HARAVICUS MÓDULO 7.

2:
PARTICIPACIÓN EN LA TOMA DE DECISIONES Y
EN PLANEACIONES

7.2.1. EXPERIENCIAS PRELIMINARES.

7.2.1.1 Piense usted en una actividad de la cual usted no tenga conocimiento;
escriba el nombre de esa actividad y a continuación permita que su mente
fluya; escriba TODAS las ideas que se le ocurran en relación con esa
actividad. No rechace usted ninguna idea aunque le parezca errónea;
permítase escribir todo lo que venga a su mente.

7.2.1.2 Recuerde una decisión que fue tomada por personas diferentes a usted y
que lo afectaron en forma negativa; diga que hubiera deseado que esa o
esas personas, que tomaron la decisión, hicieran en relación con usted
antes de tomarla.

7.2.2 TEORÍA.
Toda actividad desarrollada en forma participativa parte de una necesidad de encontrar
soluciones conjuntas a un requerimiento sentido por todos los participantes. Las
necesidades que invitan a encontrar soluciones en forma participativa pueden ser de diversa
índole: decidir algo, solucionar una dificultad o un problema, realizar una planeación,
desarrollar una misión, desarrollar conocimientos o investigaciones, diseñar algo, en forma
creativa y otras. Por lo tanto, cuando nosotros, en estos módulos, hablamos de
participación no nos referimos a algo abstracto o a participar por el simple hecho de hacerlo
sino a la contribución activa de un grupo de personas en la solución de una necesidad
sentida por todas ellas.

Podríamos generalizar diciendo que hay unos pasos que podemos seguir siempre,
cualquiera que sea el motivo que nos invita a participar conjuntamente, sin embargo los
pasos de una acción participativa dependen de muchos factores tales como: tipo de motivo,
número de personas que participarán, tiempo con que contamos para llegar al objetivo, etc.
En un primer momento, generalizaré exponiendo los pasos que bien podrían incluirse en la
mayoría de los procesos participativos.

7.2.2.1 PASOS GENERALES DE UN PROCESO PARTICIPATIVO.

♦ Pensamiento individual.

♦ Unión sumativa, realizada en grupos, de las ideas individuales.

♦ Unión sumativa, realizada en plenaria, de las ideas de los grupos.

♦ Valoración y ordenación, realizada en grupos, de las ideas del paso anterior.

♦ Síntesis sinérgica, realizada en plenaria, del trabajo anterior.

Estudiemos estos pasos uno a uno:

a) Pensamiento individual

A veces he asistido a algunos talleres en los cuales el facilitador hace una pregunta e
inmediatamente le pide a los participantes que se reúnan en grupos y que den sus respuestas
a ella. Este procedimiento tiene, en mi opinión, una desventaja grande que expongo a
continuación.

Las disciplinas que estudian el conocimiento humano, la percepción y la creatividad nos

enseñan que las personas, una vez que interpretamos los datos que nos llegan a través de los
órganos sensoriales, es decir, una vez que percibimos, formamos en nuestra mente unos
mapas o modelos cognitivos acerca de las realidades perceptivas; después de tener estos
modelos, cualquier otro dato percibido tiende a ajustarse a ese modelo en lugar de ser el
modelo el que se ajusta a las nuevas percepciones. Entonces, si usted escucha unas
respuestas, dadas por otras personas, a una pregunta, su mente tenderá a formar un modelo
con dichas respuestas y este mismo modelo podrá impedir que fluyan de usted unas
respuestas diferentes a las dadas; resumiendo, cuando escuchamos unas respuestas a un
problema o pregunta nuestra mente tiende a tomar el camino que esas respuestas plantean,
obstaculizando así otros caminos que hubieran podido tomarse para responder; esto
significa que si alguien no ha pensado sus respuestas personales ante un cuestionamiento y
escucha las de otros, fácilmente su mente se centrará en estas últimas y perderá la
posibilidad de hallar las propias.

