Manual Excel 365

@ 2020
@ Ismael Chacón Baiz
U Campus Excel 365

ISBN: 978-958-53010-0-9
U Campus Academy SAS

servicio.cliente@ucampusacademy.com
Impreso en Colombia
Contenido
_________________________________________________ 6
Microsoft Excel y sus inicios ______________________________________________________________ 6
Ventajas y para qué sirve Excel 365 ________________________________________________________ 9
Introducción y conceptos generales de Excel 365 ____________________________________________ 10
Plantillas en Excel 365 _________________________________________________________________ 11
El backstage del menú Archivo en Excel 365 ________________________________________________ 12
Practique con la cinta de opciones________________________________________________________ 13
Ideas en Excel en línea _________________________________________________________________ 14
Tablas, Estilo, Galería y Opciones ________________________________________________________ 15
Vea y restaure versiones anteriores de un libro de trabajo ____________________________________ 16
Abra múltiples ventanas para un libro de trabajo ___________________________________________ 17
Cambie entre los modos de cálculo automático y manual _____________________________________ 18
Aplique colores y estilos a los bordes de las celdas __________________________________________ 19
Estadísticas del libro de trabajo __________________________________________________________ 20
“Guardar Como” en un libro de trabajo____________________________________________________ 21
Imprimir en Excel 365 __________________________________________________________________ 23
Cree su cuenta en Microsoft ____________________________________________________________ 24
Comparta un archivo - Insertar Blog o página web ___________________________________________ 25
Copie, corte y pegue entre celdas ________________________________________________________ 26
Formato de datos _____________________________________________________________________ 27
Aumente o disminuya el tamaño del texto _________________________________________________ 28
Aplique bordes y fondos a celdas_________________________________________________________ 29
Alinee el texto a su gusto _______________________________________________________________ 30
Ajuste el texto largo ___________________________________________________________________ 31
Combine y divida celdas ________________________________________________________________ 32
Asigne un formato al contenido de celdas _________________________________________________ 33
Marque las tendencias y los modelos en los datos ___________________________________________ 34
Convierta un rango de celdas en una tabla con estilo_________________________________________ 35
Inserte y elimine celdas, filas y columnas en una hoja o tabla __________________________________ 36
Cambie el alto y ancho de las filas y columnas ______________________________________________ 37
Organice las hojas _____________________________________________________________________ 39
Agregue un cálculo rápido a la tabla de datos_______________________________________________ 40
Repita o rellene los datos _______________________________________________________________ 41
Elimine el contenido o el formato de las celdas _____________________________________________ 42
Organice sus datos para facilitar el análisis _________________________________________________ 43
Función Buscar y reemplazar datos _______________________________________________________ 44
Resuma sus datos complejos en tablas dinámicas ___________________________________________ 45
Construya tablas fácilmente _____________________________________________________________ 47
Obtenga un conjunto personalizado de tablas dinámicas _____________________________________ 48
Ilustre su hoja de cálculo con imágenes ___________________________________________________ 49
Busque e inserte imágenes desde portales web _____________________________________________ 50
Agregue un estilo a sus imágenes ________________________________________________________ 51
Tome una captura de pantalla ___________________________________________________________ 52
Inserte formas y dibujos ________________________________________________________________ 53
Cree y edite diagramas con SmartArt _____________________________________________________ 54
Busque complementos en la tienda de Office _______________________________________________ 55
Mapas de Bing________________________________________________________________________ 57
Muestre los datos de forma gráfica _______________________________________________________ 58
Diseñe y edite gráficos _________________________________________________________________ 59
Inserte un gráfico dinámico con una tabla dinámica automáticamente __________________________ 60
Visualice sus datos de manera tridimensional ______________________________________________ 61
Cree Minigráficos _____________________________________________________________________ 62
Utilice Segmentación de datos para filtrar la información _____________________________________ 63
Inserte una escala de tiempo para filtrar fechas _____________________________________________ 64
Agregue un Hipervínculo _______________________________________________________________ 65
Dibuje un Cuadro de texto ______________________________________________________________ 66
Aplique contenido de encabezado y pie de página ___________________________________________ 67
Dé un toque artístico con WordArt _______________________________________________________ 68
Agregue una Línea de firma _____________________________________________________________ 69
Fije un objeto en el documento __________________________________________________________ 70
Agregue Ecuaciones matemáticas al documento ____________________________________________ 71
Añada símbolos que no encuentre en el teclado ____________________________________________ 72
Cree su propio estilo con un tema personalizado ____________________________________________ 73
Ajuste el margen, la orientación y el tamaño de la página _____________________________________ 74
Establezca el área de impresión y los saltos de página ________________________________________ 75
Elija una imagen y personalice su fondo ___________________________________________________ 76
Elija las filas y columnas que se repetirán en las hojas impresas ________________________________ 76
Ajuste la escala de impresión de las hojas__________________________________________________ 77
Configure lo que desee que aparezca en su hoja impresa _____________________________________ 78
Elija el marcador de posición para sus objetos ______________________________________________ 79
El panel de selección ___________________________________________________________________ 80
Funciones de Autosuma y Recientes ______________________________________________________ 81
Funciones Lógicas y Financieras __________________________________________________________ 82
Funciones de Texto, Fecha y Hora ________________________________________________________ 83
Funciones Búsqueda y Referencia ________________________________________________________ 84
Funciones Matemáticas y Trigonométricas, Estadísticas e Ingeniería ____________________________ 85
Administrador de nombres _____________________________________________________________ 86
Muestre, rastree y compruebe errores en las fórmulas _______________________________________ 88
Ventana de Inspección _________________________________________________________________ 89
Matriz aleatoria ______________________________________________________________________ 90
Secuencia ___________________________________________________________________________ 91
Únicos ______________________________________________________________________________ 91
Importe datos de Access y de texto _______________________________________________________ 92
Actualice las fuentes de información importadas ____________________________________________ 94
Texto en columnas ____________________________________________________________________ 95
Relleno rápido________________________________________________________________________ 95
Validación en datos ___________________________________________________________________ 96
Consolidar ___________________________________________________________________________ 97
Relaciones ___________________________________________________________________________ 98
Análisis de Hipótesis __________________________________________________________________ 100
Predecir tendencias de datos ___________________________________________________________ 101
Agrupe, desagrupe y calcule las filas de datos relacionados __________________________________ 102
Corrija errores ortográficos y agregue sinónimos ___________________________________________ 103
Panel de recomendaciones ____________________________________________________________ 104
Traducir el texto seleccionado a otro idioma ______________________________________________ 105
Agregue comentarios en cualquier parte del documento ______________________________________ 106
Proteja un libro o una hoja de cálculo ____________________________________________________ 107
Visualice el documento de varias formas _________________________________________________ 108
Visualice el encabezado, la barra de fórmulas y las líneas de cuadrícula ________________________ 109
Amplíe la vista de la hoja de cálculo _____________________________________________________ 110
Organice las ventanas abiertas _________________________________________________________ 111
Introducción a las Macros _____________________________________________________________ 112
Microsoft Excel y sus inicios
Le damos la bienvenida a este nuevo panorama académico en donde podrá conocer la novedosa plataforma de
Excel creada por Microsoft. Para dar inicio a esta enriquecedora experiencia interactiva, vamos a dar un vistazo a
los inicios de este programa, las versiones que ha presentado de hojas de cálculo y todas las ventajas de utilizar
esta herramienta.
En esta primera lección usted podrá conocer el origen de las hojas de cálculo, la primera aplicación electrónica,
para esto daremos un recorrido iniciando en la primera versión de Excel.
En la línea de tiempo que vemos a continuación encontrará plasmado el progreso que ha tenido este programa, las
fechas y los nombres de las versiones con que en su momento fueron lanzadas al mercado. Para ver detalles de
cada una de estas versiones, haga clic en el icono que las identifica.
VisiCalc, creada en 1978 y la primera aplicación de hoja de cálculo disponible para computadores
personales. Es considerada la aplicación que convirtió el microcomputador de un hobby para
entusiastas de la computación en una herramienta seria de negocios.
Multiplan fue creada en 1982, siendo una de las primeras hojas de cálculo desarrolladas por
Microsoft, Columnas: 16 y filas: 32 En principio hecha para el sistema operativo CM/P, fue
posteriormente adaptada a otros sistemas tales como MS DOS, BTOS Y XENIX.
Un año después, en 1983, Lotus Development Corp., lanza al mercado Lotus 123, una nueva
versión de hoja de cálculo que contenía la notación de celdas alfanuméricas, de tipo A1, Era un
producto muy sólido, con pocos errores, lo que contribuyó significativamente a afianzar el éxito
de los PC dentro del ambiente corporativo y de oficina.
En 1985 aparece Microsoft Excel 1.0, una aplicación de hojas de cálculo, diseñada para PC
y utilizada en tareas financieras y contables, con fórmulas, gráficos y un lenguaje de
programación.
En 1987 nace Excel 2.0 una nueva versión de la famosa hoja de cálculo desarrollada para
Windows 2.0, incluyó rutinas mejoradas en su instalación, permitiendo cálculos más
rápidos.
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Excel 3.0 aparece en 1982, esta versión incorpora mejoras en apariencia y funciones, barras
de herramientas, características de dibujo, gráficos 3D y características para grupos de
trabajo, entre otras.
En la versión Excel 4.0, creada en 1992, se incluye el primer set de funciones estadísticas,
financieras y de ingeniería, conocidas como Herramientas de Análisis, Barra de
Herramientas personalizada, ampliando el uso de las hojas de cálculo a otras ramas
científicas.
En 1993 aparece la versión Excel 5.0, introduce el concepto de Libro de Trabajo, donde
cada libro contiene un número limitado de hojas de cálculo, incluye automatización de
tareas; diferentes formatos de caracteres en una celda, permite arrastrar un objeto de un
programa a otro; edición de gráficos en la misma hoja de cálculo; rotación de gráficas, etc.
En 1995 se lanza la versión 7.0 también conocida como Excel 95, esta nueva versión,
aunque solo incluye algunas mejoras sobre Excel 5.0, da el salto a los 32 bits y sienta las
bases para el entorno gráfico de las actuales versiones de Excel.
Para 1997 es lanzado Excel 97 - incluido en Office 97. Ofrece la actualización más grande
hasta ese momento, las barras de herramientas y los menús adquirieron una nueva
apariencia, se incluyó la ayuda en línea y el número de filas soportadas se cuadruplicó,
mejoró mucho el ambiente de desarrollo de macros y se incorporó un nuevo formato de
archivo.
La versión Excel 9.0 fue creada en 1999 y se popularizó como Excel 2000, presentó mejoras
en las barras de herramientas, haciéndolas más manejables, al igual que las tablas
dinámicas y los gráficos.
En 2001 aparece la nueva plataforma Microsoft Excel 10.0, conocida como Excel
2002 incluida en Office XP. Entre sus nuevas características está la capacidad de recuperar
el trabajo cuando Excel se bloquea y mejoras en el asistente para funciones.
En 2007 aparece Excel 2007 (versión 12) incluida en Office 2007. Presenta la actualización
más importante desde Excel 97, un cambio fue la cinta de opciones, una nueva interfaz de
usuario que sustituye a los anticuados menús de Excel. Se mejoró el concepto de lista,
integrando el concepto de tabla y funciones más poderosas para el manejo de las mismas.
En 2003 aparece Excel 2003, en su versión 11, incluida en Office 2003. En esta versión se
destaca por su mayor compatibilidad con archivos XML, así como nuevas funciones para
facilitar el análisis estadístico y el uso compartido de información.
En 2010 Microsoft lanza la versión 14 también conocida como Excel 2010. En esta versión
se introducen los mini gráficos, la vista Backstage y la segmentación de datos, también
permite realizar comparaciones rápidas y eficaces de listas de datos.
En 2013 se lanza la versión de esta herramienta, más conocida como Microsoft Excel 2013,
introduce nuevas características como el relleno rápido de columnas que reconoce ciertos
patrones en los datos y hace sugerencias inmediatas.
Microsoft Excel 2016. En esta versión los análisis de datos son más rápidos y mejorados
utilizando tablas dinámicas que permiten comparar y seleccionar la mejor exposición de
resultados
Excel 365. para hojas de cálculo, un toque moderno en Excel con nuevas herramientas
integradas que le ayudarán a sacar más provecho de sus datos. Ahora también en versión
online, con Excel 365, cree hojas de cálculo y presentaciones en línea o con una versión de
escritorio, guárdelos en línea en OneDrive y compártalos con otros para colaborar en
tiempo real.
Microsoft Excel 365
Ahora que
65 ya conoce el origen de las hojas de cálculo, le invito para que inicie esta experiencia de aprender y
disfrutar todos los beneficios que Excel tiene para usted a través de este curso.
Ventajas y para qué sirve Excel 365
A partir de ahora usted conocerá la utilidad y todos los beneficios que esta herramienta le ofrece. De clic en el icono
del logo de Excel.
Al ingresar a la plataforma de Excel encontrará un libro que está conformado por filas y columnas, cuya intersección
se conoce como celdas, allí se podrán almacenar y guardar datos, ya sea en formato de texto o numérico y trabajar
con estos datos a través de fórmulas matemáticas y estadísticas que automáticamente arrojarán resultados que
minimizan errores y facilitan la gestión.
Para conocer más a fondo acerca de las ventajas que esta herramienta Excel le ofrece, haga clic en cada uno de los
recuadros que se presentan a continuación.
, estadísticos y financieros.
• Excel les una herramienta adecuada en el manejo de datos matemáticos, estadísticos y financieros.
• Excel dispone de Hojas de Cálculo electrónicas, que le permiten almacenar gran cantidad de datos
numéricos conservando cálculos exactos.
• Excel le permite añadir estética y dinámica a sus datos y presentarlos en manera de informe.
• Excel facilita la interpretación de sus datos, permitiéndole crear gráficos a partir de la información que
tenga almacenada en una hoja de cálculo.
• En Excel puede realizar cálculos sencillos y de mayor complejidad, a través de fórmulas matemáticas.
• Con Excel, puede manejar todo el funcionamiento de su oficina a través de la elaboración de formatos
como facturas, nóminas, control de insumos, control de pagos y todo lo que usted requiera.
• Puede crear tablas dinámicas, que le permiten sintetizar la información almacenada y optimizar su análisis.
• Le ofrece un dinamismo de sus datos que le permite prever los cambios futuros a través de vistas previas,
lo que le facilita su análisis y minimizar errores.
Introducción y conceptos generales de Excel 365
A medida que avance en el aprendizaje de este curso, usted enriquecerá su lenguaje y estará más familiarizado con
una serie de conceptos del manejo de la Herramienta Excel.
Ahora tendrá la oportunidad de relacionarse directamente con Excel y conocer más acerca del panorama gráfico y
las herramientas que va a utilizar en el manejo de su información.
Desde su cuenta de Microsoft activa, haga clic en el ícono Iniciador de Aplicaciones, para abrir el programa de Excel
365, desde donde se desarrollará este curso.
Haga clic en el icono de Excel.
LA PANTALLA INICIAL. Aquí puede observar la pantalla inicial de Excel, se denomina “Libro de Excel”, verá la primera
de una variedad de herramientas que este programa le ofrece a sus usuarios. Se habla de las plantillas; estas
plantillas tienen ya establecidos datos, fórmulas, macros, gráficos y cálculos que se pueden personalizar de acuerdo
a sus necesidades. Esta herramienta también le presenta una lista de los últimos documentos consultados y/o
modificados, iniciando por el más reciente; lo que facilita el manejo de la información.
Haga clic en la opción libro en blanco. Así es como se ve la plataforma grafica de Excel, ésta ofrece todas las
herramientas que usted necesita para manejar sus datos. Más adelante podrá conocer cuáles son estas
herramientas, como se divide en paneles y que función cumple cada una de ellas.
EL LIBRO Y LA HOJA DE CALCULO. En un libro de Excel usted tiene la opción de insertar y trabajar en una cantidad
ilimitada de Hojas de Cálculo. Sin embargo, la cantidad de Hojas que usted siempre pueda insertar depende de la
capacidad de Memoria RAM con la que cuenta su computadora. Observe la ventana principal de Excel, que se
denomina Hoja de Cálculo, como puede ver está compuesta por “Filas” y “Columnas” que forman las “Celdas”,
donde se puede ingresar información de tipo texto o numérico, de acuerdo a sus necesidades.
LA CINTA DE OPCIONES. A medida que el programa de Excel ha evolucionado, lo ha hecho también la herramienta
“Cinta de Opciones”, la cual proporciona las utilidades del manejo de Excel, agrupadas en pestañas y comandos que
buscan facilitar el desarrollo de su trabajo. En esta barrar encontrará la presentación de pestañas y cinta de
opciones, que agrupa todas las herramientas; desde la pestaña Archivo, pasando por inicio, Insertar, Formulas,
Datos, Revisar, Vista, Ayuda, incluyendo un asistente para ejecutar acciones automáticamente, la posibilidad de
abrir la hoja de cálculo en una aplicación de escritorio y en el extremo derecho las pestañas para Compartir y los
Comentarios.
LA BARRA DE TITULO. En el centro de la parte superior de la pantalla se pueden observar estos elementos
informativos, que muestran el nombre del libro que se está desarrollando en el momento y la información que
indica que la hoja está siendo guardada en la nube (OneDrive).
Tenga en cuenta que cada vez que se crea un libro nuevo, el programa por defecto lo presentará nombrado como
“Libro 1”, pero usted puede personalizarlo de acuerdo al manejo de su información.
Note que el panel en la parte superior de color verde. De izquierda a derecha se puede visualizar el ícono con otras
aplicaciones incluidas de Microsoft, el nombre de la aplicación activa, en este caso Excel, el ícono de OneDrive que
es el servicio de almacenamiento en la nube; en la parte derecha la opción de comprar la versión premium de Excel,
el nombre del usuario y la opción para cerrar sesión y salir de la cuenta de Microsoft.
LAS FILAS Y LAS COLUMNAS. La Hoja de cálculo está compuesta por filas y columnas que se presentan de la siguiente
manera: En sentido vertical están las columnas enunciadas desde la letra A hasta las letras XFD que en total son
16.384. En sentido horizontal están las filas, enumeradas desde el dígito 1 hasta el digito 1.048.576. Como puede
observar, da la oportunidad de almacenar una gran cantidad de información, por eso es considerada la mejor
herramienta de Hojas de Cálculo electrónicas.
BARRA DE FORMULAS. Esta herramienta le permite dos importantes opciones que son: “Insertar función” y “Cuadro
de contenido”, en esta última puede observar toda la información que se inserta en la celda donde se encuentre
ubicado. Esto le permitirá verificar y modificar los datos en cualquier momento. Haga clic en INSERTAR FUNCIÓN.
También presenta un cuadro de diálogo, del cual usted podrá elegir e insertar la función predeterminada que más
se acomode a su necesidad.
CUADRO DE NOMBRES. Esta opción, le permite conocer la referencia de la celda seleccionada o la que está activada
y también le muestra el rango de celdas seleccionadas en su Hoja de Cálculo.
LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO. Usted podrá observar las barras de desplazamiento ubicadas en la parte inferior
y en el costado derecho de la Hoja de Cálculo. Basta con sostener el clic izquierdo del mouse para desplazarse de
arriba abajo y de izquierda a derecha por toda la hoja.
CELDA ACTIVA. Como ya se explicó una “Celda” se forma de la intersección entre filas y columnas. Se denomina
“Celda Activa” a la celda o rango de celdas seleccionadas, que están dispuestas para ingresar los datos.
HERRAMIENTAS DE ZOOM. El comando de Zoom le permite observar los datos más de cerca, enfocándose en una
zona exacta en la Hoja de Cálculo.
LAS ETIQUETAS DE HOJAS. Dentro de un Libro de Excel usted tiene la oportunidad de insertar varias Hojas de
acuerdo a su requerimiento y personalizar cada una de ellas, dándole un nombre, tipo y color de fuente, diferente
a cada etiqueta. También podrá navegar fácilmente entre las diferentes hojas que contenga un libro, para tener
una vista general de su información.
Muy pronto podrá poner en práctica todo lo que hasta ahora ha aprendido de esta maravillosa Herramienta.
Plantillas en Excel 365
En esta lección aprenderá a crear su propia hoja de cálculo haciendo uso de la variedad de plantillas que Excel ha
incorporado para agilizar y optimizar el desarrollo del trabajo.
Desde su cuenta de Microsoft activas, haga clic en el ícono Iniciador de Aplicaciones, para abrir el programa de
Excel 365. Haga clic en el icono de Excel.
Al entrar en Excel, podrá ver la opción de crear un nuevo libro en blanco, una sección de Ejemplos de plantillas y el
acceso a plantillas Premium, en la parte MEDIA DE LA PANTALLA, los documentos recientes que se han trabajado
en el equipo, LOS DOCUMENTOS ANCLADOS Y LOS COMPARTIDOS.
Haga clic en la opción Más plantillas. De clic en la plantilla “Presupuesto familiar”.
Como puede darse cuenta esta plantilla consta de tres hojas, la hoja 1 llamada FLUJO DE EFECTIVO, la hoja 2
INGRESOS MENSUALES y la hoja 3 denominada GASTOS MENSUALES. Haga clic en la hoja INGRESOS MENSUALES.
Esta plantilla puede ser modificada adaptándola para su uso personal, observe que en muchas de sus celdas le
aparecerá un comentario con información útil sobre su uso. Haga clic en la hoja GASTOS MENSUALES.
En la siguiente lección aprenderá como puede guardar su archivo dándole un nuevo nombre. Para crear un libro en
blanco Haga clic en la pestaña “Archivo”. De clic en la opción “Nuevo”.
Para finalizar esta lección haga clic en la opción “Libro en Blanco”. Note que Excel, le ofrece la posibilidad de trabajar
creando su propio diseño, desde un Libro en blanco o a través de un diseño prestablecido en sus plantillas.
El backstage del menú Archivo en Excel 365
En la herramienta superior izquierda se encuentra la “Vista Backstage” de la pestaña “Archivo” que despliega una
serie de funciones como, por ejemplo: Guardar, Imprimir y Compartir.
¿Cómo funciona? Vaya a la Cinta de opciones y haga clic en el comando “Archivo”. Observe que aparece una lista
de comandos que sirven para darle información y editar. El comando “Abrir” despliega un listado de los archivos
de Excel que ha utilizado recientemente y permite abrirlos con facilidad.
También se encuentra la herramienta “OneDrive”, desde donde puede acceder a sus documentos guardados y
efectuar las modificaciones que necesite.
Para continuar haga clic en el comando “Información”. Este comando muestra la opción de abrir la hoja en la
aplicación de ESCRITORIO, abrir la hoja en modo de lectura para proteger los datos y la opción de ver las versiones
anteriores de este mismo documento.
Haga clic en el comando “Nuevo”. Observe como Excel muestra las plantillas que usted podrá crear desde un libro
en blanco o modificar una plantilla ya establecida.
Continúe haciendo clic en el comando “Guardar como”. Este comando le da la opción de elegir el sitio dónde
almacenará su libro y el nombre que le asignará. Puede optar por guardarlo en la “Nube”, en el ordenador o en
otro sitio que agregue.
Haga clic en Imprimir. Este comando le permite elegir la impresora de acuerdo a su necesidad y para lograr una
óptima impresión debe configurar las páginas que va a imprimir, el número de copias que desea, el margen, la
orientación y el tamaño deseado.
Para continuar haga clic en “Compartir”. Esta herramienta le permite compartir su libro de Excel con otras personas
y/o remitirlo directamente por correo electrónico, mediante un vínculo que le permite abrir la hoja desde allí como
también insertar su documento en un blog o página web.
De clic en “Acerca de”. Este comando le permite acceder a las opciones de Actualizar a la aplicación PREMIUM de
Office 365, leer los términos de uso de la versión web, leer avisos de terceros y las políticas de privacidad con Office.
Además, le permite acceder a los números ID generados sobre su sesión en Excel para suministrarlos en un eventual
Soporte Técnico.
Practique con la cinta de opciones
En esta lección usted podrá interactuar con la “Cinta de opciones” que se encuentra ubicada a lo largo de la franja
horizontal en el borde superior de la hoja de Excel, y así saber cómo están organizadas las pestañas y los comandos
de esta herramienta, y que función cumple cada una de ellas.
Para empezar de clic en “Archivo”. Como se vio en la lección anterior, el comando “Archivo” despliega la “Vista
Backstage” donde puede crear, guardar, administrar e inspeccionar información personal y configurar opciones de
un libro de cálculo de Excel. Haga clic en el botón de la parte superior izquierda, que indica con una flecha
“regresar”.
De clic en la pestaña “Inicio” que le ofrece siete grupos de comandos: “Portapapeles”, “Fuente”, “Alineación”,
“Numero”, Tablas, “Celdas” y por último “Edición”, los cuales le serán de gran utilidad, al momento de darle un
nuevo estilo a su hoja de cálculo.
Más adelante tendrá la oportunidad de interactuar con esta herramienta, en un ejercicio práctico.
Siga en el recorrido de la “Cinta de opciones”, haga clic en la pestaña “Insertar”. La pestaña “Insertar” le permite
agregar tablas y gráficos, formas y objetos que le ayudan a resumir sus datos y presentarlos estadísticamente,
complementando el diseño de su Hoja de Cálculo. Las opciones que ofrece esta herramienta son: “Funciones”,
“Tablas”, “Ilustraciones”, “Complementos”, “Gráficos”, “Vínculos”, y “Comentarios”. Más adelante, podrá
encontrar ejercicios para poner en práctica lo aprendido.
Haga clic ahora en la pestaña FORMULAS. Esta pestaña cuenta con la opción de ejecutar el cálculo de todo el libro
y para configurar el cálculo de forma manual o automática.
Ahora, de clic en la pestaña “Datos”. Aquí encontrará este grupo de comandos: “Conexiones”, “Ordenar y Filtrar”,
“Herramientas de datos” y “Esquema”, que le darán la opción de traer información de otras fuentes y trabajar
posteriormente con ellas aplicando filtros y eliminando información de rangos de celdas duplicadas
Continúe haciendo clic en la pestaña “Revisar”. Los grupos en los que están ordenados los comandos son:
“Revisión”, “Accesibilidad y “Comentarios”, dentro de sus funciones están revisar la ortografía del documento, e
insertar comentarios en las celdas que es requiera.
De clic en la pestaña “Vista”. Esta pestaña incluye los siguientes grupos: “Vistas de hoja”, “Vistas del documento”,
“Ventana” y “Mostrar, podrá utilizar estos comandos para modificar la vista de la hoja de cálculo y ocultar algunos
de sus elementos como las líneas de cuadricula, los encabezados de la hoja o hasta la misma barra de fórmulas.
Para finalizar, haga clic en la pestaña “Ayuda”. Esta pestaña le permite abrir la barra de opciones de ayuda, contactar
al soporte técnico, enviar comentarios, acceder a un listado de métodos abreviados del teclado y enterarse de las
novedades del programa de Excel.
Ideas en Excel en línea
Ideas en Excel analizará sus datos y devolverá propuestas interesantes sobre ellos en un panel de tareas. Haga clic
en la celda E2.
Luego haga clic en el botón “Ideas” en la pestaña “Inicio” ubicado en el extremo derecho de la cinta de opciones.
Observe como la tabla de datos queda totalmente seleccionada y se despliega en la zona derecha de su pantalla el
panel de IDEAS.
En el panel de IDEAS, Excel le mostrará varias sugerencias para enriquecer su documento, ideas como Inserción de
Tablas Dinámicas y varias propuestas de gráficos, como se muestra en este ejercicio. Haga clic en “Insertar Tabla
Dinámica”
Observe que se abre una nueva hoja de trabajo llamada Idea1, con la tabla dinámica generada a partir de la tabla
de datos. Ahora haga clic en la hoja “Tabla de Datos” del libro de Excel.
En el panel de tareas “Ideas”, haga clic en la segunda opción, denominada “Insertar Gráfico Dinámico”.
Observe que se crea una nueva hoja llamada Idea2 con el gráfico sugerido de acuerdo a los datos seleccionados en
la tabla de datos. Haga clic en la hoja “Tabla de Datos”
El panel de Ideas también se puede ejecutar seleccionando solo una parte de los datos de la tabla. Haga clic en la
celda D2.
Con el botón shift sostenido, desplace el mouse hasta la celda E21 y haga clic allí.
Haga clic en el botón “Ideas” en la pestaña “Inicio”. Observe como el panel de tareas se actualiza con nuevas ideas
acorde a los nuevos datos seleccionados.
Tablas, Estilo, Galería y Opciones
Excel proporciona numerosos estilos de tablas predefinidos, que puede utilizar para dar formato rápidamente a
una tabla. Para iniciar haga clic en la celda B2. Con la tecla shift sostenida haga clic en la celda D14.
En la pestaña “Inicio” haga clic en la opción “Dar Formato como Tabla” del grupo “Estilos”
Note que se despliega un panel con un gran número de opciones de estilos de formato para la nueva tabla. Haga
clic en el estilo que se resalta en el cuadro rojo.
Aparece una ventana donde se deben confirmar los datos del rango de celdas que conformará la nueva tabla y si la
tabla tiene encabezados o no. Haga clic en “Aceptar”
Note que se aplica el estilo seleccionado para la nueva tabla. Observe que en la cinta de opciones se visualiza una
nueva pestaña llamada “Diseño” con varias opciones para personalizar la tabla.
Al arrastrar el mouse a la parte superior derecha de la cinta de opciones, al cuadro “Estilos de Tabla”, observe como
se genera una vista previa del estilo señalado.
Nuevamente arrastre el mouse al siguiente estilo a la derecha, inmediatamente cambia el estilo de la tabla.
Vuelva a correr el mouse al siguiente estilo a la derecha y observe como cambia el formato de la tabla. Excel solo
aplicará ese nuevo estilo si se oprime la tecla “Enter” o le da clic con el mouse. Haga clic en el estilo seleccionado.
Nuevamente observe que el estilo de la tabla ha cambiado.
Vea y restaure versiones anteriores de un libro de trabajo
El historial de versiones en Office solo funciona para archivos almacenados en OneDrive en Microsoft 365. En esta
lección se verá cómo hacerlo.
Haga clic en la pestaña “Archivo” en la parte superior izquierda de la pantalla. En la vista backstage haga clic en el
comando “Información”. Haga clic en el recuadro “Historial de versiones”
Se despliega un panel donde Excel le informa que será habilitada la herramienta ONEDRIVE y se activará el guardado
automático en la nube. Para activar este procedimiento, haga clic en la etiqueta ONEDRIVE personal de su cuenta
de Microsoft.
En el cuadro emergente se visualiza el nombre que por defecto le asignó Excel al abrir un libro nuevo.
En el cuadro de texto, digite “Prueba Valores” y oprima la tecla ENTER, este será el nombre con que se guardará el
nuevo libro. Haga clic en el botón “Aceptar”. Se abre la hoja de cálculo que acaba de nombrar con la opción de
“Autoguardado” activada.
Haga clic nuevamente en la pestaña “Archivo”. Haga clic en el comando “Información”. Haga clic en el recuadro
“Historial de versiones”
Como podrá observar a la derecha de la hoja de cálculo se ha desplegado un panel denominado “Historial de
versiones” en el cual podrá observar las últimas versiones del documento, con la fecha y la hora de las
modificaciones efectuadas. Haga clic en la pestaña “Archivo”
Haga clic en el comando “Abrir”. Haga clic sobre el libro de nombre “costos de remodelación del baño.xlsxObserve
el historial de versiones.
En una cuenta personal de Microsoft 365 puede recuperar hasta 25 versiones. Haga clic en la versión más antigua
del documento.
Note que se abre la versión y en la parte superior denota que es un archivo de solo lectura.
Si decide abrirlo, haga clic en la etiqueta “restaurar” que se encuentra ubicada en la barra debajo de la cinta de
opciones, y así habrá vuelto a una versión anterior de su hoja de cálculo.
Abra múltiples ventanas para un libro de trabajo
En esta lección aprenderá cómo puede comparar dos hojas de cálculo del mismo libro o en libros de trabajo
diferentes. También puede organizar varias hojas de cálculo para verlas todas al mismo tiempo.
Para ver dos o más hojas de cálculo del mismo libro, de manera paralela, haga clic en la pestaña “Vista”.
En el grupo “Ventana”, haga clic en la opción “Nueva ventana”. En la nueva ventana que se abre, haga clic en “Vista”.
En el grupo “Ventana” haga clic en el botón “Ver en paralelo”.
Como puede observar la pantalla se ha dividido en dos partes para mostrar las dos hojas activas del mismo libro.
Si repite nuevamente la misma operación anterior, la pantalla se seguirá dividiendo para mostrar todas las hojas
activas. Si las hojas activas de ambas ventanas son las mismas, debe seleccionar la hoja que desea comparar en
cualquiera de las dos ventanas. Haga clic en la hoja “septiembre 2020”.
Ahora puede ver ambas hojas del mismo libro en la pantalla. Note que la opción “Desplazamiento sincrónico” para
desplazarse por ambas hojas al mismo tiempo está activada. Así que si se mueve entre celdas de la primera ventana
también lo hará en la segunda.
Haga clic en el botón “Cerrar (X)” en la esquina superior derecha de la ventana abierta, la cual se diferencia por el
número 2 que tiene al lado del nombre. Ahora, para ver dos hojas de cálculo de libros diferentes, una al lado de la
otra, se abrirá otro libro de Excel.
Haga clic en la pestaña “Archivo”. Haga clic en el comando “Abrir”. Haga clic en el documento “Presupuesto 2021”
para abrirlo. Haga clic en la pestaña “Vista”. En el grupo “Ventana”, haga clic en la opción “Nueva ventana”
Se abre la nueva ventana del libro “Presupuesto 2021”. Haga clic en la pestaña “Vista”. En el grupo “Ventana” haga
clic en el botón “Ver en paralelo”.
Se abre una ventana emergente, donde se debe escoger el otro libro de Excel para tener a la vista las dos hojas de
distintos libros. Haga clic en el nombre “Ventas Mes.xlsx”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Así se podrán ver las dos hojas de los libros de Excel en una sola pantalla. En el libro “Ventas mes” puede cambiar
la hoja que se encuentra activa si así lo desea. En el grupo ventana haga clic en la opción “Organizar todo”
Se activa una vista donde se muestran varias opciones para organizar las ventanas, las cuales por defecto están en
modo Horizontal, haga clic en el modo “Vertical”.
Haga clic en el botón “Aceptar”. Observe como se muestran todas las hojas activas en sentido vertical de la pantalla.
Lo invitamos a continuar ensayando las demás opciones de vista que ofrece el grupo de opciones “Ventana”.
Cambie entre los modos de cálculo automático y manual
Excel permite activar o desactivar el cálculo automático de las celdas que contienen fórmulas, el cual viene activado
por defecto. Para iniciar haga clic en la pestaña “Archivo”.
Haga clic en el comando “Opciones”. Observe que se abre una ventana con varias categorías de opciones. Haga clic
en la categoría “Fórmulas”.
Visualice las opciones de cálculo que le brinda este panel. Haga clic en la opción “Manual”.
Una nueva opción se activa, esta le permite que aun estando en modo manual, el libro sea calculado
automáticamente al momento de guardarlo. Haga clic en el botón “Aceptar”
Haga clic en la celda D6. Digite el número 100.000.000 (Cien millones) sin puntos y oprima la tecla “Enter”
Observe que las celdas resaltadas en rojo que son las que contienen fórmulas, no se modificaron al cambiar los
datos de la celda D6. Para calcular la hoja en modo manual, haga clic en la pestaña “Fórmulas”.
En el grupo “Cálculo” de la cinta de opciones haga clic en la opción “Calcular ahora”. Observe como todas las celdas
con fórmulas relacionadas con la celda modificada, efectuaron de inmediato su respectivo cálculo.
Tenga presente que todos los libros que tenga activos en el momento de la desactivación a activación del cálculo
automático serán afectados.
Haga clic en la celda D12. Digite el número 80.000.000 (Ochenta millones) sin puntos y oprima la tecla “Enter”
Observe que no hay cambios en las celdas que contienen fórmulas. Ahora, oprima la tecla de funciones “F9”
Esta tecla es un atajo para calcular su hoja en forma manual.
Observe que luego de oprimir “F9” los valores de las celdas se actualizaron. En el grupo “Cálculo” de la pestaña
“Fórmulas”
Haga clic en la opción “Opciones para el cálculo”. En la vista que se despliega observará tres opciones para cambiar
el modo de cálculo. Haga clic en la opción “Automático” para volver a dejar los libros de Excel en modo de cálculo
automático.
Aplique colores y estilos a los bordes de las celdas
En esta lección aprenderá cómo crear un estilo de borde personalizado para aplicar a los bordes de las celdas en
una hoja de Excel. Para iniciar, haga clic en la pestaña “Inicio”
En el grupo “Estilos” de la cinta de opciones, haga clic en la opción “Estilos de celda”. En el panel de estilos que se
despliega, haga clic en “Nuevo estilo de celda” ubicado en la zona inferior izquierda.
Note que se despliega otro panel donde debe ingresar el nombre que le quiere dar al nuevo estilo que está
creando, digite la palabra “PRUEBA” y oprima la tecla “Enter”.
Haga clic en el botón “Formato”. En el nuevo panel que se muestra, haga clic en la pestaña “Borde”. En “Líneas”
en el cuadro de “Estilo” haga clic en el estilo de línea que se señala.
En el cuadro “Color” haga clic en la punta de flecha. En el panel que se despliega haga clic en el color resaltado.
En el cuadro “Borde” haga clic en el botón Contorno.
Haga clic en el botón de borde resaltado. Haga clic en “Aceptar” Y nuevamente haga clic en “Aceptar”
Para aplicar el estilo de borde personalizado que se acaba de crear haga clic en la celda C4.
Haga clic en la opción “Estilos de celda” de la pestaña “Inicio” del grupo “Estilos”
En el panel de estilos que se despliega observe en la sección “Personalizada” el nombre del estilo recién creado.
Haga clic en “Prueba”
Estadísticas del libro de trabajo
Las Estadísticas que ofrece Excel sobre el libro de trabajo, permite conocer algunos datos que necesite sobre la hoja
de cálculo. En esta lección, aprenderá cómo obtener dicha información. Para empezar, haga clic en la pestaña
“Revisar”
En el grupo “Revisión”, haga clic en la opción “Estadísticas del Libro”
Observe que se muestra una ventana con datos que más adelante se revisarán, ahora haga clic en el botón
“Aceptar”
Oprima la combinación de teclas CTRL + SHIFT + G
Observe que se ha abierto el mismo panel visto anteriormente, utilizando las teclas de comandos abreviados. Este
panel muestra la información sobre la hoja actual o activa y sobre todo el libro:
Final de Hoja: Le indica la columna y la fila en la cual termina su hoja de cálculo. Celdas con datos: El número de
celdas que tienen datos. Tablas: El número de tablas en la hoja actual. Fórmulas: Número de celdas que contienen
una fórmula. Hojas: Número de hojas que conforman el libro. Las siguientes filas muestran la misma información,
pero a nivel de libro. Haga clic en “Aceptar”
Observe que, si se genera un gráfico en la hoja de cálculo, el panel de estadísticas lo tendrá en cuenta para la
información que se suministra. Haga clic la pestaña “Revisar”
En el grupo “Revisión”, haga clic en la opción “Estadísticas del Libro”
Observe que toda información que vaya adicionando al libro de trabajo como tablas dinámicas, imágenes, notas,
comentarios, etc. será incluida en las estadísticas, así como sucedió con el gráfico insertado.
“Guardar Como” en un libro de trabajo
En esta lección aprenderá a almacenar un libro de Excel en la web y acceder a la información cada vez que sea
necesario. Para comenzar, Haga clic en la pestaña “Archivo.
Note que se activa vista BACKSTAGE. Para continuar, haga clic en la opción Guardar como” para que pueda elegir
la ubicación donde se guardará el archivo.
Podrá observar que aparece un listado de cuatro opciones: “GUARDAR COMO” que guarda una copia en la nube
(ONEDRIVE), “CAMBIAR NOMBRE” con esta opción podrá dar un nuevo nombre a su archivo, “DESCARGAR UNA
COPIA” la cual guarda una copia del documento en su equipo y “DESCARGAR COMO ODS”, que realiza la misma
acción de la opción anterior, pero en formato ODS. El formato ODS, Open Document Spreadsheet, es un formato
estandarizado de carácter universal que permite que una hoja de cálculo pueda ser abierta por otras aplicaciones
distintas a Excel. Para continuar haga clic en la opción “GUARDAR COMO”
Aparece una ventana de OneDrive, desde donde podrá escoger la carpeta en la cual guardar la hoja de cálculo.
Haga clic en la opción “Guardar”
Ahora se presenta una ventana, donde se debe especificar el nombre de archivo que usted va a guardar. Borre la
información de campo, utilizando la tecla SUPR o DEL de su equipo.
Digite la palabra “Ejercicio” y oprima la tecla “Enter” y de clic en “Guardar”
Observe que aparece un Libro en blanco y en la parte superior de la hoja, el nombre que le acaba de asignar. Haga
clic en la celda “C5”.
Escriba el número “40”, oprima la tecla “Enter”. Observe que inmediatamente Excel guarda en ONEDRIVE, de forma
automática, todas las modificaciones que haya realizado en la hoja de cálculo. Haga clic en la pestaña “Archivo”.
Haga clic en la opción “GUARDAR COMO”
Haga clic en “Cambiar nombre”, aparecerá la ventana Cambiar nombre, donde se muestra el nombre actual de su
documento. Seleccione el nombre “EJERCICIO” con el botón izquierdo del mouse desplazándolo hasta cubrir todo
el nombre y a continuación oprima la tecla SUPR o DEL en su teclado.
En el cuadro de texto, digite la palabra “EJEMPLO” y oprima la tecla “ENTER”
De clic en el botón “ACEPTAR”. Observe que en la parte superior de la hoja aparece el nuevo nombre que le acaba
de asignar. Haga clic en la pestaña “ARCHIVO”
Nuevamente haga clic en la opción “GUARDAR COMO”. Haga clic en “DESCARGAR UNA COPIA” para guardar su
documento en su equipo.
Se abrirá la ventana Guardar como, donde usted podrá escoger la carpeta donde desee guardar una copia de su
hoja de cálculo con el último nombre que se le asignó. Ahora, haga clic en el botón GUARDAR.
La copia será descargada a su equipo como lo puede observar en el cuadro inferior izquierdo de su pantalla.
Para descargar una copia en formato ODS deberá seguir los mismos pasos que se acaban de ejecutar para descargar
una copia, pero con la opción “DESCARGAR COMO ODS”.
Imprimir en Excel 365
En esta lección se aprenderá a configurar e imprimir un libro de Excel y conocer el método abreviado para hacerlo.
Para empezar, haga clic en la pestaña “Archivo”. Haga clic en el comando “Imprimir”.
Haga clic en la opción “Imprimir”. Como se puede visualizar, aparece una ventana donde se puede localizar cuatro
grupos de opciones así: Imprimir: Aquí se puede determinar si desea imprimir solo la hoja activa, todo el libro o
solo una sección de su hoja, la cual debe seleccionar previamente. Orientación de página: Puede escoger
“Horizontal” o “Vertical”. Tamaño del papel: 16 opciones de tamaño para escoger de acuerdo a su necesidad.
Escalado: Comprime o expande el área de impresión del documento.
Luego de seleccionar sus preferencias, Haga clic en “Continuar”, aparecerá una nueva ventana con el mensaje: Ha
finalizado la impresión, aunque enseguida surgirá otra donde podrá ver una vista previa del documento.
En esta vista previa encontramos las siguientes opciones: Destino: Le permite escoger la impresora o generar un
archivo PDF. Páginas: Permite por defecto imprimir todas las hojas del libro de Excel o seleccionarlas. Copias:
Permite definir el número de copias que desea imprimir. Haga clic en la opción “Más opciones de configuración”.
En la vista que se despliega podemos observar otras opciones de configuración: Tamaño de papel: 16 opciones de
tamaño para escoger de acuerdo a su necesidad. Páginas por hoja: Aquí tiene la posibilidad de imprimir en una
hoja, varias páginas de un libro de Excel. Escala: Permite personalizar el tamaño de la impresión sobre la hoja. Doble
cara: Esta opción es utilizada para cuando es necesario imprimir por ambas caras de la hoja. No todas las impresoras
pueden hacerlo.
El comando “Imprimir” permite iniciar la impresión, siempre y cuando tenga una impresora conectada a su equipo.
Haga clic en el botón “Punta de flecha” del campo “Copias” y de un clic hacía arriba. Lo que indica que se imprimirán
dos copias del documento en pantalla. Para finalizar esta lección, de clic en el botón “Imprimir”. Aparecerá
nuevamente esta ventana indicando que el documento ha sido impreso.
Cree su cuenta en Microsoft
En esta lección usted aprenderá a crear una cuenta de Microsoft si aún no la tiene y adicionalmente podrá
personalizar sus Libros de Excel. Para crear su propia cuenta, elija el navegador de su preferencia e ingrese a
“Outlook.com”. Haga clic en el banner “Crear Cuenta Gratuita”
Una vez se haya creado la cuenta y tenga una dirección de correo electrónico de Microsoft, tendrá acceso a los
servicios que esta plataforma, entre los cuales se encuentran Xbox Live, Office OneDrive 365, Outlook.com. Usted
debe diligenciar todos los campos del formulario que aparecen en la pantalla.
A continuación, el sistema le pedirá que cree un usuario y validará su disponibilidad, además podrá escoger entre
Outlook.com o Hotmail.com, una vez lo tenga definido, haga clic en “Próximo”. En la siguiente ventana ingrese una
contraseña que sea de fácil recordación, haga clic en “Próximo”
Ahora, se le pedirá que ingrese su nombre y su apellido. Haga clic en “Próximo”. Ingrese su país de residencia y
digite su fecha de nacimiento y luego, haga clic en “Próximo”
A continuación, deberá escribir los caracteres que aparecen en la imagen, y luego haga clic en “Próximo”
Para confirmar su identidad, será necesario ingresar su país de residencia y su número de celular, y dar clic en el
botón “ENVIAR CÓDIGO”
De inmediato le será enviado un código de 4 dígitos a su celular, que deberá ingresar en el cuadro que se despliega
debajo de su número telefónico y luego dar clic en “Próximo”. El sistema lo dirigirá inmediatamente a su panel de
Correo Electrónico.
Ahora que ha creado su cuenta “Outlook.com”, cada vez que requiera acceder a su cuenta de correo electrónico,
ingrese el usuario y su contraseña. Haga clic en el botón “Iniciador de aplicaciones” ubicado en la parte superior
izquierda de la pantalla. Se desplegará una vista con todas las aplicaciones de Microsoft 365 a las cuales tendrá
acceso con un simple clic encima de ellas. Haga clic en el icono de “Excel”
Una vez en la pantalla de “EXCEL”, vaya hacia el extremo superior derecho donde observará un icono con las
iniciales del usuario de Microsoft recién creado, Haga clic en el icono del usuario. Aparece la información de su
cuenta: nombre, dirección de correo electrónico y su foto de perfil. De esta manera podrá acceder a todos los
servicios de la herramienta de Excel y los demás servicios que le puede ofrecer Microsoft.
Comparta un archivo - Insertar Blog o página web
Aquí encontrará una forma eficaz y sencilla de compartir información con su grupo de trabajo, compañeros de
clase, familia y demás amigos.
Para continuar, debe iniciar sesión en la cuenta que creó en lecciones anteriores. Haga clic en la opción “Archivo”.
Haga clic en el comando “Compartir” en la “Vista backstage”. Haga clic en el icono “Compartir con OTRAS personas”.
Aparece un panel con las opciones para “Enviar Vínculo”.
El siguiente campo, permite definir si el usuario al que le va a compartir la información, podrá modificar el libro de
Excel o solamente verlo. Haga clic en la punta de flecha de este campo.
Desactive la opción de “Permitir la edición” dando clic en el cuadro resaltado. Luego haga clic en “Aplicar”.
Volvemos al panel inicial y observe en el cuadro que le solicitan escribir un nombre o una dirección de correo
electrónico, el sistema validará si usted tiene esa cuenta de correo en su lista de contactos.
En el cuadro de texto, escriba el correo chaconbaiz@gmail.com y haga clic en la tecla “Enter”. Aquí tiene la opción
de agregar más cuentas de correo e ingresar un mensaje de forma opcional. Haga clic en el botón “Enviar”.
Enseguida aparecerá un cuadro confirmando el envío del vínculo.
Haga clic en el botón “Cerrar” que aparece como una X. En esta pantalla se confirma el recibo del correo con el
vínculo enviado. Haga clic en el botón “Abrir”
Y quien recibe el correo con dicho vínculo podrá observar el libro de Excel enviado. Haga clic en la opción “Archivo”.
Haga clic en el comando “Compartir” de la “Vista backstage”. Haga clic en el icono “Compartir con OTRAS personas”.
De vuelta al panel inicial, Haga clic en los tres puntos ubicados en la parte derecha del título “Enviar vínculo”.
Este nuevo panel denominado “Administrar acceso” muestra quienes tienen acceso al libro de Excel que se está
compartiendo.
Además del propietario, observe que está la última dirección de correo electrónico a la cual se compartió el
documento y el respectivo permiso para verlo o editarlo. Para dejar de compartir o cambiar el permiso del
documento haga clic en la punta de flecha.
Aparecerá un cuadro de texto con las opciones para administrar el acceso, haga clic en “Dejar de Compartir”. Tal
como puede observar, solo ha quedado el propietario del libro de Excel autorizado con acceso. Para regresar, haga
clic en la Flecha ubicada en la parte superior izquierda del panel.
Se muestra el panel inicial y haga clic en el icono de la opción “Copiar vinculo”. Como puede observar, se ha creado
un enlace o link que podrá copiarse para ser compartido con otros usuarios. Haga clic en el botón “Copiar”
Puede configurar los permisos de ese vínculo, haga clic en la opción resaltada. Se accede al panel de “Configuración
de vínculos” para cambiar los permisos. Para salir, haga clic en el botón “Cancelar”.
Ya copiado el vínculo o enlace puede proceder a compartirlo por diferentes medios como, redes sociales o correos
electrónicos. Haga clic en el botón “Cerrar” que aparece como una X.
Haga clic en la opción “Archivo”. Haga clic en el comando “Compartir” en la “Vista backstage”. Para ver cómo se
puede insertar un libro de Excel en una página web o en un blog, Haga clic en la opción “Insertar”
Aparecerá un panel donde podrá configurar lo que desea que se muestre del documento en su página web o en su
blog y su respectiva vista previa.
En la parte inferior izquierda en el cuadro, podrá ver el código que puede copiar para ser insertado. Para finalizar
haga clic en el botón “Cerrar” que aparece como una X.
Copie, corte y pegue entre celdas
En esta nueva lección, aprenderá a usar las herramientas copiar, cortar y pegar todo ello entre celdas, para lo cual
podrá utilizar el teclado, el mouse y/o la opción portapapeles que le permitirá agilizar su trabajo. Haga clic en la
celda F5.
Haga clic en el comando Copiar. Observe que el marco de la celda pasó de ser un borde grueso y solido a ser
discontinuo. Haga clic en la celda “O5”. Haga clic en el comando “Pegar”.
Haga clic en la celda “M9”. Presione la tecla “Ctrl” y la tecla “V”. Este es el método abreviado de teclado del comando
“Pegar”.
Ahora usará la herramienta de “Cortar”. Haga clic en la celda “H16”. Mantenga presionada la tecla “Shift” y haga
clic en la celda “H18”.
Presione la tecla “Ctrl” y la tecla “X”, este es el método abreviado del comando “Cortar”.
Haga clic en la celda “S7”. Presione la tecla “Ctrl” y la tecla “V”
Observe que el comando “Cortar” elimina la información contenida en las celdas seleccionadas, pero se muestra
en las celdas donde se pegó. Haga clic en la celda “H19”.
Presione la tecla “Ctrl” y la tecla “C”. Haga clic en la celda “J15”. Haga clic en la “Punta de flecha” del comando
“Pegar”.
Observe que se despliega el menú del comando pegar. Excel le permite escoger entre pegar una fórmula, o solo el
valor que contiene la celda.
Para finalizar, haga clic nuevamente en la “Punta de flecha” del comando pegar para ocultar el menú de opciones.
De esta manera se ha explorado el grupo “Portapapeles” y los comandos “Copiar”, “Cortar” y “Pegar” utilizando el
mouse y el teclado.
Formato de datos
En Excel se pueden usar datos de tipo numérico o texto. En esta lección aprenderá a dar “Formato” y atributos a
esos datos. Inicialmente, se va a trabajar con datos numéricos, los cuales pueden ser valores positivos o negativos,
de uno o varios dígitos. Haga clic en la celda “D6”
Digite el número 8 y presione la tecla “Enter”. Como se aprecia, la cifra que se acaba de digitar, automáticamente
aparece alineada al costado derecho de la celda. Ahora haga clic en la celda “F9”.
Escriba el número “45” y acepte con la tecla “Enter”. Para trabajar con datos tipo texto, puede ingresar información
de un sólo carácter, una silaba, una palabra u oraciones cortas y aun párrafos completos. Haga clic en la celda “F12”
Digite la palabra “colegio” y pulse “Enter”. Note, que automáticamente el contenido de la celda se alinea al costado
izquierdo de la misma. Haga clic en la celda “D6”.
Ahora se aprenderán a utilizar los comandos de atributos de formato. Haga clic en el comando “Negrita”, en la
pestaña Inicio.
Observe que el comando “Negrita” aparece resaltado, lo que le indica que el contenido de esa celda se presentará
en negrita, así se modifique la información de la celda.
Ahora haga clic en la celda “F12”. Haga clic en el comando “Cursiva”. A continuación, utilice el teclado y oprima la
tecla “Ctrl” y la tecla N, que es el método abreviado del comando “Negrita”.
Note el cambio de aspecto de la celda. Haga clic en la celda “F12”. Haga clic en la “Punta de flecha” del comando
“Subrayado”.
Ahora, haga clic en la opción “Subrayado doble” de la lista desplegable. Como puede observar, el contenido de la
celda “F12” aparece con doble línea de subrayado.
Aumente o disminuya el tamaño del texto
Con esta herramienta se podrá hacer una distinción entre los datos, aumentando o disminuyendo su tamaño, ya
sean de tipo numérico o de texto.
Esta herramienta es la indicada cuando se requiera “resaltar” o “distinguir” los contenidos de algunas celdas, como
los títulos, subtítulo, entre otros. Para empezar, haga clic en la celda “B2”.
Con la tecla “Shift” oprimida, haga clic en la celda “H2” para seleccionar ese rango de celdas. Haga clic en la “Punta
de flecha” de la opción “Fuente”, del grupo Fuente, en la pestaña Inicio.
Observe que aparece una lista desplegable, haga clic en el formato de fuente “Algerian”. Note el cambio que
presenta ese rango de celdas. Ahora de clic en la “Punta de flecha” de la opción “Tamaño de fuente”.
De clic en el tamaño de fuente “20”. Observe que ahora ha cambiado el tamaño de la fuente. De clic en la celda
“H3”. Oprima la tecla “Shift” y de clic en la celda “H9”.
Ahora Haga doble clic en el comando “Aumentar tamaño de Fuente” que se visualiza con una A en mayúscula
grande.
Como puede observar el l tamaño de la fuente de ese rango de celdas ha aumentado en dos niveles. Ahora haga
clic en la celda “B3”.
De clic en la celda “E9” presionando la tecla “Shift”. Para continuar, haga clic en el comando “Disminuir tamaño de
fuente” que se visualiza con una A en mayúscula pequeña, hasta que el indicador quede en el número 8
Observe como se ha cambiado el tamaño de la fuente utilizando estos sencillos comandos.
Aplique bordes y fondos a celdas
Esta herramienta permite darles una mejor apariencia a los datos, añadiendo bordes y color, lo que le ayudará a
reflejar un mejor análisis y optimizar su comprensión. Comience por seleccionar la celda “B5”. Mantenga
presionada la tecla “Shift” y haga clic en la celda “E8”.
Automáticamente aparecerá en la pantalla seleccionado un rango de celdas. Haga clic en la “Punta de flecha” del
comando “Bordes”.
Observe que aparece una lista desplegable de opciones, elija “Todos los bordes” Y de clic en cualquier lugar de la
hoja de trabajo.
Como puede notar, al rango de celdas seleccionadas, se les ha aplicado un borde de celdas. A continuación, haga
clic en la celda “H5”.
Mantenga la tecla “Shift” oprimida y haga clic en la celda “L9”. Observe que aparece seleccionado un rango de
celdas, nuevamente de clic en la “Punta de flecha” del comando “Bordes”.
y elija la opción “Borde superior e inferior”. Y de clic en cualquier lugar de la hoja de trabajo. Para continuar,
seleccione la celda “H11”. Con la tecla “Shift” oprimida, seleccione la celda “L15”.
Haga clic en la punta de flecha del comando “Color de relleno”. De la lista de opciones que aparece, seleccione el
color “Verde lima”
Observe que el rango de las celdas seleccionadas ha tomado el color seleccionado. Ahora, haga clic en la celda
“B33”. Mantenga la tecla “Shift” oprimida y seleccione la celda “E39”. Haga nuevamente clic en la “Punta de flecha”
del comando “Color de fuente”.
Observe que se despliega una lista de opciones, elija el color Marrón oscuro y oprima la tecla de desplazamiento a
la derecha.
Note que la apariencia del texto de las celdas seleccionadas, ha tomado el color marrón que se ha seleccionado.
Usted acaba de aprender cómo utilizar las herramientas bordes y color de relleno para personalizar la información,
dándole color a las fuentes y bordes a las celdas de acuerdo a su gusto.
Alinee el texto a su gusto
En esta lección se conseguirá alinear un texto en cualquier dirección. derecha, izquierda, superior, en medio, e
inferior de la celda; de acuerdo a lo que usted requiera.
Por defecto, Excel presenta el formato texto al costado izquierdo y el formato número al costado derecho de la
celda, pero con esta herramienta usted podrá modificar esta alineación de acuerdo a su conveniencia.
Para iniciar, haga clic en la celda “B12”. Mantenga la tecla “Shift” oprimida y seleccione la celda “K12”. Vaya a la
pestaña “Inicio”, elija del grupo “Alineación” el comando “Centrar” y haga clic en esta parte.
Observe que el texto ha sido alineado en el centro de cada una de las celdas seleccionadas. Para continuar, haga
clic en la celda “C13”. Con la tecla “Shift” oprimida, seleccione la celda “C24”. Haga clic en el comando “Alinear a la
derecha”.
Note como el texto de las celdas seleccionadas, se alinea de manera automática al costado derecho. Ahora haga
clic en la celda “D6”. Seleccione un rango de celdas oprimiendo la tecla “Shift” y dando clic en la celda “K7”.
De clic en el comando “Alinear en el centro”.
Note que el contenido del rango de celdas seleccionado se alinea verticalmente en el centro. Haga clic en la celda
“F13”.
Oprima la tecla “Shift” y de clic en la celda “F24”. Ahora, haga clic en el comando “Alinear en la parte inferior”
Y oprima la tecla de desplazamiento hacia la izquierda.
Usted acaba de ver como modificar la orientación a los contenidos de las celdas y mejorar su aspecto a través de
unos sencillos comandos de Alineación.
Ajuste el texto largo
Excel, permite ajustar las celdas, cuando se requiere que los textos largos como frases o nombres sean presentados
dentro una sola celda.
Con el uso del comando “Ajustar texto”, se puede ajustar el tamaño de las celdas para que toda la información que
contenga sea visible. Para comenzar, haga clic en la celda “B2”.
Haga clic en el comando “Ajustar texto”. Observe que pasa con la celda que se seleccionó. Note como aumentó el
tamaño de la celda seleccionada, para poder mostrar el texto completo.
Ahora haga clic en la celda “E18”. Oprima la tecla “Control” y de clic en la celda “E19”.
Observe que las dos celdas quedan seleccionadas. Ahora de clic en el comando “Ajustar texto” Y oprima la tecla
“Enter”.
Como se puede observar, las celdas seleccionadas ajustan automáticamente su contenido. Ahora, seleccione la
celda “B16” Y la celda “B25” manteniendo oprimida la tecla “Shift”.
Haga clic en el comando “Ajustar texto”. Excel permite ajustar el contenido de las celdas cuando el texto contiene
una o más líneas.
Combine y divida celdas
En lecciones anteriores, se aprendió a ajustar textos en una sola celda. En esta lección se aprenderá como combinar
o dividir las celdas y ajustarlas al tamaño que usted determine.
Para comenzar haga clic en la celda “G3”. Oprima la tecla “Shift” y seleccione la celda “L3”. Vaya al grupo
“Alineación” en la pestaña “Inicio” y haga clic en el comando “Combinar y centrar”
Observe como las celdas que se seleccionaron, se presentan unidas en una sola celda. Esto para que el texto se
ajuste a la celda, para ello haga clic en el comando “Ajustar texto”.
Note que el texto largo, se ajusta en ese rango de celdas combinado, dándole otra presentación a la hoja de cálculo.
Ahora seleccione el rango de celdas “G9:P9” utilizando otro método, arrastrando el mouse con el clic izquierdo
presionado.
Para continuar, oprima la tecla “Alt” y la tecla “O” para usar el método de teclado abreviado. Como puede observar
en la “Cinta de opciones” aparece una letra asignada a cada comando.
Para desplegar la lista de opciones del comando “Combinar y centrar” oprima las teclas “O” y “C”. Al activar el menú
de secuencia de teclas, en la lista desplegable también se activa una tecla para cada opción. Oprima la tecla “N”.
Ahora se aprenderá a dividir las celdas. Nuevamente, seleccione el rango de celdas combinado “G3:P3”, haga clic
en la punta de flecha de la opción “Combinar y centrar”.
Haga clic en el comando “Separar celdas”, luego de clic en el comando “Ajustar texto” por último, oprima las teclas
“Alt” y “O” y luego “AR” que son el método abreviado para teclas de alinear el texto a la izquierda.
Note que en la celda “G3” aparece el texto como estaba inicialmente.
Asigne un formato al contenido de celdas
Con esta lección usted aprenderá a utilizar los formatos de número para darle el estilo que se pretenda a los datos
de las hojas de cálculo.
Excel, ofrece el grupo de comandos “Número” que permite dar formato como, porcentaje, moneda y/o fecha a las
celdas que contienen datos de texto y número como lo requiera.
Para comenzar, seleccione la celda “F2”, haga clic en el comando “Estilo porcentual”, ubicado en el grupo número,
de la pestaña inicio.
Observe que el formato del contenido de la celda “F2” ha cambiado de número a porcentaje. Haga dos veces clic
en el comando “Disminuir decimales”.
Haga clic en disminuir decimales. Seleccione la celda “E6”, con la tecla “Shift” oprimida, seleccione la celda “F13”.
Haga clic en la “Punta de flecha” del comando “Formato de número”.
De la lista desplegable, seleccione la opción “Fecha corta”. Note que la sección de celdas que hizo, ha cambiado de
formato general a formato fecha.
Ahora, seleccione la celda “J6”, seleccione la celda “K13” y mantenga la tecla “Shift” presionada, haga clic en la
“Punta de flecha” del grupo de comandos “Número”.
Note que se despliega una ventana emergente con el nombre de “Formato de celdas”. Haga clic en la opción
“Fecha”. Del apartado “Tipo”, seleccione la opción de “Fecha larga”, de clic en “Aceptar”.
Observe como el rango de celdas que seleccionó, ahora aparece con un formato de fecha larga. Para continuar,
haga clic en la celda “H6”.
Presione la tecla “Shift” y seleccione la celda “H13”, haga clic derecho sobre el rango de celdas seleccionadas.
De la lista desplegable, seleccione la opción “Formato de celdas”. De la ventana emergente “Formato de celdas”
elija la opción “Hora”.
Del apartado “Tipo”, elija la segunda opción y acepte con la tecla “Enter”. Observe que el rango de celdas
seleccionado se ha ajustado a un formato de hora.
Para continuar, haga clic en la celda “L6”. Arrastre el mouse con el clic izquierdo presionado hasta la celda “L13”.
Nuevamente haga clic en la “Punta de flecha” del comando “Formato de número”, de la ventana que se despliega,
haga clic en la opción “Moneda”.
Observe que automáticamente al rango de celdas seleccionado se le ha dado un formato de “Moneda” y se le

