OPERACIONES ADMINISTRATIVAS DE COMPRAVENTA IES INGENIO

TEMA 03 – SOLICITUD, EXPEDICIÓN Y ENTREGA DE LAS MERCANCIAS

3. EL PEDIDO
Es la solicitud que realiza una empresa o profesional a un proveedor para que le
suministre unas determinadas mercancías o le preste un servicio.

El pedido obliga al comprador de forma unilateral, pero no crea obligaciones para el

vendedor hasta que lo acepta.

El pedido <ene carácter contractual desde el momento en que se formaliza y su

incumplimiento <ene las mismas consecuencias que el incumplimiento de un contrato
de compraventa.

En la Figura 3.3, aparece un esquema en el que se refleja el proceso administra<vo que

generan los pedidos desde los puntos de vista del comprador y del vendedor.

Fig. 3.3. Proceso documental que genera la emisión de pedidos.

3.1. Formalización de los pedidos

Los pedidos son tramitados por el departamento de compras u<lizando alguno de los
siguientes medios:

• Correo electrónico, página web, fax. Tienen las ventajas de la inmediatez y de

que queda constancia de las condiciones de la operación.

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• Nota de pedido. Se trata de un impreso específico para este come<do, que

con<ene todos los datos necesarios para realizar el pedido.

• Verbalmente. Tiene la ventaja de la inmediatez, pero la desventaja de que no

queda constancia de las condiciones, lo que puede dar lugar a diferentes
interpretaciones. Es conveniente formalizar por escrito los pedidos que se
realizan verbalmente.

• Mediante agente o representante comercial. El agente visita a un posible cliente

y, si llegan a un acuerdo, cumplimenta el pedido. El cliente firma el original
aceptando las condiciones de la venta y ambos se quedan con una copia.

• Correo ordinario. Mediante una carta comercial en la que se establecen las

condiciones de la operación. Tiene la ventaja de que es un medio muy formal,
pero la desventaja de la falta de inmediatez.

3.2. Clases de pedidos

Los pedidos se pueden clasificar en pedido en firme y pedido condicional.

1. Pedido en firme. Se realiza cuando el comprador y el vendedor están de acuerdo

en las condiciones de la operación, bien porque existe un presupuesto o porque
previamente se ha negociado un contrato.

El documento u<lizado para realizar pedidos en firme se

denomina pedido o nota de pedido.

2. Pedido condicional. Surge cuando el comprador expone unas condiciones al

vendedor y la validez depende de la aceptación de las condiciones por parte del
vendedor.
Si el vendedor acepta las condiciones solicitadas, el pedido se considera en firme;
en caso contrario, se considera nulo.

El documento que se u<liza para realizar este <po de pedidos se denomina

pedido condicional o propuesta de pedido.

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La nota de pedido es un impreso en el que se detallan los arTculos solicitados, así como
las principales condiciones de la operación, salvo que ya estuviesen pactadas en un
contrato de compraventa o de suministro.

Fig. 3.4. Nota de pedido.

Por lo general, en la nota de pedido se incluyen, como mínimo, los datos que se indican
en la Figura 3.4.

3.3. Organización de los archivos de pedidos

En el departamento comercial o en el área de compras se dispondrá de un archivo para

guardar los pedidos de los clientes y, otro para guardar los pedidos que se hayan
realizado a los proveedores. Uno se denominará «Pedidos a proveedores» y otro,
«Pedidos de clientes» (Figura 3.5).

Junto con cada pedido, se archivan todos los documentos relacionados con él, como
presupuestos, faxes, correos, ofertas, etc., para tener concentrada toda la información
en un solo expediente.

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Fig. 3.5. Organización de los archivos de pedidos.

3.4. Incidencias

En las relaciones comerciales, se pueden presentar situaciones que pueden dar lugar a
denegaciones, modificaciones o anulaciones de los pedidos que se hayan llevado a cabo.
La correcta cumplimentación del pedido, con todos los datos y condiciones, es una
garanWa frente a posibles errores y malas interpretaciones, cons<tuyéndose, llegado el
caso, en prueba acredita<va de la existencia de un contrato.

A. Denegaciones

Una empresa puede verse obligada a denegar un pedido por las siguientes
circunstancias:

Carecer de existencias y No poder cumplir las Disponer de informes

que resulte imposible condiciones solicitadas poco favorables sobre el
conseguirlas para la fecha por el comprador. comprador, como, por
pactada con el cliente. ejemplo, de morosidad,
impagos, etc.

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Las denegaciones son muy delicadas y deben realizarse con mucho tacto (tratando de
que quien ha realizado el pedido no se sienta molesto por las razones expuestas o por la
forma de exponerlas) y siempre hay que proponer otras alterna<vas. Además, se ha de
valorar que, cuando las circunstancias sean más favorables, aquel a quien se deniega el
pedido puede conver<rse en un buen cliente.

B. Modificaciones

Se no<ficarán a los proveedores con la máxima urgencia, antes de que envíen la

mercancía, explicándoles muy claramente las causas que originan la modificación. Los
proveedores también pueden hacer modificaciones que deben comunicar antes del
envío.

C. Anulaciones

Pueden deberse a múl<ples causas, atribuibles al proveedor (retrasos, diferencias de

calidad, mercancías deterioradas, etc.) o al comprador (errores, dificultades para pagar,
no recibir las mercancías, etc.). Si se opta por anular el pedido, las causas alegadas
estarán es<puladas en el contrato y se explicarán con toda claridad para llegar a un
acuerdo que sa<sfaga a ambas partes.

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ACTIVIDADES
1. Responde, razonando las respuestas, a las siguientes preguntas:

a) ¿Cómo se ha de proceder después de haber realizado un pedido por teléfono?

b) ¿En qué momentos obligan los pedidos al comprador y al vendedor?

c) ¿Puede exis<r un paralelismo entre las consecuencias del incumplimiento de un

contrato de compraventa y el incumplimiento de las condiciones de los
pedidos?

d) ¿Cómo organizarías el archivo de los pedidos a los proveedores en una empresa

mayorista, distribuidora de material eléctrico, que habitualmente trabaja con
diez proveedores a los que realiza pedidos frecuentemente?

e) ¿Cómo organizarías el archivo de los pedidos de clientes en una empresa

minorista que <ene muchos clientes, pero ninguno es habitual?

f) Supongamos que <enes que organizar el archivo de los pedidos de clientes en

una empresa semimayorista que <ene 40 clientes habituales y unos pocos
esporádicos. ¿Cómo lo realizarías?

2. Explica cómo actuarías cuando, en una empresa, después de aceptar un pedido de

400 unidades de un producto, se percatan de que no pueden enviar toda la can<dad
demandada por el cliente por carecer de suficientes unidades en sus almacenes.

3. En otra empresa, han aceptado enviar un pedido de 5.000 unidades el día 5 de

noviembre, pero retrasan la entrega hasta el 15 del mismo mes. ¿Qué pueden hacer el
comprador y el vendedor?

4. ¿De qué forma procederías cuando un cliente devuelve toda la mercancía que le
habían enviado alegando que ha llegado fuera del plazo pactado para la entrega?