Si deseamos tener una amplitud grande de experiencias y saberes que nos permitan tener
varios enfoques de una misma realidad y con ellos poder construir un conocimiento más

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acertado o completo de esa realidad, necesitaremos el aporte variado de diferentes
personas; por lo tanto, es importante que cada participante dé sus respuestas diferentes a las
de los demás; si no permitimos que cada quien, en forma individual y sin estar sesgado por
el pensamiento de otros, elabore su pensamiento, estaremos dificultando el aporte variado
de todos los participantes y con ello la cocreación sinérgica de procesos.

Todos tenemos algún tipo de conocimiento acerca de casi cualquier cosa; al menos, todos
podemos hacer una asociación de ideas con una palabra relativa a un tema y esto en sí ya es
un conocimiento; cuando facilitamos que los participantes asocien sus ideas con las que
estamos desarrollando en una reunión, tendremos una gama de opiniones que enriquecerán
la construcción de nuestro tema; además, contaremos con una participación total y con ello
también obtendremos todos los beneficios que ya exploramos en el módulo anterior.

Una buen punto de partida en un proceso participativo, después de aclarar cuál es el

objetivo que nos reúne, puede ser lanzar una pregunta y dar un tiempo para que cada
persona, por separado de las otras, conteste dicha pregunta. Quizás valga la pena aclararle
al grupo que no se necesita ser un experto en un tema para decir lo que creemos acerca de
lo que éste trata y para decir lo que asociamos con esas creencias.

Es importante advertirles a las personas que escriban todo lo que se les ocurre sin hacer pre-
críticas a las ideas y sin pretender que en un primer momento diseñemos un documento
lógico y perfecto en toda la extensión de la palabra. Dos de los principales obstáculos en la
creatividad están en el prejuicio y en su correspondiente temor a decir algo incorrecto; este
temor impide que fluyamos y cierra nuestro pensamiento ante lo que puede ser útilmente
novedoso.

Hay diversas formas de consignar las respuestas individuales que pueden ir desde una hoja
de papel, tarjetas, acetatos o en una pantalla de un computador.

b) Unión sumativa de ideas en grupos

Una vez que cada persona está preparada para participar podemos dividir al grupo en
pequeños grupos y pedirles, a los miembros de estos, que cada uno lea sus ideas; alguien
las irá anotando sin repetirlas y sin criticarlas. En este primer momento la tarea no consiste
en crear un documento coherente y lógico, sino en unir las ideas de todos, por eso hablo de
unión sumativa; lo que hacemos en esta etapa, es recopilar ideas. Aquí vale la pena repetir
lo que ya dije anteriormente acerca de no hacer prejuicios o críticas y de no pretender
desarrollar ideas perfectas carentes del menor error.

También en este paso hay diversas formas de consignar las ideas o respuestas de un grupo;
puede ser en una hoja de papelógrafo, en tarjetas, en acetatos o en la pantalla de un
computador.

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c) Unión sumativa en plenaria

A estas alturas probablemente ya tendremos una recopilación rica de ideas y ha llegado la

hora de reunir las de todos los grupos para tener una lista completa del grupo total.

En plenaria cada grupo puede leer sus respuestas, sin repetir las que ya un grupo ha
planteado, y estas deben anotarse para hacer un documento completo donde estarán
consignadas las ideas de todas las personas.

Hay diversas formas de llevar a cabo lo anterior; puede ser que se tome como base la hoja
que uno de los grupos ha expuesto y a continuación seguir escribiendo las ideas que los
otros grupos aportan; puede ser que el facilitador, u otra persona, abra una nueva hoja
donde escriba las diferentes ideas de todos los grupos; puede ser que en la pared o en una
tela con pegante peguemos las tarjetas con todas las ideas diferentes de todos los grupos;
puede ser que lo hagamos en un acetato o en el computador, proyectándolas en

una pantalla grande visible para todos. Quizás sirva que un representante de cada grupo, a
medida que otro grupo va leyendo sus ideas, vaya tachando de sus propias anotaciones
aquellas que están repetidas; de esta manera al momento de leerlas será más rápido expresar
sólo aquellas no dichas hasta el momento.

d) Valoración y ordenación grupal de ideas

Llegados a este momento ya es necesario hacer un análisis crítico de todas las ideas:
valorarlas, evaluarlas y ordenarlas de tal manera que podamos diseñar un documento lógico
coherente. No se trata de desechar ideas; se trata de armonizarlas en forma creativa o de
darles una jerarquización para que podamos tomar, en una primera instancia, aquellas más
relevantes para nuestros propósitos. Quizás tengamos que aglutinarlas en dos o más grupos
para que haya concordancia.

