UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE SALAMANCA

REPORTE DE ESTADÍAS

CAISES

PLAN DE MEJORA PARA EL RESGUARDO Y CUIDADO DE LOS

EXPEDIENTES DEL PERSONAL

PARA OBTENER EL TÍTULO DE:

TSU EN ADMINISTRACIÓN EN AREÁ CAPITAL HUMANO

PRESENTA:

VIDAL FLORES DANIELA GUADALUPE

SALAMANC, GTO., DICIEMBRE 2023

REPORTE DE ESTADÍAS
 CAISES

PLAN DE MEJORA PARA EL RESGUARDO Y CUIDADO DE LOS

EXPEDIENTES DEL PERSONAL

PARA OBTENER EL TÍTULO DE:

TSU EN ADMINISTRACIÓN AREÁ CAPITAL HUMANO

PRESENTA:
VIDAL FLORES DANIELA GUADALUPE

ASESOR ACADÉMICO:
ADOLFO JESÚS COSIO GUZMÁN

CO-ASESOR ACADÉMICO:
LESLIE MAHOLA VELÁZQUEZ LUGO

ASESOR EMPRESARIAL:
ALEJANDRA OROZCO NUÑEZ

GENERACIÓN (2021-2023)
DEDICATORIAS
1. A mi novio
2. Mi familia
3. Mis amigos más cercanos

AGRADECIMIENTOS

1. Antes que todo, quiero agradecer a Dios porpermitirme seguir

adelanteporque sé que sin el nada de esto hubiera sido posible y desde tiempo
atrás hubiera decidido rendirme.
2. Quiero agradecer grandemente a mi novio, por permanecer a mi lado
durante todo este recorrido, por motivarme a seguir estudiando y poder concluir la
carrera, porque sé que sin su apoyo, su paciencia y amor no estaría realizando
todo esto y hubiera declinado desde cuatrimestres pasados.
3. Agradezco a mi familia y amigos más cercanos porque a pesar de que
el camino fue duro y difícil, no me dejaron sola para poder cumplir cada una de
mis metas y de las cuales ellos siempre estuvieron ahí para motivarme.
4. A mis docentes; agradezco de gran manera por ser quienes
compartieron de sus conocimientos, nos otorgaron de su tiempo, para poder
dejarnos una probadita de lo que ellos con el tiempo tuvieron aprendizaje y
siempre nos motivaron a ser mejores para superarnos a nosotros mismos, gracias
a cada uno de ellos y espero sigan teniendo éxito en su vida y carrera como
docentes.
5. Pero sobre todo me llena de orgullo ver como cada uno de mis
esfuerzos están dando frutos, porque a pesar de que la tierra no era firme y tenía
sus tropiezos; ocasiones en las que pasaba por altas y bajas y a veces me
encontraba en un camino oscuro y sin luz para seguir caminando firme, pude
concluircon un sueño más y sé que podre cumplir todo lo que me proponga, sigue
así pequeña Danny.
 INDICEGENERAL

INDICE DE FIGURAS

INDICE DE ILUSTRACIONES

INDICE DE TABLAS

INDICE DE GRAFICAS

RESUMEN

I. INTRODUCCIÓN

1.1 Antecedentes de la empresa

1.2 Filosofía corporativa (CAISES, Salamanca)

1.4 Definición del problema

1.5 Justificación del proyecto

II. OBJETIVOS

2.1 General

2.2 Específicos

III. MARCO TEÓRICO

3.1 Antecedentes de la investigación

3.1 ¿Qué es un plan de mejora?

3.2 Importancia y objetivo de un plan de mejora

3.4 Como realizar un plan de mejora.

3.5 Beneficios de un plan de mejora.

3.6 Propósitos de la gestión archivística.

3.7 Conceptos Básicos para la gestión de archivos.

3.8 Importancia del archivo y sus tipos

 Tipos de archivos

Equipos de archivo

Elementos indispensables para archivar

3.9 Información que integra un expediente.

3.10 Etapas de un documento.

3.11 Sistemas de ordenación y clasificación de documentos.

3.12 Beneficios de una implementación de gestión documental

IV. DESARROLLO DEL PROYECTO

4.1 INTRODUCCIÓN

4.3 Metodología

4.3.1 Cuantitativa descriptiva

4.3.2 Alcance de la metodología.

4.3.3 Delimitación de la población.

4.3.4 Muestra.

4.3.5 Herramienta de investigación utilizada

4.5 Plan de mejora para el resguardo y cuidado de los expedientes del personal

4.5.1 ¿Qué es y cuál es su importancia?

4.5.2 Ventajas del plan de mejora para el resguardo y cuidado de los

expedientes.

4.5.3 Cuadro de clasificación

4.5.4 Reglas para realizar un inventario y optimización del mantenimiento de

los archivos.

