@ 2020

@ Ismael Chacón Baiz

Fast Sistemas
Excel 2019 aplicado
ISBN: 978-958-52269-5-1

Olam Editores S.A.S.

info@olameditores.com

Impreso en Colombia
Contenido
_________________________________________ 6
Atajos de teclado para ahorrar tiempo ________________________________________________________ 6
Gestión de los libros de Excel _______________________________________________________________ 7
Compartir libros __________________________________________________________________________ 8
Envíe documentos por e-mail _______________________________________________________________ 9
Como introducir una función_______________________________________________________________ 10
Argumentos de una función _______________________________________________________________ 11
Referencia de celdas _____________________________________________________________________ 12
Referencia Absoluta ______________________________________________________________________ 13
Referencia relativa _______________________________________________________________________ 14
¿Qué es un formulario? ___________________________________________________________________ 14
Diseño de formularios ____________________________________________________________________ 15
Controles de formulario___________________________________________________________________ 16
Funciones de los controles de formulario _____________________________________________________ 17
Formulario en la barra de acceso rápido _____________________________________________________ 19
Formulario de datos______________________________________________________________________ 20
Hojas de cálculo con objetos _______________________________________________________________ 21
Hojas de cálculo con controles de formulario _________________________________________________ 22
Configuración de controles de formulario ____________________________________________________ 23
Cree un formulario en VBA ________________________________________________________________ 25
Inserte información con control de formulario ________________________________________________ 26
Control (Botón de comando) _______________________________________________________________ 27
Interfaz de Excel VBA _____________________________________________________________________ 28
Como se crea el código BVA _______________________________________________________________ 29
Error de sintaxis en el código BVA___________________________________________________________ 30
Como leer el código BVA __________________________________________________________________ 31
Inserte botones y controles ________________________________________________________________ 33
Encuentre los valores y configure controles en un formulario ____________________________________ 34
Utilice la función índice en un formulario_____________________________________________________ 36
Las macros en Excel ______________________________________________________________________ 37
Aplicación de una macro __________________________________________________________________ 38
Diseñe una macro _______________________________________________________________________ 39
Registro informativo de los productos _______________________________________________________ 40
Control de inventarios ____________________________________________________________________ 41
Cree un formulario para el Registro de ventas _________________________________________________ 42
Cree una macro para automatizar el ingreso de datos __________________________________________ 43
Asigne y ejecute la macro a un objeto creado _________________________________________________ 44
Cree una plantilla con un formulario VBA ____________________________________________________ 45
Cree el código de programación del botón de control con un formulario VBA________________________ 46
Cree el código de programación del formulario VBA para insertar los datos _________________________ 47
Automatice las entradas y salidas de productos a través de vínculos _______________________________ 49
Cree registros y ejecute macros para automatizar el inventario ___________________________________ 49
Utilice la función SI para crear una tabla y conocer los saldos en bodega ___________________________ 50
Utilice la función BUSCARV para diligenciar el formulario control de mercancía ______________________ 51
Diseñe un modelo de factura por computador ________________________________________________ 53
Utilice el comando validación de datos para crear listas desplegables y practique con la función Si.Error _ 54
Utilice la función de fecha HOY e ingrese los datos en la factura __________________________________ 55
Realice plantilla con una macro para tener el registro de las ventas _______________________________ 55
Ejecute una macro para generar una nueva venta y utilice la función Subtotal _______________________ 57
Diseñe su propia plantilla de cotización y practique con la función INDICE y COINCIDIR________________ 58
Utilice la herramienta validación de datos para ingresar datos automáticamente ____________________ 59
Realice una plantilla para optimizar el tiempo en labores y practique con la función SI ________________ 59
Realice un gráfico para identificar la prioridad en las labores _____________________________________ 61
Configure los datos para mostrar en el gráfico _________________________________________________ 61
Conozca el estado de cuenta de los clientes definiendo datos con el formato condicional ______________ 63
Conozca la finalidad de un formato condicional en el manejo de las cuentas por cobrar _______________ 64
Organice por medio de funciones especiales un sistema de control de cuentas por pagar ______________ 65
Utilice la función SI Anidada para otorgar descuentos y liquidar el IVA _____________________________ 66
Diseñe su propio CRM con el comando SmartArt ______________________________________________ 67
Diseñe su propia plantilla de Preventa _______________________________________________________ 68
Actualice la base de datos de los clientes _____________________________________________________ 69
Diligencie la plantilla de Preventa e inserte una forma vinculada __________________________________ 70
Desarrolle un informe por medio de gráficos para la estrategia de ventas __________________________ 71
Utilice la herramienta Filtros para buscar un rango de datos en un gráfico de ventas _________________ 72
Realice una búsqueda avanzada por medio de la segmentación de datos ___________________________ 73
Diseñe una encuesta para la satisfacción de servicio utilizando controles de formulario _______________ 74
Aprenda como duplicar y ordenar los controles de formulario ____________________________________ 75
Envíe la encuesta de satisfacción de clientes vía e-mail _________________________________________ 76
Realice el seguimiento postventa utilizando reglas de formato ___________________________________ 77
Realice su plantilla de nómina utilizando funciones especiales ___________________________________ 78
Cree una plantilla formulada y automatizada para liquidar un contrato ____________________________ 80
Elabore los desprendibles de nómina con la combinación de Correspondencia ______________________ 81
Media aritmética ________________________________________________________________________ 82
Mediana _______________________________________________________________________________ 83
Moda _________________________________________________________________________________ 84
Máximos y Mínimos______________________________________________________________________ 85
Filtrar _________________________________________________________________________________ 86
Funciones de BBDD ______________________________________________________________________ 87
Filtros avanzados ________________________________________________________________________ 88
Lleve un control de entradas y salidas _______________________________________________________ 89
Cree un formulario de entrada con macros ___________________________________________________ 90
Asigne una macro a una forma _____________________________________________________________ 92
Amortización Lineal ______________________________________________________________________ 93
Amortización Progresiva __________________________________________________________________ 94
Punto de equilibrio ______________________________________________________________________ 95
Buscar V aprox __________________________________________________________________________ 96
BD Suma _______________________________________________________________________________ 97
BuscarX ________________________________________________________________________________ 98
Pago _________________________________________________________________________________ 100
PagoInt y PagoPrint _____________________________________________________________________ 101
Solver ________________________________________________________________________________ 102
SI.Conjunto ____________________________________________________________________________ 104
Concat vs Unir Cadenas __________________________________________________________________ 105
Ordenar ______________________________________________________________________________ 106
Active los complementos Power ___________________________________________________________ 107
Power Pivot ___________________________________________________________________________ 108
Utilizando calculate en Power Pivot ________________________________________________________ 109
Practicar con Power Query _______________________________________________________________ 110
Power Map ____________________________________________________________________________ 111
Power Bi ______________________________________________________________________________ 113
Trabaje con Power View y Power Bi ________________________________________________________ 114
 Atajos de teclado para ahorrar tiempo

Los atajos de teclado o métodos abreviados de teclado son combinaciones de teclas que permiten realizar
acciones de una forma más ágil, en esta lección se aprenderán los más utilizados.

Para iniciar, haga clic en la celda B4, con el siguiente atajo se podrá mover hacia la última celda con datos en
cualquier dirección. Pulse la combinación de teclas Ctrl y Flecha hacia la derecha para ir a la última celda con
datos en dirección derecha de la celda seleccionada.

Pulse la combinación de teclas Ctrl y N para aplicar el estilo negrilla a las palabras de la fila 3.

El siguiente atajo de teclado le permitirá insertar celdas, columnas o filas. Haga clic en el encabezado de la
columna D Pulse las teclas Ctrl y +.

Note que se ha insertado una nueva columna. Ahora aprenderá a eliminar celdas, filas o columnas. Pulse las
teclas Ctrl y –. Se ha eliminado la columna insertada anteriormente.

El siguiente atajo permite cambiar de una hoja a otra, para esto pulse la combinación de tecla Ctrl y Av Pág
Para volver a la hoja anterior pulse las teclas Ctrl y Re Pág.

Para continuar, haga clic en la celda B4. Las teclas de método abreviado que se usarán a continuación, le
permitirán seleccionar todas las celdas unidas. Pulse las teclas Ctrl, Shift y Flecha hacia abajo, ahora, pulse las
teclas Ctrl, Shift y Flecha hacia la derecha. Note que se seleccionaron todas las celdas que contienen datos hacia
abajo y hacia la derecha.

Ahora aplique un formato de tabla a las celdas seleccionadas. Pulse las teclas Ctrl y T.

Para los siguientes atajos, haga clic en la celda E4. Pulse las teclas Ctrl y C para copiar el contenido de la celda
Como se puede observar, la celda queda seleccionada. Para continuar, pulse la tecla Flecha hacia a la derecha,
para moverse una celda.

Pulse las teclas Ctrl y V para pegar el contenido que queda guardado en el portapapeles

Ahora corte el contenido de la celda pulsando la combinación de teclas Ctrl y X

Haga clic en la celda H4, para traer el contenido a esta celda, Pulse la combinación de teclas Ctrl y V.

Ahora se aprenderán los atajos de teclado para dar un formato determinado a los valores de una celda. Inicie
haciendo clic en la celda C4 Pulse las teclas Ctrl, Shift y el número 4 para aplicar el formato de moneda

Pulse las teclas Ctrl, Shift y el número 5 para aplicar formato de porcentaje

Pulse las teclas Ctrl y W para aplicar el formato de fecha

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Para editar el contenido de una celda pulse la tecla de función F2.

El siguiente atajo le permitirá extender el contenido de una celda a un rango seleccionado. Pulse las teclas Ctrl
y Enter. Observe que se han llenado todas las celdas con el contenido de la primera celda.

Pulse las teclas Ctrl y Z para deshacer la acción anterior. Si desea rehacer la acción anterior nuevamente, pulse
las teclas Ctrl y Y.

Estos son algunos de los atajos de teclado más usados, los cuales, le permitirán hacer un uso más ágil de las
hojas de cálculo de Excel

Gestión de los libros de Excel

Para desarrollar una excelente gestión de libros de Excel, es necesario conocer cada una de las herramientas
con que cuenta la cinta de opciones, tal y como se pudo observar en el curso de Excel básico.

Recuerde brevemente lo que esta herramienta ofimática ofrece para aplicarlo en la gestión empresarial y
personal. Para empezar. Haga clic en la pestaña “Archivo”.

En el panel que se despliega, se puede definir si se trabaja con una plantilla prediseñada o un nuevo libro de
trabajo de Excel.

Si abrir un libro desde el que ya se ha venido trabajando, guardar los cambios o asignarle un nuevo nombre. Al
igual que imprimir o compartir con grupo de trabajo. Para salir, de clic en la flecha de retroceso ubicada en la
parte izquierda de la ventana.

Haga clic en la pestaña Inicio. En esta pestaña se encuentra un grupo de comandos que le permitirá copiar,
pegar, cambiar la fuente, alinear las hojas, dar estilo a los formatos, insertar, eliminar celdas y filas y ordenar,
filtra y hacer búsquedas especificas dentro de su hoja de trabajo.

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Haga clic en el menú “Insertar”. En esta pestaña de la cinta de opciones permite resumir su información en
tablas dinámicas, insertar formas e ilustraciones, obtener complementos de Office, diseñar gráficos de distintos
tipos e insertar hipervínculos.

Para continuar, haga clic en la pestaña Fórmulas. En esta pestaña, puede evaluar e inspeccionar los cálculos
realizados en sus hojas de trabajo. Haga clic en la pestaña “Datos”.

Este menú permite actualizar las conexiones de datos existentes en el libro. Puede ordenar los datos, insertar
filtros avanzados, aplicar validaciones de datos a las celdas y agrupar o desagrupar filas y columnas.

haga clic en la pestaña “Revisar”. En el menú “Revisar” le da la opción de verificar si la información contenida en
sus hojas de cálculo cuenta con la ortografía y gramática requerida, revisar las estadísticas del libro, comprobar
si su libro es accesible a personas con discapacidades, insertar comentarios en las celdas para hacer referencias
y proteger las hojas con contraseñas para evitar la modificación o perdida de información.

Haga clic en la pestaña “Vista”. El menú “Vista” de Excel permite visualizar las hojas de cálculo de manera amplía
o reducida de acuerdo a la necesidad de cada usuario, dividir el libro de trabajo en ventanas para contar con
toda la información usando menos recursos, inmovilizar filas y columnas y activar o desactivar la visualización
de los encabezados y líneas de división de las hojas.

Compartir libros

Comparta y ejecute ideas con su equipo de trabajo desde la Nube.

Si usted cuenta con una conexión a internet, esta herramienta le permitirá facilitar su trabajo ya que con el
complemento OneDrive de Microsoft, podrá almacenar, compartir y editar sus libros de Excel, desde la Web de
manera que estén disponibles en cualquier momento.

Para empezar, haga clic en la pestaña “Archivo”.

Haga clic en el comando “Compartir”. Haga clic en el comando OneDrive.

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Se ha enviado el libro de Excel a la nube. En la siguiente lección, verá cómo lo puede ubicar, editar y compartir
con un grupo de trabajo.

Envíe documentos por e-mail

Comparta y ejecute ideas con su equipo de trabajo desde la Nube.

Para iniciar, abra el explorador de su preferencia. Para este ejercicio, se utilizará Google Chrome. Haga clic en
el icono de “Google Chrome”.

En el cajón de búsqueda, digite la palabra “OneDrive” y oprima la tecla “Enter”. De clic en el primer vínculo que
aparece. Haga clic en la opción “Iniciar sesión”.

Usted debe tener una cuenta de Microsoft para acceder a OneDrive. Si no la tiene debe crearla como se aprendió
en el curso de Excel Básico.

En el cajón de texto, digite su cuenta de correo para este ejercicio se digitará ofimática-web@ofimatica.com.co
De clic en siguiente. Digite en el cajón de texto la clave ofimáticaweb1 Y haga clic en el botón Iniciar sesión.

Observe que el archivo guardado se encuentra en la Nube. Haga doble clic sobre el archivo para que quede
disponible.

Fíjese que se ha habilitado un entorno gráfico similar al de Excel. Este es el editor de libros de Excel Online desde
donde tiene a su disposición las mismas herramientas que encuentra en Excel de escritorio.

Ahora haga clic en la opción “Compartir” para compartirlo con su equipo de trabajo. En el primer cajón de texto
debe insertar el o los correos de las personas con las que desea compartir el libro de Excel. Para este ejercicio,
digite la cuenta de correo ofimatica@hotmail.com.

Si desea enviar un comentario adicional, puede hacerlo en el segundo cajón de texto. Haga clic en el segundo
cajón de texto, digite la frase “Para su revisión”. Haga clic en el botón “Compartir”

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De esta manera Excel, permite tener a su disposición, todos los libros para editarlos y compartirlos con su equipo
de trabajo que también deseen conservarlo y/o editarlo.

Como introducir una función

Facilite el uso de las funciones de Excel con el asistente de funciones. El asistente de funciones ayuda a encontrar
una fórmula determinada para llegar al cálculo que se necesita en una hoja de trabajo.

Para iniciar, haga clic en la pestaña “Fórmulas”. Como se aprendió en el curso de Excel Básico, este procesador
de datos cuenta con una gran cantidad de funciones que permite realizar los cálculos necesarios para cualquier
actividad, ayudando a definir cada uno de los argumentos de la función.

Haga clic en la celda “H17”. Haga clic en el comando “Insertar función” que se encuentra en la pestaña Fórmulas.
Como se puede ver, se ha habilitado el asistente Insertar función, en donde se encuentran las funciones usadas
recientemente y todas las funciones con las que cuenta Excel.

Haga doble clic sobre la función SUMA. El asistente por defecto, toma el rango de datos que asume, se desean
operar.

En este caso, el rango va desde la celda “H6” hasta la celda “H16” con los datos contenidos en cada una de ellas
y mostrando automáticamente el resultado de la suma. Haga clic en el botón “Aceptar”.

De manera automática, Excel, ha realizado la operación de un rango de celdas desde la función “SUMA”.

Otra forma de llegar al asistente de funciones es mediante el icono de “Insertar función” que se encuentra al
costado izquierdo de la barra de fórmulas.

Haga clic sobre la celda “C17”. Haga clic en el icono “Insertar función”. Se ha habilitado el asistente de funciones.
En el cajón de texto del apartado “Buscar una función” digite la palabra “LARGO”. Haga clic en el botón “Ir”.

El asistente muestra todas las coincidencias de búsqueda. Haga clic sobre la función “LARGO”. Haga clic en
“Aceptar”.

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Nuevamente, el asistente se despliega para que se ingresen los valores requeridos. Para finalizar, de clic en el
botón “Cancelar”.

De esta manera, Excel ayuda a definir la función que se requiere para el cálculo esperado creando los
argumentos de manera automática o manual.

Argumentos de una función

Los argumentos de una función son aquellos parámetros o variables que se definen en Excel para que se realice
el cálculo requerido. Haga clic en la celda “D6”.

Observe la barra de fórmulas donde se muestra el contenido de la celda. Es una función donde se realiza el
producto de dos celdas.

Todas las funciones tienen el objetivo de procesar datos para cumplir un propósito. Para esto, se deben definir
los argumentos requeridos. Haga clic en la celda “G8”.

Para que esta función actúe se requiere indicar los valores que se van a calcular. Por esto, se deben utilizar los
argumentos, parámetros o variables dentro cada una de ellas. Presione la tecla “F2”.

Observe que, a partir de este proceso, se pueden mostrar y editar los argumentos que se han utilizado en la
función. Haga clic en celda “Q8”.

El orden de los argumentos influye en el cálculo de una función, de esto depende el éxito del resultado. Es decir,
una función de división siempre debe el operar el divisor como mayor número y el dividendo como número
menor.

Observe la barra de fórmulas, posiblemente tenga argumentos desconocidos, pero en sí, es la función “SUMA”
de un rango de celdas en una hoja de cálculo.

Los argumentos pueden cambiar, pero el orden siempre debe ser exacto. Haga clic en la celda “D15”.
Haga clic en el comando “Insertar Función”.

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Los argumentos, parámetros o variables se definen en cada uno de los cuadros de selección de referencia del
asistente. Para finalizar, haga clic en el botón “Aceptar”.

Se ha visto que los argumentos en Excel, son los campos en donde se indican los valores con los que se opera
cierta función.

Referencia de celdas

En esta lección se conocerá que es una referencia y como aplicarla. La referencia son las celdas que están
involucradas en una función. Haga clic en la celda “G5”. Digite el signo “igual”. Al insertar el signo “Igual” en una
celda, se está indicando que se comenzará a definir una función.

Ahora, haga clic en la celda “G2”. Oprima la tecla con el signo más que significa “SUMA” Haga clic en la celda
“G3”. Como se observa, se han indicado las referencias de esta función. En este caso, las referencias son las
celdas seleccionadas anteriormente. Oprima la tecla “Enter”.

En la siguiente lección, se conocerán los tipos de referencias que tiene Excel.

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 Referencia Absoluta

Conozca la diferencia entre la referencia relativa y la referencia absoluta de la función. Se pueden encontrar dos
tipos de referencias: las referencias relativas y las referencias absolutas.

En esta lección se aprenderá de que se trata una referencia absoluta en una función. Haga clic en la celda “D6”.
Una referencia absoluta de celda en una fórmula identifica el valor invariable de una celda que tiene una
ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece
invariable.

Digite el signo “Igual”. Seleccione la celda “C6”. Oprima la tecla con el signo Multiplicación del teclado. Haga clic
sobre la celda “I2”. Oprima la tecla “Enter”. Haga clic sobre la tecla “D6” Ahora presione la tecla “F2” Ahora
presione la tecla “F4”.

Observe que a la referencia de la celda “I2” se le han incorporado dos signos de pesos que hacen de esa
referencia, absoluta; lo que quiere decir, que al arrastrar o utilizar la función de Autorrelleno de las siguientes
celdas, todos los valores se multiplicarán por la celda que tiene la referencia absoluta.

Arrastre la función hasta la celda “D12”. Fíjese que el resultado es el esperado. Ahora observe lo que ocurre si
la referencia de la celda no es absoluta. Haga clic en la celda “E6”. De clic en el signo “Igual”. Seleccione la celda
“C6”. Oprima la tecla de Multiplicación del teclado.

Seleccione la celda “I3”. Arrastre la función hasta la celda “E12” y observe lo que sucede. Los valores de las
siguientes celdas varían, ya que la referencia de las celdas es relativa. Ubique el cursor sobre la celda “E9”.
Oprima la tecla “F2”. Luego la tecla “Enter”.

Observe que la referencia de las celdas de esta función no es la requerida para el cálculo. En la siguiente lección
verá cómo funciona una referencia relativa.

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 Referencia relativa

Conozca la diferencia entre la referencia relativa y la referencia absoluta de la función.

Una referencia relativa en una función, se basa en la posición relativa de la celda que la contiene, de modo, que
si cambia la posición de la celda que contiene la función, se cambia la referencia.

Para iniciar haga clic en la celda “F6” Presione el signo “Igual” Ahora haga clic en la celda “C6”. Presione el signo
más del teclado. Seleccione la celda “D6”. Presione la tecla “Enter”.

Arrastre la función hasta la celda “F12”. Observe que el resultado de las siguientes celdas es el esperado. Para
finalizar, haga clic en la celda “F10” Y oprima la tecla “F2”.

Visualice que la referencia de las celdas de esa función es la correcta, debido a que se cambió automáticamente
al ser autorrellenada.

De esta manera, Excel permite qué tipo de referencia utilizar en los argumentos de las funciones para obtener
los resultados de los cálculos esperados.

¿Qué es un formulario?

Conozca qué es un formulario y porque es una herramienta útil en la gestión empresarial. Los formularios en
Excel son un método útil para insertar datos en las hojas de cálculo, ya que ayuda a evitar errores en el momento
de capturar información.

Se pueden desarrollar tres tipos de formularios: El formulario de datos, las hojas de cálculo con controles de
formulario y los formularios de usuario en Visual Basic como se verá en las lecciones posteriores con ejercicios
prácticos.

Para empezar, haga clic en la celda “B2”. Mantenga oprimida la tecla shift y haga clic en la celda “M10”.

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Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos como “Controles de formulario” que permiten
agregar campos de texto, listas, botones de opción entre otras cosas más.

Para activar un formulario de datos debe convertir los datos en tablas. haga clic en la pestaña “Insertar”.
haga clic en el comando “Tabla” ubicado en el grupo “Tablas” de la pestaña “Insertar”.

Observe que aparece una ventana con el nombre “Crear tabla”, Haga clic en el botón “Aceptar” para indicar que
la tabla si contiene encabezados. Haga clic en el asistente de búsqueda de la “Cinta de opciones”. Digite la
palabra “Formulario” y oprima “Enter”.

El asistente muestra una lista de opciones. Haga clic sobre la opción “Formulario”. Observe que Excel con su
herramienta “Formulario”, ha diseñado de manera automática un formulario de ingreso de datos indicando en
cada uno de los campos los encabezados de la tabla. Haga clic en el botón “Cerrar”.

En la siguiente lección, se explicará otra forma de diseñar formularios mediante la Inserción de botones o
controles desde la pestaña “Desarrollador”.

Diseño de formularios

Conozca cómo diseñar formularios y más utilidades. Otra forma de diseñar formularios es Insertando botones o
controles. Haga clic en la pestaña desarrollador. Haga clic en el comando “Insertar”.

Si se agregan controles de formulario a la hoja, se pueden crear formularios de entrada de datos muy útiles. Por
ejemplo, se puede agregar a la hoja un control de cuadro de lista, para facilitar la selección de los elementos.

En el menú que se despliega, haga clic sobre la opción, “Cuadro de lista” ubicada en el grupo “Controles de
formulario”.

Haga clic en la celda B2 para insertar el cuadro de lista. Haga Clic en “Propiedades”, ubicada en el grupo
“Controles”, de la pestaña “Desarrollador” y establezca las propiedades necesarias.

En el cuadro Rango de entrada, haga clic en el cuadro de selección. Haga clic en la celda “B3”, Mantenga
presionado la tecla shift y haga clic en la celda “B10”.

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Haga clic en el cuadro Vincular celda. Haga clic en la celda C3, mantenga presionada la tecla shift y haga clic en
la celda C10. Ahora, de clic en Aceptar. Se Observa que se ha creado un “Cuadro de lista” como control de
comando para los datos de la columna B de la tabla.

Desde el editor de Visual Basic se pueden crear formularios vinculados con Macros. Haga clic en el botón Código
de la sección código de la pestaña desarrollador. En la cinta de opciones del editor, haga clic en el menú
“Insertar”.

De la lista que se despliega, elija la opción “UserForm” haciendo clic sobre ella. Se observa que el editor de Visual
Basic contiene sus propios controles de formulario, solo se deben elegir e insertar. Haga clic en “herramienta”,
Haga clic en el control de nombre “Casilla”.

Se pueden personalizar los botones asignándoles un nombre y estilo desde el panel de propiedades. Haga clic
en el cuadro “UserForm”, En la parte inferior izquierda, seleccione la opción Caption, Digite la palabra “SI”.

En la opción “Forecolor”, haga clic en la punta de flecha y escoja la de nombre “Resalte”. Los diferentes tipos de
formularios de Excel, ayudarán a tener cierto grado de control sobre el ingreso de datos que se realizan sobre
las hojas de cálculo.

Controles de formulario

Los controles de formulario son controles originales, compatibles con versiones anteriores de Excel, a partir de
la versión 5.0 de Excel. Los controles de formulario también están diseñados para usarse en hojas de Macros.

Los controles de formulario se usan, cuando se quiere hacer referencia e interactuar fácilmente con los datos
de las celdas. Haga clic en el comando “Insertar” de la pestaña “Desarrollador”.

El primer control de formulario es el “Botón”. Ejecuta una macro que realiza una acción cuando se hace clic en
él. Para ejecutar este botón, se debe tener en cuenta de crear una Macro con anterioridad para asignarle la
opción de ejecutar.

Haga clic en la opción “Botón”. Haga clic en cualquier celda, se observa que automáticamente se habilita el
asistente “Asignar macro”.

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Haga doble clic en la macro que aparece en la lista. Ahora de clic sobre ese botón y observe lo que acontece.
Al hacer clic sobre el botón, automáticamente se ha insertado una fila con nuevos datos, calculando
automáticamente las siguientes celdas.

El siguiente control de formulario es el “Cuadro combinado”. Haga clic en el comando “Insertar”. Luego de clic
en Cuadro combinado. Haga clic en cualquier celda, haga clic en el comando propiedades, ubicado en el grupo
Controles.

Haga clic en el cuadro de datos de la opción Rango de entrada. Haga clic en la celda F10. Con la tecla Shift
oprimida haga clic en la celda F25. Haga clic en el botón Aceptar.

Este cuadro, como su nombre lo indica, combina un cuadro de texto con un cuadro de lista para crear un cuadro
de lista desplegable.

Este control de formulario se usa para permitir que un usuario elija solamente un elemento de la lista. Haga clic
sobre el botón de control “Cuadro combinado”.

Sé observa que muestra una lista desplegable con los datos de la columna seleccionada en la tabla, lo que
permite elegir el concepto que desee.

En la siguiente lección se practicará la función que cumplen los controles de formulario restantes.

Funciones de los controles de formulario

Excel cuenta con otros controles de formularios que cumplen una función específica, de clic en el comando
insertar. Elija la opción “Casilla” para ver de qué se trata el siguiente control de formulario.

El control de comando “Casilla” permite seleccionar más de una casilla de verificación en una hoja de cálculo o
en un cuadro de grupo.

capacitamos.com 17
Una casilla de verificación puede tener uno de tres estados: activada, desactivada y mixta, lo que significa una
combinación de los estados activada y desactivada como en selección múltiple.

Haga clic sobre el botón “Casilla” Se observa que el estado de la casilla ha cambiado de seleccionado a
deseleccionado. Ya que el visto bueno que estaba en la caja ha desaparecido, se usa básicamente para listas de
verificación.

Haga clic nuevamente en el comando “Insertar” y seleccione el control de nombre “Control de número”, haga
clic en la celda F13. Ahora, haga clic derecho sobre ese comando, haga clic en “Formato de Control”, inserte la
celda que desea incrementar valor, por ejemplo, se modificara la celda “C6”. Haga clic en la celda C6. Haga clic
en el botón Aceptar

El control de lista “Control de número” aumenta o disminuye un valor, como un incremento numérico, una hoja
o una fecha. Para incrementar el valor, es necesario hacer clic en la flecha arriba; para disminuirlo, se debe hacer
clic en la flecha abajo.

