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ACTA DE REVISIN POR LA DIRECCIN

Cdigo: DEOFOR-00

ACTA No. 05
Fecha
Lugar
Periodo

:
:
:

21 de Noviembre de 2008
Sala de Presidencia de FINAGRO - Bogot
Resultados de Enero al 30 de Octubre del ao 2008

Participantes:
Nombre
Luis Fernando Criales
Jose Manuel Gmez Sarmiento
Julio Enrique Corzo Ortega
Lucy Ceballos Pedraza
Ana Clemencia Silva
Jos David Gutierrez
Fabian Grisales Orozco
Luis Carlos Morales Ortiz
Juan B. Perez Hidalgo
Jorge Francisco Galeano Serpa
Camila Acevedo Correa
Juan Carlos Restrepo

Cargo
Presidente
Secretario
Vicepresidente de Operaciones
Vicepresidente Financiero
Gerente Administrativo
Gerente de Planeacin
Gerente de Riesgos
Gerente de Control de Inversin
Gerente Comercial
Dir. Control de Gestin y Desarrollo
Profesional Comunicaciones Corporativas
Asesor Presidencia

Invitados
Nombre
Oscar Julin Soto
Diana Constanza Ramirez Ardila

Cargo
Director de Proyecto Inalcec
Consultor - Inalcec

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ACTA DE REVISIN POR LA DIRECCIN

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1. Temas Tratados
No.

Tema

1.

Resultados de Auditoria Interna de Calidad

2.

Retroalimentacin del Cliente

3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
3.13
3.14
3.15
3.16
3.17
3.18
3.19
3.20
3.21

Desempeo de los Procesos


Direccionamiento Estratgico
Sistema Integrado de Riesgos
Programas de Microcrdito
Control y Seguimiento
Administracin de Garantas
Incentivos
Administracin de Alivios
Evaluacin de Operaciones de Crdito
Gestin Comercial
Empresarizacin del Sector Agropecuario
Gestin de Cartera
Recursos Monetarios
Administracin de Capital de Riesgo
Gestin de Tecnologa
Gestin Talento Humano
Gestin Servicios y Suministros
Gestin Documental
Gestin Financiera
Gestin Jurdica
SARLAFT
Control Interno
Estado de las Acciones Correctivas y
Preventiva

4.

Responsable
Oscar Julin Soto
Jos David Gutierrez
Oscar Julin Soto
Jos David Gutierrez
Dueos de Procesos
Jose David Gutierrez
Fabian Grisales Orozco
Luis Carlos Morales Ortiz
Luis Carlos Morales Ortiz
Julio Enrique Corzo Ortega
Julio Enrique Corzo Ortega
Julio Enrique Corzo Ortega
Julio Enrique Corzo Ortega
Juan B. Perez Hidalgo
Juan B. Perez Hidalgo
Lucy Ceballos Pedraza
Lucy Ceballos Pedraza
Fabian Grisales Orozco
Mauricio Berrio Garca
Ana Clemencia Silva
Ana Clemencia Silva
Ana Clemencia Silva
Lucy Ceballos Pedraza
Jose Manuel Gomez Sarmiento
Jose Manuel Gomez Sarmiento
Jorge Francisco Galeano Serpa
Diana Constanza Ramirez
Jos David Gutierrez
Oscar Julin Soto
Jos David Gutierrez
Oscar Julin Soto
Jos David Gutierrez

5.

Cambios que podran afectar el SIG

6.

Recomendaciones para la Mejora

7.

Riesgos actualizados e identificados

Fabian Grisales Orozco

Revisin de la Poltica y Objetivos de Calidad

Jos David Gutierrez


Luis Fernando Criales
Oscar Julin Soto

8.

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1. RESULTADOS DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD


Conforme al informe presentado por la Gerencia de Planeacin sobre los resultados de
la auditoria interna de calidad efectuada entre el 15 al 22 de Octubre del 2008, el total
de hallazgos identificados fue de:
PROCESO AUDITADO
Administracin de Alivios
Administracin de Capital de Riesgo
Administracin de Garantas
Control Interno
Control y Seguimiento
Direccionamiento Estratgico
Organizacin
Empresarizacin del Sector
Agropecuario
Evaluacin de Operaciones de Crdito
Gestin Comercial
Gestin de Cartera
Gestin de Mejora Continua
Gestin de Servicios y Suministros
Gestin de Tecnologa
Gestin del Talento Humano
Gestin Documental
Gestin Financiera
Gestin Jurdica
Incentivos
Programas de Micro crdito
Recursos Monetarios
SARLAFT
Sistema Integrado de Riesgos
Sistema Normativo
Total General

No
No
Aspectos
ConformidadConformidad
por Mejorar
Mayor
Menor
2
4
6
5
5
5
4
2
3

3
3
2
1

1
12

TOTAL
6
11
10
6
3

11

8
5
10
9
8
4
7
4
1
6
5
7
4
7
3
5
4
121

4
3
5
39
7
5
5
3
3
2
1
6
4
3
10
4
4
131

14
8
15
48
18
9
15
7
4
10
7
13
8
10
13
9
9
264

Evidentemente el proceso que mayor nmero de hallazgo tuvo fue el de Gestin de


Cartera con 48 debido a que es el proceso con mayor nmero de actividades, personas
a cargo y el ms lgido de FINAGRO. Luego esta el proceso de Gestin de Mejora con
18 hallazgos debido a su reciente creacin y porque el SIG esta en proceso de
implementacin. Seguido estn los procesos de Gestin Comercial y Tecnologa con 15
debido a la complejidad de las labores y a la dificultad en la estandarizacin de sus
actividades.