4.5.5 Designación de un encargado para el acceso a los archivos.

V. RESULTADOS

VI. CONCLUSIONES

VII. BIBLIOGRAFIAS
 INDICE DE FIGURAS

FIGURA 1. Como hacer un plan de mejora.

 INDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Organigrama CAISES Salamanca.

Ilustración 2. Proceso para el acomodo de documentos en el expediente del
empleado.
Ilustración 3.
Ilustración 4. Beneficios de un plan de mejora. . Fuente: Ilustración creada por
D.vidal con información de la página web ISOTools “La importancia de la mejora
en los procesos”
Ilustración 5. Propósitos de una correcta gestión de documentos.
Ilustración 6. Tipos de archivos, por frecuencia de uso, función del grado de
centralización y soporte de la información.
Ilustración 7. Fases por las que un documento pasa.
Ilustración 8. Como debe ser la clasificación de los archivos o expedientes Fuente:
Ilustración creada por D.Vidal con información obtenida de la página web Blog de
gestión documental definición del concepto clasificación documental.
Ilustración 9. Análisis FODA FUENTE: Ilustración creada por D.Vidal
Ilustración 10. Análisis CAME FUENTE: Ilustración creada por D.Vidal
Ilustración 11.Clasificación de los archivos.

INDICE DE TABLAS

Tabla 1. Tipos de archiveros que pueden estar en una empresa y sus

características.
Tabla 2. Tipos de carpetas para almacenamiento de documentos
Tabla 3. Documentos que conforman un expediente laboral.
Tabla 4. Documentos que conforman un expediente laboral, según los artículos.
784 y 804 de la Ley Federal del Trabajo. Fuente: Tabla creada por D. Vidal con
información de la Ley Federal del Trabajo 2023
Tabla 5. Borrador de posible documento de registro para solicitud de expediente.

INDICE DE GRAFICAS

Gráfica. 1. Cuestionario "Plan de mejora para el resguardo y cuidado de

expedientes del personal"
Gráfica. 2. Cuestionario "Plan de mejora para el resguardo y cuidado de
expedientes del personal"
Gráfica. 3. Cuestionario "Plan de mejora para el resguardo y cuidado de
expedientes del personal"
Gráfica. 4. Cuestionario "Plan de mejora para el resguardo y cuidado de
expedientes del personal"
Gráfica. 5. Cuestionario "Plan de mejora para el resguardo y cuidado de
expedientes del personal"
Gráfica. 6. Cuestionario "Plan de mejora para el resguardo y cuidado de
expedientes del personal"
Gráfica. 7. Cuestionario "Plan de mejora para el resguardo y cuidado de
expedientes del personal"
Gráfica. 9. Cuestionario "Plan de mejora para el resguardo y cuidado de
expedientes del personal"
Gráfica. 8. Cuestionario "Plan de mejora para el resguardo y cuidado de
expedientes del personal"
Gráfica. 10. Cuestionario "Plan de mejora para el resguardo y cuidado de
expedientes del personal"
Gráfica. 11.. Cuestionario "Plan de mejora para el resguardo y cuidado de
expedientes del personal"
Gráfica. 12. Cuestionario "Plan de mejora para el resguardo y cuidado de
expedientes del personal"
Gráfica. 13. Cuestionario "Plan de mejora para el resguardo y cuidado de
expedientes del personal"
 RESUMEN

En este proyectose tuvo como finalidad poderdesarrollarunplan de mejora

para el resguardo y cuidado de los expedientes del personalcon la intención de
que el personal que maneja estos documentos pueda tener un orden en cada uno
de los expedientes de sus colaboradores; teniendo a la mano documentación
actualizada, separada por cada sector y sin traspapelarse documentos.
Para lograrser de apoyo en la empresa, se implementó la idea de unplan de
mejora para el resguardo y cuidado de los expedientes, debido a que esta opción
era la mejor para mejorar el orden y mantenimiento que se tenía en los
expedientes de los trabajadores, logrando también que los expedientes se
mantuvieran actualizados con algún dato personal de cada uno de los
colaboradores.
 El poder realizar y llevar a cabo este proyecto fue una gran travesía y
demasiado interesante, ya que se contó con ayuda del personal de RRHH
paraaclaración de dudas y explicación de la importancia que alguno documentos
tienen para la empresa y su función.
 1. INTRODUCCIÓN

1.1Antecedentes de la empresa

Sobre la organización y funcionamiento de los Centros de Salud, resaltan

los aspectos siguientes:

• Durante la segunda mitad del decenio de 1950 se construyeron los

primeros Centros de Salud como parte de la infraestructura médico-asistencial.
• De 1964 a 1970 se construyeron más de 2000 Centros de Salud, en
los cuales se incluyeron unidades urbanas y suburbanas.
• Durante el segundo semestre de 1971, se elaboró el Plan Nacional
de Salud que presentó un intento de consolidación de una política de salud con
todos los organismos del sector y los representantes de los distintos niveles de
gobierno.
• En 1980 se inició la residencia de Medicina General Familiar en dos
unidades sede de la entonces Dirección General de Salud Pública del Distrito
Federal, cuyo objetivo fue formar especialistas en medicina familiar que prestaran
servicios integrales a los individuos y a sus familias del área de influencia.
• En 1981, se desarrolló el Programa de Atención a la Salud a
Población Marginada en Grandes Urbes, en el Distrito Federal, Guadalajara,
Jalisco.YMonterrey, Nuevo. León, con el propósito de extender la cobertura en el
medio urbano mediante la aplicación de cuidados primarios de salud.
• En febrero de 1983, se elevó a rango constitucional el derecho a la
protección de la salud y el 7 de febrero de 1984, se publicó la Ley General de
Salud, que fundamentó la prestación igualitaria de los servicios.
• En 1985, como resultado de las atribuciones establecidas por la Ley,
se adopta la denominación de Secretaria de Salud, se consolida la normatividad
central y se avanza en la descentralización operativa de los servicios de salud
delos estados. Para fortalecer estos últimos se elaboró el Modelo de Atención a la
Salud de la Población Abierta, donde se señala la organización del primer nivel de
atención.
• En 1990 la Dirección General de Regulación de los Servicios de
Salud, la Dirección de Coordinación Estatal y la entonces Dirección de Planeación
y Desarrollo, se dedicaron a la revisión y actualización del Modelo de Atención a la
Salud de la Población Abierta, de donde parten los Manuales de Organización de
los Centros de Salud para población rural: Dispersa, Concentrada, Urbana, Unidad
Auxiliar de Salud, Centro de Salud con Hospitalización, Unidad Móvil y Casa de
Salud, difundiéndose en 1992.
• En 1995, se crea un grupo institucional coordinado por la
Subsecretaria de Servicios de Salud, el cual emite el actual Modelo de Atención a
la Salud con cambios en la tipología a Centros de Salud con uno a 12 Núcleos
Básicos, fundamento delactual Manual de organización.
1.2Filosofía corporativa (CAISES, Salamanca)

Misión.
En el CAISES Salamanca otorgamosservicios de salud a través de la
atención y promoción de vida saludable, apegando al marco normativo vigente y la
mejora continua, siempre buscando la satisfacción del usuario.

Visión.
Ser reconocidos como el mejor CAISES a nivel nacional otorgandoservicios
de salud efectivos que generen satisfacción tanto al usuario como al prestador de
servicio.

Valores.
1. Respeto
2. Honestidad
3. Equidad
4. Lealtad
5. Eficacia
6. Responsabilidad
7. Valor agregado
8. Ética
1.3Organigrama
1.4Definición del problema

En CAISES Salamanca, en el departamento de Recursos Humanos se

identificó una gran problemática que generaba confusión y estrés a los
trabajadores de esta área, el cual era que no se contaba con el orden adecuado
en cada uno de los expedientes de los trabajadores; se tenían documentos sin
actualizar y actualizados de lo mismo; esto también generando que se
traspapelaran en distintos expedientes u ocuparan más espacio,siendo
innecesarios.

La misma jefa de recursos humanos hizo el comentario que no se contaba con un

orden para los documentos, esto les ocasionaba problemas y pérdida de tiempo al
intentar buscar algún documento que necesitaran, y en ocasiones por falta de
orden se llegaban a extraviar y como ya fue mencionado anteriormente a
traspapelar documentos a otros expedientes; esta misma sugirió que se empleara
algún plan para mejorar esta situación ysefacilitara un poco más el buscar y
acomodar documentos para así no generar pérdidas de tiempo extra.
1.5Justificación del proyecto

Para ello, elplan de mejora para el resguardo y cuidado de los expedientes

del personal, tiene como finalidad ser un apoyo para el personal de recursos
humanos; los cuales son los que manejan y resguardan esta documentación.
Siendo un facilitador para las actividades de los mismo y no interferir de sobre
manera en el tiempo de estos manejando un orden.
Al desarrollar este plan les otorga a los trabajadores del área mayor
facilidad para el manejo de los expedientes,lograr diferenciar los mismos, con
apoyo de los colores de carpetas o señaléticas que se establezcan para cada
sección; esto para evitar extravió de documentos, tras-papeleos y daños de los
mismos.
Generando beneficios para el área como para los trabajadores de esta, así
como para los mismos trabajadores que soliciten algún documento de sus mismos
expedientes.
Sus beneficios serian:
1. Orden cronológico de loslogros,notas buenas, documentos personales así
como cursos que haga el trabajo.
2. Documentos oficiales de los trabajadores con actualizaciones más
constantes.
3. Ahorro en tiempo para buscar algún documento requerido por jurisdicción
sanitaria o dirección del CAISES, así también como del mismo empleado.
4. Ahorro de espacio en cada expediente.

