Colegio Sagrado Corazón, Plan Fin de Semana (sábado)

Administración y prácticas de oficina – 5to Secretariado y Oficinista

Las Cinco Funciones de la Administración son:

Concretamente las funciones administrativas se distinguen como un proceso correcto de la

administración.

1. Planificación
Los administradores deben planificar sus actividades para condiciones futuras, deben desarrollar
objetivos estratégicos y asegurar el logro de los objetivos. Por lo tanto, se deben evaluar futuras
contingencias que afectan a la organización, y dar forma al panorama futuro ya sea operacional o
estratégico de la empresa.

La administración debe visualizar el futuro y trazar las acciones a seguir, se debe planificar todas las
actividades basadas en condiciones futuras, se establecen los objetivos estratégicos y se asegura el
logro de los mismos. Un buen plan de acción debe ser preciso y basarse en la unidad, continuidad y
además tener cierta flexibilidad. Se usa para proporcionar una dirección general entre sus tareas
está la de proporcionar a los administradores herramientas de seguimiento y evaluación de
resultados, a la vez detectar áreas de posibles oportunidades de mejora.

La planeación es importante, ya que en sus objetivos se resume el rumbo a seguir y las metas a
alcanzar además, se resume el crecimiento económico y general de la empresa.

Una de las maneras de trazar la planificación es: definir claramente un problema, estudiar las
experiencias pasadas y para prever el futuro, determinar diferentes formas para actuar, seleccionar
la mejor, asignar los recursos, prepararse para posibles situaciones adversas.

2. Organización
Los administradores deben organizar la fuerza de trabajo de una manera y estructura eficiente para
que de esta manera se puedan alinear las actividades de la organización. Los administradores
también deben capacitar y contratar a las personas adecuadas para el trabajo, y siempre asegurar
una mano de obra suficientemente calificada y educada.

La administración debe crear el entorno organizacional material y social de la empresa. Debe

proporcionar las cosas útiles para el adecuado funcionamiento empresarial, movilizando los
recursos materiales y humanos para llevar el plan a la acción.

Una manera de plantear esta función administrativa es organizar la fuerza de trabajo de manera
eficiente para que se puedan alinear las actividades de todos los departamentos de la organización,
una opción para incrementar el rendimiento es contratar personas capacitadas para el trabajo e
incrementar el adiestramiento de las mismas a través de cursos y estudios especializados, así
asegurar una mano de obra calificada y eficiente.

3. Dirección
Los administradores deben supervisar a sus subordinados en su trabajo diario, e inspirarlos a
alcanzar las metas de la empresa. Así mismo, es responsabilidad de los administradores comunicar
los objetivos y las políticas de la empresa a sus subordinados. El supervisor de los subordinados
siempre debe estar alineado con las políticas de la empresa, y cada administrador debe tratar a sus
subordinados bajo los estándares de la compañía.
 Colegio Sagrado Corazón, Plan Fin de Semana (sábado)
Administración y prácticas de oficina – 5to Secretariado y Oficinista

La administración debe guiar y orientar al personal. Es su responsabilidad comunicar las políticas y

los objetivos de la empresa a sus subordinados. El supervisor y cada administrador deben tratar a
sus subordinados bajo determinados estándares de respeto, liderazgo y motivación.

Una manera de ejecutar la dirección es supervisar a los trabajadores en su trabajo diario e inspirarlos
a lograr las metas departamentales, se deben establecer orientaciones de acuerdo a las necesidades
de cada trabajador y cada departamento a fin de que las tareas resulten eficientemente realizadas.
Para los nuevos empleados pautar una orientación formal dando indicaciones y enseñando de
manera general lo que necesitan para desempeñar el cargo.

4. Coordinación
Los administradores deben armonizar los procedimientos y las actividades realizadas por la
empresa, lo que significa que todas las actividades de cada unidad organizativa se deben
complementar y enriquecer el trabajo de otro.

La administración debe unificar y armonizar todos los esfuerzos y las actividades con el fin de que
vayan dirigidas al logro común de los objetivos generales de la empresa y se traduzcan en la
rentabilidad y eficiencia de la misma.

