PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS Código : PRT.

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Versión : 09
PROCEDIMIENTO DE METROLOGÍA
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Revisó: Jefe División de Mantenimiento Tecnológico
Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007
Profesional de Mantenimiento Tecnológico Aprobó: Rector
Resolución Nº 1860
Coordinación Sistema de Gestión de Calidad

OBJETIVO ALCANCE

Establecer las actividades necesarias para realizar los servicios de verificación

metrológica en las magnitudes de masa, temperatura y humedad relativa y, en Aplica desde la elaboración de la solicitud de servicio por parte de las Unidades
caso de requerirse gestionar los servicios de calibración con proveedores externos Académico Administrativas, laboratorios y/o Sedes hasta el cumplimiento del
acreditados, de los instrumentos de seguimiento y medición de los procesos de la servicio por parte de la División de Mantenimiento Tecnológico.
Universidad Industrial de Santander.

NORMATIVA

• NTC 2031:2014 Instrumentos de pesaje de funcionamiento no automáticos. Requisitos metrológicos y técnicos..

• ISO 17025:2017 Requisitos Generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración.
• NTC ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de Calidad.
• Acuerdo del Consejo Superior n° 079 de 2019 (Estatuto de Contratación)
• Manual Normativo y Procedimental para la administración y control de los Bienes muebles de la UIS.

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

• DMT: División de Mantenimiento Tecnológico.

• DPF: División Planta Física.
• Calibración: Operación que bajo condiciones específicas, establece en una primera etapa una relación entre los valores y sus incertidumb res de medida asociadas,
obtenidas a partir de los patrones de medida y las correspondientes indicaciones con sus incertidumbres asociadas y, en una s egunda etapa, utiliza esta información
para establecer una relación que permita obtener un resultado de medida a partir de una indicación.
• Fuente: Decreto 1471 de 2014 por el cual se organiza el Sistema Nacional de Normalización, Certificación y Metrología.
• ONAC: Organismo Nacional de Acreditamiento de Colombia.
• OPS: Orden de Prestación de Servicios.
• Patrón: Realización de la definición de una magnitud dada, con un valor determinado y una incertidumbre de medida asociada, tomada co mo referencia.
• Trazabilidad: Propiedad del resultado de una medición, donde puede ser relacionada a un patrón de medición apropiado, generalmente el patró n nacional o
internacional, a través de una cadena continua de comparaciones.
• UAA: Unidad Académico Administrativa.
• Verificación: Aportación de evidencia objetiva de que un elemento dado satisface los requisitos especificados.
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CONSIDERACIONES
DEFINICIONES

Teniendo en cuenta lineamientos de la NTC ISO 9001, deben calibrarse y/o verificarse a intervalos especificados antes de su u tilización; identificar el estado en el que se
encuentran y si es necesario calibrar antes de brindar el servicio de verificación.

Para brindar servicio de Verificación Metrológica la DMT cuenta con un conjunto de pesas patrón con rango de 1mg a 1kg clase E2 y con 11 pesas clase M1 con rango de
500 g a 20 kg, para realizar verificación en la magnitud de masas y un conjunto de equipos patrones para realizar verificación en la magnitud de Humedad Relativa, como
un termómetro Fluke con dos sondas de temperatura (1 con punta redonda), un tacómetro digital Amprobe y un aire meter Fluke.

En el caso de ser necesario realizar la calibración o verificación por parte de un proveedor externo, se debe revisar que la empresa se encuentre acreditada para la
prestación de dichos servicios y los certificados y/o informes cumplan con los siguientes requisitos:

REQUISITOS DEL CERTIFICADO DE CALIBRACIÓN

Un certificado de calibración debe contener:

•Titulo: “certificado de calibración”.

• Identificación o número de certificado. • Resultados de calibración.
• Nombre y ubicación del laboratorio y cliente. • Declaración de la incertidumbre.
• Identificación y descripción del instrumento. • Declaración sobre la trazabilidad.
• Fechas de recepción, calibración y emisión. • Nombre y firma de los responsables.
• Identificación del método de calibración. • Declaración sobre la integridad del certificado.
• Declaración sobre limitaciones de uso.
CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES DEL SERVICIO DE CALIBRACIÓN.

* El proveedor del servicio de calibración debe estar acreditado por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia ONAC como laboratorio de calibración para
realizar calibraciones en las magnitudes correspondientes o asegurar la trazabilidad de los patrones de referencia utilizados en las medic iones.
* El proveedor debe cumplir con los requerimientos del Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander.

LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE REGISTROS DE CALIBRACIÓN Y VERIFICACIÓN

En caso de ser una calibración a los equipos utilizados por la División de Mantenimiento Tecnológico para brindar el servicio se debe tener presente los requisitos de
calibración y los certificados deben archivarse teniendo en cuenta los lineamientos de Gestión Documental y lo establecido en las Tablas de Retención Documental de la
DMT.
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DEFINICIONES
CONSIDERACIONES

VERIFICACIÓN DE BALANZAS

Si el servicio de verificación interna de balanzas digitales y análogas es realizado por la DMT se tendrá en cuenta la GRT. 04 - Guía para verificación interna de balanzas
análogas y digitales y el formato - FRT. 12 Protocolo estándar verificación balanzas análogas y digitales para el registro de esta actividad , y el conjunto de pesas patrón
mencionado anteriormente y con su respetivo certificado de calibración. El técnico encargado de realizar esta verificación debe contar con la capacitación pertinente en el
área de metrología y verificación de balanzas de acuerdo a los parámetros establecidos por la ONAC.

CONSERVACIÓN EQUIPOS UTILIZADOS POR LA DMT PARA REALIZAR VERIFICACIÓN METROLÓGICA

El juego de pesas para verificaciones internas reposará en su estuche original de fábrica Mettler-Toledo y estan almacenados en un mesón horizontal con superficie pulida en
un cuarto de la DMT. Es importante que el sitio de conservación sea un lugar seco y fresco alejado de los rayos solares y fuentes de calor. Todo e sto con el objetivo de
protegerse contra ajustes, daño o deterioro que pudieran invalidar el estado de calibración y los posteriores resultados de l a medición como indica la Norma. En el momento
de realizar el traslado al lugar de la prestación del servicio se debe garantizar su estado.

El conjunto de equipos patrones para realizar verificación en la magnitud de humedad relativa se deben conservar en lugares s ecos y frescos alejados de los rayos solares y
fuentes de calor; en lo posible en sus estuches originales.

VERIFICACIÓN DE TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVA.

La División de Mantenimiento Tecnológico brinda el servicio de verificación de temperatura y humedad relativa, para esto cuen ta con el formato - FRT. 18 Verificación de
temperatura Medios Isotérmicos y Humedad Relativa para el registro de esta actividad; adicional con un conjunto de equipos pa trones para realizar esta labor.

SERVICIO DE CONTROL METROLÓGICO PARA EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LAS SEDES REGIONALES

En el caso de las sedes regionales, la verificación metrológica se realizará mediante solicitud por el SIMAT como se indica e n el presente procedimiento, o en caso que el
equipo pertenezca al plan anual de mantenimiento preventivo remitirse al procedimiento para mantenimiento preventivo – PRT.02

La División de Mantenimiento Tecnológico brinda el servicio mediante proveedor externo o algunos con personal interno de veri ficación de balanzas análogas y digitales,
verificación de básculas, verificación de temperatura y verificación de humedad relativa. Para otras magnitudes la División de Mantenimiento Te cnológico contrata la
prestación del servicio con proveedores externos que deben cumplir los requisitos establecidos para la selección.

NOTA GENERAL: Para tener en cuenta en los servicios de calibración o verificación metrológica que sea realizado con un proveedor externo la Unidad Académico
Administrativa, Laboratorio o Sede debe realizar de forma anticipada el respectivo traslado de presupuesto y efectivo, la ges tión de la Orden de Prestación de Servicios y
supervisión del contrato; la División de Mantenimiento Tecnológico será Ordenadora de Gasto.
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Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet

DIAGRAMA DE FLUJO TIEMPO RESPONSABLE DOCUMENTOS DE

DESCRIPCIÓN REFERENCIA
ESTIMADO

INICIO
1. Elabora la solicitud por medio del SIMAT, desde el Manual Normativo y
modulo mantenimiento correctivo, en la descripción Sujeto al Usuario UAA, Procedimental para la
del problema especificar lo requerido (Verificación tiempo de la Laboratorio o administración y
Metrológica o Calibración). UAA Sede control de los Bienes
1. Elabora la solicitud por el
SIMAT. Nota: Es obligatorio que el equipo tenga número de muebles de la UIS
inventario. MFI.02
2. Recibe y estudia la solicitud de servicio, teniendo en Jefe DMT
2. Recibe y estudia la cuenta el tipo de magnitud de la verificación 2 Jornadas Guía para el uso del
solicitud del servicio y
Profesional DMT
metrológica requerida, en caso de contar con personal SIMAT GRT.01
asigna la orden de trabajo
asigna dicha solicitud al técnico correspondiente de la
DMT generando una orden de trabajo, o se indica al
usuario que debe ser con personal externo.
A ¿El personal de la
Pág. 5 No DMT puede ejecutar 3. Caso 1: Realiza la solicitud de servicio de
la actividad? transporte a la DPF según el procedimiento PRF.05
(En caso de que la Verificación Metrológica sea para
Sí alguna sede de la ciudad de Bucaramanaga o su área
Profesional DMT Procedimiento de
metropolitana). 3 Jornadas
Técnico DMT servicio de transporte
Caso 2: Realiza solicitud de comisión de servicios (En
¿Requiere traslado de PRF 05
personal a alguna caso de que la Verificación Metrológica sea para alguna
Sí sede? Sede Regional y el costo de la comisión es asumido
por la Sede Regional).
Nota: Esta actividad esta sujeta al tiempo de
3. Realiza solicitud de No
transporte a la DPF o
respuesta a la solicitud de servicio de la División de
solicita comisión de Planta Física; también al presupuesto de la Sede
servicios. Regional. Protocolo Estándar de
Verificación Balanzas
4. Revisa el equipo en el 4. Realiza la verificación metrológica del equipo y el
Análogas-Digitales
PRF.05 campus principal en donde registro en el FRT.12 o FRT.18 según sea el caso.
FRT. 12
se encuentre ubicado. Nota: Para el servicio de verificación (magnitud masa) 5 Jornadas Técnico DMT
realizado en la DMT, inicialmente se realiza un
mantenimiento preventivo, con el objetivo de Verificación de
permitirle al técnico un equipo fiable para la posterior temperatura medios
1
verificación y/o ajuste del mismo. Isotérmicos FRT. 18

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN TIEMPO DOCUMENTOS DE

1
¿Requiere servicio con
proveedor externo?
Sí
5. Informa al usuario la
necesidad de realizar el
A
trabajo con personal
externo
6. Solicita cotización para el
servicio requerido.
RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
5. Informa al usuario la necesidad de realizar calibración
o verificación metrológica al equipo mediante
contratación externa, indicando que cada UAA, Sede o
Laboratorio debe realizar el traslado de fondos y sí la
ocasión lo amerita la supervisión y/o gestión de la
3 Jornadas Técnico DMT
orden de prestación de servicios. Indicarle al usuario
que la División de Mantenimiento Tecnológico lo
contactará para indicar el valor de la contratación
externa para realizar el traslado de fondos
(Presupuesto y efectivo).
Secretaria
6. Realiza solicitud de las cotizaciones para el servicio Acuerdo N° 079 de
Auxiliar
requerido teniendo en cuenta los procedimientos del 7 Jornadas 2019 (Estatuto de
Administrativo
proceso de contratación. Contratación)
Profesional

7. Informa al usuario el costo del servicio y se solicita

7. Informa al usuario el
traslado de fondos con el valor correspondiente.
costo del servicio y solicita
traslado. No Nota: Para realizar la orden de prestación de servicios, Secretaria
cada UAA, Laboratorio o Sede debe realizar el traslado 5 Jornadas Auxiliar
de fondos pertinente (presupuesto y efectivo) y de Administrativo
B manera anticipada, para dicho traslado será enviada una Profesional
¿El usuario está de
Pág.6
No
acuerdo con el valor? la respectiva c uenta de materiales y fungibles con el
valor correspondiente.
Certificado de
Sí Proveedor:
calibración o informe
8. El proveedor externo da cumplimiento con el objeto Aprox. 20
Proveedor de verificación
8.Realiza el servicio de la orden. jornadas
metrológica
requerido.

