RESUMEN 2DO PARCIAL SIST ADMIN

DISEÑO DE SISTEMAS ADMIN. EL ROL DEL ANALISTA

Los sistemas administrativos son una red de procedimientos relacionados de

acuerdo con un esquema integrado, tendiente al logro de fines.
Para que las funciones comerciales, de produccion y finanzas puedan llevarse a
cabo de forma coordinada y efectiva, sera necesario que multiple actividades admin.
se desarrollen eficazmente y suministren la info necesaria para la toma de
decisiones.

El termino administrativo es aplicable a toda actividad que requiere o genera info.

Hay 5 subsistemas: compras, pagos, produccion(o conversion), ventas y cobranzas.

Funciones del sistema administrativo:

-Eficacia: el sist adm debe posibilitar que las operaciones se ejecuten en tiempo y
forma.
-Eficiencia: relacion costo beneficio. A menor costo, al menor tiempo o mejor
calidad.
-Control interno: es por naturaleza interno al sistema que integra y tiene como
finalidad prevenir la comision de errores(no intencionales), anomalias(el sist procesa
mal determinada info) o fraudes(intencion de perjudicar economicamente). Tiene los
siguientes objetivos:
a)eficacia de procedimientos y controles
b) eficiencia operativa
c) seguridad de los bienes y valores involucrados
d) confiabilidad de la info.
En el control interno se tiene en cuenta aspectos como:
1) separación de funciones
2) asignacion de responsabilidades
3) niveles de autorizacion.
4) Documentaci6n de los traslados de bienes y valores.
5) Recaudos de seguridad sobre bienes y valores.
6) Disefio deformularios y archivos. .
7) Control nurherico deluso de formularios.
8) Normas de seguridad irifonnatica.
9) Nonnas respecto del personal interviniente.
10) Puntos especfficos de control y controles cruzados.
11) Registros contables y estadísticos.
- Requerimientos de info: captura de datos sobre las operaciones -amedida que
estas se realizan- para luego procesarlos segiln los requerimientos de informacion
de los distintos niveles decisorios.
La info debe : ser clara y comprendida; resumida; esquematica; significativa/util;
oportuna; reducir incertidumbre.
Diferencia entre dato e informacion: el dato son signos que describen
hechos/valores. No contiene info. En cambio, la info es un conjunto organizado de
datos y que da un mensaje sobre un fenomeno o actividad.

El rol del analista

El analista no tiene autoridad formal sobre las areas. Debe definir estos procesos.
Asegura la eficiencia, eficacia, el control interno y los requerimientos de info, y tamb
estudia las estructuras y procesos administrativos. Puede ser una persona interna o
externa.
Conocimientos: principios generales de admin; procedimientos y metodos de
trabajo; metodología de analisis; diseño de graficos y diagramas; diseño de
formularios y archivos; medios electrónicos de procesamiento.
Habilidades: vision global; predisposicion al cambio; creatividad; capacidad analitica,
actitud realista; perseverancia y tenacidad; aptitud para las relaciones humanas.

—--------------

Organigrama

Representacion grafica formal de la estructura de la org. No refleja nada de la

estructura informal.
Objetivo de tipo informativo:
-para el personal, que entienda su posicion relativa dentro de la org.
-tamb se usa para fines de capacitacion(capacitar nuevos integrantes sin que
tengan que leer un texto muy extenso)
-para que la gente externa a la org pueda verla. Quieren mostrarles quines son los
responsables

Objetivo para analisis estructural

El organigrama permite la organizacion de estructuras, encontrar fallas, comparar
estructuras y mostrar en forma facil propuestas de nuevas estructuras. Los
organigramas deben estar ACTUALIZADOS.
Es una simplificacion de la realidad, no plasma todo. Muestra: cargos, ocupantes de
distintos cargos, dependencias, niveles jerarquicos, funciones.

Dotacion: operarios mas jefe.

Cuestionarios

Es un formulario integrado por preguntas relacionadas al sistema o

subsistema que se investigfa cuando es necesario revelar info acerca de la
tarea especifica de empleados o supervisores dentro de un procedimiento y
se lo utiliza para suplir la entrevista personal.
Es util cuando no se buscan opiniones sino info acerca de los hechos.
Ventajas:
-no requiere la presencia de un analista
-permite recopilar mucha info en poco tiempo
Limitaciones:
-existira resistencia a contestar cuestionarios largos y tediosos
-es difícil obtener en forma exacta la info deseada
-los encuestados pueden tardar en responder
Requisitos: preguntas cerradas; comprensible; no extenso; hacer un
instructivo (que aclare vocabulario especifico, defina conceptos y terminos de
como responder).