Generalmente, el usuario también puede escribir un valor de texto directamente en un cuadro de texto o una
celda asociada. haga clic en el botón de incremento. Se observa que a medida que incrementa el número con el
control, los datos de la tabla cambian ya que contiene funciones.

El siguiente control de formulario es el “Cuadro de lista”, haga clic en el comando “insertar” y seleccione la
opción “Cuadro de lista”. Se observa que aparece un cuadro con la lista de valores unitarios de la tabla. El cuadro
muestra un listado de uno o más elementos de texto entre los cuales se puede elegir el usuario.

Use un cuadro de lista para mostrar grandes cantidades de opciones que varían en número o contenido haga
clic en el comando “Insertar” y elija el control “botón de opción”.

Este botón permite elegir una única opción de un listado. Un botón de opción generalmente está contenido en
un cuadro de grupo o un marco. Los botones de opción también se conocen como botones de radio.

Haga clic en el control “Cuadro de grupo” desde el comando “Insertar”. El control “Cuadro de grupo” como su
nombre lo indica, agrupa otros controles de formulario.

Generalmente, se agrupan botones de opción, casillas de verificación o contenido estrechamente relacionado.

haga clic en el comando “Insertar “y seleccionar el control “Etiqueta”.

El control “Etiqueta” identifica el propósito de una celda o un cuadro de texto, o muestra texto descriptivo como
títulos, leyendas, imágenes o breves instrucciones.

Por último, haga clic en el control de formulario “Barra de desplazamiento” desde el comando “insertar”. Este
control se desplaza por un intervalo de valores cuando el usuario hace clic en las flechas de desplazamiento o
arrastra la barra de desplazamiento.

Generalmente, usted también puede escribir un valor de texto directamente en un cuadro asignado para esto
o una celda asociados.

Para finalizar, haga clic en el comando “Insertar”. En la lista de controles de formulario se encuentran también
los “controles ActiveX” que pueden usarse en un formulario de hoja de cálculo, con o sin el uso de código VBA,
y en formularios del usuario de VBA.

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En general, se usa controles ActiveX cuando se necesitan requisitos de diseño más flexibles que los
proporcionados por los controles de formulario.

Los controles ActiveX tienen amplias propiedades que puede usar para personalizar su apariencia,
comportamiento, fuentes y demás características.

Formulario en la barra de acceso rápido

Obtenga acceso de manera inmediata al formulario, activando el comando en la Barra de herramientas de

acceso rápido.

Agregar el comando a la Barra de Herramientas de Acceso Rápido en Excel sirve para tener acceso de manera
inmediata al mismo, evitando su ubicación en un menú especial y evitando recorrer las diferentes opciones para
aplicar el comando. Para empezar, haga clic en el menú “Archivo”.

haga clic en el comando “Opciones”. Se abre la ventana de opciones de Excel, desde donde se puede personalizar
las herramientas tanto de la cinta de opciones como de la barra de acceso rápido. haga clic en la opción “Barra
de herramientas de acceso rápido”.

Aparece la lista de comandos que se pueden incluir en la barra de acceso rápido, haga clic en la lista desplegable
del apartado “Comandos disponibles”. haga clic en la opción “Todos los comandos” de la lista que aparece.

Se muestra la lista de todos los comandos disponibles, haga clic en la flecha hacia debajo de la barra de
desplazamiento para ubicar el comando “Formulario”. Haga clic en el comando Formulario, haga clic en el botón
“Agregar”.

Se observa que el comando se ha trasladado al costado derecho donde se encuentran los comandos habilitados
en la barra de acceso rápido.

Haga clic en el botón “Aceptar”. Haga clic en cualquier parte del área de trabajo
Para finalizar, haga clic en el comando “Formulario” de la barra de acceso rápido.

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Se ha creado el formulario para esta hoja de cálculo. Desde aquí, se insertarán los datos requeridos para
completar la información en las tablas.

Formulario de datos

En esta lección aprenderá a introducir datos eficazmente con el formulario de datos de Excel.

Excel le permite introducir datos en su hoja de cálculo de forma rápida y fácil mediante el uso de los formularios
de datos; de esta manera, los datos se introducen de forma más eficaz evitando errores y el desplazamiento
entre las celdas. Para empezar, haga clic en la pestaña “Datos”.

Para obtener los campos de los datos en el formulario, se debe crear los filtros de los encabezados de la tabla.
haga clic en la celda “A2”. Haga clic el comando “Filtro”.

Una vez creados los filtros, se procede a generar un formulario de datos de Excel. haga clic en el comando
“Formulario” que se encuentra en la barra de acceso rápido.

Sé observa que aparece una ventana con los campos a diligenciar. Este es el formulario de datos desde donde
se gestionará la información de la hoja de cálculo. haga clic en el botón “Nuevo”.

Sé observa que los campos han quedado en blanco. En el campo “N° Pedido” digitar “AZD-002” En el campo
“Unidades de Bodega” digite el número “32”

En el campo “Unidades solicitadas” digite el número “15”. En el campo “unidades disponibles” digite el número
“22”.

En campo “Descripción de articulo” digite la palabra “Caladora”. En “Articulo”, digite la palabra “Herramienta”.
En “Ubicación” escriba la frase “Almacén 10”.

En este último campo, digite “Chapinero”. Ahora, haga clic en el botón “Nuevo”.

Se observa que automáticamente el formulario ha insertado la información en la tabla de datos, liberando los
campos para diligenciar un nuevo artículo. Para finalizar, haga clic en el botón “Cerrar”.

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Es así como Excel permite la entrada de datos en las tablas de manera ordenada y eficiente mediante los
formularios de datos.

Hojas de cálculo con objetos

En esta lección aprenderá a interactuar en la hoja de cálculo activando los objetos de formulario.
Los formularios con botones de control en Excel integran una funcionalidad adicional a la hora de interactuar
con los datos de las hojas de cálculo.

Son útiles para guiar al usuario y tener un mejor control de la información. Para empezar esta lección, haga clic
en el menú “Desarrollador” de la cinta de opciones.

Se tiene como ejemplo, la plantilla para el ingreso de las ventas del día de la “Pañalera Laura Valentina”. Sobre
esta, se va a utilizar algunos de los controles de formulario y se observará que función cumplen. haga clic en el
comando “Insertar”.

haga clic en el botón “Casilla”, luego clic en la celda “C4”. Se ha insertado un comando de verificación, en el que
definiremos el tipo de artículo que se registrará como venta.

Haga clic derecho sobre el botón insertado para configurar las opciones, haga clic en “Formato de control” de
la lista desplegable. haga clic en la punta de flecha de la opción “Color”. De la gama de colores, elija la de nombre
“Canela” y haga clic sobre ella.

Haga clic en la punta de flecha “Color” del apartado “Línea”. Haga clic en la opción “Rosa”, haga clic en el
comando “Texto alternativo”. Reemplazar el nombre “Casilla1” por el nombre “Tina”.

Ahora, haga clic en el comando “Control”. En este apartado, se debe vincular el botón de control “Casilla” con
una celda; para lo cual, haga clic en el botón de selección. Haga clic en la celda “F4”. Acepte con la tecla “Enter”.

Haga clic en el cuadro de verificación de la opción “Sombreado 3D”, haga clic en el botón “Aceptar”. Se han
configurado las propiedades del botón de control “Casilla”, haga clic derecho sobre él. Elija la opción “Copiar”.

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Con el comando abreviado de teclas “Control V”, realice el pegado de el botón de control “Casilla” en las
siguientes celdas de la columna Artículo.

Sé observa que todos los botones de control se han insertado en cada una de las celdas. En la siguiente lección
se va a configurar cada uno de ellos.

Hojas de cálculo con controles de formulario

En esta lección usted podrá aprender como Interactuar en la hoja de cálculo activando los objetos del formulario.
Una vez insertados los botones de control en las celdas, se debe configurar para que cumplan su función.

Haga clic derecho sobre el segundo botón de comando, haga clic en la opción “Formato de control”. En el
apartado “Vincular con la celda” reemplace el número “4” por el número “5” para seleccionar la celda que le
corresponderá a ese botón de control.

Haga clic en el comando “Texto alternativo”, reemplace la palabra “Tina” por la frase “Pacas de pañales * 100”.
Haga clic en el botón “Aceptar”. Ahora haga clic en la celda “B6”. Haga clic derecho en el siguiente botón de
control. Elija la opción “Formato de control”.

Reemplace el nombre “Tina” por “Kit de aseo”. Haga clic en el comando “Control”. Reemplace el número “4”
por el número “6” en el apartado “Vincular con la celda”. Haga clic en el botón “Aceptar”.

Los botones de control restantes se configurarán automáticamente. El siguiente paso es crear botones de
control de número para la columna “Cantidad”. Haga clic en el comando “Insertar” de la pestaña
“Desarrollador”.

Haga clic en la opción “Control de número”. Haga clic derecho sobre el botón de control “Control de número”.
Seleccione la opción “Formato de control” de la lista que se despliega, para configurar las opciones.

Como se puede observar, las opciones de configuración son distintas a las del anterior control de formulario. En
el apartado “Valor actual” se puede asignar un número, pero se puede dejar como viene por defecto, al igual
que el apartado “Valor mínimo”, ya que lo que está indicando es la cantidad mínima de productos vendidos.

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En el apartado “Valor máximo” digite el número “100”. En el apartado “incremento” también se puede asignar
un número si así se desea. Lo que indica es de a cuanto se quiere aumentar o disminuir la cantidad de productos
vendidos.

Para este caso, el incremento será de 1 en 1. Al igual que el anterior control de formulario, se debe vincular el
botón de control con una celda. Haga clic en el botón de selección. Elija la celda “C4”. Acepte con la tecla “Enter”.
Haga clic en el botón “Aceptar”.

Ahora Haga clic derecho en el botón de control “Control de número”. Seleccione la opción “Copiar”. Con el
comando de teclas abreviado “Control” + “V” se realiza el pegado de los cinco botones de control siguientes.

Se observa que se han insertado los controles de formulario en cada una de las celdas. En la siguiente lección se
configurará cada uno de ellos.

Configuración de controles de formulario

Interactúe en la hoja de cálculo activando los objetos de formulario. En esta lección, se configurarán los
controles de formulario insertados. Para empezar, haga clic derecho sobre el segundo botón de control, elija la
opción “Formato de control”.

En el apartado “Vincular con la celda” cambiar el número “4” por el número “5” y haga clic en el botón “Aceptar”.
Se observa que tanto la cantidad del artículo “Tina” como la del artículo “Pacas de pañales * 100” han disminuido
a “0”.

Esto es, porque el valor actual de las opciones de “Formato de control” no fue modificado. Los siguientes
botones de control serán configurados automáticamente. Observe que todos los valores de la columna
“Cantidad” están en “0”.

Ahora; para completar la tabla, se va a designar una función condicional de suma en el valor total. haga clic en
la celda “E10”.

Haga clic en el botón “Insertar función” que se encuentra ubicado al costado izquierdo de la barra de fórmulas.

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En la ventana que se abre, digite la palabra “sumar si” en el cuadro de texto “Buscar una función” y haga clic en
el botón “Ir”.

Se observa que se muestra de primer lugar una lista de resultados. haga clic en el botón “Aceptar”. Ahora, se
deben elegir los argumentos de la función, haga clic en el botón de selección, elija rango de celdas “F4” a “F9”.
Acepte con la tecla “Enter”.

En el argumento “Criterio” digite la palabra “VERDADERO”. Esto, con el fin de que sume únicamente los valores
de los artículos que tengan este criterio.

En el argumento “Rango suma” elija el rango de celdas que se desean sumar; en este caso, seleccione el rango
de celdas “E4” a “E9”. Haga clic en el botón de selección. Acepte con la tecla “Enter”, haga clic en el botón
“Aceptar”.

La tabla está lista para introducir los datos. Con el botón de control de número del artículo “Tina”, haga clic 9
veces hasta aumentar a “10 unidades”. Haga clic en el botón de aumento del control de número

Ahora, haga clic sobre el botón de comando selección de ese mismo artículo. Se observa que en la casilla “Total”
el valor se ha modificado. Ahora, en el botón de control de número del artículo “Primera Muda” aumente el
número hasta “1”.

Se observa que el valor de la venta de esa fila ha cambiado, más no el de la celda “Total”, esto sucede porque el
criterio de la suma se ha fijado únicamente para los artículos verdaderos.

Para finalizar, haga clic sobre el botón de control casilla del artículo “Primera Muda”. Se observa que esta vez sí
se ha modificado el valor de la celda “Total” ya que el criterio también ha cambiado.

Como se ha podido observar, las hojas de cálculo obtienen una mayor funcionalidad. Si se pueden utilizar estos
controles para seleccionar elementos de una lista predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con tan
solo pulsar un botón.

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 Cree un formulario en VBA

Procese y almacene datos creando un formulario con lenguaje de programación Visual Basic. Los formularios
VBA de Excel se crean desde el Editor de Visual Basic de la pestaña “Desarrollador” que crea un cuadro de dialogo
donde se pueden insertar controles que ayudan a solicitar la información que se quiere ingresar.

Para comenzar esta lección, haga clic en el comando “Visual Basic” del grupo “Código”. Haga clic en el comando
“Insertar”. Haga clic en la opción “UserForm” de la lista que se despliega.

Se observa que, automáticamente se muestra un formulario en blanco que se personalizará desde el cuadro de
herramientas y el panel “Proyecto”. Para este ejercicio, vamos a contar con una tabla con los datos de los
alumnos de un curso.

Esta tabla cuenta con cinco campos que llevaran los datos de cada estudiante. Para lo cual, se crea una etiqueta
para cada campo. Haga clic sobre el control “Etiqueta” del cuadro de herramientas. Se observa que se ha
insertado la etiqueta, se debe recordar que son cinco campos. haga clic derecho sobre la etiqueta insertada y
elija la opción “Copiar”.

Use tres veces la combinación de teclas “Control” “V” para pegar tres etiquetas más en los campos siguientes y
para el campo “Genero” se utilizará un control distinto. Sobre la primera etiqueta haga clic derecho, haga clic
en la opción “Alinear” y luego de clic en la opción “Izquierda” de la lista que se despliega.

Ahora, para el campo “Documento de identidad” se asignará un control de cuadro combinado, el cual permitirá
elegir de una lista la opción requerida para el usuario. Haga clic sobre el control “Cuadro combinado” del cuadro
de herramientas.

Para los siguientes campos, se insertará el control “Cuadro de texto” que permitirá digitar el texto requerido en
el campo. haga clic en el control “Cuadro de texto”. Haga clic derecho sobre el control insertado y elija la opción
“Copiar”.

Ahora, con el comando abreviado de teclas “Control” + “V”, duplicar el control “Cuadro de texto” en los
siguientes campos. En la siguiente lección, se definirá el control de formulario del campo “Genero”.

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 Inserte información con control de formulario

Procese y almacene datos creando un formulario con lenguaje de programación Visual Basic. Para esta lección,
se definirá el control del campo “Genero”.

Haga clic en el control “Marco”. Haga clic en el control “Botón de opción”. Haga clic derecho sobre ese control
y de clic en la opción “Copiar”.

Duplicar el control con el comando abreviado de teclas “Control” “V”. Una vez asignados los controles y las
etiquetas, se va a proceder a nombrarlas de acuerdo a los datos que se deben ingresar en la tabla.

Reemplace el nombre de la primera etiqueta por “Documento”. Haga clic sobre la segunda etiqueta. Digite
“Número”. Ahora haga clic en la siguiente etiqueta. Digite la palabra “Apellidos”.

Haga clic en la última etiqueta. Digite la palabra “Nombres”. Ahora, reemplace el nombre “Frame1” por
“Genero”. Haga clic derecho sobre el control y de clic en propiedades.

Se observa que en el panel “Proyecto”, se habilita un panel de propiedades de control. En el apartado “Caption”
se debe asignar el nombre del control. Haga clic en el campo de texto digite la palabra “Genero”.

Por último, se debe asignar el nombre a los botones de control que serán la opción del campo “Estado”. Haga
clic en el primer control “Botón de opción” en la opción “Caption” del panel “Propiedades” digite la palabra
“Activo”. Haga clic en el segundo “Botón de opción” Y en la opción caption del panel de propiedades digite
“Inactivo”. Presione la tecla “F5” y observe como se ve el formulario aún sin programar.

Ahora, se debe insertar una etiqueta para darle título al formulario. Haga clic en el botón “Cerrar” para regresar.
Haga clic en el control “Etiqueta”. Digite la frase Lista de alumnos.

En la siguiente lección, se definirá un control de formulario que permita insertar la información ingresada en la
hoja de cálculo.

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 Control (Botón de comando)

Procese y almacene datos creando un formulario con lenguaje de programación Visual Basic. En esta esta
lección, se creará un botón que inserte la información ingresada. Haga clic en el control “Botón de comando”.

Digite la palabra “Insertar” para asignarle el nombre al control. Una vez creado el formulario VBA, presione la
tecla “F5” para ver cómo funciona en la hoja de cálculo.

Una vez activo el formulario, solo es cuestión de introducir la información requerida. En el campo Documento
de Identidad, se debe seleccionar la opción “Cédula de Ciudadanía”. Presione la tecla “Tab” digite el número
“52793520” sin espacios ni puntos. Nuevamente presione la tecla “Tab” digite “Rubiano” .

De nuevo, presione la tecla “Tab” digite “Valentina”. En el campo género de clic en la opción “Activo” haga clic
en el botón “Insertar”.

De esta manera se desarrollan los formularios de Excel en Visual Basic (VBA). Estos formularios poseen un
lenguaje de desarrollo para que trabajen como se requiere.

Haga clic en el botón “Cerrar” del formulario. Haga doble clic en el interior de la plantilla del formulario para ver
el código de programación utilizado y requerido para su ejecución en la hoja de Excel.

El código es una secuencia de órdenes que se le da a cada objeto insertado en el formulario para que se ejecute
en el orden y la forma que se requiere.

Como se ha podido observar, Excel le da la opción de crear formularios de ingreso de datos interactivos que
ayudan a los usuarios a tener información ordenada y sin errores.

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 Interfaz de Excel VBA

Conozca el editor de Visual Basic y su entorno. Una Macro ayuda a automatizar todas aquellas tareas que se
realizan de manera repetitiva. Es una serie de órdenes que se alojan en el libro de Excel al momento de guardarlo
y estarán disponibles para ser ejecutadas cuando así se requiera.

Para esto, se debe conocer en qué parte se guardará la Macro y su lenguaje de programación Visual Basic. Para
empezar, haga clic en el comando “Visual Basic” del grupo “Código” en la pestaña “Desarrollador”.

Esta es la interfaz de Visual Basic for Applications (VBA). Como se puede observar, tiene una cinta de opciones
similar a la de Excel y un panel lateral de proyecto donde se encontrarán las Macros desarrolladas con sus
respectivos códigos.

Haga clic en la pestaña “Archivo”. Este fichero permite guardar Macros, importar o exportar archivos que las
contengan. También permite quitar los módulos existentes, entendiendo que un módulo es el procesador de
texto que contiene el código de la Macro realizada.

Este módulo puede ser impreso desde el mismo fichero en la opción “Imprimir” y desde aquí, también se puede
cerrar el editor de Visual Basic y regresar a la hoja de cálculo de Excel. Ahora de clic en la pestaña “Edición”.
Como se puede observar, la mayoría de las opciones de este fichero se encuentran desactivadas, ya que solo
sirven para realizar ediciones dentro de los módulos de las Macros existentes.

De igual forma, este fichero permite copiar y pegar texto, seleccionar, reemplazar, definir sangrías, etc., al igual
que se realiza en toda la suite de Microsoft. Haga clic en la pestaña “Ver”. Este fichero permite ver el código de
la Macro, los objetos o botones de control utilizados en la hoja de cálculo, también permite ver las propiedades
desde donde se puede realizar ediciones de forma y contenido o regresar al libro de Excel. Haga clic en la
pestaña “Insertar”.

Desde este fichero se pueden crear formularios en VBA como se pudo observar en la lección 12 o insertar nuevos
módulos creados manualmente. Ahora, haga clic en la pestaña “Formato”. El fichero formato permite organizar
los botones de control insertados en los formularios VBA como alinear, asignarles el mismo tamaño, definir los
espacios verticales y horizontales entre ellos y sobreponerlos.

Haga clic en la pestaña “Depuración”. Cuando una Macro se ha desarrollado manualmente o se ha modificado
desde el módulo, en ocasiones puede suceder que existan errores de sintaxis que le impidan ejecutarse de la
manera que se programó. Este fichero permite encontrar y corregir ese tipo de errores inspeccionando y
depurando cada uno de ellos.

Ahora, haga clic en la pestaña “Ejecutar”. En este fichero se puede ejecutar la Macro, pausarla, detenerla o
reestablecerla. Ahora, haga clic en la pestaña “Herramientas”. El fichero de la pestaña “Herramientas” permite
ver las Macros que se han realizado en el proyecto, configurar las opciones de formato del editor VBA, cambiar
las propiedades de nombre y descripción como también asignarle una contraseña para evitar se visualice el
módulo e impedir su edición sin autorización.

También puede insertar su propia firma digital para darle el toque personal a su proyecto. Haga clic en la pestaña
“Complementos”. El fichero “Complementos” permite registrar, cargar o descargar un complemento, y
establecer su comportamiento de carga.

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Ahora, de clic en la pestaña “Ventana”. El fichero ventana, muestra dos o más ventanas activas en la pantalla;
esto con el fin, de que se pueda visualizar tanto el desarrollo como le ejecución de la Macro. Para finalizar esta
lección.

Haga clic en la pestaña “Ayuda”. Se encuentra el fichero de ayuda de Microsoft Visual Basic que ayudará a
resolver inquietudes y solucionar problemas con el editor.

Como se puede observar, esta interfaz posee las herramientas y propiedades requeridas para el desarrollo de
los proyectos en VBA.

Como se crea el código BVA

Observe cómo se crea el código de Visual Basic. Como ya se vio en anteriores lecciones, el desarrollo de una
Macro automatiza tareas repetitivas; lo cual, genera una serie de instrucciones que quedan plasmadas en un
módulo dentro del editor de Visual Basic.

Para ver de qué se trata, se toma una plantilla creada, donde se ejecutó una Macro. Haga clic en el comando
“Visual Basic”. Como se observa, la interfaz de Microsoft Visual Basic cuenta con una cinta de opciones y un
panel de proyecto.

En este panel se encuentra el código que se generó en el momento de crear la Macro de esta hoja de cálculo.
Haga clic derecho sobre la opción “Módulo 1” del apartado “VBA Project. De la lista de opciones que se
despliega, Haga clic en “Ver código”.

Se abre un procesador de texto que recibe el nombre de “Editor de Visual Basic”. Dentro de él, se encuentran
definidos los comandos que generó la Macro automáticamente en el momento de ser creada.

Recuerde que; al ejecutarla, realizaba una tabla de ingreso de datos automática de un informe de ventas diario.
Lo que muestra el editor en esta parte, son los encabezados de la tabla y los artículos que se ofrecen, al igual
que el formato que deben tener tanto el texto como los tamaños de las celdas.

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Haga clic en la flecha hacia abajo de la barra de desplazamiento para ver más del código. En esta parte, el editor
muestra la orientación del contenido de las celdas que requieren datos de ingreso. Nuevamente de clic en la
flecha hacia abajo de la barra de desplazamiento.

Aquí, el código refleja el estilo de la tabla de datos; es decir, el color y tamaño de línea de los bordes de las
celdas. Por último, Haga clic nuevamente en la flecha hacia abajo de la barra de desplazamiento.

Ya en la parte final del código, lo que se muestra es la operación que se realiza en las celdas para obtener el total
de venta por artículo y la ejecución de la función “Suma” para obtener el valor total de la venta del día. Este
código se puede modificar, pero es aconsejable hacerlo siempre y cuando se conozca el lenguaje de
programación que requiere.

Al borrar parte del código, la Macro se ejecutará incompleta o en su defecto, no se ejecutará. Ubique el cursor
al final de la última frase.

Con el clic izquierdo presionado, arrastre el mouse 18 renglones más arriba y presione la tecla “Suprimir”. Ahora,
cierre el editor de Visual Basic haciendo clic en el botón “Cerrar”.

En la siguiente lección, se observará que ocurre cuando existe un error de sintaxis en el código de programación.

Error de sintaxis en el código BVA

Una macro debe ejecutarse sin ningún inconveniente; cuando la sintaxis de su código de programación es la
correcta.

Observe lo que ocurre cuando no es así. Haga clic en el comando “Macro”. Haga clic en el botón “Ejecutar”.
Fíjese que la Macro no pudo ser ejecutada ya que tiene un error de compilación o sintaxis en el contenido del
módulo, esto debido a que se eliminaron previamente ciertos comandos requeridos.

Haga clic en “Aceptar”. Haga clic en el botón “Deshacer” de la barra de acceso rápido del editor que se encuentra
debajo de la cinta de opciones.

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Se devolvió al código los comandos ausentes para la ejecución de la Macro. Haga clic en la pestaña
“Herramientas”. En la lista que se despliega, Haga clic en la opción “Macros”. Para finalizar, Haga clic en el botón
“Ejecutar”.

Se observa que la Macro se ha ejecutado correctamente. Es así como se generan los códigos de las Macros en
el editor de Visual Basic y que sucede en caso de que sea modificada o eliminado un comando o grupo de
comandos.

Como leer el código BVA

Conozca los códigos más usados y que función cumplen en la ejecución de una Macro. Como se ha podido
observar en anteriores lecciones, el uso de las Macros implica conocer el lenguaje de programación mediante
los cuales, se ejecutan los comandos.

En esta lección se verá cuáles son los códigos más utilizados. Para empezar, Haga clic en el comando “Macros”
de la pestaña “Desarrollador”. Haga clic en el botón “Ejecutar” para ver las instrucciones contenidas en la Macro
seleccionada.

Se observa que al ejecutar la Macro de nombre “Presupuesto” se ha creado una tabla de datos de una compra
realizada en un almacén. Ahora, se va a verificar en el editor que códigos fueron usados para su ejecución.

Haga clic en el comando “Macros” del grupo “Código”. De clic en el botón “Paso a paso”. Se observe que se ha
generado el código de la Macro “Presupuesto” en el editor de Visual Basic. Ahora, se lee el código para saber
que comandos se utilizaron.

El contenido que se encuentra resaltado tiene comandos similares como

“Range("C4").Select” que indica “Trasladarse a una celda” y
“Activecell.FormulaR1C1="Código"” que indica “Escribir en una celda”.

Estos códigos indican que, cada una de esas celdas fueron seleccionadas y dentro de ellas se insertó un
contenido. Haga clic en la flecha hacia abajo de la barra de desplazamiento.

El texto resaltado muestra un nuevo comando.

capacitamos.com 31
Range("C4:H13").Select,
“Columns("F:F").ColumnWidth = 11.57” que indica que el rango celdas “C4:H13”, todas las columnas quedaron
con un ancho de 11.57 cm. Haga clic en la flecha hacia abajo de la barra de desplazamiento.

Un comando ya visto, pero con algo nuevo. Range("F5").Select,

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=(RC[-2]* 16%",
Range("G5").Select,
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=(RC[-3]*10%"

Se observa que este grupo de comandos indican que se han seleccionado la celda “F5” y la celda “G5” y dentro
de cada una de ellas se ha introducido una fórmula que opera dos o en su defecto, tres celdas anteriores de la
misma fila.

Haga clic en la flecha hacia abajo de la barra de desplazamiento nuevamente. Los comandos seleccionados en
el recuadro en su orden,

Columns("E:E").Select
Selection.Insert Shift:=xlToRight, CopyOrigin:=xlFormatFromLeftOrAbove
Range("E4").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Descuento 10%"
Range("F4").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = “TOTAL"

indican que se ha seleccionado la “Columna E”, se ha insertado una columna al costado izquierdo de la columna
seleccionada, luego se seleccionó la celda “E4” y se introdujo el texto “Descuento 10%” y por último se
selecciona la celda “F4” y se introduce una fórmula que multiplica la celda “TOTAL” y le aplica un 10% de
descuento.

De nuevo Haga clic en la flecha hacia abajo de la barra de desplazamiento.

Este grupo de comandos,

Range("G5").Select
Selection.AutoFill Destination:=Range("G5:G13"), Type:=xlFillDefault
Range("G5:G13").Select
Range("H5").Select
Selection.AutoFill Destination:=Range("H5:H13"), Type:=xlFillDefault
Range("H5:H13").Select
Range("F5").Select
Selection.AutoFill Destination:=Range("F5:F13"), Type:=xlFillDefault
Range("F5:F13").Select

Como se puede observar; son similares, pero su única diferencia radica en el rango de celdas seleccionadas.

