Tesis Final

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
“JUAN PABLO PÉREZ ALFONZO”

IUTEPAL
EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE CUENTAS

POR PAGAR DEL GRUPO AÉREO Nº 6 DE LA FUERZA
AÉREA VENEZOLANA REGIÓN ARAGUA
Autor: María Guzmán

Tutor Técnico: Nieve Merchán
Asesor Metodológico: Carmen Ramírez
Maracay, Enero de 2007

IUTEPAL

Trabajo Especial de Grado presentado como Requisito parcial para Optar al

Título de Técnico Superior Universitario en la Especialidad de Administración
Mención: Contabilidad y Finanzas

C.I. 14.860.527
Tutor Técnico: Nieve Merchán
Maracay, Enero de 2007
ii
APROBACIÓN DEL TUTOR TÉCNICO
En mi carácter de Tutor Técnico del Trabajo Especial de Grado presentado por

la Ciudadana: Maria Alejandra Guzmán Viloria, para optar al título de Técnico
Superior Universitario en la Especialidad de Administración, Mención: Contabilidad
y Finanzas, considero que dicho Trabajo Especial de Grado reúne los requisitos y
méritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte
del jurado examinador que se designe.
En la ciudad de Maracay, en la ciudad de Maracay a los días del mes de

Enero de 2007.
________________________________
Tutor: Nieve Merchán
C.I. 7.539.145
iii
APROBACIÓN DEL ASESOR METODOLÓGICO
En mi carácter de Asesor Metodológico del Trabajo Especial de Grado

presentado por la Ciudadana: Maria Alejandra Guzmán Viloria, para optar al título
de Técnico Superior Universitario en la Especialidad de Administración, Mención:
Contabilidad y Finanzas, considero que dicho Trabajo Especial de Grado reúne los
requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y
evaluación por parte del jurado examinador que se designe.
En la ciudad de Maracay, en la ciudad de Maracay a los días del mes de

Enero de 2007.
________________________________
Tutor:
C.I.
iv
IUTEPAL
ACTA DE APROBACIÓN
Nosotros, Jurado, Tutor Técnico y Asesor Metodológico, designados como

miembros del jurado evaluador del Trabajo Especial de Grado titulado:
POR PAGAR DEL GRUPO AÉREO Nº 6 DE LA FUERZA AÉREA
VENEZOLANA REGIÓN ARAGUA, presentado por la ciudadana: María
Alejandra Guzmán Viloria, portadora de la Cédula de Identidad Nº: 14.860.527, nos
hemos reunido para evaluar dicho trabajo y después de la presentación oral
correspondiente y de acuerdo con las normas vigentes de este Instituto, para la
evaluación de los Trabajos Especiales de Grado para optar al Título de TÉCNICO
SUPERIOR UNIVERSITARIO EN LA ESPECIALIDAD DE
ADMINISTRACIÓN MENCIÓN CONTABILIDAD Y FINANZAS.
Emitimos el siguiente Veredicto:
En fe de lo cual firmamos, en la ciudad de Maracay a los días del
mes de Enero de 2007.
______________________________ ___________________________
Jurado (Tutor Técnico)
C.I: C.I:
_____________________________
Asesor Metodológico
C.I.
v
DEDICATORIA
Primeramente este Proyecto se lo

dedico a Dios, por ser el principal amor de
mi vida, porque sin su presencia en mi
corazón no hubiese logrado la culminación
de este trabajo.
A mis tres bebes por la paciencia de no

tenerme cerca en algunos momentos
importantes.
Y por supuesto el apoyo moral y

bondadoso del padre de mis hijos por
cuidarlos mientras yo no estaba.
María Guzmán
vi
AGRADECIMIENTO
Antes que a nadie debo agradecerle a mí

Dios amado quien me otorgó la sabiduría para
desarrollar y avanzar victoriosa en esta meta.
A mi madre, quien con sus buenas

costumbres me enseñó a luchar siempre por lo
que quiere sin importar obstáculos
A mí gran amiga quien día y noche siempre

la moleste y sin ningún tipo de objeción me
prestaba su ayuda.
María Guzmán
vii
ÍNDICE GENERAL
pp.
DEDICATORIA...........................................................................................................vi
AGRADECIMIENTO.................................................................................................vii
ÍNDICE GENERAL...................................................................................................viii
LISTA DE CUADROS................................................................................................x
LISTA DE GRÁFICOS................................................................................................xi
RESUMEN..................................................................................................................xii
INTRODUCCIÓN.........................................................................................................1
CAPÍTULOS ................................................................................................................2
I EL PROBLEMA......................................................................................................2
Planteamiento del Problema......................................................................................2

Objetivos de la Investigación...................................................................................5
General..................................................................................................................5
Específicos.............................................................................................................5
Justificación de la Investigación................................................................................6
II MARCO REFERENCIAL........................................................................................8
Antecedentes de la Investigación..............................................................................8
Bases Teóricas.........................................................................................................11
Procedimientos Administrativos..............................................................................16
Bases Legales..........................................................................................................31
III METODOLOGÍA..................................................................................................37
Tipo de Investigación............................................................................................37
Área de la Investigación........................................................................................39
Población y Muestra..............................................................................................39
Operacionalización de las Variables......................................................................40
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos................................................41
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES......................................................57
Conclusiones............................................................................................................57
Recomendaciones....................................................................................................57
viii
Pp.
REFERENCIAS..........................................................................................................59
ANEXO "A"................................................................................................................61
ANEXO “B”................................................................................................................65
ix
LISTA DE CUADROS
pp.
CUADRO Pág.
1. Operacionalización de Variables...................................................................... 44
2. Evaluación de las Cuentas pro Pagar a Proveedores ....................................... 45
3. Regulación de Gestión de Pago........................................................................ 46
4. Procedimientos de Control Interno de las cuentas por Pagar........................... 47
5. Cumplimiento de funciones específicas........................................................... 48
6. Verificación de Montos de Facturas................................................................. 49
7. Identificación de Fallas de las Cuentas por Pagar............................................ 50
8. Organización de las Facturas para el manejo de la Información ..................... 51
9. Actualización de las Cuentas dentro del Departamento................................... 52
10. Registros de Facturas...................................................................................... 53
11. El archivo de las facturas el descontrol de las mismas................................... 54
x
LISTA DE GRÁFICOS
pp.
CUADRO Pág.
1. Evaluación de las Cuentas pro Pagar a Proveedores ....................................... 45
2. Regulación de Gestión de Pago........................................................................ 46
3. Procedimientos de Control Interno de las cuentas por Pagar........................... 47
4. Cumplimiento de funciones específicas........................................................... 48
5. Verificación de Montos de Facturas................................................................. 49
6. Identificación de Fallas de las Cuentas por Pagar............................................ 50
7. Organización de las Facturas para el manejo de la Información ..................... 51
8. Actualización de las Cuentas dentro del Departamento................................... 52
9. Registros de Facturas...................................................................................... 53
xi
IUTEPAL


Tutor Técnico: Nieves Merchán
Fecha: 2007
RESUMEN
El presente trabajo se basó en la Evaluación de los procesos administrativos de

las cuentas por pagar el departamento de Finanzas del grupo Aéreo de Transporte Nº
6. La modalidad de la investigación estuvo enmarcada en una investigación de campo
de tipo evaluativo y con un apoyo de revisión bibliográfica. La población la
conformaron Nueve (09) personas, siendo la misma una nuestra censal, a quienes se
le aplicó como instrumento de recolección de datos, un cuestionario contenido de
Diez (10) preguntas cerradas de tipo dicotómicas. La información suministrada por la
población en estudio se le aplicó la técnica de estadística descriptiva, los resultados
para su mejor visualización se colocaron en gráficos circulares. Con el análisis de los
datos se determinó que el departamento debe cumplir con los parámetros de tiempo
estipulado para realizar los pagos a los proveedores en los cuales hay atraso. También
se debe mantener un orden para que exista mejor fluidez en el manejo laboral
teniendo en cuenta la importancia que tienen las cuentas por pagar dentro de una
empresa u organización siendo estas el reflejo de las transacciones de crédito
otorgadas a la empresa y por ende la imagen de la organización para con terceros,
teniendo en cuenta que estas cuentas son necesarias dentro de la empresa.
Descriptores: Evaluación. Procesos. Cuentas por pagar
xii
INTRODUCCIÓN
En la actualidad las organizaciones deben mantener metodologías que

garanticen de una u otra forma el buen desenvolvimiento de las mismas, en el
mercado laboral, en el pasado, la función principal era evaluar el proceso de las
cuentas por pagar y verificar los resultados de las Operaciones Financieras y
Mercantiles, así como el descubrimiento del posible fraude, errores u omisiones, es
importante que se lleven a cabo funciones óptimas para que sus procesos contables
generen estabilidad en el mercado. En el presente trabajo se evalúan los procesos
administrativos de las cuentas por pagar analizando sus debilidades y fortalezas para
dar las recomendaciones más convenientes.
Las cuentas con las cantidades que se deben al momento de adquirir una
mercancía y por ello se está en la obligación de cancelarla y de no ser pagada a
tiempo se originaria una cuenta por pagar.
La necesidad de la evaluación de los procesos administrativos de las
cuentas por pagar es detectar las fallas para inferir una solución a la problemática
que atraviesa el departamento diagnosticando así la situación actual de los procesos
administrativos y contables del Departamento.
Para completar la presente investigación se hizo necesario estructurarla en
cuatro capítulos, los cuales se describen a continuación.
Capítulo I. Se plantea el problema, los objetivos de la investigación.
Capítulo II. Incluye los antecedentes que apoyen la Investigación, las bases
teóricas, las bases legales que fundamentan el estudio.
Capítulo III. Lo conforman la metodología que se utilizará en la Investigación, el
tipo y diseño de la investigación, la población y la muestra que se tomará, así como la
técnica e instrumento que se usaran para la recolección de la información, y su
posterior análisis.
Capítulo IV. Contiene las conclusiones y recomendaciones a las cuales se llegará
en la Investigación realizada.
Finalmente están las referencias Consultadas y los anexos
1
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Desde tiempos muy antiguos, el hombre se ha visto obligado a llevar registros y

controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la
información requerida, actualmente dentro de las organizaciones existen
procedimientos para las actividades operativas y administrativas las cuales se vuelven
cada vez más rigurosos, más que todo por la necesidad de un control que permita
detallar la acción de los trabajos rutinarios, llegando a tener una mayor eficiencia
cuando se ordenan de un solo modo.
Es imprescindible dentro de cualquier organización o empresa registrar,
clasificar y resumir las operaciones financieras con el fin de interpretar sus resultados,
estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la empresa, el flujo de
cobros y pagos, costos y gastos generales, entre otros, de manera que se pueda
conocer la capacidad financiera real de la empresa.
De allí pues, que dentro de las organizaciones los procedimientos
administrativos son fundamentales en el ámbito operativo o de ejecución, es decir,
son una fuente en las cuales se trata siempre de mejorar y orientar los esfuerzos
de cada uno de los integrantes de dichas organizaciones para lograr la realización de
las tareas y así conseguir el cumplimiento exitoso de los objetivos que tiene la
empresa.
En resumidas cuentas, los procedimientos administrativos son la herramienta
necesaria y eficaz para obtener dicho logro es por ello que la planificación,
organización, el control y la ejecución dentro de las organizaciones van a determinar
los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse para distribuir el trabajo entre
2
los miembros del grupo y para establecer y reconocer las realizaciones necesarias, y
así se lleva a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo a fin de dar
cumplimiento a los planes de la empresa.
En este sentido Melinkof (1998), afirma que los procedimientos administrativos
“son en relación las labores en forma orgánica y guardando una decisión cronológica
en la manera de regir labores” (p. 56).
En otras palabras, dentro de las organizaciones los procedimientos dependen en
gran parte de las estimaciones y decisiones que realice la gerencia brindando también
confianza y estabilidad estructural en los procedimientos contables ya que su
principal objetivo es custodiar los activos, capturar la información en forma completa
y exacta, así como la correcta conducción de la organización de acuerdo con los
planes establecidos.
Por consiguiente, toda organización independientemente de la función que
cumpla debe diseñar y mantener una adecuada evaluación de los procesos que
utilizan en cada una de sus operaciones haciendo referencias a las de carácter
administrativo y contable, un área que requiere especial atención es la relacionada
con los procedimientos para el manejo, registro y control de los pasivos, es decir, las
obligaciones con terceros que la empresa asume producto de las actividades
realizadas, con el objetivo de obtener los bienes y servicios necesarios para sus
operaciones. Debido a que estos además de ser adecuados deben asegurar el
cumplimiento oportuno de tales obligaciones a fin de mantener el prestigio crediticio
de la empresa, no obstante según la opinión de:
Melikoff (1998) “una de las áreas que presentan mayores debilidades en cuanto
al diseño adecuado de procedimientos es precisamente la relacionada con los pasivos”
(p. 58)
En el caso especifico del departamento de Administración y Finanzas del Grupo
Aéreo de Transporte Nº 6 ubicado en la Base Aérea “El Libertador”, dedicado a
donde la investigadora realizó una observación previa que permitió detectar aspectos
susceptibles a ser mejorados en relación a los procesos utilizados para los registros
contables de las deudas u obligaciones adquiridas; lo cual se manifiesta en el
3
momento de realizar los pagos ya que se observa que no existen sellos ni firma del
grupo Aéreo de transporte Nº 6 o quien haga sus veces, lo cual conlleva a un atraso en
el pago de los proveedores y por consecuencia la suspensión del crédito.
Así como también se detectó un incremento en los gastos operativos, debido a
que tienen que pagarse intereses de mora por no haber cancelado en el período
determinado.
De esta manera, hay que destacar que no se aprovechan los descuentos por
pronto pago, ni se obtienen rebajas por parte de los proveedores administrativos y
contables vinculados con los pasivos, pues en el departamento no hay un profesional
encargado de realizar las operaciones de las cuentas por pagar, sino que la misma
persona que efectúa la negociación con el proveedor, es quien gestiona el pago, lo
cual tiene como consecuencia que el manejo de estas operaciones no se lleve orden ni
control que garantice su cabal desempeño.
En efecto se pudo constatar que en el Departamento de Administración y
Finanzas existen fallas dentro de los procesos administrativos como la falta de control
en las cuentas por pagar a proveedores, ya que no son registradas en los libros al
momento y la desorganización en las facturas permite el atraso en los pagos a los
proveedores, siendo además el recargo de funciones de los empleados otra de las
debilidades existente en el departamento, ya que no son distribuidas estas funciones
equitativamente para los empleados, no se evalúan las cuentas por pagar, y no se
actualizan las cuentas dentro del departamento.
De acuerdo a lo observado, se puede considerar como causa probable que origina
estas debilidades en el departamento el poco personal que labora para la cantidad de
trabajo que se debe hacer, aunado a esto no existe un control adecuado del manejo de
los procesos a seguir para la fluidez y control de las cuentas por pagar. De no
implementarse las medidas necesarias para disminuir dichas fallas la institución se
verá afectada debido a que no contará con la veracidad necesaria de los
movimientos financieros ni de saber a ciencia cierta con el capital contable que
cuenta además no tendrá la confiabilidad de los proveedores disminuyendo así el
otorgamiento de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento organizacional
4
Ante la situación descrita la investigadora se plantea las siguientes interrogantes:
¿Cómo afecta la situación actual de los procedimientos administrativos a las
cuentas por pagar?
¿Se llevan a cabo los procesos administrativos según se plantea en la teoría?
¿Se evalúan periódicamente los procesos administrativos de las cuentas por
pagar?
Dentro de este orden de ideas, se considera como alternativa realizar una
evaluación de los procedimientos administrativos de cuentas por pagar en el Grupo
Aéreo Nº 6, ya que es importante que se lleve un control de dichas cuentas siendo
estas de gran influencia para el desarrollo de las instituciones y es un nivel de riesgos
que se presenta si no controladas.
Objetivos de la Investigación
General
Evaluar los procesos Administrativos aplicados a las cuentas por pagar del
Grupo Aéreo Nº 6 ubicado en la Base Aérea “Libertador”
Específicos
- Diagnosticar la situación actual de los procesos administrativos de las cuentas por

pagar en el Departamento de Administración y Finanzas.
- Describir el proceso Administrativo actual aplicado en el área de las cuentas por
pagar
- Comparar el proceso administrativo actual de las cuentas por pagar utilizadas en el
departamento en estudio con los estándares teóricos establecidos.
5
Justificación de la Investigación
La razón primordial que llevó al investigadora a considerar como tema la

Evaluación de los Procedimientos Administrativos de Cuentas por Pagar del
Departamento de Administración y Finanzas del Grupo Aéreo N° 6 ubicado en la
Base Aérea “Libertador”, es la importancia que tienen dichas cuentas en el desarrollo
y desenvolvimiento de las actividades financieras dentro de la institución, cabe
considerar por otra parte la utilidad de la evaluación de los procedimientos
administrativos de las cuentas por pagar para mejorar las debilidades relacionadas
con dicho departamento siendo necesaria una revisión de cada uno de estos
procedimientos administrativos de las cuentas por pagar.
Debe señalarse que dentro de la organización es imprescindible establecer
metas identificables, realistas pero retadoras formulando planes y objetivos claros
para alcanzarlos; estableciendo un buen plan y distribución de las actividades
componentes requeridas y la ejecución exitosa de cada una de ellos, teniendo en
cuenta siempre que el desempeño de una función no cesa por completo antes de que
se inicie la siguiente.
En atención a la problemática expuesta se pretende proporcionar o alcanzar
un aporte a la institución donde se realiza el estudio a través de la evaluación
de los Procedimientos Administrativos de Cuentas por Pagar dando a conocer las
fortalezas y debilidades presentes en el mismo, las cuales son de gran importancia y
servirán de soporte para implementar las estrategias y líneas de acción a que haya
lugar.
Dicho de otro modo, esta investigación se efectuará mediante el análisis de
los procedimientos administrativos que se emplean en esta unidad al momento de
registrar y controlar, evaluar, comprobar, y actualizar las cuentas por pagar y se
reflejan en los resultados positivos en la gestión de control de pagos u obligaciones.
En otro orden de ideas se debe destacar que el tema a desarrollar solo llegara
hasta la realización de la evaluación de los procedimientos Administrativo de las
6
cuentas por pagar la cual será presentada a la dirección de la Institución para su
posterior decisión y posible consideración.
Sin duda, la evaluación beneficiará a la institución ya que le otorga la
posibilidad de resolver y detectar todas y cada una de las fallas existentes para así
después de que la dirección y control de las acciones de los procedimientos
administrativos futuros ya hallan sido determinadas, poder cumplir con el trabajo
dentro de este departamento distribuyendo las actividades necesarias entre los
miembros del grupo teniendo en cuenta la naturaleza de las actividades las personas
del grupo y las instalaciones físicas disponibles alcanzando el funcionamiento óptimo
de dicho departamento.
7
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
El Marco Referencial es donde se formulan las bases y fundamentos que le

otorgan credibilidad al trabajo y sustenta lo que se quiere lograr con dicha
investigación, además se especifican los antecedentes y bases teóricas de la
Investigación.
Según Sabino (1998), el Marco Teórico o también llamado referencial “tienen el
propósito de dar a la investigación un sistema coordinado y coherente de conceptos y
proposiciones que permitan abordar el problema, definido mejor el campo sobre
donde se desarrollará la investigación” (p. 15).
Antecedentes de la Investigación
Los antecedentes representan la parte de sustento del proyecto que se va a

