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Employee Communication y
cómo poner en marcha un plan de comunicación

Las empresas saben que tener una plataforma de comunicación interna es importante. Pero, ¿cómo encaja esto en una
estrategia más amplia de comunicación con los empleados? ¿Y cómo saber por dónde empezar mejor?

1. ¿Qué se entiende hoy por comunicación interna?

Durante la mayor parte del siglo pasado, la comunicación interna fue la forma en que las organizaciones compartían
información con sus empleados. El valor de las comunicaciones internas en el lugar de trabajo era obvio y el papel de las
comunicaciones internas en el compromiso de los empleados era claro.

Esta fue una forma de arriba hacia abajo y

unidireccional de compartir actualizaciones y
hechos. “¿Por qué son importantes las buenas
comunicaciones internas?” era una pregunta que
en la era analógica de décadas pasadas se daba
por sentado en gran medida.

Sin embargo, en la era digital actual, las cosas han

cambiado. Con Internet y las redes sociales ahora
como parte diaria de la vida de los empleados
comprometidos, la información profesional se ha
convertido en una calle de doble sentido. Y ha
sucedido rápidamente.

Un artículo reciente de la revista Forbes lo lleva incluso un paso más allá. Afirma: "No hay duda de que las redes sociales
han cambiado el comportamiento humano durante la última década". El artículo continúa informando que "el 81% de los
estadounidenses tienen un perfil en las redes sociales, y la persona promedio pasa dos horas en las redes sociales todos
los días".

Y estos cambios solo se han visto acelerados por la crisis sanitaria del Covid. El trabajo remoto se ha convertido en la
norma, y la comunicación sólida es más necesaria que nunca para mantener a los empleados conectados e informados, y
para darles un fuerte sentido de pertenencia, en un momento en que la distancia y la incertidumbre están afectando la
experiencia laboral.

Tener una estrategia de comunicación interna poderosa y una herramienta valiosa es una solución clave para estos
desafíos. La nueva dirección es obvia. Los tiempos están cambiando. Y como resultado, las empresas deben mantenerse
al día.

2. Un nuevo enfoque para la comunicación con los empleados

Mantener a los empleados comprometidos e informados consiste en asegurarse de que la propia empresa se convierta en
parte de su ecosistema en línea individual, para compartir la combinación de noticias de terceros, contenido generado por
el usuario y transmisiones en vivo.

La verdad es que el 98 % de las personas actualmente usan al menos un sitio de redes sociales para uso personal, de los
cuales el 50 % ya publica sobre su empresa (sociabble.com). Y el 71% de los empleados pasan más de 2 horas a la
semana accediendo a la información de la empresa en dispositivos móviles (fliplet.com).
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Además, según Statista, las personas ahora tienen más de un punto de acceso a Internet en promedio, la mayoría
de ellos conexiones móviles. Y para 2025, el 71% de la población mundial estará equipada con un teléfono
inteligente. Así que no más dudas: el móvil es la nueva forma en que los empleados reciben y comparten información.

Las personas ahora tienen más de un punto de acceso a Internet en promedio, la mayoría de ellos conexiones
móviles. Y para 2025, el 71% de la población mundial estará equipada con un teléfono inteligente. (
Brújula de economía digital 2021, Statista)

Con eso en mente, es hora de dejar atrás las comunicaciones internas y reemplazarlas con una nueva necesidad
en evolución: la comunicación con los empleados. Este es un concepto mucho más amplio. Uno que va más allá de
los límites tradicionales de los muros de la empresa.

En esencia, la comunicación con los empleados es simplemente la variedad de formas en que las empresas pueden
comunicarse con sus empleados. Y viceversa. Abarca tanto la comunicación interna como la externa. Incorpora
nuevos métodos para lograr compromiso, comprensión y aportes.

Sin embargo, su fortaleza es que permite a los empleados estar informados, comprometidos e influyentes dentro de
su ecosistema en línea. Leen, digieren e interactúan con la información proporcionada por los diferentes canales
corporativos (redes sociales, feeds de noticias, intranets, etc.).

Luego difunden esa conciencia como líderes de opinión y defensores de la marca en su campo. Son más conscientes
de lo que sucede dentro de su empresa, pero también en la industria y el mercado en general.

3. Comunicación organizacional vs. Comunicación operativa

Una parte esencial del desarrollo de esta nueva solución para la comunicación de los empleados es reconocer las
diferencias fundamentales entre los dos tipos de comunicación que existen: la comunicación organizacional y la
comunicación operativa. La mayoría de los mensajes y la información que fluye dentro de una empresa se pueden
organizar en una de las dos clases. En general, son los siguientes:

Comunicación organizacional

Estos son los mensajes relacionados con el negocio en general, los proyectos más grandes de toda la empresa que se están
llevando a cabo y las noticias dentro del sector empresarial.