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Las principales no conformidades estuvieron relacionadas con los siguientes numerales


de la NTCGP1000 as:
Numeral

Descripcin Numeral

NC

4.1 g)
4.2.3
4.2.4

Identificacin y disear los riesgos


Control de Documentos
Control de Registros
Competencia, toma de conciencia y
formacin literal d)
Seguimiento y Medicin de los
Procesos
Mejora Continua

7
19
20

Aspectos
por Mejorar
6
37
18

14

9
75

1
73

6.2.2 d)
8.2.3
8.5
Total

Total
13
56
38
12
19
10
148

Frente a estas no conformidades relacionadas con estos numerales se redactaron


acciones correctivas encaminadas a eliminar o disminuir las causas que las estaban
generando.
Con base en los hallazgos identificados por los auditores, Inalcec realizo reunin con
cada uno de los procesos para determinar el tratamiento de las no conformidades y
aspectos por mejorar que correspondi a Acciones Correctivas y en otros casos solo a
correcciones inmediatas.
1.1 SEGUIMIENTO A LOS RESULTADOS DEL CICLO DE AUDITORIA
El da 15 de Noviembre se realizo seguimiento a los resultados de auditoria con el
propsito de cerrar el ciclo de auditoria, donde se pudo evidenciar que se generaron las
acciones correctivas respectivas que permitieron cerrar las no conformidades mayores.
Asi mismo para las au
2. RETROALIMENTACIN DEL CLIENTE
2.1 PERCEPCIN DE LOS CLIENTES
Con miras a la formulacin de la poltica y los objetivos de calidad, se tom decisin de
realizar un sondeo los intermediarios y beneficiarios de los servicios de FINAGRO, para
tener un primer conocimiento sobre su percepcin, como tambin sus expectativas
frente a la implementacin del sistema integrado de gestin.

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En este sondeo, fueron consultados entidades intermediarias y beneficiarios. Los


resultados de este anlisis permitieron conocer y clasificar su percepcin y expectativas
en los factores siguientes:

Figura 3 Diagrama de Paretto sobre la priorizacin de los factores desde la perspectiva


de las entidades intermediarias y beneficiarios.
Con base en esta informacin se formularon los objetivos de calidad y a partir de estos
objetivos, se han formulado y desarrollado acciones de mejora relativas a la oportunidad
en la entrega de servicios, informacin, atencin de quejas y reclamos.

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2.1.1

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Satisfaccin del servicio de atencin

Dentro del proceso de Gestin comercial se estableci este indicador con el propsito
de medir la percepcin del cliente frente a los servicios prestados, el resultado de esta
medicin fue de 83.3% frente una meta del 80%
Esta medicin se inicio durante el mes de octubre en los formatos establecidos,
logrando realizar 60 encuestas a las personas que recibieron informacin en las oficinas
de FINAGRO, de las cuales 50 fueron atendidas en un tiempo menor a 30 minutos. El
indicador se encuentra dentro de los parmetros esperados. Cabe anotar que los otros
factores que se encuentran en la encuesta que se aplica a los que reciben informacin
en FINAGRO se encuentran por encima de la meta.
2.1.2

Anlisis de Quejas y Reclamos

De otra parte de acuerdo con el anlisis de las quejas, se pudo observar que el mayor
volumen est asociado a la solicitud de informacin. En las quejas, la de mayor
volumen se refiere a no remitir informacin a los beneficiarios en forma oportuna.
La entidad ha realizado inversiones para mejorar la oportunidad en la atencin de las
solicitudes, quejas y reclamos, mejora que se observa en la figura 4, la cual presenta la
tendencia favorable a la disminucin de los tiempos de respuesta, en das calendario.
As mismo se observa la disminucin de la dispersin de los tiempos de respuesta.

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SEMANAS ENTRE ENERO Y OCTUBRE DE 2008


FIGURA 4 PROMEDIO DE TIEMPO DE RESPUESTA PARA ATENCION DE
SOLICITUDES, QUEJAS Y RECLAMOS ENTRE ENERO Y OCTUBRE DE 2008
2.2 DERECHOS DE PETICION
En la figura 5 se presenta la distribucin de las peticiones.