antepuso el símbolo pesos.
Usted ha finalizado la lección donde aprendió cómo Excel le permite asignar un formato al contenido de las celdas.
Marque las tendencias y los modelos en los datos
Con esta lección usted aprenderá a utilizar el “Formato Condicional”, una excelente herramienta que ofrece Excel
para tener un mejor análisis de los datos.
El “Formato condicional” de Excel, permite asignar un formato a la celda seleccionada para obtener un resultado
de manera automática, dependiendo el cumplimiento de la regla que usted aplique.
Para comenzar esta lección, de clic en la celda “B10”. Mantenga la tecla “Shift” presionada mientras selecciona la
celda “B21”.
Ahora se creará una condición a ese rango de celdas, que se marque con un color la celda que pertenezca a la fecha
más actual. Para esto, vaya al grupo “Estilo” y haga clic en el comando “Formato condicional”
Observe que se despliega una lista, elija la opción “Reglas para resaltar celdas”.
Haga clic en la opción “Una fecha” de la nueva lista desplegable. Con esta nueva opción se definirán las condiciones
de ese rango de celdas. Haga clic en la “Punta de flecha” del campo del costado izquierdo.
De la lista desplegable, elija la opción “Este mes” de clic en “Aceptar”. Como puede observar la celda “B20”
automáticamente aparece con un fondo de color rojo claro y texto en rojo oscuro.
A continuación, se modificará la información de una celda y podrá observar lo que ocurre. Haga clic en la celda
“B13” y oprima la tecla “Suprimir”, Escriba la fecha “25/08/2020” y acepte con la tecla “Enter”.
Note al modificar el contenido de la celda, la nueva información coincide con la regla establecida. Por lo tanto, la
celda cambia de color.
Ahora con el mouse, seleccione el rango de celdas “E26:E32”. Nuevamente de clic en el comando “Formato
condicional”, de clic en la opción “Conjunto de iconos”.
Como puede observar, se despliega una ventana con símbolos o iconos que representan una lista de reglas. Para
continuar, haga clic en la segunda opción, del grupo “Indicadores” y luego de clic en cualquier lugar de la hoja de
trabajo.
Observe, que automáticamente se le asignó un icono a cada celda. Para este caso, estos iconos indican que valores
están dentro del promedio del ritmo óptimo que debe tener el atleta, mostrando con un visto bueno de color verde
los datos correctos.
Convierta un rango de celdas en una tabla con estilo
En esta nueva lección se conocerá la variedad de estilos de tabla con formatos predefinidos, que ofrece Excel.
A continuación, podrá usar estos estilos o crear uno nuevo de acuerdo a sus necesidades. El uso de esta herramienta
permite presentar los datos de una manera más llamativa y resaltar la información que usted considere necesaria.
Para continuar, haga clic en la celda “B2”, oprima la tecla “Shift” y seleccione la celda “F27, haga clic en el comando
“Dar formato como tabla”.
Elija la opción “2” del grupo “Oscuro” y oprima la tecla Enter. Como puede observar la tabla presenta una nueva
apariencia y filtros automáticos.
Seleccione nuevamente, el rango de celdas arrastrando el mouse desde la celda “B2” hasta la celda “F27”. El grupo
“Estilos” ofrece varias opciones de estilos de celda, haga clic en cada opción Estilos de celda, de clic en la que recibe
el nombre de “Celda vinculada”, del apartado “datos y modelo”
Note cómo ha cambiado el color del contenido de las celdas, haga clic en la opción ESTILOS DE CELDA de clic en la
opción “Entrada” del apartado Datos y modelo y de clic en cualquier lugar de la hoja de trabajo.
Ahora, observe que la tabla cambió nuevamente su apariencia, tanto para el rango de celdas, como el contenido.
Inserte y elimine celdas, filas y columnas en una hoja o tabla
Excel permite “Insertar”, “Eliminar”, “Mostrar” y “Ocultar” celdas, filas y columnas por encima, debajo, a la derecha
o izquierda, de acuerdo a lo que requieran con sus hojas de cálculo. Con esta herramienta Excel, permite adicionar
o prescindir de información en las tablas de datos.
Para comenzar, haga clic en el rótulo de la columna “E”. Observe cómo automáticamente se han seleccionado todas
las celdas de la columna “E”. Ahora, haga clic en el comando “Insertar”, del grupo de Celdas de la pestaña Inicio.
Note que ahora aparece insertada una nueva columna con el mismo estilo de la tabla, para agregar la información
que se requiera. Haga clic en la celda” E5”.
Digite las palabras “EN CAMPO” y de clic a la tecla “Enter”. Como puede observar, el texto que se acaba de ingresar
mantiene las mismas características del título. Ubique el cursor en el rótulo de la fila “8”, haga clic y arrastre el
cursor hasta el rótulo de fila “10”.
Haga clic en el comando “Insertar” y oprima la tecla de desplazamiento hacia la derecha. Observe que se han
adicionado tres filas a la tabla de datos, en donde podrá ingresar información.
Ahora aprenderá cómo eliminar un rango de celdas. Ubique el cursor en el rótulo de columna “L” y haga clic.
Mantenga la tecla “Control” presionada y de clic en el rótulo de columna “N”.
Note cómo las dos columnas quedan seleccionadas paralelamente. Ahora, haga clic en el comando “Eliminar”
Automáticamente las celdas han sido eliminadas y se ha reducido el contenido.
Ahora se conocerá la herramienta “Ocultar y mostrar”. Haga clic en el rótulo de fila “11” y arrastre con el mouse
hasta el rótulo de la fila “15”. Haga clic en la “Punta de flecha” del comando “Formato” de la lista desplegable,
ubique el cursor en la opción “Ocultar y mostrar”.
De la nueva lista desplegable, haga clic en la opción “Ocultar filas”. Como puede ver el rango de filas seleccionado,
se ha perdido de vista, pero a diferencia del comando “Eliminar”, este comando solo las oculta.
Ahora, de clic en el “Selector” de hoja de cálculo. Con este comando se han seleccionado todas las celdas de la hoja
de cálculo. Vaya a la celda “F18” y haga clic derecho.
Observe que aparece una ventana emergente, haga clic en la opción “Mostrar”
Note que las celdas que se habían ocultado, nuevamente se muestran. De esta manera Excel permite insertar,
eliminar, ocultar y mostrar tanto celdas como filas y columnas.
Cambie el alto y ancho de las filas y columnas
Excel ofrece una herramienta que le da la facilidad de modificar el alto y el ancho de las y filas y las columnas. Aquí
aprenderá como ajustar el ancho y alto de las celdas y de esta forma lograr que el texto no se pierda dentro de las
columnas, usando la herramienta de “Tamaño de celda”.
Para empezar, haga clic en la celda “A9”. Haga clic en el comando “Formato” ubicado en el grupo de Celdas de la
pestaña Inicio. Observe que aparece una lista desplegable, seleccione la opción “Ancho de columna”.
Note que aparece una ventana que indica el ancho de la columna seleccionada. Escriba el número “30”
Haga clic en el botón “Aceptar”. Note que toda la columna de la celda seleccionada, aumentó su tamaño.
Haga clic sobre la celda “B9”. Mantenga oprimida la tecla “Shift” y haga clic en la celda “E9”. Nuevamente haga clic
en el comando “Formato”. Vaya al apartado “Tamaño de Celda” y haga clic en la opción “Ancho de columna”
Escriba el número “21” y oprima la tecla “Enter”. Observe que se ha aumentado el ancho de las celdas del rango
seleccionado, ahora ajuste el alto de la tabla.
Haga clic en la celda “A10”. Mantenga la tecla “Shift” presionada, haga clic en la celda “A36”. Observe que se ha
seleccionado un rango de celdas de la tabla, haga clic en el comando “Formato”. De la lista que aparece en la
pantalla, seleccione la opción “Alto de fila”.
En la pantalla aparece una ventana que indica el tamaño de alto de las celdas seleccionadas. Digite el número “18”
y acepte con la tecla “Enter”.
Note que ha cambiado el alto de las celdas seleccionadas. Ahora aprenderá una forma rápida de ajustar el ancho y
el alto de las columnas y filas.
Ubique el cursor sobre la línea inferior del rótulo de la fila “9” hasta que tome la forma de una cruz. Haga clic y
desplace el cursor hacia abajo hasta que indique el valor “30,00 (40 pixeles)”.
Ahora ubique el cursor al costado derecho del rótulo de columna “B” hasta que tome la forma de cruz. Haga clic
y desplace el cursor hacia la izquierda hasta que indique el número “20,00 /145 pixeles)”.
De esta manera Excel permite ajustar el ancho de las columnas y el alto de las filas para que el contenido de las
celdas pueda ser aún más visible.
Organice las hojas
Con esta herramienta, usted podrá organizar sus datos, pues aprenderá cómo insertar, eliminar, cambiar el nombre
y dar color a las etiquetas de sus hojas de cálculo.
Excel le permite añadir o editar varias hojas de cálculo y así mismo nombrarlas y diferenciarlas con sus estilos. Haga
clic sobre el comando “Formato” del grupo “Celdas”. Observe que aparece una lista desplegable, elija el apartado
“Organizar hojas” y de clic en la opción “Cambiar nombre de la hoja”.
Note que, la parte inferior de la pantalla, aparece resaltada la etiqueta de la hoja 1, lo que indica que ahora podrá
asignarle un nuevo nombre. Ubique el cursor sobre esa etiqueta, digite las palabras “Origen de Costo de Proyecto”
y acepte con la tecla “Enter”.
Haga clic en la etiqueta “Hoja 2”, ahora aprenderá una forma rápida de cambiar el nombre, haga clic derecho sobre
la etiqueta “Hoja 2”. Observe que aparece una ventana desplegable, de clic en la opción “Cambiar nombre”.
Como puede observar aparece sombreada la etiqueta de la Hoja 2, digite las palabras “Gastos en el tiempo”. Y
oprima la tecla Enter.
Se ha aprendido cómo cambiar el nombre de las etiquetas de las hojas. A continuación, verá cómo distinguirlas
cambiando su estilo con una paleta de colores. Haga clic derecho sobre la etiqueta “Hoja 3”, haga clic en la opción
“Color de PESTAÑA”. Observe que aparece una ventana “Colores de tema”, que le ofrece una paleta de colores,
elija la opción Rojo oscuro.
Haga clic sobre la etiqueta “Origen del Costo de Proyecto”. Note que la etiqueta de nombre “Hoja 3” ha tomado un
nuevo tono. Ahora haga lo mismo para la etiqueta “Gastos en el tiempo”. De clic sobre esa etiqueta.
Ahora de clic en el comando “Formato”. De la lista desplegable, haga clic sobre la opción “Color de PESTAÑA”
De la paleta de colores, seleccione la opción “Verde” del apartado “Colores estándar”. Para continuar, haga clic en
la etiqueta de la Hoja “Origen del Costo de Proyecto”.
Usted ya ha visto como personalizar las etiquetas de las hojas de cálculo del libro de Excel, lo que le permitirá
diferenciarlas y facilitar para su identificación. Ahora manos a la obra.
Agregue un cálculo rápido a la tabla de datos
En esta nueva lección aprenderá a usar la autosuma, una de las herramientas más utilizadas en Excel, esta le
permitirá fácilmente obtener el producto de las celdas seleccionadas. Excel cuenta con un comando especial para
efectuar este tipo de operación.
Para iniciar, haga clic en la celda “F3”. Analice que el dato que debe aparecer en esta celda es el resultado de la
suma entre la celda “D3” y la celda “E3”. Haga clic en el comando “Autosuma”. Observe cómo automáticamente
aparece sombreado el rango de celdas que Excel tomará para realizar esta operación. Oprima la tecla “Enter”. Como
puede notar, Excel calcula el resultado de forma mecánica. Ahora realice la misma operación con el rango de celdas
“F4:F27”, para esto, seleccione la celda “F3” nuevamente.
Ubique el cursor en la esquina inferior derecha del “Marco de selección” de la celda hasta que muestre un icono
en forma de cruz. Haga clic en la esquina inferior derecha de la celda F3 y arrastre con el mouse hasta la celda “F27”
y ahora observe lo que ocurre.
Excel ha rellenado automáticamente con la misma función el rango de celdas que se seleccionó. Ahora seleccione
la celda “H3”. Nuevamente, haga clic en el comando “Autosuma” y oprima la tecla “Enter” para que
automáticamente se calcule el resultado de la columna “Nuevo saldo”.
Ahora seleccione la celda “H3” nuevamente ubique el cursor en la esquina inferior izquierda del “Marco de
selección” de la celda “H3” hasta que aparezca el icono en forma de cruz. Haga clic sobre el icono en forma de cruz
y arrastre con el mouse hasta la celda “H27”.
Usted acaba de aprender cómo usar la función “Autosuma” para encontrar el valor de la columna “F” y la columna
“H”. Ahora aprenderá cómo hallar el promedio de la columna “Interés pagado”. De clic en la celda “E28”. Haga clic
en la “Punta de flecha” del comando “Autosuma” elija la opción “Promedio” de la lista de opciones,
automáticamente Excel desarrolla la media aritmética mediante la función de “Promedio” y arroja el valor que se
requiere.
Ahora verá otra función del comando “Autosuma”, “Contar números”. Haga clic en la celda “D28”. Haga clic en la
punta de flecha del comando “Autosuma”. Para finalizar, elija la opción “Contar números”. Como puede observar
el sistema arroja una cantidad en formato número. Esto indica que la función realizó la suma de datos anteriores a
la celda.
Repita o rellene los datos
Bienvenido a esta nueva lección, ahora usted podrá aprender cómo usar la herramienta “Rellenar” para completar
datos basados en información de otras celdas, en lugar de escribirlos manualmente, lo que le ahorrará bastante
tiempo.
La herramienta “Rellenar”, le permite completar un patrón para los datos que se están ingresando. Para empezar,
haga clic en la celda “C3”, ingrese el número “10” y acepte con la tecla “Enter”.
Ingrese el número “20” y acepte con la tecla “Enter”. Ahora digite el número “30” y acepte con la tecla “Enter”.
De nuevo seleccione la celda “C3”. Presionando la tecla “Shift” haga clic en la celda “C11”. Haga clic en la “Punta de
flecha” del comando “Rellenar”.
Observe que aparece una lista desplegable, elija la opción “Series”. Aparece una ventana de diálogo, donde podrá
configurar las opciones para el Autorrelleno. Ubique el cursor en el campo “limite” y escriba el número “90”.
Para continuar, haga clic en el cuadro de la opción “Tendencia”. Haga clic en el botón “Aceptar”. Note que ahora
aparecen las celdas que seleccionó con la serie de números que le fueron asignados en la configuración. Ahora
aprenderá otra forma que Excel tiene para aplicar un modelo de celdas.
Para continuar, haga clic en la celda “F3”, digite la palabra “lunes”. Ahora, seleccione la celda “G3” y digite la palabra
“martes”. Con la tecla “Shift” presionada, mantenga el clic nuevamente en la celda “F3”.
Ahora, ubique el cursor en la parte inferior derecha de la celda “G3” hasta que se muestre un icono en forma de
cruz. Haga clic en el icono en forma de cruz y arrástrelo hasta la “L3”.
Como puede observar, Excel ha interpretado la lista como una serie consecutiva de fecha. Esta herramienta permite
realizar series de datos tanto numéricos como texto, lo que le ayudará a optimizar el tiempo de ingreso de datos a
las celdas.
Elimine el contenido o el formato de las celdas
En esta nueva lección verá cómo borrar el contenido de una celda en cualquier momento, usando el comando
“Borrar”. La herramienta “Borrar” de Excel, permitirá eliminar todo el contenido de una celda o rango de celdas
que usted desee.
Para empezar, haga clic en la celda “F11”. Haga clic en la “Punta de flecha” del comando “Borrar” del grupo
“EDICIÓN” ubicado en la pestaña inicio. Aparece una lista desplegable haga clic en la opción “Borrar contenido”.
Observe que el contenido de la celda “F11” ha sido eliminado.
Ahora haga clic en la celda “B3”. Mantenga presionada la tecla “Shift” y haga clic en la celda “B13” para seleccionar
un rango de celdas. Ahora presione la tecla “Suprimir”.
Note que el contenido del rango de celdas “B3:B13” también ha sido eliminado, pero esta vez, oprimiendo solo una
tecla. A continuación, podrá aprender cómo eliminar el formato de las celdas.
Para continuar, haga clic en la celda “B3”. Mantenga el clic izquierdo presionado y arrastre el mouse hasta la celda
G3. Observe que se ha seleccionado un nuevo rango de celdas.
Haga clic en “Punta de flecha” del comando “Borrar”. Aparece una lista desplegable, seleccione la opción “Borrar
formatos”. Observe que no se ha borrado el contenido del rango de celdas que acaba de seleccionar, pero si cambió
el formato y ahora los datos de estas celdas aparecen alineados al costado izquierdo, disminuyó el tamaño de fuente
y perdió el formato “Negrita”.
Ahora, haga clic en la celda “G6”. Con la tecla “Control” presionada, de clic en la celda “G10”. Note que las celdas
que acaba de seleccionar tienen un formato de texto distinto al de las otras celdas de esa misma columna. Esto
porque dentro de ellas está insertado un hipervínculo.
Nuevamente haga clic en la “Punta de flecha” del comando “Borrar”. De la lista desplegable que aparece, seleccione
la opción Quitar hipervínculos” haciendo clic.
Observe que ahora el rango de celdas seleccionado tomó el mismo formato del resto de celdas de la misma
columna, pero no se ha eliminado su contenido, solo el hipervínculo.
Organice sus datos para facilitar el análisis
En esta lección trabajará el comando “Ordenar” y “Filtrar”; los cuales, le facilitarán el análisis de toda la información
contenida en su hoja de cálculo. Usando el comando “Ordenar y filtrar” podrá ordenar en orden ascendente o
descendente y/o filtrar de forma temporal valores específicos que seleccione de las Hojas de cálculo.
Para empezar, haga clic en la celda “C3”. Mantenga presionada la tecla “Shift” y haga clic en la celda “C36” esto,
para seleccionar el rango de celdas “C3:C36”, haga clic en el comando “Ordenar y filtrar” de la lista que se despliega,
elija la opción “Ordenar de A a Z” haciendo clic.
Note ahora que aparece un cuadro de dialogo que le advierte que los datos seleccionados están relacionados con
otros datos de la tabla y que le ofrece la opción de que esos datos también sean ordenados. Verifique que la opción
“Ampliar selección” se encuentre activa y haga clic en el botón “Ordenar”.
Observe que se ha aplicado el comando a la columna “Mes”, por esto el orden de la tabla ha cambiado y se han
organizado de forma ascendente. Ahora haga clic en la celda “D3”.
Ubique el cursor en la mitad de la celda que acaba de seleccionar, aparece un icono en forma de cruz blanca.
Con el clic izquierdo presionado, arrastre el mouse hasta la celda “D36”.
Nuevamente haga clic en el comando “Ordenar y filtrar”, de la ventana emergente que aparece, seleccione la
opción “Ordenar de Z a A” haciendo clic.
Haga clic en el icono “Ordenar” de la ventana advertencia. Observe que esta vez, la tabla se ha ordenado
nuevamente; pero esta vez, los datos se organizan de forma descendente.
A continuación, aprenderá cómo aplicar filtros para resumir la información, sin que se elimine de la tabla. Haga clic
sobre la celda “C2”. Se ha seleccionado el encabezado “Mes”.
Ahora, haga clic en el comando “Ordenar y filtrar”. De la lista que se despliega haga clic sobre la opción “Filtro”.
Note que automáticamente aparece una “Punta de flecha” en cada uno de los encabezados de la tabla, que indica
que el “Filtro” está activado. Ahora podrá resumir la tabla aplicando los filtros al contenido.
Haga clic sobre la punta de la flecha del encabezado “Tipo cuenta”. Observe que aparece un cuadro de
comprobación, haga clic sobre la opción “Seleccionar todo”.
Verifique que se ha liberado la selección de todos los cuadros de comprobación. Para continuar, de clic sobre el
cuadro de comprobación de la opción “Fondo Inversión” y haga clic en el botón “Aceptar”.
Como puede observar, la información de la tabla se ha resumido y ahora aparece solamente los datos que se
solicitaron.
Si usted lo requiere, podría resumirla aún más, aplicando un nuevo filtro. Haga clic sobre la “Punta de flecha” del
encabezado “Cliente”.
Haga clic sobre el cuadro de comprobación de la opción “Seleccionar todo”. Para finalizar, de clic en el cuadro de
comprobación de la opción “Nuevo” y de clic en el botón “Aceptar”.
Ahora observe que solo aparece la información que se requiere.

