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Leccin: Proceso de aprovisionamiento y niveles de

Organizacin
Determinacin de necesidades: El rea de especializacin puede transferir
manualmente una necesidad de materiales al departamento de compras mediante
una solicitud de pedido. Si ha parametrizado un mtodo de planificacin de
necesidades en el registro maestro de materiales, el sistema SAP crear una
solicitud de pedido de forma automtica.
Determinacin de fuente de aprovisionamiento: Como encargado de compras,
se le ayudar durante la determinacin de posiles fuentes de apro!isionamiento.
Puede utilizar la determinacin de fuente de apro!isionamiento para crear
peticiones de oferta y despus registrar las ofertas. Adems, puede hacer referencia
a pedidos, pedidos aiertos y condiciones "ue ya e#isten en el sistema.
Seleccin del proveedor: El sistema simplifica la seleccin de pro!eedores
realizando comparaciones de precios entre las distintas ofertas. En!$a las
comunicaciones de rechazo de forma automtica.
Tratamiento de pedidos: Como ocurre con las solicitudes de pedido, puede crear
pedidos manualmente o puede hacer "ue el sistema los cree automticamente.
Cuando cree pedidos, puede copiar datos de otros documentos, como por e%emplo
solicitudes u ofertas, para reducir la cantidad de traa%o de registro necesaria.
&amin tiene la opcin de traa%ar con contratos marco.
Control de pedido: 'sted puede controlar el status de tratamiento del pedido en
el sistema. &amin puede determinar, por e%emplo, si se ha registrado una entrega
o una factura para una posicin de pedido. Puede reclamar entregas pendientes a
los pro!eedores.
Entrada de mercancas: Cuando registre entregas entrantes en el sistema,
rem$tase al pedido correspondiente. Por lo tanto, la cantidad de traa%o de registro
se reducir y podr !erificar si las mercanc$as y las cantidades entregadas se
corresponden con el pedido. El sistema tamin actualiza el historial del pedido.
Verificacin de facturas: Cuando registre facturas, rem$tase al pedido o a la
entrega anterior para poder !erificar los clculos y la precisin general de la
factura. (a disponiilidad de los datos del pedido y la entrada de mercanc$as le
permiten remitirse a las !ariaciones de cantidad y precio.
Gestin de pagos: El programa de pagos autoriza el pago de las oligaciones del
acreedor. )estin financiera e%ecuta este programa de forma regular.
Adems del proceso de apro!isionamiento *normal* descrito anteriormente, son
posiles muchos otros procesos de apro!isionamiento especial. A continuacin
encontrar una re!e introduccin a:
+ &raslados con pedidos de traslado
+ Sucontratacin
+ Consignacin de pro!eedor
.
Nota: Puede encontrar ms informacin acerca de procesos de
apro!isionamiento especial en la documentacin de SAP, en SAP ERP
Central Components (o Componentes de SAP R/3 Enterprise) ? Logstica
? Gestin de materiales (MM) ? Gestin de stocs (MM!"M) ? Gestin
de stocs especiales.
Grfico 12: Traslados con pedidos de traslado
El proceso empieza en el centro receptor con la creacin de un pedido de traslado
en Compras. A continuacin se introduce una salida de mercanc$as en el centro
emisor con referencia al pedido de traslado. Al principio se da salida a la cantidad
en un stoc, especial, el stoc en tr#nsito del centro receptor. El proceso finaliza
cuando la salida de mercanc$as se contailiza para el pedido de traslado en el
centro receptor. -espus de esto, la cantidad se traslada de stoc, en trnsito a
stoc, de almacn en el centro.
Consejo: (os traslados de materiales entre centros tamin se pueden
reproducir en )estin de stoc,s, pero slo sin pedidos de traslado.
Sucontratacin
.ediante este proceso la empresa solicita material a un pro!eedor e#terno. A
diferencia del proceso de apro!isionamiento e#terno normal, la empresa facilita
al pro!eedor algunos o todos los componentes para la produccin del material
/es decir, utiliza la sucontratacin0.
Grfico 1!: Sucontratacin
Este proceso tiene las caracter$sticas siguientes:
El producto final se solicita mediante un pedido de sucontratacin. Este pedido
no slo contiene informacin acerca del material "ue se dee entregar, sino
tamin informacin detallada acerca de los componentes "ue deen ponerse a
disposicin del sucontratista.
Acto seguido se deen suministrar estos componentes al sucontratista. Este
suministro se reproduce en el sistema mediante un traslado. (os materiales
suministrados ya no se encuentran f$sicamente en su empresa, pero siguen siendo
gestionados en sus stoc,s, ya "ue le pertenecen. (a informacin se !isualiza en el
tipo de stoc, especial Stoc de material $acilitado al pro%eedor.
Cuando el sucontratista completa el ser!icio, entrega el material elaorado o
refinado. (a entrada de mercanc$as se introduce con referencia al pedido /de
sucontratacin0. Esto significa "ue no slo la entrada de productos elaorados
se contailiza correctamente, sino tamin el consumo de componentes deido
al stoc, de materiales suministrado al pro!eedor. 1inalmente, el sucontratista
crea una factura por el ser!icio prestado.
"onsignacin de proveedor
Esta forma de consignacin significa "ue un pro!eedor le suministra un material
"ue usted almacena, pero por el "ue no dee pagar nada. El pro!eedor sigue
siendo el propietario del material hasta "ue usted retire parte del almacn de
art$culos en consignacin. Slo entonces se genera una oligacin con el
pro!eedor. (a li"uidacin de estas tomas se efect2a a inter!alos acordados, por
e%emplo, mensualmente.
Grfico 1#: "onsignacin de proveedor
Para poder apro!isionar un material de un pro!eedor para consignacin, deer
acordar un precio por el material. (a informacin acerca del precio se guarda
en lo "ue se conoce como un registro info de consignacin en el sistema. Slo
entonces se puede llenar el almacn de art$culos en consignacin de su empresa
con este material.