En una entrevista, en cambio, se busca revelar la opinion.

HERRAMIENTAS DE REPRESENTACION….

Diagrama de bloques: es el mas sintetico de todos. Describe las partes basicas de

un sistema. Define entradas, salidas y luego las partes del proceso.
Entradas: info y doc (que entra)
Procesos: tareas y acts
salidas: que necesito
Osea el diagrama de bloques describe las partes basicas de un sistema: los
soportes de info de entrada y salida; los archivos en uso y los principales procesos
que vinculan las otras 3 partes.

Diagrama de interdependencia sectorial: representacion de cualquier proceso.

Grafica las areas intervinientes. Permite una vision global pero deja ver que areas
se encargan de cada tarea. Nos muestra los distintos sectores que intervienen en el
proceso.

Cursograma: describe el sistema admin mas detalladamente. Grafica todos los

documentos y adonde van.
Diagramas de programacion: representan acts y requerimientos de tiempo.
Incluyen el grafico de Gantt y las tecnicas de redes.
EI diagrama de Gantt tiene, segtin eiu.sc que aquf Ie daremos, el objeto de
programar en el tiempo las distintas actividades o tareas necesarias para Ia
concreción de un proyecto o de una etapa del rrllsmo y, simultaneamente. permitir el
control de los plazos de ejecución
Un diagrama de red es una forma gráfica de ver tareas, dependencias y la ruta
crítica del proyecto. Los cuadros (o nodos) representan tareas y las dependencias
se muestran como líneas que conectan esos cuadros.

MANUALES

Un manual es todo cuerpo sistematico que indique las actividades que deben ser
cumplidas por los miembros de la org, asi como la forma en la que deben ser
realizadas. Constituye la expresion analitica de las rutinas administrativas.
Osea indica que tareas deben ser cumplidas y como. Es muy detallado y debe
estara actualizado. Se usa para procesos estables. Al ser muy detallado marea, por
eso viene acompañado de una representacion grafica. Sirven para la capacitacion
tmb.
VENTAJAS:
- Proporciona informacion permanente sabre las pnicticas administrativas.
-Ayuda a institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos.
-Facilita la normalizaci6n y la fijaci6n de estandares.
- Asegura continuidad y coherencia a las practicas a traves del tiempo.
- Constituye un valioso elemento de consulta, de capacitacion y de resoluci6n de
conflictos
LIMITACIONES
- Su confeccion· y actualizaci6n puede requerir esfuerzo y costa significativos.
- Una redacci6n defectuosa a poco cui dada, a una extension inadecuada; pueden
dificultar su uso.
- En caso de ser muy detallado, limitala discrecionalidad Y consecuentemente la
iniciativa individuaL
- Si no se lo actualiza periódicamente, se corre el riesgo de desactualización y
obsolescencia.
Normas IRAM:
- Objetivos y alcance.
Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualizaci6n.
El cuerpo central del manual están sin duda constituido por las normas propiamente
dichas, presentadas a traves de:
- Cursogramas.
- Descripción de los procedimientos.
-Formularios (modelos e instructivos sobre los soportes a utilizar en el
procedimiento).
Por ultimo, podrfamos incluir informacion adicional al manual como, por ejemplo:
. - Glosario.
- Indice tematico.
Fechas de emisión y de vigencia.

Manual de cargas y funciones: define los cargos en las orgs y dentro de los
cargos informacion como: tareas de ese cargo, cargos que dependen de ese cargo
y jerarquia de ese cargo.

—---------------

“METODOLOGIAS DE ANALISIS….”

