Trabajo de Grado Rodriguez Delia

UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO NUEVA ESPARTA

ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
LICENCIATURA EN ADMINISTRACION
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA ELCONTROL DE

REGISTROS Y PAGOS A PROVEEDORES LLEVADOS A CABO POR LA
EMPRESA DISTRIBUIDORA NUBE AZUL DE MARGARITA, C.A
Trabajo de Grado, Modalidad Pasantía, presentado como requisito parcial para optar
al Título de Licenciada en Administración
Br. Delia María Rodríguez Cedeño

C.I: 19.435.930
Guatamare, Junio de 2022

PPROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL CONTROL DE
REGISTROS Y PAGOS A PROVEEDORES LLEVADOS A CABO POR LA
EMPRESA DISTRIBUIDORA NUBE AZUL DE MARGARITA, C.A
Trabajo de Grado, Modalidad Pasantía, presentado como requisito parcial para optar
al Título de Licenciada en Administración
___________________________________
Br. Delia María Rodríguez Cedeño
C.I: V- 19.435.930
Autor
_______________________________
Ing. Pedro Fausto Alfonzo R., Msc, Dr. Lcdo. Glenton Vásquez
C.I: V- 8.390.246 C.I: V- 15.345.564
Asesor Académico Asesor Laboral
ii
DEDICATORIA
A mis padres: Tibisay Cedeño y Guillermo

Rodríguez, por brindarme apoyo en todo momento.
Han sido mi luz y lo seguirán siendo en el camino
emprendido para alcanzar mis metas. Por su
cariño, comprensión y amor, cimientos fuertes que
me han mantenido de pie en momentos difíciles de
mi vida y los tropiezos que he tenido. Mis estudios
y metas están dedicados a ustedes, quienes me
dieron la vida y han hecho de mi la persona que
soy.
iii
AGRADECIMIENTOS
A mis Padres, Tibisay y Guillermo, por el amor,

paciencia y confianza que siempre me han brindado y
por estar siempre presente aconsejándome y
apoyándome para alcanzar esta meta, por crearme las
ganas de crecer tanto como profesional como
personal. Agradezco por estar a mi lado en los
momentos que los he necesitado.
A mi hermana Deyanira, por sus experiencias y
enseñanzas, por brindarme su apoyo y colaboración
en todo momento de manera desinteresada para poder
llegar al final de esta Carrera Universitaria.
A mi esposo, por su ayuda y apoyo incondicional.
A mi hija, quienes mi estimulo de superación.
Gracias al Sr. Glenton Vásquez y la empresa
Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A., por
permitirme ser parte de su equipo de trabajo,
brindándome todo el apoyo, conocimiento, y
orientación en cada una de las actividades
desarrolladas.
Gracias Pedro Fausto, mi asesor académico por
aportarme toda la dedicación, paciencia, tiempo y
amistad para culminar esta etapa de mi carrera.
Muchas gracias por impartirme sus conocimientos y
sus consejos.
Muchas gracias a todos…
iv
INDICE GENERAL
DEDICATORIA...................................................................................................iii
AGRADECIMIENTOS........................................................................................iv
INDICE GENERAL..............................................................................................v
LISTA DE CUADROS.........................................................................................ix
LISTA DE FIGURAS..........................................................................................x
LISTA DE FLUJOGRAMAS.............................................................................xii
FASE I. INTRODUCCIÓN (SITUACIÓN A EVALUAR)
Denominación de la Empresa..................................................................................2
Objeto de Estudio.....................................................................................................2
Situación a Evaluar..................................................................................................2
Objetivos de la Investigación.................................................................................14
Objetivo General................................................................................................14
Objetivos Específicos.........................................................................................14
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos................................................15
Observación Directa...............................................................................................16
Entrevista Semi-Estructurada.................................................................................17
Revisión Documental.............................................................................................18
Análisis Cualitativo................................................................................................20
FASE II. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA

NUBE AZUL DE MARGARITA, C.A.
Ubicación de Distribuidora Nube Azul de Margarita............................................21

Reseña Histórica de Distribuidora Nube Azul de Margarita.................................22
Misión de Distribuidora Nube Azul de Margarita.................................................22
Visión de Distribuidora Nube Azul de Margarita..................................................23
Estructura Organizativa de Distribuidora Nube Azul de Margarita......................24
v
Descripción del Departamento Administrativo / Tesorería...................................27
Funciones del Departamento Administrativo / Tesorería......................................28
Funciones del Gerente de Administración/ tesorería.............................................28
Objetivo general del cargo.................................................................................28
Funciones del cargo............................................................................................28
Funciones del Analista de Facturación..................................................................29
Funciones del Analista de Cuentas por Pagar........................................................30
Funciones del Analista de Cuentas por Cobrar......................................................31
Funciones del cargo\...........................................................................................31
Funciones del Asistente Administrativo................................................................32
FASE III. BASES TEÓRICAS ADMINISTRATIVAS PARA EL CONTROL

DE REGISTROS Y PAGOS A PROVEEDORES.
Pasivos...................................................................................................................34
Procedimientos.......................................................................................................35
Objetivos de los Procedimientos........................................................................35
Procedimientos Administrativos............................................................................36
Procedimientos Contables......................................................................................36
Cuentas por Pagar..................................................................................................37
Importancia de las Cuentas Por Pagar................................................................37
Clasificación de las Cuentas Por Pagar..............................................................38
Características del Sistema de Cuentas Por Pagar.............................................38
Proceso del Ciclo de las Cuentas Por Pagar.......................................................40
vi
Recepción de la solicitud de requisición........................................................40
Emisión de la orden de compra......................................................................41
Aprobación de la orden de compra.................................................................41
Envío de la orden de compra a los proveedores.............................................41
Recepción de los bienes y/o servicios............................................................41
Registros de la entrada del activo o recepción del servicio............................41
Pago del bien o servicio recibido....................................................................42
Registro del pago............................................................................................42
Los Pagos...............................................................................................................42
Control de las Cuentas Por Pagar...........................................................................43
Control................................................................................................................44
Control Administrativo......................................................................................44
Importancia del Control Administrativo............................................................45
Bases legales
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.......................................46
Código Orgánico Tributario...................................................................................47
Ley de Impuesto Sobre la Renta............................................................................49
Reglamento parcial de la Ley de Impuesto Sobre La Renta en Materia de Retenciones
................................................................................................................................53
Providencia Administrativa Nº/SNAT/2011/00071 mediante la cual se establece las
Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos. (2011) Gaceta
Oficial 39.795 del 8 noviembre 2011....................................................................56
FASE IV. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL DE

REGSITROS Y PAGOS A PROVEEDORES LLEVADOS A CABO POR LA
EMPRESA DISTRIBUIDORA NUBE AZUL DE MARGARITA, C.A.
Procedimiento de la Recepción de Documentos por la Compra de Bienes y Prestación

de Servicios............................................................................................................59
Procedimientos para el Registro de Documentos de Forma Manual y por la
Aplicación Interface al Sistema iSCALA..............................................................62
vii
Procedimientos para el Registro de Documentos por la Aplicación Interface al
Sistema iSCALA....................................................................................................72
Procedimientos para la Elaboración de Propuesta de Pagos a Proveedores y Emisión
de Reporte de Retenciones Realizadas a los Contribuyentes.................................77
Procedimientos para la Elaboración de Comprobantes de Egresos y Entrega de
Recibos de Pagos al Proveedor..............................................................................89
FASE V. COMPARACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS PARA EL CONTROL DE REGISTRO Y PAGO A
PROVEEDORES LLEVADOS A CABO POR LA EMPRESA
DISTRIBUIDORA NUBE AZUL DE MARGARITA, C.A.
Análisis comparativo de los procedimientos Administrativos para el control de

registro y pagos a proveedores llevados a cabo por la empresa Distribuidora Nube
Azul de Margarita, C.A. con respecto a los basamentos teóricos..........................93
registro y pagos a proveedores llevados a cabo por la empresa Distribuidora Nube
Azul de Margarita, C.A. con respecto a los Basamentos Legales Vigentes..........98
CONCLUSIONES..............................................................................................105
RECOMENDACIONES....................................................................................107
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.............................................................108
ANEXOS.............................................................................................................111
viii
LISTA DE CUADROS
CUADRO pp.
1 Comparación de los procedimientos Administrativos para el
control de registro y pagos a proveedores llevados a cabo
por la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A.
con respecto a los basamentos teóricos……………….…… 94
2 Comparación de los procedimientos Administrativos para el
control de registro y pagos a proveedores llevados a cabo
por la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A..
con respecto a los basamentos legales vigentes……... 98
ix
LISTA DE FIGURAS
FIGURA pp
1 Estructura Organizativa de la Empresa Distribuidora Nube

Azul de Margarita, C.A…………………………………… 26
2 Estructura organizativa del Departamento de Administración-
Tesorería…………………………………. 27
3 Solicitud de Pago……………………………………………. 60
4 Ingreso al Sistema iSCALA………………………………….. 62
5 Selección del Nombre de la Compañía y el Período………… 63
6 Pantalla inicial del sistema iSCALA………………………… 64
7 Tipo de documentos………………………………………..... 65
8 Módulo: Introducción Facturas Proveedor………………...... 65
9 Tabla de Retenciones………………………………………… 66
10 Asignación de Códigos de la Retenciones de Impuestos…...... 67
11 Módulo: Introducción de transacciones para culminar el
registro……………………………………………………… 67
12 Introducción de cuentas contables…………………………… 68
13 Código de centro de costos, la ubicación y el auxiliar………. 68
14 Introducción de las Notas de Débito…………………………. 69
15 Introducción de las Notas de Crédito………………………… 70
16 Introducción a la aplicación Interface………………………... 72
17 Archivo PRN………………………………………………… 73
18 Modulo Libro de Compras…………………………………… 73
19 Archivo TXT………………………………………………… 74
20 Modulo Libro Mayor………………………………………… 74
21 Formato de Flujo de Efectivo………………………………... 78
22 Módulo de Pagos Automáticos………………………………. 79
23 Modificación de Propuesta de Pago…………………………. 79
x
24 Selección de facturas a pagar………………………………… 80
25 Multipropuesta………………………………………………... 80
26 Propuesta de pago…………………………………………….. 81
27 Culminación del proceso de la propuesta de pago…………… 82
28 Módulo de Multipropuestas………………………………….. 82
29 Aplicación Data Entry………………………………………... 83
30 Pantalla principal……………………………………………... 84
31 Introducción de Datos del Proveedor………………………… 85
32 Actualización de pantalla para generar archivo TXT………… 85
33 Archivo TXT…………………………………………………. 86
34 Introducción de usuarios y claves……………………………. 87
35 Introducción de claves de operaciones……………………….. 87
36 Ingreso del archivo txt al banco……………………………… 87
37 Comprobante de pagos del proveedor………………………... 88
38 Comprobante de Egreso……………………………………… 91
39 Comprobante de Retención de Impuesto Sobre La
Renta………………………………………………………….. 92
xi
LISTA DE FLUJOGRAMAS
FIGURA pp
1 Procedimiento de la Recepción de Documentos por la

Compra de Bienes y Prestación de Servicios…………….. 61
2 Procedimientos para el Registro de Documentos de Forma
Manual al Sistema iSCALA……………………………… 71
3 Procedimientos para el Registro de Documentos por la
Aplicación Interface al Sistema iSCALA………………… 76
4 Procedimientos para la Elaboración de Propuesta de Pagos
a Proveedores y Emisión de Reporte de Retenciones
Realizadas a los Contribuyentes…………………………... 89
xii
FASE I
INTRODUCCIÓN
Denominación de la Empresa
La empresa seleccionada para el desarrollo de la pasantía es Distribuidora Nube

Azul de Margarita, C.A., las actividades se desarrollarán específicamente en el
departamento de Cuentas por Pagar, perteneciente a la Gerencia de Tesorería. Está
ubicada en la Av. Juan Bautista Arismendi, antiguo Bazar Beyloune, galpón 1 y 2,
Porlamar, municipio Mariño, estado Nueva Esparta.
Objeto de Estudio
El objeto de estudio está orientado al análisis de los procedimientos

administrativos para el control de registros y pagos a proveedores llevados a cabo en
la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A
Situación a Evaluar
La empresa es una herramienta globalmente utilizada para fabricar y colocar a

la mano del público los bienes y servicios existentes en el mercado, con el fin de
cumplir con un objetivo establecido independiente del sector económico en que
participen, se ha visto afectadas actualmente por grandes cambios en su manera de
hacer negocios, tanto en su entorno interno como externo, llevándolas a la búsqueda
de medios para solucionar los diferentes problemas que se presenten en sus
operaciones, requiriendo de mecanismos que le permitan mantener un adecuado flujo
de información que facilite la forma de toma de decisiones adecuadas para conducir a
la empresa al logro de sus objetivos.
Ahora bien, a nivel mundial las empresas son de gran utilidad para satisfacer las
necesidades colectivas y obtener beneficios económicos, desarrollando una serie de
actividades y utilizando gran variedad de recursos humanos, tecnológicos y
financieros que le permita alcanzar determinados objetivos. En tal sentido,
Chiavenato (2007), expresa que:
Los recursos humanos se refieren a las personas que forman parte de las
organizaciones y que desempeñan en ellas determinadas funciones para
dinamizar los recursos organizacionales. Por un lado, las personas pasan
gran parte de su tiempo en las organizaciones y, por el otro, éstas requieren
a las personas para sus actividades y operaciones, de la misma manera que
necesitan recursos financieros, materiales y tecnológicos. (p. 2)
De tal manera, la tendencia de las empresas es cumplir a cabalidad con el
proceso administrativo, buscando alcanzar la formalidad en la gerencia, para ello, se
debe cumplir con la planificación, organización, dirección y control que servirán de
base y guías operativos en la asignación de funciones al personal encargado de
ejecutar estas actividades propias de los procedimientos que se llevan diariamente a
cabo dentro de la misma.
Con respecto al procedimiento, Reyes (2013), lo define como: “el conjunto de
pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad” (p.254). Esto indica, que
es el desarrollo de una meta que plantea una organización con fines económicos o
comerciales, para satisfacer las necesidades de bienes o servicios. Siendo estas etapas
una herramienta fundamental para enfrentar los grandes retos en el entorno
económico y social, donde se requieren estrategias cada vez más eficientes en la
gestión gerencial.
Cabe destacar, que dichas metas deben estar adaptadas a las necesidades de la
empresa, con el fin de cumplir con un objetivo establecido y así lograr obtener un
beneficio económico. Por ello, debe existir una serie de procedimientos
administrativos que permitan llevar un mejor control de las operaciones, tanto de sus
activos como de los pasivos.
En cuanto a los pasivos, es de señalar, que representan todas aquellas deudas y
obligaciones que tiene una empresa, producto de las operaciones realizadas por la
compra de bienes o por un servicio requerido, igualmente constituyen pasivos los
gastos incurridos y préstamos obtenidos para el financiamiento de la misma.
3
Al respeto, Moreno , J. (2014) expresa que:
El pasivo representa las deudas y obligaciones a cargo del ente económico