Puede solicitar el material al pro!eedor mediante un pedido para consignacin. Si
se suministra el material, la entrada de mercanc$as se contailiza con referencia al
pedido para consignacin. Con ello finaliza el proceso de apro!isionamiento, ya
"ue el material no se dee pagar tras el suministro, sino despus de la toma.
El sistema SAP incluye una funcin especial para li"uidar oligaciones deri!adas
de tomas de stoc, en consignacin. A ra$z del proceso de apro!isionamiento se
generan un aono y un mensa%e correspondiente para el pro!eedor.
Consejo: 'sted controla el proceso de apro!isionamiento "ue desea
utilizar para un pedido /o ms e#actamente, para una posicin de pedido0
mediante un indicador especial, el tipo de posicin.
Consejo: Puede parametrizar todos los procesos de apro!isionamiento
especial descritos como 3proceso de apro!isionamiento estndar4
para un material, de modo "ue las solicitudes de pedido se generen
automticamente con el indicador necesario mediante planificacin de
necesidades.
$iveles de organizacin en el proceso de
%provisionamiento
Grfico 1&: $iveles de organizacin en el proceso de aprovisionamiento
En el sistema SAP, los ni!eles de organizacin son estructuras "ue representan la
!ista %ur$dica u organizati!a en una empresa. (a determinacin de los ni!eles de
organizacin es una operacin importante de su proyecto. -e hecho, se trata de un
re"uisito esencial para todas las acti!idades posteriores.
Primero, analice las organizaciones estructurales y de procesos de su empresa
y, a continuacin, comprelas con las estructuras de SAP. 'na !ez decidida la
estructura organizati!a es muy dif$cil modificarla.
Nota: (os ni!eles de organizacin se definen y se asignan en el
Customizing de la estr&ct&ra de la empresa.
'andante( sociedad( centro y almac)n
El mandante es una unidad dentro de un sistema SAP "ue es autnoma tanto en el
aspecto legal y organizati!o como en lo "ue se refiere a los datos, con registros
maestros independientes as$ como un con%unto de talas independiente. -esde
el punto de !ista empresarial, el mandante representa, por e%emplo, un grupo
de empresas.
El mandante es el ni!el %err"uico ms alto dentro del sistema SAP. (as
especificaciones o los datos "ue se realizan y se registran en este ni!el se aplican a
todas las sociedades y a todas las dems unidades organizati!as. Por lo tanto, slo
hace falta indicar una !ez las especificaciones y los datos a ni!el de mandante en
el sistema. Esto garantiza un status de datos uniforme.
(a autorizacin de acceso se asigna de forma espec$fica al mandante. Se dee
crear un registro maestro de usuario para cada usuario en el mandante en el "ue
se desea traa%ar. Si el campo Mandante no se ha completado pre!iamente, cada
usuario deer especificar una cla!e de mandante al entrar en un sistema SAP.
-e este modo, el usuario especifica el mandante en el "ue desea traa%ar. &odas
las entradas de usuarios se graan separadas por mandante. El tratamiento y la
e!aluacin de los datos se realiza tamin de forma espec$fica para el mandante.
'n mandante se define de forma un$!oca en el sistema mediante una cla!e
numrica de tres d$gitos.
(a sociedad es la unidad organizati!a ms pe"ue5a de las finanzas e#ternas para
la "ue se puede reproducir un sistema completo y autnomo de contailidad.
Esto incluye la entrada de todos los e!entos "ue precisen ser contailizados en
las cuentas y la creacin de un log completo para alances y cuentas de prdidas
y ganancias. 'na sociedad representa una entidad contale independiente "ue
realiza su propio alance, por e%emplo, una empresa dentro de un grupo de
empresas /mandante0.
Se pueden configurar !arias sociedades en un mandante para "ue cada una tenga
su propia contailidad. Para copiar una sociedad puede utilizar una funcin
especial del Customizing. En el proceso, las especificaciones "ue dependen de la
sociedad se adoptan para su nue!a sociedad.
'na sociedad se define en el sistema por medio de una cla!e alfanumrica de
cuatro caracteres "ue es e#clusi!a en el mandante.
El centro es una unidad organizati!a dentro de (og$stica "ue sudi!ide una
empresa desde el punto de !ista de la produccin, el apro!isionamiento y la
planificacin de necesidades.
'n centro puede representar una !ariedad de entidades dentro de una empresa
como, por e%emplo:
+ 6nstalacin de produccin
+ Centro de distriucin
+ 7ficina de !entas regional
+ Sede central de una empresa
+ 'icacin de mantenimiento
Al crear un centro nue!o, puede utilizar la funcin de copia de centro. En el
proceso, se tienen en cuenta todas las entradas en la tala de centros, as$ como
todas las talas de Customizing y del sistema "ue dependen de ste y en las "ue el
centro se da como cla!e.
'n centro se define en el sistema por medio de una cla!e alfanumrica de cuatro
caracteres "ue es e#clusi!a en el mandante.
El almacn es una unidad organizati!a "ue permite diferenciar los stoc,s de
material dentro de un centro. (a gestin de stoc,s por cantidades se realiza en el
ni!el de almacn del centro. El proceso de in!entario tamin se realiza en este
ni!el.
'n almacn se define por medio de una cla!e alfanumrica de cuatro caracteres
"ue es e#clusi!a en el centro.
Grfico 1*: $iveles de organizacin de Gestin de stoc+s
(a estructura de la empresa se crea mediante la asignacin de ni!eles de
organizacin entre s$. Por lo tanto, un mandante puede contener !arias sociedades.
A su !ez, una sociedad puede contener !arios centros. En camio, un centro
slo puede pertenecer a una sociedad.
Consejo: Puesto "ue la cla!e de un centro es un$!oca en un mandante y
un centro slo puede pertenecer a una sociedad, especificando el centro,
se especifica simultneamente la sociedad.