Lo que indica es que se ha seleccionado una celda que contiene una fórmula y con la función “Autorrelleno” se
ha introducido la misma fórmula en el rango de celdas seleccionado.

Se han conocido los comandos más usados en los códigos de programación de las Macros. Es un lenguaje que
en un comienzo puede parecer complejo, pero con el manejo continuo comienza a ser más fácil.

capacitamos.com 32
Es así como se genera y se lee un código de una Macro en Excel. Se recomienda para una mayor comprensión y
aprendizaje, digitar el código desde el módulo de Visual Basic y analizar la función de cada uno de los comandos.

Inserte botones y controles

Inserte botones y controles de la pestaña “Desarrollador”. Los controles, son objetos que se pueden insertar en
la hoja de cálculo, con los que se puede extender la funcionalidad de la misma y así, automatizar las tareas
asignando Macros obteniendo como resultado, proyectos mucho más sofisticados.

En la plantilla se observa un formato de orden de envío, que se desarrollará con los botones de control. Para
empezar esta lección, haga clic derecho en el control de formulario “Cuadro combinado”.

Como se ha visto en anteriores lecciones, insertar un control es una tarea sencilla. Ahora se configurará para
que se ejecuten como se requiere. Haga clic en la opción “Formato de control”, de la lista que se desplegó del
control “Cuadro combinado”.

Se abre una nueva ventana desde donde se configurarán las opciones del control. Para definir el rango de datos
que se quiere mostrar en el control “Cuadro combinado”. Haga clic en el botón de selección del campo “Rango
de entrada”.

Mediante este control, se elegirá la fecha de envío del producto; para lo cual, se debe elegir el rango de celdas
de la columna “Fecha”. Haga clic en la celda “B4”. Presione la tecla shift y haga clic en la celda B7. Acepte con
la tecla “Enter”.

En el campo de la opción “Vincular con la celda”, se requiere de una celda vacía para generar el marcador. Haga
clic en el “botón de selección” de ese campo. Haga clic en la celda “A1”. Acepte con la tecla “Enter”.

Verifique que el cuadro de verificación del campo “Sombreado 3D” se encuentre activo. Haga clic en el botón
“Aceptar”.

Se ha vinculado la información de la columna “Fecha”, en el control “Cuadro combinado”. Ahora, haga clic
derecho sobre el control “Cuadro de lista”.

capacitamos.com 33
De la lista de opciones que se despliega, haga clic en “formato de control”, para configurar opciones. Como se
ve, las opciones de configuración son similares a las del anterior control. Haga clic en el botón de selección del
campo “Rango de entrada”.

En este campo, se debe definir la información que mostrará el control. Por lo tanto, se selecciona el rango de
celdas de la columna “ARTICULO”. Haga clic en la celda “C4”, pulse la tecla shift y haga clic en la celda “C7”.
Acepte con la tecla “Enter”.

En el campo “Vincular con la celda”, se debe seleccionar una celda vacía para generar el marcador. Haga clic en
el botón de selección de este campo de clic en la celda “A2”. Acepte con la tecla “Enter”.

Debe verificar que el tipo de selección este seleccionado en la opción simple y el cuadro de verificación de la
opción “Sombreado 3D” esté activo. Haga clic en el botón “Aceptar”. Se observa que se ha vinculado la columna
“Articulo” con el control “Cuadro de lista”.

En la siguiente lección se verá cómo se utiliza la función “Índice” en una hoja de cálculo.

Encuentre los valores y configure controles en un formulario

Inserte botones y controles de la pestaña “Desarrollador”. Para continuar con esta lección; en el campo “Precio”,
se va encontrar el valor, mediante una función que devuelva la información del producto cuando sea
seleccionado de la lista.

Haga clic en la celda D10, digite el signo “Igual” y la palabra “INDICE”. Haga clic en la primera función de la lista.
Se debe seleccionar el rango de datos que se quiere mostrar en esa celda. Haga clic en la celda “D4”. Presione
shift y haga clic en la celda “D7”. Presione la tecla “F4” para dejar ese rango de celdas como referencia absoluta.

Digite el signo “coma” haga clic en la celda “A2” para elegir el marcador del producto que se elija en el control.
Recuerde que la celda “A2” fue vinculada con el control “cuadro de lista” para generar el marcador. Presione la
tecla “F4” para asignar la referencia absoluta de esa celda seleccionada, presione la tecla “Enter”.

capacitamos.com 34
Se observa que en el control “cuadro de lista” se encuentra seleccionado el producto “JUGO”; por tanto, el
precio debe corresponder a ese producto como en la tabla de datos.

Para el campo “Cantidad” se ha asignado el control “barra de desplazamiento” que se asignará el número de
productos a enviar. Haga clic derecho en el control para configurar las opciones.

Haga clic en la opción “Formato de control”. En el campo “Valor actual” digite el número 5 que será la cantidad
que aparecerá en la celda. En el campo “Valor mínimo” digite el número “1” siendo la mínima cantidad de
productos a enviar. En el campo “Valor máximo” digite el número “100” siendo la máxima cantidad de productos
a enviar. En el campo “Incremento” digite el número “1” para indicar que la cantidad a elegir aumente o
disminuya de uno en uno.

El valor del campo “Cambio de página” no afecta la función del control; por tanto, se dejará el mismo valor. En
el campo “Vincular con la celda” se debe elegir la celda donde se mostrará el número que indica la cantidad;
para esto, haga clic en la celda E10. Nuevamente se debe verificar que el cuadro de selección de la opción
“Sombreado 3D” se encuentre activa. Haga clic en el botón “Aceptar”. En cantidad observe el número “5” debido
a que esa fue la cantidad que se le asignó cuando se configuró el “Valor actual” del control.

Haga clic en la punta de flecha derecha del control para aumentar la cantidad a “6”. El siguiente campo a definir
es “PLACAS VEHICULO”, el cual, mediante el control “Casilla” se seleccionará el carro encargado de realizar la
entrega del producto. Se pueden elegir 1 o más de acuerdo a la cantidad. Haga clic sobre la casilla de verificación
de la placa de vehículo “CDR 980”, “DLP 520”. Como se puede observar, no impide seleccionar varias opciones.

Este control también se puede configurar, pero para este ejercicio no es requerido. Ahora, fíjese en el campo
“LOCALIDAD”. Se debe elegir la zona donde se hará la entrega, ya que de acuerdo a esto se incrementará el valor
total. Haga clic derecho en el primer control “Botón de opción”, para configurar las opciones.

Haga clic en la opción “Formato de control” de la lista que se despliega. Para configurar este control, solo se
debe vincular con una celda para definir el marcador. Haga clic sobre el campo de la opción “Vincular con la
celda” haga clic en la celda “A3”.

Seleccione la opción “Activado” haciendo clic sobre el botón. Haga clic en el botón “Aceptar”. Una vez
configurado el botón de opción, los siguientes botones se configuran automáticamente con las mismas
opciones, ya que están agrupados con el control “Cuadro de grupo”.

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 Utilice la función índice en un formulario

Inserte botones y controles de la pestaña “Desarrollador”. Se debe encontrar el valor total de acuerdo a la
cantidad y al recargo que tendría de acuerdo a la zona de entrega. Esto se resolverá con una nueva función.
Haga clic en la celda “I10”

Se debe elegir una función que devuelva los datos de precio del producto que se elija en el cuadro de lista,
multiplique por la cantidad a enviar y le sume el recargo de acuerdo a la zona de envío. Para esto, se utilizará la
función “INDICE”.

Digite el signo “Igual” y la palabra INDICE en la celda seleccionada. Haga clic en el resultado que arroja como
coincidencia de función. El primer paso es definir el precio de acuerdo al producto seleccionado.

Haga clic en la celda “D4” pulse la tecla shift y haga clic en la celda “D7”, para seleccionar el rango de datos de
la columna “Precio” de la tabla. Presione la tecla “F4” para asignar referencia de celdas absoluta. Digite el signo
punto y coma “;”

Haga clic en la celda “A2” la cual, fue la que se eligió como marcador del control “Cuadro de lista”. De nuevo,
presione la tecla “F4”. Ahora, se debe multiplicar ese valor que se devuelva por la cantidad de productos a
enviar; para esto, digite el signo “Cerrar paréntesis”. Digite el signo “Multiplicación”, haga clic en la celda E10,
Presione la tecla “F4”.

Para continuar, se debe anidar la función ya insertada, con una nueva función “Índice”, con el fin de sumar este
resultado con el valor del recargo por envío. Para esto, presione la tecla del operador “Suma” y digite la palabra
“INDICE”.

Haga doble clic en el resultado obtenido como coincidencia de función. Haga clic en la celda “G4”, oprima la
tecla shift y haga clic en la celda “G7”, para seleccionar el rango de datos de la columna “Recargo” de la tabla.
Presione la tecla “F4”. Presione la tecla punto y coma “;”

Haga clic en la celda “A3” la cual, fue elegida como marcador de control. Presione la tecla “F4”, luego Presione
la tecla cerrar paréntesis “)”. Presione la tecla “Enter”.

Como se puede observar, la función insertada devuelve el valor total del envío incluido el recargo. Haga clic en
el botón de opción “BOSA” y observe cómo cambia el valor total de manera automática.

Para finalizar, se debe configurar el botón de control que aparece en la plantilla con el nombre “imprimir”. Este
control solo funciona para ejecutar una Macro.

Haga clic derecho sobre el control. Haga clic en la opción “Asignar macro”. Fíjese que ya existe una Macro creada
con el nombre “Imprimir”.

Haga clic sobre ella para seleccionarla. De clic en el botón “Aceptar”. Ahora haga clic en el control “Botón” para
imprimir la orden de envío.

El control “Botón” ha quedado configurado para que imprima el documento de manera automática y la plantilla
queda lista para una nueva modificación.

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De esta manera, Excel permite aplicar controles de formulario en las hojas de cálculo para optimizar tareas.

Las macros en Excel

Conozca el significado de una Macro y para qué sirve. Las Macros en Excel son el conjunto de comandos que
se almacenan de manera automática y se encuentran disponibles para su ejecución en el momento que se
requiera. Estas Macros se utilizan para optimizar todas aquellas tareas que se repiten a diario en las hojas de
cálculo.

Se supone que a diario se debe emitir un informe de ventas de un almacén de ropa; el cual, contiene los mismos
encabezados y lista de productos. Haga clic sobre el encabezado de la fila “5” pulse la tecla shift y haga clic en
el encabezado de la fila “12”, para seleccionar ese rango de filas.

Se va a suponer que el último informe de ventas ya fue creado y entregado; por lo tanto, se requiere un informe
nuevo. Haga clic derecho sobre el encabezado de la fila “5”. Haga clic en la opción “Eliminar”.

Se observa que se ha eliminado el contenido de la hoja de cálculo. Ahora se debe crear un informe actual con
la información de la venta del día. Para tal efecto, se debe diseñar de nuevo la tabla, donde se ingresarán los
datos. Este proceso se realizará fácilmente con una Macro.

Haga clic sobre la celda “B5”. Diseñar la tabla de ingreso de datos toma su tiempo, y esa es la ventaja de
desarrollar una Macro, optimiza el tiempo en la ejecución de las tareas. Haga clic en el comando “Macros” de
la pestaña “Desarrollador”.

Se abre el asistente de Macro, donde se encuentran todas las Macros que se hayan desarrollado en esa hoja
de trabajo. Seleccione la macro creada. Haga clic en el botón “Ejecutar”.

Se observa que al ejecutar la Macro “Informe”, se ha insertado la tabla de ingreso de datos del informe que se
debe desarrollar. Solo se debe diligenciar cada uno de los campos e imprimir el informe para su respectivo
registro.

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Las Macros se desarrollan con un lenguaje especial conocido como Visual Basic for Applications (VBA). Desde
aquí, se puede modificar o insertar comandos adicionales a las Macros ya creadas.

Aplicación de una macro

Diseñe una Macro y optimice su experiencia en las labores cotidianas de la gestión empresarial. Como se ha
visto en anteriores lecciones, las Macros automatizan las tareas que se repiten en las hojas de cálculo,
dependiendo las actividades que se realicen en el ámbito académico o empresarial.

En esta lección, se aprenderá como crear una Macro y como ejecutarla con el comando abreviado de teclas.

Para empezar, haga clic en la pestaña “Desarrollador”. En esta hoja de cálculo, se tiene una tabla de datos de
una encuesta realizada a cierta población, donde se buscaba recoger información sobre el valor de la inversión
que realizan en cada una de sus aficiones.

Esta información se recoge con el objetivo de encontrar cual es la afición preferida por hombres y mujeres y
cuánto invierten mensualmente en cada una de ellas. Haga clic en el comando “Grabar Macro”.

Se debe asignar un nombre a la Macro que se va a crear. Digite la palabra “cursos” en el campo “Nombre de la
macro”.

En el campo “Tecla de método abreviado”, se debe asignar una letra que será la que se utilice en el método
abreviado de teclado para ejecutar la Macro. Ubique el cursor en el cuadro de texto, oprima la tecla “S”.

En el campo “Guardar macro en”, se deja la opción que viene por defecto. Si se quiere agregar una breve reseña
de lo que hará la Macro, se puede hacer en el campo “Descripción”, pero para este caso se deja el campo en
blanco. Haga clic en el botón “Aceptar”.

A partir de este momento Excel empezó a realizar la grabación con las instrucciones que se ordenen. Haga clic
en la celda “I2”. Haga clic en la pestaña “Insertar”. Haga clic en el comando “Gráfico dinámico” del grupo
“Gráficos”.

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De la lista que se despliega, haga clic en la opción “Gráfico dinámico y tabla dinámica”. En el campo de la
opción “Tabla o rango”, se deben seleccionar los datos de la tabla. Haga clic en la celda “B3”, oprima la tecla
shift y haga clic en la celda “F15”.

Se debe elegir si la tabla y el gráfico dinámico se insertarán en esta hoja de cálculo o en una nueva. Para este
caso, se insertará en la misma hoja de cálculo, cuya opción ya se encuentra definida. Haga clic en el botón
“Aceptar”.

Se observa que se han insertado dos plantillas, una para la tabla dinámica y otra para el gráfico dinámico. En
la siguiente lección, se definirá los campos a analizar.

Diseñe una macro

Diseñe una Macro y optimice su experiencia en las labores cotidianas de la gestión empresarial. Para continuar
con esta lección, se deben definir los campos que serán objeto de análisis en cada una de las áreas.

Haga clic sobre el campo “VALOR”, arrastre el mouse hasta el área “Valor”. Seleccione el campo “Género”,
arrastre el mouse hasta el área “Ejes”. Repita el mismo paso, pero con el campo “DEPORTE”.

Ahora, Haga clic en el botón “Cerrar” del panel “Campos de Gráfico”. Haga clic en la pestaña contextual
“Diseño”. Haga clic en el comando “Cambiar colores” del grupo “Estilos de diseño”. Elija la opción “Color 3”
para darle un nuevo color al gráfico.

Haga clic en la opción “Estilo 3” para obtener un nuevo diseño en el gráfico. Haga clic en la celda “B3”. Haga
clic en la pestaña “Desarrollador” nuevamente. De clic en el comando “Detener Grabación”.

Se ha diseñado una Macro que ejecutará el informe requerido. Haga clic en el comando “Deshacer” de la barra
de acceso rápido para volver a la plantilla inicial. Una vez diseñada la Macro, se procede a ejecutarla con el
método abreviado de teclado que se le asignó al momento de crearla.

Presione la tecla “Control”, y la tecla “S” para ejecutarla. Se observa que al ejecutar la Macro “Informe”
automáticamente se diseña la tabla y el gráfico dinámico que muestran que el deporte¬ para el género

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femenino es la natación y para el género masculino, el deporte favorito es el futbol. Si los valores de la tabla
cambian, la Macro seguirá ejecutándose de igual forma arrojando los valores actualizados.

Es así como se crea una Macro y se ejecuta con métodos abreviados de teclado y se pueden crear Macros para
una gran cantidad de tareas.

Registro informativo de los productos

Diseñe el registro de los productos de su empresa y tenga control de sus inventarios. Con los formularios
hipervinculados, se puede tener un registro de los productos que tiene en cada punto de venta.

Para empezar esta lección, se debe activar el comando Formulario, que se encuentra en el menú opciones.
Haga clic en la pestaña “Archivo”. Haga clic en el comando “Opciones”. Haga clic en la opción “Barra de
herramientas de acceso rápido”.

Se observa que se enlistan todas las herramientas con las que cuenta Excel. Seleccione la opción de nombre
“Formulario” haciendo clic sobre ella. Haga clic en el botón “Agregar”.

Una vez agregado el comando a la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en el botón “Aceptar”. Se
observa que en la barra de herramientas de acceso rápido se ha activado el comando “Formulario”. Haga clic
en el cuadrado que precede la opción “productos”, para seleccionarla.

Se abre una nueva hoja de cálculo donde se encuentra una plantilla de ingreso de datos; en la cual, se
ingresarán cada uno de los datos de productos mediante la herramienta “Formulario” de Excel.

Haga clic en la celda “A3” oprima la tecla shift y haga clic en la celda “D3”. Para garantizar la funcionalidad de
esta herramienta, Se deben crear filtros en cada uno de los encabezados de columna de la plantilla, tal y como
se muestra.

Haga clic en el comando “Formulario” que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido. Se
abre la ventana “Registro de productos”, mediante la cual se procederá a realizar el respectivo ingreso de
datos. En el campo “Código” digite el código “DP001”

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En el campo “Fecha de registro” digite “30/03/2017”. En el campo “producto”, digite la palabra “CAMAS”. En
el último campo, digite la palabra “MUEBLES”.

Una vez ingresados los datos en el formulario, Se deben trasladar a la plantilla de registros de productos. Haga
clic en el botón “Nuevo”.

En la siguiente lección, se ingresará un nuevo registro y se vincularán dos hojas de cálculo.

Control de inventarios

Diseñe el registro de los productos de una empresa y tenga el control de los inventarios. Para continuar esta
lección, se creará un nuevo registro.
Digite el código “DP002”. En el campo “Fecha de registro” digite “30/03/2017”.
Digite la palabra “NEVERA”. Digite la palabra “ELECTRODOMESTICO” y haga clic en el botón “Nuevo”.
A medida que se ingresan los registros, se van ordenando en la planilla en su orden de incorporación. Haga clic
en el botón “Cerrar”.
Una vez ingresados los registros que se requieran, se regresa a la pantalla inicial del libro “Informe de clientes”.
Para esto, se vinculará esta hoja de cálculo con la mencionada.
Haga clic derecho en el título de la plantilla. Se despliega un nuevo menú de opciones. Haga clic en la opción
“Vínculo”.
Se abre una nueva ventana. Para vincular esta hoja de cálculo con la inicial, se deben ubicar las hojas de cálculo
existentes en este libro de Excel. Haga clic en la opción “Lugar de este documento”.
Se enlistan cada una de las hojas de cálculo que contiene este libro. Haga doble clic sobre la hoja “Informe
Clientes”. Haga clic en el Título de la plantilla
Sé observa que; al hacer clic en el hipervínculo, automáticamente lo traslada a la hoja de cálculo inicial.

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De esta manera se crean registros de productos con formularios e hipervínculos entre hojas de cálculo.

Cree un formulario para el Registro de ventas

Realice el seguimiento de ventas diarias de los artículos en el almacén.

Llevar un registro de ventas diarias de una empresa, facilita el control de salida de los productos comercializados.
Para esto, se ha diseñado una plantilla de registro de ventas donde se darán de alta las ventas diarias del mes
de febrero de una empresa.
Para empezar esta lección, Haga clic en el círculo amarillo del apartado “registro de ventas”.
En esta planilla de registro de ventas, se dará de alta la información diaria de ventas de un almacén.
Para esto se debe activar un formulario que permita ingresarlos de manera automatizada. Haga clic en la pestaña
“Insertar”.
Haga clic en el comando “Formas”. Haga clic en la opción “Elipse” de la lista que se despliega.
Digite la palabra “Abrir Formulario” dentro de la forma insertada. Haga clic en la pestaña contextual “formato”
para darle un nuevo estilo a la forma.
Haga clic en el comando “Efectos de forma”, en el grupo “estilo de forma”.
Ahora, Haga clic en la opción “Bisel” de la lista que se despliega. Elija la opción “convexo redondo”.
Una vez aplicado el diseño, Haga clic derecho sobre la forma. Haga clic en la opción “Vínculo” de la lista que se
despliega.
Se observa que se muestran las hojas de cálculo existentes en este libro.
Haga clic en “Formulario ventas”. Luego en el botón “Aceptar”. Haga clic en la forma insertada “Abrir
formulario”.
Observe que la forma insertada ahora funciona como un botón que permite abrir el formulario.

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En la siguiente lección, se conocerá cómo funciona el formulario creado y como insertar los datos.

Cree una macro para automatizar el ingreso de datos

Realice el seguimiento de ventas diarias de los artículos de una empresa.

Se ha creado un formulario en una hoja de cálculo. Para ver su funcionalidad, se debe crear una Macro que
permita automatizar el alta de los datos.
Haga clic en la pestaña “Desarrollador”. Haga clic en el comando “Grabar Macro”, digite la palabra “Insertar”,
para iniciar la grabación de los procesos requeridos en la inserción de los datos.
Haga clic en el botón “Aceptar”. Se observa que se ha iniciado la grabación. Haga clic en la etiqueta de hoja
“Ventas”.
Haga clic izquierdo en el encabezado de fila “5”. Pulse la combinación de teclas, CTRL +, para añadir una fila
Se ha insertado una nueva fila, esto con el fin de que los datos que se vayan a ingresar se ubiquen en estas
nuevas celdas. Haga clic en la etiqueta de hoja “Formulario ventas”.
Seleccione la celda “D5” presione la combinación de teclas “Ctrl” “C” para copiar el contenido de esa celda.
Ahora, Haga clic en la etiqueta de hoja “ventas”. Haga clic derecho sobre la celda “B5”, elija la opción “Pegado
especial”.
Haga clic en el botón de opción del apartado “Valores”. Luego de clic en el botón aceptar.
Haga doble clic sobre la celda “C5”. Digite el signo “igual B5”. Acepte con la tecla “Enter”.
Se observa que se arroja como dato de esa celda el número “0”. Haga clic derecho sobre la celda, seleccione la
opción “Formato de celdas”.
Haga clic sobre la opción “Personalizada”. En el apartado “Tipo” digite la letra “d” cuatro veces para que en esa
celda muestre únicamente esa fecha.
Haga clic en el botón “Aceptar”. Por defecto, muestra el día “sábado”.

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En la siguiente lección, se continuará grabando la Macro.

Asigne y ejecute la macro a un objeto creado

Realice el seguimiento de ventas diarias de los artículos de una empresa. Para continuar con la lección anterior,
Haga clic en la etiqueta de hoja “Formulario Ventas”.
Haga clic derecho sobre la celda “D11” y elija la opción “Copiar”. Haga clic en la etiqueta de hoja “Registro de
Ventas”. Oprima la combinación de teclas CTRL ALT V. Seleccione la opción “Valores”, de clic en “Aceptar”.
De nuevo, Haga clic en la etiqueta de hoja “Formulario ventas”. Seleccione la celda D13 presione el comando
de teclas “CTRL” “C” y haga clic en la etiqueta de hoja “Registro de ventas”.
Oprima la combinación de teclas CTRL ALT V. Haga clic en la opción “Valores” y luego de clic en “Aceptar”.
Haga clic en la etiqueta de hoja “Formulario ventas”. En la celda “D15” digite el signo “Igual” y luego seleccione
la celda “D11”.
Ahora, presione la tecla del signo “Suma” y de clic sobre la celda “D13”, para obtener el resultado del total de la
venta, más el recargo por pago con tarjeta. Acepte con la tecla “Enter”.
Haga clic derecho sobre la celda “D15”. Seleccione la opción “Copiar”. De clic en la etiqueta de hoja “Registro
de ventas” nuevamente. Oprima la combinación de teclas CTRL + ALT + V. Seleccione la opción valores, haga clic
en aceptar.
En la celda de la columna “Acumulado” digite el signo “Igual” y seleccione la celda “G6”. Oprima la tecla de signo
“Suma” y haga clic sobre la celda “F5”, para hallar el resultado acumulado de ventas. Acepte con la tecla “Enter”.
Vaya a la hoja de cálculo “Formulario venta” haciendo clic sobre la etiqueta. Con la tecla “Control” presionada,
haga clic sobre la celda “D5”, “D11”, “D13” y “D15”.
Presione la tecla “Suprimir” para dejar los registros que se ingresen en blanco. Luego de clic en el comando
“Detener grabación”.

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En la siguiente lección, se observará cómo se ejecuta la Macro creada y como asignarla a un objeto.

Cree una plantilla con un formulario VBA

Registre las compras con sus proveedores para dar soporte a sus registros contables. La adquisición de insumos
o activos para una empresa también debe llevarse mediante registros de compra. En esta lección, se creará una
plantilla con un formulario en VBA para dar de alta cada uno de ellos.
Para empezar, haga clic en el círculo del apartado “Registro de compras”. En una nueva hoja de cálculo del
mismo libro de Excel, se muestra una plantilla en donde se ingresará la información de las compras realizadas
mediante un formulario VBA; el cual, será programado en el transcurso de esta lección.
haga clic en el comando “Visual Basic” del grupo “Código” de la pestaña “Desarrollador”. Como se pudo observar
en lecciones anteriores, “Formularios de usuario en VBA. (UserForm)”, el editor de Visual Basic permite crear
formularios con botones de control. En esta ocasión, se aprenderá a crear el código para que realice la función
que se desea. Haga doble clic en “UserForm1” del apartado “Formularios” del panel “Proyecto”.
Se observa que se ha creado un formulario con botones de control de cuadro de texto, etiqueta y botón de
comando los cuales se necesitan para ingresar los datos en la plantilla. Haga clic derecho sobre el formulario.
De la lista que se despliega, haga clic sobre la opción “Ver código”.
Se abre el editor de Visual Basic; desde aquí, se creará el código de programación que ejecutará las acciones en
la plantilla. Lo primero que se debe hacer es pedirle a Excel que valide los datos insertados y agregue una nueva
fila para los siguientes datos a ingresar. Para esto digite lo siguiente: Private Sub CommandButton1_Click() para
llamar el botón de comando y se ejecute con un clic.
Luego digite el código: Selection.EntireRow.Insert Con esto, se le da la instrucción a Excel que inserte una nueva
fila, luego de haga clic en el botón.
Ahora, digite: TextBox1 = Empty
Ahora digite: TextBox2 = Empty
Ahora digite: TextBox3 = Empty

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Ahora digite: TextBox4 = Empty
Ahora digite: TextBox5 = Empty
Para qué; luego de insertar la celda, deje los campos de los botones de cuadro de texto sin contenido y así poder
ingresar un nuevo registro.
Digite el siguiente código: TextBox1.SetFocus. Con esto, se pretende que el cursor se ubique en el cuadro de
texto número 1, ya que es la primera casilla de la plantilla que se debe registrar.
Se ha programado el botón de comando. Se debe tener en cuenta que cada acción completa debe tener un
cierre de código; para esto, digite el siguiente código: End Sub.
En la siguiente lección se creará el código de programación para el primer botón de cuadro de texto.

Cree el código de programación del botón de control con un formulario VBA

Registrar las compras a los proveedores para dar soporte a los registros contables. Ahora se creará el código de
programación del primer botón de control cuadro de texto. Digite lo siguiente: Private Sub TextBox1_Change()
Ahora digite lo siguiente: Range("B7").Select. ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox1. Para dar la instrucción a Excel
de seleccionar la celda “B7” de la plantilla y luego se inserte el texto del botón de control cuadro de texto 1 en
esa celda.
De nuevo, digite: End Sub, para finalizar la programación de ese botón. Como se pudo observar en el formulario,
los siguientes cuatro botones de control son iguales y cumplen la misma función. Por tanto, se utilizará el mismo
código para ellos. Copie el contenido que se encuentra entre las líneas, arrastrando el mouse desde la palabra
“Private” hasta la palabra “Sub”.
Haga clic derecho del mouse y seleccione la opción “Copiar”. Ubique el cursor debajo de la última línea y pegue
el contenido con el comando abreviado de teclas “Ctrl V”.
Repita tres veces más este proceso. Presione el comando abreviado de teclas “Ctrl V” tres veces consecutivas.

