RE - Sistema Organizacional Adm. 2012 Final

RE - SOA GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE EL ALTO
Dirección Especial de Planificación para el Desarrollo

Unidad de Desarrollo Organizacional y Normas Administrativas
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REGLAMENTO ESPECÍFICO
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES
Artículo 1. (Definición del Sistema de Organización Administrativa)
El Sistema de Organización Administrativa (SOA), es el conjunto de normas, procesos y

procedimientos que en el marco del Plan de Desarrollo Municipal y el Plan Operativo Anual
(POA), regulan el proceso de estructuración organizacional del Gobierno Autónomo
Municipal de El Alto, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales y de gestión.
Artículo 2. (Objetivo del Reglamento Específico)
El objetivo del Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa es

regular la implantación de este sistema en el Gobierno Autónomo Municipal de El Alto
estableciendo la normativa para:
- Realizar los procesos de análisis, diseño e implantación del diseño organizacional.

- Asignar responsabilidades para la realización de cada uno de los procesos
mencionados.
- Determina el tiempo de ejecución de cada proceso.
Artículo 3. (Base Legal)
Constituye base legal del presente Reglamento Específico del Sistema de Organización
Administrativa, el Artículo No. 3 y No. 27 de la Ley N° 1178 de Administración y Control
Gubernamentales de 20 de julio de 1990 y sus disposiciones complementarias, Ley N° 031
Marco de Autonomías y Descentralización “Andrés Ibáñez” del 19 de julio del 2010, la Ley
N° 2028 de Municipalidades de 28 de octubre de 1999 y la Resolución Suprema N° 217055
Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa de 20 de mayo de 1997 y
demás normas conexas.
Artículo 4. (Alcance del Reglamento Específico)
El presente Reglamento Específico es de cumplimiento y aplicación obligatoria para todas

las Áreas y Unidades Organizacionales del Gobierno Autónomo Municipal de El Alto, así
como para todos y cada una de las servidoras públicas y servidores públicos sin distinción
alguna de jerarquía.
Artículo 5. (Responsable de la elaboración del Reglamento Específico e

implantación del Sistema de Organización Administrativa)
Es responsabilidad del Alcalde de acuerdo al Artículo 44 de la Ley N° 2028 y al Artículo 27

de la Ley N° 1178, la elaboración del Reglamento Específico del Sistema de Organización
Administrativa y la implantación del Sistema de Organización Administrativa en el Gobierno
Autónomo Municipal de El Alto.

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El Alcalde, podrá delegar en otras unidades organizacionales, la elaboración del Reglamento

Específico y la coordinación, ejecución y seguimiento de la implantación del sistema, pero asume
plena responsabilidad por el resultado de los mismos.
Artículo 6. (Aprobación del Reglamento Específico)
El Concejo Municipal, previo proceso de compatibilización ante a la Dirección General de

Normas de Gestión Pública (DGNGP), dependiente del Ministerio de Economía y Finanzas
Públicas, aprobará el reglamento específico a través de Ordenanza Municipal, de acuerdo
a procedimiento interno.
Artículo 7. (Revisión y actualización del Reglamento Específico)
El presente Reglamento Específico será revisado y actualizado por el Director de

Desarrollo Organizacional y Fortalecimiento Institucional, en función de:
a) La experiencia institucional, resultado de su aplicación;

b) Modificaciones a las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa
realizadas por el Órgano Rector.
La aprobación de las modificaciones al Reglamento Específico seguirá el procedimiento

establecido en el Artículo No. 6 del presente documento.
Artículo 8. (Previsión)
En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del

Reglamento Específico del Gobierno Autónomo Municipal de El Alto, estas serán
solucionadas en los alcances y previsiones de las Normas Básicas del Sistema de
Organización Administrativa, aprobadas mediante Resolución Suprema N° 217055 de
fecha 20 de Mayo de 1997.
CAPÍTULO II
PROCESO DE ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
Artículo 9. (Definición)
Es el proceso mediante el cual se evalúa el nivel de eficacia y eficiencia de la estructura

organizacional del Gobierno Autónomo Municipal de El Alto, en relación al logro de los
objetivos de gestión establecidos en el Plan Operativo Anual.
Artículo 10. (Metodología para realizar el análisis organizacional)
Para realizar el análisis organizacional se considerarán las siguientes etapas:
Etapa de Análisis Retrospectivo:
Se deben analizar los siguientes puntos:

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a) Los servicios proporcionados a los usuarios, de forma directa o por terceros,

considerando:
 Su cantidad, calidad y cobertura;

 Su oportunidad y frecuencia;
 Si han satisfecho las necesidades de los usuarios tanto internos como
externos.
b) Los procesos y procedimientos, considerando:
 Si han permitido proporcionar los servicios de manera efectiva y eficiente;

 Si las operaciones componentes de los procesos, han sido asignados a cada
área y unidad organizacional;
 Si los resultados obtenidos de cada proceso están de acuerdo a los objetivos
de gestión señalados en el POA del GAMEA.
c) Las unidades y áreas organizacionales, considerando:
 Si las funciones de las unidades y áreas organizacionales guardan relación

con los procesos, operaciones y procedimientos que realizan;
 Si existe duplicidad de funciones entre dos o más unidades;
 Si realizan funciones que no les corresponden;
 Si tienen delimitado claramente el límite de su autoridad;
 Si están ubicadas en el nivel jerárquico que les corresponde.
d) Los canales de comunicación, considerando:
 Si están formalmente establecidos;

 Si la información que se maneja guarda las características de oportunidad,
claridad y confiabilidad.
El análisis retrospectivo deberá realizarse en forma conjunta con el análisis de

situación del Sistema de Programación de Operaciones.
Las fuentes de información que sirvan de base para este análisis pueden ser:
 Las disposiciones legales vigentes y relativas a las competencias del

Gobierno Autónomo Municipal en materia de organización.
 El Plan de Desarrollo Municipal.
 Los Informes de Auditoría.
 La Evaluación del POA de la gestión anterior y los resultados obtenidos.
 El Manual de Organización y Funciones, así como el Manual de Procesos y
Procedimientos.
 Otros documentos que se consideren necesarios para realizar el análisis
organizacional.
Etapa de Análisis Prospectivo:

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Tomando como base los resultados del análisis retrospectivo se realizará un análisis
prospectivo, que consiste en una evaluación de la situación futura que deberá afrontar el
Gobierno Autónomo Municipal de El Alto para lograr los objetivos planteados en el POA de
la próxima gestión, con el fin de detectar si existe la necesidad de realizar ajustes a la
estructura organizacional.
Deberán tomarse como criterios básicos la naturaleza y volumen de las operaciones a

realizarse, los recursos y gastos programados y la modalidad definida para la ejecución de
las operaciones.
Etapa de Análisis Coyuntural:
Flexibiliza la estructura organizacional en función a hechos intempestivos, que podrá

realizarse en el momento que se considere oportuno a fin de adecuar la estructura
organizacional a los cambios coyunturales acaecidos en el transcurso de la gestión. Esta
etapa se realizará en los siguientes casos:
a) Producto de acciones emergentes para la ejecución del POA (medida correctiva);

b) Modificaciones presupuestarias;
c) Emergencias y/o desastres naturales;
d) Por extremada e imperiosa necesidad de la demanda social.
Artículo 11. (Formalización del proceso de Análisis Organizacional)
El análisis retrospectivo y el prospectivo se formalizarán a través de Informe Único de

diagnóstico organizacional, que deberá contener los resultados y recomendaciones del
proceso realizado, para tal efecto se podrá considerar:
a) Adecuar, fusionar o crear áreas y unidades que permitan lograr de manera eficaz y
eficiente los objetivos institucionales, de acuerdo al análisis realizado.
b) Reubicar Unidades Organizacionales en la Estructura Organizacional del GAMEA,

de acuerdo al análisis realizado.
c) Redefinir canales de comunicación, de modo que se contribuyan a mejorar la

comunicación interna a partir del diseño y rediseño.
d) Redefinir instancias de coordinación interna y de relacionamiento interinstitucional,

evaluando su grado de contribución al logro de los objetivos institucionales.
e) Rediseñar procesos, de manera que éstos sean más ágiles, oportunos y que
incorporen tiempos e indicadores.
El Informe Único de diagnóstico organizacional, deberá ser consensuado con las diferentes
Áreas y/o Unidades Organizacionales y presentado para su aprobación al Alcalde, para
que a su vez lo presente al Concejo Municipal.