Se pueden asignar !arios almacenes a un centro, pero un almacn determinado
slo puede pertenecer a un centro. (os almacenes se definen de manera particular
para un centro y, por lo tanto, se asignan a este centro. (a cla!e de un almacn slo
dee ser e#clusi!a dentro de un centro. -entro de un mandante, se puede utilizar
la misma cla!e para diferentes almacenes ya "ue, al especificar un almacn,
siempre se tiene "ue especificar tamin el centro.
Grupo de compras y organizacin de compras
'n grupo de compras es una cla!e para un encargado de compras o un grupo
de encargados de compras responsales de determinadas acti!idades de compra.
6nternamente, el grupo de compras es responsale del apro!isionamiento de un
material o una clase de materiales. E#ternamente, se trata del canal principal
para las relaciones comerciales de una empresa con sus pro!eedores. El grupo de
compras no es e"uiparale a otras unidades de la estructura de la empresa.
Nota: (os grupos de compras no se definen en el Customizing de
Estr&ct&ra de la empresa, sino en el Customizing de Gestin de materiales
' Compras ' Crear gr&pos de compras.
(a organiacin de compras es una unidad organizati!a dentro de (og$stica "ue
sudi!ide la empresa seg2n las necesidades de compra. 'na organizacin de
compras ad"uiere materiales o ser!icios, negocia condiciones de compras con los
pro!eedores y asume la responsailidad de estas transacciones.
Puede incorporar el departamento de Compras a la estructura de la empresa
asignando la organizacin de compras a una sociedad y a centros. Esto significa
"ue se puede tener en cuenta si en su empresa el departamento de Compras se
organiza de forma centralizada o descentralizada. Se puede tener una cominacin
de estas dos formas de organizacin.
Se pueden asignar !arias organizaciones de compras a una sociedad. Sin emargo,
una organizacin de compras determinada slo puede pertenecer a una sociedad.
Se puede decidir no asignar la organizacin de compras a una sociedad /compras
multisociedad0. E#iste una relacin m:n entre organizaciones de compras y
centros. Es decir, se pueden asignar !arios centros a una organizacin de compras,
y un centro a !arias organizaciones de compras.
(as diferentes opciones de asignacin entre sociedad, centro y organizacin de
compras producen las siguientes 3categor$as4 de organizacin de compras.
Grfico 1,: Organizacin de compras espec-fica de centro
En el apro!isionamiento espec$fico de centro, la organizacin de compras es
responsale del apro!isionamiento de materiales solamente para un centro.
Nota: En este caso, se realizan las siguientes asignaciones en Customizing
para la Estr&ct&ra de la empresa:
+ Asignar la organizacin de compras a una sociedad dentro de
Asignacin ' Gestin de materiales ' Asignar organi(acin de
compras auna sociedad.
+ Asignarslo un centro de la sociedad a su organizacin de compras
en Asignacin ' Gestin de materiales ' Asignar organi(acin de
compras a centro.
Grfico 1.: Organizacin de compras para todos los centros
Si una organizacin de compras dee ad"uirir materiales y ser!icios para !arios
centros "ue pertenecen a una sociedad, se puede configurar una organizacin
de compras para todos los centros dentro de la sociedad. Para ello, se asigna la
organizacin de compras a la sociedad deseada. A continuacin, se asignan los
centros de los "ue es responsale la organizacin de compras.
Consejo: Si la organizacin de compras dee ser responsale de todos los
centros de una sociedad, no asta slo con realizar esta asignacin entre
sociedad y organizacin de compras. Siempre se deen asignar los centros
a una organizacin de compras "ue los apro!isionar.
8o ostante, la asignacin a una sociedad no es necesaria /!ase ms
aa%o0.
Grfico 1/: Organizacin de compras para todas las sociedades
Si se desean configurar compras para todas las sociedades, no se dee asignar la
organizacin de compras a ninguna sociedad en el Customizing. Por e%emplo, al
crear un pedido, el sistema le pedir "ue introduzca la sociedad para la "ue desea
efectuar el apro!isionamiento de material.
Leccin: 0ntrada de pedidos: %spectos sicos
1esumen de la leccin
En esta leccin se presenta el pedido como un elemento importante del proceso
de apro!isionamiento e#terno. Proporciona una introduccin tanto a la estructura
como a la creacin y la emisin de documentos de pedido en el sistema SAP.
O2etivos de la leccin
Al finalizar esta leccin podr:
+ Citar di!ersos documentos a los "ue se puede hacer referencia al crear un
pedido
+ 8omrar los elementos ms importantes de un pedido
+ 9egistrar y emitir un pedido simple.
02emplo empresarial
En su empresa, los materiales deen ad"uirirse de pro!eedores e#ternos. Como
empleado de Compras, necesita conocer el proceso de apro!isionamiento, en
particular, el pedido.
3etalles del pedido
A continuacin se e#plica el primer paso de un proceso de apro!isionamiento
sencillo. El proceso empieza con la creacin de un pedido mediante la transaccin
.E:;8 /!ase el grfico 3Aspectos sicos del proceso de apro!isionamiento:
Pedido40. Se puede suponer "ue los datos importantes, como el pro!eedor y el
material, ya e#isten en el sistema.
Grfico 24: %spectos sicos del proceso de aprovisionamiento: Pedido
'n pedido es una solicitud formal a un pro!eedor para "ue le suministre material
o ser!icios con las condiciones "ue se indican en el pedido. En el pedido se
especifica si el material se suministra a un almacn o directamente para el consumo
/por e%emplo, centro de coste, instalacin o proyecto0. (a entrada de mercanc$as y
la !erificacin de facturas normalmente se lle!a a cao seg2n el pedido.
Grfico 21: Pedido
Puede reducir el tiempo de registro de datos creando posiciones de pedido con
referencia a un pedido e#istente, una solicitud de pedido, una oferta o un pedido
aierto.