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FIGURA 5 DISTRIBUCION DE PETICIONES


El mayor volumen de peticiones est asociado a la solicitud de paz y salvos y entrega
de pagars. Frente a este tema, tambin se han emprendido acciones de mejora que
buscan el mejoramiento de los tiempos de respuesta.
De otra parte, de acuerdo con anlisis de los indicadores del proceso de Gestin
Comercial, se puede observar una tendencia favorable a los tiempos de respuesta tanto
en derechos de peticin y quejas y reclamos.
De acuerdo con el anlisis de la informacin sobre la percepcin de los clientes y las
acciones de mejora adelantadas, el Comit concluy que el sistema es CONVENIENTE
para las entidades intermediarias y beneficiarios.
3. DESEMPEO DE LOS PROCESOS
Sobre el desempeo de los procesos cada uno de los responsables presento el
resultado de sus indicadores y el anlisis de su gestin durante el periodo analizado, a
continuacin se presenta un corto resumen sobre los resultados de los indicadores de
los procesos:

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3.1 ANALISIS DE LOS INDICADORES DE LOS PROCESOS ESTRATEGICOS

Frente a los resultados de los procesos estratgicos es importante controlar la


tendencia de los siguientes indicadores

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3.2 ANALISIS DE LOS INDICADORES DE LOS PROCESOS MISIONALES

3.3
3.3.1

Programas de microcrdito

Este proceso que tiene por objeto administrar y controlar los recursos que son
asignados para programas de microcrdito a travs de operadores financieros tiene tres
indicadores, dos de los cuales tienen tendencia positiva y se ha cumplido la meta y el
ultimo cartera vencida tiene una tendencia negativa lo cual se genera por diferentes
factores externos a FINAGRO difciles de controlar y se debe revisar su utilizacin para
el seguimiento a lo operadores.
3.3.2

Control y Seguimiento

Con respecto a este proceso los indicadores muestran que todos los indicadores se han
cumplido y la tendencia es estable.

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3.3.3

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Administracin de Garantas

Los resultados de los indicadores de este proceso muestran que a pesar de que la
tendencia de algunos indicadores es positiva haciendo ver la gestin del proceso por
mejorar sus resultados, no es suficiente para el cumplimiento de las metas propuestas
por lo anterior es importante y necesario el planteamiento de una accin correctiva.
3.3.4

Incentivos

En este proceso se miden tres indicadores, dos de ellos aun cuando tienen la tendencia
positiva, lo que quiere decir que se ha hecho gestin por parte del proceso para mejorar
su resultado, sin embargo el segundo relacionado con % de proyectos beneficiados
tiene cumplimiento por debajo de la meta propuesta por lo tanto es importante una
nueva revisin para final de ao y decidir si se deben generar acciones de mejora
3.3.5

Evaluacin De Operaciones De Crdito

En este proceso se tiene un indicador de eficiencia, el cual inicio medicin en el mes de


octubre, los resultados muestran que se ha cumplido la meta de 12 das en tiempo
promedio de respuesta en la calificacin previa, no obstante se realizarn revisiones de
los meses siguientes para verificar la tendencia.
3.3.6

Empresarizacin

Los resultados de este proceso reflejan que dos de los indicadores definidos han
cumplido la meta propuesta y que su tendencia positiva. Frente al resultado del
indicador de efectividad no se cumpli la meta, por tal razn se planteo una accin
correctiva encaminada a la mejora de su resultado o al replanteamiento del indicador y
su importancia para medir la gestin de empresarizacin.
3.3.7

Gestin Comercial

Los resultados de los indicadores de gestin comercial muestran un adecuado


desempeo del proceso, por cuanto de 8 indicadores que se miden solo 1 no cumpli
la meta y su tendencia es negativa, para lo cual dentro del plan de accin del rea se
pretende reforzar esta actividad con el propsito de mejorar el cumplimiento.
3.3.8

Recursos Monetarios

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Los dos indicadores que mide este proceso reflejan cumplimiento de la meta y
tendencia estable.
3.4 ANALISIS DE LOS PROCESOS DE APOYO

Frente a los resultados de los indicadores de los procesos de apoyo se puede concluir
que la mayora de los indicadores estn con tendencia favorable y cumplen la meta
propuesta.
Sin embargo es importante controlar la tendencia de los siguientes dos indicadores

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3.5 ANALISIS DE LOS PROCESOS DE EVALUACIN Y CONTROL

Frente a los resultados de los indicadores que se miden en los procesos de evaluacin
y control cumplen la meta propuesta y su tendencia es favorable.

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4.
5. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
5.1 ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS GENERADAS A PARTIR DE LA
FUENTE DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
De los resultados de la auditoria interna de calidad efectuada del 15 al 22 de octubre se
generaron 69 acciones correctivas de las cuales tiene implcitas 225 actividades de las
cuales se encuentran en estado abiertas 30, lo que quiere que la fecha de ejecucin
aun no se ha cumplido, 171 actividades ya se realizaron y 24 aun estn pendiente por
cerrar o cumplir.
PROCESOS
Administracin Capital
de Riesgo
Administracin de
Garantas
Control Interno
Control y seguimiento
Direccionamiento
estratgico
organizacional
Empresarizacin del
Sector Agropecuario
Gestin Comercial
Gestin de Cartera
Gestin de Mejora
Continua
Gestin de Servicios y
Suministros
Gestin de Tecnologa
Gestin del Talento
Humano
Gestin Documental
Gestin Financiera
Gestin Jurdica
Incentivos
Micro crdito
Recursos Monetarios
SARLAFT
Sistema Integrado de
Riesgo