Esto podría incluir noticias de última hora, informes de rendimiento financiero trimestrales, actualizaciones de las
políticas de RR. ambiente de negocios.

Comunicación operativa

Estos mensajes cubren los aspectos básicos de la comunicación diaria del proyecto, especialmente para los
trabajadores de primera línea. Estos suelen ser más específicos, porque la relevancia es clave, ya que se relacionan
con empresas específicas. No se trata de generar conciencia general en toda la empresa, sino que se enfocan en
explicar cosas como las nuevas pautas de la tienda, las normas de salud, los procesos de fabricación o las
descripciones de los productos.
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4. ¿Por qué es importante la comunicación con los empleados?

Sabemos lo que es la comunicación de los empleados. Es un término que abarca la nueva realidad digital del intercambio
de información y las formas en que esas realidades pueden incorporarse en una estrategia de comunicación más amplia.

La pregunta que queda, sin embargo, es por qué es importante. ¿Por qué es tan importante para una empresa tener una
plataforma efectiva de comunicación con los empleados? ¿Qué tiene que ganar una empresa al convertirse en parte del
ecosistema en línea y la rutina diaria de un empleado?

Quizás la respuesta más obvia y oportuna es que muchos empleados trabajan desde casa y se sienten desconectados del
lugar de trabajo. La información crucial se escapa a través de las grietas y la alineación a menudo está mal. Un plan de
comunicación eficaz para los empleados con boletines o mensajes de comunicación internos específicos, notificaciones
automáticas y alertas, transmisiones de video en vivo y, por supuesto, encuestas de pulso para monitorear la moral general
del equipo, esto puede mantener a los empleados conectados e informados durante un momento difícil.

La evidencia más convincente son las estadísticas simples, y las cifras son difíciles de discutir: la comunicación de los
empleados no solo importa, es una parte absolutamente crítica de la estrategia de comunicación de cualquier empresa
exitosa en la actualidad.

Por ejemplo:

• Las excelentes comunicaciones internas pueden conducir a un aumento del 40 % en la satisfacción del cliente.

• Las empresas con buena comunicación tienen 4 veces más probabilidades de tener altos niveles de compromiso.

• La productividad en organizaciones con empleados conectados mejora en un 20­25%.

(Mckinsey.com)

• Las empresas que son comunicadores altamente efectivos tuvieron un 47% más de retorno para los accionistas.
(Towerswatson.com)

• Los empleados altamente comprometidos pueden mejorar los ingresos operativos de una empresa en un 2 % en un período de 12 años.
período del mes. (Bluesource.co.uk)

Pero más allá de las estadísticas, existen ventajas cualitativas más generales que vienen con una sólida comunicación con
los empleados. Aumentará la diversidad de ideas, rompiendo los silos que existen dentro de la empresa y fomentando el
intercambio de pensamientos y enfoques nuevos entre departamentos.

Fortalecerá la cultura de la empresa mediante la creación de un sentido de identidad sólido y compartido que trasciende los
grupos, las oficinas regionales y los departamentos. Y todo esto, en última instancia, puede brindar oportunidades para la
innovación. La creatividad proviene de líneas abiertas de comunicación y la libertad tanto para informar como para informarse.

A continuación, exploraremos los pasos y las consideraciones necesarias para lanzar una iniciativa de comunicación eficaz
con los empleados, respaldada por una tecnología relevante.
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5. Optimiza tu estrategia de comunicación con los empleados

o Considerar a todas las partes interesadas

Esto es cierto desde las primeras etapas de planificación, hasta la implementación. Muchas personas diferentes trabajan en una
empresa, desempeñando diversos roles. Por lo tanto, una estrategia de comunicación efectiva debe involucrar a todos ellos.

Esto puede significar ofrecer un amplio soporte móvil y una solución de comunicación interna para los trabajadores de primera línea sin
direcciones de correo electrónico profesionales o tiempo de escritorio regular y amplificar las voces de los empleados temporales y de
nivel de entrada para crear un entorno de inclusión. No debería existir tal cosa como un trabajador “desconectado”. Todo el mundo
debe estar en la acción.

o Establecer una estrategia clara y definir objetivos

Desde el principio, decida cómo y qué quiere lograr. Esto podría incluir: conectar a los trabajadores de primera línea con el resto de la
empresa, alentar el compromiso de los empleados con iniciativas ascendentes, comunicar una nueva estrategia de toda la empresa
que debe adoptarse, mejorar la eficiencia local a través de mejores comunicaciones operativas o cualquier otra de un anfitrión de
objetivos últimos.