En el sistema tamin puede registrar un pedido sin referencia a documentos
anteriores. Al introducir los datos del pedido, el sistema sugiere !alores de
propuesta. Por e%emplo, sugiere la direccin del pedido, as$ como las condiciones
de pago y transporte /incoterms0 del registro maestro de pro!eedores. Si e#iste un
registro maestro de materiales, el te#to re!e de material y el grupo de materiales
se transferirn automticamente. Si en el sistema ya e#iste un registro info de
compras, de l se puede deri!ar una propuesta de precio para el pedido.
El pedido se en!$a a un pro!eedor o se realiza un oedido de traslado a otro centro
de la misma empresa o del grupo de empresas.
Grfico 22: 5ormato de pedido
El pedido consta, como otros documentos de compras del sistema SAP, de una
caecera de documento y una o !arias posiciones.
(a caecera del documento contiene informacin "ue hace referencia al pedido
gloal. Por e%emplo, la moneda de documento, la fecha de documento o las
condiciones de pago.
(a parte de la posicin del documento contiene datos "ue descrien los materiales
o ser!icios solicitados. Por cada posicin se puede actualizar informacin
adicional, /por e%emplo, reparto de entregas o te#tos por posicin0.
En un pedido se pueden otener materiales o ser!icios para todos los centros "ue
estn !inculados a la organizacin de compras.
Grfico 2!: Transacciones de pedido: '021$( '022$( '02!$
(a transaccin de pedido /.E:;80 es una transaccin de una pantalla, en otras
palaras, se pueden actualizar los datos rele!antes en una imagen central. (a
transaccin de imagen 2nica se di!ide en cuatro mitos de imagen:
+ Ca!ecera: -onde se indican los datos correspondientes de todo el pedido
como, por e%emplo, la direccin del pro!eedor o los ni!eles de organizacin.
+ "esumen de posiciones: En esta lista, se pueden indicar las posiciones con
los datos ms importantes, como por e%emplo material, cantidad y precio.
+ Detalle de posicin: -onde se registrarn datos adicionales de una
posicin espec$fica, si es necesario como, por e%emplo, te#to adicional,
especificaciones de imputacin y confirmaciones.
+ "esumen de documentos: En el resumen de documentos, se puede
!isualizar diferentes documentos de compras, por e%emplo, pedidos,
peticiones de oferta y solicitudes de pedido.
Con Parametrizaciones personales, el sistema considerar necesidades
espec$ficas del usuario. Cada usuario puede fi%ar sus propios !alores de propuesta
o especificar "ue el resumen de documentos se fi%e automticamente cuando se
inicie la transaccin.
Adems, se puede !isualizar una funcin de a#uda como el resumen de
documentos. Se puede mostrar u ocultar esta rea de ayuda con A)&da. Si la
funcin de ayuda est aierta, se puede traa%ar en la transaccin al mismo tiempo.
Grfico 2#: Transacciones de pedido: $avegacin
En la transaccin de pedido, se pueden arir y cerrar todas los mitos de imagen
indi!idualmente, influyendo as$ el tama5o de los mitos de imagen. Si cierra la
caecera y el detalle de posicin, por e%emplo, aumenta el tama5o del resumen
de posiciones. (o mismo ocurre con la caecera de pedidos, el resumen de
posiciones y los detalles de posicin, as$ como el resumen de documentos y la
funcion de ayuda.
Si cierra y !uel!e a entrar en la transaccin de pedido, la imagen estar en el
mismo formato "ue cuando la aandon. Si el resumen de documentos y la
caecera estu!ieran cerradas y el resumen de posiciones y el detalle de posiciones
estu!ieran aiertos, se !isualizar$a este mismo formato de presentacin.
8o importa la funcin "ue utilice para acceder al pedido /crear, modi$icar,
%is&ali(ar0. Con Crear o *is&ali(ar/Modi$icar, puede camiar de funcin
entre ellas. -esde el icono +tro pedido, tamin puede ir directamente a otro
pedido o solicitud de pedido.
$ndi%ue nom!res en lugar de n&meros
En algunos campos del pedido, puede utilizar tanto nomres como cla!es.
Esto es !lido para los campos Pro%eedor, Material, Gr&po de artc&los,
Centro y Almac,n. Si indica parte del nomre, el sistema propondr los datos
correspondientes. Si el sistema no puede determinar los datos de forma un$!oca,
reciir una lista con las posiles entradas de donde elegir. Si por e%emplo
indica 3mann4 en el campo Pro%eedores, el sistema propondr los pro!eedores
<allmann, =offmann, =errmann, etc.
Consejo: En los campos Pro%eedor y Material, esta ayuda de 2s"ueda
inteligente tamin se puede desacti!ar en Parametri(aciones personales
en la eti"ueta Parametri(aciones -#sicas.
"rear un pedido
Grfico 2&: "rear un pedido
;. -esde la imagen SAP Eas) Access, seleccione Logstica ' Gestin
de materiales ' Compras ' Pedido ' Crear ' Pro%eedor/Centro
s&ministrador conocido /.E:;80.
Consejo: Antes de empezar a indicar datos del pedido, actualice sus
Parametri(aciones personales /siempre y cuando toda!$a no
haya indicado datos correspondientes en sus !alores fi%os0.
En este momento podr especificar !alores de propuesta para los
datos de organizacin, por e%emplo, si la organizacin de compras y
el grupo de compras se pueden completar automticamente. &amin
podr especificar !alores de propuesta para dichas posiciones como
el centro y la fecha de entrega. As$ pues, no tendr "ue indicar
estos !alores cada !ez "ue cree un pedido. (as parametrizaciones
personales tienen prioridad sore los !alores fi%os.
:. Seleccione la clase de pedido, por e%emplo, pedido estndar.
>. 6ndi"ue el pro!eedor al "ue desea realizar el pedido.
?. En los datos de caecera de la ficha .atos org/, indi"ue los ni!eles de
organizacin +rgani(acin de compras, Gr&po de compras y Sociedad. (os
datos tamin se pueden especificar, como se descrie anteriormente, a partir
de !alores de propuesta o el registro maestro del usuario.
@. 6ndi"ue los datos de las posiciones indi!iduales en el Res&men de posiciones.