y está compuesto por la suma de dinero que se debe a proveedores, bancos,
acreedores diversos y algunas provisiones que se establezcan; por ejemplo
para el pago de impuestos, gratificaciones, etcétera. (p.15)
Según lo indicado, el autor, expresa que los pasivos representan las deudas y
obligaciones con las que una empresa financia su actividad, las mismas se originan
por compras que se hacen por operaciones comerciales con proveedores y acreedores
varios, obligaciones laborales y compromisos con entidades no crediticias. Por
consiguiente, una de las cuentas que conforma los pasivos son las cuentas por pagar,
las cuales son obligaciones que contrae la empresa y, se originan, cuando se
adquieren materiales, insumos u otros bienes y servicios requeridos, cuyas deudas
deben ser canceladas en un periodo establecido según lo acordado con sus acreedores
y proveedores.
En tal sentido, Flores (2009) señala que:
Las cuentas por pagar son los títulos de crédito a cargo de la empresa. Esta
cuenta aumenta cuando la empresa realiza transacciones a crédito, y
disminuye cada vez que cancele total o parcialmente la deuda contraída con
dichas operaciones. Representa el importe de las compras de mercancía
efectuada a crédito que la empresa tiene la obligación de pagar. (p. 32)
Es decir, las cuentas por pagar a proveedores representan facturas que una
empresa posee pendiente de pagos , resultante de operaciones a crédito cuyo
vencimiento varían entre el corto y mediano plazo , y el pago requiere de la
utilización del capital de trabajo, tomando en cuenta aspectos para su administración
efectiva, igualmente, mayor control y supervisión ya que representan parte
considerable del pasivo de la empresa, donde se debe mantener al día el registro de
las obligaciones que surgen por la compra de bienes y servicios. El objetivo
fundamental es solventar de forma eficiente la cancelación de deudas contraídas con
el proveedor que les permita lograr estabilidad en el ámbito comercial y mejores
relaciones con terceros, también evitando futuros gastos adicionales.
4
Por consiguiente, es de señalar que el caso de estudio orbita en el área de cuentas
por pagar del departamento de administración, siendo la esencia de la investigación
las obligaciones financieras visto como un compromiso gerencial, producto de las
operaciones contraídas en la administración, por concepto de la adquisición de bienes
o de servicios requeridos, estos pasivos se crean por gastos necesarios para el normal
desenvolvimiento de las operaciones administrativas, así como la cancelación de los
préstamos obtenidos para el apalancamiento financiero interno buscando el
crecimiento de la organización.
Es por esto, que es de suma importancia llevar un control administrativo, para
garantizar el correcto funcionamiento y eficiencia de las operaciones llevadas a cabo
por la empresa, que le permita alcanzar los objetivos propuestos. De igual manera,
Robbins y Coulter (2005), identifica la importancia del control explicando que:
Una vez que “la planeación se lleva a cabo, una estructura organizacional
se crea para facilitar en forma eficiente el logro de los objetivos y se
motiva a los empleados por medio de un liderazgo eficaz, aun así, no
existe la seguridad de que las actividades se realicen según lo planeado, ni
que los objetivos que los gerentes desean de hecho se estén logrando. Por
lo tanto, el control es importante porque es el vínculo final en las
funciones de la gerencia”. (p. 459)
En contexto, el control implica la existencia de metas y planes, ningún
administrador puede controlar sin ellos. Él no puede medir si sus subordinados
están operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a
mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras más claros, completos, y
coordinados sean los planes y más largo el periodo que ellos comprenden, más
completo podrá ser el control.
Ahora bien, las cuentas por pagar forman parte indispensable de todas las
empresas independientemente de su actividad principal, por consiguiente, la
Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A, es una empresa privada dedicada a la
comercialización de licores de origen nacionales e importados de la más alta calidad,
logrando la satisfacción de sus clientes, mediante servicios de primera y
personalizado. La misma cuenta con una cartera de proveedores, los cuales, le
5
otorgan créditos para la compra de mercancía, además, del pago de servicio y/o
gastos operativos en que incurre la misma para su funcionamiento, generando así una
obligación hacia sus acreedores.
La empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A, está conformada por
direcciones, gerencias y departamentos, los cuales desarrollan sus actividades diarias
bajo una estructura organizativa funcional, permitiendo a cada departamento tener
autonomía para la toma de decisiones en sus actividades, quienes cumplen sus
funciones bajo un organigrama estructural de tipo vertical. En tal sentido, Daft (2011)
señala que:
Los vínculos verticales se utilizan para coordinar las actividades entre los
niveles altos y bajos de una organización y están diseñados
principalmente para el control de la organización. Los empleados de
niveles más bajos deben realizar las actividades conforme a las metas del
nivel alto y los altos directivos deben estar informados sobre las
actividades y logros de los niveles más bajos. (p. 118)
Cabe mencionar, que la Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. cuenta con
una junta directiva como máxima autoridad para la toma de decisiones, encargada de
liderar y coordinar actividades de planificación estratégica, delegando la coordinación
de las funciones operativas y administrativas tomando en cuenta ideas y sugerencias
de sus dependientes, los cuales se encuentran: administración y cuentas por pagar,
cuentas por cobrar, facturación, mercadeo, contabilidad y finanzas, sistema e
informática, almacén e inventarios y RRHH.
El jefe del departamento Administrativo junto con el analista de Cuentas Por
Pagar, garantizan la recepción y control de los ingresos obtenidos por las ventas y
expendio de licores. Así como su adecuado y correcta distribución de los recursos
materiales e instrumentos de trabajo, coordinando, supervisando y haciendo
seguimiento a los asuntos relacionados con los movimientos económicos o flujos
monetarios, para llevar a cabo los procedimientos administrativos que diariamente
son suministradas por cada departamento. Además, cuenta conjuntamente con el
apoyo del departamento de Contabilidad, quien revisan diariamente los registros
efectuados por dicho departamento.
6
De tal manera, que el analista de cuentas por pagar, realiza todos los pagos
necesarios a los proveedores, siendo el único autorizado para el registro de facturas,
notas de créditos y notas de débitos generadas por concepto de bienes y prestación de
servicios (compras de materiales, mantenimientos, honorarios, entre otros.) así como
también las compras por concepto de mercancía. Por otro lado, estar familiarizado
con las tablas retención de ISLR para personas naturales y personas jurídicas, para el
proceso de aplicación de retenciones según los conceptos descritos en las facturas. A
su vez, estar en conocimiento con la Providencia Administrativa
N°/SNAT/2011/00071 del SENIAT sobre las normas de emisión de facturas (forma
libre y/o maquina fiscal) y otros documentos.
La empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A, radica en la necesidad
de llevar a cabo una serie de procedimientos que le permite cumplir
responsablemente con el pago a proveedores. Para Franklin (2009) “Constituyen un
documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y
secuencial de operaciones concatenadas entre sí” (p. 253.). Conforme a la definición
anterior, los procedimientos constituyen una serie de pasos orientado hacia el
desarrollo de las actividades que deben ser realizadas por el personal de forma
secuencial, las cuales deben estar enlazadas o relacionadas una actividad con otra.
La Empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. para dar cumplimiento
adecuado y eficiente con los registros de documentos y pagos a proveedores, realiza
una serie de procedimientos detallados a continuación:
En primer lugar, el asistente administrativo es el encargado de la recepción de
documentos y de recibir diariamente facturas de inventario, o bien sea por la compra
de bienes y prestación de servicios. Tomando como referencia lo expuesto por
Villegas (2011), “la recepción de documentos es el conjunto de operaciones de
verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica” (p. 20).
Conjuntamente se encuentra anexados a los documentos una nota de entrega
que señala de forma detallada nombre del proveedor, número y monto de la factura,
la cual contiene cada factura una orden de compra. Una vez que el asistente verifique
7
los documentos recibidos, hace entrega de los mismos al departamento contable.
Según lo expresado por Fariñas (2013), “la nota de entrega es un documento
mercantil que certifica la entrega de un pedido” (p.12).
Seguidamente, se desarrolla el procedimiento de revisión y codificación de
documentos, el mismo está a cargo de un analista contable, su función consiste en
revisar la factura y codificar el gasto (bienes y prestación de servicios), además,
verificar que las facturas cumplan con lo establecido en la Providencia
Administrativa N°/SNAT/2011/00071 del SENIAT sobre las normas de emisión de
facturas. En el caso de facturas de inventario, un asistente contable genera copias de
cada una de la factura para luego ser ingresadas en el libro de compras, que no es más
que un registro de datos que se realiza en un periodo tributario (mensualmente),
dando origen a un resumen y detalle de las facturas. Es necesario hacer referencia que
el analista de este departamento determina la partida contable especificando donde
tiene que ser registrada el documento.
Posteriormente, se procede al registro de facturas, de acuerdo a la
codificación del documento suministrado por el analista contable, dicho documento
es enviado al analista de cuentas por pagar para su respectivo registro en el sistema
llamado iSCALA, el cual es un sistema administrativo conectado vía red donde todos
los departamentos tienen acceso limitados a sus respectivos departamentos y
responsabilidades, a fin de verificar y determinar si la factura posee retenciones de
I.S.L.R e I.V.A, de acuerdo a los parámetros establecidos por la empresa. El sistema
iSCALA posee todos los conceptos de los gastos gravables de impuestos.
Por tal motivo es necesario seguir una serie de pasos en el módulo de
Compras. Lo primero que se debe establecer es el tipo de documento que se va a
registrar, ya sea Facturas a proveedor (FP) - Notas de Crédito (NC) - Notas de Debito
(CP) - No aplica (NA) se utiliza en aquellos documentos que no cumplen con las
normativas del SENIAT, así como también, para el reverso de documentos en el caso
de errores en registro. Cabe mencionar, que existen dos formas de registros de
documentos, una es la forma manual, dicha información es suministrada por el
analista contable, la segunda forma de registro es bajo una aplicación llamada
8
interfaces, que se refiere a la codificación de los inventarios a través de esta
aplicación.
De inmediato, de manera manual se ingresa en el módulo de compras, se
selecciona la opción facturas/ Diario, en el mismo se da ingreso a los documentos
autorizadas de inventario o gastos y aparecerá un formato donde se debe incluir una
serie de información, nombre del proveedor, numero de la factura, numero de control,
fecha de emisión, y el monto. Cuando se haya introducido los datos, el sistema toma
automáticamente el monto de la factura como una cuenta por pagar y será llevado a la
cuenta preestablecida para la construcción del comprobante contable y pasamos a un
siguiente formato. En este formato, es la de asignación de impuestos, en el mismo
nos da la idea de cuales códigos de retenciones podemos utilizar según la alícuota
vigente, recordando que el código 999 es utilizado para compras exentas.
Una vez introducida la asignación de impuestos, pasara a un siguiente formato,
en el que muestra un menú en el cual se selecciona Introducir Transacciones y lleva a
la última parte de construcción del comprobante contable donde se registra el código
de centros de costos, la ubicación y el auxiliar, los culés son codificados por el
departamento de contabilidad en una solicitud de pago que es anexada a la factura, las
ya registradas en el sistema, son archivadas hasta el momento de generar el pago.
La segunda forma de registro de facturas, es a través de la aplicación Interfaces,
en la misma se selecciona la empresa que se quiere procesar, muestra la opción de
buscar por agencia o sucursal a los proveedores individualmente. Se coloca la fecha
de las compras registradas en los inventarios y se selecciona la factura que se desea
procesar, generando un archivo PRN, que es un oficio donde se reflejan todos los
datos de la factura incluyendo las cuentas contables, identificando un número que
debe ser ingresado en el sistema iSCALA específicamente en el módulo de compras,
donde alimenta el auxiliar de cuentas por pagar y a su vez crea un archivo TXT que
se cargar al módulo de libro mayor que alimentara la contabilidad. Esta aplicación
facilita registrar las facturas de formas más rápidas.
Este procedimiento culmina con la cancelación de facturas, porque para realizar
pagos a los proveedores se utiliza las Propuestas de pago, se tiene la opción de crear
9
varias propuestas según sea la disponibilidad de los saldos bancarios. Para crear los
pagos, se ingresa al sistema iSCALA, en el módulo de Libro de Compras -
Pagos/Flujo de Fondos – donde tenemos la opción de indicar el método de pago, sea
por cheques o transferencias es la misma opción. Una vez configurado el método de
pago se pasa al siguiente paso donde colocamos el RIF del proveedor a pagar y se
seleccionan la factura o facturas a pagar. Seguido, se elige el banco por el que se
realizará el pago y se imprime los cheques o transferencias, luego se actualiza el
procedimiento de pago para que quede registrado en el sistema.
Actualmente los pagos a proveedores son frecuentemente realizados por

transferencias bancarias, en algunas entidades bancarias se realiza un archivo TXT
que deberá contener la siguiente información: fecha, nombre del proveedor o
beneficiario, monto a debitar, número de cuenta tanto del banco emisor de los fondos,
así como del banco receptor del dinero. El documento es cargado por un analista de
cuentas por pagar al banco emisor, luego, hace entrega de los soportes de
transferencias a la Junta Directiva quienes son los únicos autorizados en aprobar los
pagos y sea debitado de banco los saldos solicitados. Posteriormente, el analista de
cuentas por pagar ingresa al sistema iSCALA las transacciones realizadas, ejecutando
el mismo procedimiento mencionado de la Propuesta de Pago.
Para culminar, se realiza el procedimiento de comprobantes de egreso,
partiendo de lo señalado por Kohler (2011),“el comprobante de pago es un
documento que acredita la entrega de un bien luego de prestar un servicio, es
básicamente un documento que sustenta las operaciones” (p. 5). Al respecto, los
comprobantes de egreso son generados por el sistema iSCALA, en el caso de las
transferencias, se hace entrega de una copia de pago al proveedor indicándoles
manualmente que facturas se están cancelando; y referente al cheque se hace entrega
del mismo una vez firmado el comprobante de egreso por el proveedor, indicando el
nombre, fecha y numero de cedula por quien hace el retiro del cheque.
Durante el desarrollo de las pasantías, se puede observar, que la empresa
Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A., existe la presencia de ciertas debilidades
10
en el sistema de control y en el registro de las operaciones que de una forma u otra
tienden a dificultar el proceso efectivo de las actividades que se realizan en el
departamento de cuentas por pagar; tales como:
 No existen manuales de procedimientos adecuado, las instrucciones se dan de

forma verbal a cada empleado que se incorpore a las empresas, lo que trae
como consecuencia, discontinuidad en los pasos a seguir en cada uno de los
procesos que realizan en el desempeño de las funciones, reflejando en un
futuro los retrasos, fallas y pérdida de tiempo. En el caso del área de cuentas
por pagar de la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A, no tener
un instructivo adecuado, dificulta el desarrollo y cumplimiento de las
operaciones de manera adecuada y eficiente, porque da origen a un proveedor
insatisfecho con el servicio prestado y está orientado potencialmente a la
pérdida del mismo.
Es por ello que se requiere de la implementación de herramientas que
le ayuden y faciliten al empleado a realizar asertivamente dichas
operaciones, ofreciéndole asesorías, capacitaciones y toda la información
que requiera para llevar el control de registro y pago de proveedores con un
mínimo margen de errores, menor riesgo de fallas que retrasen las
operaciones, la elaboración e implementación de manuales de
procedimientos permiten el reforzamiento del contenido verbal al que se
somete cada empleado que ingresar al área laboral de la empresa, evitando
discontinuidad en los mismos, puesto que deben efectuarse de manera
organizada ,planificada y acertada, orientándose a la satisfacción de las
partes y el óptimo cumplimiento de las premisas establecidas por la empresa
nombrada anteriormente.
 Todos los gerentes de departamento tienen autorización de realizar compras
y/o solicitar servicios si así lo consideran necesario, de manera
independiente, sin embargo, existe la ausencia de conocimiento de las
obligaciones por pagar que tiene la empresa, porque de manera
11
descoordinada dichas compras no son notificadas al analista de cuentas por
pagar, quienes se dan por enterado de dichas obligaciones al momento en
que el proveedor emite reclamo de cobro por vencimiento de facturas o
créditos. Causando el riesgo de la pérdida de credibilidad y seriedad por
parte del proveedor hacia la empresa por no cumplir con dicha compromisos.
En consecuencia, puede incidir negativamente en las finanzas de la
empresa, es decir, suponiendo que a la empresa se le ofrecen condiciones de
pago que incluyan descuentos por pronto pago y esta no las cumpla, debe
renunciar a la oportunidad de pagar menos por las compras realizadas, aparte
de cancelar el monto total de la factura se suman montos adicionales por
diversidad de cambios económicos que frecuentemente tienen los productos
e incluso se pierde relaciones con el proveedor. Además, si la comunicación
no es la apropiada, ocasiona inconvenientes y disgustos entre los
trabajadores y proveedores.
 El sistema computarizado (iSCALA), que posee la empresa Distribuidora
Nube Azul de Margarita, C.A, no se ajusta a las necesidades y expectativas
del empleado al momento de realizar las operaciones, porque el analista de
cuentas por pagar no realiza un registro de las operaciones diarias referentes
a transferencias bancarias, así como tampoco se cargan al sistema las
facturas con las fechas correspondientes, dichas limitantes acarrean el retraso
e incumplimiento en los pagos pendientes, dando paso y originando la
nulidad de los saldos en los cierres mensuales de las cuentas por pagar. El
sistema debido a las debilidades y deficiencias planteadas anteriormente no
arroja una información precisa y acertada de las deudas reales de la empresa.
Siendo el analista de cuentas por pagar una de las unidades que
registra las cuentas tanto de los libros auxiliares como del libro mayor, lo
cual trae como resultado que los estados financieros no sean confiables a
razón de que se dejan de registrar gastos, las facturas generan una utilidad
mayor a la realidad financiera, afectando la conciliación con el saldo banco
que consecuentemente reflejan partidas pendientes mucho mayores a meses
12
anteriores. Interfiriendo considerablemente en la distribución de los saldos
reales de la entidad.
Aunque la empresa posee un sistema computarizado iSCALA, no se
hace registro de las operaciones del día a día, es decir, los pagos a
proveedores por transferencias que se realizan diariamente, además no se
cargan las facturas al sistema en las fechas correspondientes, lo que ocasiona
no solo el incumplimiento y retraso con los pagos, sino el desconocimiento
del cierre de cada mes de los montos de las cuentas por pagar a proveedores.
Dicha limitante da paso a la incertidumbre y desconfianza con las deudas de
la empresa arrojadas por el sistema.
 Es de mencionar, que el analista de Cuentas Por Pagar tiene un papel
fundamental para el departamento de contabilidad, donde un procedimiento
y registro mal ejecutado, afectará significativamente las operaciones
contables, tanto de los auxiliares como el libro mayor. Es decir, la
incertidumbre en la información arrojada por el sistema en los estados
financieros, alteran tanto las compras que van al inventario como los saldos
reflejados, porque son saldos menores a los reales. Además, si las facturas
corresponden a gastos, generan una utilidad mayor a la real, porque se está
pasando por alto el registro de ciertos gastos, así como el registro fuera de
fecha de los pagos, otra de sus debilidades se observa al momento de
conciliar con banco, donde se reflejan partidas pendientes mucho mayores y
de meses anteriores, situación que debe ser corregida para evitar que se sigan
presentando situaciones incomodas contablemente.
 Adicionalmente, las facturas que son registradas por el analista encargado de
llevar a cabo estas operaciones, cometen errores frecuentes al momento de
interpretar el tipo de servicios, en el caso de la factura que lo requiera,
porque no posee los conocimientos necesarios para la aplicación en el
porcentaje de retención, el mismo debe ser aplicado en personas naturales y
personas jurídicas, aun cuando el sistema también se los indica. Estas
operaciones mal ejecutadas ocasionan diferencias que alteran el pago de las
13
facturas y también afectan la parte contable al momento de realizar la
declaración mensual y quincenal de retenciones.
Es de resaltar, que las retenciones de I.S.L.R, son declaradas
mensualmente y las retenciones de I.V.A, quincenalmente. Por consiguiente,
si no se toman los correctivos pertinentes al caso en su debido momento, se
debe hacer un ajuste y en la próxima declaración, siendo esto un ilícito
material sancionado por el código orgánico tributario en su artículo 109
referido al incumplimiento del deber de la obligación de retener.
Estas acciones mal ejecutadas entorpecen los procedimientos rutinarios de la
empresa, poniendo en riesgo posibles rupturas de las actuales relaciones
comerciales por el incumplimiento de los pagos pendientes.
De continuar con estas debilidades que frecuentemente se evidencian en la
empresa, la misma está expuesta a riesgos como, el incumplimiento con el
compromiso de pago a proveedores, trayendo como consecuencia una ruptura de
relaciones con este, además de causar una mala reputación en el mercado.
Considerando lo antes señalado, surge la necesidad de analizar los procedimientos
administrativos para el control de registros y pagos a proveedores aplicados en la
empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A, que permita mejorar el
cumplimiento de estos procedimientos, a su vez presentar las posible soluciones y
correcciones convenientes.
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Analizar los procedimientos administrativos aplicados para el control de

registros y pagos a proveedores en la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita,
C.A,
Objetivos Específicos
14
1.- Identificar los aspectos generales de la empresa Distribuidora Nube Azul de
Margarita, C.A.
2.- Describir los basamentos teóricos y legales vigentes relacionados a los
procedimientos administrativos para el control de registros y pagos a
proveedores.
3.- Describir los procedimientos administrativos para el control de registros y
pagos a proveedores aplicados por la empresa Distribuidora Nube Azul de
Margarita, C.A.
4.- Comparar los procedimientos administrativos aplicados para el control de
registros y pagos a proveedores en la empresa Distribuidora Nube Azul de
Margarita, C.A., con los basamentos teóricos y legales vigentes.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
En relación con el desarrollo de la pasantía, se implementó herramientas

necesarias para obtener y recolectar información de forma organizada y dar
cumplimiento a los objetivos propuestos. Para Falcón y Herrera (2005) las define
como técnica, el procedimiento o forma particular de obtener datos o información. La
aplicación de una técnica conduce a la obtención de información, la cual debe ser
resguardada mediante un instrumento de recolección de datos.
Por otra parte, Arias (2012) agrega que “un instrumento de recolección de datos
es cualquier recurso, dispositivos o formato (en papel o digital), que se utiliza para
obtener, registrar o almacenar información” (p .68). Es por ello que, en el desarrollo
del proyecto, se implementaron una serie de fuentes de recolección y técnicas, las
cuales, permitieran recabar la información necesaria para el logro de los objetivos
planteados.
Las técnicas e instrumentos manejados para obtener la información necesaria,
fueron los siguientes: la observación directa, entrevista semi-estructurada y la
revisión documental y el análisis cualitativo.
15
Observación Directa
A través de esta técnica se pudo obtener los datos tal cual como se dan en la
realidad, principalmente de todas aquellas actividades relacionadas con el
procedimiento administrativo para el control de registros y pagos a proveedores
llevados a cabo por la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. entre
ellas, revisión de registros y pagos con sus respectivos cheques o transferencias, y
elaboración del comprobante de retención.
Para Arias (2012), “consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma
sistemática, cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o
en la sociedad, en función de unos objetivos de investigación preestablecidos” (p.
69). Esta técnica consiste básicamente en observar el objeto de estudio dentro de una
situación particular, sin necesidad de intervenir o alterar los procedimientos en el que
se desenvuelve la actividad, permitiendo al pasante visualizar y participar de forma
directa en las actividades que han sido previamente definidas.
A través de la utilización de esta técnica, permitió la recolección de datos
necesarios para el logro de los objetivos propuestos, observando y a la vez
participando en las actividades desarrolladas en el departamento de Administración
específicamente en el área de cuentas por pagar de la empresa Distribuidora Nube
Azul de Margarita, C.A. con el fin de obtener la debida apreciación e interpretación
de los procedimientos ejecutados en dicho departamento.
Considerando lo antes expuesto, mediante la observación directa se puede
percibir deliberadamente ciertos rasgos existentes en la realidad, principalmente
aquellas actividades relacionadas a los procedimientos administrativos para el control
de registro y pago a proveedores de la empresa Distribuidora Nube Azul de
Margarita, C.A, entre ellas, la elaboración cheques y/o transferencias a proveedores,
registros de facturas de compras, gastos y servicios, elaboración de comprobantes de
pago, entre otros.
16
En base a lo anterior, esta técnica permite llevar a cabo los objetivos de
investigación establecidos: N° 1 identificar los aspectos generales de la empresa, N°
2, Describir los basamentos teóricos y legales vigentes relacionados a los
procedimientos administrativos para el control de registros y pagos a proveedores, N°
3, Describir los procedimientos administrativos para el control de registros y pagos a
proveedoresaplicados por la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A., y
N° 4, comparar los procedimientos aplicados para el registro y pago a proveedores
con los basamentos teóricos y legales vigentes. Cabe mencionar, que para el registro
de la información se empleara un cuaderno de notas como instrumento de recolección
de datos.
Entrevista Semi-Estructurada
Considerando que la entrevista es una técnica de recolección para recabar la