Una manera de ejecutar esta función es lograr que todas y cada una de las actividades de los
diferentes departamentos, se complementen y enriquezcan el trabajo de los otros. Logrando de
esta manera enlazar el trabajo particular en busca de logros generales en pro y beneficio de la
empresa.

5. Control
Los administradores deben controlar que las actividades de la compañía están en línea con las
políticas y objetivos de la empresa en general. Es también responsabilidad del administrador
observar y reportar las desviaciones de los planes y objetivos, y coordinar las tareas para corregir
posibles desviaciones.

La administración debe revisar y verificar que todo se haga de acuerdo con los planteamientos y las
reglas establecidas y según las órdenes y directrices impartidas. Una manera de llevar a cabo el
control es revisar y controlar que las actividades ejecutadas estén alineadas con las políticas y
objetivos de la organización, revisar los resultados y reportar cualquier desviación que ocurra,
distorsione los planes y aleje al departamento del cumplimiento de los objetivos.

TAREA NO. 3: Complete correctamente el cuadro conceptual. Puede elaborarlo en las hojas que
están en su portafolio, no olvide subir sus evidencias en la plataforma classroom.
 Colegio Sagrado Corazón, Plan Fin de Semana (sábado)
Administración y prácticas de oficina – 5to Secretariado y Oficinista

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

ORGANIZACIÓN

COORDINACIÓN
DIRECCIÓN
PLANEACIÓN

CONTROL
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS
Los principios de la administración son reglas que, al ser aplicadas por los responsables de las
organizaciones, permiten lograr mejores resultados en la gestión de entidades de todo tipo.

Todo administrador tiene que destinar su tiempo y atención a todos los detalles que exige su
intervención, tendrá que tomar decisiones oportunas, es el que conoce todas las dificultades y
problemas de la empresa, sabe que para salir adelante, deberá de planificar, organizar, dirigir y
controlar.

1. Definición de administración

El ser humano es social por naturaleza, lo que implica vivir organizadamente. Esto a su vez requiere
de dividir las funciones sociales en forma ordenada, de modo que algunos miembros produzcan
alimentos, otros vestidos, otros den servicio, etc. Desde que el hombre constituyó la tribu requirió
de administración grupal para sobrevivir y cubrir cada vez más sus crecientes necesidades, por lo
que la administración es una de las actividades y trabajos más antiguos, interesantes y bellos.

La necesidad es la madre de la administración, para satisfacerla se requiere trabajar hacia propósitos

concretos de forma grupal. Podemos decir que la administración se ha ido formando conforme han
ido cambiando los tiempos, lo que hoy día implica una preparación profesional continua. En este
campo de la actividad humana concurren todas las demás profesiones para su perfeccionamiento,
además de que todos los otros campos la utilizan, cada vez con mayor frecuencia, como
herramienta.

Wilburg Jiménez Castro define la administración como una ciencia compuesta de principios, técnicas
y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de
esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que
individualmente no se pueden logar en los organismos sociales.
 Colegio Sagrado Corazón, Plan Fin de Semana (sábado)
Administración y prácticas de oficina – 5to Secretariado y Oficinista
Por su parte Fremont E. Kast dice que la administración es la coordinación de hombres y recursos
materiales para el logro de objetivos organizativos, lo que se logra por medio de cuatro elementos:
(1) dirección hacia objetivos; (2) a través de gente; (3) mediante técnicas y (4) dentro de una
organización.

La mayoría de los autores proponen la definición de administración como el proceso de planear,

organizar, dirigir y controlar para lograr objetivos organizativos preestablecidos.

TAREA NO. 4: Investigue y defina con sus palabras lo que se le pide. Puede elaborarlo en las hojas
que están en su portafolio, no olvide subir sus evidencias en la plataforma classroom.