&amin dee especificar el material, la cantidad necesaria, la fecha de
entrega y el precio. El centro "ue dee reciir las mercanc$as dee indicarse
en el ni!el de posicin.
Si e#iste un registro info de compras del material y los pro!eedores, se
propondr su precio neto. Si no ha indicado la fecha de entrega, se calcular
a partir del plazo de entrega del registro info.
A. Seleccione Gra-ar para crear el pedido. El sistema asigna
automticamente un n2mero de pedido.
'ensa2es
Se pueden emitir todos los documentos de compra como mensa%es. Cada !ez
"ue usted crea una peticin de oferta, un pedido, un pedido aierto o un plan
de entregas, el sistema crea un mensa%e a partir del documento afectado. Este
mensa%e se sit2a entonces en la cola de mensa%es. (a cola de mensa%es contiene
todos los mensa%es "ue toda!$a no se han transferido a los pro!eedores. Para
emitir el mensa%e /por impresin, correo electrnico, telefa# o E-60 desde la cola
de mensa%es, tiene las siguientes opciones:
+ Emitir inmediatamente
El sistema emite el mensa%e directamente de la cola, en otras palaras, en
cuanto usted graa el documento.
+ Emitir ms tarde
Programe un %o de fondo /9S8AS&BB0 "ue procese la cola de mensa%es en
inter!alos determinados o ien inicie la emisin directamente desde el men2
de compras. Como norma, emita los mensa%es mediante el %o de fondo e
inicie la emision manualmente slo como e#cepcin /como, por e%emplo,
para pedidos urgentes0.
Grfico 2*: 0mitir mensa2e
Para la emisin de mensa%es, puede especificar "u te#tos de caecera y te#tos
por posicin dee emitir el sistema. El te#to de caecera se imprime en la parte
superior del pedido y contiene informacin general. (os te#tos de posicin
descrien una posicin de pedido con ms detalle. &amin se pueden incluir y
emitir te#tos estndar. En la transaccin de pedido .E:;8, puede !isualizar un
documento en la pantalla antes de imprimirlo con *is&ali(acin de impresin.
Nota: Para ms informacin acerca de cmo emitir documentos de
compra, !ase la documentacin de SAP en SAP ERP Central Component
(o Componentes de SAP R/3 Enterprise) ' Logstica ' Gestin de
materiales (MM) ' Compras (MM!P0R) ' "ntrod&ccin del te1to2
impresin ) transmisin de doc&mentos.
0mitir mensa2e manualmente para pedido
Prerre6uisitos
+ (os mensa%es deen estar disponiles en la cola de mensa%es.
+ (os documentos de compra "ue forman la ase de los mensa%es deen
haerse lierado.
Procedimiento
;. -esde la imagen SAP Eas) Access, seleccione Logstica ' Gestin de
materiales ' Compras ' Pedido ' Mensa3es ' Editar mensa3es.
Acceder a la imagen de seleccin de mensa%es.
:. 6ndi"ue los criterios de seleccin para los documentos "ue desea emitir.
Consejo: Si desea seleccionar mensa%es no tratados, seleccione el
status de tratamiento 0 = No tratado.
>. Seleccione Programa ' E3ec&tar. El sistema presentar una lista de
mensa%es "ue toda!$a no se han emitido, seg2n lo "ue haya seleccionado.
?. Seleccione los documentos "ue desee emitir.
@. Seleccione 4ratar ' Editar mensa3e.
Leccin: 1egistro de entradas de mercanc-as 7
%spectos sicos
1esumen de la leccin
Esta leccin trata el registro de una entrada de mercanc$as en funcin de un
pedido. En este conte#to, se presentar el trmino 3clase de mo!imiento4.
O2etivos de la leccin
Al finalizar esta leccin podr:
+ E#plicar los efectos ms importantes de una entrada de mercanc$as en
funcin de un pedido
+ 9egistrar una entrada de mercanc$as sencilla con referencia a un pedido
+ 9econocer los elementos ms importantes de un documento de material
02emplo empresarial
En su empresa, los materiales se ad"uieren de pro!eedores e#ternos. Como
miemro del personal de almacn, est e#aminando cmo se registran las entregas
de materiales solicitados en el sistema SAP y "u efecto tienen estas entradas de
mercanc$as en relacin con el pedido. (as mercanc$as entregadas normalmente se
guardan en el almacn.
0ntrada de mercanc-as como parte del proceso de
aprovisionamiento
El segundo paso de un proceso sencillo de apro!isionamiento e#terno es la
entrada de mercanc$as. El 2ltimo se deri!a de la emisin de un pedido para las
mercanc$as a un pro!eedor. 6gual "ue el proceso de pedido, el proceso de entrada
de mercanc$as se reproduce en el sistema SAP mediante un documento.
Grfico 2,: %spectos sicos del aprovisionamiento: 0ntrada de mercanc-as
Cuando se entregan mercanc$as en funcin de un pedido, es importante para
todos los departamentos implicados "ue se registre esta entrada de mercanc$as
con referencia al pedido. Cuando se registran las entradas de mercanc$as, el
sistema propone todas las partidas aiertas a partir del pedido. Esto facilita tanto
el registro como la !erificacin de mercanc$as reciidas. Entre otras cosas, se
puede !erificar si:
+ Se ha entregado el material correcto
+ Se ha entregado la cantidad correcta, o ha haido e#ceso de suministro o un
suministro incompleto
+ (as mercanc$as perecederas estn dentro de la fecha m#ima de caducidad
/la !erificacin de caducidad dee estar acti!a en este caso0
Se pueden registrar !arias posiciones de entrada de mercanc$as en funcin de
una posicin de pedido en una operacin. Esto es aconse%ale si, por e%emplo, el
material se entrega por lotes o se distriuye en !arios almacenes.
Cuando se contailiza una entrada de mercanc$as con referencia a un pedio, los
historiales de pedido de las posiciones de documento de compras correspondientes
se actualizan de forma automtica. Esto permite al encargado de compras
identificar entregas pendientes y reclamar al pro!eedor "ue las acelere si es
necesario.
