EMPRESA LOCAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILADO SUCRE

AUDITORIA FINANCIERA AL 31 DE DICIEMBRE 2012

CUESTIONARIO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

SI/NO COMENTARIO
DETALLE
ASPECTOS GENERALES

NOTA: Para responder las siguientes preguntas (relativas a la

normatividad del área) revise la NOTA IMPORTANTE descrita
en el cuestionario del Sistema de Organización Administrativa
(página 5, relativa al DISEÑO ORGANIZACIONAL) y vincule
con el trabajo ejecutado en dicho Sistema.
1. ¿La entidad cuenta con Manuales o Reglamentos específicos Si Si existe evidencia de que cuenten
para normar su Sistema? con reglamentos específicos
 Cuál es su denominación___________________________ RE - SAP
 Fecha de aprobación_________________________________
 Unidad que lo aprobó________________________________
 Documento de aprobación (Ref.)______________________

Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________

2. ¿Tales Manuales o Reglamentos, han sido debidamente

N/A
compatibilizados (reconocidos) por el órgano rector?
 Órgano rector____________________________________
 Ha sido enviado a la unidad de normas para su
compatibilización (ExDONPA)_________________________
 Fecha de compatibilización ___________________________
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
3. ¿Los Manuales o Reglamentos fueron difundidos al personal de la
entidad? (*) N/A

 Fecha de difusión ____________________________________

 Medio utilizado_____________________________________
 N° memo o comunicación______________________________
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________

4 ¿Los Manuales o Reglamentos contemplan los principios

establecidos en las Normas Básicas del Sistema de Administración N/A
de Personal (SAP), principalmente en cuanto a reconocer :
 El mérito__________________________________________
 La
Transparencia____________________________________
  La eficiencia
_______________________________________
 La no
discriminación_________________________________
 La estabilidad
laboral_________________________________

Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
____________________________________________________
Se sugiere revisar el Reglamento de Personal o su equivalente,
que identifiquen con claridad en capítulos o páginas donde se
contempla los aspectos antes señalados.
N/A
5. ¿Los Manuales o Reglamentos consideran las prohibiciones sobre
incompatibilidades en el ejercicio de un puesto público, con
respecto a :
 Representar a sociedades o empresas privadas ________
 Tener parentesco con otro servidor de la misma entidad hasta
el tercer (grado de consanguinidad o segundo de
afinidad_______
 La prestación de servicios en otra entidad pública, excepto
aquellos relacionados con la cátedra universitaria (siempre que
haya compatibilidad de horarios)_______________________
 Otras específicas que adopte la entidad en función de la
naturaleza del puesto y lo establecido en leyes
especiales_______________

Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________ Si
Revisar el Reglamento y verificar si contiene las especificaciones
mencionadas y otro tipo de vínculos o conflictos de intereses

6. ¿La estructura organizativa de la entidad prevé la separación de las

funciones incompatibles al menos en las siguientes etapas del
proceso?
 Autorización y registro
 Autorización y pago
 Registro y pago
 Pago y custodia
 Registro y custodia
 Autorización y custodia
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________

Revisar el análisis y descripción de puestos. Se deberá

documentar con una planilla resumen con el análisis de la No No existe, el control de asistencia lo
segregación de funciones para las etapas del proceso señaladas. Si
realiza el responsable de sistemas.
durante la evaluación se detectan otras funciones incompatibles
amplíese esta análisis.

7 ¿Existe una unidad o responsable de la administración del personal?

 Nombre de la
unidad_________________________________
 Nivel jerárquico que
tiene______________________________
 Qué otra funciones realiza? Si El Municipio elabora una planilla
___________________________ presupuestaria que es aprobada con el
 A quien reporta____________________________________ POA y el presupuesto de cada gestión
Comentarios:_________________________________________ mediante resolución del Concejo.
___________________________________________________

PROGRAMACIÓN DE PUESTOS

8. ¿La entidad cuenta con una programación de puestos debidamente

aprobada y elaborada a partir de la programación de operaciones?
 Fecha de
aprobación__________________________________
N/A
 Órgano que
aprobó___________________________________
 Es consistente con el POA?
____________________________
 N° de documento de
aprobación________________________
 Están vigentes?_____________________________________

Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
N/A
9. ¿El manuales de funciones o la programación de puestos
identifica y especifica para cada puesto dentro de la estructura
organizativa de la entidad?
 Denominación, categoría y ubicación dentro de la estructura? _
 La naturaleza, funciones del cargo y resultados esperados? ___
 Características personales y profesionales del cargo?_________

Comentarios ___________________________________________
____________________________________________________

10. ¿La programación de puestos es utilizada como base para la Si

determinación de las remuneraciones de los funcionarios y
empleados de la Entidad?

Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
____________________
Se sugiere comparar las remuneraciones asignadas al menos de
tres funcionarios que se desempeñan en un mismo nivel con el
objeto de determinar la uniformidad entre la programación de
puestos y las remuneraciones asignadas.

11 ¿En el clasificador de puestos de la entidad, se ha considerado al

menos los siguientes rangos?
 Superior__________________________________________
_
 Asesor
____________________________________________
 Directivo__________________________________________ si
_
 Mando medio______________________________________
 Profesional ________________________________________ si
 Técnico
____________________________________________
 Auxiliar y de servicios si
________________________________

Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________

DOTACIÓN DE PERSONAL

12 ¿El personal eventual de la entidad, responde a alguna de las

siguientes características:
No
 Se lo ha contratado por un plazo inferior o superior a 90 días
por necesidades emergentes y de duración definida.
___________________________________________________
 Son servidores designados por la máxima autoridad ejecutiva
para ocupar únicamente puestos de apoyo directo, sin funciones
de línea ___________________________________________
 Son servidores contratados para programas y proyectos
_________________________________________________

Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
____________________________________________________ N/A
Obtener una muestra de 3 contratos correspondientes a personal
eventual y verificar que su contratación responda a alguna de las
características descritas

13 ¿En caso de incorporar a personal eventual en calidad de regular, se

cumple con el respectivo proceso de selección?

Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
N/A
___________________________________________________
Prepare una planilla y seleccione las últimas tres incorporaciones
de personal regular que antes trabajó como temporal. Verifique el
cumplimiento del proceso de selección con sus atributos básicos No

14 ¿Cuando han habido “interinatos” su período máximo ha sido de

90 días?

Si han habido casos detalle en una planilla y verifique que se haya N/A
cumplido esta condición.
No
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________

15 ¿La cobertura de los puestos vacantes normalmente se realiza

dentro de los 30 días de haber sido declarada la vacancia?
No existe documentación que permita
 Se contempla en los reglamentos?______________________ verificar cual fue la modalidad de
 Actualmente hay áreas o actividades con puestos vacantes. contratación del personal, por que no
Cuáles y cuántos? cuentan con carpetas de personal.
_____________________________________

Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________

De ser aplicable detalle las causas de los puestos vacantes y porqué

no se han cubierto hasta la fecha. No
No existe documentación que permita
16 ¿El reclutamiento de personal realizado a través de “invitación verificar cual fue la modalidad de
directa”, es utilizado únicamente para : contratación del personal, por que no
cuentan con carpetas de personal.
 Contratar personas que reúnan altos méritos personales y
profesionales que cubran los puestos de categoría
superior____________________________________________
 Ocupar solamente puestos jerárquicos de apoyo directo que no
ejerzan funciones de línea? ____________________

Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
No
Se deberá obtener una muestra de tres contrataciones hechas a
través de “invitaciones directas” con el objeto de verificar
elcumplimiento de las condiciones citadas.

17 ¿Para el reclutamiento de personal a través de invitación directa, se

efectuó una convocatoria pública?

 Si la convocatoria fue interna, ésta se dirigió al personal regular

de la entidad? _____________________________________
 Si la convocatoria fue externa, se encontraba abierta a la
 participación tanto al personal de la entidad como de personas
ajenas a la misma? _______________________________
 Fue publicada en medios locales de prensa?_____________ No

De la muestra anterior (“invitaciones directas”) verifique el

cumplimiento de las condiciones citadas.

18 ¿Para el reclutamiento de personal eventual, la entidad ha

establecido alguna modalidad especifica?

 Dónde se la establece?_________________________
 Has sido aprobada. Ref.?____________________________
N/A
Comentarios ___________________________________________
____________________________________________________

Se deberá obtener una muestra de tres contrataciones de personal

eventual con el objeto de verificar que los candidatos cumplan
minimamente con los requisítos y condiciones del puesto para el
que fueron contratados.