Es así como Excel permite resumir el contenido de las tablas, facilitando la búsqueda, cuando usted maneja gran
cantidad de información.
Función Buscar y reemplazar datos
Bienvenido a esta nueva lección, ahora podrá aprender a utilizar esta herramienta que le facilitará buscar y
reemplazar información, cuando esté manejando una gran cantidad de datos.
Excel ofrece la herramienta “Buscar y seleccionar” que le permite encontrar información de forma ágil y rápida en
una hoja de cálculo; y se complementa con la herramienta “Reemplazar”, que le ayudará a sustituir datos
incorrectos que desee modificar rápidamente.
Para empezar, haga clic sobre el comando “Buscar y seleccionar” ubicado en el grupo “EDICIÓN”. Observe que se
despliega una lista, seleccione la opción “Buscar”, haciendo clic en el cuadro de dialogo que aparece, vaya al campo
de texto y digite la palabra “Aprobado” y haga clic en el botón “Buscar siguiente”.
Dese cuenta cómo automáticamente aparece seleccionada la celda “E4”, cuyo contenido es el mismo que se busca.
Ahora, vaya al campo de texto, seleccione el contenido con el clic izquierdo del mouse sostenido y presione la tecla
“Suprimir”.
observe el contenido de la columna “créditos” para que pueda comparar el resultado de la acción que se va a
realizar. Escriba los números “3.0”, en el cuadro de diálogo, de clic en la pestaña “Reemplazar”. Ahora, ubíquese en
el cuadro de texto “Reemplazar con” y escriba los números “1.0”, para continuar, haga clic en el botón “Reemplazar
todos”.
Observe, cómo se ha cambiado el contenido de las celdas de la columna “Créditos” que contenían el número “3.0”
ahora aparece el número “1.0”. Haga clic en el botón “Aceptar”. Haga clic en el botón “Cerrar” del cuadro de
dialogo.
Esta herramienta de Excel, también le permite mostrar textos ocultos en las celdas o atributos de rangos de celdas.
Para conocer esta función de la herramienta, nuevamente, haga clic en el comando “Buscar y seleccionar”.
De la lista desplegable que aparece, haga clic en la opción “NOTAS”, como puede observar, de manera automática,
aparece seleccionada la celda “L9” que contiene un comentario que se muestra al seleccionarla.
De nuevo haga clic en el comando “Buscar y seleccionar”. Haga clic en la opción “Formato condicional”,
automáticamente, aparece seleccionado un rango de celdas que contienen modelos de datos que han sido
aplicados mediante la herramienta “Formato Condicional” tal y como aprendió en lecciones anteriores.
Para finalizar esta lección, haga clic en el comando “Buscar y seleccionar”, haga clic en la opción “Seleccionar
objetos”.
Esta herramienta, permite buscar dentro de la hoja de cálculo todos los objetos existentes que cumplan con el
patrón requerido; para este caso, seleccione el cuadro de texto con el título “Seguimiento de puntuaciones”.
Resuma sus datos complejos en tablas dinámicas
Una tabla dinámica facilita el análisis de datos, permitiendo resumir y disponer de manera ágil de una gran cantidad
de información. Excel ofrece la herramienta “Tablas dinámicas” que le permitirá procesar datos en grandes
volúmenes y analizarlos en forma resumida y ordenada.
Para empezar, haga clic en la celda “B4”, mantenga oprimida la tecla “Shift” y haga clic en la celda “H4”. Vaya a la
pestaña Inicio y seleccione el grupo “EDICIÓN” y haga clic en el comando “Ordenar y filtrar”.
De la lista desplegable que aparece, seleccione la opción “Filtro”. Se han creado los filtros de información a la tabla
de datos.
Ahora, con el clic izquierdo presionado, arrastre el mouse desde la celda “B4” hasta la celda “H20”. Vaya a la cinta
de opciones y haga clic en la pestaña “Insertar”, haga clic en el comando “Tabla dinámica” ubicado en el grupo
“Tablas”.
Observe que aparece un cuadro de dialogo que solicita que seleccione una tabla o un rango, el cual ya se ha
seleccionado.
También solicita que elija donde desea alojar la tabla dinámica, y le dé la opción de alojarla en la misma hoja de la
tabla o en una nueva hoja de cálculo.
Para este ejercicio, se hará en una nueva hoja de cálculo. Para continuar haga clic en el botón “Aceptar”. Note que,
en la barra de etiquetas, aparece una nueva hoja de cálculo con el nombre de “Hoja1”
Al costado derecho de la hoja, se habilita un panel con los encabezados de la tabla. Allí podrá insertar los campos
en las áreas inferiores del panel.
Para continuar, haga clic derecho sobre el campo “Cedula”. Observe que aparece una lista desplegable, elija la
opción “Agregar a etiquetas de fila”.
Ahora en el área de “Filtros” se ha insertado el campo “Cedula” y con la hoja de cálculo automáticamente se crea
una lista con los datos de ese campo. Con el clic izquierdo presionado, haga clic en el campo “Sueldo Básico” y
arrastre el mouse hasta el área “Valores”.
Observe cómo este campo ha creado una lista vertical de “Suma”, con los valores de esta columna. Ahora, haga
clic derecho sobre el campo “Días trabajados” y de clic a la opción “Agregar valores”.
Observe que de la misma manera como ocurrió con el campo “Sueldo básico”, se crea una columna con los datos
del campo “Días trabajados”.
Ahora, mantenga el clic izquierdo presionado y arrastre el campo “Cargo” hasta el área “Filtros”.
Note cómo en una celda adicional se ha creado automáticamente un filtro para la columna “Cargos”, desde donde
se va a seleccionar la información que se requiere observar en determinado momento.
Como puede observar, se ha resumido la información de la hoja de cálculo. Para continuar aplicando la
herramienta, haga clic en la “punta de flecha” de la celda “B1”.
Aparece una lista desplegable donde se encuentra el contenido de la columna “Cargo”. Haga clic en el cuadro de
comprobación “Seleccionar varios elementos”.
Como puede observar, aparecen seleccionadas todas las opciones de la lista. Haga clic en el cuadro de
comprobación “Todas” y luego en el campo de comprobación “Economista” E “Ingeniero”. Haga clic en el icono
“Aceptar”.
Note como ahora, el filtro del campo “Cargo” ha resumido los datos y solamente aparecen los que determinó. Los
campos seleccionados en las áreas, se pueden establecer de muchas formas de acuerdo a las necesidades de
información que usted tenga. Haga clic en el cuadro de comprobación del campo “Cedula” en el panel lateral.
Para continuar haga clic en el cuadro de comprobación del campo “Nombres y Apellidos” y preste atención a lo que
ocurre con la “Tabla dinámica”.
La tabla aparece modificada, se han suprimido los campos de “Cedula” por los de “Nombres y Apellidos”.
Para continuar, de clic en la “Punta de flecha” en la celda “B1” y seleccione la opción “secretaria/o” haciendo clic
en el cuadro de comprobación y por último haga clic en el icono “Aceptar”.
Usted acaba de aprender a utilizar la herramienta de “Tabla dinámica”, ahora usted puede modificar su
información, identificando los campos y las áreas, lo que le facilitará la distribución de los datos y le permitirá
realizar un mejor análisis.
Construya tablas fácilmente
Excel le permite ordenar, filtrar y dar formato a sus hojas de cálculo, a través de la herramienta Tablas, que no son
otra cosa que un rango de datos estructurados que contienen información relacionada entre sí.
Para empezar esta lección, haga clic en la celda “B3”. Vaya a la pestaña “Insertar” seleccione el grupo “Tablas” y
haga clic en el comando “Tabla”
Observe que aparece una ventana, donde le pide seleccionar el rango de datos para crear la tabla, los cuales ya se
han seleccionado. También le solicita verificar si la tabla tiene encabezados; si los tiene, haga clic en el cuadro de
comprobación. Haga clic en el icono “Aceptar”.
Se ha creado una tabla de datos. Observe que cada uno de los encabezados de la tabla posee una “Punta de flecha”,
que indica que se ha activado el filtro de columnas. Organice los datos a partir de la columna “Nombre”. Haga clic
en la “Punta de flecha” de la celda “B3”. Haga clic sobre la opción “Ordenar de A a Z” de la lista desplegable.
Como puede observar, los datos de la tabla se han ordenado de forma ascendente por la letra inicial de la columna
“Nombre”. Haga clic sobre la “Punta de flecha” de la celda “G3”. Haga clic sobre el cuadro de comprobación
“Seleccionar todo”.
Para continuar haga clic sobre el cuadro de comprobación “Fijo” para que la tabla solamente muestre los datos que
cumplan con esa característica. Haga clic en el icono “Aceptar”.
La tabla ahora esta reducida y muestra únicamente los datos que cumplen la característica de un contrato “Fijo”.
De clic en la “Punta de flecha” de la celda “F3”. Haga clic sobre el cuadro de comprobación “Seleccionar todo”.
Continúe dando clic sobre el cuadro de comprobación “2” para que la tabla seleccione y muestre únicamente las
personas cuyo “Tiempo en la empresa” es de 2 años. Para finalizar, haga clic en el icono “Aceptar”.
Mediante la utilización de la herramienta de “Tabla”, Excel permite ordenar, filtrar y resumir la información para
facilitar su búsqueda y optimizar su análisis.
Obtenga un conjunto personalizado de tablas dinámicas
Excel ofrece una gran variedad de estilos personalizados de tablas dinámicas, dentro de las cuales usted podrá
escoger la que más se adapte a su necesidad, dependiendo el tipo de información que usted esté manejando. En la
lección anterior, estudiamos que las tablas dinámicas optimizan el análisis de la información, creando filtros y
organizando los datos de manera que se resuman fácilmente.
Ahora podrá ver cómo Excel recomienda “Tablas dinámicas” ya creadas que se pueden acomodar a sus datos.
Para empezar, haga clic en la celda “C4”. Mantenga presionada la tecla “Shift” y haga clic en la celda “K15”.
Vaya a la pestaña “Insertar” y elija el grupo “Tablas”, continuación haga clic sobre el comando “Tablas dinámicas
recomendadas”.
Observe que Excel muestra una ventana con las diferentes opciones de “Tablas dinámicas” que tiene, usted puede
mirar cual puede servirle y acoplarse más al análisis de sus datos, haga clic en el icono “Aceptar”.
Automáticamente, Excel crea una hoja nueva que por descarte esta nombrada “Hoja 2”, la cual ya trae establecidos
los campos de referencia entre las áreas.
Para este caso, la tabla dinámica indica la suma de los valores de las materias por programa. Elija otra opción de
tabla dinámica, haga clic en la “Hoja 1” de la barra de etiquetas.
Otra vez haga clic en el comando “Tablas dinámicas recomendadas”. Haga clic sobre la opción “Cuenta de nombre
por CURSO. Para terminar, haga clic en el icono “Aceptar”.
Se ha creado una nueva hoja de cálculo denominada “Hoja 3”, en la cual se muestra una tabla dinámica, con la
cantidad de personas matriculadas en cada curso
Ilustre su hoja de cálculo con imágenes
Excel permite insertar imágenes desde las carpetas de su ordenador hasta las hojas de cálculo. Usted podrá
presentar de forma animada sus datos, insertando gráficas que tenga almacenadas o que pueda traer desde la web.
Para empezar, haga clic en la celda “D2”, vaya a la pestaña “Insertar”, ubique el grupo “Ilustraciones” y haga clic en
el comando “Imágenes”.
Observe que Excel muestra una nueva ventana que contiene la carpeta de imágenes de su ordenador. Haga clic
sobre la imagen de nombre “Pensamiento”, haga clic en el icono “Insertar”.
Para este ejercicio, se ilustrará la lista de tipos de plantas mediante imágenes. Ahora haga clic sobre la celda “D3”.
Nuevamente haga clic sobre el comando “Imágenes”.
Para finalizar, haga clic sobre la imagen de nombre “Almendra” y de clic en el icono “Insertar”.
Excel, permite insertar imágenes en distintos formatos (Jpeg, png, gif, entre otros) y así usted puede animar sus
hojas de cálculo.
Busque e inserte imágenes desde portales web
Con Excel, puede complementar su información, añadiendo imágenes que estén alojadas en servidores Web (Bing
o OneDrive). En la lección anterior, se aprendió cómo insertar imágenes almacenadas en el ordenador. En esta
lección aprenderemos a importar imágenes desde un servidor Web o un buscador en línea.
A continuación, podrá insertar imágenes almacenadas en la Nube, para esto haga clic en la celda D4. Haga clic en
la pestaña insertar, ubique el grupo de ilustraciones, haga clic en el comando imágenes.
Observe, que aparece el cuadro “Insertar imagen” y en el costado izquierdo presenta una lista de carpetas de
almacenamiento, incluida “OneDrive”. Haga clic sobre esta carpeta. Haga clic en la carpeta “Documentos”. En la
imagen “Ajo” haga clic y haga clic en el icono “Insertar”.
A continuación, se ubicará una imagen con el buscador “Bing”. Haga clic en la celda “D6”. Continúe haciendo clic
en la pestaña “insertar”.
Ubique el grupo ilustraciones, haga clic en el comando imágenes en línea, presione clic sobre el cuadro de texto,
digite la palabra “Helechos”.
Note que “Bing” tiene características de buscador de contenidos en línea, y arroja coincidencias de imágenes
respecto al concepto que usted requiere. Para finalizar, seleccione la segunda opción haciendo clic sobre ella
y luego haga clic en el icono “Insertar”.
Como puede observar, esta herramienta permite insertar imágenes sin importar en qué lugar las tenga
almacenadas.
Agregue un estilo a sus imágenes
Mejore el diseño de las imágenes en un libro de Excel agregando distintos efectos y estilos. Ahora se aprenderá a
utilizar la pestaña contextual de “Herramientas de imagen”, que se activa cuando se selecciona una imagen
insertada. Para empezar, haga clic sobre la primera imagen.
Observe, que en la cinta de opciones aparece una nueva herramienta denominada “Formato” con la que se podrá
editar las imágenes de la hoja de cálculo. Haga clic en la nueva pestaña “Herramientas de Imagen”
Haga clic en la punta de flecha hacia abajo del grupo “Estilos de Imagen, haga clic en la opción “Marco moderado,
negro” y observe lo que le ocurre a la imagen que usted acaba de seleccionar.
El contorno de la imagen ha cambiado, aplicando un marco de color negro y grueso. En el grupo “Estilos de imagen”,
aparecen varias opciones de contorno para las imágenes. Ahora haga clic sobre la segunda imagen. Haga clic sobre
el comando “Color”.
Se despliega una lista de opciones de color, para la imagen seleccionada. Haga clic sobre la opción “Saturación 0%”.
La imagen ha tomado un tono en blanco y negro. Este comando posee distintas variaciones de imagen que usted
puede aplicar. Ahora, de clic sobre la tercera imagen.
Haga clic en el comando “Efectos de la imagen”. Ubique el cursor sobre la opción “Bisel” de la lista desplegable.
Elija la opción “Convexo” de la nueva lista desplegable.
Observe, que la imagen adquiere un relieve en sus bordes. En el comando “Efectos de la imagen”, encontrará en
las varias opciones de efectos como, sombras, iluminados, bordes, entre otros.
Para finalizar esta lección, seleccione la última imagen y haga clic sobre el comando, “Quitar fondo”. De clic en el
icono “Mantener cambios”.
Observe, que esta imagen se ha recortado, suprimiendo el fondo para destacar lo relevante de la misma. es así
como Excel, permite ilustrar sus hojas de cálculo con variaciones de estilos y tamaños de imágenes cuando su
contenido lo requiera. Lo invitamos a explorar todas las herramientas y practique a su preferencia.
Tome una captura de pantalla
En esta lección aprenderemos cómo usar la herramienta que ofrece Excel, mediante la cual podrá capturar una
imagen instantánea, de las ventanas que estén activas en el escritorio e insertarlas en una nueva hoja de cálculo.
Excel, permite ilustrar los contenidos de sus hojas de cálculo, pero también, puede insertar capturas de pantallas
de ventanas activas.
Para empezar, haga clic en la pestaña “Insertar”. Vaya al grupo “ilustraciones” y haga clic sobre el comando
“Captura”. Como puede observar, aparece una lista de recortes de pantalla, de cada una de las ventanas activas.
Haga clic sobre la segunda imagen.
Esta herramienta, da la posibilidad de cambiar el tamaño de la imagen ajustando el alto y el ancho. Para esto vaya
a la pestaña contextual “Formato”, se ha insertado la nueva captura puede reducir su tamaño con el comando
“Alto” y digite el número “10” acepte con la tecla “Enter”.
Haga clic en la pestaña “Insertar”. Vaya al grupo “ilustraciones”, para continuar, inserte una nueva captura. Haga
clic en el comando “Captura”, haga clic sobre la tercera imagen.
Se ha insertado la nueva captura, puede reducir su tamaño con el comando “Alto” y digite el número “10” acepte
con la tecla “Enter”.
Como puede observar, la nueva captura ha quedado sobrepuesta en la anterior. Con el clic izquierdo presionado,
arrastre la imagen hacia el costado derecho de la anterior.
Usted, puede dar estilo a las capturas, haciendo clic en la punta de flecha de desplazamiento hacia abajo del grupo
“Estilos de imagen”. Elija la opción “Perspectiva biselada”. Seleccione la primera imagen y haga clic sobre el
comando “Efectos artísticos”. Observe, que se despliega una lista de efectos, seleccione la opción “Dibujo de línea”.
Haciendo clic sobre ella.
Usted acaba de aprender a insertar capturas de las ventanas activas en el momento del desarrollo de una hoja de
cálculo y ajustarlas a la posición, estilos y tamaño que usted desee.
Inserte formas y dibujos
En esta nueva lección, se aprenderá que el comando “Formas” tiene a su disposición una amplia gama de figuras
prediseñadas como círculos, flechas, cuadrados, rectángulos entre otras, que le ayudarán a mejorar sus tareas.
Se aprenderá a insertar y manipular formas prediseñadas.
Para empezar, haga clic sobre la pestaña “Insertar”. Ubique el grupo de Ilustraciones. Haga clic en el comando
“Formas”.
Observe que Excel, muestra una lista desplegable de una gran variedad de formas como líneas, rectángulos, flechas,
símbolos de diagramas de flujo y hasta burbujas de dialogo, que pueden ser insertadas y modificadas.
Para este ejercicio, haga clic sobre la forma “Llamada de Nube”, seleccione la celda “D10” haciendo clic sobre ella.
Como puede notar, se ha insertado un objeto en forma de nube en el interior de un cuadro, con una serie de puntos
a su alrededor que reciben el nombre de “Selectores”, desde donde se puede cambiar de tamaño y/o girar.
Haga clic sobre el “Selector” del borde inferior derecho y arrástrelo con el mouse hacia abajo. Ahora la forma que
se había insertado, tiene un nuevo tamaño.
En la “Cinta de opciones”, se activa una “Pestaña contextual” denominada “Herramientas de dibujo” donde
encontrará las distintas opciones de estilo.
Desplace el cursor sobre las opciones “Estilos de forma” y observe como el objeto insertado va cambiando de color
de relleno.
Haga clic en la punta de flecha de desplazamiento hacia abajo para desplegar todos los estilos de forma. Para este
ejercicio, elija el color “Azul, 1”. Haciendo clic sobre esta opción.
Haga clic sobre el comando “Efectos de forma”, se despliega una ventana, con varios efectos como sombras, bordes
iluminados, efectos 3D entre otros.
De clic sobre la opción “Iluminado” y de la nueva lista desplegable haga clic en el efecto “Oro 18 puntos iluminado”.
Observe que la apariencia de la forma ha cambiado de nuevo. Para continuar, haga clic sobre el comando “Relleno
de forma”.
Aparece una lista desplegable, donde hay varias opciones para agregar un relleno a la forma insertada. Haga clic
sobre la opción “Imagen”.23.
Observe que aparece una ventana con distintas alternativas de búsqueda de imágenes. Haga clic en el comando
“Imágenes en línea”, en el campo de texto escriba la palabra Excel.
Elija la imagen ubicada en la primera fila y haga clic en el icono “insertar”. Note que se ha insertado la imagen, en
el interior de la forma.
Para finalizar haga clic en el comando “Editar forma” del grupo “Insertar formas”.
Haga clic sobre la opción “Cambiar forma”. Seleccione la opción “Cinta perforada” del apartado “Diagrama de flujo”
haciendo clic sobre ella. Como puede observar la imagen ha cambiado en su forma, pero aún conserva su estilo.
Cree y edite diagramas con SmartArt
En esta lección usted aprenderá a manejar los diagramas “SmartArt”, son representaciones gráficas, que se pueden
crear de manera rápida y que comunica ideas en sus hojas de cálculo.
Mediante esta herramienta, Excel, ofrece una serie de formas prediseñadas como listas, diagramas de procesos,
organigramas y gráficos relacionales que permite crear ilustraciones de tipo profesional en sus hojas de cálculo.
Para empezar, haga clic en la pestaña Insertar, haga clic en ilustraciones, haga clic en SmarArt. Se abre la ventana
con la lista de gráficos SmartArt por grupos como son: Lista, proceso, ciclo, jerarquía, relación, entre otras. Haga
clic sobre el grupo “Imagen”.
Haga clic en la opción “Imágenes destacadas” y de clic en el botón Aceptar. Observe que se inserta un gráfico. A
continuación, se podrá personalizar. En el cuadro de descripción del gráfico, aparece cada uno de los cuadros y los
textos a insertar.
Para añadir una forma adicional, haga clic sobre el cuadro de texto del último recuadro, oprima la tecla “Enter”.
Para agregar la nueva forma, escriba “Office”. Ahora haga clic en el cajón de texto del primer recuadro del cuadro
de descripción y digite “Word”.
A continuación, haga la misma acción en el segundo recuadro y digite “Excel”. En el siguiente cajón, digite
“PowerPoint”.
Ahora que ya ha insertado texto al gráfico, también podrá insertar imágenes que lo ilustren. Haga clic sobre el
primer recuadro, haga clic en la opción IMÁGENES EN LÍNEA. Digite “Word” y acepte con la tecla “Enter”. Seleccione
la primera imagen y haga clic en el icono “Insertar”.
Haga clic sobre el segundo recuadro. Haga clic en la opción IMÁGENES EN LÍNEA y digite la palabra EXCEL y acepte
con la tecla Enter.
Elija la tercera imagen de la primera fila y haga clic en el icono “insertar”.