Grfico 2.: Goods 1eceipt
Cuando se contailiza la entrada de mercanc$as en almacenes, el sistema genera
un documento de material. Este documento contiene informacin acerca del
material entregado y la cantidad correspondiente. El sistema tamin registra el
almacn del centro en el "ue se guarda el material /"ueda almacenado0. Si la
entrada de mercanc$as es !alorada, adems se genera un documento conta!le.
Cste contiene detalles de los efectos de contailidad del mo!imiento de mercanc$as.
0ntrada de mercanc-as
Al registrar los mo!imientos de mercanc$as se dee especificar una clase de
movimiento. (a clase de mo!imiento es una cla!e de tres caracteres empleada
para diferenciar entre mo!imientos de mercanc$as. (as entradas de mercanc$as,
las salidas de mercanc$as o los traslados son e%emplos de estos mo!imientos de
mercanc$as.
Grfico 2/: 02emplos de clase de movimiento
(a clase de mo!imiento tiene funciones de control importantes en la gestin de
stoc,s. -esempe5a un papel crucial en la determinacin de cuentas automtica en
el sistema SAP. Dunto con otros factores determinantes, la clase de mo!imiento
estalece "u cuentas de e#istencias o de consumo se actualizan en la contailidad
financiera /entre otras cosas0. (a clase de mo!imiento tamin determina el
layout de la pantalla para entrada de documentos o la actualizacin de los campos
de cantidad.
Grfico !4: 'ovimiento de mercanc-as 8 Transaccin '9GO
(a transaccin .6)7, para el registro de mo!imientos de mercanc$as, es una
transaccin de imagen 2nica. Est sudi!idida en la estructura %err"uica de
mitos de imagen, los datos de caecera, el resumen de posiciones y los datos de
detalle de posicin. En las reas de caecera y detalle, la informacin se agrupa en
eti"uetas indi!iduales.
+ Estructura jer'r%uica: En este rea aparecen sus 2ltimos diez documentos
/pedidos, otras rdenes, reser!as, documentos de material y datos retenidos0.
El sistema inserta de forma automtica estos documentos en la estructura
%err"uica. Se trata de documentos /pedidos, rdenes, reser!as0 a los
"ue hizo referencia al contailizar un mo!imiento de mercanc$as y los
documentos de material generados en el proceso. Por lo tanto, siempre
cuenta con un resumen de las acti!idades ms recientes "ue ha e%ecutado. Al
traa%ar con el resumen de documentos, dee tener en cuenta "ue el usuario
no lo puede modificar.
Consejo: El resumen de documentos no est destinado a 2s"uedas
de documentos. Para ello, e#iste una funcin independiente,
5&scar doc&mento.
Consejo: -esde el resumen de documentos, slo se puede
seleccionar "ue se !isualicen documentos de material.
+ Datos de ca!ecera: (os datos de caecera incluyen informacin relacionada
con todo el documento de material, como la fecha del documento y
de contailizacin, la comproacin de la caecera del documento, el
responsale del registro y la fecha de registro. Asimismo, desde los datos de
caecera se accede al documento contale.
+ "esumen de posiciones( detalles de posicin: El resumen de posiciones
le facilita una lista de posiciones de documentos. =aciendo clic en el
n2mero de una posicin en el resumen, se aren los datos de detalle de la
posicin. (os detalles incluyen informacin sore documentos de referencia
y la imputacin.
A e#cepcin del resumen de posiciones, los mitos de imagen se pueden arir
y cerrar de forma indi!idual. (a estructura %err"uica se muestra o se oculta
mediante el pulsador Mostrar/oc&ltar res&men. Para los datos de caecera y los
detalles de posicin, se utiliza .atos de ca-ecera o .atos de detalle
para arir los mitos de imagen y , con el te#to "uic, info Cerrar datos de
ca-ecera, o , con el te#to "uic, info Cerrar datos de detalle, para cerrarlos.
&amin se pueden arir los datos de detalle de una posicin haciendo clic en el
n2mero de posicin en el resumen de posiciones.
)tencin: 'na !ez se hayan aierto los datos detallados de una posicin,
slo se pueden realizar modificaciones en esta posicin en los datos
detallados, no en el resumen de posiciones.
Arir y cerrar mitos de imagen modifica el tama5o de otras reas. Si cierra
los datos de caecera y de detalle, por e%emplo, aumenta el tama5o del resumen
de posiciones. Cada !ez "ue se in!oca la transaccin, aparece la imagen con
la parametrizacin "ue se seleccion en la 2ltima sesin antes de aandonar la
transaccin.
Para finalizar el tratamiento en .6)7, no hace falta "ue aandone la transaccin.
Simplemente seleccione , con el te#to "uic, info Rean&dar, y podr !ol!er a
empezar.
&amin se pueden actualizar !alores personales de propuesta para el registro
de mo!imientos de mercanc$as seleccionando Parametri(aciones ' *alores
de prop&esta. Se are una !entana de dilogo independiente, en la "ue puede
especificar sus !alores personales de propuesta /por e%emplo, para el almacn
y el centro0.
Cuando se emplea la transaccin .6)7, primero se especifica la accin "ue se
desea realizar /campo Transaccin0. Si se est registrando un mo!imiento de
mercanc$as, se especifica si se trata de una entrada de mercanc$as, una salida de
mercanc$as, una de!olucin o un traslado. Si se desea !isualizar o cancelar el
documento de material desde una contailizacin "ue ya ha realizado, tamin
puede hacerlo con la transaccin .6)7 seleccionando las operaciones con el
mismo nomre. (os documentos a los "ue se puede hacer referencia o si una
referencia es innecesaria depende de la operacin seleccionada. (os siguientes
procedimientos descrien el registro de una entrada de mercanc$as sencilla en
funcin de un pedido y cmo se puede !isualizar posteriormente el documento de
material generado en el proceso.