Y para determinar el éxito, debe establecer KPI claros desde el principio relacionados con sus objetivos comerciales. Cifras sólidas y
tangibles que se pueden medir y cumplir.

o Capacitar a los gerentes

Al gestionar la comunicación en el lugar de trabajo, es necesario incluir todos los niveles en la formulación de un plan de comunicación.
Asegurarse de que los gerentes y otro personal de alto nivel sean líderes en comunicación es crucial.

Esto incluye alentar a los gerentes a que brinden activamente la información necesaria, pero también significa darles la autonomía y el
presupuesto para informar e involucrar a sus propios empleados como mejor les parezca.
Después de todo, ¿quién sabe mejor qué mantendrá a los empleados absortos que aquellos que trabajan en estrecha colaboración con
ellos a diario?

Pero para ser efectiva, la comunicación operativa que discutimos anteriormente debe ser perfecta.
Los empleados, especialmente los trabajadores de primera línea, necesitan actualizaciones constantes, ya sea nuevas mejores
prácticas o nuevas direcciones para sus tareas diarias.

Por ejemplo, incluso un simple video de 2 minutos hecho por un gerente de operaciones y enviado a los miembros del equipo
diariamente o semanalmente puede agregar el toque personal y efectivo que necesitan los empleados.
Y las encuestas creadas y enviadas por los gerentes locales les permiten tomar el pulso a nivel local, algo que la sede central quizás
no pueda lograr.

o Celebre a los influencers internos

Habrá personas en cualquier empresa que tengan un mejor manejo de las redes sociales. Que son más conocidos interna y
externamente, o incluso que simplemente tienen una personalidad más visible. No tenga miedo de utilizar estos "influyentes" para correr
la voz.

Esto puede incluir todo, desde gratificar el compromiso con la gamificación a través de insignias y puntos, hasta simplemente identificar
"personas influyentes" para ayudar a implementar nuevas políticas y campañas. En resumen, hay muchas maneras de ser un líder y no
todas necesariamente tienen que ver con una posición en la gerencia.
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o Conozca las herramientas de comunicación de sus empleados… y consolide

Correo electrónico, redes sociales empresariales, intranets y boletines antiguos: probablemente tenga varias herramientas en
su equipo y es importante que las use lo mejor que pueda.
Así como no usaría un destornillador para martillar un clavo o una sierra para medir una mesa, no usaría un correo electrónico
de la empresa para realizar una encuesta en la oficina o Twitter para realizar una revisión de los empleados.

Conozca el potencial de cada canal específico y luego incorpórelos a todos en un solo plan unificado. Y las plataformas con
agregadores de redes sociales pueden ayudar, incluido un feed de noticias o contenido efectivo.

En última instancia, esto se relaciona con la pregunta más amplia de cómo estructurar su lugar de trabajo digital y por qué es
importante ofrecer un propósito claro para cada herramienta digital. Por ejemplo: Microsoft Teams para usarse específicamente
para la colaboración en documentos de Office, una plataforma de comunicaciones para empleados como parasociable la comunicación
organizacional y operativa, y Microsoft SharePoint como depósito de documentos.

¿Y las intranets? Muchas empresas han dejado de utilizarlos, mientras que algunas han podido incorporarlos a una estructura
más grande. Cada uno debe tener un propósito específico y ser coherente con el lugar de trabajo más grande.

o Integrar móvil, video y audio

Los tiempos están cambiando, y ahora más que nunca los empleados confían en los dispositivos móviles. Sin mencionar los
canales de video para dispositivos móviles para información y entretenimiento. En lugar de desafiar la tendencia, utilícela a
su favor. Asegúrese de que sus comunicaciones estén orientadas a dispositivos móviles. Y no tenga miedo de incorporar
videos como fuente principal de contenido.

Esto es lo que mantendrá a los empleados comprometidos en la era moderna, cuando muchos solo tienen unos minutos
durante un descanso o durante un viaje para revisar sus teléfonos para obtener la información más reciente que pueden usar.

Y, por supuesto, el contenido de audio también puede marcar una gran diferencia, específicamente cuando se considera la
popularidad de los podcasts. Según una estadística, el 57 % de los consumidores escuchan podcasts con regularidad. Cuando
los medios de comunicación se combinan para crear cosas como asambleas públicas en toda la empresa, reúne a todos a la
vez y crea una sensación de presencia y pertenencia, incluso cuando se trabaja de forma remota.

o Fomentar la innovación a través de la recopilación de ideas.

