REGLAS PARA EL ENVÍO DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS DE PROVEEDORES

Con la finalidad de llevar una gestión más eficiente en la gestión de comprobantes

electrónicos, hemos implementado un nuevo sistema de validación el cual requiere del
cumplimiento a detalle de los siguientes pasos:

1. El correo exclusivo para la recepción de comprobantes electrónicos con orden de

compra es rfacturacion@adp.com.pe. No deberá enviarse a este correo mensajes
distintos al fin mencionado, como mensajes de consulta de pagos u otros.

2. En el caso de los comprobantes electrónicos sin órdenes de compra, enviar al correo

fe.rendiciones@adp.com.pe.

3. Se deberá enviar un solo comprobante electrónico por correo, donde incluya el archivo
PDF con su respectivo XML y archivos de sustentos; si enviaran más de un comprobante
en un mismo correo, el sistema lo rechazará; de igual manera será rechazado si envían
por separado el XML en un correo distinto al correo donde se envía el PDF.

Válido:

Error:

4. No se admite que el XML y PDF sean enviados comprimidos en el formato RAR.

5. No se procesarán correos enviados como adjuntos de otro correo.

6. El PDF del comprobante electrónico debe ser en original, no se aceptan fotocopias,
imágenes o escáner del PDF del comprobante.

7. El comprobante electrónico debe estar aceptado en SUNAT o será rechazado.

8. El XML y PDF debe contener el número de orden de compra.

9. Para acelerar el registro del comprobante, adicionalmente al formato PDF y XML el

correo debe contener: el número de conformidad, la OC escaneada, y los documentos
de sustento como, por ejemplo, acta de conformidad del servicio firmadas por los
responsables de ADP, guías de remisión, detalle de horas, etc. Los sustentos pueden
estar en carpetas comprimidos en ZIP con imágenes legibles.

10. Si el comprobante no es enviado correctamente, se enviará un mensaje de respuesta

automática al correo desde donde el proveedor envió la factura indicando que “su
comprobante de pago electrónico no cumple con los requisitos de emisión”.

11. Si el comprobante es enviado correctamente, se enviará un mensaje de respuesta

automática al correo desde donde el proveedor envió la factura, indicando que “su
comprobante fue validado ante la SUNAT y pasará a revisión de nuestros procesos
internos (orden de compra - conformidad - sustentos)”.

12. Desde el correo de rfacturacion@adp.com.pe, se enviará un mensaje al proveedor

cuando haya verificado que el comprobante cuente con el número de conformidad del
servicio en el sistema, indicando que “su comprobante ha sido recepcionado y pasará
al área correspondiente para su registro”.
13. Para el caso de otros comprobantes electrónicos distintos a factura, no se enviará un
mensaje de respuesta automática, se enviará un solo mensaje de respuesta, cuando el
comprobante haya sido validado en su totalidad, indicando que “su comprobante ha
sido recepcionado y pasará al área correspondiente para su registro”.

14. El plazo de registro de los comprobantes una vez aceptados, es de 48 horas.

15. La recepción de los comprobantes es durante todo el día; pero se considera

recepcionado en el día, posterior a las 3:00pm se considera recepcionado al día
siguiente.

Nota: Para mayor información contactarse a la central telefónica 513-3800, anexos 53866 y
53884.