1egistrar la entrada de mercanc-as para un pedido
Grfico !1: 1egistrar la 0' en funcin de un pedido
;. -esde la imagen SAP Eas) Access, seleccione Logstica ' Gestin
de materiales ' Gestin de stocs ' Mo%imiento de mercancas '
Mo%imiento de mercancas (M"G+).
:. Seleccione la transaccin Entrada de mercancas y Pedido como referencia.
>. Eerifi"ue el !alor de propuesta para la clase de mo!imiento y, si es necesario,
modif$"uela a ;B;.
?. 6ndi"ue el n2mero de pedido.
Consejo: &amin puede uscar el n2mero de pedido. Para ello,
seleccione , con el te#to "uic, info 5&scar pedido.
@. Seleccione , con el te#to "uic, info E3ec&tar, para tomar las posiciones
del pedido.
A. 6ndi"ue la fecha del documento y el n2mero de nota de entrega del pro!eedor
en la eti"ueta General de los datos de caecera.
F. Seleccione las posiciones "ue se entregaron mediante el indicador +6. Si
es necesario, modifi"ue las cantidades de propuesta para las posiciones y
especifi"ue un almacn.
)tencin: 'na !ez se hayan aierto los datos detallados de una
posicin, slo se pueden realizar modificaciones en esta posicin en
los datos detallados, no en el resumen de posiciones.
G. Por 2ltimo, contailice la entrada de mercanc$as.
:isualizar el documento de material y el documento
contale asociado
;. -esde la imagen SAP Eas) Access, seleccione Logstica ' Gestin
de materiales ' Gestin de stocs ' Mo%imiento de mercancas '
Mo%imiento de mercancas (M"G+).
:. Seleccione *is&ali(ar y .oc&mento de material como referencia.
>. 6ndi"ue el n2mero de documento de material y el e%ercicio del documento.
&amin se puede uscar el documento de material / , con el te#to "uic,
info 5&scar doc&mento de material0 o seleccionar el n2mero de documento
de material haciendo dole clic en uno de sus documentos desde el resumen.
)tencin: 'n documento de material slo se puede seleccionar
haciendo dole clic en su n2mero en el resumen de documentos
si se ha seleccionado anteriormente la transaccin *is&ali(ar y
.oc&mento de material como referencia.
?. Seleccione , con el te#to "uic, info E3ec&tar para !isualizar el documento
de material.
@. 7pcional: Para !isualizar el documento contale, ara los datos de caecera
y seleccione la eti"ueta "n$o de doc&mento. Seleccione .oc&mentos
conta-les. Aparecer una !entana de dilogo en la "ue podr seleccionar el
documento contale y !isualizarlo con .
Leccin: 0ntrada de facturas 8 %spectos sicos
1esumen de la leccin
Esta leccin trata la !erificacin de la factura de un pro!eedor para mercanc$as
"ue se han suministrado en funcin de un pedido.
O2etivos de la leccin
Al finalizar esta leccin podr:
+ 9econocer la informacin ms importante de una factura
+ (le!ar a cao un proceso sencillo de !erificacin de facturas con referencia
a un pedido
+ E#plicar los efectos ms importantes de registrar una factura en funcin
de un pedido
02emplo empresarial
El proceso de apro!isionamiento finaliza con la entrada de la factura del
pro!eedor. 'sted es responsale de proar la funcionalidad de la Eerificacin de
facturas log$stica.
1ecepcin de facturas como parte del proceso de
aprovisionamiento
(a entrada de la factura completa el proceso de apro!isionamiento, "ue aarca
el pedido y la entrada de mercanc$as.
Grfico !#: %spectos sicos del aprovisionamiento: 1ecepcin de facturas
(a Eerificacin de facturas log$stica es parte de la )estin de materiales /..0. Se
utiliza para registrar facturas y aonos y !erificarlos para "ue sean aritmticamente
correctos y para garantizar "ue se haya corado el precio correcto para el material
o ser!icio correctos. Cuando se contailiza la factura, los datos de la factura se
graan en el sistema y se crea un documento de factura y un documento contale.
El sistema actualiza los datos graados a partir de los documentos de factura en
gestin de materiales /por e%emplo, historial de pedido0 y en gestin financiera.
(a !erificacin de facturas no incluye el pago ni la e!aluacin de las facturas. (a
informacin rele!ante se en!$a a otros departamentos. Por tanto, la !erificacin de
facturas estalece un enlace entre la gestin de materiales y finanzas e#ternas o
internas.
Grfico !&: 1ecepcin de facturas
Al registrar una factura con referencia a pedido, el sistema propone datos del
pedido y las entradas de mercanc$as para el pedido /por e%emplo, pro!eedor,
material, cantidades "ue toda!$a no se han facturado, importe pre!isto por
posicin, y condiciones de pago0. Su pueden soreescriir estos !alores de
propuesta si la factura presentada por el pro!eedor contiene otros !alores. El
sistema !erifica si los datos indicados estn permitidos. Al hacerlo, puede ser
"ue emita mensa%es de a!iso o de error.
Si e#isten discrepancias entre el pedido o la entrada de mercanc$as y la factura
/por e%emplo, diferencias en el precio o la cantidad0, el sistema a!isa al usuario
en consecuencia y, seg2n las parametrizaciones del sistema, lo"uea la factura
para "ue no se pague.
Grfico !*: 3atos de una factura
En la !erificacin de facturas, se indican incialmente todos los datos rele!antes a
partir de la factura del pro!eedor /acreedor0 como, por e%emplo, importe ruto,
impuesto sore el !alor a5adido, fecha de la factura, referencia /n2mero de factura
del pro!eedor0 y condiciones de pago. En los pasos de tratamiento posterior,
el sistema !erifica estos datos aritmticamente y los compara con datos "ue ya
e#isten en el sistema /por e%emplo, en el documento de pedido0.
Nota: El documento de factura se puede escanear y en!iar !$a Hor,floH
al departamento responsale de la !erificacin de facturas. Se trata
de un paso importante para la consecucin de la 3oficina totalmente
informatizada4.