Nuevamente repita el paso anterior, digitando “PowerPoint”. Haga clic en la opción IMÁGENES EN LÍNEA y digite
POWERPOINT y acepte con la tecla Enter. Seleccione la tercera imagen de la primera fila y haga clic en el icono
“Insertar”.
Ahora, para último recuadro repita los mismos pasos, digitando “office 365”. Haga clic en la opción IMÁGENES EN
LÍNEA y digite OFFICE 365 y acepte con la tecla Enter, seleccione la segunda imagen y haga clic en el icono “Insertar”.
Usted Acaba de observar que a los estilos SmartArt se les puede insertar, textos e imágenes. Para terminar, haga
clic EN LA PUNTA DE FLECHA HACIA ABAJO DEL GRUPO “ESTILOS SmartArt”, haga clic sobre el estilo “Escena a vista
de pájaro”. Ahora, vaya al grupo “Diseños” Y HAGA CLIC EN LA PUNTA DE FLECHA HACIA ABAJO y haga clic en la
opción “Lista de imágenes continua”.
Haga clic en el botón “Cerrar (X)” del cuadro de descripción de la imagen. Como puede observar, el gráfico ahora
tiene un diseño diferente, pero su contenido sigue siendo el mismo.
Busque complementos en la tienda de Office
Usted podrá contar con aplicaciones o complementos que agregarán nuevas funciones a su interfaz de Excel. Se
podrá adquirir aplicaciones para los programas de Office y por supuesto para Excel, a través de la “Tienda Office”.
Para poder acceder a instalar fácilmente las aplicaciones, usted, debe iniciar sesión con su cuenta de Microsoft.
Tenga en cuenta que en lecciones anteriores se explicó la manera de crear una cuenta. Haga clic en el comando
“Mis complementos” de la pestaña “Insertar”.
Observe que se despliega una ventana que muestra las aplicaciones que ya son complemento de Excel. Haga clic
en el banner “Buscar más complementos en la Tienda Office”.
Aparece una ventana emergente, que muestra un listado de aplicaciones agrupadas por categorías. Puede
encontrar complementos educativos, financieros y utilidades diferentes.
Para este ejemplo, se instalará una aplicación para introducir símbolos y caracteres. Haga clic en la categoría.
“Productividad”
Haga clic en el botón “Agregar” del complemento “Símbolos y Caracteres”. Haga clic en “Continuar” para aceptar
los términos de uso de la aplicación.
Aparece una nueva pestaña denominada “Complementos” en la cinta de opciones de la hoja de cálculo. Lo que
indica que el complemento ya se instaló en Excel y que está listo para usarse. Haga clic en la celda “C4”. Haga clic
en la opción “Show” del grupo “Symbols and Characters” de la nueva pestaña.
Observe que aparece un panel en el costado derecho de la hoja de cálculo. Y en la primera pestaña se observan
grupos de símbolos como Emoticones, Flechas, Estrellas, números fraccionarios, etc. Haga clic en el botón
“Emoticons”
Se muestra una serie de símbolos. Haga clic en la segunda opción de la primera fila. Haga clic en la celda “C5”. Haga
clic en la cuarta opción de la primera fila del panel de Símbolos.
Haga clic en la celda “C6”. Haga clic en la primera opción de la tercera fila del panel de Símbolos.
Haga clic en la celda “C7”. Haga clic en la tercera opción de la primera fila del panel de Símbolos.
Haga clic en la pestaña “Languages”. Haga clic en la punta de flecha del cuadro de búsqueda del panel de Símbolos.
Observe la lista de idiomas a los cuales puede tener acceso, para ser seleccionados de acuerdo con su necesidad.
Haga clic en la pestaña “Subsets”.
Aquí podrá encontrar una infinidad de símbolos y caracteres de distintas características. Haga clic en la punta de
flecha. Así como ésta, Excel le ofrece muchas utilidades por medio de los complementos de la “Tienda Office”.
Mapas de Bing
Con la herramienta “Mapas de Bing”, podrá utilizar datos de ubicación. En lecciones anteriores, se aprendió que
Excel cuenta con varios complementos, dentro de los cuales, está Bing, que cuenta con herramientas incorporadas
como los mapas y el buscador inteligente.
En esta lección, usted podrá avanzar en el manejo del complemento “Mapas de Bing”. Para empezar, haga clic en
la celda “E2”. Mantenga presionada la tecla “Shift” y seleccione la celda “G8”. Vaya a la pestaña “Insertar”. Vaya al
grupo “Complementos” y haga clic sobre el comando “Mapas de Bing”.
Como puede notar se ha insertado un Mapa que refleja los datos seleccionados. Haga clic en el icono “Mostrar
ubicaciones” que se encuentra en la parte superior de la ventana, mapas de bing. Observe que, en el mapa aparece
la ubicación y un gráfico circular que señala y resume los datos que ha seleccionado. Para continuar, haga clic en
el gráfico circular del país “Dinamarca”.
Ahora aparece un cuadro de dialogo que muestra la información de los Ingresos y los gastos del país seleccionado.
De clic en el icono “Configuración” de la ventana del mapa. Note que se habilita un panel de control, donde se
puede elegir el tipo de mapa, puede elegir como visualizar los iconos de información y cambiar su color.
Haga clic en la opción “Vista Aérea” del apartado “Tipo de mapa”. Se ha cambiado el diseño del mapa, se podrá
seleccionar el que se acomode mejor a cada necesidad. Haga clic en la flecha del título “Configuración” y luego haga
clic en el icono “Filtros”.
En este apartado, podrá filtrar la información en el mapa, para señalar lo que se requiera. Haga clic en el cuadro de
selección “Seleccionar todo”.
Para finalizar, haga clic sobre el cuadro de selección del país “Chipre” y luego haga clic en el icono “Aplicar”. Note
como automáticamente el mapa muestra la información que se le ha solicitado. La aplicación “Mapas de Bing” le
ayudará a utilizar los datos de ubicación de una columna determinada y trazarlos en un mapa.
Para optimizar su utilidad, su ordenador debe tener conexión a Internet, debido a que todos los complementos de
la tienda de Office trabajan en línea.
Muestre los datos de forma gráfica
La herramienta “Gráfico Personas” facilita la explicación con mayor precisión de los datos de Excel. Este
complemento permite mostrar los datos de manera gráfica, con el fin de que se pueda expresar de manera más
fácil la información de una hoja de cálculo.
Para comenzar, Haga clic sobre la celda “D5”. Oprima la tecla “Shift” y haga clic sobre la celda “G21”, haga clic en
el icono “Gráfico Personas”, de la pestaña insertar, del grupo Complementos. Automáticamente, aparece un gráfico
de muestra. Haga clic sobre cualquier lugar del gráfico.
Haga clic en el icono “Datos” que aparece en la parte superior derecha del cuadro de gráfico. Haga clic en el cuadro
de texto “Título”, desplace el cursor del mouse con el clic izquierdo oprimido, haga clic en la tecla “Suprimir” y digite
la frase “Lista de compras”. Ahora, haga clic sobre el icono “Seleccione los datos”.
De clic sobre el icono “Crear” el grafico aparece actualizado, con los datos que se han seleccionado e ilustrado a
través de la herramienta Grafico Personas.
Esta aplicación posee tres tipos de gráficos, haga clic sobre el icono “Configuración” y seleccione el “Tipo 2”
haciendo clic sobre él.
Observe que el estilo de gráfico ha cambiado, pero la información sigue siendo la misma. Este complemento
también cuenta con siete distintos temas.
Haga clic sobre la opción “Tema” y seleccione “Tema 7” haciendo clic sobre él. También permite cambiar la forma
en que se presentan los datos.
Haga clic en la opción “Forma” y elija “Forma 8” haciendo clic sobre ella. Para finalizar, haga clic sobre la flecha del
título “Configuración”.
Esta herramienta, permite complementar los gráficos comunes y representar los datos de distintas formas.
Diseñe y edite gráficos
Se pueden representar los datos mediante gráficas que se visualizarán dinámicamente proporcionando una gran
herramienta de análisis. Una gráfica de Excel permite representar mediante líneas, superficies, barras o símbolos la
relación que guardan entre sí los datos y analizar el comportamiento de una actividad; tomando como referencia,
los valores que se obtengan en su tabla de datos.
Para empezar, haga clic en la celda “C2”. Oprima la tecla “Shift” y seleccione la celda “G13” haciendo clic sobre ella.
Ahora, haga clic sobre el comando “Insertar gráfico circular o de anillos” que se encuentra en el grupo “Gráficos”
de la pestaña Insertar y haga clic sobre la opción “Gráfico circular 3D”.
Aparece un diagrama en forma de círculo que muestra un resumen de los datos seleccionados en la tabla, lo que
facilita la comprensión y el análisis de los mismos. Adicionalmente en la parte superior aparece una pestaña
contextual de nombre “Herramientas de gráficos” que será útil para modificar el gráfico dándole un estilo personal.
Para que se puedan conocer cada uno de estos estilos, desplace el cursor por cada una de las opciones de “Estilos
de diseño”. Opción estilo de diseño.
De los estilos que acaba de observar, usted podrá elegir el diseño que se acomode a su necesidad. También puede
modificar la gama de colores, para facilitar la comprensión de los datos.
Haga clic en el comando “Cambiar colores”. De clic sobre la opción “Color 2”. Ahora haga clic sobre el icono “Agregar
elemento de gráfico”, del grupo Diseño de gráfico. Observe que aparece una lista desplegable, haga clic sobre la
opción “Etiqueta de datos”. De la ventana desplegable que aparece, elija con la opción “Llamada de datos”.
Como puede observar, ahora se han agrupado los datos en varios iconos en forma de llamada. Puede utilizar los
gráficos que desee, entre columnas, barras, áreas, entre otros. Haga clic sobre el comando “Cambiar tipo de
gráfico”. Haga clic en la opción “Columna”. Seleccione el gráfico de nombre “Columna agrupada”. Para finalizar
esta lección, haga clic en “Aceptar”.
Excel, a través de esta herramienta, ofrece una gran variedad de gráficos que podrá insertar y editar fácilmente
para lograr una mayor interpretación y análisis de los mismos.
Inserte un gráfico dinámico con una tabla dinámica automáticamente
En esta lección, Excel incorpora esta herramienta que le permitirá insertar automáticamente una tabla y un gráfico
dinámico al mismo tiempo, lo que permite ver los datos de forma resumida y seleccionar solo los que sean de mayor
interés a su tarea.
Esta herramienta cumple la función de agrupar la tabla dinámica, junto con la gráfica dinámica. Para entender como
combinar estas dos herramientas, haga clic en el comando “Gráfico dinámico”, del grupo Gráficos, de la pestaña
Insertar. Haga clic en la opción “Gráfico dinámico y tabla dinámica”. Haga clic en el icono “Aceptar”.
Como puede observar, aparece una nueva hoja de cálculo. Desde esta nueva hoja usted podrá definir los campos
de las áreas de filtrado.
Para continuar, arrastre con el mouse el campo “Cantidad” hacia el área “Valores”. Ahora, arrastre con el mouse el
campo “Descripción” hacia el área “Leyenda”.
Ahora repita la misma acción, con el campo “Tipo” hacia el área “Ejes”. Por último, arrastre con el mouse el campo
“Fecha” hacia el área “Filtros”. Note que a medida que se definen las áreas con los datos de los campos, la tabla
dinámica y el gráfico dinámico se van construyendo.
Observe que, en la parte superior de la hoja, en la cinta de opciones, se habilita la pestaña “Herramientas del gráfico
dinámico”; desde donde se puede darle el estilo que más se acomode a sus necesidades. Haga clic en “Estilo 2” de
la galería de “Estilos de diseño”.
Haga clic en el comando “Cambiar tipo de gráfico” y seleccione el tipo de gráfico “Barra” haciendo clic sobre él.
Acepte con la tecla “Enter”.
Utilizando esta herramienta, se puede tener una tabla y un gráfico dinámico simultáneos que optimizará el análisis
de la información de sus libros de Excel.
Visualice sus datos de manera tridimensional
Excel presenta la herramienta “Mapas 3D”, que le permitirá visualizar sus datos en 3D, haciendo evidentes datos
que posiblemente, no pueda ver en gráficos y tablas 2D. Además de permitir ver sus archivos en tercera dimensión,
esta herramienta le da la posibilidad de analizar, explorar e interactuar con información geográfica, capturar
escenarios y realizar videos guiados que pueden ser compartidos.
Para empezar, haga clic en la celda “D6”. Mantenga oprimida la tecla “Shift” y haga clic en la celda “E18”. Haga clic
en el icono “Mapa 3D”. Haga clic sobre el comando “Paseo”. Ahora puede apreciar la herramienta en la pantalla.
Para empezar a explorar, haga clic en “Etiquetas de mapa”. Haga clic en la punta de flecha “Nueva escena”. De la
lista desplegable, elija la opción “Nuevo mapa personalizado”.
Observe que ahora aparece una nueva ventana, donde se mantiene lo que aparecerá en la segunda escena. Haga
clic en el icono “Examinar imagen de fondo”. En este punto, usted puede crear nuevas escenas insertando imágenes
de extensión de archivo JPG, BMP o PNG, de planos de plantas o de rutas de transporte público.
Seleccione la última imagen y haga clic sobre el icono “Abrir”. Haga clic en el icono “Listo”. Ahora se ha añadido un
nuevo escenario. Haga clic sobre la “Escena 1”, En la opción “ubicación”, haga clic sobre el icono “Agregar campo”.
Elija la opción “País” del rango 1. Ahora aparecen en la gráfica señalados con puntos, cada uno de los datos de la
tabla de la columna países. Ahora haga clic en el icono “Agregar campo” de la opción “Alto” y seleccione la opción
“Ingresos”.
Como puede notar, se incorporan unas barras que indican el valor de la columna “Ingresos”. Ahora de clic en el
icono “Agregar campo” en la opción “Categoría” y seleccione la opción “País”. Haga clic en el comando “Nueva
escena” y seleccione la opción “Copiar escena 1”. Coloque el cursor sobre la barra verde que está ubicada sobre el
país “Colombia” y de clic sobre ella.
A continuación, usted podrá ver como se reproduce el paseo con las escenas anteriormente creadas. Haga clic
sobre la punta de flecha del comando “Reproducir paseo”. Para finalizar, seleccione la opción “Reproducir paseo
desde el principio” haciendo clic sobre ella.
Acaba de aprender cómo usar la herramienta “Mapas 3D” cuando usted tiene datos en una hoja de cálculo de Excel,
que cuenta con propiedades geográficas en formato de tabla mediante filas y columnas, que tienen nombres de
países, ciudades, longitudes y latitudes, para lograr visualizarlos de manera funcional y dinámica.
Cree Minigráficos
En esta nueva lección Excel, permite trabajar con gráficos que por su tamaño pueden ser insertados en una celda.
A diferencia de los gráficos normales que ocupan gran espacio y que se han visto hasta ahora, a través de los
Minigráficos usted podrá mostrar las tendencias de una serie de valores en tan solo una celda.
Para empezar esta lección, haga clic sobre la celda “J5”. Note que la tabla para este ejercicio, contiene información
de 4 estudiantes y sus calificaciones de los parciales de la materia de informática. Ahora, proceda a graficar los
valores con esta herramienta.
Haga clic sobre el comando “Columna” del grupo “Minigráficos”. Ahora aparece una ventana de “Crear grupo
Minigráficos”, para comenzar, se debe seleccionar el rango de celdas que se va a graficar. Haga clic sobre la celda
“D5”. Note que ahora aparece la celda con bordes de línea punteada, esto indica que se ha seleccionado
correctamente. Oprima la tecla “Shift” y haga clic sobre la celda “F5”. Ahora que se ha seleccionado un rango de
celdas, haga clic en el icono “Aceptar”. A partir de los datos seleccionados, se ha insertado un Minigráfico de barras
a la celda.
A continuación, haga clic sobre la celda “J6”. Haga clic sobre el comando “Línea” del grupo “Minigráficos”. Para
seleccionar el rango de datos que se quiere graficar, haga clic sobre la celda “D6” y arrastre el mouse hasta la celda
“F6”. Haga clic en el icono “Aceptar”.
Observe que se ha insertado un nuevo Minigráfico de línea de tendencia. Usted puede seguir graficando los
siguientes datos, para lo cual solamente tiene que ubicar el cursor en la esquina del borde inferior derecho de la
celda seleccionada hasta que aparezca el cursor en forma de cruz. Arrastre con el mouse hasta la celda “J8” y note
lo que sucede. Se ha insertado automáticamente el Minigráfico en las celdas restantes.
Observe también que aparece habilitada en la cinta de opciones la pestaña contextual “Herramientas para
Minigráfico” desde donde se puede cambiar el tipo de gráfico, seleccionar los puntos altos y bajos, cambiar el color
de los Minigráficos, entre otras OPCIONES. Haga clic sobre la celda “J5”. Haga clic sobre el comando “Color de
Minigráfico”. Seleccione el color “Rojo” del apartado “Colores estándar”. Haga clic sobre el cuadro de selección
“Punto alto” del grupo “Mostrar” y haga clic sobre el cuadro “Punto bajo” del grupo “Mostrar”.
Para finalizar, seleccione la opción “Estilo de Minigráfico oscuro #5” de la galería “Estilo” haciendo clic sobre ella.
Al igual que los gráficos normales, los Minigráficos serán de gran ayuda para que se puedan mostrar los datos de
forma clara y precisa optimizando su análisis.
Utilice Segmentación de datos para filtrar la información
La “Segmentación de datos” permite filtrar datos dándole una nueva apariencia, ya que utiliza componentes de
filtrado con botones, evitando desplegar las listas que generan las tablas dinámicas. Esta herramienta permite filtrar
rápidamente la información, proporcionándole cuadros con botones y adicionalmente indica el estado actual del
filtrado, lo que facilita la comprensión de lo que se pretende mostrar.
Para empezar, haga clic en la celda “B2”. Vaya a la pestaña “Insertar” y elija el grupo “Tablas” y haga clic en el
comando “Tabla”. En la ventana que aparece, haga clic en “Aceptar”. Se han creado filtros a los datos de la tabla.
Ahora, vaya al grupo “Filtros” y haga clic en el comando “Segmentación de datos”.
Observe que aparece una ventana, allí podrá elegir la información que quiere segmentar. Para este caso, haga clic
sobre el “Cuadro de selección” de la opción “Tipo de negocio”, “Ciudad” y “Asesor”, haga clic en “Aceptar” y note
lo que sucede. Como puede observar, se han creado tres nuevos cuadros que contienen la información de las
columnas que se han segmentado. Para continuar, haga clic en el botón “Itagüí” de cuadro “Ciudad”.
Note, que la tabla de datos se redujo y ahora solamente muestra los datos que se relacionan con la ciudad de Itagüí;
y los cuadros resaltan únicamente la información relacionada. Así, que con este tipo de filtro usted podría concluir
de forma analítica, que en Itagüí hay dos tipos de negocio (panadería y cigarrería), los cuales visita el asesor
Robinson.
Para continuar, haga clic sobre el “botón de filtro” del cuadro “Ciudad” para eliminar el filtro creado anteriormente.
Haga clic sobre la opción “Daniela” del cuadro “Asesor”. Usted puede personalizar los cuadros, utilizando las
opciones de la pestaña contextual “Herramientas de segmentación de datos”. Haga clic sobre el “Estilo de
segmentación de datos claro 2”.
Ahora el cuadro “Asesor” ha cambiado de color. Seleccione el cuadro “Tipo de negocio” haciendo clic sobre él. Para
finalizar, haga clic sobre el cuadro de texto del comando “Alto”, del grupo Tamaño. Digite el número “2” y acepte
con la tecla “Enter”. Como puede observar, los botones del cuadro “Tipo de negocio” han cambiado de tamaño, y
serán más funcionales si se están usando en dispositivos móviles u ordenadores de entrada táctil.
Usted acaba de comprobar que las segmentaciones de datos son opciones de filtrado fáciles de usar, que permitirán
filtrar los datos rápidamente, sin necesidad de desplegar listas para elegir los datos que desea filtrar.
Inserte una escala de tiempo para filtrar fechas
En esta lección se podrá insertar una “Escala de tiempo” y mantenerla con una tabla dinámica que permita cambiar
el periodo de tiempo siempre y cuando tenga datos con rangos de fechas. Excel, presenta esta nueva funcionalidad,
las Escalas de Tiempo, que le permitirán aplicar filtros en tablas dinámicas a partir de los datos que contengan
fechas. Para comenzar, vaya al grupo “Filtros” y haga clic en el comando “Escala de tiempo”. Aparece una nueva
ventana, haga clic sobre el cuadro de selección de la opción “Fecha”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Observe, que se ha insertado un cuadro cuyo contenido son las fechas de la tabla dinámica, estas fechas aparecen
en orden cronológico, desde la más antigua hasta la más reciente. Por defecto, filtra los datos por meses.
Haga clic cobre la “Punta de flecha” que aparece al costado derecho de la palabra “Meses” en el cuadro de la “Escala
de tiempo”.
De la lista desplegable que aparece con las opciones de filtro de fecha, seleccione la opción “Años” haciendo clic
sobre ella. Observe, que solamente se muestra el rango de datos con la información en años que tiene la tabla.
Ahora haga clic sobre el botón de la línea de tiempo que indica el año “2011”.
Ahora la tabla dinámica muestra solamente los datos relacionados con la selección que se insertó. Haga clic en el
botón de filtro del cuadro “Escala de tiempo” para eliminar el filtro anterior. Seleccione la opción “Trimestres” en
la lista desplegable del filtro haciendo clic sobre ella. Haga clic sobre la opción “2T” del año “2012”.
Nuevamente aparece modificada la tabla, esta vez se ha filtrado la información, mostrando únicamente los datos
que cumplen con esa característica. El estilo de la línea de tiempo también puede personalizarse. Haga clic sobre la
opción “Estilo de escala de tiempo claro 2” de la galería de “Estilos de escala de tiempo”. Ha cambiado el color del
cuadro de la “Escala de tiempo”. Haga clic sobre el campo de texto del icono “Ancho”, digite el número “30” y
acepte con la tecla “Enter”.
Para terminar, haga clic en el botón de filtro del cuadro “Escala de tiempo” para eliminar los filtros. Observe que
el cuadro de “Escala de Tiempo”, crea unos controles similares a la “Segmentación de Datos” pero estos están
diseñados para trabajar únicamente con rangos de datos en formato fecha.
Agregue un Hipervínculo
Excel a través de la herramienta “vínculo” le dará la posibilidad de obtener acceso rápido a la información
relacionada en otro libro, archivo o en un sitio web. Con esta herramienta, se mantiene la facilidad de acceder de
forma rápida a vínculos que requiera insertar en sus hojas de cálculo, ya sea que se encuentren en hojas de un
mismo libro o en documentos que tenga almacenados en otra parte de su ordenador.
Para empezar, haga clic en la celda “C21”. Vaya a la cinta de opciones y elija la pestaña “Insertar” finalmente haga
clic en el comando “vínculo”. Aparece una nueva ventana, desde allí podrá elegir los vínculos que requiere insertar
y desde que lugar lo hará. Haga clic sobre el vínculo “Autosuma” de la lista que aparece en el centro de la ventana.
Haga clic en el botón “Aceptar”.
Observe que ahora aparece el cuadro seleccionado, con las características de un hipervínculo, con un texto de color
azul y subrayado. Para verificar que esté habilitado, ubique el cursor sobre el hipervínculo y haga clic.
Automáticamente, se abre el archivo que ha vinculado a su hoja de cálculo. Haga clic en el botón “Cerrar” de la
“Barra de control”.
Ahora, ubique el cursor sobre la celda “F21” y haga clic sobre ella. Nuevamente haga clic en el comando “vínculo”.
y seleccione la opción “Páginas consultadas”. Haga clic sobre la opción que se encuentra seleccionada y acepte con
la tecla “Enter”. Se acaba de insertar un nuevo “Hipervínculo”, para ver lo que sucede haga clic sobre él. Observe
que ahora se abre un nuevo libro de Excel, que ha sido consultado anteriormente. Haga clic en el botón “Cerrar”
de la barra de control.
Existen otras maneras de insertar un hipervínculo a través del mouse. Haga clic derecho sobre la celda “I21”.
De la lista desplegable que aparece, haga clic sobre la opción “vínculo”. Ahora, haga clic sobre la opción “Lugar de
este documento” del apartado “Vincular a:”. Como puede notar, este libro de Excel contiene tres hojas de cálculo
activas con información en cada una de ellas que se muestran en el apartado “Seleccione un lugar de este
documento” y cada una de ellas posee un nombre distinto. Haga clic sobre la opción de nombre “Lista de opciones
de inventario”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Para finalizar, haga clic sobre el nuevo hipervínculo y observe lo que sucede. Automáticamente lo enlaza con la hoja
de cálculo vinculada a esa celda. Esta herramienta, igualmente permite vincular nuevos documentos y enlaces a
correos electrónicos.
Dibuje un Cuadro de texto
Excel también le da la posibilidad de añadir nueva información, ya sea en formato numérico o texto, insertando un
“Cuadro de texto”. Estos cuadros pueden incluir texto adjunto y se pueden ajustar y cambiar de tamaño, de acuerdo
a sus necesidades o preferencias.
Para empezar, haga clic sobre el comando “Cuadro de texto” del grupo “Texto” y luego mantenga el clic izquierdo
presionado y arrastre el mouse desde la celda “D4” hasta la celda “I14”. Observe como se ha insertado un cuadro
de texto al cual podrá hacerle modificaciones, y se ha activado la pestaña “Herramientas de dibujo”.
Haga clic en la pestaña “Formato” vaya al grupo “Estilos de forma” y haga clic sobre el comando “Relleno de forma”.
De la lista desplegable que aparece, haga clic sobre la opción “Imagen”. Aparece la ventana de opciones de “Insertar
imágenes”, seleccione la opción “Desde un archivo”. Haga clic sobre última imagen y haga clic sobre el botón
“insertar”. Observe que ahora, el cuadro de texto aparece relleno con una imagen.
Para continuar, haga clic sobre el comando “Contorno de forma”. Haga clic sobre la opción “Grosor” de la lista
desplegable que aparece. Haga clic sobre la opción “6 pto” de la nueva lista desplegable. Se le ha aplicado un borde
al cuadro de texto. Haga clic sobre el borde del cuadro de texto hasta que aparezca una cruz delgada con flechas y
desplace el mouse hacia la parte inferior de la ventana. Note cómo el cuadro de texto se ha desplazado
rápidamente.
Para continuar vaya a la galería de formas del grupo “Insertar formas” y haga clic sobre la forma “Elipse”. Arrastre
el mouse desde la celda “G10” hasta la celda “H15”, manteniendo presionado el clic izquierdo. Observe que se ha
insertado un nuevo cuadro de texto.
Para avanzar haga clic derecho sobre él. Observe que aparece una lista desplegable, elija la opción “Editar texto”
y escriba “Excel”. Nuevamente de clic derecho sobre la nueva imagen y en la lista desplegable, escoja la opción,
Estilo y de clic en la imagen verde, énfasis 6” de la galería de estilos de temas.
Usted puede complementar el contenido de sus hojas de cálculo, a través de los cuadros de texto que cuentan con
imágenes, textos, números, colores, bordes y demás.
Aplique contenido de encabezado y pie de página
Se pueden personalizar las hojas de cálculo, colocándoles encabezados, pie de páginas, número de página y la fecha
actual del documento.
Para empezar, haga clic sobre el cuadro de texto, del grupo texto y haga clic sobre el comando “Encabezado y pie
de página”.
Como puede observar, aparece un campo que se ha insertado en la parte superior de los rótulos de fila llamado
“Encabezado”. En el campo seleccionado escriba la palabra “Excel”. Haga clic en el campo de texto del costado
izquierdo. Haga clic en el comando “Hora actual” Y de clic en el cuadro de texto del costado derecho.
Note, que aparece la hora actual en el campo de texto. Para continuar haga clic en el comando “Fecha actual” de
la galería de “Elementos del encabezado y pie de página”.
Se ha terminado de personalizar el encabezado, ahora continúe ingresando los datos con el “Pie de página”. Haga
clic en el comando “Ir al pie de página” del grupo “Navegación”.
Vaya a la galería de “Elementos del encabezado y pie de página” y seleccione el comando “Nombre de archivo”
luego haga clic en el cuadro de texto del costado izquierdo.
Automáticamente se ha insertado el nombre del archivo en el campo del centro del pie de página. Continúe
haciendo clic en el comando “Número de página” y nuevamente haga clic sobre el cuadro de texto del costado
derecho.
Para finalizar, haga clic sobre el comando “Número de páginas. Se ha creado el pie de página completo. Acaba de
aprender cómo crear el encabezado y pie de página de las hojas de cálculo.
De esta manera, cuando haga la impresión de sus trabajos, en cada una de las hojas impresas aparecerá la
información que ha agregado.
Dé un toque artístico con WordArt
Mediante la herramienta “WordArt” usted puede darle un diseño diferente a sus títulos y rótulos, personalizándolos
aún más.
Para empezar esta lección, vaya al grupo “Texto” y haga clic en el comando “WordArt” Haga clic sobre la opción
número dos de la tercera fila.
Observe que aparece un cuadro de texto que pide insertar el texto que requiera. Para este ejercicio, digite la frase
“Informe de Ventas”. El texto ha sido insertado
Ahora ubique el mouse sobre el “selector” del costado derecho del cuadro hasta que salga una flecha de doble
punta. Arrastre con el mouse hacia el costado derecho para alargar el cuadro.
Note que en la parte superior de la pantalla se ha habilitado una pestaña contextual “Herramientas de dibujo” que
le permitirá dar un nuevo diseño a “WordArt”. Haga clic sobre la opción “color verde, énfasis 1” de la galería de
“Estilos de forma”.
Ahora que se ha agregado un estilo a la forma “WordArt”. Haga clic sobre el comando “Efectos de texto”.
De la lista desplegable que aparece, seleccione la opción “iluminado”. Haga clic sobre la primera opción de la cuarta
fila, (iluminado:18 puntos, verde)
Vaya al grupo “Estilos de forma” y haga clic sobre el comando “Efectos de forma”. Seleccione la opción “Sombra”
de la lista desplegable y de clic en la primera opción del apartado Exterior.
Usted acaba de aprender cómo utilizar las herramientas que Excel, ofrece para incorporar formatos de texto,
número e imágenes que complementan el diseño de sus informes en sus hojas de cálculo.
Agregue una Línea de firma
Con el comando Línea de firma, se podrá incluir una firma, personal, como texto o como imagen. En esta
oportunidad se aprenderá cómo agregar una firma digital, y como usarla en un libro de Excel.
Para empezar, vaya a la pestaña “Insertar”, seleccione el grupo “Texto” y haga clic en el comando “Línea de firma”
Aparece el cuadro de dialogo “Configuración de firma”, allí se debe insertar la información que va a aparecer en la
línea de firma.
Haga clic sobre el cajón de texto “Firmante sugerido” y digite: “Luis Diaz”. Ahora, haga clic en el siguiente cajón de
texto y escriba la palabra “director”.
En el cajón de texto de “Dirección de correo electrónico” escriba la cuenta oficina@informática.com.co.