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Artículo 12. (Responsable del Proceso de Análisis Organizacional)
El Director de Desarrollo Organizacional y Fortalecimiento Institucional es el responsable

de monitorear, la ejecución del proceso de análisis organizacional en coordinación con las
otras áreas y unidades, así como elaborar el informe único de diagnóstico organizacional.
Mediante requerimiento plenamente justificado, el responsable (Director de Desarrollo

Organizacional y Fortalecimiento Institucional) de este proceso, podrá requerir al Alcalde la
contratación de terceros, para que realicen la tarea de análisis y diseño organizacional.
Artículo 13. (Periodo de tiempo para realizar el proceso de análisis organizacional)
El proceso de análisis organizacional se realizará durante el mes de Junio de cada gestión.
CAPÍTULO III
PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
El diseño o rediseño organizacional es el conjunto de operaciones requeridas para ajustar

la estructura organizacional del Gobierno Autónomo Municipal de El Alto. Ajustes que
pueden realizarse sobre los procesos y procedimientos, las funciones de las unidades
organizacionales, el sistema de información y otros elementos que modifiquen parcial o
totalmente su organización.
Artículo 15. (Criterios para ejecutar las etapas del proceso de diseño o rediseño
Organizacional)
Con base en el resultado del proceso de análisis organizacional, los ajustes podrán incidir
en:
a) Los servicios que presta el Gobierno Autónomo Municipal de El Alto.
Previa su identificación, estos podrán ser objeto de ajuste para que cumplan con las
características de calidad, cantidad, oportunidad y frecuencia.
De igual manera se procederá a identificar los usuarios del Gobierno Autónomo

Municipal de El Alto, tanto internos como externos y sus necesidades de servicio, para
crear nuevos servicios o rediseñar los existentes, en función de las competencias
municipales, los objetivos de gestión y las necesidades de los usuarios.
b) Los procesos para proporcionar dichos servicios.
Se procederá al ajuste de los existentes o al diseño de los nuevos procesos, bajo las
siguientes modalidades:

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 A nivel de grandes operaciones cuando la ejecución del proceso no requiera un

procedimiento específico para su realización.
 A nivel detallado o de procedimientos, cuando las tareas sean de carácter rutinario y
se requiera estandarizar su ejecución.
Se deberán considerar los criterios de calidad, costo, volumen de bienes y servicios,

recursos humanos y financieros, su cobertura y tecnología.
c) Las áreas y unidades organizacionales.
De manera que, partiendo de los procesos diseñados se establezcan y/o ajusten las
unidades organizacionales para el desarrollo de las funciones emergentes de estos
procesos. De ser necesario se agruparan las unidades organizacionales, de acuerdo a
su especialidad, para conformar áreas organizacionales.
Se deberá limitar al máximo posible la creación de unidades organizacionales, velando

que no exista duplicación de funciones y atribuciones, tanto horizontal como
verticalmente.
La creación y funcionamiento de subalcaldías en los Distritos Municipales serán

factibles en la medida que conlleve la mejor prestación de servicios, en términos de
costo, oportunidad y calidad.
d) El tipo y grado de autoridad.
De acuerdo a la responsabilidad que implica el cumplimiento de sus funciones, se

otorgará a las unidades organizacionales el tipo y grado de autoridad necesario para su
efectivo desempeño.
Se deberá limitar al máximo posible la creación de niveles jerárquicos.
e) Los canales y medios de comunicación.
Deberán ser ajustados o establecidos de acuerdo al tipo y características de la

información que se maneje. Para ello se deberá diferenciar la información rutinaria de la
confidencial, si su tratamiento es urgente o no, el destinatario y las unidades
involucradas en el proceso de recepción y emisión de la misma.
Toda comunicación hacia la ciudadanía deberá estar aprobada y firmada por el Alcalde,
su difusión se realizará por los medios y modalidades de uso convencional en el
Municipio.
f) Instancias de relacionamiento interinstitucional.
Los acuerdos y otros documentos de carácter interinstitucional serán refrendados

únicamente por el Alcalde, mediante Resolución Técnico Administrativa.

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Las acciones de relacionamiento que comprometan al Gobierno Autónomo Municipal de

El Alto desde el punto de vista jurídico y económico con otras entidades, requerirá de la
aprobación del Concejo Municipal.
g) Los mecanismos para la atención de reclamos y ayuda a los usuarios.
Estos deberán ajustarse para facilitar la realización de trámites de los usuarios.

