Preguntas de la unidad 4

1.- ¿Cómo se clasifican los formularios que intervienen en los

procedimientos?

las características mínimas que deben tener todo formulario son las siguientes:
-Sencillez en su diseño.
-Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.
-El orden en el cual se solicita la información debe ser realizado en la misma
secuencia en la cual se generan los datos.
-Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de
control interno, sean compatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un
informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el se
cancele una obligación.
-Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos
departamentos que manejan que manejan la información que contienen lo
mismos.
-En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de
costo/beneficio, se deben establecer formularios prenumerados.
-Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o
autorizaciones.

2.- ¿Qué es un manual de procedimientos?

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripciòn de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una
unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones
o documentos necesarios, màquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier
otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro
de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las
labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia,
la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se està
realizando o no adecuadamente.

3.- ¿Para que sirve la simplificación de operaciones?

Las fracciones se simplifican para obtener fracciones irreducibles (no se

pueden simplificar). Este tipo de fracción facilitan la operatoria.

4.- ¿Que es un diagrama de flujo?

El diagrama de flujo o diagrama de actividades es la representación

gráfica del algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas
como programación,economía, procesos industriales y psicología cognitiva.

5.- ¿Cuál es objetivo del análisis y diseño de los formularios?

Formulario es un documento impreso que transmite información específica de

una persona a otra o de una a otra unidad. Este es un papel portador de datos e
información y es parte integrante del método. Así, es un medio de transmitir
informaciónEl propósito fundamental del diseño de formularios, es
suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de
información administrativa, así como también, crear un instrumento
de actividad humana para registrar y pasar la información.Los formularios
impresos en papel son bien conocidos por la habitual dificultad que plantean a
la hora de reconocer en la pantalla de una computadora evitan este problema.

6- ¿Investigue las diferentes metodologías para la elaboración de

diagramas de flujo?

La búsqueda secuencial es la técnica más simple para buscar un elemento en

un arreglo. Consiste en recorrer el arreglo elemento a elemento e ir
comparando con el valor buscado (clave). Se empieza con la primera casilla
del arreglo y se observa una casilla tras otra hasta que se encuentra el
elemento buscado o se han visto todas las casillas. El resultado de la búsqueda
es un solo valor, y será la posición del elemento buscado o cero. Dado que el
arreglo no está en ningún orden en particular, existe la misma probabilidad de
que el valor se encuentra ya sea en el primer elemento, como en el último. Por
lo tanto, en promedio, el programa tendrá que comparar el valor buscado con
la mitad de los elementos del arreglo.
 El método de búsqueda secuencial funciona bien con arreglos pequeños o para
arreglos no ordenados. Si el arreglo está ordenado, se puede utilizar la técnica
de alta velocidad de búsqueda binaria, donde se reduce sucesivamente la
operación eliminando repetidas veces la mitad de la lista restante.
 Ventajas.

1. Es eficiente cuando un arreglo no esta ordenado es la única manera en la
que se puede emplear.
 Desventajas.

1. Es muy lento.
2. Requiere mucho tiempo, debido a que se comparan uno a uno.

Búsqueda Binaria
La búsqueda binaria es el método más eficiente para encontrar elementos en
un arreglo ordenado. El proceso comienza comparando el elemento central del
arreglo con el valor buscado. Si ambos coinciden finaliza la búsqueda. Si no
ocurre así, el elemento buscado será mayor o menor en sentido estricto que el
central del arreglo. Si el elemento buscado es mayor se procede a hacer
búsqueda binaria en el subarray superior, si el elemento buscado es menor que
el contenido de la casilla central, se debe cambiar el segmento a considerar al
segmento que está a la izquierda de tal sitio central.
 Ventajas.

1. Es muy eficiente para realizar búsquedas en arreglos ordenados.
 Desventajas.

1. Requiere mucho tiempo en caso de que sean muchos los valores que
contenga el vector, debido a que este lo recorre todo para encontrar el
centro.

7- ¿Qué contiene un Manual de Procedimientos?