5. OBJETIVOS
2.1General

Implementar un orden eficiente y eficaz para el resguardó de los

archivosoficiales,de cada uno de lostrabajadores del CAISES;en el área de
recursos humanos.

2.2Específicos

1. Evitar extravíos o tras-papeleos de los documentos entregados por cada uno

de los trabajadores al ingresar, así como los que se vayan creando durante
su estadía en la empresa.
2. Facilitar la búsqueda de documentos requeridos por algún área, empleados
o por la misma área en la búsqueda de datos.
3. Seguir el ciclo de vida de los documentos, esto facilitando la destrucción de
ellos cuando ya no sean útiles.
4. Mantener actualizada la información personal del empleados tales como su
domicilio, RFC, credencial del elector, formato de cuenta bancaria, etc.
 5. MARCO TEÓRICO

3.1Antecedentes de la investigación

“Contar con un adecuado tratamiento de la información es un rol resaltante

dentro de las entidades, pues los datos son la pieza angular dentro de la
organización”(Exact, 2022).El identificar los documentos que integran un
expedientelaboraly comoes su orden, es algo de vital importancia que toda
empresa debe de tener en claro ytomarle laseriedad que estejuega dentro de la
organización; ya que podemos considerarlecomo la matriz para el conocimiento de
saber con cuanto empleados se cuenta y cuantos hay en cada departamento, así
como los cargos que tiene cada uno y las actividades que desempeña.

“La información empresarial recoge todos los datos, procesos y recursos

que la organización ha ido recopilando a lo largo del tiempo, por lo tanto es un
acto intangible de gran valor para el equipo…”(Nieto, 2023)Laempresa se encarga
de recolectary solicitar los documentos para posteriormente ser ordenados en una
carpeta y ser guardado en el espacio establecido por cada organizaciónesto
permitiendo quecon el pasar de los años, si un trabajador se capacita, obtiene una
nota buena, alguna amonestación o carta administrativa se ira integrando en su
expediente.
 1. ¿Qué es un plan de mejora?

Un plan de mejorasegún(Rodriguez, 2023)lo define como“Conjuntode

medidas de cambio que se toman en una organización para mejorar su
rendimiento, un documento que contiene información, tácticas y tareaspara
optimizar los procesos de una empresa…” Un plan de mejora se realiza para
lograr cambios efectivos según las necesidades que se presenten en la
organización y así poder alcanzar los objetivos establecidos para poder cumplir las
metas que se tenían previstas.

Los planes de mejora son los que dentro de una organización u hasta en
nuestra vida diaria nos permite identificar los procesos que deben llevarse a cabo
con el objetivo de obtener mejores resultados atreves de la optimización.

3.2Importanciay objetivode un plan de mejora

El contar con un correcto plan de mejora perite que la organización pueda

avanzar, aceptar retos y desafíos así como también permitirle descubrir
oportunidades que puedan facilitar y favorecer los procesos que se realizan.

Para(Corpoboyaca, 2023)el objetivo de un plan de mejora consiste en

“Promover que los procesos internos de las entidades se desarrollen en forma
eficiente y transparente atreves de la adopción y cumplimiento de las acciones
correctivas orientadas al mejoramiento continuo” esto quiere decir que al contar
con un plan de mejora eficiente y trasparentelogran que el ser llevado a cabo
dentro de los procesos sea más fácil para los empleados y adaptable para las
necesidades que se presente.
3.3Tipos de plan de mejora

3.4Como realizar un plan de mejora.

Elrealizar un plan de mejorapodría sonar tedioso y un tanto complicado para

algunas personas, en su mayoría la gran parte de las empresas utilizan procesos
complejos para poder llevar a cabo sus actividades rutinarias pero para poder
llevar uno acabo algunas empresas se guían con distinto pasos uno de ellos
serían:
3.5Beneficios de un plan de mejora.

El emplear un plan de mejora no solo trae beneficios para la organización

sino tambiénpara los empleados mismos, al contar con un correcto plan los
objetivos de la empresa como los que se establecen dentro del área de trabajo
pueden ser cumplidos con mayor facilidad creando una eficiencia y eficacia
irremontables.

Esto genera beneficios como lo son:

3.6Propósitos de la gestión archivística.

Ilustración5. Propósitos de una correcta gestión de documentos.

Fuente: Ilustración creada porD. Vidal con datos del Blog Esss.

3.7Conceptos Básicos para la gestión de archivos.

Gestión de documentos.“Conjunto de prácticas adoptadas para garantizar la

producción, el almacenamiento y el uso adecuado de los archivos y registros de
una empresa”(Esss, 2022)
Gestión de expedientes. Para(Base, 2022)la gestión de expedientes “es la
disciplina que se encarga de organizar y administrar los expedientes del personal
de una empresa.”
Expediente: Es un conjunto de documentos con la información más relevante de
todos los colaboradores de una empresa.(Base, 2022)
Archivo.Es el conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad,
una institución; producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.