información eficientemente, fue requerida a través de la formulación de ciertas
interrogantes que se plantearon de manera constante y que permitieron abrir un
diálogo con los individuos involucrados en el tema de investigación. Hernández,
Fernández y Baptista (2014), señalan que mediante esta técnica y a través de
preguntas y respuestas se logara una comunicación y la construcción conjunta de
significados respecto al tema, cuyo objetivo principal es obtener cierta información
mediante una conversación de naturaleza profesional.
Al respecto, Hernández, Fernández y Baptista (2014), también señalan que:
“Las entrevistas semiestructuradas se basan en una guía de asuntos o preguntas y el
entrevistador tiene la libertad de introducir preguntas adicionales para precisar
conceptos u obtener mayor información.” (p. 403)
Fundamentado por el argumento teórico que exponen los autores el
entrevistador debe poseer la cualidad de obtener la información detallada y concisa
usando una serie de preguntas asertivas que envuelvan las experiencias del jefe del
departamento Administración y el analista de Cuentas por Pagar, estableciendo un
17
dialogo peculiar y asimétrico, que logre compilar la información pertinente requerida
para la correcta elaboración o restructuración de los manuales de procedimientos.
Considerando lo antes expuesto por los autores, el entrevistador debe poseer una
serie de preguntas previamente definidas con respecto al tema en cuestión que le serán
de ayuda para obtener los objetivos deseados. Estos objetivos se pueden conseguir
mediante una conversación profesional con el gerente del departamento de
administración y analistas de cuentas por pagar que forman parte del procedimiento de
registros y pagos a proveedores de la empresa, realizando preguntas con el fin de
aportar datos de interés, estableciendo un dialogo peculiar, asimétrico, para recoger la
información pertinente.
Po lo tanto, esta técnica tuvo como objeto conocer las funciones de los distintos
cargos dentro de la dirección, además de obtener la información asertiva y concreta
sobre los procedimientos administrativos para el control de registros y pagos a
proveedores, y así contribuir con el desarrollo de los objetivos de la pasantía. Como
instrumento de recolección de datos se utilizará un listado de preguntas previamente
elaboradas. Entre las preguntas realizadas a los distintos integrantes de la dirección de
administración que proporcionarán información para los objetivos 1, 3 y 4. (ver Anexo
1).
Revisión Documental
Por medio de esta técnica se recopilo información necesaria y relevante para el

sustento de la investigación, mediante las consultas de los distintos textos y fuentes
de información en relación al tema en estudio.
Baena (2017) hace referencia a la revisión documental como:
El primer paso del investigador debe ser el acopio de noticias sobre
libros, expedientes, informes de laboratorio o trabajos de campo
publicados en relación con el tema por estudiar desde dos puntos de
vista: el general y el particular, muy concreto. (p. 69)
Para el desarrollo del tema en estudio fue indispensable consultar diferentes
fuentes textuales donde se pudo obtener las bases teóricas necesarias como soporte a
18
la investigación. Esta técnica va a permitir alcanzar los objetivos específicos 2 y 4 de
este proyecto. Tales fuentes se mencionan a continuación:
Textos:
 Chiavenato, Idalberto (2007). Administración de Recursos Humanos. El

capital humano de las organizaciones.
 Fierro, Martínez (2009). Contabilidad de Pasivos.
 Elias L, Flores (2009). Primer curso de Contabilidad.
 Richard L, Daft (2011). Teoría y Diseño Organizacional.
 Enrique B, Franklin (2009). Organización de Empresas.
 Kohler Eric L. (2011) Diccionario para Contadores
 Robbins, Stephen P y Coulter, Mary (2005) Administración.
 Cervera Oliver, M.; González García, Angel y Romano Aparicio, j.; (2012):
contabilidad financiera.
 Gallego Díez, E. y Vara y Vara, M. (2009). Manual Práctico de Contabilidad.
 Bocchino A. William. (2013). Sistemas de Información para la
Administración. Técnicas e Instrumentos.
 Moreno , J. (2014). Partida Doble. Contabilidad Básica. Grupo Editorial Patria
 Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de
Información Financiera. Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
(2014)..
 Falcón y Herrera. (2005). Análisis del Dato Estadístico.
 Gómez Villegas, Mauricio. (2011). Pensando los fundamentos de la
contabilidad como disciplina académica.
 Fariñas, José Carlos (2013). Financiación y capital humano en la innovación
de las empresas.
 Leyes:
 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2009).
19
 Código de Comercio Gaceta Extraordinaria Nº 475 de fecha 21 de diciembre
de 1955..
 Código Orgánico Tributario Código Orgánico Tributario. (2020). Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, 6.152, de fecha 18 de
Noviembre.
 Ley de Impuesto Sobre La Renta.(2015). Gaceta oficial de la República
Bolivariana de Venezuela, 36203. 23/04/1997.
 Reglamento parcial de la Ley de Impuesto Sobre La Renta en materia de
retenciones.
 Providencia Administrativa Nº 0071, que establece las normas generales de
emisión de facturas y otros documentos. Gaceta Oficial N°39.795 de fecha 08
de noviembre de 2011. Capítulo I

Análisis Cualitativo
El análisis cualitativo es aquel que revela cuáles son las propiedades y

características específicas de algo, así como su valor distintivo. Este tipo de análisis
suele aplicarse en diferentes ámbitos, desde investigaciones sociales y científicas
hasta la producción de objetos.
Según Hernández, Fernández y Baptista (2010), lo describe de la siguiente
manera:
Implica organizar los datos recogidos, transcribirlos a texto cuando resulta
necesario y codificarlos. La codificación tiene dos planos o niveles. Del
primero, se generan unidades de significado y categorías. Del segundo,
emergen temas y relaciones entre conceptos. Al final se produce teoría
enraizada en los datos. (p. 406)
De acuerdo con el autor citado, se debe efectuar con los datos e informaciones
que se han recolectado, esta información se debe recabar por medio de técnicas como
la observación directa, entrevistas y documentos. La necesidad de la agrupación y
organización de estos datos es fundamental al momento de su estudio y análisis
posterior cotejando y relacionándolos. Por tanto, el análisis se efectuo para alcanzar el
objetivo 4 de este proyecto, la información se adquirirá por medio de basamentos
20
legales vigentes y teóricos, así como también la información obtenida por la empresa
Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. de cómo se llevan los procedimientos
administrativos para el control de registros y pagos a proveedoresy comparándolos
con los mencionados basamentos legales vigentes teóricos.
FASE II
ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA NUBE

AZUL DE MARGARITA, C.A.
Los aspectos generales pertenecientes a la empresa Distribuidora Nube Azul

de Margarita, C.A., constituyen sus bases para llevar a cabo políticas de gestión y
dirección de los recursos humanos. De esta manera es necesario conocer y
profundizar sus aspectos organizacionales, como lo son su cultura organizacional que
refleja su jerarquía y funcionamiento.
Ubicación de Distribuidora Nube Azul de Margarita
Las oficinas de la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita C.A., están

ubicadas en la avenida Juan Bautista Arismendi, en el sector Porlamar, Municipio
Mariño, Estado Nueva Esparta.
21
Imagen 1. Ubicación de Distribuidora Nube Azul de Margarita
Fuente: Google Map (2022).
Reseña Histórica de Distribuidora Nube Azul de Margarita
En 1975 -abre sus puertas al público «Bodega Nube Azul», en la población de

Guatire, estado Miranda, finalizando el año se convierte en «Abastos Nube Azul».
Gracias a la tenacidad de su fundador de origen luso y corazón venezolano, el
crecimiento de la empresa era alentador. Tras un buen inicio el pequeño abasto se
convierte en «Licorería Nube Azul». Ampliando horizontes y enlazando
conocimientos surgen nuevas alianzas para el año 1977, comenzando así la
distribución y comercialización del primer portafolio de productos en los principales
estados del país.
Para 1996, surge en la Isla de Margarita la primera sucursal y su éxito nos llevó
a extender nuestra presencia en el Oriente, es creada la compañía proveedores de
Licores Distribuidora Nube Azul de Margarita C.A, la cual se sitúa como la red de
licores más extensa en la venta de licores al mayor que se extiende a lo largo y ancho
del estado Nueva Esparta, siendo capaz de competir con otras Distribuidoras tanto en
precio como en calidad, convirtiéndola en empresa líder de esta actividad económica
proveedores de licores. Contando actualmente con ocho (8) distribuidoras en todo el
territorio nacional. Siendo hoy en día Distribuidora Nube Azul C.A., una empresa
22
venezolana líder en Distribución y comercialización de licores nacionales e
importados.
Misión de Distribuidora Nube Azul de Margarita
La misión constituye un elemento imprescindible en la estructura

organizacional debido a que es a partir de esta que se enfocan en cumplir con los
objetivos de la empresa, definidos de manera precisa y concreta para guiar al grupo
de trabajo en el día a día. Según Muñiz (2014), plantea la misión de la siguiente
manera:
La misión es la que define la razón de ser de la empresa, que condicionará
sus actividades presentes y futuras, proporciona unidad, sentido de
dirección y guía en la toma de decisiones estratégicas. Nos va a
proporcionar una visión clara a la hora de definir en qué mercado estamos,
quiénes son nuestros clientes y con quién estamos compitiendo. Sin una
misión clara es imposible practicar la dirección estratégica. (p. 33)
Por lo tanto, la misión en la organización es el marco de referencia que orienta
las acciones, enlaza lo deseado con lo posible, condiciona las actividades presentes y
futuras proporcionando sentido de dirección y guía en la toma de decisiones
estratégicas que ayudara a la empresa cumplir sus objetivos. En este sentido, la
empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. tiene como misión:
Ser la empresa Líder del mercado nacional, al satisfacer a nuestros clientes
con productos de la más alta calidad y con una atención personalizada y ser
una empresa reconocida por su seriedad, solvencia y ética en el trabajo, que
atiende las necesidades, exigencias y cambios del mercado venezolano.
Ofreciendo productos nacionales e importados diferenciados por su calidad
en todo el territorio nacional. Conformando un equipo de trabajo
capacitado, motivado y comprometido con la empresa, clientes y
comunidad.
Por consiguiente, la misión en la organización es brindar a nuestros clientes
calidad constante en la atención y el servicio para satisfacer sus necesidades y
requerimientos, proporcionando productos de calidad y en un buen tiempo.
.
Visión de Distribuidora Nube Azul de Margarita
23
La visión en una organización se refiere a la exposición clara que indica hacia
donde se dirige la empresa a largo plazo y en que se deberá convertir, tomando en
cuenta el impacto de las nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas
cambiantes de los clientes y de la aparición de nuevas condiciones del mercado.
Según Chiavenato (2017), lo detalla de la siguiente forma:
La visión organizacional, o visión del negocio, se refiere a aquello que la
organización desea ser en el futuro. La visión es muy inspiradora y
explica por qué diariamente las personas dedican la mayor parte de su
tiempo al éxito de su organización, Esta visión recoge las aspiraciones
del director general, o persona encargada de establecer la dirección de la
empresa. Cuanto más vinculada esté la visión del negocio con los
intereses de sus socios, tanto más podrá la organización cumplir con sus
propósitos. (p. 21)
Por tanto. la visión de la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A.
es la siguiente:
Posicionarnos en el mercado venezolano como la empresa líder de licores, al
contar con una reconocida imagen y trayectoria, producto de una organización
comercial, administrativa, financiera y tecnológica, que refleja nuestras
capacidades y tendencias de expansión hacia el futuro, motivado y
comprometido con la empresa, clientes y comunidad.
Conforme con lo citado por Chiavenato la organización tiene una visualización
del futuro, cuándo se tiene claro lo que se quiere hacer y ser en un futuro, se puede
orientar la capacidad de gestión hacia el logro de dichas metas y objetivos
Estructura Organizativa de Distribuidora Nube Azul de Margarita
Según Henry Mintzberg (2015), plantea: que la estructura organizativa,

suministra las funciones, deberes y responsabilidades de cada uno de los
componentes de la organización, a través de esta estructura se delega autoridad, y
sirve para canalizar los esfuerzos de acuerdo con los fines y objetivos de la
organización. (p. 19).se podría decir que la estructura de la organización es el modo
de planificar su trabajo y repartir formalmente sus responsabilidades promoviendo la
eficiencia y eficacia del control de gestión. La estructura organizativa de una empresa
es fundamental para que todos los trabajadores entiendan cómo funciona la
24
organización, con la cadena de mandos clara, los empleados ganan en seguridad y
mejora la orientación de los recién incorporados a la empresa.
De manera que, la estructura de la empresa Distribuidora Nube Azul de
Margarita, C.A, posee una estructura lineal, donde la misma consta de una serie
continua de escalones que constituyen las jerarquías existentes, basada en la autoridad
directa del jefe sobre los subalternos. Cabe mencionar, que todas las actividades
operativas y administrativas ejecutadas deben ser participadas de manera clara y
precisa a la Junta Directiva, quienes son la máxima autoridad y tomen las decisiones
pertinentes y generales de la organización, como lo es la inversión en mercancías,
aprobación de pagos, adquisición de activos que sea vitales para la ejecución de
actividades diarias de la organización, la publicidad y mercadeo.
Una estructura organizacional en la empresa debe partir de la claridad de sus
objetivos operacionales y ser un facilitador que permita el logro de estos mediante la
adecuada coordinación de los recursos humanos, financieros y materiales. La define
también como el conjunto de las funciones y las relaciones que determinan
formalmente las funciones que cada unidad debe cumplir y el modo de comunicación.
Conforme a lo planteado, la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A,
está conformada por una estructura organizativa funcional, permitiendo a cada
departamento tener autonomía para la toma de decisiones en sus actividades, quienes
cumplen sus funciones bajo un organigrama estructural de tipo vertical, es decir,
porque va de arriba hacia abajo, donde se pueden apreciar los siguientes
departamentos: Gerente de Ventas, Gerente de Mercadeo, Gerente de RRHH,
Gerente de Tesorería, Gerente de Contabilidad, Gerente de Seguridad, Gerente de
Computación y Sistemas y Gerente de Logística. (Ver Figura 1)
25
Figura 1. Estructura Organizativa de la Empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A.
Fuente: Rodríguez, D. (2022).
26
Descripción del Departamento Administrativo / Tesorería
El departamento Administrativo es el encargado en interpretar los objetivos

de la empresa y transformarlos en acción empresarial mediante planeación,
organización, dirección y control de las actividades realizadas en las diversas áreas y
nivele de la empresa para conseguir tales objetivos. Por tanto, el departamento
administrativo es el ente encargado de los recursos organizacionales para conseguir
determinados objetivos con eficiencia y eficacia.
De acuerdo a Fayol (2015), plantea lo siguiente:
Toda empresa o centro de trabajo requiere de un detallado y estratégico
plan de acción para obtener los resultados deseados. Lo cual a su vez
ayudará a gestionar de manera adecuada los recursos humanos, materiales
y financieros, pues todas se relacionan entre sí. Las funciones en todas las
organizaciones se encuentran en una estrecha y compleja interacción
dinámica que buscan alcanzar los objetivos y beneficios de la
organización, ejecutando sus actividades con el nivel de conflicto lo más
bajo posible. (p.21).
De esta forma, el Departamento de Administración – Tesorería, tiene la tarea de

operar el flujo monetario de la organización, es decir, la entrada y salida de dinero.
Siendo el ente responsable de optimizar los recursos financieros de la empresa
Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A.
Figura 2 Estructura organizativa del Departamento de Administración-

Tesorería.
Funciones del Departamento Administrativo / Tesorería
Las funciones administrativas de una empresa son las tareas y obligaciones que
una organización debe asumir para un funcionamiento coordinado y eficiente,
derivando las responsabilidades asociadas a ellas hacia sus distintos órganos. De
acuerdo a Chiavenato (2017) define las funciones como:
Un conjunto de tareas (puestos por hora) o de obligaciones (puestos de
asalariados) ejercidas de manera sistemática o reiterada por el ocupante
de un puesto. Pueden realizarse por una persona que, sin ocupar el
puesto, desempeñe provisional o definitivamente una función. (p. 21)
Teniendo en cuenta que el Departamento de Administración-Tesorería tiene
como principal función optimizar los recursos financieros de la empresa
Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A, está constituido por el Gerente de
Administración/ tesorería, Analista de Cuentas por Pagar, Analista de Facturación,
Analista de Cuentas por Cobrar, y Asistente Administrativo.
Funciones del Gerente de Administración/ tesorería
Objetivo general del cargo

Garantizar la recepción y control de los ingresos de la Empresa, así como su
adecuada y correcta distribución, coordinando, supervisando y haciendo seguimiento
a los asuntos relacionados con los movimientos económicos o flujos monetarios.
Funciones del cargo

 Planificar las actividades a realizar por la Unidad de Tesorería, delegando
responsabilidades en cada sección y/o unidad a su cargo.
 Dirigir, coordinar y supervisar las actividades realizadas por las secciones
y/o unidades a su cargo.
 Dirigir el proceso de emisión de cheques de acuerdo a las políticas
financieras.
28
 Suministrar información confiable sobre las disponibilidades bancarias
para que las unidades de Administración, Planificación y Programación
Presupuestaria.
 Suministrar información confiable para que la Junta Directiva tome
decisiones en relación a: colocaciones, aperturas y cierres de cuentas
bancarias.
 Coordinar el proceso de transferencia de los recursos asignados a las
cuentas bancarias, de acuerdo con el presupuesto y la programación de
gastos aprobados.
 Controlar el movimiento de las diferentes cuentas bancarias mediante los
procesos ejecutados por las secciones y/o unidades adscritas al
Departamento.
 Analizar y controlar el rendimiento por concepto de colocaciones
financieras.
 Examinar, analizar y evaluar el movimiento de ingresos y egresos.
 Conformar las órdenes de pago procesadas, de acuerdo a los criterios
establecidos. Dirigir, coordinar y supervisar flujos de caja.
 Aprobar cheques, oficios y demás correspondencia del Departamento a su
cargo. Mantener reuniones periódicas con el personal del Departamento a su
cargo.
 Presentar informes periódicos a la Junta Directiva sobre la disponibilidad
financiera.
 Supervisar, controlar y evaluar el personal a su cargo.
 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Desarrollar todas
aquellas actividades inherentes a su cargo.
Funciones del Analista de Facturación
29
Efectuar facturación de los productos manejados por la organización,
analizando, clasificando y registrando los pedidos, a fin de mantener el normal
desenvolvimiento del área de ventas.
Funciones del cargo

 Recibir, analizar y procesar de manera digital las ordenes de pedidos de
vendedores.
 Revisar facturación correlativa de la organización como se establece en
orden legal vigente.
 Procesar facturación del día para ser entregada a almacén y dar
continuidad.
 Estructurar rutero para la entrega de mercancía del día. Realizar notas de
crédito y débito según sea el caso.
 Realizar la activación de toda la facturación realizada por la organización
 Realizar atenciones personalizadas a clientes por puerta previa
autorización de supervisor.
 Analizar conjuntamente con sus supervisores las cuantas pendientes por
cobrar de la organización según facturación pendiente.
 Enviar notificaciones de cobro a clientes morosos.
 Realizar informes periódicos de gestiones de cobranza realizados por
fuerza de ventas.
 Desarrollar todas aquellas actividades inherentes a su cargo.
Funciones del Analista de Cuentas por Pagar
Realizar actividades administrativas de control y evaluación de los estados de

cuentas de los proveedores.
30
Funciones del cargo

vendedores.
 Elaborar y establecer la programación de los pagos de acuerdo a su
vencimiento.
 Revisar el cumplimiento de las facturas por parte de los proveedores para
procesar pagos.
 Controlar y emitir cheques de pago a proveedores.
 Velar por la carga oportuna y correcta de la información de los
proveedores.
 Programar un sistema de archivo para documentos legales, premisos de
entes gubernamentales.
 Velar por la elaboración y cancela ción de cheques de pago de los
servicios básicos de la empresa.
Funciones del Analista de Cuentas por Cobrar
Efectuar asientos contables de las diferentes cuentas, revisando, clasificando

y registrando documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos.
Funciones del cargo

vendedores.
 Atender a Vendedores para la recepción de la facturación y la cobranza.
31
 Recibir y procesar cheques, depósitos bancarios para procesar en sistema.
 Emitir periódicamente reporte de cobranza de la fuerza de ventas de la
organización.
 Vigilar el cumplimiento de las políticas de crédito y cobranza de la organización.
 Cumplir el código de cuentas, ingreso de facturas para pagos y proporcionar
información sobre el flujo de efectivo; incluir pagos recurrentes.
 Velar por la ejecución de recuperación de clientes morosos, con el fin de garantizar
la cobranza real a corto plazo de la cartera morosa de la organización.
 Controlar las cuentas no pagadas por los deudores para ejercer la acción de
cobranza judicial de acuerdo a las políticas establecidas.
Funciones del Asistente Administrativo

Realizar actividades administrativas de archivo, control y elaboración de
correspondencia, digitalizar y registrar las transacciones de área de mercadeo de la
organización.
Funciones del cargo

