MAESTRÍA EN GESTIÓN DE PROYECTOS

Construcciones M.A: el precio del tiempo

Autor:Yulexi Marisol Chávez Mina

Tutor:Christian Heredia A., MBA, PMP, SMC
Marzo-2023
 CASO DE ESTUDIO
ANTECEDENTES

Compraron el
terreno donde Se presentó un reto imposible de
alquilaban y rechazar, era la contratación de la
comenzó la obra “Construcción del sistema de
construcción agua potable en la comunidad de
de la oficina de Se obtuvieron las
Tambillo ubicada al suroeste del
la empresa. certificaciones ISO
cantón San Lorenzo”
1985 2000 9001 y ISO 14006.

Se fundo 1986 Con la muerte de uno

2003 2019
de sus fundadores, El plazo para concluir el proyecto es
Construcciones M.A,
llegaron de 120 días y el presupuesto
que desde sus
inversionistas a la referencial asignado de $373.026,36
orígenes tuvo como
empresa provocando dólares sin incluir IVA.
meta fundamental
un cambio en la parte
superar todas las
superior de su
exigencias de sus
estructura
clientes y estar a la
organizacional,
par de empresas de
quedando como
construcción
miembros principales
reconocidas a nivel
el consejo
Nacional.
administrativo.
 CASO DE ESTUDIO

Se entregó el 50% de anticipo, ya

que se trataba de una obra de
emergencia y saneamiento. La
construcción del sistema de agua
potable en la comunidad de
Tambillo ubicada al suroeste del
cantón San Lorenzo, incluiría un
área de servicio de 7.50 hectáreas
que iban desde la captación hasta
la acometida domiciliaria con
medidor, tendría una longitud de
6779 m de línea de conducción, lo
cual beneficiaría a 2000 habitantes
de la comunidad. El proyecto
también debería incluir la
capacitación del personal
encargado de operar la planta.
 CASO DE ESTUDIO

 En 2 meses apenas se ha
logrado un avance de 21,70%
en vez del 46,72%.
 CASO DE ESTUDIO
EQUIPO DE PROYECTO
• Augusto Navas/Presidente del Consejo Administrativo Construcciones M. A
• Fabricio Ortega/Gerente General
• Nicolle Navas/Directora de Proyectos
• Sebastián Ríos/Gerente del Proyecto
• Domingo Díaz/Jefe del Departamento de Ejecución de Obras
• Marcos Segura/Jefe del Departamento de Planeación

ACCIONES DILEMA
 Augusto Navas tomó la decisión
de nombrar a su hija Directora de
Nicolle tiene un plazo de 10 días para
Proyectos para que mejore la
presentar un informe al Consejo
gestión de los tiempos y logre
Administrativo sobre la situación del
terminar en el plazo fijado.
proyecto e indicar las medidas que
deben tomarse para mejorar la gestión
 Nicolle Navas tomó el control de de los tiempos y logre terminar en el
la empresa y se involucró en el plazo fijado.
proyecto, 3 días de reuniones
consecutivas con el equipo del
proyecto
 NOTA DE ENSEÑANZA

2. Conocer las mejores prácticas

OBJETIVOS DE ENSEÑANZA recomendadas por el PMBOK en los
procesos de gestión del cronograma del
proyecto y ser capaces de adaptarlas a
la situación particular del proyecto.

1. Identificar la información y recursos

necesarios para construir la línea base del
cronograma.

3. Utilizar herramientas de control en la

gestión del cronograma del proyecto.
 NOTA DE ENSEÑANZA
PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES PARA EL DESARROLLO DEL CASO
 NOTA DE ENSEÑANZA
PLAN DE PIZARRÓN
Considerando que ha trascurrido el
De acuerdo con Augusto 50% del tiempo asignado para el
Si usted estuviera
Navas, los cronogramas proyecto, que los avances son apenas
en el lugar de
se armaban de manera del 21,70% y que debe llegar al 100%
Nicolle, ¿Qué
empírica en la empresa, en apenas dos meses, el control de la
información
lo que ocasionaba gestión del cronograma resulta
revisaría y
continuas fundamental. ¿Cómo podría Nicolle
construiría antes
reprogramaciones y realinear las variaciones en el
de empezar con la
Preguntas sobre costos. Bajo este cronograma del proyecto y qué
Introducción gestión del Conclusiones
Detonantes contexto, ¿Cuál es el recomendaría para realizar un control
cronograma?
proceso mínimo viable efectivo a la ejecución de las
¿Cómo podría
de gestión del actividades restantes del proyecto?
avanzar lo más
cronograma que Nicolle ¿Cómo podría Nicolle realinear las
rápido posible
debería implementar variaciones en el cronograma del
con la obtención
rápidamente proyecto y qué recomendaría para
de esa
considerando la urgencia realizar un control efectivo a la
información?
de terminar el proyecto? ejecución de las actividades restantes
del proyecto? ?
Revisión de
principales
Procesos de
documentos a
planificación del
desarrollar para el
cronograma: planificar
Antecedentes, proyecto,
la gestión del
Puntos Personajes y medidas
cronograma, definir las Proceso de control del cronograma y Lecciones Aprendidas del
Importantes para Situación planteadas para
actividades, secuenciar acciones para realinear el cronograma. caso
Tratar Conflictiva del acelerar la
las actividades, estimar
Caso. obtención de
la duración de las
información,
actividades, desarrollar
conciencia
el cronograma
política y
persuasión.
Tiempo 5 minutos 20 minutos 30 minutos 20 minutos 5 minutos
 NOTA DE ENSEÑANZA
PREGUNTAS DETONANTES DE DISCUSIÓN

