
presente Contrato.
co
mo
15.2. Destruir todos los Back Up que tenga en su poder sobre la información administrada tan pronto
US como FUNDACIÓN TELEFÓNICA se lo indique.
O
INT 15.3. Entregar la información administrada tanto física como digital, en forma ordenada, completa y
ER actualizada. La entrega deberá realizarse en DVD
NO
por 15.4. Entregar las Bases de Datos actualizadas e indexadas en medio magnético y físico, en los formatos
TEL definidos por FUNDACIÓN TELEFÓNICA.
EF
ÓN 15.5. Realizar el acompañamiento para la migración efectiva y óptima de la información administrada al
ICA servidor o servidores que le indique FUNDACIÓN TELEFÓNICA.
.
*** 15.6. Las demás que se deriven de la terminación del Contrato, en atención a las actividades contratadas.
Thi
s 16.- Eficiencia Energética y Medio Ambiente. (Aplica para las compras de productos de la Línea de
doc Producto de Infraestructuras de Red o Sistemas de Información)
um
El Proveedor deberá diligenciar el siguiente cuadro con relación a cada uno de los productos/equipos
ent
ofrecidos:
is
cla
ssi Consumo energía eléctrica por equipo/producto Kwh
fie Apagado
d stand-by
as Encendido
INT Eficiencia energética del equipo/producto %
ER
NA
L
US 17.- Experiencia y/o Certificaciones del eventual Contratista.
E
by
TEL
EF Fundación Telefónica Colombia Transversal 60 N° 114 A-55 Bogotá D.C. Tel (571)7050000
ÓN
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.
 Se debe especificar las condiciones de experiencia y/o certificaciones específicas que deba presentar el
eventual Contratista para el cumplimiento del objeto de la contratación.

18.- Anexos.

*** Hacen partes de las Especificaciones Técnicas los siguientes Anexos (El responsable o Administrador del
Est Contrato del área gestora, debe revisar y relacionar en este documento y así como adjuntar a la solicitud de
e compra, los anexos especiales que le apliquen):
doc
um a. Los Anexos Técnicos Especiales, que hagan parte de las Especificaciones Técnicas de acuerdo con la
ent naturaleza de la actividad que desarrolle el área gestora.
o b. Los anexos que apliquen como política de la compañía, para lo cual debe revisar el siguiente link:
est http://intranettelefonica/org/finanzas/Paginas/Procesocompras-anexos.aspx
á
cla 1. Sistema de Gestión de Calidad.
sifi 2. Sistema de Gestión Ambiental
cad 3. Sistema de Gestión SST
o 4. Sistema de Gestión Continuidad del Negocio
co 5. Seguridad de la Información
mo
US 18.1. Anexo Criterios para la Evaluación Técnica de la Oferta para la Adjudicación del Contrato.
O
INT Relacionar los criterios que el área Gestora tendrá en cuenta para realizar la evaluación técnica del eventual
ER Contratista.
NO
por
TEL
EF
ÓN
ICA
.
***
Thi
s
doc
um
ent
is
cla
ssi
fie
d
as
INT
ER
NA
L
US
E
by
TEL
EF Fundación Telefónica Colombia Transversal 60 N° 114 A-55 Bogotá D.C. Tel (571)7050000
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