Haga clic en el botón “Aceptar”.
Ahora puede observar que, en la parte inferior de la hoja de cálculo, se ha insertado un cuadro de diálogo, allí usted
puede incluir la firma una vez haya impreso el libro de Excel.
Si cuenta con una firma digital, haga clic derecho sobre el nombre y seleccione la opción firmar. Aparece una
ventana informativa que le indica que; si aún no cuenta con una firma digital, Microsoft le ayudará a obtenerla.
Para finalizar esta lección, haga clic en el botón “No”. Excel le hace la advertencia que el documento aún no se ha
firmado y la necesidad de hacerlo.
Las líneas de firma digitales de Excel son necesarias para comprobar la identidad del usuario firmante y confirmar
que el libro no ha sido modificado después de su firma.
Fije un objeto en el documento
En esta oportunidad, aprenderá como vincular objetos a una hoja de cálculo, como por ejemplo diapositivas de
PowerPoint, un texto de Word, clips de sonido y muchos más. Excel le ofrece esta herramienta que será útil cuando
se requiera insertar a las hojas de cálculo documentos en formatos como, Word, PowerPoint, PDF, etc., para tener
acceso a ellos o como parte de una presentación completa.
Técnicamente, es insertar un archivo fuente en un archivo destino volviéndose parte de este último. Para empezar,
haga clic sobre el comando “Objeto” del grupo “Texto”. Haga clic en el botón “Crear de un archivo”. Haga clic en el
botón “Examinar” para buscar el archivo que desea insertar. Observe que aparece habilitado el asistente de
búsqueda de archivos. Seleccione el archivo en formato PDF de nombre “Ajuste de tendencias” y haga clic en el
botón “Insertar”. En el apartado “Nombre de archivo” aparece la ruta del archivo que se va a insertar. Haga clic en
el cuadro de selección “Vincular”. Haga clic sobre el botón “Aceptar”.
Ahora aparece el documento en el libro Excel. Haga doble clic para acceder al archivo original. Haga clic en el botón
“Abrir”. Observe que se ha abierto el archivo desde el programa de visualización de documentos en formato PDF.
Haga clic en el botón cerrar.
Haga clic nuevamente en el comando “Objeto”. Haga clic en “Crear de un archivo”. Nuevamente haga clic en el
botón “Examinar”. Seleccione el archivo “Línea de tiempo 1” y haga clic en el botón “Insertar”. Haga clic sobre el
cuadro de selección de la opción “Vincular” y luego de clic sobre el botón “Aceptar”. Note que Excel, permite
insertar objetos con diferentes extensiones de archivo. Haga doble clic sobre el objeto insertado. Como puede ver
se ha abierto el archivo desde el procesador de texto “Microsoft Word”. Haga clic sobre el botón “Cerrar” de la
barra de control.
Ahora inserte un archivo como icono. Haga clic nuevamente en el comando “Objeto”.
Haga clic en “crear un archivo”. Haga clic en el botón “Examinar”. Seleccione el archivo PDF “Microsoft PowerPoint-
La hoja de cálculo Excel” y haga clic en el botón “insertar”. Haga clic en los cuadros de selección de las opciones
“Vincular” y “Mostrar como icono” y luego haga clic en el botón “Aceptar”. Observe que; a diferencia de los archivos
insertados anteriormente, este se ha insertado como un icono.
Haga doble clic sobre el icono del archivo insertado. Haga clic en el botón “Abrir”. Como puede notar se ha abierto
el documento PDF. Para finalizar, haga clic sobre el botón “Cerrar”.
Agregue Ecuaciones matemáticas al documento
En esta lección se aprenderá a diseñar ecuaciones más complejas, a través de la gama de ecuaciones que incorpora
Excel con diferentes estructuras y símbolos matemáticos. Excel permite insertar y editar ecuaciones matemáticas,
desde la galería de plantillas que contienen fracciones, integrales, sumatorias y una serie de símbolos que usted no
siempre puede encontrar en su totalidad en el teclado.
Para empezar esta lección. Vaya al grupo “Símbolos” y haga clic sobre el comando “Ecuación”. Aparece una lista de
ecuaciones matemáticas como la formula cuadrática, el teorema de Pitágoras, etc. Haga clic en la fórmula “Teorema
binomial”. Se ha insertado la fórmula en la hoja de cálculo.
Haga clic sobre la celda “I15”. Vaya a la pestaña “Insertar”. Vaya al grupo “Símbolos”. Nuevamente haga clic en el
comando “Ecuación” y seleccione la fórmula “Expansión Taylor”. Cuando usted inserta una ecuación,
automáticamente se habilita la pestaña contextual de diseño llamada “Herramientas de ecuación”. Desde este
editor de ecuaciones, puede elegir más de 150 símbolos matemáticos y puede editar y crear la fórmula que desee.
Con el clic izquierdo del mouse sostenido, arrastre el mouse y cubra la fórmula que acaba de insertar. Oprima la
tecla “Suprimir” y borre la fórmula insertada.
Para continuar digite la frase “Punto de equilibrio” en el cuadro de texto y haga clic sobre el comando “Fracción”,
de la pestaña contextual Herramientas de Ecuación. Haga clic sobre la opción “Fracción apilada”. Haga clic en el
cuadro de texto del numerador de la fracción insertada. En el cuadro de texto numerador de la fracción escriba
“CF+inversiones-amortizaciones”, haga clic en el cuadro de texto del denominador. Ahora, en el denominador de
la fracción escriba 1- y haga clic sobre el comando “Fracción”.
Haga clic sobre la opción “Fracción apilada”. Haga clic en el cuadro de texto del numerador de la fracción insertada.
En el numerador de la nueva fracción, escriba las letras CV, haga clic en el cuadro de texto del denominador. En el
denominador escriba la frase “Producción media” y haga clic en la tecla “Enter”. Como puede observar se ha
introducido una ecuación en una sola línea y otra con el editor de ecuaciones.
Ahora, inserte una ecuación con la herramienta “Entrada de lápiz de ecuación”, haga clic sobre la celda “I23”. Vaya
a la pestaña “Insertar”. vaya al grupo “Símbolos”, haga clic sobre el comando “Ecuación”. Seleccione la opción
“Entrada de lápiz de ecuación”. Ahora aparece habilitado un panel de edición, desde donde se puede digitar la
ecuación requerida. Con el clic izquierdo del mouse presionado, escriba la fórmula (a^x+b^y=c^z). Para finalizar,
haga clic en el botón “Insertar”.
Se ha creado una nueva ecuación matemática, desde el panel de entrada de lápiz de ecuación. De esta manera
Excel permite trabajar con fórmulas matemáticas para complementar los contenidos de las hojas de cálculo.
Añada símbolos que no encuentre en el teclado
En esta ocasión, usted aprenderá como elegir y utilizar símbolos matemáticos, que no puede encontrar en el teclado
de su computadora. En la herramienta “Símbolos” puede disponer de una gran cantidad de características para
insertar, dependiendo de las fuentes que se elijan.
Para comenzar seleccione la celda “E8”, de clic en el comando “Símbolos”, de la pestaña Insertar y haga clic en el
botón “Símbolo” de la ventana desplegable. Observe que aparece una nueva ventana, donde se encuentran los
símbolos y caracteres adicionales de Excel. Haga clic en la punta de flecha “Fuente”. Note que existen varios tipos
de fuente como fracciones (¼), caracteres internacionales (Ç, ë) y símbolos de moneda internacionales (£, ¥).
La fuente integrada Symbol incluye flechas, viñetas, símbolos científicos y algunos más especiales como Wingdings,
que incluye símbolos decorativos. Para este ejercicio, seleccione la fuente, texto normal. Seleccione el símbolo
“Marca registrada”, haga clic en insertar. Se ha insertado el símbolo en la hoja de cálculo, ahora haga clic en el
botón “Cerrar”.
Ahora, haga clic sobre la celda “F11”, de clic sobre el comando “Símbolos” de la pestaña “Insertar”. Haga clic en el
botón “Símbolo” de la ventana desplegable, elija el símbolo “Mayor o igual que” y haga clic en “Insertar”. Se ha
insertado el símbolo en la hoja de cálculo, ahora haga clic en el botón “Cerrar”.
Con esta herramienta, también se pueden escribir textos, haga clic sobre la celda “G14” de clic sobre el comando
“Símbolos” de la pestaña “Insertar”. Haga clic en el botón “Símbolo” de la ventana desplegable. Aparece un cuadro
con el abecedario en mayúscula y en minúscula. Digite la palabra “Excel” haciendo clic en el botón “Insertar” a
medida que selecciona cada letra. Haga clic en la letra E, haga clic en Insertar. Haga clic en la letra X, haga clic en
insertar. Haga clic en la letra C, haga clic en insertar. Haga clic en la letra E, haga clic en insertar. Haga clic en la
letra L, haga clic en insertar. Se ha insertado el símbolo en la hoja de cálculo. Haga clic en el botón “Cerrar”.
De esta manera, se aprendió como Excel permite complementar el contenido de las hojas de cálculo con la galería
de caracteres especiales que; en ocasiones, no trae el teclado o no se conocen los comandos abreviados.
Cree su propio estilo con un tema personalizado
Con esta lección, se aprenderá a dar un estilo propio a los documentos, a través de la combinación de colores,
fuentes y efectos que están disponibles en los diferentes temas.
Un tema en Excel es un conjunto de colores, fuentes, tramas y efectos predeterminados, que se pueden aplicar a
un libro. Para empezar, haga clic en la pestaña “Disposición de Página”, haga clic sobre el grupo “Temas”.
Observe cómo se despliega una lista de opciones de temas. Puede elegir el que mejor se adapte a su estilo. Para
este ejercicio, haga clic sobre el tema “Integral”. Note que, en el grupo, tanto los colores como la fuente y el tamaño
han cambiado, ajustándose a la nueva configuración que usted seleccionó. Haga clic en el comando “Colores”.
Esta herramienta muestra una gama y gran combinación de colores. Haga clic sobre la opción “Violeta” de la lista
desplegable.
Ahora la tabla aparece con un nuevo color de tema. haga clic en el comando “Fuentes” del grupo “Temas”, de la
lista desplegable, elija la opción “Calibrí”. Como puede observar se ha cambiado el tamaño y estilo de la fuente.
Para finalizar, haga clic sobre el comando “Efectos”. En esta opción tendrá disponible una galería con 15 tipos de
efectos, dentro de los cuales puede seleccionar el que más se acomode a su estilo.
Por defecto, los libros de Excel siempre aparecen con el tema Office, usted puede elegir dentro de los 40 temas que
Excel le ofrece para darle un nuevo estilo a sus documentos.
Ajuste el margen, la orientación y el tamaño de la página
En esta lección podrá aprender a definir la manera en que se presentará la impresión de los documentos de cálculo,
seleccionando el margen, tamaño y la orientación de la página. Cuando las hojas de cálculo contienen gran cantidad
de datos o varios gráficos, es necesario ajustar el tamaño del texto, el margen y la orientación, para imprimir con
mayor calidad.
Para empezar, haga clic en el comando “Márgenes”, de la pestaña Disposición de página. Se muestra una lista
desplegable con una serie de opciones con márgenes predeterminadas. Seleccione la opción “Estrecho” haciendo
clic sobre ella.
Para continuar haga clic sobre el comando “Orientación” del grupo “Configurar página”. Con este comando, se
podrá elegir la orientación, del contenido de las hojas de cálculo, entre vertical u horizontal, de acuerdo a la
cantidad de información que tenga.
En este caso, elija la opción “Vertical” haciendo clic sobre ella. En seguida, de clic en el comando “Tamaño”. Excel
presenta, varios tamaños de hoja de cálculo que ya están preestablecidos, dentro de los cuales usted puede elegir
el que esté acorde con su necesidad.
Para este ejercicio, seleccione la opción “A4” haciendo clic sobre ella. Note que, hasta ahora, la hoja de cálculo no
ha mostrado aparentes cambios. Haga clic en la punta de flecha del grupo “Configurar de página”. Ahora aparece
una ventana con las opciones de configuración de página. Haga clic en el botón “Vista preliminar” se muestra una
vista preliminar de impresión, con la apariencia que tendrá la hoja de cálculo impresa.
En las opciones de “Configuración” se reflejan los cambios que ha realizado anteriormente. De clic en el vínculo
“Configurar página”. Haga clic sobre el cajón de texto de la opción “Ajustar al” y escriba el número “70” para ajustar
aún más el contenido al tamaño de la hoja. Haga clic en el botón “Aceptar”. Para finalizar, haga clic en la flecha
“Volver”.
Esta es la forma como usted, puede configurar el ajuste del contenido de las hojas de cálculo de Excel, para una
lograr una óptima impresión.
Establezca el área de impresión y los saltos de página
Con lección actual, se podrá aprender a establecer el Área de impresión, ajustando los “Saltos de página” en la hoja
de cálculo, para saber con exactitud el número de páginas que se van a imprimir.
Un “Área de impresión” es uno o más rangos de celdas que se seleccionan para ser impresas. Haga clic sobre la
celda “A1”. Mantenga presionada la tecla “Shift” y haga clic sobre la celda “G29”. Observe que aparece sombreado
el rango de celdas que usted ha seleccionado.
Haga clic sobre el comando “Área de impresión”. Seleccione la opción “Establecer área de impresión” y para
continuar presione la combinación de teclas “Control” “P” que es un comando abreviado de teclado para la
herramienta “Imprimir”.
Se visualiza la hoja de vista preliminar de impresión, solamente aparece el rango de celdas que seleccionó, esta
opción le ayuda a revisar que solo imprima lo que usted requiera. Ahora, haga clic en el botón “Regresar”.
Haga clic en el comando “Saltos”, de la lista desplegable que aparece, haga clic sobre la opción “insertar salto de
página”. Ahora, haga clic en la pestaña “Vista” vaya al grupo de “Vistas de libro” y haga clic en el comando “Ver
salto de página”. Note que la vista de la página, ahora aparece minimizado.
Ubique el cursor en la línea azul del costado inferior, hasta que aparezca un icono en forma de flecha de doble
punta, arrástrelo hasta la fila número “17”. Nuevamente oprima la combinación de teclas “Control” “P”.
Como puede observar, se ha seleccionado un área de la hoja de cálculo para imprimir, mediante el comando “Saltos
de página”. Para terminar, haga clic en el botón “Regresar”.
A través de esta herramienta, Excel permite imprimir solamente las áreas de las hojas de cálculo que requiera y así
evitar imprimir la hoja completa.
Elija una imagen y personalice su fondo
En esta lección, usted aprenderá a seguir personalizando sus hojas de cálculo, esta vez se hará a través de una
imagen de fondo, que podrá importar desde sus archivos del ordenador, el portal Bing o OneDrive personal.
Usted podrá personalizar el fondo de su hoja de cálculo insertando imágenes. Para empezar esta lección, haga clic
sobre el comando “Fondo”, del grupo configurar página. Haga clic en el vínculo “Examinar”. Seleccione la imagen
que lleva por nombre “Cruz” luego haga clic en el botón “Insertar”.
Observe que se ha insertado la imagen que se seleccionó como fondo de la hoja de cálculo. Ahora haga clic en el
comando “Eliminar fondo”. Nuevamente haga clic en el comando “Fondo”. En el cajón de búsqueda de “Bing”
escriba “Microsoft Office”. Acepte con la tecla “Enter”.
Seleccione la primera imagen de la primera fila, haga clic en el botón “Insertar”. Se ha cambiado el fondo de la hoja
de cálculo nuevamente.
Por último, use la opción de insertar imagen desde OneDrive. Haga clic en el comando “Eliminar fondo”. De nuevo,
haga clic en el comando “Fondo”. Haga clic sobre el vínculo “Examinar” de OneDrive.
Para finalizar, seleccione la cuarta imagen de la segunda fila haga clic en el botón “Insertar”. Es, así como “Excel”
permite personalizar sus hojas de cálculo con imágenes que le pueden dar una mejor apariencia a sus informes.
Elija las filas y columnas que se repetirán en las hojas impresas
En esta nueva lección, se presenta el comando “Imprimir títulos” que permitirá duplicar rangos de filas y columnas
en las hojas impresas, como Encabezados y pie de página. Esta herramienta es la indicada para imprimir una hoja
de cálculo que tenga varias páginas en las que se repiten filas o columnas, como títulos o etiquetas.
Para comenzar, haga clic sobre el comando “Imprimir Título”, del grupo configurar página. Observe, que aparece
un cuadro de diálogo, donde usted podrá configurar las filas y columnas que requiere que se repitan.
Vaya al apartado “Repetir filas en extremo superior” y haga clic en el icono “Selector de rango”. Aparece un nuevo
cuadro de diálogo. Haga clic sobre el rótulo de fila “2”. Note que aparece seleccionada toda la fila de rotulo “2” y
en el cuadro de dialogo aparece la información del rango de celdas que acaba de seleccionar.
Haga clic nuevamente sobre el icono “Selector de rango”. Haga clic sobre el botón “Vista preliminar”. Haga clic
sobre la punta de flecha hacia adelante del indicador de páginas y desplácese hasta la página 2 de la hoja de cálculo.
Como puede observar, se muestra el contenido de la hoja y el rango de celdas que seleccionó continúa como título,
ya que ha quedado fijo para todas las hojas impresas. Ahora, haga clic en el botón “Regresar”.
Nuevamente haga clic en el comando “Imprimir títulos”. Para continuar vaya al apartado “Repetir columnas a la
izquierda” y haga clic sobre el icono “Selector de rango” de clic sobre el rotulo de columna “B” acepte con la tecla
“Enter”.
Ya se ha seleccionado la columna que se va a repetir en las hojas impresas. Haga clic en el botón “Vista preliminar”.
En el cuadro “Indicador de página” escriba el número “3” y acepte con la tecla “Enter”. Note, que ahora aparece el
título de columna que también quedará fijo para las hojas impresas.
En este punto ya se han creado los títulos de fila y columna que se mostrarán en todas las páginas impresas, sin
importar la cantidad de páginas que tenga en la hoja de cálculo. Para finalizar, haga clic en el botón “Regresar”.
Ajuste la escala de impresión de las hojas
En esta lección usted aprenderá cómo manejar el tamaño real del documento, aumentando o disminuyendo el
dígito porcentual hasta ajustar la escala.
Excel, permite ajustar el tamaño de una hoja de cálculo cuando tiene muchas columnas, por medio de las
herramientas “Ajustar área de impresión”, de forma que el contenido se ajuste mejor a la página impresa.
Para empezar, haga clic en la punta de flecha del grupo Ajustar área de impresión. Haga clic sobre el botón “Vista
preliminar”.
Note, que la vista preliminar permite ver que el contenido de la hoja impresa, no se encuentra ajustado y que el
documento, se imprimirá en 24 hojas.
Para ajustar el contenido, haga clic en el icono “Regresar”. Haga clic sobre la punta de flecha del comando “Ancho”.
Aparece una lista desplegable, seleccione la opción “1 página” haciendo clic sobre ella. El comando “Alto” se debe
dejar en “Automático”.
Haga clic en la punta de flecha, del grupo Ajustar área de impresión, nuevamente. Vaya al apartado “Ajustar al:”
y digite el número “28” sobre el cajón de texto para ajustar el contenido al ancho y alto de la hoja. Para finalizar,
haga clic sobre el botón “Vista preliminar”.
Como puede observar, en el “indicador de página”, del documento se ha reducido a 3 páginas del mismo tamaño,
ancho y alto, después de haber aplicado los ajustes de la escala de impresión. A continuación, si cuenta con una
impresora de alta calidad, haga clic en el botón “Imprimir”.
Configure lo que desee que aparezca en su hoja impresa
Excel le da la posibilidad de configurar los factores que afectan la presentación de las páginas impresas, antes de
imprimir sus hojas de cálculo.
Este programa, permite imprimir encabezados de fila y columna y las líneas de cuadricula, lo que facilita leer y
referenciar el documento impreso. A continuación, verá como configurar las líneas de división.
Haga clic en los cuadros de selección de la opción “Ver” e “Imprimir” del grupo opciones de la hoja, líneas división.
Haga clic en la punta de flecha de opciones de la hoja. Haga clic en el botón “Vista preliminar”.
Note, que en la hoja impresa se mostrarán e imprimirán todas las líneas de cuadricula de la hoja de cálculo. Haga
clic sobre el vínculo “Configurar página”. En el cuadro que se despliega, seleccione la pestaña Hoja y haga clic sobre
el cuadro de selección “Encabezados de filas y columnas”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Observe que se han insertado los encabezados de las filas y las columnas a la hoja impresa, los cuales también
aparecerán, cuando se imprima el documento. Para finalizar, haga clic en el botón “Regresar”.
Note que, a través de esta herramienta, Excel permite imprimir líneas de cuadrícula, encabezados o etiquetas de
filas y/o columnas, para una o varias hojas de cálculo con más de una página.
Elija el marcador de posición para sus objetos
En esta nueva lección verá que Excel, cuenta con comandos que le ayudarán a definir la posición en la cual quiere
ubicar los objetos insertados en sus hojas de cálculo, permitiendo, traerlos al frente de los demás objetos o textos,
al igual que enviarlos hacia atrás.
Esta herramienta, será útil para ubicar en la posición que se requieran los objetos, e imágenes que se han insertado
en sus hojas de cálculo. Para empezar, haga clic en la imagen del costado izquierdo.
Con el clic izquierdo del mouse oprimido, ubique la imagen en el centro del cuadro inferior de la forma “SmartArt”.
Haga clic en el comando “Enviar atrás” del grupo “Organizar” Aparece una lista desplegable, seleccione la opción
“Enviar al fondo”.
Como puede observar, la imagen ahora se ha ubicado detrás del cuadro de la forma “SmartArt”. Haga clic en el
comando “Traer adelante”. Elija la opción “Traer al frente”.
Nuevamente, la imagen ha quedado sobrepuesta a la forma. Para continuar, mantenga presionado el clic izquierdo
del mouse, y arrastre la imagen del logo de Microsoft Word hasta el primer cuadro de la forma.
Tenga en cuenta que, por defecto, todas las imágenes aparecerán sobrepuestas a los cuadros de la forma. Continúe
haciendo el mismo ejercicio con la imagen del logo de PowerPoint y ubíquelo en el segundo cuadro de la forma.
En el tercer cuadro de la forma “SmartArt”, haga clic derecho. Elija la opción Editar Texto” haciendo clic sobre ella.
Escriba la palabra “Excel”. A continuación, seleccione la imagen del logo de Excel. Con la tecla de “Desplazamiento
hacia la izquierda”, ubique la imagen en el centro de la forma en la que acaba de escribir Excel, haga clic en la opción
“Enviar atrás”. Como puede observar, al enviar la imagen hacia atrás, el texto de la forma se sobrepone.
Excel permite interactuar con la formas, objetos e imágenes para hacer de ellas, el mejor complemento de sus hojas
de cálculo.
El panel de selección
Esta herramienta es útil, cuando se cuenta con una gran cantidad de objetos en la hoja de cálculo, el panel de
selección se desplegará y mostrará en una lista cada uno de ellos. Ya que en ocasiones es dispendioso y se dificulta
un poco el organizar los objetos, imágenes y formas, el panel de selección permite ocultar o mostrar los elementos
de acuerdo a la necesidad de información.
Para empezar, seleccione el cuadro “Office”. Haga clic en el comando “Panel de selección”, del grupo organizar.
Aparece habilitado un panel lateral en el costado derecho de la ventana, donde usted podrá decidir que objetos se
mostrarán y cuales se ocultarán. Para ocultar algunos de sus elementos, haga clic sobre vínculo “Diagrama 1”
Para terminar esta lección, haga clic en el ojo, para que se visualicen nuevamente.
Funciones de Autosuma y Recientes
En esta lección podrá conocer las funciones de Excel que se incorporan, las cuales permitirán realizar todo tipo de
cálculos matemáticos básicos. Una de estas funciones, es la “Autosuma”, mediante la cual se pueden agregar
cómputos rápidos a las hojas de cálculo, como una suma, un promedio, entre otros.
Para empezar, haga clic en la celda “C31”. Haga clic en la punta de flecha del comando “Autosuma”, del grupo
biblioteca de funciones, de la pestaña Fórmulas. Aparece una lista desplegable que muestra las funciones más
comunes de esta categoría. Haga clic en la opción “Suma”.
Como puede observar la función “Suma” automáticamente arroja el valor de las celdas con formato número que la
anteponen. Ahora haga clic en la celda “D31”. Haga clic en el comando “Insertar Función”. Se abre un nuevo cuadro,
que presenta las opciones de “Insertar función”. Elija la opción “Suma” haciendo clic sobre ella. Haga clic en el
botón “Aceptar”.
Observe que aparece habilitado un nuevo cuadro “Argumentos de función” desde donde usted podrá seleccionar
los argumentos que van a operar con esta función. Haga clic en el icono de selección de rango de celdas. Ahora,
haga clic en la celda “D7”. Mantenga la tecla oprimida “Shift” y haga clic en la celda “D30”. Note que aparece el
rango de celdas a sumar. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Ahora se ha encontrado el producto de los datos de la columna” D”, continúe con el ejercicio, y ahora halle el
producto de la suma de las siguientes dos columnas. Ubique el cursor en la parte inferior derecha de la celda “D31”
hasta que aparezca una figura en forma de cruz, mantenga presionado el clic izquierdo y arrastre el mouse hasta la
celda “F31”. Como pudo observar, Excel automáticamente repite la misma función en las celdas siguientes, lo que
permite ahorrar tiempo en la ejecución de procesos similares.
Haga clic en la celda “G31”. Nuevamente haga clic en la punta de flecha del comando “Autosuma”. En la lista
desplegable que aparece, haga clic en la opción “Promedio”. Como puede observar, ahora aparece el promedio del
rango de celdas, con formato número. Para finalizar esta lección, haga clic en el comando “Usado Recientemente”
Esta opción optimiza su trabajo, al mostrar de manera rápida, las funciones que ha utilizado recientemente o han
sido de más uso.
Es así, como a través de la “biblioteca de funciones” Excel, permite realizar toda una variedad de cálculos que
requiere en la elaboración de sus informes.
Funciones Lógicas y Financieras
En esta nueva lección verá como Excel también incluye cálculos de orden financiero y permite realizar pruebas
lógicas.
A través de esta herramienta se pueden crear pruebas lógicas, que le ayudan a verificar si la información contenida
en la tabla es correcta o en su defecto, proporcionar el resultado que se requiere.
Para empezar, haga clic sobre la celda “G5”. Haga clic sobre el comando “Lógicas”, de la pestaña Formulas. Observe
que aparece una lista desplegable; haga clic sobre la función “Y” para ingresar los argumentos de la función. Haga
clic en la celda “C5”. Ingrese la cadena “mayor o igual a 12”.
Lo que indica, que la primera condición que debe cumplirse, es que el valor de la celda “C5” sea mayor o igual que
12. Haga clic en el campo “Valor lógico 2” Haga clic en la celda “D5”. Ingrese la cadena “Mayor o igual que 12”.
Para continuar haga clic en el campo “Valor lógico 3”, seleccione la celda “E5” e ingrese la misma cadena de los
pasos anteriores. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Note que en la celda en la cual se introdujo la función presenta el valor verdadero, esto significa que todas las celdas
seleccionadas cumplen con esta condición.
Para continuar, arrastre la función haciendo clic, sobre la esquina inferior derecha de la celda que se encuentra
activa hasta que aparezca una figura en forma de cruz y arrastre el mouse con el clic izquierdo presionado hasta la
celda “G8”.
Como puede observar, en la tabla aparecen dos filas donde el resultado que arroja es “Falso”, esto significa que
una o más celdas contienen información distinta a la condición que se solicitó en los argumentos de la función.
Ahora, haga clic en la celda “H5”. Haga clic en el comando “Lógicas” de nuevo. En la lista desplegable que aparece,
haga clic en la función “SI”. Continúe usando los datos de la columna “F” para esta condición, esto dará como
resultado un “Aprobado” o “No aprobado” si el promedio está dentro del rango que se ingresa en la función.
Haga clic sobre la celda “F5”. Ingrese la cadena “Mayor o igual que 14”. Haga clic en el campo “Valor si verdadero”.
Digite la palabra “Aprobó”. Ahora haga clic en el campo “Valor si falso” y digite la palabra “No aprobó”. Haga clic en
el botón “Aceptar”.
Como se puede observar, los datos de la primera fila cumplen con la condición argumentada. Para continuar,
mantenga el clic izquierdo presionado y arrastre la función hasta la celda “H8”.
Lo que se puede observar en el resultado que arroja la tabla, es que, solo un estudiante no cumple con el promedio
para aprobar el curso de acuerdo a la condición establecida.
Para finalizar, haga clic en comando “Financieras”, además de las funciones lógicas que acaba de aprender, Excel
también tiene incorporadas las funciones financieras que permitirán realizar cálculos como la amortización y
calcular tasas de interés que le ayudarán en el desarrollo de modelos financieros.
Funciones de Texto, Fecha y Hora
Excel muestra también las funciones de, Texto, fecha y hora, que le ayudarán a ser más eficientes en el manejo de
una hoja de cálculo.
Las funciones de texto de Excel permiten conectar cadenas de caracteres, a las de fecha y hora buscar, fechas
específicas y conocer la hora actual.
Para empezar, haga clic en la celda “E6”. Ahora adhiera, en esta celda una cadena de tres celdas mediante una
función de texto.
Para este ejercicio, la tabla presenta los nombres y apellidos de personas en columnas distintas, pero se van a unir
en una sola celda. Haga clic en el comando “Texto”, de la pestaña Formulas.
De la lista desplegable que aparece, haga clic en la función “Concat”. Haga clic en la celda “B6”. Haga clic en el
campo “Texto 2”. Use las comillas dobles dejando un espacio entre ellas, para ingresar el espacio que separa el
nombre y el apellido.
Haga clic en el campo “Texto 3” Seleccione la celda “C6” haciendo clic sobre ella. Haga clic en el campo “Texto 4”
Digite las comillas dobles dejando un espacio entre ellas. Por último, haga clic en el campo “Texto 5” y seleccione
la celda “D6”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Observe que ahora en la tabla aparecen los apellidos y nombres en una sola celda. Para continuar, haga clic en el
cuadro inferior derecho de la celda “E6” y arrástrelo hasta la celda “E9”.
Observe que se han completado las celdas seleccionadas con el nombre completo.
A continuación, utilice las funciones fecha y hora. Haga clic sobre la celda “H6”. Haga clic en el comando “Fecha y
Hora”. De la lista desplegable que aparece, elija la función “Hoy” y haga clic sobre ella. Haga clic en el botón
“Aceptar”.
La función “Hoy”, es una de las pocas funciones que no requieren especificar un argumento, solo basta con abrir y
cerrar los paréntesis de la función y automáticamente muestra el resultado como se vio en la celda H6. Ahora haga
clic en la celda “I6”.
Escriba el signo igual. Escriba la palabra “Ahora”. Observe que la herramienta “Autocompletar fórmulas” arroja la
coincidencia. Haga clic sobre la palabra “Ahora”. Para finalizar, cierre el paréntesis y acepte con la tecla “Enter”.
Como puede observar la función “Ahora” le devuelve la información correspondiente al día y la hora actual.
Funciones Búsqueda y Referencia
En esta lección, Excel presenta dos nuevas funciones “Búsqueda y Referencia” que le permitirán encontrar valores
dentro de la hoja de cálculo, de acuerdo con los criterios establecidos en su búsqueda.
Esta herramienta, permite hacer consultas de contenidos o referencias de celdas. Su sintaxis contiene argumentos
que le ayudaran a localizar los datos dentro de un rango de celdas de Excel.
Para empezar, haga clic en la celda “D13”. Haga clic en el comando “Búsqueda y Referencia” ubicado en el grupo
“Biblioteca de funciones”.
En esta lección se aprenderá a usar las funciones “Buscar V” y “Buscar H” que le permitirán realizar búsquedas entre
columnas y filas. Para este ejercicio, se trabajará en una tabla, donde se registra el costo de los productos de aseo
y la cantidad adquirida.
Se debe averiguar qué artículo corresponde al código seleccionado. Para empezar, haga clic sobre la función “Buscar
V”. Observe que el primer atributo de la función es el valor buscado. Haga clic en la celda “D12”. Haga clic en el
campo “Matriz tabla”.
Note que este atributo corresponde a la tabla en la que se va a realizar la búsqueda. Tenga en cuenta que para esta
función es necesario incluir los encabezados de la tabla. Haga clic en la celda “B1”. Mantenga presionada la tecla
“Shift” y haga clic sobre la celda “E9”.
El tercer atributo de esta función, es la columna en donde está registrado el dato que se necesita. Haga clic en el
campo “Indicador columnas”. Escriba el número “2” en el campo “Indicador de columnas”. Haga clic en el botón
“Aceptar” para ver el resultado.
Note que aparece el nombre del artículo que corresponde al código ingresado. Para verificar que la función está
bien, cambie el código. Haga clic en la celda “D12”, escriba el número “1263” y acepte con la tecla “Enter”.
Observe que, automáticamente aparece el nombre del artículo al que corresponde el código. Ahora, seleccione la
celda “D14”. Haga clic en el comando “Búsqueda y Referencia” Seleccione la función “Buscar H”.
El primer atributo de la función, es el valor buscado. Haga clic sobre la celda “D13”. El segundo atributo, es la tabla
donde se realizará la búsqueda incluyendo los encabezados. Haga clic en el campo “Matriz_ buscar_ en”, con el clic
izquierdo del mouse presionado, arrastre desde la celda “B1” hasta la celda “E9”.
El último atributo, es la fila en donde se encuentra el dato que necesita. Haga clic en el campo “Indicador Filas”
Escriba el número “8”, haga clic en el botón “Aceptar”. Fíjese que aparece reflejada la cantidad de Papel de cocina
adquirido.
Por último, haga clic en la celda “D15”. Escriba el signo “igual” y la palabra “Buscar”. Como puede observar la función
“Autocompletar” refleja las funciones relacionadas con la palabra. Haga doble clic en la función “Buscar V”. Haga
clic en la celda “D12” para seleccionar el primer atributo de búsqueda y luego ingrese el separador “punto y coma”.
Con clic izquierdo presionado, arrastre desde la celda “B1” hasta la celda “E9” para seleccionar la tabla del segundo
atributo. Ingrese el separador “Punto y coma”. Para finalizar escriba el número “4” para seleccionar la columna de
la tabla de donde traerá el dato y cierre la función con el paréntesis. Acepte con la tecla “Enter”. Note que se
muestra el precio del producto adquirido.
Como se pudo observar las funciones de “Buscar V” y “Buscar H” sirven para buscar valores dentro de tablas con
gran cantidad de datos.
Funciones Matemáticas y Trigonométricas, Estadísticas e Ingeniería
En esta lección se aprenderá a usar las funciones de tipo Matemático que son las más usadas en la construcción de
fórmulas. Para un uso óptimo Excel, brinda una breve explicación en la sintaxis de cada una de las funciones.
Para empezar, haga clic en la celda “C13”. Haga clic en el comando “Matemáticas y trigonométricas”, en la pestaña
Formulas. Haga clic en la función “Potencia” de la lista desplegable. Haga clic en la celda “D7”. Haga clic en el campo
“Potencia”. Escriba el número “2”. Haga clic en el botón “Aceptar”. Note que, en la celda, aparece el resultado.
Ahora use la función “Redondear”. Haga clic en la celda “D13”. Ingrese el número “3.258”. Haga clic en la celda
“D14”. Haga clic en el botón “Insertar Función”, de la barra de fórmulas, para introducir los datos. Ubique y de
doble clic en la función “Redondear”.
Haga clic en la celda “D13”, para insertar el argumento de función del campo “Número”. Haga clic en el campo
“Número decimales”. Ingrese el número “2”. Este número indica la cantidad de decimales que se quiere que tenga
el resultado obtenido. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Fíjese el resultado que aparece en la celda. Ahora calcule el área de un circulo. Tenga en cuenta que la fórmula para
calcular el área del circulo es “el número PI por el radio al cuadrado”, así que se usarán dos funciones anidadas.
Haga clic en la celda “F13”.
Haga clic en el botón “Insertar función” de la barra de fórmulas. Haga doble clic en la función “Producto”.
Introduzca el nombre de la celda “D9” en el campo “Número 1”. Observe que se ha ingresado el operador de
potencia en el campo. Digite el número “2”. Haga clic en el campo “Número 2”.
Introduzca la palabra “PI” seguida del paréntesis de apertura y el de cierre. Haga clic en “Aceptar” para que pueda
observar el resultado.
Como se puede comprobar, las funciones matemáticas de Excel son utilizadas para ejecutar varias operaciones
aritméticas.
También existen funciones de ingeniería, estadística, compatibilidad, entre otras que son de gran utilidad para
realizar cálculos relacionados con la solución de problemas, análisis estadístico de datos, donde podrá obtener la
desviación estándar, distribución beta, etc.
Administrador de nombres
Un Administrador de nombres en Excel, es una celda o rango de celdas que tendrá un nombre específico y será
utilizado como referencia dentro de un libro. Sus fórmulas serán más fáciles de entender, si las administra
asignándole un nombre a la que usted considera que más utiliza.
Para empezar esta lección, haga clic en la celda “E6”. Mantenga la tecla “Shift” presionada mientras hace clic en la
celda “E16”. Haga clic en el comando “Asignar nombre” del grupo “Nombres definidos”.
Observe que se abre una ventana llamada “Nombre nuevo”. En el apartado nombre; por defecto, Excel le asigna el
primero. Usted puede modificarlo si así lo desea.
Para este ejercicio, se dejará con ese nombre. Haga clic en el apartado “Ámbito”. Se muestran dos opciones de
ámbito, “Libro” y “Hoja 1”. Esto indica que, se puede elegir si el nombre de ese rango estará disponible para todo
el libro de Excel o solamente para la hoja activa. Haga clic sobre la opción “Hoja 1”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Observe que en el “Cuadro de nombres” aparece el nombre del rango de celdas creado. Ahora; con el clic izquierdo
del mouse presionado, seleccione el rango de celdas “F6” y “F16”. Nuevamente haga clic en el comando “Asignar
nombre”. De clic en la punta de flecha del cuadro Ámbito. Seleccione la opción hoja 1. Haga clic en el botón
“Aceptar”.
En el “Cuadro de nombres”, aparece el nombre que se le ha asignado a este nuevo rango de celdas. Ahora, se harán
operaciones con el “Administrador de nombres”. Haga clic en la celda “G6”. De clic en la tecla de signo “Igual”.
Escriba el nombre “Costo”.
Observe que la función “Autocompletar” muestra el nombre asignado anteriormente. Haga doble clic sobre él.
Fíjese que automáticamente se han seleccionado el rango de celdas de la columna “Costo Unitario”. Ahora escriba
el signo de “Multiplicación”. Escriba la palabra “Cantidad”. La función “Autocompletar” arroja las coincidencias de
nombres con ese criterio. Haga doble clic sobre el nombre “Cantidad”. Acepte la función con la tecla “Enter”.
Observe que automáticamente Excel calcula el resto de las celdas que componen las columnas asociadas con la
fórmula. Para finalizar, haga clic en el comando “Administrador de nombres”.
Observe que se abre una ventana que se llama Administrador de nombres, donde aparecen los nombres de los
rangos de celdas que se han creado. Desde allí, puede modificar, eliminar o crear nuevos nombres.
Muestre, rastree y compruebe errores en las fórmulas
En esta nueva lección Excel, ofrece la herramienta “Auditoría de Fórmulas” que permite corregir errores en los
libros. Con esta herramienta, se podrá mostrar, rastrear y comprobar los errores que se puedan presentar a lo largo
del desarrollo en un trabajo.
Para empezar, haga clic en la celda “F4”. Haga clic en el comando “Rastrear precedentes” del grupo “Auditoria de
fórmulas”, de la cinta de opciones Formulas. La función “Rastrear precedentes”, muestra a través de flechas, las
celdas que afecta el valor de la celda que se encuentra seleccionada actualmente.
Note que está indicando que hay tres celdas vinculadas en este resultado. Ahora haga clic en la celda “D14”.
Haga clic en el comando “Rastrear dependientes” De la misma manera que la función anterior, refleja con las flechas
las celdas afectadas por el valor de la celda seleccionada. Haga clic en el comando “Quitar flechas”. Haga clic en el
comando “Comprobación de errores”.
Con esta función busca los errores más comunes de las fórmulas utilizadas en las tablas de los datos. Haga clic en
el botón “Aceptar”.
Haga clic en el comando “Mostrar fórmulas”. Como puede observar, en vez del contenido resultante, aparecen las
fórmulas. Lo que también permite realizar el seguimiento a las mismas. Haga clic en la celda “F23”. Note, cómo
automáticamente se muestran las celdas dependientes y procedentes de la celda seleccionada.
A continuación, aprenda a evaluar las fórmulas como otra manera de hacer auditoria. Haga clic en el comando
“Evaluar fórmula”. A través de la herramienta “Evaluar fórmula” se puede hacer el seguimiento a cada una de las
celdas dependientes y precedentes de la celda seleccionada. Haga clic en el botón “Cerrar”. Para finalizar,
nuevamente haga clic en el comando “Mostrar fórmulas”.
En esta lección, se pudo aprender, cómo a través de la Auditoria de Fórmulas, usted puede encontrar errores en
las fórmulas, rastreando el origen de las celdas que forman esta función.
Ventana de Inspección
En esta nueva lección podrá descubrir cómo supervisar los valores de determinadas celdas al tiempo que va
realizando cambios en la hoja de cálculo.
En esta herramienta de inspección de Excel permitirá supervisar los valores de las celdas que seleccione para tener
a la vista su resultado aun cuando esté trabajando en múltiples hojas de cálculo.
Para empezar, haga clic en la celda “F24”. Haga clic en el comando “Ventana Inspección”, de la pestaña Formulas.
Observe que aparece una nueva ventana donde se podrá supervisar la celda seleccionada. Haga clic en el icono
“Agregar inspección” de esa ventana.
Ahora aparece un nuevo cuadro de advertencia que permite decidir si se agrega esta inspección a la ventana. Haga
clic en el botón “Agregar”. Usted ha agregado una inspección a la ventana de la celda “F24”. Ahora, haga clic en la
celda “F11”. Escriba el número “52” y acepte con la tecla “Enter”.
Note, que ahora ha cambiado el valor en la ventana de inspección. Usted puede ubicar la ventana de inspección en
un lugar visible, donde no interfiera con las celdas. Con el clic izquierdo presionado sobre la ventana, arrastre el
mouse hasta la parte inferior de la hoja de cálculo, para ubicar la ventana de inspección.
Para continuar, agregue una nueva inspección. Haga clic sobre la celda “J22”. Ahora haga clic en el icono “Agregar
inspección” en la ventana de inspección. Haga clic en el botón “Agregar”. Note que aparece agregada una nueva
inspección.
Usted podrá agregar la cantidad de inspecciones que considere necesarias. Haga clic sobre la celda “G13”. Digite el
número “589”. Para finalizar, acepte con la tecla “Enter”.
Fíjese que el valor ha cambiado tanto en la celda inspeccionada como en la ventana de inspección. Ahora tenga en
cuenta que, al guardar el archivo, la información de la ventana de inspección también lo hará y se mostrará de
nuevo cuando requiera volver a utilizar el libro.
Matriz aleatoria
En esta lección se aprenderá a utilizar la función MATRIZ ALEATORIA en Excel. Es una función que pertenece a la
categoría “Matemáticas y Trigonométricas” que permite devolver una matriz de números aleatorios de forma
simple y rápida.
Para iniciar, haga clic en la celda A2. Haga clic en el comando “Matemáticas y Trigonométricas” del grupo “Biblioteca
de Funciones”.
Del panel que se despliega, haga clic en la función MATRIZALEAT. Observe que se abre una ventana para ingresar
los datos que necesita la función seleccionada, haga clic en el primer campo de texto denominado “Filas”, digite el
número “5” que son el número de filas sobre las cuales se generarán los números aleatorios. Haga clic en el segundo
campo “Columnas”, digite el número “5” que son el número de columnas que completan la selección desde A2
hasta E6
Haga clic en el tercer campo “Min” aquí se define el valor mínimo que se va a generar de números aleatorios. Digite
el número “1”, haga clic en el cuarto campo “Max” para definir el rango máximo que se deberá generar, digite el
número “100” y oprima la tecla “Enter”
Lo que significa que la función MATRIZALEAT va a generar números aleatorios entre el 1 y el 100. Haga clic en el
quinto campo “Entero” en este campo se decide si los números generados serán enteros o decimales. El número
“1” es para Enteros y el “0” para decimales, digite el número ”1” y haga clic en el botón “Aceptar”.
Observe como en el rango seleccionado, se han generado una serie de números enteros al azar. Haga clic en el
