INFORME AVANCE DE PRACTICA

REPORTES GERENCIALES

PRACTICA II

GREGORIO ENRIQUE PALMA SARMIENTO

FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA DE SISTEMAS
UNIPANAMERICANA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA
2021
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN.................................................................................................................3
OBJETIVOS..........................................................................................................................4
CRONOGRAMA...................................................................................................................5
INFORME AVANCE DE PRÁCTICA...................................................................................6
REPORTES POWER PIVOT................................................................................................7
REPORTERÍA GERENCIAL EJECUTIVA........................................................................11
REPORTES POWERBI......................................................................................................12
CONCLUSIONES...............................................................................................................15
 INTRODUCCIÓN

Desde hace unos años la empresa tiene una deficiencia adquirida, debido al crecimiento
bastante rápido del área comercial que lastimosamente disminuyó considerablemente con el
tema de la pandemia y los recortes presupuestales, la deficiencia consiste en que los
reportes que recibe esa área actualmente son presentados en Excel, con unas herramientas
que el proveedor ofrece y que se conectan desde este programa y a la base de datos del
software (Tourplan), base de datos SQL Server 2017. En este momento, los resultados de
estos reportes no son del todo satisfactorios, debido a que hay que tomar de diversas fuentes
(varios archivos) para poder llegar al resultado final que son las cifras comerciales, reportes
operacionales e incluso reportes financieros.
 OBJETIVOS

 Migrar toda la reportería gerencial y de usuario final a la herramienta PowerPivot y

PowerBI, esto con el fin de obtener la información consolidada y tabulada con una
herramienta que automatice la obtención de esta.

 Consolidar toda la información de la empresa en estos reportes, tabularlos y

entregarlos al usuario final listo para su uso, capacitándolos sobre el uso básico de
tablas dinámicas.

 Generar los reportes gerenciales para presentación ejecutiva, con sus respectivos
análisis e interpretación, dando explicaciones generales y probables medidas a
tomar.
 Descripción del hito Categoría Asignado a Progreso Inicio Días
CRONOGRAMA
GENERALES

Entrega Documentación Prácticas Según lo previsto Gregorio Palma 100% 16/08/2021 20

Entrega Esquema General Prácticas Según lo previsto Gregorio Palma 100% 16/08/2021 27

REPORTES COMERCIALES

Reporte General Comercial

Creación Consulta SQL Objetivo Gregorio Palma 100% 31/08/2021 4

Aplicación en PowerPivot y Creación

Objetivo Gregorio Palma 100% 4/09/2021 2
de Tablas Dinámicas

Reporte Quotes por Servicio

(CrossSelling)

Creación Consulta SQL Objetivo Gregorio Palma 100% 6/09/2021 4

Aplicación en PowerPivot y Creación

Objetivo Gregorio Palma 100% 10/09/2021 2
de Tablas Dinámicas

Reporte Cotizaciones Abiertas (Quotes

Open)

Creación Consulta SQL Objetivo Gregorio Palma 100% 12/09/2021 4

Aplicación en PowerPivot y Creación

Objetivo Gregorio Palma 100% 16/09/2021 2
de Tablas Dinámicas

REPORTES OPERACIONES

Consulta de Reservas

Creación Consulta SQL Objetivo Gregorio Palma 100% 18/09/2021 4

Aplicación en PowerPivot y Creación

Objetivo Gregorio Palma 100% 22/09/2021 2
de Tablas Dinámicas

Tabla de Costos Operacionales

Creación Consulta SQL Objetivo Gregorio Palma 100% 24/09/2021 4

Aplicación en PowerPivot y Creación

Objetivo Gregorio Palma 100% 28/09/2021 2
de Tablas Dinámicas

REPORTES ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS

Presupuesto

Creación Consulta SQL Objetivo Gregorio Palma 100% 30/09/2021 6

Aplicación en PowerPivot y Creación

Objetivo Gregorio Palma 80% 4/10/2021 2
de Tablas Dinámicas

Tabla de Costos

Creación Consulta SQL Objetivo Gregorio Palma 100% 6/10/2021 4

Aplicación en PowerPivot y Creación

Objetivo Gregorio Palma 100% 10/10/2021 2
de Tablas Dinámicas

GENERALES

Creación Carpeta Compartida

Riesgo medio Gregorio Palma 90% 12/10/2021 1
Sharepoint

Asignación de Permisos Usuarios Riesgo medio Gregorio Palma 0% 13/10/2021 1

Capacitación a Usuarios Riesgo medio Gregorio Palma 50% 14/10/2021 4

Pruebas finales por parte de los

Hito Gregorio Palma 50% 19/10/2021 4
usuarios y retroalimentación
 INFORME AVANCE DE PRÁCTICA

Como lo vimos en la visita o reunión por Teams y como también lo puede evidenciar en el
cronograma anterior, mis tareas están casi que finiquitadas en su totalidad. A excepción del
Presupuesto para finanzas del cual se está esperando retroalimentación de parte del usuario
final y de las tareas para dejar los reportes es un repositorio en Office365 del cual estoy
esperando luz verde para realizarlo o finalmente dejarlo en las carpetas compartidas que
tenemos en el repositorio local de los servidores de la compañía.

