Proceso estándar para el aprovechamiento de registros administrativos

Registro administrativo: serie de datos sobre un sujeto, hecho, suceso o evento en formato
impreso o computacional de una institución pública, bajo un marco de lineamientos
jurisdiccionales, reglamentarios o programáticos.
Fuente administrativa: (según OCDE) es la organización responsable de la regulación
administrativa del registro con potencial de fuente de datos estadísticos
Regulaciones administrativas: el papeleo y las formalidades administrativas donde gobiernos
recogen información y toman decisiones económicas individuales.

Por contacto con la ciudadania: de tramite público y de actividad interna

Por cobertura de evento: total o parcial
Por cobertura nacional y desglose territorial: con cobertura nac. SIN desglose territorial y
cobertura nac. CON desglose territorial
Por procedimiento de registro: centralizado o descentralizado

Los organismos públicos son las fuentes administrativas para la generacion de estadisticas.

Interés por aprovechar estadisticamente los registros administrativos:

 Continuidad y cobertura de la captación
 Cobertura geográfica
 Cobertura tematica
 Posibilidad de ampliar la cobertura
 Costos marginales

Problemas presentados en el aprovechamiento estadístico de reg administrativos:

 Registro sin función estadística por las propias actividades complejas del
organismo
 Sin presupuesto
 Sin capacidad técnica
 Desinterés de la autoridad
 Dificultades propias de la captacion y circunstancias de registro de datos
 Dificultades con el recurso humano
Los reg adm son utiles estadisticamente al evaluar su base conceptual y metodologica,
clasificaciones, coberturas, variables utilizadas, calidad de procesamiento de datos y disponibliidad
de datos. Es importante la participación del instituto en la elaboracion de reg adm con el
fin de mejorar la calidad de la informacion recopilada.

Los registros administrativos tienen potencial estadístico por tres factores:

1. Base legal de cobertura de eventos y continuidad de registros.
2. Cobertura de unidades de registro y eventos total.
3. Cobertura y desglose conceptual y geografico.

El nivel de operación de procesos y tecnologias aplicadas influyen en la

recopilacion de los datos para su aprovechamiento estadistico, tres niveles:
 Sistemas de registro con procedimientos documentados, controles, archivos de datos y
generacion de estadistica.
 Sistemas de registro con procedimientos documentados, controles, archivos de datos para
el control de la organización.
 Sistemas de registro con procedimientos poco documentados y archivos impresos
sin control automatizado.

2 requisitos basicos para realizacion de proyecto estadístico basado en reg adm:

1. Operación del sistema de registro. Regulación y efectuación continua de los
reg adm.
2. Convencimiento y concertación de acuerdos iniciales . Que los titulares
de las organizaciones esten conscientes de las funciones estadisticas de los reg
adm.

Proceso para la generacion de estadisticas en 6 fases:

1. Planeacion. Plan para el diseño y la ejecución, y los mecanismos para la
operacion del control administrativo.
2. Diseño conceptual. Propuestas de contenidos
temáticos e instrumentos de captacion.
3. Diseño de la captacion y el procesamiento.
Propuestas de operativos para captar y procesar
los datos.
4. Captacion.
5. Procesamiento.
6. Presentacion de resultados.
 Fase 1 Planeación
En esta fase se genera un “anteproyecto” del proceso de la generación de estadísticas,
identificando los objetivos generales y particulares, el tiempo que se invertirá en las fases
posteriores, el recurso humano y financiero necesario para cada fase. Se divide en estas
macroactividades:

Determinación
Diagnostico de Control
del plan para la
situaciones en el administrativo
implantación del
sistema de registro
proceso estadistico

El diagnóstico de situaciones se compone de las siguientes

actividades:

Delimitación del Establecer el tema a tratar valiéndose de organismos

campo de estudio internacionales, identificar la repercusión cultural,
y sus atribuciones social, etc. Reconocer la población caso de estudio.

Unidades de registro (oficina donde se registró el dato)

Momento de ocurrencia (cuando ocurrió el evento)
Caracterización de Momento de registro (cuando se registro legal/oficialmente)
los eventos objeto de Sitio de ocurrencia (lugar físico del evento)
registro Sitio de registro (lugar físico donde está la unidad de registro)
Formato de registro (documento físico en el que se registró el evento)
Medio de registro (Instrumento que contiene los formatos de registro,
impreso o electrónico)
Variables de captación (características recabas del evento)

Identificar las adecuaciones en el sistema de registro:

Aspectos conceptuales y de formato
Revision e
identificación de  Adecuacion de procedimientos de captación (momento de

necesidades de captación del dato, personal administrativo, adecuar todo lo que

adecuacion asegure la cobertura y calidad de captación)
 Adecuacion de directorios de unidades de reg (identificar si los
registros están en cada unidad de reg o si están en unidades
integradoras (que integran datos de varias unidades))
 Adecuación de recursos (el proceso de adecuación necesita recursos
tecnológicos para su implementación)
 Adecuacion del marco legal (checar las normativas, reglamentos,
políticas que caen en la instancia del registro administrativo y adecuar
el proceso estadístico y la propia normativa)
 La determinacion del plan para la implantación del proceso estadístico se
compone de las siguientes actividades:

Tipo de reg adm

Objetivos
Tematica
Desglose geografico
Estrategia general

Determinacion de la
Coordinarse entre los organismos que registran los
estructura de
datos y los organismos (unidades) de estadística
organizacion

Se estima el presupuesto por fase y la proveniencia de

Estimacion de recursos
este: financiamiento por la propia oficina de estadística, por los
y Presupuesto
organismos que recopilan los registros u otros organismos o
global
gobiernos.