En los casos en "ue sea posile, las facturas deen contailizarse con referencia a
un pedido. Esto cuenta con la !enta%a de "ue el sistema propone los precios de
pedido a partir del documento de pedido y las cantidades de entrada de mercanc$as
a partir de los documentos de E. relacionados con el pedido.
Grfico !,: :erificacin de facturas con referencia a pedido
&amin se pueden asignar posiciones de factura a un pedido utilizando el n2mero
de la nota de entrega o la carta de porte, siempre "ue dichos n2mero se registraran
en la entrada de mercanc$as.
Si se registra una factura con referencia a un pedido, las posiciones a partir del
pedido se proponen %unto con sus cantidades, "ue toda!$a deen facturarse. El
sistema determina las cantidades "ue toda!$a se deen facturar como la diferencia
entre la cantidad entregada y la cantidad ya facturada. /Por e%emplo, si se han
entregado ;BB un. y ya se han facturado AB un., "uedan ?B un. por facturar0. Se
puede soreescriir este !alor de propuesta y, por lo tanto, facturar toda la cantidad
de pedido, por e%emplo, a la recepcin de entregas parciales.
El sistema tamin propone el !alor pre!isto para las posiciones. Cste es el
producto de la cantidad "ue se dee facturar multiplicado por el precio de pedido.
&amin se puede soreescriir este !alor.
Si e#isten discrepancias entre los !alores de la factura y los !alores pre!istos,
el pago de la factura se lo"uea automticamente si se superan las tolerancias
predefinidas /por e%emplo, si el precio en la factura !ar$a respecto al precio en el
pedido0.
0ntrada de facturas
(a transaccin .697 para registrar facturas y aonos en *eri$icacin de $act&ras
logstica es una transaccin de imagen 2nica. Adems, en el caso de esta
transaccin, los datos estn di!ididos en datos de caecera y de posicin. (a
siguiente imagen 3Entrada de facturas I &ransaccin .6974 muestra los mitos
de imagen indi!iduales. A continuacin se descrie lo mismo ms detalladamente.
Grfico !.: 0ntrada de facturas: Transaccin '91O
+ Transaccin: En este campo se indica si se est registrando una factura, un
aono o un cargo posterior.
+ Datos de ca!ecera: En este mito se indican los datos de caecera de una
factura /por e%emplo, n2mero y fecha de factura, el importe ruto de la factura
y el importe del impuesto, el emisor de la factura y las condiciones de pago0.
+ )signacin: A"u$ se asigna una transaccin de pedidos /pedido0 a la factura
para "ue el sistema proponga las posiciones de factura "ue se deen tratar.
+ *osiciones de factura: En esta lista se pueden !erificar las posiciones
de factura propuestas y modificarlas de acuerdo con la factura real del
pro!eedor. Se pueden modificar las columnas !isualizadas y su secuencia
mediante la variante de visualiacin.
+ Datos de proveedor +acreedor,: A"u$ aparecen los datos de detalle
"ue pertenecen al emisor de la factura otenidos del registro maestro de
pro!eedores. .ediante , con el te#to "uic, info *is&ali(ar pro%eedor, se
puede pasar directamente al registro maestro de pro!eedores.
Consejo: (os datos de pro!eedor slo se !isualizan si se ha
registrado el emisor de la factura o si se ha hecho referencia /se ha
creado un enlace0 a un pedido.
+ -alance: A"u$ aparecen el status del alance y de la factura. El status
muestra, por e%emplo, si se puede contailizar una factura /semforo !erde0
o si el pago de la factura se lo"uear cuando se contailice /semforo
amarillo0.
+ Estructura de pedido: En esta rea, la persona "ue registre la factura
puede !er los historiales del pedido para las posiciones de pedido desde
el resumen de posiciones.
Grfico !/: 9ntroduccin de una factura por un pedido
;. -esde la imagen SAP Eas) Access, seleccione Logstica ' Gestin de
materiales ' *eri$icacin de $act&ras logstica ' Entrada doc&mentos
' A7adir $act&ra /.6970.
Nota: Si se est in!ocando la transaccin por primera !ez, se deer
especificar una sociedad en una !entana de dilogo.
:. Seleccione 8act&ra.
>. En la caecera del documento, en la eti"ueta .atos -#sicos, indi"ue la
fecha del documento, el n2mero de la factura de pro!eedor /referencia0 y el
importe ruto de la factura, as$ como el importe del impuesto con indicador
de impuestos.
?. A cotinuacin, especifi"ue la asignacin a una transaccin de
apro!isionamiento. Se puede hacer referencia a pedidos o notas de entrega
relacionadas con las entradas de mercanc$as.
@. 6ndi"ue el n2mero del documento al "ue se refiere la factura.
Nota: &amin se puede hacer referencia a !arios documentos.
Para ello, seleccione , con el te#to "uic, info M#s criterios de
asignacin. A continuacin, aparecer una !entana de dilogo en la
"ue se podrn indicar !arios n2meros de documentos.
A. En la lista de posiciones, el sistema propone todas las posiciones de pedido
"ue cumplen con los criterios de asignacin especificados.
Compare las posiciones de factura propuestas con las posiciones de la
factura del pro!eedor y corri%a los !alores de propuesta si fuera necesario.
(as posiciones "ue se deen contailizar deen seleccionarse /resaltadas
en amarillo0.
)tencin: El indicador Conta-ili(acin +6 de la factura
/transaccin .6970 no dee confundirse con el "ndicador +6 del
mo!imiento de mercanc$as /transaccin .6)70. Con el indicador
Conta-ili(acin +6, se pueden seleccionar posiciones ya !erificadas
y tratadas.
Este indicador no afecta a si la posicin se tiene en cuenta o no
cuando se conta!ilia la factura.
F. Eerifi"ue si la factura es correcta artimticamente. Ser$a correcta si el
alance es cero.
G. Por 2ltimo, contailice la factura.