PROCEDIMIENTO REFERENCIAL PRÁCTICO PARA LA APLICACIÓN SOA - SEDES

GESTIÓN 2 017

PRIMERA ETAPA

I. ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

Es el proceso mediante el cual se evalúa si la estructura organizacional del SEDES ha contribuido de manera eficaz y eficiente al logro de sus
objetivos institucionales, establecidos en su Plan Estratégico Institucional y Programa de Operaciones Anual.

Se debe evaluar fundamentalmente la calidad de los servicios y/o bienes proporcionados a los usuarios externos e internos, la efectividad de los
procesos y la rapidez de respuesta de la estructura organizacional frente a los cambios internos y externos.

Por lo expuesto, se describe el siguiente procedimiento referencial, en función a la NB-SOA, RE-SOA y Manual de Procedimientos del SOA del
Órgano Ejecutivo:

1. CONFORMACIÓN DEL “COMITÉ DE ANÁLISIS, DISEÑO O REDISEÑO E IMPLANTACIÓN DEL SOA-SEDES”

Previa Instrucción Expresa de la Directora (or) del SEDES a la instancia responsable de este tipo de trabajos según sus atribuciones, el proceso de
Análisis Organizacional se iniciará con la conformación del “Comité de Análisis, Diseño e Implantación del SOA (mediante MEMORÁNDUMS)” a
la cabeza del Director (a) del SEDES, quienes tendrán las atribuciones de efectuar seguimiento, observar y validar cada una de las etapas del
Análisis, Diseño e Implantación, tomando en cuenta el siguiente detalle:

 Elaborar y aprobar el Plan de Análisis, Diseño e Implantación por el Comité SOA del SEDES
 Analizar y/o ajustar instrumentos de relevamiento de información.
 Revisar el Informe Final de Análisis Organizacional.
 Otros que se consideren necesarios, para el correcto desarrollo del proceso.

2. PROCESO DE ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

2.1 ANÁLISIS RETROSPECTIVO:

Deberá efectuarse la evaluación cuantitativa y cualitativa de los resultados alcanzados en la gestión pasada respecto a lo
programado, estableciendo si la Estructura Organizacional del SEDES ha contribuido al logro de los objetivos propuestos en el
Programa Operativo Anual, pudiendo analizar la siguiente documentación referencial:

a. Análisis del D.S. Nº 25233 de creación del SEDES.

b. Análisis de Estudios y/o consultorías generales o por áreas organizacionales con recomendaciones estructurales
(organigramas).
c. Objetivos por Unidad Organizacional (según POA de gestiones pasadas)
d. Auditorías Internas y de Contraloría pendientes a ser cumplidas por el SEDES, referidas a Recursos Humanos, Funciones y
Estructura Orgánica (gestiones pasadas).
e. Estructura Orgánica y de personal del SEDES de gestiones pasadas (si existe).
f. Revisión de competencias y roles según D.S. de creación del SEDES u otra normativa sectorial relativa a las actividades que
desarrolla el Servicio (si existe).

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2.2 ANÁLISIS PROSPECTIVO:

Deberá evaluarse la situación futura que deberá afrontar la nueva Estructura Organizacional del SEDES para lograr los objetivos
que se planteen en el Programa de Operaciones Anual de la próxima gestión, con el fin de detectar si existe la necesidad de realizar
ajustes o cambios, considerando las Recomendaciones del Análisis Retrospectivo, pudiendo analizar la siguiente documentación
referencial:

a. Plan Estratégico Institucional del SEDES (si existe)

b. Planes Departamentales en Salud
c. Plan de Gobierno Departamental
d. Objetivos Institucional General del SEDES (Según POA 2017)
e. Objetivos, roles y funciones por Unidad Organizacional (Según POA 2017)
f. Revisión de competencias y roles asignados por la Ley Marco de Autonomías u otras normativas nacionales, departamentales o
sectoriales.
g. Identificación de servidoras (es) públicos de Carrera, Discapacitados, en estado de gestación y características específicas y
particulares del funcionamiento del SEDES.
h. Carga de Trabajo por Unidad Organizacional.
i. Unidades organizacionales que necesitan reestructuración de personal contemplando (objetivos, roles, funciones y carga de
trabajo) – pre trabajado por cada una de dichas unidades del SEDES.
j. Escala Salarial y Planilla Presupuestaria de Personal (aprobado por la instancia legal correspondiente), caso contrario techo
presupuestario para Sueldos y Salarios – Gestión 2017.
k. Otra documentación relacionada a su Estructura, Recursos Humanos y Funciones del SEDES.

2.3 RESULTADOS DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

En función a las recomendaciones (resultados) referidos a temas y/o problemas estructurales que se desprenden del análisis
organizacional efectuado, se podrá asumir las siguientes decisiones:

a. Adecuar, reubicar, fusionar o crear áreas o unidades organizacionales que permitan lograr de manera eficaz y eficiente los
objetivos institucionales.
b. Redefinir canales y medios de comunicación interna.
c. Redefinir instancias de coordinación interna y de relación interinstitucional.
d. Rediseñar procesos, de manera que éstos sean más ágiles y oportunos.
e. Otros específicos de organización.

