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ETAPAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

ETAPAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO


por Johanna Blasco
Técnica en Organización de Eventos y Espectáculos
Fundación de Altos Estudios en Ciencias Comerciales
johanna_blasco@hotmail.com

 PLANIFICACIÓN
Curso de acción que serán tomados como base durante la ejecución del evento para
cumplir con los objetivos del proyecto.
• Detección de necesidades (ejemplos: asientos, micrófonos, luz de podio, equipos de
audio-video, proyector, pantalla, mesas, etc.)
• Objetivo ( Misión y Visión)
• Público ( nos realizamos la pregunta qué tipo de público va asistir? Abierto o Cerrado
?
• Tipo de Evento (social, empresarial, etc.)
• Cantidad de asistentes
• Fecha y Sede
• Características del grupo

 ORGANIZACIÓN
Sistema de actividades coordinadas y disposición de recursos materiales, humanos y
financieros para que todo funcione mediante normas y bases de datos que han sido
dispuestos para cumplir con ciertos propósitos.
• Operativa del Evento ( división de tareas )
• Organigrama ( sirve para indicar gráficamente la estructura de una empresa teniendo
en cuenta las jerarquías )
• Cronograma de Actividades (consiste en una lista de todas las actividades a realizar
con sus fechas previstas de comienzo y final. Técnicas: Diagrama de Gantt –
herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para
cada tarea- Diagrama de Pertl. )

 EJECUCIÓN OPERATIVA
Puesta en marcha del evento.
• Comité Organizador

Va a estar conformado por un OPE-organizador de eventos profesional- y los


directivos. Este comité será el encargado de supervisar todo el tiempo y al que le
tendrán que rendir los demás comités.

• Comité Técnico

 Tematica del evento: 1) Contenidos (es todo lo teórico del evento, una guía para
poder llevar a cabo el proyecto.)
2) Programa (detalle de día y hora de cada actividad. Ejemplos: break, espacios de
esparcimientos, publicidad. Este contiene el logo de auspiciantes, sponsors, institución
anfitriona e invitada).
3) Conclusiones (al cerrarse el debate se tendrá preparado un pequeño discurso).
 Figura/Personalidad
 Reglamento
 Requerimientos

• Comité Comercial

 Publicidad ( forma de informarlo o difundir al público objetivo o general sobre el


debate a través de medios de comunicación ya sea masivos o especializados, con el
objetivo de motivar y persuadir al público asistente)
 Marketing Directo ( es el dialogo mutuo, directo, especializado y diferencial hacia los
socios, patrocinadores e información pública para saber que quiere el cliente)
 Folletos Promocionales ( pueden ser dípticos o trípticos)

• Comité Administrativo

 Permisos/ Licencias
 Acreditaciones ( generalmente se terciarizan)
 Contratos
 Presupuesto General
 Seguros

• Comité Comunicacional

 Comunicación Externa

o Antes (Invitaciones 10 días mínimos antes del evento. Al redactarla no puede faltar el
nombre y cargo del invitado, del anfitrión o de la institución. Carácter del acto, para
que se realiza. Si es con acompañante. Y si se necesita confirmar teléfonos y dirección)
o Durante ( Centro de Info )
o Después ( Carta de agradecimiento, diplomas o certificados a los expositores,
conferencistas, figura/personalidad )

 Comunicación Interna

o Carpeta de prensa (incluye programa, folletos, publicidad, carta de los anfitriones de


agradecimiento e info general.)

• Comité Operativo

 Equipos y materiales
 Ambientación y Escenografía ( si al evento concurre el cuerpo diplomático se
utilizara la ley de precedencia Decreto Nº 2072/93)
 Montaje y Desmontaje
 Señaletica
 Centro de Operaciones
o Transporte
o Seguridad
o Médico
o Alojamiento

 GESTIÓN
Supervisar, coordinar, conocer, acompañar, anunciar cambios. Para luego realizar la
memoria del evento que esta luego la vamos a adjuntar a nuestro CV.