METODOLOGIA TRADICIONAL

Se utiliza en aquellos casos en el que se busca ajustar o mejorar un sistema

existente, y donde los requerimientos estan predefinidos.
Etapas:

Etapa 1 Definicion del plan de trabajo: se establecera el alcance y objetivo de la

tarea a realizar.
Acts:
1.Se debera realizar un estudio preliminar(A traves de contactos con el nivel
ejecutivo que encargo el trabajo y con los niveles jerarquicos involucrados en el
proyecto se establecerá un acuerdo acerca de los objetivos y aIcances del mandato.
2.Definición del plan de trabajo

Etapa 2: Relevamiento: Esta.es una etapa de busqueda e investigaci6n de la

realidad existente en materia de sistemas administrativos (caracteristicas de los
procedimientos, sectores involucrados,formularios y archivos en uso, soporte
computacional, etc.) a fin de detectar problemas existentes y obtener elementos
para el proceso de análisis y diseño.
Actividades :
1. Recopilacion de antecedentes . Obtener infonnacion de distintas fuentes
documentales existentes
2. Encuestas . Permiten, mediante el uso de formularios especialmente diseñados,
recopilar gran cantidad de informacion detallada
3. Entrevistas. La toma de contacto directo del analista con el entrevistado
constituye un medio valioso para la obtencion de informacion clave, especialmente
de los niveles jerárquicos y de supervisión.
4. Observacion directa . Esta actividad es compLementaria de las anteriormente
descriptas y, a traves de la misma, el analista toma conocimiento directo de
aspectos que no pudieron ser relevados en los pasos anteriores (características
operativas y de control de los procedimientos en usa; circulación y volUmenes de
informacion; visualización de soportes y archivos; etc.) y corrobora y amplia la
información obtenida por otros medios.

Etapa 3 Analisis: Se analiza la informacion recopilada en Ia etapa anterior a fin de

evaluar los sistemas administrativos vigentes y elaborar un diagnóstico de Ia
situacion observada y de la que se intenta superar mediante mejoras con un nuevo
diseño.
Actividades :
1. Compatibilizacion de ia informacion. Los datos relevados por los distintos
metodos deben compatibilizarse entre sf a fin de evitar informaci6n incompleta o
inexacta.
2. Evaluacion tecnica. Esta tarea se realizara en forma metódica sobre la
informacion ordenada y completa
3. Elaboración del diagnóstico. El diagnostico pondra de manifiesto los problemas
detectados en la etapa de análisis y los Lineamientos de cambio sugeridos. Sera
presentado a las autoridades como" un documento escrito y en una reunión
explicaran sus aIcances y se escucharan las observaciones y sugerencias que
podrían ser incorporadas a la propuesta que servini de base al nuevo diseño.

Etapa 4. Diseño: En esta etapa se elaborara sobre la base de las conclusiones del
diagnostico, la solución final que se presentará al diente, es decir los nuevos
sistemas administrativos y todos los elementos necesarios para su puesta en
funcionamiento.
Actividades:
1. diseño global (delimitar el campo que abarcara el sistema)
2. presentacion del proyecto
3. diseño detallado

Etapa 5. Implementacion: Esta etapa comprende las actividades necesarias para

la puesta en funcionamiento del nuevo sistema en sustitución del anterior.
Acts:
1. Programar la implementacion . Se coordinaran temporalmente las tareas
necesarias a fin de disponer los medios requeridos para la puesta en marcha del
nuevo sistema (espacio fisico, equipamiento, personal, formularios,etc.)
2. Entrenamiento del personal. Sobre la base de los manuales oportunamente
entregados, se realizan la capacitacion del personal asignado conla finalidad de
explicar su contenido y fonna de uso.
3. Puesta en marcha: La implementadon se completa cuando, dispuesto el
equipamiento y software requeridos, se realizan las pruebas de funcionamiento del
nuevo sistema y Ia conversión de archivos, en su caso. A partir de allf, el sistema
comenzani a operar bajo responsabilidad del usuario, pero, contando durante un
lapso, con el apoyo del analista.

METODOLOGIA DE LA REINGENIERIA

Se usa cuando queremos repensar los fundamentos de los procesos de un negocio

y rediseñarlos radicalmente (repensar todo desde cero).
Es una revision fundamental y un rediseño radical de procesos para alcanzar
mejoras espectaculares.
Principios basicos:
-enfoca hacia el cliente
-se centra en los procesos
-rompe con las reglas
-usa creativamente la tecnologia.