ACCIONES
TOTAL
DE MEJORA
ABIERTACERRADAPENDIENTE
ACTIVIDADES
PLANTEADAS
5

13

3
1
1

6
4
3

6
3
3

11

4
6
4

6
28
6

6
26
6

40

11

24

4
3

16
18

3
6

10
11

3
1

3
1
2
5
2
5
1
2

11
10
11
11
3
14
1
4

3
1
2

11
7
10
8
3
12
1
4
2

1
2

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ACTA DE REVISIN POR LA DIRECCIN

Sistema Normativo
Total General

3
69

5
225

30

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5
171

24

5.2 TIPO DE ACCIONES GENERADAS POR PROCESO


En este momento el 90,28% de las acciones son correctivas, el 8.33% son de mejora y
el 1.39% es preventiva.
Proceso

Correctiva Mejora

Preventiva

Total Administracin Capital de Riesgo


Total Administracin de Alivios
Total Administracin de Garantas
Total Control Interno
Total Control y seguimiento
Total Direccionamiento estratgico
organizacional
Total Empresarizacin del Sector
Agropecuario
Total Gestin Comercial
Total Gestin de Cartera
Total Gestin de Mejora Continua
Total Gestin de Servicios y Suministros
Total Gestin de Tecnologa
Total Gestin del Talento Humano
Total Gestin Documental
Total Gestin Financiera
Total Gestin Juridica
Total Gestin Juridica
Total Incentivos
Total Microcredito
Total Recursos Monetarios
Total SARLAFT
Total Sistema Integrado de Riesgo
Total Sistema Normativo
Total General
Participacin

1
1
0

Total
general
5
1
3
1
1

4
5
4
9
4
3
3
1
2
5
1
2
3
1
1
3
3
69
91,28%

0
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
1
0
1
1
0
6
8,33%

0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
1
0
0
0
0
1
1,39%

4
6
4
9
4
3
3
1
2
5
1
2
5
1
2
4
3
72
100,00%

3
1
0

Como lo muestra el cuadro anterior, en este momento el Sistema Integrado de Gestin


de FINAGRO, tiene un alto porcentaje de acciones correctivas debido a que esta en
proceso de implementacin donde se requiere hacer ajustes y tomar acciones
correctivas para disminuir la desviacin entre lo planificado y lo ejecutado. Sin embargo

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la tendencia de las acciones correctivas va a disminuir y aumentar la tendencia de


acciones preventivas y de mejora en la medida que el SIG madure y se estabilice los
cambios en la documentacin.
6. CAMBIOS QUE PUEDEN AFECTAR EL SIG
Conforme al anlisis de los indicadores de gestin de los procesos, la retroalimentacin
del cliente, la revisin de los resultados de auditoria interna de calidad, el estado de las
acciones de mejora y dems informacin revisada en esta Revisin por la Direccin no
se prevn cambios en el corto plazo 6 mes a 1 ao que puedan afectar el SIG.

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7. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA


Como parte del anlisis del desempeo de los procesos, se realizaron algunas
recomendaciones las cuales se presentan a continuacin:
No.
1.

PROCESO
Direccionamiento Estratgico

2.

Administracin de Garantas

3.

Administracin de Garantas

4.

Colocaciones de Crdito

5.

Evaluacin de Operaciones de Crdito

RECOMENDACIN
Incluir un indicador de efectividad de
crdito
colocados
a
pequeos
productores garantizados por el FAG
Ajustar el aplicativo del FAG, para
poder determinar el tiempo de
respuesta a las solicitudes FAG.
Evaluar la posibilidad de aumentar la
planta de personal para solicitudes de
pago de la garantas de FAG, que se
siniestren
Determinar el valor de crdito
colocados a pequeos productores
garantizados por el FAG
Implementar un aplicativo como
herramienta para mejorar el control
sobre el trmite de las solicitudes de
calificacin, revisin, e inscripcin
previa recibidas por la Direccin de
Crdito y poder efectuar la definicin
de nuevos indicadores que son de
importancia para la gestin.

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8. REVISIN DE LA POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD


Con el objeto de hacer seguimiento a los objetivos de calidad, se identificaron los
indicadores que permiten analizar, obtener conclusiones y proponer acciones de
mejores a fines a estos objetivos de calidad.
De acuerdo con lo anterior se realiz un anlisis a este grupo de indicadores (Ver
anexo 1), a partir de este anlisis a continuacin se presenta la tendencia y
cumplimiento de metas de los indicadores de todo el SIG, mediante los cuales se
analiza la tendencia y cumplimiento con los objetivos de calidad.
8.1 COMPORTAMIENTO DE LOS INDICADORES RELACIONADOS CON EL
OBJETIVO DE ARTICULACION

Sobre los tpicos que presentan la tendencia desfavorable e incumplimiento de metas,


se han establecido acciones correctivas (ver acciones de mejora en el presente
informe). No obstante, el comportamiento de estos indicadores est influenciado por

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variables exgenas, sobre las cuales se debe actuar entre todas las entidades del
sector.
8.2 COMPORTAMIENTO DE LOS INDICADORES RELACIONADOS CON EL
OBJETIVO DE COMPETENCIAS Y AMBIENTE DE TRABAJO

La implementacin del SIG, su mantenimiento y mejora ha permitido que el SIG


mantenga una tendencia favorable al logro de los objetivos relacionados con
competencias y ambiente de trabajo.