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Ahora, se debe cambiar el nombre de la celda y el número del botón de control de cada uno de los códigos
insertados. Ubique el cursor en el primer código copiado y en cada una de las palabras “TextBox1”, cambie el
número “1” por el número “2”.
Repita el mismo procedimiento en el tercer código insertado, pero en cada una de las palabras “TextBox1”
cambie el número “1”, por el número “3”.
Nuevamente, repita el mismo procedimiento en el cuarto código pegado, pero en cada una de las palabras
“TextBox1”, cambie el número “1” por el número “4”.
Por último, repita el mismo procedimiento; en cada una de las palabras “TextBox1” cambie el número “1” por
el número “5”.
Ahora, en el primer código copiado, cambie la celda seleccionada “B7” por “C7”. Repita ese procedimiento en
el siguiente código, pero sustituya la letra “B” por la letra “D”.
En el siguiente código, repita el mismo paso, pero cambiar la letra “B” por la letra “E”. En el último código
pegado, sustituir la letra “B” por la letra “F”. Esto con el fin de que todos los datos ingresados en el formulario
se ubiquen en las celdas que corresponden en la plantilla.
Con estos sencillos pasos se ha diseñado el formulario UserForm VBA. Haga clic en el botón “Cerrar”, para
regresar a la plantilla.
En la siguiente lección, se observará como se ingresan los datos desde el formulario.

Cree el código de programación del formulario VBA para insertar los datos

Registre las compras a sus proveedores para dar soporte a sus registros contables. Se observa que, al costado
derecho del título de la plantilla, se encuentra un botón que permitirá abrir el formulario para ingresar los datos.
Haga clic sobre él.
Haga clic en el comando “Modo Diseño” del grupo “Controles”.

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Ahora, Haga clic en el comando “Ver código”. Fíjese que nuevamente se ha regresado al editor de Visual Basic,
pero en un nuevo módulo, donde se creará el código para que el botón active el formulario. Digite lo siguiente:
Load UserForm1
Digite lo siguiente: UserForm1.Show. Este código instruye a Excel para que cargue y muestre el formulario desde
el botón de control.
De clic en el botón “Cerrar” del editor para volver a la plantilla. Haga clic en el comando “Modo Diseño”
nuevamente.
Ahora, una vez creado el formulario y los códigos de programación se puede iniciar a dar el alta de la
información. Haga clic en el botón “Abrir formulario”.
En la casilla “Fecha de compra” digite “30/03/2016”.
En el campo “Nº DE RECIBO” digite el número “DP1802-5”
Ahora, en el campo “DOCUMENTO DE IDENTIDAD O NIT” digite el número “10005896238”
En el campo “NOMBRE O RAZÓN SOCIAL” digite la palabra “antares
Por último; en el campo “VALOR COMPRA” digite el valor “425500” presione el botón “Insertar”.
Sé observa que se han ingresado automáticamente los datos en las celdas. Para finalizar esta lección, haga clic
en el botón “Cerrar” del formulario.
Luego haga clic en el círculo amarillo del título para volver a la hoja de cálculo inicial.
De esta manera; mediante un formulario UserForm VBA con código de programación, se llevará el control de las
compras y proveedores de la empresa.

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 Automatice las entradas y salidas de productos a través de vínculos

Controlar el inventario de los productos en los almacenes. La contabilidad de inventario en bodegas o almacenes
es importante para el control de entrada y salida de los productos comercializados en una empresa.
En esta lección se aprenderá a llevar el registro actualizado de inventarios, mediante una planilla y formularios
que optimizarán tiempo y esfuerzo.
Haga clic derecho en el botón de color azul de la columna “Entrada”. Haga clic en la opción “vínculo” de la lista
que se despliega.
Se observa que este libro de Excel cuenta con tres hojas de cálculo activas. Haga clic en la hoja de cálculo que
lleva por nombre “Entrada”, luego Haga clic en el botón “Aceptar”. Haga clic sobre el nuevo botón vinculado.
Se observa que al vincular el botón con la hoja de cálculo de nombre “Entrada” lo envía al formulario de ingreso
de productos.
Ahora de clic derecho en el botón de la columna “Salida”. En la lista que se despliega, Haga clic en la opción
“vínculo” nuevamente. Seleccione la hoja de cálculo que lleva por nombre “SALIDA”, haciendo doble clic sobre
ella. Haga clic sobre el botón “Salida”.
El vínculo creado envía al formulario de registro de salida de productos. Haga clic en el botón “Inventario”. Haga
clic en la pestaña “Insertar”.
Ahora, Haga clic en el comando “vínculo”. Haga clic sobre la hoja de cálculo “inventario”. Luego Haga clic en el
botón “Aceptar”. Haga clic sobre el botón “Inventario”.
En la siguiente lección se crearán los registros y se ejecutarán las Macros.

Cree registros y ejecute macros para automatizar el inventario

Controlar el inventario de los productos en los almacenes. Una vez creados los vínculos entre las hojas de cálculo,
se procede a crear los registros y ejecutar las Macros ya creadas, que ingresarán los datos de los formularios
automáticamente.

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Haga clic en el botón “Entrada”. Haga clic en el campo “Código”, digite el número “8”. Haga clic en el campo
“Fecha” y digite “17/03/2017”.
Seleccione el campo “Artículo” y digite las palabras “destornillador eléctrico”. En el campo “C. Ingreso” digite el
número “6”. Haga clic en el botón “Insertar”, la cual tiene activa la Macro que ingresará los datos.
Se observa que los datos se han insertado automáticamente. Ahora, haga clic en el botón “Salida”. Seleccione
el campo “código” y digite el número “10”.
Seleccione el campo “Fecha” y digite “13/03/2017”. Digite las palabras “cortadora de metal” en el campo
“Artículo”. Seleccione el campo “C. salida” y digite el número “7”. Haga clic en el botón “Insertar”
En la siguiente lección, se creará una tabla con funciones que halle el total del stock en bodega o almacén.

Utilice la función SI para crear una tabla y conocer los saldos en bodega

Controlar el inventario de sus productos en los almacenes. Ahora, se va a crear una tabla que mediante funciones
devuelva el total del stock en bodega o almacén y si es necesario ingresar más unidades, ya que el stock mínimo
para cada producto es de 5 unidades.
Haga clic en la celda “J1”, pulse la tecla shift y haga clic en la celda “M3”. Haga clic en el comando “Color de
relleno”, elija la opción “amarillo” de la lista que se despliega.
Haga clic en el comando “Bordes”, elija la opción “Todos los bordes” de la lista. Seleccione la celda “J1” y digite
la palabra “Taladros”.
Seleccione la celda “K1” y digite la palabra “Pulidoras”. Seleccione la celda “L1” digite la palabra “Cortadora”.
Por último, seleccione la celda “M1” y digite la palabra “Guadaña”.
Ahora se van a insertar las funciones en las celdas siguientes. Haga clic en la celda “J2” de clic el icono “Insertar
función”.
En el campo “Buscar una función” digite la palabra “SI” y haga clic en el botón “Ir”. Haga clic en el botón
“Aceptar”.

capacitamos.com 50
En el campo prueba lógica seleccione la celda “J3” presione la tecla “Menor que” luego la tecla “Igual”. Ahora,
Haga clic sobre la celda “G10” presione la tecla “F4”.
En el campo “Valor si verdadero” digite la frase “Solicitar Producto”. En el campo “Valor si falso” digite la frase
“Producto Suficiente”. Haga clic en el botón “Aceptar”. Haga clic en la celda “J2”, elija la opción copiar, presione
la tecla shift y haga clic en la celda “M2”. Use la combinación de teclas Ctrl V
Fíjese que en todas las celdas aparece el mensaje “Solicitar Producto”, debido a que en las siguientes celdas se
debe crear una fórmula que arroje el resultado del stock total. En la siguiente lección se aprenderá cómo hacerlo.

Utilice la función BUSCARV para diligenciar el formulario control de mercancía

Controlar el inventario de los productos en los almacenas. El registro de mercancía se realiza en todas las
empresas con el fin de llevar un control de las solicitudes de productos en cada una de sus sucursales. En esta
lección, se configurará la plantilla “Control de mercancía” utilizando botones de control y funciones que
automaticen el proceso y optimicen el esfuerzo y el tiempo.
Haga clic en la celda “D8”. Haga clic en el botón “Insertar función”. De doble clic en la función “Buscar V” de la
lista.
Como se puede observar, en la ventana se muestra el asistente de funciones donde se definirán los argumentos
para esta función. En el campo “Valor buscado”, Haga clic en la celda “A1”.
Recuerde que la celda “A1” fue usada como celda vinculada para el control combinado; el cual, genera un
marcador numérico que ayudará para esta función.
En el campo “Matriz buscar en” Haga clic en la etiqueta de hoja “Base de datos”. Seleccione la celda “A1”.
Presione la tecla “Shift” y Haga clic en la celda “H29”.
En el campo “Indicador columnas” se debe definir la columna que contiene la información a mostrar en esa
celda. Para este caso, la información que se requiere es la “Dirección” que se encuentra en la columna 3 de la
base de datos; por tanto, digite el número 3.
Digite el número “1” para que la función devuelva el dato exacto. Haga clic en el botón “Aceptar”. Se observa
que la función ha devuelto la información de la dirección de ubicación del almacén.

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En los campos siguientes se utilizará la misma función, pero solo cambiará el número del indicador de columnas.
Seleccione el contenido de la celda “D8” en la barra de fórmulas y presione el comando abreviado de teclas
“Control” + “C” para copiar el contenido.
Haga clic derecho sobre la celda “D10” seleccione la opción “Pegar”. Presionar la tecla “F2” y reemplace el
número “3” por el número “6” para que se devuelva la información de la columna correspondiente a “Localidad”.
Presione la tecla “Enter”.
En la celda “D12” Haga clic derecho. Seleccione la opción “Pegar”. Reemplace el número “6” por el número “8”
para que se devuelva la información de la columna “Quien recibe”.
Haga clic en la celda “D14” y presione el comando abreviado de teclas “Control” + “V” para pegar de nuevo la
función en esa celda.
Reemplace el número “3” por el número “7” para reflejar la información de la columna “Correo Electrónico”.
Haga clic derecho en la celda “H8”. Seleccione la opción “Pegar”.
Reemplace el número “3” por el número “1” para que la función devuelva la información de la columna “ID”.
Haga clic derecho en la celda “G10”
Presione el comando abreviado de teclas “Control” + “V” para pegar la función en esa celda”. Reemplace el
número “3” por el número “5” para mostrar la información de la columna “Barrio”.
De clic en la celda “G12” Presione el comando abreviado de teclas “Control” + “V”. Reemplace el número “3”
por el número “4”.
Como se puede observar, la función “Buscar V” devuelve la información correspondiente a cada uno de los
campos, con esto se evita diligenciar manualmente cada uno de ellos.
De esta manera Excel permite aplicar sus herramientas en la gestión de control de pedidos como tarea
administrativa.

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 Diseñe un modelo de factura por computador

Diseñar un propio modelo de facturación de los productos vendidos. La era de la información ha permitido
revolucionar la gestión empresarial optimizando los procesos y generando alternativas que reducen el riesgo
ambiental. En esta plantilla se observa una factura que se puede enviar vía e-mail y así, evitar la impresión en
físico.
Para empezar a definir la información que registra la plantilla, Haga clic en la celda “B4”. Para obtener la
información que corresponde a este campo, se debe tener una base de datos con la información de los clientes.
Haga clic en la pestaña “Datos” y seleccione el comando “Validación de datos” del grupo “Herramientas de
datos”.
En el apartado “Permitir”, de clic sobre la punta de flecha y elija la opción “Lista”. En el campo “Origen”, se debe
seleccionar el rango de celdas que contenga la información correspondiente al “NIT” del cliente.
Haga clic en la etiqueta de hoja “Clientes”. Seleccione la celda “A3” y arrastre el mouse, presionando el clic
izquierdo hasta la celda “A36”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Aparece una punta de flecha al costado derecho de la celda. Haga clic sobre ella. Se ha creado una lista
desplegable con la información correspondiente a ese campo. Haga clic sobre el registro 3.
Con la función “Buscar V”, se devolverá la información de la hoja de cálculo “Clientes” en el campo cliente. Haga
clic en el botón “Insertar función”.
Seleccione la función “Buscar V” y haga clic en el botón “Aceptar”. En el apartado “Valor buscado” seleccione la
celda “B4” para tomar como referencia de búsqueda esa celda. En el apartado “Matriz buscar en”, Haga clic en
la etiqueta de hoja “hoja Clientes”.
Seleccione el rango de celdas “A2” hasta “C36”, de clic en el cajón de texto del apartado “Indicador de
columnas”. Digite el número “2” sobre este campo; debido a que, en la tabla de datos de los clientes el nombre
se encuentra ubicado en la 2ª columna.
En el apartado “Ordenado” digite el número “0”. Haga clic en el botón “Aceptar”. Para el campo “Dirección”, se
utilizará la misma función. Haga clic derecho en la celda B5. Seleccione la opción “Copiar”.
Haga clic derecho en la celda “B6”, elija la opción “Pegar”. Ubique el cursor en la barra de fórmulas antes del
“2”, oprima la tecla suprimir, digite el número “3”. Acepte con la tecla “Enter”.
En la siguiente lección se diligenciará la información que corresponde al apartado del producto.

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 Utilice el comando validación de datos para crear listas desplegables y practique con la
función Si.Error

Diseñar su propio modelo de facturación de los productos vendidos. Una vez diligenciada la información del
cliente, se debe registrar la de los productos. Para continuar con esta lección, seleccione la celda “A10” y de clic
en el comando “Validación de datos”.
En el apartado “Permitir”, de clic en la punta de flecha y seleccione la opción “Lista”. De clic en el cajón de texto
del apartado “Origen”. Haga clic en la etiqueta de hoja “Productos”. Seleccione el rango de celdas “A3” hasta
“A32” arrastrando el mouse con el clic izquierdo presionado. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Se ha creado una lista desplegable en la celda “A10”. Arrastre el mouse hasta la celda “A18” para rellenar
automáticamente los siguientes campos.
Haga clic en la celda “D10”. Para este campo, se va a combinar la función “Sí. Error” con la función “Buscar V”;
esto con el fin de que, al devolver la información correspondiente no se muestre código de error “N/A”. Digite
el signo “Igual” y luego digite la palabra “Sí. Error”. Haga clic en la opción resaltada con color azul. Esta función
solo tiene dos argumentos. El primer argumento se compone de la función “Buscar V”. Digitar la palabra “Buscar
V”. De clic en la opción resaltada.
Ahora, de clic en la celda “A10” para definirla como el valor que se desea buscar y digite el signo “Punto y coma”.
De clic en la etiqueta de hoja “Productos”.
Seleccione el rango de celdas “A2” hasta “C32”. Digite el signo “Punto y coma”. Digite el número “2” para
seleccionar la 2ª columna de la base de datos de “Productos” y digite el signo “Punto y coma” nuevamente.
Digite el número “1” para obtener la coincidencia de búsqueda exacta e insertar el signo “Cerrar Paréntesis”.
Para el segundo argumento de la función “Si. Error”, digitar el signo “Punto y coma” y luego digite dos veces el
signo “Comillas”. Cerrar el signo “Paréntesis” y acepte con la tecla “Enter”.
Se observa que la celda queda en blanco. Esto se debe al argumento de la función “Sí. Error” que indica que si
existe un valor en la celda “C10” devuelva la información correspondiente a la descripción del producto, de lo
contrario deje la celda en blanco.
Seleccione la celda, D10 Haga clic y arrastre el mouse hasta la celda D18 para rellenar automáticamente ese
rango de celdas con la misma función.
En la siguiente lección, se definirá el valor para el campo “Fecha emisión”.

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 Utilice la función de fecha HOY e ingrese los datos en la factura

Diseñar su propio modelo de facturación de los productos vendidos.

Para definir la información que tendrá el campo “Fecha”, de clic sobre la celda “E4” digite el signo “Igual”. Digite
la palabra “HOY”. Digite el signo () y acepte con la tecla “Enter”.
Una vez configurada la factura electrónica, se ingresarán los registros. Haga clic en la celda “A10”. De clic en la
punta de flecha que aparece en la celda, elija el código “DP0017”.
En la celda “B10” digite el número “6” Acepte con la tecla “Enter”. De clic en la celda “A11”. De clic en la punta
de flecha y elija el código “DP0015”.
En la celda “B11” digite el número “8” y acepte con la tecla “Enter”. De esta manera, se ha generado una factura
de venta electrónica en Excel, que permitirá exportarla a formato de texto “PDF” o “XPS” o enviarla por correo
electrónico.

Realice plantilla con una macro para tener el registro de las ventas

Realizar seguimiento diario, semanal, mensual y anual de las ventas. Las ventas, son el principal indicador de
éxito de cualquier empresa. Tener un registro exacto de éstas, es indispensable para generar informes diarios,
semanales, mensuales o anuales.
Se debe crear una Macro que registre los datos de las ventas, en una plantilla. Haga clic en la etiqueta de hoja
“Factura”.
Como se puede observar, se utilizará la plantilla de la factura electrónica, creada en la anterior lección. Haga clic
en la pestaña “Desarrollador”.
Seleccione el comando “Grabar Macro”. En el campo “Nombre de la macro” digite la palabra “Ingresar” y haga
clic en el botón “Aceptar”.

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A partir de este momento iniciará la grabación de la Macro. Ahora, realizará cada una de las acciones que
quedarán grabadas en ella.
Para continuar esta lección, haga clic en la etiqueta de hoja “Registro ventas”. Haga clic derecho sobre el
encabezado de la fila 3. Seleccione la opción “Insertar”.
Haga clic en la etiqueta de hoja “Factura”. Haga clic derecho sobre la celda “E4”, del apartado “Fecha emisión”
seleccione la opción “Copiar”.
De clic en la etiqueta de hoja “registro ventas”. En la celda “A3”, haga clic derecho, seleccione la opción “Pegar
valores”.
Haga clic en la etiqueta de hoja “Factura”. Seleccione la celda “E5” del apartado “Número”, haciendo clic
derecho de nuevo de clic en copiar.
Haga clic en la etiqueta de hoja “Registro ventas”. De clic derecho en la celda “B3” seleccione la opción “Pegar”.
Haga clic en la etiqueta de hoja “Factura”. Haga clic derecho en la celda “B4”, del apartado “NIT” y seleccione la
opción “Copiar”.
Haga clic en la etiqueta de hoja “Registro ventas” De clic derecho en la celda “C3” y seleccione la opción “Pegar
valores”.
De nuevo, haga clic en la etiqueta de hoja “Factura”. De clic derecho en la celda “B5” del apartado “Cliente” y
elija la opción “Copiar”.
Haga clic en la etiqueta de hoja “Registro ventas”. De clic derecho en la celda “D3” y seleccione la opción “Pegar
valores”.
Haga clic en la etiqueta de hoja “Factura”. Haga clic derecho en la celda “F19” y seleccione la opción “Copiar”.
Haga clic en la etiqueta de hoja “Registro ventas”. De clic derecho en la celda “E3” y seleccione la opción “Pegar
valores”.
Nuevamente vaya a la hoja de cálculo “Factura” y haga clic sobre su etiqueta. Con la tecla “Control” presionada,
seleccione la celda “B4”, “B5”, el rango de celdas “A10” a “A18” y el rango de celdas “B10” a “B18”.
Presione la tecla “Suprimir”, para dejar la plantilla en blanco, luego de registrar la información. Haga clic en el
botón “Detener grabación”.
En la siguiente lección se ejecutará la Macro creada para ver su funcionamiento.

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 Ejecute una macro para generar una nueva venta y utilice la función Subtotal

Realizar seguimiento diario, semanal, mensual y anual de las ventas. Para comenzar con esta lección, haga clic
en la etiqueta de hoja “Registro ventas”.
Haga clic derecho en el encabezado de fila “3” y seleccione la opción “Eliminar”, para eliminar la fila insertada
en la grabación de la Macro.
De clic en la etiqueta de hoja “Factura”. Haga clic derecho sobre el botón “Registrar” y seleccione la opción
“Asignar macro”.
Haga clic en el botón “Aceptar”. Ahora, se ingresará una nueva venta, mediante la ejecución de la Macro creada
anteriormente.
Una vez creada la Macro y configurado el botón de registro, se creará una nueva venta. Para continuar con esta
lección, haga clic en la punta de flecha de la celda “B4”, del apartado “NIT”. Seleccione la opción “800 043 098”.
De clic en la celda “A10”. Haga clic en la punta de flecha que se muestra y seleccione el producto “DP0012”. En
la celda B10 del apartado “Cantidad”, digite el número “12” Acepte con la tecla “Enter”.
Haga clic en el botón “Registrar”. Se observa que los campos quedan en blanco nuevamente. Haga clic en la
etiqueta de hoja “Registro ventas”. La venta ya ha sido registrada.
Ahora, para realizar un breve análisis de las ventas realizadas por fecha. Se usará la herramienta “Subtotales”.
Haga clic en la pestaña “Datos”.
Seleccione el rango de celdas “A2” a “G15”, arrastrando el mouse con clic izquierdo presionado. De clic en el
comando “Subtotal”. Para finalizar, haga clic en el botón “Aceptar”.
Se observa que con la herramienta “Subtotal”, opera la suma de las ventas por fecha y genera el total de la venta
del día.
De esta manera, Excel permite crear registros de ventas, para obtener reportes de acuerdo a la necesidad.

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 Diseñe su propia plantilla de cotización y practique con la función INDICE y COINCIDIR

Adecuar un formato de cotización para informar a los clientes sobre precios y productos. Para omitir el error
que se ha generado en la celda “F13”, utilice la función “Sí.Error”. Para continuar, presione la tecla “F2”. Ubique
el cursor después del igual en la función insertada anteriormente. Digite la función “Sí. Error”.
Haga clic en la función que aparece como coincidencia de búsqueda, ubique el cursor al final de la función, digite
el signo “Punto y coma”. Digite dos veces el signo “Comillas” y luego cierre el paréntesis. Esto con el fin de que,
si no muestra el resultado, deje la celda en blanco. De nuevo, de acepte con la tecla “Enter”. Arrastre el mouse
desde la celda “F13” hasta la celda “F32” para rellenar automáticamente ese rango de celdas con la misma
función.
Verá que la celda queda completamente en blanco. Ahora, utilice la misma función para la columna “Unidad”.
Haga clic derecho sobre la celda “F13” y seleccione la opción “Copiar”. Haga clic derecho sobre la celda “R13”
y seleccione la opción “Pegar”.
La información que se devuelve para este apartado es la correspondiente a la unidad de medida de los
productos; entonces, debe cambiar el rango de celdas seleccionado de la función “Índice”. Ubique el cursor
sobre la palabra “Productos”, presione la tecla “Shift” y haga clic en el marcador de la celda “B28” en el texto de
la función.
Haga clic en la etiqueta de hoja “Productos” y seleccione el rango de celdas “D2” hasta “D28”. Presione la tecla
“F4” y acepte con la tecla “Enter”. Arrastre el mouse con clic izquierdo presionado desde la celda “R13” hasta la
celda “R32” para rellenar automáticamente ese rango de celdas con la misma función.
En el apartado “Valor unitario” repita el mismo procedimiento. De clic derecho en la celda “R13” seleccione la
opción “Copiar”. Haga clic derecho en la celda “U13” y seleccione la opción “Pegar”. Ubique el cursor al inicio
de la palabra “Productos” de la función “Índice”, presione la tecla “Shift” y haga clic en el marcador de la celda
“D36” del texto de la función.
De clic en la etiqueta de hoja “Productos” seleccione el rango de celdas “E2” hasta “E28”. Presione la tecla “F4”
y acepte con la tecla “Enter”. Arrastre el mouse con clic izquierdo presionado desde la celda “U13” hasta la celda
“U32” para Autorrellenar ese rango de celdas con la función insertada.
En la siguiente lección se utilizará la herramienta “Validación de datos” para insertar valores de manera rápida
en las celdas.

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 Utilice la herramienta validación de datos para ingresar datos automáticamente

Adecuar un formato de cotización para informar a los clientes sobre precios y productos. Para continuar con
esta lección, de clic sobre la celda “C13” luego de clic en la pestaña “Datos”. De clic en el comando “Validación
de datos” del grupo “Herramienta de datos”.
Haga clic en la punta de flecha del campo “Permitir” y elija la opción “Lista”. Haga clic en el cajón de texto del
campo “Origen” y de clic en la etiqueta de hoja “Articulo”. Seleccione el rango de celdas “A2” hasta “A36”. Haga
clic en el botón “Aceptar”.
Lleve el mouse desde la celda “C13” hasta la celda “C32” para Autorrellenar ese rango de celda con la validación
de datos insertada en esa celda. Haga clic en la punta de flecha de la celda “C13” y elija la opción “DP005”.
Ahora En la celda “O13” digite el número “4” y haga clic en la celda “C14”. En la punta de flecha de la celda
seleccionada; de clic, seleccione la opción “DP007”.
Haga clic en la celda “O14” y digite el número “5”. Para finalizar esta lección, acepte con la tecla “Enter”.
De esta manera, se crea una cotización en Excel, cuya importancia radica en el resultado de la negociación del
departamento de ventas; convirtiéndose en un desafío para la empresa, superar exitosamente esta etapa.

Realice una plantilla para optimizar el tiempo en labores y practique con la función SI

Identifique la importancia de las actividades a realizar y optimice el tiempo.

La Gestión del tiempo en Excel, permite organizar las actividades y el tiempo de trabajo de modo que se prioricen
y ejecuten de acuerdo a su importancia. Observe que en la plantilla se encuentra una lista de actividades a cargo
de los alumnos de un colegio. El objetivo es definir el orden de ejecución de acuerdo a su importancia y urgencia.
Haga clic en la celda “H4”.

En la columna “Eficiencia” se debe encontrar el porcentaje de eficiencia entre el tiempo de ejecución y el tiempo
planeado dado en minutos. Para esto; utilice la función “Si”. Haga clic en el botón “Insertar función”.

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Haga clic en la función “Sí” de la lista que aparece luego de clic en el botón “Aceptar”. En el campo “Prueba
lógica”, haga clic en la celda “G4”; digite el símbolo menor que seguido del símbolo mayor que, que en Excel
significa “Diferencia” <>. Ahora digite el número “0”.

En el campo “Valor sí verdadero” de clic en la celda “F4”, digite el signo del operador “División” y de clic en la
celda “G4”. En el campo “Valor sí falso”, digite el número “0” haga clic en el botón “Aceptar”.

Visualice que el resultado es el 100% ya que, la tarea propuesta se ejecutó en el tiempo planeado. Arrastre el
mouse hasta la celda “H10”.

Ahora se definirá el tipo de acción a seguir. Haga clic en la celda “I4”. Para encontrar el resultado de esta celda,
utilice la función “Sí” integrada con la función “Buscar V” debido a que, debe devolver un valor de la hoja de
cálculo “Tabla de datos”. Digite el signo “Igual” y la función “Sí”.

Haga clic en la función resaltada, de la lista de coincidencia de búsqueda. Seleccione la celda “E4”, digite el
símbolo “Diferencia” <> y dos veces el signo “Comillas”. Digite el signo “Punto y coma” y la función “Buscar “V”.
De clic en la función resaltada.

Haga clic en la celda “E4” de nuevo digite el signo “Punto y coma”. De clic en la etiqueta de hoja “Tabla de datos”
26. Seleccione el rango de celdas “B3” hasta “D6”. Presione la tecla “F4” y digite el signo “Punto y coma”.
Digite el número “3”, cierre el signo “Paréntesis” dos veces y acepte con la tecla “Enter”.

Debe arrastrar el mouse desde la celda “I4” hasta la celda “I10” con el clic izquierdo presionado para rellenar
automáticamente las siguientes celdas con la misma función.

La función usada anteriormente muestra que, si en las celdas de la columna “E” existe un contenido, devuelva
la información de la tercera columna de la matriz seleccionada en la hoja de cálculo “Tabla de datos” y que
coincida con el contenido de las celdas de la columna “E”.

En la siguiente lección, se creará un gráfico que nos muestre la importancia y/o urgencia de las tareas.

capacitamos.com 60
 Realice un gráfico para identificar la prioridad en las labores

Identifique la importancia de las actividades a realizar y optimice su tiempo. En esta lección, se creará un gráfico
que muestre la importancia y/o urgencia de las tareas. De clic en la etiqueta de hoja “datos”.

Haga clic sobre la celda “I2”. De nuevo, use la función “Sí” para devolver la información del tiempo planeado en
la matriz a esta tabla. Haga clic en el botón “Insertar Función”. Haga clic en el botón “Aceptar”.

Ahora En el campo “Prueba lógica” haga clic en la etiqueta de hoja “Gestión del tiempo”. Seleccione la celda
“E4”. Digite el signo “Igual” de clic en la etiqueta de hoja “datos”.

Haga clic en la celda “I1” De clic en la etiqueta de hoja “Gestión del tiempo” Seleccione la celda “F4”. En el campo
“Valor sí falso” digite dos veces el signo “Comillas” de clic en el botón “Aceptar”.