Campo:(Nieto, 2023)señala que “Son las identificaciones de los archivos donde se

guardan los datos descriptivos.” Esto explica que archivo seria, en donde estaría
ubicado o resguardado junto a un identificador asignado para cada uno facilitando
el almacenamiento de este.
Documento.Es la combinación de un soporte la información registrada en el, que
puede ser utilizada como prueba o consulta.

3.8Importancia delarchivoy sus tipos

En algún punto de nuestra vida todos presentamos la necesidad de

mantener el orden de algunodenuestros documentos así los más simples como
recibos de luz o agua, nuestros documentos personales etc.
“Las empresasestán generando diariamente mucha documentación que es
muy importante que este bien ordenada y localizada”(Guevara, 2020), esto quiere
decir que las empresassonlas que mayoritariamente generan documentos y los
manejan en gran cantidad, entre ellos lo expedientes de todos sus empleados,
estas diariamente generan documentos para añadir a expediente, ya sea una
amonestación, nota buena, una incapacidad, algún contrato etc;
 Tipos de archivos

Equipos de archivo
Denominación Imagen Características Uso
 Mayormente se
Generalmente son utiliza en oficinas
metálicos con guías para documentos
para colocar de uso frecuente.
Archivadores carpetas en En archivos
con cajones suspensión definitivos, para
guardar, material
auxiliar de
localización.

Los documentos, Este se utiliza en

archivadores o empresas, como
cajas de archivo extracto de datos
definitivos se de clientes,
Estanterías depositan en proveedores.
abiertas estantes, pueden En bibliotecas,
ser en horizontales resumen de libros.
o verticales. En clasificación
numérica, como
material auxiliar.

Con puertas
abatibles,
correderas, con Este armario se
bisagra, plegables, utiliza en
Armarios de etc. despachos con
oficina Son distintas documentos de
alturas y suelen consultas
tener gavetas para frecuentes.
carpetas en
suspensión.
Pueden ser
metálicos, de PVC,
de madera, etc.
Tabla1. Tipos de archiveros que pueden estar en una empresa y sus características.

Fuente: Tabla extraída del libro Gestión de archivos.

Elementos indispensables para archivar
Denominación Imagen Características Uso

Suele ser de plástico, Se utiliza para

cartulina y cuenta con agrupar y proteger
 Carpetas. fijadores plásticos, o los documentos
metal que se introduce para después de
por orificios o una ser archivados
abrazadera.

Tiene doble soporte

enterizo incorporado a Permite que sea de
Carpetas la carpeta que lo mayor rapidez a la
colgantes. mantiene colgado al hora de poder
porta-carpeta, buscar a un cliente,
ventanilla o pestaña empleado o
movible. paciente.

Se utiliza para
Legajador A-Z documentos de Es de fácil uso,
permanente consulta. debido a que su
gancho permite
solo sacar el
documento
requerido.

Tarjetero. Caja metálica o de Se utilizan como

madera que se utiliza un auxiliar de
para tarjetas o fichas, archivo para
guías alfabéticas. agilizar la
localización de las
carpetas.

Tabla2. Tipos de carpetas para almacenamiento de documentos

Fuente: Tabla creada por D.Vidal con información de la página web Scribd elementos indispensables para
archivar.

3.9Información que integra unexpediente.

Expediente del empleado;estos son registros que mantiene la empresa para

mantener un seguimiento de la relación con los empleados,estos registros
 incluyen información básica recogida por la empresa durante la entrevista del
mismo.
El expediente es la matriz de un todo como fue ya antes mencionado,ya
que es donde se almacena toda la información que se obtiene y se va generando
de un empleado, este expediente solo la empresa donde se labore tendrá
conocimiento, siendo confidencial y sin ser mostrado a terceros.

Información básica Información Información generada Información que

durante el proceso a lo largo del tiempo. debe mantenerse por
de reclutamiento separado.
1. Nombre del 9. Número de 17. Registros de 22. Registros
empleado. seguro social. asistencia o médicos.
2. Información de 10. Numero de inasistencias. 23. Información
contacto. contribuyente 18. Evaluaciones de crediticia
3. Historial laboral (RFC) rendimiento. 24. Reclamaciones
4. Formación 11. Retenciones. 19. Documentación y demandas
académica. 12. Tarjeta de disciplinaria
5. Certificaciones. identificación. (notas buenas,
6. Notas de la 13. Fecha de inicio amonestaciones,
entrevista. del empleo. cartas
7. Notas dela 14. Puesto de administrativas)
entrevista. trabajo. 20. Historial de
8. Referencias. 15. Salario que se nóminas.
le otorgara. 21. Información sobre
16. Pruebas de las prestaciones.
autorizaciones
y credenciales
relacionadas
con el trabajo.
Tabla3. Documentos que conforman un expediente laboral.

Fuente: Tabla creada por D.Vidal con datos de la página web DocuWare.