Utilice encuestas y sesiones abiertas de intercambio de ideas para fomentar la innovación en su empresa. Esto funciona
sociable
especialmente bien en el ámbito de la responsabilidad social corporativa. Con la plataforma, por ejemplo, la función "Apoya
mi causa" permite a los empleados sugerir causas y organizaciones benéficas que desean apoyar, con mecanismos integrados
de selección y votación.

Promover este tipo de pensamiento colectivo no solo elimina los silos y las barreras, sino que aumentará la calidad y la
relevancia de las ideas dentro de la organización.

o Medir el desempeño

Es difícil saber si algo funciona si no tienes ninguna métrica para medir. Cuando busque una plataforma, asegúrese de tener
la capacidad de realizar un seguimiento de las métricas clave, como el nivel de participación, las acciones y las vistas.

Esta es la mejor manera de determinar la efectividad de diferentes estrategias. Lo que funciona para uno puede no funcionar
para el otro. Esencialmente, hacer un seguimiento de los números evitará que pierda tiempo y energía en medidas ineficaces.
Una vez que obtenga la plataforma adecuada, es importante comparar el progreso de sus comunicaciones internas.
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6. Cree la mezcla de contenido perfecta para la mejor comunicación con los empleados

Cuando se trata de evolucionar de las comunicaciones internas a la comunicación con los empleados, seleccionar una combinación diversa
de contenido es una pieza crucial del rompecabezas. Los empleados informados son generalmente más felices y mucho más productivos.

Los empleados comprometidos son los mejores defensores de una marca. Y mantener a los empleados informados y comprometidos
significa brindarles una variedad rica y relevante de contenido. Artículos de terceros, informes de la competencia, actualizaciones de la
industria, incluso fotos de la empresa: debe mantenerlos informados con un flujo único y constante de noticias útiles e interesantes.

Pero, ¿cómo saber qué combinación es la mejor? ¿Y cómo implementa una estrategia de gestión eficaz para todo este contenido? En
Sociabble, para la comunicación organizacional, a menudo sugerimos usar la regla de contenido de los tercios. La mezcla de contenido
perfecta sería:

o Noticias de la empresa

Siempre hay algo de interés periodístico en cualquier empresa. Esta es su oportunidad de mostrarlo y mantener informados a sus empleados.
Nuevas campañas, nuevas implementaciones, nuevas contrataciones, nuevas oficinas: vale la pena comunicar todo esto, especialmente
entre los diferentes departamentos que pueden no tener contacto a diario. Pero es importante tener en cuenta que las fuentes deben ser
tanto internas como externas.

El atractivo contenido de terceros de fuentes públicas impulsa la participación de los empleados y brinda una perspectiva diferente de lo que
sucede en su empresa. Y asegúrese de incluir esto también como parte del contenido de su boletín informativo para empleados.

o Noticias de la industria

Mantenerse al tanto de lo que sucede dentro del ecosistema de la industria es una parte clave del éxito empresarial.
Y vale la pena que los empleados sepan lo que está pasando. Asegurarse de que 1/3 de su contenido esté relacionado con la industria
puede ayudar a garantizar que todos estén al tanto de las tendencias generales que tienen lugar en el mercado, o incluso a nivel local.
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Es el caso, por ejemplo, de los trabajadores de primera línea en las tiendas de ropa que necesitan estar atentos a los
cambios de gustos y hábitos de compra. Pero no lo olvide: las noticias de la industria deben incluir desarrollos con
competidores y socios. Ambos son importantes.

o Vida diaria

Si la parte de 1/3 Company News es la versión macro de lo que está sucediendo en su empresa, piense en esto como la
versión micro más personalizada. Esta es la oportunidad de mostrar el lado humano de tu marca. Además, esta es una gran
oportunidad para emplear más contenido generado por los usuarios a través de las redes sociales.

Eso puede significar usar insignias, cuestionarios e incluso encuestas para conectarse con los empleados. Son el activo más
importante en todas las empresas, así que asegúrese de que sepan que se escuchan sus voces.

¿Y la comunicación operativa?

Además del contenido de comunicación organizacional, necesita contenido de comunicación operativa para completar la
imagen. Esto debe ser muy local, producido por gerentes operativos o miembros del equipo, para informar a las personas
sobre su trabajo operativo.