 Procesar cambios de estructura de precios y costos en sistema.
 Ejecutar ajustes de inventario según conteo a través de sistema.
 Verificar codificación de los productos para la creación de estos en sistema.
 Hacer seguimiento constante al comportamiento de los inventarios de la
Organización.
 Ejecutar la conformación de la documentación necesaria para la inclusión de
nuevos proveedores.
 Planificar según instrucciones el armado de combos de productos,
presentaciones especiales.
 Atender a los proveedores para la canalización interna con otros
departamentos de la organización.
 Redactar informes periódicamente a los departamentos que los requieran
sobre información pertinente a los resultados de la programación de trabajo.
32
Por consiguiente, el objetivo general de la empresa Distribuidora Nube Azul de

Margarita, C.A. es la de establecer la división del trabajo y la estructura necesaria
para su funcionamiento con sus principios y herramientas bajo los niveles de
autoridad y responsabilidad que permita cumplir los objetivos y metas previamente
trazadas.
Una vez mostrados los aspectos generales a continuación se describen en la

fase III las bases teóricas y legales que sustenta el objeto de estudio, relacionados a
los procedimientos administrativos para el control de registros y pagos a proveedores
llevados a cabo por la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A.
33
FASE III
BASES TEÓRICAS ADMINISTRATIVAS PARA EL CONTROL DE

REGISTROS Y PAGOS A PROVEEDORES.
En esta fase se describirán los aspectos teóricos basada en opiniones y

conceptos de distintos autores y aspectos legales de la normativa en Venezuela,
establecidos para la realización de un adecuado proceso de registro y pagos a
proveedores, el cual comprende una serie de normas y procedimientos a seguir
conjuntamente con un completo sistema de control, lo que garantizará la obtención
de resultados confiables y por ende que la toma de decisiones tenga como base datos
más reales.
Es importante señalar, que los pasivos de todas las empresas, constituyen todas
las obligaciones contraídas por ella, así como los créditos a favor de otras personas o
compañías e ingresos obtenidos por adelantado. El rubro de los pasivos se encuentra
segregado en: circulantes o a corto plazo, a largo plazo, créditos diferidos y otros
pasivos.
Pasivos
Al respeto, Martínez (2009) afirma:

El Pasivo son obligaciones que tiene la persona natural o jurídica, para
con las partes de un contrato que en primera instancia son sus dueños,
que mediante escritura pública se constituyen en sociedades comerciales
o mediante cualquier otro documento en sociedades de hecho o
unipersonales, con lo cual se le da validez a la empresa con el fin de
obtener beneficio en calidad de dividendos o participaciones por el uso
del capital en el desarrollo de la actividad comercial. (p. 3).
34
El pasivo son obligaciones con base en hechos pasados, que agrupa el conjunto
de cuentas que representan las obligaciones contraídas por concepto de compras de
bienes y servicios que facilitan a las instituciones financieras para el desarrollo de la
actividad económica.
Procedimientos
Los procedimientos abarcan un conjunto de actividades que se realizan de manera

cronológica y secuencial que tiene como fin la realización de una tarea determinada,
Pérez, J. y Gardey, A. (2013) plantean:
Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos

predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo
debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan
diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con
estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.
Los procedimientos representan la empresa de forma ordenada de
proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor función en
cuanto a las actividades dentro de la organización. (p. 54)
En este sentido, los procedimientos consisten en u n grupo de tareas lógicamente
relacionadas que emplean los recursos de la organización para dar resultados
definidos en apoyo a los objetivos de la organización. Por lo tanto, la empresa
Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. desarrolla estas actividades y procesos
en el registro y pagos a proveedore, interactuando con diferentes departamentos de
formas coordinadas y secuenciadas sus tareas.
Objetivos de los Procedimientos
Gómez F. (2016) señala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de

obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del
tiempo, esfuerzo y dinero". (p. 61). El hecho importante es que los procedimientos
existen a todo lo largo de una organización, aunque, como sería de esperar, se
vuelven cada vez más rigurosos en los niveles bajos, más que todo por la necesidad
35
de un control riguroso para detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener
una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.
Procedimientos Administrativos
Los procedimientos administrativos constituyen diferentes actividades que se

desarrollan en el marco de las normas y políticas organizacionales preestablecidas.
Para Munich G. y Martínez G. (2011) consideran que los procedimientos
administrativos: "Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades
rutinarias y específicas" (p. 99). Se puede conceptuar el procedimiento administrativo
como un instrumento administrativo que apoya la realización del quehacer cotidiano
en donde ellos consignan, en forma metódica las operaciones de las funciones.
De la misma forma el área de Cuentas Por Pagar y el departamento Contable de
la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A realizan actividades
administrativas y en orden secuenciales también coordinadas para las realizaciones
de las diferentes labores.
Procedimientos Contables
Los procedimientos contables, son todas aquellas gestiones que se realizan de

forma organizada para efectuar un registro de las transacciones que afecten las
cuentas contables donde estas a su vez afectaran los estados financieros de la
organización. Al referirse a los procedimientos contables, Catacora, F. (2009) los
define “como todos aquellos procesos, secuencia de pasos o instructivos que se
utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en
los libros de contabilidad.” (p. 52). En otras palabras, los procedimientos contables
son la base para la oportuna y correcta información financiera en la organización.
36
Con respecto a la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A.
desarrolla este procedimiento con el departamento de contabilidad coordinadamente
con el departamento de cuentas por pagar registrando de forma cronológica todas las
transacciones de las facturas y pagos.
Cuentas por Pagar
Las cuentas por pagar comerciales son aquellas cuentas que la empresa le debe
a sus proveedores por suministros comerciales o materia prima necesarias para el
funcionamiento de la misma, cuyas obligaciones deben ser canceladas dentro de un
año desde la adquisición de la deuda, incluso hay pagos que se realizan
mensualmente hasta diariamente.
Flores (2009) señala que:
Las cuentas por pagar son los títulos de crédito a cargo de la empresa. Esta
cuenta aumenta cuando la empresa realiza transacciones a crédito, y
disminuye cada vez que cancele total o parcialmente la deuda contraída
con dichas operaciones. Representa el importe de las compras de
mercancía efectuada a crédito que la empresa tiene la obligación de pagar.
(p. 32)
Es decir, las cuentas por pagar representan facturas que una empresa posee
pendientes de pago a un proveedor o terceros, resultante de operaciones a crédito con
vencimiento no mayor de un año por el suministro de bienes o prestaciones de
servicio. Esta cuenta requiere de la utilización del capital de trabajo, tomando en
cuenta aspectos para su administración efectiva, igualmente, mayor control y
supervisión ya que representan parte considerable del pasivo de la empresa, donde se
debe mantener al día el registro de las obligaciones que surgen por la compra de
bienes y servicios. El objetivo fundamental es solventar de forma eficiente la
cancelación de deudas contraídas con el proveedor que les permita lograr estabilidad
en el ámbito comercial y mejores relaciones con terceros, también evitando futuros
gastos adicionales.
37
Importancia de las Cuentas Por Pagar
Según Arias, F. (2012),

Las cuentas por pagar representan uno de los elementos más
importantes al momento de conocer realmente el flujo de efectivo
de una empresa: permiten determinar con mayor precisión la
liquidez que esta tiene para cumplir con sus obligaciones. (p.125).
La importancia que tienen las cuentas por pagar en las empresas, es que estas
cuentas forman parte indispensables de toda empresa, ya que le permiten controlar de
forma eficaz todos los pagos a efectuar a proveedores, empleados, entre otros. Esta
cuenta permite suministrar la información necesaria para conocer el nivel de
endeudamiento y la capacidad de pago para la adquisición de compras, bienes y
servicios.
Clasificación de las Cuentas Por Pagar.
Sobre este particular Arias, F. (2012) clasifica las cuentas por pagar de la
siguiente manera:
Las cuentas por pagar generalmente se clasifican como Cuentas por Pagar
Comerciales (esto es, pagaderas por la compra de bienes físicos que se
registran como Inventario), y Cuentas por Pagar de Gastos diversos (esto
es, pagaderas por la compra de bienes y servicios que se facturan).
Algunos ejemplos comunes de Cuentas por Pagar de Gastos son
publicidad, viajes, entretenimiento, suministros de oficina, y servicios.
Las CP son una forma de crédito que los proveedores ofrecen a sus
clientes al permitirles pagar por un producto o servicio después de que
éste haya sido recibido. (p.32).
Teniendo en cuenta lo establecido por el autor, la Distribuidora Nube Azul de
Margarita, C.A., en la adquisición de un bien y servicio intervienen dos figuras
inicialmente que sería el ente adquiriente o comprador y el proveedor del bien o
servicio, ahora bien, en el momento en que se efectúa la compra, el comprador, al
aceptar la mercancía o el servicio, conviene en cancelar proveedor la suma requerida
cumpliendo las condiciones de pago establecidas por el proveedor, en muchos casos
38
dichas condiciones se encuentran reflejadas en el cuerpo de la factura que acompaña
la mercancía o la orden de servicio.
Características del Sistema de Cuentas Por Pagar
Un sistema automatizado de Cuentas a Pagar se encarga de gestionar el exigible

a corto plazo: proveedores y efectos comerciales a pagar, que son documentos que
recogen las operaciones de la actividad de la empresa. Así como otros documentos de
origen diferente como los acreedores, deudas financieras a corto plazo.
Según Baena, D. (2017), un sistema automatizado de Cuentas a Pagar tiene las

siguientes características:
Mostrar el historial de facturas, desde su recepción hasta la liquidación del

pago, y facilitar al CFO o Tesorero analizar las ventajas de retrasar o
anticipar el pago de facturas y otros documentos, así como los plazos
efectivos de crédito concedidos por los proveedores.
Actualizar las previsiones de pago en función de los vencimientos y
fechas de pago, así como de los medios de pago establecido y registrado
(transferencia, cheque, pagaré, etc.)
Operar con varias divisas. Si se mantiene la información en la divisa que
figure en la factura, se permite un control más exhaustivo de los importes
de los compromisos de pago y calcular revaluaciones en función del tipo
de cambio vigente en cada momento.
Facilitar la conciliación continua. El sistema en tiempo real debe asignar
cada pago a la factura correspondiente y mostrar por una parte las partidas
pendientes de vencimiento y de pago y por otra, el historial de facturas con
cada proveedor, de tal forma que cada cuenta esté continuamente
conciliada.
Mantener un fichero de datos maestrosde proveedores con los
principales datos de cada uno de ellos, para poder consultar en cualquier
momento el importe de la deuda contraída y pagos realizados con cada
proveedor, u otra información complementaria que puede necesitar la
empresa. Por ejemplo, la valoración de cada proveedor según el grado de
cumplimiento de los plazos y la calidad. Con esta información actualizada
y contrastada se facilita que los responsables de Compras puedan decidir
la continuidad o no de los contratos con los proveedores.
Permitir la comunicación electrónica de datos (Electronic Data
Interchange – EDI). El sistema debe permitir el intercambio de
39
información con los proveedores mediante procedimientos electrónicos y
evitar en la medida de lo posible el uso del papel.
Facilitar las consultas y generación de informes. El sistema
debe facilitar que se realice cualquier consulta en tiempo real de la
información existente en la base de datos, de forma ágil y rápida.
De acuerdo a lo expuesto anteriormente, un sistema de automatización de

cuentas por pagar permite una gestión más simple, en el caso de la empresa
Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A , cumple con el procesamiento de pagos
a través de única plataforma digital como lo es el sistema iSCALA. Sin embargo, la
misma no proporcionar una visibilidad clara y un control de los registros y pagos de
las operaciones que realiza la empresa.
Proceso del Ciclo de las Cuentas Por Pagar.
El ciclo de Cuentas por pagar, corresponde a todas las actividades realizadas

por la empresa, con el objetivo de obtener los materiales y servicios necesarios para
sus operaciones. Este ciclo se inicia cuando se realiza la transferencia de la propiedad
del bien, es en este momento cuando la compañía se compromete a realizar el pago
de acuerdo con las condiciones establecidas. Al respecto Catacora, F. (2006) explica
lo siguiente:
El proceso de las cuentas por pagar incluye los procedimientos contables
para el registro de los pasivos, valuación de las cuentas por pagar – en
caso de moneda extranjera - y el pago de las cuentas a los acreedores. El
registro contable debe iniciarse con la recepción de la mercancía, para
esto se cuenta con un formulario que puede llamarse aviso de recepción,
en este formulario se debe indicar la descripción de la materia, las
cantidades recibidas, fecha de recepción, además debe estar previsto de un
espacio para las observaciones, en caso de existir alguna. (p, 273)
El proceso del ciclo de las cuentas de las cuentas por pagar, se inicia con una
serie de procedimientos que se relacionan con la compra de mercancías, es decir,
cuando surge la necesidad de un bien o un servicio y culmina con la adquisición y
pago de estos, de acuerdo a esto, los procesos de compras comprenden las siguientes
etapas:
40
 Recepción de la solicitud de requisición.
Para iniciar una compra, cualquier departamento de una empresa cualquier
departamento de una empresa emite una solicitud de requisición. Esta emisión debe
surgir de la necesidad específica pueden originarse por varias razones, entre las
cuales:
- Generación de un punto de reorden del inventario de materia prima o
materiales.
- Cumplimiento del presupuesto de inversiones de capital
- Surgimiento de necesidades de materiales de acuerdo con el plan de
producción.
- Otras.
 Emisión de la orden de compra
Es el documento mediante el cual se le ordena a un proveedor la provisión de
un bien o servicio.
 Aprobación de la orden de compra
La aprobación de este documento está sujeta a las políticas de autorización que
establezca una entidad.
 Envío de la orden de compra a los proveedores
La autorización de la orden de compra a través del formulario de orden de
compra, es emitida por el departamento de compra. Esta responsabilidad implica que
el departamento de compra, en todo proceso de revisión de la orden de compra, tiene
las siguientes responsabilidades:
- Conocer los materiales utilizados por la empresa y sus diferentes proveedores.
- Realizar las compras con base en los requerimientos establecidos en cuanto a
cantidad y calidad.
- Controlar que la mercancía se reciba oportunamente.
- Realizar los reclamos por los faltantes o defectos en calidad.
 Recepción de los bienes y/o servicios
En este momento el proveedor recibió el documento original de la orden de
compra y procedió a suministrar los bienes o servicios requeridos.
41
 Registros de la entrada del activo o recepción del servicio
Una vez recibidos los bienes y/o servicios, y luego que el departamento de
compras da la conformidad de recepción, se debe realizar el correspondiente registro
de entrada de activos o de la recepción del servicio. Para realizar esto, es necesario
remitir al departamento de contabilidad la siguiente documentación para su registro:
- Copia de la orden de compra
- Factura original del proveedor
- Informe de recepción
- Documentos aduanales, en caso de tratarse de importaciones
 Pago del bien o servicio recibido
Se origina luego de haberse emitido la orden se compra por unidad solicitante.
El pago de los pasivos está sujeto a lo establecido al respecto en las políticas de la
empresa, con relación al manejo del efectivo. Para efectuar un pago, debe obtener al
menos la conformidad de las siguientes unidades:
- Solicitante
- Receptora
- Tesorería
 Registro del pago
Esta fase es un paso netamente contable, y debe ser efectuado en el momento en
que la empresa emite el cheque a favor del proveedor o beneficiario.
De lo anterior, es importante considerar que, en la Distribuidora Nube azul de
Margarita, C.A., existe una separación entre el área de proveedores y otras cuentas
por pagar, en donde se incluirán tanto las deudas que se tienen con los proveedores,
como aquellas con los suministradores de bienes y servicios, aunque éstas no sean tan
necesarias para las operaciones del negocio, forman parte de las cuentas a pagar.
Los procesos de compras y cuentas por pagar están relacionados entre sí, pues
realizado el proceso de compra y recibir los documentos para soportar la operación y
el monto del pasivo quedan listos para las siguientes etapas que son el proceso de
revisión y comparación, distribución, registro del pasivo y pago, de este modo, las
42
cuentas a pagar contribuyen a la formulación de Estados Financieros adecuados,
correctos y confiables; los cuales son necesarios para una óptima toma de decisiones.
Los Pagos
Los pagos son desembolsos de dinero por una obligación representada por una
cuenta por pagar y produce una erogación, generalmente asociada en el caso de las
empresas a la cancelación de un gasto o la adquisición de un bien o servicio, de
manera que representa una salida de dinero para cancelar esa obligación contraída e
implica una disminución de la disponibilidad y por consiguiente también producirá
una disminución de la deuda. En el caso de la cancelación de un monto referido a las
cuentas por pagar a proveedores se refiere a un pago contra entregas ya efectuadas,
de donde se origina la obligación.
Según Tamayo, M. (2004), una obligación “es un vínculo de derecho que
constriñe a cumplir una presentación a favor de otro” (p.7), y los elementos de la
obligación conforman a la vez un vínculo de derecho y una prestación entre un
deudor y un acreedor. Como política de uso común en el contexto comercial y
empresarial, los pagos a proveedores se realizan generalmente en términos de 30 a 60
días contados a partir de la fecha de presentación de la factura, y se establece una
fecha propicia para atender estas demandas sin interferir con el resto de las
operaciones que se realizan dentro de una empresa, para lo cual se debe tener la
documentación en referencia para proceder a la cancelación.
En relación con lo anteriormente planteado, el proceso de pago de facturas
incide en una imputación al sistema contable, ya que todas las facturas que son
recibidas, son cotejadas y pagadas, luego deben ser ingresadas a la contabilidad para
que se incluyan en el movimiento financiero de la empresa. Los proveedores son una
entidad muy importante para todas las empresas, por cuanto son vitales para poder
desarrollar el negocio de la compañía, basado en el suministro a crédito. Por lo tanto,
la empresa requiere tener una relación transparente y una buena comunicación, para
así poder obtener buenos precios y entregas en los tiempos deseados.
43
Control de las Cuentas Por Pagar.
Al igual que otras partidas, las cuentas por pagar deben tener un trato cuidadoso y
meticuloso, a fin de evitar su mal manejo, producto de un deficiente control tanto
administrativo como contable, por consiguiente, es necesarios aplicar medidas para
todos los procedimientos o transacciones que se ejecuten en la empresa.
Control
En las organizaciones se ha incrementado en los últimos años la necesidad de

tener buenos controles que les permitan medir la eficiencia y productividad de sus
operaciones administrativas y contables, en especial si se centran en las actividades
básicas que realizan para ser más competitivas. Es por esta razón que, Baena, (2017)
plantea: “El control es el proceso que verifica el rendimiento mediante su
comparación con los estándares establecidos. A través de esta definición se puede
advertir que conviene distinguir la función de control, de las operaciones de control”.
(p.65).
Con respecto a la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. el
departamento de administración desarrolla este procedimiento para conseguir sus
metas de desempeño y rentabilidad con el objetivo de asegurar que la información
financiera sea contable. El objeto del control, es el de ayudar a la administración a
alcanzar las metas y objetivos previstos dentro de un enfoque de excelencia en la
prestación de sus servicios.
Control Administrativo
44
El control administrativo es la etapa de la gestión administrativa que se refiere a
la evaluación de procesos y del rendimiento administrativo, así como de la
identificación de desviaciones y posibles anomalías. Dentro de la teoría y los estudios
económicos y empresariales, el control administrativo se considera una de las fases
que componen el proceso Administrativos. Mediante las funciones de control, las
distintas organizaciones persiguen vigilar su funcionamiento. Es decir, establece
patrones de seguimiento que permitan observar el rendimiento de la compañía. Según
Perdomo, A. (2006) define el control interno administrativo como:
Son mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a los
procesos de decisión que llevan a la autorización de transacciones o
actividades por la administración, de manera que fomenta la eficiencia
de las operaciones, la observancia de la política prescrita y el
cumplimiento de los objetivos y metas programados. Generalmente
incluyen controles tales como los análisis estadísticos, estudios de
tiempo y movimiento, informes de actuación, programas de
adiestramiento del personal y controles de calidad. Este tipo de control
sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia y
economía de los procesos de decisión. (p. 4)
En términos generales, el control recae sobre la administración de la empresa,
se puede señalar que un adecuado control de las cuentas por pagar de la Distribuidora
Nube Azul de Margarita, C.A, ayudara a conseguir sus metas de desempeño y
rentabilidad, así como también a prevenir la perdida de recursos. De igual forma
contribuye a la presentación de información financiera veraz y confiable, evitando
perdida de reputación y otras consecuencias, es decir, reduciendo los peligros no
reconocidos.
Importancia del Control Administrativo.
La importancia del control administrativo, en opinión de Galán, J. (2016). lo

define de la siguiente manera:
El control administrativo es de gran importancia ya que, en sus distintas

versiones, se asegura de las condiciones para realizar una determinada
actividad. Por lo tanto, permite que las actividades y procesos se realicen
de la mejor manera y se puedan solventar los problemas que surjan
45
durante la realización. Asimismo, permite obtener aprendizajes a partir
de la realización de los procesos e implementar mejoras a futuro. Es
fundamental que las organizaciones realicen un control administrativo
para garantizar el correcto funcionamiento y eficiencia de sus procesos.
Este les permitirá incrementar ganancias, reducir costos y ofrecer un
mejor producto a sus clientes. (p.26)
Teniendo en cuenta lo establecido, es importante tener un ambiente de control
dentro de la organización, ya que este es el pilar fundamental para la consecución de
los objetivos. Administrar las cuentas de pagar de la empresa Distribuidora Nube
Azul de Margarita, C.A, es un proceso clave que sirve de base para la ejecución de
las tareas cuyo objetivo de este control es garantizar el registro oportuno, confiable y
eficiente de las obligaciones adquiridas por la empresa con un tercero por cuenta de
un servicio prestado o un bien adquirido, para un adecuado manejo de la información
de proveedores.
Bases legales que Rigen los Procedimientos Administrativos para el Control de