Una posible guía quepodría ser considerada de igual forma, es el artículo

784 de la ley federal del trabajo,ya que hace referencia a posibles documentos
que podrían ser solicitados en un tribunal e indica que el patrón tendría la
obligación de conservar dichos documentos durante un determinado tiempo.
 Tambiénseencontróinformaciónenelartículo804 de la misma ley, la cual nos
indica que el patrón tiene la obligación la conservar y exhibir determinados
documentos, estos en caso de algún tipo de juicio.
Documentos según la ley federal del trabajo.

Documentos art. 784 Documentos art. 804

1. Fecha de ingreso 15. Contratos individuales de trabajo que se
2. Antigüedad celebren, cuando no exista contrato
3. Faltas de asistencia colectivo o contrato Ley aplicable;
4. Causas de recisión de la relación laboral 16. Listas de raya o nómina de personal,
5. Terminación de la relación o contrato cuando se lleven en el centro de
de trabajo para obra o tiempo trabajo; o recibos de pagos de salarios;
determinado, en los términos de los 17. Controles de asistencia individuales de
artículos 37, fracción I, y 53 fracción III, trabajo
de esta ley. 18. Comprobantes de pago de participación
6. Constancia por escrito de fecha y causa de utilidades, de vacaciones y de
del despido. aguinaldos, así como las primas a que
7. Contrato de trabajo se refiere esta Ley, y pagos,
8. Jornada de trabajo ordinaria y aportaciones y cuotas de seguridad
extraordinaria, cuando ésta no exceda social; y
de nueve horas semanales; 19. Los demás que señalen las leyes.
9. Pagos de días de descanso y
obligatorios, así como del aguinaldo;
10. Disfrute y pago de las vacaciones;
11. . Pago de las primas dominical,
vacacional y de antigüedad;
12. . Monto y pago del salario;
13. Pago de la participación de los
trabajadores en las utilidades de las
empresas; y
14. Incorporación y aportaciones al Instituto
Mexicano del Seguro Social; al Fondo
Nacional de la Vivienda y al Sistema de
Ahorro para el Retiro.
Tabla4.Documentos que conforman un expediente laboral, segúnlos artículos. 784 y 804 dela Ley Federal
del Trabajo.Fuente:Tabla creada por D. Vidal con información dela Ley Federal del Trabajo 2023

La ventajas de tener un expediente detallado según(DocuWare,

2023)“Ayuda a las empresas a prepararse para cualquier contingencia, así como
también sirve de apoyo para tener un proceso más estandarizado y sistemático,
que suele ser el objetivo de las empresas” Unexpediente bien organizado esde
vital ayuda para poder comprobar que un trabajador está calificado para estar en
un puesto, si tiene algún tipo de prestación o con el simple hecho de tener el
registro de tener hijos ayudaría a saber si el trabajador cuenta con alguna
tolerancia de tiempo al contar con guardería.

3.10Etapas de un documento.

Ilustración7. Fases por las que un documento pasa.

Fuente: Ilustración realizada por D. Vidalcon información de la página web Argontech

Como se muestra en la imagencada documento tiene un ciclo de vida,

algunos de 6 meses y otros siendo permanentes como los títulos escolares siendo
que estos no tienen una fecha de término según el expediente.
Para poder tener una valoracióncorrecta losatraviesapor 7distintas fases,
las cuales cada una van explicando con detalle lo que se realiza.
En primera instancia se tiene el ingreso de los documentos al sistema; el
cual consiste en cuanto se le solicitan los documentos personales al
empleadoasícomo cursos que ya tenga.
 El extraer, clasificar y validar, es darle una identificación al expediente o
archivo para saber de qué trata y de quien es, facilitando el trabajo de encontrarlo
en caso de que sea requerido.
En la etapa de almacenamiento consta de hacer que los documentos estén
en un lugar seguro donde no exista riesgo de extraviarse y evitar lugares húmedos
o de manchaduras continuas.
Cuando se habla de permiso se refiere al acceso a algún área o de realizar
alguna actividad, en esta etapa se gestionan el quien tiene la autoridad de revisar
el expediente o documento o bien sea las necesidades que se tengan en la
organización, pero se estipula alguien, un miembro del personalpara tener acceso
a estos.
Con el seguimiento es posible saber quien tuvo acceso a algún documento
y cuáles fueron los movimientos que se realizaron o solicitaron, esto para evitar
malversaciones o mal uso de la información.
En la revisión se verifica el tiempo de vida del documento y si es necesario
que este sea actualizado según las necesidades de la empresa.
En el mantenimiento se verifica que documentos siguen siendo de utilidad
para la empresa o ya es un documento inactivo.

3.11Sistemas de ordenación y clasificación de documentos.