Pregunta 1. Si usted estuviera en el lugar de Nicolle, ¿Qué información revisaría y

construiría antes de empezar con la gestión del cronograma? ¿Cómo podría avanzar lo
más rápido posible con la obtención de esa información?.

Pregunta 2. De acuerdo con Augusto Navas, los cronogramas se armaban de manera

empírica en la empresa, lo que ocasionaba continuas reprogramaciones y sobre costos.
Bajo este contexto, ¿Cuál es el proceso mínimo viable de gestión del cronograma que
Nicolle debería implementar rápidamente considerando la urgencia de terminar el
proyecto?.
Pregunta 3. Considerando que ha trascurrido el 50% del tiempo asignado para el
proyecto, que los avances son apenas del 21,70% y que debe llegar al 100% en apenas
dos meses, el control de la gestión del cronograma resulta fundamental. ¿Cómo podría
Nicolle realinear las variaciones en el cronograma del proyecto y qué recomendaría para
realizar un control efectivo a la ejecución de las actividades restantes del proyecto?.
 SOLUCIÓN PROPUESTA A PREGUNTAS DETONANTES
Pregunta 1. Si usted estuviera en el lugar de Nicolle, ¿Qué información revisaría y construiría antes de
empezar con la gestión del cronograma? ¿Cómo podría avanzar lo más rápido posible con la obtención
de esa información?

Acta de Constitución: el acta debe ser generada para tener un entendimiento global del proyecto y además conseguir la
aprobación de la entidad contratante al estar claros sobre los objetivos, tiempos y alcance del proyecto
 SOLUCIÓN PROPUESTA A PREGUNTAS DETONANTES
Pregunta 1. Si usted estuviera en el lugar de Nicolle, ¿Qué información revisaría y construiría antes de
empezar con la gestión del cronograma? ¿Cómo podría avanzar lo más rápido posible con la obtención
de esa información
 SOLUCIÓN PROPUESTA A PREGUNTAS DETONANTES
Pregunta 1. Si usted estuviera en el lugar de Nicolle, ¿Qué información revisaría y construiría antes de
empezar con la gestión del cronograma? ¿Cómo podría avanzar lo más rápido posible con la obtención
de esa información?

Otro documento que debería revisar Nicolle o en este caso realizar dado que no está elaborado en la empresa, es la
EDT y el enunciado del alcance del proyecto.
Construcción del sistema de agua potable en la comunidad de Tambillo ubicada al suroeste del cantón San Lorenzo