Registros y Pagos a Proveedores llevados a cabo en la Distribuidora Nube Azul
de Margarita, C.A.
A continuación, se identifican y exponen las bases legales de las cuales están

conformadas por todo el grupo de leyes, reglamentos y providencias vigentes y
emitidas en Venezuela.
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
La Carta Magna Venezolana, también conocida así, publicada en gaceta oficial

Nº 5.908; del 19 de Febrero del año 2009 constituye los principios esenciales en
materia de normativa legal del Estado, para la administración de los recursos que
posee el mismo, siendo esta el basamento y sustento para todas las leyes, reglamentos
y decretos en Venezuela, de esta manera sus disposiciones legales predominan el
Artículo 112, Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad
económica de su preferencia, sin más limitaciones que las previstas en esta
46
Constitución y las que establezcan las leyes. Estableciendo con esto que las empresas
son las encargadas de la producción, es decir, de los bienes y servicios que se ofrecen
en el mercado. También predomina en su Artículo 112 lo siguiente:
El Estado promoverá la iniciativa privada, garantizando la creación y

justa distribución de la riqueza, así como la producción de bienes y
servicios que satisfagan las necesidades de la población, la libertad de
trabajo, empresa, comercio, industria, sin perjuicio de su facultad para
dictar medidas para planificar, racionalizar y regular la economía e
impulsar el desarrollo integral del país. (p. 23)
En concordancia con el Artículo 112, la actividad económica consiste en la
transformación de materias primas y productos semielaborados en bienes, mediante
el empleo del trabajo, el capital y otros factores. Por tanto, la empresa Distribuidora
Nube Azul de Margarita, C.A. negocia con los distintos factores de la empresa y
coordina las relaciones en el entorno en el que ésta se desarrolla.
Código Orgánico Tributario
En segundo lugar, se encuentra el Código Orgánico Tributario publicado en

Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N.º 6.507 del 29 de enero
del 2020, el cual dispone la norma principal para la que deben regirse las empresas
en cuanto a materia tributaria se refiere, a continuación, se detallarán algunos
artículos aplicados en el tema en estudio:
De los responsables Del Sujeto Activo Artículo 18: “Es sujeto activo de la
obligación tributaria el ente público acreedor del tributo” (p.4). En este caso quien
representa este sujeto activo es el Servicio Nacional Integrado de Administración
Aduanera y Tributaria (SENIAT), dado que, el mismo recibe un ingreso anticipado al
momento en que las empresas enteran la retención del Impuesto Sobre La Renta.
Del Sujeto Pasivo Artículo 19: “Es sujeto pasivo el obligado al cumplimiento
de las prestaciones tributarias, sea en calidad de contribuyente o de responsables” (p.
4). Es por esto que los proveedores y prestadores de servicios de la empresa
Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. así como también esta misma empresa
47
son nombradas sujetos pasivos debido a que ejercen una actividad económica por
tanto nace la obligación tributaria de pagos y retenciones del impuesto.
A su vez, el Artículo 22 establece quienes son los sujetos pasivos de la obligación
tributaria:
1. En las personas naturales, prescindiendo de su capacidad según el
derecho privado.
2. En las personas jurídicas y en los demás entes colectivos a los cuales
otras ramas jurídicas atribuyen calidad de sujeto de derecho.
3. En las entidades o colectividades que constituyan una unidad
económica, dispongan de patrimonio y tengan autonomía funcional. (p. 4)
De acuerdo al artículo anterior, en el caso de los proveedores y empleados de la
empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. son contribuyentes del ISLR,
mientras que la empresa aunque también sea un contribuyente de este impuesto en
calidad de agente de retención, por ser pagador del mismo y es responsable del
impuesto retenido, esta norma lo detalla el Artículo 25 que indica “Responsables son
los sujetos pasivos que, sin tener el carácter de contribuyentes, deben por disposición
expresa de la ley, cumplir las obligaciones atribuidas a los contribuyentes” (p. 4). De
acuerdo a este artículo se hace una distinción de los contribuyentes y el responsable
del impuesto, siendo el contribuyente el que está obligado directamente ante el fisco,
mientras que los responsables están obligados al pago de la obligación tributaria a
nombre del contribuyente.
Igualmente, el Artículo 27 determina la responsabilidad del agente de retención
del ISLR expresando lo siguiente:
Son responsables directos, en calidad de agentes de retención o de
percepción, las personas designadas por la ley o por la Administración
previa autorización legal, que por sus funciones públicas o por razón de
sus actividades privadas, intervengan en actos u operaciones en los cuales
deban efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente. (p.
4)
Esto quiere decir que en materia del I.S.L.R., el carácter de Agente de
Retención es otorgado por la propia ley por lo que no requiere de designación previa,
en otras palabras, por el solo hecho de ser pagador o deudor de algunos de los
conceptos establecidos por la ley le convierte en Responsable bajo las condiciones
48
que determine la Ley y sus reglamentos. En consecuencia, queda determinado que la
empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A., es un Agente de Retención del
ISLR siendo responsable de retener este impuesto en todos los pagos y abonos en
cuenta que esta realice a sus proveedores.
Con respecto a las sanciones e ilícitos que dispone el Código Orgánico Tributario
(2020) en materia de Retenciones, recayendo estas sanciones en el Agente de
Retención, se cita el Articulo 104 con su numeral 9 que indica lo siguiente:
Constituyen ilícitos tributarios formales relacionados con el
cumplimiento del deber de permitir el control de la Administración
Tributaria:
9. No entregar el comprobante de retención.
Quien incurra en el ilícito previsto en el numeral 9 será sancionado con
multa de den unidades tributarias (100 U.T.) (p. 13)
Como es mencionado en el artículo anterior, el no cumplimiento de la entrega
del comprobante de retención a los beneficiarios del impuesto, constituye un ilícito
formal sancionado con su respectiva multa. Sin embargo, más adelante en el artículo
108 la sanción es incrementada por tratarse de un contribuyente especial:
El incumplimiento de cualquier otro deber formal sin sanción específica,
establecido en las leyes y demás normas de carácter tributario, será
sancionado con multa de cien unidades tributarias (100 U.T.).
Cuando los ilícitos formales previstos en este Capítulo sean cometidos por
sujetos calificados como especiales por la Administración Tributaria, las
sanciones pecuniarias aplicables serán aumentadas en un doscientos por
ciento (200%). (p. 14)
Dado que la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. es calificado
como sujeto pasivo especial, las sanciones expuestas hasta ahora de carácter formal,
tienen un incremento del doscientos por ciento (200%) de la cuantía de la multa. Por
otro lado, el Código Orgánico Tributario (2020) en lo relativo a deberes materiales,
es decir, en aquellas obligaciones que tienen que ver con el pago en dinero, el Código
en su artículo 115 enumera todas las sanciones por el incumplimiento de esta
obligación el cual es establecido de la siguiente manera:
Los incumplimientos de las obligaciones de retener, percibir o enterar los

tributos, serán sancionados:
49
1. Por no retener o no percibir, con el quinientos por ciento (500%) del
tributo no retenido o no percibido.
2. Por retener o percibir menos de lo que corresponde, con el cien por
ciento (100%) de lo no retenido o no percibido.
3. Por enterar las cantidades retenidas o percibidas en las oficinas
receptoras de fondos nacionales, fuera del plazo establecido en las
normas respectivas, con multa del cinco por ciento (5%) de los tributos
retenidos o percibidos, por cada día de retraso en su enteramiento, hasta
un máximo de cien (100) días. Quien entere fuera de este lapso o sea
objeto de un procedimiento de verificación o fiscalización se le aplicará
la sanción prevista en el numeral siguiente conjuntamente con la
establecida en el artículo 121 de este Código.
4. Por no enterar las cantidades retenidas o percibidas en las oficinas
receptoras de fondos nacionales, con multa de un mil por ciento
(1.000%) del monto de las referidas cantidades, sin perjuicio de la
aplicación de la pena privativa de libertad establecido en el artículo 119
de este Código. Los supuestos previstos en los numerales 3 y 4, no serán
aplicables a la República Bolivariana de Venezuela, Gobernaciones y
Alcaldías, las cuales serán sancionadas con multa de doscientas a mil
unidades tributarias (200 a 1.000 U.T.).
Las máximas autoridades, los tesoreros, administradores y demás
funcionarios con competencias para ordenar pagos de las entidades u
órganos públicos, serán personal y solidariamente responsables entre sí,
por el cabal cumplimiento de los deberes relativos a la retención,
percepción y enteramiento de los tributos que correspondan. El
incumplimiento de esas obligaciones será sancionado con multa
equivalente a tres mil unidades tributarias (3.000 U.T.), sin menoscabo
de las sanciones que correspondan al agente de retención o percepción.
Las sanciones previstas en este artículo se aplicarán aún en los casos en
que el responsable, en su calidad de agente de retención o percepción, se
acoja al reparo en los términos previstos en el artículo 196 de este
Código. (p. 15)
De acuerdo a lo estipulado en el Artículo 115, el Código Orgánico Tributario
sanciona a los agentes de retención o percepción por su incumplimiento de los
deberes tributarios en lo que respecta a las labores de retención y enteramiento en los
plazos establecidos, estas sanciones comprenden desde quinientos por ciento (500%)
del tributo no retenido hasta penas restrictivas de libertad. Siendo los
administradores o cualquier otra persona en la organización los responsables por el
pago del impuesto retenido, según el artículo en cuestión, estas personas son
solidariamente responsables del impuesto dejado de retener, es decir, si no se realizó
50
la retención en su oportunidad, la empresa u organización por medio de la persona
responsable sea administrador o tesorero debe cancelar por el impuesto dejado de
retener.
Ley de Impuesto Sobre la Renta
En relación con la Ley de Impuesto Sobre la Renta, publicada en Gaceta Oficial

de la República Bolivariana de Venezuela Nº 6.210, de fecha 30 de diciembre del año
2015; dispone en sus articulados las distintas actividades económicas que han de ser
gravadas con este impuesto, las tarifas y las condiciones necesarias para la
determinación de las ganancias a personas u organizaciones que en un determinado
período económico han obtenido. Bien lo establece su Artículo primero el cual es una
especie de resumen de lo dicta la ley:
Los enriquecimientos anuales, netos y disponibles obtenidos en dinero o
en especie, causarán impuestos según las normas establecidas en el
presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley.
Salvo disposición en contrario del presente Decreto con Rango, Valor y
Fuerza de Ley, toda persona natural o jurídica, residente o domiciliada en
la República Bolivariana de Venezuela, pagará impuestos sobre sus rentas
de cualquier origen, sea que la causa o la fuente de ingresos esté situada
dentro del país o fuera de él. Las personas naturales o jurídicas no
residentes o no domiciliadas en la República Bolivariana de Venezuela
estarán sujetas al impuesto establecido en el presente Decreto con Rango,
Valor y Fuerza de Ley, siempre que la fuente o la causa de sus
enriquecimientos esté u ocurra dentro del país, aun cuando no tengan
establecimiento permanente o base fija en la República Bolivariana de
Venezuela. Las personas naturales o jurídicas domiciliadas o residenciadas
en el extranjero que tengan un establecimiento permanente o una base fija
en el país, tributarán exclusivamente por los ingresos de fuente nacional o
extranjera atribuibles a dicho establecimiento permanente o base fija. (p.
4)
Por consiguiente, toda persona natural o jurídica, residente y no residentes o
domiciliado y no domiciliados en Venezuela pagara impuestos sobre sus rentas de
cualquier origen, sea que sus fuentes de ingresos estén situadas o no en el país, en el
caso de las personas naturales o jurídicas pagaran impuestos siempre y cuando la
fuente del mismo sea proveniente de Venezuela.
51
Teniendo en cuenta que, las personas naturales y jurídicas están obligadas al
pago del impuesto por sus ganancias y actividades económicas, el Estado recauda el
impuesto de forma anticipada por medio de retenciones fundamentado en el Artículo
83 el cual dicta lo siguiente:
Los pagos que tengan que hacerse conforme a lo previsto en el artículo 84 y
en los parágrafos primero y segundo del artículo 85 de este Decreto con
Rango, Valor y Fuerza de Ley, deberán considerarse como anticipos hechos
a cuenta del impuesto que resulte de la declaración anual definitiva. (p. 17)
Ahora bien, y conociendo hasta ahora que el impuesto retenido es usado por el
contribuyente para el descuento parcial o total del Impuesto Sobre la Renta definitivo;
la Ley dispone de su Artículo 84 para otorgarle potestad a la administración tributaria
como órgano recaudador en designar a responsables de este impuesto según sus
funciones públicas o como actividades privadas, y lo establece del siguiente modo:
La Administración Tributaria, mediante providencia de carácter general,
podrá designar como responsables del pago del impuesto en calidad de
agentes de retención o percepción, así como fijar porcentajes de
retención y percepción, a quienes por sus funciones públicas o por razón
de sus actividades privadas intervengan en operaciones gravadas con el
impuesto establecido en el presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza
de Ley o efectúen pagos directos o indirectos, así como a los deudores de
enriquecimientos netos, ingresos brutos o renta bruta a que se contrae el
presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley. . (p. 17)
En virtud de la potestad obtenida en este artículo la administración tributaria es

el único órgano encargado en la designación de Agentes de Retención del ISLR,
aunque también es determinado por la ley, es menester resaltar que este órgano,
también recaudador de tributos, podrá optar por esto mediante providencia
administrativa.
Cabe señalar, que la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. está
obligada a realizar las retenciones de ISLR a todos los pagos tipificados por la
señalada ley como, por ejemplo: sueldos y salarios, honorarios profesionales, servicios
prestados por contratistas, como también servicios publicitarios y de alquiler.
52
Por otro lado, la Ley de Impuesto Sobre la Renta (2015) establece en su Artículo
196 la vigencia del decreto 1.808 como el reglamento parcial que regula el régimen de
Retenciones de Impuestos Sobre la Renta, y lo dictamina de la siguiente forma:
Hasta tanto la Administración Tributaria dicte las Providencias previstas en
el artículo 86 del presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, se
seguirán aplicando las disposiciones previstas en el Decreto N° 1.808 del
23 de abril de 1997, publicado en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela N° 36.203.
Por tanto, hasta que la administración tributaria emita la providencia que
establezca las condiciones fijadas en el artículo anteriormente citado se seguirá
aplicando el Reglamento Parcial Nº 1.808 siendo de los dispositivos legales
mencionados el más antiguo.
Reglamento parcial de la Ley de Impuesto Sobre La Renta en Materia de

Retenciones
A partir del 12 de mayo de 1997, entró en vigencia en todo el territorio nacional

el Decreto 1808 el 23 de abril de 1997, publicado en Gaceta OficialNº 36.203 del día,
Reglamento Parcial de la Ley de Impuesto Sobre la Renta en materia de retenciones.
Tal decreto, establece retenciones sobre la base de los pagos o abonos en cuentas,
realizados por los deudores o pagadores de enriquecimientos netos o ingresos brutos
derivados de sueldos y salarios y otras remuneraciones percibidas en razón de la
prestación de servicios personales bajo relación de dependencia, horarios
profesionales, arrendamiento de bienes muebles, fletes a empresas nacionales,
publicidad y propaganda, entre otras actividades que realicen en el país, a personas
naturales o jurídicas, domiciliadas o no, deben practicar la retención del mencionado
tributo.
Las retenciones deben efectuarse cumpliendo los parámetros establecidos en la
ley de impuesto sobre la renta y en el mencionado Decreto 1.808, el cual expone lo
siguiente:
Artículo 1. Están obligados a practicar la retención del impuesto en el
momento del pago o del abono en cuenta y a enterarlo en una oficina
53
receptora de fondos nacionales dentro de los plazos, condiciones y
formas reglamentarias aquí establecidas, los deudores o pagadores de los
siguientes enriquecimientos o ingresos brutos a los que se refieren los
artículos 27, 32, 35, 36, 37, 39, 40, 41, 42, 51, 53, 64, 65 y 67 de la Ley
de Impuesto Sobre La Renta.
Artículo 2.- En los casos de personas naturales residentes en el país, la
retención del impuesto sólo procederá si el beneficiario de los sueldos,
salarios y demás remuneraciones similares, obtiene o estima obtener, de
uno o más deudores o pagadores, un total anual que exceda de mil
unidades tributarias (1.000 U.T.)
Parágrafo Único.- El Agente de Retención deberá solicitar a todos los
perceptores de sueldos, salarios y demás remuneraciones similares, sin
perjuicio de lo previsto en el encabezamiento de este artículo, la
información a que hace referencia el artículo 4 de este Reglamento.
Artículo 3.- Cuando el beneficiario de sueldos, salarios y demás
remuneraciones similares a que se contrae el artículo 2º de este Capítulo
sea una persona natural no residente en el país, la retención del impuesto
deberá ser igual al treinta y cuatro por ciento (34%) del total pagado o
abonado en cuenta, cualquiera sea el monto de tales remuneraciones.
Parágrafo Primero.- Si el beneficiario a que se refiere este artículo
demuestra al deudor o pagador, a través de su pasaporte o cualquier otro
documento de identificación que exijan las autoridades competentes, que
ha permanecido en el país por un período continuo o discontinuo de más
de ciento ochenta y tres (183) días durante el año calendario o el
inmediatamente anterior al ejercicio al cual corresponda practicar la
retención, el beneficiario, podrá aplicar los mismos procedimientos de
determinación establecidos para las personas naturales residentes.
Parágrafo Segundo. - Cuando el beneficiario no permanezca el tiempo
establecido para ser residente en el país, el Agente de Retención deberá
retener conforme al encabezado de este artículo, además, será responsable
solidario ante el Fisco Nacional por las cantidades dejadas de retener,
según lo establecido en el Código Orgánico Tributario. (p.2)
En lo referente a los artículos citados anteriormente, establecen que todo pago