realizar a través de otros trabajos de diferentes autores relacionados con la presente
investigación, además de la relación y el aporte que este le da.
Según Ander – Egg (1999), señala que antecedentes son “Estudios anteriores
relativos con un problema de estudio en investigaciones anteriores que se relacionan
con la investigación guardan alguna vinculación estrecha” (p. 42)
Para orientar el estudio sobre como llevarse a cabo la investigación se acude a
trabajos realizados con anterioridad que ofrecen una idea de cómo ha sido tratado el
estudio del problema planteado, los resultados que se han obtenido, lo cual guía al
investigador para que entre su estudio desviaciones del planteamiento original.
En este sentido, Inojosa (2000), en su trabajo especial de grado titulado
“Evaluación del sistema contable para agilizar el análisis de las cuentas por pagar de
8
la empresa Latina Publicidad Exterior, C.A.” El propósito fundamental de este
trabajo, fue evaluar el sistema contable para agilizar el análisis de las cuentas por
pagar de la empresa, la metodología utilizada estuvo enmarcada en la modalidad de
un proyecto factible, apoyada en una investigación de campo tipo descriptiva, donde
el autor utilizó como técnica para la recolección de datos, la entrevista, aplicada a
una población de Treinta (30) personas. Una vez recopilada fue analizada y
explicada promedio de análisis de preguntas que permitieron determinar la situación
de problemas. Donde se evidenciaron las fallas en la supervisión y desarrollo de las
actividades contables de las cuentas por pagar dentro de la empresa Latina
Publicidad Exterior, C.A. El investigador concluyó que las consecuencias de estas
fallas es la demora para la gestión de análisis de las cuentas por pagar.
Recomendando así el investigador nuevos lineamientos que permitan la agilizan del
análisis de las cuentas por pagan dentro de la organización.
El aporte del trabajo al tema en estudio fue la información sobre el análisis de
las cuentas por pagar, la cual permitió el desarrollo de las bases teóricas.
De igual forma, Dávila (2001) en su trabajo especial de grado titulado
“Evaluación del control interno de cuentas por pagar” de la Empresa Líder, C.A.. De
acuerdo con los objetivos planteados y las características de la investigación, el
estudio se enmarco bajo la modalidad de proyecto factible, sustentado en una
investigación de campo del tipo descriptiva y se apoya en la revisión documental con
el propósito de ampliar y profundizar conocimientos acerca del tema.
Las técnicas de recolección de datos utilizados fueron la observación directa y el
cuestionario aplicado a Treinta (30) personas, las técnicas de análisis de datos
empleados fueron de naturaleza cuantitativo estadística, los resultados obtenidos
permitieron verificar que la institución presentaba fallas y deficiencia en los
controles de la compra e inventarios aplicados.
El investigador concluyó que estas deficiencias dentro de la organización trae
como consecuencia el mal desenvolvimiento de los procesos de compra e inventario
del departamento. Recomendó así el investigador mejorar el sistema de control para
los procesos administrativos adecuados a las necesidades empresariales.
9
De lo expuesto se puede señalar que este trabajo tiene relación con la presente
investigación, ya que en ambos casos se trata de optimizar las funciones y procesos
administrativos de manera tal que las organizaciones sean rentables exitosas en un
medio económico tan exigente y competitivo.
Por consiguiente, Hernández (2001). En su trabajo especial de grado titulado
“Evaluación de los procesos Administrativos de Cuentas por Pagar a la empresa
Plumrose Latinoamericana, C.A.”. Este estudio se ubicó dentro de una investigación
de campo de tipo evaluativa. Entre los instrumentos utilizados estuvo la guía de
observación sobre las debilidades de los procesos administrativos del departamento
de cuentas por pagar y el cuestionario aplicado a una muestra de 20 personas.
Para soportar dichos resultados también se procedió a realizar una evaluación de
los procesos, partiendo de un estándar o norma de ejecución, ya que es difícil
calificar objetivamente lo adecuado de los procesos contables.
El investigador concluyó que la empresa requiera de lineamientos referidos a
sus procesos administrativos de cuentas por pagar, ya que pudo determinar que los
mismos presentan debilidades, ya que se detectó en los estados financieros no se
refleja la situación actual de la organización y no se resguardan efectivamente los
intereses de la misma. Recomendando así mejorar los lineamientos de los procesos
contables de la organización.
El aporte de este proyecto a la investigadora es que trata de la evaluación de los
Procesos Administrativos de las cuentas basándose en la metodología utilizada
relacionada con el tipo de investigación evaluativa.
En otro orden de ideas Peraza (2002), en su trabajo especial de grado titulado
“Evaluación de un sistema de cuentas por pagar en el exterior para mejorar el control
de facturas de proveedores internacionales de la empresa Mega Ofertas, C.A. Así
como analizar las deficiencias del proceso actual con la finalidad de evitar, eliminar y
disminuir las fallas en los procesos del departamento de contabilidad en la sección de
cuentas por pagar al exterior, los resultados obtenidos fueron tratados a través de la
técnica y revisión, procedimientos estadísticos tablas y gráficos circulares. Este
estudio se ubicó en una investigación de campo de tipo descriptivo el instrumento
10
utilizado fue la guía de observación y el cuestionario aplicado a una muestra de
Treinta (30) personas, concluyendo como resultado que la rentabilidad se encuentra
afectada por la problemática del departamento.
Este trabajo guarda relación con la presente investigación realizada ya que
debe hacer revisión periódica de los pagos a efectuar con la finalidad de
elaborar un análisis de montos a cancelar y el tiempo de vencimiento que cada
proveedor otorga, a fin de obtener un control adecuado en el manejo de las
facturas.
Ayala (2002) desarrolló una evaluación del sistema de control Interno de los
Procedimientos de las Cuentas por Pagar de la Empresa Heinz, el propósito de la
investigación se inclina en dar respuesta a la problemática que presenta el
departamento en estudio mediante la evaluación de los procedimientos del control
interno de las cuentas por pagar, siendo esta una Investigación de Campo de tipo
factible, la muestra utilizada fue de tipo censal de Seis (06) personas conformando
esta el 100% de la población.
La Técnica de recolección de datos fue la observación directa utilizando como
instrumento el cuestionario de 10 preguntas cerradas. El investigador concluyó que la
empresa tenía fallas en los procedimientos de las cuentas por pagar y el mal
desenvolvimiento de dichas cuentas dentro de este departamento, presentando
debilidades en los estados financieros y en los libros contables para dichas cuentas.
El aporte de este proyecto a la Investigador es que trata de la evaluación de los
procedimientos de cuentas por pagar aportando información sobre el tema tratado.
Bases Teóricas
Las bases teóricas son conceptualizaciones que contribuyen con el trabajo

realizado, ya que sirven de base para sustentar teóricamente el problema planteado a
través de diversas sustentaciones de otros autores.
Las fuentes bibliográficas que a continuación se exponen constituyen el
fundamento teórico de la investigación.
11
Arias (1999) define bases Teóricas:
Es un conjunto de conceptos y proposiciones que constituyen un punto de
vista o enfoque determinado dirigido o explicar el fenómeno o problema
planteado esta sección puede dirigirse en función de los tópicos que
integran la temática tratada o de las variables que serán analizadas. (p. 21).
En este sentido cabe mencionar:
Administración
Consiste en darle forma de manera consistente y constante a las organizaciones,

lo cual se logra a través de la ejecución de un adecuado control y eficiente sistema
contable.
Según Stoner y Otros (1998) “Es el proceso de planificación, organización,
dirección y control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los
recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas a través
de la contabilidad” (p. 7).
Importancia de la Administración
Es esencial e indispensable la más eficiente técnica de coordinación de todos los

elementos la que viene hacer como punto de partida de ese desarrollo, quizás uno de
los registros sustanciales es mejorar la calidad de su administración porque para crear
la capitalización, desarrollar la calificación de los empleados y trabajadores teniendo
muy en cuenta que para lograr todo esto es necesario la base de una administración
sumamente excelente.
Según Stoner y Otros (1999), “Expresa que el éxito de una organización social
depende directamente de su buena administración y solo a través de esta de los
materiales, humanos, etc” (p. 29)
12
Tipos de Administración
Existen varios tipos de Administración en este trabajo se tocará la:

Administración Privada. La administración privada es aquella que se centra en
dos aspectos importantes de los recursos financieros, la rentabilidad y la liquidez y
siempre espera el mejor rendimiento posible de la inversión (rentabilidad y lucro) y la
rápida conversión en dinero (liquidez).
Administración Pública. Es aquella que coordina en forma sistemática las

actividades financieras del estado, es un grupo de tareas realizadas por quienes
trabajan en agencias de gobiernos estadales o locales
Principios Gerenciales de la Administración
Estos principios fueron una base creadora. Según Williams Deming (2002)
quien fue uno de los pilares de la administración que dice que “es necesario una
doctrina administrativa y de acuerdo a estos catorce (14) principios se debe cumplir
la función administrativa:
- La división del trabajo: Es el fraccionamiento de una tarea en un número de

pequeñas operaciones sin poner en peligro la operación de la tarea principal
- Autoridad (legal y personal): Es la estructura de poder que tiene un individuo para
tomar decisiones y ejecutarlas basadas en al ley.
- Disciplina: Es el autocontrol y conducta ordenada de los empleados que debe
existir en toda organización
- Unidad de mando: Es la dirección en la que un subordinado debe hacerse
responsable sólo ante sus superiores.
- Subordinación del interés particular al interés general: firmeza integridad y buen
ejemplo de los jefes.
- Remuneración del personal: Son los ingresos en forma de sueldos u otros
incentivos recibidos por los trabajadores.
13
- Centralización Vs Descentralización (cuestión de medida): La descentralización
consiste en el agrupamiento de operaciones y funciones de tipo similar en una
misma unidad de trabajo. La descentralización es la remisión del proceso de toma
de decisiones a nivel directivo más bajo dando lugar a una delegación en las
iniciativas.
- Jerarquía (vías de comunicación y unidad de mando): Ordenación según la
importancia (autoridad de los cargos de una empresa)
- Orden: Un lugar para cada persona
- Equidad (benevolencia y justicia): Es el principio por el cual lo que son diferentes
deben recibir así mismo un trato diferente.
- Estabilidad del personal: Medidas de protección del personal establecida mediante
convenio colectivos.
- Iniciativa: Facultad de concebir y ejecutar un plan.
- Unidad: Facultad de concebir y ejecutar un plan
- Unidad de Personal: Se basa en la menor subdivisión del personal en la
realización de una operación o tarea.
- Unidad de dirección: Un solo jefe y un solo programa para un conjunto de
operaciones persiguiendo una misma finalidad.
Principios de la Administración Pública
La administración Pública también presenta sus principios:
Principio de uniformidad. Sustentada que los juicios emitidos por los empleados
gubernamentales tienen que ser de atención a una distinción entre casos y no entre
clases sociales por cuanto la Administración Pública no puede hacer discriminación
de ninguna especie entre personas.
14
Principio de control financiero. En la administración pública el control
financiero es ejercido sobre la actividad del estado y a través de oficinas externas
creadas por tal efecto
Principio de responsabilidad ministerial. La administración pública rinde cuenta

a sus jefes y a través de ellos, el público por cuanto el responsable ante el pueblo.
Cabe destacar que todos y cada uno de los principios antes señalados tanto en la
administración pública como en la administración privada son elementos esenciales
para el logro exitoso de cada una de las operaciones y tareas propuestas dentro de las
organizaciones.
Características de los Procedimientos Administrativos
No son generales, sino que responden a toda situación en particular así se

encuentran los procedimientos que son de aplicación en una empresa y en un
propósito específico.
1. Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, facilitando así su aplicación
continua y sistemática
2. Deben ser objeto delimitación para facilitar el control y coordinación.
3. Deben tener estabilidad para que se pueda adaptar a la exigencia de muchas.
Por otra parte, los procedimientos es uno e los elementos con el que debe contar
la empresa.
Se puede afirmar que es la guía oficial para la organización y funcionamiento de
un departamento especifico, aplicándolos a todas las actividades se les debe iniciar el
fin que persiguen al alcance y objetivos conforme a principios.
Se habrá de concluir las reglas que sirvan para tomar decisiones. Los principios
lectores deben ser los empleados de un determinado departamento, igualmente para
con los arreglos o cambios para los procedimientos que pueden efectuarse en
determinada compañía.
15
Procedimientos Administrativos
Los procedimientos administrativos son aquellos que permiten conducir de

manera sistemática y organizada una organización o empresa.
Según Melinkof (1998). “Los procedimientos son en relación las labores en
forma orgánica y guardando una sucesión cronológica en la manera de regir
labores”.
Los procedimientos son específicos y hechos a la medida para lograr ciertos
trabajos. Existen procedimientos en todas las partes de una empresa, sin una
categoría de los planes de mucha importancia, han recibido considerablemente
atención en los cargos administrativos de oficinas, producción e ingeniería de
ventas formalmente definida, un procedimiento es una serie de tareas relacionadas
que forman la secuencia cronológica y la forma establecida de ejecutar el trabajo
que va a desempeñar.
Características de los Procedimientos Administrativos:
No son generales, sino que responden a toda situación en particular así se

encuentran los procedimientos que son de aplicación en una empresa y en un
propósito específico.
1. Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, facilitando así su aplicación
continua y sistemática
2. Deben ser objeto delimitación para facilitar el control y coordinación.
3. Deben tener estabilidad para que se pueda adaptar a la exigencia de muchas.
Por otra parte, los procedimientos es uno e los elementos con el que debe contar
la empresa.
Se puede afirmar que es la guía oficial para la organización y funcionamiento de
un departamento especifico, aplicándolos a todas las actividades se les debe iniciar el
fin que persiguen al alcance y objetivos conforme a principios.
16
Se habrá de concluir las reglas que sirvan para tomar decisiones. Los principios
lectores deben ser los empleados de un determinado departamento, igualmente para
con los arreglos o cambios para los procedimientos que pueden efectuarse en
determinada compañía.
Importancia de los Procedimientos:
a) Controlar el cumplimiento de las funciones de la empresa.