Este es un trabajo que puede fácilmente hacerse, primero, en grupos pequeños, ojalá
teniendo a la vista de todos, las ideas por escrito para que de esta manera cada persona
vaya dando sus opiniones.

e) Síntesis sinérgica en plenaria de los trabajos anteriores

Cada grupo expone su propia síntesis u ordenación del trabajo. Al terminar las exposiciones
podrá procederse de varias formas, algunas de las cuáles pueden ser:

♦ Elegir uno solo de los trabajos pues la plenaria lo juzga completo y

representativo de todos.

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 ♦ Elegir el que la plenaria juzgue como el más completo y agregarle, en forma
coherente, algunas ideas que no están consignadas en él pero sí en los otros.

♦ Nombrar a un número pequeño de personas, preferiblemente un representante

de cada grupo que reconozca en sí mismo la habilidad de sintetizar, para que
frente a todos los demás participantes, quienes ahora guardarán silencio y
escucharán activamente, realicen la síntesis; al final los participantes darán
sus opiniones, también podría ser que este grupo de delegados al sintetizar, lo
haga en ausencia de la plenaria y después someta el resultado ante ella.

Bien; los anteriores pueden ser los pasos generales de un proceso creativo participativo
grupal; vamos a continuación, en este módulo, a detallar algunos procesos particulares tales
como tomar decisiones y diseñar planeaciones; en el siguiente módulo trabajaremos otros
procesos diferentes.

7.2.2.2 PROCESOS PARTICULARES PARTICIPATIVOS

Para el desarrollo de este aspecto daré un ejemplo concreto de cada proceso:

a) Toma de decisiones
Se trata de un grupo de 16 personas, entre los 40 y los 50 años, pertenecientes a un
prestigioso banco de Colombia, que se encontraban participando en un programa de
preparación para el retiro del banco. El taller, del cual trataremos, versaba sobre decidir
acerca de una actividad económicamente productiva a la cual puedan dedicarse después de
su retiro del banco.

El taller partió de la siguiente pregunta, previamente elegida por los participantes, ¿A qué
actividad, económicamente productiva, podría dedicarse una persona retirada de este
banco? Nótese que la pregunta era general y no individual (podría dedicarme).

Este taller, que estamos tomando como ejemplo, tuvo una duración de tres días con seis
horas de trabajo cada uno; las actividades, por ser tan densas, se interrumpían, de cuando en
cuando, para hacer ejercicios lúdicos cortos de integración, relajación, estiramiento
muscular u otros. No todo taller de toma de decisiones participativa se lleva tanto tiempo;
la metodología planteada puede adaptarse de muchas maneras para hacerla más corta según
las necesidades del grupo.

1) Lluvia de opciones individual

Comenzamos esta actividad realizando dos ejercicios cuyo objetivo fue facilitar que
los participantes sintieran confianza de fluir con sus ideas sin prejuzgarlas. Uno de

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estos ejercicios consistió en que uno de los facilitadores entró sorpresivamente
montando en una escoba y al mismo tiempo le daba a su “caballo”, en voz muy
alta, la orden de “Anda caballito, corre rápido”. Todos rieron; el facilitador
preguntó: ¿Qué pasa? Y el mismo respondió: “Es que acaso me ven tan serio que no
podrían concebir que yo hiciera lo anterior. Pues bien, es importante preparar
nuestra mente para pensar en cosas absurdas.”