Por ahora los usuarios usan los archivos desde una ruta compartida, pero la idea es que
comiencen a usarlo desde esta ruta de Office365 donde ya los tengo a espera de la
asignación de permisos:

En cada carpeta encontramos un archivo de Excel que será compartido única y

exclusivamente con los usuarios que lo requieran ver, editar, etc.
 REPORTES POWER PIVOT

En este caso vemos el reporte General Comercial, que nos muestra información de
Demanda, Ventas, Productividad, Tasa de Cierre, Margen, etc.

Todos los reportes creados tienen la misma dinámica, pero este es especial pues contiene
mucha información relevante para la gerencia y el equipo comercial, el resto de reportes
solo tienen una pestaña y apuntan a un solo origen mientras que este nos muestra toda la
información que mencioné arriba y apunta a varias tablas fuente en la base de datos.
La anterior es la consulta (parte) SQL utilizada para extraer la información de la base de
datos al PowerPivot, esto lo hacemos instalando un complemento que usa el Excel para este
fin.
Por medio de este complemento podemos utilizar las consultas en Excel para extraer
nuestra información, para esto creamos primero la conexión hacia el servidor:

La dirección IP es una Privada ya que todo en la empresa lo manejamos a través de

infraestructura propia y por medio de VPNs para evitar riesgos de seguridad innecesarios.
Luego de validar la IP, el usuario y la contraseña escogemos la base de datos que vamos a
usar, probamos la conexión y al ser exitosa la guardamos.
Luego escogemos que la información la vamos a extraer de la base de datos por medio de
una consulta y la digitamos o la pegamos (como es nuestro caso) trayéndola del
SQLServer, le asignamos un nombre a la consulta y al guardar este nos va a traer la
información de la tabla o tablas en un pre-visualizador que tiene el PowerPivot:
Lo que vemos debajo de la tabla se llaman Medidas o Measures, estas son usadas para
hacer cálculos sobre la información de la base de datos, miremos una:

Esta es la primera medida, Booking_Count, que simplemente lo que hace es contar los
bookings (reservas) que se encuentran en la base de datos, el distinctcount nos sirve para
que no incluya los repetidos (aunque en este caso no aplica a todos los Count les hago esa
sentencia), la medida nos sirve pues al momento de filtrar la información la medida solo
cuenta lo que esté filtrado, ejemplo, si en total tenemos 50 reservas, pero yo filtro para solo
ver las reservas que fueron vendidas y estás fueron 15, el Booking_Count automáticamente
se va a 15.

Todos los reportes PowerPivot tienen la misma dinámica, a excepción del de presupuesto
que toma información de un archivo además de la información de la base de datos SQL
pero ese lo explico en el informe final para esperar si me retroalimentan y lo entrego
finalizado.

Aunque todos los reportes están finiquitados todos tienen la misma dinámica que mostré,
excepto, como lo dije anteriormente, el de presupuesto, para la entrega final mostraré otro
par de reportes más este que ya expliqué, ahora veamos la reportería Gerencia para
PowerBI.
 REPORTERÍA GERENCIAL EJECUTIVA

Para PowerBI he creado varios reportes que usan los gerentes para hacer sus presentaciones
y yo también para enviar el reporte de Ejecutivo de Gerencia que se usa para presentar
cifras a la presidencia, como el reporte de Presupuesto o Proyección de Ventas:

O el de Cifras Comerciales, que no es más que una comparación de las ventas, demanda,
margen, tasa de cierre, etc. Versus el año inmediatamente anterior (este reporte para el 2021
fue atípico pues se compara es contra 2019 ya que 2020 no fue un año para comparar):
 REPORTES POWERBI

Primero podemos ver el reporte de cotizaciones abiertas, con este podemos ver las reservas
abiertas y que tienen mucho tiempo en el sistema para pedirle a los ejecutivos que les den
de baja.

El reporte de Movimiento del día anterior y Ultimas ventas, como su nombre nos lo indica
nos muestra las cotizaciones que hicieron el día inmediatamente anterior y las ventas hasta
la fecha, enfocadas en el mapa y hacia que mercado/país se dieron:
En este mismo reporte encontramos el de productividad vs demanda, que nos permite
comparar como vamos comparados contra el mismo mes del año inmediatamente anterior:
El reporte de Cartera que nos muestra por edades la cartera que tenemos pendiente por
cobro, esto se rige de acuerdo con las políticas de pago de la empresa:

Por último, podemos ver el reporte de pasajeros en tierra, que nos muestra en qué ciudad se
encuentran los pasajeros que están en Colombia actualmente y nos permite ver
detalladamente con que proveedor están, a qué reserva pertenecen, etc.

Es valido recalcar que cada uno de estos reportes se puede filtrar de acuerdo a las opciones
disponibles y todo reacciona a los filtros: los gráficos, las tablas, los mapas, etc.

Le dejo un ejemplo de estos reportes para su consulta, le agradezco solo lo pueda revisar
usted ya que esta es información delicada y confidencial de la empresa:

Reporte de Movimiento y Ultima Venta – Click Aquí

 CONCLUSIONES

Se ha conseguido la consolidación de los reportes en PowerPivot y PowerBI, acabando con

la manualidad de tener que extraer la información, organizarla, interpretarla y tabularla para
luego presentarla a cada uno de los departamentos.

Además de darle a la empresa un valor agregado también he crecido profesionalmente

gracias a los cursos realizados y puestos en práctica que me han servido para incursionar en
una nueva faceta de mi carrera profesional, la inteligencia de negocios, todo esto sumado a
la confianza depositada en mi me ha servido para mejorar sustancialmente.