También se deberán establecer los mecanismos necesarios para obtener
retroalimentación sobre la calidad de los servicios prestados.
h) Elaboración de manuales.
Los resultados del proceso de diseño o rediseño organizacional, se deberán formalizar

en el Manual de Organización y Funciones y el Manual de Procesos y Procedimientos,
cuyo contenido mínimo deberá contemplar lo establecido en el Número 15 de la
Resolución Suprema N° 217055, que comprende:
1) Manual de organización y funciones:
- Las disposiciones legales que regulan la estructura;

- Los objetivos institucionales;
- El organigrama.
Para las Unidades de nivel jerárquico superior:
- Los objetivos;
- El nivel jerárquico y relaciones de dependencia;
- Las funciones;
- Las relaciones de coordinación interna y externa.
Para otras Unidades:
- La relación de dependencia;
- Las funciones.
2) Manual de procesos y procedimientos incluirá:
- La denominación y objetivo del proceso;

- Las normas de operación;
- La descripción del proceso y sus procedimientos;
- Los diagramas de flujo;
- Los formularios y otras formas utilizadas.
Artículo 16. (Aprobación de los manuales)
El Manual de Organización y Funciones, el Manual de Procesos y Procedimientos y las

modificaciones a ambos documentos serán aprobados por la Máxima Autoridad Ejecutiva
(MAE) mediante Resolución Técnico Administrativa para su posterior aprobación por el
Concejo Municipal.
Estos documentos son instrumentos técnicos de cumplimiento obligatorio.
Artículo 17. (Niveles Jerárquicos)

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Se establecen los siguientes niveles jerárquicos en el GAMEA:
a) NIVEL REPRESENTATIVO, NORMATIVO, FISCALIZADOR Y DELIBERANTE.-

En calidad de Órgano Representativo, Normativo, Fiscalizador y Deliberante, el
Concejo Municipal.
b) NIVEL EJECUTIVO.- En calidad de Máxima Autoridad del Órgano Ejecutivo: al

Alcalde.
c) NIVEL DE DIRECCIÓN, OPERATIVO Y DE EJECUCIÓN.- Constituido por las

Oficialías Mayores, Direcciones y demás Unidades Organizacionales que
coadyuven en la aplicación de políticas y toma de decisiones para el
funcionamiento de la entidad de acuerdo con los lineamientos definidos en el Nivel
Representativo, Normativo, Fiscalizador y Deliberante y el Nivel Ejecutivo.
d) NIVEL OPERATIVO DESCONCENTRADO.- Constituido por las subalcaldías de

los Distritos Municipales.
e) NIVEL DESCENTRALIZADO.- Esta compuesta por la Empresas Municipales de

Servicios del GAMEA.
Artículo 18. (Desconcentración)
Con el fin de prestar un mejor servicio a los usuarios relacionados con el GAMEA, la MAE,
en función a la Normativa Municipal y Nacional, en el marco del POA podrá realizar la
ampliación de la Desconcentración de una o más Unidades Organizacionales, hacia los
Distritos Municipales.
Estas Unidades desconcentradas se caracterizan por ser operativas y funcionales de

Administración de servicios, para viabilizar el cumplimiento de los objetivos del GAMEA y
la satisfacción de necesidades de bienes y servicios de la ciudadanía.
La desconcentración deberá ser abordada en el análisis Organizacional considerando

mínimamente lo siguiente:
a) Justificación técnica y económica.
b) Objetivos.
c) Ámbito de competencia.
d) Funciones específicas.
e) Grados de Autoridad
Artículo 19. (Descentralización)

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En el caso de la descentralización, el GAMEA podrá realizar esta acción administrativa a

efectos de viabilizar el cumplimiento de los objetivos institucionales, para la satisfacción de
las necesidades de bienes y servicios de los usuarios, en el marco de la Ley Nº 031 y la
Ley Nº 1178.
Las funciones a ser delegadas serán normadas de acuerdo a los aspectos técnicos,
administrativos y financieros que el Gobierno Autónomo Municipal de El Alto vea
conveniente y en coordinación con el Concejo Municipal.
Artículo 20. (Comunicación organizacional)
Los medios oficiales de comunicación en el Gobierno Autónomo Municipal de El Alto son:

Resoluciones y Ordenanza Municipales emitidas por el Concejo Municipal, Resoluciones
Técnico Administrativas, resoluciones administrativas, memorándums, instructivos,
informes, comunicados internos, circulares y notas.
Todos los Directores informarán por escrito, a través de su Oficial Mayor respectivo, al
Alcalde, de sus respectivas actividades y resultados, una vez al mes, o cuando el Sr.
Alcalde lo considere necesario, mediante informes de avance de la gestión.
De igual manera cada unidad organizacional informará sobre las actividades y resultados
de su competencia, al Director de su área, de acuerdo a políticas establecidas en la
institución.
Artículo 21. (Coordinación interna)
El Alcalde, mediante Resolución Técnico Administrativa o memorándums creará

comisiones y comités de manera temporal o permanente, para la atención y/o solución de
determinados asuntos.
La RTA o los memorándums definirán los miembros, el responsable y unidades

participantes, sus propósitos, funciones a desarrollar, tiempo de funcionamiento y
resultados a lograr.
Artículo 22. (Alcance de control)
El número de Unidades Organizacionales dependientes de las Direcciones, será de cinco

(5) como máximo.
Artículo 23. (Período de tiempo para realizar el proceso de diseño organizacional)
El proceso de diseño o rediseño organizacional, se realizará durante los meses de julio y

agosto de cada gestión.

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Artículo 24. (Responsable del proceso de diseño organizacional)
El Director de Desarrollo Organizacional y Fortalecimiento Institucional es el responsable

de la ejecución del proceso de diseño o rediseño organizacional, para lo cual deberá
coordinar con las otras unidades organizacionales del GAMEA.
En caso de contratarse a personas o empresas consultoras especializadas para que

realicen esta tarea, la Dirección de Desarrollo Organizacional y Fortalecimiento
Institucional constituirá la contraparte técnica en este proceso, así como la instancia de
supervisión directa.
CAPÍTULO IV
IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
El proceso de implantación es el conjunto de actividades para llevar a la práctica los

ajustes a la estructura organizacional definidas en el proceso de diseño o rediseño
organizacional.
Artículo 26. (Criterios para realizar el proceso de implantación)
Para realizar el proceso de implantación, se debe elaborar un plan que deberá contener:
a) El tiempo de difusión del Manual de Organización y Funciones y del Manual de

Procesos y Procedimientos.
b) El tiempo que llevará poner en práctica los ajustes previstos.
c) Los recursos que se necesitarán.
d) El seguimiento del plan de implantación.
Artículo 27. (Periodo de tiempo para realizar el proceso de implantación)
El proceso de implantación del diseño o rediseño organizacional se realizará durante los

meses de enero y febrero de cada gestión.
Artículo 28. (Responsable del proceso de implantación)
El Alcalde es responsable de la ejecución del proceso de implantación, para lo cual deberá

coordinar con las otras Unidades Organizacionales que componen el Gobierno Autónomo
Municipal de El Alto.
Forman parte del presente Reglamento Especifico los Anexos 1, 2 y 3.
-------------------------- o --------------------------

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ANEXO 1
SIGLAS UTILIZADAS EN EL REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
1.- GAMEA = Gobierno Autónomo Municipal de El Alto
2.- MAE = Máxima Autoridad Ejecutiva
3.- MOF = Manual de Organización y Funciones
4.- MPP = Manual de Procesos y Procedimientos
5.- PDM = Plan de Desarrollo Municipal
6.- POA = Plan Operativo Anual
7.- SAP = Sistema de Administración de Personal
8.- SCG = Sistema de Control Gubernamental
9.- SPO = Sistema de Programación de Operaciones
10.- SOA = Sistema de Organización Administrativa
11.- RE-SOA = Reglamento Específico del Sistema de Org. Administrativa
12.- DGNGP = Dirección General de Normas de Gestión Pública
13.- DDOFI = Dirección de Desarrollo Organizacional y Fortalecimiento

Institucional

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Anexo 2
FORMULARIO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
1. OBJETIVO
Establecer un formulario Estándar, para todos los Manuales de Organización y Funciones del
GAMEA.
2. JUSTIFICACIÓN
Viabilizar un formato estándar que ayude a obtener los datos necesarios para el diseño o rediseño
de funciones de las Unidades Organizacionales.
3. DESCRIPCIÓN Y CARACTERÍSTICAS DEL FORMULARIO
3.1.- TITULO:
(Índica el Objeto, motivo Central del Formulario). En nuestro caso queremos establecer los Manuales
de Organización y Funciones del GAMEA. El mismo cuentan con las siguientes características:
Manual de Organización
y Funciones (M.O.F.)
Gobierno Autónomo Municipal de El Alto (Sistema de Organización Administrativa)
Elaborado por: Aprobado por:
Unidad de Normas y Procedimientos Administrativos Dirección de Desarrollo Organiz. y Fortalecimiento Institucional
Nota:
1.- Letra Times New Román Nro. 12 (negrillas, mayúsculas)
2.- Escudo con dimensiones claras al texto.
3.- Letra Georgia Nro. 18 (negrillas, mayúscula y Subrayado)
4.- Letra Vivaldi Nro. 2-1 (negrillas, cursiva, mayúscula y minúscula)
3.2.- INDICADOR I:
(Indica el objetivo de los datos a obtener). En nuestro caso se quiere identificar la Unidad
Organizacional, la razón de ser de la Unidad Organizacional, el Cargo del Funcionario Asignado a la
misma, dependencia, supervisión, las relaciones internas y externas. En consecuencia tenemos la
siguiente descripción y características del formulario:

13
I.- IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD ORGANIZACIONAL Y EL CARGO

Unidad (Indicar el nombre correcto inscrito en el organigrama oficial aprobado por el Concejo
Organizacional: Municipal, consignando la Oficialía, Dirección y Unidad Organizacional según
corresponda)
Razón de ser de (Indicar el Objeto Central y/o General de la Unidad Organizacional anotada en el anterior
la Unidad cuadrante, consignando en forma clara y concisa el Objeto de la Unidad Organizacional).
Organizacional:
Nombre del (Indicar el cargo Asignado por la Dirección de Capital Humano, al Funcionario Público
Cargo: del GAMEA. De acuerdo al memorándum de designación)
Dependencia: (Indicar la Unidad Supervisión: (Indicar las unidades supervisadas y/o
Organizacional supeditadas por el nombre del cargo).
Inmediata a la que
Obedece)
Relaciones Intra (Indicar las Relaciones Inter (Indicar las Instancias externas al
Institucional: reparticiones internas Institucional: GAMEA. con las que se coordina en la
del GAMEA, con las optimización de los resultados planteados,
que se coordina desde denotando la secuencia de mayor a menor
la Unidad coordinación de la Institución externa al
Organizacional hasta Municipio)
el Inmediato Superior)
3.3.- INDICADOR II
(Indica el objetivo de los datos a obtener). En nuestro caso se quiere identificar las funciones y la
razón de ser del cargo. En consecuencia tenemos la siguiente descripción y características del
formulario:
II.- DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
1.- (Indicar las funciones de la Razón de Ser del Cargo, en forma secuencial de mayor a menor
importancia, de forma clara, precisa y concisa. Además de usar conectores infinitivos de “ar, er, ir”,
ejemplo: constatar, verificar, proveer, prevenir, etc.)
Nota: El texto de los Indicadores I y II, llevan la letra Times New Román Nro. 12 (los títulos mayores con
mayúsculas y negrillas, los títulos menores con minúsculas y negrillas, ambos con un fondo plomo)

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4) FORMULARIO COMPLETO
Manual de Organización
y Funciones (M.O.F.)
Gobierno Autónomo Municipal de El Alto (Sistema de Organización Administrativa)
Elaborado por: Aprobado por:
Unidad de Normas y Procedimientos Dirección de Desarrollo Organiz. y Fortalecimiento Institucional
1.- IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Unidad
Razón de ser de la Unidad
Organizacional:
Organizacional:
Nombre del Cargo:
Dependencia: Supervisión:
Relación de Relación de
Coordinación Coordinación
II.- DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
In t e r n a externa
1.-
2.-
4.- INDICADORES UTILIZADOS EN EL PRESENTE FORMULARIO
• MANUAL: Documento guía pata conocer la Estructura Organizacional.

2.-
• CARGO: Nominación asignada por la Dirección de Capital Humano, en el Memorándum de
Designación (ítem) y/o Contrato Eventual.
• UNIDAD ORGANIZACIONAL: Instancia Jerárquica del cual depende el Nombre del Cargo.
• FUNCIONES: Es la relación de actividades que realiza el funcionario Público de acuerdo al
Cargo asignado por la Dirección de Capital Humano.
• DEPENDENCIA: Es la instancia a la que Obedece el Cargo asignado por la Dirección de Capital
Humano.
•
3.- SUPERVISIÓN: Son los dependientes del cargo asignado por la Dirección de Capital Humano
• COORDINACIÓN: Se refiere a las Reparticiones Internas del GAMEA y a las Instituciones
Privadas y Públicas externas al GAMEA.
5.- MARCO JURÍDICO
• Constitución Política del Estado.