En el otro ejercicio el facilitador le dijo al grupo: “Quiero comprar un carro y no

tengo dinero; ¿Qué puedo hacer?” Enseguida les pidió a todos que diera ideas
mientras nosotros, los facilitadores, las copiabamos en el papelógrafo. Al final el
facilitador dijo: “Hay algo que ustedes no han dicho y yo puedo hacer; puedo
robarme un carro. ¿Por qué ustedes no lo mencionaron? Quizás porque lo ven
inmoral o peligroso o que va en contra de nuestros valores? Este es un ejemplo que
muestra que nosotros antes de exponer ideas las criticamos y si resultan poco
aceptables para nosotros no nos damos el permiso de pensarlas o de decirlas.”

Luego quisimos dejar fluir nuestra mente y, para contestar a la pregunta, “¿A qué
actividad, económicamente productiva, podría dedicarse un jubilado de este
banco?”, se dieron todas las posibles ideas sin evaluarlas o criticarlas; sin importar
que parecieran absurdas, pecaminosas, malas, ridículas, etc. Ya más tarde, en este
proceso de decisión se evaluarían y criticarían.

Le pedimos a cada persona, en forma individual, que escribiera todas las opciones
posibles que pudieran contestar la pregunta.

2) Plenaria sumativa de opciones

En este caso procedimos a hacer plenaria sin antes haber realizado el trabajo en
grupos pequeños. Un facilitador fue copiando en hojas de papelógrafo cada una de
las ideas que decían los participantes. Pedimos que cada persona, en una primera
ronda, leyera una de sus ideas y al terminar esta ronda cada uno leyó la segunda idea
y así sucesivamente hasta terminar. Al finalizar todas las rondas los participantes
fueron fluyendo y encontraron muchas más ideas que no habían escrito
inicialmente; terminamos con 305 opciones.

3) Jerarquización individual de opciones

Cada uno de los participantes escogió las cinco opciones, a simple vista más
apropiadas y deseadas para él, y las colocó en orden de prioridad descendente.

4) Jerarquización de opciones realizada en grupos

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En dos grupos, cada uno conformado por ocho personas, cada cual leyó sus
preferencias e hicieron una lista sumativa de ellas; a continuación entre los ocho, de
común acuerdo, decidieron sobre las 16 más aceptables para todos.

El grupo de ocho se dividió en dos grupos de cuatro personas cada uno; para hacerlo
se les pidió que decidieran (cada grupo), cuáles de las 16 opciones eran las cuatro
que más les interesaría trabajar; en este caso no nos importó si los diferentes grupos
escogían o no las mismas ideas. Lo importante es que cada persona pudo trabajar al
menos una opción de su preferencia.

5) Valoración evaluativa de las opciones

Para las opciones aceptadas se les pidió a los del grupo que cada uno en forma
individual hiciera una lista de todas las ventajas de cada opción.

Después las comentaron y discutieron al interior del grupo y las unieron en forma
sumativa.

Enseguida se les pidió que cada uno hiciera una lista de todas las desventajas de la
opción y que planteara cada una en forma de pregunta trampolín; por ejemplo, si la
opción era montar una panadería y la desventaja era que la persona que deseaba
montarla no tenía los conocimientos para hacer pan, la pregunta trampolín era
¿Cómo puedo capacitarme en hacer pan?

Al terminar este trabajo individual el grupo hizo una lista sumatoria de las preguntas
trampolín y las contestaron, con lluvia de ideas, en la forma más concreta y
conductual posible.

Luego unieron, en forma sumativa, todas las preguntas trampolín de las opciones
rechazadas de tal manera que ellas estuvieran a la vista de todos los del grupo que
las plantearon.

Finalmente, contestaron las preguntas trampolín en forma seria, concreta y

conductual.

NOTA: Si no se cuenta con el tiempo suficiente para realizar la anterior actividad,

valoración evaluativa de las ideas, podremos pedir en plenaria que los cuatro grupos
digan cuáles fueron sus cuatro principales ideas para trabajar y los podemos agrupar
de tal manera que los interesados en una misma idea queden en un solo grupo; de
esta manera cada grupo sólo evaluará una sola opción; igualmente, al finalizar esta
primera evaluación, se hará con las opciones más rechazadas.