1.Gestión del Proyecto 2. Construcción del sistema 3. Puesta en marcha

1.1. Acta de constitución del proyecto 2.1. Obra de Toma
1.2. Plan de dirección del proyecto
1.3. Seguimiento y control
1.4.Cierre
3.1. Capacitación
2.1.1 Captación 3.2. Manual de usuario
2.1.2 Desarenador
2.1.3 Cisterna
2.1.4 Caseta bombeo
2.2. Conducción
2.2.1 Conducción a bombeo desarenador
2.2.2 Conducción desde desarenador a planta de tratamiento
2.2.3 Conducción desde la planta de tratamiento a reserva baja
2.3. Tratamiento
2.3.1 Conformación de plataformas
2.3.2 Filtro grueso dinámico
2.3.3 Filtros lentos descendentes
2.3.4 Desinfección
2.4. Reserva
2.4.1 Tanque de reserva baja
2.4.1 Tanque de reserva alta
2.4.3 Caseta de bombeo
2.4.4 Acometida eléctrica
2.4.5 Sistema de Bombeo
2.5. Red de distribución
2.6. Acometida domiciliaria
 SOLUCIÓN PROPUESTA A PREGUNTAS DETONANTES
Pregunta 1. Si usted estuviera en el lugar de Nicolle, ¿Qué información revisaría y construiría antes de
empezar con la gestión del cronograma? ¿Cómo podría avanzar lo más rápido posible con la obtención
de esa información
 SOLUCIÓN PROPUESTA A PREGUNTAS DETONANTES
Pregunta 1. Si usted estuviera en el lugar de Nicolle, ¿Qué información revisaría y construiría antes de
empezar con la gestión del cronograma? ¿Cómo podría avanzar lo más rápido posible con la obtención
de esa información
 SOLUCIÓN PROPUESTA A PREGUNTAS DETONANTES
Pregunta 1. Si usted estuviera en el lugar de Nicolle, ¿Qué información revisaría y construiría antes de
empezar con la gestión del cronograma? ¿Cómo podría avanzar lo más rápido posible con la obtención
de esa información?

Los estudiantes podrían mencionar distintas estrategias que podría aplicar Nicolle para conseguir rápido la
información. En general estas respuestas pueden orientarse a utilizar la conciencia política y persuasión.

Estrategia Explicación

Nicolle podría ejercer su autoridad como directora de proyectos e hija del

dueño de la empresa y exigir la información enseguida. Si bien esto
Conciencia política
puede funcionar, podría ocasionar malestar entre el personal y además
afectar la calidad de la información recibida dado el apuro que existe.

Para este punto, Nicolle debe ejercer un liderazgo participativo, es decir

hallar soluciones conjuntas a los problemas. Ella podría convocar un
taller de trabajo en el cual las personas se desconecten de su día a día para
Persuasión poder conseguir la información que necesita. En este taller, Nicolle debe
resaltar la importancia del proyecto para la organización y cómo el apoyo
de todos resultará fundamental, debe hacer que las personas deseen
colaborar.
 SOLUCIÓN PROPUESTA A PREGUNTAS DETONANTES
Pregunta 2. De acuerdo con Augusto Navas, los cronogramas se armaban de manera empírica en la
empresa, lo que ocasionaba continuas reprogramaciones y sobre costos. Bajo este contexto, ¿Cuál es el
proceso mínimo viable de gestión del cronograma que Nicolle debería implementar rápidamente
considerando la urgencia de terminar el proyecto?
Como análisis inicial de esta pregunta, el docente podría solicitar a los estudiantes que relacionen los procesos
establecidos por el PMBOK sobre la gestión del cronograma con lo que debería hacer Nicolle dada la situación
particular del proyecto:

 Planificar la gestión del cronograma: Aquí Nicolle debería establecer los procedimientos y la documentación
que se va a necesitar para gestionar el cronograma.

 Definir las actividades: Nicolle debe identificar junto a su equipo de proyecto qué actividades deberán
incluirse.

 Secuenciar las actividades: La secuencia viene dada por el cronograma valorado.

 Estimar la duración de las actividades: Este es el punto en dónde debe trabajar más Nicolle debido a que
necesita estimar las duraciones de las actividades restantes para poder concluir a tiempo

 Desarrollar el cronograma: El docente podría indicar que Nicolle puede usar la EDT creada como ejemplo en
la interrogante 1 como base para el desarrollo del cronograma.
 Controlar el cronograma: En este proceso se monitorea el avance del proyecto, por lo que Nicolle puede
establecer reuniones periódicas, utilizar formatos de avance elaborados para el proyecto, usar la técnica de valor
ganado y llevar la actualización de avances del proyecto en una herramienta informática, por ejemplo, Microsoft
Project.
 SOLUCIÓN PROPUESTA A PREGUNTAS DETONANTES
Pregunta 2. De acuerdo con Augusto Navas, los cronogramas se armaban de manera empírica en la
empresa, lo que ocasionaba continuas reprogramaciones y sobre costos. Bajo este contexto, ¿Cuál es el
proceso mínimo viable de gestión del cronograma que Nicolle debería implementar rápidamente
considerando la urgencia de terminar el proyecto?

Luego, para generar debate con esta pregunta, el docente debería comentar lo siguiente durante la sesión: Los procesos
anteriormente expuestos son lo que idealmente se deben hacer en un proyecto para asegurar la gestión efectiva del
cronograma; no obstante, ya ha transcurrido casi la mitad del tiempo asignado para la ejecución del proyecto por lo que
Nicolle, en vista del poco tiempo que tiene para evaluar la gestión del proyecto y tomar medidas, debe priorizar sus
esfuerzos en los procesos de gestión del cronograma que resulten más relevantes para ella.