2.4 ANÁLISIS COYUNTURAL

Posibilita a una entidad, realizar adicionalmente un análisis de su Estructura Organizacional en el momento que se considere oportuno,
a fin de solucionar problemas o atender demandas de carácter coyuntural que se presenten durante el ejercicio de la gestión y que
pueden derivarse en cambios internos y/o externos, como por ejemplo: cambios de tecnología, racionalización administrativa,
modificaciones en la normativa vigente, etc.

Este análisis puede ser de carácter parcial, lo que implica cambiar solo aquellos elementos organizacionales que requieran de ajustes.

2.5 ELABORACIÓN DE INFORME DE CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

El resultado que se obtiene del Análisis Organizacional, es el Diagnóstico Organizacional y las recomendaciones correspondientes en
función a sus objetivos institucionales, que deberá ser formalizado a través de un Informe Técnico validado por el Comité SOA del
SEDES, para posteriormente efectuar el Diseño o Rediseño Organizacional.

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SEGUNDA ETAPA

I. DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

Es la Etapa a través del cual se define o ajusta la Estructura Orgánica del SEDES, en base a los resultados (Informe de conclusiones y
recomendaciones de la Primera Etapa), para lo cual se describe el siguiente procedimiento referencial en función a la NB-SOA, RE-SOA y Manual de
Procedimientos del SOA del Órgano Ejecutivo:

1. RESULTADO DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

Consiste que las conclusiones y recomendaciones del Análisis Organizacional, deberán ser traducidos en una nueva Propuesta de Estructura
Orgánica, con el objetivo de dar solución a deficiencias y/o problemas identificados en la Primera Etapa del proceso, cuyos cambios deberán
reflejarse en el respectivo Informe Técnico de Justificación.

2. DEFINICIÓN DE FUNCIONES

 Cada dependencia del SEDES es responsable de diseñar o rediseñar las funciones correspondientes para cada una de las Unidades
Organizacionales según nueva estructura.
 Cuando la unidad organizacional es de nueva creación deberá elaborarse las nuevas funciones para cumplir con los objetivos
institucionales.

3. DEFINICIÓN DE ESCALA SALARIAL

 En caso que el SEDES quiera redefinir su estructura de cargos y escala salarial, en el marco de las competencias y niveles de
coordinación con el Ministerio de Salud, deberán coordinar y solicitar autorización a dicha instancia para: incremento de Items,
modificación de Niveles Jerárquicos, Cambios de Nombres de Cargos y modificación y/o nivelación de Escala Salarial.
 Para el personal con Items en temas Administrativos, el SEDES deberá analizar técnica y legalmente su pueden modificarse.

4. ELABORACIÓN DE MACRO FUNCIONES

 Cuando la modificación del Organigrama haya sido consensuado y aprobado internamente (Ejecutivos con la coordinación del Comité
SOA), deberán elaborar MACRO FUNCIONES para todas las dependencias según nueva Estructura, documento que deberá ser adjuntando
al trámite de aprobación de la Estructura Orgánica del SEDES. Requisito exigido por la ALD.

5. ARMADO DE CARPETA DE ANTECEDENTES PARA APROBACIÓN PROCESO SOA

La Comisión del Proceso SOA del SEDES, preparará las carpetas de antecedentes y documentación respaldatoria necesaria para remitir al
Gobernador y la Asamblea Legislativa Departamental, para tal efecto, deberán adjuntar básicamente (no limitativa), los siguientes documentos
referenciales con firmas del Comité SOA-SEDES:

a. Informe y Antecedentes del Análisis Retrospectivo

b. Informe y Antecedentes del Análisis Prospectivo
c. Informe de Conclusiones y Recomendaciones estructurales del Análisis Retrospectivo y Prospectivo.
d. Listas de participantes de los Talleres y resultados del trabajo (proceso SOA)
e. Informe Técnico (justificación técnica y legal de cambios de nueva estructura)
f. Informe Financiero (SEDES y Secretaría Dptal. de Finanzas y Adm.)
g. Informe Legal (Con VºBº de Dirección de Asuntos Jurídicos y Normativos del Órgano Ejecutivo)
h. Organigrama general e individuales (vigente)

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i. Planilla presupuestaria de personal (vigente)

j. Escala salarial (vigente)
k. Organigrama general e individuales (propuesto)
l. Planilla presupuestaria de personal (propuesto)
m. Escala salarial (propuesto)
n. Cuadro comparativo de Escalas Salariales (vigente y propuesto)
o. Macro Funciones s/g nueva Estructura
p. Otros documentos que sean exigidos por instancias revisoras.