ADMINISTRACIÓN
PRINCIPIOS
TÉCNICAS
PRÁCTICAS
 Colegio Sagrado Corazón, Plan Fin de Semana (sábado)
Administración y prácticas de oficina – 5to Secretariado y Oficinista
2. Principios de la administración de Henri Fayol
Henri Fayol desarrolló teorías sobre administración y organización del trabajo que fueron
extensamente influyentes a principios del siglo XX, su corriente de pensamiento se conoce como la
Teoría Clásica de la Administración. Fue un ingeniero de minas que trabajó para la compañía minera
francesa Commentry-Fourchambault-Decazeville, primero como ingeniero, después fue promovido
a la gerencia general y después como director de administración desde 1888 a 1918. Durante su
pasaje como director escribió su famoso “Administración industrial y general”.

OPCIONAL: PUEDE VER EL SIGUIENTE VIDEO PARA COMPLETAR LA EXPLICACIÓN

https://youtu.be/qTwi-irYWiA
 Colegio Sagrado Corazón, Plan Fin de Semana (sábado)
Administración y prácticas de oficina – 5to Secretariado y Oficinista
TAREA NO. 5: Elabore un mapa mental con los principios de Henry Fayol. Puede elaborarlo en las
hojas que están en su portafolio, no olvide subir sus evidencias en la plataforma classroom.

2. Principios de la administración de Frederick Taylor

Podemos ver y comprobar fácilmente el derroche de las cosas materiales. Pero los movimientos
torpes, ineficientes o mal dirigidos de los hombres no dejan nada visible o tangible detrás de ellos…
Frederick Winslow Taylor.

Principios del taylorismo

Frederick Winslow Taylor es considerado uno de los primeros pensadores de la administración

gerencial. Con su obra “Principios de la administración científica”, da los primeros pasos del
pensamiento administrativo y hoy su legado es considerado como fundamental y una referencia
obligatoria para cualquier gerente ya que a pesar del tiempo, sus apreciaciones resultan de gran
actualidad.

El gran aporte de Taylor fue el haber propuesto desarrollar una ciencia del trabajo y una
Administración Científica a partir de los siguientes principios:

 Organización del Trabajo

 Selección y entrenamiento del trabajador
 Cooperación y remuneración por rendimiento individual
 Responsabilidad y especialización de los directivos en la planeación del trabajo.

1. Organización Científica del Trabajo

Este criterio se refiere a las actividades que deben utilizar los administradores para remplazar los
métodos de trabajo ineficientes y evitar la simulación del trabajo, teniendo en cuenta. (tiempos,
demoras, movimientos, operaciones responsables y herramientas.

2. Selección y entrenamiento del trabajador

La idea es ubicar al personal adecuado a su trabajo correspondiente según sus capacidades,

propiciando una mejora del bienestar del trabajador.

Cuando el trabajo se analiza metódicamente, la administración debe precisar los requisitos mínimos
de trabajo para un desempeño eficiente del cargo, escogiendo siempre al personal más capacitado.

3. Cooperación entre directivos y operarios

La idea es que los intereses del obrero sean los mismos del empleador, para lograr esto se propone
una remuneración por eficiencia o por unidad de producto, de tal manera que el trabajador que
produzca más, gane más y evite la simulación del trabajo.

Taylor propone varios mecanismos para lograr dicha cooperación:

Remuneración por unidad de trabajo.

Una estructura de jefes o (capataces) que debido a su mayor conocimiento puedan coordinar la
labor de la empresa y puedan colaborar e instruir a sus subordinados. Para Taylor debían existir
varias tareas para los diferentes jefes funcionales: Jefe de programación, de tiempos y costos, de
 Colegio Sagrado Corazón, Plan Fin de Semana (sábado)
Administración y prácticas de oficina – 5to Secretariado y Oficinista
mantenimiento de asignación de material, de instrucciones de producción de control de calidad, de
desarrollo de trabajo y de relaciones de personal.

División del trabajo entre directivos y operarios:

4. Responsabilidad y especialización de los directivos en la planeación del trabajo

Los gerentes se responsabilizan de la planeación, del trabajo mental, y los operarios del trabajo
manual, generando una división del trabajo más acentuada y mayor eficiencia.