Técnico DMT: 5 Protocolo Estándar de

9.Entrega certificado de Jornadas Verificación Balanzas
9. Entrega al profesional de la DMT los certificados de
C calibración y/o formato de Análogas-Digitales
verificación de equipos calibración y/o formatos de verificación metrológica. Proveedor o
Técnico DMT FRT. 12
Verificación de
2
temperatura medios
Isotérmicos FRT. 18

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

2 Protocolo Estándar de
Verificación Balanzas
Análogas-Digitales
Certificado de calibración FRT. 12
Jefe, Profesional
y/o Formatos de 10. Revisa el certificado de calibración y/o formato de
Verificación 1 Jornada DMT O personal Verificación de
verificación del instrumento de medición con el fin de
encargado de temperatura medios
constatar el cumplimiento de los requisitos.
realizar la OPS Isotérmicos FRT. 18

10. Revisa el certificado o Certificado de

formato de verificación calibración

2 Jornadas por
¿El certificado o formato
11. Informa a la persona encargada (Profesional, parte de la
contiene la información Técnico DMT o al proveedor) los cambios necesarios. UAA, Usuario UAA,
necesaria? Nota: La UAA, Laboratorio y/o Sede, es responsable laboratorio y/o Laboratorio o
de comunicar al profesional encargado de la DMT Sede y 2 Sede
cualquier tipo de inconsistencia en el certificado o jornadas por
No
formato, quién a su vez es responsable de transmitir la parte del Profesional DMT
información al proveedor o técnico. Profesional
11. Informa la necesidad de C
Si
cambios al certificado o DMT
Pág.5
formato

12. Envía copia del certificado de calibración y/o

12. Envía y archiva el
certificado o formato de
verificación
formatos de verificación metrológica a las UAA,
1 Jornada Profesional DMT
laboratorio y/o Sedes; de igual manera archiva la
documentación teniendo en cuenta la TRD de la
División.

13. Cierra la solicitud B

Técnico o
13. Cierra la solicitud mediante el SIMAT. 2 Jornadas Profesional DMT

FIN

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

01 Diciembre 04 de 2007 Creación del Documento.

Inclusión de consideraciones sobre la selección de proveedores de calibración y definición de

02 Abril 17 de 2008 requisitos de los certificados de calibración. Modificación del diagrama de flujo, descripción,
responsable y documentos de referencia. Cambio en el código del documento.

Inclusión de consideraciones sobre la actualización del Plan de Control de Mantenimiento y Metrología

Noviembre 12 de 2008 de equipos y Control Registros de Calibración. Lineamientos para el Control de Registros de
03
Calibración o Verificación. Modificación del diagrama de flujo, descripción, responsable y documentos
de referencia.

Inclusión de las versiones de la Normas de referencia NTC 2031:2002, eliminación actividad

04 Abril 17 de 2009 relacionada con el acompañamiento del Profesional de la DMT Para calibraciones contratadas con
personal externo.

05 Inclusión en las consideraciones lo relacionado con el control metrológico de equipos para las sedes
Octubre 05 de 2009
regionales UIS.

Se realizaron cambios en la normas técnicas colombianas a la versión vigente. NTC GP 1000:2009 y

NTC 2031:2014. Adicionalmente se actualizó el procedimiento para el servicio de Metrología y
verificación de los equipos en las sedes regionales y se corrigen los formatos usados para el desarrollo
de las actividades. Se incluye la ONAC como la entidad que acredita a los laboratorios de calibración.
06 Octubre 05 de 2015
Se actualiza el procedimiento para contratación por OPS según el estatuto de contratación vigente.
Inclusión de tiempos estimados para cada actividad.
Inclusión de nota aclaratoria en las actividades 6,7 y 11.
Inclusión de unidades de tiempos aclaratorias.
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

Inclusión de los equipos patrones de la División de Mantenimiento.

07 Mayo 12 de 2017 Inclusión de información de verificación de Temperatura y Humedad Relativa en “consideraciones”.
Modificación del diagrama de flujo.

Modificación del alcance, eliminación de la actualización del plan anual de mantenimiento preventivo
08 Diciembre 01 de 2020 debido a que pertenece al procedimiento de mantenimiento preventivo, actualización de la normativa
y eliminación derogada; modificación diagrama de flujo.

* Se ordenaron alfabeticamente las definiciones y abreviaturas.

* Fortalecimiento y organización de las consideraciones del procedimiento, relacionadas con la
Verificación Metrológica y Calibración para dar cumplimiento con el numeral 7.1.5.2 de la Norma
09 Abril 01 de 2022
NTC ISO 9001:2015.
* Se brindó claridad en el diagrama de flujo consultando si el servicio de Verificación Metrológica es
realizado por un proveedor externo.