Esto podría significar un gerente de tienda que necesita proporcionar información a los miembros específicos de su equipo
que trabajan en la tienda con respecto a nuevos productos o regulaciones. Esto podría significar encuestas de pulso
específicas para tener una idea de cómo se siente un equipo o una oficina local con respecto a su trabajo, su sentido de
propósito y su alineación general con la estrategia y las decisiones de la empresa en general.

Este tipo de contenido operativo, junto con la combinación de contenido para el contenido de la organización, deben ir de la
mano.

7. Use la comunicación móvil de los empleados para mantenerse presente

o Una aplicación móvil efectiva

Debido a que muchos trabajadores de primera línea no tienen direcciones de correo electrónico profesionales o computadoras de escritorio a
mano, es fundamental comunicarse con ellos donde sea que estén. Esto significa que el móvil es indispensable.

Por ejemplo, un empleado minorista de pie en una tienda outlet debería poder verificar y responder al último informe de
ventas de la empresa con la misma facilidad que alguien de su escritorio en el departamento de marketing.
Y sin una estrategia de comunicación móvil efectiva, simplemente no llegará a la fuerza laboral de primera línea.

Una cosa que no se debe pasar por alto: una función de chat efectiva con capacidades de video en vivo para acompañar
esa experiencia móvil. Esto facilitará el tipo de conversaciones naturales y cotidianas que normalmente ocurren en una
oficina, incluso cuando los trabajadores están remotos.

o Explique que su voz importa

Toda la tecnología móvil del mundo no hará la diferencia si los empleados no se sienten obligados a usarla. Es importante
comunicar desde el principio que su voz importa, que compartirla es importante. De hecho, los empleados son el mayor
recurso de una empresa y sus opiniones, ideas y sugerencias ayudan a crear un mejor ambiente de trabajo.

Cuando los empleados de primera línea, por ejemplo, ven que la empresa se preocupa por sus opiniones y luego hace algo
para abordar sus deseos e inquietudes, ven el valor inmediato del compromiso. En definitiva, afecta a su experiencia y puede
mejorar su jornada laboral.
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8. Comunicación con los empleados a nivel global y local

¿El problema? Los flujos de contenido global y local están todos mezclados.

Para las empresas internacionales, la información puede tener relevancia tanto a nivel global como local. Pero muchas
empresas no pueden separar estos dos flujos ni siquiera con el mejor plan de comunicación con los empleados.
Los mensajes se mezclan y confunden. Los empleados reciben grandes cantidades de información global, pero estas noticias
no siempre son útiles a nivel local.

Y las empresas no saben si el contenido debe enviarse en inglés o en los idiomas regionales. O bien los empleados no se
sienten parte del grupo, o se dedican grandes esfuerzos a la traducción. Ninguno es bueno para el compromiso y, además,
ambos hacen que los empleados estén menos conectados con la empresa.

La gestión eficaz de todos los flujos de información es clave para cualquier plan de comunicación de los empleados.

¿La solución? Curación de contenidos tanto a nivel global como local.

Para las corporaciones internacionales con flujos de comunicación globales y locales, es importante administrar y filtrar el flujo
de información. No importa dónde se encuentre el empleado. Se debe mantener la relevancia y la claridad.

Por lo tanto, una plataforma de comunicación eficaz para los empleados debe ser dinámica. Debe permitir diferentes niveles de
administración. Para grandes implementaciones globales, esto podría significar tener un administrador que gestione todo el
contenido global.

Pero también significa tener administradores regionales y locales que elijan qué contenido debe fluir en sus oficinas. Y el idioma
también es una consideración. La plataforma correcta debe hacer una transición fluida entre el contenido global en inglés y el
contenido local en otros idiomas regionales.

Todo esto en conjunto ayudará a desarrollar el compromiso de los empleados por una razón muy simple: informarse con las
noticias de la empresa y la industria ya no parecerá una tarea ardua, sino una parte relevante y entretenida del día de cada
empleado. Se volverá natural, útil y, en el mejor de los casos, incluso divertido.

Conclusión: la importancia de la comunicación con los empleados no se puede subestimar en el nuevo

mundo laboral.

Los empleados tienen muchas cosas en mente en estos días, y la comunicación de la empresa debe destacarse en un mundo
de tiempo limitado e información competitiva.

Las organizaciones deben comprender lo que el diverso grupo de trabajadores necesita y espera, implementar una estrategia
inteligente de comunicación con los empleados y utilizar la combinación correcta de herramientas.

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Versión condensada de artículo publicado por (firma consultorasociable

con sede matriz en Francia). https://www.sociabble.com/guides/
employee­internal­communication/