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Documentación de
funcionamiento de las
entidades

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Documentos societarios: Actas y Convocatorias

*Las convocatorias son anuncios o escritos mediante los que se

convoca a los miembros de la sociedad a participar en actividades
comunes como reuniones o juntas ordinarias y extraordinarias.
Es necesario informar del lugar, día y hora de la reunión, así como
del orden del día, que es la relación detallada de los asuntos que se
van a tratar.

*Las actas son documentos que sirven para certificar o dejar

constancia oficial de todo lo que se ha tratado y acordado en una
junta.
En todas las reuniones debe haber una persona encargada de
redactar el acta, que recibe el nombre de secretario.

• Encabezamiento: título del acta,

nombre de la sociedad, motivo de la
reunión, fecha, lugar de celebración.
• Asistentes
Estructura • Orden del día: enumeración de los
de las puntos a tratar.
actas • Acuerdos adoptados.
• Cierre: hora de finalización.
• Pie: firma secretario/asistentes.
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Documentos societarios: Libros de registro

*Los libros de registro: La normativa exige a los empresarios

llevar distintos libros de registro entre los que distinguimos:

- Libros exigidos por el Código de Comercio y que la

sociedad deberá presentar en el Registro Mercantil para
su legalización. La Legalización de los libros se realiza
utilizando un formato electrónico a través de un aplicación
facilitada por el Registro Mercantil que se denomina Legalia
y la presentación se tramita por vía telemática.

- Libros exigidos por la normativa tributaria o fiscal.

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Documentos societarios: Libros de registro

* Libros exigidos por el Código de Comercio

– Libro de Inventarios y cuentas anuales: se abrirá con
el balance inicial detallado de la empresa. En él se
transcribirán trimestralmente los balances de
comprobación de sumas y saldos y las cuentas anuales.
– Libro Diario: registrará día a día todas las operaciones
de la empresa.
Ambos libros se legalizarán en el Registro Mercantil antes
del 30 de abril del ejercicio siguiente a la fecha de cierre.

Además de los anteriores, llevarán:

– Libro de actas: en el que constarán todos los acuerdos
tomados por las juntas generales y especiales, y los
demás órganos colegiados de la sociedad.
– Libros de socios: según de qué tipo sean las
sociedades, estas llevarán los siguientes libros, que
deberán diligenciarse en el Registro Mercantil antes de su
uso: libro registro de acciones nominativas para
sociedades y libro registro de socios para sociedades de
responsabilidad limitada.
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Documentos societarios: Libros de registro

* Libros exigidos por la normativa tributaria

Registrará las facturas emitidas por los sujetos y
Libro registro de reflejará el número, fecha, destinatario, base
facturas emitidas imponible o importe de las operaciones, y en su
caso el tipo impositivo y cuota tributaria.
Registrará las facturas recibidas
correspondientes a bienes adquiridos y a los
Libro registro de servicios recibidos en el ejercicio de su actividad,
facturas recibidas y reflejará su número de recepción, fecha,
nombre y apellidos o razón social del
expendedor, base imponible y en su caso el tipo
impositivo y cuota tributaria.

Libro registro de En él se registrarán individualizados cada uno de

bienes de los bienes de inversión, sus facturas, la fecha de
inversión comienzo de su utilización, sus amortizaciones.

En este libro deberán constar la operación y la

Libro registro de
fecha de realización, la descripción de los bienes
operaciones
objeto de esta, el destinatario y el Estado
intracomunitarias
miembro de origen o destino de los bienes.
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Documentos contables: Las Cuentas Anuales

La legislación mercantil determina que, a lo largo del ejercicio, las

sociedades vayan elaborando sus libros de contabilidad: Diario,
Mayor y Balances, con las operaciones que se realizan.

Al final del ejercicio se elaborarán las Cuentas Anuales:

Balance de situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado
de cambio en el Patrimonio neto, Estado de flujos de efectivo y
Memoria.
Las Cuentas Anuales reflejarán la imagen fiel del patrimonio de la
empresa, el resultado de su actividad y su situación económico-
financiera.