19 ¿Existe algún reglamento para “convocatorias públicas” de

reclutamiento de personal?.

Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________ No
____________________________________________________
De haber dicho reglamento se sugiere seleccionar una muestra de
las últimas tres convocatoria de personal y cerciorarse del
cumplimiento del respectivo reglamento, principalmente en cuanto
a: puesto, objetivo, y requisitos para ocupar el puesto.

20.¿De haberlo, dicho reglamento contempla los siguientes

ampliaciones para ser declarada desierta:

 Cuando no existe un número suficiente de postulantes para No

asegurar una adecuada competencia. (En este caso
corresponderá una ampliación de plazo). _________________
 No califique ningún postulante. (En este caso corresponderá
una segunda convocatoria). __________________________
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________

21 ¿Se ha conformado un comité para la selección de personal

administrativo. De haberlo está integrado por:
 Un representante de la unidad de administración del personal
_______________________________________
 Un representante de la unidad solicitante
_________________
No
 Un servidor que tenga capacidad probada en la especialidad
No existe carpetas de personal que
 involucrada ____________________________________ evidencia que permita verificar cual
Comentarios ___________________________________________ fue el proceso de selección del
_____________________________________________________ personal
_____________________________________________________

22 ¿La entidad cuenta con un Reglamento o Manual de selección de

personal? .

 Se encuentra vigente en la actualidad?___________________

 Contempla requisitos mínimos para la selección de personal,
tales como:
- Técnicas de selección (pruebas escritas, entrevistas, etc)_____ No existe carpetas de personal que
- Evaluación curricular_____________________________ evidencia que permita verificar como
- Requisitos del clasificador de cargos_________________ se nombra al personal
- Análisis de impedimentos legales_____________________
- Preparación de informes de selección__________________
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________

23 ¿La elección del candidato idóneo es realizada por la autoridad

competente definida por la entidad y basada en un informe de
resultados del proceso de selección?
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
____________________________________________________ N/A
Para las dos últimas preguntas, seleccione las tres últimas
contrataciones y verifique en requisitos mínimos de contratación.
El informe de resultados y la aprobación de la autoridad
competente deberán ser consistentes con la decisión final de
contratación.

24 ¿Luego de la selección se elabora el nombramiento (memorándum,

acta de posesión o su equivalente) y el posterior contrato de trabajo.
Además se cumple con:
No
 Disposición expresa del nombramiento
 Especificación del ítem ________________________
 En caso de personal eventual, se elabora y firma un contrato
________________________________________________
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
________________________________________________
Verifique el cumplimiento de estos atributos en base a la muestra
establecida en el punto anterior en al misma planilla.

25 ¿Los Manuales o Reglamentos establecen que a todo servidor recién N/A

nombrado o que cambia de puesto se le hace un proceso de
inducción dándole a conocer la misión, objetivos institucionales y
otros que hacen al puesto de trabajo?

Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

26 ¿El área de personal dispone de algún manual o instructivo de

evaluación del desempeño del personal?.

 Ha sido aprobado, cuándo?___________________________

 Esta vigente en la actualidad?__________________________
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
N/A
____________________________________________________
No existe manuales o instructivos
27 ¿El último programa anual de evaluación ha considerado al menos
lo siguiente:

 Objetivos de la evaluación___________________________
 Alcance de la evaluación___________________________
 Factores de evaluación____________________________
 Técnicas de evaluación_____________________________
 Períodos y plazos de evaluación______________________
 La evaluación es efectuó por el jefe inmediato
superior_______
 Se hizo conocer los resultados al evaluado______________
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
____________

Se deberá tomar una muestra de cinco funcionarios (tres

ejecutivos y 2 empleados) con el fin de verificar si en la última
evaluación realizada se consideraron los atributos señalados

28 ¿Los manuales o instructivos, de haberlos, mencionan que los

resultados de las evaluaciones de desempeño sirven para la toma No
de decisiones en cuanto a:?
 Ascenso o promociones ____________________________
 Rotación y/o transferencia ___________________________
 Permanencia en la Institución ________________________
 Incentivos motivacionales_________________________
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________

29 ¿Para el personal incorporado a la entidad y/o promovido, se

efectúan evaluaciones de desempeño que permitan confirmar su N/A
capacidad en el puesto de trabajo dentro de los tres meses de haber
ingresado y/o ascendido?
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________

Seleccionar dos de los últimos casos y verificar que se haya

aplicado este requerimiento. Prepare planilla.