que se le realice a una persona natural bajo relación de dependencia, es decir a un
trabajador, se debe retener el ISLR siempre y cuando su salario en el caso de las
personas residentes exceda de mil unidades tributarias (1.000 U.T.) anuales, si el
trabajador es una persona no residente, todo pago que se le realice se le hará una
retención de ISLR del 34% de su salario. El articulo 3 explica la condición de las
personas naturales para ser consideradas residentes, que consiste en que deben
permanecer en el país por un periodo de 183 días continuos o discontinuos para ser
54
consideradas como personas naturales residentes de lo contrario como lo expuesto
anteriormente el impuesto a retener del total de su salario será del 34%. A su vez el
artículo 9 dispone dentro de su normativa lo siguiente:
En concordancia con lo establecido en el artículo 1º de este Reglamento
Parcial, están obligados a practicar la retención del impuesto los deudores o
pagadores de enriquecimientos netos o ingresos brutos de las siguientes
actividades, realizadas en el país por personas naturales residentes;
personas naturales no residentes; personas jurídicas domiciliadas, personas
jurídicas no domiciliadas, y asimiladas a éstas, de acuerdo con los
siguientes porcentajes. (p. 3)
El artículo en cuestión, es el articulado más denso del decreto por lo que hace
referencia a cada una de las actividades económicas disímiles a los sueldos y salarios
en las cuales los agentes de retención están obligados a realizar esta práctica, así
mismo muestra los porcentajes aplicables a cada actividad y persona natural o
jurídica. En la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. es práctica común
realizar las retenciones de ISLR a personas naturales o jurídicas que presten servicios
como, honorarios profesionales, publicidad y propaganda, alquiler de bienes muebles
e inmuebles entre otras actividades que la empresa contrate, las cuales en el artículo 9
están tipificadas detalladamente y con su distinto porcentaje.
Más adelante en el su artículo 13 el Decreto 1.808 señala y recalca la obligación
de practicar la debida retención de ISLR:
Los agentes de retención que no cumplieren con la obligación de retener
los impuestos a que se contrae el presente Reglamento, retuvieren
cantidades menores de las debidas, enteraren con retardo los impuestos
retenidos, se apropiaren de los tributos objeto de esta reglamentación o
no suministraren oportunamente las informaciones establecidas en este
Reglamento o las requeridas por la Administración, serán penados, según
el caso, conforme a lo a lo previsto en el Código Orgánico Tributario.
(p.5)
En relación con el contenido de este artículo el Decreto 1.808 se enlaza con las
sanciones expuestas en el Artículo 104; y 115 del Código Orgánico Tributario
analizado anteriormente donde sus sanciones se detallan en este último instrumento
legal. En este sentido el Estado por medio de la Administración Tributaria sanciona
55
todas estas infracciones por tanto la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita,
C.A. por cada pago a abono en cuenta que realice por la adquisición de estos servicios
tiene la obligación de practicar la retención de ISLR.
Al mismo tiempo la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. tiene
la obligación de suministrar comprobantes de retención de ISLR según su Artículo 24;
el cual lo establece de la siguiente forma:
Los agentes de retención están obligados a entregar a los contribuyentes,
un comprobante que soporte cada retención de impuesto que les
practiquen en el cual se indique, entre otra información, el monto de lo
pagado o abonado en cuenta y la cantidad retenida.
En el comprobante correspondiente a la última retención del ejercicio de
los beneficiarios señalados en el Capítulo II de este Reglamento, se
indicará la suma de lo pagado y el total retenido; este comprobante
deberá anexarlo el contribuyente a su declaración definitiva de rentas.
Además, el agente de retención estará obligado a entregar a los
beneficiarios de los pagos indicados en el Capítulo III, excluyendo los
señalados en los numerales 9 y 20 del artículo 9º, dentro del mes
siguiente a la cesación de actividades del agente de retención, una
relación del total de las cantidades pagadas o abonadas en cuenta y de los
impuestos retenidos en el ejercicio, la cual deberán igualmente anexar a
su declaración definitiva de rentas. (p.6)
En relación con este artículo el Decreto 1.808 detalla la formalidad que debe
hacer el Agente de Retención al retener el ISLR de cualquier concepto a cualquier
persona sea natural o jurídica, el cual consiste en la emisión de comprobantes de
retención; el primero se refiere a un comprobante que se emite al momento del pago
del servicio prestado entregándose este mismo al beneficiario del impuesto,
conteniendo en éste el monto de lo pagado o abonado en cuenta y la cantidad retenida,
siendo esto un requisito mínimo que debe poseer el dicho comprobante. En lo
referente a la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. este comprobante
de retención contiene además de los datos mencionados anteriormente, los datos
básicos del beneficiario como Rif, Nombre o razón social entre otros.
En segunda instancia el artículo en cuestión señala que se debe entregarse, al
finalizar el ejercicio económico, una relación que contenga todas las retenciones
efectuadas al beneficiario del impuesto retenido, el cual este debe ser anexado en su
56
declaración definitiva de rentas como lo indica el artículo citado. En lo que respecta a
la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. la mencionada relación es
proporcionada por el sistema iSCALA.
Providencia Administrativa Nº/SNAT/2011/00071 mediante la cual se establece

las Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos. (2011)
Gaceta Oficial 39.795 del 8 noviembre 2011.
Esta providencia establece en su Artículo 1:
La presente providencia Administrativa, tiene por objeto establecer las

normas que rigen la emisión de facturas, ordenes de entrega o guías de
despachos, nota de débito, notas de créditos, y los certificados de débitos
fiscal exonerado, de conformidad con la normativa que regula la
tributación nacional atribuida al Servicio Nacional Integrado de
Administración y Tributaria (Seniat). (p.2)
Por su parte el Artículo13 establece:
Las facturas emitidas sobre formatos o formas libres, por los contribuyentes
ordinarios del impuesto al valor agregado, deben cumplir los siguientes requisitos:
1.Contener la denominación de “Factura”.
2. Numeración consecutiva y única.
3. Número de Control preimpreso.
4. Total de los Números de Control asignados, expresado de la siguiente
manera “desde el Nº...hasta el Nº...”.
5. Nombre y Apellido o razón social, domicilio fiscal y número de
Registro Único de Información Fiscal (RIF) del emisor.
6. Fecha de emisión constituida por ocho (8) dígitos.
7. Nombre y Apellido o razón social y número de Registro Único de
Información Fiscal (RIF), del adquirente del bien o receptor del servicio.
Podrá prescindirse del número de Registro Único de Información Fiscal
(RIF), cuando se trate de personas naturales que no requieran la factura a
efectos tributarios, en cuyo caso deberá expresarse, como mínimo, el
número de cédula de identidad o pasaporte, del adquirente o receptor.
8. Descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio, con
indicación de la cantidad y monto. Podrá omitirse la cantidad en aquellas
prestaciones de servicio que por sus características ésta no pueda
expresarse. Si se trata de un bien o servicio exento, exonerado o no
gravado con el impuesto al valor agregado, deberá aparecer al lado de la
57
descripción o de su precio, el carácter E separado por un espacio en
blanco y entre paréntesis según el siguiente formato: (E).
9. En los casos que se carguen o cobren conceptos en adición al precio o
remuneración convenidos o se realicen descuentos, bonificaciones,
anulaciones y cualquier otro ajuste al precio, deberá indicarse la
descripción y valor de los mismos.
10. Especificación del monto total de la base imponible del impuesto al
valor agregado, discriminada según la alícuota, indicando el porcentaje
aplicable, así como la especificación del monto total exento o exonerado.
11. Especificación del monto total del impuesto al valor agregado,
discriminado según la alícuota indicando el porcentaje aplicable.
12. Indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación
del servicio o de la suma de ambos, si corresponde.
13. Contener la frase “sin derecho a crédito fiscal”, cuando se trate de las
copias de las facturas.
14. En los casos de operaciones gravadas con el impuesto al valor
agregado, cuya contraprestación haya sido expresada en moneda
extranjera, equivalente a la cantidad correspondiente en moneda nacional,
deberán constar ambas cantidades en la factura, con indicación del monto
total y del tipo de cambio aplicable.
15. Razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal
(RIF), de la imprenta autorizada, así como la nomenclatura y fecha de la
Providencia Administrativa de autorización.
16. Fecha de elaboración de los formatos o formas libres por la imprenta
autorizada, constituida por ocho (8) dígitos. (p.4)
Puede entonces afirmarse que la providencia citada en los párrafos anteriores

posee un articulado claro que determina el fin de la misma, así como los requisitos
que deben ser cumplidos por los contribuyentes al momento de emitir facturas, de no
ser acatados estos elementos de forma específica y oportuna, pueden acarrear multas,
sanciones e incluso suspensiones a los mismos.
Luego de haber establecidos las bases teóricas y legales del objeto de estudio,
es decir, los procedimientos administrativos para el control de registros y pagos a
proveedores llevados a cabo por la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita,
C.A. se detalla a continuación en la fase IV todos los procedimientos administrativos
y contables realizados por la empresa para la el registro y pago a proveedores.
58
FASE IV
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL DE

REGSITROS Y PAGOS A PROVEEDORES LLEVADOS A CABO POR LA
EMPRESA DISTRIBUIDORA NUBE AZUL DE MARGARITA, C.A.
La fase que se presenta a continuación, establece las normas y procedimientos

acerca de cómo llevar a cabo el trabajo de los empleados, por esta razón se establecen
procedimientos a seguir que ayuden a regular las situaciones que se presenten en el
desarrollo de una actividad o trabajo.
Para la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A, los
procedimientos administrativos tienen su importancia en la consecución de los
objetivos de la organización, puesto que estos medios son utilizados para facilitar la
realización de las labores específicas y reiterativas que conforman las funciones del
departamento de Cuentas Por Pagar y el departamento de Contabilidad. En estas
áreas se recurre a su implementación para hacer más racional y eficiente todas sus
actividades. En este sentido, los departamentos antes indicados realizan
59
coordinadamente un conjunto de procedimientos que ayudan a determinar, registrar,
pagar, declarar y enterar las Retenciones de Impuestos teniendo así un control de
estos y evitar posibles incumplimientos.
Cabe mencionar que, el departamento de Cuentas por Pagar es el único
autorizado para el registro de facturas, notas de crédito y notas de débito generadas
por concepto de bienes y prestación de servicios. Los procedimientos llevados a cabo
son los siguientes:
Procedimiento de la Recepción de Documentos por la Compra de Bienes y

Prestación de Servicios
Para la recepción de documentos, inicialmente debe concretarse la compra de

bienes y prestación de un servicio por parte del proveedor de la empresa. Por
consiguiente, un asistente administrativo lleva a cabo el procedimiento de recepción
de documentos, los cueles deben tener una solicitud de pago debidamente aprobada
por las personas autorizadas, igualmente recurre a la revisión de los documentos
asegurándose que los mismos cumplan con la Providencia Administrativas del
SENIAT sobre las normas de emisión de facturas (forma libre y/o maquina fiscal) y
otros documentos.
Posterior, el asistente administrativo hace entrega de los documentos al Analista
Contable, donde este debe revisar la factura y codificar el gasto (caso bienes y prestación
de servicio), se plasmará el código de la cuenta contable que será registrada en el
sistema, el documento en cuestión es llenado manualmente por el Analista Contable
que seguidamente debe ser entregado al Analista de Cuentas por Pagar para su
registro y pago.
Figura 3. Solicitud de Pago.
60
Fuente: Departamento de Cuentas Por Pagar de Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. (2022).
Después de recibido por el Analista Contable la factura y el documento de

solicitud de pago, el mismo hace entrega del documento al Analista de Cuentas Por
Pagar quien procede a registrar la factura y emita el pago.
Flujograma 1. Procedimiento de la Recepción de Documentos por la Compra de

Bienes y Prestación de Servicios.
INICIO
El Asistente Administrativo
recibe la factura
Emite la solicitud de
Codificación
61
El analista
Contable
Codifica el
documento
Se regresa al Analista de
Cuentas por Pagar la
factura y la solicitud de
codificación para su
registro en el sistema

Procedimientos para el Registro de Documentos de Forma Manual y por la
Aplicación Interface al Sistema iSCALA
El analista de Cuentas por Pagar lleva a cabo el procedimiento de registro y

retención de las facturas que han sido concretadas inicialmente por la compra de
bienes o prestación de servicios por parte del proveedor de la empresa, sea una
persona natural o una persona jurídica. Por consiguiente, recibe por parte de un
analista Contable la solicitud de pago con la factura que fue previamente autorizada,
en la misma se encuentra plasmada el código de la cuenta contable que fue llenado
manualmente por el Analista contable para que se proceda su registro y pago al
sistema iSCALA,
62
El analista de Cuentas por Pagar procede a registrar la factura en el sistema
iSCALA, accediendo al sistema con su Nombre de Usuario y Contraseña,
seleccionando el nombre de la empresa y el período que por defecto el sistema exige.
Figura 4. Ingreso al Sistema iSCALA.
Fuente: Sistema Administrativo iSCALA dela Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. (2022).
Figura 5. Selección del Nombre de la Compañía y el Período.
63
Fuente: Sistema Administrativo iSCALA de Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. (2022).
Una vez ingresado al sistema iSCALA, se muestra una pantalla inicial donde se
aprecian todos los módulos con que cuenta el sistema, lo primero a establecer es el
tipo de Documentos que se utilizan por el departamento de Cuentas por Pagar para el
registro. El tipo de Documentos que utilizaremos para el registro de Factura – FP,
Notas de Crédito – CP, Nota de Debito – DO, NA se utiliza para aquellos
documentos que no cumplen con las normativas del SENIAT, así como también, para
el reverso de documentos en el caso de errores en registro.
Figura 6. Pantalla inicial del sistema iSCALA.
64
Luego de ingresado al módulo, es procesada la factura con los datos exigidos

por el sistema, en el módulo de Libro de Compras, se selecciona la opción
Facturas/Diario – Introducción Facturas Autorizadas y aparecerá el siguiente
formato.
a. En código de proveedor colocamos el RIF del proveedor
b. Tipo de documento según sea el caso FP o NA
c. No. de factura el impreso en el documento
d. En referencia colocamos el No. de control de la factura
e. En la fecha colocamos fecha de elaboración y fecha de vencimiento
reflejada en la factura
f. La fecha de asiento es la del día en que se hace el registro
g. Importe bruto colocamos el total de la factura
65
Figura 7 .Tipo de documentos.
Al momento de introducir todos los datos, el sistema nos muestra los datos de
encabezado de la factura, el monto reflejado será automáticamente tomado por el
sistema como cuenta por pagar y será llevado a la cuenta preestablecida para la
construcción del comprobante contable y pasamos a la siguiente página.
Figura 8 .Módulo: Introducción Facturas Proveedor.
66
La siguiente página es la de asignación de impuestos, en su encabezado muestra
el código de responsabilidad el cual nos da la idea de cuales códigos de retenciones
podemos utilizar según la alícuota vigente, recordando que el código 999 es utilizado
para compras exentas, a continuación, se muestra los códigos de retenciones:
Figura 9. Tabla de Retenciones.
Fuente: Sistema Administrativo iSCALA de Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. (2022)
Introducido los códigos de impuestos, el sistema automáticamente le asigna a

los montos resultantes las cuentas contable, detallándose aparte del concepto, el
porcentaje y si el proveedor es persona natural o jurídica. Generándose
automáticamente el comprobante de retención del mismo, en este se detalla todos los
datos de la factura sujeta a retención como lo es beneficiario (es decir el nombre del
proveedor), Rif, número de factura, concepto de retención, monto o base imponible,
porcentaje, monto retenido, y monto total a pagar, y pasan a la construcción del
comprobante contable y pasamos a la siguiente página.
67
Figura 10. Asignación de Códigos de la Retenciones de Impuestos.
La siguiente página muestra un menú en cual se selecciona Introducir

Transacciones y lo lleva a la última parte de la construcción del comprobante
contable donde se registrará el gasto, el código de centro de costos, la ubicación y el
auxiliar, los cuales deben estar codificados por el departamento de contabilidad en la
solicitud de pago.
Figura 11. Módulo: Introducción de transacciones para culminar el registro.
Imagen X.Modulo de introducción de transacciones
68
Figura 12. Introducción de cuentas contables.
Figura 13.Código de centro de costos, la ubicación y el auxiliar
Otras de las funciones del sistema iSCALA, es el registro de las Notas de

Débito y las Notas de Crédito. Las notas de débito básicamente porque se ha
facturado un monto menor ya sea por errores cometidos en la emisión de la factura,
esto puede obedecer a situaciones en el precio o cantidad de mercancías. Por otra
parte, las notas de crédito es un documento comercial que emite el proveedor y en el
cual se desglosan los conceptos por los que el comprador dispone de un crédito a su
favor.
69
En el sistema iSCALA, las mismas se registran de la siguiente manera:
Notas de Debito:
Se registran de la misma manera que una factura
- Libro de Compras
- Factura Diario
- Introducción Facturas Autorizadas
El Tipo de Documento: Se utiliza el código DO En el menú antes de Introducir
Transacciones se elige la opción No 3 y en comentarios se coloca el No. de factura
afectada
Figura 14. Introducción de las Notas de Débito.
Notas de Crédito:
Se registran de la misma manera que una factura pero con signo negativo (-)
- Libro de Compras
- Factura Diario
- Introducción Notas de Crédito
70
El Tipo de Documento: Se utiliza el código CP En el menú antes de Introducir
Transacciones se elige la opción No 3 y en comentarios se coloca el No. de factura
afectada.
Figura 15. Introducción de las Notas de Crédito.
71
Flujograma 2. Procedimientos para el Registro de Documentos de Forma
Manual al Sistema iSCALA
Registro
de Factura
en el
sistema
¿Aplica la
retención de
ISLR e IVA?
Determinación
del % de
retención y
registro en el
sistema
Se emiten 2
comprobantes de
retención de ISLR e
IVA y una copia de
lafactura
2
72
Procedimientos para el Registro de Documentos por la Aplicación Interface al
Sistema iSCALA
Para ingresar a la aplicación Interface, el Analista de Cuentas por Pagar procede

accediendo al mismo con su Nombre de Usuario y Contraseña, selecciona la empresa
que se quiere procesar y nos da la opción de buscar por proveedores individuales o
en general. Colocando la fecha desde / hasta y seleccionando Buscar nos muestra
todas las compras registradas en los inventarios entre las fechas seleccionadas.
Seleccionamos la factura que queremos procesar.
Figura 16. Introducción a la aplicación Interface.
Fuente:aplicación Interface de Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. (2022).
Lo resaltado en color morado es el encabezado de la factura donde se registran

todos los datos de la factura y una vez procesada el archivoprn identificado con
numero de envió en el margen superior derecho al ser subido a iSCALA será el que
alimenta el auxiliar de cuentas por pagar y lo reflejado en azul se creara un
archivo.txt identificado con numero de envió en el margen superior derecho que
alimentara la contabilidad.
73
Para procesar el archivo prn en el módulo de libro de compras en iSCALA se
realiza los siguientes pasos: - Libro de Compras - Utilidades especiales - Importar
Archivo de libros - En Archivo con Factura colocar la dirección en el disco C donde
se guardó el archivo.prn colocando el número de envió.
Figura 17. Archivo PRN.
Fuente:AplicaciónInterfacede Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. (2022).
Figura 18.Modulo Libro de Compras.
Para procesar el archivo.txt en el módulo de Libro de Mayor en Escala se

realiza los siguientes pasos: - Libro Mayor - Misceláneos - Importar transacciones -
Actualización de Transacciones - Código de Esquema 00 - En Archivo de
transacciones colocar la dirección en el disco C donde se guardó el archivo.txt
colocando el número de envió.
74
Figura 19.Archivo TXT.
Figura 20.Modulo Libro Mayor.
<
75
Simultáneamente, al registrar la factura en el sistema iSCALA se generan los
Comprobante de Retención de I.S.L.R. e I.V.A., el sistema atesora todas estas
facturas que cumplieron con los requisitos para la retención, facilitando un listado
detallado de todas estas facturas llamado Reporte mensual de retenciones. De esta
manera, el Analista de Cuentas por Pagar se le facilita la búsqueda en el sistema el
registro contable realizado por este mismo en caso de reclasificación de cuentas o
incluso anulación de la misma por medio de un Código Único de registro que se
muestra en el reporte en cuestión.
Una vez elaborado el procedimiento y registro manual y por la aplicación de
interface de los documentos al sistema iSCALA, se procede a elaborar el pago de la
factura por medio de transferencias o cheques dependiendo si el proveedor solicito
previamente su pago por medio de la modalidad de transferencias, proporcionando
sus datos con anticipación, sino se procede a elaborar los cheques respectivos.
76
Flujograma 3.Procedimientos para el Registro de Documentos por la Aplicación
Interface al Sistema iSCALA.
Registro de
Facturaen
el
sistemaiSC
ALA
EL analista de cuentas por

pagar ingresa el Archivo PRN
al módulo Libro de Compras
para alimentar la cuenta por
pagar a proveedores
EL analista de cuentas por

pagar ingresa el Archivo TXT
al módulo Libro Mayor para
alimentar la contabilidad
Fuente: Rodríguez, D. (2022)
77
Procedimientos para la Elaboración de Propuesta de Pagos a Proveedores y
Emisión de Reporte de Retenciones Realizadas a los Contribuyentes
Los pagos son un conjunto de operaciones para cancelar una obligación