Etapas:

Etapa 1 . Movilizacion: Esta etapa inicial del proyecto tiene como propósito conocer
quienes integraran el equipo de reingeniería por parte del usuario, para que
conjuntamente con los especialistas acuerden pautas y planes de trabajo.
Acts
1.armar equipo de trabajo
2.acordar la metodologia y plan de tareas

Etapa 2. Analisis: La clave para esta fase es confirmar la estrategia de La

empresa, es decir obtener una comprensión clara de que constituye su ventaja
competitiva. Durante esta etapa es necesario además obtener una vIsión global de
los procesos clave, de la estructura que los soporta y de los recursos humanos e
informáticos involucrados.
Acts
1.identificar la estrategia
2. conocer procesos
3.evaluar la performance

Etapa 3. Selección: realizado el analisis de los principales procesos, corresponde

determinar aqui sobre cuales se centrara el esfuerzo de la reingenieria.
Acts
1.identificar las transformaciones claves
2.seleccionar procesos y metas
3.presentacion ejecutiva

Etapa 4. Rediseño:en esta fase se realizara el rediseño de los proceso claves y se

definiran los requerimientos en materia de soporte informátIco y recursos humanos,
así como las modificaciones requeridas por la estructura que soportará los nuevos
procesos.
1.Analisis de detalle
2.definir procesos alternativos
3.definir requerimientos de los nuevos procesos
4.determinar cambios en la estructura
5.obtener aprobacion.

Etapa 5. Implementacion: En esta ultima fase se programara la puesta en marcha

de los cambios resultantes de la tarea de reingenieria, así como los tiempos y
costos estimados.
Acts
1.elaborar plan de implementacion
2.determinar costos

METODOLOGIA DE CICLO DE VIDA

—------------

SUBSISTEMA COMPRAS

Objetivo: obtencion de bienes y servs para el desarrollo normal de la

empresa.
Alcance: desde que se detecta la necesidad de aprovisionamiento hasta que
el proveedor me entrego el producto.

Documentos

- factura: contiene fecha, cuil emisor, descripción producto, precio, numero de

Fc, sucursal, categoría impositiva, datos del destinatario.

- remito: para el traslado de mercaderia. Tiene numero de remito, fecha,

descripción, cantidad, domicilio destinatario, datos emisor y datos comprador.

-informe de recepcion
- orden de compra: formaliza cons de negociacion y que es lo q se esta
comprando. Contiene cants, plzo de pago, plazo deentrega, proveedor, datos
de mi empresa, vencimiento, valor total.
Tipos de irregularidades…
a- detalle muy especifico en el requerimiento de compra para direccionarlo al
proveedor q yo prefiero.
b- sobreprecios (acuerdo comprador-proveedor)

-nota de credito y debito: en general son ajustes a la facturación.

Credito…disminuir el valor de la factura.
Debito…incrementar el valor de la factura.

-recibo: entrego dinero y me dan recibo

-cheque

Modalidades de compra

-compras habituales: consumo repetitivo. Son bienes necesarios para el

desenvolvimiento normal de la empresa. Son previsibles(estara en el
presupuesto anual). Esta relacionado con produccion, abastecimiento y
admin. Es una compra centralizada(realizada en el area Compras). Con
stocks max y min predefinidos. Tamb esta predefinido el lote optimo de
compra.
-compras de bienes de uso: autorizaciones especiales.
-importaciones
-compras menores(caja chica): compras descentralizadas en distintas
gerencias. Para cosas inmediatas. Tienen bajos montos y no son previsibles.

Normas de control interno especificas

-separacion de funciones: la funcion compras debe estar separada del

manejo de bienes y de su registracion.
-iniciacion del proceso de compras: pedido formal de un responsable y que
los insumos se adquieran en base a especificaciones o muestras. Las
especificaciones deben ser claras, concisas, concretas y completas. Tamb
flexibles y susceptibles de verificcion. Registracion tecnica que no sea
direccionada ni ser demasiado abierta.
-obtencion de numero determninado de cotizaciones
-autorizacion de la compra: funcionario responsable.
-punto de pedido (momento en que la empresa debe ordenar una nueva
compra de existencias a sus proveedores) y lote de compra (cuanto comprar)
-control de mercaderia recibida: control mercaderias y confeccion de reportes.
-constitucion de seguros sobre emrcaderia en transito
-prenuneracion de formularios: deben estar numerados correlativamente y de
forma preimpresa.

INFORMACION GERENCIAL

Descripcion de modulos
modulo 1- deteccion de la necesidad de compra
modulo 2- seleccion de proveedores y pedido de cotizacion
modulo 3- adjudicacion
modulo 4- colocacion de la orden de compra
modulo 5- recepcion
modulo 6- contabilizacion

SUBSISTEMA VENTAS

Objetivo: todas las operaciones para colocar sus prod o servs en el mercado.
Alcance: desde la solicitud del cliente hasta la entrega del bien o servs.
Acts incluidas: facturacion, registracion y control de creditos.