CAPACITACIÓN

30 ¿Existe un programa de capacitación para el personal para el año

en curso?
N/A
 Se considera en el proceso a la mayor parte del personal.
Qué % aproximado?
_________________________________
 Hay evaluación del grado de avance_________________
 Hay diagnóstico previo de necesidades?________________
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
Si
31 ¿El programa de capacitación para el personal para el año en
curso contempla lo siguiente?:
El POA incluye la planilla
 Objetivos________________________________________ presupuestaria
 Formas de capacitación_________________________
 Períodos de capacitación_____________________
 Instructores______________________________________
_
 Contenidos______________________________________
 Técnicas pedagógicas____________________________
 Estándares de evaluación_________________________ si
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________

32 ¿El programa de capacitación se encuentra incluido en la

programación de operaciones y en el presupuesto de la entidad?
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
____________________________________________________

RETRIBUCIONES Si

33 ¿Existe una escala salarial, debidamente aprobada ? )

 Fecha de aprobación ____________________________

 Instancia que lo aprobó ___________________________
 N° del documento de aprobación
_______________________
 Es consistente con la planilla
presupuestaria_______________
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________

34 Dicha escala, contiene la información que se indica a

continuación? .

 Nivel _______________________________________ No
 Descripción del o los cargos._______________________
 Número de casos por nivel._____________________________
 Haber básico____________________________________
 Costo mensual _____________________________
 Costo anual __________________________________
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________

35¿La entidad prepara anualmente una planilla presupuestaria en base

a las directrices presupuestarias y contiene al menos la siguiente
información?:
 Número correlativo de ítems por cada puesto._____________
 Detalle de lo puestos_________________________________
 Monto de la remuneración básica de cada puesto.___________
 Bono de frontera, cuando corresponda.___________________
 Costo total de la planilla______________________________

Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
No
Se deberá revisar las planillas presupuestarias con el fin de que se
puedan apreciar el contenido y las características básicas de su
diseño, así como su concordancia con la escala salarial.

36¿La entidad ha difundido al personal las siguientes prohibiciones

relacionadas con:?

(En el espacio previsto frente a cada tema precise el documento

que respalda su cumplimiento)

 Acumulación de puestos pagados con fondos públicos (dos o

más cargos), excepto en los casos de la cátedra universitaria o N/A
técnica impartida en establecimientos públicos
__________________________________________________
 La prohibición de recibir toda forma de remuneración en
especie o subvención en productos o servicios u otros
beneficios personales, distintos a los provenientes de la
remuneración pactada? _______________________________
 La prohibición del ejercicio de las funciones del puesto antes
del nombramiento oficial, señalando claramente que el
nombramiento surtirá efecto desde el momento de su posesión
por autoridad competente. ______________________
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________

37.¿Personal de la entidad ha firmado una declaración anual que

considere principalmente los siguientes aspectos:?
 En el caso de los auditores internos una declaración de
independencia?_____________________________________
 Declaración sobre la posible existencia de conflictos de
interés vigentes o potenciales con servidores de otras N/A
unidades operativas o con terceros que tengan relación con la
Entidad, cuando corresponda? _______________________
 Cuándo se firmaron las últimas declaraciones?__________
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________

38¿Los manuales y reglamentos de la entidad establecen

expresamente:

(Señale puntualmente en el espacio previsto )

 Los aportes laborales y patronales al Seguro Social Obligatorio

de corto plazo, que comprende las prestaciones de enfermedad,
maternidad y riesgos profesionales. __________________
 Los aportes laborales y patronales al Seguro Social Obligatorio
de largo plazo, que incluye las prestaciones de jubilación,
invalidez, muerte y riesgos profesionales_________________
 Las normas tributarias sobre remuneraciones_______
Comentarios ___________________________________________
___________________________________________________