NOTA: La carpeta deberá estar debidamente ordenada con Índice y separadores respetando el orden referencial.

6. ENVÍO DE CARPETA DE ANTECEDENTES PARA APROBACIÓN DE TRÁMITE SOA

Posteriormente el Director (a) del SEDES en coordinación con la Comisión SOA- SEDES una vez firmados todos los Informes y VºBº de la Secretaria
Dptal. de Desarrollo Humano Integral, enviarán al Gobernador la carpeta de antecedentes solicitando la aprobación de la Nueva Estructura
Orgánica, Escala Salarial, Planilla Presupuestaria de Personal mediante las instancias que corresponda del Órgano Ejecutivo, para posteriormente
ser Implantada en el Servicio.

TERCERA ETAPA

II. ETAPA DE IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

Es la Etapa mediante el cual se pone en funcionamiento la Nueva Estructura Organizacional del SEDES, de modo que contribuya a los objetivos
institucionales y Programa de Operaciones Anual del Servicio, para tal efecto, deberán contar básicamente y de manera no limitativa con los
siguientes documentos referenciales para proceder con la Etapa de Implantación:

1. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE IMPLANTACIÓN - DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL DEL SOA - SEDES

El Comité que se conformó en el Proceso de Análisis Organizacional y Diseño o Rediseño Organizacional, también desempeñará funciones en este
proceso de Implantación, debiendo realizar los siguientes trabajos:

 Elaboración y Aprobación del Plan de Implantación

 Difusión e Implantación personalizada de la nueva Estructura a todos los Niveles Jerárquicos del SEDES
 Listas de difusión e implantación de la nueva Estructura
 Envío de documentación de aprobación a la Unidad de Organización y Métodos y Unidad de Auditoria Interna para conocimiento y
fines consiguientes.

2. REQUISITOS Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

 Ley Departamental de aprobación de la Estructura Orgánica, Escala Salarial, Planilla Presupuestaria de Personal y Macro
Funciones del SEDES.
 Plan de Implantación elaborado y aprobado por el Comité SOA – SEDES y VºBº de la Directora (or) del Servicio, debiendo
considerar dicho documento estrategia, cronograma, responsables y/o recursos económicos de organización.
 Autorización de la Directora (or) para dar inicio al proceso de implantación.
 El Plan de Implantación será ejecutado de acuerdo a lo planificado, considerando la estrategia, cronograma, responsables y
recursos.

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3. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Y MANUALES DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS SEDES - 2017

 Posterior a la Implantación de la Estructura Orgánica, Escala Salarial, Planilla Presupuestaria de Personal y Macro Funciones del SEDES,
la Comisión SOA – SEDES, deberá coordinar la elaboración y/o actualización del Manual de Organización y Funciones y Manuales de
Descripción de Cargos, en el marco de la nueva estructura.
 La responsabilidad de la COMISION – SEDES en dicho proceso, será únicamente de ser coordinadores y centralizadores de la
Información que deberá ser elaborado y/o en su caso actualizado por cada Jefe y/o Responsables de cada dependencia, debiendo
trabajar bajo los lineamientos de la Comisión SEDES y en el marco de las directrices de la SDPLA-UOM.
 En una Primera Etapa, se deberá elaborar el MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES, donde el dato relevante de este documento será
los NOMBRES DE CARGOS que se definan por cada dependencia del SEDES.
 Al momento de centralizar los Manuales por la Comisión, estos deberán ser remitidos de manera formal por cada dependencia,
debidamente validados y firmados en cada hoja por el Jefe y/o Responsable de la dependencia.
 En una Segunda Etapa, una vez validados y centralizados los Manuales de Organización y Funciones, se procederá con la elaboración de
los MANUALES DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS, instrumento que deberá ser elaborado tomando en cuenta y sin poder ser modificados los
NOMBRES DE CARGOS definidos en los MOF del SEDES.
 Al momento de centralizar los Manuales por la Comisión, estos deberán ser remitidos de manera formal por cada dependencia,
debidamente validados y firmados en cada hoja por el Jefe y/o Responsable de la dependencia.
 El Comité SOA-SEDES, deberá gestionar su aprobación de ambos instrumentos (MOF-MDC) por el Gobernador, trámite que deberá ser
encaminado respetando el conducto regular jerárquico de la Institución.
 Una vez aprobados mediante Resolución Administrativa, el SEDES deberá difundir e implantar a todo el personal sin distinción de
jerarquía de estos instrumentos para su aplicación y asuman el compromiso de la nueva organización del SEDES.
 Deberán remitir una copia de dichos instrumentos aprobados a la Unidad de Organización y Métodos y Unidad de Auditoria para su
conocimiento.
 Finalmente, la Nueva Estructura del SEDES, deberá ser sujeta a seguimiento y evaluación permanente durante la gestión hasta la
aplicación de un nuevo proceso SOA.

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