Conformación Del Manual

 IDENTIFICACIÓN.Este documento debe incorporar la siguiente

información:
Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización.
Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe
anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboración. Nùmero de
revisión (en su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o
autorización. Clave de la forma. En primer tèrmino, las siglas de la
organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se
utiliza la forma y, por ùltimo, el nùmero de la forma. Entre las siglas y el
nùmero debe colocarse un guiòn o diagonal.

 ÍNDICE O CONTENIDO. Relación de los capítulos y pàginas

correspondientes que forman parte del documento.

 PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN. Exposición sobre el documento, su

contenido, objeto, àreas de aplicación e importancia de su revisión y
actualizaciòn. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las
àreas comprendidas en el manual.

 OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS. Explicación del propósito

que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por
fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de
auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los
empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando
adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además
de otras ventajas adicionales.

 AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS

PROCEDIMIENTOS. Esfera de acción que cubren los procedimientos.
Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido
clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en:
procedimientos macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o
sectoriales.

 RESPONSABLES. Unidades administrativas y/o puestos que intervienen

en los procedimientos en cualquiera de sus fases

 POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN. En esta sección se incluyen

los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en
forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las
distintas instancias que participaban en los procedimientos.
Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las
situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los
procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que
deben considerarse en su planteamiento: Se definirán perfectamente las
políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del
personal, a efecto de que esté no incurra en fallas. Los lineamientos se
elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por
personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el
procedimiento mismo. Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la
continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.

 CONCEPTO (S). Palabras o términos de carácter técnico que se emplean

en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de
especialización requieren de mayor información o ampliación de su
significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.

 PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones). Presentación por

escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones
que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo,
cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los
responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento
es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una
descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que
indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente
codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación,
aun en los casos de varias opciones en una misma operación.
 FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un
procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan
como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su
uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello
números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También
se pueden adicionar instructivos para su llenado.
 DIAGRAMAS DE FLUJO. Representación gráfica de la sucesión en que
se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas
o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas
(procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento
detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del
equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en
forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las
operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es
aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.
 GLOSARIO DE TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico
relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de
procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento
general para la elaboración de manuales administrativos
Complementando al manual de procedimientos, están las instrucciones de
trabajo que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para
documentar procesos específicos.
Otras normas, como son las normas que exigen diferentes procedimientos en
función del sector en el que se esté implantando; Agencias de Viajes, Hoteles,
Oficinas de Información Turística, Convention Bureau, etc., ya que existe una
norma específica para cada uno de los sectores; en contraposición tenemos la
norma ISO que es igual para todas las empresas que quieran implantarla, sea
cual sea su actividad.

8.- ¿Cuál es la importancia de la distribución en una oficina

administrativa?

Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran

la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades
que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso
administrativo formado por
4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y control.
Constituyen el proceso de la administración. Una expresión sumaria de estas
funciones fundamentales de la admón.. es:
1. LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos
de acción que van a seguirse.
2. LA ORGANIZACIÓN para distribuir el trabajo entre los miembros
del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.
3. LA EJECUCIÓN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las
tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.
4. EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes.

9.- ¿Qué nos indica el método de Guerchet (calculo de distancias)?

Existe una formula para calcular los requerimientos de espacio es el llamado

calculo de superficie de Guerchet que proporciona el espacio total requerido
en base ala suma de tres superficies parciales que son, la superficie estática,
gravitacional y evolutiva.
DESARROLLO La superficie estática representa el área física que ocupa una
maquina o un mueble esta se determina mediante el producto de largo (L), por
ancho(A) de cada una de las maquinas

Para realizar el análisis de espacio para el área de produccion se tiene en

cuenta lo siguiente:   Características físicas de la maquinaria, equipo y
mobiliario Capacidad máxima de la planta

El cálculo de la superficie se hace mediante el método de GUERCHET, se

caracteriza por que calcula las áreas por partes en función a los elementos que
se han de distribuir.  Superficie estática(Se) espacio que ocupa la maquinaria
en un plano horizontal

10.-¿ Qué tipo de distribución de planta conoce?