contraída. Esto implica una disminución de disponibilidades y por consiguiente
también se producirá una disminución de deudas. En este sentido, un pago se origina
mediante la existencia de una obligación hacia un tercero. Esta obligación puede
estar representada tanto en una cuenta a pagar como en un documento, y produce el
egreso de activos, ya sea dinero, cheque o transferencia.
Una de las cuentas por pagar causadas por la empresa Distribuidora Nube Azul
de Margarita, C.A., es la cuenta por pagar a proveedores, son aquellas que se generan
cuando la empresa requiere de mercancías y suministros, a diferentes proveedores,
respaldada por una copia de la factura.
Inicialmente para realizar los pagos a proveedores, primero se hace una consulta
de los saldos disponibles en Banco para ejecutar los pagos, es decir, se realiza un
flujo de caja o un flujo de efectivo, que es un estado financiero básico que presenta
de una manera dinámica en un periodo determinado de tiempo, el movimiento de
entradas y salidas de efectivo de la empresa, y la situación de efectivo al final del
mismo periodo. Asimismo Guajardo y Andrade (2008),
Señalan como finalidad del estado de flujo de efectivo presentar, en
forma condensada y comprensible, información sobre el manejo de
efectivo, es decir, su obtención y utilización por parte de la entidad
durante un periodo determinado y como consecuencia, mostrar una
síntesis de los cambios ocurridos en la situación financiera para que los
usuarios de los estados financieros conozcan y evalúen la liquidez o
solvencia de la entidad. (p. 517)
En la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A, el Gerente de
Administración es la persona responsable de autorizar los pagos según la
disponibilidad en Bancos, el mismo indica a los analistas de cuentas por pagar la
programación de pagos a proveedores que seguidamente serán aprobados por la junta
directiva de la empresa.
78
Figura 21. Formato de Flujo de Efectivo.
Fuente:
Procedimiento de pagos a proveedores con cheques realizados en el sistema

iSCALA.
Para realizar pagos a los proveedores se utiliza el módulo de Pagos

Automáticos, se tiene la opción de crear varias propuestas según sean los casos de
disponibilidad de flujo de caja que tenga el departamento de administración. Para
crear una propuesta de pago se debe realizar lo siguiente:
- Libro de Compras
- Pagos/Flujo de Fondos
- Pagos Automáticos o Elegir la opción No. 1 o No.2 (en la opción No.2 solo se
tiene que cambiar el método de pago (si es por cheque No.9 o por transferencia No. 2)
79
Figura 22. Módulo de Pagos Automáticos.
Configurado el método de pago, pasamos a la siguiente pantalla donde

colocamos el RIF del proveedor a pagar y en No. de factura desplegamos las facturas
del proveedor con F4, seleccionamos la factura o facturas a pagar y le damos al botón
OK abajo a la izquierda.
Figura 23 .Modificación de Propuesta de Pago.
80
La siguiente página nos muestra el total de la propuesta y la factura y/o facturas
seleccionadas. Con la tecla ESC (apretada 2 veces) se sale de esta página y el sistema
nos muestra el número de identificación (ID) de la propuesta.
Figura 24. Selección de facturas a pagar.
Este número de ID de propuesta es el que utiliza el departamento de

administración para seleccionar la propuesta a pagar en el caso de que existan
Multipropuesta.
Figura 25. Multipropuesta.
81
Con la opción No. 3 se imprime la propuesta de pago para ser enviada al
departamento de administración con el No. de ID asignado.
Figura 26. Propuesta de pago.
En el caso de crear varias Propuestas de pago hay que tener en consideración que cada
propuesta terminada debe ser suprimida para crear una nueva de la siguiente forma:
- Opción 7 Suprimir Propuesta de Pago - Le mostrara una alerta de Suprimir la
Propuesta seleccionamos SI
- Le mostrara otro alerta Desea Borrar el Respaldo Seleccionamos NO
Una vez realizada esta operación podemos seguir creando Propuestas de pago.
82
Figura 27 . Culminación del proceso de la propuesta de pago.
Si es necesario hacer una variación en alguna propuesta ya procesada, la

podemos seleccionar siempre y cuando el modulo de Pagos Automáticos no tenga
propuestas montadas. El proceso es el siguiente:
- Libro de Compras - Pagos Flujo Fondos –Multipropuestas –Cargar Propuesta

Resp - En Propuesta desplegamos con F4 y nos mostrara la propuesta
guardadas, seleccionamos el ID de la propuesta que necesitamos variar y le
apretamos la tecla OK.
Figura 28 .Modulo de Multipropuestas
83
Procedimiento de pagos a proveedores por transferencias:
Los pagos a proveedores por transferencia, Es un servicio que permite la

programación de los pagos a través de un canal electrónico en línea. Mecanismo
automatizado, dinámico y seguro para el envío de pagos masivos e individuales con
abonos en cuenta del banco de origen a otros bancos, con el objeto de sustituir los
pagos con cheque o efectivo.
El analista de cuentas por pagar recibe por parte del jefe del departamento de
administración la autorización para la elaboración de trasferencias bancarías, en este
caso se deberá contener la siguiente información: nombre del proveedor o
beneficiario, monto a debitar, rif, número de cuenta tanto del banco emisor de los
fondos, así como del banco receptor del dinero. Cabe señalar que este procedimiento
se debe consignar ante el operador (Banesco, Banco Universal) , quien facilita a la
empresa una aplicación de Pagos a proveedores llamada Data Entry, que contine un
formato en Excel y genera un archivo TXT , mismo donde se introducirán los datos
del Banco emisor como el receptor.
Figura 29 .Aplicación Data Entry.
84
Se inicia este procedimiento, presionando Seleccionada la aplicación,
presionamos la opción Proveedores, seguidamente nos facilita una primera pantalla
donde se verá reflejado los datos bancarios de la empresa pagadera, en la misma se
modifica la fecha y la referencia del debito el cual queremos que sea identificado
nuestro archivo una vez creado. Posterior se selecciona la opción Directorio, el
mismo se introducen los datos bancarios del proveedor y banco destino que recibirá
los fondos. El monto en bolívares que se incluye en la creación del archivo del txt,
dependerá de la cantidad de facturas que serán canceladas.
Figura 30 .Pantalla principal.
Luego de ingresar los datos necesarios para generar el archivo TXT,

seleccionamos la opción -Regresar, que nos llevara a la pantalla inicial donde el
analista de cuentas por pagar ingresa el número 01 en la parte inferior izquierda de la
hoja Excel y presiona ENTER, actualizando la primera pantalla con los datos del
proveedor a pagar que fueron previamente ingresados.
Realizado este paso, la analista continua en seleccionar la opción Generar
Archivo, donde a su vez lleva a la siguiente pantalla donde se debe seleccionar el
ítem Relación 1 Debito- 1 Crédito, el mismo se guarda en una carpeta en el
computador que ha sido previamente creada por el analista de cuentas por pagar.
85
Cumpliendo estos procedimientos se genera un el archivo TXT, mismo que
utilizaremos para cargar al banco de origen de los fondos.
Figura 31. Introducción de Datos del Proveedor.
Figura 32. Actualización de pantalla para generar archivo TXT.
86
Figura 33. Archivo TXT.
Para culminar el procedimiento de pagos a proveedores, cada analista de

cuentas por pagar cuenta con un usuario y clave del banco emisor, cuando se
ingresan estos datos, el banco proporciona un mensaje de texto con la clave de
operaciones, el cual le permite ingresar al Banco y cargar el archivo txt que fue
previamente creado. Ya cargado el archivo, se procede a imprimir el comprobante de
pago y se le entrega al representante legal para que proceda a aprobar dicha
transacción. Cabe destacar que el representante legal cuenta con usuarios y claves
que le permitirá ejecutar este procedimiento.
Figura 34. Introducción de usuarios y claves.
87
Figura 35. Introducción de claves de operaciones.
Figura 36. Ingreso del archivo txt al banco
88
Figura 37. Comprobante de pagos del proveedor.
.
Una vez elaborado el procedimiento, se genera el pago y entrega del
comprobante de retención al beneficiario o contribuyente del Impuesto. Inicialmente
cuando se realiza el registro de las facturas, simultanéame genera los comprobantes
de impuesto a aquellas facturas que lo requieran.
89
Flujograma 4. Procedimientos para la Elaboración de Propuesta de Pagos a
Proveedores y Emisión de Reporte de Retenciones Realizadas a los
Contribuyentes
Pago de la factura y
entrega del
comprobante de
retención de ISLR e
IVA
Fin
Procedimientos para la Elaboración de Comprobantes de Egresos y Entrega de

Recibos de Pagos al Proveedor
Finalmente, realizado el procedimiento antes descrito, se describen a

continuación los procedimientos para la elaboración de comprobantes de egresos y
entrega de recibos de pagos a proveedores realizados por la empresa Distribuidora
Nube Azul de Margarita, C.A.
1. El analista de cuentas por pagar una vez procesado la elaboración de cheques

o transferencias, los mismos son revisados y verificados por el Gerente de
Administración, posteriormente son llevados ante la Junta Directiva o
representante legal para su respectiva firma en caso de cheques y aprobación
90
con sus usuarios de bancos en caso de transferencia. Una vez firmados son
enviados nuevamente al área de cuentas por pagar.
2. Los días de pagos señalados por la empresa, son los días miércoles, los
cheques y transferencia emitidos por el analista de cuentas por pagar, en su
gran totalidad son retirados en la empresa Distribuidora Nube Azul de
Margarita, C.A. por cobradores de los proveedores o representantes.
3. El comprobante de egreso con su respectiva factura original, debe ser
firmado y sellado por la persona que retira el cheque o transferencia. A los
proveedores que son objeto de retención, se imprime dos (2 ) copias del
comprobante de retención de acuerdo a lo establecido en la ley
correspondiente, una para el proveedor y también el analista de cuentas por
pagar se queda con una copia del comprobante de retención firmado como
recibida por parte del proveedor.
4. El comprobante especifica el agente de retención, en este caso , dirección,
Rif, nombre del beneficiario (cliente), dirección, Rif, se identifica dicho
comprobante como “Comprobante de información de retención de
Impuesto”, luego, en un cuadro se coloca la fecha, numero de factura,
concepto, monto al que se le aplica el porcentaje correspondiente, el monto
de la retención y el monto restante a pagar, por último, es firmado y sellado
por ambas partes.
5. Para los pagos a proveedores que están ubicados en otros estados del país,
generalmente se les solicita un número de cuenta para que su pago pueda ser
procesado en una entidad financiera, y luego se le envía a través de correos
electrónicos, los comprobantes de pagos y comprobantes de retención.
6. Posteriormente, al tener el recibo de egreso firmados y sellado por parte del
proveedor, el asistente administrativo procede a archivar en orden correlativo
al número de cheque, para su fácil ubicación en caso de ser revisado
nuevamente el pago.
91
Concluido el procedimiento de elaboración de comprobantes de egresos y
entrega de recibos de pagos a proveedores, cabe mencionar que, el analista de
cuentas por pagar hace entrega formal al departamento de contabilidad un resumen
mensual de los proveedores a quienes se les aplico retención junto con la copia de la
factura durante ese periodo, para que posteriormente el departamento de contabilidad
de la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. cumpla por su carácter de
determinar y declarar la responsabilidad que le atribuye la ley de impuesto sobre la
renta y su reglamento en materia de retenciones decreto 1.808, de retener impuesto a
los casos señalados en dicho decreto sobre retenciones vigentes y enterar las sumas
retenidas, oportunamente, en una oficina receptora de fondos nacionales.
Figura 38. Comprobante de Egreso.
92
Figura 39. Comprobante de Retención de Impuesto Sobre La Renta.
Concluida la Fase IV, donde se desarrolló una descripción exacta de los

procedimientos para los procedimientos administrativos para el control de registros y
pagos a proveedores llevados a cabo por la empresa Distribuidora Nube Azul de
Margarita, C.A., se procederá a comparar en la Fase V todos los procedimientos
realizados por la empresa con las bases teóricas y legales actuales.
93
FASE V
COMPARACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA

EL CONTROL DE REGISTRO Y PAGO A PROVEEDORES LLEVADOS A
CABO POR LA EMPRESA DISTRIBUIDORA NUBE AZUL DE
MARGARITA, C.A.
Una vez concluida la descripción de los procedimientos administrativos para el

control de registros y pagos a proveedores se procede a realizar un análisis
comparativo en relación de los procedimientos aplicados en la empresa Distribuidora
Nube Azul de Margarita, C.A. con las bases teóricas y legales que lo regulan
actualmente.
Se realizan cuadros comparativos según los procedimientos que aplica la
empresa comparándolos con las bases teóricas expuestas en la Fase III aunado con
los basamentos legales puntualizadas en la misma fase.

registro y pagos a proveedores llevados a cabo por la empresa Distribuidora
Nube Azul de Margarita, C.A. con respecto a los basamentos teóricos.
A continuación, se presentará la comparación de cada procedimientos que

realiza la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. con los aspectos
fundamentales de las cuentas por pagar para determinar cumplimento de los
procedimientos establecidos en las fuentes teóricas consultadas.
94
Cuadro 1. Comparación de los procedimientos Administrativos para el control
de registro y pagos a proveedores llevados a cabo por la empresa Distribuidora
Nube Azul de Margarita, C.A. con respecto a los basamentos teóricos.
Aspectos Teóricos Procedimientos Observaciones

aplicados
95
Pérez, J. y Gardey, A. En la empresa En relación con los
(2013) plantean: Distribuidora Nube Azul procedimientos para el
de Margarita, C.A. se registro y pago a
Un procedimiento, en este llevan cabo todos los proveedores, se observó
sentido, consiste en seguir procedimientos de forma que este procedimiento se
ciertos pasos predefinidos secuencial, genera las cuentas por
para desarrollar una labor coordinándose entre si el pagar en el momento que
de manera eficaz. Su departamento surge la necesidad de
objetivo debería ser único administrativo y cada departamento que
y de fácil identificación, contable, consolidando constituye la empresa de
aunque es posible que información en lo adquirir bienes o
existan diversos referente al registro y servicios, donde el
procedimientos que pagos a proveedores por analista de cuentas por
persigan el mismo fin, la adquisición de bienes y pagar conjuntamente con
cada uno con estructuras y servicios. el analista contable son
etapas diferentes, y que los responsables de la
ofrezcan más o menos codificación de facturas,
eficiencia. Los registros, cálculos de
procedimientos retenciones, hasta el pago
representan la empresa de mediante cheques y
forma ordenada de transferencias bancaria,
proceder a realizar los la emisión y entrega del
trabajos administrativos comprobante de retención
para su mejor función en al proveedor.
cuanto a las actividades
dentro de la organización.
(p. 54)
Procedimientos Administrativos
96
Para Munich G. y La empresa Distribuidora En los procedimientos
Martínez G. (2011) Nube Azul de Margarita, administrativos de la
consideran que los C.A. están establecidos empresa Distribuidora
procedimientos políticas y normas para la Nube Azul de Margarita,
administrativos: correcta formulación de C.A. se observó que son
"Permiten establecer la los procesos de registros realizados por el Gerente
secuencia para efectuar y pagos, aplicando de administración
las actividades rutinarias retención de ISLR e IVA conjuntamente con sus
y específicas" (p. 99). a los proveedores de analistas de cuentas por
servicio prestados. pagar, en donde el
Siendo responsables de Gerente en cuestión
este procedimiento el establece los pasos a
departamento de seguir de forma verbal, es
administración decir, no cuenta con un
conjuntamente con el manual de normas,
analista de cuentas por procedimientos y políticas
pagar. a utilizar para la
realización de trámites
correspondientes al
registro, control y pagos a
proveedores derivados de
compromisos contraídos
por la empresa .
Procedimientos Contables
Catacora, F. (2009) los La empresa Distribuidora Los analistas contables

define: Nube Azul de Margarita, simultáneamente con los
C.A. cuenta con analistas de cuentas por
“como todos aquellos procedimientos de pagar desarrollan
procesos, secuencia de registro netamente coordinadamente un
pasos o instructivos que contable, donde el conjunto de
se utilizan para el registro departamento de procedimientos en los
de las transacciones u contabilidad suministra cuales indican en la
operaciones que realiza la unas series de pasos que solicitud de pago la
empresa en los libros de debe seguir el analista de cuenta contable donde va
contabilidad.” (p. 52) cuentas por pagar, quien a registrarse dichas
tiene la tarea de registrar facturas para su correcto
las facturas tanto el gasto registro en el sistema
del servicio contratado iSCALA.
como las retenciones
97
efectuadas.
Cuentas por Pagar
Flores (2009) señala que: La empresa Distribuidora De acuerdo a lo

Nube Azul de Margarita, observado, la empresa en
Las cuentas por pagar son C.A. se realizan registros ejecución de las
los títulos de crédito a de documentos que actividades relacionadas
cargo de la empresa. Esta representan las facturas con los pagos a los
cuenta aumenta cuando la que la empresa posee proveedores, se lleva a
empresa realiza pendientes de pago a un cabo mediante los
transacciones a crédito, y proveedor o terceros, procedimientos
disminuye cada vez que resultante de operaciones codificación de las
cancele total o a crédito con vencimiento facturas , que es
parcialmente la deuda no mayor de un año por suministrada por un
contraída con dichas el suministro de bienes o analista contable, luego el
operaciones. Representa prestaciones de servicio, analista de cuentas por
el importe de las compras dicho proceso es pagar procede a registrar
de mercancía efectuada a realizado por el analista las facturas mediante un
crédito que la empresa de cuentas por pagar y sistema administrativo
tiene la obligación de autorizado por el gerente llamado iSCALA,
pagar. (p. 32) de administración. posteriormente se
cancelan, luego que se
hace una planificación
previa, la cual es
aprobada por el
departamento de
administración y el
gerente general de la
empresa, de acuerdo al
flujo de efectivo o
disponibilidad que tenga
la empresa.
98
Se puede evidenciar, en la comparación de los procedimientos administrativos y
contables en la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. se sustenta en
los diferentes aspectos teóricos que fundamentan a dichos procedimientos y la forma
de de registro y pagos a proveedores, aunque la empresa no cuenta con un manual de
procedimientos, la forma de trabajo y estos procedimientos se dan a conocer por
medio de inducciones de forma oral hacia sus nuevos trabajadores.
Los procedimientos administrativos en la empresa Distribuidora Nube Azul de
Margarita, C.A tienen una actuación muy importante en la consecución de los
objetivos de toda organización, puesto que ellos nos indican la manera de ejecutar las
diferentes rutinas laborales que se llevan a cabo, facilitando las funciones de cada
empleado que pertenece al departamento de administración, también se recurre a la
implementación de los procedimientos contables para hacer más racional y eficientes
todas sus actividades.

registro y pagos a proveedores llevados a cabo por la empresa Distribuidora
Nube Azul de Margarita, C.A. con respecto a los Basamentos Legales Vigentes
A continuación se describirán las bases legales aplicados en la empresa

Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. conjuntamente con las actividades
realizadas por los trabajadores de la empresa; así como las observaciones obtenidas
durante el periodo de pasantía, comparándolas con las mencionadas normativas
legales que la sustentan.
99
Cuadro 2. Comparación de los procedimientos Administrativos para el control
de registro y pagos a proveedores llevados a cabo por la empresa Distribuidora
Nube Azul de Margarita, C.A.. con respecto a los basamentos legales vigentes.
Bases Legales Procedimientos Observación

aplicados
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
El Artículo 112 La empresa Distribuidora Se pudo evidenciar que la

establece: Nube Azul de Margarita, empresa si realiza las
C.A. realiza sus actividades establecidas
El Estado promoverá la actividades económicas por la ley, por razones de
iniciativa privada, de su preferencia desarrollo humano,
garantizando la creación libremente, sin más seguridad, sanidad,
y justa distribución de la limitaciones que las protección del ambiente u
riqueza, así como la previstas y establecidas otras de interés.
producción de bienes y en las leyes y Igualmente realiza sus
servicios que satisfagan reglamentos jurídicos actividades mediante el
las necesidades de la vigentes. sistema iSCALA
población, la libertad de contando con un sistema
trabajo, empresa, administrativo y contable
comercio, industria, sin integrado que hace más
perjuicio de su facultad eficiente el cumplimiento
para dictar medidas para de sus operaciones.
planificar, racionalizar y
regular la economía e
impulsar el desarrollo
integral del país.
Código Orgánico Tributario
El Artículo 18 señala: De acuerdo a lo Se pudo observar que los