Ahora con el clic izquierdo presionado, lleve el mouse desde la celda “I2” hasta la celda “I30 para Auto rellenar
las siguientes celdas con la misma función. Haga el mismo procedimiento, desde la celda “I30 hasta la celda
“L30.

Observe qué, se ha creado una tabla de datos con la cual, se realizará una matriz gráfica que represente la
importancia o urgencia de las actividades. Haga clic en la pestaña “Insertar” Seleccione el comando “Gráficos
recomendados”. De clic en la opción “X, Y (Dispersión)” De clic en el gráfico “Burbuja “3D”. Haga clic en la opción
“Aceptar”.

En la siguiente lección, se definirán las series que tendrá la gráfica para que refleje los datos como se desea.

Configure los datos para mostrar en el gráfico

Identificar la importancia de las actividades a realizar y optimizar el tiempo. Para configurar las series de datos
que muestra el gráfico, haga clic en el comando “Seleccionar datos”, de la pestaña contextual “Diseño”.

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De clic en el botón “Agregar”. Para el campo “Nombre de la serie”, de clic en la hoja datos y en la celda “B3”.
Esto con el fin de que una de las series, sea el “Tipo A”.

Para el campo “Valores X de la serie”, de clic en la celda “E3”, con el fin de darle la posición dentro del plano. En
este caso, el número “1”, indica izquierda y el número “3” indica derecha.

Para el campo “Valores Y de la serie”, haga clic en la celda “F3”, con el fin de darle la posición dentro del plano.
En este caso, el número “1”, indica “inferior” y el número “3”, indica “superior” y para el campo “Tamaño de
burbuja de la serie”, haga clic en la celda “I37”, para asignar el tamaño de la burbuja.

Haga clic en el botón “Aceptar”. De nuevo, de clic en el botón “Agregar”. De clic en la celda “B4”, para el primer
campo.

Ahora, de clic en la celda “E4”, para el segundo campo. Haga clic en la celda “F4”, para el siguiente campo. De
clic en la celda “J37”, para el tamaño de la burbuja. Haga clic en el botón “Aceptar”. Haga clic en el botón
“Agregar”.

En el primer campo, haga clic en la celda “B5”. De clic en la celda “E5”, para el segundo campo. De clic en la
celda “F5”, para el siguiente campo.

En el último campo, haga clic en la celda “K37”. De clic en el botón “Aceptar”. De clic en el botón “Agregar”. De
clic en la celda “B6”. De clic en la celda “E6”. De clic en la celda “F6”. De clic en la celda “L37” y de clic en el
botón “Aceptar”.

Ahora, se configurarán los elementos del gráfico, para terminar su diseño. Haga clic en el icono “Elementos de
gráfico”. Haga clic en los cuadros de verificación “Líneas de cuadrícula” y “leyenda”. De clic en el cuadro de
verificación “Etiquetas de datos” y elija la opción “Derecha”. De clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo.

En el gráfico, se observa la matriz que muestra el grado de importancia y urgencia de las actividades a realizar.
Para este caso, el gráfico resume que deben realizarse las actividades “Tipo B”, que son importantes más no
urgentes.

De esta manera, se realiza la gestión del tiempo de manera eficiente y que permita cumplir con las actividades
planeadas, para el día a día de trabajo.

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 Conozca el estado de cuenta de los clientes definiendo datos con el formato condicional

Aprenda a controlar las cuentas vencidas o próximas a vencerse de los clientes.

Una vez definidas las fechas de pago, se debe calcular los días que tiene de vencimiento de cada una de las
facturas registradas en el estado de cuenta, indicando con colores el estado.

Utilice la herramienta “Formato condicional”. Seleccione el rango de celdas “H14” hasta “H22”. Haga clic en el
comando “Formato condicional” ubicado en el grupo “Estilos”.

De clic en la opción “Administrar reglas” en la lista que se despliega.

De clic en el botón “Nueva regla”. Seleccione haciendo clic en el tipo de regla “Aplicar formato únicamente a las
celdas que contengan”.

En el apartado “Editar una descripción de regla” va a definir el parámetro que indique que el valor de la celda
sea menor que “5”. De clic en el segundo campo de ese apartado.

De clic en la opción “Menor o igual que”. En el siguiente campo, digite el número “5”. De clic en el botón
“Formato”.

Seleccione el color “Amarillo” para aplicarlo automáticamente en la celda en caso de que se cumpla esta
condición. De clic en el botón “Aceptar”.

Ha definido el primer parámetro; el cual indica que, si el valor de esa celda es menor o igual a cinco días, rellene
la celda de color amarillo para indicar que está dentro del plazo de pago con descuento.

Haga clic el botón “Nueva regla” para asignar un nuevo parámetro. Elija el tipo de regla “Aplicar formato
únicamente a las celdas que contengan”.

Para la descripción de esta regla defina que el valor de la celda debe estar entre “6 y 14” días. De clic en el primer
campo en blanco digite el número “6”.

De clic en el siguiente campo digite el número “14”. De clic en el botón “Formato”. Seleccione el color “Azul”.
De clic en el botón “Aceptar”. De nuevo, de clic en el botón “Aceptar”.

Se ha definido la siguiente regla que indica que, si el valor de la celda esta entre 6 y 14 días debe rellenar la celda
con color azul, lo cual indica que se debe enviar un aviso de recordatorio de fecha de pago cercana.

Ahora, cree el último parámetro. De clic en el botón “Nueva regla”. Elija el segundo tipo de regla. Haga clic en la
punta de flecha del segundo campo del apartado “Descripción de la regla” y elija la opción “Mayor o igual que”.

En el siguiente campo digite el número “15”. De clic en el botón “Formato” y elija el color “Rojo”. Haga clic en el
botón “Aceptar”. De nuevo haga clic en el botón “Aceptar”.

Este último parámetro indica que, si el valor de la celda es igual o mayor a 15 días, rellene la celda con color rojo.
Esto con el fin de indicar al cliente que ha vencido el plazo de pago.

capacitamos.com 63
En la siguiente lección, verá cómo funciona el formato condicional establecido.

Conozca la finalidad de un formato condicional en el manejo de las cuentas por cobrar

Aprenda a controlar las cuentas vencidas o próximas a vencerse de los clientes. Luego de definir los formatos
condicionales de las celdas, vera cuál es su finalidad.

Para continuar, de clic en la celda “H14” digite el signo “Igual”. De clic en la celda “H3”, presione la tecla “F4”
para fijarla con referencia absoluta. Presione la tecla del operador “Resta” de clic en la celda “G13”. Acepte con
la tecla “Enter”.

Arrastre el mouse hasta la celda “H22” con clic izquierdo presionado para rellenar ese rango de celdas con la
función anteriormente descrita. Al aplicar la función y el formato condicional al rango de celdas,
automáticamente se calculan los días de vencimiento de las cuentas por pagar, pagos vencidos, con aviso de
pago o dentro del pago con descuento.

Las Cuentas por Cobrar son recursos económicos de una empresa que le generaran un beneficio en el futuro.

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 Organice por medio de funciones especiales un sistema de control de cuentas por pagar

Realizar el propio sistema de control de cuentas por pagar.

Las cuentas por pagar representan obligaciones presentes provenientes de las operaciones de transacciones
realizadas con anterioridad tales como, la adquisición de mercancías o servicios, o la obtención de préstamos
para el financiamiento de bienes que contribuyen a un activo de la empresa.

En esta lección, mediante funciones “Sí anidadas” se puede registrar y controlar las cuentas por pagar, ya sea
mensual, semestral o anualmente de una empresa. haga clic en la celda “I6”.

En la columna “Situación” debe encontrar el estado en que se encuentran las deudas con los proveedores. Para
esto, se usa una función “Sí anidada” que indique si la deuda se encuentra vencida o dentro del plazo de pago;
asumiendo que, tiene 30 días después de la fecha de recepción para cancelar.

Digite el signo “Igual” dentro de la celda seleccionada. Digite la función “Sí”. De la lista de coincidencias de
búsqueda, de clic en la función que se encuentra resaltada con color azul.

El primer argumento de esta función es la prueba lógica; la cual indica, la expresión lógica que se evalúa para
conocer el resultado que se desea.

De clic en la celda “H6”. Digite el símbolo “Menor o igual que”. Seleccione la celda “G6” presione la tecla del
signo “Suma” y digite el número “30”. Digite el signo “;”.

Esta prueba lógica indica que; si el contenido de la celda “H6” es menor o igual que el valor de la celda “G6” más
30, entonces devuelva la información que se proporciona en los siguientes argumentos.

Para el parámetro “Valor si verdadero” abra el signo “comillas” y digite “Dentro del plazo”. Cierre el signo
“Comillas” y digite el signo “Punto y coma”.

Para el argumento “Valor si falso”, cree una nueva función “Sí”. Digite “SÍ” de doble clic en la coincidencia de
búsqueda resaltada.

Ubique el cursor desde la letra “H” en la función y arrastre el mouse hasta el número “0”. Presione el comando
abreviado de teclas “Ctrl “C” para copiar ese contenido seleccionado y ubique el cursor al final de la función.

Presione el comando abreviado de teclas “Ctrl” “V” para pegar el contenido seleccionado, debido a que la prueba
lógica de esta segunda función es similar.

Del contenido pegado, cambie el símbolo “Menor o igual que”, por el símbolo “Mayor que” Digite el signo “Punto
y coma” y luego abra las “Comillas”. Digite la palabra “Vencido” y cierre el signo “Comillas”. Digite el signo “Punto
y coma” y digite dos veces el signo “Comillas”. Cierre dos veces el signo “Paréntesis”.

Se observa que el “Valor si falso” de la primera función “SÍ” es una nueva función que indica que si se cumple
esta nueva prueba lógica mencione en la celda que la cuenta por pagar esta vencida; de lo contrario, deje la
celda en blanco.

capacitamos.com 65
Acepte con la tecla “Enter” y observe el resultado. Arrastre el mouse hasta la celda “I19” con clic izquierdo
presionado.

En la siguiente lección, aprenderá a definirla función para la columna “Descuento”.

Utilice la función SI Anidada para otorgar descuentos y liquidar el IVA

Aprenda a realizar su propio sistema de control de cuentas por pagar. Para la columna “Descuento”, use de
nuevo una función “Sí anidada” que le indique un descuento del 10% a las cuentas que estén dentro del plazo
de pago.

Para continuar, haga clic en la celda “K6”. Digite el signo “Igual” y la función “SÍ”. De doble clic a la función “Sí”
resaltada. Como prueba lógica, seleccione la celda “I6” y el signo “Igual”

Digite la palabra “Vencido” entre comillas. Digite el signo “Punto y coma” y el número “0” como “Valor si
verdadero”.

Digite el signo “Punto y coma” y de nuevo digite la función “SÍ”. De doble clic en la función “SÍ” y seleccione la
celda “I6”.

Digite el signo “Igual” abra el signo comillas y digite “Dentro del plazo” cierre el signo comillas. Digite el signo
“Punto y coma” y de clic en la celda “J6”.

Presione la tecla del signo “Multiplicación” y digite “10%”. Digite el signo “Punto y coma” y el número “0”. Para
terminar, cierre el argumento “Valor si falso”, la función en general y halle el resultado. Cierre el paréntesis dos
veces. Acepte con la tecla “Enter”.

Arrastre el mouse hasta la celda “K19” para hallar el valor de las siguientes celdas. Observe que el resultado para
las cuentas por pagar vencidas no aplica descuento; en cambio, para las que se encuentran dentro del plazo
aplica un 10% de descuento, tal y como se indicó en los argumentos de la función Sí anidada.

Ahora, debe indicar el IVA del 19% a aquellas cuentas por pagar cuyo detalle sea factura; ya que, las órdenes de
compra son documentos emitidos como constancia de transacción.

capacitamos.com 66
Haga clic en la celda “M6”. Digite el signo “Igual” y la función “SÍ”. De clic en la función “Sí”. Seleccione la celda
“D6”. Digite el signo “Igual”

Abra el signo comillas y digite la palabra “Factura” cierre el signo comillas para poder completar la prueba lógica.
Para el “Valor sí verdadero”, digite el signo “Punto y coma” y haga clic en la celda “L6”.

Presione la tecla asterisco y digite “19%”. Para el “Valor sí falso”, inserte una nueva función “SÍ”. Digite el signo
“Punto y coma” y la función “SÍ”. Seleccione la celda “D6” y digite el símbolo Igual, abra el signo comillas y digite
la palabra Orden de compra, cierre el signo comillas y luego digite el signo Punto y coma.

Digite el número “0”, el signo “Punto y coma” y de nuevo el número “0”. Cierre el signo “Paréntesis” dos veces.
Acepte con la tecla “Aceptar”. Para finalizar esta lección, arrastre el mouse hasta la celda “M19” para rellenar
las siguientes celdas con la misma función.

Sé observa que todas las cuentas por pagar; cuyo documento soporte haya sido la factura, tiene como recargo
el IVA del 19%.

Las cuentas por pagar constituyen para la empresa el monto principal de las obligaciones, debido a que se
incluyen las deudas por mercancías y servicios necesarios para las operaciones de producción y venta. De esta
manera, se puede tener control de las cuentas por pagar, por medio de Excel.

Diseñe su propio CRM con el comando SmartArt

Creando un CRM en Excel, puede llevar un registro de las oportunidades con clientes potenciales. Customer
Relationship Management, es el concepto mediante el cual, las empresas centran toda su actividad en los
clientes, buscando aprender todo sobre ellos, conocerlos en profundidad, saber dónde están, que consumen,
cuándo lo harán y de qué manera, y así lograr anticiparse a sus necesidades.

En este capítulo usted aprenderá a diseñar su propio CRM. Para crearlo, haga clic en el botón “Selector”, ubicado
en la intersección de las etiquetas de hoja y columna.

De clic en el comando “Color de relleno”, de la pestaña Inicio. Elija de la lista de opciones, el color verde claro,
ubicado en el subgrupo Colores Estándar. De clic en la pestaña “Insertar”.

capacitamos.com 67
De clic en el comando “SmartArt”, del grupo “Ilustraciones”. Haga clic en la opción “Ciclos”, de la lista de
opciones de gráfico. De clic en el gráfico “Ciclo radial”, ubicado en la tercera fila. De clic en el comando “Cambiar
colores”, del grupo de pestañas contextuales, “Herramientas de SmartArt”.

Elija la opción “Intervalo multicolor”, ubicado en la segunda fila. Haga clic en estilo “Polvo”, del grupo de “Estilos
SmartArt”. Ahora, se continuará con la edición del gráfico, desde las herramientas de SmartArt. Haga clic en el
cuadro de texto, de la forma ubicada en el centro del gráfico y digite “CRM” en mayúscula.

Seleccione la forma de color gris y en el cuadro de texto digite la palabra “Preventa”. En la siguiente forma hacia
la derecha, en el cuadro de texto digite la palabra “Venta”. Seleccione la forma de abajo y digite la frase “Gestión
del servicio”.

En la forma de la izquierda, digite la palabra “Posventa”. Haga clic en la pestaña contextual “Formato”, del grupo
“Herramientas de SmartArt”. De clic en el botón “Relleno azul”, representado con la letra A en mayúsculas, del
grupo “Estilos de WordArt”, para dar color a los textos ingresados

Diseñe su propia plantilla de Preventa

Aprenda a Registrar y actualizar la base de datos de los clientes para mantenerlos en contacto. La preventa está
relacionada con el marketing y consiste en estudiar el mercado; es decir, sus necesidades y así, identificar
potenciales clientes.

Para esto, se diseña una plantilla que facilite las decisiones con el cliente. De clic en el encabezado de columna
“A”. De clic en la pestaña “Datos” seleccione el comando “Validación de datos” en grupo “herramientas de
Datos".

En el apartado “Permitir”, de clic en la punta de flecha seleccione la opción “Lista”. De clic en el campo “Origen”
seleccione la etiqueta de hoja “Listas”. De clic en el encabezado de columna “G”.

De clic en la casilla de verificación de la opción “Omitir blancos” y de clic en el botón “Aceptar”. De clic en el
encabezado de la columna “C”.

capacitamos.com 68
Haga clic en el comando “Validación de datos”. Seleccione la opción “Lista” en el apartado “Permitir” luego, de
clic en la etiqueta de hoja “Listas”. Arrastre el mouse desde la celda “D2” hasta la celda “D6”. Haga clic en el
botón “Aceptar”.

De clic en el encabezado de columna “D”. Haga clic en el comando “Validación de datos” nuevamente y elija la
opción “Lista” en el apartado “Permitir”. Luego, de clic en la etiqueta de hoja “Listas”.

Seleccione el rango de celdas “F2” hasta “F6” y haga clic en el botón “Aceptar”. De clic en el encabezado de
columna “E”. De clic en el comando “Validación de datos” elija la opción “Lista”.

Luego, de clic en la etiqueta de hoja “Listas”. De clic en la celda G2 presione el comando abreviado de teclas
“Ctrl” + Shift” + “Fin” para seleccionar el rango de celdas que contiene la información que requerida. De clic en
el botón “Aceptar”.

De clic en el encabezado de columna “F”. De nuevo haga clic en el comando “Validación de datos”. Seleccione
la opción “Lista” del apartado “Permitir” de clic en la etiqueta de hoja “Listas”. Seleccione el rango de celdas
“A3” hasta “A24” y de clic en el botón “Aceptar”.

En la siguiente lección, vera cómo anidar tres funciones en una sola fórmula para hallar un resultado.

Actualice la base de datos de los clientes

Aprenda a registrar y actualizar la base de datos de los clientes para mantenerlos en contacto.

Para esta columna y la siguiente se utilizará la función “Sí. Error” anidada con la función “Índice” y la función
“Coincidir”. Digite el signo “Igual” y la función “Sí. Error”. De doble clic a la función resaltada

Digite la función “índice” y de doble clic a la función resaltada. De clic en la etiqueta de hoja “Listas”. Seleccione
el rango de celdas “B3” hasta “B24 y digite el signo “Punto y coma” y Digite la función “Coincidir” y de clic en la
celda “G3”.

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Digite el signo “Punto y coma” de clic en la etiqueta de hoja “Listas”. Seleccione el rango de celdas “A3” hasta
“A24” y digite el signo “Punto y coma”. De doble clic en la opción “Coincidencia exacta” y digite el signo
“Paréntesis” dos veces, para finalizar la edición de argumentos de las funciones “Coincidir” e “Índice”.

Digite el signo “Punto y coma” y el signo “Comillas” dos veces”. Cierre el signo “Paréntesis” para terminar la
edición de argumentos de la función “Sí. Error” acepte con la tecla “Enter”. Ubique el cursor en la barra de
fórmulas y con el comando abreviado de teclas “Ctrl” + “C” copie el contenido. Haga clic en la celda “I3” y
presione el comando abreviado de teclas “Control” + “V” para pegar el contenido a copiar en esa celda.

Cambie el rango de celdas “B3:B24” por el rango “C3:C24” ya que la columna de la hoja de cálculo “Listas”; que
contiene la información que se debe devolver es la “C”.

Una vez configurada la plantilla base de información requerida para abordar al cliente y conocer sus necesidades,
proceda a definir los parámetros. En la siguiente lección veremos cómo hacerlo.

Diligencie la plantilla de Preventa e inserte una forma vinculada

Aprenda a registrar y actualizar la base de datos de los clientes para mantenerlos en contacto.

Para continuar con esta lección; en la celda “B3”, seleccione la fecha “21/02/2016” siendo esta, la fecha en que
el potencial cliente hizo contacto por primera vez.

En la celda “C3” seleccione la opción “Mandar Carta” siendo esta, la siguiente acción a realizar con este potencial
cliente. En la celda “D3” elija la opción “interesado” con el fin de definir cuál es el estado actual del proceso de
compra del potencial cliente y que tan cerca está de volverse cliente fijo.

En la celda “E3” seleccione la fecha “22/02/2016” siendo esta la fecha en que se le envía el presupuesto
solicitado al potencial cliente.

En la celda “G3” de la columna “Puntaje” digite el número “15” ya que este, se define de manera subjetiva.
En sí, es la Importancia que se le da al potencial cliente, cuán grande sea, cuan interesado se vio, etc. La idea
principal es dedicarle más tiempo a los que mayor puntaje se les asigne.

capacitamos.com 70
En la celda “F3” elija el nombre de” Merca Hogar Express”. En la celda “J3” seleccione la opción “LinkedIn” siendo
esta la manera en que se conoció este potencial cliente. Sirve para luego medir los resultados de las acciones de
Marketing en cada canal de promoción.

Para finalizar, de clic en la pestaña “Insertar” elija el comando “Formas”. De clic en la opción “Rectángulo”.
Haga clic derecho seleccione la opción “Editar texto”. Digite la palabra “Inicio” de clic derecho nuevamente sobre
la forma.

Seleccione la opción “vínculo” Seleccione la opción hoja de cálculo de nombre “Inicio”. De clic en el botón
“Aceptar”. Haga clic sobre la forma que acaba de crear “inicio”.

Como puede observar, manteniendo la base de datos de la hoja de cálculo “Listas” con la información
pertinente, puede realizar el proceso de preventa con los clientes potenciales luego del respectivo análisis de
necesidades.

Desarrolle un informe por medio de gráficos para la estrategia de ventas

Desarrolle informes para estrategias de comercialización y ventas.

Tener un registro de ventas, por cliente y producto, otorga a las empresas las herramientas necesarias, para
implementar medidas destinadas a los clientes potenciales como, relanzamientos o preparar propuestas
comerciales.

De clic en el botón de nombre “Venta”. En esta planilla encontrara registros de ventas por clientes y productos
los cuales serán resumidos en un informe de tabla y gráfico dinámico; el cual, servirá para la toma de decisiones
en estrategias comerciales.

De clic en la pestaña “Insertar”. De clic en el comando “Gráfico dinámico”. Seleccione la opción “Gráfico
dinámico y tabla dinámica”.

En el cuadro de texto de la opción, “Tabla o rango” y en el cuadro de texto de la opción ubicación, la información
se deja como viene definida por defecto. De clic en el botón “Aceptar”.

capacitamos.com 71
De clic derecho en la etiqueta de hoja de nombre “Hoja1”. Seleccione la opción “Cambiar nombre”. Digite la
palabra “INFORME” y acepte con la tecla “Enter”.

Ubique el campo “Precio total” en el área valores. Ubique el campo “Cantidad comprada” en el área “Valores”.
Ubique el campo artículo en el área filas. Ubique el campo “Cantidad” en el área “Filas”. Ubique el campo
“cliente” en el área “Filtros”.

En la siguiente lección, va aprender como filtrar la información para resumirla en el gráfico dinámico.

Utilice la herramienta Filtros para buscar un rango de datos en un gráfico de ventas

Desarrolle informes para estrategias de comercialización y ventas.

Para continuar esta lección, realice el filtro de los datos para resumir el gráfico dinámico.

En la hoja Informe, haga clic en la punta de flecha de la celda “B1”.

De la lista que se despliega, de clic en la casilla de verificación “Seleccionar varios elementos”.

Visualice que se enlistan todos los nombres de los clientes, de clic en la casilla de verificación opción “Todas”,
para desactivar la lista.

Ubique en la lista de nombres, el nombre del cliente “Carolina Martinez”. Haga clic en el botón “Aceptar”.

Observe el resumen de las compras del cliente en la semana, indicando la cantidad y productos adquiridos.

Haga clic en el botón “Elementos de gráfico” ubicado en la parte superior derecha de la gráfica. De clic en la
casilla de verificación “Títulos de ejes”.

De clic en la casilla de verificación “Etiquetas de datos”. Haga clic en la casilla de verificación de la opción
“Leyenda”.

capacitamos.com 72
Haga clic nuevamente en el botón “Elementos de gráficos”. En la siguiente lección, aprenderá cómo editar las
opciones del gráfico dinámico.

Realice una búsqueda avanzada por medio de la segmentación de datos

Desarrolle informes para estrategias de comercialización y ventas.

Para continuar haga clic en el título del gráfico digite la frase “Ventas por Cliente”. De clic sobre el título del eje
vertical digite la frase “Valor artículo”.

De clic sobre el título del eje horizontal y digite la frase “Producto y cantidad”.

En la pestaña contextual “Analizar” del grupo “Herramientas de gráfico dinámico”, haga clic sobre el comando
“Insertar segmentación de datos”.

De clic en la casilla de verificación “cliente”. De clic en el botón “Aceptar”. Observe que se insertó un panel de
lista con los nombres de los clientes.

Seleccione el cliente de nombre “Angie Zamudio”. Fíjese que tanto los datos de la gráfica como los de la tabla
dinámica cambian, mostrando la información del cliente seleccionado. Haga clic en la pestaña “Insertar”.

De clic en el comando “Formas” del grupo Ilustraciones seleccione el “Rectángulo”. Digite la frase “Base de
datos”.

De clic derecho sobre la forma y seleccione la opción “vínculo”. De clic en la hoja de cálculo “Venta” de clic en
el botón “Aceptar”.

Este informe de ventas por cliente es de utilidad para la empresa cuando se requiera tomar decisiones en
estrategias comerciales y de ventas con clientes potenciales, como promociones en productos, descuentos por
cantidad, acumulación de puntos por ventas, entre otras.

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 Diseñe una encuesta para la satisfacción de servicio utilizando controles de formulario

Revise la satisfacción del cliente por los productos y/o servicios ofrecidos.

La satisfacción del cliente, es un factor de mucha importancia en cualquier empresa, ya que permite conocer la
opinión que los clientes tienen tanto de la compañía como de los productos y/o servicios y la atención por parte
de los colaboradores.

Este factor se puede medir mediante una encuesta de satisfacción que Excel le permitirá diseñar. De clic en el
botón “Servicio”.

En esta plantilla insertara los botones de control necesarios para su diligenciamiento y posterior análisis
cuantitativo. De clic en la pestaña “Desarrollador”.

De clic en el botón “Insertar” del grupo “Controles”. Seleccione el botón, control de formulario y luego haga clic
sobre la celda “G17”.

Haga doble clic sobre el título del control de formulario y presione la tecla “Suprimir” para borrar el texto
predeterminado.

De clic derecho sobre el cuadro de texto, del control de formulario insertado elija la opción “Copiar”.

Presione el comando abreviado de teclas “Control” + “V” cinco veces seguidas para duplicar el control de
formulario.

De clic nuevamente en el comando “Insertar” seleccione el control de formulario “Botón de opción”

Haga clic sobre la celda “G17” para insertarlo. De clic derecho sobre el botón de opción seleccione la opción
“Editar texto”.

Presione la tecla “Suprimir” y haga clic derecho nuevamente. Seleccione la opción “Formato de control”

De clic en la casilla de verificación “Sombreado 3D”. En el campo “Vincular con la celda” de clic

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Seleccione la celda “K17”. De clic en el botón “Aceptar”. En la siguiente lección, vera cómo duplicar y ordenar
los controles de formulario.

Aprenda como duplicar y ordenar los controles de formulario

Evalúe la satisfacción del cliente por los productos y/o servicios ofrecidos.

Para continuar con la inserción de controles, de clic derecho sobre el control de formulario seleccione la opción
“Copiar”.

Presione el comando abreviado de teclas “Ctrl más la tecla V” por 19 veces para duplicarlo en las siguientes
opciones de respuesta.

Se activaron los botones de opción para la selección de la respuesta. Ahora, de clic nuevamente en el comando
“Insertar” y seleccione el control de formulario “Casilla”.

De clic en la parte inferior de la opción de la respuesta “Totalmente” de la pregunta número “5”.

De clic derecho sobre el control de formulario “casilla” y seleccione la opción “Formato de control”.

Haga clic en la casilla de verificación “Sombreado 3D”. Luego, ubique el cursor en el cajón de texto “Vincular con
la celda”.

Seleccione la celda “K24” de clic en el botón “Aceptar”. De clic derecho sobre la forma y seleccione la opción
“Copiar”.

Presione el comando abreviado de teclas “Control” más la tecla “V” dos veces para duplicar el control de
formulario.

Seleccione el rango de celdas “G17” a “J21” de clic derecho sobre el rango de celdas seleccionado.

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Seleccione la opción “Copiar”. Seleccione el rango de celdas “G31” a “J34” y presione el comando abreviado de
teclas “Control” + “V”

Envíe la encuesta de satisfacción de clientes vía e-mail

Evalúe la satisfacción del cliente por los productos y/o servicios ofrecidos. Una vez definidos los controles de
formulario para la encuesta de satisfacción de clientes, proceda a enviarla vía e-mail a los clientes con el fin de
conocer su postura respecto a los productos y/o servicios ofrecidos. De clic en el botón de desplazamiento hacia
arriba.

