Fases de Gestión de un Evento

Definición de
Control y
Planificación audiencia y Organización Desarrollo
dirección
objetivos
 1.- Definir objetivo, tipo y
nombre del evento.

2.- Seleccionar la fecha

3.- Hora de inicio y duración

PLANIFICACIÓN

Expositores o ponentes
4.- Servicios requeridos:
alojamiento, audiovisuales,
transporte, alimentos y
bebidas Participantes

4.-Determinar el número y
Acompañantes
tipo de asistentes.

Delegados
5.- Seleccionar el lugar o
lugares de realización.
- Ciudad sede.
- Capacidad Invitados especiales.
- Comodidad
- Iluminación
- Equipos.
- Acceso.

Definición de
audiencia y
objetivos
6.- Presupuesto estimado
 Tipos de Evento
• Concursos
Culturales
• Inauguración
• Exposiciones y ferias
Sociales • Taller
• Mesa redonda
Comerciales • Panel
• Foro
Deportivos • Asambleas
• Banquetes
Naturaleza del •
audiencia y objetivos

evento Educativos Cocktail

• Coloquio
Tecnológicos • Fiesta
• Graduación
Definición de

• Jornada
Políticos • Curso
• Reunión técnica
Científicos • Congreso
• Convención
Identificación Recreativo
del mercado • Debate
dependiendo • Festival
del perfil Público • Simposio
Grado de • Seminario
exclusividad
Privado • Rueda de prensa
• Reunión de trabajo
• Recaudación de fondos
Mundial
• Re cocimientos
• Promoción de ideas
Internacional • Conferencia
Alcance y • Desfile de moda
magnitud Nacional • Juegos deportivos
• Mintin
Regional • Almuerzo Organización

• Desfile de bandas
Local
 Transporte
Comisiones de
Trabajo
Alojamiento

Comisión de Alimentación
Nombrar al comité Logística
organizador: Secretaría

Elaborar cronograma de Comisión Servicios

actividades Técnico- Generales
Académica.

Estimación de recursos
Comisión de
promoción,
Elaboración de relaciones
presupuesto públicas y
protocolo.

ORGANIZACIÓN
Promoción del evento

Comisión de
Diseño y elaboración de festejos y
impresos recreación

Selección y capacitación
de personal

Adquisición o
contratación de
materiales, equipos y
servicios
Desarrollo
 Traslado
Recepción de los
participantes
Alojamiento

Registro de los participantes

Inauguración
Desarrollo

Cóctel de bienvenida

Implantación del programa

de actividades

Clausura

Evento social de despedida

Traslado de los participantes

a las terminales de
transporte Control y
dirección
 Participantes

1.- Supervisar lo que 1.- Recopilar información

Evaluar opiniones Expositores
ocurre dentro del evento. del evento

2.- Evaluar (después del 2.- Medir resultados en

Comité organizador
evento) relación con los planes
Control y dirección

Asegurar el cumplimiento
3.- Medir las relaciones
de contratación de cada
con los proveedores.
uno.

Auspiciantes

Patrocinadores

3.- Agradecimientos

Ponentes

Otros colaboradores

1.- Pago y cancelación de

obligaciones con los
proveedores

4.- Cumplimiento de 2.- Pago de recurso

compromisos humano contratado

3.- Devolución de material

o equipo solicitado en
préstamo.
 BIBLIOGRAFÍA

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https://www.solobanquetes.com.mx/blog/elegir-mejor-lugar-evento/

• Wong M. (2019, 18 de abril). Cómo desarrollar un presupuesto de evento para tu reunión o evento.
https://www.eventmobi.com/es/blog/como-desarrollar-un-presupuesto-de-evento-para-tu-reunion-o-evento/
• Sin autor. (2022). Cronograma de actividades: ¿Qué es y cómo hacerlo?.
https://www.inesdi.com/blog/cronograma-de-actividades-que-es/

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• Pereyra Stella. (2012). Organización de Eventos, el proceso administrativo. https://es.slideshare.net/pereyrastella/etapas-en-la-

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