“Es sujeto activo de la establecido en los procedimientos
obligación tributaria el artículos, la empresa es implementados por las
ente público acreedor del responsable del impuesto empresas están
100
tributo” retenido, aplicada a los orientados a cumplir el
tributos nacionales y a las deber de retener el ISLR
El Artículo 19 indica: relaciones jurídicas y enteramiento del
“Es sujeto pasivo el derivadas de estos mismo siendo los
obligado al cumplimiento tributos, aunque es una analistas de cuentas por
de las prestaciones organización privada sus pagar y contabilidad
tributarias, sea en calidad funciones son en quienes actúan
de contribuyente o de responder ante al Estado directamente en estos
responsables. al recaudar el dinero de procedimientos de
los impuestos de sus retención, declaración y
El Artículo 27 señala proveedores de servicios enteramiento de las
que: a quien este contrate y retenciones de ISLR. Con
Son responsables enterarlo al tesoro esto se observa que la
directos, en calidad de nacional. empresa recauda los
agentes de retención o de impuestos que por
percepción, las personas normativa jurídica está
designadas por la ley o obligada a hacer a
por la Administración contribuyentes del ISLR.
previa autorización legal,
que por sus funciones
públicas o por razón de
sus actividades privadas,
intervengan en actos u
operaciones en los cuales
deban efectuar la
retención o percepción
del tributo
correspondiente.
Ley de Impuesto Sobre la Renta
El Artículo 83 establece: El dinero retenido a los En la empresa

proveedores de servicios Distribuidora Nube Azul
Los pagos que tengan de la empresa de Margarita, C.A se
que hacerse conforme a Distribuidora Nube Azul observó que el analista de
lo previsto en el artículo de Margarita, C.A. cuentas por pagar
84 y en los parágrafos representa un anticipo del realizan las retenciones
primero y segundo del impuesto de estos de ISLR en el momento
artículo 85 de este proveedores de ahí la del pago de la factura,
Decreto con Rango, importancia de la aunque los pagos se
Valor y Fuerza de Ley, correcta formulación de realicen en un plazo
deberán considerarse los procedimientos en la relativamente breve no se
101
como anticipos hechos a determinación y pago de hace al momento del
cuenta del impuesto que este impuesto. registro de las facturas
resulte de la declaración que es el abono en cuenta
anual definitiva. de la misma, dejando por
declarar a final de mes
algunas facturas que
aunque no se han pagado,
por disposición legal es
necesario declararlas
porque ya se ha abonado
en cuenta es decir en la
contabilidad. Siendo este
impuesto necesario para
sus beneficiarios del
impuesto retenido
quienes utilizaran este
impuesto como pago
anticipado de sus
declaraciones definitivas
de rentas.
Reglamento Parcial de la Ley de Impuesto sobre la Renta en materia de

Retenciones. (Decreto Nº 1.808)
El Artículo 9 indica que: Los proveedores de Se evidenció que todos

servicios de la empresa los pagos de servicios
En concordancia con lo Distribuidora Nube Azul realizados por el analista
establecido en el artículo de Margarita, C.A. se le de cuentas por pagar al
1º de este Reglamento realizan los momento de cancelar las
Parcial, están obligados a procedimientos de facturas a proveedores,
practicar la retención del determinación y tales como: honorarios
impuesto los deudores o retención del ISLR por profesionales,
pagadores de ser personas que llevan a arredramiento de bienes
enriquecimientos netos o cabo actividades que muebles, gastos de
ingresos brutos de las generan enriquecimientos transporte, servicio de
siguientes actividades, netos o ingresos brutos publicidad y propaganda,
realizadas en el país por gravados por la ley y su gastos de reparaciones
personas naturales reglamento. ordinarias, servicios
residentes; personas tecnológicos o cualquier
naturales no residentes; otro establecido en dicho
personas jurídicas reglamento, bien sea a
domiciliadas, personas
102
jurídicas no domiciliadas, personas jurídicas
y asimiladas a éstas, y los domiciliadas o no en el
establecimientos país o personas naturales
permanentes situados en residentes o residentes se
la República Bolivariana le aplican dichas
de Venezuela, de acuerdo retenciones, aplicando
con los siguientes diferentes Porcentaje de
porcentajes… retención sobre el monto
pagado o abonado en
cuenta de cada
proveedor, luego
suministra la relación de
todas las retenciones
efectuadas en el mes al
departamento contable
encargado de la revisión
y declaración de estas
retenciones.
El Artículo 24 establece: La empresa Distribuidora Se pudo observar que el

Nube Azul de Margarita, proveedor del servicio y
Los agentes de retención C.A. entrega mediante su beneficiario del ISLR
están obligados a analista de cuentas por retira tanto su pago como
entregar a los pagar un comprobante de el comprobante de
contribuyentes, un retención de I.S.L.R. retención de I.S.L.R. a la
comprobante que soporte anexada a cada pago de hora de buscar el cheque.
cada retención de factura al proveedor del Mientras tanto los pagos
impuesto que les servicio, este realizados por medios
practiquen en el cual se comprobante contiene electrónicos como
indique, entre otra todos los datos del transferencias bancarias,
información, el monto de proveedor y detalla son entregados vía correo
lo pagado o abonado en también los datos de la electrónico. En cuanto a
cuenta y la cantidad factura sujeta a la la relación anual de
retenida. retención, este retenciones efectuadas
En el comprobante comprobante es por la empresa a los
correspondiente a la suministrado por el beneficiarios son
última retención del sistema iSCALA, como emitidos siempre y
ejercicio de los también el sistema puede cuando el beneficiario lo
beneficiarios señalados suministrar las solicite.
en el Capítulo II de este retenciones efectuadas a
Reglamento, se indicará un proveedor particular
la suma de lo pagado y el de todo el año, es decir la
total retenido; este relación anual de
comprobante deberá retenciones.
103
anexarlo el contribuyente
a su declaración
definitiva de rentas.
Además, el agente de
retención estará obligado
a entregar a los
beneficiarios de los pagos
indicados en el Capítulo
III, excluyendo los
señalados en los
numerales 9 y 20 del
artículo 9º, dentro del
mes siguiente a la
cesación de actividades
del agente de retención,
una relación del total de
las cantidades pagadas o
abonadas en cuenta y de
los impuestos retenidos
en el ejercicio, la cual
deberán igualmente
anexar a su declaración
definitiva de rentas.
Providencia Administrativa Nº/SNAT/2011/00071 mediante la cual se

establece las Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos.
El Artículo 1 indica que: La empresa Distribuidora El analista de cuentas por

Nube Azul de Margarita, pagar conjuntamente con
La presente providencia C.A, se rige en cuanto a el analista contable son
Administrativa, tiene por facturación y otros los responsables en
objeto establecer las documentos, por las cuanto a facturación y
normas que rigen la Providencias otros documentos, al
emisión de facturas, Administrativas emitidas momento recibir las
ordenes de entrega o por el Servicio Nacional mercancías o servicios,
guías de despachos, nota Integrado de verificar la factura
de débito, notas de Administración Aduanera emitida por el proveedor,
y Tributaria (SENIAT) si estas cumplen con la
créditos, y los
en cuanto a Normas exigencia que establece
certificados de débitos
generales de emisión de la Providencia
fiscal exonerado, de
104
facturas y otros Administrativa Nº 00071.
conformidad con la documentos, esta al Se observo que una vez
normativa que regula la momento de recibir las verificada las facturas, el
tributación nacional mercancías o servicios, analista contable procede
atribuida al Servicio verifica la factura emitida a sacarle una copia a la
Nacional Integrado de por el proveedor, si estas factura para incluirlas en
Administración y cumplen con la exigencia sus libros de compras,
Tributaria (SENIAT). que establece la luego se procede a la
Providencia codificación de la misma,
Administrativa Nº 00071. seguidamente le hace
entrega al analista de
cuentas por pagar para
que haga registro de la
misma.
Una vez realizada la comparación de las bases legales y los procedimientos en

la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, de acuerdo a estas bases legales
vigentes encontradas en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela,
Código Orgánico Tributario, Ley del Impuesto Sobre la Renta, Decreto 1.808 y sus
Providencias Administrativas, se pudo observar que esta realiza sus procedimientos
administrativos y contables mediante lo establecido en los reglamentos para así,
cumplir con las obligaciones tributarias de retener y enterar ante las oficinas
receptoras de fondos nacionales de dicho impuesto y también aunque se pudo
evidenciar ciertas debilidades que retrasan los procesos de declaración y
enteramiento pudiendo estos ser más eficientes y disminuir los riesgos de no cumplir
a cabalidad esta obligación tributaria. Estas debilidades están descritas a
continuación.
Luego de cumplir con el análisis comparativo de los procedimientos
Administrativos para el control de registro y pagos a proveedores llevados a cabo por
la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A-, se procederá a realizar las
respectivas conclusiones y recomendaciones que ayudará a hacer las correcciones y
planificaciones necesarias para impulsar el desarrollo de la empresa.
105
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
Luego del estudio y análisis de los procedimientos administrativos para el

registro y control de pagos a proveedores llevados a cabo a por la empresa
Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A, se llegó a las siguientes conclusiones:
106
 Analizando los procedimientos administrativos para el control de registros y
pagos a proveedores, se observó que, en comparación con las bases teóricas
y la normativa legal, la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A,
ejecuta estos procedimientos de una forma deficiente, a pesar que posee una
estructura administrativa centrada en las actividades a realizar, se observaron
fallas en el sistema de control y en el registro de las operaciones contables.
 En algunas ocasiones las facturas no coinciden con las órdenes de compra,

esto origina un descontrol en los pagos de las adquisiciones autorizadas.
 En la empresa, no existe una comunicación constante entre los

departamentos de administración y contabilidad, lo que trae como
consecuencia que las operaciones no se registren en el momento oportuno
como sucede en el caso de las cuentas por pagar a proveedores, debido a que
no se lleva un control exacto del momento en que las cuentas por pagar son
totalmente canceladas, lo que produce que la información contenida en los
estados financieros no sea confiable y veraz.
 Aunque la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A posee un

sistema administrativo y contable computarizado llamado iSCALA, donde se
registran todas las facturas, pagos y retenciones del ISLR e IVA entre otros
conceptos, el analista de cuentas por pagar no registra al día los documentos
por adquisición de bienes y servicios, ocasionando a su vez el retraso a la
hora de declarar y pagar el impuesto e incurriendo en riesgos de cometer
sanciones según el Código Orgánico tributario.
 La empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A. no cuenta entre sus

procedimientos la entrega de la relación anual de retenciones que se le
realiza a cada proveedor de servicios de la entidad, la empresa por medio de
sus analistas de cuentas por pagar solo entrega este comprobante si es
solicitado por el beneficiario de lo contrario no lo hace.
107
 No existe un manual de procedimientos que describan las actividades o
tareas relacionadas a las cuentas por pagar, el cual puede dicha herramienta
estandarizar los pasos y secuencias de registros, pagos y determinación para
la entrega de documentos para su declaración en plazos específicos,
minimizando así los riesgos de cometer errores y respuestas más rápidas para
la corrección de dichos errores.
RECOMENDACIONES
Considerando el análisis realizado se ha creído conveniente las siguientes

recomendaciones:
 Mejorar el control de las actividades para que exista una seguridad razonable
de las operaciones que se realizan en la empresa y que son reflejadas en los
estados financieros, desarrollando un sistema de seguimiento que permita
supervisar el historial de incidentes de problemas en curso.
108
 Capacitar y motivar al personal para que conozca el origen y naturaleza de las
operaciones que realiza tantos en el departamento de administración, como el
resto de los demás departamentos asociados, para que este tenga un mejor
desempeño y rendimientos en las labores que realiza
 Se debe concretar el procedimiento de elaboración y entrega de la relación

anual de retenciones de I.S.L.R., debido a la importancia de la entrega de este
comprobante a los proveedores de servicios utilizados en su declaración de
I.S.L.R. definitiva, el analista encargado de la realización de este
comprobante por lo menos notificarles a los proveedores frecuentes por
medios electrónicos como correos.
 Diseñar e implementar manuales de normas y procedimientos para cada uno

de los distintos departamentos y en especial un manual de normas y
procedimientos contables aplicados al registro y pagos a proveedores, en
donde se describan detalladamente las actividades a realizar para ejecutar
efectivamente el trabajo dentro del departamento de administración.
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Código de Comercio. Gaceta Extraordinaria Nº 475 de fecha 21 de diciembre de
1955.
Código Orgánico Tributario (2020). Gaceta Oficial Extraordinaria N.º 6.507 del 29
de enero del 2020.
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Ley de Impuesto Sobre la Renta. (2015) Gaceta Oficial de la República Bolivariana
de Venezuela, Nº 6.210, de fecha 30 de Diciembre.
Reglamento Parcial de la Ley de Impuesto Sobre La Renta en Materia de

Retenciones. (Decreto Nº 1.808). Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela, 36.203, de Fecha 12 de Mayo.
Providencia Administrativa Nº 0071, que establece las normas generales de emisión
de facturas y otros documentos. Gaceta Oficial N°39.795 de fecha 08 de
noviembre de 2011.
ANEXOS
Entrevista Semi-Estructurada
A continuación, se muestran una listado de preguntas que corresponden el

instrumento a utilizar, perteneciente a la técnica de entrevista semi-estructurada.
112
Estas preguntas proporcionarán información para los objetivos 1, 3 y 4: sobre
identificar los aspectos organizacionales de la empresa Distribuidora Nube Azul de
Margarita, C.A.; descripción los procedimientos administrativos para el control de
registros y pagos a proveedoresy comparaciones de los procedimientos
administrativos aplicados para el control de registros y pagos a proveedores. Algunas
de las preguntas que se realizarán para lograr el objetivo propuesto son las siguientes:
1. ¿Cómo está organizada la empresa?

2. ¿Cuál es la misión y visón de la empresa?
3. ¿Cuál es la función del jefe del departamento de administración?
4. ¿Cuál es la función del asistente administrativo que opera en el departamento
de administración de la Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A.?
5. ¿Cuál es la función de los analistas de cuentas por pagar?
6. ¿Cómo se originan las cuentas por pagar de la empresa Distribuidora Nube
Azul de Margarita, C.A ?
7. ¿Cuáles son las normas y procedimientos utilizados para registrar las cuentas
por pagar adquiridas por la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita,
C.A ?
8. ¿En el departamento de administración quién se encarga de recibir los
documentos y/o factura adquiridos por la compra de bienes o servicios
requeridos?
9. ¿Cuál es el procedimiento a seguir en el departamento de administración para
realizar los registros de documentos y/o facturas?
10. ¿Cuál es el procedimiento del departamento administración para codificar los
documentos y /o factura en la empresa Distribuidora Nube Azul de
Margarita, C.A?
11. ¿Qué sistema utilizan para procesar el registro y pagos a proveedores?
12. ¿Cuáles son los parámetros por los que se rige el analista de cuentas por
pagar para el cálculo de ISLR e IVA?
113
13. ¿Quién autoriza los pagos a proveedores en el departamento de
administración de la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita, C.A?
14. ¿Cuál es la política de pago utilizada para la cancelación de las cuentas por
pagar a proveedores de la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita,
C.A?
15. ¿Cuál es el procedimiento a seguir para realizar la cancelación de pagos a
proveedores en el departamento de administración?
16. ¿Cuáles días se debe realizar los pagos a proveedores?
17. ¿Cuál método utilizan para notificar al proveedor la cancelación de
facturas?
18. ¿Cuáles datos son reflejados en el recibo o comprobante de pago del
proveedor?
¿Quién es el personal encargado de archivar los comprobantes de egreso en el
departamento de administración?
METADATOS PARA TRABAJOS DE GRADO, TESIS Y ASCENSO:
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL CONTROL DE
114
TÍTULO REGISTROS Y PAGOS A PROVEEDORES LLEVADOS A CABO
POR LA EMPRESA DISTRIBUIDORA NUBE AZUL DE
MARGARITA, C.A
SUBTÍTULO
AUTOR (ES):
APELLIDOS Y NOMBRES CÓDIGO CULAC / E MAIL
CVLAC: 19.435.930
Rodríguez Cedeño, Delia María E MAIL: delia.nubeazul@gmail.com
CVLAC:
E MAIL:
CVLAC:
E MAIL:
CVLAC:
E MAIL:
PALÁBRAS O FRASES CLAVES:
 Distribuidora Nube Azul de Margarita

 Pago a proveedores
 Registro y control
 Procedimientos administrativos
115
ÀREA SUBÀREA
Administración
Ciencias Administrativas
RESUMEN (ABSTRACT):
CONTRIBUIDORES:
APELLIDOS Y NOMBRES ROL / CÓDIGO CVLAC / E_MAIL
116
Ing. Pedro Fausto Alfonzo R ROL CA AS TU x JU x
CVLAC: 8.390.246
E_MAIL
E_MAIL
Lcdo: Luis Figueroa ROL CA AS TU JU X
CVLAC:
E_MAIL
E_MAIL
Msc. Jorge Malave ROL CA AS TU JU X
CVLAC:
E_MAIL
E_MAIL
Lcdo. Glenton Vásquez ROL CA AS x TU JU
CVLAC: 15.345.564
E_MAIL
E_MAIL
FECHA DE DISCUSIÓN Y APROBACIÓN:
2022 06 20
AÑO MES DÍA
LENGUAJE. SPA
ARCHIVO (S):
117
NOMBRE DE ARCHIVO TIPO MIME
Trabajo_de_grado_Rodriguez_Delia .docx
Trabajo_de_grado_Rodriguez_Delia .pdf
CARACTERES EN LOS NOMBRES DE LOS ARCHIVOS: A B C D E F G H

I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z. a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z.
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9.
ALCANCE
ESPACIAL: ___________________________________ (OPCIONAL)
TEMPORAL: ___________________________________ (OPCIONAL)
TÍTULO O GRADO ASOCIADO CON EL TRABAJO:
Licenciado en Administración
NIVEL ASOCIADO CON EL TRABAJO:
Pregrado
ÁREA DE ESTUDIO:
Administración
INSTITUCIÓN: Universidad de Oriente, Núcleo Nueva Esparta
118
119
DERECHOS
Artículo 41 del reglamento de trabajo de pregrado (Vigente a partir del II

semestre 2009, Según comunicado CU-034-2009).“Los Trabajos de Grado son
Propiedad exclusiva de la Universidad y sólo podrán ser utilizados para otros
fines con el consentimiento del Consejo de Núcleo respectivo, quien lo
participará en Consejo Universitario”
Rodríguez Cedeño, Delia María
AUTOR
Ing. Pedro Fausto Alfonzo R Lcdo: Luis Figueroa Msc. Jorge Malave
TUTOR JURADO JURADO
POR LA COMISION DE TRABAJO DE GRADO
120

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FASE IV. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL DE

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 Chiavenato, Idalberto (2007). Administración de Recursos Humanos. El

El análisis cualitativo es aquel que revela cuáles son las propiedades y

ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA NUBE

Los aspectos generales pertenecientes a la empresa Distribuidora Nube Azul

Ubicación de Distribuidora Nube Azul de Margarita

Las oficinas de la empresa Distribuidora Nube Azul de Margarita C.A., están

Fuente: Google Map (2022).

Reseña Histórica de Distribuidora Nube Azul de Margarita

En 1975 -abre sus puertas al público «Bodega Nube Azul», en la población de

Misión de Distribuidora Nube Azul de Margarita

La misión constituye un elemento imprescindible en la estructura

Estructura Organizativa de Distribuidora Nube Azul de Margarita

Según Henry Mintzberg (2015), plantea: que la estructura organizativa,

Fuente: Rodríguez, D. (2022).

El departamento Administrativo es el encargado en interpretar los objetivos

De esta forma, el Departamento de Administración – Tesorería, tiene la tarea de

Figura 2 Estructura organizativa del Departamento de Administración-

Funciones del Departamento Administrativo / Tesorería

Funciones del Gerente de Administración/ tesorería

Objetivo general del cargo

Funciones del cargo

Funciones del Analista de Facturación

Funciones del cargo

Funciones del Analista de Cuentas por Pagar

Objetivo general del cargo

Realizar actividades administrativas de control y evaluación de los estados de

 Recibir, analizar y procesar de manera digital las ordenes de pedidos de

Funciones del Analista de Cuentas por Cobrar

Objetivo general del cargo

Efectuar asientos contables de las diferentes cuentas, revisando, clasificando

Funciones del cargo

 Recibir, analizar y procesar de manera digital las ordenes de pedidos de

Funciones del Asistente Administrativo

Objetivo general del cargo

Funciones del cargo