Código: VALR-PR41

PROCEDIMIENTO RETIROS DEL REGIMEN DE Versión: 03

EXCEPCIÓN Fecha: 27/01/2021
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1 OBJETIVO

Realizar la gestión sobre el cambio de estado de afiliación de activo a retirado, en el

Régimen de Excepción y/o Especial, teniendo en cuenta las solicitudes realizadas por los
Entes Territoriales, Personas Naturales y EPS del Régimen Contributivo o Subsidiado con
el fin de mantener actualizada la Base de Datos BDEX.

2 ALCANCE

Inicia con validación de la solicitud de retiro realizada por Personas Naturales, Entes
Territoriales y EPS continua con la proyección de solicitud de retiro a las entidades
administradoras del régimen especial o de excepción, y finaliza con la radicación de
respuesta al peticionario.

3 LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

Director (a) de la Dirección de Liquidaciones y Garantías en coordinación con el Grupo

Interno de Gestión de Operaciones de Sistemas de Información, de la Dirección de
Gestión Tecnología de Información y Comunicaciones o el que haga sus veces.

4 POLÍTICAS DE OPERACIÓN

• Este procedimiento, se encuentra alineado con las directrices que la ADRES ha

definido dentro de la Política General de Seguridad y Privacidad de la información y
el Manual de Políticas Específicas de Seguridad y Privacidad de la Información.
• Las Personas Naturales, Entes Territoriales y EPS solicitantes deben remitir la
certificación de retiro expedida por la Entidad del Régimen de Excepción y/o Especial
• La fecha de retiro en la Base de Datos BDEX depende directamente de la entidad ya
que son ellos los que poseen los soportes correspondientes.
• Entidades del Régimen de Excepción y/o Especial:

CODIGO ENTIDAD
FMS001 FUERZAS MILITARES
POL001 POLICIA NACIONAL
RES002 ECOPETROL
RES004 MAGISTERIO
RES005 UNIVERSIDAD DEL ATLANTICO
RES006 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
RES007 UNIVERSIDAD DEL VALLE
RES008 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
RES009 UNIVERSIDAD DEL CAUCA
RES010 UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
RES011 UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
RES012 UNIVERSIDAD DE CORDOBA
RES013 UNIVERSIDAD DE NARIÑO
RES014 UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA - UPTC

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• Las actividades relacionadas con este procedimiento se realizan cada vez que se
presenten solicitudes.

5 REQUISITOS LEGALES

Ver Normograma de la entidad

6 DEFINICIONES

Ver Glosario General

7 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

Responsable Registro
No Actividad Descripción de la Actividad
Nota1: El proveedor para esta actividad
son Personas Naturales, Entes Territoriales y
EPS, los cuales remiten las solicitudes de
retiro y la certificación expedida por la
entidad del Régimen de Excepción y/o
Especial.

Nota2: Las actividades relacionadas con

este procedimiento se realizan cada vez
que se presenten solicitudes.
Gestor o
Una vez recibida las solicitudes mediante Contratista de
correo electrónico, SGD o PQRSD Operaciones
enviadas por parte de Personas del Grupo de
Naturales, Entes Territoriales y EPS, el Gestión de
1 Validar Gestor o Contratista de Operaciones del Operaciones Consulta
PC solicitud Grupo de Gestión de Operaciones de de Sistemas BDEX
Sistemas de Información de la Dirección de
de Gestión TIC, procede a verificar la Información
solicitud de las personas involucradas en de la Dirección
la Base de Datos BDEX con el propósito de Gestión
de verificar el estado actual de los TIC
afiliados, dejando como evidencia el
registro de la BD o en la Consulta
Individual de Afiliados BDEX de la Pagina
WEB de ADRES.

¿Se encuentra en estado Activo?