Modalidades
-segun las caracteristicas del cliente: ventas locales/exportaciones y ventas
mayoristas/minoristas.
-segun la recepcion del pedido:
 a) ventas en salon(en el local de ventas)
b) ventas por corredores
c) ventas por teléfono o correo
-según las condiciones de pago convenidas: ventas al contado y ventas a
crédito.

Normas especificas de control interno

-separacion de funciones: el q vende no tenga acceso a los registros de stock

y ctas de los clientes. La venta debe separarse de la concesion del credito.
Ventas debe estar separada de facturacion para poder controlar los precios.
-aprobacion de la venta: a cargo de funcionario responsable que conocera el
saldo de la deuda del cliente, las notas de pedidos y el importe de la nota de
credito.
-bonificaciones
-movimiento de bienes: la circulacion de mercaderias tendra que estar
respaldada por comprobante firmado por el responsable del sector q recibe.
Tamb se debe considerar la cobertura por el riesgo de traslado.
-documentacion: las notas de pedido, remitos y facturas deberán estar
prenumeradas, se archivaran por orden numerico y en caso de q se anulen se
conservaran todos los ejemplares del doc juntos.
-control de facturacion: q un sector ajeno a almacenes y a facturacion efectue
el control cruzado, correlacionando remitos y facturas. Contaduria deberioa
hacerlo.

Informacion gerencial

Descripcion de los modulos

modulo 1- recepcion del pedido
modulo 2- aprobacion del credito
modulo 3- preparacion del pedido
modulo 4- despacho
modulo 5- facturacion
modulo 6- registracion

—-

Finanzas: mantener equilibrio entre liquidacion y solvencia.

Liquidacion: disponibilidad de dinero para hacer frente a mis
compromisos(hoy no tengo plata pero pronto tendre el dinero de mi plazo fijo,
entonces le pido un prestamo a mi amigo y cuando combre mi plazo fijo se lo
devuelvo). Tener problemas de liquidez hace q nos suban las tasas.
Problemas de liquidacion—> problemas financieros
Solvencia: capacidad o activos suficientes para hacer frente a los pasivos.
Tener problemas de solvencia en forma sistematica puede terminar con la
empresa.
Problemas de solvencia—--> problemas economicos

Normas de control interno generales para el movimiento de fondos

(pagos y cobranzas)
1-separacion de funciones: el manejo de fondos no debe estar a cargo de la
misma persona q realiza la registracion.
2-concentracion de la responsabilidad: una sola persona custodia y maneja
fondos
3- separacion total de fondos: q los fondos provenientes de cobranzas esten
separados de los de pagos.
4-rotacion del personal periodicamente
5-contabilizacion de las operaciones
6-arqueos sorpresivos
7- conciliacion bancaria

SUBSISTEMA PAGOS

objetivo: cancelar obligaciones contraidas por la org.

sectores: cuentas a pagar, tesoreria.
alcance: desde q aparece la obligacion hasta q se hace el pago efectivo.
Pagos empieza al vencimiento. Incluye recepcion del recibo y contabilizacion
de pagos.

modalidades
-pago en sede del acreedor
-pago a un cobrador
-pago a repartidores
-pago a traves de un banco
-pago en efectivo por caja chica
-pago de sueldos y jornales

Normas de control especificos de pagos

-uso de cheque: se deben realizar todos los pagos a traves de cheque.
Los cheques firmados por al menos 2 responsables de la org.
-pago amparado con la totalidad de los comprobantes y anulacion de los
mismos.
-existencia de caja chica: tendra un monto estipulado previamente. Hectárea
a cargo de un responsable y se repondrá periódicamente previa emisión de
los comprobantes.
-pago de sueldos y jornales: separacion de tareas entre quien controla la
asistencia, quien prepara la liquidación de haberes(sueldos) y quien efectúa
el pago.

areas intervinientes
-compras: negocia con proveedor
-recepcion: ingresa mercaderia y hace informe de recepcion
-cuentas a pagar: compre y recibi. Recibe factura del proveedor y compara
-tesoreria: recibira el legajo de pago(orden de pago) de cuentas a pagar
-contabilidad: archiva la factura

archivos: legajo de compra(orden de compra, remito, parte de

recepción,factura y recibo del proveedor) y cta cte de bancos.