Las Cuentas Anuales deberán aprobarse por los socios o

accionistas de la empresa el 30 de junio del año siguiente a la fecha
de cierre del ejercicio como fecha límite.

Una vez aprobadas las Cuentas Anuales, los administradores de la

sociedad tendrán el plazo de un mes como máximo ( hasta el 31 de
julio) para depositar las cuentas aprobadas en el Registro Mercantil
que les corresponda.
Las Cuentas Anuales podrán depositarse en el Registro Mercantil en
formato de papel, CD/DVD o por vía telemática a través del
programa D2.
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Documentos contables: Depósito de Cuentas Anuales en el

Registro Mercantil

Hoja de datos Certificación de

Instancia de generales de aprobación de
presentación identificación cuentas

Cuenta de Estado de
Balance pérdidas y cambios en el
ganancias patrimonio neto

Informe de
Estado de flujos Informe acciones /
de efectivo medioambiental participaciones
propias

Memoria

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Conservación de la documentación

Las diferentes normas reguladoras de la actividad empresarial

determinan que los documentos producidos por la empresa en el
ejercicio de sus actividades deben custodiarse durante unos
determinados plazos, por si necesitan ser consultados.

La Ley 10/2010, de 28 de abril, de Prevención del Blanqueo de

Capitales y de la Financiación del Terrorismo, establece que los
sujetos obligados conservarán todos los documentos de sus operaciones
durante un periodo mínimo de 10 años desde la ejecución de la
operación o la terminación de la relación de negocios.
El Código penal castiga los delitos graves contra la Hacienda Pública y la
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Seguridad Social con una pena de prisión de dos a seis años.
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Protección de datos de carácter personal

La protección de los datos personales de las personas físicas, la libre
circulación de dichos datos y los derechos digitales de la ciudadanía, se
encuentran regulados por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 diciembre, de
Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales
( adaptación del Reglamento de la UE sobre la protección de los datos
personales).

Obligaciones de las empresas

Informar a los ciudadanos sobre el tratamiento de sus datos y sobre el

ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación,
portabilidad y oposición.

Quedan prohibidos el tratamiento de los siguientes datos:

• Datos personales que revelen el origen étnico o racial, ideología,
religión y afiliaciones sindicales.
• Datos genéticos y biométricos que identifiquen de forma unívoca a
una persona, datos relativos a su salud o a su vida u orientación
sexual.

Los organismos encargados de vigilar el cumplimiento de estas

obligaciones son la Agencia Española de Protección de Datos y las
distintas agencias de protección de datos existentes en las
comunidades autónomas.
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Protección de datos de carácter personal

Derechos de las personas

Derecho de acceso, derecho de rectificación, derecho de supresión

(derecho al olvido), derecho a la limitación del tratamiento cuando el
tratamiento sea ilícito o ya no se necesiten, derecho a la portabilidad
(transmisión de sus datos a otra empresa) y derecho de oposición cuando
el tratamiento de datos tenga por objeto la mercadotecnia directa.
El ejercicio de estos derechos es gratuito y las reclamaciones deben
resolverse en un mes.

Tratamiento de los datos

Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos

personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos
automatizados o no.
Para realizar el tratamiento de datos personales es preciso el
consentimiento del interesado mediante una declaración o una clara
acción afirmativa.
Se deberá informar al interesado de la identidad del responsable del
tratamiento, una descripción de los fines del tratamiento, así como plazos o
criterios de conservación de los datos.

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Normativa de protección y conservación del medio ambiente

Obligaciones que se deben cumplir:

Comunicar de forma inmediata a la autoridad competente la

existencia de daños medioambientales o la amenaza inminente
de dichos daños.

Adoptar y ejecutar las medidas de prevención, de evitación y de

reparación de daños medioambientales y sufragar los costes de
dichas medidas.

Restituir el medio ambiente a su estado básico.

Los operadores que realicen actividades con sustancias

consideradas peligrosas o contaminantes deberán disponer de
una garantía financiera que les permita hacer frente a su
responsabilidad medioambiental.

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