CATALOGACION Y ARCHIVO

5to. P.C. y 5to. Secretariado

Profesor Hugo Leonel Enriquez

Indicaciones: Escriba en su cuaderno las reglas de archivo y repáselas. Haga el ejercicio práctico.
30. Para archivar papeles referentes a los gobiernos, países o Repúblicas diferentes, se procede en la forma que a continuación
se indica.
a). Nombre del país y la palabra “Gobierno”, “República” o similar, aunque no aparezca en el nombre.
Cuando tenemos papeles de diferentes lugares, esto nos permite ordenarlos alfabéticamente por el nombre del país o lugar.
Puede usarse una guía secundaria para cada país, cuando existen varias carpetas dentro del mismo.
Ministerio de Educación, Guatemala
Guatemala, Gobierno (de)Ministerio (de) Educación
b). Para los nombres de los Ministerios existen diferentes formas, sin embargo, últimamente la que más se aconseja es
la primera en el siguiente ejemplo:
Educación (Ministerio de) Ministerio (de) Educación
Estadística (Dirección General de) Dirección General de Estadística
En la primera forma se encuentra como unidad sólo lo que no está entre paréntesis
En la segunda forma cada palabra es una unidad, excepto preposiciones y artículos.
Las dos formas son buenas y lo único que se recomienda es que siempre se aplique en la misma, con uniformidad en
En todo el archivo.

Se Archiva: Estados Unidos Gobierno (de) Agricultura (Depto. de)

Guatemala Gobierno (de) Educación (Ministerio de)
1ª. Unidad 2ª. Unidad 3ª. Unidad

Dirección General de Estadística, Economía, Guatemala

Guatemala Gobierno (de) Economía (Ministerio de) Estadística (Dirección Gral.
De)
1ª. Unidad 2ª. Unidad 2ª. Unidad 4ª. Unidad

31. Cuando los nombres son de instituciones que no pertenecen al Gobierno o que son semi-autónomas, se archivan tal como se
escriben:
Asociación Pro Bienestar de la Familia Se archiva: Asociación Pro Bienestar (de la) Familia
Liga Nacional Contra El Cáncer Liga Nacional (contra el) Cáncer
1ª. U. 2ª. U. 3ª. U 4ª. U
32. Cuando son nombres pertenecientes a Departamentos, Municipio, etc., se clasifican por el lugar y luego por el nombre.
Comisión de Salud de Jalapa Se archiva: Amatitlán Municipio (de) Comisión (Para el) Estudio
Comisión para el Estudio de Amatitlán Jalapa Departamento (de) Comisión (de) Salud
1ª. U 2ª. 3ª. 4ª. U
33. En el caso posesivo en el idioma inglés, se procede en la forma siguiente: Siempre se considera la “S”
Se archiva: Sear´s Sears’

Ejercicio: Ordene Alfabéticamente los siguientes nombres

1. M.A.M- Nacional
4. Colegio Sonto Domingo.
7. Herrera Hnos.
10. Elsa Margarita MacDonald
13. The American School
16. Fernández, Mendia, Ings.
19. Transportes “Los Galgos” Escuintla
22. Mary Smith (esposa de Jorge Pyatt)
25. Lía Quan, 2ª. Calle 8-30, zona 1
28. El Salvador, Cia. De Transportes
31. 2ª. Sala de Emergencia
34. Ministerio de Economía, Guatemala
37. E. Fernández Mendia
40. Zoila Martínez Durán
43. Instituto de Fomento de la Producción
46. Floristería “Las Acacias”
49. IL Congreso Italo
2. Almacén Roberto Martínez
5. Fernández-Mendia Co. Ltda.
8. Pan American Airways
11 Le Monde
14. Nacional City Bank, Alabama
17 Flora Asturias de Oliva
20. Pedro Bendfelt
23 Hotel Interamericano
26 Monseñor Julio García
29 M. Teresa solares
32 Oscar del Valle Asencio
35 Carlos de La Roca
38 Prof. Héctor Bonilla
41 I.G.S.S.
44 Los Angeles Store
47 Feeds´ Restaurant
50 National City Bank, El Paso
3. Lic. Hector Bonilla
6. Almacén las 1000 Boquitas
9. Transportes “Los Galgos” Quetzaltengo
12 M.T. Solares Gálvez
15 Antonio Benfelt Jauregui
18 Monseñor García
21 Elsa M. Mc Donald
24 Feedd’s Service Corporation
27 Asociación de Amigos de Colombia
30 La Moda Elegante
33 Doctor Bonilla
36 Manuel Herrera Llerandi
39 Lía Quan, 5ª. Calle 1-25, zona 1
42 T.G.W. Radio Nacional
45 Matias Samuel
48 Pedro Benfelt