b) Delimitar actividades, responsabilidades y funciones
c) Aumenta la eficiencia de los empleados
d) Son una fuente de información, ya que nuestra la estructura organizativa de la
empresa.
e) Ayudan a coordinar y evitar la duplicidad y fuga de responsabilidades.
f) Permite un adoctrinamiento del personal.
g) Permite la uniformidad en la interpretación y aplicación de las políticas.
h) Facilita a la auditoria el trabajo más efectivo y con mayor prontitud y
transferencia.
Procesos Administrativos
Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para
obtener los mejores resultados en cada función concreta en la empresa, y por medio
de las cuales se realiza una serie de labores en forma organizada y guardando una
sucesión cronológica en la manera de realizar sus labores.
Según Stoner y Otros (1999)
El proceso de planificación organizar, dirigir y controlar las actividades de
las maniobras de la organización y el empleo de todos los demás recursos
organizaciones con el propósito de alcanzar metas establecidas para la
organización. (p. 11)
17
De allí pues, que los procesos administrativos no son más que el método de
control que se utiliza en la empresa para obtener la mejor y mayor calidad de la
ejecución de la tarea.
Etapas del Proceso Administrativo
1. Planeación
2. Organización
3. Dirección
Planeación:
La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para
lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que
habrá de realizarse en un futuro.
Principios:
Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación
general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa.
1. Facilidad: lo que se planea ha de ser realizable.
2. Objetividad y cuantificación, establece la necesidad e utilizar datos objetivos
tales como estadística, estudios de mercado, cálculos probabilísticos, modelos
matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo los
riesgos.
3. Flexibilidad. Es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan
afrontar situaciones imprevistas
4. Unidad: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan
general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales.
5. Intercambio de estrategias: cuando un plan se extiende en relación al tiempo
(largo plazo), será necesario rehacerlo completamente.
18
Etapas de la Planeación:
Esta integrada por las siguientes etapas:
Propósito: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que

persigue en forma permanente o semipermanente a un grupo social.
Las siguientes cuatro características los diferencian de los objetivos
a. Son básicos o trascendentales porque constituyen el fundamento de los demás
elementos.
b. Genéricos o cualitativos, porque no se expresan en términos numéricos
c. Permanentes, porque permanecen vigentes durante el período de vida de la
organización
d. Semipermanente, porque pueden abarcar un período determinado.
Investigación: La investigación es un proceso que, mediante la aplicación del

método científico, procura obtener información relevantes y fidedignas con el fiun de
explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos.
La investigación es trascendental en la planeación, ya que proporciona
información a las etapas de la misma para que se lleve a cabo racionalmente.
Premisas: Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas
circunstancias o condiciones futuras que afectan al curso en que va a desarrollar el
plan.
Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser:
1. Internas: cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de
los propósitos.
2. Externas: son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero
pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades. Estas premisas
externas pueden ser:
a. De carácter político
b. De carácter legal
19
c. Económicas
d. Sociales
e. Técnicas
f. Otros factores
Objetivos: Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines
de alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse
transcurrido un tiempo específicos.
Organización: Organización es el establecimiento de la estructura necesaria

para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de
jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder
realizar y simplificar las funciones del grupo social.
Elementos del Concepto:

Estructura: La organización implica el establecimiento del marco fundamental
en el que habrá el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las
funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.
Sistematización: Las actividades y recursos de la empresa, deben de
coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia.
Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. En la
organización surge la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de
promover la especialización.
Jerárquica: La organización, como estructura, origina la necesidad de
establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificación de funciones: Uno de los objetivos básicos de la organización
es establecer los métodos más sencillo para realizar el trabajo manera posible.
Importancia de la Organización: Los fundamentos básicos que demuestran la

importancia de la organización son:
20
1. Es de carácter continuo: jamás se puede decir que ha terminado, dado que la
empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión,
contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad
de efectuar cambios en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos
del grupo social.
3. Suministrar los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientes, con un mínimo de esfuerzo.
4. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
Dirección: Esta etapa del proceso administrativo, llamada también, ejecución,

comando o liderazgo, es una función de tal trascendencia, que algunos autores
consideran que la administración y la dirección son una misma cosa.
Elementos del Concepto:

 Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional
 Motivación
 Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados
 Comunicación
 Supervisión
 Alcanzar las metas de la organización
Importancia: La dirección es trascendental porque:

 Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la
organización
21
 A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los
miembros de la estructura organizacional.
 La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y
consecuentemente en la producutividad
 A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la
organización funciones.
Principios:
 De la armonía del objetivo o coordinación de intereses
 Impersonalidad de mando
 De la supervisión directa
 De la vía jerárquica
 De la resolución del conflicto
 Aprovechamiento del conflicto
Contabilidad
La contabilidad es la ciencia que tiene por objeto el estudio cualitativo y

cuantitativo del patrimonio de la empresa.
Según Finney (2001):
Es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en
términos de dinero, las operaciones y hechos que son, cuando menos en
parte, de carácter financiero y de interpretar su resultado. La contabilidad
se utiliza para determinar la rentabilidad de una empresa, la herramienta
fundamental de la contabilidad es la cuenta (p. 21)
Debe señalarse que la contabilidad además de ser una ciencia es el arte y método
utilizado para registrar todas y cada una de las transacciones que afecta la situación
financiera de una empresa u organización, es por ello la importancia de la misma.
Estados Financieros
22
Son cuadros sinópticos, extractados de los registros de contabilidad y que
muestra razonablemente la situación económica financiera de la empresa, en término
monetarios, para una fecha precisa y/o su evolución durante dos fechas.
Según Gómez (2002) “Los Estados Financieros suelen mostrar una idea con
bastante aproximación, del status económico financiero general de la empresa, pero
solamente un análisis de ellos podría aportar los detalles indispensables para
enjuiciarla con propiedad” (p. 1 –1)
Contenido de los Estados Financieros
En general los estados financieros reflejan en su contenido hechos registrados,

tales como compras, ventas, pagos, cobros efectivo en caja o en bancos, total de
cuentas por cobrar, cuentas de activos fijos, de deudas entre otros.
Aun cuando los Estados Financieros muestran la aparición de exactitud
numérica, adolecen de las siguientes limitaciones:
1. Su Validez es transitoria y relativa, debido al hecho ya mencionado de que los

resultados se muestran no son definitivamente exactas puesto que tal exactitud
solo se conoce al momento de fundarse o liquidarse la empresa, en
determinadas condiciones.
2. No se ajustan al valor real monetario, por no contemplar el poder adquisitivo
de la moneda, ni los costos de reposición de los activos.
3. No pueden reflejar aquellos aspectos financieros de los negocios, que no sean
factibles de ponderarse con la vara de medir dinero, tales como: la reputación,
prestigio y aceptación pública de la empresa la eficiencia idoneidad y lealtad
de su personal, riesgo, contingencia, situaciones de ventajas, problemas
tecnológicos, contratos pendientes, tendencias del mercado, garantías,
experiencia en el ramo, etc.
Objetivos del Análisis de Estados Financieros
23
Al efectuarse el análisis de los estados financieros, se persiguen como objetivo
las siguientes informaciones:
Capacidad para el cumplimiento de obligaciones; Solvencia y situación crediticia;
Grado de suficiencia del capital de trabajo neto; Plazo de vencimiento de los pasivos;
Situación financiera general; Grado de dependencia de terceros; Calidad y
grado de las inversiones; Relaciones entre vencimientos de obligaciones y acreencias;
Proporcionalidad del capital invertido; Adecuación del régimen de depreciaciones;
Equilibrio económico general; Grado de discreción del reparto de dividendo
Los Principales Estados Financieros son
Balance general; Estados de Ganancias y Pérdidas de resultados; Estado de origen

y aplicación de fondos; Estado de flujo de efectivo.
Balance General
Es un documento contabilístico de indiscutible valor económico financiero y

jurídico, además de proporcionar los datos necesarios para determinar el grado de
liquidez solvencia y rentabilidad de la organización y en conjunto la eficiencia de su
administración.
Según Koontz y Otros (2002) “Es el estado financiero más completo integral,
por mostrar en forma clara no solo la situación patrimonial de la empresa en su fecha
sino también los resultados pecuarios obtenidos en su gestión durante el ejercicio”
(p. 32).
Documento contable que refleja la situación patrimonial de una empresa en un
momento del tiempo. Consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra los
elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su origen
financiero. La legislación exige que este documento sea imagen fiel del estado
patrimonial de la empresa. El activo suele dividirse en inmovilizado y activo
circulante. El primero incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la
estructura física de la empresa, y el segundo la tesorería, los derechos de cobro y las
24
mercaderías. En el pasivo se distingue entre recursos propios, pasivo a largo plazo y
pasivo circulante. Los primeros son los fondos de la sociedad (capital social,
reservas), el pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo (empréstitos,
obligaciones), y el pasivo circulante son capitales ajenos a corto plazo (crédito
comercial, deudas a corto). Existen diversos tipos de balances según el momento y la
finalidad.
Es el estado básico demostrativo de la situación financiera de una empresa, a
una fecha determinada, preparado de acuerdo con los principios básicos de
contabilidad gubernamental que incluye el activo, el pasivo y el capital contable. Es
un documento contable que refleja la situación financiera de un ente económico,
ya sea de una organización pública o privada, a una fecha determinada y que permite
efectuar un análisis comparativo de la misma; incluye el activo, el pasivo y el
capital contable. Se formula de acuerdo con un formato y un criterio estándar
para que la información básica de la empresa pueda obtenerse uniformemente como
por ejemplo: posición financiera, capacidad de lucro y fuentes de fondo.
Balance Comparativo. Estado Financiero en el que se comparan los

diferentes elementos que lo integran en relación con uno o más períodos, con
el objeto de mostrar los cambios ocurridos en la posición financiera de una
empresa y facilitar su análisis.
Balance General Consolidado. Es aquél que muestra la situación financiera y

resultados de operación de una entidad compuesta por la compañía tenedora y sus
subordinados, como si todas constituyeran una sola unidad económica.
Se formula sustituyendo la inversión de la tenedora en acciones de compañías
subsidiarias, con los activos y pasivos de éstas, eliminando los saldos y operaciones
efectuadas entre las distintas compañías, así como las utilidades no realizadas por la
entidad.
25
Balance General Estimativo. Es un estado financiero preparado con datos
preliminares, que usualmente son sujetos de rectificación.
Balance General Pro forma. Estado contable que muestra cantidades

tentativas, preparado con el fin de mostrar una propuesta o una situación financiera
futura probable.
Métodos de Presentación del Balance. Según Koontz y Otros (2002) “Se dice
que el Balance está clasificado en orden de liquidez y de exigibilidad decreciente,
cuando los activos inmovilizados se presentan primero y finalmente, observando ese
orden los activos realizables o corrientes” (p. 56).
En otro orden de ideas, la presentación de las diferentes cuentas que integran el
balance se puede realizar en función de su orden creciente o decreciente de liquidez.
El método es creciente cuando se presentan primero los activos de mayor liquidez o
disponibilidad y a continuación en este orden de importancia las demás cuentas.
Estado de Ganancias y Pérdidas o de Resultado
Es un cuadro numérico que muestra los ingresos y egresos, gastos

al igual que la ganancia o pérdida habida en el ejercicio económico que
cubre.
Según Gómez (1999) “El estado de ganancias y pérdidas expresa cuanto se
vendió, cuanto costó lo que se vendió, cuanto ingreso, cuanto gastó y la
diferencia entre los montos la cual es la utilidad cuando resulte positiva, o la
pérdida” (p. 421).
Estado de Origen y Aplicación de Fondos
Es el informe financiero que muestra en forma analítica y razonada, los cambios