El Control administrativo comprende una gestión de la calidad de la

información clara y concisa y un soporte administrativo para que los recursos técnicos y
financieros respondan a las necesidades del proyecto. Es importante estar atentos a las
modificaciones que se puedan realizar conforme avanza el proyecto, de acuerdo a las
necesidades que se vayan generando y compararlas a los objetivos por fase descritos en la
planeación.
 Fase 2 Diseño conceptual
En esta fase se determinan los instrumentos de captación de acuerdo a las
condiciones socioculturales, tecnológicas y técnicas en las que se lleva a cabo el registro. Se
establecen criterios de validación para captar información correcta. Para la
definición conceptual del proyecto, ya fue necesario las consultas con organismos
internacionales, especialistas, o asesorias de organismos con temática afín.

Macroactividades
Acotacion de Delimitacion Diseño de esquemas
necesidades de del marco de presentación de
información conceptual resultados

Diseño o
Definicion de criterios de adecuación de
validacion instrumentos de
captación

Acotacion de necesidades de información estadistica

Todo proyecto estadístico necesita delimitar las necesidades estadísticas, esto implica
conocer la demanda de la información (lo que se necesita saber), una experiencia en
recopilación de reg adm, consultas a los responsables de la elaboración del
registro. Se realizan las siguientes actividades:

Macroactividad
Acotacion de necesidades de información estadistica

Actividades

Consulta de documentos Consulta a ususarios,

relacionados (a la temática productores y expertos en la
del estudios) información estadistica
 Delimitacion del marco conceptual
Macroactividad
Delimitacion del marco conceptual

Actividades

Determinación de temas, Determinación de conceptos y

categorías, variables y sus glosario (en todo proyecto
clasificaciones estadístico debe haber)

Diseño de esquemas para la presentacion de resultados

Macroactividad
Diseño de esquemas para la presentación de resultados

Actividades

Definición de los productos Determinación de los Determinación de formas y

(tipos de graficas, contenidos específicos medios de presentacion
ilustraciones, mapas, etc) de cada producto (infografías, cuadros estadisticos,
mapas) (medios de publicación:
impreso, internet)
 Diseño o adecuación de instrumentos de captacion

Macroactividad
Diseño o adecuación de instrumentos de captacion

Actividades

Formato de registro (puede ser o Pruebas y ajustes a los

NO el mismo formato para fines
administrativos que el de para fines
estadisticos, en cualquier caso hay
que hacer las modificaciones y
especificaciones al formato
necesarias)
Manuales y otros instrumentos de captación
materiales de apoyo (enfocadas a ciertas preguntas, bloque
de respuestas, instrucciones, al
cuestionario entero, una parte)

Definicion de criterios de vaidacion

Macroactividad
Definicion de criterios de validacion

Actividades

Determinacion de los criterios Determinacion de criterios y reglas

de revisión (se deben de revisar: de solución a problemas en los
rangos de respuesta por variable y datos (verificar datos invalidos,
relaciones entre variables) multirrespuesta, ouliers)
 Fase 3 Diseño de la captación y el procesamiento
En esta fase se describen los procedimientos de recopilación de la información; y las estrategias
para el procesamiento de los datos.

Macroactividades

Determinación Integracion de Diseño de soporte de

de la estrategia recursos operación para el
de captación humanos procesamiento

Determinacion de procedimientos y
desarrollo de sistemas informáticos
para el procesamiento

Determinación de la estrategia de captacion

Macroactividad
Determinación de la estrategia de captacion

Actividades
Procedimientos técnicos
para la captación Estructura
(procesos técnicos para la Programa de
operativa y
recopilación), el control actividades
plantilla de
(asegurar el control de operativas
personal
calidad en la captación de la
información) y la logística
administrativa (medios de
apoyo para la captación de
acuerdo con la planeación,
como bienes inmuebles,
servicios, equipos)
 Integración de recursos humanos
Utilización del recurso humano para el proyecto, con su selección, contratación y
capacitación. Al explotar los reg adm basta con el personal presente en la unidad de registro;
en unidades productoras de información sí es necesario comenzar un proyecto desde cero.