• Ley Nº 1178 (SAFCO).
• Ley Nº 2028 de Municipalidades.
• Leyes que regulan la Función Pública.
• Ordenanzas Municipales emitidas por el Concejo Municipal de El Alto
• Resoluciones Técnica Administrativas emitidas por el Alcalde Municipal de El Alto.

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ANEXO 3
GUÍA PARA EL LLENADO DE LOS MPP
(MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS)
1. PARTES DE LA PLANTILLA MPP
1.1 PRIMERA PARTE (DATOS GENERALES)

1.2 SEGUNDA PARTE (DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO)
2. LLENADO DE LA PARTE I (DATOS GENERALES)
2.1 Nombre del Proceso: Es el conjunto de operaciones secuenciales que deben

ejecutarse para el alcance de los objetivos de la entidad (indicar el proceso que realiza la
Unidad Organizacional Correspondiente).
2.2 Área/Dirección/Unidad: En esta parte se deberá consignar el Área de acuerdo a la
naturaleza y razón de ser, donde se origina la Unidad Organizacional, ya sea en ámbito de
asesoramiento, Obras, Fortalecimiento Institucional, Desarrollo Económico Productivo,
Desarrollo Social, Obras y Medio Ambiente, Administrativa Financiera, Cultura y
Educación. En cuanto a la parte de la Dirección y Unidades se deberá consignar las
Unidades Organizacionales correspondientes.
2.3 Objetivo: Se debe indicar que se busca con el proceso
2.4 Resultados de genera el proceso: se debe indicar que se logra con el proceso, el beneficio
y resultado esperado por parte de los usuarios internos y externos, dicha
conceptualización se la deberá realizar tomando en cuenta el proceso y el objetivo (a+b=c)
2.5 Instancias Responsables del Proceso: se debe indicar que Unidades Organizacionales
Intervienen en el proceso desde el inicio hasta la conclusión del mismo, extremo que
deberá tener relación con la columna de Responsables y la secuencia lógica del flujo
grama.
2.6 Plazo máximo para la conclusión del proceso: se debe consignar el plazo total del proceso
el mismo deberá ser cotejado con la columna correspondiente a PROCEDIMIENTOS,
TAREAS Y PLAZOS.
2.7 Normativa Legal Respaldatoría: se debe indicar que la normativa general y/o especial en
la que se sustenta el proceso, por ejemplo en el caso de los procesos de contratación será
en base al D.S. 0181, DBC (Documentos Base de Contratación), Resoluciones Técnico
Administrativas y otras que den asiento legal al proceso.
3. LLENADO DE LA PARTE II (DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO)
3.1 N°: Se debe indicar el número según corresponda de manera correlativa, del numeral 1
hasta el numeral con el que se concluya el procedimiento del proceso.
3.2 Procedimientos, Tarea y Plazos: Por procedimientos se entiende como la secuencia de

16
tareas específicas, para realizar una operación o parte de ella. Y por tarea como cada
una de las acciones físicas o mentales, o etapas para llevar a cabo una operación
determinada. Por otra parte una Operación o Actividad es un conjunto de tareas
establecidas de manera sistemática, para el logro de los objetivos de un área o unidad.
Además que en cada procedimiento se debe establecer el plazo, cuya sumatoria debe
ser igual al plazo máximo determinado para la conclusión del proceso, en tal sentido se
debe indicar de manera sintética, precisa, lógica y secuencia la descripción de cada uno
de los procedimientos del proceso correspondiente.
3.3 Requisitos, Documentos: En esta parte se debe consignar los insumos que hacen al
procedimiento como notas. Informes, cuadros estadísticos y otros que son necesarios
para la implementación oportuna y precisa de cada procedimiento.
3.4 Responsables: se debe considerar de manera correlativa y secuencial a los Responsables
de cada procedimiento, el mismo deberá tener relación con el punto referente a las
INSTANCIAS RESPONSABLES DEL PROCESO correspondiente a la parte I de la planilla del
MPP.
3.5 Flujograma: en esta parte se deberá consignar los símbolos precisos de acuerdo a cada
procedimiento, los mismos deberán estar correlacionados con las columnas de los
procedimientos, requisitos y responsables, con la finalidad de lograr una lectura
secuencial y rápida de los procesos y el procedimiento correspondiente.
3.6 Observaciones: si corresponde se deberá indicar con precisión el extremo y/o aspecto
que amerita el proceso y Procedimientos sean considerados.
4. NORMATIVA
La presente GUÍA y PLANTILLA MPP, diseñado y elaborado por la UNIDAD DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, se fundamenta en la Resolución Suprema Nº
217055 de fecha 20 de mayo de 1997 y textos de consulta del CENCAP.