en la situación financiera de la empresa ocurridos entre dos fechas, muestra de
26
manera resaltante los cambios financieros netos que resulten de las operaciones
realizadas en el período por la empresa.
Según Hernández (2003) “Es el estado de origen y aplicación de fondos o
estados de cambio en el capital de trabajo neto, en un estado financiero que da una
idea cabal de cómo se administran los fondos de la empresa” (p. 15).
Estado de Flujo de Efectivo
Muestra el movimiento de dinero efectivo o sea los ingresos y los egresos de caja
durante un período por el cual suministra una buena base para depreciar las
eventuales faltas de inventario y sus posibles fuentes y causas.
Según Megs (1999) “Muestra los ingresos y los egresos de caja” (p. 33).
Cuentas por Pagar
Un sistema de cuentas por pagar se deriva del sistema de administración y

finanzas, tiene por objetivo principal el controlar todos los desembolsos
realizados por la empresa, las funciones básicas de este sistema son: registros de
los pasivos de la empresa, definición de condiciones de pago, cálculo de interés en
caso de aplicarlos, manejo de cancelaciones parciales o totales, análisis de pagos a
realizar.
Según Seijas (199) “La denominación de cuentas a pagar se utiliza para definir
los importantes adecuados por la empresa, debido a los bienes o servicios recibidos,
cuyo plazo de pago se define, generalmente “ (p. 7).
Registros de Cuentas por Pagar
Los procesos de cuentas se inician en el momento en el cual la empresa recibe la

propiedad de los bienes comprados.
27
Según Catacora (1999), “Los registros de las cuentas por pagar se realiza en el
momento de adquisición del bien o se compromete con la adquisición de un servicio
de 30 a 90 días” (p. 42).
Clasificación de las Cuentas por Pagar
Según Catacora (1999), a nivel de los registros contables las cuentas por pagar
pueden clasificarse en:
1. Cuentas y documentos por pagar comerciales: provenientes principalmente de las

compras de inventario activo o de cualquier otro bien o servicio adquirido para las
operaciones normales de la compañía.
2. Cuentas por pagar a compañías relacionadas: correspondientes a los pasivos que
se originan en razón del financiamiento obtenido de las compañías relacionadas,
principalmente de la casa matriz, para el caso de las compañías transnacionales.
Este financiamiento se obtiene por compañías de materiales, maquinarias,
asistencia técnica, regalías u otros conceptos.
3. Otras cuentas por pagar: provenientes de operaciones no comerciales de la
compañía, pueden incluir la reposición de gastos de viajes a empleados,
prestados de inventario y otros conceptos como por ejemplo: las retenciones de
impuesto.
4. Gastos Acumulados: incluyen el registro de los pasivos correspondientes a los
gastos por servicios recibidos, tales como: electricidad, teléfono, agua,
servicios publicitarios, honorarios profesionales y otros estimados.
Control
Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de

una dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección de
desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulación,
instrumentación, ejecución y valuación de acciones con el propósito de procurar el
28
cumplimiento de la normativa que los rige, y las estrategias, políticas, objetivos,
metas y asignación de recursos.
Según Reyes (1999) establece que “Control consiste en el establecimiento de
sistema permitiendo medir resultados actuales y pasado en relación con lo esperado,
con el fin de saber si se ha obtenido lo que esperaba, corregir, mejorar y formular
nuevos planes” (p. 21).
Control Interno
El control interno no es más que los procedimientos y reglas que cumplen las
organizaciones y entidades para garantizar que las actividades que se realizan sean
efectivas y satisfactorias para la institución de acuerdo a los planes realizados según
la corrección de las desviaciones detectadas y la consecución de los tintes o
propósitos establecidos.
Según Gómez (1999) “El sistema de control interno son todas aquellas medidas
organizativas y operativas, que toma la empresa para garantizar que sus operaciones
se realicen como debe ser y de acuerdo a lo planificado y convenido” (p. 6)
Objetivos del Control Interno
1. La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como

herramienta útil para la gestión y control.
2. Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no
financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control.
3. Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los
recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de
la entidad.
4. Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus objetivos
y misión.
5. Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el
marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.
29
Elementos del Control Interno
Todos los elementos que componen el control interno deben gravitar alrededor
de los principios de calidad e idoneidad, entre ellos se encuentran: Planeación,
Organización, Procedimientos, Personal, Autorización, Sistema de Información.
Componentes del Control Interno
Ambiente de control, Valoración de riesgos, Actividades de control,

Información y comunicación. Monitoreo.
30
Componentes del Control Interno:
Control Interno financiero Control Interno Administrativo:
o Contable:
Pasos Generales:
Pasos Generales:
- Planeación
- Planeación
- Control
- Valoración
- Supervisión
- Ejecución
- Promoción
- Monitoreo
Ejemplo de área:
Ejemplo de área:
Plan de Organización:
Plan de Organización
1. Método y procedimientos relacionados
1. Método y procedimientos relacionados
1.1. Con eficiencia de operación
1.1. Protección de activos
1.2. Adhesión a políticas
1.2. Confiabilidad de los riesgos
contables
2. Controles:
2. Controles:
2.1. Análisis estadísticos
2.1. Sistemas de autorización
2.2. Estudios de tiempos y movimientos
2.2. Sistemas de aprobación
2.3. Informes de actuación
2.3. Segregación de tareas
2.4. Programas de selección
2.4. Controles físicos
2.5. Programas de adiestramiento
2.6. Programas de capacitación
2.7. Control de calidad
3. Aseguran 3. Aseguran:
3.1. Todas las transacciones de acuerdo a 3.1. Eficiencia, Eficacia y efectividad de
la autorización específica operaciones
3.2. Registro de transacciones
3.3. Estados financieros con PCGA
3.4. Acceso activos con autorización
Finanzas
Se puede definir él termino finanzas como el buen uso que se le da al

dinero de manera que pueda tener algún beneficio en el tiempo y además la
buena administración del mismo tal que se pueda tener un control del efectivo,
tomar las decisiones y formular los planes para la aplicación del capital.
Según Bernard y Colli (1999) “La situación de fortuna que corresponde al
dinero, el termino finanzas viene de la palabra “finer” del francés antiguo que
significar “pagar” (p. 686).
31
Efectivo
Es todo medio de pago que se realiza por los bienes o servicios adquiridos que
sean aceptadas como un ingreso disponible en las comúnmente denominados cuentas
bancarias.
Según Mejias (2000) “Efectivo es dinero en depósitos que por cualquier
concepto el banco acepte para su depósito e inmediatamente se convierta en dinero”
(p. 72).
Sistema
Un sistema se puede definir como un conjunto de elementos dinámicamente

relacionados entre sí, relacionado una actividad para alcanzar un objetivo, operando
sobre entradas (información, energía o materia) procesadas.
Según Lanesse (1998) señala que un sistema “es un conjunto de componentes
que interactúan entre sí para lograr un objetivo” (p. 528).
Bases Legales
La mayoría de las instituciones y empresas venezolanas se deben regir por

varias normativas legales, las cuales hacen que se mantengan el orden, se respetan los
deberes y derechos de los usuarios consumidores y de las mismas instituciones o
empresas.
Según Ostos (2003) “Son todos aquellos fundamentos legislativos que apoyan la
investigación de forma integral” (p. 15)
Realmente no existe una ley o normativa legal que obliguen a las empresas a
implementar un sistema de control para las cuentas por pagar, sin embargo, se asume
la contabilidad como una ciencia, regida por un conjunto doctrinario, conformado por
normas, principios, postulaciones básicos, etc.; bien podrían utilizarse estos para
ofrecer el basamento legal que la investigación requiere. En efecto existen diversos
cuerpos colegiados de la profesión contable, que han definido sistemáticamente el
32
concepto de control de cuentas por pagar y la importancia de su aplicación en el
contexto de las operaciones llevadas a cabo por la empresa.
Para efecto del presente estudio la investigadora considera imprescindibles el
pleno conocimiento de la base legal, que sustenta a la Administración Pública que a
continuación se mencionan:
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999)
Capítulo I
Artículo 141: La Administración Pública esta al servicio de los ciudadanos y
ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad,
eficacia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la
función pública, con sometimiento pleno de la ley y al derecho.
Este servicio establecido por la Ley fundamenta una serie de principios, que
realizándose a cabalidad dentro de un organismo público específicamente en el
departamento administrativo, se obtendrá un buen funcionamiento para la
comunicación y atención a la ciudadanía.
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público
Capítulo I
Artículo 2: Los órganos y entes sujetos a la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público, formularan y aplicaran la técnica de elaboración el
Presupuesto por Proyecto y acciones centralizadas, entendidas estas como las
categorías presupuestarias de mayor nivel y por acciones específicas como categorías
de menor nivel. Esta técnica se aplicaran en las restantes etapas o fases del proceso
presupuestario de conformidad con las instrucciones que al efecto dicte la Oficina
Nacional de Presupuestos, la cual podrá crear de oficio o autorizar a la solicitud de
los órganos o entes, categorías presupuestarias equivalentes a las señaladas a este
artículo.
33
Artículo 3: El presupuesto de los órganos y entes sujetos a esta ley de la
Administración Financiera del Sector Público, debe estar expresada dentro del ámbito
institucional y cuando corresponda, dentro de los ámbitos presupuestarios sectoriales
y regionales, de conformidad con las normas e instrucciones técnicas que dicte la
Oficina Nacional de Presupuesto.
Ley Orgánica de la Fuerza Armada Nacional
Capítulo IX
Artículo 307: Las dependencias de la Fuerza Armada Nacional tendrá el sistema
de estadística y contabilidad señalado en el reglamento respectivo.
Artículo 308: La Administración militar, como una parte que es de la
administración pública, comprenderá la organización de la Fuerza Armada y su
sostenimiento en el más perfecto empleo y utilidad.
Artículo 310: En la ley de presupuestos de cada ejercicio fiscal, en la sección
correspondiente al Ministerio de la Defensa, figuraran en capítulos separados las
asignaciones presupuestarias previstas para cada uno de los componentes.
Recientemente la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela,
emitió la declaración sobre normas y procedimientos de auditoria N° 4, la cual
establece la obligatoriedad de las empresas a mantener sistemas de control eficiente
sobre sus operaciones contables y financieras y más aun las del auditor de revisar
tales sistemas y proponer a las empresas auditoras las correcciones que estime
conveniente.
Así mismo la Ley de Impuesto sobre la Renta vigente en su artículo 82, señala
que la empresa debe llevar sus sistemas contables de acuerdo con los principios de
contabilidad de aceptación general, los cuales se mencionan seguidamente:
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