6) Plenaria de evaluación de opciones

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 Esta plenaria puede hacerse con todo el grupo o en dos grupos dependiendo del
tiempo con que contemos. La intención es que las personas puedan enriquecerse
entre sí y abrir la mente a más posibilidades que quizás no habían visto.

En nuestro ejemplo cada uno de los cuatro grupos relató para la plenaria la
evaluación de ventajas y desventajas (respuestas a preguntas trampolín) que
hallaron en el anterior paso.

La sesión de toma de decisión, en este caso, termina cuando cada persona ha

escogido una opción que le ofrece mejores ventajas, menores desventajas y que
permite que estas desventajas puedan ser solucionadas en forma fácil; en otros casos
la sesión terminará cuando el grupo haya elegido su mejor opción grupal. Nuestro
próximo paso es hacer una planeación para concretar las acciones que nos lleven a
hacer realidad la opción escogida.

b) Planeación
Para ejemplificar este proceso continuaremos con el caso anterior de una actividad
económicamente productiva, para personas en retiro laboral de un banco. El ejemplo es
real, cuatro personas planearon montar una empresa exportadora de frutas deshidratadas.

En general los pasos de una planeación son los siguientes:

♦ Formular una meta u objetivo final.

♦ Hacer explícitas las actividades que impedirán que se den los obstáculos
estudiados en la toma de decisión; es decir, explicitar las actividades que en
ella surgieron como respuesta a los trampolines.

NOTA: Si la planeación no parte de una toma de decisión anterior, antes de

realizar este paso será necesario que se haga un análisis de los obstáculos,
planteados como preguntas trampolín, y se dé respuesta a ellos.

♦ Formular actividades, además de las anteriores, que serán necesarias para

conseguir la meta.

♦ Jerarquizar por prioridades las anteriores actividades, tanto las que dan
respuesta a los trampolines u obstáculos como las necesarias para lograr la
meta.

♦ Hacer un Cronograma de todas las actividades.

♦ Delegar responsables para ejecutar las actividades.

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 ♦ Aclarar la forma de conseguir los recursos necesarios para el logro de la
acción.

1) Formulación de la meta

En el ejemplo que estamos tratando la meta es montar una empresa de exportación

de frutas deshidratadas.

2) Hacer explícitas las actividades que impedirán que se den

los obstáculos en el camino a la meta

Los obstáculos que deberán manejarse quedaron planteados, en el ejercicio anterior

de toma de decisiones, con las preguntas trampolín con las cuales se redactaron las
desventajas de la opción; también en el trabajo anterior se contestaron estos
trampolines; entonces nuestro primer trabajo participativo en la planeación de
actividades hacia nuestra meta consistirá en colocar a la vista de todos las respuestas
a los trampolines.

Daré dos ejemplos de preguntas trampolín con algunas de las respuestas que
formularon, en el taller que nos está ocupando, las personas en preparación para el
retiro laboral del banco.

♦ ¿Cómo prepararnos en deshidratación de frutas?

- Buscar personas que sepan hacerlo y contratarlas para que nos den
instrucción.
- Buscar instituciones que brinden capacitación en ello e inscribirse en sus
cursos.
- Conseguir libros sobre el asunto y estudiarlos.

♦ ¿Cómo cumplir con los requisitos de la exportación de alimentos?

- Conseguir la lista de requisitos para exportar.

- Preparar cada uno de esos requisitos.

3) Manejo de obstáculos

♦ Clasificación de acciones por trampolín

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 Dividimos a las personas en grupos y distribuimos los trampolines entre estos
grupos; en nuestro caso, como se trataba sólo de cuatro personas y de dos
trampolines todo el proceso lo realizaron los cuatro en plenaria.
Cada grupo trabaja las respuestas a los trampolines, uno por uno, ordenando por
categorías las respuestas a cada uno de ellos, cuidando que el orden se dé por
semejanza de acción y que no se repitan acciones.

♦ Plenaria de clasificaciones

Un representante de cada grupo lee, ante la plenaria, la clasificación que han

dado a las acciones para cada trampolín y con los aportes de los participantes se
hacen las modificaciones requeridas.