TAREA NO. 6: Elabore un cartel científico con los principios administrativos de Frederick Taylor.
No olvide subir sus evidencias en la plataforma classroom.

4. Principios de la administración de Ford

Dados los principios de Taylor,

hablaremos un poco de lo que fue
el fordismo: El fordismo se puede
considerar como una etapa del
capitalismo moderno que abarca
desde la década de 1940 hasta la
década de 1970, la denominada
edad dorada del capitalismo,
caracterizada por la existencia de
empresas de producción a gran
escala, con métodos de producción
Tayloristas, una alta división del
trabajo y el crecimiento de los
créditos al consumo.

Los métodos de producción Fordistas fueron aplicados por primera vez en la compañía Ford Motor,
en Detroit, en 1913 bajo la dirección de Henry Ford, y se generalizaron con toda rapidez al resto de
las industrias.

La definición en sentido estricto del fordismo se ha ampliado para abarcar una serie de aspectos
que permitieron que el capitalismo tuviera un comportamiento estable durante esta etapa; estas
normas no sólo tratan de la organización de los procesos productivos (sobre todo de la organización
del factor trabajo), sino que también analizan los objetivos productivos y los métodos para resolver
conflictos laborales.

Ford adopta tres principios básicos:

Principio de intensificación: consiste en disminuir el tiempo de producción. La

Principio de economicidad: consiste en reducir al mínimo el volumen de materia prima en
transformación.
Principio de productividad: consiste en aumentar la capacidad de producción del hombre en el
mismo periodo.
 Colegio Sagrado Corazón, Plan Fin de Semana (sábado)
Administración y prácticas de oficina – 5to Secretariado y Oficinista

LABORATORIO (ESPERE EL DOCUMENTO O LINK)

ORGANIZACIÓN

Se conoce como organización a la forma como se dispone un sistema para lograr los resultados
deseados. Es un convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico.

Etimológicamente, la palabra organización es de origen griego "organon", que significa instrumento,

utensilio, órgano o aquello con lo que se trabaja.

Existen diferentes tipos de organizaciones como escolar, empresarial, personal, social, política,
técnica, entre otras. No obstante, en cualquier organización la misma se forma por el
interrelacionamiento entre los individuos, el ordenamiento, y la distribución de los diversos
elementos implicados, con vista para el mismo fin.

Es de destacar, una organización sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que
están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común. En la misma, existe un
conjunto de elementos que están directamente asociados a la organización, tales como: clientes,
proveedores, competidores, entre otros.

Por otro lado, dependiendo del tipo de organización, existe una persona que desempeña un papel
clave en los roles de liderazgo, planificación y control de los recursos humanos y de otros recursos
materiales, financieros y tecnológicos disponibles en la empresa.

Aunado a lo anterior, se debe de presenciar un proceso de organización en el cual permita alcanzar

un objetivo dentro de la corporación. Por lo cual, es fundamental el reparto de las funciones en
concordancia a la estructura organizativa, para cumplir efectivamente con los procesos convenidos
por la propia organización.

En administración de empresas, se entiende por organización, una entidad social formada por dos
o más personas que trabajan de manera coordinada en un ambiente externo específico apuntando
a un objetivo colectivo. Consiste en la división de tareas y en la asignación de responsabilidades.

Con respecto a este punto, se toman en cuenta numerosos criterios, como:

En cuanto a su estructura: puede ser formal o informal. Una organización formal, está planeada y
estructurada siguiendo un reglamento interno. Mientras que la organización informal, son las
relaciones generadas entre las personas de forma espontánea, resultado del propio funcionamiento
y desarrollo de la empresa.
En cuanto a la localización: puede ser local, nacional, multinacional, global e internacional.
En cuanto a su finalidad: puede ser con fin de lucro (empresas), sin fin de lucro (ONG), y con fines
representativos, y administrativos (organismos gubernamentales).
En cuanto a su propiedad: puede ser privada o pública.

TAREA NO. 7: Organice en un mapa conceptual los criterios de la organización. Puede elaborarlo
en las hojas que están en su portafolio, no olvide subir sus evidencias en la plataforma classroom.