Instrucciones para ingreso al portal

Bienvenidos a la nueva Plataforma de ADAMA,

Les informamos que tenemos una nueva y más fácil forma de ingresar las facturas a revisión, esta
es por medio de portal de ADAMA

Activación de la Cuenta--- Para activar su cuenta deben enviar a Silvia Luna Valadez
silvia.luna@adama.com los siguientes datos:
a. Nombre Completo o Razón Social (Como están dados de alta en
Hacienda).
b. RFC
c. Contacto.
d. Teléfono.
e. Email.
Llegará un correo de: reports-IIN850215MIA2_PRV@reports.edicomnet.com Notificación de Datos de
acceso. Con la información para accesar al Portal de ADAMA.

Uno de los principales beneficios de este nuevo portal con el que estamos trabajando, es que al
momento de que nos envíen su XML este va a viajar al SAT y lo validará, si hay algún problema de
rechazo les será notificado mediante un mensaje, además de que ya no van a tener que estar
enviando mensajes para conseguir la OC o RC para que puedan meter su factura a revisión, ya que
esta información la recibirán al momento de que se genere en su portal.

Información que deben anexar al momento de subir sus facturas a revisión:

Factura en formato XML

Factura en formato PDF

Orden de compra

Receptor

Evidencia de entrega (factura o remisión con el sello de recibido)

Comprobantes de peso (cuando proceda)

Certificado de análisis (cuando proceda)

En el portal van a poder recibir la Orden de Compra, Receptor, fecha programada de su factura a
pago, facturas rechazadas a pago por falta de un documento requerido, así como el pago y
facturas que integran el mismo al momento de que se genere, todo esto lo podrán ver en su
carpeta de Pendientes de tratar
 Todos los archivos que reciban deberán estar en color negro, si están en color rojo, favor de
contactar a las personas del área de compras para que le indiquen los números de orden de
compra y receptor para que se los envíen nuevamente a su portal y puedan subir su factura a
revisión.

Es importante mencionar, que solo podrán meter a revisión sus facturas por este portal de las
Órdenes de Compra y Receptores que reciban en el mismo, si no se encuentra cualquiera de estos
documentos, contactar a la persona de compras para que los exporte y puedan subir su factura a
revisión.

Para proveedores que nos facturan en USD y MXN van a tener 1 acceso al portal, favor de checar
al momento de enviar la información que sea el proveedor indicado para evitar rechazos.

Reglas Generales Antes de accesar al Portal-

Les solicitamos entregar sus bienes o servicios con remisión, debido a que el sistema valida que la
Orden de Compra sea anterior a la fecha de la factura, en caso contrario su factura será
rechazada y deberá ser refacturada.

El receptor es el documento que libera su pago, y en base a este es como deben facturar, si no
cuadra este documento con el importe que indica el XML de su factura, será rechazada a pago
en automático, el sistema no está habilitado para leer el XML de las nota s de crédito, o leer
más de 1 XML de factura, por tal motivo insistimos en que hasta el momento de que tengan
el receptor en su portal nos facturen para evitar refacturaciones.

El Portal solo recibe facturas del mes anterior durante los primeros 20 días del mes en curso, al 5to
día su factura será rechazada y deberán facturar con la fecha del mes corriente, favor de tomarlo
en cuenta para evitar rechazos por fecha, si sucede, hay que refacturar y poner en la factura
la leyenda de CANCELA Y SUSTITUYE

Proceso para Ingreso de Facturas a Revisión.

1.-Las Órdenes de Compra y Receptores se encuentran en la Carpeta de “Pendientes de Tratar”, si

los documentos están en rojo llamar a su contacto en ADAMA.
2.-Seleccionar el Receptor que corresponde a la factura que vas a tramitar el pago y dar clic al
botón derecho del mouse y seleccionar IMPORTAR.
3.-Se abrirá una ventana donde pide que seleccionemos el archivo, dar clic en “Seleccionar
Archivo”, y anexar el XML de la factura correspondiente al Receptor seleccionado, dar clic en
ACEPTAR.
***Revisar que el XML tenga el tipo de cambio y la moneda, que el RFC sea correcto, que la
dirección fiscal sea correcta, que el monto sea correcto +- 1 peso de diferencia solamente contra el
importe del receptor.
4.-Se abrirá una pantalla de “ERROR AL IMPORTAR”, esto es normal dar clic en “Salir”.
5.-Revisar la Carpeta de “Pendientes de Enviar”, seleccionar el receptor del XML que se cargó
anteriormente, este debe estar en rojo o negro, dar clic al botón derecho del mouse,
seleccionar la opción EDITAR.
6.- Se abrirá una pantalla con los datos de la factura CFDI.
7.-En la pestaña de “DATOS GENERICOS” te pedirá que ingreses el número de la Orden de Compra (6
números), receptor (7 números) y tu número de proveedor (alfanumérico 2 letras y cuatro
números) correspondientes a la factura
8.-En la pestaña de “ANEXOS”, estará cargado el XML y deberás insertar la Orden de Compra,
Receptor, Factura en formato PDF y la Evidencia de entrega (Factura o remisión con el sello de
recibido) que no sea más de 5MB.
9.- dar clic en GUARDAR Y ENVIAR.
10.- De esta manera la factura se va a nuestro Portal en donde posteriormente se registrará a
pago o se rechazará por falta de algún documento

Confirmaciones de pago o rechazo de facturas:

La notificación de rechazo, o aceptación de factura le llegará al portal a más tardar 4 días después
de haber ingresado la factura al portal, deberán revisar en la Carpeta de “Pendientes de Tratar”

Las notificaciones que pueden recibir son:

“Aviso de pago” en la columna de tipo de documento recibirán esta notificación, la seleccionan, le

dan doble clic y les abrirá una pantalla en donde les indicará la factura, monto y una fecha
estimada de pago, recuerden que solo pagamos los días viernes para que conforme a este día
identifiquen correctamente la fecha en la que se les hará el pago.

“Rechazo factura” en la columna información, van a recibir la notificación, lo seleccionan, le dan

doble clic y les abrirá una pantalla en donde les indicará el motivo del rechazo para que
nuevamente suban su factura a revisión.

“Confirmación de pago” cuando la factura sea pagada, recibirán en la columna de tipo de

documento un mensaje de confirmación de pago, lo seleccionan, le dan doble clic y les abrirá
una pantalla en donde les indicará el monto, la fecha y la factura o facturas pagadas.

Recomendaciones:

Para tener un mejor control de su portal, cada vez que lean algún mensaje de confirmación de
pago, aviso de pago y que las órdenes de compra y receptores se hayan enviado, deben
seleccionar el mensaje y con el botón derecho de su mouse seleccionar la opción cambio de
situación, de esta manera ese archivo pasa a la carpeta de tratados y solo les quedan en
pendientes de tratar las Órdenes de compra y receptores que tienen pendientes de subir su
factura a revisión, si por error seleccionaron uno incorrecto, se van a la carpeta de tratados y con
la misma opción regresan a la carpeta de pendientes de tratar los documentos.