17

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Dirección Especial de Planificación para el Desarrollo

Artículo 1. (Definición del Sistema de Organización Administrativa)

El Sistema de Organización Administrativa (SOA), es el conjunto de normas, procesos y

Artículo 2. (Objetivo del Reglamento Específico)

El objetivo del Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa es

- Realizar los procesos de análisis, diseño e implantación del diseño organizacional.

Artículo 3. (Base Legal)

Artículo 4. (Alcance del Reglamento Específico)

El presente Reglamento Específico es de cumplimiento y aplicación obligatoria para todas

Artículo 5. (Responsable de la elaboración del Reglamento Específico e

Es responsabilidad del Alcalde de acuerdo al Artículo 44 de la Ley N° 2028 y al Artículo 27

Dirección Especial de Planificación para el Desarrollo

El Alcalde, podrá delegar en otras unidades organizacionales, la elaboración del Reglamento

Artículo 6. (Aprobación del Reglamento Específico)

El Concejo Municipal, previo proceso de compatibilización ante a la Dirección General de

Artículo 7. (Revisión y actualización del Reglamento Específico)

El presente Reglamento Específico será revisado y actualizado por el Director de

a) La experiencia institucional, resultado de su aplicación;

La aprobación de las modificaciones al Reglamento Específico seguirá el procedimiento

En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del

Es el proceso mediante el cual se evalúa el nivel de eficacia y eficiencia de la estructura

Artículo 10. (Metodología para realizar el análisis organizacional)

Para realizar el análisis organizacional se considerarán las siguientes etapas:

Etapa de Análisis Retrospectivo:

Se deben analizar los siguientes puntos:

Dirección Especial de Planificación para el Desarrollo

a) Los servicios proporcionados a los usuarios, de forma directa o por terceros,

 Su cantidad, calidad y cobertura;

b) Los procesos y procedimientos, considerando:

 Si han permitido proporcionar los servicios de manera efectiva y eficiente;

c) Las unidades y áreas organizacionales, considerando:

 Si las funciones de las unidades y áreas organizacionales guardan relación

d) Los canales de comunicación, considerando:

 Si están formalmente establecidos;

El análisis retrospectivo deberá realizarse en forma conjunta con el análisis de

 Las disposiciones legales vigentes y relativas a las competencias del

Etapa de Análisis Prospectivo:

Dirección Especial de Planificación para el Desarrollo

Deberán tomarse como criterios básicos la naturaleza y volumen de las operaciones a

Etapa de Análisis Coyuntural:

Flexibiliza la estructura organizacional en función a hechos intempestivos, que podrá

a) Producto de acciones emergentes para la ejecución del POA (medida correctiva);

Artículo 11. (Formalización del proceso de Análisis Organizacional)

El análisis retrospectivo y el prospectivo se formalizarán a través de Informe Único de

b) Reubicar Unidades Organizacionales en la Estructura Organizacional del GAMEA,

c) Redefinir canales de comunicación, de modo que se contribuyan a mejorar la

d) Redefinir instancias de coordinación interna y de relacionamiento interinstitucional,

Dirección Especial de Planificación para el Desarrollo

Artículo 12. (Responsable del Proceso de Análisis Organizacional)

El Director de Desarrollo Organizacional y Fortalecimiento Institucional es el responsable

Mediante requerimiento plenamente justificado, el responsable (Director de Desarrollo

Artículo 13. (Periodo de tiempo para realizar el proceso de análisis organizacional)

El proceso de análisis organizacional se realizará durante el mes de Junio de cada gestión.

Artículo 14. (Definición)

El diseño o rediseño organizacional es el conjunto de operaciones requeridas para ajustar

a) Los servicios que presta el Gobierno Autónomo Municipal de El Alto.

De igual manera se procederá a identificar los usuarios del Gobierno Autónomo

b) Los procesos para proporcionar dichos servicios.

Dirección Especial de Planificación para el Desarrollo

 A nivel de grandes operaciones cuando la ejecución del proceso no requiera un

Se deberán considerar los criterios de calidad, costo, volumen de bienes y servicios,

c) Las áreas y unidades organizacionales.