SI: Continua con la Actividad No. 2

NO: Continua con la Actividad No. 7

Proyectar El Gestor o Contratista de Operaciones del Gestor o Comunicación
2
Solicitud de Grupo de Gestión de Operaciones de Contratista de Escrita y/o

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Responsable Registro
No Actividad Descripción de la Actividad
Retiro a las Sistemas de Información de la Dirección Operaciones Correo
Entidades de Gestión TIC, remite solicitud de retiro del Grupo de Electrónico
del por correo electrónico o comunicación Gestión de
Régimen de escrita a la entidad del Régimen de Operaciones
Excepción Excepción y/o Especial que reporta el de Sistemas
y/o estado activo y la cual deberá presentar de
Especial la novedad de retiro a la Administradora Información
de los Recursos del Sistema General de de la Dirección
Seguridad Social en Salud – ADRES, con de Gestión
el propósito de que sea verificado por TIC
parte de la misma el estado actual, se
deja como evidencia la comunicación
escrita o correo electrónico redactado.

Se procede con el visto bueno y firma de

la comunicación escrita.

El Coordinador del Grupo de Gestión de

Operaciones de la Dirección de Gestión
TIC procede con le revisión y visto bueno
de la comunicación para posteriormente
pasar a la firma del Director del Grupo de
Coordinador
Gestión de Operaciones la Dirección de
del Grupo de
Gestión TIC esto se realiza cada vez que
Gestión de
se radican solicitudes por medio del SGD
Operaciones
con el propósito de solicitar a las
de la Dirección
entidades que no han actualizado la Base
de Gestión
de Datos BDEX lo correspondiente, Comunicación
3 Revisar y TIC
dejando como evidencia la comunicación Escrita
PC Firmar
firmada. Firmada
Director del
Grupo de
¿La comunicación se redactó
Gestión de
correctamente?
Operaciones la
Dirección de
SI: Continua con la Actividad No. 4
Gestión TIC
NO: En caso de que la comunicación no
esté correctamente redactada o no
cumpla con los datos requeridos se
devolverá para corrección.

Continua con la Actividad No. 2

Una vez firmada la comunicación por el Gestor o

Radicar Director del Grupo de Gestión de Contratista de
comunicaci Operaciones la Dirección de Gestión TIC, Operaciones
ón para el Gestor o Contratista de Operaciones del del Grupo de Comunicación
4
envió por Grupo de Gestión de Operaciones de Gestión de Radicada
correspond Sistemas de Información de la Dirección Operaciones
encia de Gestión TIC, radica la comunicación al de Sistemas
grupo de correspondencia para que a de

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Responsable Registro
No Actividad Descripción de la Actividad
través de este sea entregada a las Información
Entidades del Régimen de Excepción y/o de la Dirección
Especial. de Gestión
TIC
Esta comunicación de la ADRES es una
salida de este procedimiento.

La entidad del Régimen de Excepción y/

Especial que tiene reportado ACTIVO al
afiliado, presenta mediante el archivo NE Entidades del
Reportar Archivo de
- Novedades de Excepción la novedad Régimen de
5 novedad de Novedades
N14 – Novedad retiro Régimen de Excepción y/o
retiro (NE)
Excepción con la fecha considerada por Especial
ellos con el propósito de actualizar el
estado de afiliación a RETIRADO.
El Gestor o Contratista de Operaciones del
Grupo de Gestión de Operaciones de
Sistemas de Información de la Dirección
Gestor o
de Gestión TIC, procede nuevamente a
Contratista de
verificar la información del solicitante y el
Operaciones
estado en la Base de Datos BDEX, con el
del Grupo de
propósito de garantizar que la novedad
Gestión de
haya sido aprobada y no glosada, dejando
6 Validar Operaciones Consulta
como evidencia el registro en la BD o en
PC Solicitud de Sistemas BDEX
la Consulta Individual de Afiliados BDEX
de
de la Pagina WEB de ADRES.
Información
de la Dirección
¿Se encuentra Retirado?
de Gestión
TIC
SI: Continua con la Actividad No. 7