Adicionalmente, el docente puede indicar que el trabajo a realizar va más allá del cronograma, lo crucial es definir cómo
va a hacer Nicolle para lograr terminar a tiempo. La estimación de la duración de las actividades es un punto muy
importante para tratar, el docente debe preguntar a los estudiantes qué tipos de estimaciones conocen. Probablemente,
la primera técnica que mencionen los estudiantes sería el “Juicio de Expertos”, otros estudiantes podrían decir que
conocen la estimación basada en tres valores de acuerdo con un escenario pesimista, más probable y optimista
como una manera de lograr una mayor precisión en la estimación de la duración de las actividades
 SOLUCIÓN PROPUESTA A PREGUNTAS DETONANTES
Pregunta 2. De acuerdo con Augusto Navas, los cronogramas se armaban de manera empírica en la
empresa, lo que ocasionaba continuas reprogramaciones y sobre costos. Bajo este contexto, ¿Cuál es el
proceso mínimo viable de gestión del cronograma que Nicolle debería implementar rápidamente
considerando la urgencia de terminar el proyecto?

Además, algunos estudiantes podrían

sugerir que Nicolle puede usar: la
estimación análoga para la dirección del
proyecto en el cronograma y estimación
por tres valores para el resto de las
actividades.
 SOLUCIÓN PROPUESTA A PREGUNTAS DETONANTES
Pregunta 2. De acuerdo con Augusto Navas, los cronogramas se armaban de manera empírica en la
empresa, lo que ocasionaba continuas reprogramaciones y sobre costos. Bajo este contexto, ¿Cuál es el
proceso mínimo viable de gestión del cronograma que Nicolle debería implementar rápidamente
considerando la urgencia de terminar el proyecto?

Por ejemplo, para aplicar la herramienta informática Microsoft Project, los estudiantes, guiados por el
docente, podrían desarrollar un cronograma general aplicando la herramienta Microsoft Project. A
continuación, se pone como ejemplo un cronograma elaborado en el que se observa que la duración del
proyecto en sí es de 120 días.
 SOLUCIÓN PROPUESTA A PREGUNTAS DETONANTES
Pregunta 3. Considerando que ha trascurrido el 50% del tiempo asignado para el proyecto, que los
avances son apenas del 21,70% y que debe llegar al 100% en dos meses, el control de la gestión del
cronograma resulta fundamental. ¿Cómo podría Nicolle realinear las variaciones en el cronograma del
proyecto y qué recomendaría a Nicolle para realizar un control efectivo a la ejecución de las actividades
restantes del proyecto?

El tema de realinear el cronograma puede generar un

gran debate:

 Dentro de las acciones recomendadas para este

fin, está la herramienta compresión del
cronograma que tiene dos técnicas: ejecución
rápida y la intensificación.

 Los estudiantes podrían sugerir que primero

deberían evaluar si es posible usar la ejecución
rápida sobre todo porque implica menor gasto al
no tener que adicionar recursos. En el apéndice g
están especificadas algunas actividades que le
permitirían al estudiante aplicar esta técnica.
 SOLUCIÓN PROPUESTA A PREGUNTAS DETONANTES
Pregunta 3. Considerando que ha trascurrido el 50% del tiempo asignado para el proyecto, que los
avances son apenas del 21,70% y que debe llegar al 100% en dos meses, el control de la gestión del
cronograma resulta fundamental. ¿Cómo podría Nicolle realinear las variaciones en el cronograma del
proyecto y qué recomendaría a Nicolle para realizar un control efectivo a la ejecución de las actividades
restantes del proyecto?

 Si no es posible esta opción podría utilizarse la intensificación. El docente podría añadir que debe
realizarse un análisis costo beneficio antes de tomar una decisión. Según el caso de estudio existen
multas asignadas al incumplimiento del tiempo del contrato; por tanto, debería hacer una estimación
de esas multas a pagar versus el valor adicional en que se incurriría si se contrataran más recursos.
Si el valor de las multas supera el valor adicional de los recursos, sería mejor aplicar la técnica de
intensificación.
 SOLUCIÓN PROPUESTA A PREGUNTAS DETONANTES
Pregunta 3. Considerando que ha trascurrido el 50% del tiempo asignado para el proyecto, que los
avances son apenas del 21,70% y que debe llegar al 100% en dos meses, el control de la gestión del
cronograma resulta fundamental. ¿Cómo podría Nicolle realinear las variaciones en el cronograma del
proyecto y qué recomendaría a Nicolle para realizar un control efectivo a la ejecución de las actividades
restantes del proyecto?