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8.3 COMPORTAMIENTO DE LOS INDICADORES RELACIONADOS CON EL


OBJETIVO DE COMUNICACION

Frente a este objetivo, se observa una estabilizacin de los indicadores, logrndose con
la implementacin y consolidacin del SIG, continuar con la gestin para mejorar las
tendencias y lograr el cumplimiento de las metas relacionadas con los indicadores
afines a este objetivo de calidad.

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8.4 COMPORTAMIENTO DE LOS INDICADORES RELACIONADOS CON EL


OBJETIVO DE INFORMACION

En este frente relativo a la informacin, se han desarrollado acciones de mejora que


comienzan a revertir la tendencia de los indicadores. Al iniciarse la implementacin del
SIG, se observ que este tpico fue uno de los que ms observaciones tuvo por parte
de los beneficiarios. Las iniciativas de Gestin Comercial en esta materia se
mantendrn para continuar con el mejoramiento de las capacidades del SIG afines a
este objetivo.

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8.5 COMPORTAMIENTO DE LOS INDICADORES RELACIONADOS CON EL


OBJETIVO DE OPORTUNIDAD

Como se puede observar en los indicadores, es el objetivo donde se encuentran las


mayores posibilidades de mejora y donde la Presidencia ha enfocado esfuerzos e
iniciativas en los diferentes frentes: atencin oportuna de quejas y reclamos, derechos
de peticin y prestacin de servicios.

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9. CONCLUSIONES DE LA REVISIN POR LA DIRECCIN


9.1 CONCLUSIN FRENTE A LOS RESULTADOS DE AUDITORIA
Frente al resultado de auditoria se puede concluir que a pesar de que se identific un
volumen de no conformidades y aspectos por mejorar altos, su mayora corresponde a
ajustes en la documentacin los cuales fueron cerrados como se evidenci en la
auditoria de seguimiento efectuada por los auditores internos el 19 y 20 de noviembre.
Para las no conformidades referentes a los temas de indicadores, riesgos, tablas de
retencin documental y mejora continua se generaron las respectivas acciones
correctivas con el propsito para eliminar las causas que generaron dichas no
conformidades.
As mismo frente a la experiencia de la auditoria interna de calidad se recomienda la
generacin de una accin de mejora para fortalecer las competencias de los auditores.
No.

PROCESO

1.

Gestin de
Continua

Mejora

RECOMENDACIN

ACCIN DE
MEJORA

Fortalecer la competencia de los


auditores.

AM-GMC-001

9.2 CONCLUSIONES FRENTE A LOS RESULTADOS DE RETROALIMENTACIN


De acuerdo con el anlisis de la informacin sobre la percepcin de los clientes y las
quejas y reclamos la Gerencia Comercial esta ejecutando una accin con el propsito
de mejorar y fortalecer el procesamiento y control de la Informacin de sus indicadores,
sin embrago se el Comit concluy que la percepcin y tratamiento a las quejas y
reclamos es CONVENIENTE para las entidades intermediarias y beneficiarios.
No.

PROCESO

RECOMENDACIN

ACCIN DE
MEJORA

1.

Gestin Comercial

Mejorar el procesamiento y control de


la informacin de Quejas y Reclamos

AM-GCO-001

9.3 CONCLUSIONES FRENTE AL DESEMPEO DE LOS PROCESOS


Frente al resultado de los indicadores se puede concluir que el 57.97% la tendencia de
los indicadores es positiva; el 17, 39% es estable, el 1.45% esta pendiente por definir

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debido a que solo cuentan con una medicin lo cual no permite medir la tendencia y el
23,19% es negativa.
ESTABLE
17,39%
12

NEGATIVA PENDIENTE POSITIVA


23,19%
1,45%
57,97%
16
1
40

TOTAL
100%
69

Frente a los indicadores con tendencia negativa el Comit de Presidencia en esta


Revisin por la Direccin toma la decisin de que se desarrollen las siguientes
acciones:
ACCIN DE
No. PROCESO
RECOMENDACIN
MEJORA
1.
Direccionamiento
Incluir un indicador de efectividad de
Estratgico
crdito colocados
a
pequeos AC-DEO-005
productores garantizados por el FAG
2.
Administracin
de Ajustar el aplicativo del FAG, para
Garantas
poder determinar el tiempo de
AC-DEO-004
respuesta a las solicitudes de pago d
garantas FAG.
3.
Administracin
de Evaluar la posibilidad de aumentar la
Garantas
planta
de
personal
para
las
AM-ADG-002
solicitudes de pago de la garantas
de FAG
5.
Evaluacin
de Implementar un aplicativo como
Operaciones
de herramienta para mejorar el control
Crdito
sobre el trmite de las solicitudes de
calificacin, revisin, e inscripcin AM-EOC-001
previa recibidas por la Direccin de
Crdito, definir nuevos indicadores de
gestin.
9.4 CONCLUSIONES FRENTE A LA MEJORA CONTINUA DEL SIG
En este momento el Sistema Integrado de Gestin de FINAGRO, tiene un alto
porcentaje de acciones correctivas debido a que esta en proceso de implementacin
donde se requiere hacer ajustes y tomar acciones correctivas para disminuir la
desviacin entre lo planificado y lo ejecutado. Sin embargo la tendencia de las acciones
correctivas va a disminuir y aumentar la tendencia de acciones preventivas y de mejora
en la medida que el SIG madure y se estabilice los cambios en la documentacin.