NO: Continua con la Actividad No. 2

El Gestor o Contratista de Operaciones del Gestor o
Grupo de Gestión de Operaciones de Contratista de
Sistemas de Información de la Dirección Operaciones
de Gestión TIC proyecta respuesta, a del Grupo de
Proyectar través de comunicación escrita y/o correo Gestión de Comunicación
Respuesta electrónico, a las Personas Naturales, Operaciones Escrita y/o
7 informando Entes Territoriales y/o EPS por el medio de Sistemas Correo
el estado en el cual remitió la solicitud a ADRES, de Electrónico
actual con el propósito de informar que el estado Información
actual es RETIRADO, dejando como de la Dirección
evidencia la comunicación y/o correo de Gestión
electrónico redactado. TIC
Se procede con el visto bueno y firma de
Coordinador
la comunicación escrita.
del Grupo de Comunicación
8 Revisar y
PC
Gestión de Escrita
Firmar El Coordinador del Grupo de Gestión de
Operaciones Firmada
Operaciones de la Dirección de Gestión
de la Dirección
TIC, procede con le revisión y visto bueno

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Responsable Registro
No Actividad Descripción de la Actividad
de la comunicación para posteriormente de Gestión
pasar a la firma del Director del Grupo de TIC
Gestión de Operaciones la Dirección de
Gestión TIC esto se realiza cada vez que Director del
se radican solicitudes por medio del SGD Grupo de
con la finalidad de dar respuesta a los Gestión de
peticionarios sobre el estado actual en la Operaciones la
Base de Datos BDEX, dejando como Dirección de
evidencia la comunicación firmada. Gestión TIC

¿La comunicación se redactó

correctamente?

SI: Continua con la Actividad No. 9

NO: En caso de que la comunicación no

esté correctamente redactada o no
cumpla con los datos requeridos se
devolverá para corrección.

Continua Actividad No. 7

Una vez firmada la comunicación por el

Director del Grupo de Gestión de Gestor o
Operaciones la Dirección de Gestión TIC, Contratista de
el Gestor o Contratista de Operaciones del Operaciones
Radicar Grupo de Gestión de Operaciones de del Grupo de
comunicaci Sistemas de Información de la Dirección Gestión de
ón para de Gestión TIC, radica la comunicación al Operaciones Comunicación
9 grupo de correspondencia para que a
envió por de Sistemas Radicada
correspond través de este sea entregada al de
encia solicitante. Información
de la Dirección
Esta comunicación de la ADRES es una
de Gestión
salida de este procedimiento.
TIC
Fin del procedimiento.

8. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción del cambio Asesor del proceso

Johanna Bejarano Heredia
13 de marzo de Gestora de Operaciones
01 Emisión y Publicación inicial
2018 Oficina Asesora de Planeación y
Control de Riesgos
Actualización del procedimiento de acuerdo con la
Ricardo Varón Villarreal
12 de Guía para la administración del riesgo y el diseño
Gestor de Operaciones Oficina
02 diciembre de de controles en entidades públicas V4 del
Asesora de Planeación y Control de
2019 Departamento Administrativo de la Función
Riesgos
Pública – DAFP.
12 de Actualización redacción alcance, actividad de inicio Olga Marcela Vargas
03 diciembre de y ajuste código por cambio de proceso a VALR por Oficina Asesora de Planeación y
2020 supresión del proceso BDUA. Control de Riesgos

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8 ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Sergio Luis Antonio García José Leonardo Herrera Álvaro Rojas Fuentes
Contratista del Grupo Interno Coordinador Grupo Interno Director
Gestión de Operaciones de Gestión de Operaciones de Dirección de Liquidaciones y
Sistemas de Información Sistemas de Información Garantías.
Dirección de Gestión Tecnología Dirección de Gestión
de Información y Tecnología de Información y
Comunicaciones. Comunicaciones.

Sergio Andrés Soler Rosas

Director de Gestión de
Tecnologías de Información y
Comunicaciones.

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