Según Finney y Millen (1998) se conviene generalmente en que la función
primordial de la contabilidad es acumular información acerca de las actividades
34
financieras de una entidad comercial, de modo que permita resumirla de manera
significativa en forma de estado financiero. Se conviene también que no puede haber
un amplio y completo entendimiento en los estados de contabilidad, ni confianza en
ellos, sino a sido preparados con sujeción a un cuerpo de reglas o convenciones
generales aceptadas. La necesidad de algún acuerdo general sobre los asuntos de
contabilidad se hacen evidente cuando imaginamos la caótica situación que
prevalecería si cada hombre de negocio o cada contador pudiera seguir sus nociones
acerca de la medición de los ingresos y gastos en tal sentido en la declaración de
principios de contabilidad N° 10 en sus apartes:
43. Importancia relativa: la información financiera únicamente conviene a la que
es, en atención a su monto o naturaleza, suficientemente significativa como para
afectar las evaluaciones y decisiones económicas. Una partida tiene importancia
relativa, cuando exista un cambio en ella, en su presentación, valuación, descripción o
cualquiera de sus elementos, pudiera modificar la decisión de algunos de los usuarios
de los estados financieros.
44. Comparabilidad: las decisiones económicas basadas en información
financiera requiere en la mayoría de los casos, la posibilidad de comparar la situación
financiera y resultado en operación de una entidad en períodos diferentes de su vida y
con otras entidades, por consiguientes, es necesario que las políticas contables, sean
aplicadas consistentemente y uniformemente. La necesidad de comparabilidad no
debe convertirse en un impedimento para la introducción de mejores políticas
contables, consecuentemente cuando exista opciones más relevantes y confiables, la
entidad debe cambiar la política usada y advertirlo claramente en la información que
se presenta, indicando, debidamente cuantificado, el efecto que dicho cambio produce
en la información financiera. Lo mismo se aplica a la agrupación y presentación de la
información.
El grupo de Transporte N° 6 fue creado por la Resolución Ministerial N° A-0132
el 27 de Julio de 1961 emitida por el Ministerio de la Defensa y refrendada por el
Presidente de la República, se rige por la Ley de Contraloría General de la República
para realizar gestiones administrativas la cual estable en el artículo 21 que los órganos
35
y entidades de administración central, antes de proceder a la adquisición de bienes y
servicios, o a la celebración de otros contratos que impliquen compromisos
financieros, deberán asegurarse el cumplimiento de los siguientes requisitos:
Gastos correctamente imputados
Disponibilidad Presupuestaria
Garantías necesarias
Precios sean justos y razonables
Ley de Licitaciones y otras leyes que sean aplicables.
Los administradores no podrán ordenar ningún tipo de pago ni iniciada la
ejecución de un contrato que implique compromiso financiero, hasta tanto el órgano
de control interno certifique el cumplimiento de los requisitos establecido en este
artículo.
La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República en su artículo 5
aparte 6 que dice: “Están sujetos al control, vigilancia y fiscalización de la
Contraloría General de la República, la Fundaciones, Asociaciones y demás
instituciones creadas con fondo público”, evidentemente que el Grupo Aéreo de
Transporte N° 6 de la Aviación Militar Venezolana funciona con fondos del
Ministerio de la Defensa y por tal motivo hay que dar estricto cumplimiento a las
disposiciones emanadas del Organismo Contralor de la República. En cuanto al
funcionamiento de la Contraloría Interna que ejerce la administración de la
mencionada organización.
36
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
La Metodología constituye la base del plan, se refiere a la descripción de

las unidades de análisis de la investigación, las técnicas de observación y
recolección de datos, los instrumentos y las técnicas de análisis. Según Tamayo
(1998).
En toda la investigación es de importancia fundamental que los hechos
y relaciones que establecen los resultados obtenidos o nuevos
conocimientos tengan el grado máximo de exactitud y confiabilidad.
Para ello planea una metodología o procedimiento ordenado que
sigue para establecer lo significativo de los hechos y fenómenos hacia
los cuales están encaminado el interés de la investigación. (p.113)
Dentro de este orden de ideas se considera la metodología como la fuente
importante para el desarrollo y análisis de la Investigación utilizando los métodos
de descripción, interpretación para el mejor y mayor entendimiento de la
investigación.
Tipo de Investigación
Es necesario tener en cuenta el tipo de investigación o de estudio que se va a

realizar, ya que cada uno de estos tiene una estrategia diferente para su tratamiento
metodológico.
El siguiente estudio se enmarcó en una investigación de campo de nivel
evaluativo la cual va a evidenciar de forma explícita cada paso que llevo a cabo en la
investigación, además de una revisión documental.
37
Según el Manual de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2005)
se entiende por investigador de campo.
El análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito
bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores
constituyentes explicar sus causas y efectos o predecir sus ocurrencias,
haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas
o enfoques de la investigación conocidos o en desarrollos. Los datos de
interés son recogidos en forma directa de la realidad; en este sentido
se trata de investigaciones a partir de datos originales o primarios (p. 5)
La investigación de campo que se emprendió es de un carácter evaluativo

debido a que a lo largo del proceso investigativo se caracterizan cada uno de los
rasgos que definen el área y el problema estudiado.
Según Hernández, Fernández y Baptista (1998), los estudios evaluativos
cualitativos “son aquellos en los que se seleccionan una serie de cuestiones
y se mide cada una de ellas independientemente para así describir lo que se
investiga” (p. 60).
El método de esta investigación será el medio más adecuado para llegar

a un fin evaluativo, y su calidad dependerá de los objetivos que se persiguen
en el departamento de contabilidad y finanzas de la Institución en estudio.
Para el desarrollo de este estudio, se hizo necesario realizar una revisión de la
Bibliografía para dar relevancia al mismo. De allí que Alfonzo, defina Investigación
Documental: “es un procedimiento científico, un proceso sistemático de indagación,
recolección organización análisis e interpretación de información o de datos entorno
a un determinado tema. Al igual que otros tipos de investigación este es conducente a
la construcción de conocimientos” (p. 78).
Dentro de este orden de ideas se puede definir pues la investigación documental
como aquella que tiene la particularidad de ser utilizada como fuente primaria de
insumos intelectuales.
38
Área de la Investigación
El área de investigación esta definida por el área contable específicamente en las

cuentas por pagar dentro del área de administración de contabilidad y finanzas del
grupo Aéreo de Transporte Nº 06 de las Fuerzas Armadas Venezolanas ubicadas
en la Base Aérea el Libertador Maracay Estado Aragua.
Este departamento tiene como misión asesorar al comandante jefe del Grupo
Nº 6 en las actividades así como recibir, clasificar y mantener al día la contabilidad y
darle cumplimiento a los procedimientos de cotizaciones y compra de materiales en
el comercio local.
Población y Muestra
Población:
La población es definida como un conjunto completo de individuos u

objetos qué poseen algunas características comunes observables.
Según Tamayo y Tamayo (2001), define la población como la totalidad de
fenómenos con características comunes la cual da origen a los datos de la
investigación” (p. 114).
Para efecto de la presente investigación, la población objeto de estudio esta
constituida por Nueve (09) personas que laboran en el departamento los cuales
representan el 100% de la población en estudio donde se hará la evaluación de
los procedimientos administrativos de las cuentas por pagar para identificar y
pueda ser solventada la problemática existente en dicha institución.
Muestra:
La muestra constituye la selección de los elementos modelos de un

producto, diseñado con el fin de mostrar a escala las características del
39
mismo, es decir, la muestra no es más que una parte representativa de la
población.
Según Tamayo y Tamayo (1998): La muestra descansa en el principio de que las
partes presentan al todo y, por tal, refleja las características que definen la población
de la que fue extraída lo cual nos indica que es representativa.
En tal sentido de puede decir que la muestra va a tener por objeto
proporcionar un trozo o parte entera y la totalidad que componen de
elementos para poder valorar rápidamente y sin profundizar en unos casos
y por redundancia de igualdad o similitud en otros
Es una parte representativa de un conjunto de la población cuyas

características deben reproducir en pequeño lo más exactamente posible para así
obtener resultado.
Cabe destacar que para esta investigación la autora utilizó como muestra nueve
(09) personas directamente involucradas en la problemática, no se realizan
muestreo sino que se trabaja con un estudio estadístico poblacional, ya que se tomó
toda la población.
Según Tamayo (1998)
El estudio poblacional está constituido por el conjunto de
medidas de las variables en estudio en cada una de las
unidades que conforman el universo por ello se puede decir
cuando el universo tiene n elementos, la población es de tamaño n
(p. 115)
Por tanto, el universo poblacional es de Nueve (09) personas
Operacionalización de las Variables
Las variables especifican la forma en que remanifiestan los fines de estudio.

Según el Manual del Instituto Universitario de Tecnología “Juan Pablo Pérez
Alfonso (2003) define variable como “aquella cualidad susceptible de sufrir cambios.
Una vez identificadas las variables se debe definir operacionalmente en función de
sus dimensiones e indicadores” (p. 17).
40
La operacionalización es concretar al máximo el significado que tiene cada
una de las variables, describiéndolas en términos observables para poder
identificarla.
Según dicen que la operacionalización “se logra a través de un proceso
que transforma una variable en otras que tengan el mismo significado y
sean susceptibles de verificación empírica, es decir, se descomponen en sus
dimensiones y estas a su vez en indicadores” (p. 17).
En consecuencia, en la operacionalización de variables se enuncia
conceptualmente las variables y luego se operacionalizan para sacar las
dimensiones y a su vez los indicadores, como se puede observar en el
cuadro 1.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Dentro de este marco se define y describen las distintas operaciones que se

llevaron a cabo por la investigadora con el fin de recopilar los datos necesarios para
afianzar el grado de necesidad y aporte del estudio.
Según Arias (1999). Dice que “en cuanto a las técnicas de recolección de datos
son las distintas formas o maneras de obtener información” (p. 53)
En otras palabras, son todas las modalidades, sistemas, procedimientos o
métodos, utilizando por el investigador para obtener información. La presente
investigación se realizo utilizando dos importantes técnicas de recolección de datos,
como son la observación directa y la encuesta.
Por medio de la técnica de observación directa se procedió a recopilar la
información, la cual permitió a la investigadora acercarse y extraer los datos, y así
detectar las fallas en el proceso contable de los procedimientos administrativos de las
cuentas por pagar, para revisar los hechos que se extraerán de la problemática
planteada.
41
Según Tamayo y Tamayo (1998) define que “la observación directa es aquella en
la cual el investigador puede observar y recoger datos mediante su propia
observación” (p. 99).
La técnica de la observación directa permitió conocer la situación actual de los
hechos ya través de ella se observó los procedimientos administrativos de las cuentas
por pagar en el grupo Aéreo de Transporte N° 6, pudiendo detectar así las limitantes
existentes.
Otra Técnica utilizada fue la encuesta que según, Sabino (2000), opina que:
El diseño de la encuesta es exclusivo de las ciencias sociales. Se trata de
requerir información a un grupo socialmente significativo de personas
acerca de los problemas en estudio para luego, sacar las conclusiones que se
correspondan con los datos recogidos. (p. 104)
La encuesta permite recoger de manera organizada y especifica los datos

necesarios para lograr los objetivos planteados, lo que hará que se obtengan los datos
necesarios para lograr un resultado para dicha investigación.
El cuestionario ayudo significativamente a cumplir con cada una de los
requerimientos, y a su vez proporcionar un alto grado de confiabilidad en su estudio.
El cuestionario, el cual se desprende de la técnica de la encuesta aportan grandes
beneficios al estudio.
Según Amendarain (1998) dice: “El cuestionario se aplica a un pequeño número
de personas o informantes, consta de menos preguntas que la encuesta y son mixtas
(abiertas y cerradas) (p. 72).
El cuestionario es un instrumento que agrupa una serie de preguntas relacionadas
con el tema en particular sobre el cual la autora va a obtener la información.
Para esta investigación se aplicó un cuestionario de diez (10) preguntas cerradas
aplicadas a nueve (09) personas que integran la población de este estudio. (Ver
Anexo A)
Las preguntas cerradas solo pueden ser contestadas con “Sí”, “No”
Según Amendarain (1998), señaló “las preguntas cerradas también llamadas
limitadas o alternativas fijas solo pueden ser contestada por un “Sí” o por un “No” (p.
118).
42
Técnicas para el Análisis de Datos Estadísticos Descriptivos
Después de aplicado el Instrumento se procedió a tabular los datos utilizados