Informacion gerencial
Descripcion de modulos
módulo 1. Recepción de la factura del proveedor: Tiene lugar cuando el
sector de Cuentas a Pagar recibe la factura del proveedor y procede a su
verificación mediante 1a comparacion de la misma con el remito, el informe
de recepción, orden de compra.
módulo 2. Liquidación del pago: Tiene Iugar cuando el sector Cuentas a
Pagar, en oportunidad del vencimiento de las facturas de los proveedores,
procede a emitir la orden de pago y, de corresponder, a efectuar las
retenciones impositivas pertinentes.
módulo 3: Emisión del cheque: Tiene lugar cuando el departamento Tesoreria,
en funcion de la orden de pago autorizada y la documentación respaldatoria,y
procede a emitir el cheque correspondiente.
módulo 4. Pago: Tiene Iugar cuando el departamento Tesoreria entrega o
remite los valores al proveedor y, de corresponder, los comprobantes de
retención de impuestos.; Contra ello, el proveedor emite y entrega el recibo
de pago pertinente. Envia orden de pago original y recibo a contaduria.
módulo 5. Registracion: sobre la base de la orden de pago, contaduria debita
el pago de la cta del proveedor.

SUBSISTEMA COBRANZAS

alcance: desde el momento en q se detecta que un credito esta en

condiciones de ser cobrazo y hasta q los valores ingresana la empresa.
Luego se contabiliza.

modalidades
-cobranza en caja
-cobranza por cobradores
-por repartidores
-por correspondencia
-a traves de un banco
-descuento de docs
-cobro de exportaciones

Normas de control interno especificas del subsistema

-control de los recibos
-rendicion diaria de la cobranza
-apertura de la correspondencia: a cargo de una secretaria o responsable.
-control sobre los valores recibidos
-concesion de descuentos por pronto pago

Información gerencial

Descripcion modulos

modulo 1- organizacion de la cobranza: control de vencimientos de las

facturas pendientes de cobro y de los docs a cobrar, o recibe un detalle de los
vtos del dia siguiente. Con esa info clasifica las facturas y docs pendientes de
cobro y arma el listado de cobranzas.
modulo 2- cobro: el cobrador emitira recibo.
modulo 3- rendicion de la cobranza: el cobrador asentara en el listado de
cobranzas si se cobro o no. Luego entregara los valores recibidos en
tesoreria juntom con el duplicado de los recibos y el listado de cobranzas.
Mas tarde, con el listado de cobranzas firmado y sellado por tesorería el
cobrador debera rendir su gestion ante Contaduria.
modulo 4- registracion y control: sobre la base del triplicado del recibo,
contaduria acredita el importe de la cta cte del cliente.
SUBSISTEMA PRODUCCIÓN

objetivo: tiene q ver con

a) trabajos necesarios para transformar insumos(producir)
b) definir metodos y planes. Planificacion de la prod.(que maquinas
utilizar, capacidad ociosa, cuanto tiempo, cada cuanto el
mantenimiento)

alcance: desde el planeamiento hasta la obtencion del producto terminado,

incluyendo la entrega a almacenes y contabilizacion.

modalidades
-produccion continua: cuando el producto terminado surge a partir d euna
unica materia prima y una sucesion de operaciones, ej petroleo
-produccion por montaje: producto terminado constituido por una cant de
partes ensambladas
-produccion por orden: surge a partir de un pedido/encargo.
-produccion por proyectos: involucra obras de mayor magnitud q el anterior.
Requiere una red completa para producirla, ej construir edificio.

Normas especificas de control interno

-existencia de inventarios permanentes o registros contables apropiados: todo

el tiempo tengo actualizado mi inventario.
-realizacion de recuentos fisicos periodicos (“toma de inventario”) : q sean
sorpresivos y realizados por personas ajenas a quienes registran los movs de
stocks o los custodian.
-ajustes de inventario: estaran validadas, analizados y autorizados por un
funcionario responsable ajeno a la custodia de los bienes
-custodia de existencias: del control y custodia de los bienes en existencia se
encargara una sola persona.
-documentacion de todo movimiento de existencias
-fijacion de stocks minimos o punto optimo de reposicion (a partir de que nivel
del inventario debo reponer) y lote optimo (cuanto de debe comprar).
-contratacion de seguros eficientes.
Informacion gerencial:

descripcion modulos

modulo 1. planeamiento y programacion de la prod:

el planeamiento es para optimizar la mezcla producto-mercado. La
programacion se centra en la asignacion de recursos y la sincronizacion de
las operaciones.
modulo 2. fabricación: los sectores productivos emitiran pedido de materiales.
modulo 3. seguimiento: control del avance de las acts productivas(control
cuantitativo).
modulo 4. control de calidad: control del cumploimiento de las
especificaciones de calidad del diseño del producto elaborado (control
cualitativo).
modulo 5. entrega de productos termninados a almacenes: luego del control
de calidad, la mercaderia se emite a almacenes junto con el duplicado del
parte de produccion. El triplicado, con el informe de almacenes, se remite a
contaduria para q valorice la prod y registre contablemente.

SISTEMA DE PLANEAMIENTO Y CONTROL…………………….

Podemos definir la actividad de planeamiento como la acción consistente
en definir objetivos y elegir los medios aptos para alcanzarlos.

Por planeamiento operativo entendemos la selección de los procedimientos

más convenientes para la ejecución de los programas. El presupuesto, como
un instrumento correspondiente a la fase de planeamiento táctico, es la
expresión económico-financiera de los programas de actividad sectoriales. Se
basa en la programación, de modo que una actividad que no sea producto de
programación no puede tener asignación presupuestaria.

El presupuesto es programación en acción.

En efecto:
– explicita la asignación de los recursos;
– expresa la dimensión de las metas y de los compromisos asumidos;
– brinda al nivel operativo los objetivos que este reconoce y acepta;
– explicita los atributos que conferirán reconocimientos por los éxitos
alcanzados o penalizaciones por los defectos.

El presupuesto es el instrumento a través del cual se exterioriza el enlace

entre la planificación.

Descripción del proceso presupuestario

El proceso presupuestario está compuesto por distintas etapas:
determinación de pautas, recopilación, elaboración e instrumentación,
emisión y revisión.
1. Determinación de las pautas presupuestarias: es necesario considerar las
metas fijadas por la dirección y las pautas relacionadas con los ambientes
interno y externo (capacidad y obsolescencia de equipo productivo, canales
de distribución, política fiscal, competencia, etc.).
2. Recopilación de información: la etapa de estimación se origina en los
niveles inferiores de la estructura y consiste en determinar el marco
económico en el cual se va a encuadrar el presupuesto. Es importante
establecer una acción combinada de las estimaciones de los diferentes
departamentos. En esta etapa:
• se analizan el entorno y la información de los archivos, y se fijan las metas
de corto, mediano y largo plazo;
• se realiza una proyección del mercado
• se relevan las posibilidades de venta de los productos en los próximos
períodos .
• a partir del potencial de la organización que surja frente a la competencia, se
determina si se intensifica la porción de mercado ganado o se buscan nuevos
mercados.
3. Elaboración: la etapa de elaboración es descendente, es decir, se origina
en los niveles más altos y baja por la línea jerárquica. El gerente general
resume los objetivos de supervivencia o crecimiento respecto de los objetivos
de liquidez y rentabilidad. Pasa luego a los niveles inferiores para que los
planes generales se adecuen a los planes específicos. Se elabora el
presupuesto economico, financiero y balance proyectado.
4. Emisión: estará a cargo del departamento de Presupuestos o de Finanzas.
Una vez aprobada por la gerencia, retornará a los niveles inferiores y fijará las
metas a alcanzar por cada área de actividad.
5. Revisión: el presupuesto puede quedar desactualizado en función de
cambios en el marco económico o en las estrategias de la organización.
Suele fijarse un período determinado para revisarlo

La planificacion táctica es el presupuesto anual. El presupuesto anual

contiene: balance proyectado, presupuesto económico y presupuesto
financiero.
● Presupuesto económico o estado de resultados proyectado: pronóstico
de los resultados que se estiman para el período presupuestado.
● Presupuesto financiero: pronóstico de los posibles ingresos y egresos
de fondos durante un período de tiempo determinado.
● Balance proyectado: situación patrimonial prevista como consecuencia
de las operaciones presupuestadas, al final del período considerado

Como termina esta planificacion? cuando la aprueba la Direccion.

Inicia cuando pido a las areas q armen el presupuesto.