El patrón de flujo de trabajo es el que determina los formatos para la

distribución. Corresponde a tres tipos básicos:

-Distribución por producto.

-Distribución por proceso.

- Distribución de posición fija

Tipo híbrido:

- Distribución de tecnología de grupos o celular.

Además considerarnos al:

- JIT como tipo de distribución.

DISTRIBUCIÓN POR PRODUCTO:

Llamada también distribución de Taller de Flujo. Es aquella donde se

disponen el equipo o los procesos de trabajo de acuerdo con los pasos
progresivos necesarios para la fabricación de un producto. Si el equipo se
dedica a la producción continua de una pequeña línea de productos, por lo
general se le llama Línea de Producción o Línea de Montaje.
Ejemplo: Manufactura de pequeños aparatos eléctricos: tostadoras, planchas,
batidoras; Aparatos mayores: lavadoras, refrigeradoras, cocinas; Equipo
electrónico: computadoras, equipos de discos compactos; y Automóviles.

Por taller de flujo se hace referencia a un sistema de producción dispuesto

para que fluyan con mayor facilidad los productos dominantes. Aquí la gama
de productos es mayor que el de las líneas de producción y el equipo no es tan
especializado. La producción tiende a ser por lotes de cada artículo, en vez de
una secuencia mezclada continua. Se adecua para grandes volúmenes.

Una línea de montaje puede variar desde un I00 % hecho por los trabajadores
hasta el otro externo, totalmente automatizada.

DISTRIBUCIÓN POR PROCESO

Llamada también Distribución de Taller de Trabajo o Distribución por

Función. Se agrupan el equipo o las funciones similares, como sería un área
para tomos, máquinas de estampado.

De acuerdo con la secuencia de operaciones establecida, una parte pasa de una

área a otra, donde se ubican las máquinas adecuadas para cada operación.

Ejemplo: hospitales: pediatría, maternidad, cuidados intensivos.

La técnica más común para obtener una distribución por proceso, es acomodar
las estaciones que realizan procesos similares de manera que se optimice su
ubicación relativa. En muchas instalaciones, la ubicación óptima implica
colocar de manera adyacente las estaciones entre las cuales hay gran cantidad
de tráfico.

Para optimizar se minimiza los costos de movimientos interdependientes, o

sea minimizar el costo de manejo de materiales entre estaciones.

Como el flujo numérico de artículos entre estaciones no revela los factores

cualitativos que pueden ser decisivos para la distribución, se emplea una
técnica conocida como PSI) (Planificación Sistemática de Distribución de
Planta) o SLP (Systematic Layout Planning). Esto implica desarrollar un
diagrama de relaciones, que muestre el grado de importancia de, tener a cada
estación adyacente a cada una de las otras, o usar CRAFT.
DISTRIBUCIÓN DE TECNOLOGÍA DE GRUPOS O CELULAR:
(T.G.)

Agrupa máquinas diferentes en centros de trabajo (o celdas), para trabajar

sobre productos que tienen formas y necesidades de procesamiento similares.
La T.G, se parece a la distribución por proceso, ya que se diseñan las celdas
para realizar un conjunto de procesos específicos. También es semejante a la
distribución por producto, pues las celdas se dedican a una gama limitada de
productos.

Ejemplo: manufactura de circuitos impresos para computador, confecciones.

El objetivo general es obtener los beneficios de una distribución por producto

en la producción de tipo de taller de trabajo. Estos beneficios incluyen:

1. Mejores relaciones humanas. Las celdas consisten en unos cuantos

hombres, que forman un pequeño equipo de trabajo: un equipo produce
unidades completas.

2. Mejora en la experiencia de los operadores. Sólo se ve un número

limitado de piezas diferentes, en un ciclo de producción finito.
Repetición.

3. Menos manejo de materiales e inventario en proceso. Viajan menos

piezas por el taller.

4. Preparación más rápida. Hay menos tareas, se reducen los cambios de

herramientas.