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9.5
9.6 CONCLUSIONES FRENTE A POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD
Frente a la medicin y cumplimiento de los objetivos de calidad, se puede concluir que:
El 40,48% de los indicadores presentan una tendencia positiva y un cumplimiento a las
metas.
El 7,14% de los indicadores presentan una tendencia desfavorable, sin embargo
actualmente se vienen cumpliendo las metas establecidas.
El 11,90% de los indicadores presentan una tendencia desfavorable e incumplimiento a
las metas establecidas
El 11.90% de los indicadores presentan una tendencia favorable e incumplimiento a las
metas establecidas
El 14.29% de los indicadores deben monitorearse para asegurar mayor cumplimiento de
su meta o mejorar su tendencia.

Versin: 0
ACTA DE REVISIN POR LA DIRECCIN

Cdigo: DEOFOR-00

ANEXO 1
#
1
2
3
4

5
6
7
8
9
10
11
12
13

14
15

NOMBRE
INDICADOR
Colocacin de
Crdito, Incentivos y
Garantas Otorgadas
Cumplimiento Plan
Indicativo de Crdito
y SIGOB
% Participacin de
crdito a pequeos
productores
% Crditos
otorgados con
recursos de
redescuento
Ejecucin
Presupuestal
Exactitud
Presupuestal
Nivel de Utilizacin
de Cupos de
Inversin
Indicador de Riesgo
de Liquidez
Indicador de Riesgo
de Mercado
Nivel de Utilizacin
de Cupos de
Redescuento
Oportunidad en la
presentacin de la
norma
% de
Reglamentacin
expedidas
Tiempo promedio de
respuesta a
solicitudes de
calificacin previa
Variacin de las
solicitudes radicados
recibidas por mes
Cumplimiento en el
pago de
redescuentos

OBJETIVO DE
CALIDAD
(FACTOR)

TIPO DE
INDICADOR

RESULTADO
TENDENCIA

CUMPLIMIENTO
DE META

INFORMACION

Eficacia

TENDENCIA
FAVORABLE

NO HAY
DATO META

ARTICULACION

Eficacia

TENDENCIA
FAVORABLE

SI CUMPLE
META

ARTICULACION

Efectividad

ARTICULACION

Efectividad

ARTICULACION

Eficacia

ARTICULACION

Eficacia

ARTICULACION

Eficacia

ARTICULACION

Eficacia

ARTICULACION

Eficacia

ARTICULACION

TENDENCIA
NO CUMPLE
DESFAVORABLE
META
TENDENCIA
NO CUMPLE
DESFAVORABLE
META
TENDENCIA
PARA
MONITOREAR
TENDENCIA
PARA
MONITOREAR
TENDENCIA
FAVORABLE

SI CUMPLE
META
NO HAY
DATO META
SI CUMPLE
META
SI CUMPLE
META

Eficacia

TENDENCIA
PARA
MONITOREAR
TENDENCIA
DESFAVORABLE
TENDENCIA
FAVORABLE

OPORTUNIDAD

Eficiencia

TENDENCIA
DESFAVORABLE

NO HAY
DATOS

COMUNICACIN

Eficacia

TENDENCIA
FAVORABLE

NO HAY
DATOS

OPORTUNIDAD

Eficiencia

OPORTUNIDAD

Eficacia

ARTICULACION

Eficacia

SI CUMPLE
META
SI CUMPLE
META

SI CUMPLE
META
TENDENCIA
DESFAVORABLE

NO HAY
DATOS

TENDENCIA
PARA
MONITOREAR

SI CUMPLE
META

Versin: 0
ACTA DE REVISIN POR LA DIRECCIN

#
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29

30

NOMBRE
INDICADOR
Pago de Intereses y
Capital TDA
Satisfaccin del
servicio de atencin
Promocin Ante los
Intermediarios
Financieros
Promocin ante
usuarios y gremios
Tiempo de respuesta
de Derechos de
peticin
Derechos de peticin
contestados
oportunamente
% Quejas y reclamos
contestados
oportunamente
Tiempo de respuesta
de Quejas y
Reclamos
Satisfaccion en la
calidad del material
entregado en las
capacitaciones
Devolucin de
solicitudes de
operaciones nuevas
de redescuento
Tiempo promedio de
respuesta en
atencin a
beneficiarios
programas de alivio
Tiempo de respuesta
de solicitudes de
reestructuracionesy
modificaciones
Porcentaje de
abonos aplicados en
programas de alivios
Nmero de
beneficiarios de los
recursos de
redescuento
% Garantias pagadas

OBJETIVO DE
CALIDAD
(FACTOR)