Diseño de soporte de operación para el procesamiento

Macroactividad
Diseño de soporte de operación para el procesamiento

Actividades

Equipamiento de los centros de Estructura para el procesamiento

procesamiento (licitación, oficinas, material, (contratación del personal con
equipo de computo, perifericos, asistencia dependencia de la estructura operativa)
técnica profesional)

Determinación de procedimientos y desarrollo de sistemas

informaticos para el procesamiento
Macroactividad Determinacion de procedimientos y desarrollo de sistemas
informaticos para el procesamiento

Actividades

Procedimientos para la ejecución y control Desarrollo de sistemas

del procesamiento (trata del lugar físico o informáticos
electronico, donde se encuentran los instrumentos de
captación, los criterios de validación, manuales)

Realización de
Elaboración de manuales
pruebas y ajustes
 Fase 4 Captación
Es el desarrollo de la captación de información en individuos de la poblacion
objeto. Comienza con la integración del recurso humano, los materiales de apoyo
(manuales, mapas, directorios, etc). Se finaliza con los instrumentos de captación
contestados (p. ej. Meebox con cuestionario agropecuario), reportes de trabajo (envíos
de información de todos los días por los censores y jefes de campo), reportes de problemas,
experiencias al terminar el campo, etc.

Macroactividades:

Preparativos del
Recolección Cierre del ciclo
ciclo

Preparativos del ciclo

Macroactividad
Preparativos del ciclo

Actividades

Formacion y equipamiento de grupos
de trabajo (todo el que participará en
el registro y recolección de los datos)
Reproduccion y distribucion de
materiales (entrega a todo el personal que
realiza el registro de: instrumentos de
captación, software de captación, manuales-
guias-instructivos, directorios)

Capacitacion (al personal operativo

con preparación de los instructores)
Actualizacion de directorios
de las unidades de registro
 Recoleccion

Macroactividad
Recoleccion

Actividades

Transferencia de datos (una vez

recopilada la información, el responsable
del registro envia la información a la
Control de la recolección (control de calidad)
unidad de registro, el personal operativo
de la oficina estadística revisa los datos y
aclara cualquier situación)

Integración de la información captada y envio a procesamiento

electrónico (los envíos que hacíamos cartógrafos, enlaces, censores y jefes
de campo mediante el módulo)

Cierre del ciclo

Macroactividad
Cierre de ciclo

Actividades

Recuperacion de materiales (por la oficina de Informe final (la experiencia de las figuras
estadística con el fin de evitar confusiones o operativas en la captación, y las soluciones o
mal uso para futuros eventos) dudas a los inconvenientes presentados)
 Fase 5 Procesamiento

Macroactividades:

Recepción y
Captura- Validación
organización
codificacion

Obtencion de los
archivos de datos
Recepción y organización

Macroactividad
Recepcion y organización

Actividades

Recepción de material (instrumentos Organización y preparación de documentos

electrónicos, cuestionarios, boletas, fuente (organizar la información impresa o
guias) electrónica en paquetes etiquetados con
indicaciones relevantes a su futura utilización)

Asignación de cargas de trabajo (se

estiman tiempos y labores según
los recursos humanos y materiales)
 Captura y codificación
Se capturan electrónicamente los instrumentos de captación impresos, asi como el
control para validación de la captación por internet o digital.

Validación
Se comparan los datos obtenidos en la captación con los datos esperados para verificar
su validez, los que no concuerden se les da una solución.

Macroactividad
Validación

Actividades

Verificación de la integridad y Aplicación de sistemas de validación

congruencia de la captura (utilizando técnicas (variedad)
estadísticas se identifican datos
aceptados y depuran datos erróneos)

Liberación de archivos validados (cuando se aseguren

los criterios de validación se realizara un reporte de
evidencias de validadcion)

Obtención de los archivos de datos

Obtencion de los archivos de datos (reunir los
Macroactividad
microdatos=cada dato de la captación (p. ej. una respuesta
a pregunta de cuestionario))
Actividades

Integracion final de archivos validados Disposición de archivos para la

(observar si hay discrepancias en los presentación de resultados
archivos de microdatos)
 Fase 6 Presentacion de resultados

Macroactividades:

Programa de Documentación y
productos evaluacion del proceso

Programa de productos
Se prepara un informe de resultados con lo establecido en el esquema de
resultados del diseño conceptual.

Macroactividad
Programa de productos

Actividades

Producción editorial en medios impresos y

Elaboración de materiales de comunicación y
electrónicos (diseminación de resultados con
difusion de resultados (dar a conocer la
base en estudios de mercado-medios de
disponibilidad de los datos en boletines,
difusión-diseño del producto) (cuidar el sesgo
anuncios, internet, redes sociales, discursos de
e inconsistencia en los datos antes de
funcionarios)
divulgar)

Disponibilidad de información a través de recursos

en línea (utilizar las redes e internet)
 Documentacion y evaluación del proceso
Se debe presentar un informe o informes que detallen las técnicas y metodologias
utilizadas en todo el proceso de generación estadística. Pueden ser varios informes con una clara
explicación metodológica de cada fase.

Macroactividad
Documentacion y evaluación del proceso

Actividades

Elaboración de documentos descriptivos del

Evaluación del proceso
proceso y sus fases.

Disposición de los documentos en los distintos

medios de presentación de los resultados (medios
impresos o digitales)