DISTRIBUCIÓN POR POSICIÓN

FIJA

El producto, por cuestiones de tamaño o peso, permanece en un lugar,

mientras que se mueve el equipo de manufactura a donde está el producto.

Ejemplo: construcción de un puente, un edificio, un barco de alto tonelaje.

DISTRIBUCIÓN JUSTO A TIEMPO

Puede ser de dos tipos:

 - Una línea de flujo semejante a una línea de montaje.

- O una distribución por proceso o taller de trabajo.

En la distribución en línea se disponen en secuencia el equipo y las estaciones

de trabajo. En la distribución por proceso, el objetivo es simplificar el manejo
de materiales y crear rutas normales que enlacen el sistema con movimiento
frecuente de materiales.

Cuando la demanda es continua y están relativamente equilibradas las tareas

de cada secuencia de trabajo, es posible colocar las estaciones de trabajo una
junto a otra. En teoría cuando se toma cierta cantidad de productos del
extremo final de la línea, el sistema opera arrastrando la línea para reemplazar
las unidades que se quitaron. En la práctica significa que el movimiento y la
producción de piezas se efectúan a un ritmo programado más o menos fijo,
pero sólo cuando cada trabajador ha terminado y liberado la pieza.

En el caso de agrupación por función, el arrastre se obtiene por medio de un

procedimiento de manejo de materiales.

11.- ¿Qué representa gráficamente un diagrama de recorrido?

FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS DIAGRAMAS GENERALES

 DIAGRAMAS DE OPERACIONES: Permite visualizar solo operaciones e
inspecciones que se ejecutan durante la elaboración de un producto, a fin de
analizar las relaciones existentes entre operaciones.
 DIAGRAMAS DE PROCESOS: Representa gráficamente todas las
actividades que se realizan durante la elaboración de un producto, es decir,
visualiza operaciones, inspecciones, transportes, almacenajes y demora a fin
de analizar costos ocultos, actividades ocultas en el proceso productivo.
Permite un análisis completo de la fabricación de una pieza o componente.
 DIAGRAMA DE RECORRIDO: Es la representación del diagrama de
proceso en un plano, donde se indica el recorrido y el descongestionamiento
(si existe) durante el proceso productivo, además permite revisar
la distribución del equipo en la planta. Existen dos tipos:

1. Tipo "Material": presenta el proceso según los hechos ocurridos al
material.
2. Tipo "Hombre": presenta el proceso referidos a las actividades del hombre.
12.- ¿Qué aspectos se tiene en cuenta para la ambientación de una
oficina?

Cuando se deben ambientar las oficinas de una empresa donde el único límite
es la productividad, lo primero que se debe realizar es conocer a cada uno de
los integrantes del equipo, indagar como es la metodología de trabajo, entre
otras cuestiones.

El trabajo es una actividad que la mayoría de las personas realiza en gran parte
del día, y es de suma importancia cumplirla con efectividad. Por ello, la
decoración de las oficinas se vuelve un aspecto fundamental para que el
pensamiento y la innovación fluyan, por eso los espacios deben ser flexibles.

A continuación, algunos tips que se pueden aplicar en los distintos aspectos

que influyen en la decoración de un ámbito de trabajo:

Áreas:
Lo ideal sería que en el espacio podamos definir un área de trabajo, donde
cada uno de los trabajadores tenga su lugar definido, y también haya una
superficie de reunión y otra de descanso. Al área de descanso la ambientamos
con sillones o puf cómodos al cuerpo, acompañados de mesas, así creamos
una atmósfera lúdica, es decir, que haya cuadros, posters que lleven a una
situación de juegos y distracción.

En resumen, elementos que ayuden a motivar e incentivar. Esto se completa si

hay un espacio donde podamos crear un mini jardín, ya que el contacto con la
naturaleza despeja la mente, y es muy bueno en aquellos días donde hay
mucha presión por finalizar presentaciones o trabajos.

En cuanto al rincón destinado a reuniones, se debe tratar que no haya

accesorios que distraigan la atención, todo lo contrario a la de descanso.