De clic en la pestaña “Archivo”. Haga clic en el comando “Compartir” de la vista backstage. Se abre una nueva
ventana, en ella puede seleccionar si desea compartir el libro vía OneDrive o si prefiere enviarlo como un archivo
adjunto PDF.

Seleccione la opción Libro de Excel. Automáticamente se habilita la cuenta de correo “Outlook”. En el apartado
para, digite el correo electrónico Ofimatica.2016@hotmail.com. de clic en el botón “Enviar”. La encuesta de
satisfacción del cliente es fundamental para evaluar el funcionamiento global de una empresa, ya que el análisis
cuantitativo le ayudará a reflejar indicadores de crecimiento.

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 Realice el seguimiento postventa utilizando reglas de formato

Ayude a los clientes programando el seguimiento a sus productos y/o servicios. El servicio “Postventa” es el
último servicio de la experiencia con los clientes de una empresa donde se puede conocer su opinión, identificar
sus oportunidades de mejorar y evaluar tanto los procesos como los productos y/o servicios ofrecidos.

En esta lección; mediante una plantilla, se realizará el respectivo seguimiento a los clientes. Haga clic en el botón
“Postventa”. Se ha diseñado una plantilla, en donde se registran cada una de las acciones que los asesores
comerciales de una empresa, deben realizar luego de una exitosa venta de productos o servicios. Seleccione la
celda “A6”, digite la fecha “03/03/2016”

Haga clic en la punta de flecha. Seleccione el nombre “Andrés Villa”; luego, seleccione la celda “E6”. En la
columna “Acción realizada” debe estipular la razón del último contacto con el cliente. Haga clic en la punta de
flecha y seleccione la opción “Propuesta aceptada”. En la columna “Próxima acción en días” debe definir en
número, el tiempo en días para un nuevo contacto con el cliente. De clic en la celda “F6” y digite el número “3”,
haga clic en la celda “G6”.

En la columna “Próxima acción” debe definir la siguiente acción a realizar dependiendo del resultado de la
anterior. Haga clic en la opción “Contactar”. Ahora cree un formato condicional para la columna “Información
de acción” con el fin de que sea más visible el recordatorio de los tiempos en que se deben realizar las acciones.
Seleccione la celda “J6” de clic en el comando “Formato condicional”, en la pestaña Inicio.

De clic en la opción “Nueva regla” de la lista que se despliega. Seleccione el tipo de regla “Aplicar formato
únicamente a las celdas que contengan”. De clic en el apartado “Editar una descripción de regla” seleccione la
opción “Texto específico” y digite la frase “Faltan pocos días”. De clic en el botón “Aceptar”. De clic en la opción
nueva regla. De clic en el cajón de texto en blanco. En el cajón de texto en blando digite “faltan varios días”

De clic en el botón Formato, Seleccione el color Azul, De clic en el botón aceptar. Por último, de clic en el botón
aceptar. De esta manera, se pueden identificar y priorizar las acciones que se deben realizar con los clientes en
pro del mejor servicio.

Gracias al desarrollo de un servicio postventa, una empresa puede mejorar sus productos y/o servicios mediante
la continua interacción con el cliente.

capacitamos.com 77
 Realice su plantilla de nómina utilizando funciones especiales

Aprenda a liquidar la nómina, los contratos y genere los desprendibles de nómina de los empleados de una
empresa.

La nómina es una herramienta imprescindible para cualquier empresa y/o trabajador, la cual se debe evaluar
mes a mes o dependiendo las fechas que se definan para el pago de la retribución económica por las labores
realizadas.

En esta lección; mediante funciones, se hará la liquidación de esta nómina. Haga clic en la celda “H6” para hallar
el “Salario Regular” del tercer empleado.

El salario regular es el valor después de novedades, que se utilizará para liquidar ciertos parámetros y devengar.
Para esto, utilice la función “Redondear” que le ayudará a definir la cantidad de decimales que tendrá el
resultado. Digite el signo “= Redondear”

Tome el valor de la celda “F6” “Salario Básico”, y divídalo con el valor de la celda “C6” “Horas laboradas” de la
hoja de cálculo “Parámetros”.

Presione la tecla F4 para dejar fijo ese dato. Ese resultado, lo multiplica por el resultado de la resta entre la celda
“C6” “Horas laboradas” de la hoja de cálculo “Parámetros” y la celda “G6” “Horas perdidas” de esta hoja de
cálculo, para terminar de clic en la función F4 sobre la celda C6, para dejar fijo este dato.

Haga clic en la hoja de cálculo “Parámetros”. Fíjese que; en esta hoja de cálculo, se han definido cada uno de los
valores y/o porcentajes que se requieren para hallar los resultados de la Nómina.

De clic de nuevo en la hoja de cálculo “Nómina”. Arrastre el mouse con clic izquierdo sostenido desde la celda
“H6” hasta la celda “H14” para obtener los resultados de los siguientes colaboradores.

Haga clic en la celda “I6” y digite el signo “Igual” para insertar la función que devolverá el valor para la columna
“Auxilio de transporte”.

Para esta función, se utilizará la función “Sí”, anidada con una función “Y”; la cual indica, que se deben cumplir
todas las condiciones definidas.

Es decir, el valor de la celda “F6” “Salario Básico” debe ser menor o igual que el valor de la celda “C4” al cuadrado
“Sueldo básico” de la hoja de cálculo “Parámetros”.

Si esta condición se cumple, “Salario Básico menor, mayor que cero, se debe dividir por el valor de la celda “C5”
“Auxilio de transporte” de la hoja de cálculo “Parámetros” entre el valor de la celda “C6” “Horas laboradas” de
la misma hoja.

Ese resultado debe ser multiplicado por el resultado de la resta entre el valor de la celda “C6” “Horas laboradas”
y la celda “G6” “Horas perdidas” de la hoja de cálculo “Nómina”, de lo contrario dejar el valor “0”.

Para terminar la fórmula, pulse la tecla F4 sobre la celda C4, C5 y C6, para dejar fijo este dato. Acepte con la
tecla “Enter”

capacitamos.com 78
Arrastre el mouse hasta la celda “I14” para autor rellenar las siguientes celdas. De clic en la celda “Z6”. Con esta
función se pretende hallar el valor de todo aquello que el trabajador debe recibir por sus labores. Esto lleva por
nombre “Devengado”.

Arrastre el mouse hasta la celda “Z14” y de clic en la celda “AB6”. Mediante esta función, se define el valor que
al colaborador se le debe deducir como aporte a Salud.

El resultado viene del producto entre la resta de la celda “Z6” “Total devengado” y la celda “I6” “Auxilio de
transporte” por la celda “G5” “Porcentaje trabajador” de la hoja de cálculo “Parámetros”. Presione la tecla
“Enter”

Arrastre el mouse hasta la celda “AB14 para completar el contenido de las siguientes celdas de esa columna. En
la columna de nombre “EPP” “Aporte del trabajador a pensión” se utilizará la misma función; por tanto, se hallará
el resultado de manera automática. Haga clic en la celda “AD6”

El resultado de esta función devuelve el valor del producto entre la resta de la celda “Z6” “Total devengado” con
la celda “I6” “Auxilio de transporte” por el valor de la función “Buscar V” que devuelve el valor del porcentaje
de acuerdo al rango de datos F9 a G15, de la tabla “Fondo de solidaridad” de la hoja de cálculo “Parámetros”.
Presione la tecla “Enter” y arrastre el mouse hasta la celda “AD14”.

De clic en la celda “AF6”, El valor resulta de la suma de las celdas “AB6” “EPS”, “AC6” “EPP”, “AD6” “Fondo de
solidaridad pensional” y “AE6” “Otros”. Presione la tecla “Enter”. Arrastre el mouse hasta la celda “”AF14”. De
clic en la celda “AG6”

El valor resulta de la sustracción del “Total devengado” “Z6” y el “Total descuentos” “AF6”. Presione la tecla
“Enter”. Arrastre el mouse hasta la celda “AG14”.

De esta manera; mediante Excel, se puede crear un sistema que permita mantener el registro de los gastos y
rendimientos que genera cada colaborador en una empresa.

capacitamos.com 79
 Cree una plantilla formulada y automatizada para liquidar un contrato

Aprenda a liquidar la nómina, los contratos y genere los desprendibles de nómina de los empleados de una
empresa

La liquidación de un contrato, es una obligación legal por parte de una empresa ya sea por decisión unilateral
entre las partes vinculadas en el acuerdo laboral o por cumplimiento de los términos. En esta lección, conocerá
las funciones utilizadas para realizar la respectiva liquidación. Para empezar esta lección, De clic en la celda “I31”,
para encontrar el valor de las Cesantías.

Como puede observar, en el formato de liquidación de contratos, se va a liquidar a un colaborador que está con
la empresa desde el 01 de abril del 2015 hasta el 15 de diciembre de 2016. Por lo cual se debe realizar el ajuste
de las provisiones como los son: las cesantías, los intereses de cesantías, la prima de servicios y las vacaciones.

Para el campo “Cesantías”, digite el signo igual y la función Días360, que devuelve la cantidad de días entre dos
fechas, la celda “F31” que contiene la fecha inicial y la celda “H31” que contiene la fecha final de liquidación de
cesantías.

Este número de días se debe multiplicar por el cociente entre el valor de la celda “H26” y los 360 días que tiene
el calendario laboral, presione la tecla “Enter”.

En la celda “I32”, se liquidarán los intereses sobre las cesantías. Haga clic en la tecla con el signo igual y seleccione
la función DIAS360, que devuelve la cantidad de días entre dos fechas la celda “F32” que contiene la fecha inicial
y la celda “H32” que contiene la fecha final de liquidación.

Fíjese, que la función a utilizar es similar. La diferencia radica en que se debe multiplicar el valor de la celda “I31”
que se encontró anteriormente por 0,12, que es el factor de rendimiento que tienen las cesantías durante un
año, sobre 360 días que tiene el calendario laboral, Presione la tecla “Enter”.

Para liquidar la prima, se utilizará la función que se ha venido trabajando. En la celda “I33”, digite la función
DIAS360: Para la liquidación de estas prestaciones, se utilizan los mismos argumentos del apartado “Cesantías”,
a diferencia que las celdas que contienen la fecha inicial “F33” y la fecha final “H33” de base de liquidación
varían, ya que son las fechas, correspondientes solo al último semestre. Presione la tecla “Enter”.

Para el apartado “Vacaciones”, haga clic en la celda “I34”, digite la función DIAS360 que devuelve la cantidad de
días entre dos fechas. Fíjese en la celda “F34” que contiene la fecha de las últimas vacaciones disfrutadas y la
celda “H34” que contiene la fecha final de liquidación. Este número de días se debe multiplicar por el valor de
la celda “H22”, que corresponde a la remuneración básica mensual, sobre 720 días, presione la tecla “Enter”.

Una vez definidos los parámetros de liquidación de las prestaciones sociales, se deben liquidar los días laborados
del último mes; que, según el ejercicio, corresponden a 15 días. Para hallar el valor proporcional a los días
trabajados en el último mes, se debe tomar el valor de la celda “H22” dividirlo entre los 30 días que tiene el
calendario laboral mensual y el resultado multiplicarlo por la celda H37, que corresponde al número de días
trabajados en el mes. Presione la tecla “Enter”

El valor proporcional del auxilio de transporte de los días laborados en el último mes se halla del producto entre
el resultado del cociente de la celda “H24” “Subsidio de transporte” con los 30 días del calendario laboral, y la
celda “H38” “días laborados en el último mes”.

capacitamos.com 80
Los aportes a Salud y Pensión se deben deducir con un porcentaje del 4%. Haga clic en la Celda “I44”. Digite el
signo =

De clic en la celda “I37” “Remuneración básica del último mes”, multiplique por la Celda “F44”, correspondiente
al porcentaje de descuento al empleado.

De esta manera se liquida un contrato de trabajo mediante Excel. Como se pudo observar, se detallan en un
formato los diferentes conceptos que se deben tener en cuenta en la liquidación, el cual será firmado por el
colaborador.

Elabore los desprendibles de nómina con la combinación de Correspondencia

Para las empresas es indispensable hacer entrega del soporte documental de la nómina al colaborador, para
que revise y firme el pago. En esta lección, se verá cómo elaborar el desprendible de nómina con los datos de la
nómina realizada en lecciones anteriores. Fíjese que se debe crear una base de datos, que integre la mayor
información necesaria y el resumen de la nómina ya liquidada de cada uno de los empleados.

Presione el comando abreviado de teclas “Alt” + “Tab”, para desplazarse al programa Word. Para elaborar los
desprendibles de nómina se debe utilizar como complemento, el procesador de texto Microsoft Word y utilizar
la herramienta “Combinar correspondencia”.

Para esta lección, se tiene una plantilla de desprendible preexistente. De clic en la pestaña “Correspondencia”.
Haga clic en el comando “Seleccionar destinatarios” elija la opción “Usar una lista existente”. De la ventana que
se visualiza, ubique y seleccione el archivo de Excel donde se tiene la información de la nómina y haga clic en el
botón “Abrir”.

Fíjese que se abre una nueva ventana con la lista de las hojas de cálculo que contiene el libro de Excel
seleccionado. Elija la hoja de nombre “Desprendibles, haga clic en “Aceptar”.

Ubique el cursor frente a la palabra “Código” y de clic en el comando “Insertar campo combinado”. Seleccione
la opción “Código” y luego, ubique el cursor frente a la palabra “Salario básico”. De nuevo, de clic en el comando
“Insertar campo combinado” seleccione la opción “Salario Básico”.

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Para el campo “Nombre y Apellido”, de clic en el comando “Insertar campo combinado” seleccione la opción
“Nombre”. Para el campo “Tarjeta”, de clic en el comando Insertar campo combinado y seleccione la opción
“Nº”. Para el campo “Salario”, de clic en el comando Insertar campo combinado y seleccione la opción “Salario
Regular”

Para el campo “Auxilio de transporte”, de clic en el comando Insertar campo combinado y seleccione la opción
“Auxilio de transporte”. Para el campo “Promedio de horas extras”, de clic en el comando Insertar campo
combinado y seleccione la opción “Promedio de horas extras”

Para el campo “Otros”, de clic en el comando Insertar campo combinado y seleccione la opción que lleva el
mismo nombre. Para el campo señalado con el cursor, de clic en el comando “Insertar campo combinado” Y
seleccione la opción “Total devengado”.

Para el campo “Salud”, de clic en el comando Insertar campo combinado, seleccione la opción “EPS”. Para el
campo “Pensión”, de clic en el comando Insertar campo combinado, seleccione la opción “EPP”.

Para el campo “Otros”, de clic en el comando Insertar campo combinado y seleccione la opción que lleva el
mismo nombre. Para el campo “Neto a pagar”, de clic en el comando Insertar campo combinado y seleccione la
opción “Neto a pagar”.

Una vez configurados los campos, debe devolver la información de la base de datos del libro de Excel. Haga clic
en el comando “Resaltar campos de combinación” luego en el comando “Finalizar y combinar”. De clic en “Editar
documentos individuales”. En la ventana que se abre, de clic en combinar Registro actual. Para finalizar esta
lección, de clic en el botón “Aceptar”.

Fíjese que se han generado los desprendibles de nómina de los colaboradores que tiene la empresa. El recibo
de nómina es un comprobante de ingresos para un colaborador y un soporte para transacciones personales.

Media aritmética

Calcule el promedio de un grupo de datos sumándolos y luego dividiéndolos entre el número de datos.

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Estadística o matemáticamente, la media aritmética, también llamada promedio de un conjunto de datos, es el
valor característico de una serie de datos cuantitativos objeto de estudio. con Excel podrá hallarlo mediante una
función.

Haga clic en la celda “R5”. De clic en el botón “Insertar función”. En el apartado “Buscar una función”, presione
la tecla “Suprimir”. digite la palabra “Promedio”. Haga clic en el botón “Ir”.

Fíjese que se genera un listado con las funciones relacionadas a la palabra de búsqueda, Seleccione la que lleva
por nombre “PromedioA”. Haga clic en el botón “Aceptar”.

En el campo “Número 1”, seleccione la celda “B5”. Con la tecla “Shift” presionada, haga clic sobre la celda “M23”.
Para finalizar, de clic en el botón “Aceptar”.

Como puede observar, la media aritmética es el valor promedio de los datos cuyas variables son cuantitativas.
La función utilizada, suma todos los valores y luego los divide entre el número total de datos.

Mediana

Halle el número central de los datos en las hojas de cálculo. La mediana en estadística, es el número central de
un rango de números ordenados por tamaño. Si la cantidad de términos es par, la mediana es el promedio de
los dos números centrales.

Observe como Excel puede hallar este valor con una función. Para empezar, haga clic en la celda “R8”

Haga clic en el botón “Insertar función”. Presione la tecla “Suprimir” para borrar el contenido del apartado
“Buscar una función”.

Digite la palabra “Mediana” en el campo “Buscar una función”. Haga clic en el botón “Ir”, fíjese que se enlista en
la primera posición la función “Mediana”.

Haga clic en el botón “Aceptar” para definir el argumento. Haga clic sobre la celda “B5”. Con la tecla “Shift”
presionada, haga clic sobre la celda “M23”.

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Para finalizar, haga clic en el botón “Aceptar”. Como se mencionó anteriormente, la mediana es el valor que
ocupa el lugar central de todos los datos ordenados de menor a mayor y solo se puede hallar para variables
cuantitativas.

Moda

Ubique el dato que más se repita en la tabla de datos de Excel.

La moda es la medida que se relaciona con la frecuencia con que se presentan los datos con mayor incidencia,
con lo que se considera la posibilidad de que exista más de una moda para un conjunto de datos.

En esta lección, Excel le enseñará como hallarla mediante una función. Haga clic en la celda “R11”. De clic en el
botón “Insertar función.

Presione la tecla “Suprimir” para borrar el contenido del apartado “Buscar una función”. Digite la palabra
“Moda”.

Haga clic en el botón “Ir”. Seleccione la función “Moda” que se encuentra en la primera posición de la lista de
coincidencias de búsqueda.

Haga clic en el botón “Aceptar” para definir el argumento. Para este ejercicio, se hallará la “Moda” del rango de
datos de la columna “M”. Haga clic en la celda “M5”.

Con la tecla “Shift” presionada, de clic en la celda “M23”. Para finalizar, haga clic en el botón “Aceptar”

Observe que el resultado es el valor que más se repite dentro del rango de datos seleccionado.

Esta medida se puede realizar tanto para datos cualitativos como cuantitativos.

Cuando el conjunto de datos tiene una sola moda la muestra es “Unimodal”, cuando tiene dos modas se le llama
“Bimodal”.

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Cuando el rango de datos contiene más de tres datos repetidos se dice que es “Multimodal” y cuando ningún
dato tiene una frecuencia se le denomina “Amodal”.

Máximos y Mínimos

Defina el mayor y menor valor de un rango de datos en una tabla de Excel.

Los máximos y mínimos son tanto el valor máximo como el valor mínimo, que toman los datos en un rango o
tabla de datos.

Es útil cuando se tiene una gran cantidad de datos en desorden. Haga clic en la celda “R17”. De clic en el botón
“Insertar función”.

Digite la función “Max” y haga clic en el botón “Ir”. Fíjese que se encuentra enlistada en la primera posición.
Haga clic en el botón “Aceptar”.

Seleccione el rango de datos desde la celda “B5” hasta la celda “M23” arrastrando el mouse con clic izquierdo
presionado. De clic en el botón “Aceptar”.

Fíjese que la función devuelve el número con el valor mayor del rango de datos. Ahora de clic en la celda “R20”.
De clic nuevamente en el botón “Insertar función”.

Digite la función “Min” y haga clic en el botón “Ir”. La función aparece seleccionada en la primera posición de la
lista. Haga clic en el botón “Aceptar”.

El argumento es el rango de datos del cual, se requiere extraer el valor mínimo. Seleccione la celda “B5”.

Con la tecla “Shift” presionada, de clic en la celda “M23”. Haga clic en el botón “Aceptar”.

De esta manera, Excel mediante dos sencillas funciones, devuelve tanto el valor máximo como el valor mínimo
de una tabla de datos.

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 Filtrar

En Excel 365 se incluyen funciones que le permitirán dar un manejo más sencillo a los registros en una base de
datos. En esta lección se aprenderá a usar la nueva función FILTRAR, que le permite filtrar un rango de datos en
función de los criterios que defina y devolviéndolos en otro rango de celdas sin afectar el original. Para comenzar
haga clic en la celda M4

Haga clic en el asistente de función. Digite la palabra “FILTRAR”. Haga clic en el botón Ir. Note que en el cuadro
de resultados aparece sombreada la función filtrar. Haga clic en el botón ACEPTAR.

En la ventana que se despliega, aparecen tres campos que deben ser diligenciados para obtener un resultado
correcto. El primer parámetro es “Array” aquí se debe seleccionar el rango de celdas donde se encuentran los
valores que desea filtrar. Haga clic en la celda B4.

Haga clic en la celda I25. En el parámetro “Include” se debe seleccionar el rango de celdas de la columna o fila a
la cual desea aplicarle el filtro. Haga clic en el campo de valor del parámetro Include.

Para este ejercicio se van a filtrar los registros según el área al que pertenezca. Haga clic en la celda B4. Con la
tecla shift oprimida, haga clic en la celda B25, para seleccionar el rango requerido.

Luego de seleccionar el rango se definirá el criterio de filtrado que desea aplicarle, para eso Digite el signo “=”.
El valor que se desea filtrar será ingresado por el usuario en la celda K4. Haga clic en la celda K4.

En el último parámetro “If_empty” se debe ingresar el valor que se desea que devuelva la función, en caso de
no encontrar un registro que cumpla con los parámetros del filtro. Haga clic en el campo de valor del parámetro
If_empty. Se requiere que en caso de no encontrar un registro devuelva un resultado vacío, para eso, pulse la
tecla de comillas.

Para terminar la parametrización, haga clic en el botón Aceptar. Observe que en la tabla de resultados se ha
traído el registro que pertenece a la única persona del área “AST”. Ahora se verificará que, al cambiar el valor
de la celda de filtrado, cambien también los valores en la tabla de resultado.

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Haga clic en la celda K4. Digite “MKT”. Observe que los datos han cambiado y ahora se muestran todos los
registros de los empleados que pertenecen al área “MKT”.

Haga clic en la celda N9, de los elementos filtrados. Observe que alrededor de los datos filtrados aparece un
marco, esto indica la delimitación de los datos, resultado de la fórmula FILTRAR y los demás datos de la hoja de
cálculo.

Funciones de BBDD

Conozca las funciones más usadas en la gestión de bases de datos de Excel.

La gestión de base de datos se facilita cuando se utilizan las funciones que Excel proporciona. En esta lección,
va a conocer cuáles son las más usadas y que función cumplen.

De clic en la celda “P4”. Digite la función: igual, CONTARA. Arrastre el mouse con clic izquierdo sostenido desde
la celda B4 hasta la celda B19. Esta función, devuelve el valor total de las personas que se encuentran inscritas
a la salida pedagógica.

Acepte con la tecla “Enter”. En la celda “P6”, digite la función: igual, CONTAR SI, con el clic izquierdo del mouse
sostenido arrastre desde la celda C4 hasta la Celda C19, para hallar la cantidad de personas que tienen 28 años

Digite punto y coma, el número 28 y presione la tecla “Enter”. Ahora ubique el cursor en la celda P8, digite la
función igual PROMEDIO, arrastre el mouse con el clic izquierdo sostenido desde la celda C4 hasta la celda C19,
esta función hallará el promedio o media aritmética, de las edades de las personas que estarán en la salida
pedagógica

Presione la tecla Enter. En la celda P10, digite la función igual CONTAR. SI, haga clic en la celda D4, oprima la
tecla shift y de clic en la celda D19, para contar cuantas personas jugarán baloncesto como actividad. Digite el
signo punto y coma, la palabra baloncesto y presione la tecla “Enter”.

En la celda P12, Digite la función =MAX haga clic en la celda C4, oprima la tecla shift y de clic en la celda C19,
para encontrar la edad máxima de las personas que irán a la salida pedagógica.

capacitamos.com 87
Luego, presione la tecla “Enter”. Haga clic en la celda P16, digite la función =CONTAR. BLANCO, haga clic en la
celda I 4, oprima la tecla shift y de clic en la celda I 19, la mostrará el resultado del número de personas que no
tienen hijos.

Luego, acepte con la tecla “Enter”. Haga clic en la celda P24, digite la función =Promedio Si Conjunto, haga clic
en la celda G7, con la tecla shift oprimida haga clic en la celda G17 para sacar el promedio de la cuota.

Haga clic en la celda E7 y con la tecla shift oprimida haga clic en la celda E17 para obtener el rango del segundo
criterio, para que muestre el valor a pagar de las personas ubicadas en el sector de Recursos Humanos.

Digite punto y coma y las letras RRHH, presione la tecla “Enter”. Como se puede observar, existe una variedad
de funciones que le permiten encontrar los resultados que se requieran; Solo necesita definir los argumentos
de cada una de ellas para lograr su desarrollo.

Filtros avanzados

Obtenga la información necesaria de una base de datos con filtros avanzados.

Los filtros avanzados son herramientas útiles que se pueden usar cuando el filtro personalizado no permite
realizar el filtro deseado. En esta lección se aprenderá como hacerlo.

Para empezar, de clic en la celda “F6”. Con la tecla “Control” presionada, de clic en la celda “F7”, H6, H7

Haga clic derecho sobre la celda “H7”. Seleccione la opción “Copiar” de la lista que se despliega. Haga clic
derecho sobre la celda “F1”.

Haga clic en la opción “Pegar” de la lista que se despliega. De clic en la celda “F2” digite la palabra “Cereales”.
Haga clic en la celda “G2” digite el signo “Menor que” y el número “10100”.

Ha creado una pequeña tabla con los criterios que desea filtrar. La lectura es, que desea realizar un filtro
avanzado por la línea de producto “CEREALES” y muestre los que tienen un costo inferior a 10100 pesos. Haga
clic en la celda “J1”.

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De clic en la pestaña “Datos”, elija el comando “Avanzadas” del grupo “Ordenar y Filtrar”. En el apartado, rango
de la lista, Haga clic seleccione el rango de celdas “B6” a “H35”

De clic en el campo “Rango de criterios” seleccione el rango de celdas “F1” a “F2”. Haga clic en el botón
“Aceptar”. Observe que se ha realizado el filtro avanzado por línea de producto. Ahora, debe realizar el filtro
avanzado por el costo menor de 10100 pesos del producto filtrado. Haga clic en el comando “Avanzadas”.

De clic en el campo “Rango de criterios” y seleccione el rango de celdas “F1” a “G2”. Haga clic en “Aceptar”.

Fíjese que ha realizado un filtro avanzado por línea de producto y precio para el consumidor. De esta manera,
se pueden realizar filtros avanzados en Excel.

Lleve un control de entradas y salidas

En Excel usted puede llevar un control de entradas y salidas de una manera fácil y ágil haciendo uso de tablas y
funciones. En esta lección se aprenderá a llevar un control de entradas y salidas de algunos productos.

Para comenzar haga clic en la celda O6. Se usará la función SUMAR.SI, la cual permite sumar un rango de celdas
si y solo si cumplen un determinado criterio. Digite la función =SUMAR.SI.

De la lista que se despliega, haga doble clic en la función SUMAR.SI. Lo primero que se debe hacer es elegir el
rango de las celdas que contienen los valores que deben cumplir con el criterio deseado. Haga clic en la celda
B6. Mantenga la tecla shift oprimida y haga clic en la celda B15. Digite el signo punto y coma.

Ahora deberá elegir el criterio que se aplicará. En este caso se desea saber las entradas del producto según el
código. Haga clic en la celda L6. Digite el signo punto y coma.

El último parámetro es el rango de celdas que contiene los valores que desea sumar. Haga clic en la celda E6.
Mantenga la tecla shift oprimida y haga clic en la celda E15. Pulse la tecla Enter.

Con esta función se realiza la suma de las cantidades de la tabla Entradas, siempre y cuando correspondan a
cada código en la lista de la tabla Inventario.

capacitamos.com 89
Ahora se debe realizar el mismo procedimiento para sumar las salidas del producto. Haga clic en la celda P6.
Digite la función =SUMAR.SI. De la lista de opciones, haga doble clic en la etiqueta SUMAR.SI. Ahora, haga clic
en la celda G6 para seleccionar el rango de los productos.

Con la tecla shift oprimida, haga clic en la celda G15, En seguida, digite el signo punto y coma. Para continuar,
haga clic en la celda L6, en la tabla de inventarios. Digite el signo punto y coma. Haga clic en la celda J6. Con la
tecla shift sostenida, haga clic en la celda J15. Pulse la tecla Enter.