“Asistente de fórmulas”. Observe como se abre nuevamente la ventana “Argumentos de función” para ser editado.
Sobre el campo “Filas” digite el número “10” y haga clic en el campo “Entero”, borre el contenido del campo
seleccionándolo con el clic izquierdo del mouse y oprima la tecla SUPR, digite el número “0” y haga clic en el botón
“Aceptar”.
La tabla ha quedado completamente llena con números decimales generados aleatoriamente. Esta función es muy
práctica para realizar ejercicios donde sea necesario generar un número significativo de datos al azar.
Secuencia
En esta lección se aprenderá a hacer uso de la función “Secuencia”. La cual permite generar una lista de números
secuenciales en una matriz de forma simple y rápida. Haga clic en la celda A1. Haga clic en el comando “Matemáticas
y Trigonométricas” del grupo “Biblioteca de Funciones”, haga clic en la función “Secuencia” de la lista desplegable.
Observe que se abre una ventana denominada “Argumentos de función” donde se ingresarán los datos
correspondientes. Haga clic en el campo “Filas”, digite el número “10”, que equivale al número de filas que
conforman la matriz, haga clic en el campo “Columnas” y digite el número “5”, que equivale al número de columnas
que conforman la matriz.
Haga clic en el campo “Inicio”, digite el número “10”, para indicar a partir de qué número se generará la secuencia.
Por último, haga clic en el campo “Paso”, este campo define el valor a sumarle a cada número generado, a partir
del valor definido por el campo “Inicio”, digite el número “10” y haga clic en el botón “Aceptar”, para ejecutar la
función.
Observe como se ha completado la matriz con la secuencia de números, de acuerdo con los argumentos planteados
en la respectiva función.
Únicos
La función Únicos, es importante cuando se necesita eliminar datos repetidos o duplicados de un rango de datos
en una tabla de Excel.
Esta función pertenece al grupo “Búsqueda y Referencia” de la “Biblioteca de funciones” ubicado en la pestaña
“Fórmulas”. Permite devolver una lista con valores únicos de una lista o un rango específico.
Para empezar, haga clic en la celda C3, haga clic en el comando “Búsqueda y Referencia”, en la lista que se despliega
haga clic en la función “Únicos”. Note que se activa la ventana para ingresar los argumentos de la función.
En el campo “Matriz” ingrese el rango de celdas que se analizará. Haga clic en la celda B3, con la tecla SHIFT
oprimida, haga clic en la celda B28. Los otros campos de la ventana no es necesario cargarlos para efectos de este
ejercicio. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Observe como en la columna C, se muestran los nombres únicos hallados de la columna B. Ahora se hará el ejercicio
para hallar los nombres y apellidos únicos de las siguientes columnas.
Haga clic en la celda G3 escriba el signo “=” y la palabra “únicos”, haga doble clic sobre la función “UNICOS” que se
muestra debajo de la celda seleccionada, haga clic en la celda E3 y con la tecla SHIFT sostenida, haga clic en la celda
E28.
Digite los signos AMPERSAND COMILLAS ESPACIO COMILLAS AMPERSAND (&” “&), continúe, haciendo doble clic
en la celda F3. Con la tecla SHIFT sostenida, haga clic en la celda F28. Digite el signo “Cerrar paréntesis)” y oprima
la tecla “Enter”.
Observe como se ha mezclado la información de las dos columnas, arrojando un resultado de valores únicos en una
sola columna.
Importe datos de Access y de texto
En esta ocasión se conocerá la herramienta “Obtener y transformar datos, que permite importar a Excel, datos que
proceden de otras fuentes, como archivos de texto o bases de datos, para ser modificados o analizados en una hoja
de cálculo.
Para empezar, haga clic en el comando, “Obtener datos” del grupo obtener y transformar datos, de la pestaña
Datos. De la ventana que se despliega haga clic en la opción “Desde una base de datos”, en la nueva ventana
desplegable, haga clic en la opción “Desde una base de datos de Access”.
Se debe tener en cuenta que, para importar una tabla o consulta de una base de datos, se debe haber realizado el
proceso con anterioridad desde el gestor de datos “Microsoft Access”. Para continuar, haga doble clic en el archivo
de nombre “Market”. Observe que aparece una ventana en la que se debe seleccionar la tabla o consulta que quiere
importar.
Para este ejercicio, seleccione todas las tablas. Haga clic sobre el cuadro de selección “Seleccionar varios
elementos”. Para continuar se debe seleccionar cada una de las tablas que se desea importar. Haga clic en el cuadro
de selección de la tabla CONTACTO INMUEBLES DISPONIBLES.
Haga clic en el cuadro de selección de la tabla INMUEBLES VENDIDOS O ARRENDADOS, haga clic en el cuadro de
selección de la tabla PROPIETARIOS. Nuevamente, haga clic en el cuadro de selección de la tabla VENDEDORES
Haga clic en el botón “Cargar”.
Note que, en el lado derecho de la pantalla se despliega el panel “Consultas y Conexiones” con la relación de las
Tablas cargadas. Ubique el cursor del mouse sobre la primera tabla llamada “Contacto Inmuebles Disponibles”.
Observe como se muestra una vista previa de esta. Haga clic en el icono compuesto por tres puntos (…), de la lista,
haga clic en la opción “Cargar en…”.
Para finalizar la importación de las tablas, se debe elegir de qué manera se quiere importar los datos. Haga clic en
el círculo de selección “Tabla”. Haga clic en el botón “Aceptar”. Observe que la tabla se ha cargado en la Hoja 1 del
libro de Excel.
Ahora, ubique el cursor del mouse en la segunda tabla en el panel lateral derecho. En la vista previa de la segunda
tabla, haga clic nuevamente en el icono compuesto por tres puntos (…), de la lista, haga clic en la opción “Cargar
en…”. En la nueva ventana “Importar Datos” haga clic en el círculo de selección “Tabla”, haga clic en el círculo de
selección “Hoja de cálculo nueva”. Haga clic en el botón “Aceptar”. La tabla importada ha sido cargada en la Hoja 2
del libro de Excel.
Como puede observar, Excel permite importar datos de otras fuentes, para su posterior tratamiento. Ahora se
importarán los datos de un procesador de texto. Haga clic en la pestaña “Archivo”. Haga clic en el comando
“Nuevo”. Haga clic en “libro en blanco”. Haga clic en la pestaña “Datos”. Haga clic en el comando “Desde el
texto/CSV” del grupo “Obtener y transformar datos”. Se abre el explorador, haga clic sobre el archivo “Glucosa”.
Haga clic en el botón “Importar”.
Observe que, se despliega una vista previa del archivo de texto. Haga clic en la opción “Cargar”. El archivo importado
se muestra en la hoja de cálculo e igualmente se abre el panel lateral derecho “Consultas y Conexiones” desde
donde es posible editarlo, para darle el formato requerido.
Tenga en cuenta que, una vez finalizada la importación de datos, es posible que se modifique el archivo de origen;
y en algún momento, los datos importados a Excel no coincidan con los datos originales. Para evitar esto, es preciso
realizar una actualización de los datos para que en todo momento coincidan los datos originales con los datos
importados.
Actualice las fuentes de información importadas
Cuando se obtiene información de otras fuentes, puede que esta información esté sujeta a modificaciones por otros
usuarios, como sucede con la Web; por eso se deben actualizar, para estar seguros de tener siempre la última
información.
Esta opción, le permite actualizar consultas para obtener la versión actual de los datos externos, de manera que
cada vez que actualice los datos, podrá ver la versión más reciente con los cambios que se le han realizado.
Para empezar, debe ubicar el archivo de origen de datos, haga clic en el botón “Inicio” de Windows, escriba la
palabra “Glucosa” que es el nombre del archivo origen. Haga clic en el archivo de texto. Con el clic izquierdo
presionado, arrastre el cursor y seleccione la palabra “Glucosa”, escriba en mayúscula la frase “NIVEL DE GLUCOSA”.
De nuevo, con el clic izquierdo presionado, seleccione el texto “temperatura”, escriba en mayúsculas la frase
“TEMPERATURA EN GRADOS”. Haga clic al inicio de la palabra “enfermera”. Mantenga presionada la tecla “Shift” y
haga clic al final de la palabra “enfermera”, escriba en mayúscula la frase “GRADO DE ENFERMERA”.
Para continuar, utilice el comando de teclas abreviado “Control G” para guardar los cambios realizados en el archivo
de texto. Presione la tecla “Alt” y luego la tecla “Tabulación” para regresar al libro de Excel.
Proceda a actualizar los datos desde la tabla. Haga clic en la punta de flecha del comando “Actualizar todo” del
grupo “Consultas y Conexiones” de la pestaña Datos y del menú que se despliega, seleccione la opción “actualizar
todo”. Haga clic en el archivo “Glucosa”. Para finalizar, haga clic en el botón “Importar”.
Ya se ha actualizado la tabla de datos con la herramienta de actualización de conexiones, esto le será muy útil
cuando usted se conecte, a un origen de datos externos y pueda importar la nueva información. Cada vez que
actualice los datos, verá la versión más reciente de ellos
Texto en columnas
Esta herramienta permite dividir la información en varias columnas. Usted podrá utilizar el Asistente para convertir
texto en columnas cuando tenga un texto que desee dividir en varias celdas de la hoja de cálculo.
Para comenzar, haga clic en la celda “B4”. Haga clic sobre el comando “Texto en columnas”, de la pestaña Datos.
Observe que se habilita el asistente para convertir texto en columnas.
Este asistente le ayudará a colocar cada palabra del texto en una columna diferente. Debe asegurarse de seleccionar
la opción Delimitados ya que existe un carácter, que es el espacio en blanco, que delimita la separación de cada
palabra que desea colocar en diferentes columnas.
Haga clic en el círculo de selección de la opción DELIMITADOS, haga clic en el botón “Siguiente”. Observe que en la
parte inferior de la ventana aparece la vista preliminar.
Ahora usted debe elegir el carácter por el cual necesita hacer la división de la cadena de texto. Para este ejercicio,
es el espacio en blanco y por lo tanto debe asegurarse que esta opción se encuentre seleccionada. Haga clic en el
cuadro de selección de la opción ESPACIO. Haga clic en el botón “siguiente”.
En este último paso, seleccione el formato que le dará al texto entre las columnas. Elija el formato “Texto”. Haga
clic en el botón “Finalizar”.
Es, así como Excel mediante el comando Texto en columnas es de gran utilidad para esas ocasiones en las que se
necesita dividir textos extensos en varias columnas.
Relleno rápido
Esta herramienta le será útil en los casos en que necesite diligenciar información en las celdas.
En esta lección se conocerá la herramienta de Relleno Rápido de Excel, que le ayudará a llenar la información similar
de manera automática, pues predice el contenido de una columna adyacente.
Para este ejercicio, tiene una tabla donde encontrará una lista de nombres completos con número de documento
y ciudad de nacimiento, separe los nombres y los apellidos en distintas celdas de forma rápida.
Para empezar, haga clic en la celda “D4”. Escriba la palabra “Yamit” el cual, es el segundo nombre del ejemplo y
Ahora, haga clic en el comando “Relleno rápido”, del grupo Herramientas de datos y vea lo que sucede. Como puede
notar, la herramienta “Relleno rápido” ha tomado como referencia la columna “Nombre Completo” y ha previsto
el contenido de las demás celdas para autocompletarlas.
Compruebe haciendo un nuevo ejemplo. Haga clic en la celda “E4”. Escriba la palabra “Archila” y acepte con la tecla
“Enter”. De clic en el comando “Relleno rápido”.
Observe que sucedió, se ha completado la columna con la información correspondiente en relación de la columna
“Nombre completo”, tal cual como en el ejercicio anterior. Para finalizar, haga clic en la celda “F4”. Escriba la palabra
“Galvis” y acepte con la tecla “Enter”.
Nuevamente, haga clic en el comando “Relleno rápido”. Ahora, observe que en esta ocasión la columna fue
completada con el mismo criterio de entrada de texto, debido a que la información que se insertó no corresponde
a la celda de referencia.
Validación en datos
En esta nueva lección aprenderá que Excel le ofrece una maravillosa herramienta que le permitirá limitar los errores
al introducir la información en las tablas de datos, validando antes los datos.
Esta herramienta le ayudará a evitar la entrada de datos no validos en una celda. Para empezar, haga clic en la celda
“E5”. Presione la tecla “Shift” y haga clic en la celda “E27”. Para este ejercicio, valide que la palabra ingresada en
este rango de celdas, tenga cinco letras. Haga clic en el comando “Validación de datos”.
Observe que aparece una ventana “Validación de datos”, en el campo “Permitir” usted podrá elegir el criterio de
validación. Haga clic en el campo mencionado, para conocer las opciones. Haga clic en la opción “Longitud del
texto”.
Para conocer las opciones del campo datos, haga clic en este campo. Defina cuál es el criterio de evaluación que
mejor califica el dato ingresado en una celda. Haga clic en la opción “Igual a”. Haga clic en el campo “Longitud”.
Digite el número “5”.
Usted podrá obtener una validación más segura, si deshabilita la casilla del campo “Omitir blancos”. Haga clic en
esta casilla de verificación. Haga clic en la pestaña “Mensaje de entrada”.
Observe que aparece un cuadro, en esta ficha podrá escribir el texto que desea que se muestre al hacer clic en la
celda. Haga clic en el campo título. Digite la frase “Ingreso de datos”. Haga clic en el área de texto del campo
“Mensaje de entrada”. Escriba la siguiente frase “La palabra digitada solo puede contener cinco letras”. Haga clic
en la pestaña “Mensaje de error”.
Ahora, escriba en esta pestaña el texto que quiere que aparezca si el dato registrado en la celda no es válido. Haga
clic en el campo “Estilo”. Haga clic en la opción “Advertencia”. Haga clic en la caja de texto del campo “Título”.
Digite la palabra “Error”. Presione la tecla “Tab”.
Ahora, en el área de texto del campo “Mensaje de error” digite la frase “La palabra digitada no es válida”.
Para comprobar la funcionalidad, haga clic en el botón “Aceptar”. Haga clic en la celda “E12”.
Para continuar, observe el mensaje de entrada. Escriba la palabra “Destornillador”, acepte con la tecla “Enter”.
Fíjese, que el título de esta ventana y el mensaje de error, corresponde al que usted ingresó en el asistente de
validación de datos. Haga clic en el botón “No”.
Para avanzar, escriba la palabra “Clavo” y acepte con la tecla “Enter”. Para finalizar, elimine la validación de datos
creada. Haga clic en el comando “Validación de datos”. En la ventana “Validación de datos” haga clic en el botón
“Borrar todos”. De clic en “Aceptar.
Tenga en cuenta que de la misma manera que utilizó esta herramienta en el ejercicio, también puede realizarlo con
datos numéricos y fórmulas.
Consolidar
En esta lección, usted aprenderá a utilizar la herramienta de consolidación de datos que le permite resumir la
información de intervalos distintos en uno solo, obteniendo de manera automática su resultado.
Excel permite resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, en una hoja de cálculo maestra. La
herramienta “Consolidar” unifica la información de modo que sea más fácil actualizarlos y agregarlos. Para
empezar, agregue una nueva hoja de cálculo al libro de Excel. Haga clic en el comando “Consolidar” del grupo
“Herramientas de datos”.
Observe que aparece habilitado el asistente de la herramienta “Consolidar” desde donde se pueden especificar los
rangos de las hojas activas. Haga clic en el botón de “Selección de referencia” para seleccionar los rangos.
En este momento, seleccione los rangos de celdas de las hojas que quiere consolidar. Haga clic en la hoja de cálculo
de nombre “Enero”. Haga clic en la celda “B2”. Con la tecla “Shift” presionada, haga clic en la celda “D31”. De nuevo,
haga clic en el botón de “Selección de referencia”. Haga clic en el botón “Agregar” para insertar el primer rango de
datos seleccionado en el asistente de consolidación.
Para continuar, haga clic en el botón de “Selección de referencia” para seleccionar el segundo rango de datos que
desea consolidar. Haga clic en la hoja de nombre “Febrero”. Mantenga el clic izquierdo presionado y seleccione el
rango de celdas “B2 a D31” arrastrando el mouse. Haga clic en el botón “Selección de referencia”. De clic en el
botón “Agregar”.
De nuevo haga clic en el botón de “Selección de referencia”. Haga clic en la etiqueta de hoja “Marzo”. Nuevamente
seleccione un rango, arrastrando el mouse desde la celda “B2” hasta la celda “D31” con el clic izquierdo presionado.
Haga clic en el botón “Selección de referencia”.
De nuevo, haga clic en “Agregar” para insertar el último rango de celdas que acaba de seleccionar, en el asistente
de consolidación. Marque los cuadros de selección de rótulos en “Fila superior” y en “Columna izquierda” para
garantizar que los datos requeridos sean presentados adecuadamente.
Para finalizar, haga clic en el botón “Aceptar” para que Excel realice la consolidación de los datos que ubicará en la
hoja de Excel activa. Como se puede observar el comando “Consolidar” ayuda a recopilar la información de las hojas
de cálculo activas en una sola hoja de cálculo maestra de manera que se facilite crear sus informes o reportes
requeridos.
Relaciones
En esta lección conocerá la herramienta “Relaciones” que le permitirá crear o editar las tablas de datos desde la
relación que éste comando le permite hacer.
Una relación es una conexión entre dos tablas de datos, basada en una columna de cada tabla. Excel, da la
posibilidad de crear estas relaciones entre tablas, para que usted pueda hacer seguimiento de todos los datos en
una sola tabla dinámica.
Para empezar, cree la relación entre las horas trabajadas y el salario básico de los empleados de una empresa. Haga
clic en la celda “C3”. Con la tecla “Shift” presionada, haga clic en la celda “E12”.
Haga clic en la pestaña “Insertar”. Ahora, haga clic en el comando “Tabla” para darle formato de tabla a los rangos
de datos seleccionados y así, facilitar su administración y análisis de datos relacionados.
Observe que se abre un cuadro de información. Haga clic en el botón “Aceptar” para confirmar que la tabla si tiene
encabezados.
Ahora, arrastre el mouse manteniendo presionado el clic izquierdo desde la celda “H3” hasta la celda “J12”.
Nuevamente, haga clic en el comando “Tabla”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Ahora que se han creado las tablas de datos, debe crear la relación entre ellas. Haga clic en la pestaña “Datos”.
Haga clic en el comando “Relaciones” del grupo “Herramientas de datos”.
Se abre el administrador de relaciones. Haga clic en el botón “Nuevo”. Observe el nuevo asistente que aparece,
desde allí puede crear la relación entre las tablas. Haga clic en la punta de flecha del campo “Tabla” y seleccione la
opción “Tabla 1”.
Observe que ahora aparece el campo “Columna Externa” haga clic sobre la punta de flecha y elija la opción “Nombre
Completo”.
Para continuar, en los siguientes campos debe seleccionar la información que puede relacionar con la segunda
tabla. Para esto, haga clic en el campo “Tabla relacionada” y haga clic en la opción “Tabla 2”.
Ubique el cursor sobre el campo “Columna relacionada principal” y elija la opción “Nombre completo”. Ahora,
creada la relación entre las tablas. Haga clic en el botón “Aceptar” para confirmar.
Observe que nuevamente aparece el cuadro de administración de relaciones; debido a que, cuando se maneja gran
cantidad de información en las tablas de datos, Excel le permite crear varias relaciones entre ellas. Haga clic en el
botón “Cerrar”.
Para ver cómo funciona la herramienta “Relaciones”, debe crear una tabla dinámica. Haga clic en la pestaña
“Insertar”.
Haga clic en el comando “Tabla dinámica”. Deje la selección de las opciones del asistente como vienen
predeterminadas. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Observe que aparece en la nueva hoja de cálculo la tabla dinámica y en el panel se muestran los datos de la tabla.
Haga clic en el vínculo “Mas tablas” del panel “Campos de tabla dinámica”.
Ahora se abre un cuadro de dialogo que pide confirmar si desea crear una nueva tabla dinámica. Haga clic en el
botón “SI”.
Observe que en el panel “Campos de tabla dinámica” aparecen los encabezados de las dos tablas de datos. Arrastre
el campo “Salario básico” al área “Filas”
Para finalizar, arrastre el campo “Horas trabajadas” hasta el área “Valores”. Observe que se ha hecho la relación;
ahora, usted puede resumir por nombre completo del empleado, los datos de las tablas.
Esta herramienta es esencial cuando la información está dispersa en varias hojas o libros de cálculo.
Análisis de Hipótesis
En esta lección podrá aprender a probar los valores para las fórmulas de la hoja administrando escenarios, buscando
objetivos y tablas de datos.
Excel ofrece variedad de herramientas apropiadas para el análisis, que le permiten realizar cálculos especiales en
las hojas de cálculo. El “Análisis de hipótesis” se utiliza cuando se necesita conocer valores proyectados en
escenarios eventuales.
Para empezar, haga clic en la celda “E7”. Para este ejercicio cuenta con una tabla de referencia de datos que le
brinda información respecto al valor total de un producto teniendo como variables a analizar el valor por libra y la
cantidad de libras a adquirir.
En la tabla inferior, usted debe ingresar los datos que quiere proyectar. Para el caso de la fila la variable será la
cantidad de libras del producto; para lo cual, debe ingresar los datos desde el 20 hasta el 300 de manera progresiva.
Escriba el número “20” en la celda seleccionada y oprima la tecla “flecha de desplazamiento hacia la derecha”. En
la celda activa, digite el número “40”. Con la tecla “Shift” presionada, haga clic en la celda “E8”. Ubique el cursor
sobre el borde inferior derecho de la celda “F8”. Con el clic izquierdo del mouse presionado, arrastre hasta la celda
“S8”.
Como puede observar la herramienta de Autorrelleno ha completado los datos de manera progresiva hasta el
número “300”. Ahora, haga clic en la celda “D9”.
Para el caso de la columna, la variable será el valor por libra del producto que también aumentará de manera
progresiva desde el número 100 hasta el número 1.500. En la celda activa, digite el número “100” y acepte con la
tecla “Enter”.
En la celda activa digite el número “200”. Con la tecla “Shift” presionada haga clic sobre la celda “D8” nuevamente.
Ubique el cursor sobre la parte inferior derecha de la celda “D10”. Con el clic izquierdo presionado, arrastre el
mouse hasta la celda “D22”.
De esta manera se han definido las variables a ser analizadas y proyectadas. Haga clic en la celda “D7”. Ahora note
que esta celda es el punto de referencia de los datos de la tabla en donde se indicará la expresión del resultado de
lo que se va a calcular; es decir, se calculará el valor total que nace del producto de la variable “Cantidad de libras”
por la variable “Valor por libra”. Para esto, digite el signo “Igual”. Haga clic sobre la celda”C5” y acepte con la tecla
“Enter”.
Se han definido las variables en la tabla para generar los pronósticos que se desean obtener. Con esto ya definido,
haga clic sobre la celda “D7”. Haga clic en la celda “S22” manteniendo la tecla “Shift” presionada. Haga clic en el
comando “Análisis de hipótesis”. En el menú que se despliega haga clic en “Tabla de datos” Haga clic en el icono de
“Selección de referencia” del apartado “Celda de entrada fila”. Seleccione la celda “C3” haciendo clic sobre ella y
Ahora haga clic en el icono de “Selección de referencia” del apartado “Celdas de entrada “Columna”.
Haga clic en la celda “C4” y acepte con “Enter”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Note que la información de la tabla se ha completado con los pronósticos de los posibles eventos del producto
mediante las variables de cantidad y precio. Para finalizar, haga clic en la celda “C3” y digite el número “260”. Acepte
con la tecla “Enter”.
El “Análisis de hipótesis” es una poderosa herramienta que permite tabular las posibles combinaciones de los datos
de entradas considerados como variables para un efectivo análisis y tomar las decisiones más acertadas.
Predecir tendencias de datos
En esta lección usted podrá diseñar una tabla de valores históricos y realizar pronósticos mediante un gráfico con
líneas de tendencia. Excel, le permitirá realizar una previsión, creando una nueva hoja de cálculo desde una tabla
de datos históricos y pronosticar mediante un gráfico con líneas de tendencia dichos datos.
Una previsión puede ayudarle a predecir las futuras ventas como lo podrá hacer en este ejercicio. Como podrá
observar, los datos reflejan las ventas de una empresa por mes desde febrero del 2014 hasta junio de 2015. Los
demás datos serán pronosticados.
Para empezar, haga clic en la celda “C2”. Mantenga la tecla “Shift” presionada y haga clic en la celda “D36” para
seleccionar todos los datos de la tabla. Haga clic en el comando “Previsión”. Aparece habilitado el asistente de
cálculo de pronóstico. Haga clic en el vínculo “Opciones”.
Note que Excel automáticamente predeterminada el resultado. Haga clic en el cuadro de verificación de la opción
“Incluir estadísticas de previsión”. Para finalizar, haga clic en el botón “Crear”. Como puede observar, se ha creado
el pronóstico de ventas para los siguientes meses del año 2015 y 2016 mediante tabla de datos y gráfico de línea
de tendencia.
Es así que Excel permite diseñar pronósticos desde datos con intervalos numéricos y de fecha.
Agrupe, desagrupe y calcule las filas de datos relacionados
En esta lección, aprenderá cómo, tan solo utilizando tres comandos, podrá tener un mejor control de los datos y
realizar un cálculo rápido de los mismos.
Excel, mediante esta herramienta le permitirá mostrar un resumen con subtotales incluidos para cada una de las
categorías de los datos, cuando éstos sean muy extensos.
Para poder desarrollar este ejercicio, usted debe hacer una agrupación de filas y verificar que los datos se
encuentren ordenados para que esta herramienta funcione de la manera correcta.
Para empezar, haga clic en la celda “B2”. Mantenga la tecla “Shift” presionada, y haga clic en la celda “I27” para
seleccionar todos los datos. Fíjese que para este ejercicio cuenta con una tabla que muestra los datos
correspondientes a ventas de productos básicos en distintas ciudades con costos por peso, envío y total general.
Haga clic en la punta de flecha del comando “Agrupar” del grupo “Esquema”. De la lista desplegable que aparece,
haga clic en la opción “Autoesquema” y preste atención a lo que sucede. Aparece habilitado, en la parte superior
de la hoja de cálculo, un panel de control de esquema. Este panel le permitirá controlar el resultado de la
agrupación. Haga clic en el botón con el número “1”.
Ahora, observe que en la tabla se muestra únicamente la información en formato texto más la columna del total de
venta. Haga clic en el botón con el número “2”.
Ahora nuevamente aparece la tabla completa. Para eliminar esta agrupación haga clic en la punta de flecha del
comando “Desagrupar”. Haga clic en la opción “Borrar esquema” de la lista que se despliega.
Ahora aparece la tabla en su estado original. A continuación, se agruparán los datos de tal forma que en las
columnas de valores se arrojen los valores totales por columna. Haga clic en el comando “Subtotal”.
Note que aparece habilitado el asistente para la creación de agrupaciones. Haga clic sobre el cuadro de verificación
de las opciones “Cantidad Libras” y “Transporte” ya que son los que contienen valores numéricos. Haga clic en el
botón “Aceptar”.
Observe que ahora el panel de control de esquema aparece ubicado al costado izquierdo de la hoja de cálculo.
Desde allí, podrá realizar el resumen para su reporte. Haga clic en el botón con el número “1”. Ahora, los datos de
la tabla se han resumido mostrando únicamente el total del valor del transporte de envío, cantidad de libras el valor
total de los productos.
Haga clic en el botón con el número “2”. La tabla le muestra el total de libras de los productos, el costo de transporte
del producto y el costo total por ciudad. Para finalizar, haga clic en el botón con el número “3”.
Como puede observar, los datos se han agrupado por Ciudad generando automáticamente tanto subtotales como
totales de las columnas de “Cant. Libras”, “Transporte” y “Total”.
Excel contiene funciones fáciles de usar para agrupar y hacer esquemas, lo cual le permite minimizar la información
de hojas de cálculo complejas y que sea más fácil de navegar.
Corrija errores ortográficos y agregue sinónimos
Compruebe que sus informes y análisis de datos cuenten con las palabras correctas y una buena ortografía. Para
esto, utilice los comandos de “Ortografía” y “Sinónimos” que le permitirán hacerlo. Excel no solamente es un
procesador de hojas de cálculo numérico, también posee herramientas que mejoran la gramática del resultado.
Para conocerlas, previamente, se han incorporado errores ortográficos al documento para este ejercicio. Ahora
haga clic en el comando “Ortografía”. El asistente para corrección ortográfica detecta de forma automática las
palabras que se encuentren mal escritas y le permite modificarlas a su correcta expresión.
Inicia a buscarlas desde arriba hacia abajo y haciendo clic en los botones respectivos, se da la orden a Excel de:
omitir, agregar al diccionario, cambiar y autocorregir. Haga clic en el botón “Cambiar”. Ha cambiado la palabra mal
escrita por la correcta. Haga clic en el botón “Omitir una vez”, lo que indica que esta palabra se dejará como está
escrita, solo para este documento. Ahora haga clic en el botón “Autocorrección”.
Como puede observar, el asistente va cambiando las palabras una a una en la hoja de cálculo, lo cual garantiza que
los informes cuenten con una excelente ortografía. Para terminar, Haga clic en el botón “Cambiar todas”. Una vez
finalizada la revisión ortográfica, el asistente anuncia que la hoja de cálculo esta lista. Haga clic en el botón
“Aceptar”.
En ocasiones el lenguaje usado puede que no sea el apropiado y todo se debe a que se usan palabras incorrectas o
fuera de contexto, para encontrar las más adecuadas Excel y su herramienta “Sinónimos” le ayudará a corregirlas.
Haga clic sobre la celda “B12”. Haga clic en el comando “Sinónimos”. Observe que se habilita un panel al costado
derecho de la hoja de cálculo que le muestra un gran número de sinónimos de la palabra contenida en la celda
seleccionada. Elija la que más se ajuste al contexto. Haga clic derecho en la opción “Adquisición”. Ahora, haga clic
en la opción “Insertar”.
Observe que la palabra “Compra” ha sido cambiada por la palabra “Adquisición”. Haga clic en la celda “B14”.
Nuevamente haga clic en el comando “Sinónimos”. Haga clic derecho sobre la opción “Rediseño” que se muestra
en el panel de lista de sinónimos. Haga clic en la opción “Insertar” de la lista desplegable.
Al igual que en el ejemplo anterior Excel modifica automáticamente la palabra seleccionada en la celda. Es así como
se garantiza una excelente estructura gramatical de los informes desarrollados en este procesador de hojas de
cálculo.
Panel de recomendaciones
Mediante una “Búsqueda inteligente” se podrán observar definiciones, imágenes y más resultados del texto
seleccionado desde varias fuentes de información en línea.
La tecnología de Bing le ofrece a Excel más que simplemente definiciones. Al seleccionar una palabra o frase el
panel de recomendaciones se abrirá mostrando búsquedas destacadas de la web.
Para empezar, haga clic en la celda “F8”. Haga clic en el comando “Búsqueda inteligente”. Observe que en el panel
Datos que se abre al lado derecho de la pantalla se muestran tanto las búsquedas de texto como en imágenes por
orden de relevancia.
Haga clic en el primer resultado del apartado “Explorar Wikipedia”. Al seleccionar el resultado que se necesita,
automáticamente lo dirige a la web, donde reposa la información. Haga clic en “Cerrar” de la barra de control.
Ahora, haga clic derecho sobre la celda “F12”. Elija la opción “Búsqueda inteligente” de la lista desplegable. Al igual
que con la palabra anterior, se muestran los resultados en texto y en imágenes.
Esta herramienta busca resultados no solo de palabras, también de frases compuestas. Haga clic en la celda “J6”.
Haga clic en el comando “Búsqueda inteligente”. Ahora haga clic derecho sobre la celda “F3”. Haga clic sobre la
opción “Búsqueda inteligente”.
Como se pudo observar el comando “Búsqueda inteligente” permite encontrar definiciones, contenidos e imágenes
de las referencias de búsqueda que complementan el contenido de las hojas de cálculo.
Traducir el texto seleccionado a otro idioma
Este comando le ayudará a traducir información en otros idiomas. En esta lección descubrirá que Excel le permite
traducir textos como frases, párrafos o palabras individuales de sus hojas de cálculo en otro idioma.
Para empezar, haga clic en la celda “B1”. Haga clic en el comando “Traducir”. Observe que aparece habilitado el
panel, al costado derecho de la hoja de cálculo. El traductor de Excel le muestra el resultado que puede aplicar en
la celda seleccionada.
Ahora, haga clic en la celda “C8”. Haga clic en la punta de flecha del campo “A”. De la lista que se despliega, haga
clic en la opción “francés”.
De la misma manera que en el ejemplo anterior, el contenido de la celda “C8” ha sido traducido al idioma “francés”.
Para finalizar, haga clic en la celda “C14”. Haga clic en la punta de flecha del campo “A”. Cambie el idioma de salida
a “italiano”
Es, así como Excel le ayudará en la traducción de contenidos de las celdas para cuando su hoja de cálculo lo requiera.
Agregue comentarios en cualquier parte del documento
En esta lección aprenderá como introducir comentarios en cualquier parte del documento, para darle mayor
claridad a su información.
Esta herramienta de Excel, permite insertar comentarios a las celdas o rangos de celdas, que le serán útiles para
indicar revisiones, observaciones o explicar detalladamente el contenido de una celda.
Para empezar, haga clic en la celda “A2”. Haga clic en el comando “Nuevo comentario”. Aparece un recuadro donde
usted podrá escribir el comentario que requiere. Digite la frase “Un Crédito Académico es la unidad que mide el
tiempo estimado de actividad académica del estudiante”. Haga clic en el botón “Publicar”.
Ahora modifique el comentario. Sitúe el cursor sobre el recuadro del comentario y haga clic en la etiqueta “Editar”
Observe que se habilita la edición del texto del recuadro. Complete el comentario con el texto “Clase 2010” Haga
clic en el botón “Guardar”.
Haga clic sobre la celda “A17”. Haga clic en el comando “Nuevo comentario” y digite lo siguiente: “La antropología
es la ciencia que estudia los aspectos físicos y las manifestaciones sociales y culturales de las comunidades
humanas”. Haga clic en el botón para “Publicar”.
Haga clic en el comando “Mostrar los comentarios”. Fíjese que aparecen todos los comentarios que hasta ahora
usted ha insertado. Seleccione la celda “A2” haciendo clic sobre ella. Haga clic en el comando “Eliminar” del grupo
“Comentarios”.
Observe que el comentario que había insertado en la celda, se ha eliminado. Haga clic en el botón “Cerrar” de la
barra de control. Es, así como Excel le permite insertar recuadros informativos en las celdas para indicar cualquier
tipo de comentario.
Proteja un libro o una hoja de cálculo
En esta lección aprenderá, que usted puede impedir que un usuario modifique, mueva o elimine datos importantes
de una hoja de cálculo o de un libro de trabajo protegiendo determinados elementos con o sin una contraseña.
Con esta herramienta Excel permite mantener sus datos seguros, protegiendo tanto la hoja como el libro de cálculo.
Para comenzar, haga clic en el comando “Proteger hoja”.
Observe que aparece una nueva ventana con el asistente de opciones de protección de hoja. Allí, usted podrá
asignar una nueva contraseña y elegir las condiciones de seguridad que considere.
Haga clic sobre la casilla de verificación de la opción “Eliminar columnas” y “Eliminar filas”. Ubique el cursor en el
cuadro de texto del apartado “Contraseña para desproteger la hoja” digite la contraseña “ofimática web”. Haga clic
en el botón “Aceptar”.
Digite nuevamente la contraseña “ofimática web”. Haga clic en el botón “Aceptar”. Para verificar que se hayan dado
correctamente las condiciones de seguridad, haga doble clic sobre la celda “D12”.
Fíjese, que ahora la celda que acaba de seleccionar no permite ser modificada y adicionalmente aparece un cuadro
de advertencia que indica que las celdas que se intentan modificar están protegidas. Haga clic en el botón
“Aceptar”.
Haga clic en la hoja de cálculo de nombre “Configuración y cálculos”. Nuevamente haga clic en el comando
“Proteger hoja”. Digite la contraseña “ofimática web”. Haga clic en el botón “Aceptar”. Escriba nuevamente
“ofimática web”. Haga clic en el botón “Aceptar”. Haga clic en la celda “C13”.
Observe que nuevamente aparece el cuadro de advertencia, lo que indica que se ha protegido la segunda hoja. De
clic en el botón “Aceptar”. Haga clic en el comando “Proteger libro”. Tenga en cuenta, que usted puede elegir la
contraseña que desee para proteger el libro. Para este ejercicio utilice la misma con la que protegió las hojas de
cálculo. Escriba la palabra “ofimática web”. Haga clic en el botón “Aceptar”. De nuevo, digite “ofimática web” Haga
clic en el botón “Aceptar”. Haga clic en el botón “Cerrar” de la barra de control. De clic en el botón “Guardar”.
Verifique la seguridad del libro de Excel. Haga clic en el botón “Inicio”. Haga clic sobre el asistente de búsqueda
que se encuentra en la barra de tareas. Digite la palabra Excel. De clic sobre el icono “Excel”.
En la lista que se despliega de archivos recientes, haga clic sobre el nombre del archivo que acabó de cerrar. Como
puede darse cuenta el libro no permite insertar más hojas de cálculo y la mayor parte de los comandos se
encuentran deshabilitados.
Haga clic en “Proteger libro”. Digite nuevamente la contraseña “ofimática web”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Observe como se ha desprotegido el libro, los comando nuevamente se han habilitado. Ahora desproteja la hoja.
Haga clic en el comando “Desproteger hoja” y escriba la contraseña “ofimática web”. Haga clic en el botón
“Aceptar”. Para finalizar, haga clic en la celda “D13” Escriba el número “20”.
Note que las hojas se han habilitado nuevamente para ser modificada. De esta manera, Excel le permite asegurar
la información contenida en sus libros mediante contraseñas que le garantizará que usted nunca perderá su
información.
Visualice el documento de varias formas
En esta lección se aprenderá a visualizar el documento en pantalla completa, los saltos de página al imprimirlo y
una vista previa de cómo se verá el documento impreso.
Utilizando el grupo de comandos “Vistas de libro” podrá cambiar la forma de ver la hoja de cálculo activa. Por
defecto la vista actual es la normal; para empezar, haga clic en el comando “Ver salto de página”.
Esta opción muestra los saltos de página de la hoja de cálculo, de ser necesario, usted puede modificarlos y así
conseguir una óptima impresión, como se aprendió lecciones anteriores.
Ahora, haga clic en el comando “Diseño de página”. Con esta opción usted podrá saber cómo están configuradas
las páginas, si tienen encabezados y pie de página. Haga clic en la hoja “Gastos en el tiempo”.
Tenga en cuenta que, el tipo de vista solo modifica la hoja activa. Es así como usted podrá conocer las distintas
maneras de visualizar las hojas de trabajo que ofrece Excel y utilizarlas como mejor se acomoden a su necesidad.
Visualice el encabezado, la barra de fórmulas y las líneas de cuadrícula
Excel, le permite tener una mejor presentación de sus informes, ocultando las líneas de cuadricula, la barra de
fórmulas y los encabezados de fila y columna.
Para empezar, haga clic en el cuadro de verificación de la opción “Líneas de cuadricula”, de la pestaña vista, en el
grupo mostrar.
Para continuar, haga clic en el cuadro de verificación de la opción “Barra de fórmulas”.
Observe que ahora ya no aparece la barra de fórmulas y la hoja de cálculo se ha ampliado.
Para avanzar, haga clic en el cuadro de verificación de la opción “Encabezados”.
Para finalizar, haga clic en la hoja “Datos de la lista” y observe la diferencia.
Es así como Excel le proporciona herramientas para personalizar su hoja de cálculo y así usted pueda obtener una
mejor presentación de sus informes.
Amplíe la vista de la hoja de cálculo
En esta lección aprenderá a usar el comando “Zoom” que permite aumentar la vista de la hoja de cálculo para que
se pueda elegir un área específica de la hoja.
En Excel a través de esta herramienta, es posible obtener una vista más cercana de la hoja de cálculo o alejarla para
obtener una vista de la página con un tamaño reducido.
Para empezar, haga clic en la celda “D1”. Mantenga presionada la tecla “Shift” y haga clic en la celda “I20”.
Haga clic en el comando “Zoom” para ver las opciones que ofrece.
Por defecto, Excel mantiene un tamaño de hoja de cálculo predeterminado a un 100%. Para acercarla haga clic en
el círculo de verificación de la opción “Ajustar la selección a la ventana”. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Como puede observar, el rango de celdas que acaba de seleccionar se ha aumentado al alto de la ventana para una
mejor visualización.
Ahora reduzca un área, para esto haga clic nuevamente en el comando “Zoom”. Seleccione la opción “50%”
haciendo clic sobre el círculo de verificación. De clic en el botón “Aceptar”.
Observe que el rango de las celdas de la hoja de cálculo aparece reducido al 50% y por eso se dificulta la visualización
de su contenido. Haga clic en el comando “100%”.
Con esta herramienta, se puede aumentar la visual del contenido de una sola celda. Haga clic en el cuadro de texto
insertado sobre el rango de celdas “E6:G7”. Ahora, haga clic en el comando “Ampliar selección”.
Como puede observar este comando le permite ampliar el contenido que ha seleccionado. Para finalizar, haga clic
en el comando “Zoom” de nuevo. En el cajón de texto de la opción “Personalizado” digite el número “150” y de clic
en el botón “Aceptar”.
Como pudo observar, Excel le permite ampliar o reducir el área de trabajo con la herramienta “Zoom”. También
puede usar la barra de “Zoom” que se muestra en la parte inferior derecha de la pantalla.
Organice las ventanas abiertas
En esta oportunidad, se aprenderá a ocultar, dividir, organizar y duplicar una ventana del documento para que
pueda desplazarse por cada una de ellas y así facilitar el trabajo.
Aprenda como con esta herramienta de Excel se puede trabajar en varias hojas o libros de cálculo al mismo tiempo
mediante el grupo del comando “Ventana”.
Para empezar, haga clic en el comando “Nueva ventana”. Note cómo se ha duplicado la hoja de cálculo activa.
Ahora haga clic en la etiqueta de hoja de nombre “Citas”.
Es posible que usted vea las dos hojas en la misma pantalla sin tener que desplazarse por la barra de etiquetas de
hoja, haga clic en el comando “Organizar todo”.
Aparece habilitado el asistente “Organizar ventanas”. Usted puede organizar las hojas de cálculo en la ventana de
distintas formas. Haga clic en la casilla de verificación de la opción “Ventanas del libro activo”. De clic en el botón
“Aceptar”.
Como puede observar, ahora tiene disponible las hojas activas del libro de Excel en dos ventanas; lo que le permite
visualizarlas al mismo tiempo y observar los cambios que se realicen.
Haga clic en el comando “Ver en paralelo” ubicado en el grupo “Ventana”. Ahora, haga clic en la celda “C6”.
Haga clic en el comando “Inmovilizar” de esa misma ventana.
Cuando usted utiliza este comando puede mantener visibles un rango de filas y columnas mientras el resto del
contenido de la hoja de cálculo se desplaza a partir de la selección actual.
Haga clic sobre la opción “Inmovilizar paneles” de la lista desplegable. Con la barra de desplazamiento vertical
oprimida, desplácese sobre la hoja de cálculo y observe lo que sucede.
Fíjese que el rango de filas “1 a 5” han quedado fijas mientras las demás se han desplazado por la ventana. Para
finalizar, haga clic en el comando “Organizar todo”.
En el menú que se despliega, haga clic en el círculo de verificación de la opción “Cascada”