para ella la estadística descriptiva.
Posteriormente se realiza un análisis para todos los cuadros y gráficos elaborados
por cada ítem
A través de la misma se recogen los datos tabulados en cuadros de frecuencia y
se grafican utilizando diagramas circulares.
Se tomó la modalidad de gráficos circulares que sirven para procesar y analizar
los datos recolectados, a fin de hacer tangibles las opiniones y sugerencias de un
público específico que a lo largo del estudio que actuaron como sujetos informantes.
Según Ander (1992) define el diagrama circular de sectores “en el que es
equivalente a 360° donde cada grupo tendrá un sector con un ángulo central
correspondiente al porcentaje que debe distribuir” (p. 493).
El análisis se realizó cuantitativa y cualitativa, el aspecto cuantitativo surgió de
la tabulación de la información recogida en cuadros de frecuencia y el análisis
cualitativo se desprende de la interpretación de los datos numéricos.
.
43
Cuadro 1.
Operacionalización de Variables
Objetivo General Variables Dimensiones Indicadores Instrumentos Ítems
Evaluación
Control Interno 1
Gestión Planificación 2
Evaluar los
Procesos Administrativa Función Cuestionario 3
procesos
Administrativos Identificar 4
administrativos
5
aplicados a las
cuentas por pagar
Factura 6
del Grupo Aéreo Nº
Gastos 7
6 ubicado en la
Cuentas por Pagar Procesos Supervisión Cuestionario 8
Base Aérea
Contables Actualización 9
“Libertador”
Registro en Libros 10
38
45
44
Cuadro 2:
Evaluación de las Cuentas por Pagar a Proveedores
Alternativas Frecuencia Porcentajes
SI 0 0%
NO 09 100%
Total 09 100%
Gráfico 1: Evaluación de la Cuenta por Pagar a Proveedores.
Análisis e Interpretación
De acuerdo a lo observado en el gráfico anterior se puede apreciar que el 100%

de la muestra considera que no se evalúan las cuentas por pagar a los proveedores,
porque el momento de llegar las facturas, estas no son organizadas y cuando vienen a
cobrarlas, estas buscan entre todos sus archivos para ver cual es el monto a pagar.
Generando descontrol en las finanzas de la empresa porque no cubre sus gastos a
tiempo.
45
Cuadro 3:
Regulación de Gestión de Pago
SI 09 0%
NO 0 100%
Total 09 100%
Gráfico 2: regulación en la Gestión de Pago
El 100% de la muestra encuestada dijo que de existir Procedimientos que

permitan la regulación de la gestión de pago disminuirían considerablemente las
fallas dentro de las cuentas por pagar, permitiendo llevar un control coordinado de
dichas cuentas evitando así el atraso de las mismas.
46
Cuadro 4:
Procedimientos de Control Interno de las Cuentas por pagar
SI 0 100%
NO 09 0%
Total 09 100%
Gráfico 3: Procedimientos de Control Interno de las Cuentas por pagar
A través del gráfico anterior se puede observar que toda la muestra, es decir, el
100% indico que no son aplicados procedimientos de control interno a las cuentas por
pagar generando un descontrol administrativo que conlleva a su vez al atraso en los
pagos de las facturas. De llevar un control administrativo se evitaría el atraso en los
pagos de las facturas, ya que mediante este control se ganaría la confianza de los
proveedores. Esto permite que se obtengan alternativas a la hora de presentarse un
problema por pronto pago y se y se recibirían los descuentos.
47
Cuadro 5:
Cumplimiento de funciones específicas
SI 08 75%
NO 01 25%
Total 09 100%
Gráfico 4: Cumplimiento de funciones específica
Según el gráfico anterior el 75% de la muestra dijo que las personas que laboran
en la empresa si cumplen con las funciones especificas porque realizan todas las
actividades que les corresponde, el restante de la muestra que es el 25% opino que
cada empleado hace el trabajo que le corresponde y que sí hacen un trabajo extra, el
mismo les es cancelado.
48
Cuadro 6:
Verificación de Montos de Facturas
SI 09 0%
NO 0 100%
Total 09 100%
Gráfico 5: Verificación de Montos de Facturas
Toda la muestra encuestada, es decir, 100% opino que sí son verificados los
montos de la factura al ser canceladas, de allí, se toma en consideración las
debilidades de organización ya que no son registradas al momento de producirse
dichas cuentas.
49
Cuadro 7:
Identificación de Fallas de las Cuentas por Pagar
SÍ 08 75%
NO 01 25%
Total 3 100%
Gráfico 6: Identificación de Fallas de las Cuentas por Pagar
De acuerdo a lo observado en el gráfico anterior se puede decir que la mayoría

de los encuestados, el 75% de la muestra dijo que son identificadas cada una de las
fallas en las cuentas por pagar pero por dejar el control de estas cuentas para el final
del proceso, es decir, hasta el registro de las mismas es cuando se toman en cuenta
dichas debilidades, mientras que el 25% restante dijo que no son identificadas.
50
Cuadro 8:
Organización de las facturas para el manejo de la Información
SI 0 0%
NO 09 100%
Total 09 100%
Gráfico 7: Organización de las facturas para el manejo de la Información
Según el gráfico anterior, se puede apreciar que el 100% de la muestra considera

que no se organizan las facturas lo cual trae como consecuencia que no sea fácil el
manejo de la información al momento de cancelar la factura. De tal forma que al no
ser organizada genera que cuando vienen a cobrarla estas se buscan entre todos sus
archivos para ver cual es el monto a cancelar generando descontrol en las finanzas del
departamento porque no cubre sus gastos a tiempo.
51
Cuadro 9:
Actualización de las Cuentas dentro del Departamento
SI 09 100%
NO 0 0%
Total 09 100%
Gráfico 5: Actualización de las Cuentas dentro del Departamento
El 100% de la población considero su respuesta positiva, ya que en el

departamento no se actualizan las cuentas por pagar a los proveedores lo que genera
atraso en los pagos y desorganización dentro del área administrativa.
52
Cuadro 10:
Registros de Facturas
SI 0 0%
NO 09 100%
Total 09 100%
Gráfico 9: Registros de Facturas
Según el gráfico 9, 100% de la muestra dijo que no se lleva el Libro de registro

de facturas lo que genera el descontrol en las cuentas por pagar o deudas pendientes a
otra organización incrementando el atraso en los pagos, esto afecta al departamento
ya que genera molestias por parte de los proveedores y perdida de los mismos, así
como la perdida del beneficio por pronto pago.
53
Cuadro 11:
El archivo de las Facturas el descontrol de las mismas
SI 09 0%
NO 0 100%
Total 09 100%
Gráfico 10: El archivo de las facturas evitaría el descontrol de las mismas.
El 100% de la muestra encuestada dijo, que sí las facturas son archivadas al

momento de ser recibidas se llevaría un orden en las mismas y se evitaría el atraso en
los pagos a los proveedores, así como también es necesario que las facturas no sean
recibidas por cualquier persona y que hay que nombrar a una persona para que se
encargue del proceso.
54
Una aplicada y analizadas la técnica de recolección de datos, se procedió a
desarrollar los Objetivos Específicos
- Diagnosticar la situación actual de los procesos administrativos de las cuentas

por pagar en el Departamento de Administración y Finanzas.
Dentro del departamento de administración y finanzas actualmente los procesos
administrativos de las cuentas por pagar no son ejecutados al cien por ciento, es decir,
existen fallas con respecto a la determinación de los objetivos y elección de los
recursos de acción para lograrlos, en cuanto a la organización e estas cuentas, se
busca de sobre manera lograr el establecimiento continuo del asentamiento y control
de las cuentas pero la falta de ejecución de las funciones dentro del departamento
hacen que la calidad sea deficiente aunque se quiere a toda costa reflejar el logro de
los objetivos pero estos detalles son deficientes aunque limitan que los lineamientos
que se ponen en marcha en cuanto a la planificación y organización hacen que no se
cumplan a cabalidad, existe deficiencia en cuanto a la supervisión directa y no son
tomadas en cuenta los principios de la dirección como son la armonía de los
objetivos o coordinación de intereses, aprovechamiento de conflictos, resolución de
conflictos y manejo de la vía de jerarquía que permiten la efectividad y eficiencia de
las operaciones.
- Describir el proceso Administrativo actual aplicado en el área de las cuentas

por pagar
Debe señalarse que el proceso administrativo aplicado actualmente dentro del
departamento solo engloba lo indispensable, es decir, la ejecución, de recepción y
tramitación de las cuentas por pagar en forma lenta y desorganizada lo que conlleva a
que se acentúe aún más la falla principal dentro del departamento que es el pago no a
tiempo a los proveedores.
55
- Comparar el proceso administrativo actual de las cuentas por pagar utilizadas
en el departamento en estudio con los estándares teóricos establecidos.
Dicho de otro modo, es necesario implementar todas y cada una de las etapas de
los procesos administrativos, es decir, planeación, organización, dirección, lo que
permitirá un desarrollo eficaz dentro de las cuentas por pagar del departamento.
Desde esa perspectiva más general se puede destacar que los procesos
administrativos de las cuentas por pagar del departamento en estudio al ser
comparados con los procesos administrativos estándar teóricos, se observa de forma
clara y precisa que no son utilizados cabalmente ni de la mejor forma ya que al no
cumplir con los procesos más básicos como son la planeación de factibilidad, es
decir, lo realizable del plan de trabajo, objetividad y cuantificación, elaboración de
planes para reducir el mínimo de errores, intercambio de estrategias que permite
rehacer ideas para mejorar las estrategias de trabajo, trayendo como consecuencia a
que se acentúan las debilidades ya descritas en las cuentas por pagar de este
departamento.
56
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
En vista de los resultados obtenidos en esta Investigación se puede concluir que

en el Departamento de Finanzas del Grupo Aéreo de Transporte N° 6, existen fallas
en el cumplimiento con los parámetros de tiempo estipulado para realizar los pagos a
los proveedores como también no se cumplen un orden para que exista un mejor y
mayor control de las cuentas por pagar, lo cual afecta mucho al Departamento y por
ello el personal que labora en dicho departamento requiere de una solución eficaz que
le permita resolver el problema antes expuesto, ya que también esto ha afectado la
relación con los proveedores trayendo como consecuencia el descontento por parte de
los mismos.
De acuerdo con el análisis de los resultados se pudo reflejar que dentro del
departamento existen debilidades controlables ya que la falta de delegación de
funciones al personal con respecto a las cuentas por pagar trae como consecuencias
que sean dichas cuentas no tomadas con la importancia que estas tienen dentro del
departamento, ya que no hay una persona que se encargue directamente de las
cuentas por pagar sino que todos realizan estos registros. Los atrasos en los pagos
conllevan a que los proveedores no otorguen los beneficios o rebajas por pronto pago
y se debe cancelar intereses de mora todos los meses.
Recomendaciones
Los planteamientos anteriores permiten demostrar la necesidad que tiene el

Departamento en estudio de contar con mecanismos de control eficaces que permitan
57
optimizar los pagos a los proveedores de manera rápida y eficiente, esto ayudaría
sobremanera a minimizar el tiempo de pago y se aprovecharían todas la ventajas por
pagar a tiempo.
Impartir capacitación con relación a motivaciones del personal y así como
también distribuir los procedimientos a cada uno de los que laboran dentro de este
departamento.
Realizar reuniones con el personal del departamento y escuchar sus opiniones y
recomendaciones esto ayudaría a mejorar el clima que existe dentro del
departamento.
Implementar un sistema de evaluaciones de desempeño, esto motivará al
personal a mantener un parámetro de calidad, ya que su esfuerzo se compensaría a
través de felicitaciones o apreciaciones con los empleados.
REFERENCIAS
Arias (1999). El Proyecto de Investigación. Segunda Edición. Caracas: Editorial

Episteme.
Catacora (2000). Fundamentos Administrativos. Tercera Edición. Caracas Mc. Graw

Hill.
Chiavenato (1999). Administración. Caracas. Prentice Hall.
Gómez (2001). Sistemas y Procedimientos Administrativos. Caracas, Venezuela.