TIPO DE
INDICADOR

ARTICULACION

Eficiencia

COMUNICACIN

Efectividad

INFORMACION

Eficacia

INFORMACION

Eficacia

COMUNICACIN

Cdigo: DEOFOR-00

RESULTADO
TENDENCIA

CUMPLIMIENTO
DE META

TENDENCIA
SI CUMPLE
PARA
META
MONITOREAR
TENDENCIA
SI CUMPLE
PASIVA
META
TENDENCIA
NO CUMPLE
DESFAVORABLE
META

Efectividad

TENDENCIA
PASIVA
TENDENCIA
FAVORABLE

SI CUMPLE
META
SI CUMPLE
META

COMUNICACIN

Eficacia

TENDENCIA
FAVORABLE

NO CUMPLE
META

COMUNICACIN

Eficacia

TENDENCIA
FAVORABLE

NO CUMPLE
META

COMUNICACIN

Efectividad

TENDENCIA
FAVORABLE

SI CUMPLE
META

TENDENCIA
PASIVA

NO CUMPLE
META

TENDENCIA
FAVORABLE

SI CUMPLE
META

TENDENCIA
DESFAVORABLE

NO HAY
DATOS

COMUNICACIN

COMUNICACIN

COMUNICACIN

Efectividad

Eficacia

Eficiencia

COMUNICACIN

Eficiencia

OPORTUNIDAD

Eficiencia

COMUNICACIN

Efectividad

COMUNICACIN

Eficacia

NO CUMPLE
META
TENDENCIA
FAVORABLE

NO CUMPLE
META

TENDENCIA
PASIVA

NO HAY
DATO META

TENDENCIA
FAVORABLE

NO CUMPLE
META

Versin: 0
ACTA DE REVISIN POR LA DIRECCIN

#
31

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33
34
35
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37
38
39

40
41
42
43

44
45
46
47
48

NOMBRE
INDICADOR
% Cumplimiento de
la meta de
expedicin de
garantias
% Garantias
tramitadas
Indice de
Siniestralidad
Histrico (Numero)
Indice de
Siniestralidad
Histrico (Valor)
% Garantas con
crditos exitosos
(numero)
% Garantas con
crditos exitosos
(valor)
Variacin de ICR
Pagado
Porcentaje de
Proyectos
Beneficiados
Tiempo promedio de
respuesta a las
solicitudes de
incentivos
Consolidacin de
Datos
Atencin a
Requerimientos
Cartera vencida
% de Personas
efectivamente
beneficiadas del
programa
Indice de Compra de
pagares
% de Beneficiarios
reactivados
% de Recuperacin
de recursos
Indice de Cartera
Vencida -Cafetero
Indice de Cartera
Vencida -

OBJETIVO DE
CALIDAD
(FACTOR)

TIPO DE
INDICADOR

Cdigo: DEOFOR-00

RESULTADO
TENDENCIA

CUMPLIMIENTO
DE META

TENDENCIA
DESFAVORABLE

SI CUMPLE
META

COMUNICACIN

Eficacia

OPORTUNIDAD

Eficacia

COMUNICACIN

Eficiencia

TENDENCIA
NO HAY
FAVORABLE
DATO META
TENDENCIA
SI CUMPLE
DESFAVORABLE
META

COMUNICACIN

Eficiencia

TENDENCIA
DESFAVORABLE

ARTICULACION

Efectividad

NO CUMPLE
META

ARTICULACION

Efectividad

NO CUMPLE
META

ARTICULACION

Eficacia

ARTICULACION

Efectividad

OPORTUNIDAD

Eficiencia

ARTICULACION

Eficacia

ARTICULACION

Eficiencia

ARTICULACION

Efectividad

ARTICULACION

Efectividad

ARTICULACION

Eficiencia

ARTICULACION

Efectividad

ARTICULACION

Efectividad

ARTICULACION

Eficacia

ARTICULACION

Eficacia

TENDENCIA
FAVORABLE
TENDENCIA
FAVORABLE

SI CUMPLE
META

SI CUMPLE
META
NO CUMPLE
META
NO CUMPLE
META

TENDENCIA
FAVORABLE
TENDENCIA
FAVORABLE
TENDENCIA
DESFAVORABLE

SI CUMPLE
META
SI CUMPLE
META
SI CUMPLE
META
SI CUMPLE
META

TENDENCIA
FAVORABLE
TENDENCIA
FAVORABLE
TENDENCIA
FAVORABLE
TENDENCIA
FAVORABLE
TENDENCIA
FAVORABLE

SI CUMPLE
META
SI CUMPLE
META
NO HAY
DATOS
SI CUMPLE
META
SI CUMPLE
META

Versin: 0
ACTA DE REVISIN POR LA DIRECCIN

NOMBRE
INDICADOR

OBJETIVO DE
CALIDAD
(FACTOR)

TIPO DE
INDICADOR

Cdigo: DEOFOR-00

RESULTADO
TENDENCIA

CUMPLIMIENTO
DE META

TENDENCIA
PARA
MONITOREAR
TENDENCIA
PASIVA
TENDENCIA
PASIVA

NO CUMPLE
META

Agropecuario
49

% de Ejecucin
Presupuestal

50

Valor Legalizado

51

Beneficios de los
Proyectos
% Cumplimiento del
plan de formacin de
productores
Costo de Formacin
de los Productores
% Proyectos
estructurados por
productores
formados
Ejecucin de visitas
de Control de
Inversiones
Indice de casos
negativos en el
control de inversin
Efectividad de los
procesos
investigativos
Medicin de la
competencia del
personal
Cumplimiento del
Cronograma de
Formacin
Cumplimiento del
Presupuesto de
Formacin de
personal
Efectividad de las
Capacitaciones
Medin del Clima
Organizacional
Cubrimiento de
Requerimientos de
Bienes y Servicios
Evaluacin de
Proveedor
Oportunidad de
Atencin a