y luego de clic en el botón “Aceptar”.
Así es que, usted puede trabajar en varias hojas de cálculo al mismo tiempo cuando la tarea lo exige.
Introducción a las Macros
En esta lección conocerá la herramienta que le permite crear y ejecutar “Macros” con las que a través de un
conjunto de comandos le ayudará a automatizar las tareas repetitivas optimizando el tiempo y actividades en Excel.
Los macros son una forma fácil de programar una serie de órdenes. Tenga en cuenta que al activar la función
“Grabar un macro”, todas las operaciones que se realizan desde ese momento hasta finalizar la grabación quedan
registradas en la memoria del programa.
Para empezar esta lección, haga clic en el comando “Macros”. Aparece una lista desplegable, haga clic sobre la
opción “Grabar macro”. Ahora, aparece habilitado el asistente “Grabar macro”. En el campo de texto del apartado
“Nombre de la macro” digite la palabra “Totales”. En el campo “Tecla de método abreviado” ingrese la letra “Q”.
Observe que ahora en el campo “Guardar macro en” se indica el lugar donde se va a guardar la macro. Por defecto,
el cuadro activa la opción “Este libro”. No modifique este campo y haga clic en la opción “Aceptar” para empezar a
grabar esta macro.
Desde este momento todas las acciones quedarán grabadas en la Macro, así que tenga cuidado de cometer errores.
Note que en la barra de estado aparece un botón con un cuadro que le indica que se está grabando una Macro; de
tal manera que, para detener la grabación, bastará con hacer clic en este botón.
Haga clic en la celda “M6”. Haga clic en la pestaña “Inicio”. Haga clic en el comando “Autosuma”. Para continuar se
va a realizar una función de “suma” para totalizar los valores de las columnas de recaudo. Acepte con la tecla
“Enter”.
Seleccione la celda “M6” y mantenga el clic izquierdo presionado, arrastre el mouse hasta la celda “M19” para
autocompletar las siguientes celdas. Haga clic en el botón que ha aparecido en la barra de estado para detener la
Macro. Borre el contenido de ese rango de celdas oprimiendo la tecla “Suprimir”.
A continuación, para ejecutar la Macro, use el método abreviado que asignó al momento de crearla. Presione la
combinación de tecla “Control” y la tecla “Q”.
Existe otra manera de ejecutar la Macro, por medio del comando “Macros”. Nuevamente oprima la tecla “Suprimir”.
Haga clic en el comando “Macros”. Aparece una la lista desplegable, haga clic en la opción “Ver macros”. Como
puede notar, se encuentra seleccionada la única macro que se ha creado. Haga clic en el botón “Ejecutar”.
Note el resultado. Al ejecutar esta Macro, el contenido de las celdas que se han operado puede ser modificado y el
resultado cambiara de manera independiente de que la Macro haya sido grabada; ya que, lo que se ha guardado
son los pasos mas no los resultados.
Para finalizar, elimine esta Macro. Haga clic en el comando “Macros”. Haga clic en el botón “Eliminar”. Haga clic en
el botón “Si” para confirmar la eliminación.
Esta es la forma como, Excel permite automatizar las tareas que se puedan llegar a repetir en las hojas de cálculo.