La clasificación es algo que normalmente nosotros hemos utilizado y es

algo base para cualquier ritmo de vida ya sea desde un viaje se clasifican los
asientos, elnúmero de alumnos que se tiene,así como,los trabajadores con los que
se cuenta los puestos que estos ocupan y su profesión. Todo se clasifica hasta la
comida que ingerimos y bebemos.
Las empresas utilizan demasiado las clasificaciones; siendo las que en su
mayoría manejan documentos,como anteriormente se mencionaba.
 El mantener un orden desde la clasificación facilita de sobre manera el
trabajo de cualquier trabajador y agiliza sus actividades, ¿pero que es la
clasificación documental?
(Aparis, 2020)Nos da el concepto como “Conjunto de acciones técnicas y
administrativas que nos permite agrupar los documentos relacionados de forma
jerárquica, con criterios funcionales u orgánicos para encontrar el contenido.”
Queriéndonos dar a entender que la clasificación documental consta no solo de
agrupar los documentos de forma aleatoria sino cronológicamente y en un orden,
para que al buscar un dato este sea encontrado con mayor facilidad.

Ilustración8.Como debe ser la clasificación de los archivos o expedientesFuente: Ilustración creada por
D.Vidal con información obtenida de la página web Blog de gestión documental definición del concepto
clasificación documental.

“La clasificación documental es el instrumento que permite la visualización

conjunta de los fondos y la relaciones jerárquicas entre los grupos, permitiendo a
la empresa tener localizada toda su información”(Aparis, 2020)
 Para clasificar un documento, archivo o documentose tienen distintas
formas dependiendo el giro de la empresa y el que más le favorezca a la empresa
es la que esta implementa en sus actividades archivísticas.

Para la organización y clasificación efectiva se cuenta con distintos métodos

como lo son:
 Elmétodo alfabético consiste en seguir el orden de las letras del abecedario
de la A hasta la Z, empezando ya sea por el primer apellido o por el nombre, que
lomásrecomendable es el apellido y es el que más es utilizado en las empresas.
El orden cronológico facilita el a como delos documentos deacordea las
fechas en que son entregados,la realizacióncapacitaciones, etc.
Como su nombre lo menciona el orden temático se refiere al acomodo de
los archivos o documentos de acuerdo al tema que se está refiriendo o el
contenido deldocumento, un ejemplo seria datos personales, incapacidades,
documentos diversos.
El alfa numérico combina el alfabeto con los signos numéricos.
El orden numérico permite el orden atreves de números como lo son los
índices o guías.

3.12Beneficios deuna implementación de gestión documental

Como fue visto y mencionado el implementar una adecuada gestión de los

expedientes y archivos en el área de recursos humanostrae beneficios tanto para
el área como para los empleados que puedan solicitar su información o superiores
que requieran de esta.
Existen distintas técnicas para ser ordenadas como lo se mencionó
cronológico, numérico etc. Esto permite tener información a la mano y con una
eficiencia optima en la búsqueda y orden de los documentos.
No solo son beneficios para el personal sino para la empresa misma
teniendo en cuenta que los archivos tiene por lo menos que durar 5 años en la
empresa para cualquier reclamo y que estos pueden tener su propio espacio; el
contar con técnicas que reduzcan tiempo de búsqueda, ahorren dinero y espacio
favorece a que la productividad del departamento no se vea tan afectada y se
tiene mayor control de lo que se tiene en información y se evita una sobre
explotación de información con documentos repetidos.
20.
DESARROLLO DEL PROYECTO

4.1INTRODUCCIÓN
 El análisis FODA es una herramienta que nos facilita la identificación de las
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que se llegasen a presentar en
una organización e incluso de algún proyecto. Este se puede usar tanto para fines
profesionales como personales, el FODAayuda a identificar oportunidades
competitivas de mejora.
Por otro lado el CAME es la respuesta a las palabras del FODA en pocas
palabras una respectiva solución indican las acciones fundamentales en las que
se basan las estrategias diseñadas mediantes estos análisis.
Al aplicar estas dos herramientas se obtuvieron resultados buenos como
malos, de los cuales se tomaron como puntos departida para impartir una mejora
en estas,mantenerlas o afrontarlas.
Para entender un poco más la gravedad del problema y poder crear
posibles soluciones se realizó y aplico una encuesta a los trabajadores del área de
RRHH, para saber si estos conocen los protocolos o el acomodo de documentos
en un expediente del empleado, en su organización, así también como dichas
separaciones que este tiene que manejar para llevar un control de documentos.
El aplicar la encuesta nogénerogastos materialespara ningún de los
involucrados, gracias a la tecnología que se tiene a la mano y la facilidad con la
que este se puede responder una encuesta al crearla en Microsoft Froms,
evitando también un uso de hojas y desperdicio de papel y contaminación extra.
Dentro del contenido de esta investigación encontraremos lo que es el plan
de mejora que se quiere plantear, y la respuesta que se obtuvo por parte de los
empleados, así como los beneficios que esto fue para lo trabajadores.
4.2 Análisis de la situación actual.