52
53
54

55
56
57
58
59
60

61
62
63
64
65

OPORTUNIDAD

Eficacia

ARTICULACION

Eficacia

OPORTUNIDAD

Efectividad

INFORMACION

Eficacia

ARTICULACION

Eficiencia

ARTICULACION

Efectividad

ARTICULACION

EFICACIA

ARTICULACION

Eficiencia

ARTICULACION

NO HAY
DATO META
NO CUMPLE
META
SI CUMPLE
META
NO HAY
DATO META
NO CUMPLE
META

TENDENCIA
PARA
MONITOREAR
TENDENCIA
FAVORABLE

NO CUMPLE
META

Efectividad

TENDENCIA
FAVORABLE

SI CUMPLE
META

COMPETENCIAS

Eficacia

TENDENCIA
PASIVA

SI CUMPLE
META

COMPETENCIAS

Eficacia

TENDENCIA
FAVORABLE

SI CUMPLE
META

TENDENCIA
PARA
MONITOREAR

SI CUMPLE
META

COMPETENCIAS

Eficiencia

COMPETENCIAS

Efectividad

COMPETENCIAS

Eficacia

OPORTUNIDAD

Eficacia

OPORTUNIDAD

Eficacia

OPORTUNIDAD

Eficiencia

SI CUMPLE
META

NO HAY
DATO META
SI CUMPLE
META
TENDENCIA
NO CUMPLE
DESFAVORABLE
META
TENDENCIA
NO CUMPLE
DESFAVORABLE
META
TENDENCIA
NO HAY
DESFAVORABLE
DATOS

Versin: 0
ACTA DE REVISIN POR LA DIRECCIN

NOMBRE
INDICADOR

OBJETIVO DE
CALIDAD
(FACTOR)

TIPO DE
INDICADOR

Cdigo: DEOFOR-00

RESULTADO
TENDENCIA

CUMPLIMIENTO
DE META

Requerimientos
70

71
72
73
74
75

76

77
78
79
80
81
82

83

84

Oportunidad de
Respuesta en
requerimientos
jurdicos
% de Acuerdos de
pago FAG
gestionados
% de Recuperacin
de Cartera PRAN
Oportunidad en la
Entrega de
Documentos
Consulta de
Documentos
Conformes
Tiempo promedio
utilizado en la
solucin de primer
nivel a solicitudes de
soporte.
% Solicitudes de
soporte
solucionadas en el
periodo de medicin.
Disponibilidad de la
plataforma
tecnolgica
Nmero de no
Conformidades del
sistema
Solucin de No
Conformidades
Implementacin de
Planes de Mejora
Efectividad de la
poltica de Calidad
Nivel de
Implementacin del
Sistema de Control
Interno
Retroalimentacin de
la Oficina de Control
de Gestin y
Desarrollo
Nivel de aceptacin
de las

OPORTUNIDAD

Eficiencia

ARTICULACION

Eficacia

ARTICULACION

Eficacia

OPORTUNIDAD
OPORTUNIDAD

SI CUMPLE
META
TENDENCIA
FAVORABLE

NO HAY
DATOS

EFICACIA

TENDENCIA
FAVORABLE
TENDENCIA
FAVORABLE

NO HAY
DATOS
SI CUMPLE
META

EFECTIVIDAD

TENDENCIA
FAVORABLE

SI CUMPLE
META

TENDENCIA
NO HAY
DESFAVORABLE DATO META
OPORTUNIDAD

Eficiencia

OPORTUNIDAD

Eficacia

OPORTUNIDAD

Eficiencia

ARTICULACION

Eficacia

ARTICULACION

Eficacia

ARTICULACION

Eficacia

ARTICULACION

Efectividad

ARTICULACION

Efectividad

ARTICULACION

Eficacia

ARTICULACION

Efectividad

TENDENCIA
FAVORABLE

SI CUMPLE
META

TENDENCIA
PASIVA

NO CUMPLE
META

TENDENCIA
DESFAVORABLE

NO HAY
DATOS

TENDENCIA
FAVORABLE
TENDENCIA
FAVORABLE
TENDENCIA
FAVORABLE

NO HAY
DATOS
NO HAY
DATOS
NO HAY
DATOS
NO HAY
DATO META

TENDENCIA
FAVORABLE

NO HAY
DATOS
NO HAY
DATO META

Versin: 0
ACTA DE REVISIN POR LA DIRECCIN

NOMBRE
INDICADOR

85

recomendaciones
presentadas
Implementacin de
acciones correctivas
y de mejora

OBJETIVO DE
CALIDAD
(FACTOR)

COMPETENCIAS

TIPO DE
INDICADOR

Eficacia

Cdigo: DEOFOR-00

RESULTADO
TENDENCIA

CUMPLIMIENTO
DE META

TENDENCIA
FAVORABLE

SI CUMPLE
META