Ediciones Fragor.
Hernández, Fernández y Baptista (2000). Proceso de Investigación. Caracas. Mc.

Graw Hill.
Instituto Universitario de Tecnología (2005). Manual para la Elaboración de Trabajo

Especial de Grado. Maracay.
Mejías (2000). Lineamientos para Optimización de Sistemas de Control de los

procesos Administrativos. Instituto Universitario de tecnología “Juan Pablo Pérez
Alfonzo”. Valencia – Venezuela.
Melinkof (1998). La Estructura de la Organización y los Organigramas. Editorial

Panapo. Caracas
Reyes (1999). Comportamiento Organizacional. México. Editorial Prentice –

Hall.
Sabino (2003). Metodología de la Investigación. Caracas. Editorial Panapo de

Venezuela.
Stoner (1999). Administración. 2da Edición. México. Editorial Prentice Hall

Hispanoamericana, S.A.
Tamayo (2001). El Proceso de la Investigación Científica. Cuarta Edición Editorial

Limusa. México
Terry y Franklin (1999). Administración. Editorial Prentice Hall Hispanoamericana,

S.A.
59
Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2005). Manual de Trabajos de
grados de Especialización, Maestría y Tesis Doctorales. Caracas.
Zenz (2000). Compras y Administración de Materiales. México: Editorial Limusa.
60
ANEXO “A”
61
Estimado Señor(a):
A continuación encontrara una encuestada que tiene como objetivo principal
recopilar información como base para la sustentación de un trabajo especial de grado
para optar al Titulo de Técnico Superior Universitario en Administración Mención
Contabilidad y Finanzas.
La presente encuesta está compuesta por un cuestionario conformado por
preguntas con dos alternativas de respuesta “Sí” o “No”, con la finalidad de recibir
información referida al análisis planteado.
La información que se recogerá tendrá carácter confidencial, ya que este
instrumentos solo será manejado por el responsable de la investigación.
Instrucciones de Llenado:
- No hace falta que se identifique, lo más importante es responder las alternativas lo
más sincero posible.
- Lea cuidadosamente cada uno de los ítems que se presentan en el cuestionario y
seleccione la respuesta que considere apropiada según sus situaciones, marcando
con una (X).
- Se le agradece dar respuesta a todas las preguntas
- En caso de dificultad consulta al investigador.
Gracias por su colaboración
Bachiller María Guzmán
62
CUESTIONARIO
1. ¿Considera Usted que la evaluación de los procesos administrativos de las cuentas

por pagar mejoraría la gestión de Departamento?
SÍ ________ NO __________
2. ¿De existir un Manual de Normas y Procedimientos que regule la gestión de
pagos disminuirían las fallas dentro de las cuentas por pagar?
SÍ ________ NO __________
3. ¿Se aplican procedimientos de control interno a las cuentas por pagar?

SÍ ________ NO __________
4. ¿Cada persona que labora en el Departamento cumple con una función específica?
SÍ ________ NO __________
5. ¿Son verificados los monto de las facturas a la hora de la cancelación?

SÍ ________ NO __________
6. ¿La identificación de las fallas permitiría alcanzar los beneficios generados por
las cuentas por pagar?
SÍ ________ NO __________
7. ¿Se organizan las facturas de forma tal que permite el manejo de la información?
SÍ ________ NO __________
8. ¿Si las cuentas son actualizadas mensualmente mejorarían?

SÍ ________ NO __________
9. ¿Se lleva el libro de registro cada vez que llega una factura?
SÍ ________ NO __________
10. ¿ ¿Cree usted que si las facturas son archivadas al momento de recibirlas se
evitaría el descontrol de las mismas?
SÍ ________ NO __________
63
ANEXO “B”
GLOSARIO
64
A Cuenta: Modalidad de compra o venta efectuada mediante apunte contable.
Activo Fijo: El ciclo largo destinado a la actividad productiva más que a la
reventa. Incluye la planta, el equipo y el activo intangible.
Activo Intangible: El que no posee sustancia o forma física. Los tipos más
conocidos de activos intangibles son los fondos de comercio y las patentes. Estos
activos a veces se adquieren por cantidad sustanciales de dinero. Su valor para el
comprador reside en el uso que pueda hacer de ellos.
Activo Tangible: El físico y material. Se distinguen del intangible en que es
perceptible por los sentidos (así: caja, terrenos, edificios).
Adeudor: Estar obligado a retribuir a alguien por una mercancía o servicio
recibido.
Administración: Vocablo que se utiliza para referirse a las personas que
determinan los objetivos y las políticas de una organización.
Administración por Tareas: Función de control de un programa que regula el
uso de tareas del proceso central de una unidad.
Amortización: Cancelar una deuda a través de pagos periódicos, hasta que se ha
retornado su total incluyendo los intereses. Deducir una porción o parte del corte de
una partida de inmovilizado. Retirar obligaciones u otros títulos de deuda en
circulación en un determinado período de tiempo.
Análisis Administrativo: Investigaciones sistemáticas de las causas y posibles
soluciones de los problemas administrativos y gerenciales, dentro del marco del
método científico, ciencia administrativa investigación y pensamiento creativo.
Análisis Coste – Beneficio: Método usado para cuantificar las relaciones
funcionales entre los aspectos más importantes de los beneficios, identificando la
estructura del beneficio de una organización.
Análisis de Demanda de Personal: Análisis del tipo y número de empleados
necesarios para alcanzar los objetivos de la empresa.
Artículos de Demanda Continua: Los que no deben faltar en el stop durante
temporada, debido a la demanda continua de que son objetos.
65
Ascendente: Aproximación de la estrategia que hace que los niveles más bajos
de la organización, hagan llegar sus ideas al nivel superior, y así la estrategia sea
realizable.
Asiento Ciego: Asiento en libros que únicamente indica las cuentas y
cantidades debitadas y acreditadas, pero sin ofrecer otros datos o información
contable esencial para un adecuado registro.
Asiento de Diario: Método de registro directo de transacciones que da origen a
la cuenta de pérdida y ganancia (que no requieren necesariamente la aprobación
directa de la dirección, como alquiler, arriendos o impuestos), así como
reclasificación de cargos de una cuenta a otra.
Balance: Documento contable en el que se asientan los activos y pasivos de una
empresa y que revela su riqueza neta en un momento determinado del tiempo.
Beneficio: Remuneración a favor del empresario por los riesgos asumidos por él
o su establecimiento, en la operación y dirección de una empresa.
Bien de Consumo: Bien o servicio comprado y utilizado directamente por el
usuario final, y que no necesita de ninguna transformación productiva.
Bienes y Servicios: Resultado del proceso productivo anual de una economía.
Caja: Lugar donde se realiza el pago de una compra o servicio.
Caja Chica: Fondo de una cantidad determinada del cual se extraen los pagos
para los gastos de pequeña cuantía. Este sistema es de uso común del negocio.
Calidad Laboral: Conjunto de requerimientos físicos mentales, morales o
legales, condiciones o habilidades que un candidato debe poseer para optar a un
puesto de trabajo.
Capacidad de Pago: Criterio utilizado en el computo de impuestos directos
progresivos.
Contabilidad: Arte, practica y trabajo consistente en el registro sistemático de
las transacciones que afectan a una actividad económica.
Contabilidad Administrativa: Parte del proceso contable asociada
generalmente con una administración.
66
Contabilidad de Costos: Rama de la contabilidad que trata de la clasificación,
registro, asignación, sintetización e información de los cortes actuales y
prospectivos.
Control: Enfrentar una situación y manejarla con capacidad física y mental para
ejecutar procedimientos de acuerdo a los planos y políticas establecidas.
Controles Contables: Planes de organización y procedimientos y normas de
registros que se ocupan de proteger las cuentas y asegurar la veracidad de los
registros financieros.
Controles Financieros: factores primordiales del proceso de control;
presupuestos, análisis financieros, y análisis del puesto muerto.
Corte de Adquisición: Costes en los que incurre una compañía para afianzar sus
actividades en especial comisiones para los agentes y corredores.
Cuenta: Registro de todas las transacciones y de la fecha de cada una de ellas,
que afecta a una fase particular de una empresa. Se expresan en forma de cargo y
abonos, evaluadas en términos monetarios y mostrando el saldo actual, si existe.
67

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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA

“JUAN PABLO PÉREZ ALFONZO”

EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE CUENTAS

Autor: María Guzmán

Maracay, Enero de 2007

EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE CUENTAS

Trabajo Especial de Grado presentado como Requisito parcial para Optar al

Autor: María Guzmán

Maracay, Enero de 2007

En mi carácter de Tutor Técnico del Trabajo Especial de Grado presentado por

En la ciudad de Maracay, en la ciudad de Maracay a los días del mes de

En mi carácter de Asesor Metodológico del Trabajo Especial de Grado

En la ciudad de Maracay, en la ciudad de Maracay a los días del mes de

Nosotros, Jurado, Tutor Técnico y Asesor Metodológico, designados como

Primeramente este Proyecto se lo

A mis tres bebes por la paciencia de no

Y por supuesto el apoyo moral y

Antes que a nadie debo agradecerle a mí

A mi madre, quien con sus buenas

A mí gran amiga quien día y noche siempre

Planteamiento del Problema......................................................................................2

EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE CUENTAS

Autor: María Guzmán

El presente trabajo se basó en la Evaluación de los procesos administrativos de

Descriptores: Evaluación. Procesos. Cuentas por pagar

En la actualidad las organizaciones deben mantener metodologías que

Planteamiento del Problema

Desde tiempos muy antiguos, el hombre se ha visto obligado a llevar registros y

- Diagnosticar la situación actual de los procesos administrativos de las cuentas por

La razón primordial que llevó al investigadora a considerar como tema la

El Marco Referencial es donde se formulan las bases y fundamentos que le

Los antecedentes representan la parte de sustento del proyecto que se va a

Las bases teóricas son conceptualizaciones que contribuyen con el trabajo

En este sentido cabe mencionar:

Consiste en darle forma de manera consistente y constante a las organizaciones,

Es esencial e indispensable la más eficiente técnica de coordinación de todos los

Existen varios tipos de Administración en este trabajo se tocará la:

Administración Pública. Es aquella que coordina en forma sistemática las

Principios Gerenciales de la Administración

- La división del trabajo: Es el fraccionamiento de una tarea en un número de

Principios de la Administración Pública

La administración Pública también presenta sus principios:

Principio de responsabilidad ministerial. La administración pública rinde cuenta

Características de los Procedimientos Administrativos

No son generales, sino que responden a toda situación en particular así se

Los procedimientos administrativos son aquellos que permiten conducir de

Características de los Procedimientos Administrativos:

No son generales, sino que responden a toda situación en particular así se

Importancia de los Procedimientos:

a) Controlar el cumplimiento de las funciones de la empresa.

Etapas del Proceso Administrativo

Propósito: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que

Investigación: La investigación es un proceso que, mediante la aplicación del

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