TEMA:

REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS, EN EL SISTEMA

EDUCATIVO GUATEMALTECO

I INTRODUCCIÓN

El tema de registros y controles administrativos, en el sistema educativo

guatemalteco, es necesario e importante por el ordenamiento y conservación de la
información recopilada, y de esta manera se comprenda su utilización para lograr
un control eficiente y eficaz de dicha actividad.
Incluyen en este trabajo aspectos importantes como definición de documentos,
base legal, su redacción y que documentos conforman un expediente.

Con la realización del trabajo, se pretende ampliar los conocimientos del futuro
administrador educativo.

La investigación del tema, se realizó, tomando en cuenta bibliografía adecuada,

para lograr así el objetivo propuesto de la investigación, el cual es el de esclarecer
el papel positivo que juegan los registros y controles en la educación.

II CONTENIDOS
2.1 Conceptualizaciones básicas:
2.1.1 Registros y controles

Registro: Es el ordenamiento de información recopilada, donde estrictamente se

fijan los resultados de las operaciones de una institución.

Control: es la última fase del proceso administrativo, que consiste en desarrollar

mecanismos que posibilitan verificar el avance y problemas de las actuaciones o
actividades, para tomar medidas correctivas que sean necesarias.

2.1.2 Sistema educativo

Es el conjunto ordenado e interrelacionado de elementos, procesos y sujetos a
través de los cuales se desarrolla la acción educativa, de acuerdo con las
características, necesidades e intereses de la realidad histórica económica y
cultural guatemalteca.

2.2 Importancia de los registros y controles

Es de vital importancia para las instituciones educativas, en este mundo
globalizado. Permiten comprobar y comparar con las normas legales y
preestablecidas si los servicios educativos mantienen la calidad pretendida de
acuerdo a los objetivos trazados.
2.3 Archivo y catalogación de registros y controles
Archivo: Colección de documentos reunidos por una entidad (persona física,
persona jurídica, institución...) en el ejercicio de una actividad regulada, práctica y
necesaria, conservados en un lugar seguro como memoria fiel para servir
testimonio e información.

Catalogación: registro ordenado de libros, documentos o material semejante de

acuerdo con unas normas.

2.4 Basamento legal

Acuerdo Gubernativo Numero 3-70 del Ministerio de Educación. Este reglamento
contiene la organización y funcionamiento de los archivos escolares
2.5 Objetivo e importancia
Objetivo:
Conservar adecuadamente los documentos para consultar información
Ordenar los registros respetando las normas de registro y catalogación.
Importancia:
Es determinante para el éxito de una organización
Constituye la memoria de la institución
Narra la historia de la misma
De la rapidez con que se localicen los documentos, depende su mayor o menor
utilidad.
2.6 Principales registros y controles, su utilización
2.6.1 Actas
Definición: documento histórico que tiene como finalidad dejar constancia de los
hechos ocurridos considerados de suma importancia, para que tomen parte de la
memoria de una institución y para dar fe de que el hecho ocurrió.
Utilización: dejar constancia de lo tratado o resuelto en las reuniones.
2.6.2 Conocimientos
Definición: es una constancia que se suscribe en un libro específico previamente
autorizado por autoridad competente relacionado a la recepción y entrega de
bienes y documentos o notificaciones de información al personal docente, padres
de familia y autoridades.
Utilización: para hacer un recordatorio individual o colectivo de recepción o
entrega de bienes y documentos.
Para dejar constancia del procedimiento que se dio a algún objeto o situación.
2.6.3 Certificaciones
Definición: documento administrativo empleado para constatar un determinado
hecho.
Utilización: para constatar un hecho.
2.6.4 Dictámenes
Definición: es el paso fundamental en el trámite de un expediente. Se origina de
una providencia y contiene informe sobre disposiciones legales aplicables al caso
y procedentes así como, la opinión razonada del signatario en la cual puede
basarse el superior para dictaminar (decidir)
Utilización: sirve para remover del cargo a un empleado, técnico o docente, para
transferir de sede algún empleado, objeto o equipo para cambio de personal
administrativo, técnico o docente cuando se solicita la creación de un centro
educativo y cambio de inmueble.
2.6.5 Resoluciones
Definición: documento que contiene la decisión o declaración de voluntad de
autoridad competente. Acción de resolver, decisión de una duda, litigio, conflicto o
problema difícil.
Utilización: sirve para dar respuesta final a un asunto plantado, ya sea favorable o
desfavorable al peticionario.
2.6.6 Providencias
Definición: prevención, preparativos de lo necesario o conducente a un fin o logro.
Medida o disposición que se toma para remediar un mal o daño.
Utilización: sirve para enviar expedientes a la dependencia que, para la naturaleza
de sus funciones tratará el asunto, regresar los expedientes incompletos, pedir
presentación de pruebas, mandar a archivar o expedientes.
2.6.7 Constancias
Definición: es un documento cuyo fin es probar un hecho realizado, expedido por
autoridad competente a petición del interesado.
Utilización: se utiliza para comprobar un hecho.
2.6.8 Oficios
Definición: documento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras
personas o diversos funcionarios entre sí, por cuestiones relativas a sus cargos o
funciones. Comunicación escrita sobre asuntos de una oficina pública.
Utilización: para informar o responder alguna disposición relacionada al servicio.
También sirve para solicitar, rendir informes, transmitir disposiciones u órdenes.