Respecto al seguimiento del proyecto, el docente podría pedir a los

estudiantes que expliquen cuántas formas de realizar seguimiento a un
proyecto conocen o han utilizado en su experiencia profesional. Algunas de
las posibles respuestas podrían ser:

 Reuniones periódicas de seguimiento.

 La utilización de formatos ejecutivos para evaluar los avances del
proyecto.
 La comunicación de los avances del proyecto vía correo electrónico
 La utilización de una herramienta informática para el seguimiento.
 SOLUCIÓN PROPUESTA A PREGUNTAS DETONANTES
Pregunta 3. Considerando que ha trascurrido el 50% del tiempo asignado para el proyecto, que los
avances son apenas del 21,70% y que debe llegar al 100% en dos meses, el control de la gestión del
cronograma resulta fundamental. ¿Cómo podría Nicolle realinear las variaciones en el cronograma del
proyecto y qué recomendaría a Nicolle para realizar un control efectivo a la ejecución de las actividades
restantes del proyecto?

Se debe aplicar una técnica de

1 2
revisión de desempeño más Costo Real 81.241 93.035
completa y es aquí en donde el Porcentaje de avance completado del mes %comp 22% 25%

docente debe reforzar el tema del Mes

1 2
valor ganado. si al calcular el Valor Planificado 93.257 93.257
indicador el resultado es mayor Valor Planificado Acumulado PV 93.257 186.513
Costo Real 81.241 93.035
que 1, eso implica una eficiencia Costo Real Acumulado AC 81.241 174.276
25%
en el uso del tiempo, es decir que Porcentaje de avance completado del mes %comp 22%

se ha avanzado más de lo [EV= % comp

Valor ganado del trabajo realizado x BAC] 81.245 93.033
previsto. Tal como se puede Valor ganado del trabajo realizado acumulado EV 81.245 174.278

apreciar el índice SPI es de 0,93 Costo total presupuestado (BAC) $373.026

Índices y variaciones Valor
que refleja que el proyecto está
Índice de desempeño del cronograma [SPI = EV/PV] 0,93
atrasado.
 SOLUCIÓN PROPUESTA A PREGUNTAS DETONANTES
Pregunta 3. Considerando que ha trascurrido el 50% del tiempo asignado para el proyecto, que los
avances son apenas del 21,70% y que debe llegar al 100% en dos meses, el control de la gestión del
cronograma resulta fundamental. ¿Cómo podría Nicolle realinear las variaciones en el cronograma del
proyecto y qué recomendaría a Nicolle para realizar un control efectivo a la ejecución de las actividades
restantes del proyecto?

Para finalizar el debate de esta pregunta, el docente puede preguntar a los alumnos
cómo se podría prevenir un nuevo desvío en el cronograma ya que hacer seguimiento
puede no ser suficiente debido a que cuando se hace seguimiento puede ser muy tarde
para corregir alguna desviación.
Solicitudes de cambio: Una vez que Nicolle tenga su cronograma realineado, no debe
permitir ningún cambio porque pondría en riesgo la fecha límite del proyecto o al
menos que sea un cambio que impacte significativamente el alcance ya definido. Toda
la energía del equipo del proyecto debe centrarse en completar el alcance definido.
 NOTA DE ENSEÑANZA
EPÍLOGO

Al llegar Nicolle a Construcciones M.A implementó varias mejoras respecto a la gestión del cronograma
del proyecto. Se realizaron reuniones semanales para presentar los avances del proyecto, se impulsaron dos
tipos de reuniones, la semanal con el equipo del proyecto y la mensual con el Consejo Administrativo. Para
el seguimiento semanal se utilizaba el Project para mostrar los avances y para el Consejo Administrativo el
reporte ejecutivo de avance. Nicolle decidió usar un backlog o lista de trabajo ordenado por prioridades
de requerimiento para gestionar los compromisos del proyecto en el día a día. Dejó la técnica de valor
ganado para el futuro debido a que sentía que la organización aún no estaba madura en el tema de gestión
de proyectos y debía mejorar gradualmente.
A pesar de los esfuerzos de Nicolle, el proyecto no culminó a tiempo, sino sufrió un atraso de
aproximadamente 20 días por lo que la empresa tuvo que asumir un costo como multa, sin embargo, en
palabras de su propietario queda la enseñanza de que el tiempo tiene un precio por lo que hay que
gestionarlo efectivamente en proyecto futuros.
¡MUCHAS GRACIAS!