Se sugiere verificar el cumplimiento de estas obligaciones junto No

con las últimas planillas de salarios y sus respectivos formularios
de pago.
No existe evidencia de que elaboran
39 ¿El Reglamento o instructivo para el pago de sueldos y salarios al carpetas de personal
personal establecen al menos que? :

Precise los documentos respectivos en el espacio previsto

 Las planillas generales o boletas individuales deben
especificar detalladamente los descuentos, bonos y/o
asignaciones e ítem de los servidores
públicos._______________________
 Debe presentarse en forma personal los documentos de
identificación y/o poderes notariales.______________
 El uso de cuentas bancarias específicas para el pago de
sueldos, cuando el tamaño y características de la entidad lo
ameriten._________________________________________
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
___________________________________________________
Verificar en las planillas y demás documentos del último pago de
sueldos el cumplimiento de estos atributos.

REGISTRO

40¿La unidad de administración del personal organiza y mantiene

actualizada la información sobre el personal a través de? No
 Carpetas por cada servidor conteniendo documentación del
proceso de selección y que acrediten sus datos personales y
profesionales, así como las acciones de personal y otros
relacionados con su historia
funcional.______________________

Seleccionar una muestra de cinco carpetas de personal y

verificar que exista la documentación básica exigida en la
reglamentación interna
 Archivos físicos confidenciales que contengan las carpetas de
los servidores en actividad y aquellos pasivos los que deberán
estar ubicados en un lugar seguro y con acceso solo a personal
autorizado. ____________________________________

 Documentos propios del sistema de personal (planillas No

presupuestarias, de sueldos, de pagos de aportes, pago de
impuestos, etc.). ___________________________________
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________
No existen procedimientos formales,
____________________________________________________
sin embargo existe el control de
Para los dos últimos requerimientos detalle en un memorándum
asistencia del personal mediante un
el sistema de archivo utilizado, los responsables, la ubicación física
sistema magnético con excepción de
y el personal autorizado
los ejecutivos
OTROS ASPECTOS

41 ¿En la medida de las necesidades, se cuenta con un programa o

reglamento de rotación sistemática de los servidores vinculados
principalmente con las áreas de administración, registro y custodia
de bienes y recursos de la entidad?.
 Cuándo fue aprobado________________________
 N° de documento de aprobación____________________ No
 Instancia que lo aprobó _____________________
 Se halla vigente_________________________________

Comentarios ___________________________________________
__________________________________________________

Detalle al menos tres casos de personal que haya sido rotado

durante el último año, funciones anteriores actuales, motivo del
cambio y veces que ha rotado anteriormente.
42¿Se han establecido procedimientos formales para el control de
asistencia de los servidores públicos, que aseguren?
No
 Su puntualidad ________________
 Su permanencia (permisos, salidas y abandonos de labores en
horas de oficina) _________________________________
 Pago de horas extras (si corresponde)? _____________
 Es ejercido por el jefe inmediato superior? _________
Comentarios ___________________________________________
_____________________________________________________

Se sugiere verificar la normatividad vigente en la entidad y las

herramientas de control que se utilizan para cumplir con estos
requerimientos. Prepare una prueba de recorrido para verificar
tales afirmaciones

43 ¿Existe un programa anual de vacaciones para todos los servidores

de la entidad?
 Quién lo elabora?__________________________________
 Ha sido aprobado. Por quién?__________________________
 Ha sido actualizado. Cuándo?_____________________
 Hay personal con vacaciones acumuladas por mas de un año?
_____________________________________________
 Hay un reglamento para el uso de vacaciones?___________
 Hay procedimientos formales para tomar vacaciones? _______
 Quién aprueba las vacaciones del personal?_______________
Comentarios ___________________________________________
__________________________________________________

44 ¿Se han definido actividades y funciones que requieran caución?

Detalle de las cauciones vigentes:

Función y Tipo de Riesgo
Actividad Garantía Cubierto Importe Vence en
____________________________________________________
_____________________________________________________
(Si el espacio es insuficiente detalle aparte)

 Hay normas e instructivos respecto a las cauciones?

_________
 Quién fija el monto y las cauciones?_________________
Comentarios ___________________________________________
(*) Estos aspectos no se encuentran establecidos en las NBSOA y NBCI, pero fueron tomados en cuenta
porque consideramos que son puntos claves de control que ayudan al fortalecimiento del Sistema