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Vea y restaure versiones anteriores de un libro de trabajo

Abra múltiples ventanas para un libro de trabajo

Cambie entre los modos de cálculo automático y manual

Aplique colores y estilos a los bordes de las celdas

En el cuadro “Borde” haga clic en el botón Contorno.

Estadísticas del libro de trabajo

“Guardar Como” en un libro de trabajo

Digite la palabra “Ejercicio” y oprima la tecla “Enter” y de clic en “Guardar”

En el cuadro de texto, digite la palabra “EJEMPLO” y oprima la tecla “ENTER”

Copie, corte y pegue entre celdas

Aumente o disminuya el tamaño del texto

Observe como se ha cambiado el tamaño de la fuente utilizando estos sencillos comandos.

Aplique bordes y fondos a celdas

Alinee el texto a su gusto

Ajuste el texto largo

Combine y divida celdas

Note que en la celda “G3” aparece el texto como estaba inicialmente.

Asigne un formato al contenido de celdas

Observe que automáticamente al rango de celdas seleccionado se le ha dado un formato de “Moneda” y se le

Marque las tendencias y los modelos en los datos

Convierta un rango de celdas en una tabla con estilo

Inserte y elimine celdas, filas y columnas en una hoja o tabla

Cambie el alto y ancho de las filas y columnas

Ahora observe que solo aparece la información que se requiere.

Función Buscar y reemplazar datos

Resuma sus datos complejos en tablas dinámicas

Construya tablas fácilmente

Obtenga un conjunto personalizado de tablas dinámicas

Ilustre su hoja de cálculo con imágenes

Se aprenderá a insertar y manipular formas prediseñadas.

Cree y edite diagramas con SmartArt

Elija la tercera imagen de la primera fila y haga clic en el icono “insertar”.

Busque complementos en la tienda de Office

En el cajón de texto de “Dirección de correo electrónico” escriba la cuenta oficina@informática.com.co.

Elija las filas y columnas que se repetirán en las hojas impresas

Ajuste la escala de impresión de las hojas

Configure lo que desee que aparezca en su hoja impresa

Elija el marcador de posición para sus objetos

Funciones Búsqueda y Referencia

Funciones Matemáticas y Trigonométricas, Estadísticas e Ingeniería

Importe datos de Access y de texto

Predecir tendencias de datos

Agrupe, desagrupe y calcule las filas de datos relacionados

Corrija errores ortográficos y agregue sinónimos

Traducir el texto seleccionado a otro idioma

Agregue comentarios en cualquier parte del documento

Proteja un libro o una hoja de cálculo

Visualice el documento de varias formas

Visualice el encabezado, la barra de fórmulas y las líneas de cuadrícula

Para continuar, haga clic en el cuadro de verificación de la opción “Barra de fórmulas”.

Observe que ahora ya no aparece la barra de fórmulas y la hoja de cálculo se ha ampliado.

Para avanzar, haga clic en el cuadro de verificación de la opción “Encabezados”.

Para finalizar, haga clic en la hoja “Datos de la lista” y observe la diferencia.

Amplíe la vista de la hoja de cálculo

Organice las ventanas abiertas