4.3 Metodología
4.3.1Cuantitativa descriptiva

Este tipo de metodología esun método queayuda a recopilar información

cuantificable, facilitando el análisis de las respuestas obtenidas por el público al
cual se le aplico, esmás precisa y concreta con sus resultados al seleccionar el
método más eficiente,la información obtenida a travésde esta,puede validarse con
el instrumento que se haya realizado, en este caso un cuestionario,la cual para mi
punto de vista es más eficiente y eficaz,ya que se pueden utilizar preguntas
cerradascomo abiertas con respuestas medibles.
Otro punto de apoyo esquela tecnología con la que se cuenta hoy en díanos
da la oportunidad y flexibilidadparaaplicarseal área de RRHHsiendomás fácil y
didáctica,sin restarle tanto tiempo al personal de dicha área y ser interferencia
para sus labores, como también facilitando el trabajo de quien la aplica debido a
las respuesta obtenidas en tiempo y evitando la tediosidad de realizar un conteo
de dichos datos.
Una aplicación que facilito la realizaciónde dicho cuestionariofue “Microsoft
Forms”, dada a su facilidad, se creó un cuestionario de trece preguntas que nos
dieran resultados concisos delos tres empleados de RRHH para saber que tanto
conocimiento sobre una correcta gestión archivística es la que conocen,
obteniendo como resultado un desconocimiento menor sobre el acomodo dentro
de este.
La facilidad que otorgo esta herramienta arrojo datos fáciles de ser
recopilados e interpretadosal ser contestada por los empleados, ahorrando el
tiempo para la servidora de graficar cada uno de dichos resultados, como evitando
mucho tiempo muerto para los empleados.

4.3.2 Alcance de la metodología.

 Esta investigación se limitaa conocer la informacióndelos empleados que
operan en el CAISESy saber si se tieneconocimientode algunos datoso
desconocen de ellos, la aplicación de dicho instrumento a
contestar,serácompartido por la aplicación de WhatsApp la cual posteriormente
serán re direccionado a Microsoft Forms para su contestación; Tendrá un tiempo
de realización aproximado de 15 minutos, para ello cada una de las respuestas se
mantendrán anónimas para comodidad de los empleados.

4.3.3Delimitación de la población.

Esta investigación se llevó a cabo en el Centro de Salud,CAISES

SALAMANCA,la cualfue la empresa donde se llevó acabo el estudiode alguna
problemáticadentro de la organización y se encontró una falta de gestión
archivística dentro de los expedientes de los empleados, lo que afectaba el trabajo
de algunos de sus colaboradores.

4.3.4Muestra.

Se tomó solo como referencia al área deRecursos Humanos, los cuales son
el personal que cuentancon el acceso a los expedientes einformación de sus
empleados.
En esta áreafue enquien se basóel cuestionario, debido a que estos son los
encargados de tener un correcto orden en cada uno de susarchivos.

4.3.5Herramienta de investigación utilizada

La herramienta que fue seleccionada para poder llevar acabo dicho análisis
fue la de un cuestionariode trece reactivos, ya que como anteriormente
semencionó,fue económico y practico a la hora de ser aplicado, ahorra tiempo
tanto para la servidora como para el personal al cual se le iba a aplicar y además
de que sus resultados son más rápidos y cuantificable a la hora de graficar.
4.4Interpretación de resultados.

El cuestionario se aplicó a los tres trabajadores del áreade RRHH, los

resultados quearrojó en nuestra primera pregunta es que el 67% de los empleados
en su mayoría su jefe si les ha explicado el orden que los expedientes tienen en su
contenido el cual consta de cuatro apartados; por otro lado el 33% de ellos
respondieron que casi siempre si se les explica; esto nos da a la conclusión de
que llegan a quedar algunas dudas del orden de los expedientes.

El 67% de los empleados casi siempre reconocen cuales son los

documentos que pueden eliminarse y cuales conservarse, el otro 33% solo en
ocasiones llegan a tener este conocimiento ya sea por duplicado de documentos o
por algún sesgo de duda.

A raíz de una falta de organización cronológica dentro de los expedientes el

67% de los empleados llegaron a presentar dificultades para poder buscar
información o algún documento que estas ocuparan, por otro lado el otro 33% de
ellos casi siempre llegaron a tener dificultades; esto indicando que a falta de una
buena organización su trabajo podía ser más complicado a la hora de buscar y
esto generar tiempo muerto y retraso en sus actividades.

En la pregunta cuatro se muestra un resultado del 67% en tener casi

siempre conocimiento sobre el tiempo de vida que cada documento tiene dentro
del expediente del empleado, por otro lado el 33%respondeque casi nunca se le
ha explicado la durabilidad que tiene el expediente dentro del expediente del
empleado, presentado un pequeño sesgo de duda en alguno de los empleados y
por ende tener un expediente con documentos que probablemente su durabilidad
ya haya caducado.