4) Lluvia individual de acciones a seguir para lograr la meta;

clasificación de acciones y plenaria de clasificación

Esta es una repetición del anterior proceso con los trampolines, pero esta vez
estaremos trabajando no como vencer los obstáculos sino las acciones necesarias
para lograr la meta independientemente de los obstáculos.

Cada persona, en forma individual plantea todas las actividades que percibe como
necesarias para poder dar cumplimiento a la meta.

Se hace una lluvia de ideas con estas actividades y ellas se consignan a la vista de
todas las personas; luego se clasifican de tal modo que no queden actividades
repetidas y que todas quepan dentro de algunas categorías.

Llegados a este momento, entre acciones para dar respuesta a los trampolines y
acciones para lograr la meta, tendremos una buena colección de actividades que
necesitan ser atendidas.

5) Elaboración de un cronograma parcial de participación

Cada grupo ordenará en forma jerárquica cronológica todas las acciones necesarias
para vencer los obstáculos (punto 3) y las necesarias para lograr la meta (punto 4);
después de ordenarlas pone a cada una de ellas una fecha tentativa para terminar
su realización.

En plenaria un relator de cada grupo lee el orden que ha dado y con la participación
de todos se hacen las modificaciones pertinentes.

6) Elaboración de un cronograma total de actividades

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Podemos colocar en la pared tantas hojas como meses demande el cumplimiento de
nuestra meta; así, si nuestra primera actividad está para realizarse la semana
próxima de este mes de junio y la última fecha está para realizarse en julio del
próximo año, pegaremos en la pared trece hojas.

En estas hojas ubicaremos en orden cronológico cada una de las tarjetas con las
actividades. Una vez que lo hayamos realizado, en plenaria un relator leerá todas las
actividades con sus fechas de tal manera que todos vayan haciendo un análisis que
impida que haya cruces para la realización de ellas, así como idealismo optimista y
no realismo sobre el tiempo necesario para cumplirlas. Estas actividades podrán
transcribirse con el computador de tal manera que tengamos un cronograma de
actividades.

7) Delegación de responsabilidades para los tres primeros

meses

Cada persona o cada equipo y dentro de cada equipo cada persona, según su
disponibilidad realista de tiempo, sus intereses, habilidades y posibilidades elige
dentro de las actividades planeadas para los primeros tres meses (pueden ser dos o
quizás uno) la o las actividades a las cuales se comprometerá. Esto puede hacerse
primero en equipos, individualmente o viceversa y luego en plenaria para terminar
con negociaciones cuando dos o más personas han escogido la misma actividad o
cuando ninguna persona ha elegido una de ellas.
8) Recursos necesarios

Cada equipo estudiará el “cómo”, el “dónde” y el “con qué” realizar cada actividad
y la forma de conseguir esos recursos y también se hará la delegación de
responsabilidades para ello.

9) Fijar próxima reunión de seguimiento

Gran parte del éxito en la consecución de las metas que un grupo se ha fijado
consiste en hacer un adecuado seguimiento al desarrollo de las actividades que se
hicieron explícitas en la planeación; por esto es muy importante acordar una fecha
de reunión para hacer el primer seguimiento.

10) Celebrar los éxitos

El grupo ha realizado un importante trabajo. Reconocer su dedicación y efectividad

permitirá que cada persona cumpla con sus compromisos y que refuerce su interés
en la participación; por ello es muy importante que el facilitador culmine la sesión
con reconocimientos positivos y con alguna ceremonia de celebración.

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7.2.3 ENSAYO
Sólo o con un compañero de estudio escoja un grupo (familiar, laboral, comunitario, social
u otro) y partiendo de una necesidad sentida de ese grupo facilite usted, en forma
participativa, una toma de decisión y una planeación de actividades con el fin de lograr lo
decidido. Relate usted la necesidad del grupo y cada uno de los pasos de la toma de
decisión y de la planeación.

ENVIE SUS RESPUESTAS A ESTE ENSAYO A: haravicus@amauta.org PARA RECIBIR

UNA RETROALIMENTACION Y LA CLAVE PARA EL PRÓXIMO MÓDULO.

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