2.6.9 Oficios circular

Definición: documento administrativo institucional que sirve para dar información
oficial con carácter obligatorio a un grupo de personas.
Utilización: dar información de carácter obligatorio a un pequeño grupo de
personas (de 1 a 5)
2.6.10 Memorándum
Definición: instrumento donde se anotan las acciones que deben llevarse a cabo
en determinada ocasión o día. Donde se recapitulan hechos y razones para que
se tengan presentes en un asunto importante o grave.
Utilización: para hacer recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos con
la finalidad de no olvidarlos u omitirlos o proponer de nuevo alguna cosa.
2.6.11 Circulares
Definición: orden que una autoridad superior dirige a sus subordinados. Carta
dirigida a diversas personas para notificarles algo. Correspondencia que difunde
información de interés colectivo.
Utilización: para notificar o informar algo de interés a un colectivo.

2.7 Aspectos imprescindibles para la redacción de documentos

2.7.1 Presentación adecuada, contenido, lenguaje y estética
2.7.1.1 Ortografía: sin faltas de ortografía
2.7.1.2 Claridad: crear mensajes objetivos, claros y
concretos
2.7.1.3 Concisión: tratar un solo tema sin salirse del
mismo
2.7.1.4 Estética: darle estilo y puntuación
2.7.1.5 Veracidad: debe contener datos exactos

2.7.2 Márgenes
Los márgenes de papel recomendado son los siguientes:
Superior e inferior 2 centímetros
Izquierdo 3.5 centímetros
Derecho 2.5 centímetros
2.8 Correspondencia oficial
Es la que trata de asuntos relacionados con el Estado, ya sean estas dirigidas del
gobierno a particulares, de particulares a oficinas del gobierno, o entre
funcionarios públicos.
Para su comunicación se utiliza la siguiente correspondencia: la nota oficial, el
oficio, la providencia, la resolución, el dictamen, la notificación y los acuerdos.
2.9 Expediente
Es el conjunto de documentos relacionados con el asunto administrativo, en el
cual constan las gestiones hechas por los interesados, investigaciones, consultas
y lo resuelto por las autoridades competentes. Es conveniente poner una portada
al expediente que contenga los datos que sirvan para su identificación y
clasificación.
Los documentos que conforman un expediente son: la solicitud, la providencia, y el
dictamen.
 III JUICIO CRÍTICO
Los registros y controles de documentos emitidos por una institución, es
importante que se resguarden cuidadosamente porque ellos forman parte de su
historial.
Es necesario que se archiven y cataloguen de acuerdo a las normas establecidas
todos los documentos de la institución con el propósito de hacer más ágil la
administración.
Los documentos relacionados con la administración hacen constar las gestiones
que han hacho los interesados.

IV CONCLUSIONES

 El registro y control de los documentos administrativos de las instituciones

reflejan el grado de control que se tiene.

 La catalogación y archivo de los expedientes de acuerdo a las normas,

hacen eficiente el trabajo administrativo.

 La redacción y presentación de los documentos es muy importante para

que la comunicación transmitida sea eficaz.
 V RECOMENDACIONES

 El cumplimiento de las normas propuestas para la catalogación y archivo de

los documentos.
 La documentación respectiva, redactarse y presentarse correctamente con
el propósito de lograr una gestión efectiva.
 Los documentos archivados deben contar con un espacio y mobiliario
adecuado por la importancia que dichos documentos representan.

VI BIBLIOGRAFIA
 Bolaños de Torres, Aída E. Manual de catalogación y archivo

Impresos Industriales

 Martínez E. Aníbal. Manual de Registros y Controles en Administración

Educativa 1ª Edición 2009
 Guerra, Alicia. Correspondencia Editorial kamar 2002
 Martínez E. Aníbal. Legislación Básica Educativa, 7ª edición,
Impresión-Litográfica, 2009