1. Estructura organizativa desactualizada.

El organigrama ayuda a dividir el trabajo de las

asociaciones y cooperativas. De tal manera que quede claro qué tareas debe realizar cada unidad
organizacional. Agiliza el flujo de trabajo, establece el proceso de comunicación y el orden de las
actividades.
2. Falta de manuales organizacionales. Los empleados de las cooperativas no disponen de una guía
que indique la descripción de las funciones de cada unidad y cargo. Usarlo define responsabilidades,
divide el trabajo y sirve para determinar los indicadores de evaluación.
3. Concentración de funciones. En ocasiones el tesorero del Consejo de Administración recibe los
depósitos, emite cheques siendo el encargado de conciliar las cuentas bancarias, y tiene también bajo
su custodia las chequeras y se encarga de depositar el efectivo al banco. Esto se debe en parte al
desconocimiento de funciones y obligaciones en cada fase del proceso o poco personal.
4. Falta de programas de capacitación. Administrar una cooperativa o asociación requiere
conocimientos de planificación, organización, dirección y control para alcanzar los objetivos
definidos. En la planeación se determinan las acciones que se realizarán, los recursos utilizados, los
materiales y las herramientas para cumplir con la misión y visión estratégica. Las actividades se
gestionan de tal manera de solventar los inconvenientes que se pueden presentar. Un directivo debe
conocer los procesos administrativos de las cooperativas para ejecutarlos. En caso contrario, un
programa de formación será fundamental para hacer próspera a la asociación.
5. Inexistencia del departamento de auditoría interna. Esta unidad es la encargada de velar por la
utilización eficiente de los recursos, el cumplimiento de los aspectos en materia legal o regulatoria, la
actuación de los empleados de acuerdo a las políticas, reglas y procedimientos de la cooperativa, entre
otras actividades. La falta de un equipo auditor impide una revisión objetiva de las operaciones de la
asociación, que se encargue de supervisar y evaluar el control interno de la cooperativa, diseñar
nuevos controles y reforzar los existentes.
6. Falta de asesoría y consultoría externa. Para tener un análisis independiente, crítico y sistemático es
recomendable una consultoría externa. Una opinión objetiva con sugerencias y su posterior
implementación ayuda a la mejora de los procesos para conseguir los objetivos organizacionales.
7. Duplicación de funciones. Cuando no están claros los roles y responsabilidades de cada cargo y de
sus unidades los empleados repiten actividades. Esta duplicación genera retrasos, contratiempos y
disminución de la credibilidad de la cooperativa.
8. Indefinición de objetivos estratégicos. Toda asociación debe especificar su misión y visión. Con
estos elementos fijar una estrategia para concretar sus planes en el corto, mediano y largo plazo. Si no
se tiene un norte definido difícilmente se pueda planificar y alinear las metas para llegar a los
objetivos.
9. Falta de información oportuna y confiable. Tener a disposición la información es vital para una
eficiente toma de decisiones. Conocer los datos de las cuentas contables al día ayuda a definir si una
inversión es factible, si se pueden otorgar más préstamos, o cuándo estará un monto disponible para
realizar una transacción.
10. Fallas en la optimización de recursos. Equipos subutilizados, gastos innecesarios, inversiones
pendientes y personal subempleado son costos de oportunidad que impiden el alcance de los objetivos
de la organización.