PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

IN D U S T R IA L E S D E L L L A N O LT D A .
N I T. 8 0 0 . 1 6 9 .0 8 5 -4 FECHA:01/10/202 VERSIÓN: 2 GSST/P/002 Página 1 de 5
In g e o m in a s - R e g is t r o M in e r o G C Q C - 0 1
C o r m a c a r e n a R e s o lu c ió n 2 6 0 5 1 0 9 5
0

VERSION FECHA MOTIVO DEL CAMBIO

1 1-10-2020 Realización del procedimiento del Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo

2 10/01/2021

Elaboró Revisó Aprobó

Meiber Rodríguez
Velásquez

Asesor en Seguridad y
Gerente Gerente
Salud en el trabajo
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

IN D U S T R IA L E S D E L L L A N O LT D A .
N I T. 8 0 0 . 1 6 9 .0 8 5 -4 FECHA:01/10/202 VERSIÓN: 2 GSST/P/002 Página 2 de 5
In g e o m in a s - R e g is t r o M in e r o G C Q C - 0 1
C o r m a c a r e n a R e s o lu c ió n 2 6 0 5 1 0 9 5
0

1. OBJETO
Establecer las directrices para llevar a cabo las compras de productos, equipos,
herramientas, materiales, servicios y demás suministros necesitados por la
organización, con el fin de garantizar que el producto adquirido cumpla con los
requisitos necesarios para los procesos tanto administrativos como operativos del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo de la empresa ARENAS
INDUSTRIALES DEL LLANO LTDA

2. ALCANCE
El proceso engloba todas las actividades asociadas a la identificación y definición
de necesidades de compras de materiales, equipos, así como la tramitación de
los pedidos a los proveedores, finalizando con la recepción de los mismos en la
organización y la selección y evaluación de aquellos proveedores de productos y
servicios que incidan en la calidad de los servicios prestados por la organización.

3. DEFINICIONES
Comprador: El cliente en una situación contractual.

Proveedor: Empresa, persona natural o jurídica, que proporciona algún

producto o servicio.

Proveedor habitual: Proveedor del que existe un conocimiento justificado

derivado de un histórico de compras.

Proveedor nuevo: Proveedor del que no existen referencias puesto que no ha

efectuado suministros previos.

Productos: Resultado de un proceso.

Existen cuatro categorías genéricas de productos:

 servicios (por ejemplo, exámenes médicos, transporte);

 software (por ejemplo, programas de computador, aplicaciones contables);
 hardware (por ejemplo, parte de un equipo, motor de una maquina);
materiales procesados (por ejemplo, elementos de protección personal,
lubricante).
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

IN D U S T R IA L E S D E L L L A N O LT D A .
N I T. 8 0 0 . 1 6 9 .0 8 5 -4 FECHA:01/10/202 VERSIÓN: 2 GSST/P/002 Página 3 de 5
In g e o m in a s - R e g is t r o M in e r o G C Q C - 0 1
C o r m a c a r e n a R e s o lu c ió n 2 6 0 5 1 0 9 5
0

4. RESPONSABILIDADES

Del Gerente. Suministra los recursos para la implementación de estos

procedimientos

De la Secretaria. Que los proveedores conozcan los requisitos a cumplir al

momento de facturar. Verificar que en las órdenes de compra se soliciten los
certificados de calidad o protocolos de calidad de los productos comprados.

Del Encargado del Sistema de Gestión. La responsabilidad del diseño, la

ejecución, control y seguimiento de este procedimiento en los términos recogidos
en el mismo y verificar la eficacia de las capacitaciones realizadas

5. DESARROLLO
Cuando las compras requeridas no superan el valor de un salario mínimo mensual
vigente se realizan por caja menor directamente y no requieren aplicar el presente
procedimiento.

Identificar necesidades de compra. Identificar las necesidades de compra que

se requieran para la ejecución de las actividades del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el trabajo, teniendo en cuenta las especificaciones de los
materiales, las reglamentaciones legales de los productos y el servicio.

Cotizar. Si se requiere cotizar los productos solicitados con otros proveedores

diferentes a los que posee la empresa, se deberá realizar formalmente a través de
la vía telefónica, internet, donde se especificará claramente la referencia y
cantidad de los productos a cotizar.

La información es analizada por la Gerencia teniendo en cuenta los siguientes

factores:
 Precio.
 Descuento.
 Forma de Pago.
 Tiempo de entrega.
 Si cumple con las especificaciones y normas aplicables.
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

IN D U S T R IA L E S D E L L L A N O LT D A .
N I T. 8 0 0 . 1 6 9 .0 8 5 -4 FECHA:01/10/202 VERSIÓN: 2 GSST/P/002 Página 4 de 5
In g e o m in a s - R e g is t r o M in e r o G C Q C - 0 1
C o r m a c a r e n a R e s o lu c ió n 2 6 0 5 1 0 9 5
0

 Otros aspectos que se pueden considerar de interés.

Comprar. Una vez se tienen los precios cotizados de los productos solicitados, La
Gerencia procede a la realización de la compra, brindando la
Información al proveedor, a través de la “Orden de Compra” para su conocimiento y
despacho de los productos solicitados. Para realizar la compra de un trabajo ó un
servicio, la Secretaria procede al diligenciamiento del formato “Orden de Servicio y/o
Trabajo”, este formato es entregado al proveedor para su conocimiento y ejecución
de la actividad.

Requisitos de compra para los proveedores y/o Contratistas. A todos los

proveedores ó contratistas según su especialidad, al momento de iniciar
relaciones comerciales con la empresa., se les deberá entregar la “Guía para el
cumplimiento de requisitos de proveedores y/o contratistas generales al facturar”.

Esto es con el fin de que todos los proveedores conozcan y cumplan los requisitos
del área de compras de la empresa y evitar devoluciones en sus facturas y
cuentas de cobro.

Suministro de Materiales. A los proveedores se les exigirán los respectivos

certificados de calidad de sus productos ó materiales. En caso de que el
proveedor no tenga sus productos certificados se les exigirá los protocolos de
calidad de los lotes.

Verificación de los productos comprados.

Los productos comprados una vez lleguen al sitio destinado, el designado por la
Gerencia verificará si el producto solicitado cumple con las condiciones
inicialmente acordadas, y evalúa el cumplimiento de especificaciones y demás
condiciones pactadas.

En caso de presentarse no conformidades, la persona encargada debe diligenciar

el formato de producto no conforme y se comunica con el encargado del Sistema
de Gestión para que este coordine la forma de contactar al proveedor para
solucionar las diferencias. Así mismo en el caso de que se trate de un servicio No
conforme, para garantizar la calidad de la obra o servicio recibido,

El encargado del Sistema de Gestión y la Gerencia califica al proveedor según el

formato de Evaluación de proveedores.
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

IN D U S T R IA L E S D E L L L A N O LT D A .
N I T. 8 0 0 . 1 6 9 .0 8 5 -4 FECHA:01/10/202 VERSIÓN: 2 GSST/P/002 Página 5 de 5
In g e o m in a s - R e g is t r o M in e r o G C Q C - 0 1
C o r m a c a r e n a R e s o lu c ió n 2 6 0 5 1 0 9 5
0

Facturación. La Secretaria, entregará a cada proveedor las Guías de

cumplimiento según el proveedor, esto con el fin de que todos los proveedores
tengan conocimiento de los requisitos que deben cumplir al presentar sus facturas
y cuentas de cobro y así evitar la devolución de estas.

6. REGISTROS
N/A