Ahora se debe totalizar las existencias de cada producto, para eso debe sumar la cantidad inicial de cada
producto con las entradas de este y luego restar las salidas. Para ellos haga clic en la celda Q6. Digite el signo =
Seleccione la cantidad inicial del producto haciendo clic en la celda N6.

Digite el signo más +. Ahora, se deben sumar las entradas de ese producto. Haga clic en la celda O6. Digite el
signo menos - Por último, reste las salidas haciendo clic en la celda P6. Pulse la tecla Enter.

Observe que los valores de la columna Saldo de la tabla inventario son iguales a los de la columna cantidad
inicial, esto se debe a que aún no se han ingresado datos en las tablas Entradas y Salidas.

Para verificar las tablas creadas se ingresará información del producto CAM0103 en las entradas y salidas. En la
celda E6 digite el número 100. Note que automáticamente cambiaron los valores en las columnas Entradas y
Saldo de la tabla Inventario.

En la celda G6 Digite el número 45. Note que nuevamente se actualizan las columnas Salidas y Saldo de la tabla
inventario.

De esta manera usted puede crear un control de inventario de sus productos en Excel.

Cree un formulario de entrada con macros

Las bases de datos, permiten almacenar información que luego puede ser usada para realizar análisis e informes.
En esta lección se creará una macro que permita ingresar los datos en un formulario y luego almacenarlos en
una base de datos.

capacitamos.com 90
En este libro de Excel se encuentra la hoja de cálculo “Registro” que es el formulario donde se deben ingresar
los gastos diarios, los cuales se deben almacenar en una base de datos. Para conocerla, haga clic en la siguiente
hoja llamada “Base de datos”.

En la hoja base de datos se encuentra la tabla de datos donde se almacenarán los registros de los gastos
ingresados en la hoja Registro. Haga clic en la hoja Registro para ingresar los gastos. Comience diligenciando los
campos del formulario. En la celda D4, digite la fecha 01/01/2020. En el campo descripción digite la frase Servicio
de agua. En el campo valor gasto digite el número 100000 sin comas ni puntos.

En el campo Categoría digite la frase Servicios públicos. Por último, en el campo Observación digite la frase “No
Aplica”. Ahora se grabará una macro que inserte los datos del formulario en la base de datos. Haga clic en el
botón Grabar macro, del grupo código, en la pestaña Desarrollador.

Se abre el asistente de grabación de macros, ahora se le asignará un nombre, digite “GrabarDatos” sin espacios.
Haga clic en el botón Aceptar. A partir de este momento Excel grabará los pasos que se realicen en la macro,
para luego ser ejecutados cuando se requiera.

Con la tecla CTRL presionada haga clic en la celda D4, con la tecla CTRL presionada haga clic en la celda D6.
Continúe con la tecla CTRL presionada y haga clic en la celda D8, con la tecla CTRL presionada haga clic en la
celda D10. Para terminar con la tecla CTRL presionada haga clic en la celda D12.

Una vez seleccionadas las celdas que contienen los valores del formulario se deben copiar para luego pegar en
la base de datos. Haga clic derecho en la celda D12. En el menú que se despliega haga clic en la opción Copiar.
Haga clic en la hoja Base de datos. Ahora, haga clic en la celda B5.

Ahora se deben pegar los valores que quedaron guardados en el portapapeles, haga clic en el comando Pegar,
del grupo portapapeles. En esta ocasión se pegarán los valores como registro de base de datos, es decir con los
campos en forma horizontal, dado que los campos están copiados de forma vertical se deben reubicar para
cambiar la orientación. Del menú que se despliega haga clic en la opción Transponer.

Haga clic derecho en el encabezado de la fila 5 para insertar una nueva fila y dejarla lista para el próximo registro.
En el menú que se despliega, haga clic en la opción Insertar. Nuevamente, haga clic en la hoja Registro. Por
último, haga clic en el comando Detener macro.

Se ha grabado una macro con la que podrá ingresar registros en una base de datos desde un formulario

capacitamos.com 91
 Asigne una macro a una forma

Como se ha visto en lecciones anteriores se puede asignar una macro a un control de formulario o ejecutarla
con una combinación de letras. En esta lección se aprenderá a asignar una macro a una forma en un libro de
control de gastos.

Observe que debajo del formulario de ingreso de gastos se encuentra una forma ovalada con nombre GRABAR.
Haga clic allí.

Note que no se ejecuta ninguna acción, porque aún no se le ha asignado una macro. Ahora se va a asignar la
macro creada en la lección anterior, donde se envían los datos ingresados en el formulario, para ser almacenados
en la base de datos. Haga clic derecho en la forma GRABAR.

Del menú que se despliega seleccione el elemento Asignar macro. Observe que se encuentra almacenada la
macro creada anteriormente. Haga clic en el botón Aceptar.

Ya se ha asignado la macro a la forma, eso quiere decir que cada vez que haga clic en ella se ejecutará la macro.
Ahora se formulará una casilla que totalice los gastos almacenados en la base de datos. Haga clic en la celda H3

Se utilizará la función Suma, que permite sumar los valores numéricos de un rango de celdas seleccionado. Digite
=suma (haga clic en la hoja Base de datos, Seleccione las celdas que desea sumar, en este caso se seleccionará
la columna completa, para que se actualice con todos los datos que se ingresen en ese campo. Haga clic en el
encabezado de la columna D. Pulse la tecla Enter.

Observe que en la celda H3 se encuentra el valor total de los gastos, que corresponde al único registro que está
almacenado en la base de datos. Ahora se ingresará un nuevo registro para comprobar que la macro funcione
correctamente. Haga clic en la forma GRABAR.

Observe que el valor total de los gastos se ha actualizado y ahora incluye el último valor cargado a la base de
datos. Haga clic en la hoja Base de datos. Note que, en la tabla base de datos, se encuentra el último registro
que fue enviado con la macro creada. Haga clic nuevamente, en la hoja registro. De esta forma usted puede
crear y asignar macros que le permitan ingresar los datos de un formulario en una base de datos.

capacitamos.com 92
 Amortización Lineal

Una amortización es la pérdida del valor de los activos o pasivos con el paso del tiempo. La amortización lineal
es el método más usado y al mismo tiempo el más simple. En este método se reduce el valor de un activo por el
mismo valor cada año. Aprenda a proyectar una amortización lineal en Excel.

En este ejercicio se proyectará la amortización de una máquina. Para comenzar haga clic en la celda H4. En el
campo costo máquina, digite “35.000.000” sin comas ni puntos, que corresponde al valor que se pagó en la
compra de la máquina.

En el campo Fecha de compra digite “03/06/2020”. Digite “31/12/2020”, en el campo primer periodo. Esta fecha
corresponde al último día del primer periodo contable que se proyectará. En el campo Costo residual digite “0”,
esto indica que se desea calcular la amortización hasta cuando la máquina se haya depreciado completamente.
Digite el número “20” en el campo tasa. Este valor indica en qué porcentaje se devalúa anualmente esa máquina.

Una vez establecidos los valores, se formulará la función que calcula la amortización lineal en cada periodo. Haga
clic en el Asistente de fórmulas. En el cajón de texto, buscar una función, Digite “AMORTIZ”. En este ejercicio se
usará la función “AMORTIZ.LIN” porque se desea calcular una amortización lineal. Haga clic en el botón Ir, para
ir a la función seleccionada. Haga clic en el botón Aceptar.

En la ventana Argumentos de función, aparecen los parámetros que requiere la función para realizar un cálculo
correcto. El primer parámetro es el costo del activo, que ya se había determinado. Haga clic en la celda H3. Pulse
la tecla F4 para fijarlo como referencia absoluta. Para el parámetro fecha de compra haga clic en la celda H4.
Pulse la tecla F4.

Haga clic en la celda H5 para establecer el valor del parámetro Primer periodo. Pulse la tecla F4. Para el
parámetro valor residual haga clic en la celda H6. Pulse la tecla F4. En el parámetro periodo se indica el periodo
en el cual se desea establecer la amortización, haga clic en la celda J4. Esta celda no se fijará como referencia
relativa, porque se desea que al autorellenar la fórmula este valor se mueva. Haga clic en la celda H7 para
establecer el valor de la tasa. Pulse la tecla F4.

En el parámetro Base Digite el número “3” para indicar que el periodo contable con años de 365 días. Haga clic
en el botón Aceptar. Observe que aparecen todos los valores de la amortización para cada periodo, con lo cual
se puede determinar que a partir del año 6 la máquina estará completamente depreciada.

capacitamos.com 93
 Amortización Progresiva

Una amortización es la pérdida del valor de los activos o pasivos con el paso del tiempo. En la amortización
progresiva se reduce el valor de un activo por un valor diferente y progresivo cada año. Aprenda a proyectar una
amortización PROGRESIVA en Excel.

Para comenzar haga clic en la celda K4. Haga clic en el Asistente de fórmulas. En el cajón de texto para buscar
una función Digite “AMORTIZ”. Haga clic en el botón Ir. En la lista de coincidencias, haga clic en la función
“AMORTIZ.PROGRE”, para calcular la amortización progresiva. Haga clic en botón Aceptar.

Note que la ventana argumentos de función, indica los mismos parámetros ya vistos en la lección amortización
lineal, lo que cambiará será el método de cálculo que realiza Excel internamente. El primer parámetro
corresponde al costo del activo, asigne el valor haciendo clic en la celda H3. Pulse la tecla F4 para establecer
esta celda como referencia absoluta.

El siguiente parámetro corresponde a la fecha en que se compró el activo. Haga clic en la celda H4. Pulse la tecla
F4. En el tercer parámetro se debe indicar la fecha FINAL del primer periodo contable. Haga clic en la celda H5.
Pulse la tecla F4.

En el parámetro costo residual se indica el valor final del activo luego de su depreciación. Haga clic en la celda
H6. Pulse la tecla F4. Haga clic en la celda J4 para indicar el periodo del cual se desea obtener el valor de
amortización. Para establecer el valor de la tasa de depreciación haga clic en la celda H7. Pulse la tecla F4.

En el último parámetro se indica la cantidad de días que tiene cada periodo contable. En este ejercicio se
requieren periodos de 365 días, para ello digite el número “3”. Haga clic en el botón Aceptar.

Observe que se han calculado los valores para cada periodo, a diferencia del cálculo de la amortización lineal,
en este tipo de amortización los valores de cada periodo no son constates, sino progresivos. Ahora fíjese lo que
sucede si se establece una tasa más alta. Haga clic en la celda H7. Digite el número “20”.

Note que los periodos de amortización se redujeron, ahora la máquina se deprecia en solo 5 años. De esta
manera puede proyectar las amortizaciones de sus activos u obligaciones

capacitamos.com 94
 Punto de equilibrio

Aprenda a calcular el punto de equilibrio entre las ventas y los costos de producción. Se entiende por “Punto de
equilibrio” aquel nivel de producción y ventas que una empresa debe alcanzar para lograr cubrir los costos, tanto
fijos como variables. En esta lección se conocerá como determinarlo.

Los costos fijos de una empresa son todos aquellos que debe pagar sin importar cuál sea su nivel de operación,
es decir, produzca o no produzca debe asumirlos. En este caso, supondrá que la empresa tiene costos fijos por
un valor de $12.600.000.

Un valor de precio unitario de 1.150.000. Suponga que esta empresa tiene costos variables por un valor de
$700.000. Ahora se debe hallar el número de cantidades que se deben vender, solo para cubrir los costos. Haga
clic en la celda “I2”. Digite el signo igual =

Seleccione la celda D2 que corresponde a los costos fijos. Este valor será dividido por el resultado de la resta
entre la celda D3, precio de venta unitario y la celda D4 costo variable unitario. Acepte con la tecla “Enter”.
Ahora va encontrar el costo variable, en la celda “N2” Multiplique el valor de la celda I2, que corresponde al
número de cantidades hallado anteriormente, por la celda D4, costo variable unitario. Acepte con la tecla Enter.

Ahora va encontrar el ingreso total. Seleccione la celda “N3” y de clic en la Celda I2, multiplique este valor por
la celda D3. Acepte con “Enter”. Seleccione la celda “C10” de clic en el signo igual y de clic en la celda D2,
presione la tecla F4. Acepte con la tecla “Enter”.

Va hallar el costo variable total en la tabla creada, en la celda “D10”. Haga clic en la celda B10 y multiplíquela
por la celda D4 luego presione la tecla F4, para dejar fija esta celda. Va hallar el costo total en la tabla creada, en
la celda” E10”.

De clic en la celda C10 y sume este valor con la celda D10. Para finalizar va hallar el Ingreso Total, en la celda
“F10” Haga clic en la celda B10 y multiplique este valor por la celda D3 Presione la tecla F4 Acepte con la tecla
Enter. Seleccione arrastrando el mouse desde la celda C9 hasta la celda F51. En la pestaña “Insertar” elija “Línea
2D” que se encuentra en el grupo Gráficos.

De esta manera, la Grafica muestra el punto de equilibrio que para este ejemplo es el 28. Eso significa que debe
vender 28 unidades para cubrir los costos de operación

capacitamos.com 95
 Buscar V aprox

La función BUSCARV es una de las más usadas e importantes en la gestión de datos en Excel. Generalmente esta
función es usada para buscar elementos dentro de una tabla al encontrar una coincidencia exacta.

En esta lección aprenderá a usar la función BUSCARV para encontrar un valor cuando encuentre una coincidencia
APROXIMADA.

Se tiene una tabla de datos con las ventas diarias de un grupo de vendedores, usted requiere asignar el valor de
% de comisión que se le pagará a cada uno de ellos, el cual varía según el monto de la venta. Entre más vende,
mayor es el % de comisión.

En la tabla izquierda se encuentran los valores bajo los cuales se establece el % de comisión de cada vendedor.
Cuando la venta diaria es mayor a $1’000.000 comisiona el 1% de la venta, cuando es mayor a $1’800.000 se
comisiona el 3% de la venta y así sucesivamente

Para comenzar Haga clic en la celda I6, donde se visualizará el resultado de la fórmula, Digite “=BUSCARV” Haga
doble clic en la función BUSCARV

En el primer parámetro de la función BUSCARV se debe seleccionar el valor que se desea buscar, en este caso
se va a buscar el valor de la venta diaria de cada vendedor. Para eso, haga clic en la celda H6.

Para continuar, digite el signo punto y coma. Ahora se debe seleccionar la matriz donde se encuentra el valor
que se desea buscar y el valor que se desea que la función retorne.

En este caso se busca el valor de la venta y una vez se encuentre se debe devolver el % de comisión
correspondiente. Haga clic en la celda C6.

Con la tecla shift oprimida haga clic en la celda D10, para seleccionar toda la tabla. Continúe con la
parametrización de datos y digite punto y coma.

Ahora, se debe indicar en cuál número de columna de la matriz que se acaba de seleccionar se encuentra el
valor que se desea que la función retorne, para este ejercicio se desea saber el % de comisión, el cual se
encuentra en la segunda columna. Digite el número “2”.

En este punto es donde se debe indicar si se desea que Excel busque una coincidencia exacta o una aproximada.
En este caso se desea una coincidencia aproximada, porque los valores de la venta diaria no se encuentran
exactamente en la matriz de búsqueda, sino que pertenecen a un rango de valores.

Para indicar que se trata de una coincidencia aproximada digite punto y coma y el número “;1”. Note que los
valores de comisión se han asignado según el valor de la venta diaria.

Si la venta es mayor o igual a $1’000.000 y menor a $1’800.000 asigna el 1%, si es mayor o igual a $1’800.000 y
menor a $2’500.000 asigna el 3% y así sucesivamente.

Ahora, haga clic en la celda H16, note que el valor es $12.064.133 y tiene asignado un porcentaje de comisión
del 8%. Ahora se cambiará el valor de la venta, digite “1200000”.

capacitamos.com 96
Observe que automáticamente el valor de la comisión cambió al 1%, porque el valor es mayor a $1’000.000 y
menor a $1’800.000.

Haga clic en la celda C7 para cambiar el valor mínimo de venta para acceder a la comisión del 3%. Digite
“1200000”. Fíjese que al cambiar el parámetro de las comisiones cambia automáticamente el valor de la
comisión en los registros de la tabla de ventas diarias.

De esta manera usted podrá realizar búsquedas aproximadas en una tabla de datos en Excel

BD Suma

La función BDSUMA, suma los números de un campo (columna) de registros de una base de datos que cumplan
los criterios especificados, es decir, cumple la misma función de Sumar.si, pero la gestión de los criterios es
mucho más simple y flexible, en esta lección se aprenderá a trabajar con esta función utilizando una tabla
previamente establecida.

Para comenzar haga clic en la celda N10, donde se apreciará el resultado de la fórmula. Digite la función de
nombre “=BDSUMA”

Haga doble clic en la función BDSUMA. En el primer parámetro de esta función se debe seleccionar TODA la base
de datos (incluyendo la primera fila de rótulos de la tabla) donde se encuentran los valores que se desean usar.

En este ejercicio se tiene la tabla de datos de las personas que asistieron a una salida pedagógica. Haga clic en
la celda B4. Con la tecla shift oprimida, Haga clic en la celda J20. Digite el signo punto y coma “;”

En el parámetro Nombre de campo, se debe indicar qué columna se desea sumar en la función. Para esto, se
debe seleccionar o escribir el nombre del campo. Haga clic en la celda M10. Digite el signo punto y coma “;”

En el último parámetro se ingresa el rango de celdas que contienen las condiciones especificadas. Puede usar
cualquier rango, mientras este incluya por lo menos un rótulo de columna y al menos una celda debajo del rótulo
de columna en la que se pueda especificar una condición. Haga clic en la celda L4.

capacitamos.com 97
Con la tecla shift oprimida, haga clic en la celda T5. Pulse la tecla Enter. Note que se han calculado los valores
automáticamente, como en la tabla de criterios no se ha especificado ninguno, la fórmula totaliza todos los
campos solicitados.

Observe que en resultado del campo Puntos la fórmula ha arrojado un error. Esto se da pues el campo no está
escrito tal cual se encuentra en la base de datos. Para corregirlo, digite “Puntos Obtenidos”.

Note que ahora la fórmula sí arroja el total de los puntos obtenidos de la base de datos. Ahora se asignarán los
criterios. Haga clic en la celda N5.

Aquí se puede especificar cuál actividad se desea que sea totalizada en la tabla de resultados. Para este ejercicio,
Digite “Futbol”.

Observe que los valores se actualizan a los resultados que corresponden, únicamente a los registros cuya
actividad haya sido “Futbol”. Ahora, haga clic en la celda O5.

Con esta fórmula usted puede fácilmente aplicar criterios a varios campos al tiempo. Digite “MKT” para que la
fórmula totalice los registros del área de marketing.

Ahora los valores de la tabla de resultados corresponden al total de los registros que tengan actividad Futbol y
pertenezcan al área de Marketing.

De esta manera puede sumar los valores de un campo de una base de datos que cumplan con criterios que
pueden ser fácilmente gestionados mediante la función BDSUMA

BuscarX

BUSCARX es una nueva función integrada en Excel 365, con ella puede encontrar elementos en una tabla o en
un rango por filas.

Su funcionamiento es similar al de la función BUSCARV pero sin las limitaciones que esta última presenta. En
este ejercicio se tiene una larga lista de referencias de zapatos, su cantidad comprada y la cantidad vendida. Se

capacitamos.com 98
desea obtener una vista rápida de producto donde digite la referencia y automáticamente le traiga los datos de
la base de datos para así determinar si debe o no comprar más unidades de dicha referencia.

Para comenzar haga clic en la celda I8. Haga clic en el comando Asistente de fórmulas. En la caja de texto, buscar
una función Digite “BUSCARX”.

Como la función buscada se encuentra seleccionada, haga clic en el botón Ir. Haga clic en el botón Aceptar, para
activar la ventana de esta función.

Se abre el asistente de fórmulas para la función BUSCARX. El primer argumento que se debe especificar es el
“Valor buscado”.

En este caso se va a buscar la referencia del producto. Haga clic en la celda H8. Pulse la tecla F4 para fijarlo como
referencia absoluta.

En el argumento “Matriz buscada”, se debe seleccionar el rango de celdas o la columna donde Excel debe buscar
la referencia del producto. Haga clic en el encabezado de la columna B. Pulse nuevamente la tecla F4.

El tercer argumento es “Matriz devuelta”, aquí se debe seleccionar el rango de celdas o la columna donde se
encuentra el valor que se desea obtener, en esta ocasión se desea obtener el nombre del producto, para esto
haga clic en el encabezado de la columna C.

En el siguiente parámetro “Si no se encuentra”, para definir qué debe devolver Excel en caso de no encontrar
un valor en la matriz buscada, Digite “NO EXISTE EL PRODUCTO”.

En el parámetro “Modo de coincidencia”, se puede elegir si se desea que Excel busque una coincidencia exacta
o aproximada y en el parámetro “Modo de búsqueda” puede elegir si se desea que la búsqueda sea de arriba,
abajo o viceversa. Estos parámetros son opcionales, para este ejercicio se dejarán en blanco.

Para terminar la parametrización de la función, haga clic en el botón Aceptar. Note que el nombre del producto
ha sido traído correctamente.

Ahora se aplicará la misma fórmula a la cantidad comprada. Haga clic derecho en la celda I8. Del menú que se
despliega, haga clic en la opción Copiar.

Continúe haciendo clic derecho en la celda J8. Del menú que se activa, seleccione la opción Pegar. Note que la
fórmula arroja el valor correcto, debido a que cuando se asignaron los parámetros de la función, la columna de
“Matriz devuelta” se dejó como referencia relativa.

Para terminar, haga clic derecho en la celda K8. De la lista que se visualiza, nuevamente haga clic en la opción
Pegar. Se ha completado la vista rápida de producto.

Para terminar la lección, se cambiará el producto. En el campo referencia, digite el código de producto “P006”.

Observe que, al cambiar la referencia, todos los datos se actualizan. De esta forma puede buscar elementos en
una matriz usando la nueva fórmula de Excel BUSCARX

capacitamos.com 99
 Pago

La función PAGO es una de las funciones financieras de Excel 365 con la cual se calcula el pago de un préstamo
basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante.

En este ejercicio se calculará el pago mensual de un préstamo de $35.0000.000 que se desea pagar en 5 años y
la tasa de interés anual será del 8%.

Para comenzar, haga clic en la celda I8 que corresponde al valor del préstamo. Digite “35000000”. En la tasa de
interés anual, digite “8”. En el campo periodo de pagos, Digite “5”.

Una vez definidos los valores se insertará la función. Haga clic en la celda I13. Haga clic en el comando Asistente
de funciones.

En la ventana Insertar función, Digite “PAGO” y pulse la tecla Enter. Haga clic en el botón Aceptar. Observe que
en la ventana Argumentos de función, se encuentran 5 parámetros: 3 obligatorios y 2 opcionales.

El primer argumento es “Tasa”, aquí se asignará la tasa de interés del préstamo. Haga clic en la celda I9.

Fíjese que la tasa de interés que se ingresó es anual. Como en este caso se desea conocer el pago mensual, se
debe dividir esa tasa en los 12 meses del año. Digite “/12”.

El siguiente Parámetro es “Nper”, acá se debe ingresar el número total de pagos o periodos en que se cancelará
el préstamo. Haga clic en la celda I10.

Como el número de periodos de pago está en años y se desea un pago mensual, se debe multiplicar por 12
meses. Digite “*12”. El tercer argumento es “Va”, en el cual se debe ingresar el valor total del préstamo. Haga
clic en la celda I8.

Los campos “Vf y Tipo” son opcionales, en ellos se debe indicar el valor del préstamo al finalizar los periodos de
pago y si el cobro se hace al final o al inicio de cada periodo respectivamente.

capacitamos.com 100
En este ejercicio se dejarán en blanco para que tomen los valores por defecto, que son 0 para el valor final del
préstamo y 0 para indicar que el cobro se hace al final de cada periodo. Haga clic en el botón Aceptar.

Se ha calculado el valor a pagar mensualmente por el préstamo según la tasa de interés y los periodos
especificados

PagoInt y PagoPrint

Las funciones PAGOINT y PAGOPRIN de Excel le permiten respectivamente calcular el interés pagado en un
período específico y el valor de capital abonado de una obligación o inversión basándose en pagos periódicos
constantes y en una tasa de interés constante.

En la lección anterior se aprendió a calcular el pago mensual de una obligación teniendo en cuenta una tasa y
una cantidad determinada de periodos. En esta lección se calculará el valor de intereses y capital abonados en
cada periodo de pago.

En la tabla de datos previamente abierta, haga clic en la celda G4. Haga clic en el comando Asistente de fórmulas.
Digite “Pago” y pulse la tecla Enter,

Primero se calcularán los intereses. En la ventana abierta insertar función, haga clic en la función PAGOINT. Haga
clic en el botón Aceptar.

Haga clic en la celda C6 para seleccionar la tasa de interés mensual. En el argumento periodo se debe seleccionar
el periodo de pago sobre el cual se desea calcular los intereses y el capital. Haga clic en la celda G3.

Haga clic en la celda C8 para seleccionar el número de periodos en meses en los que se pagará la obligación.
Seleccione el valor total de la obligación haciendo clic en la celda C4. Para terminar, haga clic en el botón Aceptar.

Se han calculado los intereses para el periodo elegido; ahora se calculará el aporte a capital. Haga clic en la celda
G5. Haga clic nuevamente, en el comando Asistente de funciones. Digite “Pago” y pulse tecla Enter.

Haga doble clic en la función PAGOPRIN con la cual se calculará el capital abonado. Haga clic en la celda C6 para
elegir la tasa.

capacitamos.com 101
Elija el periodo a calcular haciendo clic en la celda G3. Ahora, se debe escoger el número de periodos, haga clic
en la celda C8. Haga clic en la celda C4 para asignar el valor de la obligación.

Haga clic en el botón Aceptar, para concluir los argumentos de la función. Note que se han calculado los valores
de intereses y capital y que la suma de ambos valores da como resultado, el valor de la cuota mensual que ya se
había calculado con la función PAGO en la lección anterior.

Haga clic en la celda G3. Digite el número 20 para cambiar el periodo a calcular y pulse la tecla enter para
terminar. Observe que para el periodo 20 se debe pagar la misma cuota, sin embargo, se estará pagando un
monto menor por intereses y abonando más a capital.

De esta manera puede calcular la cuota mensual y estimar cuánto corresponde a intereses y cuánto a capital

Solver

Solver es un programa de complemento de Microsoft Excel que se puede usar para para encontrar un valor
óptimo (bien sea mínimo o máximo) para una fórmula en una celda, que está sujeta a restricciones o limitaciones
en los valores de otras celdas en una hoja de cálculo.

Para usar Solver primero se debe activar el complemento. Haga clic en la pestaña Archivo. Haga clic en el
comando Opciones. Haga clic en la opción Complementos.

Note que en la lista que se activa de complementos, está seleccionado Solver. Haga clic en el botón IR. Haga clic
en la casilla de verificación del complemento Solver. Haga clic en el botón Aceptar.

Ahora se encuentra activado el complemento Solver, para usarlo haga clic en la pestaña Datos. Observe que en
la hoja de cálculo se encuentran los valores correspondientes a las notas por asignatura de un estudiante.

En este ejercicio se debe hallar qué nota debe obtener el estudiante en Física y Química para lograr una nota
final del semestre de mínimo 4.0. Para eso haga clic en el comando Solver del grupo Análisis. Se abre la ventana
de configuración de Solver. Haga clic en el botón de selección de la opción Establecer objetivo.

capacitamos.com 102
En este parámetro se debe seleccionar la celda objetivo, es decir, la celda que contiene el resultado que se desea
optimizar mediante el Solver. En este ejercicio se trata de la nota final del semestre. Haga clic en la celda J14.

En el parámetro “Para” se debe elegir si se desea cambiar las celdas para obtener un valor máximo, mínimo o
un número en específico. En este caso se desea obtener una nota mínima de 4.0, haga clic en el botón de opción
Mín.

Haga clic en el botón de selección de la opción Cambiando las celdas de variables. Aquí se deben seleccionar las
celdas cuyo valor se desea modificar para obtener el resultado deseado. En este ejercicio se trata de las notas
de Física y Química. Haga clic en la celda H7.

Con la tecla shift oprimida haga clic en la celda H8. Acepte con la tecla Enter. Ahora se agregarán las restricciones.
Haga clic en el botón Agregar.

La primera restricción de este ejercicio será que la nota obtenida en Física y Química no debe ser mayor a 5.0
pues esa es la nota máxima que el estudiante puede obtener. Haga clic en la celda H7.

Con la tecla shift oprimida haga clic en la celda H8. Haga clic en el campo de valor del parámetro Restricción.
Digite el número 5. Haga clic en el botón Agregar.

La segunda restricción será que el valor de la nota final del semestre debe ser mayor o igual a 4.0. Haga clic en
la celda J14. Haga clic en la punta de flecha del selector de operadores lógicos.

De la lista que se despliega, seleccione la opción >= (mayor igual). Digite el número 4. Haga clic en el botón
Aceptar. Hasta este punto se han indicado los parámetros necesarios. Haga clic en el botón Resolver.

Note que Solver ajusta los valores de las celdas de variables de decisión para que cumplan con los límites de las
celdas de restricción y den el resultado deseado en la celda objetivo. En este ejercicio, el estudiante debe
obtener mínimo una nota de 3.5 en física y una de 4.67 en química para obtener la nota de 4.0 al final de su
semestre. Para mantener los cambios propuestos por Solver, haga clic en el botón Aceptar.

De esta manera puede optimizar un valor, cambiando una o varias celdas y estableciendo restricciones para las
mismas, mediante el complemento Solver.

capacitamos.com 103
 SI.Conjunto

Excel 365 incluye una nueva función llamada SI.CONJUNTO, la cual comprueba si se cumplen una o varias
condiciones y devuelve un valor que corresponde a la primera condición verdadera. Para esta lección se tiene
una tabla previamente elaborada, con participantes de una competencia y los puntos obtenidos por cada uno.
Se deben clasificar los participantes, según el puntaje y decidir si pasan, si tienen una segunda oportunidad o si
en definitiva no pasan.

Para realizar este ejercicio se puede hacer usando la tradicional función SI. Haga clic en la celda G6. Note que
usando la función SI, se deben usar tres funciones anidadas, en la primera verifica si el puntaje es menor o igual
a 50, si es verdadero devuelve la clasificación, de lo contrario debe anidar un nuevo SI en el cual verifica si el
puntaje es menor o igual a 80, de ser verdadero lo clasifica, en caso contrario anida una tercera función SI para
validar si el puntaje es menor o igual a 100.

Anidar funciones SI puede resultar engorroso cuando se tiene muchas categorías o datos. Pulse la tecla Enter,
para salir de la barra de funciones. La función SI.CONJUNTO reemplaza la necesidad de usar funciones SI
anidadas. Haga clic en la celda H6. Haga clic en el comando Asistente de funciones. Digite la función
SI.CONJUNTO y pulse la tecla Enter.

Note que la función aparece resaltada en la lista de resultados, pulse la tecla Enter para seleccionarla. En esta
función se debe asignar la prueba lógica y luego definir qué debe devolver Excel en caso de ser verdadera. La
primera validación es revisar si el puntaje es menor o igual a 50 puntos. Haga clic en la celda F6.

Digite la opción <=50 (Menor igual que 50) y pulse la tecla Tab. Ahora, se debe asignar la categoría
correspondiente. Digite la condición NO PASA y pulse la tecla Tab. Note que se crean nuevos argumentos para
ingresar otras pruebas lógicas. Haga clic en la celda F6. La segunda validación es, si el puntaje es menor o igual
a 80. Digite la opción <=80 (Menor igual que 80) y pulse la tecla Tab. Digite la condición TIENE SEGUNDA
OPORTUNIDAD y pulse la tecla Tab. La última validación es si el puntaje es menor o igual a 100. Haga clic en la
celda F6. Digite la opción <=100 (Menor igual que 100) y pulse la tecla Tab.

Digite la condición PASA y pulse la tecla Enter para ejecutar la función. Observe que se ha establecido
satisfactoriamente la categoría. Ahora asigne la misma función a todos los registros de la tabla con la
funcionalidad de autorelleno, haga doble clic en la esquina inferior derecha de la celda H6.

Note que las clasificaciones asignadas con la función SI y SI.CONJUNTO son exactamente iguales. La diferencia
radica en la facilidad de aplicar la fórmula SI.CONJUNTO, frente a lo engorroso de anidar varias funciones SI. De
esta forma puede realizar varias validaciones con una sola función a través de SI.CONJUNTO.

capacitamos.com 104
 Concat vs Unir Cadenas

Excel 365 incluye una nueva función llamada CONCAT, con la cual se mejora la anterior función CONCATENAR.
Estas funciones combinan cadenas de texto en una sola. En este ejercicio se debe unir el nombre y apellido de
cada participante en una sola celda. Para iniciar, haga clic en la celda G6.

Ubicado en la barra de funciones, fíjese en los argumentos de la función y note que cada celda que se desea unir
debe seleccionarse por aparte y separarse por el signo punto y coma. La función CONCATENAR no permite
seleccionar rangos de celdas, lo cual hace que su uso sea tedioso, debido a que se debe seleccionar una a una
cada celda. Pulse la tecla Enter, para salir de la barra de funciones.

La nueva función CONCAT cumple la misma labor que CONCATENAR, con la ventaja de que SI permite seleccionar
rangos de celdas. Para comprobarlo, haga clic en la celda H6. Digite la función =CONCAT. Ahora seleccione las
celdas que contienen las cadenas de texto que se desean unir. Haga clic en la celda D6. Con la tecla shift
oprimida, haga clic en la celda F6. Pulse la tecla Enter.

Observe que se unen las cadenas de texto igual que con la función concatenar, pero no son el resultado
esperado, por que une las cadenas sin delimitarlas una de la otra. Haga doble clic en la esquina inferior derecha
de la celda H6 para autorellenar las demás celdas.

Ahora, se utilizará la función UNIRCADENAS que permite además de unir las cadenas de texto, indicarle a Excel
cual elemento desea que delimite una de otra. Haga clic en la celda I6. Digite la función =UNIRCADENAS. El
primer argumento de esta función es el valor que se desea que delimite cada cadena de texto. En este caso se
requiere que el nombre se separe del apellido con un espacio. Digite “”; (comillas espacio comillas punto y
coma).

Ahora se debe indicar si se desea que la función omita las celdas vacías o no. Haga doble clic en la etiqueta
VERDADERO. Digite el signo; (punto y coma. Por último, se selecciona el rango de celdas donde se encuentran
las cadenas de texto que se desean combinar. Haga clic en la celda D6. Con la tecla shift oprimida, haga clic en
la celda F6. Pulse la tecla Enter para ejecutar la función.

Haga doble clic en la esquina inferior derecha de la celda I6 para autorellenar las demás celdas con la misma
función. Observe que con esta función si se obtiene el valor deseado, cada cadena de texto se separa de las
demás con un espacio. De esta manera se pueden unir cadenas de texto con o sin delimitadores.

capacitamos.com 105
 Ordenar

La función ORDENAR, como su nombre lo indica ordena el contenido de un rango o matriz sin afectar o modificar
la matriz original.

Para iniciar la lección, haga clic en la celda H6, Haga clic en el comando Asistente de fórmulas, Digite ORDENAR
y pulse la tecla Enter.

Observe que la función ORDENAR es el primer resultado de funciones. Pulse la tecla Enter. ORDENAR es una
función de búsqueda y referencia que permite ordenar un rango de datos de forma sencilla basándose en tres
argumentos: el rango, la columna principal y el orden ascendente o descendente.

En el primer argumento se debe seleccionar la tabla de datos donde se encuentran la información que se desea
ordenar. Haga clic en la celda A6. Con la tecla shift oprimida haga clic en la celda F21. Pulse la tecla Tab.

En el segundo parámetro se debe elegir el número de columna sobre la cual se realizará el ordenamiento. Cuente
las columnas de izquierda a derecha. En este ejercicio se debe ordenar la tabla por el apellido. Digite número 3
y pulse la tecla Tab.

El tercer parámetro indica el criterio de ordenación, es decir, si desea ordenar de forma Ascendente (1) o
descendente (2). Como se desea que se ordenen los apellidos alfabéticamente, digite el número 1. Haga clic en
el botón Aceptar.

Se puede cambiar la columna y criterio de ordenación en cualquier momento. Haga clic en el comando Asistente
de fórmulas. En el argumento Ordenar índice cambie la columna para ordenar según el puntaje obtenido. Para
ello digite el número 5 y pulse la tecla Enter.

Note que los datos se han ordenado de forma ascendente teniendo en cuenta el puntaje obtenido. De esta
manera se puede ordenar una matriz de forma ágil y sencilla.

capacitamos.com 106
 Active los complementos Power

Excel 365 integra herramientas de inteligencia empresarial (BI), las cuales le permitirán recopilar datos,
transformarlos, visualizarlos y compartirlos.

En esta lección se aprenderá dónde encontrarlos y como activar estos complementos. Para iniciar haga clic en
la pestaña Archivo. Haga clic en el comando Opciones. Haga clic en la opción Complementos. Haga clic en la
punta de flecha de la opción Administrar.

En el menú que se despliega, haga clic en la opción Complementos COM. Ahora, haga clic en el botón IR. Se abre
la ventana de complementos COM, note que todos están desactivados. Haga clic en la casilla de verificación del
complemento Microsoft Power Map for Excel, para activarlo.

Haga clic en la casilla de verificación del complemento Microsoft Power Pivot for Excel y actívelo. Ahora haga
clic en el botón Aceptar.

Observe que se ha habilitado una pestaña nueva. Haga clic en la pestaña Power Pivot. Aquí encontrará todos los
comandos y herramientas de Power pivot, la cual le permite trabajar con bases de datos locales o externas. Haga
clic en la pestaña Datos.

Aquí encontrará el grupo Obtener y transformar datos, el cual contiene todas las herramientas de Power Query,
esta función le permite obtener datos de fuentes externas y transformarlos. Haga clic en la pestaña Insertar. En
esta pestaña encuentra el acceso a Power View, con la cual puede crear informes gráficos que le permitan
analizar ágilmente grandes cantidades de datos.

También encuentra el comando Mapa 3D, el cual pertenece al complemento Power Map con el cual puede
visualizar datos geolocalizados.

De esta manera puede activar las herramientas de inteligencia empresarial. En las siguientes lecciones
aprenderá a hacer uso de ellas.

capacitamos.com 107
 Power Pivot

En esta ocasión conocerá Power Pivot que es un complemento de Excel que puede usar para realizar un análisis
de datos eficaz y crear modelos de datos más sofisticados, igualmente le permite combinar grandes volúmenes
de datos de orígenes diferentes y realizar análisis de la información rápidamente. Para empezar, usted tendrá
un libro con varias hojas de cálculo.

Haga clic en el comando “Agregar a modelo de datos” de la pestaña “Power Pivot”. Observe que aparece
habilitada la interfaz de Power Pivot para Excel donde se han importado las tablas de las hojas de cálculo. Desde
allí, usted puede realizar los respectivos análisis. Haga clic en el comando “Tabla dinámica”. Haga clic en la opción
“Gráfico y tabla horizontal”.

Note que se abre una nueva ventana que le permite decidir dónde desea crear la tabla y el gráfico dinámico.
Haga clic en el botón “Aceptar”. Fíjese que en el panel de campos de tabla dinámica aparecen todas las tablas y
sus relaciones entre ellas, lo cual es la esencia de una base de datos. Haga clic en el campo “Cajeros”.

Haga clic en el campo nombre. Ahora, arrastre el campo “Nombre” al área “Columnas” presionando el clic
izquierdo del mouse. Haga clic en el campo “Ventas”. Ubique el campo “Mes venta” en el área “Valores”. Como
puede observar, se han relacionado en una tabla dinámica los datos de dos de las tablas iniciales. Ahora genere
el gráfico dinámico.

Haga clic en el recuadro del gráfico. Haga clic en el campo “Cajeros”. Arrastre el campo “Nombre” al área
“Leyenda” manteniendo presionado el clic izquierdo y arrastrando el mouse hasta esa posición.

Para continuar, ubique el campo “Mes venta” hasta el área “Valores” de la misma forma. Se ha generado un
gráfico y una tabla dinámica con datos relacionados entre dos tablas. Así podrá crear más relaciones entre los
datos de las tablas. Presione la tecla “Alt”y la tecla “Tab” para regresar a la ventana de “Power Pivot”.

A continuación, observe como se crean las relaciones entre las tablas. Haga clic en el comando “Vista de
diagrama”. Note la relación entre las tablas creadas a partir de la tabla “Clientes” en Excel. Si desea obtener más
información sobre bases de datos relacionales, no deje de consultar el curso “Access” donde aprenderá como
crearlas.

Para finalizar, haga clic en el comando “Vista de datos”. Acaba de ver como Power Pivot vincula una gran
cantidad de herramientas de Excel en un solo complemento para optimizar la experiencia de esta herramienta
ofimática

capacitamos.com 108
 Utilizando calculate en Power Pivot

Power pivot le permite trabajar con tablas que componen bases de datos; para transformar datos se deben
usar funciones que se almacenan en medidas.

En esta lección se cuenta con una base de datos de las ventas de un restaurante, esta tabla ya se encuentra
cargada en el “modelo de datos de ese libro de Excel”. Se deben comparar las ventas de cada mes respecto a
la venta del mes de diciembre.

Para iniciar, haga clic en la pestaña Insertar. Haga clic en el comando Tabla dinámica. Note que se encuentra
seleccionada la opción “Usar modelo de datos de este libro”. Haga clic en el botón Aceptar.

Ahora se creerá la tabla dinámica. Haga clic en la casilla de verificación del campo Fecha(año) para incluir el
campo como fila de la tabla.

Haga clic en la casilla de verificación del campo Fecha(mes). Por último, haga clic en la casilla de verificación
del campo Precio para incluirlo como valores en la tabla dinámica.

Haga clic en la pestaña Power Pivot. Las medidas son cálculos que se pueden crear para medir un resultado, en
relación con otros factores, son el equivalente a los campos calculados de las tablas dinámicas tradicionales.
Haga clic en el comando Medidas.

Seleccione la opción Nueva medida. Ahora se creará una medida que totalice las ventas del mes de diciembre.
En el campo Nombre de la medida digite “VentasDic”. Haga clic en el cuadro de ingreso de fórmulas.

CALCULATE es la función de power pivot que se encarga de evaluar una expresión en un contexto que está
modificado por unos filtros especificados. Esta función totaliza un parámetro de la tabla según el filtro
especificado. Digite “=CALCULATE”

Haga doble clic en la función CALCULATE. En el primer argumento de la función se debe introducir la expresión
que se desea calcular y evaluar. En este ejercicio, se debe primero averiguar las ventas totales de diciembre.
Digite “Suma”

Haga doble clic en la expresión Suma de precio. Ahora se debe ingresar el filtro que se desea aplicar, para esto
digite: “; Fecha”. Se muestran todos los campos de la tabla que incluyen la palabra “Fecha”. Haga clic en el
campo Ventas[Fecha (mes)]

Como se desea averiguar las ventas de diciembre digite: ="dic"). Para verificar que no existan errores en la
fórmula, haga clic en el botón Comprobar fórmula. Haga clic en la opción Moneda para asignar un formato a la
medida. Guarde la medida haciendo clic en el botón Aceptar.

Note que se ha agregado la medida a la lista de campos de la tabla. Haga clic en el comando Medidas. Haga clic
en el comando Nueva medida. En el campo Nombre de medida digite “Dif con dic”. Haga clic en el cuadro de
ingreso de fórmulas. Ahora se debe calcular la diferencia entre las ventas totales de cada mes y la venta de
diciembre. Digite “=suma”.

Haga doble clic en la etiqueta Suma de precio. Ahora se debe restar la medida que recientemente se ha
calculado, digite “=-ventasDic”. Haga clic en la etiqueta [VentasDic]. Haga clic en el botón Comprobar fórmula.
No hay errores en la fórmula. Haga clic en el botón Aceptar

capacitamos.com 109
Note que se ha agregado la nueva medida en la tabla dinámica. De esta manera se pueden agregar campos
calculados en tablas dinámicas que se forman a partir del modelo de datos de un libro.

Practicar con Power Query

Power Query permite detectar, conectar, combinar y refinar orígenes de datos para satisfacer sus necesidades
de análisis. También se conoce como Obtener y transformar en Excel 365. En esta lección se aprenderá a crear
una consulta desde una fuente de datos CSV, o más conocido como texto separado por comas.

Para iniciar, haga clic en la pestaña Datos. Haga clic en el comando Obtener datos. Power Query permite
buscar orígenes de datos, realizar conexiones y transformar los datos, por ejemplo, puede quitar una columna,
cambiar un tipo de datos o combinar tablas.

Del menú que se despliega, haga clic en la opción Desde un archivo. En este submenú se puede seleccionar
desde donde se desea obtener los datos para crear una conexión. Seleccione la opción Desde el texto/CSV. Se
abre el explorador de archivos. Allí se debe elegir el archivo desde el cual se desea generar una conexión. Haga
doble clic en el archivo DATA.

Se abre una ventana donde se muestra la o las tablas que serán conectadas en esta hoja de cálculo, si la
información se encuentra como usted la desea seleccione el botón Cargar, en caso contrario debe seleccionar
el botón Transformar datos.

Note que en las primeras filas se encuentra información no deseada, para quitarla haga clic en el botón
Transformar datos. Haga clic en el comando Quitar filas. Del submenú haga clic en la opción Quitar filas
superiores. Digite “4” para indicar que desea eliminar las primeras cuatro filas. Haga clic en el botón Aceptar

Para este ejercicio no es requerido saber la fecha de entrega, por eso se eliminará la columna, para evitar
cargar al libro de Excel información innecesaria. Haga clic en el encabezado de columna “Column2”. Pulse la
tecla Delete en su teclado, para eliminarla.

Note que en los encabezados de los campos se encuentran nombres genéricos, y en la primera fila de registros
se encuentran los nombres deseados , haga clic en el comando Usar la primera fila como encabezado

capacitamos.com 110
Como se puede observar, ya se tiene la tabla con los encabezados requeridos y con las columnas deseadas.
Haga clic en el comando Cerrar y cargar. Se ha creado una tabla con los datos de la consulta y se visualiza un
panel que muestra las conexiones y consultas del libro actual.

Ahora se puede trabajar con los datos. Haga clic en el comando Resumir con tabla dinámica. En la ventana que
se activa, haga clic en el botón Aceptar. En el panel Campos de tabla, haga clic en la casilla de verificación del
campo SEDE.

Por último, haga clic en la casilla de verificación del campo CANTIDAD. Observe que ha creado una tabla
dinámica con los campos de la tabla de la consulta. Esta tabla pertenece a una conexión con el archivo CSV
seleccionado, esto quiere decir que, si modifica el archivo origen, los cambios se verán reflejados en esta
consulta automáticamente.

De esta manera podrá crear conexiones con fuentes de datos externas a su libro en Excel.

Power Map

Power Map, es una herramienta de visualización de datos tridimensional, es decir, en tres D, que permite ver
la información de nuevas maneras. Con Power Map podrá descubrir vistas que puede que no perciba en
gráficos y tablas bidimensionales tradicionales.

Con los mapas en 3D, se podrán ver en un espacio geográfico los datos de una hoja de cálculo, mostrando la
relación entre las ubicaciones y los datos asociados a ellas. En esta lección se aprenderán las principales
funciones y características de esta herramienta.

En la tabla que se observa, se encuentran los datos de la cantidad vendida de un producto en las principales
ciudades de Colombia. Haga clic en cualquier celda de la tabla de datos. Haga clic en la pestaña Insertar. Haga
clic en el comando Mapas 3D.

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Note que automáticamente el programa ubica las ciudades registradas en la tabla y además muestra
gráficamente el valor de las cantidades vendidas mediante columnas tridimensionales.

En la pestaña “Paseo” están ubicados los comandos “Reproducir Paseo”, “Crear video” y “Capturar pantalla”
con estos comandos se podrá crear un video de los paseos que realice en el mapa, cambiar la vista y capturar
imágenes de la vista actual del mapa para insertarlas en otras aplicaciones.

En la pestaña “Escena” están los comandos “Nueva escena”, “Temas” y “Opciones de escena” con estas
herramientas se puede cambiar el tipo de mapa, el tono y crear nuevas escenas, estas escenas se
reproducirán secuencialmente mostrando las diferentes vistas de los datos utilizados.

En la pestaña “Capa” se puede visualizar el comando “Actualizar datos” esta muestra los datos más actuales
de las escenas asignadas. También se visualiza el comando “Formas” con el que se puede modificar la forma
de las columnas definidas del mapa.

En la pestaña “Mapa” se encuentran agrupados los comandos “Etiquetas de mapa”, “Mapa plano”, “Buscar
ubicación” y “Regiones personalizadas”. Desde allí, usted podrá mostrar y ocultar las etiquetas informativas,
cambiar entre formato globo a formato plano y trasladarse a cualquier ubicación geográfica indicando el
destino.

Los comandos “Gráficos 2D”, “Cuadro de texto” y “Leyendas” se encuentran en la pestaña “Insertar”, estos
reproducirán en la vista de paseo. Si se agregan campos de tiempo a las escenas se activarán los comandos
“Escala de tiempo” y “Fecha y hora”, ubicados en la pestaña “Hora”.

También se pueden ocultar o mostrar los paneles laterales que administran los cambios realizados en el
entorno geográfico, estos comandos se llaman “Editor de paseos”, “Panel de capas” y “Lista de campos” y
están ubicados en la pestaña “Ver”.

Los mapas 3D dan una novedosa forma de visualizar los datos de su hoja de cálculo, mediante experiencias
tridimensionales con ubicaciones geográficas, que hacen de Excel la mejor y más completa herramienta
ofimática.

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 Power Bi

Power BI es un conjunto de herramientas de análisis empresarial que Microsoft pone a su disposición para
obtener, transformar, plasmar y analizar datos

Power BI es una herramienta adicional al paquete tradicional de Office, para acceder a ella se debe descargar
desde el sitio web. En esta lección se aprenderá a descargar y conocer su interfaz.

Para comenzar haga clic en la barra de dirección URL. Digite “PowerBi.microsoft.com” y pulse la tecla Enter. La
descarga de esta herramienta es gratuita. Haga clic en el botón Iniciar prueba gratuita. Haga clic en la pestaña
Productos.

Del menú que se despliega, haga clic en la opción Power BI Desktop. Haga clic en la opción Consulte las
opciones de descarga e idiomas disponibles. Ahora se debe indicar el lenguaje en que se desea descargar. Para
seleccionarlo, haga clic en la punta de flecha de la opción Select Languaje

De la lista que se abre, haga clic en la opción Spanish para indicar que se desea la herramienta en español.
Haga clic en el botón Descargar. Ahora, se debe elegir la versión que más le convenga según su ordenador, si
es de 32 o 64 Bits. Para este ejercicio haga clic en la casilla de verificación de la opción designada para 64 bits.

Haga clic en el botón Next. Note en la parte inferior izquierda, que se ha descargado exitosamente. Recuerde
que, para realizar la instalación debe contar con el permiso de Administrador de su equipo. Haga clic en el
archivo de descarga

Se abre la ventana del instalador. Haga clic en la punta de flecha de la opción Select Languaje. Seleccione el
idioma Spanish. Haga clic en el botón Siguiente. Nuevamente, haga clic en el botón Siguiente. Para realizar la
instalación debe leer y aceptar los términos y condiciones de la licencia de power Bi. Haga clic en la casilla de
verificación de Aceptación de términos.

Haga clic en el botón Siguiente. En este paso se debe elegir donde se guardarán los archivos del programa.
Para este ejercicio, se dejará la ubicación que está predeterminada. Haga clic en el botón Siguiente. Luego
debe esperar a que se ejecute la instalación. Una vez finalizada se abre la interfaz PowerBI.

Desde aquí puede empezar un nuevo proyecto, abrir uno existente o acceder al material de ayuda que tiene la
herramienta a su disposición para sacarle el máximo provecho.Haga clic en el botón Cerrar

Observe que se abre la interfaz de Power Bi. En el panel derecho se encuentran las herramientas que le
permitirán insertar los objetos de visualización de datos que más se acomoden a su necesidad, así como el
panel de campos donde encontrará los nombres de las columnas de la base de datos con la que esté
trabajando.

Note que como todos los productos de Microsoft posee una lista de opciones en la parte superior. Haga clic en
la pestaña Insertar. Aquí encontrará las herramientas para obtener datos desde fuentes externas,
transformarlos, insertar objetos o medidas y publicar su proyecto. Haga clic en la pestaña Modelado

Desde aquí puede administrar las relaciones entre tablas, gestionar las medidas y las opciones de seguridad.
Haga clic en la pestaña Ver.

En esta pestaña puede cambiar los aspectos de diseño de su informe. Por último, haga clic en la pestaña
Ayuda

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Acá, encontrará las opciones que contienen herramientas para aprender a optimizar el uso de Power BI
mediante tutoriales, acceso al blog, ejemplos y soporte en línea.

Power Bi integra todas las herramientas Power, desde la obtención y transformación de datos (Power Query),
la gestión y análisis (Power pivot), la visualización (Power view) e incluso la ubicación geográfica (Power map).

De esta manera puede analizar los datos de su compañía mediante las herramientas de inteligencia
empresarial que tiene a su disposición Power BI.

Trabaje con Power View y Power Bi

Power View es una tecnología de visualización de datos que le permite crear gráficos interactivos, mapas y
otros elementos visuales que dinamizan sus datos y sus informes.

En esta lección se trabajará desde la plataforma de Power BI usando las herramientas de Power view.

Se creará un reporte de ventas a partir de los datos de registro de ventas que se almacenan en un libro de
Excel. Para comenzar haga clic en el comando Obtener datos

Del menú, haga clic en la opción Excel. Se abre el explorador de archivos, desde allí se puede elegir el origen
donde se tienen almacenados los datos, sobre los cuales se desea realizar el informe. Haga doble clic en el
archivo BASE DE DATOS

Observe que se abre el panel Navegador, donde se detectan las hojas y tablas que contiene el libro. Haga clic
en la casilla de verificación de la Tabla1

En el panel derecho se previsualiza la tabla. Ahora obtenga los datos haciendo clic en el botón Cargar.
Observe que en el panel Campos, se han agregado automáticamente los campos que contiene la base de
datos que se obtuvo de Excel. Con ellos puede empezar a crear su informe de ventas

Inserte el título haciendo clic en el comando Cuadro de texto ubicado en la barra de opciones, pestaña Inicio,
grupo Insertar. Digite “Reporte de Ventas”

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Ahora se empezará a crear los gráficos que mostrarán los datos relevantes en su informe, para eso, cuenta con
todas las herramientas de Power View, ubíquelas en el panel Visualizaciones. Haga clic en el comando Gráfico
de columnas

Observe que se inserta el campo de gráfico en blanco. Ahora se deben seleccionar los campos que se desean
graficar. Haga clic en el campo Mes. Haga clic en el campo Ventas

Se ha creado un gráfico que muestra el comportamiento de las ventas mes a mes. Note que Power BI
automáticamente detecta cuales de los campos que se han seleccionado van en los ejes y cuales en los
valores. Haga clic en el comando Gráfico circular

Haga clic en el campo Producto. Haga clic en el campo Unidades. Este gráfico le permite visualizar cuál de los
productos tiene una mayor participación en las ventas, medidas en las unidades de producto. Haga clic en el
comando Gráfico de anillos. Haga clic en el campo Producto. Haga clic en el campo Ventas

Ahora se ha incluido un gráfico que detalla la participación de cada producto en las ventas, medidas en pesos.
Haga clic en el comando Gráfico de columnas agrupadas. Haga clic en el campo Mes. Haga clic en el campo
Comercial. Haga clic en el campo Ventas

Observe que se ha introducido un gráfico que detalla las ventas mensuales de cada vendedor. Usted también
puede modificar, quitar o agregar cualquier parámetro del gráfico. Haga clic en el comando Formato

Haga clic en el botón de activación de la opción Etiquetas para mostrar las etiquetas de los datos en el gráfico.
Note que se agregaron los valores de la venta de cada comercial en cada mes. Haga clic en el comando
Segmentador de datos.

Esta herramienta funciona como un filtro, con el cual, al seleccionar un valor, filtrará todos los gráficos del
reporte, convirtiéndolo en un reporte dinámico. Haga clic en el campo Mes

Se ha agregado el segmentador que contiene todos los meses del año, del mismo modo se insertó el
segmentador Comercial. Haga clic en el comando Etiqueta. Con las etiquetas se puede seleccionar el valor que
se desea totalizar; en este caso se desea indicar cuál fue el valor total de las ventas. Haga clic en el campo
Ventas

Ha creado exitosamente y con unos pocos clics un informe dinámico de ventas. Ahora observe qué sucede al
seleccionar algún ítem de los segmentadores. Haga clic en el mes de enero. Note que TODOS los elementos
del informe cambian y se ajustan a los valores que corresponden a las ventas de enero

Es así como puede crear informes dinámicos que le permitirán a usted y a su organización analizar los datos de
una manera ágil.

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